Manual do Cliente - Escritório de Contabilidade - São Paulo · − Relatório mensal de movimentação do caixinha, em meio eletrônico, que demonstre a natureza de cada movimentação

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MANUAL DO CLIENTE

Prezado Cliente,

Agradecemos a sua confiança nos nossos serviços.

Com o intuito de estreitarmos o nosso relacionamento, preparamos este manual prático com as

principais orientações relacionadas aos serviços prestados pela Ozai e as rotinas de cada departamento.

Esperamos que este manual seja útil no alinhamento de procedimentos entre as nossas equipes de forma

a contribuir para o melhor aproveitamento dos nossos serviços.

Permanecemos à inteira disposição em caso de qualquer dúvida.

Atenciosamente,

Equipe Ozai

1. Contatos Internos

O contato com a nossa equipe pode ser feito pelo telefone (11) 5584-1032 ou pelos e-mails abaixo:

Departamento E-mail

Fiscal [email protected]

Pessoal [email protected]

Contábil [email protected]

Societário [email protected]

Regularização [email protected]

IRPF [email protected]

Expedição [email protected]

Financeiro [email protected]

Em caso de dúvidas, sugestões, elogios e reclamações, o nosso Departamento de Qualidade ([email protected]) está à inteira disposição. O contato também pode ser realizado diretamente com os sócios Karin Ozai ([email protected]) e Milton Ozai ([email protected]).


2. Documentos a Serem Enviados A documentação deve ser enviada em tempo hábil, conforme o contrato de prestação de serviços, para que possamos atender os prazos legais definidos pela legislação. Para agendar a retirada de documentos, pedimos a gentileza de entrar em contato com o Departamento de Expedição ([email protected]). Segue abaixo a lista dos principais documentos a serem enviados:

2.1 Departamento Fiscal

Os seguintes documentos devem ser enviados à Ozai no momento de sua ocorrência:

− Cópia escaneada das notas fiscais de serviços tomados para fins de cálculo de retenção de tributos (enviar para [email protected]);

− Arquivos XML das notas fiscais de entradas e saídas (enviar para [email protected]). Os arquivos podem ser anexados diretamente na extensão “.xml” ou compactados na extensão “.zip”.

Os seguintes documentos devem ser enviados à Ozai até o 1º dia útil após o encerramento do mês:

− Notas fiscais de entradas com a identificação da destinação do bem (preferencialmente com um carimbo próprio para este fim), tal como: uso e consumo, compra para revenda, compra para industrialização, compra para o ativo imobilizado, etc.;

− Notas fiscais de saídas;

− Notas fiscais de serviços tomados e prestados;

− Controle das datas de pagamentos e recebimentos dos serviços tomados e prestados, em meio eletrônico;

− Relação de notas fiscais canceladas, inutilizadas, denegadas e o número da última nota fiscal emitida no mês, em meio eletrônico.

2.2 Departamento Pessoal Os seguintes eventos devem ser comunicados à Ozai no momento de sua ocorrência:

− Solicitação de admissões e rescisões;

− Aumentos ou reajustes salariais;

− Alteração de cargos ou funções;

− Concessão de férias;

− Acidentes de trabalho;

− Quaisquer outros fatos relevantes que afetem as relações de trabalho. Os seguintes documentos devem ser enviados à Ozai até o 1º dia útil após a data de corte da folha:

− Apontamento dos eventos da folha de pagamento, incluindo: faltas não abonadas, atrasos, horas-extras, comissões, etc;

− Marcação de ponto dos empregados;

− Notas fiscais de serviços tomados com retenção de INSS;

− Recibos de Pagamentos a Autônomos;

− Notas Fiscais de serviços tomados de Microempreendedor Individual (MEI);

− Quaisquer outros documentos relevantes que afetem a folha de pagamento.


2.3 Departamento Contábil Os seguintes documentos devem ser enviados à Ozai até o 2º dia útil após o encerramento do mês:

− Extratos das contas bancárias e aplicações financeiras, em meio eletrônico;

− Extratos de cartões de créditos corporativos, em meio eletrônico;

− Relatório mensal de conciliação bancária (preparado conforme o item 6.3), em meio eletrônico, que demonstre a natureza de cada movimentação bancária, incluindo data de emissão, data de vencimento, valor, número da nota fiscal ou fatura, nome do cliente ou fornecedores, identificação da parcela no caso de pagamento a prazo, etc.;

− Relatório mensal de movimentação do caixinha, em meio eletrônico, que demonstre a natureza de cada movimentação realizada;

− Relatório mensal de contas a pagar, em meio eletrônico;

− Relatório mensal de contas a receber, em meio eletrônico;

− Relatório mensal de controle dos estoques, em meio eletrônico;

− Documentos comprobatórios de todas as operações realizadas, tais como: comprovante de recolhimento de tributos, notas fiscais, faturas, recibos de despesas, cópias de cheques, avisos bancários, apólices de seguro, contratos de empréstimos e financiamentos, contratos de locação, etc.

3. Acesso ao Portal da Ozai Todas as guias e documentos emitidos pela Ozai são enviados por meio do nosso Portal, que pode ser acessado no endereço http://www.ozai.com.br por meio de login e senha. Para obter o login e a senha, favor entrar em contato com [email protected]. A disponibilização de guias e documentos no Portal da Ozai garante que o documento permaneça disponível 24 horas por dia, com total segurança, de forma centralizada, sem o risco de falha de entrega de e-mails, sem a possibilidade de exclusão acidental e com protocolo de envio e leitura. Por meio desta ferramenta podemos verificar quando o destinatário visualizou cada documento disponibilizado. Dessa forma, antes da data de vencimento, a Ozai procura verificar e alertar os clientes que ainda não visualizaram os documentos com o intuito de evitar atrasos no pagamento. Não obstante, recomendamos que cada cliente mantenha um controle dos prazos de pagamento dos tributos e obrigações e que consultem o Portal antes das referidas datas de forma a evitar atrasos no pagamento.

No acesso ao Portal com o login e a senha, no menu “Publicação de Documentos > Documentos” é possível verificar ao lado esquerdo a quantidade de documentos não visualizados. Note que no exemplo ao lado, é possível verificar que existe 1 documento não visualizado do Departamento Fiscal, além de 7 documentos não visualizados referentes a Certidões Negativas de Débito. Para verificar os documentos publicados por cada departamento, basta clicar sobre o nome do departamento.


Ao abrir a pasta do departamento em questão, neste exemplo o Departamento Fiscal, ao lado direito da tela aparecerão todos os documentos disponibilizados. Note que o sistema organiza automaticamente os documentos não visualizados (no topo) e os documentos visualizados (abaixo) de forma a facilitar a visualização das guias a serem lidas.

4. Agenda de Obrigações Discriminamos abaixo os principais tributos e seus respectivos prazos para pagamento em cada um dos regimes tributários.

ÁreaÁreaÁreaÁrea TributoTributoTributoTributo SimplesSimplesSimplesSimples PresumidoPresumidoPresumidoPresumido RealRealRealReal

Pessoal

INSS Dia 20 do mês subsequente

IRRF

FGTS Dia 7 do mês subsequente

Sindical Empregados

Até 30 de abril

Sindical Patronal Até 31 de janeiro

Fiscal

Simples Nacional 20 do mês

subsequente Não possui

ICMS Diferencial Último dia do 2º mês subsequente

Varia de acordo com a empresa

ICMS Antecipação Na entrada da mercadoria em SP

ICMS Normal

Não possui

Varia de acordo com a empresa

ISS Dia 10 do mês subsequente

PIS

Dia 25 do mês subsequente COFINS

IPI

IRPJ Mês seguinte ao final do trimestre

Varia de acordo com a empresa CSLL

CSRF Último dia da quinzena subsequente

IRRF Dia 20 do mês subsequente


4. Acesso às Caixas Postais do Governo Nos últimos anos, os diversos órgãos do governo vêm adotando Caixas Postais Eletrônicas como forma de estabelecer uma comunicação mais rápida, prática e segura com os contribuintes, dentre as quais podemos citar:

− Caixa Postal do Portal e-CAC da Receita Federal

− DTE – Domicílio Tributário Eletrônico da Receita Federal

− DEC Paulista – Domicílio Eletrônico do Contribuinte da Secretaria da Fazenda de São Paulo

− DEC Paulistano – Domicílio Eletrônico do Cidadão Paulistano da Prefeitura de São Paulo Tendo em vista que o governo pode enviar avisos e notificações importantes para essas Caixas Postais Eletrônicas, recomendamos que as empresas acessem esses sites diariamente como parte da rotina administrativa normal de acesso aos e-mails, internet banking, dentre outros sites. Em caso de dúvidas ou dificuldades no acesso a estes sites, ou caso tenham interesse em contratar nossos serviços de leitura diária das Caixas Postais Eletrônicas, pedimos a gentileza de contatar o Departamento de Regularização.

5. Departamento Pessoal

5.1 Considerações Gerais O cumprimento das obrigações trabalhistas e o recolhimento de encargos sociais e previdenciários requerem especial atenção devido às complexas relações trabalhistas entre empresa e empregado e também pela exiguidade de tempo para execução das rotinas mensais, cuja falta de adequado cumprimento impõe severas multas (mesmo quando cumpridas inadequadamente). Outra questão relevante nesta área é a diversidade de fontes de legislação existente e variáveis entre categorias de empregados. Entre as diversas fontes destacam-se a CLT, Regulamentos do INSS e FGTS, Convenção Coletiva do Trabalho, etc. Sempre que surgirem dúvidas nesta área, recomendamos contatar o Departamento Pessoal por e-mail ou por telefone. A seguir elencamos alguns pontos de atenção especial:

5.2 Admissão de Funcionários Tendo em vista o prazo legal para processamento de admissão de um novo empregado, solicitamos que os pedidos de admissão sejam realizados por meio do envio do Formulário Anexo juntamente com os documentos abaixo (de forma completa) e com pelo menos 7 dias de antecedência da data de início do empregado:

− CTPS - Carteira de Trabalho e da Previdência Social (original)

− Cartão do PIS (Caixa Econômica Federal)

− Atestado do Exame Médico Admissional

− 1 Foto 3x4

− Cópia da Cédula de Identidade (RG)

− Cópia do CPF


− Cópia do Título de Eleitor

− Cópia da Carteira Nacional de Habilitação (para os motoristas)

− Cópia do Certificado de Alistamento Militar ou Reservista

− Cópia do Comprovante de Residência Completo com CEP e Bairro

− Cópia da Certidão de Casamento

− Cópia das Certidões de Nascimento dos filhos e dependentes

− Cópia do Cartão de Vacinação (para dependentes menores de 06 anos)

− Comprovante de Frequência Escolar (para dependentes maiores de 07 anos) Deve-se evitar sempre a admissão e demissão de funcionários após a data de corte da folha de pagamento (normalmente após o dia 20 de cada mês).

5.3 Contrato de Experiência É recomendável que na época da contratação seja firmado um Contrato de Experiência, que é o procedimento padrão adotado pela Ozai, uma vez que na sua falta o contrato de trabalho passa a vigorar por tempo indeterminado, gerando maior ônus para a empresa no caso de dispensa dentro do prazo de 3 meses.

5.4 Rescisão do Contrato de Trabalho

Aviso Prévio

O aviso prévio poderá ser dado à parte que deseje a rescisão do contrato de trabalho e tem a duração mínima de 30 dias. No caso de dispensada sem justa causa, o aviso prévio fica acrescido de 3 dias, por ano de serviço, até o máximo de 60 dias, perfazendo um total de até 90 dias. Caso a rescisão tenha sido dada pelo empregador, o horário de trabalho deverá ser reduzido em 2 horas diárias ou convertidas em 7 diárias corridas. Se a rescisão for promovida pelo funcionário, sem a concessão do aviso prévio ao empregador, este descontará os salários do tempo do aviso prévio.

− O prazo para quitação das verbas rescisórias vence no 1º dia útil após o término do aviso prévio; ou

− Caso o aviso prévio seja indenizado, o prazo passa a ser o 10º dia corrido contado a partir da data da dispensa.

Cuidados Especiais na Dispensa

Caso a rescisão ocorra 30 dias antes da data-base da categoria (reajuste anual pelo dissídio), deverá ser paga uma indenização adicional de um mês do salário do empregado. É necessário ainda consultar a Convenção Coletiva da Categoria, pois esta pode assegurar direito especial de estabilidade, ou seja, situações em que o empregador não poderá dispensar o funcionário. Devido às peculiaridades no processo de rescisão do contrato de trabalho, recomendamos que seja feita uma consulta ao Departamento Pessoal antes de realizar qualquer dispensa.


5.5 Férias

Aviso de Férias

Conforme estabelecido no art. 135 da CLT, a concessão das férias deverá ser comunicada, por escrito, ao empregado, com antecedência de, no mínimo, 30 (trinta) dias.

Recibo de Pagamento das Férias

É obrigatória a sua emissão quando do pagamento das férias aos empregados contendo: período aquisitivo das férias; período do gozo das férias; os valores pagos (férias + 1/3 das férias e o abono e seu 1/3, se for o caso) e os valores descontados (INSS, IRRF e pensão alimentícia, se for o caso). O pagamento das férias deve ser efetuado com no mínimo 2 (dois) dias úteis de antecedência da data de início das férias.

5.6 Jornada de Trabalho

Controle e Registro de Horário

Para os estabelecimentos com mais que dez trabalhadores é obrigatória a marcação do ponto, que poderá ser realizado de forma manual, mecânica ou eletrônica, conforme instruções expedidas pelo Ministério do Trabalho e Emprego. Lembramos que há Convenções Coletivas que exigem a anotação do ponto para qualquer número de empregados. No caso de marcação de ponto eletrônica, cabe destacar que o equipamento eletrônico deve ser homologado junto ao Ministério do Trabalho e Emprego. Em reclamatória trabalhista, o registro de ponto poderá ser desclassificado como prova a favor da empresa, sob alegação de ter sido rasurado ou não corresponder com a realidade. O horário do trabalho constará de quadro, organizado conforme modelo expedido pelo Ministro do Trabalho, e afixado em lugar bem visível. Esse quadro será discriminativo no caso de não ser o horário único para todos os empregados de uma mesma seção.

Duração

A duração normal da jornada de trabalho não deverá ultrapassar a 8 horas diárias, se não fixado outro limite inferior no contrato de trabalho, salvo se houver acordo para prorrogação ou compensação. O intervalo entre as jornadas de trabalho não pode ser inferior a 11 horas.

Trabalho Noturno

O trabalho entre as 22 horas de um dia e as cinco horas do dia seguinte é considerado trabalho noturno. A hora do trabalho noturno é computada com 52 minutos e 30 segundos. A hora noturna é remunerada com adicional de 20% sobre a hora normal (há exceções firmadas em Convenções Coletivas).

Trabalho aos Domingos

O trabalho aos domingos, exceto para algumas atividades específicas, requer autorização prévia dos órgãos do Ministério do Trabalho e o cumprimento das demais posturas da legislação local. A remuneração das horas trabalhadas aos domingos é, no mínimo, 100% superior às horas normais.


Horas Extras

A jornada poderá ser aumentada em até 2 horas por dia, mediante acordo escrito, individual ou coletivo. Neste caso, a remuneração mínima das horas extras é 50% superior à da hora normal. Muitas das convenções coletivas têm fixado este percentual em patamares superiores.

Intervalo para Repouso e Alimentação

Sempre que a jornada de trabalho for superior a 6 horas contínuas deverá ser concedido um intervalo mínimo de 1 hora para repouso e alimentação. Este intervalo não é computado na duração do trabalho e não deverá ser superior a 2 horas, exceto se houver acordo escrito que traga a previsão dessa possibilidade. Nas jornadas superiores a 4 horas e inferiores a seis, deverá ser observado intervalo mínimo de 15 minutos. Há, ainda, situações especiais de intervalo, como no caso dos digitadores e de atividades consideradas insalubres e/ou perigosas.

Trabalho da Mulher e do Menor e Categorias Diferenciadas

Embora a Constituição Federal estabeleça que homens e mulheres são iguais em direitos e deveres, pela própria diferença natural existente, a legislação estabelece intervalos peculiares ao trabalho da mulher, como, por exemplo, o período para amamentação. Da mesma forma, o trabalhador menor, sobretudo o estudante, tem direitos especiais assegurados, tanto pela CLT, quanto por acordos e convenções coletivas. Igualmente, as chamadas categorias diferenciadas (telefonistas, ascensoristas, etc.) contam com intervalos e jornadas específicas, até pelas condições próprias de determinadas atividades e tarefas.

5.7 Remuneração

Pagamento dos Salários

O pagamento dos salários deve ser efetuado até o 5° dia útil do mês subsequente ao mês efetivamente trabalhado. A convenção coletiva poderá ainda definir o prazo e os critérios de pagamento do adiantamento salarial. Além dos salários propriamente ditos, são considerados como remuneração as verbas pagas de forma variável, tais como comissões, percentagens, gratificações, diárias para viagens (quando excedentes a 50% do salário do empregado), abonos, dentre outros.

Garantias

De acordo com a legislação vigente, não existe a possibilidade de redução salarial, bem como, não pode haver desigualdade de salários entre dois funcionários com diferença de tempo de serviço na mesma função inferior a dois anos, que realizem trabalho com igual produtividade e perfeição técnica, na mesma localidade.

Vale Transporte

Consiste no custeio das despesas dos empregados para a locomoção de suas residências até o local de trabalho. É custeado obrigatoriamente pelo empregador na parcela que excede a 6% do salário do empregado mediante comprovação por meio de recibo emitido pelas empresas autorizadas.

Outras Vantagens e Benefícios

Os benefícios concedidos por acordo individual ou convenção coletiva não podem ser suprimidos, exceto por surgimento de algum fato novo que justifique a supressão. Os exemplos mais usuais de benefícios e vantagens adicionais são ticket refeição, cesta básica e assistência médica.


Descontos Salariais

A legislação trabalhista (art. 462 da CLT), em princípio, veda qualquer desconto nos salários do empregado, salvo quando este resultar de adiantamentos, dispositivos de lei ou documento coletivo. Entre os descontos decorrentes de lei, os mais comuns são o INSS, o IRRF e a Contribuição Sindical. Podem ser descontados, ainda, os adiantamentos de salário concedidos ao empregado, observando-se, contudo, que, na hipótese de rescisão contratual, qualquer compensação no pagamento não poderá exceder o equivalente a um mês de remuneração do empregado. Não obstante o anteriormente exposto, o Tribunal Superior do Trabalho (TST), por meio da Súmula nº 342, exarou o entendimento de que os descontos salariais efetuados pelo empregador, com a autorização prévia e por escrito do empregado, para ser integrado em planos de assistência odontológica, médico-hospitalar, de seguro, de previdência privada, ou de entidade cooperativa, cultural ou recreativo-associativa de seus trabalhadores, em seu benefício e de seus dependentes, não afrontam o disposto no art. 462 da CLT , salvo se ficar demonstrada a existência de coação ou de outro defeito que vicie o ato jurídico. Dessa forma, sempre que for solicitada ao nosso Departamento Pessoal a inclusão de um desconto na folha de pagamento, a empresa deve se certificar que possui a devida autorização por escrito do empregado. Além disso, a empresa deve estar ciente dos riscos de proceder o desconto de valores não relacionados aos itens citados acima.

Recibo de Pagamento (Holerite)

O art. 464 da CLT prevê que o pagamento do salário deverá ser efetuado contra recibo assinado pelo empregado e, em se tratando de analfabeto, mediante sua impressão digital. Terá força de recibo o comprovante de depósito em conta bancária, desde que a conta seja aberta em nome do empregado, para esta finalidade, com o consentimento dele e em estabelecimento próximo ao local de trabalho. Por outro lado, tendo em vista que a empresa é obrigada a especificar cada tipo de verba que está sendo paga ao empregado, a forma mais conservadora ainda é obter o holerite assinado pelo empregado. Além disso, a Lei nº 8.036/1990 dispõe sobre a obrigatoriedade de comunicar mensalmente ao empregado os valores recolhidos ao FGTS, o que costuma estar incluso no próprio holerite. Tendo em vista que a legislação trabalhista tem ficado ultrapassada em relação aos avanços tecnológicos, muitas empresas adotam procedimentos mais modernos no envio do holerite: por e-mail, na intranet/internet, etc., o que, em muitos casos, não apresenta problema na justiça do trabalho, embora o juiz possa descaracterizar esse tipo de prova. Concluímos, assim, não haver qualquer restrição legal em disponibilizar o holerite de forma eletrônica, mas entendemos que é sempre mais conservador obter uma cópia assinada pelo empregado.

5.8 Décimo Terceiro Salário

Normas Gerais

A todos é assegurado o pagamento de uma gratificação até o dia 20 de dezembro de cada ano, equivalente a um salário mensal ou proporcional ao tempo de serviço, caso inferior a um ano.


Antecipado por Ocasião da Concessão de Férias

A primeira parcela do décimo terceiro salário poderá ser paga por ocasião da concessão das férias, sempre que o empregado assim o solicitar até 31 de janeiro do ano a que se refere.

Prazo para Pagamento

Se a primeira parcela não for paga juntamente com a remuneração das férias, a mesma deverá ser quitada até o dia 30 de novembro do ano correspondente. O saldo, ou seja, a segunda parcela deverá ser paga até o dia 20 de dezembro do respectivo ano.

5.9 Obrigações Legais em Geral

Livro de Inspeção do Trabalho

O livro de Inspeção do Trabalho é obrigatório para todas as pessoas jurídicas e equiparadas. Deve permanecer no estabelecimento à disposição da fiscalização do Ministério do Trabalho, nos termos estabelecidos pela CLT. As microempresas e empresas de pequeno porte estão dispensadas da apresentação do Livro de Inspeção do Trabalho (artigo 51 da Lei Complementar nº. 123/2006). Os Agentes da Inspeção do Trabalho, quando de sua visita ao estabelecimento empregador, autenticarão o Livro de Inspeção do Trabalho que ainda não tiver sido autenticado, sendo desnecessária a autenticação pela unidade regional do Ministério do Trabalho.

Normas Regulamentadoras

Foram instituídas as NR - Normas Regulamentadoras, que dispõem sobre vários aspectos voltados a diminuir os riscos de insalubridade e periculosidade nos ambientes de trabalho, dos quais ressaltamos:

− PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional

− PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais

− CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes

− EPI – Equipamentos de Proteção Individual Para cumprimento destas obrigações a empresa deve contratar os profissionais legalmente habilitados (Técnicos de Segurança, Engenheiros de Segurança e Médicos do Trabalho) que elaborarão os laudos técnicos, evitando assim, multas e responsabilidades caso um empregado venha a contrair qualquer doença ocupacional.

Estojo de Primeiros Socorros

Deverá ser mantido em cada um de seus estabelecimentos o material necessário à prestação de primeiros socorros, que deve ser mantido aos cuidados de pessoa treinada adequadamente.

Data-Base

Segundo a legislação trabalhista, data base é aquela data na qual os sindicatos representantes das respectivas categorias têm para, através de negociação ou ajuizamento de ação coletiva, requerer, rever, modificar ou extinguir normas contidas nos instrumentos normativos de sua categoria. A Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) é o resultado das negociações entre os sindicatos de empregadores e o de empregados. Uma vez por ano, na data-base, é convocada Assembleia Geral para instalar o processo de negociações coletivas. As decisões estipuladas nas convenções coletivas transformam-se em direitos e deveres para todos os trabalhadores e empregadores.


Envio de GPS ao Sindicato

Segundo o Decreto 3.048/99, art. 225, inciso V, todas as empresas devem encaminhar ao sindicato representativo da categoria profissional mais numerosa entre seus empregados, até o dia 10 de cada mês, o comprovante de pagamento da Guia da Previdência Social (GPS) relativa à competência anterior, sendo que o envio poderá ser feito por correio, fax ou e-mail (a depender da orientação de cada sindicato). A multa por falta de entrega pode variar de R$ 238,50 a R$ 23.851,49 por competência. A obrigação instituída pelo referido decreto tem causado certa polêmica uma vez que o prazo para o envio do comprovante ao sindicato (dia 10) vence antes mesmo que o próprio vencimento legal do INSS (dia 20). No entanto, grande parte dos sindicatos pacificaram o entendimento no sentido que o prazo para recolhimento do INSS é até o dia 20 e o prazo para envio do comprovante ao sindicato é até o dia 10 do mês subsequente ao pagamento. Por exemplo, o INSS referente ao mês de janeiro deve ser recolhido até o dia 20 de fevereiro e o comprovante deve ser enviado ao sindicato até o dia 10 de março. Ressaltamos que o cumprimento desta obrigação acessória não faz parte do escopo de serviços realizados pela Ozai e, portanto, as empresas devem estar atentas para o cumprimento desta obrigação para evitar a incidência de multas.

Atualização de Dados Cadastrais

É importante que os dados cadastrais de sócios e empregados estejam sempre atualizados em nossa base de dados, uma vez que esses dados podem influenciar na apuração da folha de pagamento. Por exemplo, a manutenção do cadastro de dependentes (filhos, cônjuges, etc.) é importante para fins de cálculo do IRRF. Sendo assim, no caso de nascimento, falecimento ou alteração dos dependentes, é importante que o Departamento Pessoal seja avisado o mais breve possível. Recomendamos que no mínimo anualmente todos os sócios e empregados sejam comunicados sobre a importância da atualização de dados cadastrais e que o cadastro seja revisado.

5.10 Pró Labore x Distribuição de Lucros O Pró Labore (que em latim significa “pelo trabalho”) é a remuneração do trabalho realizado pelos sócios e administradores na empresa. Por outro lado, a Distribuição de Lucros é a remuneração pelo capital social empregado pelos sócios na empresa. Portanto, os sócios e administradores que trabalham na empresa devem receber Pró Labore e os sócios que possuem participação societária podem receber Distribuição de Lucros desde que a empresa apure lucro contábil e delibere a sua distribuição.

Pró Labore

A fixação do valor da retirada mensal de Pró Labore deve ser compatível com o trabalho desempenhado pelos sócios e administradores na empresa, sob pena de eventual questionamento por parte do fisco. Além disso, o valor do Pró Labore reflete nos cálculos dos benefícios da Previdência Social (por exemplo, salário maternidade, auxilio doença e aposentadoria), cujo cálculo leva em conta a média das contribuições de julho/1994 até a data de entrada do benefício.


Para fins de INSS, o Pró Labore deve ser de no mínimo 1 salário mínimo e a tributação máxima é sobre o teto máximo da previdência. Os tributos incidentes sobre o Pró Labore compreendem o INSS Patronal, o INSS Retido e o IRRF Retido. Para as empresas enquadradas no Lucro Real ou no Lucro Presumido, o INSS Retido é de 11% (limitado ao teto máximo); o INSS Patronal é de 20% (sem limite); e o IRRF é de 0% a 27,5% (conforme a Tabela Progressiva). No caso das empresas optantes pelo Simples Nacional ou enquadradas na Desoneração da Folha, o INSS Patronal é recolhido sobre o faturamento (independentemente do valor do Pró Labore), sendo que o INSS Retido e o IRRF Retido seguem as mesmas regras já definidas anteriormente. É importante sempre manter o Departamento Pessoal atualizado sobre o valor a ser declarado de Pró Labore.

Distribuição de Lucros

A Distribuição de Lucros deve sempre seguir os critérios definidos no Contrato Social. O padrão de Contrato Social adotado pela Ozai prevê a possibilidade de Distribuição de Lucros aos sócios de forma desproporcional às suas respectivas participações societárias (desde que o critério seja aprovado entre os sócios), além da possibilidade de pagamento dos lucros a qualquer momento do ano (desde que a empresa mantenha escrituração contábil regular). Não incide nenhum tributo sobre a Distribuição de Lucros aos sócios, desde que a empresa demonstre a existência de lucros por meio de escrituração contábil fiscal e que a distribuição esteja de acordo com os critérios definidos no Contrato Social. Cabe destacar que as empresas que estiverem com débitos tributários federais não poderão distribuir lucros nem bonificações aos seus sócios, sob pena de multa equivalente a 50% das quantias indevidamente distribuídas, limitado a 50% do total dos débitos tributários.


6. Departamento Contábil

6.1 Contratação de Serviços de Terceiros

Pessoas Físicas

A pessoa física que prestar serviços à empresa e que não fizer parte da folha de pagamento deverá estar devidamente registrada na Prefeitura do Município na condição de Profissional Autônomo e deve emitir Recibo de Pagamento a Autônomos (RPA) no momento do recebimento de sua remuneração, no qual deverão estar destacadas as retenções de INSS, IRRF e ISS, conforme for o caso. Algumas medidas devem ser tomadas na contratação deste tipo de profissional:

− Certificar que o profissional contratado não mantenha nenhum tipo de vínculo empregatício com a contratante (por exemplo: subordinação, habitualidade e pessoalidade);

− Exigir do Autônomo o comprovante de registro na Prefeitura do Município antes da contratação dos serviços;

− Exigir o Recibo de Pagamento a Autônomo (RPA) no momento do pagamento da remuneração e, principalmente, enviar tais recibos para os e-mails [email protected] e [email protected];

− Caso o Autônomo não emita o RPA, favor entrar em contato com o Departamento Pessoal para que possamos auxiliar na emissão deste documento;

− Descontar da remuneração devida ao Autônomo os impostos retidos na fonte (INSS, IRRF e ISS), os quais deverão estar discriminados no RPA.

Ressaltamos que na hipótese de o Profissional Autônomo realizar trabalhos em que fiquem evidenciado o vínculo empregatício, a empresa contratante passa a assumir riscos de ações trabalhistas ou autuações administrativas.

Pessoas Jurídicas

A empresa contratante deve atentar para os seguintes detalhes:

− Certificar que o profissional contratado não mantenha nenhum tipo de vínculo empregatício com a contratante (por exemplo: subordinação, habitualidade e pessoalidade);

− Exigir do prestador de serviços provas de sua existência e idoneidade, tais como: contrato social e certidões negativas;

− Elaboração de contrato de prestação de serviços, estabelecendo as condições de contratação dos serviços;

− Exigir a Nota Fiscal de Serviços ou documento hábil e, principalmente, enviar tais documentos para o e-mail [email protected];

− Exigir o Recibo de Pagamento, inclusive dos adiantamentos efetuados;

− No caso de pagamento por meio de depósito ou transferência bancária, certificar que a conta a ser creditada pertence efetivamente à empresa contratada;

− Verificar se o tipo de prestação de serviço está sujeito à retenção de tributos, tais como IRRF, CSLL, PIS, COFINS, ISS e INSS (em caso de dúvidas consultar o Departamento Fiscal);

− Descontar da remuneração devida ao prestador dos serviços os tributos retidos na fonte.


Serviços do Exterior

A empresa contratante deve atentar para os seguintes detalhes:

− Antes de contratar os serviços do exterior, verificar junto ao nosso Departamento Fiscal ([email protected]) quais os tributos que devem ser retidos ao realizar a remessa ao exterior;

− Na maioria dos casos de importação de serviços, a empresa contratante deve recolher tributos que podem chegar a aproximadamente 40% sobre o valor dos serviços, sendo que o vencimento de alguns tributos é na mesma data da remessa de câmbio;

− Exigir a Invoice (ou documento equivalente), demonstrando os dados do prestador do serviço e dos serviços contratados;

− Realizar o registro da operação no SISCOSERV, conforme descrito no item 6.6 deste manual;

− Descontar da remuneração devida ao prestador dos serviços os tributos retidos na fonte.

Microempreendedor Individual (MEI)

A empresa que contratar um MEI para a prestação de serviços de hidráulica, eletricidade, pintura, alvenaria, carpintaria e de manutenção ou reparo de veículos deverá recolher a Contribuição Previdenciária Patronal de 20% sobre o total das remunerações pagas ao MEI e, além disso, deve informar essa contratação à Receita Federal. Para que seja possível cumprirmos essas obrigações previdenciárias, solicitamos que nos informem os dados cadastrais da pessoa física titular do MEI no e-mail [email protected] no momento da contratação dos serviços.

6.2 Outras Informações Importantes

Rendimentos de Aplicações Financeiras

As empresas que possuem aplicações financeiras precisam computar os rendimentos das aplicações no cálculo dos tributos. Sendo assim, solicitamos o envio do Informe de Rendimentos Financeiros Trimestrais que os Bancos são obrigados a enviar/disponibilizar para seus clientes logo após o encerramento de cada trimestre. Basta acessar o site do seu Banco e procurar a opção “Informe de Rendimentos”. Adotamos esse procedimento para certificar que a apuração dos tributos da empresa seja compatível com as informações que os Bancos enviam para a Receita Federal, evitando-se assim eventuais multas.

Aluguéis Pagos a Terceiros

As empresas que pagam aluguéis a terceiros precisam tomar algumas medidas importantes:

− Certificar que o Contrato de Locação está vigente e em nome do proprietário do imóvel (conforme constar no IPTU e na matrícula do imóvel);

− Recomendamos que antes de assinar qualquer Contrato de Locação o locatário consulte uma imobiliária ou um advogado especializado;

− Caso o locador seja pessoa física, o locatário está obrigado a reter na fonte o IRRF e emitir o Informe Anual de Rendimentos. Em caso de dúvida, consultar o Departamento Fiscal, que poderá orientar nos procedimentos de retenção do IRRF;

− Exigir do locador (ou da imobiliária) o recibo de pagamento do aluguel e, principalmente, enviar tais recibos para os e-mails [email protected] e [email protected];

− Verificar os critérios de reajuste anual e consultar uma imobiliária para verificar se os reajustes estão sendo calculados corretamente;


− A cada reajuste do valor do aluguel, comunicar o novo valor para os e-mails [email protected] e [email protected] para que possamos atualizar o cálculo do IRRF e o Informe Anual de Rendimentos.

Pagamentos a Beneficiários Não Identificados

Algumas empresas adotam como prática o pagamento a terceiros sem a devida comprovação por meio de documento hábil e idôneo, por exemplo, Nota Fiscal, recibo, fatura, boleto, etc. Tal prática é usualmente chamada de “pagamento por fora”. É importante destacar que no caso desses “pagamentos por fora” o Regulamento do Imposto de Renda (arts. 622, 674 e 675) determina a incidência do IRRF à alíquota de 35% sobre uma base calculada pelo método gross

up. Ou seja, a tributação efetiva equivale a 53,85% sobre o valor pago aos beneficiários não identificados. No caso de empresas optantes pelo Simples Nacional a situação pode ser ainda mais grave. Segundo a Lei Complementar nº 123/2006, as empresas que não escriturarem a movimentação financeira (inclusive bancária) ou que omitirem funcionários da folha de pagamento (empregado por fora), poderão ser excluídos do regime do Simples Nacional por um período de até 4 anos. Dessa forma, solicitamos especial atenção à legislação acima no sentido de evitar penalidades para a empresa.

6.3 Conciliação Bancária A conciliação bancária consiste basicamente na comparação entre os Extratos Bancários com os Controles Internos da empresa (planilhas, relatórios, etc.) e tem o intuito de verificar se todas as operações financeiras da empresa estão corretamente refletidas no banco e vice-versa. Todas as empresas possuem rotinas financeiras e a conciliação bancária deve ser a principal delas. Por meio da conciliação bancária é possível identificar, dentre outros, os seguintes tipos de problemas:

− Falta de pagamento ou recebimento de contas;

− Pagamentos ou recebimentos em duplicidade;

− Pagamentos ou recebimentos pelo valor errado;

− Pagamentos ou recebimentos em data errada;

− Fraudes cometidas por funcionários da empresa;

− Erros cometidos pelo banco. A conciliação bancária requer um relatório interno preparado pela empresa contendo todas as operações financeiras para um determinado período. Chamaremos este relatório de “Relatório de Fluxo de Caixa”. O Relatório de Fluxo de Caixa normalmente requer outros dois relatórios que chamaremos de “Relatório de Contas a Pagar” e “Relatório de Contas a Receber”. Trataremos da relação entre esses três relatórios a seguir:

− Cada operação de venda realizada pela empresa deve ser incluída no Relatório de Contas a Receber;

− No momento do efetivo recebimento, esta operação deve ser baixada do Relatório de Contas a Receber e alimentada no Relatório de Fluxo de Caixa pois é esperado que naquela data haja um crédito na conta bancária da empresa;

− Por outro lado, cada operação de compra, serviço tomado ou conta para pagar deve ser incluído no Relatório de Contas a Pagar;


− No momento do efetivo pagamento, esta operação deve ser baixada do Relatório de Contas a Pagar e alimentada no Relatório de Fluxo de Caixa pois é esperado que naquela data haja um débito na conta bancária da empresa;

− Dessa forma, o Relatório de Contas a Receber conterá todas as vendas realizadas no período, além da informação de quais vendas já foram recebidas e quais vendas ainda não foram (servindo de base para cobrar os clientes inadimplentes);

− Da mesma forma, o Relatório de Contas a Pagar conterá todas as contas do período, além da informação de quais contas foram pagas e quais ainda devem ser pagas;

− Por fim, o Relatório de Fluxo de Caixa conterá todos os recebimentos e pagamentos realizados durante o período.

A conciliação bancária deve ser realizada diariamente e consiste basicamente nas seguintes etapas:

− Emitir o Extrato Bancário do dia a ser conciliado (obtido diretamente do banco);

− Emitir o Relatório de Fluxo de Caixa do dia a ser conciliado (que pode ser feito em um software financeiro ou no Excel);

− Conferir se todos os recebimentos e pagamentos do Relatório de Fluxo de Caixa estão refletidos no Extrato Bancário;

− No caso de divergência, verificar o motivo da divergência para que a mesma seja corrigida;

− Atualizar o Relatório de Fluxo de Caixa após a correção de todas as divergências identificadas;

− Verificar se o saldo final do Extrato Bancário é o mesmo do Relatório de Fluxo de Caixa (para certificar que não há mais nenhuma diferença entre os relatórios);

− Enviar mensalmente o Relatório de Fluxo de Caixa (em Excel) para a Ozai, conforme o item 2.3

6.4 Assembleia e Reunião dos Sócios O Código Civil estabelece uma série de regras para a realização da Assembleia ou Reunião dos Sócios, as quais devem ser seguidas por todas as Sociedades Limitadas, conforme passamos a detalhar a seguir. Não obstante, as empresas no geral devem sempre cumprir as regras definidas em seu próprio ato constitutivo (por exemplo, contrato social, estatuto social, etc.), as quais podem ser diferentes das regras definidas no Código Civil.

Obrigatoriedade

É exigida a realização de pelo menos uma Assembleia ou Reunião dos sócios anualmente, que deve ocorrer até 30 de abril de cada ano, com o objetivo de: i) aprovar as contas dos Administradores, relativamente ao ano-calendário anterior; ii) deliberar sobre o Balanço Patrimonial e a Demonstração do Resultado do Exercício; iii) designar administradores, quando for o caso; e iv) tratar de qualquer outro assunto constante da ordem do dia. O contrato social poderá instituir a reunião dos sócios definindo regras próprias sobre a periodicidade, convocação, quórum de instalação, curso e registro dos trabalhos dessas reuniões. Na ausência dessas regras, são aplicáveis às Reuniões dos Sócios as normas gerais para a Assembleia. Até 30 dias antes da data marcada para a Assembleia ou a Reunião dos sócios, os documentos referentes às contas dos Administradores devem ser colocados à disposição dos sócios que não exerçam a Administração, por escrito e com a prova do respectivo recebimento. Instalada a Assembleia ou a Reunião dos Sócios, será efetuada a leitura desses documentos, os quais serão submetidos, pelo Presidente, à discussão e votação, e nesta não podem tomar parte os membros da Administração e os do Conselho Fiscal, se houver.


As deliberações realizadas em Assembleia ou Reunião dos Sócios vinculam todos os sócios, ainda que ausentes ou dissidentes. Já as deliberações infringentes da lei ou do contrato social, tornam ilimitada a responsabilidade dos que expressamente as aprovaram. As empresas com mais de 10 sócios são obrigadas a realizar uma Assembleia dos Sócios enquanto que as demais empresas podem realizar, alternativamente, uma Reunião dos Sócios, conforme estiver previsto em seu contrato social. Fica dispensada a realização da Assembleia ou da Reunião dos Sócios, quando todos os sócios decidirem, por escrito, sobre a matéria que será seu objeto de discussão.

Convocação Prévia

O anúncio de convocação da Assembleia ou da Reunião dos Sócios deve ser publicado por 3 vezes, ao menos, devendo mediar, entre a data da primeira inserção e da realização da Assembleia, o prazo mínimo de 8 dias, para a primeira convocação e, 5 dias, para as posteriores. São dispensadas as formalidades de convocação quando todos os sócios comparecerem ou se declararem, por escrito, cientes do local, hora e ordem do dia. Se a empresa adotar a Reunião de Sócios em lugar da Assembleia, poderá ser definida, no próprio contrato social, a supressão da formalidade do anúncio de convocação.

Instalação e Funcionamento

A assembleia ou a reunião dos sócios instala-se com a presença, em primeira convocação, de titulares de no mínimo 75% do capital social e, em segunda, com qualquer número, observado que:

− O sócio pode ser representado na assembleia por outro sócio, ou por advogado, mediante outorga de mandato com especificação dos atos autorizados, devendo o instrumento ser levado a registro, juntamente com a ata;

− Nenhum sócio, por si ou na condição de mandatário, pode votar matéria que lhe diga respeito diretamente;

− A Assembleia será presidida e secretariada por sócios escolhidos entre os presentes;

− Os trabalhos e as deliberações serão lavrados no Livro de Atas, assinada pelos membros da mesa e por sócios participantes da reunião, quantos bastem à validade das deliberações, mas sem prejuízo dos que queiram assiná-la.

Conteúdo da Ata

A Ata da Assembleia ou da Reunião dos Sócios deve conter, no mínimo, os seguintes itens:

− Título do documento;

− Nome e NIRE da empresa;

− Preâmbulo, contendo hora, dia, mês, ano e local da realização;

− Composição da mesa, contendo Presidente e Secretário;

− Quórum de instalação, sendo no mínimo 75% do capital social em primeira convocação e qualquer número em segunda convocação;

− Dados da convocação, contendo nomes dos jornais, datas e respectivos números das páginas/folhas onde ocorreram as publicações;

− Ordem do dia;

− Deliberações; e

− Fecho. Uma cópia autenticada da Ata deve ser arquivada e averbada na Junta Comercial ou no Cartório, conforme for o caso, dentro de 20 dias a partir da data da Assembleia ou Reunião dos Sócios.


6.5 Lavagem de Dinheiro (COAF) A Lei nº 9.613/98, que dispõe sobre os crimes de “lavagem de dinheiro” ou “ocultação de bens”, determina que algumas atividades estão sujeitas a mecanismos de controle definidos pelo Conselho de Controle de Atividades Financeiras (COAF). As principais atividades (pessoas físicas ou jurídicas) sujeitas a este controle são:

− Atividades relacionadas ao mercado financeiro em geral;

− Corretoras de imóveis, seguros, títulos e valores mobiliários;

− Atividades de promoção imobiliária ou compra e venda de imóveis;

− Comércio ou intermediação de bens de luxo, ou de alto valor;

− Serviços de assessoria, consultoria, contabilidade, auditoria, aconselhamento ou assistência, em operações: imobiliárias, mercado financeiro, atividades desportivas ou artísticas profissionais;

− Atividades de transporte e guarda de valores;

− Comércio ou intermediação de bens de alto valor de origem rural ou animal; dentre outros. Dentre as obrigações estabelecidas para as atividades controladas, podemos citar o dever de identificar clientes; manter registros pelo prazo mínimo de 5 anos; comunicar operações com suspeita de crime ao COAF; comunicar a não ocorrência de operações suspeitas, conforme for o caso; etc. Abaixo destacamos as pessoas obrigadas a fazer a “Declaração Negativa”, ou seja, aquelas obrigadas a informar ao COAF que não tiveram operações com suspeita de crime durante o período:

Órgão ReguladorÓrgão ReguladorÓrgão ReguladorÓrgão Regulador SetorSetorSetorSetor RegulaçãoRegulaçãoRegulaçãoRegulação PeriodicidadePeriodicidadePeriodicidadePeriodicidade PrazoPrazoPrazoPrazo

COAF – Conselho de Controle de

Atividades Financeiras

Factoring, Securitizadora (não regulada pela CVM)

Resolução COAF nº 21/2012, art. 14.

Anual Até 31 de

janeiro

Comércio de joias, pedras e metais preciosos


Serviços de assessoria, consultoria, auditoria, aconselhamento ou

assistência


CVM – Comissão de Valores Mobiliários

Pessoas do mercado de valores mobiliários, incluindo assessoria, consultoria e auditoria na área de

valores mobiliários Instrução CVM nº 301/1999, art. 7º-A.

Anual Até 31 de

janeiro Entidades administradoras de mercados organizados e demais pessoas sujeitas à regulação da

CVM

SEAE-Secretaria de Acompanhamento

Econômico Loterias

Portaria MF nº 537/2013, art. 8º e 9º

Anual Até 31 de

janeiro

BCB-Banco Central do Brasil

Instituições financeiras e demais instituições autorizadas a

funcionar pelo Banco Central do Brasil

Circular nº 3.461/2009, art. 15-A

Anual Até o 10º dia útil de janeiro

CFC – Conselho Federal de

Contabilidade

Profissionais e Organizações Contábeis, quando no exercício de

suas funções

Resolução nº 1530/2017, art. 10

Anual Até 31 de

janeiro


SUSEP – Superintendência

de Seguros Privados

Sociedades e corretores de seguros e de capitalização;

resseguradores locais e admitidos; entidades abertas de previdência

complementar e corretores; sociedades (LC nº 126/2007;

sociedades corretoras de resseguro

Circular nº 445/2012, art. 15, § 2º

Mensal

Até o dia 20 do mês

subsequente (no site da

SUSEP)

COFECON – Conselho Federal

de Economia

Pessoas que prestem serviços de economia e finanças

Resolução nº 1902/2013, art. 3º, §

3º Anual

Até 31 de janeiro

DREI – Departamento de

Registro Empresarial e

Integração

Juntas Comerciais Instrução Normativa nº 24/2014, art. 6º

Anual Até 31 de

janeiro

PREVIC – Superintendência

Nacional de Previdência

Complementar

Entidades fechadas de previdência complementar

Instrução nº 18/2014, art. 11, § 2º

Anual Até 15 de

janeiro

COFECI – Conselho Federal de

Corretores de Imóveis

Pessoas físicas e jurídicas que exerçam atividades de promoção imobiliária ou compra e venda de imóveis, em caráter permanente

ou eventual, de forma principal ou acessória.

Resolução COFECI nº 1.336/2014, Art. 12

Anual Até 31 de

janeiro

IPHAN – Instituto do Patrimônio

Histórico e Artístico Nacional

Pessoas físicas ou jurídicas que comercializem Antiguidades e/ou

Obras de Arte de Qualquer Natureza.

Portaria nº 396, de 15 de setembro de 2016,

art. 9º. Anual

Até 31 de janeiro

Recomendamos que as empresas fiquem atentas às regras definidas pela Lei nº 9.613/98 e que cumpram todas as obrigações perante o COAF a fim de evitar possíveis fiscalizações e autuações deste órgão.

6.6 Operações com o Exterior (SISCOSERV) As pessoas físicas e jurídicas que realizarem operações de serviços com o exterior estão obrigadas a registrar dos dados de cada operação no sistema SISCOSERV, disponibilizado no sitio da Receita Federal do Brasil. A obrigatoriedade de prestar informações no SISCOSERV abrange o prestador ou tomador do serviço, residente ou domiciliado no Brasil, que transfere ou adquire intangível, inclusive os direitos de propriedade intelectual, por meio de cessão, concessão, licenciamento ou por quaisquer outros meios, ou que ainda realize operações que produzam variações no patrimônio. A obrigatoriedade não abrange a compra ou a venda de bens e mercadorias, as quais já são registradas no sistema SISCOMEX, e aquelas realizadas por empresa optante pelo Simples Nacional. A penalidade pelo descumprimento desta obrigação é de R$ 5.000,00 por mês ou fração de atraso. No caso de informação omitida, inexata ou incompleta, a penalidade é de 5% do valor da operação.


Dessa forma, recomendamos que as empresas consultem uma Corretora de Câmbio ou um Despachante Aduaneiro no momento em que for realizada qualquer operação com o exterior a fim de evitar possíveis fiscalizações e autuações pelos órgãos competentes.

6.7 Atualização de Dados no CNPJ Os dados do CNPJ podem ser acessados publicamente na internet, incluindo a atividade principal da empresa, as atividades secundárias, o quadro de sócios e administradores, o valor do capital social, o número de telefone e o endereço do site da empresa. Recomendamos que as empresas revisem as informações do CNPJ periodicamente para certificar que as mesmas estejam sempre atualizadas. Em caso de qualquer alteração, por favor entre em contato com o Departamento Societário.


7. Departamento Fiscal

7.1 Empresas Comerciais e Industriais No caso de empresas comerciais e industriais, solicitamos que todos os arquivos XML de entradas e saídas (extensão “.xml” ou “.zip”) sejam enviados para o e-mail [email protected] na medida em que esses arquivos forem sendo recebidos ou emitidos. Caso a sua empresa emita notas fiscais por meio de um sistema próprio, recomendamos que o sistema seja parametrizado de tal forma que os arquivos XML sejam enviados automaticamente para o referido e-mail. Adotando esta rotina, a sua empresa terá à disposição um backup gratuito desses arquivos XML na nuvem, podendo ser consultados a qualquer momento pelo Porta da Ozai, por meio de login e senha. Todos os XML enviados para esse e-mail serão guardados por um período de 5 anos, em conformidade com a legislação vigente. Os XML não enviados para este e-mail, além de dificultar o trabalho para a Ozai, acarretará a responsabilidade de o cliente manter o backup de tais arquivos eletrônicos conforme a legislação. É importante ressaltar que os e-mails enviados para [email protected] destinam-se apenas para o envio de XML e não serão lidos por um ser humano, uma vez que serão processados automaticamente pelo nosso sistema. No caso de envio de e-mails para [email protected] com arquivos XML inválidos, sem anexo, com arquivos de outras extensões ou com dados de remetente ou destinatários errados, o sistema rejeitará automaticamente o e-mail e emitirá uma resposta relatando o problema ocorrido. Dessa forma, recomendamos que na hipótese de ocorrer rejeição de e-mail pelo nosso sistema, tais inconsistências sejam verificadas e corrigidas de forma a garantir que tenhamos recebido a totalidade dos arquivos XML. Alertamos que o não recebimento da totalidade das notas fiscais pode gerar divergência nas apurações dos tributos. A Ozai adota a rotina de escriturar as Notas Fiscais (NF-e) no momento do seu recebimento pelo e-mail [email protected]. Dessa forma, ocorrendo o cancelamento, inutilização ou denegação de NF-e após o envio do XML à Ozai, é imprescindível que o Departamento Fiscal seja comunicado imediatamente por meio do e-mail [email protected]. Na hipótese de inobservância deste procedimento, pode haver um risco de divergência na apuração dos tributos.

7.2 Empresas Prestadoras de Serviços No caso de empresas prestadoras de serviços, solicitamos que todas as Notas Fiscais de Serviços Eletrônicas (NFS-e) sejam emitidas e/ou convertidas dentro do próprio mês de prestação dos serviços. A Ozai adota a rotina de escriturar as NFS-e no 1º dia útil após o encerramento do mês, sendo que, na hipótese de não cumprimento do prazo acima estabelecido, pode haver um risco de falta de escrituração das NFS-e emitidas e/ou convertidas fora do prazo. Caso a sua empresa necessite emitir e/ou converter NFS-e esporadicamente após o prazo estabelecido acima, é imprescindível que tal fato seja avisado ao Departamento Fiscal para que possamos reprocessar a escrituração das NFS-e faltantes de tal forma que a apuração dos tributos não seja comprometida.


A escrituração das NFS-e é realizada pela Ozai de acordo com o “Código de Serviço” informado no momento da emissão da NFS-e. Dessa forma, é importante que o código informado seja compatível com o serviço que está sendo realizado na prática para que os tributos sejam apurados de forma correta. Além disso, o texto informado no campo “Discriminação dos Serviços” não é revisado pela Ozai, motivo pelo qual recomendamos que a descrição dos serviços seja compatível com o código de serviço informado. Em caso de dúvidas na emissão de NFS-e, solicite orientação ao Departamento Fiscal.

7.3 Atendimento à Fiscalização Em caso de fiscalização ou recebimento de qualquer notificação, a primeira providência é solicitar a identidade funcional do fiscal, a qual ele é obrigado a apresentar. A segunda providência é entrar em contato com a Ozai para que possamos confirmar junto ao órgão competente a existência de um procedimento de fiscalização em andamento. Esses passos são imprescindíveis para assegurarmos que se trata de uma fiscalização regular. A ação fiscal inicia-se após a emissão de um termo de início de fiscalização lavrado pelo agente fiscal e entregue ao contribuinte. O fiscal deverá ser recebido por pessoa que conheça todos os setores, registros e arquivos da empresa. É importante que o sócio, diretor ou administrador acompanhe todo o processo de fiscalização.

7.4 Principais Problemas na Fiscalização

Cruzamento de Informações

Atualmente o fisco tem acesso a diversas informações sobre transações realizadas pelas empresas que podem ser utilizadas na detecção de sonegação tributária. Essas informações são enviadas para o fisco por meio de diversas declarações acessórias, como por exemplo: DECRED, DIMOF, DIMOB, DOI e SPED.

− DECRED (Declaração das Administradoras de Cartões de Créditos) é uma declaração semestral apresentada pelas administradoras de cartão de crédito contendo o total de operações mensais realizadas com cartão de crédito e débito. Dessa forma, o fisco pode cruzar facilmente o faturamento mensal declarado pelas empresas e o valor efetivamente recebido nas vendas com cartão de crédito e débito. Além disso, o Regulamento do ICMS obriga que os estabelecimentos varejistas que aceitam cartão de crédito e débito utilizem um equipamento chamado TEF, o qual vincula a transação do cartão com a emissão do cupom fiscal automaticamente, evitando-se que a empresa receba recursos por meio de cartão e deixe de emitir o cupom fiscal;

− DIMOF (Declaração de Movimentação Financeira) é uma declaração semestral apresentada pelas instituições financeiras contendo o total de créditos e débitos em contas bancárias por mês. Esta declaração foi instituída para suprir a extinta CPMF, a qual era utilizada para fins de controle de movimentações financeiras;

− DIMOB (Declaração de Movimentação Imobiliária) é uma declaração anual apresentada pelas construtoras e incorporadoras contendo informações de unidades imobiliárias comercializadas. Além disso, as imobiliárias devem informar o valor mensal dos alugueis recebidos e operações realizadas;

− DOI (Declaração de Operações Imobiliárias) é uma declaração anual apresentada pelos Cartórios de Imóveis contendo informando de operações imobiliárias realizadas;

− SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) é o conjunto de obrigações acessórias que consiste no envio de informações eletrônicas integradas que podem ser utilizadas pelo fisco federal, estadual e municipal. As principais obrigações são a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), a Escrituração Contábil Digital (ECD), a Escrituração Contábil Fiscal (EFD e EFD-Contribuições) e a Escrituração Fiscal Social (eSocial).


Erros na Emissão de Notas Fiscais

As operações comerciais, industriais e de prestação de serviços normalmente estão sujeitas à incidência de tributos. A principal forma de o fisco tomar conhecimento das operações individualizadas de cada empresa é por meio da emissão de nota fiscal. Dessa forma, grande parte dos problemas detectados nas fiscalizações tem por base erros na emissão de notas fiscais, o que, em grande parte das vezes impacta diretamente no recolhimento dos tributos devidos. Elencamos alguns pontos de atenção:

− Manter sempre atualizado o cadastro de clientes e fornecedores, verificando a regularidade do CNPJ, da Inscrição Estadual e da Inscrição Municipal;

− Nas aquisições de mercadorias de empresas do Simples Nacional, realizar a consulta de optantes na Receita Federal para evitar problemas de crédito de tributos;

− Nas aquisições com nota fiscal em papel, verificar se o fornecedor está obrigado à emissão e nota fiscal eletrônica;

− Atentar para as regras de cancelamento de nota fiscal. Por exemplo, a nota fiscal pode cancelada dentro de 24 horas a partir da autorização de uso desde que não tenha ocorrido a saída da mercadoria do estabelecimento;

− Nas vendas em que o cliente rejeita o recebimento das mercadorias é importante não cancelar o documento fiscal, uma vez que já ocorreu a circulação da mercadoria, e consultar o Departamento Fiscal para maiores informações;

− Quando ocorrer a quebra da sequência da numeração de nota fiscal, o fisco deve ser comunicado até o dia 10 do mês subsequente;

− Nas vendas a varejo, no caso de emissão de nota fiscal em papel ou cupom fiscal, tais documentos devem ser enviados eletronicamente ao fisco por meio do REDF (Registro Eletrônico de Documento Fiscal);

− Em caso de perda, quebra, roubo ou extravio de mercadorias, é necessário enviar um relatório contendo a quantidade, o código e a descrição dessas mercadorias para os e-mails [email protected] e [email protected] para que seja possível realizarmos os ajustes nos tributos e nos estoques;

− Nas operações de remessas de mercadorias, atentar para o prazo de retorno definido pela legislação. Por exemplo, na remessa para demonstração o prazo é de 60 dias e na remessa para industrialização é de 180 dias.


8. Documentos de Afixação Obrigatória

8.1 Legislação Federal

− Tributária - Placa indicativa da opção pelo "Simples Nacional", para empresas dessa categoria de tributação;

− Saúde Pública - Placa indicativa da proibição de venda de cigarros para menores, para empresas que comercializam este produto.

8.2 Legislação Trabalhista

− Normas de Proteção aos Menores - Para empresas empregadoras de menores;

− Escala de Revezamento de Funcionários - para empresas que exijam trabalhos em dias de repouso;

− Aviso de Reembolso de Creches - Para empregadores que adotam este sistema;

− Quadro de Horário - Obrigatório a todos empregadores (exceto micro e pequenas empresas) que não adotam registros individualizados de controle de horários (manuais, mecânicos e eletrônicos);

− Segurança do Trabalho - Diversos avisos referentes à manutenção, armazenagem e manuseio de materiais perigosos, instalações elétricas, interdição de uso, etc.

8.3 Legislação Estadual e Municipal

− Tributária - Os estabelecimentos comerciais obrigados a emitir Nota fiscal deverão colocar o cartaz "Sonegar é Crime";

− Defesa do Consumidor - Os estabelecimentos comerciais e de serviços deverão colocar cartaz com telefones e endereços de Polícia Civil, Procon e Ipen e ainda manter um exemplar do Código de Defesa do Consumidor para consulta ao público;

− Fiscalização Sanitária - Colocação de cartaz com indicação do órgão sanitário de fiscalização;

− Preços - Os produtos expostos ao público na vitrine ou dentro do estabelecimento devem ter seus preços afixados obrigatoriamente nos produtos, de forma visível;

− Valor dos tributos - O valor aproximado dos tributos deverá ser divulgado nas notas fiscais emitidas ou em painel afixado em local visível do estabelecimento;

− Alvará de Localização e Funcionamento;

− Laudo do Corpo de Bombeiros;

− Licenças específicas de acordo com a atividade.

Documents

Manual do Cliente - Escritório de Contabilidade - São Paulo · − Relatório mensal de movimentação do caixinha, em meio eletrônico, que demonstre a natureza de cada movimentação