Manual de Procedimentos de Concessão, Aplicação e

Manual de Procedimentos de

Concessão, Aplicação e

Prestação de Contas de

Adiantamentos a Servidores no

Âmbito do Poder Executivo do

Estado de Mato Grosso

2021

CUIABÁ, 2021

SECRETARIA DE ESTADO DE FAZENDA DE MATO GROSSO

Equipe de elaboração/validação:

Ana Paula Gonçalves de Siqueira Analista Administrativo – Contadora

Coordenadoria de Acompanhamento da Execução Orçamentária, Financeira e Contábil (COFIC)

Secretaria Adjunta da Contadoria Geral do Estado (SACE)

Deborah Carvalho Carioca Coordenadora

Coordenadoria de Acompanhamento da Execução Orçamentária, Financeira e Contábil (COFIC)


Elisangela Evangelista de Freitas Analista Administrativo – Contadora

Coordenadoria de Gestão e Planejamento do Sistema Contábil (CPGC)


Luiz Afonso de J. L. Nascimento Chefe de Unidade

Unidade de Desenvolvimento de Negócios da Contadoria (UDNC)


Ricardo Pinto dos Santos Analista Administrativo – Contador

Coordenadoria de Gestão e Planejamento do Sistema Contábil (CPGC)


ÍNDICE

1 INTRODUÇÃO .................................................................................................................. 1

2 NORMAS REGULAMENTADORAS ............................................................................ 1

3 PRECEITOS GERAIS ..................................................................................................... 1

4 PROCEDIMENTOS NO SISTEMA FIPLAN ................................................................ 6

4.1 Concessão de Adiantamento ............................................................................................. 6

4.2 Prestação de Contas de Adiantamentos Concedidos ..................................................... 9

4.2.1 Prestação de Contas com Aplicação Total do Recurso ........................................................ 10

4.2.2 Prestação de Contas de Utilização Parcial do Recurso ......................................................... 11

4.2.2.1 Devolução com Pagamento de Guia de Recolhimento de Adiantamento Concedido na

Conta Única ......................................................................................................................... 11

4.2.2.2 Devolução com Devolução por Transferência/Depósito na Conta Especial/Convênio........ 13

4.2.3 Prestação de Contas na Devolução Total do Recurso ........................................................... 13

4.4 Adiantamentos sem Prestação de Contas no Prazo Estabelecido em Lei .................... 14

4.5 Prestação de Contas de Adiantamentos Concedidos em Exercícios Anteriores .......... 16

5 PROCEDIMENTOS PARA ADIANTAMENTOS TIPO: CARTÃCORPORATIVO 17

5.1 Habilitação da Opção de Adiantamento por Cartão Corporativo ............................... 17

5.1.1 Procedimentos Efetuados na CPGC ................................................................................ 17

5.2 Procedimentos na Unidade Orçamentária ..................................................................... 19

5.2.1 Concessão de Adiantamento (CAD) ................................................................................... 19

5.2.2 Prestação de Contas pelo Servidor ...................................................................................... 21

5.2.2.1 Devolução de Recursos Não Aplicados ............................................................................ 22

6 CONSIDERAÇÕES GERAIS .......................................................................................... 22

ANEXO I – CHECKLIST DA CGE-MT PARA CONCESSÃO DE ADIANTAMENTOS .......... 23

ANEXO II – MODELO DE TERMO DE RESPONSABILIDADE E CIÊNCIA .......................... 26

ANEXO III – DECLARAÇÃO DE DESISTÊNCIA DE RESSARCIMENTO .............................. 27

ANEXO IV – MODELO DE DEMONSTRATIVO DE RECEITAS E DESPESAS ..................... 28

1

1. INTRODUÇÃO

Este manual de procedimentos foi elaborado no intuito de disponibilizar orientações acerca dos

procedimentos de concessão, aplicação e prestação de contas de adiantamentos à servidores no âmbito da

estrutura da Administração Pública do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso e deve ser utilizado por

todas as Unidades Orçamentárias componentes da referida estrutura.

2. NORMAS REGULAMENTADORAS

Os procedimentos de concessão, aplicação e prestação de contas de adiantamentos são regulamentadas

pelas seguintes normas:

Artigo 68, 69, 78 e 84 da Lei Nº 4.320/1964;

Artigos 23 e 24, Inciso II, Alínea “a” da Lei Complementar Nº 8.666/1993 e alterações;

Artigo 66 e 143 da Lei Complementar Nº 04 de 15 de outubro de 1990;

Lei Estadual Nº 4.454 de 07 de maio de 1982;

Decreto Nº 20 de 05 de fevereiro de 1999;

Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao Setor Público.

3. PRECEITOS GERAIS

A Lei Nº 4.454 de 07 de maio de 1982 instituiu o regime de concessão de adiantamentos à servidores

no âmbito do Estado de Mato Grosso estabelecendo as situações, condições e formas de prestação de contas.

O artigo 68 da Lei 4.320/1964 estabelece que,

“o regime de adiantamento é aplicável aos casos de despesas expressamente

definidos em lei e consiste na entrega de numerário a servidor, sempre

precedida de empenho na dotação própria para o fim de realizar despesas, que

não possam subordinar-se ao processo normal de aplicação.”

É necessário destacar que, o adiantamento é permitido apenas em caso de despesas que não possam,

justificadamente, aguardar os prazos do trâmite da licitação sob pena de causar danos ou entraves à

administração pública.

Neste sentido, a Cartilha da CGE-MT contendo orientações acerca dos adiantamentos esclarece que

são permitidos empenhos de adiantamentos apenas nos elementos de despesas: 30 – material de consumo; 36

– outros serviços pessoa física; e 39 - Outros Serviços de Terceiros - Pessoa Jurídica, sendo necessário, quando

ocorrer aplicação de recursos em ambos os elementos de despesa para um mesmo adiantamento, que exista

uma nota fiscal para cada um deles para fins de prestação de contas e baixa do adiantamento no sistema

FIPLAN.

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É necessário informar que, o recolhimento do INSS e ISSQN referentes às notas fiscais de serviços de

terceiros, devem ser pagas pelo prestador de serviço mediante comprovante de recolhimento apresentado antes

do pagamento do serviço, ou quando, não o forem, devem ser descontados do valor da nota fiscal e recolhidos

pelo servidor ao qual foi concedido o adiantamento. A Cartilha da CGE-MT informa que: “Estado de Mato

Grosso é substituto tributário dos municípios de Cuiabá e Várzea Grande, sendo assim, é necessária a

retenção do ISSQN nas notas fiscais”.

O artigo 4º do Decreto Nº 20/1999 estabelece que:

“Poderão ser realizadas por adiantamento as seguintes despesas:

I - para compras e/ou execução de serviços em até 50% (cinquenta por cento)

dos limites fixados para dispensa de licitação, com base no artigo 24, inciso II,

alínea ‘a’´, da Lei 8.666/93 e alterações posteriores, na modalidade de compras

e serviços em cada elemento de despesa;

II - que devem ser realizadas em localidades distantes daquela em que se

encontra o setor de processamento da despesa;

III - onde não exista estabelecimento bancário que possa cumprir ordem de

pagamento;

IV - de viagem para atender diligências especiais; ...

VI - de caráter de urgência ou situações extraordinárias, devidamente

caracterizadas, de que possam resultar eventuais prejuízos aos órgãos ou

perturbar o atendimento dos serviços;

VII - de caráter secreto ou reservado.

As normas vigentes estabelecem que a aplicação do recurso objeto de adiantamento se restringe às

despesas para as quais foi concedido, não sendo, com isso, permitida a aplicação em despesa diversa sob pena

de sanção pelos órgãos de controle. Além disso, o adiantamento deve ser aplicado no exercício em que foi

concedido exceto se: “despesa feitas no exterior, observadas as normas especificas; viagens para atender

diligências especiais; viagens de caráter de urgência ou situações extraordinárias, devidamente

caracterizada, de que possam resultar eventuais prejuízos aos órgãos públicos ou perturbar atendimento de

serviços.” (CGE-MT, 2018).

É necessário destacar, no entanto, que as notas fiscais emitidas no exercício subsequente à concessão

do recurso serão aceitas no exercício seguinte para prestação de contas desde que estejam no prazo

estabelecido por lei para a aplicação do recurso.

Tendo recebido adiantamento, o servidor terá até 60 (sessenta) dias corridos para aplicação do recurso

e deverá efetuar a prestação de contas das despesas no prazo de 90 (noventa) dias corridos, tendo o

ordenador de despesa a responsabilidade de aprovar ou não a prestação de contas no prazo de 10 (dez)

dias.

Quando a prestação de contas não for efetuada no prazo estabelecido, o servidor deverá ser notificado

pelo responsável do Setor de Contabilidade da Unidade Orçamentária de lotação do servidor. A ausência de

resposta à notificação ensejará ressarcimento por meio de desconto na remuneração do servidor a ser

observado em folha de pagamento respeitando-se os limites estabelecidos no artigo 66 da Lei Complementar

3

Nº 04 de 15 de outubro de 1990 (Estatuto do Servidores da Administração Direta, das Autarquias e das

Fundações Públicas Estaduais do Estado de Mato Grosso).

Conforme o que estabelece o artigo 9º do Decreto nº 20/1999, é vedada a concessão de adiantamento

a servidor:

“I – responsável por dois adiantamentos;

II – que estiver em atraso com prestação de contas de adiantamentos anteriores;

III – que não esteja em exercício;

IV – na função de ordenador de despesa, exceto quando nas situações previstas nos

incisos IV e VII do artigo 4º deste Decreto;

V – ocupante de cargos de chefia ou gerência do setor financeiro;

VI – ocupante de cargo de chefia ou gerencia do almoxarifado;

VII – que tenha sido declarado em alcance em face de prestação de contas anteriores

julgadas irregulares pelos controles interno e/ou externo, bem como aos servidores que

estiverem respondendo a processo administrativo.”

Ao conceder adiantamento, a Unidade Orçamentária deverá comunicar ao referido servidor acerca

dos prazos e restrições de aplicação de recursos considerando que o ordenador de despesa responde

solidariamente pelos valores concedidos e pela ausência de prestação de contas nos prazos estabelecidos em

lei.

A unidade orçamentária deverá manter um controle rigoroso dos adiantamentos concedidos aos

servidores para se assegurar de que os prazos sejam cumpridos e, quando não o forem, a restituição dos valores

por desconto em folha de pagamento seja efetuada conforme determinação do ordenador de despesa.

Conforme o que preconiza o artigo 11 do Decreto Nº 20 de 05/02/1999, ao conceder adiantamento aos

servidores a unidade orçamentária deverá efetuar abertura de processo de comprovação de concessão de

adiantamento, anexando os seguintes documentos:

“I - cópia do ato de concessão do adiantamento constando a data de entrega do

numerário e o prazo fixado para a sua aplicação;

II - primeira via ou cópia da nota de empenho e da liquidação ou documento

equivalente que deverá conter a qualificação completa do credor;

III - primeira via dos comprovantes das despesas realizadas, numerados,

sequencialmente, inclusive os provenientes de viagens, no caso de despesas reservadas

ou confidenciais, realizadas pela Administração Direta, admitir-se-á relação onde

serão indicados os números dos documentos, que ficarão em poder do ordenador de

despesa;

IV - cópia da documentação relativa à licitação, quando a mesma for realizada;

V - original do comprovante de depósito bancário relativo ao saldo do adiantamento,

se houver.

VI - cópia da ordem bancária, boletim de crédito, cheque ou documento equivalentes,

se houver, com o carimbo do banco, quando for o caso;

VII - demonstrativo de receita e despesa evidenciando a movimentação ocorrida com o

numerário;

VIII - relação das despesas que, pela sua natureza, não possuem ser comprovadas por

documentos desde que o valor de cada despesa seja inferior a 2% ( dois por cento) do

limite previsto no inciso I do artigo 4º;

IX - cópia do extrato bancário da conta do adiantamento, concedido a servidor, para

atender despesas das Administrações Regionalizadas.

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X - declaração do responsável pela aplicação do recurso de que tem pleno

conhecimento das normas que regulam o regime de adiantamento em especial das

constantes deste Decreto.”

Para o que estabelece o Inciso VI, no âmbito do Poder Executivo de Mato Grosso é utilizado o

documento do FIPLAN denominado Nota de Ordem Bancária (NOB) para pagamento do adiantamento que

deverá ser impressa e anexada ao processo. Ao emitir a concessão de adiantamento (CAD) no sistema

FIPLAN, constará, nesse documento, o Termo de Responsabilidade que deverá ser assinado pelo servidor

ao ser concedido o adiantamento conforme demonstrado na Gravura.

Gravura 1 – CAD (concessão de adiantamento)

Ao conceder o adiantamento, o Setor Financeiro deverá solicitar, também a assinatura do servidor

para os seguintes documentos que deverão ser anexados ao processo de comprovação de concessão de

adiantamento:

- Termo de Responsabilidade de Ciência (Anexo III desta Manual); e

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- Declaração de Desistência de Ressarcimento conforme estabelecido no Decreto Nº 20/99 para valores

aplicados acima do valor do adiantamento concedido (Anexo IV deste Manual).

Conforme o que estabelece a norma vigente, poderão ser concedidos adiantamentos no limite máximo

de R$ 4.000,00 (quatro mil reais). Apesar de ter ocorrido alteração nos valores da lei de licitações, conforme

Orientação Técnica nº 8.132/2020 da CGE-MT, os valores permanecem inalterados no estado de Mato

Grosso até que novo normativo seja publicado.

O decreto Nº 20/1999 estabelece que, poderão ser concedidos adiantamentos em valor cem por cento

do limite fixado para despesas com dispensa de licitação (Lei 8.666/1993) quando a aplicação do recurso for:

“em Unidade de Administração Regionalizada, sendo essas, unidades da

administração descentralizadas: escritórios de representação do Governo em outros

Estados; a residência oficial do Governador; a Superintendência Adjunta de

Fiscalização – SAFIS do Sistema Integrado de Administração Tributária da SEFAZ-

MT; as Unidades Operativas de Fiscalização (UOF) – Postos Fiscais; e os Polos

Regionais de Saúde”.

Os valores recebidos e os recursos aplicados devem ser informados nos Demonstrativos de Receitas

e Despesas contidos no Anexo IV deste Manual e apresentado na prestação de contas pelo servidor.

O artigo 12 do Decreto nº 20/1999, estabelece que, para comprovação da despesa realizada, o

servidor deverá apresentar documentos fiscais com as seguintes especificações: notas fiscais de vendas, notas

fiscais de prestação de serviços de pessoa jurídica, faturas ou recibos de pessoa física, sem rasuras, acréscimos,

emendas ou entrelinhas e serão emitidos por quem prestou o serviço ou forneceu o material, em nome do

órgão a que pertencer o servidor responsável pelo adiantamento, devendo constar obrigatoriamente: a data da

emissão; a discriminação clara do serviço prestado ou material fornecido, não sendo admitida a generalização

ou abreviaturas que impossibilitem o conhecimento da natureza das despesas; o número do cadastro de pessoa

física-CPF, o número do Registro Geral-RG, endereço, assinatura e o número da inscrição no Instituto

Nacional de Seguridade Social-INSS (quando aplicável), se o documento for recibo gerado por pessoa física

e autônoma-RPA. É necessário destacar que, é vedada a indenização de valor aplicado anterior à data da

concessão do adiantamento conforme o que estabelece o Decreto nº 20/1999.

| ATENÇÃO! | Devido a situação de pandemia do coronavírus, foram instituídos procedimentos

específicos para concessão de adiantamento de aplicação do recurso para enfrentamento da emergência

de saúde pública. Os procedimentos para esse tipo de adiantamento são apresentados na Instrução de

Serviço nº 006/2020 disponível no site da Secretaria de Fazenda – Finanças Públicas – Contabilidade

Pública – Orientações do Tesouro Estadual.

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4. PROCEDIMENTOS NO SISTEMA FIPLAN

A concessão e prestação de contas de adiantamentos à servidores é efetuado por meio de procedimentos

no sistema FIPLAN descrito a seguir.

4.1 Concessão de Adiantamento (CAD)

Seguindo o que estabelece as normas vigentes sobre o assunto, a concessão de adiantamento é realizada

no sistema FIPLAN, efetuando-se os procedimentos contidos neste item. É necessário informar que, ao

conceder o adiantamento ao servidor, o servidor responsável pela concessão do adiantamento deverá utilizar

o Checklist da CGE-MT contido no Anexo I deste Manual para se assegurar que todos os procedimentos

estão em conformidade com as normas vigentes.

No sistema FIPLAN, a concessão do adiantamento é efetuada pelo Setor Orçamentário (PED/EMP) e

pelo Setor Financeiro (LIQ/NOB) da Unidade Orçamentária, conforme descrito a seguir.

1º) O Setor Financeiro deverá emitir o CAD (Concessão de adiantamento).

Utilizando-se as abas da Gravura 2, emitir CAD (Concessão de Adiantamento) utilizando os seguintes

parâmetros:

Parâmetros da CAD:

Unidade gestora: <Nº da UG>

Tipo de adiantamento: <NOB>

Base Legal: <Lei 8.666/1993> ou <Lei Estadual 10.534/2017>

Natureza da despesa: <clicar, no grip (+) adicionar, a opção de natureza de despesa para o adiantamento>

Credor do adiantamento: <código do credor do servidor que receberá o adiantamento>

Histórico: <Especificar o motivo, tipo de despesa e servidor do adiantamento>

Clicar <INCLUIR>

Gravura 2 – Abas no FIPLAN para emitir CAD

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| Atenção! | São permitidos, na CAD, a utilização de apenas uma natureza de despesa, com isso, se o

servidor for utilizar o recurso para execução de despesa em naturezas de despesas diferentes, ou seja, o

adiantamento será utilizado em mais de uma natureza de despesa, a unidade orçamentária deverá

emitir um CAD para cada natureza de despesa.

Gravura 3 – Tela da CAD (especificação da despesa)

2º) O gerente do Setor Contábil e o ordenador de despesa deverão autorizar o CAD (Concessão de

adiantamento).

Após inserir os parâmetros acima e clicar <INCLUIR>, o sistema gerará um número de CAD que

deverá ser impresso para inclusão no processo físico. Tendo emitido a CAD, o gerente do setor financeiro

(que concedeu o adiantamento) deverá autorizar o CAD no sistema FIPLAN, e, em seguida, o CAD deverá

ser autorizado pelo ordenador de despesa da unidade orçamentária utilizando as abas do FIPLAN apresentadas

na Gravura 4.

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Gravura 4 – Abas no FIPLAN para autorizar o CAD

3º) O Setor de Orçamento e o Setor Financeiro deverão efetuar o pagamento adiantamento ao servidor

no sistema FIPLAN.

Tendo concluído os procedimentos acima, a unidade orçamentária deverá efetuar o pagamento do

adiantamento ao servidor, realizando, no FIPLAN, os procedimentos descritos a seguir, utilizando as abas da

Gravura 5:

- O Setor de Orçamento deverá emitir PED/EMP com os seguintes parâmetros:

Parâmetros do PED:

Unidade Gestora: <Nº da UG>

Tipo de Despesa: <adiantamento>

Nº CAD: <inserir o número do CAD emitido anteriormente>

Recurso Orçamentário: <tipo de recurso orçamentário a ser utilizado>

Projeto/Ativ./OE: <nº do PAOE da despesa>

Dotação orçamentária: <escolher a dotação orçamentária a ser utilizada>

Histórico: <incluir motivo do adiantamento e dados do servidor a quem foi concedido>

Gravura 5 - Abas no FIPLAN para emitir PED

Após emitir o PED/EMP, o Setor Financeiro deverá emitir LIQ/NOB eletrônica.

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4.2 Prestação de Contas de Adiantamentos Concedidos

A prestação de contas do adiantamento deve ser efetuada nos prazos estabelecidos em lei e mediante

a apresentação de notas fiscais ao Setor de Contabilidade da Unidade Orçamentária conforme orienta

normativo da CGE-MT – Perguntas e Respostas sobre Adiantamento – que estabelece que: “Considerando

que é o setor financeiro que realiza o pagamento (a emissão da NOB) e considerando o princípio da

segregação de funções, entendemos que a prestação de contas deve ser apresentada ao setor de contabilidade.

Dessa forma, evitará que o mesmo setor que fez o pagamento receba e processe a prestação de contas.”

(CGE-MT, 2018)

É necessário lembrar que, as notas fiscais apresentadas para comprovação da aplicação do recurso

devem ter as características mencionados no Item 3 e serem oriundas de aplicação nos elementos de despesas

30 – material de consumo, 36 – outros serviços pessoa física; e/ou 39 – outros serviços de terceiros. O não

cumprimento desses critérios pode ensejar a devolução do valor concedido por meio de desconto em

remuneração conforme consta do Termo de Responsabilidade contido no CAD assinado pelo servidor

quando da concessão do adiantamento.

É necessário informar que, para fins de prestação de contas, não é aceita somente DANFE, que é

simplesmente, um documento de consulta da nota fiscal. Então, o servidor deverá levar nota fiscal impressa

para comprovação da despesa. No que concerne à aplicação do adiantamento, essa pode ser efetuado no valor

total ou parcial. Quando ocorrer utilização parcial dos recursos, o valor remanescente deve ser devolvido

conforme descrito a seguir:

- Os adiantamentos pagos na Conta Única, devem ser devolvidos com documento de arrecadação (DAR),

utilizando-se o código do tributo 3860; e

- Os adiantamentos pagos em Conta Especial ou Convênio, devem ser devolvidos com depósito ou

transferência bancária na Conta Especial ou Convênio da Unidade Orçamentária.

Quando ocorre devolução de recurso, o servidor deverá apresentar, na prestação de contas, não somente

as notas fiscais, mas também os comprovantes de devolução do valor não aplicado, de maneira que o total de

notas fiscais somado ao valor da devolução totalizem o valor do adiantamento concedido. Esses dados devem

ser apresentados no Demonstrativo de Receitas e Despesas contidos no Anexo III deste Manual. Para isso,

o servidor do Setor Financeiro deverá orientar o serviço que recebe o recurso de adiantamento a correta

maneira de preenchimento do demonstrativo de receitas e despesas.

Tendo recepcionado os documentos da prestação de contas, o Setor de Contabilidade deverá efetuar

os procedimentos de baixa do adiantamento no sistema FIPLAN, sendo que o procedimento varia conforme

o tipo de aplicação realizada. Os tipos de aplicação podem ser:

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- Aplicação do total dos recursos concedidos: quando o valor do empenho do adiantamento é igual ao valor

da despesa realizada;

- Aplicação parcial dos recursos concedidos: quando o valor do empenho do adiantamento é maior que o

valor da despesa realizada (neste caso deve haver também um comprovante de restituição do valor não

utilizado); e

- Não aplicação, ou seja, devolução total do recurso: quando o valor do empenho é igual ao valor da

devolução efetuada pelo servidor (neste caso o servidor deverá apresentar o comprovante de restituição do

valor não utilizado).

| ATENÇÃO! | É necessário informar que, ao emitir a BAD, existe um campo onde a unidade

orçamentária deverá informar, separadamente, a data da prestação de contas pelo servidor (data que

o servidor apresentou os documentos de prestação de contas no setor responsável) e data de inclusão da

BAD que podem ser diferentes. O objetivo disso é deixar evidenciada a data em que os documentos

foram entregues pelo servidor de maneira que fique atestado o cumprimento de prazo de prestação de

contas estabelecido na legislação evitando sanções ao servidor que efetuou prestação de contas no prazo

correto.

4.2.1 Prestação de Contas com Aplicação Total do Recurso

Se o servidor tiver aplicado, em sua totalidade, o recurso concedido, o Setor de Contabilidade deverá

encaminhar o processo de prestação de contas para análise e aprovação pelo ordenador de despesa. Tendo sido

aprovada a prestação de contas pelo ordenador de despesa (no prazo máximo de 10 dias), o setor contábil

deverá efetuar os procedimentos descritos a seguir.

1º) Efetuar baixa do adiantamento concedido.

A baixa do adiantamento no sistema FIPLAN é efetuada realizando-se os seguintes procedimentos:

- Utilizando as abas apresentadas na Gravura 5, emitir BAD (Baixa de adiantamento) com os seguintes

parâmetros:

Parâmetros da BAD


Nº EMP: <inserir o número do empenho do adiantamento>

Devolução de verba: <Não>

Devolução por folha de pagamento: <Não>

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Histórico: < inserir os dados dos documentos fiscais apresentados pelo servidor>

No grid que aparece em seguida, clicar em <ESPECIFICAR DESPESA> e inserir os dados dos

comprovantes apresentados pelo servidor na prestação de contas do adiantamento, especificando,

corretamente, o valor utilizado em cada elemento e subelemento de despesa apresentado na lista contida no

grid conforme demonstrado na Gravura 6.

Gravura 6 – Abas para emitir BAD

Gravura 7 – Grid de especificação da despesa

| ATENÇÃO! | Quando o valor gasto pelo servidor for superior ao valor do adiantamento (despesa

maior que adiantamento), deve-se detalhar, no histórico da BAD, o valor das notas fiscais. No campo do

detalhamento da despesa, o valor das despesas a maior deve ser ajustado de maneira que o somatório

das despesas da BAD seja igual ao valor do adiantamento concedido.

4.2.2 Prestação de Contas de Utilização Parcial do Recurso

Se o servidor apresentou comprovantes de despesa em valor inferior ao valor concedido de

adiantamento, então, existe valor a ser devolvido. Sendo assim, o procedimento de prestação de contas no

FIPLAN é efetuado conforme descrito a seguir.

4.2.2.1 Devolução com Pagamento de Guia de Recolhimento de Adiantamento Concedido na Conta

Única

Conforme mencionado anteriormente, se o adiantamento foi concedido na Conta Única, a devolução

da parcela do recurso que não foi utilizada deverá ser efetuada com documento de arrecadação utilizando-se

o código de tributo 3860. A guia de recolhimento autenticada deve ser entregue pelo servidor juntamente

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com os comprovantes de despesa no Setor de Contabilidade da unidade orçamentária para que sejam efetuados

os devidos procedimentos no sistema FIPLAN.

Tendo recebido os documentos de prestação de contas, o setor contábil deverá conferir os documentos

e encaminhar para análise e aprovação pelo ordenador de despesa. Tendo sido aprovada a prestação de contas

pelo ordenador de despesa (no prazo máximo de 10 dias), o setor contábil deverá efetuar os seguintes

procedimentos no sistema FIPLAN:

1º) Utilizando as abas da Gravura 8, emitir GDR da NOB do adiantamento, com os parâmetros a seguir:

Forma de Pagamento <NOB>


Nº do documento: <Nº da NOB do adiantamento>

CBA: <código CBA da conta bancária do pagamento>

Origem da guia: <DAR>

Motivo: <Devolução Parcial de Adiantamento>

Tipo de documento: <DAR>

Gravura 8 – Abas no FIPLAN para emitir GDR

2º) Ao emitir a BAD, o FIPLAN gera, automaticamente, GCV da NOB do adiantamento, estornando

parte da despesa referente ao recurso não utilizado.

3º) Utilizando as abas do FIPLAN apresentadas na Gravura 5, emitir BAD com os seguintes

parâmetros:



Devolução de verba: <Sim>


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4.2.2.2 Devolução com Devolução por Transferência/Depósito na Conta Especial/Convênio

Para os adiantamentos concedidos na Conta Especial/Convênio da UO, as restituições devem ser

efetuadas com depósito ou transferência bancária na Conta Especial/Convênio da unidade orçamentária.

Tendo recebido os comprovantes, o setor contábil encaminhar o processo de prestação de contas para

análise/aprovação pelo ordenador de despesas. Tendo sido aprovada a prestação de contas pelo ordenador de

despesa, o setor contábil deverá efetuar os seguintes procedimentos no FIPLAN:

1º) Emitir GDR com os seguintes parâmetros:

Forma de Pagamento <NOB>


Nº do documento: <Nº da NOB do adiantamento>

CBA: <código CBA da conta bancária do pagamento>

Origem da guia: <devolução>

Motivo: <Devolução Parcial de Adiantamento>

Tipo de documento: <transferência bancária>

2º) Ao emitir a BAD, o FIPLAN gera, automaticamente, GCV da NOB do adiantamento, estornando

parte da despesa referente ao recurso não utilizado.

3º) Emitir BAD com os seguintes parâmetros:



Devolução de verba: <Sim>


4.2.3 Prestação de Contas na Devolução Total do Recurso

Se o servidor não utilizou os recursos concedidos, então, deverá efetuar a restituição do valor total

concedido e, a prestação de contas na unidade orçamentária, deverá ser efetuada seguindo as orientações

contidas nos Itens 4.2.2.1 ou 4.2.2.2 conforme tiver sido efetuada a concessão/devolução do adiantamento,

mas, no valor total do empenho do adiantamento concedido.

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4.4 Adiantamentos sem Prestação de Contas no Prazo Estabelecido em Lei

Conforme citado anteriormente, toda vez que o setor contábil verificar a inadimplência de servidores

com relação a prestação de contas de adiantamentos no prazo estabelecido em lei, deverá tomar as medidas

internas cabíveis com o objetivo de promover a prestação ou ressarcimento ao erário. Conforme o que informa

a Cartilha da CGE-MT, essas medidas devem ser adotadas e concluídas até 120 dias do prazo estabelecido

para prestação de contas. Diante de uma decisão pelo ressarcimento com desconto em folha de pagamento,

deverão ser efetuados, no sistema FIPLAN, os procedimentos descritos a seguir:

1º) Efetuar o registro de direitos a receber pelo Estado perante o servidor efetuando o seguinte

procedimento no FIPLAN:

- Emitir NLA no AFC 1.2.017 com os parâmetros abaixo descritos.

Unidade gestora: <0000>

Código da ação: <1>

Código do objeto: <2>

Ato e/ou Fato Contábil (AFC): <12017 – Incorporação de Direito - Adiantamento Sem Prestação de Contas-

Devolução Mediante Desconto Folha de Pagamento SEAP.>

Data da NLA: <data da notificação ao servidor>

Valor do adiantamento: <valor total do adiantamento concedido ao servidor>

Histórico: <Referente desconto em folha de pagamento para restituição de adiantamento concedido ao

servidor (nome), CAD Nº ___, NOB Nº ___, sem prestação de contas no prazo estabelecido no Decreto nº

20/1999.>

Conforme mencionado anteriormente, a Lei Complementar Nº 04/1990, em seu artigo 66, estabelece

que: “as reposições e indenizações ao erário serão descontadas em parcelas mensais não excedentes à décima

parte da remuneração ou provento.” Sendo assim, se o valor a ser restituído ultrapassar o limite estabelecido,

deverá ser dividido, sendo restituído em mais de um mês. Quando isso ocorrer, a unidade orçamentária deverá

emitir uma NLA no AFC 1.2.017 no valor total a ser restituído, e, à medida que forem sendo efetuados os

descontos, emitir NLA de baixa gradativa do adiantamento a cada parcela paga pelo servidor por meio de

desconto na remuneração.

Os descontos de restituição de adiantamentos podem ser constatados pela unidade orçamentária,

utilizando-se relatório do SEAP1409 da rubrica de desconto com código 8015 (Gravura 9). O servidor do

setor de gestão de pessoas poderá fornecer ao setor contábil esse relatório para conferência antes de serem

efetuados os procedimentos de baixa do adiantamento descritos neste Item.

15

Gravura 9 – SEAP1409 – Rubrica 8015

Para efetuar a conferência dos valores já pagos pelo servidor, a unidade orçamentária pode consultar,

no FIPLAN, o relatório FIP215A da conta contábeis de direitos a receber com código 1.1.3.8.1.18.02.17 –

Adiantamentos concedidos sem prestação de contas – quitação com desconto em folha de pagamento. Neste

relatório, são apresentados os saldos de adiantamentos concedidos para os quais não foi efetuada a prestação

de contas no prazo estabelecido e os quais a restituição foi determinada pelo ordenador de despesa com

desconto em folha de pagamento (Gravura 10).

Gravura 10 – FIP215A cc 1.1.3.8.1.18.02.17

O saldo dessa conta contábil é subdividido por código do credor cadastrado para cada servidor em

débito com o erário de forma que a unidade deverá monitorar o saldo da conta contábil se assegurando de que

tenham sido efetuados os registros de baixa a cada parcela paga, de forma que os dados estejam atualizados

apresentando, no Balanço Patrimonial, as informações de forma fidedigna.

Sendo assim, tendo constatado, o relatório SEAP1409 da rubrica 8015, que o desconto foi efetuado,

a unidade orçamentária deverá efetuar os procedimentos descritos a seguir:

2º) Emitir NLA no AFC 3.2.009 Baixa de Direito-Adiantamento sem prestação de Contas-Devolução

Mediante Desconto em Folha de Pagamento com os seguintes parâmetros:

Unidade gestora: <0000>

16

Código da ação: <3>

Código do objeto: <2>

Ato e/ou Fato Contábil (AFC): <32009 - Baixa de Direito-Adiantamento sem prestação de contas -

devolução mediante desconto em folha de pagamento.>

Data da NLA: <data da notificação ao servidor>

Valor do adiantamento: <valor do desconto apresentado no SEAP1409 da rubrica 8015>

Histórico: <Referente baixa de desconto em folha de pagamento para restituição de adiantamento concedido

ao servidor (nome), CAD Nº ___, NOB Nº ___, sem prestação de contas no prazo estabelecido no Decreto nº

20/1999.>

A unidade orçamentária deverá emitir a NLA acima para que sejam baixados os valores de direitos a

receber registrados contabilmente pela NLA no AFC 1.2.017 conforme descrito o Item 4.4 - 1º. Se o recurso

tiver sido devolvido em mais de uma parcela, a unidade orçamentária deverá emitir uma NLA de baixa dos

direitos a receber, a cada parcela paga via desconto em folha de pagamento até que o valor do adiantamento

concedido tenha sido baixado em sua totalidade.

Após emitir a(s) NLA(s), a unidade orçamentária deverá efetuar o procedimento de baixa do

adiantamento no sistema FIPLAN, realizando os procedimentos abaixo descritos:

- Utilizando as abas do FIPLAN apresentadas na Gravura 6, emitir BAD com os seguintes parâmetros:


Nº do EMP: <número do empenho do adiantamento concedido>

Devolução de verba: <não>

Devolução por folha de pagamento: <sim>

4.5 Prestação de Contas de Adiantamentos Concedidos em Exercícios Anteriores (editar incluindo nos

tópicos anteriores)

Os adiantamentos concedidos em exercícios anteriores e com prestação de contas no exercício seguinte

devem ser efetuados conforme as orientações apresentadas a seguir.

1º) Emitir NLA no AFC 3.3.010 no valor baixa do adiantamento;

2º) Emitir GDR da NOB do adiantamento;

3º) Emitir BAD do adiantamento seguindo os mesmos parâmetros das BADs do exercício corrente.

17

5. PROCEDIMENTOS PARA ADIANTAMENTOS TIPO: CARTÃO CORPORATIVO

Dentre as alternativas de concessão do adiantamento a servidores, existe a opção de cartão corporativo

utilizado, apenas, nas Unidades Orçamentárias: Assembleia Legislativa do Estado de Mato Grosso (ALMT),

Tribunal de Justiça do Estado (TJMT), Tribunal de Contas do Estado (TCE-MT), Defensoria Pública do

Estado (DP-MT) e Ministério Público do Estado (MPE-MT).

Para essas Unidades, os procedimentos a serem efetuados para concessão, execução e prestação de

contas de adiantamentos, diferem dos procedimentos efetuados no Poder Executivo, que não dispõe dessa

opção de concessão de adiantamento. Os procedimentos de adiantamentos utilizando-se cartão corporativo

descrito nos itens a seguir.

5.1 Habilitação da Opção de Adiantamento por Cartão Corporativo

Conforme mencionado nos itens anteriores, os procedimentos utilizados para concessão de

adiantamento a servidores são, em geral, efetuados por meio de NOB eletrônica para transferência bancária

ao servidor. No entanto, existem Unidades Orçamentárias que disponibilizam cartão corporativo aos

servidores para execução de despesas de adiantamento.

Neste sentido, os procedimentos a serem efetuados para essa modalidade de adiantamento diferem

daqueles em que o adiantamento é operacionalizado utilizando-se transferência bancária (NOB eletrônica).

A partir de maio de 2020, foram incluídos novos parâmetros no sistema FIPLAN de maneira em que a escolha

de adiantamento utilizando cartão corporativo é efetuada no instante em que a Unidade emite a concessão de

adiantamento (CAD) no FIPLAN. Anteriormente, a opção de adiantamento por meio de cartão corporativo

era efetuada no instante que a Unidade emitia a LIQ – liquidação do empenho. Sendo assim, a seguir são

descritos os procedimentos de concessão de adiantamento conforme novos parâmetros de operacionalização.

Antes de efetuar a concessão do adiantamento (CAD), as unidades que optarem pelo cartão corporativo

devem ter cadastrados no sistema FIPLAN uma conta especial de relacionamento que será habilitada pela

Coordenadoria de Planejamento do Sistema Contábil (CPGC). Sendo assim, a Unidade deverá encaminhar e-

mail à Coordenadoria de Controle das Disponibilidades do Estado (CCDE) solicitação de cadastro da conta

bancária no sistema FIPLAN informando que são para uso de cartão corporativo. Em seguida, a CCDE

encaminhará e-mail à CPGC que efetuará os procedimentos de cadastro e habilitação da referida conta

bancária conforme descrito nos itens a seguir.

5.1.1 Procedimentos Efetuados na CPGC

O primeiro procedimento a ser efetuado é sob demanda da Unidade, efetuar o cadastro de conta

bancária de relacionamento do Banco do Brasil no sistema FIPLAN. Caso a Unidade não tenha conta bancária,

deverá efetuar a abertura no Banco – procedimento efetuado pela CCDE.

18

Após ter sido cadastrada a conta bancária no sistema FIPLAN, a conta bancária cadastrada deverá ser

habilitada no FIPLAN – procedimento efetuado por servidor da CPGC efetuando-se o procedimento descrito

a seguir:

- Utilizando as abas do FIPLAN: Tabelas > Parâmetros > Financeiros > Alterar – conforme demonstrado

na Gravura 8 – efetuar a atualização dos dados de parâmetros financeiros conforme Gravura 11.

Gravura 11 – Tela no FIPLAN para habilitação da CBA

É necessário informar que, ao ser efetuado o cadastro da CBA, não são inseridos os parâmetros

necessários para utilização de cartão corporativo. Sendo assim, após cadastrar a CBA, a CPGC deverá alterar

os parâmetros financeiros de maneira a inserir todos os dados necessários para implementação do

adiantamento utilizando cartão corporativo (Gravura 12).

Os parâmetros “dados do adiantamento” devem conter os seguintes dados:

Nome do titular: nome do titular da conta corrente de relacionamento do cartão corporativo

CPNJ do titular: CNPJ do titular da conta corrente de relacionamento do cartão corporativo

Banco, Agência, Nº da conta, DV da conta: dados bancários da conta de relacionamento do cartão

corporativo.

19

Gravura 12 – Tela no FIPLAN para habilitação da CBA

Tendo efetuado o procedimento acima, a Unidade Orçamentária estará habilitada a emitir a concessão

de adiantamento utilizando a opção “cartão corporativo”. Os procedimentos de concessão são descritos nos

itens a seguir.

5.2 – Procedimentos na Unidade Orçamentária

5.2.1 – Concessão de Adiantamento (CAD)

Após concluir os procedimentos descritos no item 5.1, os procedimentos de concessão do adiantamento

são efetuados pela Unidade Orçamentária conforme descrito abaixo.

1º) No sistema FIPLAN, emitir CAD com os seguintes parâmetros:

Atributos aplicáveis a todos os

tipos de adiantamento

20

Unidade Gestora: <UG de execução da despesa>

Tipo de Adiantamento: <cartão corporativo>

Base Legal: <lei que rege o tipo de adiantamento sendo concedido>

Natureza da despesa: <código da natureza da despesa executada no adiantamento>

Gravura 13 – Tela de inserção dos parâmetros da CAD

Para incluir os códigos da natureza de despesa, a Unidade deverá clicar em (+) adicionar, no grid

apresentado na Gravura 13, e, então, consultar os códigos na tela subsequente conforme apresentado na

Gravura 11. No parâmetro “natureza de despesa”, aparecerão somente as naturezas de despesas permitidas

para adiantamento conforme o que estabelece a legislação vigente. É necessário informar que, todos os

parâmetros de concessão do adiantamento devem estar em conformidade com o que estabelece o Decreto nº

20/1999 que regulamenta a execução de despesa de adiantamentos.

Gravura 14 – Códigos da natureza da despesa

2º) Incluir PED – Pedido de Empenho

21

Os procedimentos de emissão de PED, são os mesmos a serem efetuados com os demais tipos de

adiantamento.

3º) Emitir EMP – Empenho

Para emitir os empenhos da despesa, os parâmetros a serem utilizados não diferem dos parâmetros

utilizados nos demais adiantamentos.

4º) Emitir LIQ – liquidação da despesa

Para adiantamentos com cartão corporativo, no instante de emitir a LIQ, a definição do tipo de

adiantamento é efetuada, automaticamente, como sendo cartão corporativo, não existindo a possibilidade de

alteração da forma de recebimento. Além disso, o sistema permite registro de liquidações de regularização,

inclusive a alteração deste indicativo após a inclusão da LIQ. Os dados do pagamento também consistem em

dados inalteráveis. Os procedimentos de emissão da LIQ são idênticos aos procedimentos de LIQ dos demais

tipos de adiantamento.

5º) Emitir NOB eletrônica

Após emitir a LIQ, a Unidade deverá emitir NOB eletrônica do valor do adiantamento. Esse valor será

creditado na conta de relacionamento do Banco do Brasil para que seja disponibilizado o crédito no cartão

corporativo a ser utilizado pelo servidor para a execução da despesa. É necessário frisar, os parâmetros dos

procedimentos são todos efetuados em conformidade com o que estabelece a legislação vigente.

5.2.2 Prestação de Contas pelo Servidor

A prestação de contas dos adiantamentos por cartão corporativo é efetuada, no sistema FIPLAN, de

maneira semelhante aos adiantamentos por transferência bancária. No entanto, existem alguns aspectos

específicos para cartão corporativo conforme descrito a seguir.

Ao receber a prestação de contas do servidor, o setor responsável na Unidade Orçamentária, deverá

efetuar os seguintes procedimentos:

- No FIPLAN, emitir a BAD do adiantamento.

Ao emitir BAD, caso haja saldo residual de recurso (não utilizado pelo servidor), o sistema FIPLAN

emitirá, automaticamente, uma RDE/NOE/NEX. Esse procedimento automático realizará a transferência do

22

recurso não utilizado para a conta bancária de origem, ou seja, aquela que foi debitada no extrato ao se emitir

a NOB eletrônica na concessão do adiantamento. É necessário destacar que, a inclusão da BAD de cartão

corporativo é condicionada ao cadastro e habilitação de CBA vinculada à Unidade Gestora e Fonte de

execução da despesa.

5.2.2.1 Devolução de Recursos Não Aplicados

Ao emitir, automaticamente, a RDE/NOE/NEX, os recursos não utilizados são devolvidos à CBA da

NOB eletrônica que foi emitida para disponibilização do crédito e, a unidade orçamentária deverá efetuar

procedimentos de registro contábil de estorno da despesa, conforme descrito a seguir:

Para despesas executados dentro do exercício:

- Ao emitir a BAD, será emitida GCV automática no valor da devolução.

Para despesas executadas em exercícios anteriores:

- No FIPLAN, emitir RDR com os seguintes parâmetros:

Parâmetros da RDR:

Natureza da Receita: 1.9.2.2.99.1.1.58 Restituição de adiantamento no exercício – demais fontes - principal

Fonte de Recurso: <igual ao da NOB>

Conta Bancária: <igual da NOB (conta especial>

Valor da Receita: <valor não utilizado>.

6. CONSIDERAÇÕES GERAIS

Considerando o que estabelece a legislação vigente, os procedimentos de prestação de contas de

adiantamentos quando não efetuados no prazo estabelecido se tornam pendências da unidade orçamentária.

Com isso, mensalmente, as pendências oriundas de CAD constarão no FIP031.

Os procedimentos descritos neste Manual estão em conformidade com as normas vigentes. Para as

situações não contempladas neste Manual, a unidade orçamentária deverá encaminhar e-mail à Coordenadoria

de Acompanhamento da Execução Orçamentária, Financeira e Contábil da Secretaria Adjunta da Contadoria

Geral do Estado na Secretaria de Estado de Fazenda (COFIC) no e-mail [email protected] para

orientações antes de efetuar os procedimentos no sistema contábil.

23

ANEXO I – CHECKLIST DA CGE-MT PARA CONCESSÃO DE ADIANTAMENTOS

01 O PROCESSO DE CONCESSÃO DE ADIANTAMENTO

CONTÉM: SIM NÃO N/A FLS

1.1 O Processo de concessão de ADIANTAMENTO contém documentos

que autorizou a concessão?

1.2 Tem pedido de adiantamento?

1.3 Nota de Emprenho prévio à realização da despesa?

1.4 A nota de empenho foi assinada pelo ordenador de despesa?

1.5

Declaração do servidor de ter pleno conhecimento das normas que

regulam o regime de adiantamento, o DECRETO Nº 20/1999?

1.6 Liquidação - LIQ?

1.7 Nota de Ordem Bancária - NOB?

1.8 Prestação de Contas relativa à aplicação do recurso?

1.9 Todas as folhas estão numeradas e rubricadas no canto superior direito da

página?

02 AVALIAÇÃO DA FIDEDIGNIDADE DOCUMENTAL SIM NÃO N/A FLS

2.1 A concessão do adiantamento foi para servidor em exercício no órgão?

2.2

O recurso foi destinado a custear despesas miúdas de pronto pagamento,

que não poderia se submeter ao processo normal de aplicação de recursos

públicos?

2.3 Foi obedecido o prazo máximo de aplicação (60 dias), ou foi em outro

prazo fixado pelo ordenador de despesa, não superior a 60 dias?

2.4

Foi obedecido o prazo máximo de comprovação da aplicação do recurso

(90 dias), ou em outro prazo fixado pelo ordenador de despesa, não

superior a 90 dias?

2.5

O valor do adiantamento obedece ao limite de R$ 4.000,00 (quatro mil

reais), equivalentes a 50% (cinqüenta por cento) do limite de dispensa de

licitação, como fixado na legislação pertinente?

2.6 O adiantamento foi concedido por autoridade Ordenadora de Despesa do

órgão?

2.7 O pedido de adiantamento contém o detalhamento da destinação dos

recursos?

2.8 Os documentos fiscais são íntegros e sem rasuras?

2.9 Os documentos fiscais são íntegros e devidamente organizados?

2.10 Os documentos fiscais contêm a descrição correta e individualizada do

material adquirido ou dos serviços prestados?

2.11 O documento fiscal de pagamento a Autônomos (recibo- RPA) contém

os números de registro no INSS ou NIT do Prestador dos Serviços?

2.12 Nos pagamentos de serviços prestados por autônomos foi retido o

imposto de renda (IRRF)?


imposto de renda?


ISSQN?

2.15 Os documentos fiscais foram emitidos em nome do órgão a que pertence

o servidor?

03 AVALIAÇÃO DAS CONDIÇÕES DA CONCESSÃO: SIM NÃO N/A FLS

24

3.1

Há controle para evitar a concessão de adiantamento para servidor em

alcance, ou SEJA, responsável por dois ou mais adiantamentos

pendentes?

3.2 O adiantamento concedido foi para responsáveis por órgãos da

Administração Regionalizada?

3.3 Os adiantamentos são depositados e movimentados em Banco Oficial?

3.4 São concedidos para aquisição de materiais de consumo ou para

contratação de serviços?

3.5

O adiantamento concedido atende às normas no que se refere a ser

realizados em localidades distantes daquela em que se encontra o setor de

processamento da despesa?

3.6 O adiantamento concedido atende às normas no que se refere a ser para

onde não existe estabelecimento bancário?

3.7 O adiantamento concedido atende às normas no que se refere a ser para

viagem para atender diligências especiais?

3.8 O adiantamento concedido atende às normas no que se refere a ser em

caráter de urgência desde que caracterizada a situação de emergência?

3.9 O adiantamento concedido atende às normas no que se refere a ser de

caráter secreto ou reservado?

04 AVALIAÇÃO - PRESTAÇÃO DE CONTAS DO

ADIANTAMENTO: SIM NÃO N/A

FLS

4.1 A Prestação de Contas contém todos os documentos previstos na norma?

4.2

Declaração emitida pelo Ordenador de despesa aprovando a Prestação de Contas

e Declarando que aquele processo deve ficar à disposição do TRIBUNAL DE

CONTAS DO ESTADO DE MATO GROSSO, conforme estabelece a Portaria

Nº 017/2005, de 18/02/2005, DO EGRÉGIO TCE /MT?

4.3 Tem comprovante original de depósito bancário relativo ao saldo de

adiantamento devolvido, quando o valor aplicado for menor do que o concedido?

4.4 Existe documento emitido pelo servidor tomador do adiantamento, em que este

declara que o valor aplicado foi superior ao concedido e, que está desistindo do

ressarcimento pelo ERÁRIO do valor que excedeu?

4.5 Os documentos fiscais constantes na Prestação de Contas estão atestados por

servidor (devidamente identificado), que não seja o detentor do adiantamento?

4.6 Foi instaurado Termo Administrativo Circunstanciado (TCA), quando as contas

não foram prestadas no prazo legal (90 dias) a contar da concessão ou em prazo

diferente do fixado pelo ordenador de despesa?

4.7 Foi instaurada TCA quando se constatou aplicação com irregularidade do

recurso?

4.8 Os saldos não utilizados foram devolvidos e foram conferidos os comprovantes?

4.9 Constatada a aplicação irregular do recurso de adiantamento, o valor da prestação

de contas rejeitado foi recolhido pelo servidor ou está sendo tomada providência

para regularizar a pendência?

4.20 Há outros documentos exigidos pelo Ordenador de Despesa do Órgão mediante

Portaria?

4.21 Se há outros documentos exigidos pelo Ordenador de Despesa do Órgão

mediante Portaria, está sendo cumprida a exigência?

05 AVALIA OS CONTROLES NTERNOS DE ADIANTAMENTOS SIM NÃO N/A FLS

5.1 O adiantamento concedido observa as normas de controle, de acordo com

o art. 7°, do Decreto n° 20/99?

5.2 Tem cobertura orçamentária para a realização da despesa?

5.3 A despesa foi precedida de licitação quando acima do limite fixado na

norma (Caso de administração regionalizada)?

5.4 O recurso do adiantamento foi previamente empenhado no ato da

concessão?

5.6 O material transitou por almoxarifado mediante registros próprios

(AQS)?

25

5.7 O material foi retirado mediante requisição do usuário?

5.8 As despesas de adiantamentos possuem todos os registros contábeis?

5.9 Os preços dos materiais e serviços guardam conformidade com os preços

praticados no mercado?

5.10

As qualidades dos materiais e serviços foram rigorosamente verificadas

por quem atestou a realização do serviço ou a aquisição dos bens,

conforme documento constante do processo?

5.11 A quantidade e a especificação técnica do material foi objeto de

conferência rigorosa pelo responsável por atestar a execução da despesa?

5.12

Os bens de consumo adquiridos mediante adiantamento têm merecido o

mesmo zelo dispensado aos adquiridos através do processamento normal

da despesa, pois, trata-se de aplicação de recurso público?

5.13 O adiantamento foi aplicado em despesa para o qual foi solicitada?

5.14 A aplicação dos recursos guarda consonância com a finalidade e sua

aplicação está de acordo com o detalhamento da destinação do recurso?

5.15 A aplicação do recurso obedece, rigorosamente, o elemento de despesa

onde foi empenhado?

5.16 Quando se tratar de administração regionalizada os recursos em conta

corrente foi objeto de indispensável conciliação bancária?

5.17

Os saldos não aplicados têm sido devolvidos à conta de indenizações e

restituições e anexados os documentos de arrecadação da receita

respectiva?

5.18 O adiantamento concedido não foi para servidor de licença, de férias ou

afastado?

5.19 O servidor que recebeu o adiantamento não é ocupante de cargo de chefia

ou responsável por almoxarifado?

5.20 O servidor que recebeu o adiantamento não é ocupante de cargo

responsável por gestão do setor de financeiro?

5.21

Os recursos de adiantamento não são para quitar despesas com

hospedagem, alimentação e locomoção, que devem ser cobertas pela

concessão de diárias?

06 SISTEMA INFORMAÇÃO E CONTROLE DE

ADIANTAMENTOS SIM NÃO N/A FLS

6.1 O órgão utiliza o sistema FIPLAN para registro e controle dos

adiantamentos concedidos?

6.2 Foi registrada no FIPLAN a responsabilidade dos adiantamentos

concedidos aos servidores públicos estaduais?

6.3 Foi emitido o BAD do FIPLAN para baixa do adiantamento após a aprovação da

Prestação de Contas pelo ordenador de despesa?

6.4 Quando solicitado, pelo Governador ou outra autoridade, relatório de Gastos por

meio de adiantamento foi providenciado?

___________, ____ de ____________ de _____. ______________, ____ de ________ de _____. (local)

(local)

Identificação e assinatura do responsável pelo

preenchimento

Carimbo e assinatura do Gestor da UNISECI

Fonte: Disponível no site da CGE-MT no link: < http://www.controladoria.mt.gov.br/checklist >.

26

ANEXO II – MODELO DE TERMO DE RESPONSABILIDADE E CIÊNCIA

(Incluso no CAD)

Termo de Responsabilidade pela Aplicação de Recursos a Título de Adiantamento

Eu, ___________________________________, matrícula nº. ________, RG nº. _____________, Órgão

Expedidor ________, CPF nº.________________________, Cargo ______________________, DECLARO

para que recebi da ___________ (órgão concedente) à título de adiantamento, o valor de R$

_____________________ . Autorizo o desconto em folha de pagamento do valor solicitado, de acordo com

as parcelas mensais consignadas no art. 66 da Lei Complementar nº 04/90, caso não seja cumprido o disposto

nos artigos 1º e 8º do Decreto nº 20/1999, conforme as seguintes situações:

- Não prestação de contas no prazo de 90 (noventa) dias junto à Coordenadoria Financeira;

- Aplicação de recursos, total ou parcial, em desacordo com o Decreto nº 20/1999;

- Não devolução do saldo do adiantamento, quando for o caso, dentro do prazo da prestação de contas;

- Aplicação do recurso em despesas não restritas aos elementos de despesa 30 – material de consumo; 36 –

outros serviços de terceiros e 39 - Outros Serviços de Terceiros - Pessoa Jurídica;

- Documentos comprobatórios da despesa fora das especificações estabelecidas no Decreto nº 20/1999 e

demais normas aplicáveis.

Por ser verdade, assumo e assino o presente termo.

Local _______________________________ Data ____/_____/______ _______________________

__________________________

Assinatura do servidor

27

ANEXO III – DECLARAÇÃO DE DESISTÊNCIA DE RESSARCIMENTO

DECLARAÇÃO

Eu, __________________________________, declaro para os devidos fins, que desisto do ressarcimento pelo

Erário, do valor das despesas ultrapassado do montante do Adiantamento, conforme Decreto nº. 20/1999, art.

11, Parágrafo Único.

Local – MT, ______ de _______________________ de _________.

________________________________

Assinatura do servidor

28

ANEXO IV – MODELO DE DEMONSTRATIVO DE RECEITAS E DESPESAS

Fonte: elaborador pelo autor.

Atenção: modelo de planilha eletrônica disponível no site da SEFAZ-MT – Orientações do Tesouro Estadual.

Documents

Manual de Procedimentos de Concessão, Aplicação e