Manual de Protocolo RJ.pdf

7/21/2019 Manual de Protocolo RJ.pdf

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GOVERNO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO

MANUALDEGESTO DE PROTOCOLO

Rio de Janeiro

2012


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GOVERNO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO

Srgio Cabral

SECRETARIA DE ESTADO DA CASA CIVIL

Rgis Fichtner

SUBSECRETARIA DE GESTO DA CASA CIVIL

Marco Antonio Horta Pereira

COORDENAO

Valria Regina de Almeida Morandi

REDAO

Fbio da Silva Siqueira

Gabriela da Silva Jordo dos Santos

Luciane Tom da Cunha

Mariana Batista do Nascimento

Maria Rosangela da Cunha

COLABORAO

Cristiane Nunes Vrginio

Fernanda de Moraes Costa

Lucia Cardoso

Marcelo Mrida

Ndia Dvaki Pena Garcia

Patrcia de Mello SilvaPatrcia Santos Silva

Viviane Gonalves da Silva

APOIO

Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro - APERJ

Programa de Ps-Graduao em Cincia da InformaoPPGCI da Universidade

Federal FluminenseUFF


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Sumrio1. GERENCIAMENTO DE UNIDADES PROTOCOLADORAS................................. 6

2. ATIVIDADES DE PROTOCOLO................................................................................ 9

2.1. PRODUO DE DOCUMENTOS................................................................................. 9

2.2. PADRONIZAO DA ESTRUTURA DOCUMENTAL............................................ 10

2.3. TRAMITAO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS............................................... 14

2.4. RECEPO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS..................................................... 15

2.5. DISTRIBUIO INTERNA......................................................................................... 16

2.6. EXPEDIO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS................................................... 16

2.7. ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS......................................... 17

2.8. DESARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS.................................. 18

2.9. VISTA E CPIA DE DOCUMENTOS E PROCESSOS.............................................. 19

3. PROCEDIMENTOS PROCESSUAIS........................................................................ 21

3.1. AUTUAO................................................................................................................. 21

3.2. AUTUAO DE DOCUMENTOS COM CLASSIFICAO DE PRECEDNCIA. 22

3.3. AUTUAO DE DOCUMENTOS COM CLASSIFICAO DE SIGILO................ 23

3.4. INSTRUO E NUMERAO DE FOLHAS............................................................ 243.5. EMENDA CARMIM..................................................................................................... 26

3.6. ABERTURA E ENCERRAMENTO DE VOLUME..................................................... 27

3.7. ANEXAO DE DOCUMENTOS.............................................................................. 29

3.8. JUNTADA DE PROCESSOS........................................................................................ 30

3.9. APENSAO DE PROCESSOS.................................................................................. 32

3.10. DESAPENSAO DE PROCESSOS....................................................................... 33

3.11. DESENTRANHAMENTO DE PEAS PROCESSUAIS......................................... 34

3.12. DESMEMBRAMENTO DE PEAS PROCESSUAIS............................................. 35

3.13. ACAUTELAMENTO DE PROCESSOS.................................................................. 36

3.14. DESACAUTELAMENTO DE PROCESSOS........................................................... 38

3.15. EXTINO E DESISTNCIA DE PROCESSOS.................................................... 39

3.16. ENCERRAMENTO DE PROCESSOS..................................................................... 41

3.17. REABERTURA DE PROCESSOS............................................................................ 42

3.18. RECONSTITUIO DE PROCESSOS.................................................................... 42

3.19. DIGITALIZAO DE DOCUMENTO EM PROCESSO ADMINISTRATIVO.... 43


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4. PROCEDIMENTOS LEGAIS DE ATOS ADMINISTRATIVOS........................... 44

4.1. ANULAO DE ATOS ADMINISTRATIVOS.......................................................... 44

4.2. REVOGAO DE ATOS ADMINISTRATIVOS....................................................... 46

4.3. CONVALIDAO DE ATOS ADMINISTRATIVOS................................................ 47

MODELOS DE DOCUMENTOS.............................................................................................. 48

GLOSSRIO.............................................................................................................................. 68

LEGISLAO............................................................................................................................ 83


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APRESENTAOO Manual de Atividades de Gesto de Protocoloapresenta o conjunto de regras e

procedimentos tcnicos que devero ser utilizados por todos os rgos e entidades da

Administrao Pblica Estadual a fim de criar bases para a implantao do Sistema deGesto de Protocolo no mbito do Governo do Estado do Rio de Janeiro.

Elaborado em conjunto pela Secretaria de Estado da Casa Civil e pelo Arquivo

Pblico do Estado do Rio de Janeiro, o Manual descreve os procedimentos relativos

produo, ao trmite e ao uso de documento e processos administrativos e tem por

objetivo racionalizar e padronizar procedimentos gerais referentes gesto de protocolo.

Cabe ressaltar que neste Manual no esto contidas as regras de atividades ouorientaes tcnicas quanto indexao, classificao, arranjo, descrio,

armazenamento e preservao de documentos, as quais sero inseridas no Manual de

Gesto Documental do Governo do Estado do Rio de Janeiro.

Prezando pela compreenso clara, integral, padronizada e uniforme dos conceitos

e termos tcnicos utilizados na elaborao do manual em questo, foi inserido no

ANEXO I- Glossrio de termos usados no Manual.

Por fim, o Manual de Atividades de Gesto de Protocolo foi elaborado em

conformidade com a legislao estadual, as normas de Direito e os conceitos doutrinrios

aplicados prtica administrativa imperante em servios de protocolo, de documentao

e de informao.


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1. GERENCIAMENTO DE UNIDADES PROTOCOLADORAS1.1.Cadastro nico de Unidades Protocoladoras

1.1.1. O Cadastro nico de Unidades Protocoladoras a base nica de

gerenciamento de Unidades Protocoladoras que subsidiar a sistemtica de

Numerao nica de Protocolo (NUP).

1.1.2. O Cadastro nico tem como objetivos:

Gerenciar as Unidades Protocoladoras e controlar a numerao nica deprotocolo;

Administrar e consolidar dados relacionados identificao, quantificaoe descrio das unidades de protocolo;

Controlar as mudanas estruturais: criao, extino, fuso, ciso ou trocade subordinao das unidades de protocolo;

Subsidiar a elaborao de indicadores associados a UnidadesProtocoladoras e processos administrativos; e

Assegurar a integridade e a eficincia da numerao de processos.1.1.3. Entende-se por Unidade Protocoladora cada unidade administrativa com

competncia para autuar processos administrativos, gerenciar tramitao, expedio,

recepo de documentos e realizar procedimentos processuais nos rgos.

1.1.4. O responsvel pela Unidade Protocoladora o titular do rgo, a quem

caber a incumbncia de promover a alterao/adequao dos dados de cadastro

junto ao sistema de Cadastro nico.

1.1.5. de competncia do Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro - RJ o

gerenciamento do Cadastro nico de Unidades Protocoladoras.

1.1.6. O gerenciamento do Cadastro nico de Unidades Protocoladoras abrange

a implantao, a manuteno e o controle da sistemtica de Numerao nica de

Protocolo e das atividades de cadastramento, cancelamento e reativao de cadastro.


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1.2.Cadastramento

1.2.1. O cadastramento e a atualizao dos dados de cada Unidade Protocoladora noCadastro sero realizados pelo titular do rgo.

1.2.2. Os dados obrigatrios de cadastramento so: nome do rgo, subordinao, setrata-se de Protocolo Central ou Setorial, nome do responsvel pelo Setor,

telefone institucional e email institucional.

1.3.Aps o cadastramento, ser atribudo um cdigo identificador Unidade

Protocoladora conforme regras estabelecidas no tpico Numerao nica de

Protocolo (item 1.6 abaixo).

1.4. Cancelamento de cadastro

1.4.1. O cancelamento de cadastro ser efetuado em casos de extino, ciso oufuso com outro rgo.

1.4.2. Sempre que houver cancelamento de cadastro de uma unidade protocoladora,seu respectivo cdigo identificador ser desativado.

1.4.3. Em casos de ciso, o cdigo do rgo originador ser desativado e serocriados cadastros para os rgos resultantes da ciso.

1.4.4. Em casos de fuso, os cdigos dos rgos envolvidos sero desativados e umnovo cdigo ser atribudo ao rgo resultante da fuso.

1.5.Reativao de cadastro

1.5.1. Consiste na reativao do cadastro de rgos extintos, que voltarem condio anterior.

1.6. Numerao nica de Protocolo:

1.6.1. A Numerao nica de Protocolo (NUP) a sistemtica de identificaonumrica de cada Unidade Protocoladora, vinculando-as ao seu respectivo

rgo.

1.6.2. Os objetivos da NUP so:


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Criar numerao nica para os processos administrativos, integrando osconvencionais (em meio fsico) e os processos eletrnicos (gerados pelo

Processo Digital); e

Permitir que o UPO gere automaticamente o nmero do processoadministrativo e importe o nmero gerado pelo Processo Digital.

1.6.3. A utilizao do NUP no rgo tem como premissa o cadastramento de sua(s)respectiva(s) Unidade(s) Protocoladora(s).

1.6.4. Para processos administrativos em meio fsico, a NUP composta por 4(quatro) grupos de caracteres e ser utilizada como identificador de processos

administrativos estaduais.

1 Grupo - Alfanumrico, composto por uma letra (E) e dois dgitos (SS).Este grupo corresponde Secretaria e respectivos rgos vinculados.

Ser determinado por decreto.

Ex: E-12/ PPP.XXXXXX/AAAA (Secretaria de Estado da Casa Civil)

E-12/ PPP.XXXXXX/AAAA (PRODERJ)

2 Grupo - Numrico, composto por trs nmeros (PPP). Este Grupocorresponde Unidade Protocoladora. Ser determinado por Portaria do

APERJ.

Ex: E-12/001.XXXXXX/AAAA (Casa Civil)

E-12/002.XXXXXX/AAAA (Arquivo Pblico)

3 Grupo -Numrico. Composto por seis dgitos (XXXXXX). Este Grupocorresponde faixa numrica (intervalo) sequencial de processos dentro de

um rgo. Dever ser reiniciado a cada ano.

Ex: E-12/001.000001/AAAA (1 processo autuado Casa Civil)

E-12/001.000002/AAAA (2 processo autuado Casa Civil)

NUP = E- SS/PPP.XXXXXX/AAAA

NUP =Secretaria (S)+ Unidade de Protocolo (P)+ sequncia numrica

(X)+ ano de produo (A)


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E-12/002.000001/AAAA(1 processo autuado APERJ)

4 Grupo -Numrico. Composto por quatro dgitos (AAAA). Este Grupocorresponde ao ano de produo do documento ou autuao do processo

administrativo.

Ex: E-12/001.000001/2011(1 processo autuado no ano de 2011 na Casa Civil)

1.6.5. Para processos administrativos originados de forma digital (Processo Digital),apenas o primeiro grupo da NUP alterado. As letras PD formaro o

elemento identificador dos processos administrativos eletrnicos.

2. ATIVIDADES DE PROTOCOLO2.1.PRODUO DE DOCUMENTOS

2.1.1. A Produo corresponde fase de criao de documentos, quando osmesmos so elaborados e tornam-se capazes de constituir elementos de

prova, direito e/ou informao. Nesta fase preciso cuidado para que se

evite a produo desnecessria de documentos que no so essenciais,

reduzindo o volume a ser pesquisado, controlado e organizado e, ao mesmo

tempo, obrigar a produo dos documentos necessrios para fazer prova da

execuo da atividade.

2.1.2. Na elaborao de documentos devem ser observadas as caractersticas deautenticidade, fidedignidade, integridade e acessibilidade, descritas abaixo:

NUP = PD- SS/PPP.XXXXXX/AAAA

NUP =Secretaria (S)+ Unidade de Protocolo (P)+ sequncia numrica

(X)+ ano de produo (A)


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Autenticidade: qualidade do documento associada ao que ele registra,pela qual se pode aferir se o mesmo o que diz ser, independentemente de

se tratar de minuta, original ou cpia, e se livre de adulteraes ou

qualquer outro tipo de corrupo.

Fidedignidade: qualidade do documento pela qual se pode aferir suacapacidade de sustentar os fatos que atesta. Para tanto, h que ser dotado

de completude, criado pela autoridade competente e ter seus

procedimentos de criao bem controlados.

Integridade: qualidade atribuda a um documento que est completo einalterado.

Acessibilidade: qualidade do documento pela qual ele pode ser localizado,recuperado, apresentado e interpretado em qualquer tempo.

2.1.3. Os documentos elaborados no mbito do Poder Executivo Estadualdevero apresentar estrutura e disposio de seus elementos de forma

padronizada, em conformidade com as normas constantes no presente

Manual.

2.2.PADRONIZAO DA ESTRUTURA DOCUMENTAL2.2.1. O Cabealho deve apresentar os seguintes elementos:

Braso do Estado do Rio de Janeiro; Nome do rgo e hierarquia (subordinao); Nmero de Classificao; Classificao de sigilo; Classificao de Precedncia;

Identificador do documento;


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Local e data; Origem; Destinatrio; Assunto; e Anexos.

2.2.2. O Braso dever seguir o padro e respeitar as margens superior e inferiorde 2,5cm e esquerda e direita de 3 cm..

2.2.3. No sero admitidos logotipos em atos oficiais.2.2.4. O nome do rgo e o nome dos setores devem ser escritos sem abreviaes

e devem constar centralizados abaixo do braso, em letra maiscula. A fonte

e o tamanho da letra do nome do rgo e do setor devem seguir o padro

Times New Roman 9.

2.2.5. O Plano de Classificao deve ser inserido no canto superior esquerdo,conforme tipologia documental correspondente no Plano de Classificao deDocumentos do Estado do Rio de Janeiro em vigor.

2.2.6. Se o documento produzido for sigiloso, deve-se inserir marcao ouindicao de grau de sigilo no canto superior esquerdo, acima do Plano de

Classificao, com o respectivo grau de sigilo em todas as pginas, conforme

exemplo abaixo:


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2.2.7. As pginas dos documentos sigilosos sero numeradas seguidamente,devendo cada uma conter, tambm, indicao do total de pginas que

compem o documento.

2.2.8. Se o documento exigir, pela sua natureza, celeridade e prioridade deencaminhamento na sua tramitao, deve-se inserir carimbo de classificao

de precedncia, urgente ou urgentssimo, abaixo da Classificao de Sigilo.

Os documentos com classificao de precedncia devem ter prioridade na

tramitao.

2.2.9. O carimbo urgente ou urgentssimo deve seguir o mesmo padro doenunciando nas regras para autuao de processo com grau de precedncia,

descritas no item 3.2.

2.2.10.Considerando o prazo disposto na Lei 12.527, de Acesso Informao,todos os requerimentos protocolados referentes a esta lei devem receber o

carimbo de grau de precedncia.

2.2.11.O identificador do documento composto pelo nome da espciedocumental, que pode ser abreviado, seguido da sigla do rgo, da sigla do

setor, do nmero sequencial e do ano.

2.2.12.Na mesma linha do identificador do documento constar o local, seguidoda data. O ms deve ser apresentado por extenso.

2.2.13.A origem, quando aplicvel na estrutura do documento, ser escritausando-se a denominao oficial do cargo da autoridade expedidora,

precedido da preposio De:.

2.2.14.Destinatrios so, dentre outros, as autoridades, agentes da AdministraoPblica e os setores a que se destinam os documentos.

2.2.15.A indicao de destinatrio ser escrita utilizando-se a forma de tratamentoe a denominao oficial do cargo, quando se tratar de autoridades, precedido

das preposies Para:, ou Ao.

2.2.16.Identificar o assunto dos documentos baseado na ao a que ele se refere,tendo como referncia o Plano de Classificao de Documentos vigente;


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2.2.17.O assunto obrigatrio somente em atos de comunicao.2.2.18.Se o documento possuir anexos, indicar o nome da tipologia documental e

a quantidade de folhas entre parnteses.

Exemplo de Cabealho:

2.2.19.A composio e a forma dos atos administrativos devem obedecer sregras expressas no Manual de Redao Oficial do Estado do Rio de Janeiro

em vigor.

2.2.20.O tamanho e a fonte da letra dos documentos devem seguir o padroTimes New Roman, tamanho 12, e o espaamento 1,5.

2.2.21.Todos os documentos devem ser assinados pela autoridade que o exarou.


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2.3.TRAMITAO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS2.3.1. A tramitao consiste na atividade de encaminhar documentos/processos

entre unidades organizacionais internas e/ou externas ao rgo.

2.3.2. O objetivo da tramitao encaminhar ou receber documentos/processosque subsidiem a tomada de decises.

2.3.3. A Unidade Protocoladora responsvel por controlar o ciclo de tramitaode documentos/processos, que se divide nas seguintes fases: Recepo,

Distribuio Interna e Expedio.

2.3.4.

Para tramitar documentos e processos administrativos eletronicamentedeve-se utilizar o Sistema de Protocolo Eletrnico Integrado do Poder

Executivo, no qual sero inseridos os seguintes registros inerentes ao

processo:

I.Numrico-cronolgico, com explicitao do nmero e data de autuaodos processos;

II.Nominal, com indicao do nome dos interessados e do destinatrio ou da

procedncia do processo; e

III. lassificao, que ser baseada no Plano de Classificao vigente.2.3.5. A tramitao de documentos e processos por meio do Sistema de

Protocolo Integrado do Poder Executivo efetivada a partir da emisso de

guia de remessa eletrnica, gerada automaticamente pelo sistema.

2.3.6. As guias de remessa eletrnica, emitidas pelo Sistema de ProtocoloEletrnico Integrado do Poder Executivo, so utilizadas para enviar e receber

os documentos/processos, devendo-se evitar a sua impresso uma vez que a

tramitao poder ser comprovada eletronicamente.

2.3.7. Um processo no poder, em virtude de aguardar anlise e deciso, ter seutrmite paralisado, por perodo superior a 1 ano.


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2.3.8. Atingido o prazo estipulado no item acima, o documento/processo deve serremetido autoridade competente para retomar o trmite ou ser enviado para

arquivamento.

2.4.RECEPO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS2.4.1. A recepo compreende a conferncia do documento recebido e, caso o

mesmo no tenha sido recebido eletronicamente, efetuar o registro no

Sistema de Protocolo Eletrnico Integrado do Poder Executivo.

2.4.2. A Unidade Protocoladora dever verificar a integridade dos documentos eregistrar, se for o caso, indcios de violao ou de qualquer irregularidade,

dando cincia do fato ao seu superior hierrquico e devolver ao remetente.

2.4.3. A confirmao do recebimento de documentos no Sistema de ProtocoloEletrnico Integrado do Poder Executivo deve ser precedida de conferncia

dos dados cadastrados na guia de remessa eletrnica relativa aos

documentos.

2.4.4. Qualquer inconsistncia resultar na devoluo dos documentos aoremetente para correo.

2.4.5. O registro e o recebimento de documentos devem ocorrer no Sistema deProtocolo Eletrnico Integrado do Poder Executivo.

2.4.6. Para o recebimento de documentos sigilosos e pessoais ser necessrioobservar os critrios abaixo:

I. O envelope interno s ser aberto pelo destinatrio, seu representanteautorizado ou autoridade competente hierarquicamente superior.

II. Os envelopes que contiverem a marca pessoal s podero ser abertospelo prprio destinatrio.


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2.5.DISTRIBUIO INTERNA2.5.1. A distribuio interna compreende o encaminhamento, a circulao e o

controle do trmite do documento norgo.

2.5.2. O encaminhamento tambm deve ser registrado no Sistema de ProtocoloEletrnico Integrado do Poder Executivo, por meio de guia de remessa

eletrnica.

2.6.EXPEDIO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS2.6.1. A expedio consiste na remessa de documentos para destinatrios

externos ao rgo.

2.6.2. O registro da expedio de documentos sem classificao de sigiloocorrer via Sistema de Protocolo Eletrnico Integrado do Poder Executivo,

com uso da guia de remessa eletrnica.

2.6.3. Para a expedio de documentos sigilosos e pessoais ser necessrioobservar os critrios abaixo:

I. A expedio de documentos sigilosos poder, a critrio do remetente, serrealizada mediante: servio postal, com opo de registro, mensageiro

oficialmente designado, mala diplomtica, meio magntico ou eletrnico, ou

transmisso de dados;

II. Estes meios so vedados para documentos com grau de sigilo ultrassecretoque, em princpio, sero expedidos pessoalmente, por agente pblico

autorizado, no sendo permitida a sua postagem;

III. Em casos extremos, os documentos ultrassecretos que requeiramtramitao e soluo imediata, atendendo ao princpio da oportunidade,

podero ser expedidos por meio magntico ou transmisso de dados, desde

que criptografados eletronicamente por sistema de cifra de alta

confiabilidade;

IV. Todo documento sigiloso e/ou pessoal, ao ser expedido, seracondicionado em envelope duplo, onde:


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a. No envelope externo no constar qualquer indicao de grau desigilo ou o assunto do documento, constando somente informaes sobre o

destinatrio;

b. O envelope interno ser fechado, lacrado e deve indicar,necessariamente, o remetente, o destinatrio, o nmero e a marcao ou

carimbo com indicao do grau de sigilo. Deve ser expedido mediante

recibo.

V. Sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo dodestinatrio, ser inscrita a palavra pessoal no envelope interno que

contm o documento;

VI. Quando o documento recebido de mbito externo for sigiloso, ser sempre

acondicionado em envelope duplo, cuja distribuio far-se-, no que couber,

de forma similar prevista para os documentos expedidos.

2.7.ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS2.7.1. a guarda e armazenamento de documentos/processos no local

estabelecido, conforme prazo de guarda correspondente.

2.7.2. O arquivamento ocorrer aps o encerramento do fluxo decisrio dodocumento/processo.

2.7.3. A Unidade Administrativa Originadora deve realizar os seguintesprocedimentos em relao ao pedido de arquivamento:

I- Conferir a classificao e temporalidade dada ao documento/processo;

II- Se o documento/processo estiver em fase corrente, o arquivamento dever serrealizado na Unidade Administrativa Originadora, onde ser mantido at

expirao do prazo fixado;


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III- Se o prazo da fase corrente estiver expirado, a Unidade AdministrativaOriginadora dever observar os procedimentos de transferncia constantes no

Manual de Gesto Documental.

2.8.DESARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS2.8.1. a retirada dos processos arquivados, para estudo e apreciao ou

reabertura, mediante solicitao motivada da Administrao Pblica ou do

interessado.

2.8.2. Os procedimentos para o desarquivamento de processos consistem nasseguintes etapas:

I- O interessado nos processos deve realizar, junto Unidade AdministrativaProtocoladora do rgo, o pedido de desarquivamento, indicando-se a sua

finalidadevista, cpia, apensao ou reabertura;

II- Em caso de reabertura, a Unidade Administrativa Protocoladora deverseguir os procedimentos estabelecidos no item 2.17;

III- Em caso de vista, cpia e apensao, a Unidade AdministrativaProtocoladora dever solicitar Unidade de Arquivamento o

desarquivamento do processo;

IV- A Unidade de Arquivamento realiza o desarquivamento dos processos e osencaminha Unidade Administrativa Protocoladora que, por sua vez,

seguir os procedimentos que forem pertinentes solicitao.


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2.9. VISTA E CPIA DE DOCUMENTOS E PROCESSOS2.9.1. A vista consiste na consulta de processos/documentos para fins de estudo e

apreciao.

2.9.2. Os documentos/processos passveis de consulta podero estar em trmiteou arquivados, cabendo unidade detentora disponibiliz-los para

vista/cpia, conforme legislao vigente.

2.9.3. Considerando o prazo disposto na Lei 12.527, de Acesso Informao,todos os requerimentos de vista de documentos solicitados com base nesta

lei devem ser tratados com prioridade.

2.9.4. Nos casos em que o documento/processo estiver arquivado, a UnidadeAdministrativa Protocoladora deve seguir os procedimentos de

desarquivamento.

2.9.5. A vista efetuada a partir de solicitao, via requerimento, com entrada naUnidade Administrativa Protocoladora detentora do documento/processo.

2.9.6.

A Unidade Administrativa Protocoladora deve disponibilizar local paraconsulta.

2.9.7. vedada a vista de processos/documentos fora das UnidadesProtocoladoras da Administrao Pblica Estadual pelo interessado,

procurador ou representante legal.

2.9.8. Caso o requerente no comparea no prazo de 30 dias, a contar da data dorequerimento, o documento/processo voltar para a unidade administrativa

de origem.

2.9.9. Para efetuar a vista de documento/processo, devem-se seguir osprocedimentos abaixo:

I- O interessado deve preencher o requerimento de solicitao devista;

II- A Unidade Administrativa Protocoladora deve protocolar orequerimento;


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III- O requerimento deve ser instrudo no processo (se o documentocompuser processo);

IV- A Unidade Administrativa Protocoladora deve disponibilizar localapropriado para a vista e informar ao requerente o dia e o local de sua

realizao.

2.9.10.A cpia consiste na reproduo de documentos ou de processos para finsde provas.

2.9.11.Considerando o prazo disposto na Lei 12.527, de Acesso Informao,todos os requerimentos de cpia de documentos solicitados com base nesta

lei devem ser tratados com prioridade.

2.9.12.Os documentos/processos passveis de cpia podero estar em trmite ouarquivados, cabendo unidade detentora disponibiliz-lo para esse fim,

conforme legislao vigente. Para efetuar a cpia de documento/processo o

requerente deve seguir os procedimentos abaixo:

I- A cpia efetuada a partir de solicitao, via requerimento, com entradana Unidade Administrativa Protocoladora detentora do

documento/processo.

II- O requerente deve pagar taxa equivalente quantidade de folhassolicitadas, e a unidade protocoladora dever informar ao requerente que,

de acordo com o Decreto n 43.527 de 16/05/2012, por cada folha de cpia

ser cobrada o valor de R$ 0,10. E que o valor total equivalente as folhas

copiadas dever ser pago por DARJ emitido, conforme as orientaes do

site: http://www.fazenda.rj.gov.br.

III- A Unidade Administrativa Protocoladora s efetuar as cpias aps aapresentao do comprovante de pagamento (DARJ).

IV- A Unidade Protocoladora disponibilizar as cpias.


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3. PROCEDIMENTOS PROCESSUAIS3.1.AUTUAO

3.1.1. Autuao consiste na abertura do processo administrativo e tem comoobjetivo a aquisio, resguardo, transferncia, modificao ou extino de

direitos.

3.1.2. Autua-se um processo quando a natureza da ao dependa da deciso deduas ou mais pessoas. Dispensa-se a composio de processo nos casos em

que a deciso dependa de uma nica pessoa com uma tramitao simples e

breve, podendo assim, serem solucionados sem as formalidades do processo.

3.1.3. Os documentos oriundos de outro rgo do Poder Executivo Estadualtambm podem ser autuados, desde que cumpram os requisitos acima

descritos.

3.1.4. A autuao de processo administrativo poder ser solicitada por qualquerparte interessada, respeitando o disposto no artigo 9, Captulo V da Lei

Estadual 5.427/2009, materializando-se a partir do Termo de Abertura de

Processo.

3.1.5. O processo deve ser autuado, preferencialmente, por um documentooriginal. No entanto, ser admitida como exceo a autuao mediante cpia

de documento, desde que a cpia seja autenticada por servidor pblico vista do original, considerando que o servidor possui f pblica em seus atos.

3.1.6. Os documentos transmitidos por fax, com procedncia fora da esfera doPoder Executivo Estadual, desde que fotocopiados, podero ser autuados na

Unidade Administradora Protocoladora do rgo interessado.

3.1.7. Todos os processos autuados devero ser registrados no Sistema deProtocolo Eletrnico Integrado do Poder Executivo.


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3.1.8. No momento da autuao, a unidade protocoladora dever adotar osseguintes procedimentos processuais:

I. Verificar a existncia de processos precedentes, com mesmo nome emesmo assunto;

II. Caso existam processos com o mesmo nome e o mesmo assunto, notificarao solicitante e verificar a real necessidade de abertura do processo

solicitado;

III. Identificar se o Termo de Abertura est assinado pelo solicitante;

IV.

Preencher informaes referentes ao nmero do processo, data, nome doresponsvel pela autuao e proceder assinatura do Termo de Abertura;

V. Preencher os campos da capa padronizada do Processo AdministrativoEstadual tais como: rgo, nmero do processo, data de incio, nome e

assunto (de acordo com Plano de Classificao de Documentos vigente).

Os dados acima citados podem ser substitudos por etiqueta;

VI.

Registrar a abertura do processo no Sistema de Protocolo EletrnicoIntegrado do Poder Executivo classificando-o de acordo com o Plano de

Classificao de Documentos em vigor;

VII. Incluir, aps a capa do processo, o TERMO DE ABERTURA seguido pelodocumento originador.

3.2.AUTUAO DE DOCUMENTOS COM CLASSIFICAO DE PRECEDNCIA3.2.1. A autuao de documentos que exijam, pela sua natureza, celeridade e

prioridade de encaminhamento na sua tramitao, recebe aclassificao de

urgente ou urgentssimo.

3.2.2. Considerando o prazo disposto na Lei 12.527, de Acesso Informao,todos os processos autuados referentes a esta lei devem receber o carimbo de

grau de precedncia.

3.2.3. Os documentos com classificao de precedncia devem ter prioridade naautuao.


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3.2.4. O documento originador deve ser enviado ao protocolo com a classificaode precedncia.

3.2.5. Para a atribuio da classificao de precedncia devero ser adotados osseguintes procedimentos processuais:

I. O solicitante deve informar o grau de precedncia (urgente/urgentssimo)correspondente no canto superior esquerdo do documento; e

II. A Unidade Administradora Protocoladora, ao proceder autuao, deveinserir carimbo correspondente no canto superior esquerdo da capa do

processo.

Modelo de carimbo urgente:

Modelo de carimbo urgentssimo:

3.3.AUTUAO DE DOCUMENTOS COM CLASSIFICAO DE SIGILO3.3.1. Os documentos sigilosos devem receber carimbo indicativo de grau de

sigilo, no canto superior esquerdo. O carimbo deve ser afixado no momento

da produo do documento, de acordo com a Tabela de Temporalidade

vigente.

3.3.2. Ao autuar ou instruir os documentos com classificao de sigilo, aUnidade Administrativa Protocoladora deve carimbar conforme o grau de

sigilo correspondente, no canto superior esquerdo da capa do processo.


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3.3.3. Quando o documento sigiloso for instrudo, o processo deve herdar omesmo grau de sigilo. Em caso de processos j classificados, deve ser refeita

a classificao para prevalecer a mais elevada.

Modelos de Carimbos de Sigilo

3.4.INSTRUO E NUMERAO DE FOLHAS3.4.1. Instruo consiste na insero sequencial dos documentos necessrios para

que um determinado processo cumpra a sua finalidade, devendo ser parte

constante dele. Esses documentos so tambm chamados de peas

processuais.

3.4.2. As peas processuais sero sempre rubricadas, datadas e numeradas, emordem crescente, por meio de carimbo padronizado, conforme ordem

cronolgica de instruo processual.

3.4.3. As peas processuais que instrurem o processo podero ser representadaspor cpia ou outra forma de reproduo permanente, exigindo-se a

conferncia com o original, quando julgado necessrio.


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3.4.4. Os versos das folhas no devero ser utilizados.3.4.5. Nos casos em que a pea do processo estiver em tamanho menor que o

padro A4, ser colado em folha de papel branco, inserindo o carimbo da

numerao de peas de tal forma que o canto superior direito do documento

seja atingido pelo referido carimbo.

3.4.6. Nenhum processo poder ter duas peas com a mesma numerao, nosendo admitido diferenci-las pelas letras A e B, nem rasur-las.

3.4.7. A primeira folha do processo ser a Capa padro (folha 1), a qual no sernumerada, nem receber carimbo ou marcao de instruo processual. A

primeira folha numerada e com a referida marcao/carimbo ser sempre o

Termo de Abertura de Processos (folha 2), seguido do documento originador

(folha 3).

3.4.8. A Instruo dever adotar os seguintes procedimentos processuais:I. Inserir carimbo padronizado de instruo nas folhas do processo no canto

superior direito da pgina. Preencher nmero do processo, data de criao

do processo, nmero da folha que est sendo instruda na ordem crescente,

rubrica do servidor que est efetuando a instruo; e

II. Caso no tenha carimbo de instruo, inserir marcao com dados contidosno carimbo e numerar sequencialmente as folhas. O carimbo ou a

marcao de instruo processual dever conter os elementos conforme

exemplo abaixo:

Modelo de Carimbo de Instruo


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3.5.EMENDA CARMIM3.5.1. A Emenda Carmim o mtodo de retificao de elementos processuais de

instruo ou autuao, por meio de utilizao de tinta cor Carmim (vermelho

vivo).

3.5.2. Quando for constatada a necessidade de correo de qualquer elementoprocessual constante do carimbo de instruo, de qualquer folha do processo,

a Unidade Administrativa Protocoladora responsvel pela falhadever

recorrer Emenda Carmim.

3.5.3. A verificao de erros ou rasuras nos registros de autuao e instruo, noato de recebimento de um processo administrativo, motivar a sua devoluo

ao rgo responsvel pelo erro ou rasura para fins de retificao.

3.5.4. No podem ocorrer correes ou qualquer alterao na Capa do Processoou em contedo decisrio de peas processuais por meio de Emenda

Carmim.

3.5.5. Ao usar a Emenda Carmim devero ser adotados os seguintesprocedimentos processuais:

I. Riscar (tachar) o elemento processual, objeto da retificao, com canetacom tinta vermelha (carmim);

II. Inserir carimbo de retificao abaixo do carimbo de instruo com oselementos que sofrero alteraes, informando data da correo e

responsvel.

Exemplos de retificao com Emenda Carmim:

a) Na instruo, determinado Analista de Protocolo equivocou-se ao escrever a datano nmero identificador do processo.


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b) O elemento a ser corrigido, no caso o ano do processo, deve ser riscado, com tintacor carmim, e deve ser inserido o carimbo de retificao (Emenda Carmim)abaixo do carimbo de instruo.

3.6.ABERTURA E ENCERRAMENTO DE VOLUME3.6.1. A diviso de um processo por volumes tem a finalidade de organizar a

incluso de folhas no processo administrativo, tendo em vista a manuteno

da integridade e a preservao do processo e dos documentos que o

compem.

3.6.2. Cada volume do processo no dever exceder a 200 folhas. Para encerrar ovolume que alcanar o limite, deve-se incluir o Termo de Encerramento deVolume e abrir o volume subsequente, a partir do Termo de Abertura de

Volume. A abertura de volumes dever ser registrada no Sistema de

Protocolo Eletrnico Integrado do Poder Executivo.

3.6.3. Quando o documento, a ser instrudo, contiver nmero de folhasexcedentes ao limite fixado nesta norma, deve-se abrir um volume

processual apenas para esse documento. As peas processuais subsequentes

sero instrudas em um novo volume.


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Ex: Se um documento de 200 folhas for instrudo em um processo que j

possui 95 folhas, o primeiro volume ser encerrado com as 95 folhas e ser

aberto o segundo volume para o documento com 200 folhas.

3.6.4. Ser vedada a quebra de pginas de documentos a serem instrudos noprocesso.

Ex: No caso de processo contendo 180 folhas, no qual ser includo um

documento contendo 50 folhas, o volume dever ser encerrado na folha 180,

devendo ser aberto novo volume para a incluso do referido documento.

3.6.5. Ser admitido aumento de 10% do limite de folhas por volume (20 folhas).Exemplo: Um documento com 200 folhas ser instrudo em um volume

processual com 20 folhas. Para no encerrar um volume com apenas 20

folhas, este documento com 200 folhas ser instrudo no mesmo volume,

encerrando-se o mesmo com 220 folhas.

3.6.6. Ressalva-se que o no cumprimento das regras de encerramento e aberturade volume ocasionar interrupo do curso normal do processo, restituindo-o

ao ltimo remetente para adequao.

3.6.7. As regras de volume so aplicveis apenas para os documentos queinstruem o processo

3.6.8. As capas de volumes, a exemplo da capa de processo, contaro comofolha, mas no sero numeradas.

3.6.9. A fixao dos colchetes que unem as folhas processuais observar adistncia, a partir da margem esquerda, de cerca de 2 cm.

3.6.10.Devero ser adotados os seguintes procedimentos processuais:I. Assinar e incluir o TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME,

devidamente preenchido e numerado, aps a ltima folhado volume a ser

encerrado;

II. Incluir a indicao, "Volume I",na capa do processo.


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III. Preencher nova capa de processo, indicando a numerao do novo volume;IV. Assinar e incluir o TERMO DE ABERTURA DE VOLUME, devidamente

preenchido e numerado no novo volume; e

V. Inserir e instruir, aps TERMO DE ABERTURA DE VOLUME, osdocumentos subsequentes.

3.7.ANEXAO DE DOCUMENTOS3.7.1. Anexao a inclusode um ou mais documentos em um processo para

fins de estudo e apreciao ou para fundamentar e comprovar as decises

proferidas no processo.

3.7.2. A Anexao ser realizada pelas partes envolvidas no processo ou pelaUnidade Administrativa Protocoladora na qual o processo est tramitando.

3.7.3. Podem ser anexados documentos avulsos com procedncias distintas (dergos diferentes) do processo administrativo.

3.7.4. Cada documento anexado deve receber carimbo padronizado, ou marcaocom os dados do carimbo. Cada documento anexado numerado,

sequencialmente, com numeral arbico (Exemplo: Anexo I possui 3 folhas,

sendo folha 1, folha 2 e folha 3 (ou fl. 1, fl. 2 e fl. 3).

3.7.5. Cada documento a ser includo contar como um anexo. Caso sejamincludos mais de um documento na anexao, estes recebero numerao

sequencial em algarismos romanos (Anexo I, Anexo II, etc.). Os documentos

anexados sero numerados sequencialmente aps cada capa com a marcao

Anexo I, Anexo II, etc.

3.7.6. Documento encadernado ou em brochura, bem como os de grande volume,sero anexados ao processo por meio de capa de documento padronizada,

contendo a indicao anexo e o nmero do processo.


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3.7.7. A anexao apenas ser desfeita a partir do desentranhamento e/ou dodesmembramento1de peas.

3.7.8. Para a anexao de documentos devero ser adotados os seguintesprocedimentos processuais:

I. Assinar e instruir TERMO DE ANEXAO DE DOCUMENTOS noprocesso;

II. Inserir Folha de indicao de Anexos aps ltima folha do processo (afolha de indicao de anexos no ser instruda e numerada);

III.

Incluir anexos (documentos) aps a folha de indicao de anexos;

IV. Inserir carimbo de anexo, contendo o nmero do processo, o nmero doanexo (em algarismos romanos) e o nmero de pginas do anexo (em

numeral arbico). Pode-se tambm utilizar marcao com mesmo contedo,

no canto superior direito de cada folha do anexo; e

V. Registrar a ao no Sistema de Protocolo Eletrnico Integrado do PoderExecutivo.

Modelo de Carimbo de Anexao

3.8.JUNTADA DE PROCESSOS3.8.1. Juntada a unio de processos que possuem dependncia entre si, sendo os

fatores determinantes: interessado comum e mesma matria. A juntada

definitiva e irreversvel.

1Deve-se observar as regras e procedimentos acerca de desmembramento e desentranhamento, conforme itenssubsequentes.


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3.8.2. A juntada a integrao ou fuso de processos, a partir dos elementosprocessuais do processo principal, tais como: nmero do processo,

interessados, procedncia, ano, etc.

3.8.3. A juntada de processos solicitada apenas pelos setores envolvidos nosprocessos e efetuada pela Unidade Protocoladora.

3.8.4. O processo mais recente juntado ao processo mais antigo (processoprincipal), seguindo a ordem cronolgica de decises, e tem seu trmite

encerrado em decorrncia da juntada.

3.8.5. O processo juntado tem suas folhas renumeradas de acordo com asequncia do principal e deve receber o nmero do processo principal.

3.8.6. A juntada de processos dever adotar os seguintes procedimentosprocessuais:

I. Verificar se o processo a ser juntado possui mesmo(s) interessado(s) emesma matria do processo principal;

II.

Assinar e instruir TERMO DE JUNTADA DE PROCESSOS aps a ltimafolha do processo principal;

III. Retirar a capa do processo a ser juntado;IV. Inserir folhas do processo juntado aps o Termo de Juntada;V. Inserir carimbo de instruo, ou marcao com mesmo contedo, abaixo do

carimbo de instruo antigo;

VI. Marcar um X sobre o carimbo anterior e preencher os campos do novocarimbo dando continuidade sequncia da ltima folha do processo

principal, tais como outros elementos processuais;

VII. Registrar ao no Sistema de Protocolo Eletrnico Integrado do PoderExecutivo.


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Exemplo:

a) O processo n E-12/123456/2012 foi juntado ao processo n E-12/122555/2011 (processo principal).

b) O processo mais recente perde a capa e as folhas de instruo devem serrenumeradas a contar da ltima folha do processo principal.

c) O processo principal contm 53 folhas. O Termo de Juntada deve serinstrudo como folha 54. Desta forma, as folhas do processo juntado devem

ser renumeradas iniciando em 55, conforme ilustrao abaixo.

3.9.APENSAO DE PROCESSOS3.9.1. Apensao a unio temporria de um ou mais processos a outro. Este

procedimento motivado quando, por sua natureza, embora no deva fazer

parte integrante de outro processo, existam motivos que justifiquem que seja

examinado e analisado em conjunto com outro processo, a fim de assegurar a

uniformidade de tratamento em matrias semelhantes e/ou complementares

(assuntos correlatos).


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3.9.2. A apensao de processos solicitada apenas pelos setores envolvidos nosprocessos e efetuada pela Unidade Protocoladora.

3.9.3. Os processos que possurem outro(s) processo(s) apenso(s) devero teruma sinalizao especfica durante o trmite, ou seja, devero conter uma

indicao dos processos apensados.

3.9.4. Os processos que forem apensados a outro tero seu trmite interrompidoat a sua desapensao.

3.9.5. A Apensao de processos dever adotar os seguintes procedimentosprocessuais:

I. Verificar se o processo a ser apensado possui matria ou assunto correlatoaoprocesso principal;

II. Assinar e instruir TERMO DE APENSAO DE PROCESSOS noprocesso principal;

III. Inserir processo como apenso do processo principal, sem retirar a capa2;IV. Registrar ao no Sistema de Protocolo Eletrnico Integrado do Poder

Executivo.

3.10. DESAPENSAO DE PROCESSOS3.10.1.Aps cumprir o propsito da apensao, os envolvidos nos processos

podero solicitar a desapensao Unidade Protocoladora. A desapensaopode ocorrer tambm no encerramento do processo principal.

3.10.2.Nos casos de processos apensados de rgos de procedncia distintas, aUnidade Protocoladora, no momento da desapensao, dever encaminhar o

apenso ao rgo de origem.

2

Este procedimento pode ser realizado por meio de amarrao, com fita apropriada a esta finalidade ou materialsemelhante, ou procedimento que garanta a tramitao e localizao de ambos na disposio determinada, ou seja,processo principal na frente do processo apensado. Todavia, deve-se observar se o procedimento utilizado adequadopara a conservao e integridade fsica do processo e dos documentos que o compem.


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3.10.3.A desapensao de processos dever adotar os seguintes procedimentosprocessuais:

I. Assinar e instruir TERMO DE DESAPENSAO DE PROCESSOS noprocesso principal;

II. Nos casos de processos em trmite, separar fisicamente e enviar o processoapensado para concluso do seu trmite;

III. Registrar ao no Sistema de Protocolo Eletrnico Integrado do PoderExecutivo;

IV.

Se o processo apensado tiver procedncia distinta do principal, a UnidadeProtocoladora dever encaminh-lo ao rgo que procedeu sua autuao.

3.11. DESENTRANHAMENTO DE PEAS PROCESSUAIS3.11.1.O desentranhamento consiste na retirada de documentos de um processo a

pedido de interessado (pessoa fsica ou jurdica) ou da Administrao

Pblica;

3.11.2.O desentranhamento de documento ser solicitado a partir de despacho desolicitao de desentranhamento de documentos. Tambm poder ser

solicitado mediante petio, que ser deferida ou indeferia pela autoridade

competente por meio de despacho de deferimento ou indeferimento de

desentranhamento. Se a petio for impetrada por habeas data, esta anlise

dever ser atendida no prazo de 48 (quarenta e oito) horas.

3.11.3.Quando deferido pela autoridade, a Unidade Protocoladora deve incluir oTERMO DE DESENTRANHAMENTO no lugar das peas desentranhadas.

3.11.4.Se o requerente for um rgo pblico da esfera estadual ou representantedeste, a Unidade Protocoladora encaminhar o documento conforme regras

de tramitao de documentos. Caso contrrio, solicitar recibo no Termo de

Desentranhamento de Documento, o qual dever ser datado e assinado.


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3.11.5.O desentranhamento de peas dever adotar os seguintes procedimentosprocessuais:

I. Verificar se o requerente parte interessada no processo;II. O requerente deve emitir despacho de solicitao de desentranhamento ou

entregar a petio Unidade Protocoladora;

III. A Unidade Protocoladora deve instruir no processo o despacho ou a petiodo requerente;

IV. Encaminhar o processo autoridade responsvel pelo rgo paradeferimento ou indeferimento. No caso de indeferimento este dever serfundamentado;

V. Se o requerimento for deferido pela autoridade, a Unidade Protocoladoradever instruir o TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PEAS no

lugar da pea retirada;

VI. Se o requerimento for indeferido, a Unidade Protocoladora dar cincia evista do processo ao requerente do desentranhamento.

3.12. DESMEMBRAMENTO DE PEAS PROCESSUAIS3.12.1.O desmembramento de documentos consiste na separao de um

documento ou parte da documentao de um ou mais processos visando

formao de novo processo.

3.12.2.O desmembramento de documento ser realizado a partir de requerimentode desmembramento de documentos, o qual ser deferido ou indeferido pela

autoridade competente por meio de despacho de autorizao de

desmembramento.

3.12.3.A Unidade Protocoladora, se autorizado, deve instruir o TERMO DEDESMEMBRAMENTO e providenciar a abertura de um novo processo com

os documentos desmembrados.


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3.12.4.O desmembramento de peas dever adotar os seguintes procedimentosprocessuais:

I. Verificar se o solicitante parte envolvida no processo;II. O solicitante deve preencher requerimento de desmembramento;

III. A Unidade Protocoladora deve instruir no processo o requerimento eencaminh-lo autoridade responsvel pelo rgo para deferimento ou

indeferimento;

IV. A autoridade responsvel pelo rgo deve emitir despacho deferindo ouindeferindo o desmembramento de documentos. Em caso de recusa aautoridade deve fundamentar a deciso;

V. Se o requerimento for deferido pela autoridade, a Unidade Protocoladoradever instruir o TERMO DE DESMEMBRAMENTO DE

DOCUMENTOS no lugar da(s) pea(s) retirada(s);

VI. Providenciar a autuao dos documentos desmembrados, seguindo as regrasde autuao;

VII. Registrar no Sistema de Protocolo Eletrnico Integrado do Poder Executivo;VIII. Se o requerimento for indeferido, a Unidade Protocoladora dar cincia e

vista do processo ao requerente do desmembramento.

3.13. ACAUTELAMENTO DE PROCESSOS3.13.1.Acautelamento o direito de cautela que possui a Administrao Pblica

para evitar que haja dano ou leso ao interesse/patrimnio pblico ou

segurana de bens, pessoas e servios.

3.13.2.A medida acauteladora constitui efeito suspensivo, ou seja, de paralisaodo processo at que os possveis danos ou leses sejam extintos ou sanados.


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3.13.3.As providncias acauteladoras so discricionrias, ou seja, dependem deanlise do administrador responsvel pela tomada de deciso, devendo ser

obrigatoriamente motivadas.

3.13.4.Devero ser adotados os seguintes procedimentos processuais:I. O interessado deve solicitar autoridade competente fundamentando a

necessidade de acautelamento;

II. A Unidade Protocoladora ir instruir no processo o requerimento eencaminh-lo autoridade responsvel pelo rgo para deferimento ou

indeferimento.

III. A autoridade responsvel pelo rgo dever emitir despacho deferindo ouindeferindo o acautelamento de processos, justificando em caso de recusa;

IV. Se o requerimento for deferido pela autoridade, a Unidade Protocoladoradever intimar o interessado para manifestao, salvo quando o mesmo for

desconhecido ou estiver em local no sabido e/ou o decurso do prazo para

manifestao puder causar danos irreversveis ou de difcil reparao.

Aps intimao, aguardar 48 horas para promover acautelamento do

processo;

V. Instruir o TERMO DE ACAUTELAMENTO DE PROCESSO, no qualconstar: responsvel pelo acautelamento, requerente do acautelamento,

data do acautelamento e assinatura do responsvel pelo acautelamento;

VI. Se o requerimento for indeferido, a Unidade Protocoladora dar cincia evista do processo ao requerente do acautelamento.

VII. A Administrao Pblica poder desacautelar um processo, a qualquermomento, de ofcio ou motivada por solicitao das partes interessadas.


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3.14. DESACAUTELAMENTO DE PROCESSOS3.14.1.O desacautelamento consiste na liberao do processo administrativo,

anteriormente sob cautela de determinado rgo da Administrao Pblica,

para o prosseguimento de seus trmites normais.

3.14.2.A Administrao Pblica poder desacautelar um processo, a qualquermomento, de ofcio ou motivada por solicitao de terceiros.

3.14.3.Quando a solicitao de desacautelamento no ocorrer de ofcio, osolicitante dever, em primeira instncia, recorrer ao rgo responsvel pelo

acautelamento.

3.14.4.Devem ser adotados os seguintes procedimentos processuais:I. Encaminhar requerimento fundamentando autoridade competente;

II. A Unidade Protocoladora ir instruir no processo o requerimento eencaminh-lo autoridade responsvel pelo rgo para deferimento ou

indeferimento, fundamentando no caso de recusa;

III. A autoridade responsvel pelo rgo dever emitir despacho deferindo ouindeferindo o desacautelamento de documentos;

IV. Se o requerimento for deferido pela autoridade, a Unidade Protocoladoradever instruir o TERMO DE DESACAUTELAMENTO DE

PROCESSOS, no qual constar: responsvel pelo desacautelamento,

requerente do desacautelamento, data do desacautelamento e assinatura do

responsvel pelo desacautelamento;

V. Se o requerimento for indeferido, a Unidade Protocoladora dar cincia evista do processo ao requerente do desacautelamento.


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3.15. EXTINO E DESISTNCIA DE PROCESSOS3.15.1.A administrao pblica poder declarar extinto o processo quando

exaurida sua finalidade ou quando o objeto da deciso se tornar impossvel,

intil ou prejudicado por fato superveniente.

3.15.2.A extino de processos administrativos poder ocorrer por declarao daprpria administrao pblica ou por desistncia das partes interessadas,

mediante TERMO DE EXTINO DE PROCESSO.

3.15.3.A desistncia do processo ocasionar sua extino somente quando setratar de desistncia total, ou seja, quando todos os interessados desistirem

da ao, desde que o ato no cause prejuzos e danos ao interesse pblico e a

terceiros.

3.15.4.Quando se tratar de desistncia parcial, ou seja, quando apenas parte dosinteressados desistirem da ao, o processo no ser extinto, devendo haver a

formalizao das respectivas desistncias em TERMO DE DESISTNCIA

DE PROCESSO.

3.15.5.O TERMO DE DESISTNCIA DE PROCESSO dever ser preenchido eassinado em todos os casos de desistncia, total ou parcial, sendo

imediatamente instrudo pela respectiva Unidade Protocoladora.

3.15.6.Os processos extintos no devero ser reabertos. Para os casos em quehouver a necessidade de retomar as aes processuais, as partes interessadas

devero proceder abertura de novo processo.

3.15.7.A extino de processos mediante declarao da administrao pblicadever adotar os seguintes procedimentos processuais:

I. Encaminhar requerimento justificado autoridade responsvel pelo rgoque autuou o processo;

II. A Unidade Protocoladora ir instruir no processo o requerimento eencaminh-lo autoridade competente para deferimento ou indeferimento;


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III. A autoridade responsvel pelo rgo dever emitir despacho deferindo ouindeferindo a extino de processos;

IV. Quando o requerimento for deferido pela autoridade, o rgo devernotificar os interessados, quando existirem, e aguardar, no mximo, 10

(dez) dias para manifestao das partes.

V. Quando houver manifestao das partes, a Unidade Protocoladora deverencaminhar a manifestao para anlise e deciso da autoridade

responsvel que aprovou a extino.

VI. Quando a deciso pela extino do processo for mantida, a UnidadeProtocoladora dever instruir o TERMO DE EXTINO DE

PROCESSOS e dar cincia do ato aos interessados que realizaram

manifestao.

VII. Quando a autoridade responsvel pela extino julgar procedente amanifestao do interessado, o processo dever seguir os trmites normais.

VIII. Quando o processo for declarado extinto, a unidade de protocolo deverencaminh-lo para arquivamento, cabendo cumprir o respectivo prazo de

guarda constante na Tabela de Temporalidade.

3.15.8.A extino de processos mediante desistncia total dos interessados deveradotar os seguintes procedimentos processuais:

I. Os interessados devero formalizar solicitao mediante preenchimento doTERMO DE DESISTNCIA DE PROCESSO junto unidade

protocoladora do rgo responsvel pela autuao do processo;

II. A unidade protocoladora encaminhar o TERMO DE DESISTNCIA DEPROCESSO assessoria jurdica do rgo para que esta analise se o ato

de extino pode ocasionar prejuzos e danos ao interesse pblico ou a

terceiros, deferindo ou indeferindo a solicitao.

III. A anlise da assessoria jurdica ser formalizada e instruda ao processo.


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IV. Em caso de deferimento da solicitao, a autoridade competentepreencher o TERMO DE EXTINO DO PROCESSO, e dar cincia ao

solicitante.

V. Em caso de indeferimento, que dever ser fundamentado, a UnidadeProtocoladora dar prosseguimento aos trmites normais informando a

deciso ao solicitante.

3.16. ENCERRAMENTO DE PROCESSOS

3.16.1.O encerramento de processos consiste na finalizao do fluxo decisrio do

processo administrativo e, por conseguinte, no arquivamento no rgo de

origem.

3.16.2.Somente o rgo originador do processo poder encerr-lo mediantepreenchimento e assinatura de TERMO DE ENCERRAMENTO DE

PROCESSO.

3.16.3.Quando o processo j estiver encerrado seu fluxo decisrio somente

poder ser reiniciado ou alterado mediante reabertura de processo.

3.16.4.O encerramento de processos dever adotar os seguintes procedimentosprocessuais:

I. A unidade protocoladora dever verificar se o TERMO DEENCERRAMENTO est assinado pelo solicitante;

II. Preencher, assinar e instruir o TERMO DE ENCERRAMENTO noprocesso;

III. Registrar encerramento no Sistema de Protocolo Eletrnico Integrado doPoder Executivo.


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3.17. REABERTURA DE PROCESSOS3.17.1.A reabertura de processoscorresponde reiniciao, reviso ou retomada

de seu fluxo decisrio e, por conseguinte, ao desarquivamento do processo.

3.17.2.A solicitao de acesso ao processo j encerrado e arquivado com fins devista ou cpia no ser, para todos os efeitos, considerada reabertura de

processos.

3.17.3.A reabertura ser solicitada apenas pelos setores envolvidos. Quando asolicitao for de rgo externo, ser realizada por meio de Ofcio. Quando

ocorrer no prprio rgo, ser realizada mediante Correspondncia Interna.

3.17.4.A reabertura de processos dever adotar os seguintes procedimentosprocessuais:

I. A unidade protocoladora receber e verificar se o Ofcio ou aComunicao Interna procedem de partes interessadas ou envolvidas no

processo;

II. Preencher, assinar e instruir o TERMO DE REABERTURA DEPROCESSOS aps a ltima folha do processo;

III. Encaminhar o processo ao solicitante da reabertura por meio de guia deremessa eletrnica;

IV. Registrar a reabertura no Sistema de Protocolo Eletrnico Integrado doPoder Executivo.

3.18. RECONSTITUIO DE PROCESSOS3.18.1.A reconstituio de processos consiste na reunio de documentos com o

objetivo de remontar processos em casos de desaparecimento ou extravio.

3.18.2.O servidor que identificar o desaparecimento ou o extravio do processodever comunicar o fato, imediatamente, autoridade responsvel para fins

de apurao.


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3.18.3. A apurao ser realizada mediante sindicncia ou processoadministrativo disciplinar, conforme institudo pelo Decreto-Lei 220/75.

3.18.4. A autoridade responsvel pela apurao, na reconstituio de processosdever adotar os seguintes procedimentos processuais:

I. Ordenar a documentao que comprove as aes de busca do processoextraviado, juntamente com o documento pelo qual foi notificado o

desaparecimento do processo;

II. Enviar autoridade da unidade a que estiver jurisdicionado paraautorizao da abertura de sindicncia e reconstituio;

III. Promover a reconstituio por meio do resgate de informaes referentesao assunto e objeto do processo extraviado, obtendo cpias dos

documentos que o constituam;

IV. Autuar processo de reconstituio utilizando os mesmos dados cadastradosno processo extraviado (nmero, interessado, data, assunto, origem)

atribuindo-lhe nova numerao;

V. Acrescentar na primeira folha do processo a informao de que o mesmoest sendo reconstitudo, onde deve constar o nmero do processo

extraviado, o interessado, assuntos e outras informaes identificadoras do

processo.

3.19. DIGITALIZAO DE DOCUMENTOS EM PROCESSOSADMINISTRATIVOS

3.19.1.A digitalizao ser utilizada para fins de consulta e instruo processualem processos administrativos eletrnicos.

3.19.2.Os documentos digitalizados, para fins de trmite processual, tm amesma fora probante dos originais, ressalvada a alegao motivada de

adulterao antes ou durante o processo de digitalizao.


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3.19.3.Os originais dos documentos digitalizados devero ser preservados peloseu detentor at cumprimento dos prazos de guarda previstos na Tabela de

Temporalidade em vigor.

3.19.4.Os documentos digitalizados devero ser gerados apenas em formato PDF(Portable Document Format).

3.19.5.Quando um processo administrativo em meio fsico for juntado ouapensado a um processo administrativo em meio eletrnico, a Unidade

Protocoladora dever digitaliz-lo e promover a incluso deste no Processo

Digital, mantendo o original pelo prazo previsto na Tabela de

Temporalidade vigente.

3.19.6.O processo original cujas peas foram digitalizadas a fim de integrarprocesso eletrnico, aps a digitalizao, receber carimbo ou marcao com

a identificao do processo administrativo eletrnico correspondente,

contando com os seguintes elementos:

I. Nmero do processo eletrnico;II. Data da entrada;

III. Responsvel pela incluso.3.19.7.Os procedimentos previstos neste item devero observar o disposto no

Decreto n 42.352/2010 e normas complementares.

4. PROCEDIMENTOS LEGAIS DE ATOS ADMINISTRATIVOS

4.1.ANULAO DE ATOS ADMINISTRATIVOS4.1.1. A Anulao consiste no desfazimento de atos administrativos, quando

eivados de vcio de legalidade.

4.1.2. A anulao de um ato administrativo pode ocorrer de ofcio, pela prpriaadministrao, ou mediante provocao de terceiros, produzindo, em ambos os

casos, efeitos retroativos data em que o ato foi praticado.


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4.1.3. Ao(s) interessado(s) pelo ato dever ser assegurada a oportunidade de semanifestar previamente anulao.

4.1.4. Todos os atos de anulao devero ser motivados, com indicao dosfatos e fundamentos jurdicos. A motivao deve ser explcita, clara e congruente,

podendo consistir em declarao de concordncia com fundamentos de anteriores

pareceres, informaes, decises ou propostas, que, neste caso, sero parte

integrante do ato.

4.1.5. A anulao de ofcio dever adotar os seguintes procedimentosprocessuais:

I. A autoridade que praticou o ato invlido, ou seu superior hierrquico,submeter o assunto assessoria jurdica;

II. A assessoria jurdica opinar sobre a validade do ato sugerindo, quando foro caso, providncias para instruo dos autos.

III. A assessoria jurdica dever indicar a necessidade, ou no, damanifestao prvia do interessado do ato.

4.1.6. A anulao mediante provocao por terceiro interessado dever observaros seguintes procedimentos processuais:

I. Preencher requerimento de anulao e encaminhar autoridade quepraticou o ato;

II. Submeter assessoria jurdica do rgo para emisso de parecer em at 20(vinte) dias;

III. A assessoria jurdica do rgo opinar sobre a procedncia, ou no, dopedido, sugerindo, quando for o caso, providncias para a instruo dos

autos e esclarecendo se a eventual anulao atingir terceiros;

IV. Quando o parecer apontar a existncia de terceiros interessados, aautoridade determinar sua intimao para, em 15 (quinze) dias,

manifestar - se a respeito;


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46

V. Concluda a instruo, sero intimadas as partes para, em 7 (sete) dias,apresentarem suas razes finais;

VI. A autoridade, embasada no parecer da assessoria jurdica do rgo,decidir em at 20 (vinte) dias, por despacho motivado, sendo convocadas

as partes;

VII. Aps deciso, caber recurso hierrquico.

4.2.REVOGAO DE ATOS ADMINISTRATIVOS4.2.1. A Revogao corresponde suspenso dos efeitos de determinado ato

administrativo por motivo de convenincia ou oportunidade, devendo ser

respeitados os direitos adquiridos at a data da revogao.

4.2.2. Ao(s) interessado(s) pelo ato dever ser assegurada a oportunidade de semanifestar previamente revogao.

4.2.3. Todos os atos de revogao devero ser motivados, com indicao dosfatos e fundamentos jurdicos. A motivao deve ser explcita, clara e congruente,


pareceres, informaes, decises ou propostas que, neste caso, sero parte

integrante do ato.

4.2.4. A revogao de atos administrativos dever adotar os seguintesprocedimentos processuais:

I. A autoridade que praticou o ato invlido, ou seu superior hierrquico,submeter o assunto assessoria jurdica;

II. A assessoria jurdica opinar sobre a validade do ato sugerindo, quando foro caso, providncias para instruo dos autos.

III. Indicar a necessidade, ou no, da manifestao prvia do interessado doato.


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4.3.CONVALIDAO DE ATOS ADMINISTRATIVOS

4.3.1.

A convalidao consiste na possibilidade de a Administrao,voluntariamente, tornar vlidos os atos administrativos que possuam vcios

de legalidade passveis de serem sanados.

4.3.2. A convalidao de um ato administrativo poder ser solicitada pelaAdministrao Pblica ou por qualquer administrado.

4.3.3. Todos os atos de convalidao devero ser motivados, com indicao dosfatos e fundamentos jurdicos. A motivao deve ser explcita, clara e congruente,


pareceres, informaes, decises ou propostas que, neste caso, sero parte

integrante do ato.

4.3.4. As solicitaes de convalidao devero ser encaminhadas autoridaderesponsvel pelo ato a ser convalidado. Aps anlise, a autoridade responsvel

pelo ato dever convalid-lo mediante outro ato, referenciando o ato convalidado,

e dar publicidade convalidao.

4.3.5. A convalidao de atos administrativos dever adotar os seguintesprocedimentos processuais:

I. Para vcio de competncia: a autoridade competente que praticou ou ato ouautoridade hierarquicamente superior dever convalidar o ato mediante

ratificao formal e motivada.

II. Para vcio de objeto, quando plrimo (mltiplo): a autoridade competenteque praticou ou ato ou a autoridade hierarquicamente superior dever

convalidar o ato mediante converso ou reforma.

Para quando, independente do vcio apurado, constatar-se que a anulao do ato

trar mais prejuzos ao interesse pblico: a autoridade competente que praticou o

ato ou a autoridade hierarquicamente superior dever realizar a exposio de

motivos para convalidao de ato administrativo.


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MODELOS DE DOCUMENTOS


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Governo do Estado do Rio de Janeiro

TERMO DE ABERTURA DE PROCESSO

Caso o solicitante e o usurio no sejam a mesma pessoa:

Em de de , cumprindo a ordem do(a) Senhor(a) , servidor do(a) , procedeu-se a abertura do

processo de n . Com este fim e para constar, eu, , servidor(a) do(a) , lavrei o presente termo que vai por mimassinado.

Caso o solicitante e o usurio seja a mesma pessoa:

Em de de , procedeu-se a abertura do processo de n. Com este fim e para constar, eu, , servidor(a)

do(a) , lavrei o presente termo que vai por mim assinado.

, de de


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TERMO DE REABERTURA DE PROCESSO


Em de de , cumprindo a ordem do(a) Senhor(a) , servidor do(a) , procedeu-se a reabertura do



Em de de , procedeu-se a reabertura do processo de n. Com este fim e para constar, eu, , servidor(a)do(a) , lavrei o presente termo que vai por mim assinado.

, de de


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51


TERMO DE ENCERRAMENTO DE PROCESSO


Em de de , cumprindo a ordem do(a) Senhor(a) , servidor do(a) , procedeu-se o encerramento do

processo de n , contendo folhas. Com estefim e para constar, eu, , servidor(a) do(a) , lavreio presente termo que vai por mim assinado.


Em de de , procedeu-se o encerramento do processo den , contendo folhas. Com este fim e paraconstar, eu, , servidor(a) do(a) , lavrei o presente

termo que vai por mim assinado.

, de de


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TERMO DE EXTINO DE PROCESSO

Em de de , procedeu-se a extino do processo n devido ao exaurimento de sua finalidade, impossibilidade de

consecuo do objeto da deciso, que o mesmo tenha se tornado intil ou que tenha sidoprejudicado por fato superveniente.

Com este fim e para constar, eu, , servidor(a) do(a) , lavrei o presente termo que vai por mim assinado.

, de de


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TERMO DE DESARQUIVAMENTO DE PROCESSO


Em de de , cumprindo a ordem do(a) Senhor(a) , servidor do(a) procedeu-se o desarquivamento

do processo de n . Para constar, eu, ,servidor(a) do(a) , lavrei o presente termo que vai por mim assinado.

Caso o solicitante e o usurio sejam a mesma pessoa:

Em de de , procedeu-se o desarquivamento do processode n . Para constar, eu, , servidor(a) do(a), lavrei o presente termo que vai por mim assinado.

, de de


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54


TERMO DE ABERTURA DE VOLUME

Em , procedeu-se a abertura de volume no processo n E-

________________.


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55


TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME

Em , procedeu-se ao encerramento do presente volume, no qual constao intervalo de folhas_______a _____, do processo n E-________________.


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56


TERMO DE ANEXAO DE DOCUMENTO


Em de de , cumprindo a ordem do(a) Senhor(a) , servidor do(a) , foi(foram) anexado(s) aos

presentes autos o(s) processo(s) especificado(s) abaixo:


Em de de , foi(foram) anexado(s) aos presentes autoso(s) processo(s) especificado(s) abaixo:

DOCUMENTOS PGINAS


, de de


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57


TERMO DE JUNTADA DE PROCESSO


Em de de , cumprindo a ordem do(a) Senhor(a) , servidor do(a) , foi(foram) juntado(s) aos

presentes autos o(s) processo(s) especificado(s) abaixo:


Em de de , foi(foram) anexado(s) aos presentes autoso(s) processo(s) especificado(s) abaixo:

Em ambos os casos:

PROCESSOS FOLHAS


, de de


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TERMO DE APENSAO DE PROCESSO

Em de de , procedeu-se a apensao do processoadministrativo conforme especificao abaixo:

PROCESSO

Com este fim e para constar, eu, , servidor(a) do(a) ,lavrei o presente termo que vai por mim assinado.

, de de.


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TERMO DE DESAPENSAO DE PROCESSO


Em de de , cumprindo a ordem do(a) Senhor(a) , servidor do(a) , procedeu-se a desapensao doprocesso de n deste processo. Com este fim e paraconstar, eu, , servidor(a) do(a) , lavrei o presentetermo que vai por mim assinado.


Em de de , procedeu-se a desapensao do processo den deste processo. Com este fim e para constar, eu,, servidor(a) do(a) , lavrei o presente termo quevai por mim assinado.

, de de


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60


TERMO DE ACAUTELAMENTO DE PROCESSO


Em de de , cumprindo a ordem do(a) Senhor(a) , servidor do(a) , procedeu-se o acautelamento do



Em de de , procedeu-se o acautelamento do processo den . Com este fim e para constar, eu, ,servidor(a) do(a) , lavrei o presente termo que vai por mim assinado.

, de de


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61


TERMO DE DESACAUTELAMENTO DE PROCESSO


Em de de , cumprindo a ordem do(a) Senhor(a) , servidor do(a) , procedeu-se o desacautelamentodo processo de n . Com este fim e para constar, eu, , servidor(a) do(a) , lavrei o presente termo que vai por mimassinado.


Em de de , procedeu-se o desacautelamento do processode n . Com este fim e para constar, eu, ,servidor(a) do(a) , lavrei o presente termo que vai por mim assinado.

, de de


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TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE DOCUMENTOS

Em ,cumprindo a ordem do (a) Senhor (a) , do (a) , do (a),procedeu-se ao desentranhamento das folhas n , do processo n .

Com este fim e para constar, eu, ,servidor (a) do (a) ,lavrei o presente termo que

vai assinado por mim e pelo requerente supracitado.

,


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63


TERMO DE DESMEMBRAMENTO DE DOCUMENTOS

Em ,cumprindo a ordem do (a) Senhor (a) , do (a) , do (a),procedeu-se ao desmembramento das folhas n , do processo n .

Com este fim e para constar, eu, ,servidor (a) do (a) ,lavrei o presente termo que

vai assinado por mim e pelo requerente supracitado.

, .


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TERMO DE DESISTNCIA DE PROCESSO


Em de de , cumprindo a ordem do(a) Senhor(a) , CPF n , procedeu-se o a desistncia de interesse no processo de

n . Com este fim e para constar, eu, ,servidor(a) do(a) , lavrei o presente termo que vai por mim assinado.


Em de de , procedeu-se o a desistncia de interesse noprocesso de n . Com este fim e para constar, eu, , servidor(a) do(a) , lavrei o presente termo que vai por mimassinado.

, de de


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TERMO DE ANULAO


Em de de , cumprindo a ordem do(a) Senhor(a) , servidor do(a) , procedeu-se a anulao do

contido neste procedimento administrativo, nas folhas de at .Para constar, eu, , servidor(a) do(a) , lavrei o

presente termo que vai por mim assinado.


Em de de , procedeu-se a anulao do contido neste procedimento administrativo, nas folhas de at . Para constar, eu,, servidor(a) do(a) , lavrei o presente termo quevai por mim assinado.

, de de


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TERMO DE CONVALIDAO


Em de de , cumprindo a ordem do(a) Senhor(a) , servidor do(a) , procedeu-se a convalidao do




Em de de , procedeu-se a convalidao do contido neste procedimento administrativo, nas folhas de at . Para constar,eu, , servidor(a) do(a) , lavrei o presente termoque vai por mim assinado.

, de de


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TERMO DE REVOGAO


Em de de , cumprindo a ordem do(a) Senhor(a) , servidor do(a) , procedeu-se a revogao do




Em de de , procedeu-se a revogao do contido neste procedimento administrativo, nas folhas de at . Para constar, eu,, servidor(a) do(a) , lavrei o presente termo quevai por mim assinado.

, de de


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GLOSSRIO


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A

ABERTURA DE PROCESSO

Ver AUTUAO

ABERTURA DE VOLUME

a abertura (criao) de volume a partir de um processo. Sempre que o volume do documento

atingir aproximadamente 200 pginas ser aberto um novo volume.

ACAUTELAMENTO

Medida tomada pela Administrao Pblica que, em caso de perigo ou risco iminente de leso aointeresse/patrimnio pblico, visa sua proteo por meio de paralisao do processo, at que

os possveis danos ou leses sejam extintos ou sanados.

ACUMULAO

Formaes progressivas, naturais e orgnicas do arquivo. Reunio de documentos produzidos

e/ou recebidos no curso das atividades de uma instituio ou pessoa.

ADMINISTRAO PBLICA

Conjunto de todos os rgos pblicos institudos legalmente para a realizao dos objetivos

constitucionais do governo, seja nas esferas federal, estadual ou municipal, por meio da

prestao de servios, execuo de investimentos, implementao de programas sociais e

regulao de atividades de toda natureza em benefcio do interesse pblico. integrado pelos

servidores pblicos e deve atuar segundo os princpios de legalidade, impessoalidade,

moralidade, publicidade e razoabilidade (art. 37, CF). Difere do conceito de governo, pois, ao

contrrio deste, no desenvolve atividade poltica, e sim atos administrativos, visando a execuoinstrumental da ao governamental.

Recebe tambm a designao de Poder Executivo, quando se busca dar significado

responsabilidade constitucional para execuo da ao governamental. A Administrao Pblica

classificada em Administrao Pblica Direta e Indireta.

ANEXAO

a unio de um ou mais documentos a um processo para fins de estudo e apreciao. Aanexao apenas ser desfeita a partir do desentranhamento e/ou do desmembramento.


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ANEXO

Material complementar ao texto, devendo ser includo somente quando imprescindvel sua

compreenso.

APENSAO DE PROCESSOS

a unio de um ou mais processos a outro, destinada ao estudo e examinao em conjunto, a

fim de assegurar a uniformidade de tratamento em matrias semelhantes (assuntos correlatos). A

apensao ter um prazo limite at a avaliao e destinao dos processos. A partir da

avaliao, a Comisso de Avaliao dever solicitar a desapensao compulsria. O processo

apensado ser o mais antigo.

ARMAZENAMENTO

Guarda de documentos em mobilirio ou equipamentos prprios, em reas que lhes so

destinados.

ARQUIVAMENTO

a guarda dos documentos/processos no local estabelecido, de acordo com a classificao do

Plano de Classificao vigente. No que tange a processos, esse procedimento sempre se d aps

o seu encerramento.

ARQUIVO

Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pblica ou

privada, pessoa ou famlia, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza

do suporte.

ARQUIVO CORRENTE

Conjunto de documentos com valor primrio administrativo, estreitamente vinculados aosobjetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos na execuo das atividade,

mantidos junto aos rgos produtores em razo de sua vigncia e da frequncia com que so por

eles consultados.

ARQUIVO INTERMEDIRIO

Conjunto de documentos com valor primrio probatrio (legal ou fiscal), originrios de

arquivos correntes ,com uso pouco frequente e que aguardam em depsitos de armazenamento

temporrio sua destinao final.


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71

ARQUIVO PERMANENTE

Conjunto de documentos custodiados em carter definitivo em funo de seu valor secundrio,

recolhidos dos arquivos correntes ou intermedirios.

ASSINATURA DIGITAL

Modalidade de assinatura em meio eletrnico que permite aferir a origem e a integridade do

documento.

ASSINATURA ELETRNICA

Ver ASSINATURA DIGITAL

ASSUNTOS CORRELATOS

No que tange a processos, entende-se por assuntos correlatos o inter-relacionamento dos

contedos de diferentes processos. Em virtude de apresentarem interessados comuns e mesma

matria, tais processos possuem dependncia entre si, o que torna justificvel proceder

apensao ou juntada dos mesmos, com o intuito de analis-los conjuntamente.

AUTUAO

o termo que caracteriza a abertura (formao) do processo. Nela devero ser observados os

documentos cujo contedo esteja relacionado a aes e operaes contbeis, financeiras, ourequeira anlises, informaes, despachos e decises de diversas unidades organizacionais de

uma instituio.

AVALIAO DE DOCUMENTOS

A avaliao consiste na anlise dos documentos de arquivos visando definir seus requisitos:

classificao de criticidade e sigilo, fluxo, prazo de guarda, contedo, indexadores etc.

C

CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS

Seqncia de operaes que, de acordo com as competncias, funes e atividades da

organizao, visam distribuir os documentos de arquivo.Consiste em organizar os tipos

documentais, a partir do agrupamento dos mesmos em classes - refletindo a estrutura

organizacional de onde provm, formando um conjunto documental com os mesmos requisitos.

CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS


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Sucesso de fases por que passam os documentos, desde o momento em que so criados

(produo) at a sua destinao final (eliminao ou guarda permanente).

Ver tambm TABELA DE TEMPORALIDADE

CLASSIFICAO DE SIGILO

Requisito fundamental para a Segurana da Informao, a classificao de sigilo o processo de

identificar e definir nveis e critrios adequados de proteo das informaes que garantam a

sua confidencialidade, integridade e disponibilidade de acordo com a sua importncia para a

organizao. Conforme o teor do sigilo atribudo, podem ser classificados nos graus

ultrassecreto, secreto e reservado.

PLANO DE CLASSIFICAO

O Plano de Classificao de documentos um instrumento de trabalho utilizado para classificar

todo e qualquer documento produzido ou recebido por um rgo no exerccio de suas funes e

atividades.

CONSERVAO

Conjunto de procedimentos e medidas destinadas a assegurar a proteo fsica dos arquivos

contra agentes de deteriorao. Ver tambm preservao.

CONSULTA

Ver VISTA DE PROCESSOS

D

DATA DE PRODUO

A data em que foram produzidos os documentos de uma unidade de descrio.

DEFERIMENTO

Num processo administrativo, deferimento um ato de consentimento dado por parte de uma

autoridade competente para uma solicitao julgada como procedente, ou seja, digna de ser

acatada.


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DESAPENSAO DE PROCESSOS

a separao de um ou mais processos anteriormente apensados. O processo desapensado

seguir seu trmite independentemente do processo ao qual estava apensado.

Ver tambm TERMO DE DESAPENSAO DE PROCESSOS

DESARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS/PROCESSOS

a retirada de um documento/processo de sua unidade de arquivamento. Tal procedimento

pode ser realizado para se providenciar vista a estes, quando solicitada, ou a reabertura do

processo, sendo que neste caso dever ser instrudo o respectivo Termo de Desarquivamento de

Processos.

DESENTRANHAMENTO DE PEAS DE PROCESSOS

a retirada de peas de um processo, podendo ocorrer quando houver interesse da

Administrao ou a pedido do interessado.

Ver tambm TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PEAS DE PROCESSO

DESMEMBRAMENTO DE DOCUMENTOS

a separao de parte da documentao de um ou mais processos para formao de novo

processo.

Ver tambm TERMO DE DESMEMBRAMENTO DE DOCUMENTOS

DESPACHO

Deciso proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe submetido apreciao. O

despacho pode ser favorvel ou desfavorvel pretenso solicitada pelo administrador, servidor

pblico ou no.

DESTINAO DE DOCUMENTOS

Em decorrncia da avaliao, consiste no encaminhamento dos documentos para descarte ou

guarda permanente.

DIGITALIZAO

Processo de converso dos documentos arquivsticos em formato digi

Documents

Manual de Protocolo RJ.pdf