Manual de Utilzador WF Despesasdoc.saphety.com/site/mktHelp/sonaecapital/Manual de...Manual de utilizador Criar Nota de Despesa Para apresentar uma nota de despesa, deverá primeiro

Solução WorkFlow Despesas

Manual de utilizadorMaio de 2009

Manual de utilizador

Acesso à Plataforma - Login de Utilizador e Password

O acesso à plataforma é efectuado através do

endereço: www.saphety.com

Deverá colocar o seu utilizador e password na

área indicada.

.página 2.

Importante: *Caso se trate da 1ª vez

que acede á plataforma ser-lhe-á

pedido que altere a sua password


Criar Nota de Despesa

Para apresentar uma nota de despesa, deverá primeiro

elaborá-la através do link “Criar” no menu inicial. O

passo seguinte consiste em identificar o primeiro dia

para o qual pretende apresentar despesas (por omissão

o dia actual está seleccionado) de acordo com as

despesas que o colaborador pretende a apresentar.

Dica!: uma vez que as despesas deverão ser

apresentadas por dia, para facilitar o processo deverá

.página 3.

apresentadas por dia, para facilitar o processo deverá

ordenar previamente os comprovativos por data.

Além da validação automática do plafond, a aplicação

também verifica o número de refeições ou alojamentos

por dia.

Por exemplo, se já tiver apresentado uma nota de

despesa de almoço para um determinado dia e tentar

apresentar outra para o mesmo dia, a aplicação não o

permitirá, já que apenas pode apresentar uma despesa

deste tipo por dia.

Se necessário, pode interromper a elaboração da nota de

despesas e continuá-la ou submetê-la posteriormente.

Apenas deverá ter a preocupação de a gravar antes de

sair e mais tarde pode voltar a ela através do link “Emcomposição” ou pesquisando-a pelo seu número.


Adicionar dia(s) à Nota de Despesa

Depois de criar a nota de despesa, é necessário

seleccionar no calendário o(s) dia(s) onde a(s)

mesma(s) ocorreram.

No exemplo vamos escolher o dia 17-Maio-2009.

Ao seleccionarmos o dia, a nota de despesa fica

preparada para ser preenchida (slide seguinte).

.página 4.

preparada para ser preenchida (slide seguinte).


Preenchimento da Nota de Despesa

Neste momento a nota de despesa encontra-se no estado

“Em composição”, de seguida pode começar a preencher a

nota de despesa.

MOTIVO: campo de preenchimento obrigatório, onde o

colaborador clarifica o motivo da despesa.

NÚMERO: nº da nota de despesa, é atribuído

automaticamente pelo sistema (será útil para pesquisa).

.página 5.

Tipo de Despesa: rúbricas de despesa (Alojamento, Refeições,

Transportes, etc).

Região: lista de países ou regiões onde o colaborador

efectuou a despesa.

Unidade: lista de moedas disponíveis para despesa (por

defeito a moeda é o Euro €)

Valor: valor em moeda da linha de despesa.

Descrição: descrição da linha de despesa.

Eliminar: elimina a nota de despesa na sua totalidade.

Guardar: guarda a nota de despesa criada para posterior

utilização.

Resumo: depois da nota de despesa estar devidamente

preenchida clique em “Resumo” para passar á fase seguinte.


Resumo da Nota de Despesa

No Resumo o colaborador pode visualizar o total em valor

e realizar as várias operações antes de submeter a

despesa.

TOTAL: valor em moeda da nota de despesa (ex: EUR €).

Comentários e Anexos: nestas áreas o colaborador pode

introduzir comentários e anexar documentos que julgue

convenientes (slides seguintes).

Histórico Aprovação: neste área o colaborador poderá

visualizar o histórico de aprovação da nota de despesa

1 2

1

2

.página 6.

visualizar o histórico de aprovação da nota de despesa

(apenas visível após a submissão da despesa e início do

respectivo fluxo).

Elementos de custo: o colaborador deverá seleccionar

elementos de custo que deseja alocar à despesa ou às

linhas da mesma. Permite ainda, repartir a aplicação dos

elementos de custo em % para a totalidade da despesa ou

para as linhas seleccionadas da mesma (slides seguintes).

Editar: ao editar o colaborador poderá acrescentar mais

rúbricas à despesa, ou, alterar a nota de despesa na sua

totalidade.

Imprimir: permite a colaborador a impressão da despesa

como comprovativo para posterior envio para a DAF.

Editar Linha: permite ao colaborador editar a(s) linha(s)

seleccionada(s) da despesa.

Submeter: ao submeter a despesa será enviada para o seu

superior hierárquico (notificação de email) iniciando o

fluxo de aprovação, a partir deste momento a despesa

passa a estar no estado “Em aprovação”.

17/Mai/2009 13:45:41 Sonae Capital ApproverUtilizador aprovou: WF_21784_AP

Esta deslocação ….

Clique em Adicionar para gravar o comentário/anexo ou em Remover para apagá-lo

Ao submeter a despesa, são accionadas todas as regras e validaçõespreviamente estabelecidas. O sistema dará alertas sempre que os dadosda despesa não estejam de acordo com as regras (campos a vermelho).

3

4

5

3

4

5

6

767


Resumo - Adicionar Comentários

1

.página 7.

Para adicionar Comentários o colaborador deverá:

Clicar no tab “Comentários”

Introduzir o comentário(s) na caixa de texto

Clicar no botão “Adicionar” para gravar o texto, ou, no botão “Remover” para apagar o texto introduzido

1

2

3

1

2

3


Resumo - Adicionar Anexos

1

.página 8.

Para adicionar Anexos o colaborador deverá:

Clicar no tab “Anexos”

Clicar no botão “Browse” para aceder ao directório do seu PC onde se encontra(m) o(s) documento(s) que pretende anexar

Clicar no botão “Adicionar” para anexar o(s) documento(s), ou, no botão “Remover” para retirar o(s) documento(s) anexado(s)

1

2

3

1

2

3


Resumo - Histórico Aprovação

.página 9.

Na área de “Histórico Aprovação” o colaborador visualiza todas as alterações efectuadas na despesa.


Resumo - Seleccionar Elementos de Custo

.página 10.

Em função de um conjunto de parâmetros previamente definidos, o sistema valida os elementos de

custo introduzidos pelo colaborador. Caso o sistema identifique alguma anomalia, ou ausência de

informação, a(s) linha(s) de despesa na coluna onde se verifica o erro (Centro Custo) irão aparecer com

côr encarnada.

Vamos ver um exemplo! (slide seguinte)


Resumo - Seleccionar Elementos de Custo

.página 11.

Neste exemplo, o colaborador tem uma despesa composta por Alojamento (Hotel) e Taxis.

O sistema validou as regras e informa o colaborador da informação que se encontra em falta

(rectângulos a vermelho), ou seja, nesta despesa o colaborador terá de introduzir o Centro de Custo

e a Ordem para a poder submeter.

No slide seguinte vamos ver como introduzir os elementos de custo em falta.


Resumo - Introduzir Elementos de Custo em falta

.página 12.

O colaborador deverá clicar nas “lupas” dos Elementos de Custo para aceder à listagem de

Centros de Custo disponíveis.

Nas listagens, deverá escolher o Elemento de Custo que pretende aplicar à(s) linha(s) da despesa

(slide seguinte).


Resumo - Introduzir Elementos de Custo das listagens

.página 13.

Depois de clicar nas “lupas” a listagem fica visível, podendo

agora o colaborador seleccionar o Elementos de Custo que

pretende aplicar à(s) linha(s) da despesa.

Vamos ver o resultado! (slide seguinte).


Resumo - Como aplicar os Elementos de Custo?

.página 14.

Neste momento a despesa já tem introduzidos os Elementos de Custo em falta, o colaborador deverá agora decidir se vai aplicar os

Elementos de Custo somente à(s) linhas seleccionadas ou à totalidade da despesa. Como?

Aplicar à(s) linha(s) seleccionada(s): seleccione a(s) linhas e de seguida clique em “Seleccionadas”

Aplicar à totalidade da despesa: não necessita de seleccionar as linhas, basta que clique em “Todas”

Vamos ver o resultado para os 2 exemplos (slide seguinte).


Resumo - Aplicar Elementos de Custo à(s) linha(s) seleccionada(s)

.página 15.

Seleccione a(s) linha(s) a que vai aplicar o Elemento de Custo e de seguida clique em “Seleccionadas”.

O Elemento de Custo previamente introduzido irá aparecer na(s) linha(s) seleccionada(s).

No exemplo, a rúbrica da despesa “Taxis” continua a encarnado nos Elementos de Custo porque não foi seleccionada!


Resumo - Aplicar Elementos de Custo à totalidade da Despesa

.página 16.

Depois de introduzido o Elemento de Custo clique em “Todas”

O Elemento de Custo previamente introduzido irá aparecer em todas as linhas da despesa.

A partir deste momento a despesa está pronta para ser submetida! No entanto, acabou de identificar que afinal a despesa necessita

de alterações! Tem 2 hipóteses, ou edita a(s) linhas da despesa, ou, edita a despesa na sua totalidade.

Vamos ver as 2 hipóteses (slides seguintes).


Resumo - Editar linha da Nota de Despesa

.página 17.

Neste exemplo o colaborador seleccionou a linha do Alojamento e clicou em Editar Linha

Vamos ver o resultado (slide seguinte)!

Nota: se o colaborador tivesse escolhido as 2 linhas da despesa e clicado em Editar Linha teria obtido um erro!


Resumo - Editar linha da Nota de Despesa

.página 18.

Depois de o colaborador ter editado a linha da despesa, poderá então alterar os dados do tipo de despesa, clicando depois no OK para

gravar a operação.


Resumo - Editar Nota de Despesa na sua totalidade

.página 19.

O colaborador ao clicar em Editar irá “recomeçar” o preenchimento da despesa, podendo adicionar novas rúbricas ou eliminar as já

existentes.

Vamos ver o resultado (slide seguinte)!

Nota: ao clicar em Editar, o colaborador não “perde” as linhas já preenchidas!


Resumo - Editar Nota de Despesa na sua totalidade

O colaborador pode agora adicionar mais rúbricas á

despesa e alterar ou eliminar os dados das linhas que

já estavam preenchidas.

Nota: no final terá de voltar a clicar em Resumo paradepois submeter a despesa.

.página 20.


Resumo - Submeter a Nota de Despesa

Depois de o colaborador ter efectuado todas as

alterações à despesa e de o sistema ter procedido a

todas as validações da mesma (nenhum campo aencarnado)… é altura ideal para a Submeter!

Clique em Submeter (aparecerá um alerta de

confirmação) e depois em OK

.página 21.

Vamos ver o resultado! (slide seguinte)


Resumo - Submeter a Nota de Despesa

.página 22.

Clique em Ok para voltar à página inicial da plataforma.

Neste momento a sua despesa encontra-se submetida e no estado “Em aprovação”, foi enviada para o seu superior

hierárquico (que foi notificado via email), iniciando assim o fluxo de aprovação.

A despesa submetida pode ser consultada no menu Estado através do link “Em aprovação”.

No link “Em aprovação” o colaborador pode consultar a “Gestão de Fluxo” da despesa.

Vamos ver! (slides seguintes)


Em aprovação - Consultar Gestão de Fluxo

.página 23. Na página inicial da plataforma no menu Estado clique em “Em aprovação” para visualizar a lista de despesas neste

estado (slide seguinte)



.página 24.

Seleccione a despesa clicando no Nº ou no botão Ver para abrir a despesa onde quer consultar a Gestão de Fluxo (slide seguinte)



Clique em “Gestão deFluxo” para consultar o

fluxo de aprovação da

despesa.

Vamos ver o resultado!

(slide seguinte)

.página 25.



No 1º exemplo, a consulta da

Gestão de Fluxo mostra ao

colaborador que a despesa

nº53351 ainda não foi aprovada

pelo seu superior hierárquico.

No 2º exemplo, a consulta da


.página 26.


colaborador que a despesa

nº53348 já se encontra aprovada

pelo seu superior hierárquico,

estando em “Processamento”nos SP-Serviços Partilhados.

O colaborador deverá agora

“Imprimir” a despesa e enviá-la

por correio juntamente com os

recibos para os SP-Serviços

Partilhados.

Vamos ver! (slide seguinte)

Nota: clique em Ok para voltar àpagina anterior!


Imprimir Nota de Despesa

Apesar de as despesas puderem ser

impressas em qualquer estado, para

este exemplo ser o mais real

possível, vamos escolher uma

despesa que já se encontra

aprovada, e a aguardar

processamento nos SP-Serviços

Partilhados, uma vez que é nesta

.página 27.

Partilhados, uma vez que é nesta

fase que o colaborador deve

preparar o envio dos recibos

juntamente com a impressão da

despesa.

No menu Estado vamos aceder à(s)

despesa(s) “Em processamento”


Nota: as despesas podem serimpressas em qualquer estado!



.página 28.

Seleccione a despesa clicando no Nº ou no botão Ver para abrir a despesa que quer imprimir (slide seguinte)



Clique em “Imprimir” e será

automaticamente criado um

ficheiro .pdf para impressão que

também poderá gravar e guardar

como comprovativo no seu PC.

Vamos ver o resultado! (slide

seguinte)

.página 29.

seguinte)



Será este o layout de impressão das notas de despesa que o colaborador

deverá enviar juntamente com os recibos para os SP-Serviços Partilhados.

Morada para envio dos recibos das Notas de Despesa:

A/C Serviços Partilhados

Despesas de Colaboradores

Lugar do Espido

.página 30.

Lugar do Espido

Via Norte

Apartado 3053

4471-907 MAIA


Classificação de Nota de Despesa

As funcionalidades de classificação de

despesas estão a cargo dos colaboradores

com perfil de Aprovadores, Validadores e

de Serviços Partilhados.

Os colaboradores destes 3 perfis, têm como

responsabilidade aprovar, validar e

processar as despesas efectuadas.

.página 31.

Um colaborador Aprovador , Validador e

Serviços Partilhados, têm exactamente as

mesmas permissões de classificação de

despesas, excepto uma, a de

Processamento, que apenas está disponível

para os Serviços Partilhados!

Nos slides seguintes iremos ver exemplos

de classificações e das funcionalidades

adicionais durante estes processos.




.página 32. Na página inicial da plataforma no menu Classificar clique em “Necessário minha classificação” para visualizar a lista

de despesas que aguardam classificação (slide seguinte).



.página 33.

Seleccione a despesa clicando no Nº ou no botão Ver para abrir a despesa que quer classificar (slide seguinte)



Neste momento, a despesa

encontra-se por classificar, cabe ao

Aprovador decidir se vai adicionar

mais um validador através da

“Gestão de Fluxo”, “PedirEsclarecimentos”, “Aprovar” ou

Rejeitar a mesma.

.página 34.

Vamos ver as 4 possibilidades!

(slides seguintes)


Classificação de Despesas - Pedir Esclarecimentos

Um colaborador com perfil de

Aprovador, Validador ou SP-Serviços Partilhados dispõe desta

funcionalidade para solicitar ao

autor da despesa esclarecimentos

sobre a mesma.

Ex: a escolha de um Hotel

.página 35.

diferente em vez dohabitualmente usado pelaempresa!

Clique em “PedirEsclarecimentos”




.página 36.

Descreva na caixa de texto o pedido esclarecimento que pretende e clique em Ok para enviar ou em Cancelar se pretender

retirar da caixa de texto o que escreveu.

Vamos clicar no OK e ver os resultados! (slide seguinte)



.página 37.

Clique em Ok para voltar à listagem das despesas que se encontram por classificar.

Neste momento a despesa encontra-se em revisão e no estado “Aguarda Esclarecimentos”, foi enviada para o seu autor (que

foi notificado via email).

Nota: A despesa não poderá ser aprovada enquanto não fôr esclarecida.

Vamos ver como se esclarece uma nota de despesa (slides seguintes)


Revisão - Esclarecer Nota de Despesa

.página 38. Na página inicial da plataforma no menu Classificar clique em “Aguarda esclarecimentos” para visualizar a lista de

despesas que aguardam esclarecimentos (slide seguinte).



.página 39.

Seleccione a despesa clicando no Nº ou no botão Ver para abrir a despesa que quer esclarecer (slide seguinte)



Clique em “Esclarecer” para

responder ao pedido de

esclarecimento.


.página 40.




.página 41.


Descreva na caixa de texto o seu esclarecimento e clique em Ok para enviar ou em Cancelar para retirar da caixa de texto o

que escreveu.

Vamos clicar no OK e ver os resultados! (slide seguinte)



.página 42.

Clique em Ok para voltar à listagem das despesas que aguardam esclarecimentos.

Neste momento a despesa voltou a ser submetida e voltou para o estado “Em aprovação”, foi reenviada para o seu superior

hierárquico (que foi notificado via email), reiniciando assim o fluxo de aprovação.

Após o esclarecimento, o seu superior hierárquico pode ainda Adicionar Validadores, Aprovar ou Rejeitar a despesa!



Classificação - Adicionar Validadores à Despesa

.página 43.

Na página inicial da plataforma no menu Classificar clique em “Necessário minha classificação” para visualizar a lista

de despesas que aguardam classificação e ás quais deseja adicionar Validadores (slide seguinte).



.página 44.

Seleccione a despesa clicando no Nº ou no botão Ver para abrir a despesa a que quer adicionar Validadores (slide seguinte)



Clique em “Gestão de Fluxo” para

adicionar validadores.


.página 45.



Clique em “Adicionar” abrir a

listagem de validadores.


.página 46.



Clique em “Adicionar” para

adicionar o(s) validadores

seleccionados.

.página 47.


Classificação - Rejeitar Nota de Despesa

.página 48. Na página inicial da plataforma no menu Classificar clique em “Necessário minha classificação” para visualizar a

lista de despesas que aguardam classificação e que deseja Rejeitar (slide seguinte).



.página 49.

Seleccione a despesa clicando no Nº ou no botão Ver para abrir a despesa que quer Rejeitar (slide seguinte)



Clique em “Rejeitar”(aparecerá um alerta de

confirmação) e depois em OK


.página 50.



.página 51.

Clique em Ok para voltar à listagem das despesas que aguardam classificação.

Neste momento a despesa encontra-se no menu Histórico no estado “Rejeitado”, foi enviado um email de notificação de

estado para o autor da despesa.

Nos slides seguintes, vamos finalmente ver a Aprovação de uma despesa!



Classificação - Aprovar Nota de Despesa

.página 52.

Na página inicial da plataforma no menu Classificar clique em “Necessário minha classificação” para visualizar a lista

de despesas que aguardam classificação e que deseja Aprovar (slide seguinte).



.página 53.

Seleccione a despesa clicando no Nº ou no botão Ver para abrir a despesa que quer Aprovar (slide seguinte)



Clique em “Aprovar” (aparecerá

um alerta de confirmação) e

depois clique em OK


.página 54.



.página 55.

Clique em Ok para voltar à listagem das despesas que aguardam classificação.

Neste momento a despesa encontra-se no menu Estado no estado “Em processamento”, foi enviado um email de

notificação de estado para os Serviços Partilhados que têm agora que Processar esta despesa.

Nos slides seguintes, vamos ver o Processamento de uma despesa!



Serviços Partilhados - Processamento Notas de Despesa

Os Serviços Partilhados têm como

responsabilidade o Processamentodas despesas.

Opções do Processo:

• Processar• Editar linha/Processar com

.página 56.

•

alterações• Anular Processamento

Para dar inicio ao processo no menu

Classificar clicar em “Necessáriaminha classificação”

Vamos ver as diferentes opções!

(slides seguintes)


Serviços Partilhados - Processamento Notas de Despesa

.página 57.

Seleccione a despesa clicando no Nº ou no botão Ver para abrir a despesa que quer Processar (slide seguinte)



Serviços Partilhados - Processar s/alterações

Caso a despesa esteja correcta, basta

pressionar “Processar” para a nota de

despesas ser integrada em SAP.


.página 58.



.página 59.

Clique em Processar




.página 60.

Clique em Ok para voltar à listagem das despesas que quer processar.

Neste momento a despesa encontra-se no menu Estado no link “Processado”, foi enviado um email de notificação de

estado o autor da despesa.

Nos slide seguintes, vamos ver como Editar Linha no processamento de uma despesa!



Serviços Partilhados - Editar Linha e Processamento c/alterações

.página 61.

Seleccione a despesa clicando no Nº ou no botão Ver para abrir a despesa que quer Editar (slide seguinte)




Para editar a linha da despesa clique em

“Editar linha”

Nota: só pode editar uma linha de cadavez!

Vamos ver o resultado! (slides seguintes)

.página 62.



.página 63.

Depois de editar os dado(s) da(s) linha(s) da despesa clique em Ok para voltar à página anterior ou em Cancelar anular as

alterações efectuadas.

Nota: ao alterar os dados da(s) linha(s) no passo seguinte deverá clicar em “Processar com alterações”!




Depois de ter editado a(s) linha(s)

da despesa clique em “Processarcom alterações”.

O autor da despesa receberá um

email de notificação de estado em

como a despesa foi processado com

alterações.

.página 64.

Após esta operação a despesa

encontra-se no estado

“Processado”

No entanto, os Serviços Partilhados

podem ainda Anularprocessamento!



Serviços Partilhados - Anular processamento

No menu Estado aceda ao link

“Processado”


.página 65.



.página 66.

Seleccione a despesa clicando no Nº ou no botão Ver para abrir a despesa que quer Anular processamento




Clique em “Anular processamento” e

aparecerá uma caixa de alerta, clique

em Ok para confirmar a operação


.página 67.



.página 68.

Clique em Ok para voltar à listagem das despesas que quer Alunar processamento.

Neste momento a despesa encontra-se no menu Estado no link “Processamento”, foi enviado um email de notificação de estado o

autor da despesa.

Nos slide seguintes, vamos ver como Reiniciar o Fluxo no processamento de uma despesa!



Serviços Partilhados - Reiniciar Fluxo de Aprovação

Clique em “Necessária minhaclassificação”


.página 69.



.página 70.

Seleccione a despesa clicando no Nº ou no botão Ver para abrir a despesa onde pretende Reiniciar o Fluxo de Aprovação




Clique em “Gestão de Fluxo”


.página 71.



Clique em “Reiniciar fluxo de aprovação” e aparecerá uma caixa de alerta,

clique em Ok para confirmar

.página 72.

A despesa volta para o estado “Em aprovação”, cabendo agora ao Aprovadoraprovar de novo a despesa!


Geral - Personificação de colaboradores

.página 73.

Alguns colaboradores irão ter acesso a Personificação de outros

colaboradores.

Esta funcionalidade permite por exemplo que a Maria Zorro aceda ao perfil da

Maria Vinagre e coloque as despesas em seu nome.

Clique em Personificação de Utilizador




.página 74.

Na “combo-box” seleccione o(s) utilizadore(s) que pretende personificar e clique em Executar




.página 75.

A Maria Zorro tem agora acesso ao perfil da Maria Vinagre para poder colocar

despesas em seu nome!

Nota: apesar de a Maria Zorro ter acesso ao perfil da Maria Vinagre, o nível depersonificação parametrizado apenas lhe permite colocar despesa “on-behalf”, oresto da informação no perfil da Maria Vinagre está invisível!


Geral - Upload do Excel da Nota de Despesa

Clique em “AJUDA” para fazer download

template do ficheiro.

.página 76.



Clique no link e grave o ficheiro para o seu

PC.

.página 77.



Clique em “Upload do Excel da Nota deDespesa”

Em seguida anexe o template Excel já

preenchido (template a definir)

.página 78.



Clique em Browse para ir ao seu PC e anexe

o ficheiro preenchido, de seguida clique em

Submeter e a nota de despesa será criada e

ficará disponível no menu de estado “Emcomposição”

.página 79.


Envio de recibos das Notas de Despesa

Morada para envio dos recibos das Notas de Despesa:

A/C Serviços Partilhados

Despesas de Colaboradores

Lugar do Espido

Via Norte

Apartado 3053

.página 80.

Apartado 3053

4471-907 MAIA

Solução WorkFlow Despesas

Manual de utilizadorMaio de 2009

Obrigado.

Contactos de Suporte:

Telefone: 707 101 249

Horário: de 2ª a 6ª da 09.00 às 19.00

E-mail: [email protected]

Documents

Manual de Utilzador WF Despesasdoc.saphety.com/site/mktHelp/sonaecapital/Manual de...Manual de utilizador Criar Nota de Despesa Para apresentar uma nota de despesa, deverá primeiro