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ESCOLA E. B. 2, 3 DE ALEXANDRE HERCULANO
BIBLIOTECA ESCOLAR
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
2 Manual de Procedimentos - BE da Escola E. B. 2, 3 de Alexandre Herculano
ÍNDICE
Introdução ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… 3
1. Avaliação/Selecção/Aquisição/Descarte do Fundo Documental............................................................ 3
2. Tratamento Técnico do Acervo: Procedimentos .................................................................................... 4
2.1. Carimbagem .................................................................................................................................. 4
2.1.1. Documentos Impressos: Monografias ................................................................................... 5
2.1.2. Documentos Impressos: Publicações Periódicas .................................................................... 5
2.1.3. Material Não Livro: CD’S / DVD’S e Cassetes ......................................................................... 5
2.2. Registo .......................................................................................................................................... 5
2.3. Catalogação, classificação e indexação .......................................................................................... 6
2.3.1. Catalogação ........................................................................................................................... 6
2.3.2. Classificação .......................................................................................................................... 6
2.3.3. Campos de Preenchimento.................................................................................................... 8
2.3.3.1. Monografias .......................................................................................................................... 9
2.3.3.2. Periódicos.............................................................................................................................. 9
2.3.3.3. Documentos Electrónicos .................................................................................................... 10
2.3.3.4. Material Não Livro............................................................................................................... 11
2.4. Cotação e arrumação nas estantes .............................................................................................. 12
2.4.1. Atribuição das cotas: ........................................................................................................... 12
2.4.2. Colocação das etiquetas de cotas ........................................................................................ 13
2.4.3. Colocação/arrumação dos livros nas estantes ..................................................................... 13
3. Empréstimo (Procedimento e Documentos de Registo) ....................................................................... 14
4. Dossiês Temáticos (Organização de Informação) ................................................................................. 14
5. Maletas Pedagógicas e/ou Itinerantes................................................................................................. 15
3 Manual de Procedimentos - BE da Escola E. B. 2, 3 de Alexandre Herculano
Introdução Pretende-se com a elaboração deste documento definir os princípios orientadores que devem
ser seguidos no tratamento do fundo documental que, a partir do momento da sua entrada, é
submetido a toda uma série de procedimentos técnicos de Biblioteconomia (registo, carimba-
gem, catalogação, classificação, indexação e atribuição de cota), de forma a garantir um
acesso fácil do utilizador à informação, quer a sua pesquisa seja por assunto, título ou autor.
Foram adoptados os procedimentos técnico-documentais em bibliotecas, que decorrem de
normas internacionais, com adaptações nacionais, sob a responsabilidade da Biblioteca
Nacional.
Sempre que seja considerado necessário, este documento será revisto, de acordo com
eventuais modificações surgidas no decurso do tratamento documental e devidamente
justificadas em Conselho Pedagógico.
1. Avaliação/Selecção/Aquisição/Descarte do Fundo Documental
1.1. Anualmente, proceder-se-á à avaliação do fundo documental para determinar a
dimensão da colecção e a forma como corresponde às necessidades do Agrupamen-
to, diagnosticando os pontos fracos que necessitam de um maior investimento.
Esta avaliação terá como base:
o interesse e a curiosidade dos utilizadores;
as especificidades das diferentes áreas curriculares;
o estado de conservação dos seus vários suportes.
Este conhecimento é adquirido pela equipa responsável, durante a experiência de
atendimento a alunos, professores e restante comunidade educativa, nos registos
dos assuntos procurados e não encontrados ou representados de forma desactuali-
zada e insuficiente, na consulta ao histórico de pesquisas no catálogo informático e
na análise dos resultados estatísticos trimestrais das requisições de empréstimos.
O fundo documental objecto de descarte será doado às escolas do agrupamento,
oferecido a outras bibliotecas, vendido em feiras do livro usado ou, em último caso,
encaminhado para a reciclagem. Qualquer uma destas decisões será ponderada pela
equipa, antes de uma tomada de decisão.
4 Manual de Procedimentos - BE da Escola E. B. 2, 3 de Alexandre Herculano
1.2. A verba para aquisição de fundo documental para renovação e actualização está
definida e regulamentada no Despacho nº 13224/2003, 2ª série, nº154, de 7 de
Julho, no seu artigo 8º, alínea b), relativamente ao uso a dar aos lucros da papelaria.
Atendendo à avaliação efectuada e à verba disponível, serão solicitadas sugestões
aos utilizadores para selecção do fundo documental, através da caixa de sugestões e
dos coordenadores de departamento, de acordo com os seguintes critérios:
Respeito pelo Currículo National;
Respeito pelo PE;
Respeito pelo PCE;
Justo equilíbrio entre os vários níveis de ensino;
Respeito pelas características dos alunos com NEE;
Respeito pelas origens multiculturais dos alunos;
Justo equilíbrio entre as áreas curriculares, extracurriculares e lúdicas;
Justo equilíbrio entre todos os suportes;
Justo equilíbrio entre todas as áreas do saber, respeitando essencialmente as
áreas disciplinares temáticas e de referência e o número de alunos que as fre-
quentam;
1.3. A equipa divulgará todas as novidades no seu blogue, em PowerPoint criados para o
efeito, em placards e via e-mail. Poderá, em colaboração com os docentes, publicar
bibliografias temáticas.
2. Tratamento Técnico do Acervo: Procedimentos
2.1. Carimbagem
A carimbagem aplica-se a todos os tipos de documentos, assegurando a atribuição de
um número de registo por ordem sequencial de entrada. O carimbo não deve ser colo-
cado em cima de uma imagem ou em página que possa lesar ou ofender a mancha de
informação. No caso dos audiovisuais, obras com folhas plastificadas ou material em
que a tinta não adere, o carimbo é efectuado numa etiqueta autocolante que é colo-
cada no local estabelecido para carimbar. Caso a página indicada se apresente sem
espaço para o carimbo, este deve ficar numa das páginas preliminares.
5 Manual de Procedimentos - BE da Escola E. B. 2, 3 de Alexandre Herculano
2.1.1. Documentos Impressos: Monografias
O carimbo da escola/biblioteca deve ser colocado na página de rosto, na página
25 e na última folha com texto, onde menos prejudicar a informação e a estéti-
ca desta. O carimbo com o número de registo e data de entrada será colocado
apenas na folha de rosto.
2.1.2. Documentos Impressos: Publicações Periódicas
Nos jornais, revistas e todo o tipo de publicação periódica, apenas se coloca o
carimbo da escola/biblioteca no canto superior direito da página de rosto. Este
carimbo deve também figurar no canto superior direito das páginas 10, 30 e
100, caso existam.
2.1.3. Material Não Livro: CD’S / DVD’S e Cassetes
CD’S / DVD’S – Deve-se colocar o carimbo no canto inferior esquerdo da
contracapa do folheto, sempre que não se sobreponha a qualquer informa-
ção impressa. Caso não seja possível, deve-se carimbar perto desse local,
isto é, na página posterior.
Cassete Vídeo – Deve-se colocar o carimbo numa etiqueta branca, num dos
lados do contentor do documento, na parte interna.
Cassete Áudio – Deve-se colocar a etiqueta branca com o carimbo do lado A
do documento.
2.2. Registo
Antes de se proceder ao registo, verifica-se se este é pertinente, ou se se trata de
uma publicação efémera e sem interesse. Neste caso, será suficiente o carimbo da
escola/biblioteca.
Todos os documentos impressos, entrados na Biblioteca, são registados, sequen-
cialmente, num livro de registo próprio manuscrito ou informatizado.
Cada obra tem o seu número de registo.
Vários exemplares da mesma obra têm números de registo diferentes, à excepção
dos livros destinados ao PNL, que terão o mesmo número de registo, numerado de
1 a 12.
No caso de uma obra publicada em vários volumes, cada volume tem um número
de registo diferente.
6 Manual de Procedimentos - BE da Escola E. B. 2, 3 de Alexandre Herculano
Quando uma obra é acompanhada por material de outro formato, este terá um
registo diferente.
Posteriormente, são registados informaticamente em programa adquirido para o
efeito.
Os manuais escolares têm um livro de registo diferente/específico, não fazendo par-
te do registo informático, dada a sua rápida desactualização.
Todos os materiais em suporte não livro são registados em tabelas Word prepara-
das para o efeito.
As publicações periódicas serão registadas em Folhas Kardex, adaptadas para o efei-
to. A cada folha corresponderá um título.
2.3. Catalogação, classificação e indexação
A aplicação informática que será utilizada é o DOCBASE, um processo automatizado
que se socorre de um sistema de práticas estandardizadas, através do uso da norma
ISO 2709. Este objectivo cumpre-se utilizando o formato UNIMARC, no qual se incor-
poram as Regras Portuguesas de Catalogação e no qual se podem aplicar os campos
das ISBD’S.
Sempre que monografias com mais do que um volume não apresentem, em cada
volume, títulos próprios dependentes do título da publicação principal ou outros ele-
mentos de descrição necessária, não tem lugar a descrição a dois níveis. A descrição
física incluirá então a indicação específica do documento e extensão (número de
volumes e respectivo número de páginas).
Os outros casos de monografias com mais de um volume dão origem a uma nota de
conteúdo, com um subcampo para a descrição física.
2.3.1. Catalogação
Na catalogação, são seguidas as Regras Portuguesas de Catalogação.
2.3.2. Classificação
A classificação é feita segundo a CDU da BN, tendo sido preparada a seguinte
tabela adaptada/simplificada para a realidade da BE.
7 Manual de Procedimentos - BE da Escola E. B. 2, 3 de Alexandre Herculano
Classificação Decimal Universal
COR
IDENTIFICATIVA CLASSE SUBCLASSE
0 GENERALIDADES
004 - Informática 030 - Enciclopédias 038 - Dicionários 050 - Periódicos
1 FILOSOFIA 159.9 - Psicologia 17 – Moral. Ética
2 RELIGIÃO. TEOLOGIA
22 – Bíblia. Sagrada Escritura 23/28 – Religião Cristã. Cristianismo 27 – História Geral da Igreja Cristã 28 – Igrejas, Seitas. Comunidades cristãs 29 – Religiões não Cristãs
3 CIÊNCIAS SOCIAIS
30 – Sociologia 31 – Estatística 32 – Política 33 – Economia 34 – Direito 37 – Educação. Ensino. Pedagogia 39 – Etnografia. Usos e costumes
5 MATEMÁTICA
CIÊNCIAS NATURAIS.
504 – Ciências do Meio Ambiente 51 – Matemática 52 – Astronomia 53 – Física 54 – Química. Mineralogia 55 – Geologia. Meteorologia 574 – Ecologia Geral 575 – Genética. Hereditariedade 58 – Botânica 59 – Zoologia
6 CIÊNCIAS APLICADAS. MEDICINA.
TECNOLOGIA
61 – Medicina. Ciências Médicas 613.88 – Educação e Vida Sexual. Planeamento Familiar 62 – Engenharia 63 – Agricultura. Silvicultura. Exploração Agríco-la 64 – Economia Doméstica 67 – Indústrias e Ofícios Diversos 68 – Indústrias. Artes e Ofícios 69 – Construção Civil
7 ARTE. DESPORTO
7.01 – Teoria e Crítica de Arte 72 – Arquitectura 73 – Escultura. Numismática 74 – Desenho. Design 75 – Pintura 76 – Artes Gráficas 77 – Fotografia 78 – Música 791.43 – Cinema 794 – Jogos de Mesa e Tabuleiro 796/799 - Desporto
8 Manual de Procedimentos - BE da Escola E. B. 2, 3 de Alexandre Herculano
8 LÍNGUA. LINGUÍSTICA. LITERATURA
81 – Linguística. Línguas 81(038) – Dicionários 81’36P – Gramáticas de Português 81’36I – Gramáticas de Inglês 81’36F – Gramáticas de Francês 82 – Literatura 82-1 – Poesia 82-2 – Teatro 82-2-93 – Teatro Infantil 82-4 – Ensaio 82-6 – Cartas 82-82 – Antologias 82-9 – Banda Desenhada 82-93 – Literatura Infantil e Juvenil 82.09 – Crítica Literária 821.F – Literatura Francesa 821.I – Literatura Inglesa 82(05) – Periódicos
9 GEOGRAFIA. BIOGRAFIA. HISTÓRIA
902 – Arqueologia 903 – Pré-História 908 – Monografias 908(469.43) – Monografias – Distrito de Santa-rém 91. Geografia 91(038) – Dicionário de Geografia 91(469) – Geografia de Portugal 910 – Viagens 911.3 – Geografia Humana 912 – Atlas 912/94 – Atlas História 929 – Biografias 94 – História em Geral 94(03) – História Antiga 94(038) – Dicionário de História 94(042) – Conferências. Discursos. Actas 94(04) – História da Europa 94(6) – História de África 94(469) – História de Portugal
2.3.3. Campos de Preenchimento
As decisões tomadas relativamente aos campos de preenchimento são as
seguintes:
Auxiliares
(031) – Enciclopédias
(038) – Dicionários
(0.034) – DVD’S, CD ROM
(086.8) – Audiovisuais. Vídeo
(086.76) – CD Áudio
9 Manual de Procedimentos - BE da Escola E. B. 2, 3 de Alexandre Herculano
2.3.3.1. Monografias
Autorias
Autor Principal
Co-Autor
Descrição
Título
Responsabilidade
Edição
Local de Edição
Nome do Editor
Data da Edição
Ilustração
Material Acompanhante
Colecção
Nº da Colecção
Notas Gerais
ISBN
Língua do Documento
País de Publicação
Cota
Depósito legal
Notas e títulos
Assunto
Indexação e Classificação
Classificação Decimal Universal
2.3.3.2. Periódicos
Descrição Bibliográfica
Título
Responsabilidade
10 Manual de Procedimentos - BE da Escola E. B. 2, 3 de Alexandre Herculano
Local de Edição
Nome do Editor
Data da Edição
Descrição Física
Ilustração
Descrição 2º Nível
ISSN
Cota
Indexação e Classificação
Assunto
Classe Decimal Universal
2.3.3.3. Documentos Electrónicos
Descrição Bibliográfica
Título
Responsabilidade
Local de Edição
Nome do Editor
Data da Edição
Colecção
Descrição Física
Notas Gerais
ISBN
Língua do Documento
País de Publicação
Cota
Depósito Legal
Doc. Electr.: Requisitos do Sistema
11 Manual de Procedimentos - BE da Escola E. B. 2, 3 de Alexandre Herculano
Índex Classe
Assunto
Classe Decimal Universal
2.3.3.4. Material Não Livro
Autorias
Autor Principal
Descrição Bibliográfica
Título
Responsabilidade
Edição
Local de Edição
Nome do Editor
Data da Edição
Colecção
Sumário ou Resumo
Língua do Documento
País de Publicação
Cota
Depósito Legal
Notas e Títulos
Notas Informação Descritiva
Notas Descrição Física
Índex e Classe
Assunto
Classificação Decimal Universal
12 Manual de Procedimentos - BE da Escola E. B. 2, 3 de Alexandre Herculano
2.4. Cotação e arrumação nas estantes
Após a catalogação, a classificação e a indexação, os documentos são cotados. A cota-
ção é a fase do tratamento documental em que a cada documento é atribuído um
código que permite a sua arrumação nas estantes.
2.4.1. Atribuição das cotas:
Material livro
As cotas são criadas a partir de um plano abreviado da Classificação Decimal
Universal (CDU) definido para a BE.
A cota é formada pelos seguintes elementos: Notação CDU (numérica) +
Componente Alfabética.
No caso da nossa Biblioteca, a cota (morada do livro) é composta pela nota-
ção CDU, seguida das 3 primeiras letras do apelido do autor (maiúsculas) e
das 3 primeiras letras do título da obra (maiúsculas).
No caso de o livro não ter autor, a entrada faz-se pelo título, usando as três
primeiras letras, em maiúsculas.
No caso das obras em colecções, que pela temática tratada interessa agru-
par os títulos, de modo a que fiquem juntos na estante, a componente alfa-
bética da cota é formada pelas três primeiras letras da colecção. Assim, um
livro da colecção “Clube das Chaves” terá a seguinte cota:
82-93 CLU
Para identificar as obras de referência dentro de um núcleo temático, deve-
se acrescentar à notação o auxiliar 03. Assim, um Dicionário de História terá
a cota:
94 (03)
No caso das biografias, dá-se preferência à temática com a qual o biografado
se relaciona, sendo a notação constituída pela classe temática correspon-
dente, seguida do nome do autor (três iniciais do apelido em maiúsculas) e
das três primeiras letras do título (maiúsculas). Assim, o livro Beethoven, da
autora Anne Rachlin, terá a cota:
78 RAC, BEE
Quando o biografado não se relaciona, especificamente, com nenhuma clas-
se, opta-se pela notação 929, relativa às biografias.
13 Manual de Procedimentos - BE da Escola E. B. 2, 3 de Alexandre Herculano
Escola E. B. 2, 3 de Alexandre Herculano
AND
FAD
82-93
Nota: Os artigos definidos e indefinidos que aparecem no início dos títulos
não são tidos em conta para efeito de cota, usando-se as iniciais da palavra
imediatamente a seguir.
Material Não Livro
Para o material multimédia e audiovisual são colocadas as seguintes infor-
mações: as três primeiras letras do título ou autor, seguidas da notação e do
tipo de material. No DVD O Principezinho, a etiqueta fica com o seguinte
aspecto.
2.4.2. Colocação das etiquetas de cotas
Depois de ter sido atribuída uma cota a cada documento (que é escrita,
também, a lápis, na folha de rosto), aquela escreve-se numa pequena eti-
queta que se cola nos documentos, nas lombadas, sempre à mesma distân-
cia.
As etiquetas das cotas apresentam as cores das classes da CDU.
Uma vez colocadas as etiquetas, são protegidas com uma tira de película
autocolante transparente, para evitar que se danifiquem.
A etiqueta da Cota toma o seguinte aspecto:
2.4.3. Colocação/arrumação dos livros nas estantes
Os livros, na Biblioteca, estão organizados/arrumados nas estantes, por
assuntos, em modelo de livre acesso. Todas as estantes têm um número,
uma cor e o assunto principal que ele representa. Cada assunto está indica-
do no cimo das estantes e nas próprias prateleiras.
Dentro de cada assunto, a arrumação faz-se por ordem alfabética dos apeli-
dos do autor.
Escola E. B. 2, 3 de Alexandre Herculano
PRI
82 DVD
14 Manual de Procedimentos - BE da Escola E. B. 2, 3 de Alexandre Herculano
Sendo do mesmo autor, os livros arrumam-se por ordem alfabética do título.
Periódicos
Os periódicos devem estar dispostos ou expostos segundo a sua actualidade,
ou seja, na estante deve estar o mais recente número/edição da publicação.
Os restantes podem estar atrás desse, ou, em caso de não haver espaço,
devem ser guardados no depósito em caixas devidamente identificadas.
Material Não Livro
O material não livro é arrumado nas estantes, seguindo as normas do mate-
rial livro. Porém, nas estantes de livre acesso, são colocadas, apenas, as cai-
xas relativas ao documento, devidamente cotadas. Os documentos são
arquivados em armário, cujo acesso não é livre.
O material acompanhante de qualquer documento é arrumado e classifica-
do, de acordo com o seu suporte, na zona correspondente. Em ambos é
colocada uma nota informativa, junto da cota.
3. Empréstimo (Procedimento e Documentos de Registo)
De todos os documentos emprestados é elaborado um registo. As normas são as seguintes:
O empréstimo domiciliário de qualquer documento impresso será feito, a curto prazo,
electronicamente, usando, para o efeito, o Software de gestão bibliográfica.
O empréstimo para apoio à sala de aula é registado, manualmente, num livro prepara-
do para o efeito.
O empréstimo de todos os documentos multimédia e audiovisual, domiciliário ou para
uso na sala de aula, é registado noutro livro destinado a esse fim.
Para uso/empréstimo, no local, de documentos áudio, vídeo ou material informático,
existem também documentos de registo, próprios.
4. Dossiês Temáticos (Organização de Informação)
Uma vez que não é possível guardar todas as revistas e jornais que dão entrada na Bibliote-
ca, depois de seguidas as normas/critérios definidos no documento “Política de desenvol-
vimento da Colecção”, são organizados Dossiês Temáticos, seguindo as regras:
15 Manual de Procedimentos - BE da Escola E. B. 2, 3 de Alexandre Herculano
FONTE: “Jornal Público”
DATA: 12/12/2009
TEMA: Energias
O tratamento da informação faz-se mediante a selecção de assuntos/temas pertinentes
para o currículo, servindo os interesses dos utilizadores.
Seleccionam-se os artigos que vão surgindo em jornais, revistas ou retirados On-line
(atendendo à diversidade de opiniões).
Identifica-se a fonte, a data e o tema do dossiê onde o documento vai ser arquivado.
Organiza-se a pasta, cronologicamente, do artigo mais antigo para o mais recente.
Prepara-se um índice que se vai actualizando.
É publicitada a listagem de dossiês existentes.
Arquivam-se os dossiês temáticos numa estante em livre acesso, disponibilizada para o
efeito.
5. Maletas Pedagógicas e/ou Itinerantes
As maletas pedagógicas são consideradas recursos de muita utilidade, sobretudo no apoio
à actividade pedagógica, em contexto de sala de aula. Nelas se agrupam materiais, em
suportes diversificados, sob uma determinada temática. A sua utilização tem as seguintes
regras:
São preparadas segundo a solicitação dos utilizadores.
Nelas são colocados os materiais temporariamente (apenas durante o período de tem-
po em que é solicitada a sua utilização).
Existe, no interior de cada maleta, o inventário dos materiais que a compõem.
A requisição das maletas para apoio à sala de aula faz-se mediante o preenchimento de
uma ficha preparada para o efeito.
A maleta deve regressar à BE, após cada utilização.
O professor requisitante é responsável pelos materiais que constam da maleta.
No caso particular das maletas que apoiam o Plano Nacional de Leitura (12 ou mais
exemplares do mesmo título) e cujos documentos se destinam à leitura orientada na
sala de aula, além da ficha de requisição, existe um calendário de utilização dos mes-
mos, onde é registada a sua utilização.
16 Manual de Procedimentos - BE da Escola E. B. 2, 3 de Alexandre Herculano
As maletas itinerantes que se destinam a apoiar os Jardins de Infância e as Escolas EB1
do Agrupamento têm normas próprias que constam do Regimento da BE.