Manual de Operações e de Procedimentos Administrativos e ... · POSER MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. APRESENTAÇÃO DO MANUAL ELABORADO OUTUBRO-14 REVISTO 3 SYGRI – Système de

UCP-PNLP

POSER

Programa de Oportunidades Socio-

económica Rurais

Praia, Agosto de 2014

Manual de Procedimentos Administrativos, Financeiros e

Contabilísticos

POSER

MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF.

APRESENTAÇÃO DO MANUAL ELABORADO OUTUBRO-14

REVISTO

2

ABREVIAÇÕES

ACD – Associações Comunitárias de Desenvolvimento

AGR – Atividades Geradoras de Rendimento

BCV- Banco de Cabo Verde

CDD – Community Driven Developpement

CRNP – Conselho Nacional de Redução da Pobreza

CRP – Comissão Regional de Parceiros

DRF – Demande de Rétrait de Fonds

DECRP – Documento de Estratégia de Crescimento e Redução da Pobreza

FFE – Fundo Fiduciário Espanhol

FIDA – Fundo Internacional de Desenvolvimento Agrícola

INE – Instituto Nacional de Estatística

MJEDRH – Ministério da Juventude, Emprego e Desenvolvimento dos Recursos

Humanos

ODM – Objectivos de Desenvolvimento do Milénio

ONG – Organização Não Governamental

POSER – Programa de Promoção de Oportunidades Socioeconómicas Rurais

PLPR – Programa de Luta contra a Pobreza no Meio Rural

PNLP – Programa Nacional de Luta contra a Pobreza

PRLP – Programa Regional de Luta contra a Pobreza

PTOA – Plano de Trabalho e Orçamento Anual

S&A – Seguimento e Avaliação

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3

SYGRI – Système de Gestion vers les Resultats et Impact

TDR – Termos de Referencia

UCP – Unidade de Coordenação do Programa

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4

índice

CAPITULO PRIMEIRO .............................................................................................................................. 7

APRESENTAÇÃO DO MANUAL ................................................................................................................ 7

A - PREAMBULO ................................................................................................................................. 8 B- REFERENCIAS ................................................................................................................................. 9 B – OBJECTIVO DO MANUAL ............................................................................................................. 10 C - ACTUALIZAÇAO ........................................................................................................................... 10 D – ORGANIZAÇAO DO MANUAL ....................................................................................................... 13

CAPITULO SEGUNDO ............................................................................................................................ 15

ORGANIZAÇÃO GERAL E QUADRO INSTITUCIONAL .............................................................................. 15

A-APRESENTAÇÃO DO POSER ........................................................................................................... 16 B-O ORGANIGRAMA GERAL .................................................................... ERRO! MARCADOR NÃO DEFINIDO. C – INSTITUIÇOES CENTRAIS ............................................................................................................. 22

CAPITULO TERCEIRO ............................................................................................................................ 54

MOBILIZAÇÃO DOS RECURSOS ............................................................................................................. 54

-O ORÇAMENTO-.................................................................................................................................. 54

A-CONCEITO E PRINCIPIOS GERAIS .................................................................................................... 56 B – PROCEDIMENTOS A OBSERVAR NA ELABORAÇAO DO PTOA ......................................................... 57

CAPITULO QUARTO .............................................................................................................................. 73

AQUISIÇOES ......................................................................................................................................... 73

A- GENERALIDADES ......................................................................................................................... 75 B - MODALIDADES DE AQUISIÇÃO ............................................................................................................ 78 G - SEGUIMENTO DAS AQUISIÇOES E DOS CONTRATOS .................................................................. 112 H – RECEPÇAO DE ENCOMENDAS ................................................................................................... 113

CAPITULO QUINTO ............................................................................................................................. 118

PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ................................................................................................ 118

A-GESTÃO DO PESSOAL ................................................................................................................. 122 B – GESTÃO DE COMBUSTIVEIS ...................................................................................................... 165 C: ORGANIZAÇÃO DO CIRCUITO DE CORRESPONDÊNCIA ............................................................................... 172 D – GESTÃO DE STOCK DE MATEREAIS ........................................................................................... 178 E – GESTAO DOS IMOBILIZADOS .................................................................................................... 185 F – VEÍCULOS E OUTROS EQUIPAMENTOS MOTORIZADOS ............................................................................. 198

CAPITULO SEXTO................................................................................................................................ 201

PROCEDIMENTOS DE DESEMBOLSOS ................................................................................................. 201

A-APROVISIONAMENTO INICIAL DA CONTA DESIGNADA ............................................................... 204 B – RE-APROVISIONAMENTO DA CONTA DESIGNADA .................................................................... 209 C – PEDIDOS DE PAGAMENTOS DIRETO.......................................................................................... 216

CAPITULO SETIMO ............................................................................................................................. 222

POSER



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INTRODUÇÃO GERAL

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GESTÃO DE TESOURARIA E FLUXO DE FUNDOS .................................................................................. 222

A-GESTÃO DAS CONTAS BANCARIAS .............................................................................................. 224 B-GESTAO DA CAIXA UCP ............................................................................................................... 226 C-TRANSFERENCIA DE FUNDOS PARA AS CRP ................................................................................. 227 I-APROVISIONAMENTO INICIAL DA CONTA DESIGNADA-CRP ......................................................... 228 II-GESTAO DAS CAIXAS DAS CRP..................................................................................................... 233 III- RE-APROVISIONAMENTO DA CONTA DESIGNADA CRP.............................................................. 234 D- MOBILIZAÇAO DOS RECURSOS DE CONTRAPARTIDA ................................................................. 240

CAPITULO OITAVO ............................................................................................................................. 241

PROCEDIMENTOS CONTABILISTICOS .................................................................................................. 241

A-PRINCIPIOPS CONTABILISTICOS .................................................................................................. 244 B- SISTEMA CONTABILISTICO ......................................................................................................... 248 C-TRATAMENTO DE FATURAS ........................................................................................................ 251 D-ORGANIZAÇAO DO SISTEMA CONTABILISTICO ........................................................................... 254 E – PLANNING DOS TRABALHOS CONTABILISTICOS ........................................................................ 256 F-ANALISE E CONTROLO CONTABILISTICO ...................................................................................... 259 G-TRABALHO DE FIM DE EXERCICIO ............................................................................................... 261 F- TIPICAÇÃO DOS PRINCIPAIS LANÇAMENTOS CONTABILISTICOS. ................................................ 266

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DOCUMENTOS

6

Lista das Figuras

Figura nº1-Organigrama geral

Figura nº2-Organigrama do POSER

Figura nº3-Organigrama das CRP

Figure nº4- Ciclo orçamental

DOCUMENTOS

NE-Nota de encomenda

NG-Nota de entrega

NR-Nota de recepção

PC-Pedido de compra

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INTRODUÇÃO GERAL

7

CAPITULO PRIMEIRO

APRESENTAÇÃO DO MANUAL

Introdução Geral

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INTRODUÇÃO GERAL

8

A - PREAMBULO

O Presente Manual de Procedimentos Administrativos Financeiros Contabilísticos

(MPAFC) – doravante - o Manual - tem por objectivo, descrever os procedimentos que

permitem ao Programa de Oportunidades Socio Económicas Rurais, (POSER) funcionar

e gerir os seus recursos de maneira mais adequada e a mais eficaz possível.

O Manual fornece, aos vários intervenientes, os instrumentos necessários à sua gestão e

define o papel e as responsabilidades de cada um, especificando os procedimentos

legais, administrativos, financeiros e contabilísticos a serem implementados nas

diferentes situações.

O Manual facilita o tratamento harmonioso da informação e evita interpretações

erróneas, dado que todos os intervenientes actuam segundo procedimentos normalizados

e uniformizados.

Na elaboração do Presente Manual foi utilizado diversas abreviações cuja lista se figura

na página precedente.

POSER



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INTRODUÇÃO GERAL

9

B- REFERENCIAS

Este documento foi concebido, tendo em consideração os seguintes principais

documentos:

O Documento de Concepção do Programa POSER

Directivas – aquisições financiadas pelos empréstimos do FIDA

O Manual de Desembolso FIDA

O Manual de Procedimento do PLPR

Manual de Execução do POSER

Outros Manuais disponibilizados na internet.

O Manual será utilizado conjuntamente com o Documento de Concepção do Programa

(DCP) e os acordos de financiamento assinados com o FIDA. O MPAFC, fornece os

detalhes que, geralmente, não são abordados no documento de preparação do projecto.

Este documento poderá ser considerado como um instrumento de trabalho susceptível

de modificações durante o período da execução do programa, sempre que estas se

mostrarem necessárias para uma melhor eficácia do programa. A aprovação do FIDA

será solicitada por cada versão revista.

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INTRODUÇÃO GERAL

10

B – OBJECTIVO DO MANUAL

O presente Manual tem por objectivo descrever o funcionamento do POSER e dar aos

diferentes actores as ferramentas necessários a sua gestão. O Manual define as funções e

as responsabilidades de cada um e detalha os procedimentos à aplicar nas diferentes

situações de implementação do Programa. Ele completa o DCP, preparado pelo FIDA e

pelo Governo.

Ele tem por objectivo:

Fornecer um quadro formal de execução das operações de carácter

administrativo, financeiro e contabilístico;

Descrever a organização administrativa, financeira e contabilística do projecto;

Descrever os procedimentos de execução das despesas em condições que

garantam um controle interno eficaz, formalizando os controlos a serem

efectuados no seio da estrutura e definindo os seus responsáveis em cada fase do

circuito dos documentos;

Descrever os procedimentos a serem implementados pelo pessoal de

contabilidade e administrativo bem como as tarefas que lhe são atribuídas;

Para melhor eficácia das acções empreendidas, optimizar todos os meios postos

à disposição nomeadamente:

O pessoal:

O Património do Projecto

Os recursos financeiros.

Dominar o conhecimento das acções empreendidas e comparar os meios

utilizados com os resultados técnicos obtidos;

Formar, nesta matéria, não só o pessoal directamente envolvido na execução do

projecto mas também todos os beneficiários da intervenção;

C - ACTUALIZAÇAO

POSER



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INTRODUÇÃO GERAL

11

I – Motivos

A actualização do presente manual é tão importante como a sua adopção. Se não

for actualizado regularmente e se cada exemplar não sofrer a actualização, perde

a sua eficácia.

A actualização do manual pode ser motivada por:

Mudanças na estrutura ou nas actividades do Programa de acordo com as

decisões das autoridades de tutela;

Modificação dos sistemas e procedimentos com o fim de melhorar os

procedimentos existentes para enfrentar situações novas;

Mudanças que se mostraram necessárias pela aplicação dos textos e decretos

relativos às leis e normas contabilísticas em vigor em Cabo Verde;

Modificações relativas à afectação do pessoal ou às tarefas que lhe são

confiadas.

As limitações pertinentes constatadas no decorrer da utilização.

II – Responsabilidade

A decisão da actualização do manual de procedimentos é da responsabilidade do

Coordenador do programa (CP) mediante proposta dos técnicos da UCP ou do ministro

de tutela. Qualquer actualização do Manual deverá ser comunicada a todos os titulares e

utilizadores do manual.

III - Metodologia

Sempre que se decidir pela modificação dos procedimentos existentes, o Coordenador

do Programa (CP), na sua qualidade de gestor do programa, convoca uma reunião na

qual devem participar todos os responsáveis e agentes susceptíveis de serem abrangidos

por estas modificações. No fim desta reunião é redigida uma acta contendo os elementos

seguintes:

O procedimento existente que deve ser modificado;

POSER



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INTRODUÇÃO GERAL

12

As razões pelas quais se pede uma modificação

Os princípios da modificação a ser introduzida

A pessoa responsável pela redacção do novo procedimento a incluir no Manual.

O responsável pela redacção do novo procedimento submete-o à Coordenação do

Programa, que introduz as modificações que julgar necessárias para adoptar o texto

definitivo.

IV - Distribuição dos procedimentos modificados

Após adopção do texto definitivo contendo as modificações introduzidas no manual, o

coordenador do programa (CP) distribui, as novas secções do manual, a todos os

titulares e utilizadores, uma cópia do manual modificado.

O Coordenador do Programa (CP), através do seu Secretariado, deve manter um registo

que permita acompanhar a actualização de cada cópia do manual. O responsável pela

distribuição das novas secções do manual aponta no registo a data de transmissão da

nova secção aos interessados bem como as referências correspondentes. Estes

substituem as páginas inutilizadas correspondentes, no momento da recepção das novas

secções e apõem o visto atestando a recepção das novas secções e a entrega das antigas.

O responsável da distribuição classifica, cronologicamente, uma cópia das páginas

inutilizadas num classificador intitulado “Manual dos Procedimentos Administrativos,

Contabilísticos e Financeiros – Secções inutilizadas”.

V-Paginação

A paginação é indicada no canto superior direito de cada página. Cada Procedimento

tem uma paginação independente, permitindo que se altere apenas a paginação de um

procedimento sem implicações na organização dos restantes

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INTRODUÇÃO GERAL

13

D – ORGANIZAÇAO DO MANUAL

Os Procedimentos Administrativos, Financeiros Contabilísticos são reagrupados por

ciclos de actividades, que analisam:

Procedimentos concernentes as despesas sobre recursos internos e externos;

A inter-relação com as estruturas fora do Programa, mas implicado nos

procedimentos.

Os Principais ciclos são os seguintes :

O ciclo Mobilização de Recursos, que ocupa da implementação do programa

do trabalho e da elaboração do Orçamento Anual Consolidado - PTOA ;

O ciclo Despesas e Utilização dos Recursos, que trata de execução do

Orçamento através dos procedimentos clássicos existente sobre a gestão das

despesas públicas;

O Ciclo Gestão de Tesouraria, que trata, da gestão da conta designada e da

conta de contrapartida ;

Um ciclo descritivo dos procedimentos comuns às agências de Execução no

quadro de implementação do programa.

Os Procedimentos foram elaborados, baseando se nos seguintes princípios:

Sistema de autorização das transacções Financeiras

Sistema de identificação e tratamento detalhadas das operações

realizadas

Fiabilidade e apresentação contabilística apropriada das informações

relativas a essas operações

Justificação e avaliação regulares das informações

Medidas de segurança e de protecção dos activos

Cada procedimento é descrito segundo a metodologia “Play script” explicando o

desenvolvimento sequencial, de cada uma das operações contidas na Operação.

POSER



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INTRODUÇÃO GERAL

14

O Plano geral adoptado para a descrição do procedimento é o seguinte:

1. Objectivo do Procedimento

2. Aplicação do procedimento

3. Regras de Gestão

4. Etapas das Operações

5. Descrição dos Procedimentos

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ORGANIZAÇÃO GERAL E QUADRO INSTITUCIONAL

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CAPITULO SEGUNDO

Organização Geral e Quadro Institucional

POSER



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A-APRESENTAÇÃO DO POSER

I. Objectivo

O objectivo geral do POSER é contribuir em 6 anos para melhorar as condições de

vida da população rural pobre. Até à data de conclusão do programa, esta melhoria vai

resultar na redução da prevalência de desnutrição crónica entre crianças, o aumento no

índice de acumulação de bens ou a diminuição do índice de pobreza (especialmente para

as famílias chefiadas por mulheres), na área de intervenção do programa.

O objectivo específico do programa é contribuir para o aumento da renda rural,

promovendo a criação de oportunidades económicas inclusivas e sustentáveis nas áreas

rurais. Promover o emprego a longo prazo para os pobres rurais (especialmente

mulheres e jovens):

Apoiando a selecção dos beneficiários de microprojectos a favor (como observado

durante o desenvolvimento da terceira fase do PLPR) das actividades geradoras de

rendimento sustentáveis;

Assegurando que as actividades económicas agrícolas (e da pecuária),

implementadas pelos beneficiários contribuam para a sua segurança alimentar, incluindo

a redução da sua dependência da importação de alimentos;

Garantindo que as receitas resultantes destas actividades económicas contribuam

para melhorar as condições de vida dos beneficiários (tanto em termos de sua

dieta como o seu acesso a bens e serviços básicos).

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II. Estrutura do Programa

O programa encontra se estruturado em 3 três componentes

Componentes

1. Componente 1: Fundo de Financiamento dos Programas Regionais de Luta

contra a Pobreza ( PRLP ) . Este componente tem como objectivo apoiar a

implementação de microprojectos solicitados pelas populações rurais. A natureza dessas

iniciativas (principalmente económicas) se alinha com os PRLP`s que as CRP

desenvolvem, na medida em que serão financiadas por estes programas regionais. Este

componente, portanto, contribuirá para:

a elaboração dos PRLP(ii) a selecção e financiamento de micro projectos e

a criação de um Fundo de Reinvestimento Comunitário ( FRC )

2. Componente 2: Formação, Animação e Trabalho em Rede. Esta componente tem

como objectivo reforçar e sustentar estruturas institucionais ( ACD CRP)

implementadas pelo PLPR na medida em que são os instrumentos de enquadramento e

apoio à elaboração e execução dos microprojectos.. Esta componente irá contribuir para:

a animação e o reforço da rede de facilitadores de processos participativos nas

ACD formação e aquisição de competências,

o estabelecimento parcerias multi- níveis,

o trabalho em rede ascendente das ACDs e CRPs

a gestão participativa de conhecimento,

comunicação.

POSER



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3 . Componente 3: Coordenação e Gestão. Esta componente visa apoiar a unidade de

Gestão e coordenação do POSER nas suas funções:

a coordenação dos componentes 1 e 2,

a coordenação da questão género ,

a supervisão e seguimento e avaliação do trabalho das CRPs e ACDs

a gestão administrativa, logística e financeira ,

articulação e visibilidade entre as CRP, do Programa com o Governo e

com os potenciais parceiros a nível nacional

III. Zonas de Intervenção do Programa e Grupos-Alvo.

As sete ilhas habitadas com as zonas rurais abrangidas pelo PLPR constituem a área de

intervenção do novo programa: Brava, Fogo, Maio, Santo Antão, São Nicolau, Santiago

e São Vicente. Os Grupos-alvo são os pobres das Zonas de Intervenção do Programa,

em geral, e especificamente, são as mulheres (especialmente chefes de família), os

jovens sem emprego e sem a possibilidade de acesso ao crédito; indivíduos ou

agregados familiares seleccionados com base em critérios de pobreza, por exemplo:

1. Indivíduos / famílias que não têm acesso à terra (ou que cultivam em regime de

parceria) e que buscam alternativas em termos de actividades geradoras de

rendimento

2. Pobres que não têm a capacidade de aceder a microcrédito para desenvolverem

suas actividades;

3. Famílias numerosas, especialmente, com um elevado número de crianças com

menos de 15 anos

4. Famílias pobres com membro que tem doença crónica ou deficiência;

5. Famílias com habitat em más condições.

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IV. Custos de financiamento.

Os custos totais do POSER são estimados em 2,05 bilhões ECV ou 25,6 milhões de

dólares para o tempo de execução estimado em 6 anos. A Contrapartida do governo é

320 milhões ECV, equivalentes a $ 4 Milhões de Dólares (16 % do custo total), dos

quais USD 2.090.000 representam direitos aduaneiros e impostos. A Contribuição dos

beneficiários está estimada num total de $ 1 milhão de Dólares, equivalentes a 4 % do

custo total do projecto. O Co- financiamento sob a forma de empréstimo, do Fundo

Fiduciário Espanhol (FFE) é estimado em USD 9,5 milhões, equivalentes a 37% dos

custos totais. O empréstimo do FIDA será de US $ 11 milhões (juntando os fundos

fornecidos pelo sistema de subsídio com base no desempenho para os anos de 2010-

2012 e 2013-2015), o equivalente a 43% dos custos totais.

POSER



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B-O ORGANIGRAMA GERAL

POSER



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21

CNRP

CRP

BRAVA

CRP

S. NICOLAU

CRP

S. VICENTE

UCP

CRP

S. ANTÃO

CRP

MAIO

CRP

FOGO

CRP

SANTIAGO

SUL

CRP

SANTIAGO

CENTRO

CRP

SANTIAGO

NORTE

ORGANIZA

ÇÃO

PARCEIRA

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C – INSTITUIÇOES CENTRAIS

POSER


ORGANIZAÇAO GERAL E ELABORADO OUTUBRO-14

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QUADRO INSTITUCIONAL

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Gabinete

Ministro

MINISTRA

CCS CNDPD CM CNF CCJ

IGT

FPEFP INPS ICCA PNLP

POSER

DGSS

CNPS

DGTE DGJ DGPOG SNQ

OE

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I. O Conselho Nacional para a Redução da Pobreza (CNRP)

O Conselho Nacional para a Redução da Pobreza (CRNP), criada pela Lei 12/2005, de

25 de Abril de 2005, é responsável pela pilotagem do programa. É uma estrutura com

responsabilidades de articulação multissectorial, de monitoramento e de apoio à decisão

política sobre estratégia de crescimento e redução da pobreza. Este instrumento garante,

assim, a coerência do programa com o DECRP.

II. Ministério da Juventude, Emprego e Desenvolvimento dos Recursos Humanos

(MJEDRH)

O Ministério da Juventude, Emprego e Desenvolvimento dos Recursos Humanos,

através do Gabinete do Ministro, é responsável pela gestão do programa, ou seja,

garante a coerência do programa com as directrizes do Governo em matéria de combate

à pobreza e promoção da coesão social.

III – Unidade de Coordenação do Programa (UCP)

A UCP tem por missão :

a) Mobilizar e aplicar, de acordo com os termos do Acordo de Crédito e o documento de

concepção do Programa, os recursos financeiros alocados para o POSER;

b) Utilizar procedimentos transparentes e flexíveis de boa governação, de acordo com a

Estratégia do POSER;

c) Preparar e divulgar informação aos financiadores, beneficiários e parceiros do

POSER

POSER



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d) Mobilizar e aplicar, de acordo com a estratégia definida no Acordo de Crédito, os

recursos financeiros concedidos ou outros recursos adicionais afectos ao POSER;

e) Mobilizar parcerias nacionais e internacionais.

f) Desembolsar os fundos provenientes da contrapartida do Governo e do FIDA

g ) Seguir e avaliar o impacto de microprojectos na Redução da Pobreza

h ) Fazer a compilação dos Programas Regionais de Luta contra a Pobreza e os planos

de actividades das CRP`s

i ) Fazer a compilação dos relatórios das CRP`s

j) Fazer as auditorias técnicas, contabilistas administrativos independentes das CRP`s

k ) Capacitar institucionalmente as CRP`s

Além disso: (a) presta assistência à coordenação da intervenção do FIDA no âmbito do

Programa; (b) garante a coordenação da vertente formação do Programa; (c) faz a

consolidação do PTOA em função das necessidades da cada estrutura interveniente na

implementação das actividades do programa; (d) faz a consolidação dos relatórios de

seguimento do projecto e (e) elaboração trimestral e anual dos relatórios financeiros.

POSER



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Organigrama da

Unidade de Coordenação do Programa

POSER

POSER



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27

Coordenador

Responsável

Adm. e

Financeiro

Responsável

Microcrédito/

Componente

PRLP

Resp

Animação,

Formação e

Comunicação

Responsável

Género e

Ciblagem

Responsável

Seguimento

e Avaliação

Assistente

de

Seguimento

e Avaliação

Secretaria

Secção de

Contabilidade

Recepcionista/

Telefonista

Motorista

Assistente

Administrativo

Resp.

em

Aquis.

POSER



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28

a) – Os Recursos Humanos

O presente manual tem por base, o organigrama definido pelo despacho n° 50/2000 do

Ministério das Finanças e o Documento de Concepção do Programa POSER.

A UCP está estruturada à volta de um Coordenador, que por sua vez é assistido por:

i. Um Responsável de Animação, Formação e Comunicação

ii. Um Responsável de Seguimento / avaliação

iii. Responsável pela Componente 1 (Financiamento PRLP) e Micro- finanças

iv. Responsável de Género e Ciblagem

v. Um Director Administrativo e Financeiro

vi. Um Contabilista Nacional

vii. Um contabilista Assistente

viii. Dois assistentes de Seguimento / avaliação

ix. Uma Secretaria

x. Uma recepcionista/telefonista

xi. Dois motoristas

xii. Dois Ajudantes Serviços Gerais

POSER



REVISTO


29

i) Mandato do Coordenador do Programa (CP)

O C P é responsável pela UCP e coordena os trabalhos dos restantes colaboradores do

Programa. É responsável pelo cumprimento das funções do POSER acima descritas para

assistir as estruturas envolvidas na preparação e execução do programa; Zela pela

implementação do Programa em conformidade com as relações contratuais entre o

Governo e os Financiadores do Programa;

É mais especificamente responsável por:

Coordenar toda a implementação do PNLP, de acordo com as directrizes da

Estratégia de Crescimento e Redução da Pobreza

Assegurar que as acções e programas de gestão sejam coerentes com os

princípios de incidência nos pobres e na igualdade e equidade de género;

Garantir a Coordenação do Programa, em conformidade com o acordo de crédito

assinado entre o Governo e o FIDA;

Coordenar a elaboração do Plano Anual de actividades e Orçamento

Orientar e apoiar os gestores das CRP`s na preparação dos seus planos de

actividades anuais e assegurar o cumprimento das suas tarefas com eficiência e

responsabilidade

Promover e implementar, junto às CRP`s, medidas necessárias para garantir a

sustentabilidade dos dispositivos do Programa (CRP, ACD)

Monitorar a implementação das actividades, a gestão e a contabilidade para

assegurar que os recursos são utilizados de acordo com programas estabelecidos;

POSER



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30

Assegurar a gestão e o uso adequado dos recursos humanos, materiais e

financeiros, em especial, garantir que a contrapartida e os co-financiamentos

sejam postos à disposição e aprovar a movimentação de fundos, segundo as

regras do Acordo de crédito;

Fornecer toda a documentação necessária relacionada com o Programa e fazer a

revisão anual dos planos de acção;

Promover e realizar revisões periódicas de projectos em colaboração com os

principais parceiros do PNLP;

Coordenar a elaboração de estudos e propostas que visam a sustentabilidade do

programa;

Representar o Programa nos órgãos consultivos do departamento governamental

que a tutela o programa e outras atribuições definidas pela mesma, no quadro da

implementação do Programa.

POSER



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31

ii) -Mandato do Responsável de Seguimento e Avaliação

Sob supervisão directa do Coordenador, o Responsável em Seguimento e

Avaliação será encarregue de assegurar o acompanhamento e a avaliação

periódica de todas as actividades do Programa. Ele encarregar-se-á mais

especificamente das seguintes tarefas:

Implementar um sistema de seguimento informatizado das actividades do

programa tendo em conta os indicadores relevantes definidos no quadro lógico

do programa;

Rever e acordar, no início do programa, com cada parceiro, a natureza dos

indicadores de seguimento, sua desagregação por sexo, idade e classe sócio-

económica, o modo de colecta, bem como a frequência de difusão para a UCP

Conceber, em colaboração com a responsável do género e Ciblagem, todas as

fichas de seguimento das actividades, incluindo as fichas de microprojectos e de

beneficiários e pô-las à disposição dos diferentes parceiros

Assegurar que os dados sobre os beneficiários e os actores sejam

regularmente discriminados por sexo, idade e classe sócio- económica

Desenvolver ferramentas de TI para construir uma base de dados de todas

as actividades realizadas no âmbito do Programa;

Colectar, processar e analisar informações das fichas de seguimento,

incluindo as de beneficiários e microrealizações;

Fazer a difusão dos resultados junto aos utilizadores, sejam eles beneficiários

ou parceiros do programa;

POSER



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32

Apoiar os parceiros locais na implementação de um sistema de auto-

avaliação envolvendo diferentes grupos-alvo (particularmente as mulheres)

Participar do desenvolvimento de tableaux de bord técnicos, financeiros e de

controlo de gestão de todos os componentes do Programa

Auxiliar o Responsável administrativo e financeiro na preparação de

relatórios periódicos e dos Programas Anuais de Actividades e Orçamento.

POSER



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33

iii) -Mandato do Responsável Animação ,Comunicação e Rede

O Responsável de Animação, Formação e Comunicação assegura, sob a

supervisão do CP, as seguintes funções

Elaborar e coordenar a implementação da estratégia de comunicação interna e

externa do Programa

Programar e/ou organizar, bem como operacionalizar eventos relacionados com

a promoção ou comunicação organizacional;

Desenvolver acções de relação com os média;

Conceber, produzir e seleccionar os elementos de comunicação gráfica, escrita,

visual ou multimédia, necessários para a relação com os públicos

Gerir a formulação e produção de conteúdos do site electrónico do Programa, ou

de páginas nas redes sociais, assegurando a sua capacidade relacional e

promocional;

Pesquisar e divulgar, junto dos técnicos da UCP e dos Parceiros locais,

oportunidades de formações online em áreas relacionadas às competências dos

actores do Programa

Apoiar as Comissões Regionais de Parceiros na preparação dos Programas

Regionais de Luta contra a Pobreza

Participar, em articulação com os outros técnicos, na elaboração dos Planos de

Actividades e Relatórios anuais do Programa

POSER



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34

iv) -Mandato do Responsável Género e Ciblagem

O Responsável Género e Ciblagem assegura, sob a supervisão do CP, as

seguintes funções:

Participar nos momentos-chave de planeamento, implementação, seguimento e

avaliação do programa (por exemplo, elaboração dos PTOA/PTBA e dos

PRLP`s ) , para assegurar que se tenha em conta a perspectiva género ;

Apoiar as Comissões Regionais de Parceiros no desenvolvimento de uma

Estratégia de Género, com base no documento do projecto;

Sensibilizar os membros das ACDs , CRPs e UCP para a apropriação da

perspectiva de género no desempenho de suas funções;

Promover a capacitação em género das ACD`s, CRP`s e UCP ;

Colaborar com o Responsável de Seguimento e Avaliação na elaboração das

fichas de seguimento, que permitem acompanhar a eficácia da focalização nos

grupos alvo, nomeadamente, mulheres, chefes de família, jovens e diferentes

categorias socioeconómicas

Identificar e promover acções específicas voltadas para as mulheres ( . auto-

estima , empreendedorismo , liderança e gestão , violência doméstica , etc. ),

bem como estimular a criação de grupos focais de homens sobre a questão

género.

Divulgar e facilitar a difusão dentro do programa de ferramentas metodológicas

e boas práticas em Género e Focalização

Dinamizar, em colaboração com o responsável de animação, formação e

comunicação, as acções de animação sociocomunitária ligadas a novas formas

de encarar as relações de género e a afirmação das mudanças necessárias em

termos de papéis tradicionais dos homens e das mulheres a novas formas de

pensar sobre as relações de género e a afirmação das mudanças necessárias em

termos dos papéis tradicionais de homens e mulheres;

POSER



REVISTO


35

v) Mandato Responsável Micro - Finanças e Empreendedorismos

O Responsável pela Promoção das Micro- finanças e do Empreendedorismo assegura,

sob a supervisão do C P, as seguintes funções:

Analisar a qualidade dos microprojectos de natureza económica presentes nas

propostas de Plano de Actividades das Comissões Regionais de Parceiros

Propor mecanismos para uma gestão mais eficaz, eficiente e transparente dos

Fundos de reinvestimento comunitário

Incentivar e apoiar as Comissões Regionais de Parceiros e as Associações

Comunitárias de Desenvolvimento na elaboração e execução de projectos

intercomunitários que promovam o empreendedorismo

Fazer, em articulação com o Responsável de Seguimento e Avaliação, o

seguimento físico, em especial, dos projectos de natureza económica

Encorajar a solidariedade entre os actores das Micro- finanças

Fazer a gestão dos Fundos de Microcrédito (contrapartida do Governo)

Promover o reforço das capacidades técnicas das instituições de Micro- finanças

Colectar e organizar os dados sobre os créditos concedidos pelas Instituições de

Micro- finanças

Fazer a gestão dos fundos postos à disposição das IMFs ,

Seguimento dos reembolsos;

Acompanhamento dos beneficiários;

Proposta de renovação de empréstimos às IMFs.

Desenvolver acções com vista à implementação do FRC

POSER



REVISTO


36

vi) - Mandato do Responsável Administrativo e Financeiro (RAF)

O Responsável Administrativo e Financeiro (RAF) assegura, sob a supervisão do

CP, o funcionamento administrativo, financeiro e contabilístico do POSER. As suas

atribuições são as seguintes:

Seguimento das operações de disponibilização dos fundos à UCP

Fazer a supervisão e assegurar a manutenção da contabilidade geral, analítica e

orçamental do POSER, e manter os balancetes actualizados

Fazer a supervisão dos contabilistas

Assegurar a verificação, a classificação e a conservação dos balancetes;

Controlar a validade das facturas e de outros documentos

Supervisionar os Pedidos de desbloqueio de Fundos (DRFs) externos e internos;

Elaborar os orçamentos e relatórios financeiros do Programa

Consolidar os dados financeiros dos contratos programa e Convenções quadro

assinados com as Comissões Regionais de Parceiros

Contribuir para a formação das Comissões Regionais de Parceiros (CRP) e

Associações Comunitárias (ACD) em matéria de manutenção da contabilidade

conforme aos procedimentos

Respeito pelos procedimentos de aquisição e desembolso;

Acompanhamento rigoroso dos procedimentos financeiros e contabilísticos

adoptados conjuntamente pelos Financiadores nacionais e internacionais;

Gestão dos stocks de materiais e mobiliário;

Gestão administrativa das imobilizações;

Manutenção do ficheiro e dos processos individuais do pessoal;

Arquivo e disponibilização de documentos de suporte aos auditores ;

Seguimento das formalidades administrativas relativas aos seguros de

equipamentos;

Seguimento da manutenção dos equipamentos e do material ;

POSER



REVISTO


37

Acompanhar e supervisionar as missões de supervisão e auditorias

Controlar a assiduidade dos trabalhadores, bem como as férias, as ausências e as

faltas

POSER



REVISTO


38

vii) – Mandato da Responsável em Aquisições (R A)

A Responsável em Aquisições trabalha sob a supervisão do Coordenador e é

responsável pelo apoio aos serviços, estruturas, agências e empresas que

participam no programa para a preparação dos documentos de concurso ou

outros processos de aquisição de bens e serviços em conformidade com as

disposições contratuais entre o Governo e o Financiador e no respeito dos seus

termos de referências.

No quadro destas últimas disposições, é nomeadamente responsável por : (i)

assistir os vários órgãos de execução do projecto no estabelecimento e

implementação de planos de aquisições relativos aos projectos sob a sua

responsabilidade e em conformidade com os planos de execução e desembolsos

do projecto ;

apoiá-los, se necessário, durante todo o processo das várias aquisições da sua

responsabilidade para se assegurar da conformidade dos procedimentos ;

certificar a qualidade e a conformidade dos cadernos de encargos e dos pedidos

de proposta antes do seu envio aos Financiadores, se necessário. ;

garantir a divulgação adequada da informação relativa às oportunidades de

negócios no quadro do projecto ;

conceber e implementar um sistema de seguimento dos contratos que permita

identificar os constrangimentos, preparar relatórios periódicos sobre a

implementação dos planos de aquisição do projecto e propor soluções e medidas

de acompanhamento;

criar uma base de dados sobre os fornecedores, empresas, consultores e os

preços dos artigos mais correntes praticados no Programa; gerir o processo de

implementação dos planos de aquisição à disposição dos auditores e das revisões

dos Financiadores;

garantir, em ligação com o Responsável financeiro, uma programação adequada

dos fundos necessários para as aquisições, a fim de garantir os pagamentos e os

prazos estabelecidos;

POSER



REVISTO


39

apoiar a elaboração de propostas para reforçar as capacidades institucionais em

matéria de aquisições ao nível das várias agências de execução do projecto;

contribuir para a definição e implementação de planos de formação em benefício

do pessoal das agências de execução do projecto na área de aquisições.

A R A é também chamada a participar na elaboração do Programa de Trabalho e

de Orçamento Anual (PTOA/PTBA).

POSER



REVISTO


40

viii) -Mandato do Contabilista Nacional (CN)

O Contabilista Principal, trabalha sob a coordenação do Responsável

Administrativo e Financeiro e tem as seguintes funções:

Assegurar a manutenção da contabilidade geral, analítica e orçamental do

POSER,

e manter os balancetes actualizados;

Supervisionar e coordenar, tecnicamente, os trabalhos dos contabilistas das

CRP`S

Assegurar a verificação, a classificação e a conservação dos balancetes

Contribuir para a formação das Comissões Regionais de Parceiros

Controlar a validade das facturas e outros documentos enviados pelas CRP;

Preparar os pedidos de saque de fundos;

Contribuir na preparação dos orçamentos e dos relatórios financeiros do

POSER

Elaboração periódica dos mapas de reconciliação bancária ;

Preparação das folhas de pagamento dos colaboradores do POSER e o

cumprimento das respectivas obrigações fiscais e sociais e atinentes;

Classificação dos documentos de contabilidade ;

Assistência na elaboração dos mapas financeiros ;

Participação na análise dos saldos das contas de balanços

Assistência aos auditores no âmbito das suas funções.

Assistência aos contabilistas das CRPs no fecho anual de contas e elaboração

dos respectivos estados financeiros

Consolidação de Contas do Programa

Elaboração das situações Financeiros Consolidada

Fornecer interna e externamente todas as informações relativas à

contabilidade;

POSER



REVISTO


41

ix) -Mandato do Contabilista Assistente (CA)

O Contabilista trabalha sob a supervisão directa do Contabilista Nacional do POSER e

é responsável pela :

Contribuir na produção dos mapas financeiros periódicos consolidados do

Programa a partir dos extractos recebidos das várias agências de execução ;

controle dos procedimentos de gestão financeira e contabilística adoptados

no quadro do Programa para certificar o seu cumprimento ;

contribuir na preparação dos pedidos de pagamento e controle dos

desembolsos ;

preparação dos mapas de reconciliação bancária ;

Escrituração dos diários contabilísticos e preparação dos mapas financeiros

do POSER;

preparação dos extractos de implementação dos documentos contabilísticos ;

preparação dos pedidos de pagamento através de cheques de tesouro ;

seguimento da tesouraria do Programa através da escrituração diária das

contas designadas ;

assistência aos auditores no âmbito do seu Funções.

O contabilista será também chamado a participar, em colaboração com os outros

Responsáveis do POSER nas seguintes funções :

elaboração do PTOA/PTBA e dos relatórios trimestrais publicados pelo

POSER ;

escrituração do diário das contrapartidas do Estado ao orçamento de

funcionamento do Programa ;

gestão das compras em conformidade com as cláusulas contidas nas convenções

e acordos de crédito ;

POSER



REVISTO


42

ordem de pagamento e liquidação das despesas efectuadas com os fundos de

contrapartida do Governo para o funcionamento do POSER ;

gestão dos parques material e motor do POSER ;

gestão dos contratos de manutenção dos locais e equipamentos do POSER ;

gestão de « stocks » ;

estabelecimento dos pedidos de encomendas a submeter ao visto do

Responsável financeiro antes da assinatura do Coordenador do Programa ;

escrituração diária das compras do projecto ;

preparação dos cheques de pagamento dos fornecedores ;

seguimento dos pedidos de renovação da sub-conta designada ;

elaboração periódica dos mapas de reconciliação bancária ;

preparação das folhas de pagamento do pessoal de apoio e o cumprimento das

respectivas obrigações fiscais e sociais ;

classificação dos documentos de contabilidade ;

recolha do extracto informáticos;

assistência na elaboração dos mapas financeiros ;

participação na análise dos saldos das contas de balanços.

POSER



REVISTO


43

x)Mandato do Assistente de Seguimento e Avaliação

O Assistente de Seguimento e Avaliação trabalha sob a supervisão direta do

Responsável de Seguimento e Avaliação do POSER e é responsável por :

Coadjuvar o Responsável de Seguimento e Avaliação na implementação de

um sistema de acompanhamento e avaliação informatizado;

Auxiliar o Responsável de Seguimento e Avaliação no processamento e

análise das informações provenientes das fichas de acompanhamento Realizar e efetuar a monitorização de vários inquéritos de avaliação de

impacto das ações do POSER e de funcionamento das Comissões Regionais de Parceiros e das Associações Comunitárias de Desenvolvimento;

Apoiar o Responsável de Seguimento e Avaliação na elaboração de relatórios periódicos

Apoiar o Responsável de Seguimento e Avaliação no seguimento e avaliação físico dos microprojectos

Manter contacto com os animadores e contabilistas das Unidades Técnicas

para o seguimento contínuo das atividades e atualização das informações sobre a execução dos Programas Regionais de Luta contra a Pobreza

POSER



REVISTO


44

xi) – Mandato da Secretária

O Secretário(a) trabalha sob a supervisão do C P e assiste a UCP na execução das

tarefas administrativas. Ele/ela é responsável por :

Supervisão da correspondência;

Garantir a gestão da documentação para as necessidades internas e para as dos

Financiadores e todas as pessoas, consultores ou organismos envolvidos no

Programa ou interessados pelas áreas de intervenção da UCP;

Preparação e organização materiais das reuniões organizadas pela UCP ; para

isso ele deve manter e difundir um calendário de reuniões ;

Assistir os Responsáveis de Serviço na organização das reuniões do secretariado

nomeadamente na redacção dos projectos de actas ;

Preparação e organização materiais de manifestações (conferências e outros)

organizados pela UCP;

Acolhimento, alojamento e assistência material às missões de FIDA bem como a

organização das suas visitas no terreno, em colaboração com os Responsáveis de

serviços

O Secretário(a) será também chamado a executar quaisquer tarefas que lhe forem

confiadas pelo Coordenador ou pelos colaboradores da UCP no âmbito das suas

competências.

POSER



REVISTO


45

xii) Mandato do Motorista/Condutor (as)

O Motorista trabalha sob dependência hierárquica e direta da Responsável

Administrativa e Financeira e a supervisão global do Coordenador de PNLP e

encarregue das seguintes tarefas:

Preencher a ficha de controlo antes das deslocações, que deverá ser remetida a

Assistente Administrativo;

Comunicar por escrito, qualquer ocorrência com viatura, utilizando uma ficha

própria;

Comunicar com devida antecedência a necessidade de requisição de

combustível;

Manter atualizada as fichas de manutenção, reparação e substituição de peças do

veículo sob sua responsabilidade;

Assegurar o transporte de pessoal de UCP-PNLP nas deslocação ao terreno,

Assegurar o acolhimento de partidas e chegadas do pessoal de UCP-PNLP, de

consultores do FIDA, do fundo Fiduciário Espanhol, Auditores, nas deslocações

as ilhas, dentro e fora das horas normais de expediente, incluindo os fins-de-

semana;

Zelar pela higiene, limpeza e funcionamento de veículo sob a sua

responsabilidade;

Acompanhar a manutenção, e manter abastecido e lubrificado o veículo sob a

sua responsabilidade;

Assegurar a distribuição de correspondências e encomendas oficias de UCP-

PNLP;

Auxiliar nos trabalhos de carga e descarga;

Apoiar na realização dos serviços de fotocópias, embarque e desembarque de

equipamentos e matérias de CRP e UCP-PNLP;

Cuidar da documentação, inspeção e seguros do veículo sob sua

responsabilidade;

Estar sempre contactável a qualquer hora;

Realizar outras tarefas similares visando o bom funcionamento do Programa

POSER



REVISTO


46

xiii) Mandato Recepcionista/Telefonista

Sob a supervisão do Responsável Administrativo e Financeiro, a

Telefonista/Rececionista é responsável pela execução das seguintes tarefas:

Receber os pedidos de chamadas vindos do exterior e ligar à extensão pretendida

Cuidar do livro de ponto e disponibilizá-lo para controlo de entradas e saídas

Anotar pedidos de chamadas telefónicas para o exterior e estabelecer

comunicação entre os interlocutores

Consultar listas telefónicas ou outros documentos e registar mensagens para

transmitir posteriormente

Responder a pedidos de informações telefónicas

Vigiar a entrada de visitantes e fazer o seu acolhimento

Preencher e arquivar fichas e outros documentos relacionados com as suas

tarefas

Prestar apoio na realização de seminários e ateliers

Fazer a receção de correspondências, aplicando os procedimentos adequados

Colaborar com outros quadros, sempre que necessário ou solicitado pelo

Coordenador

POSER



REVISTO


47

As Instituções Regionais

a) O organigrama da CRP

b) A Instituição

c) Os Recursos Humanos da Unidade Técnica

i. Mandato do Gestor

ii. Mandato do Animador

iii. Mandato do Contabilista

POSER



REVISTO


48

a) O Organigrama

Figura – Organigrama da CRP

ASSEMBLEIA

GERAL

CONSELHO

DE

DIREÇÃO

GESTORES

CONSELHO DE FISCAL

ANIMADOR CONTABILISTA

U

N

I

D

A

D

E

T

E

C

N

I

C

A

POSER



REVISTO


49

b) A instituição

1- O principal parceiro de implementação do POSER são nove Comissões

Regionais de Parceiros, nomeadamente, de Santo Antão, São Nicolau, São

Vicente, Maio, Fogo, Brava, Santiago Norte, Santiago Centro e Santiago Sul.

Cada CRP é composta por três órgãos: a Assembleia Geral, o Conselho

Fiscal e do Conselho de Direcção. Os membros são eleitos para um mandato

de três anos. Os membros das Comissões Regionais são representantes de

instituições locais de luta contra a pobreza, incluindo os serviços

desconcentrados do Estado, ONGs, Camaras municipais e associações

Comunitárias de Desenvolvimento.

2- ACRP é uma associação de direito privado com estatuto de utilidade pública.

Tem como objectivo desenvolver a capacidade organizacional da ACD , a

fim de lutar contra a pobreza

O principal órgão de gestão das CRP`s é a Unidade Técnica

Ela é constituída por um gestor, os animadores (um para cada município da

região) e um contabilista.

A Unidade Técnica é responsável pela gestão técnica das actividades da CRPs .

Suas funções são as seguintes:

Prestar apoio técnico aos beneficiários do programa e ACDs

Mobilizar recursos

Assegurar o seguimento e implementação de microprojectos e

actividades

Assinar os contratos de execução com as ACDs

Assegurar a avaliação do impacto das micro projectos junto aos

Beneficiários

Fortalecer a capacidade das ACD

Assegurar a organização administrativa, financeira e contabilista da CRP

POSER



REVISTO


50

c) Os Recursos Humanos da Unidade Técnica

i) Mandato do Gestor

As atribuições do Gestor da Unidade Técnica das CRP`s são:

Coordenar e Gerir técnica, administrativa e financeiramente a Unidade Técnica

Supervisionar e participar na elaboração dos mapas Financeiros das respectivas CRP

Tratar e analisar os dados de seguimento técnico dos Planos Anuais de Actividades e

manter actualizada a base de dados do software correspondente

Elaborar os planos anuais de actividades e orçamentos, bem como os relatórios

periódicos de execução desses planos;

Desempenhar o papel de ponto focal para as questões de Género e Juventude, no âmbito

do Programa

Dinamizar o funcionamento da Comissão Regional de Parceiros, bem como a relação

desta com as Associações Comunitárias de Desenvolvimento;

Apoiar a criação, legalização e a capacitação das Associações Comunitárias de

Desenvolvimento

Prestar apoio técnico às Associações na identificação, selecção, elaboração, execução,

seguimento e avaliação das acções e microprojectos

Definir e seguir, em coordenação com a UCP-PNLP, uma grelha de avaliação interna do

impacto das acções e microprojectos implementados no quadro do Programa.

Coordenar e gerir o processo de aquisição de bens e serviços necessários à execução das

actividades do Programa;

Apoiar a mobilização das parcerias técnicas, financeiras e outras, necessárias para a

execução do Programa Regional de Luta Contra a Pobreza (PRLP)

Preparar e submeter à UCP-PNLP para processamento, os pedidos de desembolso de

fundos para o co-financiamento do PRLP, de acordo com os orçamentos aprovados e o

manual de procedimento do Programa.

Emitir parecer, em articulação com a Equipa Técnica, sobre a elegibilidade e a dotação

orçamental das despesas na execução local do Programa;

POSER



REVISTO


51

Liderar o processo de preparação das Missões de Auditoria e Supervisões Interna e

Externa e assegurar o seguimento da execução das recomendações das mesmas

Assegurar, em estreita articulação com a Direcção da CRP, um bom relacionamento

institucional na ilha/região.

POSER



REVISTO


52

ii) - Mandato do Animador

As atribuições do Animador da Unidade Técnica são:

Sensibilizar os grupos alvo e os parceiros em torno dos objectivos e estratégias do

Programa

Animar a constituição e a perenização das parcerias locais para a elaboração e execução

dos Programas Regionais de Luta contra a Pobreza

Animar e apoiar a preparação dos Planos Locais e Regionais de Luta contra a Pobreza

Emitir parecer sobre a elegibilidade de projectos e beneficiários

Emitir parecer sobre o estado de execução dos microprojectos, visando desembolso de

fundos

Participar na organização de visitas de estudo, ateliers de harmonização de abordagem

de estratégia, assim como outras actividades de comunicação e de animação, implicando

os actores locais de desenvolvimento e de outras zonas

Contribuir para a elaboração dos relatórios periódicos de actividades

Assegurar, em todas as funções mencionadas acima, que os grupos alvo do Programa

(mulheres, mulheres chefes de famílias, jovens, pobres, etc) participem e beneficiem

Apoiar a capacitação institucional das Associações Comunitárias de Desenvolvimento

(ACDs), através de acções de formação e de seguimento da sua organização e

funcionamento

Prestar apoio técnico às ACDs, na elaboração, seguimento, execução e gestão

participativas de microprojectos e acções de luta contra a pobreza

Velar pelo funcionamento democrático das ACDs, pela sua representatividade

comunitária e pela defesa dos interesses das mulheres, dos jovens e das pessoas mais

pobres no seio dessas associações;

Apoiar as ACDs na identificação de outros parceiros de financiamento do seu

desenvolvimento, assim como na elaboração dos seus planos e relatórios de actividades;

POSER



REVISTO


53

ii) - Mandato do Contabilista

O Contabilista da Unidade Técnica tem as seguintes responsabilidades: Organização e controle das peças contabilísticas (facturas, recibos, contratos)

verificando os cálculos, o enquadramento e os vistos prévios;

Organização dos arquivos relativos aos suportes físicos dos registos contabilísticos;

Participação na elaboração do orçamento anual e do Relatório de Actividades

Numeração, codificação e registo de maneira sistemática de todos os documentos

contabilísticos;

Registo/lançamento dos instrumentos de gestão (orçamento, contratos e justificativos)

Realização da reconciliação mensal das contas bancárias e do caixa;

Manutenção dos mapas contabilísticos e financeiros actualizados

Preparação mensal dos pedidos de realimentação da conta bancária da CRP;

Análise e correcção das contas;

Elaboração dos Mapas Financeiros

Reconstituição das Contas Bancárias e certificação das despesas;

Preparação da documentação e dos dossiers, e acompanhamento da Auditoria anual e

missões de supervisão interna;

Formação dos Contabilistas das Associações Comunitárias de Desenvolvimento da zona

de intervenção da CRP

POSER

MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. MRO

MOBILIZAÇAO DOS RECURSOS ELABORADO OUTUBRO-14

REVISTO

O ORÇAMENTO

54

CAPITULO TERCEIRO

MOBILIZAÇÃO DOS RECURSOS

-O ORÇAMENTO-

POSER


MRO-1


REVISTO

CONCEITO E PRINCIPIOS

55

PROCEDIMENTOS INDEX

CONCEITO E PRINCIPIOS GERAIS

MRO -1

ELABORAÇÃO MRO - 2

SEGUIMENTO MRO - 3

CONTROLO MRO - 4

POSER


MRO-1


REVISTO

CONCEITO E PRINCIPIOS

56

A-CONCEITO E PRINCIPIOS GERAIS

I- Conceito – o orçamento é um quadro quantitativo e previsional de receitas,

despesas, gastos, recebimentos, pagamentos, investimentos, aquisições, etc.,

referentes a um determinado período, normalmente o ano civil. O orçamento

é o reflexo financeiro dos planos operacionais;

II- Princípios a obedecer na elaboração de orçamentos:

i. Princípios da anualidade – os montantes previstos no orçamento são

anuais, coincidindo o ano económico com o ano civil;

ii. Princípio da plenitude – unidade e universalidade – o orçamento é único e

todas as despesas e receitas devem nele ser inscritas, em termos globais;

iii. Princípio do equilíbrio – o orçamento prevê os recursos necessários para

cobrir todas as despesas;

iv. Princípio da especificação – o orçamento deverá discriminar

suficientemente todas as despesas e receitas nele previstas;

v. Princípio da não compensação – todas as despesas e receitas devem ser

inscritas pela sua importância integral, sem deduções de qualquer natureza

POSER

MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. MRO-2


REVISTO

ELABORAÇÃO DO PTOA

57 57

B – PROCEDIMENTOS A OBSERVAR NA ELABORAÇAO

DO PTOA/PTBA

I- Elaboração do PTOA/PTBA

1-Objectivo do procedimento

Servir de guião no processo de elaboração do PTOA/PTBA do Programa

2-Aplicação do procedimento

O procedimento aplica se ao processo de elaboração dos PTOA/PTBA

3-Regras de gestão

O PTOA/PTBA é elaborado a partir do plano de actividades e orçamento de cada

componente do respectivo ano e em conformidade com o plano de operação do

programa

A preparação do PTOA/PTBA, inicia se no mês de Maio. Os trabalhos estendem – se

até ao mês de Novembro.

Todos os parceiros do programa são chamados na elaboração do PTOA/PTBA.

O PTOA/PTBA é submetido a aprovação do CNRP.

O PTOA/PTBA é submetido ao FIDA o mais tardar 15 de Novembro do exercício em

curso.

4-Etapas das operações

1. Reunião de Concertação sobre o PTOA/PTBA

2. Reunião preparatória para a elaboração do PTOA/PTBA

3. Elaboração dos programas de actividade e orçamentos concernentes

4. Consolidação dos programas de actividades e dos orçamentos

5. Debates orçamentais

6. Correcção dos programas de actividades e dos orçamentos

POSER



REVISTO


58 58

7. Elaboração do PTOA/PTBA

8. Exame e adoção do PTOA/PTBA pelo CNP

9. Transmissão do PTOA/PTBA adotado, ao FIDA

10. Registo do orçamento aprovado

POSER



REVISTO


59 59

5-Descrição dos procedimentos

INTERVENIENTES

DESCRIÇÃO DE TAREFAS

DOCUMENTOS

&

INTERFACE

O Coordenador

O Coordenador

1. Reunião de Concertação sobre o

PTOA/PTBA

Convoca os membros de CNRP e em cada CRP,

o Gestor, para reuniões de concertação sobre a

elaboração do PTOA/PTBA

2. Reunião preparatória para a elaboração do

PTOA/PTBA

Convoca todos os Responsáveis de serviços e

Responsáveis das CRP`S para uma reunião

preparatória de elaboração do PAA. A reunião

tem por objectivo os seguintes:

Fixar os objectivos a atingir para o ano

seguinte

Fixar os eixos prioritários no quadro de

execução das actividades, tendo em conta as

recomendações das missões de supervisão,

dos resultados atingidos e das preocupações

dos beneficiários,

Efectuar um balanço da execução das

actividades em curso, a fim de decidir as

Projeto

PTOA/PTBA

Projeto

PTOA/PTBA

POSER



REVISTO


60 60

INTERVENIENTES


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

Cada Responsável

de Serviço,

O Coordenador e

Responsáveis dos

Serviços

medidas a corrigir para o orçamento do

exercício seguinte

Adoptar o projecto de elaboração do

orçamento e as novas orientações para a

preparação desse orçamento

Fixar o calendário de preparação do

orçamento do PTOA/PTBA

3. Elaboração do PAA

Elabora o respectivo programa de actividades

tendo em conta as conclusões da reunião

preparatória.

Elabora o orçamento das actividades, utilizando o

canevás adoptado

Transmite o PTOA/PTBA ao responsável de

Seguimento e Avaliação e RAF.

O RAF faz a consolidação dos orçamentos

recebidos, a fim de obter o Master Budget

Envia, um exemplar do master budget a cada um

dos responsáveis e ao Coordenador, afim de

preparem o debate Orçamental

4.Debate Orçamental

Sob a Presidência do Coordenador do Programa é

Projecto

PTOA/PTBA

PAA

POSER



REVISTO


61 61

INTERVENIENTES


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

Cada Responsável

de Serviço,

A RAF e R/SA

iniciado o debate orçamental, cabendo a cada um

dos responsáveis de serviço a responsabilidade

de justificar os fundamentos das respectivas

propostas em relação ao plano operacional do

Programa.

5.Ajustamento orçamental

Na sequência dos debates e justificação das

propostas, os respectivos programas de

actividades e orçamento serão ajustados, pelos

Responsáveis dos Serviços, tendo em conta o

plano operacional e a hierarquia das prioridades.

Após esse ajustamento os programas serão remetidos aos

Responsáveis Financeiros e S&A.

6. CONSOLIDAÇÃO do PTOA/PTBA

Recentralizam os programas de actividades e

orçamento transmitidos pelos

Responsáveis de Serviços

Elaboram o PTOA/PTBA, que compreende:

A descrição dos objectivos visados.

O balanço de execução das actividades

precedentes

PAA e Orçamentos

PAA e Orçamentos

POSER



REVISTO


62 62

INTERVENIENTES


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

O Coordenador

O CNP

O coordenador

Os programas de actividades por componentes

subcomponentes actividades e acções,

O plano de financiamento das actividades e as

previsões de desembolso por fonte de

financiamento

O Plano de aquisição

O plano de formação

Enviam o PTOA/PTBA ao Coordenador,

- Transmite o PTOA/PTBA ao FIDA para opinar

- Manda enviar, após a opinião do FIDA, um

exemplar do PTOA/PTBA, a cada um dos

membros da CNP,

Reúne-se mediante convocação do seu Presidente

Examina o cumprimento do guião orçamental

Faz, eventualmente, as suas observações à UCP.

Valida internamente o projecto do orçamento

Manda duplicá-lo

Devolve a UCP, o orçamento validado

internamente.

7 .Transmissão do PTOA/PTBA, adotado, ao

FIDA

Transmite o PTOA/PTBA ao FIDA, para

aprovação final.

PAA e Orçamentos

PAA e Orçamentos

POSER



REVISTO


63 63

INTERVENIENTES


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

O RAF 8 . Registo do Orçamento Aprovado

Uma vez o orçamento aprovado,

Actualiza o « tableau de bord »

Estabelece o quadro previsional de desembolso

Duplica o orçamento aprovado e envia as diferentes

AE

Classifica o orçamento aprovado

POSER



REVISTO


64 64

5– Calendário Orçamental

O calendário seguinte, estabelecido de acordo com o calendário orçamental do Estado,

será respeitado para o Programa de Trabalho e Orçamentos Anuais (PTOA/PTBA).


Definir o período em que se inicia a preparação do Orçamento


O procedimento aplica-se na preparação do PAA e PTOA/PTBA

3. Gestão do procedimento

O calendário é gerido conforme o calendário da aprovação do orçamento geral do

Estado.

POSER



REVISTO


65 65

4- Descrição dos procedimentos e Agenda

INTERVENIENTES


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

O Coordenador

O Coordenador e

os Responsáveis de

serviço-UCP

Os Gestores

A UCP

O Comité de

Pilotagem

O Coordenador

1 a 31 de Maio

Formula uma nota de orientação, requerendo o

PTOA/PTBA

Convoca as reuniões de concertação e orientação

1 a 31 de Julho

Analisa a conformidade das actividades proposta e

Definem os plafonds do PTOA/PTBA ; e, se necessário,

Reenvia às CRP`s para prováveis correcções

1Agosto a 30 de Setembro

Preparam e enviam as propostas de PTOA/PTBA local

para a UCP, com as correcções e adaptações feitas a

partir das recomendações da UCP

1 a 30 de Outubro

Centraliza os PAA e efectua as arbitragens necessárias e

valida internamente o projecto do documento

1 a 15 de Novembro

Analisa e valida o PTOA/PTBA

15 a 30 de Novembro

Nota de orientação

PAA

PTOA/PTBA

PTOA/PTBA

POSER



REVISTO


66 66

INTERVENIENTES


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

Envia ao FIDA o projeto validado para efeitos de

aprovação

A figura 4 .Ilustra o circuito de elaboração e aprovação do PTOA/PTBA

POSER



REVISTO


67 67

N.O

Aprovação

Novembro

Novembro Aprovação

15)

Reunião de Orientação PAA

Orçamental Individual

Maio Junho

FIDA

UCP

Consolidação

Outubro

MF

Agencias de execução

CRP

Assembleia

Nacional

CNRP

POSER


MOBILIZAÇÃO DOS RECURSOS ELABORADO OUTUBRO-14

REVISTO

CONTROLO ORÇAMENTAL

69

III- Controlo Orçamental


Controlar os orçamentos antes de engajar uma despesa a fim de não exceder o limite

de crédito orçamental e tomar as medidas que se impõe em caso de esgotamento do

crédito de uma linha orçamental


O procedimento ocorre, aquando de engajamento de uma despesa a partir de

manifestação de necessidades dos serviços

3-Regras de gestão

O engajamento de uma despesa inicia-se com um pedido de engajamento (P/E)

estabelecido pelo Responsável em aquisição. De seguida o documento é transmitido

ao RAF que verifica a cabimentação orçamental e apõe a sua assinatura, de seguida

remete à secretaria para transmitir ao Coordenador para autorização.

O logicial Tompro instalado para o POSER possibilita o controlo orçamental através

do modulo-Gestão orçamental, confrontando, em simultâneo, as realizações com as

previsões.

Em caso de ultrapassar uma linha orçamental, apenas o Coordenador, sob proposta do

RAF, tem a competência de autorizar a reafectação de uma linha orçamental para uma

outra.

POSER



REVISTO

SEGUIMENTO ORÇAMENTAL

70

IV- Seguimento Orçamental


Editar os quadros sínteses trimestrais para o seguimento orçamental por componentes

subcomponente e actividades, por fonte de financiamento por categorias de despesas e por

recipientes de fundos


O procedimento aplica-se na elaboração dos relatórios trimestrais.

3-Regras de gestão

O seguimento orçamental é realizado a nível de cada serviço. Todavia, cabe ao RAF, com o

apoio do logicial Tompro-modulo seguimento orçamental, fazer a análise necessária

confrontando a previsão com a realização. Isto pressupõe que a contabilidade deve esta

sempre actualizada e que todas as despesas sejam classificadas segundo os seguintes eixos:

Centro de actividades

Componentes subcomponentes

Categorias e subcategorias de despesas

Fonte de financiamento

Zonas beneficiaras dos fundos


1. Elaboração dos relatórios dos serviços

2. Edição dos tableaux de bord

3. Redação dos relatórios consolidados

POSER


AQUISIÇOES ELABORADO OUTUBRO-14

REVISTO

GENERALIDADES

71

5- Descrição dos procedimentos

INTERVENIENTE


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

Cada Responsável

dos serviços

O Contabilista

Nacional

A RAF

1.Elaboração dos relatórios dos serviços

- Prepara um relatório do respectivo Serviço sobre a

execução do PTOA/PTBA

- Transmite de seguida o relatório ao RAF

2.Edição dos tableaux de bord

- Edita os “tableaux de bord” financeiro

- (Seguimento orçamental, Origem e aplicação de

fundos por categoria e componentes centro de

actividades

- Transmite esses documentos ao RAF

3. Redação dos relatórios consolidados

Consolida o relatório trimestral que compreende:

- Uma descrição resumida das actividade e dos

objectivos visados,

- Uma análise da situação financeira em relação aos

objectivos do PTOA/PTBA

- Uma análise detalhada da execução do orçamento

por cada centro de actividade, por componentes e

por zona de implementação do Programa

Relatórios de serviço

Situações Financeiras

Relatório Trimestral

POSER



REVISTO

GENERALIDADES

72

INTERVENIENTE


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

O Coordenador

- Uma análise por fonte de financiamento e por

categoria de despesas

- Uma análise de tesoureira

- Por zonas de operação

- Envia o relatório, assim consolidado, para o

Coordenador apreciar;

- Transmite., de seguida, ao Financiador e ao

Governo o relatório consolidado

Relatório Trimestral

POSER

MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. AQ


REVISTO

73

CAPITULO QUARTO

AQUISIÇOES

POSER



REVISTO

GENERALIDADES

74

PROCEDIMENTOS INDEX

CONCURSO PUBLICO

AQ - 1

LISTA RESTRITA AQ - 2

SHOPPING AQ - 3 AJUSTE DIRECTO AQ - 4

SERVIÇOS DE CONSULTORES AQ – 5

SEGUIMENTO DAS AQUISIÇOES E DOS

CONTRATOS

AQ – 6

RECEPÇÃO DAS ENCOMENDAS AQ – 7

POSER



REVISTO

GENERALIDADES

75

A- Generalidades

Os procedimentos de aquisições exigem, por princípio de separação de competências, que um

serviço especializado o assegure a gestão, encarregando-se, entre outros, de desenvolver

contactos com os fornecedores com o objectivo de abastecer as necessidades dos serviços de

mercadorias adquiridos nas melhores condições de qualidade, preço prazo de entrega e

pagamento.

No quadro de POSER, esta função é assegurada pelo Responsável em Aquisições que trabalha

sob supervisão do Coordenador do Programa.

O RA deve:

- Conhecer as necessidades dos diferentes serviços

- Encontrar os fornecedores capazes de fornecer os bens necessários

- Efectuar as encomendas e seguir o processo de entrega.

I-Conceito de aquisição de bens e serviços

Define-se como aquisição de bens, serviços e contratos de obras, todas as compras de bens

(artigos tangíveis, corpóreos),de serviços (artigos intangíveis, incorpóreos) e contratos de

obras efectuadas pela UCP ou pelas Agências de Execução

II - Aplicação do procedimento

POSER



REVISTO

GENERALIDADES

76

Os procedimentos de aquisição aplicam-se a todas as aquisições de bens, de obras e de

serviços de consultorias iniciados pela UCP. Contudo, independentemente dos procedimentos

de aquisição de bens e serviços próprios, as agências de execução devem, no âmbito do

POSER, respeitar os da UCP, sempre que organizam uma consulta.

POSER



REVISTO

GENERALIDADES

77

III - Gestão

Os procedimentos para a aquisição de bens, serviços e obras públicas pelo POSER são

aplicados conforme a Directiva de Aquisição do FIDA de Setembro de 2010 e

subsidiariamente a Lei 17/VII/2007, de 10 de Setembro, aprovado pelo Decreto-lei nº

1/2009, de 5 de Janeiro, que estabelece o regime jurídico das aquisições públicas.

IV-Agregação de Compras

A UCP deve agrupar todos os bens da mesma natureza e efectuar um único

concurso de aquisição;

Este procedimento designa-se por “compras agregadas”;

A agregação de compras visa a obtenção de economias de escala através da

concentração das aquisições, reduzindo os custos associados ao lançamento de

concursos, bem como a obtenção de preços unitários mais baixos;

Anualmente, a UCP deve inventariar todos os bens passíveis de agregação e

incluí-los num único processo de aquisições;

Havendo diferentes financiadores, deve-se estipular os lotes que cada

financiador irá pagar;

Caso existam procedimentos de diferentes financiadores envolvidos e os

mesmos não podem ser conciliados, então a UCP não deve agregar as compras.

POSER



REVISTO

MODALIDADES DE ACQUISIÇÃO

78

B - Modalidades de Aquisição

I-Concurso Internacional (CI)

Os contratos são passados conforme aos procedimentos de concurso

Internacional-Ver Directiva

A opção pela agregação de compras pode se mostrar útil para essa modalidade.

Aquisição de motores de popa, aquisição de pequenas e médias embarcações

pode se enquadra nessa modalidade

II- Concurso Nacional

1) Obrigações

As principais obrigações para estes tipos de aquisições são as seguintes :

A inscrição do contrato, no plano de aquisições aprovado pelo FIDA ;

O cumprimento dos procedimentos por cada método de aquisição.

Pedido de não objecção do FIDA sobre o caderno de encargos em certos casos

(ver Directiva das Aquisições Setembro de 2010)

O arquivo completo dos documentos, se referindo a cada tipo de contrato com

vista a preparação das auditorias e das missões e de supervisões do FIDA

POSER

MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. AQ-1


REVISTO

CONCURSO PÚBLICO

79

2)-Modalidade de aquisição de acordo com o montante

Categorias de compra Montantes

(contos)

Modalidade de aquisição

Concurso

Público

Lista

restrita Ajuste Directo

Empreitada de obras públicas

Concessão de serviços públicos

Valor ≥ 10 000 Obrigatório Casos

excepcionais Proibido

Valor <10 000 ≥

2000 Aplicável Recomendado Proibido

Valor <2000 Aplicável Aplicável Recomendado

Bens e Serviços

Valor ≥ 5 000 Obrigatório Casos

excepcionais Proibido

5 000> Valor ≥ 1

000 Aplicável Obrigatório

Casos

excepcionais

Valor <1 000 Aplicável Aplicável Recomendado

da de obras pública

2.1 - Compras e/ou Obras submetidas a concurso Público

1. Objectivo

Dar a conhecer os procedimentos a observar, tanto a nível central como regional,

aquando da aquisição de bens e serviços ou obras de montantes conforme se indica

a seguir.

2. Aplicação

Aquisição de bens e serviços cujo montante seja superior ou igual a cinco mil contos

para bens e serviços ou igualou superior a dez mil contos tratando se de contratação de

obras

POSER



REVISTO

CONCURSO PÚBLICO

80

3. Gestão

As compras e/ou obras submetidas a concurso publico são aplicados conforme a

Directiva de Aquisição do FIDA de Setembro de 2010 e subsidiariamente a Lei

17/VII/2007, de 10 de Setembro, aprovado pelo Decreto-lei nº 1/2009, de 5 de Janeiro,

que estabelece o regime jurídico das aquisições públicas


1. Controle de oportunidade

2. Preparação do caderno de encargos

3. Autorização do concurso

4. Distribuição da correspondência

5. Publicação do concurso

6. Recepção das propostas

7. Abertura das propostas

8. Análise das propostas técnicas

9. Atribuição do contrato

10. Redacção do contrato

11. Registo do contrato

12. Notificação da ordem de serviço

POSER



REVISTO

CONCURSO PÚBLICO

81


INTERVENIENTE


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

A RA

RA

Serviço solicitador

1. Controle de oportunidade

- Recebe o pedido de realização de obras ou de

compra acompanhado de uma ficha explicativa

- Analisa a ficha recebida

- Verifica se os trabalhos ou bens fazem parte do

plano das aquisições ;

- Transmite as suas instruções para prepararem o

processo de aquisição através de concurso público

2. Preparação do caderno de encargos

Prepara um relatório de apresentação e anúncio do

concurso que deve ser conforme ao modelo

contido no dossiê tipo do concurso em uso na

UCP.

Prepara uma convocatória da comissão de

abertura de propostas que será assinada pelo C P;

Envia a convocatória, aos membros da comissão,

precisando as seguintes informações :

A data do lançamento do concurso

A data limite da entrega das propostas

A proposta de uma data para abertura dos

envelopes que deve , necessariamente

P/E

Cadernos de encargos

POSER



REVISTO

CONCURSO PÚBLICO

82

INTERVENIENTE


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

O Coordenador

A Secretaria

,ocorrer logo após a hora limite da entrega

das propostas

A cópia do anúncio de concurso ou das

cartas de consulta às várias empresas

Nota: Em caso de venda dos cadernos de encargos, o preço de venda

é calculado com base nos custos de elaboração do dossiê fornecido

pelo serviço;

3. Autorização do concurso

Verifica os vistos do Responsável Financeiro e

Responsável em Aquisições ;

Assina as notas de acompanhamento

4 . Distribuição da correspondência

Recebe os dossiês de consulta assinados pelo

Coordenador

Regista a correspondência no registo de

concursos ;

Apõe o carimbo do Coordenador sobre a

assinatura ;

Coloca num envelope os cadernos de encargos.

Em caso de venda de cadernos, estes serão

entregues, contra um recibo ;

Envia uma cópia das notas de acompanhamento

Propostas de concurso

POSER



REVISTO

CONCURSO PÚBLICO

83

INTERVENIENTE


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

A RA

A Secretaria

aos Responsáveis implicados no dossiê.

5 .Publicação do concurso

Verifica que o concurso foi devidamente

autorizado pelo Coordenador do Projecto ;

Certifica que o caderno de encargos inclui todas

as disposições úteis ;

Publicita o concurso antes da data limite da

entrega das propostas ;

Indica no aviso :

O motivo de contrato

O local de levantamento ou consulta dos

cadernos de encargos

As informações e justificativos a fornecer para

ser autorizado a concorrer

O local, o dia e a hora limites da entrega das

propostas

6. Recepção das propostas

Recebe as propostas ;

Regista as propostas por ordem de chegada no

caderno de correspondência ou num registo

especial ;

Coloca a data e a hora de chegada no envelope e

Propostas Técnicas e

Financeiras

POSER



REVISTO

CONCURSO PÚBLICO

84

INTERVENIENTE


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

A Comissão de

abertura

A Comissão

Técnica

verifica que leva a inscrição; abrir apenas em

sessão de abertura ;

Envia as propostas ao Presidente da Comissão de

abertura de propostas

7 . Abertura das propostas

Elimina as propostas chegadas fora de prazo,

lendo as datas de chegada ;

Abre os envelopes em sessão pública, na qual os

representantes dos concorrentes podem participar;

Redige uma acta em dois exemplares (O

secretariado será assegurado pelo RA);

Envia o original à comissão técnica ;

Arquiva o segundo exemplar ;

Submete a acta ao C P para aprovação;

Envia o dossiê das propostas à Comissão Técnica

de Avaliação.

8 . Análise das propostas técnicas

- Analisa as propostas técnicas enviadas pela

Comissão de abertura, no prazo concedido à

comissão técnica ;

- Retém as propostas que respondam às

especificações técnicas previstas no caderno de

encargos ;

Proposta Técnica e

Financeira

Proposta Técnica

POSER



REVISTO

CONCURSO PÚBLICO

85

INTERVENIENTE


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

A Comissão de

atribuição

- Estabelece, segundo os critérios de conformidade

e de qualificação, uma classificação das propostas

técnicas ;

- Elabora uma acta das operações em três

exemplares ao qual é anexado a acta de abertura

das propostas e contendo as proposições de

atribuição da comissão. A atribuição é concedida

ao fornecedor tendo proposto a oferta mais baixa

entre as ofertas conforme, no essencial,

respeitando os critérios de qualificação;

- Arquiva um exemplar do relatório ;

- Envia as propostas e o original da acta ao C P que

se encarregará de convocar a comissão de

atribuição.

9 .Atribuição do contrato

Analisa as propostas retidas e a proposição de

atribuição;

Aprova a proposição da comissão;

Classifica as propostas ;

Prepara a acta, em dois exemplares, indicando o

concorrente escolhido,;

Submete a acta, a classificação e as propostas à

aprovação do C P.

Proposta Técnica

POSER



REVISTO

CONCURSO PÚBLICO

86

INTERVENIENTE


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

O Coordenador

A RA

10 .Redacção do contrato

Envia a acta da atribuição provisória ao

Financiador para não objecção ;

Redige o contrato conforme o modelo contido no

dossiê do concurso, definindo os compromissos

recíprocos das partes; Redige o projecto de

contrato em quatro originais ;

Envia à empresa para assinatura através do

Secretariado após aprovação.

Nota: Um contrato deve conter, no mínimo, os seguintes

elementos:

Objecto;

Prazos;

Vigência;

Montantes;

Obrigações das partes;

Possibilidades de rescisão;

Penalizações e multas em caso de

incumprimento, atrasos ou defeitos

11 : Registo do contrato

Após receber o contrato assinado pelo CP:

Regista o contrato aprovado ;

Contrato

Contrato

POSER



REVISTO

CONCURSO PÚBLICO

87

INTERVENIENTE


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

O Coordenador

A secretária

Atribui um número ;

Após a recepção,

Envia dois exemplares do contrato ao Secretariado

para transmissão aos fornecedores;

Distribuí o contrato da seguinte forma :

exemplar 1 – RAF

exemplar 2 – Entidade Beneficiaria

exemplar 3 – Financiador (se necessário)

exemplar 4 – Secretariado

12 : Notificação da ordem de serviço

Manda preparar uma nota de serviço em

dois exemplares, precisando o prazo de

execução da obra ;

Assina a nota de serviço ;

Devolve a secretaria

o Envia à empresa adjudicatária o exemplar

original 1 e um exemplar do contrato ;

Arquiva o exemplar 2, da nota do serviço

Nota de serviço

POSER



REVISTO

LISTA RESTRITA

88

2.2– Aquisição competitiva através da lista restrita (3-10 concorrentes) 1.Objectivo

Definir os procedimentos a observar quando se pretende adquirir bens e serviços mediante

uma lista restrita de concorrentes.

2.Aplicação do procedimento

Aplica-se à aquisição de bens, serviços, ou obras quando, cumulativamente, se verifiquem as

seguintes condições:

Correspondam a bens, serviços ou obras padronizáveis;

Existam pelo menos três fornecedores com capacidade de resposta;

O valor estimado da aquisição seja inferior a 10 mil contos e igual ou superior a 2mil

contos, tratando-se de empreitadas de obras públicas, ou inferior a 5 000 contos e igual

ou superior a 1.000 contos, tratando-se de bens ou serviços.

3. Regra de Gestão

O procedimento por Aquisição Competitiva segue as regras, os procedimentos e as etapas do

Concurso Público, com as necessárias adaptações.

Em caso de não obtenção de pelo menos 3 propostas, deve-se optar por uma das três opções

mencionadas em baixo, tendo em conta a que se revelar mais conveniente à boa execução das

actividades:

Avançar com a adjudicação da proposta de menor preço avaliado, desde que não

ultrapasse o orçamento disponível;

Alargar o prazo do concurso, e informando tal decisão de prorrogação do prazo a

todos os fornecedores;

Anular o concurso, analisar os motivos da não obtenção de pelo menos 3 propostas,

verificar se é necessário rever as especificações técnicas ou outras condições do

concurso, lançar um novo concurso

POSER



REVISTO

PEQUENAS COMPRAS-SHOPPING

89

2.3-Pequenas compras (Shopping)

1. Objectivo

Satisfazer as manifestações de necessidade dos responsáveis de serviços

2. Aplicação do Procedimento

O procedimento aplica-se sempre que um serviço do Programa manifesta uma

necessidade.

3. Regras de gestão

As manifestações de necessidades em cada Serviço do Programa são iniciadas pelo

respectivo Responsável.

As necessidades assim manifestadas devem ser satisfeitas no mais curto espaço de

tempo possível para evitar o normal funcionamento dos serviços


1. Manifestação das necessidades

2. Estabelecimento do pedido de engajamento

3. Valorização do P/C

4. Acordo do RAF

5. Estabelecimento da N/E

6. Assinatura da NE

POSER



REVISTO


90

5- Descrição dos procedimentos

INTERVENIENTE


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

Os Responsáveis

de cada Serviço

A R A

1.Manifestação das necessidades

- Preenche a ficha de manifestação das

necessidades em 2 exemplares, precisando:

- O nº do pedido

- O Serviço

- A data

- A descrição dos artigos solicitados

- As quantidades

- Assina a ficha e envia ao RA

2.Estabelecimento do PC

- Estabelece um pedido de engajamento,

Assegura que a despesa se encontra orçamentada e

consta do plano de aquisição e transmite ao RAF

- Visa a ficha e informa se o artigo em questão está

disponível em stock do economato ou é preciso

adquirir

Disponível no stock

- Pede que o responsável solicitador assine a ficha

- Preenche a nota de entrega interna,

Ficha de manifestação das

Necessidades

Pedido de compra

NG interna

POSER



REVISTO


91

INTERVENIENTE


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

A RA

O RA

A RAF

A RA

- Entrega os artigos ao responsável solicitador

contra assinatura da nota de entrega

Artigos a adquirir

- Valorização do PC

Duas opções se apresentam

- Consulta a sua base de dados com o objectivo de

identificar os fornecedores capazes de responder

às especificações solicitadas, verifica os preços

praticados pelos mesmos artigos nos pedidos

anteriores. Ou

- Consulta o mercado com vista a obtenção das

facturas proformas

- Orçamenta o PC

- Visa o PC

- Envias ao Contabilista para imputação

contabilística

- Faz a imputação orçamental

- Envia ao RAF

- Visa,

Pedido de Compra

Pedido de Compra

POSER



REVISTO


92

INTERVENIENTE


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

A RAF

A RA

A RAF

O C P

A RA

- Assina.

- Devolve ao RA

3.Estabelecimento da NE

- Prepara a nota de encomenda

- Transmite a nota ao RAF

-

- Assegura – se do respeito dos procedimentos,

- Assina

- Envia para o Coordenador

- Aprova-a encomenda

- Assina o pedido de compra e a nota de encomenda

- Devolve ao RA

6.Distribuição dos documentos

- Manda entregar o Original NE e duplicado para o

fornecedor

- Arquiva a cópia.

Nota de encomenda

POSER



REVISTO

AJUSTE DIRECTO

93

3.3 – Ajuste directo

1. Objectivo

Descrever as situações em que ocorrem a aquisição de bens e serviços por ajuste

directo

2. Aplicação

O Ajuste directo aplica se segundo as directivas do FIDA ,nas condições excepcionais

seguintes:

o Um contrato de fornecimento de bens ou obras em curso , realizado em

conformidade com os procedimentos aceitáveis para FIDA , pode ser estendido

ao fornecimento ou trabalho adicional da mesma natureza para um montante

não superior a 25 % do valor do primeiro contrato , com a aprovação prévia do

FIDA , desde que a licitação não permite a obtenção de benefícios adicionais e

o preço pedido para a extensão do contrato é razoável. A possibilidade de tal

prorrogação, se for considerado provável, deve ser indicado no contrato inicial.

o A necessidade de padronizar os veículos, equipamentos ou peças

sobressalentes para garantir a compatibilidade com os veículos já adquiridos,

equipamentos ou máquinas podem justificar que se peça o fornecedor original

para fornecer tais necessidades adicionais . Para que essas compras sejam

justificadas , é necessário que os veículos , equipamentos ou máquinas já

comprados sejam adaptados as necessidades para, que número de novos itens

sejam inferiores ao número de itens já adquiridos , o preço seja razoável , e

que estudos demonstram os benefícios que podem resultar do uso do método e

que outra marca ou o recurso a outro fornecedor não constituem uma vantagem

para o Programa .

POSER



REVISTO

AJUSTE DIRECTO

94

Um fornecedor exclusivo do equipamento necessário

O Empresário responsável pela concepção de um produto requer a compra de

matérias primas essencial para um determinado fornecedor para garantia de uma

garantia de boa execução.

Em circunstâncias excepcionais e em situações de emergência , tais como desastres

naturais , em uma situação de conflito ou pós-conflito , ou em países onde o mercado

livre e as empresas estão sujeitas a restrições , as compras ao fornecedor inicial pode

também ser justificada.

Contudo dado as características do Pais ligadas a sua insularidade e pequenez do

mercado com repercussão limitativa sobre as ofertas de bens e serviços;

O ajuste directo aplica-se à aquisição de serviços ou obras em que:

O valor estimado da aquisição seja inferior a 2.000.000$00 (dois milhões

de escudos), tratando-se de obras;

O valor estimado da aquisição seja inferior a 1.000.000$00 (um milhão de

escudos), tratando-se de bens e serviços;

3. Gestão

Este método é excepcional e recorre a um plafond mínimo. Os contratos a passar por Ajuste

directo são todos submetidos a uma revisão prévia do FIDA.

Por definição, são acordados com o fornecedor/Empresário único sem recurso a concorrência.

Neste procedimento, o C P comunicará ao FIDA para revisão prévia:

As especificações técnicas dos fornecedores/trabalhos

O projecto do contrato e

Um exemplar do contrato assinado depois da obtenção de não objecção e conclusão do

contrato.

POSER



REVISTO

AJUSTE DIRECTO

95

As condições de utilização deste método são descritas na directiva das aquisições do FIDA

publicado em Setembro de 2010

Contudo, para assegurar a transparência, recomenda-se a recorrer, sempre, a uma consulta

restrita mesmo que o valor é inferior a ECV 2000 000,trantando se obras ou de ECV

1.000.000, tratando se bens e serviços.

POSER



REVISTO

SERVIÇO DE CONSULTORES

96

7 – Serviços de Consultores

1- Objectivo

Descrever os procedimentos a observar na contratação dos consultores do POSER

2-Aplicação

O procedimento aplica-se na contratação de todos os consultores do POSER conforme for as

modalidades previstas na tabela das modalidades de aquisição

3-Gestão

Os serviços dos consultores são obtidos conformes as normas internacionais reconhecidas:

Todavia, com as devidas adaptações, caso a caso os procedimentos de selecção

compreendem as etapas seguintes :

4 -Etapas das operações

1.Elaboração dos Termos de referências

2.Estimativa do orçamento ;

3.Publicidade ;

4.Estabelecimento da lista restrita dos consultores, quando não se tratar de selecção

consultor individual

5.Preparação e emissão do pedido das propostas (PP) que devem incluir : a carta de

convite, as instruções aos consultores (IC), os termos de referência e o projecto do

concurso proposto;

6.Recepção das propostas ;

7.Avaliação das propostas técnicas: tendo em conta a qualidade;

8.Abertura pública das propostas financeiras

9.Avaliação das propostas financeiras;

10. Avaliação final consolidado da qualidade e do custo e

11. Negociação e atribuição do contrato ao consultor retido.

POSER



REVISTO


97

5 - Descrição dos procedimentos

INTERVENIEN

TES


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

O C P

A RAF

FIDA

O C P

1- Elaboração dos Termos de referências

Verifica a pertinência e necessidade do

serviço solicitado,

Transmitir ao RAF para o enquadramento no

PTOA

Visa o TDR,

Confirma o cumprimento dos TDR

Remete au CP para solicitar o aviso de não

objecção, se necessário,

Dá não objecção (NO)

Devolve a UCP

- Envia ao RA para lançar o concurso

TDR

Aviso de N O

POSER



REVISTO


98

Comentários

Em caso de complexidade, os TDR podem ser elaborados pelos consultores

especializados a condição que sejam antes autorizados pelo FIDA;

A dimensão dos serviços previstos nos termos de referência deve ser compatível

com o orçamento disponível ;

Os Termos de Referência definem claramente os objectivos e o âmbito da

missão, e eles fornecem as informações de ordem geral (incluindo uma lista dos

estudos pertinentes e dos dados de base existentes) a fim de facilitar aos

consultores a preparação das suas propostas. Se a transferência do conhecimento

ou a formação são objectivos da missão, será conveniente que isto seja indicado

com precisão e detalhe os efectivos a formar, para permitir ao consultor estimar

os meios a implementar ;

Os Termos de Referência enumeram os serviços e inquéritos necessários ao

cumprimento da missão e do resultado esperado (por exemplo, relatórios, dados,

mapas, levantamentos etc.) ;

Os Termos de Referência não devem ser muito detalhados nem rígidos, de

maneira que os consultores em concorrência estejam em condições de propor a

metodologia e o pessoal da sua escolha. Os consultores devem ser encorajados a

emitir as observações sobre os Termos de Referências nas suas propostas. As

responsabilidades respectivas do mutuário e dos consultores devem ser

claramente definidas nos Termos de Referência;

É exigido ainda aos beneficiários de definir nos TDR a qualificação dos recursos

humanos a recrutar em termos, por exemplo, de homem /dia e os meios

necessários para conduzir a bem, a missão.

POSER



REVISTO


99

a) Tendo essas informações, elabora-se uma estimativa de custo;

2 - Estimava dos custos e estabelecimento do orçamento;

● É indispensável estimar os custos de maneira minuciosa para poder estabelecer

as dotações orçamentários realistas. Essa estimativa será baseada na avaliação pelo

mutuário, dos recursos necessários para cumprir a missão : tempo dedicado por

pessoal, apoio logístico e meios materiais (veículos, por exemplo). Os custos

devem, primeiramente, ser repartidos em duas grandes categorias: a) honorários ou

remuneração (conforme o tipo do contrato), e b) despesas reembolsáveis; devem

de seguida ser repartidos entre custo em divisas e custo em moeda nacional. A

Remuneração do pessoal deve ser estimada de forma realista, tanto para o pessoal

nacional como estrangeiro.

3 - Publicidade/ Manifestação de Interesse;

Para obter a « manifestação de interesse », o mutuário inserirá a lista das missões de

consultores previstos no aviso geral de aquisições, e publicará um pedido de

manifestação de interesse por cada contrato à intenção dos gabinetes de consultores,

no Jornal oficial ou em um Jornal de difusão nacional ou num portal electrónico onde

o acesso é livre... A informação solicitada nos anúncios deve ser limitada ao mínimo

necessário para julgar das qualificações dos consultores para a missão em causa e não

deve, pela sua complexidade, dissuadir os consultores de manifestar seus interesses.

O anúncio deve comportar as seguintes informações :

a) A natureza e o objecto do concurso

b) Fonte de financiamento;

c) Concurso endereçado aos gabinetes de consultores,

POSER



REVISTO


100

d) Condições necessárias para se apresentar ao concurso (experiência no domínio de

intervenção, etc.);

e) Local e data limite de submissão.

INTERVENIEN

TES


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

O RA

O Coordenador

5- Preparação dos Pedidos de Proposta (PPP)

Prepara o pedido de licitação, utilizando o modelo

em uso na UCP, que deve incluir:

Uma carta de convite;

Instruções aos consultores (IC);

Os termos de referências;

O concurso em vista.

Transmite a nota de convocação aos membros da

comissão precisando as informações seguintes:

O serviço a prestar,

As fontes de financiamento,

Os detalhes sobre o projecto;

A data do lançamento do concurso;

A data limite, a hora e o local de entrega

das propostas

Envia ao Financiador para o aviso de N O.

Recebe o aviso de não objecção do financiador,

Transmite à secretaria para divulgar aos

interessados

Lista Restrita

Documento de Proposta

POSER



REVISTO


101

INTERVENIEN

TES


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

A Secretaria

Divulga os dossiês de pré – qualificação aos

candidatos interessados para apresentar as suas

propostas (que deve durar entre quatro a seis

semanas)

As propostas técnicas e financeiras devem ser

apresentadas :

Em três ou quatro exemplares entre as

quais o original que deve ser devidamente

assinada

Pelo responsável do gabinete;

Em simultâneo;

Nos envelopes fechados e separados.

Documentos de proposta

Nota: Na secção “ Informações aos consultores” (IAC) o RA

Coloca as informações completas que permitem a elaboração da proposta tais quais os

critérios da ponderação. As notas técnicas mínimas requeridas para se qualificarem As IAC

POSER



REVISTO


102

não devem indicar o orçamento (este é um critério de selecção) mas devem indicar os custos

estimados de serviços a prestar para os consultores chaves.

AS IAC fixam os prazos de validades das propostas (normalmente de 60-90 dias)

INTERVENIENTE


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

Secretaria

RA

Comissão técnica

6- Recepção das Propostas

Recebe as propostas ;

Regista as propostas por ordem de chegada no

caderno de correspondência ou num registo

especial elaborado para esse efeito;

Coloca a data e a hora de chegada no envelope e

verifica nesse envelope a inscrição: abrir apenas

na sessão de avaliação » ;

Envia as propostas ao Presidente da Comissão de

Avaliação

7- Análise das propostas técnicas

Analisam as propostas técnicas enviadas pela

Comissão de abertura no prazo concedido à

comissão técnica ;

Retêm as propostas que respondam às

especificações técnicas previstas no caderno de

Documentos de Proposta

Proposta Técnica

POSER



REVISTO


103

INTERVENIENTE


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

A RA

Comissão de

Avaliação

encargos ;

Verifica que a avaliação foi feita

individualmente e por rubrica;

Estabelece um relatório de avaliação conforme o

modelo acordado com o Financiador.

Remete ao RA.

Visa – o

Submete ao C P para pedir ANO ,se assim

exigir o acordo de crédito

Nota: As propostas financeiras devem continuar

fechadas até a sessão de abertura dos envelopes

8-Abertura e Avaliação da Proposta

Financeira

Elimina as propostas que chegaram fora de

prazo, lendo as datas de chegada e as propostas

que não estão conforme os cadernos de

encargos;

Abre os envelopes ;

Convida o RA ou um dos membros da comissão

para efectuar a leitura (em voz alta) e convida os

Proposta Financeira

POSER



REVISTO


104

INTERVENIENTE


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

CP

RA

Secretaria

Concorrente

retido

presentes que confirmem os montantes, assim,

declarados ;

Redige uma acta.

Nota: A abertura das propostas financeiras faz-se

quando o projecto tenha recebido ANO da proposta

técnica (quando solicitado).

9- Negociação do contrato

As negociações compreendem discussões a

respeito dos TOR, metodologia, pessoal, etc.

Essas discussões não poderão resultar em

alterações substanciais dos TDR originais ou

dos termos do contrato, de forma que a

qualidade do produto final, o preço bem

como a relevância da avaliação inicial não

sejam afectados.

Não deve ser permitida a substituição do

pessoal chave pela firma

seleccionada, salvo acordo mútuo no sentido

de que atrasos indevidos no

processo de selecção tornam tal substituição

inevitável, ou que tais mudanças

são essenciais para o bom desempenho do

serviço

Proposta de contrato

POSER



REVISTO


105

INTERVENIENTE


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

O C P e o

Concorrente

O C P

A RA

A Secretaria

10-Assinatura do Contrato

Após aprovação do documento,

- Assinam o contrato.

- Envia ao RA que, após a recepção do

contrato assinado pelo CP

Regista e classifica, o contrato aprovado ;

Atribui um número ;

Envia dois exemplares do contrato à

Secretaria para transmissão aos

concorrentes;

Distribuí o contrato da seguinte forma :

- Exemplar 1 – RAF

- Exemplar 2 – Financiador

- Exemplar 3 - RA

- Exemplar 4 – Secretariado

Contrato

POSER



REVISTO


106

7.1- Outros métodos de selecção dos consultores

1. Selecção ao menor custo (SMC)

2. Selecção baseada nas qualificações dos consultores (SQC)

3. Selecção baseado na qualidade (SFQ).

4. Selecção por ajuste directo (SAD

5. Selecção no Quadro de um Orçamento Determinado (SQOD

6. Selecção dos consultores individuais

1. Selecção ao menor custo (SMC)

Este método aplica se à selecção de consultores para as missões standards ou correntes para as

quais existem praticas ou normas bem estabelecidas.

As etapas:

Elaboração dos termos de referência (TDR)

Avaliação do Orçamento

Publicidade

Escolha de uma lista restrita

Elaboração/Envio pedido de Proposta

Recepção das propostas

Avaliação Técnica

Abertura pública das propostas financeiras qualificadas tecnicamente

Propostas financeiras mais baixas

Negociação

Assinatura do contrato

A diferença com a SFQC : Avaliação técnica – somente instrumento de qualificação, e nota

financeira único critério de selecção

POSER



REVISTO


107

4. Selecção baseada nas qualificações dos consultores (QC)

Este método pode ser utilizado para contratos de montante baixos para os quais não se

justificam o estabelecimento e avaliação das propostas dos concorrentes

As etapas:

Elaboração dos Termos de Referência (TDR)


Publicidade

Pedido de informação sobre experiência e competência

Estabelecimento de uma lista restrita

Avaliação baseado na qualificação do consultor

Convite ao consultor retido à apresentar uma proposta técnica e financeira

Negociação


A diferença com a SFQC: Consultor retido baseia -se, unicamente, na qualificação, e apenas

o consultor retido deve ser convidado a entregar uma proposta técnica e financeira.

POSER



REVISTO


108

5. Selecção baseado na qualidade (SFQ)

O método SFQ é apropriado para: missões complexas ou especializados e de difícil definição

dos TDR, missões que tem um impacto marcante à montante e para os quais o objectivo é de

obter os serviços de melhores peritos, e quando a missão pode ser realizada de maneira

sensivelmente diferente e para os quais as propostas são dificilmente comparáveis.

Etapas :



Publicidade


Elaboração/Envio pedido de Proposta (Proposta financeira facultativo)


Avaliação Técnica

Abertura da proposta financeira para o consultor retido

Negociação

A diferença com a SFQC : Oferta financeira não obrigatório, apenas é exigida avaliação

técnica, e apenas a proposta financeira do consultor retido é aberta (ou solicitada).

POSER



REVISTO


109

4. Selecção por ajuste directo (SAD)

Este método é, excepcionalmente ,utilizado, se apresenta claramente uma vantagem em

relação ao método concorrencial. É utilizado no caso : de uma prorrogação natural de uma

missão, de uma situação de urgência (catástrofe natural), de um montante baixo a contratar e

no caso de apenas um consultor possuir as qualificações requeridas para a tarefa .

POSER



REVISTO


110

5. Selecção no Quadro de um Orçamento Determinado (SQOD)

Este método é apropriado para missão simples, que pode ser definida de maneira

precisa, e onde o orçamento é pré determinado.

As etapas :


Avaliação do Orçamento com rigor

Publicidade


Elaboração/Envio pedido de Proposta (orçamento preciso)


Avaliação técnica

Abertura pública das proposta financeiras

Rejeição das proposta financeiras ultrapassando o orçamento

Proposta retida, melhor classificada tecnicamente

Negociação


A diferença com a SFQC : o orçamento é pré-definido e anunciado, ofertas ultrapassando o

orçamento são rejeitadas ;oferta com melhor nota técnica respeitando o orçamento, é retida .

POSER



REVISTO


111

6. Selecção dos consultores individuais

Este método é utilizado quando o trabalho em equipa não é necessário, nenhum apoio

técnico é exigido do exterior ( sede), e apenas e as qualificações do especialista constituem

critério de escolha principal.

Etapas



Publicidade Publicidade/Escolha de uma lista restrita

Avaliação na base dos CV´s

Negociação


O método utilizado é o método da selecção do consultor individual para qual a publicidade

não é obrigatória. A selecção será feita pela comissão de avaliação tendo por base a

comparação dos CV O Consultor melhor qualificado será entregue os termos de referência da

missão.

A diferença com o SFQC : selecção baseia unicamente sobre a qualificação do consultor, e

os consultores não são obrigados a submeter as propostas (comparação de Cv´s).

POSER



REVISTO

SEGUIMENTO DAS ACQUISIÇOES E DOS CONTRATOS

112

G - SEGUIMENTO DAS ACQUISIÇOES E DOS CONTRATOS

1. Objectivo do procedimento

Seguir os contratos e as aquisições estabelecidos com os terceiros


O procedimento aplica-se a todas aquisições e contratos estabelecidos pelo Programa


O seguimento das adquisições e contratos é assegurado pelo RA, com ajuda do logicial

Tom2pro- Modulo Aquisição & Contratos.

Todos os contratos são numerados e codificados e introduzidos no sistema informático, pelo

RA.

Para seguir os contratos, através de logicial Tompro, o contabilista ao dar entrada de uma

factura no sistema informático imputa-a no módulo” imputação faturas” precisando

igualmente o nº do contrato. Isto, no momento de efectuar um engajamento.

Ao efectuar o pagamento da respectiva factura deve proceder do mesmo modo, ou seja

chamando sempre o contrato cuja factura se pagou.

POSER



REVISTO

RECEPÇÃO DE ENCOMENDAS

113

H – RECEPÇAO DE ENCOMENDAS


Recepção de material e serviços adquiridos no âmbito do POSER


O procedimento aplica-se a todas entregas apos solicitação, a um fornecedor, de uma

encomenda


As entregas se farão na base de nota de entregas (NE) preparadas pelo fornecedor.

As entregas são recebidas pelo RA que assina a NE, na presença do Contabilista e

eventualmente do beneficiário dos artigos mercadorias e bens.

Em caso de entregas específicas derivados de fornecimentos específicos como por

exemplo computadores, obras, viaturas, constitui-se uma comissão especializada,

interna ou externa, para recepcionar tais mercadorias.

Em tais circunstâncias, vai ser preciso elaborar uma acta de recepção.

4. Etapas das operações

a. Recepção de encomendas

b. Controlo de entrega

c. Entrega ao Beneficiário

d. Armazenamento

POSER



REVISTO


114

5-Descriçao dos procedimentos

INTERVENIENTES


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

O RA ou a

Comissão

A RA

1. Recepção de encomendas

Entrega Conforme

Assina a NE ;

Envia um exemplar assinado ao

fornecedor ;

Passa à operação 2 (registo da entrega em

caso de armazenamento

Entrega não conforme

Substituição na quantidade equivalente desde

que o artigo tenha o mesmo preço

2- Controlo e aprovação da recepção

Após recepção do documento: factura, resumo de

situação das obras ou nota de honorários:

Faz a distinção entre o original e os duplicados do

documento através de um carimbo;

Regista o documento, no registo aberto para o

efeito com um número de ordem cronológica,

nome do fornecedor, número da factura, montante

etc.; e verifica que:

Os artigos entregues são os mencionados na nota

NG do fornecedor

POSER



REVISTO


115

INTERVENIENTES


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

A RA

A RA

de entrega do fornecedor,

Efectua um controlo físico das mercadorias

entregues contando as quantidades entregues e

efectua a conciliação com os artigos constantes

sobre a nota de entrega

Verifica que os artigos entregues são aqueles que

foram encomendados em termos de quantidade e

qualidade e os artigos mencionados sobre a nota

de encomenda

Assina à nota de entrega do fornecedor.

Estabelece a nota de recepção em dois

exemplares

Um exemplar para o fornecedor

Um exemplar se anexa à factura

Um exemplar para o seu arquivo Actualiza o

registo das encomendas, registando a entrega,

inscrevendo a data de entrega e nº da NE

2. Entrega ao Beneficiário

Prepara una NE interna e a assina, entrega os

artigos ao beneficiário contra a assinatura do

recepcionista

Transmite ao RAF a nota de a NE a NG do

fornecedor e a NG interna para dar

Nota de recepção

NG interna

POSER



REVISTO


116

INTERVENIENTES


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

A RA

O Contabilista

seguimento junto da contabilidade.

3. Armazenagem

- Transfere para o armazém do economato os

artigos assim destinados

- Actualiza as fichas de estoque

4. Classificação dos documentos

- Arquiva a NG do fornecedor e NG interno, NE,

acta de recepção na pasta “factura a receber”

Ficha de estoques

Nota de entrega

POSER



REVISTO


117

POSER


PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14

REVISTO

118

CAPITULO QUINTO

PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS

POSER



REVISTO

INDEX

119

FUNÇÕES INDEX

GESTÃO DO PESSOAL

AMD-1

GESTAO DE COMBUSTÍVEL AMD-2

ORGANIZAÇAO DO CIRCUITO DE

CORRESPONDENCIA

AMD-3

GESTÃO DE STOCK DE MATERIAS AMD-4

GESTÃO DOS IMOBILIZADOS AMD-5

VEICULOS E OUTROS EQUIPAMENTOS

MOTORIZADOS

AMD-6

POSER



REVISTO

GESTÃO DO PESSOAL

120

GESTÃO DO PESSOAL

POSER



REVISTO

GESTÃO DO PESSOAL-INDEX

121

PROCEDIMENTOS INDEX

RECRUTAMENTO

ADM-11

SALARIOS ADM-12

FALTAS ADM-13

FERIAS ADM-14

AVALIAÇÃO ADM-15

MISSAO ADM-16

RUPTURA DE CONTRATO DE TRABALHO ADM-17

POSER

MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. ADM-11


REVISTO

RECRUTAMENTO

122

A-GESTÃO DO PESSOAL

1 Objectivo do procedimento

Gerir os recursos humanos do POSER

2 Aplicação

O procedimento aplica se a todo colaborador do POSER

3 Regra de Gestão

Os colaboradores do POSER se regem pelo Código de Trabalho.

I. Recrutamento

1. Objectivo do procedimento: suprir as necessidades do POSER, em termos de recursos

humanos

2. Tipo de Contrato – prestação de serviços;

3. Tipo de remuneração – honorários/ordenados

4. Regra de Gestão. O recrutamento será feito segundo as convenções de financiamento,

nomeadamente o Acordo de Crédito , o Despacho 50/2000 do Ministro das Finanças e o

Código de Trabalho.

POSER



REVISTO

RECRUTAMENTO

123

Por cada recrutamento efectuado, o FIDA deve ser consultado para efeito de non

objecção.

Os colaboradores, tanto os dos serviços centrais como os dos serviços regionais têm

um estatuto de Contratado.

A RAF tem, a responsabilidade da gestão dos ficheiros dos colaboradores do

Programa.

Cada Colaborador tem um ficheiro onde deve constar, entre outros:

Contrato celebrado entre as partes;

1. Certificado de habilitações literárias;

2. Curriculum vitae;

3. Férias auferidas;

4. Licenças e dispensas; etc.

5. Avaliações anuais etc.


1. Abertura de um processo de recrutamento

a. Preparação do recrutamento

b. Publicação do concurso

c. Processo de selecção

d. Efectivação do Recrutamento

2. Controle do processo

3. Aprovação do processo

4. Actualização

POSER



REVISTO


124

6. Descrição dos procedimentos

INTERVENIENTES


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

O Coordenador

1-Abertura de um processo de

recrutamento

a) Preparação do recrutamento

Depois de tomada a decisão do contrato

com base no plano efectivo e na gestão dos

recursos humanos definida no documento

do POSER e no projecto anual de execução

técnica e financeira do Programa:

procede à descrição ou actualização

do posto de trabalho que inclui os

seguintes elementos:

- título

- posição no organigrama

- responsabilidade

- tarefa

- planeamento da actividade e

missão

- tabela salarial e outros

elementos de remuneração.

- Transmite o processo ao RA

Processo recrutamento

POSER



REVISTO


125

INTERVENIENTES


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

A R A

&

A RAF

A R A

para dar continuidade

definem o perfil do candidato, que

inclui os seguintes elementos:

o formação académica

o qualificações especiais

o experiência na área de

actividade do POSER

o aptidão especial

o idade

o estado civil

elabora os testes de selecção,

incluindo:

- composição do comité de

selecção de que o quadro do

POSER é membro

- critérios de avaliação e sistema

de anotação e ponderação

- eventualmente testes práticos de

competência

- organização da avaliação dos

candidatos

Envia ao C P para homologação

e submissão ao Financiador

Processo recrutamento

POSER



REVISTO


126

INTERVENIENTES


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

O C P

O C P

O Comité de selecção

submete o projecto de contrato

estabelecido com os TDR para

parecer do Financiador;

procede ao aviso de concurso em

caso de não objecção do

Financiador.

b) Publicação do aviso de recrutamento

Após a autorização do contrato e parecer

favorável nos TDR:

procede ao anúncio do concurso em

caso de não objecção do

Financiador;

procede à publicação da oferta de

emprego num ou vários jornais de

grande difusão ;

.

c) Processo de selecção

Depois de receber as candidaturas:

adopta, previamente, os critérios e o

sistema de avaliação;

procede à avaliação dos candidatos e

propõe uma classificação provisória

Projecto contrato

Anuncio concurso

POSER



REVISTO


127

INTERVENIENTES


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

O coordenador

O coordenador

dos candidatos segundo o mérito,

estabelecendo um PV e um relatório

de motivação;

reúne em sessão plenária para

aprovar a escolha da classificação e

recomenda uma reavaliação dos

processos.

propõe ao Financiador, para aprovar,

o relatório de abertura e a

adjudicação provisória –

em caso de parecer favorável do

Financiador,

executa o contrato.

d)Efectivação de Recrutamento

convoca o candidato;

inicia as negociações com ele sobre

o projecto de contrato

aprova o regulamento interno e

assina o contrato;

ordena a sua execução oficial;

envia ao RAF responsável pelo

ficheiro do pessoal uma cópia do

processo do candidato.

Contrato

POSER



REVISTO


128

INTERVENIENTES


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

A Secretária

A R A

emite um certificado do qual se

envia uma cópia ao RAF para

constar no ficheiro do pessoal.

Recebe o contrato assinado, do

colaborador:

Atribui um número de inscrição

interna;

Instrui uma ficha de identificação;

Abre um processo individual para a

pessoa recrutada;

Envia o processo ao RA para

verificação

2-Controle do processo

Recebe o processo da secretaria:

Verifica se a ficha de informações

contém todos os dados necessários.

Visa a ficha de informações;

Envia ao C P para aprovação

Contrato

POSER



REVISTO


129

INTERVENIENTES


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

O Coordenador

A RA

3-Aprovação do processo

Certifica o visto do RA;

Assina a ficha de informação;

Devolve ao RA para actualização do

ficheiro.

4-Actualização do Ficheiro

Recebe o dossiê aprovado:

Actualiza a lista do pessoal;

Classifica o processo do colaborador

Ficha do Pessoal

Ficha do Pessoal

POSER



REVISTO


130

POSER



REVISTO

SALARIOS

131

II) – Salários

1.Objectivo do procedimento:

Pagar o salario ao Colaborador do Programa

2.Aplicação do procedimento:

O procedimento aplica-se, mensalmente, para todos os colaboradores do POSER

3.Regras de gestão

O salario ou a retribuição é toda remuneração de base e todas as prestações

regulares, periódicas feitas, directamente ou indirectamente, em dinheiro ou em

espécie, ao trabalhador como contrapartida do seu trabalho

O salario, a retribuir, deve estar em conformidade com o Despacho 50/2000 do

Ministério das Finanças e o Documento de Conceção do POSER

Os pagamentos são efectuados até ao fim de cada mês.

A folha de salario deve ser elaborada, de modo a constar todos os elementos de

remuneração, os descontos, a categoria profissional a natureza exacta do posto que

ocupa.


1. Preparação do pagamento dos salários

2. Controle da preparação

3. Processo de verificação de salários

4. Finalização do processo de pagamento

POSER



REVISTO

SALARIOS

132


INTERVENIENTE


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

O Contabilista

A RAF

O C P

O Contabilista

1. Preparação do pagamento dos salários

Inicia o processo de preparação dos salários bem

antes do fim de cada mês para que os salários

possam ser pagos, o mais tardar, até o dia 30 de

cada mês;

Transmite o dossiê ao RAF para controlo e visar

2. Controle da preparação

- Recebe o dossiê do pagamento dos colaboradores:

- Controla os mapas de pagamento;

- Prepara e assina o pedido de pagamento para a sua

efectivação;

- Envia ao C P.

3. Processo de verificação de salários

Confirma se o montante de ordens de depósito foi

calculado correctamente. Assina a folha de

pagamento.

Devolve ao RAF que envia ao contabilista para

efectuar a cabimentação no SIGOF

.Verifica que todas as folhas estão devidamente

assinadas;

Folha de Salários

Folha de salários

POSER



REVISTO


133

INTERVENIENTE


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

A RAF

O Contabilista

Cabimenta o salário por financiador, conforme o

acordo de crédito e documento de concepção do

programa;

4. Autorização pagamento

- Consulta o sistema SIGOF para verificar que

todos os colaboradores estão incluídos na folha de

salario;

- Verifica a anexação da folha do salario no sistema

e

- Autoriza o pagamento.

- Classifica uma cópia dos mapas mensais de

pagamento no diário de operações diversas

- Envia a cópia de ordem de pagamento aos

organismos sociais e fiscais;

- Classifica o dossiê de pagamento do mês.

- Organiza as ordens de pagamentos e arquiva-as

nos respectivos diários de bancos.

SIGOF

Mapa dos descontos socias

POSER


PROCEDIEMNTOS ADMINISTRATIVOS ELABORADO OUTUBRO-14

REVISTO

FALTAS

134

III) Faltas


Regulamentar as ausências do posto de serviço


O procedimento aplica se a um colaborador que pretende se ausentar do serviço.

3. Regra de gestão:

A falta é definida como sendo a ausência do trabalhador durante o período de trabalho

a que está obrigado (art.º 185 do capitulo IV do código de trabalho)

As faltas podem ser:

1. Justificadas, ou

2. Injustificadas

1. Faltas justificadas

As faltas dadas que são consideradas justificadas pela Coordenador do POSER são aquelas

motivadas por:

Casamento do colaborador, até cinco5 dias desde que seja informado à coordenação da

entidade empregadora, com uma antecedência de oito dias

Falecimento do cônjuge, convivente, de parente afim de primeiro grau da linha recta.

até cinco dias;

Falecimento de parente ou afim de qualquer outro grau da linha recta ate ao segundo

grau da linha colateral, ate dois dias;

Doença comprovada por declaração médica, três dias:

Doença comprovada por atestado médico, de cinco a trinta dias;

Nascimento de um filho, dois dias consecutivos

Casamento de um filho de um irmão, de uma irmã, até 5 dias

POSER



REVISTO

FALTAS

135

Por prestação de cada prova ou exame nos estabelecimentos de ensino, ate um dia

Prestação de assistência inadiável a membro familiar, até 5 dias.

As autorizações são concedidas sem que haja retenção sobre salários ou descontos nas férias

Fora os casos pré-citados, as autorizações podem ser são acordadas por conveniência pessoal

e deduzidos das férias anuais do colaborador.

Para informações mais detalhada, a RAF deve consultar o art.º 185 do capítulo IV do Código

Laboral

2. Faltas injustificadas

São consideradas faltas injustificadas, todas as situações não prevista no nº 2 do art.º 186 do

Código Laboral

Toda falta não autorizada e não justificada dá lugar a sanções previstas no referido Código.

Todo colaborador que pretenda faltar ao trabalho deve preencher uma ficha que será

arquivada no seu processo individual.

POSER



REVISTO

FERIAS

136

IV. Férias

1. Objectivo do procedimento:

Regulamentar as férias dos colaboradores do POSER

2. Aplicação do Procedimento:

O procedimento aplica s a todo colaborador de partida para as ferias

3. Regras de Gestão:

As férias são regidas pelo Código Laboral pré-citado ( art.º 53 54 55 56…Subsecção I da

Secção IV) e pelo contrato individual do colaborador. As férias são, nos termos desse Código,

obrigatórias!

Outras férias

Convalescença de maternidade, sessenta dias

Férias por conveniência pessoal são acordadas, a título excepcional, por razões de

força maior e sem direito à remuneração.

POSER



REVISTO

AVALIAÇÃO

137

V)- Avaliação


Efectuar a avaliação objectiva da performance dos colaboradores do POSER


Todos os colaboradores do POSER

3. Regras de Gestão:

A avaliação de desempenho torna-se um processo imprescindível, pois analisa o

desempenho do colaborador em seu contexto de trabalho para que este contribua

significativamente com a organização. Portanto, pode-se dizer que a avaliação de

desempenho é um processo construído para integrar o contexto organizacional do

POSER.

A participação do colaborador neste processo diz respeito à avaliação do seu potencial,

é a oportunidade que de saber o que o POSER espera dele, para que não hajam

discrepâncias entre o desempenho real e o esperado; conhecer seus pontos fortes e que

precisam de ser melhorados e de tomar medidas para melhorar o seu desempenho, se

necessário. Além de estabelecer os resultados a serem atingidos pelos colaboradores, é

necessário acompanhar o processo de trabalho e fornecer feedbacks constantes. Assim,

o processo de avaliação se torna motivador, fazendo com que os colaboradores deixem

de lado seus medos, inseguranças e frustrações.

POSER



REVISTO

AVALIAÇÃO

138

Em relação à responsabilidade pela aplicação, por ser um processo que pressupõe

crescimento, a avaliação de desempenho, ainda que assumida pelo Coordenador, é de

responsabilidade dos avaliadores e avaliados.

O procedimento de avaliação vai acontecer por meio de três métodos:

A avaliação directa (avaliação do colaborador realizada pelo superior directo),

A avaliação conjunta (troca de informações entre superior e subordinado) e

A auto-avaliação (realizada pelo próprio colaborador).

1. OBJECTIVO DO SISTEMA DE AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO DO

POSER:

Sistema Integrado de Avaliação do Desempenho para o POSER enquadra-se nos

objectivos de QUALIDADE E EXCELÊNCIA, LIDERANÇA e

RESPONSABILIDADE e MÉRITO e QUALIFICAÇÃO.

A gestão do desempenho é um instrumento fundamental na promoção de uma cultura

de mérito, no desenvolvimento dos colaboradores e na melhoria da qualidade dos

serviços prestados ao cidadão, à sociedade civil e comunidades.

O processo de Avaliação de Desempenho terá os seguintes objectivos essenciais:

Desenvolver uma cultura de gestão orientada para resultados com base em

objectivos previamente estabelecidos;

Mobilizar os colaboradores em torno da missão essencial do serviço, orientando

a sua actividade em função de objectivos claros e critérios de avaliação

transparentes;

Reconhecer o mérito, assegurando a diferenciação e valorização dos diversos de

níveis de desempenho;

POSER



REVISTO

AVALIAÇÃO

139

Promover a comunicação eficaz entre hierarquias, estabelecendo como

instrumentos essenciais no processo de avaliação do desempenho a entrevista

anual e a auto-avaliação;

Fomentar o desenvolvimento profissional dos colaboradores, através da

identificação de necessidades de formação, a considerar necessariamente na

elaboração dos planos de formação dos serviços

2. CICLO ANUAL DE AVALIAÇÃO

O Sistema de Avaliação do Desempenho integra-se no ciclo anual de gestão de

cada serviço e organismo do POSER. Este ciclo anual de gestão integra as

seguintes fases:

Elaboração do plano de actividades para o ano seguinte, de acordo com os

objectivos estratégicos, as atribuições orgânicas e os meios financeiros e

humanos existentes;

Definição dos objectivos de cada unidade orgânica a prosseguir no ano

seguinte;

Definição dos objectivos a atingir por cada trabalhador e/ou equipa no ano

seguinte;

Avaliação dos desempenhos;

Elaboração do relatório de actividades.

POSER



REVISTO

AVALIAÇÃO

140

3. CARACTERÍSTICAS GERAIS

3.1 Requisito de Aplicação

Exercício efectivo de funções durante o período mínimo de 6 meses.

3.2 Periodicidade

Anual, integra-se no ciclo anual de gestão de cada serviço ou organismo e reporta-

se ao tempo de serviço prestado e não avaliado do ano civil anterior.

3.3 Confidencialidade

Todos os intervenientes no processo de avaliação do desempenho estão sujeitos ao

dever de sigilo, excepto o avaliado relativamente à sua avaliação.

3.4 Relatório

Cada avaliador é responsável pela apresentação de um relatório anual dos

resultados da Avaliação do Desempenho, geral e por grupos profissionais.

POSER



REVISTO

AVALIAÇÃO

141

4. CARACTERIZAÇÃO E DEFINIÇÃO DO PROCESSO DE AVALIAÇÃO DO

POSER

A – AVALIAÇÃO DOS OBJECTIVOS DEFINIDOS

4.1 Definição de objectivos

A definição dos objectivos é um processo coerente com os objectivos e plano de

actividades dos serviços e a missão do POSER;

Os avaliadores e avaliados acordam na definição dos objectivos, indicadores de

medida, valores e respectiva ponderação.

Os objectivos são fixados na Ficha de Avaliação do Desempenho, que é assinada

por avaliador e avaliado.

Os Objectivos são os resultados/metas devidamente mensuráveis, relacionados com

o desenvolvimento de uma actividade específica, desempenhada por um

colaborador ou por uma equipa num determinado período de tempo. Têm em vista

avaliar os contributos individuais para a concretização dos resultados previstos.

Princípios a considerar na definição de objectivos.

A definição de objectivos deve ter em conta três princípios fundamentais:

Os objectivos devem ser definidos do topo para a base da estrutura organizacional,

em coerência com o Plano de Actividades do serviço ou organismo e tendo em

consideração a missão do POSER.

Assegura-se assim a coerência entre os resultados da avaliação individual dos

colaboradores e os resultados obtidos pelo serviço ou organismo no cumprimento

dos seus objectivos globais.

POSER



REVISTO

AVALIAÇÃO

142

Os objectivos devem estar directamente associados aos resultados considerados

mais relevantes no período de avaliação, pelo que o número de objectivos a definir

é limitado a um mínimo de três e a um máximo de cinco objectivos.

A definição de objectivos para cada colaborador deve considerar não só o

desempenho individual, mas igualmente o compromisso com objectivos de equipa

Os objectivos devem corresponder aos resultados esperados do colaborador, e não

às actividades que caracterizam a sua função.

Pretende-se orientar e responsabilizar os colaboradores para os resultados.

Pretende-se que os objectivos sejam específicos para cada funcionário durante o

período de avaliação. Neste sentido, os objectivos devem incluir os prazos

estimados para a respectiva realização.

Cada objectivo deve estar, sempre que possível, associado a uma métrica

quantitativa que seja do conhecimento do avaliador e avaliado. É com base nesta

métrica que será definida uma meta para cada objectivo. A definição de metas é um

processo fundamental de forma a:

Clarificar os níveis de exigência requeridos no cumprimento do objectivo;

Tornar mais transparente o processo de avaliação;

Possibilitar um acompanhamento contínuo por parte do avaliado, ao nível da

realização do objectivo ao longo do ano, para que possa tomar medidas

correctivas em caso de incumprimento.

4.1.1 Ponderação dos Objectivos

Para cada objectivo deve o avaliador determinar a respectiva ponderação na

avaliação global de objectivos, não devendo cada objectivo ter uma ponderação

POSER



REVISTO

AVALIAÇÃO

143

inferior a 15% ou 20%, consoante tenham sido fixados respectivamente em cinco,

ou menos objectivos. A atribuição de ponderação aos diversos objectivos no início

do ano permite que o avaliado saiba antecipadamente qual o objectivo que vai

exigir mais empenho da sua parte, por ser o mais valorizado no final.

4.1.2 Revisão de Objectivos

A revisão dos objectivos pode ocorrer, devendo porém assumir-se como de carácter

excepcional. Esta revisão deve obedecer aos mesmos procedimentos que a

definição dos objectivos.

4.1.3 Como Avaliar os Objectivos

No final do ano, caberá ao avaliador efectuar a avaliação dos objectivos definidos

no início do período de avaliação, tendo em conta a métrica definida. Neste sentido

a avaliação de cada objectivo deve ter em consideração a seguinte escala de

avaliação:

Igual a 5, significa que o avaliado Superou claramente o objectivo.

Igual a 3, significa que o avaliado Cumpriu com o objectivo

Igual a 1, significa que o avaliado Não cumpriu o objectivo

O resultado da avaliação final dos objectivos será igual à média ponderada da avaliação

dos diferentes objectivos, expressa em números inteiros.

4.1.4 Definição de Objectivos por área de actividades e por grupo

profissional

POSER



REVISTO

AVALIAÇÃO

144

No sentido de apoiar os avaliadores na definição de objectivos, apresentam-se de

seguida definições de objectivos. Estas têm um carácter de suporte e não

vinculativo, devendo cada avaliador adaptar ou criar novos objectivos de acordo

com as diferentes realidades das funções, bem como o plano de actividades

definido.

4.1.5 GRUPOS PROFISSIONAIS: TÉCNICO SUPERIOR E TÉCNICO:

Para Área financeira

Garantir a elaboração do orçamento até ao dia x;

Redução dos pedidos de re-cabimentação face às rubricas inicialmente

previstas em x%;

Redução dos desvios orçamentais em x%;

Redução dos custos em x%;

Redução do número de erros de registo em x%;

Desenvolvimento e implementação de x novos indicadores de actividade até

ao dia X;

Melhoria da qualidade dos relatórios de actividade, de acordo com critérios

de avaliação acordados com a chefia;

Apresentação dos relatórios de actividade até ao dia x de cada mês;

Apresentação de x propostas de melhoria dos processos administrativos do

serviço, com implementação no presente ano.

POSER



REVISTO

AVALIAÇÃO

145

Para Área de Gestão dos Projectos:

No que respeita ao pessoal técnico superior e técnico é frequente que os respectivos

objectivos estejam relacionados com projectos que desenvolvem no início do ano.

Sendo este o caso, recomenda-se que, para cada projecto, seja elaborada uma

grelha de avaliação que considere;

Decomposição do projecto em actividades chave;

Cada actividade chave pode ser avaliada em termos de custo, qualidade e

cumprimento de prazos, sendo que os critérios de qualidade devem ser

acordados inicialmente com a chefia;

A avaliação final do projecto pode ser igual à média – aritmética ou

ponderada – de cada actividade;

Objectivo para o sistema de avaliação será o desenvolvimento do projecto

com avaliação de x.

Escala:

1 – Não cumpriu

3 – Cumpriu custo e prazo

5 – Cumpriu prazo, qualidade e custo

GRUPOS PROFISSIONAIS – TÉCNICO PROFISSIONAL E ADMINISTRATIVO:

Para Área de pessoal:

Redução do tempo médio de actualização do cadastro de pessoal, sempre

que se registam alterações individuais, para x dias;

Redução do número de erros no registo dos dados de cadastro em x% tendo

por base auditorias semestrais;

Redução do número de reclamações com contencioso por concurso

concluído em x%;


serviço, com implementação no presente ano;

POSER



REVISTO

AVALIAÇÃO

146

Redução do número de erros de contagens de tempos para cálculo da

assiduidade em x%;

Redução do número de acertos no processamento salarial em x%;

Apresentação dos mapas de pessoal até ao dia x de cada mês;

Antecipação da data de processamento salarial para o dia x de cada mês;

Redução em x dias o tempo médio do processamento salarial.

Redução em x% do número de informações não sancionadas.

Para Área de contabilidade

Redução do número de erros de classificação e conformidade legal das

despesas em x%;

Redução em x dias do tempo médio de processamento de despesas;

Apresentação dos balancetes de execução orçamental até ao dia x de cada

mês;



Fornecer os elementos necessários à elaboração do orçamento até ao dia x.

Para Área de Aquisições e Património

Redução do número de reclamações justificadas em x%;

Aumento da taxa de sucesso nas negociações de compras, através do

aumento da taxa de descontos em x%;

Redução do tempo de resposta a encomenda desde a respectiva solicitação,

em x dias;

Melhoria dos sistemas de conservação de património, com impacto na

redução do número de solicitações em x%;

POSER



REVISTO

AVALIAÇÃO

147

Redução em x% dos níveis de reincidências de solicitações pelo mesmo

motivo;

Redução das rupturas de stocks em x%;

Apresentação dos mapas de actividade até ao dia x de cada mês;



Redução do número de reclamações em x%;

Para Área de secretariado

Redução do número de erros de agendamento em x%;

Redução do tempo médio de resposta a solicitações em X;

Garantir a actualização do arquivo até ao dia x de cada mês;

Redução do número de erros no encaminhamento e distribuição de

informação em x%;

Melhoria da qualidade das actas das reuniões, de acordo com critérios de

avaliação acordados com a chefia;



Acompanhamento dos compromissos agendados, com x% de erros;

Cumprimento das regras de pontualidade.

Motoristas:

Minimização dos consumos por km em x;

Redução do número de intervenções mecânicas por km;

Melhoria do estado de limpeza dos veículos, de acordo com critérios

definidos pela chefia;

Garantia de bom estádio de conservação das viaturas, de acordo com

critérios definidos pela chefia;

POSER



REVISTO

AVALIAÇÃO

148

Cumprimento dos horários estipulados.

B – AVALIAÇÃO DE COMPETÊNCIAS COMPORTAMENTAIS

4.2 Competências Comportamentais

As Competências são as características pessoais que diferenciam os níveis de

desempenho de uma função. Pretende-se assim valorizar não só os resultados

obtidos (em função de objectivos), mas também a forma como foram alcançados

(competências demonstradas) no sentido de promover as condições geradoras de

níveis elevados de desempenho a médio e longo prazo.

4.2.1 Regras na avaliação de competências

A avaliação das competências tem em conta aos seguintes elementos:

1: Definição prévia dos perfis de competências por parte da UCP-POSER

Para cada um dos grupos profissionais, foi definido o respectivo Perfil de

Competências, o qual consta das respectivas fichas de avaliação, que considera os

comportamentos requeridos para o desempenho da função.

Os perfis de competências definidos consideram um mínimo de 4 competências e

máximo de 6 competências, em função dos diferentes grupos profissionais.

4.2.2 Ponderação de Competências

O avaliador deve determinar qual a importância relativa de cada competência, por

grupo profissional, no âmbito da respectiva unidade orgânica, numa perspectiva de

valorização dos comportamentos mais relevantes para o desempenho daquela

função naquele serviço.

A ponderação de cada competência não pode ser inferior a 10%.

POSER



REVISTO

AVALIAÇÃO

149

A fixação da ponderação das competências deve ser efectuada no início do ano e

dela ser dado conhecimento ao avaliado

4.2.3 Como Avaliar Competências

No final do ano, caberá ao avaliador efectuar a avaliação das competências

quantificando o conjunto de comportamentos que as constituem de acordo com a

seguinte escala de avaliação:

5 – Excelente:

Excede claramente o modelo de comportamentos definido para a

competência, destacando-se no conjunto de funcionários da mesma

categoria por um desempenho especialmente relevante, contribuindo

significativamente para a melhoria do serviço.

4 – Muito Bom:

Supera o modelo de comportamentos definido para a competência,

revelando grande qualidade de desempenho e uma actuação activa,

contribuindo para a qualidade do serviço.

3 – Bom:

Enquadra-se no modelo de comportamentos definido para a competência,

revelando capacidade de desempenho e actuando de forma positiva,

contribuindo assim para a qualidade do serviço.

2 – Necessita de desenvolvimento:

Não atinge o modelo de comportamentos definido para a competência,

actuando de modo irregular e variável, revelando algumas dificuldades de

desempenho.

1 – Insuficiente:

POSER



REVISTO

AVALIAÇÃO

150

Está claramente abaixo do modelo de comportamentos definido para a

competência, evidenciando deficiências graves de desempenho e revelando

comportamentos desadequados à função.

A avaliação de competências será efectuada no final do período de

avaliação, devendo o resultado ser igual à média ponderada do resultado das

diferentes competências, expressa em números inteiros.

C – AVALIAÇÃO DE ATITUDES PESSOAIS

4.3 Atitude pessoal

Esta componente do sistema destina-se a permitir uma apreciação geral da forma

como a actividade foi desempenhada pelo Colaborador.

Traduz a vontade pessoal do colaborador para alcançar desempenhos superiores,

incluindo aspectos como o esforço realizado, o interesse e empenho e a motivação

demonstrada no desempenho da função.

Pretende-se que esta componente permita ao avaliador efectuar uma apreciação

global do avaliado, de acordo com a atitude manifestada por este ao longo do ano.

4.3.1 Como Avaliar a Atitude Pessoal

No final do ano, caberá ao avaliador efectuar a avaliação da Atitude Pessoal, de

acordo com a seguinte escala de avaliação:

5 – Excelente:

Evidenciou uma notável dinâmica na prossecução dos objectivos, demonstrou

sempre elevado interesse em aprofundar os seus conhecimentos, distinguiu-se por

POSER



REVISTO

AVALIAÇÃO

151

manter um elevado nível de motivação pessoal, assim como elevados padrões de

exigência em relação àquilo que faz, mantém excelentes relações interpessoais com

os colegas e promove acentuadamente o esforço da equipa a que pertence,

destacando-se claramente como uma referencia no grupo de trabalho.

4 – Muito Bom:

Demonstrou grande dinâmica na prossecução dos objectivos, manifestou muito

interesse em aprofundar os seus conhecimentos, manteve um alto nível de

motivação pessoal, assim como altos padrões de exigência em relação àquilo que

faz, mantém muito boas relações interpessoais com os colegas e fomenta

activamente o esforço da equipa a que pertence.

3 – Bom:

Revelou dinamismo na prossecução dos objectivos e evidenciou interesse em

aprofundar os seus conhecimentos, manteve um bom nível de motivação pessoal,

assim como bons padrões de exigência em relação àquilo que faz, mantém boas

relações interpessoais com os colegas e fomenta do esforço da equipa a que

pertence.

2 – Necessita de desenvolvimento:

Revelou pouca dinâmica na prossecução dos objectivos, não manifestou interesse

em aprofundar os seus conhecimentos e melhorar as suas competências,

demonstrou um baixo nível de motivação pessoal, assim como baixos padrões de

exigência em relação àquilo que faz, tem uma relação cordial com os colegas e

participa do esforço da equipa a que pertence.

1 – Insuficiente:

Revelou passividade e negligencia na prossecução dos objectivos, manifestou

desinteresse em aprofundar os seus conhecimentos e melhorar as suas

competências, evidenciou falta de motivação pessoal, assim como indiferença em

POSER



REVISTO

AVALIAÇÃO

152

relação àquilo que faz, tem dificuldades de relacionamento com os colegas e de

integração nas equipas de trabalho.

A avaliação efectuada deve ser expressa em números inteiros e devidamente

fundamentada com um parecer qualitativo sobre a atitude demonstrada pelo

colaborador ao longo do ano.

4.4 Auto Avaliação

Tem carácter preparatório da avaliação e não constitui componente vinculativa da

avaliação a atribuir pelo avaliador. Tem como objectivo principal envolver o

avaliado no processo de avaliação e fomentar o relacionamento com o superior

hierárquico, de modo a identificar oportunidades de desenvolvimento profissional.

4.5 Avaliação Global

A Avaliação Global do Desempenho do colaborador é determinada pelos

resultados obtidos nas componentes Objectivos, Competências e Atitude Pessoal,

afectado por um coeficiente de ponderação.

A Avaliação Global exprime-se na seguinte escala qualitativa:

Excelente – de 4,5 a 5;

Muito Bom – de 4 a 4,4;

Bom – 3 a 3,9;

Suficiente – 2 a 2,9;

Insuficiente – 1 a 1,9.

POSER



REVISTO

AVALIAÇÃO

153

Sempre que a Avaliação Global apurada corresponder às classificações de Muito

Bom ou

Excelente deve o respectivo avaliador:

Justificar a sua atribuição;

Identificar os factores que para tal contribuíram.

Quando a classificação for o Excelente o avaliador deve ainda:

Identificar os contributos relevantes para o serviço, a incluir na base de

dados sobre boas práticas.

Quando a classificação for o Suficiente e Insuficiente. o avaliador deve:

Identificar as variáveis relevantes que necessitam de desenvolvimento.

4.6 Avaliação Prévia

O avaliador procede à avaliação prévia dos funcionários sob a sua

responsabilidade, que apresenta em reunião de harmonização das avaliações.

4.7 Harmonização das avaliações

A reunião dos avaliadores tem em vista a harmonização das avaliações e a

validação das propostas de avaliação final correspondentes às quotas de mérito e

excelência.

4.8 Entrevista de Feedback

Consiste na reunião anual entre avaliador e avaliado, em que se comunicam e

analisam a auto-avaliação e os resultados da avaliação.

Nesta mesma entrevista são definidos os objectivos para o novo ano, retomando a

Fase 1 do processo.

POSER



REVISTO

AVALIAÇÃO

154

4.9 Homologação

Aprovação final das avaliações por parte do coordenador do POSER

4.10 Reclamação

Os avaliados podem apresentar reclamação da avaliação efectuada ao coordenador.

O coordenador do serviço decidirá da reclamação apresentada depois de ouvido o

avaliado e o avaliador.

4.11 Recurso

Da decisão do coordenador sobre a reclamação, pode haver lugar a recurso

hierárquico para a tutela. O recurso não pode fundamentar-se na comparação entre

resultados de avaliações.

4.12 Divulgação dos resultados

Os resultados globais da avaliação são divulgados, salvaguardando a

confidencialidade nominal das avaliações.

Cabe ao serviço administrativo de Gestão dos recursos humanos, elaborar um

relatório síntese sobre a aplicação do sistema de avaliação do desempenho ao nível

da UCP. Com aqueles relatórios será constituída uma base de dados específica do

sistema de Avaliação do Desempenho, cuja gestão caberá ao RAF. Compete ainda

ao RAF elaborar um relatório global sobre a aplicação do sistema de avaliação,

com base no qual será definida a política do desenvolvimento de um sistema

integrado de gestão dos recursos humanos.

POSER



REVISTO

AVALIAÇÃO

155

O Critério das avaliações deve ser elaborado nos termos do Código Laboral e

legislação complementar.

5- Etapas do processo

1. Preparação

2. Avaliação

3. Finalização

POSER



REVISTO

AVALIAÇÃO

156

4. Descrição dos procedimentos

INTERVENIENTE


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

O C P

Os Responsáveis

do Serviço

1. Preparação da avaliação

Analisa todas as fichas de postos do Programa e

os dossiês de disciplina;

Elabora o projecto de avaliação do colaborador;

Fixa os objectivos específicos para cada serviço

para o ano seguinte, devendo estes serem

discutidos entre os colaboradores.

2. Avaliação dos colaboradores

- Tomam conhecimento do sistema de avaliação;

- Preenchem as fichas de avaliação

- Justificam a opinião dada;

- Discutem com os restantes colaboradores do

programa durante uma sessão de trabalho

interactiva no fim da qual é recolhido o

comentário do pessoal;

- Discutem os objectivos individuais;

- Enviam o relatório ao C P.

Ficha de Avaliação

Ficha de Avaliação

POSER



REVISTO

AVALIAÇÃO

157

INTERVENIENTE


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

O C P

3.Finalização da avaliação

Completa a avaliação dos Colaboradores;

Analisa os processos de avaliação e de disciplina;

Elabora um relatório de síntese sobre a avaliação

feita a esses colaboradores do programa.

Relatório de Avaliação

POSER



REVISTO

MISSÕES

158

VI) - Missões

i. Missões Internas

ii. Missões Externas

i) Missões Internas

1. Objectivo do Procedimento

Gerir as missões a realizar no âmbito do POSER


O procedimento aplica-se às missões e diz respeito ao pagamento das despesas

de missão;


As ordens de missão dos colaboradores do programa são assinadas pelo Coordenador do

Programa.

a) Antes do início da viagem, o viajante deve concertar com o C P sobre os assuntos a

serem abordados na missão;

b) Os assuntos a abordar na missão devem reflectir a posição da UCP e, nunca juízos de

valor do viajante;

Os comportamentos morais e cívicos devem ser adoptados constantemente durante a

missão, de modo a dignificar a UCP-POSER

POSER



REVISTO

MISSÕES

159

Aquisição de Bilhetes de passagem

A UCP suporta as despesas de passagem na Classe Económica, e as agências de viagens são

obrigadas a escolher o percurso menos oneroso, desde que tal não obrigue o viajante a

aumentar o número de dias de viagens, o que faria encarecer as deslocações com o

consequente aumento das ajudas de custos;

Caso o viajante deseje um “upgrade” para classe mais cara, deve custear a diferença entre o

custo da passagem mais barata e o custo da passagem resultante do “upgrade”.

As despesas da missão são:

1- Quando se tratar de deslocação nos Concelhos

-As ajuda de custos

-Os combustíveis

2- Quando se tratar de deslocação nas ilhas ou no exterior

-As ajudas de custos

- Bilhete de viagem

As ajudas de custos são fixadas por lei, ou acordadas com o financiador, conforme a categoria

do colaborador que se desloca em missão

As ajudas de custos são pagas a 100%, no momento da partida do colaborador

A quantidade de combustíveis a disponibilizar, é medida em função de duas variáveis:

distancia em KM a percorrer e consumo do veículo por km/h. Os recibos relativo as senhas de

consumo, para a missão, devem ser anexadas ao relatório da missão.

4)-Etapas das Operações:

a) Preparação da ordem de missão

b) Distribuição da ordem da missão

c) Pagamento

POSER



REVISTO

MISSÕES

160

INTERVENIENTES


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

O Colaborador em

Missão

A RAF

A Secretaria

1. Preparação da ordem de missão

- Preenche um impresso de ordem de missão

especificando o objectivo da missão, duração,

data de partida, data de regresso, outras

informações necessárias, secção orçamental,

itinerário e meio de transporte utilizado;

- Submete a ordem de missão ao respectivo

responsável hierárquico para visto; e

- Envia a ordem de missão visada ao CP para

assinatura.

2. Distribuição da ordem de missão

Recebe do CP a ordem de missão e

Certifica a autorização do C P;

Verifica “dotação” orçamental e visa o

documento;

Transmite à secretaria.

Regista a ordem de missão e atribui-lhe um número

de ordem;

Distribui as ordens de missão da seguinte forma:

Original Colaborador, que devolverá o seu

exemplar na volta para justificação e

contabilização

Exemplar 2 RAF

Ficha da Ordem da missão

Ficha da Ordem da missão

POSER



REVISTO

MISSÕES

161

INTERVENIENTES


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

A RAF

3 Pagamento

Transmite ao contabilista para a

cabimentação;

Autoriza a cabimentação;

.

POSER



REVISTO

MISSÕES NO EXTERIOR

162

ii) - Missões no exterior

Os mesmos procedimentos da ordem de missão no interior, com as devidas adaptações.

A ordem de missão dos Colaboradores do programa é assinada pelo Coordenador do

Programa.

POSER



REVISTO

CESSAÇÃO DO CONTRATO DE TRABALHO

163

VII) Cessação/Ruptura do contrato de trabalho


Regulamentar a cessação de contrato de prestação de serviço


O procedimento aplica se quando ocorrer uma cessação de contrato assinado

entre POSER e um colaborador


A cessação de contrato de trabalho entre um colaborador e o POSER pode ocorrer por

uma das causas seguintes:

Expiração do contrato

Rescisão

Demissão ou abandono de lugar pelo colaborador

Despedimento colectivo

Despedimento individual por justa causa

Morte do colaborador

Os art.º 215 e seguintes do capítulo I, título VI do Código Laboral, definem a

aplicação de cada uma dessas situações.

POSER



REVISTO

GESTÃO DOS COMBUSTIVEIS

164

GESTÃO DOS COMBUSTIVEIS

POSER



REVISTO

GESTAO DE COMBUSTIVEIS

165

B – GESTÃO DE COMBUSTIVEIS

1. Objecto do procedimento

Gestão de combustíveis na UCP

2. Aplicação do Procedimento

O procedimento aplica se aquando da aquisição consumo dos combustíveis na UCP e

nos CRP

3. Regras de gestão.

As senhas de combustíveis são detidas pelo Assistente administrativo, e será alocado

mensalmente ao motorista em função da estimativa do consumo médio do veículo

4. Etapas da Operação

1. Recepção das cadernetas de senhas de combustível

2. Registo da entrada em stock

3. Entrega das senhas de combustível

4. Contabilização dos consumos de combustível

5. Controle dos consumos de combustível

POSER



REVISTO

CORRESPONDENCIA RECEBIDA

166


INTERVENIENTES


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

Contabilista

1-Recepção Chips de combustível

tira do classificador de pedidos de combustível a

cópia do pedido em conformidade com os

procedimentos de compra;

verifica se os Chips estão conformes em

quantidade e qualidade (gasolina ou gasóleo)

com as especificações da nota de encomenda e do

talão de entrega;

visa a nota de entrega anotando eventuais

observações;

manda o fornecedor assinar a nota de entrega

coloca o número da nota de encomenda na nota

de entrega;

actualiza a ficha de controle dos stocks de

combustível colocando a data de entrada em

stock, as quantidades recebidas, os preços

unitários, o valor global, referências das notas de

entrega e de encomenda ;

envia uma cópia da nota de entrega ao

Secretariado;

procede à classificação de uma cópia da nota de

Chips Combustíveis

POSER



REVISTO


167

INTERVENIENTES


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

Contabilista

A RAF

entrega, por ordem cronológica.

2. Registo da entrada em stock.

Depois de receber a nota de entrega:

tira a nota de encomenda do classificador de

encomendas em curso ou facturas pendentes;

compara os elementos constantes na factura;

contabiliza a factura e retira os elementos da nota

de entrega e

classifica o exemplar de contabilização.

3. Entrega Chips de combustível

Depois de receber uma senha de saída emitida pelo CP

em função das dotações pecuniárias mensais ou da

estimativa das necessidades no âmbito das missões e das

necessidades ligadas ao funcionamento:

verifica que as senhas de saída são emitidas por pessoas

habilitadas;

procede à entrega das senhas de combustível e

manda o beneficiário assinar no registo e na nota

de saída para comprovar a recepção efectiva do

combustível;

procede à actualização do registo;

Chips de combustíveis

POSER



REVISTO


168

INTERVENIENTES


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

O Contabilista

guarda o original da nota de saída, eventualmente

a ordem de missão e actualiza as fichas de stocks

correspondentes; e

envia, ao Secretariado, uma cópia das notas de

saída.

4. Contabilização dos consumos de combustível

recebe as notas de saída de combustível

procede à classificação das notas de saída;

à medida que recebe as notas de saída faz e

actualiza um extracto recapitulativo dos

consumos de combustível contendo a data de

entrega, o número da nota de saída, as

quantidades entregues, o valor, o beneficiário e o

objectivo;

procede, mensalmente à contabilização dos

consumos de combustível;

envia uma cópia do resumo mensal dos

consumos de combustível ao RAF;

arquiva os extractos recapitulativos dos

consumos com as notas de saída.

Chips combustíveis

POSER



REVISTO


169

INTERVENIENTES


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

A RAF

5. Controle dos consumos de combustível

Com base nas informações contidas nas fichas de

combustível dos veículos, nas notas de saída de

combustível e nos extractos recapitulativos mensais de

consumo de combustível:

procede à abertura e/ou actualização da ficha

mensal de extracto dos consumos por viatura a

partir das notas de saída recebidas do

Secretariado;

faz a comparação entre, por um lado, a ficha

mensal de consumo e, por outro, os extractos

recapitulativos dos consumos de combustível;

apura os desvios e justifica-os para fins de

apuramento; calcula os rácios de consumo médio

mensal por viatura;

compara estes rácios aos padrões de consumo do

construtor da viatura; e

explica qualquer possível variação anormal dos

consumos tendo em conta o estado da viatura e

os tipos de despesas contraídas com a

manutenção corrente.

Ficha de consumo

combustíveis

POSER



REVISTO

ORGANIZAÇÃO DO CIRCUITO DE CORESPONDENCIA

170

ORGANIZAÇÃO DO CIRCUITO DE CORRESPONDENCIA

POSER



REVISTO


171

PROCEDIMENTOS INDEX

CORRESPONDENCIAS RECEBIDAS

ADM-31

CORRESPONDENCIAS EXPEDIDAS ADM-32

POSER



REVISTO


172

C- Organização do circuito de correspondência

Procedimento

I. Correspondências Recebidas

II. Correspondências Expedidas

Correspondências Recebidas

1) Objecto do procedimento:

Descrever o tratamento de todas as correspondências chegadas do exterior

2) Aplicação do procedimento.

O procedimento aplica se todas as correspondências (notas. fax, email) recebidas do

exterior

3) Regra de Gestão:

I. Correspondências Recebidas

Qualquer correspondência recebida deve ser registada pela Secretaria no caderno de

correspondências chegadas:

O registo deve conter as seguintes menções

Data de chegada

A data e o nº de correspondência

O remitente

O objectivo

O destinatário

A secretaria apõe o carimbo sobre a correspondência chegada e inscreve a

POSER



REVISTO


173

data de chegada

o nº interno atribuído

POSER



REVISTO


174

Toda “Correspondência recebida” deve ser transmitida ao Coordenador que despachará para

os destinatários depois de ter tomado conhecimento.

Uma cópia da correspondência é conservada na secretaria na pasta “correspondência

recebida”.

a) Correspondência confidencial

Uma correspondência é confidencial se ela leva a menção “confidencial”. Salvo derrogação

expressa, esse tipo de correspondência não pode ser transmitido aos outros colaboradores que

apos a leitura do CP. De seguida segue os mesmos procedimentos que uma correspondência

ordinária

b) Correspondência pessoal ou privada

Tal qual indica o nome, essa correspondência não deve ser aberta nem pela Secretaria nem

pelo Coordenador. Ela é remetida, tal qual foi recebida, directamente ao interessado.

POSER



REVISTO

CORRESPONDENCIA EXPEDIDA

175

II. Correspondências Expedidas

1. Objectivo - Descrever os procedimentos a observar na saída das correspondências

2. Aplicação - Aplica se a toda correspondências (notas, cartas, fax email) expedidas

pelo POSER

3. Gestão : Toda correspondência oficial do POSER deve ser assinada pelo coordenador

do POSER ou seu substituto. A correspondência é atribuída um nº e uma referência

que contem igualmente a data.

Uma vez assinada, a correspondência é remitida à secretaria para registo e transmissão

ao destinatário. A Secretaria deve igualmente fazer uma cópia para o arquivo geral e

uma cópia para o colaborador que iniciou o processo

Por razoes de caracter específico dos assuntos tratados na coordenação do Programa,

assuntos que exigem alguma prudência, discrição e confidencialidade, devem receber

o acordo do coordenador antes de a correspondência ser remitida aos terceiros,

salvaguardando os Financiadores ou personalidades ministeriais.

Uma cópia da correspondência é conservada na secretaria na pasta “correspondência

Expedidas”

POSER



REVISTO

GESTÃO DE STOCK

176

GESTAO DE STOCK DE MATERIAIS

POSER



REVISTO

ENTRADA DE MATERIAIS

177

PROCEDIMENTOS INDEX


ADM-41

SEGUIMENTO DE

MATEREAIS

ADM-42

SAIDA DE MATEREAIS

ADM-43

POSER



REVISTO


178

D – GESTÃO DE STOCK DE MATERIAIS

POSER



REVISTO


179

Entrada de materiais

1.Objectivo:

Descrever o procedimento a observar na recepção dos artigos adquiridos no âmbito do

POSER

2.Aplicação do procedimento

O procedimento aplica se a todas as mercadorias adquiridas no âmbito do POSER

3.Gestão:

Qualquer entrada de artigos adquiridos no âmbito do POSER é registada com base nas

facturas e / ou nota de entrega ou processo verbal de recepção.

O RA preenche uma ficha concebida para o efeito para registar a entrada dos artigos

adquiridos.

POSER



REVISTO


180


INTERVENIE

NTES


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

A Secretaria

A RA

1.Entrada de materiais nos Stocks

- Regista a entrada em stock dos artigos adquiridos

com base nas facturas e / ou nota de entrega ou acta

de recepção

- Envia ao RA para confirmar e visar

- Confirma os artigos comprados

- Visa a ficha assim recebida

- Actualiza o ficheiro de stock

POSER



REVISTO

SEGUIMENTO DE MATERIAIS

181

II – Seguimento de materiais

1. Objectivo do procedimento: Controlar e seguir o consumo dos artigos e pequenas

mercadorias adquiridos no quadro do programa POSER

2. Aplicação do Procedimento: Aplica se a todos os artigos e consumíveis adquiridos

no âmbito do Programa

3. Regra de Gestão:

Cada responsável de serviço preenche uma ficha de requisição de consumíveis e

solicita os artigos necessários ao RA que visa e manda entregar os artigos solicitados

No fim de cada mês, a RAF estabelece uma lista de consumo mensal em quantidade e

em valor por cada Departamento.

POSER



REVISTO

SAIDA DOS MATERIAIS

182

III – Saída de materiais


Descrever as regras de saídas dos materiais para consumo do Programa

2. Aplicação do procedimento: O procedimento aplica-se aos materiais saídos do

património do Programa

3. Regra de Gestão

Os imobilizados poder sair do património pelas seguintes razões: alienação, furtos,

roubos, incêndios, destruição ou cessão obsolescência, doação, troca, transferência

avaria, sinistro e demolição.

Em caso de roubo ou destruição, o utilizador do bem imóvel deve providenciar o registo de

ocorrência no posto policial mais próximo da Entidade

Qualquer saída em stock deve ser materializada por um pedido de materiais ou de

fornecimento assinado pela secretaria e CP. O pedido de fornecimento compreende:

- O nome do departamento beneficiário

- O número do pedido

- A data ;

- As referências dos artigos ;

- A quantidade ;

- As assinaturas, Departamento beneficiário e do C P.

O Assistente Administrativo mantém um registo de consumo de produtos nos quais assinam,

sistematicamente, todos os beneficiários dos fornecimentos saídos

POSER



REVISTO

GESTAO DOS IMOBILIZADOS

183


POSER



REVISTO

PROCEDIMENTOS- INDEX

184

PROCEDIMENTOS INDEX

GENERALIDADES-CONCEITO

ADM- 51

ENTRADA DO IMOBILIZADO ADM -52

SEGUIMENTO DO IMOBILIZADO ADM- 53

SAIDA DO IMOBILIZADO ADM -54

INVENTARIO FISICO ADM -55

POSER



REVISTO


185

E – GESTAO DOS IMOBILIZADOS

I-Generalidades

2.Conceito

De acordo com o IASB – International Accounting Standards Board «um Activo é um recurso

controlado pela entidade como resultado de acontecimentos passados e do qual se espera que

fluam para a entidade benefícios económicos futuros.»

Segundo as normas emanadas desse mesmo organismo os Ativos Fixos Tangíveis (AFT) são

itens ou bens que:

Sejam detidos para uso na produção ou fornecimento de bens ou serviços, para arrendamento

a outros, ou para fins administrativos; e

Se espera que sejam usados durante mais do que um período.

Relativamente ao reconhecimento, estabelece que o custo de um AFT deve ser reconhecido

como activo se, e apenas se, for provável gerar benefícios económicos futuros para a entidade

e o respectivo custo puder ser mensurado com fiabilidade.

Estabelece ainda que os elementos do custo de um item de um AFT compreendem para além

do seu preço de compra, todas as despesas incorridas e atribuíveis até a colocação do item no

local de utilização.

Nesta perspectiva estabelece-se o seguinte para efeitos do presente Manual de Procedimentos

a observar no POSER

POSER



REVISTO


186

2.Âmbito de Aplicação

No âmbito da gestão dos recursos do POSER, consideram-se meios imobilizados ou AFT,

todos os bens propriedade do POSER, ou por eles controlados, adquiridos com os meios

provenientes do acordo de crédito e que se destinam ao uso dos serviços administrativos e

produtivos na implementação do Programa. Fazem parte dos AFT do Programa,

designadamente, as viaturas, o mobiliário e equipamento informático, as infraestruturas

económicas etc.

3- Regra de Capitalização

Os bens cujos valores de reconhecimento e mensuração inicial sejam superiores US$ 250

(Duzentos e cinquenta s dólares), , ou valor correspondente em ECV e com vida útil esperada

superior a um ano, devem ser considerados AFT e serem objecto de aplicação das normas do

presente Manual.

Assim, os bens adquiridos, cujo valor unitário esteja abaixo de US$ 250 ou o correspondente

em ECV, ainda que tenham uma vida útil esperada superior a um ano, não deverão ser

registados como AFT, salvo em casos de aquisição de uma quantidade significativa de bens

iguais em que o registo e controlo não deverá ser feito, item a item, mas sim, pela sua

globalidade.

POSER



REVISTO

ENTRADA DOS IMOBILIZADOS

187

I. Entrada do imobilizado no POSER

1.Objectivo:

Descrever o tratamento de um imobilizado adquirido no quadro do Programa

2.Aplicação do Procedimento.

O procedimento aplica se a todos os imobilizados adquiridos no âmbito do POSER

3.Gestão:

Qualquer entrada de imobilização no património do POSER é registado com base das facturas

e / ou nota de entrega ou processo verbal de recepção.

O RA produz um ficheiro por cada Imobilizado

As informações a serem inscritas na ficha são:

Natureza do imobilizado;

Designação;

Família;

Afectação (serviço beneficiário)

Data da recepção;

Valor da aquisição;


Localização (Zonas, Sub zonas)

A gestão do Imobilizado é da responsabilidade da RAF

Todo o imobilizado é inventariado e registrado num suporte informático.

O Tom2pro, logicial de gestão em aplicação no POSER possui um módulo” Gestão de

imobilizados” apropriado para esse registo

Os Imobilizados da UCP do POSER e os das Agências de Execução financiado dentro do

quadro do projecto compreendem:

Material Informático;

Mobiliário de escritório;

POSER



REVISTO

ENTRADA DOS IMOBILIZADOS

188

Material de Transporte ;

Equipamentos diversos.

Infraestruturas diversas

A Gestão das Imobilizações é assegurada pelo RAF: Essa gestão se fara com ajuda de logicial

instalado tanto na UCP do POSER como nas CRP

O logicial de gestão instalado permite seguir as imobilizações por:

Zonas geográficas.

Natureza

Família

Afectação


POSER



REVISTO

SEGUIMENTO DOS IMOBILIZADOS

189

II. Seguimento dos imobilizados


Controlar e seguir a utilização dos imobilizados adquiridos no quadro do programa POSER,

visando essencialmente a sua utilização criteriosa com economicidade eficiência e eficácia e

exclusivamente para os fins a que foram adquiridos, possibilitando uma gestão eficiente e

segura desses recursos, segundo os acordos que obrigam o POSER, em todas as suas

componentes e dimensão, bem como as exigências legais relativamente aos controles físico e

financeiro.


Aplica se a todos os imobilizados (AFT) do Programa.

3. Regra de Gestão:

Cada utilizador é o primeiro responsável pela gestão dos imobilizados colocados á sua

disposição. O C P deve fiscalizar de modo que todos os imobilizados e equipamentos sejam

mantidos em boas condições de reparação e manutenção. Cada equipamento deve beneficiar

de uma manutenção periódica seguindo um intervalo de utilização consignado no caderno de

reparação e manutenção.

O RA fixa o intervalo de reparação respeitando as exigências especificadas do fornecedor ou

na falta deste, toma a opinião de um especialista

A manutenção dos equipamentos é efectuado seguindo uma das modalidades abaixo indicados

Contrato de manutenção junto de um fornecedor ou de um especialista

reconhecido

Consultas de (3) três prestadores para manutenção pontuais não

contratualizadas.

POSER



REVISTO


190

Cada operação de manutenção deve ser inscrita sobre uma ficha histórica de equipamento. O

RAF, segundo os casos deve:

Verificar em permanência a boa manutenção das fichas históricas de

equipamentos ;

Verificar o respeito das exigências de execução

Tomar as medidas necessárias para fazer executar convenientemente as

operações de manutenção

Cada utilizador que tenha constatado uma avaria ou disfuncionamento de um

equipamento deve sinaliza-lo ao RAF. Qualquer acidente ocorrido na sequencia de

utilização de um equipamento deve ser assinalado ou escrito ao RAF. Cada

disfuncionamento ou acidente assinalado deve ser registado na ficha de seguimento

dos equipamentos.

Os disfuncionamentos devem ser sempre reparados:

Seja pelo fornecedor se o equipamento se encontra sob contrato

Seja por um especialista reconhecido seleccionado na base de consulta de 03

prestadores de serviços

Cada imobilizado é identificado no ficheiro por um número de identificação único. O número

de identificação e a descritiva UCP são inscritos sobre imobilizado.

O Imobilizado é codificado conforme o esquema seguinte

1ª

Posição: código rúbrica (material informático, material de escritório, mobiliário de

escritório)

2ª posição: Código natureza (escritório, mesa…)

3ª posição : Número de ordem

4ª posição : Ano de aquisição

Exemplo : material informático adquirido em 2014, tem o código seguinte:

50-02-001-014

POSER



REVISTO


191

50 – Sendo o código de material informático

02 – O escritório do gestor financeiro

001 - O nº de ordem

014 – Ano de aquisição

Todos os imobilizados devem ter uma etiqueta. O código atribuído ao imobilizado é inscrito

sobre uma etiqueta e aposto sobre imobilizado.

O RA deve assegurar que todos bens imobilizados estão segurados

O RAF deve assegurar um inventário físico das Imobilizaçoes no fim de cada ano civil.

POSER



REVISTO

SAIDA DOS IMOBILIZADOS

192

III – Saída dos Imobilizados


Descrever as regras de saídas do Imobilizado do património do Programa

2. Aplicação do procedimento:

O procedimento aplica-se aos imobilizados saídos do património do Programa

3. Regra de Gestão

Os imobilizados podem sair do património pelas seguintes razões: Alienação, furtos,

roubos, incêndios, destruição ou cessão obsolescência, doação ,troca, transferência,

avaria, sinistro e demolição

Em caso de roubo ou destruição, o utilizador do bem imóvel deve providenciar o registo de

ocorrência no posto policial mais próximo da Entidade

O Imobilizado só é cedido mediante a autorização formal do Director Geral do Património, a

pedido do Coordenador

POSER



REVISTO

INVENTARIO FISICO

193

IV-Inventário Físico


Inventario físico de todo imobilizado e stocks de materiais do POSER


O procedimento aplica-se no fim de exercício e diz respeito a stocks de materiais e as

imobilizações

3. Regras de gestão:

O Inventario inicia se a 15 de Janeiro do ano seguinte a que o inventário diz respeito

O inventário abrange todos os bens móveis, imoveis estoques pertencendo ao POSER

A metodologia a aplicar consiste na medição, contagem ou outro método apropriado etc.

O inventário terá lugar na sede da UCP, assegurado pelo Contabilistas centrais e nas Regiões

executados pelos contabilistas da agência sob a supervisão do Contabilista Nacional.

Este inventário fará objecto de uma acta devidamente assinada por todos os membros de

equipa encarregado da realização dos inventários. As actas dos inventários acompanhados dos

comentários do RAF são enviadas ao C P ao mais tardar 30 dias depois do encerramento do

exercício.

POSER

MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. DSB-1

PROCEDIMENTOS DE DESEMBOLSOS ELABORADO OUTUBRO-14

REVISTO

APROVISIONAMENTO INICIAL DA CONTA DESIGNADA

194


a) Constituição das equipas

b) Preparação do Inventario

c) Inventario

a) Constituição das equipas

Equipas pré-inventario

A RA

Os contabilistas da CRP

Equipas para o inventário

A RA

Os Contabilistas da UCP

Os Contabilistas das CRP`s

Um elemento de cada estrutura beneficiária do Imobilizado

Equipas de supervisão

O RAF

Auditores Externos

b) Preparação do Inventario

1. Planeamento da realização do Inventário através de elaboração de um

cronograma circunstanciado;

6. Circular informativo a todas as estruturas, sobre a calendarização dos Inventários;

7. Constituição das equipas de inventário;

8. Elaboração e divulgação de instruções escritas nos termos estabelecido no presente

Manual.

9. O contabilista principal fornece uma lista das imobilizações por serviço e localidade

POSER



REVISTO


195

c) O Inventario

A equipa do inventário inicia o inventário abrangente de todas as imobilizações do POSER

com base no listing das imobilizações fornecidas pela contabilidade e confirmado pelo R A.

A equipa de supervisão faz o controlo que julgar pertinente a fim de assegurar a fiabilidade

dos trabalhos de inventário. Esse controlo pode ser feito por amostragem ou por universo

POSER



REVISTO

VEICULOS E OUTROS EQUIPAMENTOS MOTORIZADOS

196

VEICULOS E OUTROS EQUIPAMENTOS MOTORIZADOS

POSER



REVISTO

PROCEDIMENTOS- INDEX

197

PROCEDIMENTOS INDEX

PRINCIPIOS ADMINISTRATIVO

ADM- 61

MANUTENÇÃO E REPARAÇÃO ADM -62

POSER



REVISTO

PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS

198

F – Veículos e outros equipamentos motorizados

Procedimentos

Princípios de Seguimento Administrativo

Manutenção e reparação

I – Princípios de Seguimento Administrativo

Princípios

As viaturas devem trazer o nome do programa e devem ser utilizados unicamente no quadro

das actividades do Programa

O C P, supervisiona a manutenção regular e preventiva dos veículos. Qualquer avaria ou

disfuncionamento constatado sobre o veiculo deve ser lhe dado conhecimento pelo utilizador

do equipamento.

Todos os meses, o motorista nota a quilometragem assim como o consumo dos combustíveis à

partir do livro de bordo e do registo do consumo de combustíveis.

A Secretaria supervisiona o respeito das datas de renovação de seguros e visitas técnicas.

1. 1-Objectivo do Procedimento

Controlar e seguir a utilização dos veículos e respectivos consumos de combustíveis e

manutenção


Este procedimento aplica se a todos os veículos do Programa

POSER



REVISTO


199


Na Partida para missão, o motorista deve efectuar as seguintes operações no livro de bordo

A data

Objectivo da deslocação

Quantidade de combustíveis disponibilizados

Km de partida

De regresso da missão

Nota a KM no regresso

Assina o livrete de bordo

Mensalmente

A secretaria prepara um extracto por veículo:

Os KM percorridos

O montante de consumo de combustíveis

Apura o eventual excesso de consumos combustíveis

POSER

MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. ADM 62


REVISTO

MANUTENÇAO E REPARAÇÃO DE VEICULOS

200

II – Manutenção e Reparação dos Veículos


Manutenção e reparação dos veículos e equipamentos motorizados do Programa


O procedimento aplica-se aos serviços de manutenção e reparação dos veículos e

equipamentos motorizados do Programa


É recomendável que se estabeleça um contrato de manutenção com um prestador de serviço,

normalmente um concessionário, para assegurar a manutenção dos veículos e equipamentos

motorizados

Por cada manutenção de um veículo (mudança de filtro mudanças de peças, pneus etc.) o

motorista do veículo, preenche a ficha de manutenção do livro de bordo com as seguintes

informações:

A data ;

A natureza dos trabalhos realizados ;

Seu nome e a sua assinatura.

O Orçamento deve se estruturar-se de modo a puder seguir os custos relativos ao consumo de

combustíveis e reparações dos veículos afecto ao POSER.

No grupo gerador instalado, deve ser efectuado a manutenção conforme a recomendação do

livro de especificação técnica.

POSER

MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. DSB


REVISTO

201

CAPITULO SEXTO

PROCEDIMENTOS DE DESEMBOLSOS

POSER



REVISTO

PROCEDIMENTOS-INDEX

202

PROCEDIMENTOS INDEX


DSB - 1

RE-APROVISIONAMENTO DA CONTA

DESIGNADA

DSB - 2

PAGAMENTO DIRECTO

DSB - 3

POSER



REVISTO

PRINCIPIOS

203

Princípios gerais

Existe quatro procedimentos standards de mobilização de fundos:

Procedimento I – Reembolso de despesas

Procedimento II- Reaprovisionamento da Conta Designada

Procedimento III- Pagamento directo

Procedimento IV- Compromisso Especial.

No âmbito do POSER, apenas os procedimentos II e III se aplicam. Por esta razão, são estes

os procedimentos que vão ser tratados no âmbito do presente Manual.

Os pedidos de fundos dirigidos ao FIDA, devem ser numerados cronologicamente, iniciando

pelo nº 1.O s resumos recapitulativos, anexos aos pedidos de reembolso de fundos devem ser,

igualmente, numerados, da mesma forma, de modo a corresponder às peças justificativas

anexas.

O Coordenador e o RAF são os representantes autorizados, a nível do Programa, a certificar

um Pedido de Reembolso de Fundos (DRF)

A Direcção Geral do Tesouro, indicará, um ou dois elementos, enquanto Representante

autorizado.

Por mais informações, deve-se recorrer ao Manual de Desembolso do FIDA e a Carta ao

Mutuário.

POSER



REVISTO


204

A-APROVISIONAMENTO INICIAL DA CONTA DESIGNADA


Descrever os procedimentos a observar aquando do aprovisionamento inicial da conta

designada do Programa.

2. Aplicação do procedimento;

Aplica – se, com a entrada em vigor do Acordo de Crédito e após a abertura da conta

designada.

3. Condicionalismo:

Aprovação por parte do Ministério de Tutela e FIDA do PTOA/PTBA para o primeiro

ano.

Aprovação do Plano de aquisição para os primeiros 18 meses,

Abertura da conta designada

4. Etapas das operações:

1. Estabelecer o Pedido

2. Aprovação do Pedido

3. Envio do Pedido

4. Transmissão do Pedido

5. Registo do aviso de pagamento

6. Tratamento do Aviso de pagamento

POSER



REVISTO


205


INTERVENIENTES


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

O Contabilista

A RAF


Após a entrada em vigor de acordo de crédito e a

determinação do montante máximo da conta

designada, cerca de USD 2 milhões.

Estabelece um pedido de aprovisionamento de

fundos de um montante igual ao plafond para

cobrir as despesas previstas para 6 meses de

actividades;

Prepara uma nota de pedido de fundo, dirigido

a Direcção Geral do Tesouro.

Envia ao RAF para controlo e assinatura.

Verifica o formulário utilizado

Certifica que o montante solicitado

corresponde à exigência do Acordo de Crédito

Transmite o formulário ao Coordenador

2.. Aprovação do Pedido

- Controla a assinatura do RAF;

DRF

POSER



REVISTO


206

INTERVENIENTES


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

O Coordenador

A Secretaria

A DGT

- Aprova o pedido ;

- Assina o pedido de aprovisionamento

- Remete ao Secretariado para enviar ao

Ministério das Finanças (Direcção Geral de

Tesouro) para co-assinatura e aprovação.

3. Envio do Pedido

- Regista a correspondência no registo

« correspondência expedida » ;

- Apõe o carimbo do C P sobre a assinatura ;

envia uma cópia à contabilidade para a

contabilização e seguimento;

- Envia a correspondência ao destinatário pelo

correio ou motorista estafeta ;

- Classifica uma cópia do pedido.

4. Transmissão do Pedido

Após tratamento do pedido de

aprovisionamento,

- Controla, e aprova o pedido ;

- Remete-o à UCP que envia ao financiador para

aprovisionar a conta.

DRF

POSER



REVISTO


207

INTERVENIENTES


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

FIDA

A Secretaria

A RAF

- Autoriza a transferência ;

- Faz a transferência ;

- Envia o aviso de pagamento ao Ministério das

Finanças e copia à UCP.

5 – Registo do aviso de pagamento


« Correspondência Expedidas»;

- Atribui um número de ordem ;

- Transmite o aviso ao RAF para informação ;

Verifica se o montante do aviso de reembolso

confere com o DRF enviado;

Transmite o aviso ao C P para conhecimento e

validação

Transmite o original à contabilidade para os

procedimentos contabilísticos;

Transmite uma cópia ao secretariado para

classificação e arquivo

DRF

POSER



REVISTO


208

INTERVENIENTES


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

O Contabilista

6 – Tratamento do Aviso de pagamento

Classifica o aviso de informação recebida do

Financiador ;

Junta uma cópia do aviso de pagamento

proveniente do Banco Central, à cópia de

pedido de realimentação inicial ;

Coloca a menção « PAGO » sobre a cópia de

pedido de aprovisionamento inicial dos fundos

e arquiva os documentos com o aviso de crédito

emitidos pelo Banco ;

Contabiliza o encaixe (em escudos Cabo-verdianos e

em divisas

DRF

POSER

MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. TES-FLX-FNDS

GESTAO DE TESOURARIA ELABORADO OUTUBRO-14

REVISTO

RE-APROVISIONAMENTO DA CONTA DESIGNADA

209

B – RE-APROVISIONAMENTO DA CONTA DESIGNADA


Reconstituir a conta designada


Aplica se às despesas efectuadas pelo Programa a partir da conta designada, para

pagar despesas elegíveis de bens e serviços


O procedimento aplica se, trimestralmente, para montante total de despesas superiores

ou iguais a 30% do montante autorizado.


1. Preparação de DRF

2. Elaboração de DRF

3. Controlo de DRF

4. Aprovação de DRF

5. Envio de DRF

6. Controlo e Co-Assinatura

7. Contabilização

POSER



REVISTO


210


INTERVENIENTES


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

O Contabilista

1. Preparação de DRF

Os pedidos de saques de fundos devem ser feitos numa base

mensal ou quando o total das despesas atinja 30% do total do

deposito inicial

Procede à selecção das despesas devendo fazer parte

de pedido de levantamento de fundos (DRF);

Efectua um controlo sistemático das peças

justificativas;

Assegura se da regularidade e veracidade de cada

peça justificativa

Verifica, as menções de pagamento. ;

Edita a partir do logicial as folhas recapitulativas e

extractos de despesas;

Transmite, o quadro recapitulativo, o extracto de

despesas e justificativos ao RAF ;

DRF

POSER



REVISTO


211

INTERVENIENTES


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

A RAF

2. Elaboração DRF

O DRF é elaborado automaticamente e editado

directamente do logicial de gestão instalado no programa-

Tom2pro.

3. Controlo do DRF

Verifica as peças e o formulário utilizado:

Formulário apropriado de acordo com as

categorias de despesas

Classificação por categoria

Classificação por rubrica de funcionamento

Elegibilidade das despesas segundo as exigências

das cláusulas do Acordo de Crédito

Certifica os extractos das despesas

Visa o pedido e envia ao Coordenador para

aprovação.

DRF

DRF

POSER



REVISTO


212

INTERVENIENTES


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

O Coordenador

A Secretaria

A DGT

4. Aprovação do DRF

Certifica o visto do RAF ;

Aprova – o;

Assina a nota dirigida à direcção geral do Tesouro;

Transmite uma cópia à secretaria da UCP para

seguimento.

5. Envio do DRF

Regista a correspondência no registo

« Correspondências expedidas» ;

Apõe o carimbo do C P sobre a assinatura;

Envia uma cópia ao RAF para o seguimento;

Envia a correspondência ao destinatário (serviço

encarregue da gestão da divida ;

Classifica uma cópia do pedido.

6. Controlo e co-assinatura

Controlo-o. Se o pedido estiver conforme:

contabiliza-o e apõe a sua assinatura sobre o pedido

(formulário 100 A)

DRF

DRF

DRF

POSER



REVISTO


213

INTERVENIENTES


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

O Contabilista

Envia ao Financiador.

Transmite dois exemplares de la DRF ao FIDA

Devolve a UCP um exemplar

7. Contabilização

- Contabiliza o DRF (ver procedimentos

contabilísticos);

- Actualiza o registo das DRF;

- Apõe o carimbo DRF e inscreve o nº de DRF sobre

cada uma das peças

- Arquiva as peças

Após o desembolso o financiador informa o serviço

encarregue da gestão da divida e a UCP, que entretanto,

deve neutralizar as facturas originais pela menção

“REEMBOLSADAS” a fim de evitar que sejam de novo,

solicitadas o reembolso, e justificar a contabilidade.

Nota: O registo dos DRF é automaticamente actualizado quando o

DRF é editado em módulo automático pelo logicial TOMPRO

DRF

POSER



REVISTO


214

INTERVENIENTES


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

A Secretaria

A RAF

O Contabilista

8 . Registo de aviso de reembolso

- Recebe o aviso de reembolso do Financiador

- Aviso de debito do Banco Central,


« correspondência Recebidas » ;

- Atribui um número de ordem;

- Envia o aviso a RAF

Verifica se o montante do aviso de reembolso


Transmite o aviso ao C P para conhecimento e

validação

Transmite o original à contabilidade para os

procedimentos contabilísticos;

Transmite uma cópia ao secretariado para

classificação e arquivo;

9. Tratamento do aviso de reembolso

- Verifica que o montante do aviso de reembolso


- Junta uma cópia de aviso de pagamento do Banco

Central à cópia do pedido de aprovisionamento;

DRF

DRF

POSER



REVISTO


215

INTERVENIENTES


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

- Coloca a menção « pago » sobre a cópia do pedido

de aprovisionamento de fundos e arquiva os

documentos com o aviso de crédito emitido pelo

banco ;

- Contabiliza o encaixe. (Ver Tipicação de

contabilização, Capitulo Oitavo)

DRF

POSER



REVISTO


216

Figura-Circuito do processo de ré- aprovisionamento da conta designada

UCP-POSER

Conta Designada

Banco Central

FIDA

DRF

POSER



REVISTO

PEDIDOS DE PAGAMENTOS DIRECTOS

217

C – PEDIDOS DE PAGAMENTOS DIRETO

1. Objectivo do procedimento: Assegurar o pagamento das faturas aos fornecedores,

empresas e consultores, directamente pelos Financiadores, pelas mercadorias

entregues obras executadas ou serviços prestados

2. Aplicação do procedimento: O procedimento aplica-se para pagamentos de facturas

que tenha sido objecto de um contrato, de uma aquisição ou de uma encomenda

previamente aprovado pelo FIDA por valores superiores ao montante de USD 100 000

ou equivalente.


a) Documentos necessários a pedidos de pagamento:

i. Factura – documento emitidos pelos empreiteiros, fornecedores e prestadores

de serviços ao POSER para a solicitação de pagamentos.

- Constituição de uma Factura – a factura deve conter, pelo menos,

os seguintes elementos:

Timbre indelével do beneficiário, com designação e morada;

Numeração e data de emissão;

Elementos de identificação fiscal da empresa;

Descrição das obras efectuadas, dos bens fornecidos e/ou dos serviços

prestados, os respectivos custos unitários, as quantidades, o valor de

IVA (se aplicável) e o valor total;

Montantes deduzidos a titulo de amortização de adiantamento inicial

(se aplicável) e/ou garantias de boa execução e valor líquido a pagar

POSER

MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. TES-FLX-FNDS-6

GESTÃO DE TESOURARIA E FLUXOS DE FUNDOS

ELABORADO OUTUBRO-14

REVISTO

RE-APROVISIONAMENTO DA CONTA DESIGNADA-CRP

218

b) Pressupostos para a autorização de um pagamento

i) Existência de contratos e respectiva autorização do Coordenador, ou na

ausência deste, do Responsável Administrativo e Financeiro e eventual

parecer da área técnica;

ii) Verificação da conformidade das Facturas emitidas pelos Beneficiários;

iii) Verificação da cabimentação orçamental;

Havendo a conformidade de toda a documentação apresentada, emitir ordem de

pagamento cheque cruzado ou ordem de transferência bancária.

Toda fatura deve vir acompanhada de:

Nota de transmissão

Certificado de serviço realizado

Nota de encomenda (NE) ou o contrato

Nota de entrega do fornecedor ou acta de recepção

Em toda fatura deve ser colocada um carimbo;

Do programa com um nº

“Bom a pagar” que valida o documento para efeitos de pagamento

As faturas cujos montantes são inferiores a USD cem mil (100 000) devem ser pagar a partir

da conta designada

4. Etapas das operações:

1. Preparação do PPD

2. Controlo e assinatura de PPD

3. Aprovação do PPD

4. Transmissão do Pedido ao FIDA

5. Contabilização das Operações

5.Descrição dos Procedimentos

POSER




REVISTO


219

INTERVENIENTES DESCRIÇÃO DE TAREFAS DOCUMENTOS

&

INTERFACE

O Contabilista

1. Preparação do pedido de pagamento directo

(PPD)

- Consulta o calendário e estabelece as facturas a

pagar;

- Selecciona as facturas devendo fazer objecto de

pagamento directo;

- Organiza as facturas por financiador e por

categoria de despesas;

- Preenche os formulários de pedido de

pagamento directo (formulário 200);

- Elabora a relação de facturas por fornecedor;

- Completa o pedido incluindo as facturas, nota

de encomenda, contrato, nota de entrega e acta

de recepção

- Assegura que as faturas seleccionadas são

elegíveis ao pagamento direto e

- Edita o resumo recapitulativo através do

logicial Tompro;

- Envia ao RAF para controle e assinatura.

Formulario200-PPD

POSER




REVISTO


220


&

INTERFACE

A RAF

O Coordenador

A Secretaria

O D G T

2. Controle e assinatura do pedido de pagamento directo

Controla o resumo recapitulativo e, as

facturas e as peças que o acompanham

Prepara o PPD (F200)

Manda fotocopiar o DRF em 3 exemplares

Transmite o PPD e as peças justificativas ao

Coordenador do Programa

Aprova e assina o PPD

Manda enviar as Finanças

Recebe o PPD aprovado:

Envia o pedido ao Ministério das Finanças ou seu

representante e

Uma cópia ao RAF

Manda controlar o PPD

Assina e devolve à UCP

3. Contabilização das Operações

- Contabiliza o pedido de pagamento;

Formulario200-PPD

Formulario200-PPD

POSER




REVISTO


221


&

INTERFACE

O Contabilista

A RAF

O Contabilista

- Classifica a cópia no dossiê “pedidos de

pagamentos directos em curso”.

- Devolve para o RAF para enviar ao

Financiador

4. Transmissão do PPD à FIDA

Após assinatura do PPD pelo Ministério das Finanças, o

PPD e os documentos de suporte são devolvidos ao RAF

para registo e transmissão ao FIDA.

Efectua a classificação dos documentos conforme

uma ordem cronológica com escrituração dum

registo dos pagamentos directos. A contabilização do

pagamento é efectuada na altura da nota de débito da

FIDA (Ver Guia de principais contabilização)

Recebe o aviso de pagamento

Apõe a menção “Pago” sobre a factura ao receber o

aviso de pagamento;

Envia o dossiê para o Contabilista

Contabiliza os pagamentos;

Classifica os documentos no cronograma

correspondentes

POSER


GESTAO DE TESOURARIA FLUXOS DOS FUNDOS


REVISTO

222

CAPITULO SETIMO

GESTÃO DE TESOURARIA E FLUXO DE

FUNDOS

POSER




REVISTO

INDEX

223

PROCEDIMENTOS INDEX

GESTÃO DAS CONTAS BANCARIAS

TS-FLX-FNDS-1

GESTAO DE CAIXA TS-FLX-FNDS-2

TRANSFERENCIA DE FUNDOS PARA CRP TS-FLX-FNDS-4

APROVISIONAMENTO INICIAL DA CONTA

DESIGNADA-CRP

TS-FLX-FNDS-5

GESTÃO DA CAIXA DAS CRP TS-FLX-FNDS-6

RE-APROVISIONAMENTO

DA CONTA DESIGNADA-CRP

TS-FLX-FNDS-7

MOBILIZAÇÃO DOS RECURSOS

DA CONTRAPARTIDA

TS-FLX-FNDS-8

POSER




REVISTO

GESTAO DAS CONTAS BANCARIAS

224

A-GESTÃO DAS CONTAS BANCARIAS

1-OBJECTIVO DO PROCEDIMENTO

Garantir uma gestão das contas bancarias do Programa conforme o Acordo de Empréstimo e

asseguram uma gestão rigorosa de tesouraria.


O procedimento aplica-se a todas as contas bancarias do Programa

3-Regras de gestão

Para cada financiador, salvo indicação contrária do Financiador, abrir uma conta

bancária específica, euros, num banco universal (banco que efectua todas as

operações bancárias) ou no Banco Central de Cabo Verde;

Abrir uma conta operacional em ECV, alimentada pela conta específica em USD,

através da qual se efectuam as transacções.

Nomeação de três pessoas que devem autorizar a movimentação das contas;

Para cada movimentação, obrigar a assinatura de duas pessoas das três

autorizadas sendo uma do Tesouro e outra do Programa-UCP.

Os fundos transferidos para conta designada servem unicamente para suportar

as despesas do Programa e não devem servir de garantia sem o acordo prévio do

Financiador,

POSER




REVISTO


225

O Coordenador do Programa e o RAF são os únicos colaboradores do Programa

habilitados a assinar os movimentos nas contas bancarias do Programa

Um seguimento individualizado para cada uma das contas designada é efectuado

através do diário banco.

O Contabilista regista cronologicamente todas as transferências bancarias ou

emissões de cheques no diário de banco correspondentes

Mensalmente, o Contabilista extrai o diário para controlo e verificação pelo RAF

Mensalmente ainda efectua a reconciliação bancaria de cada conta e de seguida

transmite ao RAF para controlo e assinatura.

POSER




REVISTO

GESTÃO DA CAIXA UCP

226

B-GESTAO DA CAIXA UCP


Assegurar o funcionamento da Caixa garantindo uma gestão saudável e rigorosa


O procedimento aplica-se a todas as caixas do Programa


O Assistente administrativo assegura a caixa da UCP cujo objectivo é o

pagamento de pequenas despesas elegíveis financiadas com recursos do

Programa

O montante plafond da caixa é de ECV Cinquenta mil (ECV50 000)

O montante autorizado para pagar cada despesa a partir da caixa é de cinco mil

escudos (ECV5000). As despesas superiores a esse montante são pagas por

transferência bancária.

O caixa deve ser fechado no fim do dia pelo Assistente Administrativo e

controlado pelo RAF ou Contabilista Principal. O RAF ou os Contabilistas

Centrais têm a competência de fazer esse controlo a qualquer momento.

Contudo, recomenda -se que esse controlo seja feito, obrigatoriamente, todos

os meses.

POSER




REVISTO

TRANSFERENCIA DE FUNDOS PARA AS CRP

227

C-TRANSFERENCIA DE FUNDOS PARA AS CRP


Para realização das acções previstas em cada CRP serão abertas contas bancarias em

cada uma das CRP`S. Os fundos necessários serão canalizados mediante:

Um adiantamento inicial,

Realimentações mensais.

.


O procedimento aplica se a todos os contratos programas estabelecidos com as CRP`S


- O adiantamento inicial será realizado pela UCP mediante pedido escrito do Gestor da

CRP logo após o início do contrato. Será dimensionado de forma a cobrir 30% do

Contrato Programa

- O montante assim adiantado será recuperado no fim do contrato. As cláusulas do

contrato estabelecerão as condições dessa amortização.

POSER




REVISTO

APROVISIONAMENTO INICIAL DA CONTA CRP

228

I-APROVISIONAMENTO INICIAL DA CONTA DESIGNADA-CRP


Descrever os procedimentos a observar aquando do aprovisionamento inicial da conta

designada da CRP


Aplica se com a assinatura de contrato de Prestação de serviço com as CRP e após a

abertura da conta designada.

3. Condicionalismo:

Aprovação por parte da UCP do orçamento da CRP para o primeiro ano.

Abertura de uma conta especial, num banco universal, por cada financiador em nome

do Programa,


O adiantamento inicial será realizado pela UCP mediante pedido escrito do Gestor da

CRP logo após a assinatura do contrato. O valor do adiantamento inicial deve ser igual

a 30% do contrato programa assinado. O montante assim adiantado será recuperado no

fim do projecto. As cláusulas do contrato estabelecerão as condições dessa

amortização.

Os documentos que acompanham o pedido, são:

Uma nota de acompanhamento

O contrato estabelecido entre a CRP e a UCP

O orçamento aprovado da CRP



POSER




REVISTO


229


3. Tratamento do Pedido

4. Autorização do pagamento


POSER




REVISTO


230


INTERVENIENTES


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

O Gestor da CRP

Secretaria

A RAF


- Assina o contrato de Gestão com o

Coordenador da UCP,

- Procede o estabelecimento de um pedido de

aprovisionamento de fundos de um montante

igual ao plafond para cobrir as despesas

previstas, correspondentes a 30% do contrato

Programa

- Prepara uma nota de pedido de fundo dirigido

a UCP.

- Envia o pedido à UCP


« correspondência expedida » ;

- Apõe o carimbo do C P sobre a assinatura ;

- Envia uma cópia para RAF

-

2.Controlo do Pedido

- Recebe o Pedido

- Verifica se o mesmo está de acordo com a

norma; verifica os documentos suporte; envia

ao C P para aprovação

DRF

DRF

POSER




REVISTO


231

INTERVENIENTES


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

O C P

O Contabilista

A RAF

A RAF


- Recebe o dossiê do Pedido

- Controla a assinatura do Gestor;

- Aprova o pedido ;

- Assina o pedido de aprovisionamento

- Remete à RAF para seguimento

3. Tratamento do Pedido

- Envia o dossiê à contabilidade para

cabimentação

- Anexa os documentos suportes

- Cabimenta a despesa,

4. Autorização de pagamento

- Autoriza o pagamento ;

- Segue o processo de aprovação “on-line” pelo

Tesouro

- Confirma a autorização de pagamento ;

- Extrai do programa SIGOF bordereau de

pagamento para classificação.


DRF

DRF

POSER




REVISTO


232

INTERVENIENTES


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

O Contabilista

- Recebe a confirmação do aviso de pagamento

do secretariado ,

- Junta uma cópia do aviso de pagamento

proveniente do Banco Central, à cópia de

pedido de realimentação inicial ;

- Coloca a menção « PAGO » sobre a cópia de

pedido;

- Transmite ao Contabilista para seguimento;

- Edita do programa SIGOF o bordereau de

pagamento;

- Anexa ao dossiê de cabimentação; classifica e

regista na contabilidade;

- Arquiva de acordo com o respectivo diário;

- Transmite ao gestor da CRP o comprovativo

de pagamento;

DRF

POSER




REVISTO

GESTÃO DAS CAIXAS DAS CRP

233

II-GESTAO DAS CAIXAS DAS CRP


Assegurar a gestão e o aprovisionamento das caixas das CRP para assegurar o seu

funcionamento regular


O procedimento aplicasse a todas as caixas das CRP`S


O Assistente administrativo assegura a gestão do caixa da CRP

O caixa financia pequenas actividades elegíveis aos recursos do Programa.

O Plafond da caixa é fixado em tinta mil escudos (ECV30 000)

O caixa deve pagar despesas inferiores a três mil escudos (ECV3 000).

Em caso de necessidade de pagamento superior a três mil escudos o gestor da CRP

deve pedir autorização ao Responsável Financeiro ou ao Coordenador do Programa.

As despesas superiores a ECV 3.000 devem ser pagas através de cheque

O caixa deve ser fechado no fim de cada dia. O caixa é controlado pelo gestor da CRP,

podendo, igualmente, e ser controlado pelos Contabilistas Centrais ou o RAF nas

missões de supervisão.

Recomenda – se ao gestor ou ao contabilista que faça, mensalmente, um controlo

sistemático do Caixa.

POSER




REVISTO


234

III- RE-APROVISIONAMENTO DA CONTA DESIGNADA CRP


Reconstituir a conta designada da CRP


Aplica se às despesas efectuadas, pela CRP a partir da conta designada, para

reconstituir despesas elegíveis de bens e serviços


O procedimento aplica se, mensalmente, para montante total de despesas elegíveis;

Em tais circunstancias os seguintes documentos são exigidos:

Mapa de execução orçamental por componente, por zonas de intervenção e por

categorias financeiras;

Reconstituição das Contas;

Folha de Caixa;

Inventário de Caixa( Processo verbal do saldo de caixa )

Mapa de seguimentos dos Contratos ACDs

Folha de processamento de salários


1. Elaboração dos pedidos

2. Verificação do pedido de saques de fundos (DRF)

3. Aprovação do DRF

4. Envio do DRF

5. Recepção do DRF

6. Tratamento do DRF


POSER




REVISTO


235

POSER




REVISTO


236


INTERVENIENTES


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

O contabilista CRP

1. Elaboração dos pedidos

Os pedidos de desembolsos de fundos devem ser feitos

numa base mensal..

Procede à selecção automática (1) das despesas

devendo fazer parte de pedido de reembolso de

fundos (DRF);

Efectua um controlo sistemático das peças

justificativas;

Assegura se da regularidade e a veracidade de

cada peça justificativa que compreende :mapa de

execução orçamental por componente, por zonas

de intervenção e por categorias financeiras;

reconstituição das contas ;Folhas de caixa,

Inventário de caixa acompanhado da ata do

saldo; mapa de seguimento dos contratos ACDs;

folha de processamento de salários;

Verifica, as menções de pagamento. ;

Edita a partir do logicial as folhas recapitulativas

e extractos de despesas;

Assina e transmite, o quadro recapitulativo, o

extracto de despesas e justificativos ao Gestor ;

(1 ) Nota: O DRF é editado directamente do logicial de gestão

instalado-TOM2PRO

DRF

POSER




REVISTO


237

INTERVENIENTES


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

O Gestor

A Secretaria

2. Verificação do pedido de saques de fundos

(DRF)

Verifica as peças e o formulário utilizado:

A classificação por categoria

A classificação por rubrica de

funcionamento

A elegibilidade das despesas segundo as

exigências das cláusulas do Acordo de

Crédito

Certifica os extractos das despesas

Visa o pedido e envia à UCP.

3.Recepção do DRF

Recebe o dossiê do pedido de reembolso de

DRF

POSER




REVISTO


238

INTERVENIENTES


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

A RAF

O Contabilista

O RAF

O Contabilista

fundos da CRP,

Regista a correspondência no registo «

correspondência recebidas» ;

Transmite o pedido ao RAF.

Certifica o visto do Gestor e Contabilista da

CRP ;

Envia ao contabilista da UCP para seguimento

4. Tratamento do DRF

Verifica que:

As despesas solicitadas são elegíveis,

São correctamente repartidas consoante for a

categoria e o financiador

E solicita ao RAF a cabimentação da despesa

no limite do montante das despesas

consideradas elegíveis.


Autoriza, no sistema SIGOF- “on line” o

pagamento

Edita do programa SIGOF o bordereau de

pagamento;

DRF

DRF

POSER




REVISTO


239

INTERVENIENTES


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

Anexa ao dossiê de cabimentação;

Classifica e regista na contabilidade;

Arquiva de acordo com o respectivo diário;

Transmite ao gestor da CRP o comprovativo de

pagamento

POSER




REVISTO

MOBILIZAÇAO DOS RECURSOS DE CONTRAPARTIDA

240

D- MOBILIZAÇAO DOS RECURSOS DE CONTRAPARTIDA

Objectivo do procedimento:

Aprovisionamento da conta de contrapartida

Aplicação do procedimento:

O procedimento aplica-se se em solicitação de fundos de contrapartida ao Estado para

assegurar o pagamento de despesas elegíveis no âmbito da implementação do Programa.

Regra de Gestão

Anualmente, no mês de Julho o Ministério das Finanças solicita a UCP a programação

financeira de desembolsos dos fundos tanto do financiador externo como do Estado para o

ano seguinte.

O montante do orçamento dos recursos externos e o montante necessário para assegurar o

financiamento da contrapartida é inscrito no Orçamento Geral do Estado.

Uma conta de Contrapartida é aberta no tesouro, Banco do Estado, para receber os fundos de

contrapartida

A RAF prepara o modelo de Programação Financeira (ver anexo) que assegura o seguimento

da execução periódica contendo uma programação de desembolso trimestral.

No início de cada ano fiscal, o tesouro adianta fundos correspondentes a três meses de

actividades.

Considerando que a cabimentação das despesas se faz “on-line”, e essas cabimentações são

feitas acompanhadas de todas as peças justificativas necessárias, no fim do trimestre já se

conhece os montantes gastos e as justificações das despesas disponibilizadas. Desde logo, a

RAF, reenvia uma nova programação que é reembolsada, de seguida, pelo Tesouro.

No fim de exercício, fecha-se o crédito alocado ao Programa e eventual saldo remanescente é

devolvido ao Tesouro. Esse saldo poderá financiar actividades do programa, no ano seguinte.

POSER

MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. CTB

CONTABILIDADE ELABORADO OUTUBRO-14

REVISTO

241

CAPITULO OITAVO

PROCEDIMENTOS CONTABILISTICOS

POSER

MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. CTB-1

PROCEDIMENTOS CONTABILISTICOS ELABORADO OUTUBRO-14

REVISTO

INDEX

242

PROCEDIMENTOS INDEX

PRINCIPIOS CONTABILISTICOS

CTB - 1

SISTEMA CONTABILISTICOS

CTB - 2

TRATAMENTO DE FATURAS CTB - 3

ORGANIZAÇÃO DO SISTEMAS CONTABILISTICO

CTB - 4

PLANNING DOS TRABALHOS

CONTABILISTICOS

CTB - 5

ANALISE E CONTROLO

CONTABILISTICOS

CTB - 6

TRABALHOS DE FIM DE EXERCICIO

CTB - 7

GUIA DOS PRINCIPAIS LANÇAMENTOS

CONTABILISTICOS

CTB - 8

POSER



REVISTO

PRINCIPIOS

243

Generalidades

O quadro contabilístico proposto para o POSER se conforma com as disposições do Sistema

de Normalização Contabilístico e de Relato Financeiro existente em Cabo Verde que por sua

vez se conforma às Directrizes das Normas Internacionais de Contabilidade.

O Sistema de Normalização Contabilístico e de Relato financeiro (SNRF) define e estabelece

as regras de elaboração das situações financeiras.

O Plano de Contabilidade proposto, respeita as disposições e os princípios do SNRF mas,

adaptado às necessidades específicas do Programa.

POSER



REVISTO

PRINCIPIOS

244

A-PRINCIPIOPS CONTABILISTICOS

Os princípios contabilísticos têm por objectivo, definir as regras e harmonizar as práticas

contabilísticas com vista a obter uma informação contabilística e financeira de qualidade,

reconhecida por todos os utilizadores das situações financeiras

Estes princípios encontram a sua fonte nos textos legais e sobretudo nas opiniões e

recomendações emitidas pelas instâncias profissionais tanto nacionais (Ordem dos

Contabilistas certificados), como internacionais (IASC,AICPA etc..)

1. Princípios de base

Os princípios retidos são :

A prudência,

Consistência,

da Especialização do exercício,

Do custo histórico,

Da continuidade,

Transparência,

Da substancia sobre a forma

a. Da Prudência

Significa que é possível integrar nas contas um grau de precaução ao fazer as estimativas

exigidas em condições de incerteza sem, contudo, permitir a criação de reservas ocultas ou

provisões excessivas ou a deliberada quantificação de activos e proveitos por defeito ou de

passivos e custos por excesso. Devem também ser reconhecidas todas as responsabilidades

incorridas no período em causa ou num período anterior, mesmo que tais responsabilidades

apenas se tornem patentes entre a data a que se reporta o balanço e a data em que este é

elaborado.

POSER



REVISTO

PRINCIPIOS

245

b. Consistência

Considera-se que uma entidade não altera as suas políticas contabilísticas de um exercício

para o outro. Se o fizer e a alteração tiver efeitos materialmente relevantes, esta deve ser

referida

A derrogação a este principio pode ser ditada, eventualmente, nos seguintes casos ( de origem

externa ou interna à entidade):

A preocupação de uma melhor informação financeira,

A obrigação ou necessidade de acatar a lei ou as decisões de uma autoridade

competente em matéria de normas contabilísticas

Correcção dos erros

c. Da especialização dos exercícios (ou de autonomia e independências dos

exercícios)

Os proveitos e os custos são reconhecidos quando obtidos ou incorridos, independentemente

do seu recebimento ou pagamento, devendo incluir-se nas demonstrações financeiras dos

períodos a que respeitam

d. Do custo histórico

Os registos contabilísticos devem basear-se em custos de aquisição ou de produção, expressos

quer em unidades monetárias nominais, quer em unidades monetárias constantes.

Assim as imobilizações tangíveis (edifícios, veículos etc.) são inscritas no balanço pelo valor

de aquisição eventualmente amortizado na base desse valor)

e. Da continuidade de exploração

Considera-se que a empresa opera continuadamente, com duração ilimitada. Desta forma,

entende-se que a entidade não tem intenção nem necessidade de entrar

em liquidação ou de reduzir significativamente o volume das suas operações.

POSER



REVISTO

PRINCIPIOS

246

Se esta condição não for respeitada, as contas devem ser encerradas numa óptica de

liquidação das operações

f. Da transparência

É a transposição do conceito de regularidade e sinceridade

A regularidade supõe a conformidade às regras e procedimentos em vigor e sua aplicação em

boa-fé.

Exemplos:

O respeito pelo registo cronológico das operações

Cada operação de lançamento deve ser justificada por uma peça provatória datada,

conservada e classificada numa ordem bem estabelecida

A sinceridade deve se traduzir por um tratamento fiel e uma apresentação clara e precisa das

informações, sem intenção de dissimular a realidade

.

Além do mais. A transparência encontra-se na aplicação estrita da regra de não compensação

entre:

As operações de mesma natureza: (As compras e vendas realizadas com o mesmo

terceiro devem ser contabilizadas. De um lado na conta compras e fornecedores, de

outro lado na conta vendas e clientes)

Os saldos devedores e credores de um mesmo grupo de contas ou de um mesmo

terceiro realizando operações de natureza diferente com a entidade. Os primeiros são

inscritos no activo do balanço e os segundos no passivo, sem possibilidade de

compensação directa

POSER



REVISTO

PRINCIPIOS

247

Da substância sobre a forma

As operações devem ser contabilizadas atendendo à sua substância e à realidade financeira

e não apenas à sua forma legal.

POSER



REVISTO

SISTEMA CONTABILISTICO

248

B- SISTEMA CONTABILISTICO

I-Objectivos do sistema de gestão e informação contabilística implementado no POSER

O sistema de contabilidade a implementar no Programa, tem dois objectivos principais:

1-Garantir o registo das informações em conformidade com as Directrizes das Normas

Internacionais de Contabilidade, as normas de prestação de contas do FIDA e, em

conformidade com os preceitos estabelecidos no Sistema de Normalização

Contabilístico e de Relato Financeiro existente em Cabo Verde.

2-Fornecer aos financiadores e gestores do POSER a informação necessária à

implementação e acompanhamento do programa.

Além das funcionalidades acima mencionadas, o programa deverá permitir, de modo

específico, os seguintes parâmetros:

Uma contabilidade em partidas dobradas (Total credito= total debito)

O registo e seguimento de todas as operações contabilísticas e de todos os

compromissos;

Ter uma contabilidade geral, auxiliar e analítica totalmente integrado com os módulos

de seguimento orçamental, de gestão dos imobilizados

O estabelecimento automático das situações financeiras trimestrais e anuais (Mapa de

Origem e aplicação de fundos por categoria e por componentes, balancetes, balanço,

situação de tesouraria…)

Seguimento das despesas por fonte de financiamento e por moeda de pagamento

(ECV, EUROS)

O seguimento das Convenções de Financiamento, permitindo conhecer a todo

momento a situação de cada um dos Acordos de Crédito.

A preparação automática dos DRF.

POSER



REVISTO


249

O seguimento orçamental permitindo conhecer, em tempo real, a situação por

financiador componente, categorias de despesas, zona ou região etc.)

O seguimento detalhado das despesas por componente e actividades

O seguimento e acompanhamento dos contratos.

O seguimento e acompanhamento das imobilizações.

II - Organização e gestão da contabilidade do POSER

A organização da informação contabilística encontra se estruturada em cascata à volta de dois

centros:

A UCP- que centraliza as informações globais do Programa,

As CRP`s que centralizam as informações regionais e de seguida transmitem - nas à

UCP.

Em ambos os sítios, foram instalados o logicial Tom2pro que responde pelas características

acima descritas.

AS CRP`S estão obrigadas, individualmente, a enviar, mensalmente, para a UCP a base de

dados das informações tratadas ao seu nível. Ou seja, recebem os relatórios, acompanhados

dos justificativos das despesas efectuadas, das ACD, contabilizam essas informações segundo

os vários eixos (geral, analítico, …) e enviam à UCP a base dessas informações para

consolidação. Portanto, o sistema instalado é um sistema centralizador.

Para gerir o sistema contabilístico o programa conta com um logicial, já instalado, que

responde a todas as características do sistema de informação contabilística acima

anunciadas.

O Programa conta ainda com dois contabilistas a nível central, sendo um deles o contabilista

nacional e o outro Contabilista Assistente e um Contabilista em cada uma das CRP.

A fim de garantir o controlo e acompanhamento do sistema contabilístico, os contabilistas

devem reportar directamente ao Contabilista Nacional que trabalha sob a supervisão directa

do RAF

Os diários, e o plano das contas (gerais, analíticas e orçamentais), não devem ser alterados

sem prévia discussão e autorização do Contabilista Nacional.

POSER



REVISTO


250

Todos os justificativos e peças contabilísticas divididamente organizados, em pastas, por

diários e por sequência cronológica devem ser arquivados na CRP;

Mensalmente o Gestor da CRP deve enviar à UCP (até o dia 10 do mês seguinte ao da

realização da actividade):

Base TOM2PRO (Salvaguarda)

Extractos de banco de todas as contas

Folha de banco de todas as contas bancárias

Reconciliação bancária

DRF de todas as contas

Mapa de execução orçamental por componente, por zonas de intervenção e por

categorias financeiras;

Reconstituição das Contas;

Folha de Caixa;

Inventário de Caixa( Acta do saldo de caixa )

Mapa de seguimentos dos Contratos ACDs

Folha de processamento de salários

POSER



REVISTO

TRATAMENTO DE FATURAS

251

C-TRATAMENTO DE FATURAS


Tratar as facturas dos fornecedores recebidos no Programa em contrapartida das prestações

efectuadas, dos fornecimentos entregues ou obras executadas


O procedimento aplica em todas as facturas recebidas no Programa

3-Regras de gestão

Todas as facturas recebidas no Secretariado do Programa são registadas cronologicamente

num Livro apropriado denominado “ Facturas Recebidas” , e posto carimbo”

As facturas são recebidas em três exemplares (um original e dois copias) acompanhadas do

original de NE e uma cópia da NG ou da acta de recepção

As cópias de facturas devem levar, através de um carimbo, a menção “copia”

Todas as facturas são certificadas e liquidadas pelo contabilista


1-Recepção e registo da fatura

2-Certificação, liquidação e contabilização da fatura

POSER




REVISTO


252


INTERVENIENTES


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

A secretaria,

O C P

O serviço

solicitador

1-Recepção e registo da fatura

Recebe a fatura:

Regista a fatura mencionando a data de chegada o

nº interno, o nº e a data da futura do fornecedor, o

nome do fornecedor e as referencias das peças que

acompanham ; apõe o carimbo " correspondência

recebida" sobre a fatura com a data e o nº interno ;

Transmite a fatura e os documentos ao C P.

2-Certificação, liquidação e contabilização

da fatura

Visa e transmite a fatura assim recebida ao

serviço solicitador para validar o serviço

efectuado ou não

Apõe a menção que corresponda a situação

Devolve à secretária que envia, de novo, ao C

P.

Faturas

Faturas

POSER




REVISTO


253

INTERVENIENTES


DOCUMENTOS

&

INTERFACE

O C P

A RAF

O Contabilista

O C P apõe “bom a pagar” se tal é o caso, e envia ao

RAF para dar seguimento junto do Contabilista

Transmite a fatura, e as peças que a

acompanham, ao Contabilista para tratamento

contabilístico.

:

Tira da pasta “fatura a receber” NE,PC,NG,

acta de recepção correspondente a fatura,

Verifica a exactidão aritmética da fatura

recebida,

Visa-a e contabiliza.

Faturas

POSER



REVISTO

ORGANIZAÇAO DO SISTEMA CONTABILISTICO

254

D-ORGANIZAÇAO DO SISTEMA CONTABILISTICO

I-Diários

As operações de contabilidade são registadas, cronologicamente, nos diários em função da

sua natureza. O sistema de contabilidade a implementar compreende os seguintes principais

diários

Diários de aquisição de bens, serviços e obras

Nesse diário são registados as facturas dos fornecedores de bens e serviços e obras

Diário de banco (um por conta bancária)

Esses jornais registam as operações de entradas e saídas de fundos colocados à disposição do

Programa, pelo FIDA, Fundo Espanhol e Estado de Cabo Verde

Diário de pagamentos directos

Esses diários registam as operações particulares permitindo seguir e controlar o pagamento

directo das faturas

Diário das operações diversas

Este diário regista todas outras operações não compreendidas nas três categorias

precedentes

- Operação de emissão de DRF

- Operação de regularização no enceramento e reabertura de exercício

II-Arquivo do dossiê de contabilidade

O contabilista classifica as peças contabilísticas na pasta de contabilidade.

Cada peça contabilística é classificada na respectiva pasta de documentação da seguinte

forma:

Sequência cronológica de baixo para cima, isto é, por mês, data e sequência numérica

Os documentos da contabilidade devem permanecer sempre na sala de contabilidade.

Qualquer informação de natureza contabilística deve ser prestada pelos contabilistas.

POSER



REVISTO

ORGANIZAÇAO DO SISTEMA CONTABILISTICO

255

As pastas de arquivo da contabilidade só podem sair da sala de contabilidade mediante

requisição e acordo expresso dos contabilistas. O procedimento aplica se tanto para os

auditores externos como para os colaboradores internos.

POSER



REVISTO

PLANNING DOS TRABALHOS CONTABILISTICOS

256

E – PLANNING DOS TRABALHOS CONTABILISTICOS

I. Tarefas diárias

Compras

- Imputação das faturas

- Controlo da imputação

- Entrada das faturas no logicial-Modulo contabilidade

Banco

- Imputação das transacções bancarias (ordem de transferência cheques,

aviso de débito e aviso de credito etc..)

- Controlo das imputações

- Entrada das transacções bancárias no logicial

- Controlo de entradas

- Validação dos lançamentos contabilísticos

II. Tarefas mensais

Compras

- Edição do diário compras

- Controlo dos lançamentos do mês

- Conciliação dos documentos informáticos em coerência com os

suportes de lançamento

- Justificação dos saldos de fornecedores e análise

Tesouraria/ Banco

Solicitação dos extractos bancários

Contabilização, de eventuais, despesas bancarias

Edição dos diários banco

POSER



REVISTO


257

Controlo das entradas do mês

Estabelecimento das situações de conciliação bancaria e análise

Contabilização de eventuais lançamentos de regularização

Edição de diários bancos definitivos

Controlo da classificação das peças e documentos de banco (extracto de banco,

aviso de credito e debito, ordem de transferência etc.)

Seguimento das operações de tesouraria não concluídas (operação de

transferência em espera, cheques em transito etc.)

Seguimento contabilístico

- Edição de extracto geral das contas e balancete geral

- Edição das situações de seguimento analítico

- Edição das situações de seguimento orçamental

- Confrontação realização do período versus previsão e explicação dos

desvios

III. Tarefas anuais

Inventário do AFT

- Inventário físico dos AFT

- Edição do mapa de imobilização e comparação com a classe quatro

correspondente na contabilidade

- Identificação dos imobilizados a abater

Inventário de stock-Economato

- Inventario físico de stock

Trabalhos de fim de exercício

- Inventário contabilístico

- Analise das contas

- Lançamentos de regularização

POSER



REVISTO


258

- Lançamentos do fim de exercício

Edição das situações financeiras e auditorias às contas

- Edição das situações financeiras de fim do exercício

- Edição e reconstituição das contas especiais.

- Auditoria das contas- auditor externo

POSER



REVISTO

ANALISE E CONTROLO

259

F-ANALISE E CONTROLO CONTABILISTICO

I-Objectivo e generalidades

A análise das contas tem por objectivo, assegurar, de um lado que os saldos de certas contas

colectivas são efectivamente suportadas pelas contas individuais correspondentes e de outro

lado que as contas individuais são, por sua vez, suportadas pelo detalhe das operações.

Trata se em geral de todas as contas da classe2 (contas de terceiros e contas financeiras menos

de um ano)

II. Controlo das contas de terceiros

Os saldos das contas fornecedores individuais devem corresponder ao saldo da conta colectiva

correspondente. Se se constar uma diferença é porque há uma anomalia que convém analisar e

resolver.

Verificar que o saldo da conta fornecedor do mês reflecte os movimentos a débito e a crédito

passados sobre as contas fornecedores individuais

III Conciliação da conta fornecedor

Verificar que todas as operações (faturas e pagamentos) registadas durante o mês foram

conciliadas.

O logicial Tom2pro assegura automaticamente essa conciliação.

IV. Controlo de Contas devendo ter um saldo nulo

O contabilista deve assegurar que as contas que por natureza devem per um saldo nulo em

cada fim do mês, estão efectivamente nesta situação

POSER



REVISTO

ANALISE E CONTROLO

260

Estas contas são as seguintes

2. XXX-transferência de fundos

Contas de transferências banco e caixa

V. Controlo de coerência da conta imobilização e do ficheiro das

imobilizações

Verificar que cada lançamento sobre uma conta de imobilização corpórea corresponde a um

dossiê de equipamento criado no módulo Imobilização

O Total da listagem dos imobilizados deve ser igual ao total da conta imobilizado

correspondente em contabilidade.

POSER



REVISTO

TRABALHOS DE FIM DE EXERCICIO

261

G-TRABALHO DE FIM DE EXERCICIO

I-Objectivo

Fechar as contas da UCP e CRP a 31 de Dezembro, com o objectivo de :

o Encerrar o exercício contabilístico

o Estabelecer os documentos finais não auditados (Seguimento orçamental,

seguimento das actividades físicas)

o Estabelecer os documentos de fim de exercícios para auditoria

II Balancete

Balancete de Verificação

O Contabilista deve:

Verificar o equilíbrio fundamental (total débito = total Crédito;

Verificar se todas as transacções foram registadas e de forma correcta;

Verificar se os saldos correspondem à real situação;

Lançamentos de regularização

O Contabilista deve assegurar

o Lançamentos de amortizações; se aplicável)

o Especializações dos saldos;

o Anulação de contas cujos saldos devem ser nulos.

Balancetes de encerramento

.Ainda o Contabilista procede a verificação aritmética do balancete. Pode ocorrer algum erro

de adição.

Apos verificação do balancete, o Contabilista edita o balancete geral definitivo.

POSER



REVISTO

262

III. Estabelecimento das situações financeira

Uma vez que o balancete geral é exacto, o contabilista edita todas as situações financeiras

finais necessárias. (Balanço, Origem e aplicação de fundos etc.)

POSER



REVISTO

263

TIPICAÇAO DOS PRINCIPAIS LANÇAMENTOS CONTABILISTICOS

( GUIA DE PRINCIPAIS LANÇAMENTO CONTABILISTICOS)

POSER



REVISTO

264

PROCEDIMENTOS INDEX

COMPTABILISAÇAO DO ACORDO DE CREDITO

CTP-81

APPROVISIONEMENTO INICIAL DA CONTA DESIGNADA

CTP-82

APPROVISIONEMENTO INICIAL DA CONTA DE

CONTRAPARTIDA

CTP-83

COMPTABILISAÇAO DE UMA FATURA DE IMOBILISAÇÃO

CTP-84

PAGAMENTO DE FATURAS ATRAVES DA CONTA

DESIGNADA

CTP-85

ELABORAÇÃO DRF

CTP-86

PAGAMENTO DE FATURAS ATRAVES DA CONTA

CONTRAPARTIDA

EMISSAO DE UM DRF

CTP-87

CTP-88

REEMBOLSO DE UM DRF CTP-89

COMPTABILISAÇAO DE PAGAMENTO DIRECTO CTP-90

PAGAMENTO ADIANTAMENTO FORNECEDORES CTP-91

COMPTABILISAÇAO DASFACTURES DE DESPESAS CTP-92

APPROVISIONEMENTO DA CAIXA CTP-93

POSER



REVISTO

265

PAGAMENTO DE DESPESAS ATRAVEZ DA CAIXA CTP-94

APROVISIONEMENTO DA CONTA DESIGANADA CRP. CTP-95

APROVISIONEMENTO DAS CONTAS CRP CTP-96

COMPTABILISAÇAO DOS JUSTIFICATIVOS DAS ACD CTP-97

COMPTABILISAÇAO DA COPARTICIPAÇAO DOS

BENEFICIARIOS DO PROGRAMA

CTP-98

COMPTABILISAÇAO DOS JUSTIFICATIVOS DOS

BENEFICIARIOS

CTP-99

POSER



REVISTO

ACORDO DE CREDITO

266

F- TIPIFICAÇÃO DOS PRINCIPAIS LANÇAMENTOS CONTABILISTICOS.

Acordo de crédito

Objectivo

A dotação serve para registar o facto de ter sido assinado um Acordo com um Financiador e

que uma parte do Projecto será financiada. Numa primeira etapa ela permite registar a parte

do capital próprio do Financiador e a dívida que ele assume para com o POSER.

Diário

Diário Financiador – Tipo OD

Peça justificativa

Acordo de Crédito assinado

Tipificação de lançamento

Nº de conta

Débito

Nº de conta

Crédito

Descrição da conta

Descrição do lançamento

Montante

Débito

Montante

Crédito

23XXXX

55XXX

Financiamento obtido

Financiador FIDA-Capital

Subscrito

Assinatura de acordo de crédito

M

M

M-Montante

POSER



REVISTO


267

Aprovisionamento inicial da conta designada

Objectivo

Contabilizar o depósito inicial na conta designada e registar a realização parcial do capital

subscrito.

Diários

Diário do Financiador – Tipo OD

Peça justificativa

Aviso de crédito bancário- Banco Central


Nº de conta

Débito

Nº de conta

Crédito



Montante

Débito

Montante

Crédito

55XXX

51XXX

FIDA- Capital Subscrito

FIDA- capital realizado

M

M

Diário Banco

Peça justificativa

Aviso de crédito bancário Banco Central


Nº de conta

Débito

Nº de conta

Crédito



Montante

Débito

Montante

Crédito

12XXX

23XXX

Banco-conta designada

Descrição-depósito inicial

M

M

POSER



REVISTO


268

Nota: Estas operações aplicam-se por cada Financiador

POSER



REVISTO

SUBSCRIÇAO CONTRAPARTIDA

269

Subscrição da conta de contrapartida

Objectivo

Contabilizar/subscrever a comparticipação total do Governo conforme o Acordo de Crédito e

seguir os mesmos procedimentos à medida que o capital seja realizado.

Diário

Diário Financiador – Tipo OD

Peça justificativa

Acordo de crédito assinado


Nº de conta

Débito

Nº de conta

Crédito



Montante

Débito

Montante

Crédito

23XXXX

55XXX

Financiamento obtido/acordado

Contrapartida Nacional - Capital

Subscrito

Assinatura de acordo de crédito

M

M

POSER



REVISTO

SUBSCRIÇAO CONTRAPARTIDA

270

Aprovisionamento da Conta de contrapartida

Objectivo

Contabilizar o depósito inicial na conta de contrapartida

Diários

Diário do Financiador – Tipo OD

Peça justificativa



Nº de conta

Débito

Nº de conta

Crédito



Montante

Débito

Montante

Crédito

55XXX

51XXX

Governo - Capital Subscrito

Governo - capital realizado

M

M

Diário Banco

Peça justificativa

Aviso de crédito bancário- Tesouro

POSER



REVISTO


271

Tipicação de lançamento

Nº de conta

Débito

Nº de conta

Crédito



Montante

Débito

Montante

Crédito

12XXX

23XXX

Estado-Conta contrapartida

Estado- capital realizado

Descrição-depósito inicial

M

M

POSER



REVISTO

CONTABILIZAÇAO IMOBILIZAÇÃO

272

Contabilização de facturas de imobilização

Objectivo.

Constatar a aquisição de equipamentos, viatura, mobiliário de escritório, computadores

Diário

Diário das compras/aquisições de bens – Diário tipo OD

Peça justificativa

Fatura do fornecedor

Tipicação contabilística

Nº de conta

Débito

Nº de conta

Crédito



Montante

Débito

Montante

Crédito

43XXX

2XXX

Imobilização

Fornecedor

Aquisição de-----

M

M

Nota: Este procedimento repete para o fornecimento de serviço externo, prestação de serviço

ou outros.

As imobilizações são contabilizadas pelo valor total da fatura incluindo o IVA,

O IVA não recuperável é suportado pela contrapartida.

As entregas parciais de imobilizados que não podem ser utilizados, são contabilizadas em

Imobilização em curso.

POSER



REVISTO

CONTABILIZAÇAO PAGAMENTOS DE FATURAS CONTA DESIGNADA

273

Pagamentos de fatura através da conta Designada

Objectivo do procedimento

Constatar uma ordem de transferência ou emissão de um cheque para pagamento de faturas

através da conta designada

Diário

Diário Banco

Diário das OD

Peça justificativa

A Constatação no sistema SIGOV que a ordem de transferência foi paga e editar o bordereau

correspondente

Cópia de cheque descarregada pelo beneficiário

Tipificação contabilística

Nº de conta

Débito

Nº de conta

Crédito



Montante

Débito

Montante

Crédito

2.XXX

12. XXX

Fornecedor

FIDA-Conta Designada

Descrição. Pagamento fatura nº

M

M

Nota Este procedimento repete para o fornecimento de serviço externo, prestação de serviço

ou outros.

POSER



REVISTO

ELABORAÇÃO DRF

274

Preparação para elaboração do DRF


Constatar uma despesa a ser submetida ao (s) financiador (es) para o reembolso.

Diário das Operações Diversas

Nº de conta

Débito

Nº de conta

Crédito



Montante

Débito

Montante

Crédito

2XXX

2 XXX

FIDA-DRF a estabelecer

FIDA-Despesa a pagar


M

M

Nota: Este procedimento repete para o fornecimento de serviço externo, prestação de serviço

ou outros.

Comentário

Um cheque ou uma ordem de transferência pode servir para pagar varias faturas do mesmo

fornecedor. É importante conservar o detalhe das faturas pagas.

A ordem de transferência, sobretudo quando se trata de pagamento no estrangeiro, dá lugar as

despesas bancarias. Quando for o caso, as despesas devem ser tratadas na base de aviso de

débito recebidos do Banco onde sedia a conta.

POSER



REVISTO

CONTABILIZAÇAO PAGAMENTOS -CONTRAPARTIDA

275

Pagamentos de faturas através da conta de Contrapartida

Objectivo do Procedimento

Constatação da ordem de transferência ou emissão de cheques para pagamento das faturas

através da conta de contrapartida

Diário contabilístico

Diário banco-Conta contrapartida

Diário das OD


Nº de conta

Débito

Nº de conta

Crédito



Montante

Débito

Montante

Crédito

2XXX

12 XXX

Fornecedor

Tesouro-Conta de contrapartida


M

M

POSER



REVISTO

EMISSAO DRF

276

Emissão de DRF


Constatar na contabilidade, a transmissão de um DRF com vista a reconstituição de fundos

Diário Contabilístico

Diário DRF-FIDA

Diário das OD

Tipificação Contabilística

Nº de conta

Débito

Nº de conta

Crédito



Montante

Débito

Montante

Crédito

25XXX

25XXX

FIDA-DRF-Estabelecido

FIDA-DRF- à Estabelecer

Descrição. Emissão de DRF Nº

M

M

Nota: Esta operação deve repetir- se por cada financiador com excepção do governo

POSER



REVISTO

REEMBOLSO DRF

277

Reembolso de DRF-FIDA

Objectivo

Constatar o reembolso das despesas solicitadas na conta designada e a realização parcial do

capital

Diário

- Diário Banco

- Diário de OD

Peça justificativa



Diário da Conta designada

Nº de conta

Débito

Nº de conta

Crédito



Montante

Débito

Montante

Crédito

12XXX

25 XXX

FIDA-Conta Designada

FIDA-DRF- Estabelecida

Descrição. Reembolso de DRF Nº

M

M

POSER



REVISTO

REEMBOLSO DRF

278

Diário das OD

Nº de conta

Débito

Nº de conta

Crédito



Montante Débito Montante

Crédito

55XXX

51XXX

FIDA-realização de capital

FIDA-DRF- …fundos recebidos

Descrição. Reembolso de DRF Nº

M

M

POSER



REVISTO

CONTABILIZAÇAO PEDIDO PAGAMENTO DIRECTO

279

Pagamento Directo

Objectivo do Procedimento

Constatar na contabilidade o pedido de pagamento directo aos fornecedores pelo FIDA

Diário de Contabilidade

Diário das OD

Peça contabilística

– Facturas/contractos dos fornecedores


1-Emissao de DPD

Nº de conta

Débito

Nº de conta

Crédito



Montante

Débito

Montante Crédito

25XXX

26.XXX

FIDA-DPD estabelecido/enviado

FIDA – DPD Despesa a pagar

Descrição. Emissão DPD Nº

M

M

2-Pagamento do “Pedido de Pagamento Directo”

Diário OD

Nº de conta

Débito

Nº de conta

Crédito



Montante

Débito

Montante

Crédito

POSER



REVISTO


280

22.XXX

26XXX

25XXX

25XXX

Fornecedor

FIDA- DPD estabelecido/enviado

FIDA – DPD Despesas a pagar

Subscrição do Capital

Descrição. Pagamento DPD Nº

M

M

M

M

Diário das OD

Nº de conta

Débito

Nº de conta

Crédito



Montante

Débito

Montante Crédito

55.XXX

51XXXX

FIDA-DPD Realização do Capital

FIDA- DPD Realização do Capital

Descrição. Pagamento PPD Nº

M

M

POSER



REVISTO

CONTABILIZAÇAO PAGAMENTO ADIANTAMENTO AOS FORNECEDORES

281

Pagamento de adiantamento aos fornecedores

Objectivo

Constatar na contabilidade o adiantamento inicial disponibilizado ao fornecedor em

contrapartida de uma caução


Diário Tesouraria/banco


Solicitação do fornecedor

Contrato assinado

Tipicação Contabilística

Nº de conta

Débito

Nº de conta

Crédito



Montante

Débito

Montante Crédito

22.XXX

12.XXX

Fornecedor-adiantamento concedido

Banco Tesouro+ FIDA

Descrição. Pagamento adiantamento Nº

M

M

POSER



REVISTO

CONTABILIZAÇAO FATURAS DE DESPESAS

282

Contabilização de faturas de despesas

Objectivo

Constatar na contabilidade a aquisição de fornecimento de escritórios de prestação de serviço

de pequena monta (manutenção, reparação etc.)


Diário de compras

Diário das OD


A fatura.

Tipicação Contabilística

Diário de compras

Nº de conta

Débito

Nº de conta

Crédito



Montante

Débito

Montante Crédito

6ou46.XXX

2.XXX

Despesas/encargos/serviços diversos

Fornecedor

Descrição. Compra de…º

M

M

POSER



REVISTO

CONTABILIZAÇAO APROVISIONAMENTO DA PEQUENA CAIXA

283

Aprovisionamento da caixa pequena

Objectivo

Constatar na contabilidade a transferência de fundos da caixa central para a pequena

caixa

Nº de conta

Débito

Nº de conta

Crédito



Montante

Débito

Montante Crédito

11XXX

12XXX

M

M

POSER



REVISTO

CONTABILIZAÇAO PAGAMENTO PEQUENA ATRAVEZ PEQUENA CAIXA

284

Pagamento despesas através da caixa pequena

Objectivo

Constatar na contabilidade a realização de despesas através de caixa pequena

Nº de conta

Débito

Nº de conta

Crédito



Montante

Débito

Montante

Crédito

6/46XXX

11XXX

Factura nº … fornecimento de …

Pagamento da Factura nº… fornec.

De…

M

M

POSER



REVISTO

CONTABILIZAÇAO APROVISIONAMENTO DA CONTA CRP

285

Aprovisionamento da conta da CRP

Objectivo

Constatar na contabilidade da UCP e de cada CRP o adiantamento inicial e/ou Reembolso de

despesas

Peça Justificativa

Contractos programas e/ou DRF

Diário banco

Nº de conta

Débito

Nº de conta

Crédito



Montante

Débito

Montante Crédito

26XXX

12xxx

12XXX

26xxx

De UCP para CRP

Adiant Inicial / Reembolso de Despesas

Ordem transferência nº ….

Dentro de cada CRP

Ordem transferência da UCP de…

Adiant Inicial / Reembolso de Despesas

M

M

M

M

POSER



REVISTO

CONTABILIZAÇAO APROVISIONAMENTO DA CONTA ACD

286

Aprovisionamento da conta da ACD

Objectivo

Constatar na contabilidade de cada CRP o adiantamento inicial e/ou Reembolso de despesas

Peça Justificativa

Contractos programas e/ou Justificativos

Diário banco

Transferência para ACD

Nº de conta

Débito

Nº de conta

Crédito



Montante

Débito

Montante

Crédito

268XXX

12XXX

Adiantamento contratro nº…

Ch. Adiantamento contrato nº

M

M

POSER



REVISTO

CONTABILIZAÇAO JUSTIFICATIVOS DAS ACD

287

Justificativos das ACD – Realização de Actividades

Objectivo

Constatar na contabilidade de cada CRP a realização de Actividades nas ACD. Execução de

Micro projectos

Peça Justificativa

Justificativos

Diário tipo OD – Justificativos

Nº de conta

Débito

Nº de conta

Crédito



Montante

Débito

Montante Crédito

45XXX

268XXX

Justificativo contrato nº…

Justificativo contrato nº…

M

M

POSER



REVISTO

CONTABILIZAÇAO COPARTICIPAÇÃO DOS BENEFICIARIOS

288

Comparticipação dos Beneficiários

O Acordo de Credito contempla o montante previsional da comparticipação dos beneficiários

na realização dos micros projectos.

Cada CRP, no inicio do exercício, deve subscrever a previsão da comparticipação dos

beneficiários

Objectivo

Constatar na contabilidade de cada CRP a comparticipação dos beneficiários;

Peça Justificativa

Contrato programa


Nº de conta

Débito

Nº de conta

Crédito



Montante

Débito

Montante Crédito

25XXX

55XXX

Comparticipação Beneficiários exerc…

Comparticipação Beneficiários exerc…

M

M

POSER



REVISTO

CONTABILIZAÇAO JUSTIFICATIVOS DOS BENEFICIARIOS

289

Justificativos do Beneficiário – Realização de Actividades

Objectivo

Constatar na contabilidade de cada CRP a comparticipação dos beneficiários na execução de

Micro projectos

Peça Justificativa

Folha de comparticipação ou Justificativos


Nº de conta

Débito

Nº de conta

Crédito



Montante Débito Montante

Crédito

45XXX

55xxx

51XXX

25xxxx

Comparticipação benf. Contrato nº…

Comparticipação benf. Contrato nº…

Regularização Comparticipação Subsc.

Regularização Comparticipação Subsc.

M

M

M

M

Documents

Manual de Operações e de Procedimentos Administrativos e ... · POSER MANUAL DE PROCEDIMENTOS REF. APRESENTAÇÃO DO MANUAL ELABORADO OUTUBRO-14 REVISTO 3 SYGRI – Système de