Manual de Utilização - ec.europa.eu · AGM: Manual de Utilização 3 1. INTRODUÇÃO 1.1. Definição A plataforma AGM (do inglês «A new Gateway to EU Meetings» – «um novo

AGM

Manual de Utilização

Data: 22/03/2017

Versão: 1.2

Versão do software: V1.38.3

AGM: Manual de Utilização

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Índice

1. Introdução ........................................................................................................ 3

1.1. Definição ................................................................................................................................. 3

1.2. Exoneração de responsabilidade ............................................................................................. 3

1.3. Utilização do sistema EU Login para a autenticação ................................................................ 3

2. Papéis dos utilizadores AGM ............................................................................. 4

2.1. Correspondente ...................................................................................................................... 4

2.1.1. Tornar-se correspondente ..................................................................................................... 4

2.1.2. Preparar e enviar a lista de participantes .............................................................................. 6

2.1.3. Modificar a lista de participantes ........................................................................................ 10

2.2. Participante .......................................................................................................................... 12

2.2.1. Iniciar uma sessão enquanto participante ........................................................................... 13

2.2.2. Inserir os dados para pagamento ........................................................................................ 16

2.2.3. Modificar os dados bancários .............................................................................................. 26

2.2.4. Associar uma conta bancária ............................................................................................... 27

2.2.5. Preencher e apresentar uma declaração de despesas ........................................................ 28

2.2.6. Modificar uma declaração de despesas ............................................................................... 35

2.3. Notificações .......................................................................................................................... 37

2.3.1. Notificações enviadas a um correspondente....................................................................... 37

2.3.2. Notificações enviadas a um participante ............................................................................. 38

https://webgate.ec.europa.eu/tools/agm/fo/


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1. INTRODUÇÃO

1.1. Definição

A plataforma AGM (do inglês «A new Gateway to EU Meetings» – «um novo portal para reuniões da

UE») visa facilitar a organização de reuniões de peritos na Comissão, bem como o reembolso das

despesas dos participantes nessas mesmas reuniões. A plataforma está atualmente a ser testada num

número reduzido de comités e grupos de peritos. Se os resultados forem positivos, a plataforma

passará a ser utilizada para todos os grupos de peritos.

A plataforma AGM permite que os peritos:

recebam os convites para as reuniões (incluindo as respetivas ordens de trabalho e outras

informações),

confirmem a sua presença,

facultem os seus dados bancários,

criem e enviem por via eletrónica as suas declarações de despesas.

1.2. Exoneração de responsabilidade

As informações contidas no presente manual são fornecidas meramente para fins de orientação e

descrevem o modo como deve ser utilizada a aplicação AGM. Tendo em conta a natureza evolutiva do

sistema, não são dadas garantias quanto à exatidão destas descrições. Estas informações não podem,

de forma alguma, substituir-se ao direito da UE ou ser encaradas como a interpretação jurídica da

Comissão.

1.3. Utilização do sistema EU Login para a autenticação

A plataforma AGM utiliza o sistema EU Login como método único de autenticação.

Consulte as nossas Perguntas Frequentes no portal AGM para ver como criar a sua conta EU Login e

repor a sua senha EU Login.


https://ec.europa.eu/tools/agm/pt-pt/support/Registering%20in%20AGM


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2. PAPÉIS DOS UTILIZADORES AGM

2.1. Correspondente

Enquanto correspondente, é o ponto de contacto para o membro do comité ou grupo de peritos

convidado para uma reunião. Deve utilizar a plataforma AGM para comunicar à Comissão os nomes

dos participantes que compõem a sua delegação (pessoas da sua organização que assistirão à

reunião).

Pode elaborar a lista de participantes fora da plataforma. Quando estiver pronta, basta inseri-la na

mesma.

O organizador da reunião enviar-lhe-á uma mensagem eletrónica com o convite, a ordem de

trabalhos e outras informações sobre a reunião.

A mensagem também inclui uma ligação para a plataforma AGM, que lhe dará acesso à mesma na

qualidade de correspondente da delegação.

Atenção! Qualquer pessoa com quem partilhe esta ligação a pode utilizar para aceder à plataforma

na qualidade de correspondente.

Introduza os dados de cada participante na plataforma.

Quando a lista estiver pronta, envie-a ao organizador da reunião.

2.1.1. Tornar-se correspondente

Conforme indicado acima, receberá uma mensagem eletrónica com o convite e outras informações

sobre a reunião, bem como uma ligação para a plataforma AGM.

Veja abaixo um exemplo de convite enviado a um correspondente. A mensagem eletrónica tem duas

partes principais:

1) o convite com os anexos

2) instruções sobre como se tornar correspondente, bem como outras ligações para informações

adicionais

Receberá o convite sob a forma de anexo e poderá igualmente ler o texto do convite no corpo da

mensagem eletrónica.



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Ao clicar nesta ligação, torna-se correspondente para a reunião em causa.

Use a sua conta EU Login para iniciar uma sessão na plataforma AGM e aceder às informações sobre a

reunião. Pode então inserir a lista de participantes.



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As ligações constantes do texto da declaração de exoneração de responsabilidade redirecionam-no

para o portal AGM, onde encontra mais informações sobre a plataforma AGM (perguntas frequentes,

contactos para obter assistência, etc.).

Clique na ligação contida na mensagem eletrónica para se tornar um correspondente da reunião e

elaborar a lista de participantes na plataforma AGM.

2.1.2. Preparar e enviar a lista de participantes

Enquanto correspondente de uma reunião, deve enviar a lista dos participantes que compõem a sua

delegação ao organizador da reunião.

Após clicar na ligação que lhe permite tornar-se correspondente, abre-se a seguinte janela:

Pode visualizar novamente o texto do convite e aceder aos documentos anexos.

Use o menu de navegação (Navigation Menu) para aceder aos diferentes menus na plataforma AGM.

Clique em Participantes (Participants) no menu de navegação.



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O seu nome aparece indicado como correspondente. Se vir mais do que um nome, isso significa que o

convite foi enviado (ou reencaminhado) para outros destinatários que aceitaram o papel de

correspondente.

Nota: apenas um correspondente pode enviar a lista de participantes – o primeiro a responder.

Sob o cabeçalho Participantes na delegação (Delegation Participants), pode optar por enviar uma

lista vazia ou por adicionar participantes.

Os nomes dos participantes adicionados aparecem nesta secção.

O correspondente pode adicionar-se a si mesmo como participante, clicando em Adicionar como

participante (Add as participant) e inserindo as informações obrigatórias. Para concluir, clique em

Atualizar (Update):

Para adicionar mais participantes, selecione como novo participante deste membro (as a new

participant of this member) para convidar um participante que nunca foi convidado para assistir a

uma reunião através da plataforma AGM ou procure o participante pelo nome selecionando das

úitimas X reuniões (from the last X meetings).

Abre-se o ecrã seguinte onde deve introduzir os dados dos participantes.



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Preencha todos os campos.

Nota: a opção Com direito ao reembolso das despesas (Entitled to claim expenses) aplica-se apenas a

determinados participantes.

Consulte as regras no convite para ver quantos participantes podem pedir o reembolso das despesas.

Em seguida, clique em Adicionar (Add).

O nome do participante é aparece na secção Participantes na delegação (Delegation Participants). Se

desejar, pode agora adicionar outro participante.



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Os participantes adicionados são assinalados com a etiqueta Novo (New) junto ao respetivo nome, o

que significa que o participante em questão é novo na lista.

Na coluna Presença (Attendance), figura um ponto de interrogação («?») (um correspondente que se

adicione a si mesmo pode desde já confirmar a sua presença). Ainda que, enquanto correspondente,

possa dispor dessa informação, cabe ao participante confirmar a respetiva presença na

plataforma AGM.

Para alterar os dados de um participante ou remover participantes da lista, clique no botão Ação

(Action) junto do nome do participante.

Quando a lista de participantes estiver pronta, clique no botão Enviar participantes (Send

Participants) para enviar a lista ao organizador da reunião.

Aparece a mensagem abaixo. Clique em Aceitar (Accept) para enviar a lista.

Depois de enviar a lista, deixa de poder alterá-la neste ecrã.

Receberá uma mensagem de confirmação indicando-lhe que a lista de participantes foi enviada ao

organizador da reunião. A mesma mensagem aparece no menu Notificações na plataforma AGM.

Ao mesmo tempo, cada participante da sua lista receberá uma mensagem eletrónica informando-o de

que o seu nome foi proposto para assistir a uma reunião.



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2.1.3. Modificar a lista de participantes

A lista de participantes foi enviada ao organizador da reunião para aprovação.

Deve aguardar uma resposta do organizador da reunião.

O organizador da reunião pode decidir aprovar a lista sem mais observações ou pedir-lhe para

efetuar alterações. Em todo caso, receberá uma mensagem eletrónica e uma notificação separada na

plataforma AGM.

Se o organizador da reunião lhe pedir para modificar a lista de participantes, receberá a seguinte

mensagem eletrónica:

Para modificar a lista de participantes, aceda à plataforma AGM e abra a reunião em causa.

Abra o menu Participantes (Participants) para aceder ao ecrã e efetuar as alterações necessárias.



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Escolha o participante que deseja remover e clique no botão Ações (Actions) junto ao participante.

Selecione Remover (Remove) para retirar o participante da lista.

Se detetar alguma incorreção nos dados de um participante, pode alterá-los clicando no botão Ações

(Actions) junto ao nome do participante e, em seguida, selecionando Alterar (Edit).



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Clique em Atualizar (Update) para guardar as alterações.

Depois de introduzir todas as alterações necessárias, envie a lista de participantes ao organizador da

reunião para aprovação.

Receberá outra mensagem de confirmação por correio eletrónico e uma notificação separada na

plataforma AGM confirmando o envio da lista ao assistente da reunião para aprovação.

Ao mesmo tempo, o participante cujo nome foi retirado da lista receberá uma mensagem eletrónica

informando-o desse facto.

2.2. Participante

Um participante é um perito que participa numa reunião. Um participante pode participar numa

reunião integrado numa delegação (regra geral, designado por um correspondente) ou a título

individual (diretamente convidado pelo organizador da reunião).

O participante receberá uma mensagem eletrónica a convidá-lo a participar numa reunião, com uma

ligação para a plataforma AGM.

Enquanto participante, pode aceder ao convite na plataforma AGM e consultar outras informações

sobre a reunião.

Começa por receber uma mensagem eletrónica a convidá-lo a participar numa reunião.

Esta mensagem eletrónica inclui uma ligação que lhe permite ativar o seu perfil de utilizador para

essa reunião.



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Use essa ligação para aceitar ou recusar o convite e comunicar os seus dados pessoais e, assim, obter

um passe eletrónico para poder aceder ao local da reunião.

2.2.1. Iniciar uma sessão enquanto participante

Clique na ligação com o nome da reunião e inicie uma sessão utilizando a sua conta EU Login.

Da primeira vez que abrir uma reunião, terá de associar a reunião ao seu perfil de utilizador.

Terá de realizar este passo uma vez para cada grupo de reuniões.

Ao clicar em Ativar o meu perfil (Activate my profile), surge o convite para a reunião.

Pode então ler o convite, consultar eventuais anexos e confirmar a sua presença.



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Por baixo do título do convite para a reunião, verá a mensagem Ainda não confirmou a sua presença

nesta reunião (You have not confirmed the attendance to this meeting yet).

Neste ecrã, deve clicar em «Sim» (Yes) para confirmar a sua presença. Caso se trate de uma reunião

de vários dias, todos os dias são selecionados por predefinição. Pode anular a seleção dos dias em que

não assistirá à reunião. Caso não haja nenhum dia selecionado, o sistema presume que não assistirá à

reunião.

Abra o menu pendente no nome do seu perfil para inserir os seus dados pessoais.



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Nesta página, encontra informações sobre a sua conta EU Login. Se necessário, pode alterar estes

dados clicando no botão «Alterar» (Change) a seguir a cada campo.

Introduza os dados do seu perfil e documentos de identidade. Os organizadores da reunião

necessitam destas informações para preparar e solicitar o passe eletrónico que lhe dará acesso ao

local da reunião. Logo que estas informações sejam introduzidas, serão aprovadas e guardadas no seu

perfil. Ou seja, só tem de as preencher uma vez e de as atualizar quando necessário.

Preencha a secção «Dados do perfil» (Profile detail) e clique em «Guardar» (Save).

Em seguida, preencha a secção «Documentos de identificação» (Identity documents).

Clique em «Adicionar novo documento» (Add new document) para inserir os dados do seu

documento de identificação:



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Selecione o tipo de documento e insira o número, a data de validade e o país de emissão. Por último,

clique em «Atualizar» (Update) para guardar as informações.

Lembre-se de atualizar esta secção quando a validade do seu documento atual expirar. Cada vez que

receber um convite para uma reunião, ser-lhe-á pedido que insira os dados do seu perfil. Depois de os

inserir, estes dados são guardados na plataforma AGM, mas recomendamos-lhe que verifique se

continuam válidos.

O botão «Alterar» (Edit) junto aos dados do documento permite-lhe atualizar ou suprimir esse

documento.

Também pode aceder a esta página atravás da ligação incluída no convite.

2.2.2. Inserir os dados para pagamento

Depois de o organizador da reunião aprovar a lista de participantes (as delegações convidadas de

forma direta são aprovadas logo que o convite para a reunião é enviado), todos os participantes,

incluindo o correspondente, recebem uma mensagem eletrónica e uma notificação separada na

plataforma AGM.

Se não tiver direito ao reembolso de despesas, não precisa de fazer nada – a mensagem eletrónica

não fará referência a este procedimento.



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Se tiver direito ao reembolso das despesas, receberá a mesma notificação com uma mensagem que

lhe pede para inserir os seus dados bancários na plataforma AGM.

Inicie uma sessão na plataforma com a sua conta EU Login para consultar a lista de reuniões:



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A lista Reuniões (Meetings) enumera todas as reuniões futuras ou passadas para as quais o

participante foi convidado.

Nas reuniões em que tem direito ao reembolso de despesas, a informação pertinente figura na coluna

Declaração de despesas (Expenses Claim).

No exemplo acima, a declaração de despesas está no estado Rascunho (Draft) e os dados bancários

não foram inseridos.

Clique na ligação Ir para a declaração de despesas (Go to expenses claim) para aceder ao formulário

de declaração de despesas.

(Para saber mais sobre o formulário de declaração de despesas, consulte Preencher e apresentar uma

declaração de despesas. Esta secção explica apenas como deve inserir os seus dados bancários.)



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Os seus dados bancários são guardados no segundo separador do formulário. Clique no separador

Conta bancária (Bank account) ou no botão Indicar conta bancária (Enter bank account) na secção

Estado (Status).

Abre-se o ecrã «Conta bancária (Bank account).



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Este ecrã mostra as contas bancárias que utilizou para as diferentes declarações de despesas.

No exemplo acima, não existem contas bancárias anteriores, já que se trata da primeira reunião à

qual este participante assiste.

2.2.2.1. Adicionar nova conta bancária para peritos governamentais

Clique em Adicionar nova conta bancária (Add new bank account) para começar a introduzir os dados

bancários:

A entidade jurídica é automaticamente recuperada do sistema ABAC. Esta informação está

relacionada com o país de origem da delegação governamental (neste caso, trata-se de uma

delegação do Reino Unido).

Selecione o país em «Dados da conta» (Account Details) (esta opção está disponível porque a conta

pode estar domiciliada num país diferente do país da delegação). Após selecionar o país, preencha os

campos do número da conta/IBAN e do nome do titular da conta (obrigatórios).

Há três exceções:



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a conta do Tesouro irlandês

os ministérios franceses (contas abertas no «service de contrôle Budgétaire et Comptable

Ministériel» – MINEFI)

as contas italianas abertas na «Tesoreria Centrale Dello Stato»

Um perito que represente um país da UE pode utilizar estas contas (se o IBAN e o número da conta

não estiverem disponíveis e se dispuser apenas do número de referência da conta do Tesouro),

devendo selecionar a ligação «Conta do Tesouro» (Treasury account) e inserir como número de conta

um código específico fornecido pela Comissão Europeia. Para receber o código específico, envie uma

mensagem para [email protected], indicando o seu endereço eletrónico, o seu

ministério e país e a conta que pretende utilizar (se tiver um folha de reembolso anterior, anexe-a).

O campo IBAN apenas permite a introdução dos números e letras corretos para cada país.

Depois de preencher todos os campos obrigatórios dos dados da conta, clique no botão «Verificar»

(Verify).

Se a conta bancária existir no ABAC (depois de selecionar »Confirmar» (Confirm) na mensagem de

aviso caso pretenda utilizar esta conta recém-adicionada), pode enviar os dados da conta bancária:

Se a conta bancária for nova no ABAC, abre-se uma nova janela em que o perito deve preencher

obrigatoriamente as informações das secções «Titular da conta» (Account Holder) e «Agência

bancária» (Bank Branch). Caso indique que é o titular da conta, deve obrigatoriamente adicionar um

extrato bancário recente:


mailto:[email protected]


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Caso indique que não é o titular da conta, depois de guardar as informações e confirmar a criação da

conta bancária, deve imprimir o formulário de identificação financeira, solicitar ao titular da conta

que a assine e carregar a versão digitalizada na plataforma. Neste caso, o extrato bancário recente

não é obrigatório, mas, se não o apresentar, o formulário de identificação financeira deve igualmente

ser carimbado e assinado por um representante do banco:

Carregue e guarde o formulário assinado na plataforma. Após confirmar a atualização, o formulário

assinado ficará disponível nos dados da conta e poderá selecionar a conta bancária e submetê-la para

efeitos de aprovação:



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Depois de submeter a conta bancária para aprovação, o perito será contactado por correio eletrónico

caso seja necessário retificar os dados da conta bancária ou indicar outra conta bancária:



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2.2.2.2. Adicionar nova conta bancária para peritos do setor privado

Clique em Adicionar uma nova conta bancária (Add new bank account) para começar a introduzir os

seus dados bancários:

O campo IBAN apenas permite a introdução dos números e letras corretos para cada país.

Se inserir um IBAN ou número de conta incorreto, o departamento financeiro da Comissão Europeia

irá avisá-lo após verificação.

Todos os campos são obrigatórios, com exceção do número de IVA (VAT number).

Depois de preencher todos os campos obrigatórios, clique no botão Verificar (Verify)



25

No ecrã seguinte, é-lhe perguntado se pretende utilizar essa conta bancária para o reembolso das

suas despesas:

Clique em «Ok» e confirme a utilização dessa conta bancária para o reembolso das despesas em

questão no ecrã seguinte:



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2.2.3. Modificar os dados bancários

Durante o processo de aprovação da conta bancária, os serviços financeiros poderão pedir-lhe para

modificar os seus dados bancários ou indicar uma nova conta bancária.

Nesse caso, receberá uma mensagem eletrónica e uma notificação na plataforma AGM.

No exemplo abaixo, os serviços financeiros solicitam ao participante que atualize o nome do titular da

conta, alterando o nome para o nome da empresa.

Neste caso, o perito inseriu involuntariamente o seu próprio nome em vez do nome da empresa ao

preencher os seus dados bancários.

Clique na ligação incluída na mensagem eletrónica para iniciar uma sessão na plataforma AGM com os

dados da sua conta EU Login. Será encaminhado para o ecrã com os dados da conta bancária.



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Ao clicar em Alterar (Edit), abre-se o seguinte ecrã:

Verifique os dados já inseridos e introduza as alterações necessárias.

Clique em Verificar (Verify).

2.2.4. Associar uma conta bancária

Uma conta bancária que tenha sido aprovada e utilizada para uma reunião pertencente a um grupo

de reuniões pode ser utilizada para reembolsos respeitantes a outra reunião do mesmo grupo, não

sendo necessário validá-la novamente. Contudo, se pretender utilizar esta conta bancária para uma

reunião pertencente a outro grupo de reuniões, terá de associar a conta ao novo grupo de reuniões.

No exemplo acima, o participante tem de indicar os seus dados bancários para obter o reembolso das

despesas para a reunião «Notification» pertencente ao grupo de reuniões «New wave».

Na secção Contas bancárias disponíveis (Available bank accounts), é indicada a conta bancária

utilizada no grupo de reuniões «BUDG –AGM Acceptance». Clique em «Selecionar esta conta



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bancária» (select this bank account)» e depois, no ecrã seguinte, em «Enviar dados bancários (Submit

bank details) para associar a conta ao novo grupo de reuniões:

2.2.5. Preencher e apresentar uma declaração de despesas

Se tiver direito ao reembolso de despesas, apenas poderá requerê-lo após a realização da reunião e

depois de o organizador da reunião ter confirmado a sua presença.

Receberá uma mensagem eletrónica e uma notificação informando-o de que o organizador da

reunião confirmou a sua presença.

Clique na ligação contida na mensagem eletrónica para aceder à plataforma AGM e inicie sessão

utilizando a sua conta EU Login.



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Aceda à lista de reuniões e clique em Ir para a declaração de despesas (Go to expenses claim). A

declaração de despesas figurará em estado de rascunho («Draft») junto à reunião na qual a sua

presença foi confirmada.

Caso não tenha introduzido os seus dados bancários, surgirá a mensagem Indique os dados da conta

bancária (please enter bank account details) junto à declaração de despesas. Veja aqui como alterar

os seus dados bancários.

O formulário de declaração de despesas tem três secções principais:

Informações sobre a viagem

Despesas

Estado

No canto superior direito, são apresentadas as sessões nas quais participou, confirmadas pelo

organizador da reunião.



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Na secção Informações sobre a viagem (Travel Details), clique em «Alterar» (Edit) (no fundo) para

inserir as informações da sua viagem, preenchendo os seguintes campos:

Local de trabalho

País

Informações sobre a partida

Informações sobre a chegada

Observações do perito (nesta caixa, pode juntar um comentário para esclarecer eventuais questões).



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Clique em Guardar (Save) para guardar a informação.

Na secção Despesas (Expenses), pode adicionar tipos de despesas clicando no menu pendente

Selecionar tipo de despesas (Select expense type). Clique depois em Adicionar despesa (Add

expense).

Os tipos de despesas podem ser diferentes dos enumerados nesta lista, consoante as regras do seu

grupo de reuniões.

Em seguida, insira os diferentes tipos de despesas.

Despesas de alojamento: insira o número de noites. Carregue documentos comprovativos, por

exemplo uma fatura de hotel (apenas são permitidos anexos não editáveis: PDF, JPG, PNG, TIF, TIFF,

BMP e GIF; deve apresentar pelo menos um documento comprovativo por declaração de despesas).



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Depois de inserir as despesas de alojamento, estas parecem na Lista de Despesas (List of Expenses).

Ajudas de custo diárias: insira o número de dias e carregue os documentos comprovativos. Clique em

Atualizar (Update) para guardar.

Despesas de viagem de avião: insira o preço pago pelo bilhete e selecione a moeda. Se tiver

adquirido um bilhete em classe executiva, deve carregar documentos que justifiquem essa opção.

Carregue os seus documentos comprovativos e clique em Atualizar (Update) para guardar.



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Lista de despesas:

Esta lista inclui todas as despesas indicadas.

Se necessário, pode alterá-la usando o botão Alterar (Edit) junto a cada despesa.

Os diferentes tipos de despesas aparecem em linhas distintas.

Os comentários eventualmente introduzidos pelo organizador da reunião durante o processo de

aprovação serão apresentados na coluna Pedido de modificações (Request for Modifications).

Estado

Esta secção mostra-lhe um resumo dos passos que deve completar antes de poder apresentar a sua

declaração de despesas.

Os passos que ainda não tiver completado são indicados a vermelho e os devidamente completados a

verde.

No exemplo abaixo, apenas foram completados os primeiro e último passos. Por outras palavras, a

conta bancária é válida e a presença na reunião foi confirmada pelo respetivo organizador. Mas há

três passos que permanecem a vermelho — as informações sobre a viagem, as despesas e os

documentos comprovativos.

A declaração de despesas continua em estado Projeto (Draft) » até todos passos estarem completos.



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Quando todos os passos estiverem completos, ficarão a verde e o estado passará para a Pronta para

enviar (Ready to Submit).

O botão Enviar declaração (Submit claim):

Ao clicar em Enviar declaração (Submit claim) envia-a para aprovação.

Abre-se o seguinte ecrã com uma declaração.

Assinale as casas para assinar a declaração e clique em «Enviar declaração» (Submit reimbursement).

Uma mensagem a verde na parte superior do ecrã confirma que a sua declaração foi enviada e o

estado é alterado para enviada (submitted).



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Na lista de reuniões, a declaração de despesas também é apresentada no estado enviada (submitted):

2.2.6. Modificar uma declaração de despesas

A declaração de despesas é sujeita a um processo de aprovação. Se for encontrado algum problema

na sua declaração, será contactado pelo organizador no sentido de a modificar.

Receberá uma mensagem eletrónica com uma ligação para a declaração de despesas:



36

No exemplo acima, o organizador pede ao participante que modifique uma declaração de despesas

relativa à reunião «All United». O motivo está realçado em amarelo.

Clique na ligação que figura na mensagem para aceder à declaração.

A declaração está pronta para ser submetida, no estado Pronta para envio (Ready to submit).

Clique em Ir para a declaração de despesas (Go to expenses claim) e percorra a página até encontrar

a secção Despesas (Expenses).

Na coluna Pedido de modificação (Request for modification) é indicado o motivo para a modificação.

Clique no botão Altera (Edit) para introduzir as alterações:

Clique em Selecionar ficheiros ()Select files) para carregar um ficheiro.

Clique em Atualizar (Update) para guardar.

Volte a enviar a declaração para aprovação.



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Após o organizador aprovar a sua declaração de despesas, o respetivo estado na coluna Declaração

de reembolso (Expenses Claim) é alterado para APROVADA (VALIDATED):

2.3. Notificações

Enquanto correspondente ou participante numa reunião, receberá várias notificações automáticas na

plataforma AGM. As notificações são enviadas aos utilizadores individuais (utilizadores reais da

plataforma).

Juntamente com cada notificação, receberá igualmente uma mensagem eletrónica no endereço que

utilizou para criar a sua conta EU Login.

As notificações são exibidas no separador Notificações (Notifications) aquando da execução de

determinadas ações.

Lista de notificações enviadas a um correspondente

Lista de notificações enviadas a um participante (perito)

2.3.1. Notificações enviadas a um correspondente

Aceda ao portal AGM e selecione o separador Notificações (Notifications) no ecrã principal:



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Neste ecrã, pode ver todas as notificações que lhe foram enviadas enquanto correspondente, por

exemplo:

a confirmar que enviou a lista de participantes para o organizador da reunião,

a relembrar-lhe que deve apresentar a lista de participantes, mesmo que esteja vazia,

a indicar-lhe que o organizador da reunião pediu para que modificasse a lista de

participantes,

a indicar-lhe que o organizador da reunião aprovou a lista de participantes.

2.3.2. Notificações enviadas a um participante

Aceda ao portal AGM e selecione o separador Notificações (Notifications) no ecrã principal:



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Neste ecrã, poderá ver todas as notificações que lhe foram enviadas enquanto perito, por exemplo:

a indicar-lhe que o seu nome foi proposto para assistir a uma reunião,

a informá-lo de que a sua participação foi aprovada,

a indicar-lhe que já pode apresentar a sua declaração de despesas (se tiver direito ao

reembolso das despesas) – recebe esta notificação quando o organizador da reunião

confirmar a sua participação na reunião, após a realização da mesma,

a pedir-lhe para modificar a sua declaração de despesas – recebe esta notificação caso seja

encontrado um problema na sua declaração,

a confirmar a realização da transferência bancária internacional (SWIFT).


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