Manual de procedimentos BE

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Trabalho elaborado por Valdemar Silva na Ação de Formação Gestão e Desenvolvimento da Polít ica Documental na Rede Concelhia de Bibliotecas de Vagos.

Vagos, 7 de dezembro de 2011

Gestão e Desenvolvimento da Política Documental na Rede Concelhia de Bibliotecas de Vagos Biblioteca Escolar da EPADRV

2 Manual de Procedimentos Valdemar Silva

Índice 1. Introdução………...……………………………………………………………….3

2. Seleção e Aquisição do Fundo Documental…………………………………4

3. Tratamento Técnico-Documental……………………………………………….4

3.1. Entrada dos Documentos…………………………………………………4

3.2. Registo dos Documentos………………………………………………….4

3.2.1. Registo de documentos impressos…………………………………...5

3.2.2. Registo de Publicações Periódicas………...…………………………5

3.2.3. Registo de documentos não-livro……………………………………..6

3.2.4. Registo informático……………………………………………………..6

4. Carimbagem………………………………………………………………………6

4.1. Documentos impressos: monografias e séries monográficas………...6

4.2. Documentos impressos: publicações periódicas……………………….7

4.3. Material não livro: CDs, CD Roms , DVDs e Cassetes Vídeo………...7

5. Catalogação……………………………………………………………………….7

5.1. Descrição Bibliográfica…………………………………………………….8 5.1.1. Monografias…………………………………………………………………….8

5.1.2. Documentos áudio……………………………………………………...8

5.1.3. Documentos vídeo……………………………………………………...9 5.1.4. Recursos eletrónicos………………………………………………….9

6. Anexo I………………………………………………………………………….......................................11

7. Anexo II…………………………………………………………………………..17



1. Introdução

O Manual de Procedimentos é um documento em aberto e em constante

reestruturação, mas terá a vantagem de permitir a uniformização e a continuidade nas

decisões e critérios tomados.

Os princípios e recomendações constantes deste documento destinam-se a

precisar os instrumentos normativos utilizados, definir a política de tratamento

documental a ser adotada pela Biblioteca Escolar da EPADRV, em articulação com a

Rede de Bibliotecas de Vagos, que inclui a Biblioteca Municipal e as restantes

Bibliotecas Escolares deste concelho. Por isso, consagrará os procedimentos técnicos a

serem executados no tratamento documental nas suas várias componentes, que

constitui, afinal, o circuito do documento na Biblioteca: seleção, aquisição, registo,

carimbagem, catalogação, classificação, indexação, cotação, arrumação nas estantes e

difusão da informação.

O sistema informático adotado pela Biblioteca Escolar da EPADRV é o

Bibliobase, tendo este Manual de Procedimentos visado igualmente facilitar a utilização

desta aplicação informática.

Em anexo, são incluídos os campos e subcampos específicos a serem

preenchidos na aplicação informática, bem como a CDU específica para o acervo

documental da biblioteca.



2. Seleção e Aquisição do Fundo Documental

A seleção e a aquisição dos documentos que integrarem a coleção da biblioteca

serão feitas no cumprimento das regras e princípios descritos na Política de

Desenvolvimento da Coleção da Biblioteca de cada escola, a qual deverá, no entanto, ter

em conta que as aquisições (nos mais variados suportes) deverão ir ao encontro do

interesse e da curiosidade dos alunos, bem como da especificidade das diferentes áreas

disciplinares e não disciplinares, também de ser tomado em linha de conta, a articulação

da informação entre as escolas e biblioteca Municipal, de forma, a minorar aquisições

repetidas.

3. Tratamento Técnico - Documental 3.1. Entrada dos Documentos

Qualquer documento que dê entrada na Biblioteca deve ser submetido a uma

verificação do seu estado físico. Assim, nos documentos livro analisar-se-á se os

mesmos não apresentam falhas de impressão, páginas rasgadas, lombadas ou

encadernação danificada…, enquanto que nos documentos não-livro será testado o

funcionamento do documento para verificar se o mesmo não apresenta erros de leitura.

No caso de serem detetadas irregularidades, os documentos devem ser

devolvidos ao fornecedor, para que sejam substituídos, quando se trate de aquisições,

ou entregues ao coordenador da equipa da biblioteca para que este providencie a sua

reparação, quando se trate de ofertas consideradas significativas (cf. critérios a aplicar

às ofertas no PDC). Se devolvidos ao fornecedor, só se procederá ao pagamento após a

substituição. Caso já tenham sido pagos, terão que respeitar-se os prazos legais de

troca.

3.2. Registo dos Documentos

Antes de se proceder ao registo, todo o documento deve ser analisado para

verificar se trata de uma publicação efémera e sem interesse, em que apenas será

necessário colocar o carimbo da instituição. Todos os documentos (monografias e

material não-livro) entrados na biblioteca serão registados sequencialmente num único

livro de registo.

Cada documento tem o seu registo. Vários exemplares de um mesmo documento

têm números de registo diferentes; No caso de documentos correspondentes a séries

monográficas (porque se trata de um único título, embora editado em vários volumes),



todos terão o mesmo número de registo; Quando um documento é acompanhado por

material de outro formato, este terá um registo diferente. No entanto, far-se-á um

apontamento nas observações do Livro de Registos.

3.2.1. Registo de documentos impressos

Do livro de registo constam os seguintes elementos:

• Data de entrada do documento na biblioteca;

• N.º de registo – (de acordo com os critérios definidos);

• Autor;

• Título;

• Edição (Local, Editor, Data, Coleção, Volume);

• Cota;

• Tipo de documento;

• Observações

3.2.2. Registo de Publicações Periódicas

As publicações periódicas, sejam elas em suporte impresso ou digital, serão registadas

em folhas Kardex, adaptadas para o efeito. A cada folha / ficha corresponderá um título.

As fichas devem ordenar-se alfabeticamente da mesma forma que as próprias revistas

nas estantes. As folhas Kardex também podem ordenar-se em dossiê de argolas. O

conjunto de folhas ordenadas constitui o catálogo de publicações periódicas. Cada ficha

inclui os seguintes elementos para preenchimento:

• Periodicidade

• Título da publicação periódica

• Endereço da edição

• Editor / Diretor

• Observações (forma de entrada)

• Cidade

• País

• Cota

• Data de publicação – registar volume e número no espaço da respetiva data



3.2.3. Registo de documentos não-livro

Por documentos não-livro entendemos os documentos áudio (CD) e os

documentos audiovisuais e multimédia (DVD, CD-Rom, DVD-Rom). O registo dos

documentos não-livro segue procedimentos idênticos ao adotado para os documentos

livro, fazendo-se uma descrição abreviada da qual devem constar os seguintes

elementos:

• Data de entrada do documento na biblioteca;

• N.º de registo (de acordo com os critérios definidos);

• Autor;

• Título;

• Edição (Local, Editor, Data, Coleção, Volume);

• Cota.

3.2.4. Registo informático

Quando o catálogo da biblioteca estiver completamente informatizado, os

documentos serão registados no sistema informático e far-se-á uma impressão do livro

de registo, a qual será atualizada trimestralmente.

Enquanto a biblioteca não dispuser do módulo de gestão de Kardex para as publicações

periódicas, estas continuarão a ser registadas manualmente nas ditas fichas Kardex.

4. Carimbagem

O carimbo é a marca de posse, e tem regras para a sua colocação:

• Carimbo da instituição – (com o nome da escola e o nome da Biblioteca

Escolar/Biblioteca Municipal);

• Carimbo de registo, com a identificação da Biblioteca/ Biblioteca Escolar e

espaço para o n.º de registo e data de entrada.

Nunca um carimbo deve ser colocado em cima de uma imagem ou em página em

que possa lesar ou ofender a mancha de informação; os referidos carimbos são apostos

em todos os documentos; existem zonas específicas ou zonas recomendadas para

carimbar, a saber:

4.1. Documentos impressos: monografias e séries monográficas

A página de rosto é carimbada com o carimbo de registo no canto inferior direito;



• São carimbados todos os documentos com o carimbo da instituição:

_ no canto inferior direito, na página de rosto;

_ numa das páginas do interior (normalmente a meio do livro);

_ na última folha do corpo do texto principal numerada, no canto inferior direito.

• Nos documentos com folhas plastificadas, ou material ao qual a tinta não adere, o

carimbo é efetuado numa etiqueta que deve ser colocada no local estabelecido para o

efeito.

• São carimbadas apenas com o carimbo da instituição e da seguinte forma:

4.2. Documentos impressos: publicações periódicas • Revistas – na página de sumário. no canto inferior direito.

• Jornais – Junto ao título na primeira folha, seguido de uma rubrica e data de entrada.

O carimbo de registo aplica-se na parte de trás da caixa de armazenamento e no próprio

documento.

4.3. Material não livro: CDs, CD Roms , DVDs e Cassetes Vídeo

No próprio documento será colocada uma etiqueta com o carimbo de registo, ou,

quando mais conveniente, escrever-se-á com uma caneta de acetato o nome da escola e

o n.º de registo.

5. Catalogação

A catalogação consiste no conjunto de operações necessárias à descrição

bibliográfica abreviada de um documento, seja ele livro ou não livro, monografia ou

periódico, e permite identificar uma determinada espécie, facilitando a sua posterior

recuperação.

O programa de gestão documental utilizado é o BILIOBASE;

_ Módulos: Catalogação, Empréstimo,

_ Os instrumentos de trabalho utilizados são: Regras Portuguesas de Catalogação

(RPC), edição de 2005.

Apontaremos, de seguida, alguns procedimentos a adotar na catalogação de

monografias em suporte livro e não livro, documentos áudio, vídeo e recursos

eletrónicos.



5.1. Descrição Bibliográfica

Tomaremos como norma base a utilização do nível intermédio de descrição tal

como é definido internacionalmente, o que significa, em termos de ISBD, o seguinte:

Uma vez definido o standard, indicamos de seguida algumas especificações de

implementação respeitantes aos vários fundos:

5.1.1. Monografias

Fundo adultos

• Só devem ser referidas as autorias principais. No caso de ilustradores, editores

literários, prefaciadores, etc. devem indicar-se sempre que essa informação vier na

página de rosto ou então caso se verifique pela análise do documento que essa

informação é essencial;

• A menção de edição só deve ser usada para edições além da primeira;

• A referência à ilustração só deve ser utilizada quando assumir uma importância

relevante no conjunto do documento;

• A descrição em níveis deve seguir o estipulado pelas RPC.

• A ilustração só será mencionada quando for importante no documento;

• Só deve ser referido um local de edição e um editor;

• No caso das traduções e adaptações, mencionar-se-á em nota no campo 304 o título

original

Fundo Infanto- Juvenil

• Só devem ser referidas as autorias principais, o que no caso deste tipo de

documentos inclui obrigatoriamente os ilustradores;


• A referência à ilustração é obrigatória;

• A informação respeitante à coleção é obrigatória;

A descrição em níveis deve seguir o estipulado pelas RPC;

5.1.2. Documentos áudio Fundo áudio

• Os títulos de cada um dos temas que compõem o documento devem ser dados,

sempre que possível, em notas;



• A referência às autorias deve ser exaustiva quanto a intérpretes e autores de trechos

musicais e letras;

• Outro tipo de responsabilidades podem excluir-se a não ser que essa informação se

revele essencial;

• No caso da música clássica, o autor do trecho, bem como os intérpretes (individuais

ou grupos), bem assim como os maestros e os solistas devem constituir autorias

principais;

• A indicação genérica do tipo de recurso é obrigatória e é dada entre parênteses reto,

ex. [Registo Sonoro];




5.1.3. Documentos vídeo Fundo vídeo

• A nota (campo 304) sobre o título original é obrigatória;

• Se um dado filme se basear numa obra literária ou outra, deve estabelecer-se a

ligação entre o registo do vídeo e o da monografia, utilizando um dos campos de

ligação do bloco 4 (entradas relacionadas) do UNIMARC;

• A referência às autorias deve ser exaustiva quanto a realizadores, produtores,

guionistas, intérpretes. Devem ser consideradas como autorias principais o

realizador e o produtor. No caso dos documentários “científicos” os conselheiros

técnicos devem ser considerados autorias de segundo nível;

• No caso dos documentários e outros documentos de caráter informativo, e só

nestes, a sinopse deve ser dada, sempre que possível, em notas;

• A menção de edição só deve ser usada para edições para além da primeira;


• A indicação genérica do tipo de recurso é obrigatória e é dada entre parênteses

reto, ex. [Registo vídeo];


5.1.4. Recursos eletrónicos De acordo com a ISBD(ER) Recursos Eletrónicos são todos os materiais

controlados por computador, o que inclui, por exemplo, CD-ROM, CD-áudio,

DVD-ROM, DVD, CD com software ou outra informação e recursos de internet.

A principal distinção entre estes recursos diz respeito ao método de acesso:



local ou remoto.

São considerados recursos de acesso remoto todos os que são acedidos por

via telemática. Isto inclui a internet, bases de dados disponíveis na e fora da

Biblioteca e documentos que sejam acedidos apenas por via telemática, mesmo que

façam parte dos fundos da biblioteca (caso de CD-ROM que se encontrarão disponíveis

em rede).

Para além dos procedimentos relativos ao tipo de documentos descritos anteriormente,

menciona-se aqui o modo de atuar relativamente aos materiais controlados por

computador: CD-R, DVD-R com software ou outra informação (acesso local) e recursos

da Internet (acesso remoto);

• Deve ser mencionado o material específico aconselhado e aquele que é obrigatório;

• Na menção de responsabilidade deve ter-se em conta também os responsáveis pelo

desenvolvimento do software, o designer e o produtor;

• No caso dos recursos que têm atualização frequente, omite-se a edição;

• Os recursos selecionados da Internet indicar-se-ão no campo 856 do software de

tratamento documental.



6. Anexo I

Registo de Monografias Os campos de preenchimento obrigatório estão assinalados a vermelho; caso o documento

possua informação os campos 010 e 021 deverão ser utilizados.

Informação Descritiva

200 – Título

â – Título próprio (c/ maiúscula a primeira letra e os substantivos próprios) Folhas caídas

^d – Título paralelo

ê – Informação de outro título (quando existe outro título/complemento)

^f – Primeira menção de responsabilidade (autores seguidos até 3) Almeida Garrett

^g – Outras menções de responsabilidade: tradutor, ilustrador, revisor

205 – Menção da edição

â Menção da edição (referir a partir da 2ª) 2.ª ed

210 – Publicação, Distribuição

â – Lugar da edição Mem Martins

^c – Nome do editor Europa-‐América

^d – Data publicação, da impressão (imp.) ou copyright (cop.) 1987

215 – Descrição Física

â – descrição física, nº de páginas impressas 148p

^c – Outras indicações físicas, ilustrado il

Identificação 010 – ISBN â – Número (ISBN) 972-‐1-‐02783-‐9 021 – Nº de Depósito Legal 14411/87 â – Código do país PT ^b – Número 14411/87

Dados Gerais de Processamento 933 – Ano de Publicação 1 1987



^d – Dimensões da altura da lombada, por excesso: 22,5cm= 23 cm

ê – Material acompanhante, 1 CD-‐ROM

225 – Coleção

â – Título próprio da coleção Livros de Bolso Europa-‐América

^v – Indicação do volume 241)

Notas

300 – Notas gerais

â – Texto da nota

304 – Título

â Texto da nota: ex. Tit. Orig.: título noutra língua

Assuntos

606 – Nome comum

â – Elemento de entrada Literatura portuguesa

^x – Subdivisão de assunto Poesia

^y – Subdivisão Geográfica

^z – Subdivisão cronológica

^2 – Código do sistema, thesaurus

610 – Termos não controlados

â – Elemento de entrada

675 – CDU

â – Notação 821.134.3-‐1

^v – Edição BN

^z – Língua da edição por

Responsabilidade Intelectual

700 – Responsabilidade principal

â – Palavra de ordem Garrett,

^b – Outra parte do nome Almeida

^c – Elementos de identificação ou distinção: ex.: pseud.

^f – Datas

701 – Corresponsabilidade



â – Palavra de ordem, vide campo 700

^b – Outra parte do nome, vide campo 700

^f – Datas, vide campo 700

^4 – Código da função, selecionar a partir da lista de opções

702 – Responsabilidade secundária (ilustrador, tradutor…)





710 – Coletividade (responsabilidade principal)

â Palavra de ordem

Bloco internacional

856 – Localização e acesso eletrónico

û – Uniform Resource Location (URL)

^z – Nota para informação ao público

859 – Imagem da capa


^z – Nota informativa

Existências

966 – Cota

â – Nº de registo 1234

^ l – Sigla da Instituição BE/ESI

^s – Cota 821.134.3-‐1GAR

^6 – Empréstimo Domiciliário, selecionar a partir da lista de opções

N.B. Numa obra com vários volumes, abre-‐se o subcampo ^v e indica-‐se o nº do volume em letra

romana.

Visualização ISBD

GARRETT, Almeida

Folhas caídas / Almeida Garrett. – 2.ª ed. -‐Mem Martins : Europa-‐América, 1987. –

148 p. – (Livros de Bolso Europa-‐América ; 241)

ISBN 972-‐1-‐02783-‐9

Literatura portuguesa – Poesia

CDU 821.134.3-‐1

821.134.3-‐1GAR (BE/…) – 1234



REGISTO VÍDEO

Dados Gerais de Processamento

933 – Ano de Publicação 1 2004

Identificação

021 – Nº de Depósito Legal

â – Código do país

^b – Número

071 – Nº do editor

â – Número do editor

Informação Codificada

100 – Dados Gerais de Processamento

â – Dados gerais de processamento (AAAA–MM–DD) 20051012d2004

101 – Língua da publicação

â – Língua do texto, banda sonoro, etc. eng

102 – País de publicação

â – País de publicação PT

115 – â – Dados codificados – Geral

^b – Dados codificados do filme animado

Informação Descritiva

200 – Título

â – Título próprio (c/ maiúscula a primeira letra e os substantivos próprios) Shrek 2

^b – Indicação geral da natureza do documento registo vídeo

ê – Informação de outro título (quando existe outro título/complemento)

^f – Primeira menção de responsabilidade (autores seguidos até 3) realizado por Andrew

Adamson, Kelly Asbury, Conrad Vernon

^g – Outras menções de responsabilidade:

210 – Publicação, Distribuição

â – Lugar da edição, distribuição Lisboa

^c – Nome do editor, distribuidor Dream Works Home Entertainment [distrib.]

^d – Data publicação, distribuição 2004

215 – Descrição Física

â – descrição física 1 DVD (ca 89min.)

ê – Material acompanhante



225 – Coleção

â – Título próprio da coleção

^v – Indicação do volume

Notas

304 – Título

â Texto da nota: ex. Tit. Orig.: título noutra língua

333 – Potenciais utilizadores

â – Texto da nota Maiores de 4 anos

Assuntos

606 – Nome comum


^x – Subdivisão de assunto

^2 – Código do sistema, thesaurus

610 – Termos não controlados


686 – Outras classificações

â – Notação 791 (086.8)

Responsabilidade Intelectual

700 – Responsabilidade principal

â – Palavra de ordem

^b – Outra parte do nome

701 – Corresponsabilidade





702 – Responsabilidade secundária (repetir o campo se necessário)

â – Palavra de ordem, Adamson

^b – Outra parte do nome, Andrew


^4 – Código da função, selecionar a partir da lista de opções 300



Bloco internacional

856 – Localização e acesso eletrónico


^z – Nota para informação ao público

859 – Imagem da capa


^z – Nota informativa

Existências

966 – Cota

â – Nº de registo 2345

^ l – Sigla da Instituição BE/ESI

^s – Cota 791 [DVD] ADM /SHR

^6 – Empréstimo Domiciliário, selecionar a partir da lista de opções 1

Nota: caso o documento possua informação o campo 021 deverá ser utilizado.

Visualização ISBD

SHREK 2

Shrek [Registo vídeo] / realizado por Andrew Adamson, Kelly Asbury, Conrad

Vernon. – Lisboa: Dream

Works Home Entertainment [distrib.], 2004. – 1 DVD (ca 89 min.). – Maiores de 4 anos

CDU 791(086.8)

791[DVD]– 2345



Anexo II

Classificação Decimal Universal – (C.D.U.)

Bibliotecas Escolares 3º Ciclo e Secundário

Classe 0 – Generalidades. Informação. Instituições 001 Generalidades. Organização do trabalho individual 004 Ciência e tecnologia dos computadores 02 Biblioteca 008 Cultura 030.1 Enciclopédias 030.8 Dicionários 050 Guias Profissionais 060 Instituições 070 Jornalismo 087.5 Publicações para crianças Classe 1 – Filosofia. Psicologia 1 Filosofia 159.9 Psicologia 16 Lógica. Teoria do conhecimento 17 Moral. Ética Classe 2 – Religião. Teologia 2.1 Teoria e filosofia da religião. Natureza da Religião 23/25 Religiões não cristãs 26/27 Religião cristã. Cristianismo 28 Islamismo 29 Movimentos espirituais modernos (Ateísmo, Neopaganismo…) Classe 3 – Ciências Sociais 311 Estatística 314 Demografia 316 Sociologia 316.347 Racismo. Xenofobia. Diferenciação social 32 Política. Políticos. Escravatura 33 Economia. Trabalho. União Europeia 34 Direito. Direito Internacional. Direitos Humanos 35 Administração Pública 36 Assistência social. Serviço social. Consumo. Seguros 37 Educação. Ensino. Pedagogia



371 Organização do ensino 372 Disciplina. Didática 376 Ensino especial 39 Etnografia. Etnologia. Usos e costumes. Vida social. 398 Folclore. Tradição popular (contos e lendas, anedotas, sátiras…) 398.9 Classe 5 – Ciências Exatas 50 Generalidades sobre Ciências Exatas 502 Meio ambiente 504 Ameaças ao meio ambiente 51 Matemática 52 Astronomia 53 Física 54 Química 55 Geologia. Meteorologia. Hidrologia 56 Paleontologia 57 Biologia. Biodiversidade 58 Botânica 59 Zoologia Classe 6 – Ciências Aplicadas 61 Medicina. Saúde 612.3 Alimentação. Nutrição 613 Higiene. Educação sexual 614 Saúde Pública. Prevenção de acidentes 616 Doenças. Dependências. Toxicodependência. Alcoolismo 62 Engenharia. Tecnologia 63 Agricultura 641 Ciências domésticas (culinária, costura, croché) 657 Contabilidade 658 Gestão de empresas 658.8 Marketing 66/67 Indústrias e Ofícios Classe 7 – Arte. Recreação. Entretenimento. Desporto 7 Arte em gera 71 Planeamento regional, urbano e rural. Urbanismo 72 Arquitetura 73 Artes plásticas 74 Desenho. Design. Artes e ofícios 75 Pintura 76 Artes gráficas. Gravura 77 Fotografia 78 Música 79 Divertimentos. Espetáculos. Jogos. Desportos



791.43 Cinema 792 Teatro 793 Dança 794 Jogos de mesa e tabuleiro 796 Desporto Classe 8 – Língua. Linguística. Literatura 81 Linguística. Línguas 81’36 Gramáticas 82.0 Teoria, estudo e técnicas da literatura 82.09 Critica literária 82 Literatura universal 82-93 Literatura infantil e juvenil 821.134.3 Literatura portuguesa Classe 9 – Geografia. Biografia. História 902 Pré-história. Artefactos 903 Arqueologia 908 Monografias 91 Geografia. Viagens 912 Atlas 929 Biografias 94 História em geral 94(3) História do mundo antigo 94(4) História da Europa 94(469) História de Portugal 94(6) História da África 94(7) História da América

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