INSTRUÇÃO DE TRABALHO Agendamento, Realização e Avaliação de

Treinamentos Internos.

Data: 16/12/14

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Com o objetivo de padronizar o sistema de trabalho e atribuir responsabilidades a cada uma das etapas, foram criadas algumas regras para a realização de treinamentos internos, conforme abaixo;

1. AGENDAMENTOS

A Necessidade de realização e treinamentos internos pode ser gerada pelas seguintes áreas (em todas as etapas, o RH e SGQ deverão estar em cópia);

1.a Depto. Comercial: Sempre que constatar a necessidade em capacitar a Equipe de Vendas em Determinadas linhas de produtos. Como Proceder: Neste caso o Departamento Comercial encaminha um e-mail com a solicitação e sugestão de datas ao Departamento de Compras, que se encarregará de contatar o fornecedor/parceiro. Obtendo retorno do fornecedor/parceiro, o Depto. De Compras, posiciona o Depto. Comercial, confirmando a data, sugerindo novas datas ou ainda com o seu parecer quanto à realização do treinamento.

1.b Depto. de Compras: Neste caso pode ser uma sugestão do fornecedor, ou uma oportunidade/necessidade de crescimento vista por compras. Como Proceder: Compras encaminha ao Departamento Comercial a SUGESTÃO de treinamento com as possíveis datas para a realização. Avaliada o interesse/necessidade o Departamento Comercial dá o retorno confirmando a data, sugerindo novas datas, ou ainda no caso de não concordar com a realização do treinamento sugerido, explicando os motivos desta decisão.

1.c Depto. de Novos Produtos: Sempre que incluir novos produtos na linha de comercialização, o

Gestor de Novos Produtos, ira avaliar juntamente ao Depto. Comercial a necessidade de realização de treinamentos á Equipe. Como Proceder: O Gestor de Novos Produtos encaminha ao Depto. Comercial a SUGESTÃO de treinamento com as possíveis datas para a realização. Avaliada o interesse/necessidade o Depto. Comercial dá o retorno confirmando a data, sugerindo novas datas, ou no caso de não concordar com a realização do treinamento sugerido, explicando os motivos desta decisão.

1.d Depto. de Logística: Sempre que constar a necessidade em capacitar os profissionais da área de

logística em questões como armazenagem, prazo de validade, manuseio e transporte de produtos. Como Proceder: o Depto. de Logística encaminha ao Depto. de Compras a solicitação de treinamento, com a sugestão de datas e principalmente o objetivo e foco do treinamento. O Depto. de Compras se encarregará de contatar o fornecedor/parceiro. Obtendo retorno do fornecedor/parceiro, o Depto. De Compras, posiciona o Depto. Logística confirmando a data, sugerindo novas datas ou com o seu parecer quanto a realização do treinamento.

1.e Depto. RH: O Depto. de RH poderá sinalizar a necessidade de agendamentos de treinamentos

para cumprir os calendários da MATRE – Matriz de Treinamentos, e neste caso passará a informação do Depto. Comercial que fará os agendamentos conforme informado no tópico 1.a. A responsabilidade de manter a MATRE atualizada e em dia, bem como os documentos comprobatórios da realização dos treinamentos é do Depto. de Recursos Humanos. Após agendado o treinamento, o RH deverá fazer a reserva das salas de reunião em cada unidade, ficando responsável por solicitar a limpeza e organização da sala. Sempre que possível, providenciar uma jarra de água e uma garrafa de café para deixar na sala durante o treinamento. Após o término de cada treinamento, o SGQ deverá entregar ao RH, a [LISPRE] - Lista de presença e as fotos com a evidência dos treinamentos, pra que o RH verifique se todos os “escalados” participaram, caso existam faltas, o Gestor dá área será comunicado por e-mail.

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Observações Gerais sobre Agendamento:

a) Treinamentos de produtos agendados pelo Departamento Comercial deverão ter a participação de TODA a Equipe de Vendedores, assim como auxiliares de venda (profissionais que estão sendo preparados para ser tornar um vendedor no futuro), para o ADM de Vendas não é obrigatório a participação. Todos do Departamento de Compras deverão participar e no caso da Logística, somente aos colaboradores do recebimento que precisam conhecer o produto, e a liderança, fica liberada a participação de outros colaboradores da área, a critério dos supervisores. No caso de treinamentos agendados pelo Departamento de Logística (Treinamentos específicos), somente o pessoal convocado pelo Gestor de Logística.

b) Após a confirmação do agendamento, o SGQ entra em contato com o fornecedor, com alguns dias de antecedência á data agendada, para verificar os recursos necessários, para se for o caso, solicita-los internamente, e solicitar o conteúdo programático á ser aplicado assim como a elaboração de uma avaliação pós-treinamento. Na ocasião do agendamento, o SGQ deverá informar ao fornecedor/parceiro que o tempo máximo para realização dos treinamentos internos é de 1 hora, e outros 30 minutos para esclarecimento de possíveis dúvidas e aplicação da avaliação, sempre dividido em duas turmas.

c) Caso a pauta de apresentação do fornecedor não permita que o treinamento seja realizado em 1h30, o mesmo deverá ser dividido em duas etapas, ou seja, deverá ser encaixado em dois dias diferentes, seguindo a programação de datas e horários mencionada nos próximos itens.

d) Deverão ser programados no máximo dois treinamentos mensais, e devem ocorrer em dias

subsequentes. Obs.: Nos últimos 05 dias úteis que antecedem o dia 20, não poderão marcar treinamentos, evitando assim o conflito com fechamento do faturamento no comercial, sendo dos dias 21 á 20 de cada mês.

e) Os treinamentos serão realizados nas datas acima, sempre em duas turmas, sendo a primeira

turma no período da manhã e a segunda no período da tarde. Exceções serão analisadas.

2. REALIZAÇÃO E DIVULGAÇÃO INTERNA

2.a Vendas (Gerência/ADM): Irá definir a lista dos participantes de cada turma, dividindo a Equipe. Esta lista deverá ser passada previamente ao RH e ao Marketing, entretanto os Gestores do Comercial devem participar e cobrar a participação de todos os escalados, o preenchimento da lista de presença e as evidências através de fotos.

2.b Recepção: Os fornecedores/parceiros poderão ser recebidos nas Unidades, pelo Marketing em SP, e o Comercial em Tatuí, (deverá alinhar com Compras se existe a necessidade de tratar algum assunto anterior ao treinamento), o mesmo deverá acompanhar até a sala de treinamento onde estarão todos os recursos necessários (já informados previamente).

2.c Marketing: A agenda de treinamentos do mês e a escala com os nomes de quais colaboradores irão

participar em cada um dos horários, será informada com antecedência por e-mail e posteriormente afixada no mural de avisos das unidades, inclusive na logística e ficará sobre a responsabilidade do

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Depto. de Marketing. A lista de presença deverá ser encaminhada pelo Comercial ao Marketing com antecedência. O marketing deve preparar material para divulgação e intensificação do trabalho com o fornecedor após cada treinamento, conversando com o palestrante e saber do desempenho das turmas, suas dúvidas, questionamentos e assim repassar tais informações ao comercial, pra que as ações cabíveis sejam tomadas para cada caso. O marketing também poderá após cada treinamento, pesquisar junto aos participantes sobre o treinamento, carga horária, palestrante, sugestões, treinamentos que julguem importantes e etc. Com isso poderão entender melhor como foi o treinamento e o grau de satisfação dos participantes.

2.d Em todos os treinamentos deverá ser preenchida a lista de presença com assinatura dos participantes e da pessoa que ministrou o treinamento. Em anexo a lista de presença, sempre que possível anexar pelo menos duas fotos de cada uma das turmas, evidenciando a realização do treinamento, providenciada pelo Marketing na unidade de SP e pelo ADM de Vendas na unidade de Tatuí.

2.e No caso de ausência de colaboradores escalados em qualquer um dos treinamentos, independente de qual seja o motivo, o RH irá encaminhar um e-mail ao Gestor, relatando o nome do colaborador, o fornecedor e o tipo de treinamento que o mesmo não participou, cobrando os motivos informados para a não participação.

3. AVALIAÇÃO DOS TREINAMENTOS

3.a. A Avaliação deverá ser elaborada pelo fornecedor/parceiro que irá ministrar o treinamento e devera ter no mínimo cinco questões de múltipla escolha, o fornecedor deverá estabelecer a nota máxima para cada uma das questões de acordo com o grau de dificuldade, sendo o mínimo alcançado para a avaliação é zero e o máximo sempre dez.

3.b. Estas avaliações serão aplicadas pelo RH após o treinamento (na própria sala, após o término do treinamento), que as encaminhará posteriormente ao SGQ para correção, o gestor da área assinará no campo “Superior Imediato” (sempre que as avaliações obtiverem índices de acertos menores que 70% da nota máxima, o colaborador deverá fazer uma reciclagem e um novo treinamento). Conforme P.Q 8.1.

3.c. Após a avaliação ser corrigida pelo SGQ e assinada pelo Superior Imediato, as avaliações

deverão ser encaminhadas ao Depto. de RH que ficara responsável pelo controle e arquivo dos referidos documentos.

Obs.: A Eficácia dos Treinamentos será analisada pelo SGQ em conjunto ao RH e Comercial, além das avaliações, poderão ser analisadas as vendas pós-treinamento, e para registro, utilizaremos o formulário [REGAVAL] Registro de Avaliação de Treinamentos.