Manual do Sistema de Vendas Bouton

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Índice

1. Prefácio _______________________________________________________________________ 2

2. Visão Geral ____________________________________________________________________ 3

3. Equipamento Necessário __________________________________________________________ 5

4. Acessando a Extranet ____________________________________________________________ 6

4.1. Opções Extranet ___________________________________________________________________________ 6

4.2. Link Relatórios ____________________________________________________________________________ 7

5. Instalando o Sistema de Vendas – SVB ______________________________________________ 8

5.1. Acessando o Sistema pela Primeira Vez _______________________________________________________ 11

5.2. Dados de Configuração do Representante/Regional informados incorretamente na instalação ______________ 16

6. Conhecendo o SVB _____________________________________________________________ 18

6.1. Como acessar o SVB ______________________________________________________________________ 18

6.2. Tela Principal do SVB _____________________________________________________________________ 20

6.3. Acessando os Menus do SVB ________________________________________________________________ 21

7. Manutenção de Clientes _________________________________________________________ 22

7.1. Cadastro de Clientes _______________________________________________________________________ 24

7.2. Cadastrar Novo Cliente ____________________________________________________________________ 25

7.3. Demais Telas do Cadastro de Clientes _________________________________________________________ 28

7.4. Copiar Cadastro de Cliente de uma Empresa para outra ___________________________________________ 32

8. Manutenção de Pedidos _________________________________________________________ 33

8.1. Manutenção de Pedidos – Itens ______________________________________________________________ 38

8.2. Inclusão de Itens no Pedido Via Tabela ________________________________________________________ 40

8.3. Manutenção de Pedidos - Endereços __________________________________________________________ 42

8.4. Cópia de pedidos _________________________________________________________________________ 43

8.5. Atualizar Número do Pedido ________________________________________________________________ 43

9. Atualização dos Arquivos de Retorno e Remessa de Pedidos e Clientes ____________________ 44

10. Consultas ___________________________________________________________________ 47

11. Relatórios ___________________________________________________________________ 49

12. Outras Opções do Menu Principal _______________________________________________ 53

12.1. Internet _________________________________________________________________________________ 53

12.2. Utilitários _______________________________________________________________________________ 54

12.3. Ajuda __________________________________________________________________________________ 56

13. Cópia de Segurança da Base de Dados Local – SVB (Exportar\Importar) _____________ 56

14. Catálogo Virtual _____________________________________________________________ 57

14.1. Acessando o Catálogo Virtual _______________________________________________________________ 57

15. Glossário * __________________________________________________________________ 60

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1. Prefácio Este manual tem o objetivo de auxiliar os usuários a instalar e principalmente, utilizar o sistema de vendas externa, no qual auxilia a operacionalização da força de vendas externa. Não é o objetivo deste, ensinar a utilizar o sistema operacional Windows ou trabalhar com a Internet. Portanto este manual tem a premissa de que o usuário tenha uma noção básica nos itens acima descritos. Cada vez mais é constante a presença de vírus nos computadores, estes programas indesejáveis podem trazer sérios prejuízos ao usuário, e conseqüentemente prejudicando a operacionalização do SVB, bem como qualquer outro programa que possa estar instalado no equipamento. Portanto são de responsabilidade do usuário a instalação e atualização constante de um programa de antivírus. É de responsabilidade do Usuário (Representante) atualizar as informações do SVB, seguir as normas e políticas comerciais estipuladas pelo Departamento de Vendas. A Atualização da Base de Dados, remessas, retorno e envio de arquivos pelo SVB são processados no servidor da Bouton.

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2. Visão Geral Este sistema foi desenvolvido para otimizar a comunicação entre os representantes e a empresa, facilitando e agilizando principalmente a entrada de pedidos na empresa, bem como a consulta da posição dos mesmos, entre outros. O sistema usa a Internet como meio de comunicação, trocar informações com o servidor, por ser de baixo custo, fácil acesso, abrangente e bastante popular. O Sistema é composto por duas partes: A Extranet, que está localizada na Bouton/Brusque-SC, a qual é acessada via Internet, e o Sistema de Vendas Bouton (SVB), que fica residente em seu computador, e é fornecido pela Bouton. Não é necessário estar sempre conectado à Internet para trabalhar com o sistema, você deve estar conectado somente para enviar ou baixar arquivos (Atualização das Informações) e quando desejar fazer consultas on-line (Via Extranet), como pedidos ou notas. Portanto você pode ficar por um certo período digitando pedidos, e quando achar necessário, conectar na Internet e transmiti-los. O sistema atende aos seguintes pontos: Inclusão e envio para a Bouton:

• Clientes (Inclusão e Alteração) • Pedidos (Inclusão)

Consultas e Relatórios na base de dados do micro (sem estar conectado à Internet):

• Clientes • Clientes Ativos/Inativos • Condições de Entrega • Condições de Pagamento • Disponibilidade de Vendas • Ficha Cadastral dos Clientes • Fontes de Informações de Crédito • Dados dos Itens • Grupos de Itens • Informações Comerciais • Itens em promoção

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• Tabelas de preços • Pedidos Emitidos • Ramos de atividades • Representantes • Transportadoras

Consultas on-line (conectado na Internet) no site: http://relatorios.bouton.com.br/reports

• Pedidos • Notas Fiscais • Duplicatas • Disponibilidade de Vendas • Resumo de Vendas e Faturamento • Comissões • Pedidos • Notas Fiscais • Duplicatas • Disponibilidade de Vendas • Resumo de Vendas e Faturamento. • Entre outros que serão disponibilizados futuramente

Observação: As consultas on-line estão em constantes alterações, e certamente

irão mudar até a distribuição deste manual, por este motivo podem estar diferentes do exposto aqui. Porém qualquer novidade em relação às mesmas os usuários (Representantes) serão avisados por sua regional ou pelo Departamento de Vendas.

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3. Equipamento Necessário Passamos a seguir as configurações do equipamento (recomendado) para executar o Sistema de Vendas Bouton. Salientamos que quanto maior a configuração, melhor o desempenho de todo o sistema. Recomendado: Processadores: Pentium IV, Sempron 512 MB a 1 GB de memória RAM 500 MB de espaço livre no HD Monitor CRT ou LCD – 15” Mouse Teclado Placa de rede (para acesso via ADSL) Windows XP ou superior Microsoft Internet Explorer 9.0 ou superior 1 (uma) conta de E-Mail

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4. Acessando a Extranet Quando falamos em Extranet, nada mais é do que um acesso on-line e em tempo real das informações contidas nos servidores da Empresa, como pedidos, clientes, faturamento, duplicatas, comissões, etc... Para acessar, abra o seu navegador, na caixa de endereço digite o seguinte: http://relatorios.bouton.com.br/reports (em minúsculo). Após o endereço digitado teclar ENTER. Para facilitar o acesso futuramente, evitando digitar sempre o endereço, recomendamos que você coloque o endereço em seus favoritos.

Após digitar o endereço o sistema irá pedir as informações de autenticação conforme abaixo: Usuário: deverá ser informado o usuário (login) na Extranet. Senha: Informar a senha de acesso na Extranet Bouton. Estas informações serão passadas pelo suporte Bouton. Lembramos que como o endereço, o usuário e senha deverão ser informados sempre em caracteres minúsculos. Após digitar o usuário e a senha clique em “OK” ou teclar Enter. Caso pedir novamente o usuário ou senha, é porque alguma informação não foi informada corretamente.

4.1. Opções Extranet Quando for acessar o site da Extranet após digitar seu usuário e senha de acesso, a tela abaixo será exibida, com dois links disponíveis:

Importante: A senha é uma chave de acesso para a Extranet, portanto, por questões de segurança não divulgue a ninguém, pois ela garante a privacidade de suas informações.

Digite seu usuário fornecido pelo Depto. Informática, sendo que antes do seu usuário deverá colocar bouton\ Exemplo: bouton\rep0401 Digite sua senha fornecida pelo Depto. Informática.

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• Relatórios: onde você terá acesso aos relatórios: Pedidos, Notas Fiscais,

Duplicatas, Disponibilidade de Vendas, Resumo de Vendas e Faturamento, Comissões entre outros...

• Downloads: link para fazer downloads do programa de instalação do SVB, manual do uso do SVB, entre outros softwares de apoio (acrobat, edefisk, vnc, logmein...)

Na Extranet Bouton, no link Relatórios contém opções de consulta em tempo real, diretamente na base de dados da Bouton. Como estas opções estão em constantes modificações não iremos aqui entrar em detalhes ou listá-las totalmente, qualquer dúvida sobre as opções da Extranet poderá ser tirada através de sua Regional, ou pelo Departamento de Vendas.

4.2. Link Relatórios Abaixo uma pequena demonstração do Acesso ao Link Relatórios: Ao acessar o link Relatórios será exibida uma tela conforme abaixo, onde será listado o(s) nome(s) da(s) empresa(s) do grupo a qual o representante tem acesso, ou seja, somente serão exibidas as empresas de acordo com as configurações de acesso de cada representante. Selecione a empresa que deseja visualizar, clicando sobre a mesma, uma nova tela será exibida com os diversos módulos entre eles Ad (Administrativo) Co (Comercial) Fi (Financeiro). O módulo disponível para os Representantes e Regionais é o módulo Co. Caso você for acessar os outros módulos a seguinte mensagem é exibida: There are no items in Ad. Click Help for more information about this page. Basta então retornar ao Menu anterior através da seta de navegação do seu navegador ou usar o Menu do relatório conforme é mostrado na figura abaixo:

Ao acessar o módulo Co você terá acesso a uma nova página onde será exibido o módulo Rpre (exibido para os representantes e regionais) e módulo Rege (exibido somente para regionais). Para acessar basta clicar em cima do respectivo módulo. Ao acessar o módulo Rpre a tela abaixo será exibida mostrando os relatórios aos quais os representantes\regionais terão acesso. Para acessar clique em cima do relatório que desejar e forneça os dados solicitados de acordo com cada relatório, depois de informar os dados basta clicar no botão View Report que o relatório será exibido na tela.

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5. Instalando o Sistema de Vendas – SVB

Para a instalação do SVB são necessários alguns requisitos:

• Windows XP ou superior • Internet Explorer 9.0 ou superior

Para baixar o sistema de vendas (SVB), você deverá acessar o site: http://portal.bouton.com.br, acessar a “Área do Representante” e clicar em “Sistema de Vendas”, conforme as imagens abaixo.

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Ao clicar em Sistema de Vendas, seu navegador iniciará o download do instalador do sistema de vendas (setup.exe). Ao concluir o download, siga os passos abaixo:

• Execute o instalador.

• O sistema irá instalar todos os complementos necessários para o funcionamento do

sistema. Para isso, é necessário aceitar a instalação de cada um.

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• Após instalar os complementos, abrirá uma caixa de diálogo para a instalação do

sistema. Clique em Instalar.

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• Após realizar estes procedimentos o seu sistema estará instalado e um novo ícone será exibido na sua área de trabalho, conforme figura abaixo.

5.1. Acessando o Sistema pela Primeira Vez Ao acessar o SVB, pela primeira vez, você deverá ter em mãos o seu código de representante, senha (acesso à Extranet) e o último registro de pedido emitido. (caso você já tenha transmitido pedidos pelo SVB anteriormente). As telas abaixo serão exibidas:

01 – Clique em Novo para adicionar um representante.

02 – Na tela seguinte, informe seu código de representante e senha. Clique em Confirmar.

Obs.: Para realizar este procedimento é necessário estar conectado a internet.

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03 – Clique em OK para acessar o sistema

04 – Na opção “Tipo de Usuário” selecione a opção Representante caso seja um representante e Regional caso seja uma regional Observações:

• No campo Código do Representante informar seu código de representante (apenas campos numéricos. Exemplo: rep0431 deverá digitar somente 0431.

• No campo “senha para acesso”, deverá digitar a senha que o Departamento de Informática lhe passou, tudo em letras minúsculas.

• No campo “número do último registro de pedido” você deverá informar o ultimo registro de pedido emitido. Caso seja sua primeira instalação e nunca tenha enviado pedidos para a empresa, preencha o campo com zero (0).

• No campo “Identificação do Computador” você irá colocar a numeração a qual vai ser identificada essa instalação, de acordo com a quantidade de computadores que irão ter o SVB instalado (cada computador deverá ter um número diferente). Se você tiver apenas uma máquina será o número 1, caso tenha mais computadores a identificação passa a ser o número 2, e assim por diante. Desta forma poderemos identificar os dados enviados/recebidos de cada computador.

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Após confirmar os dados, a tela abaixo será exibida, caso seja a primeira instalação e você não tenha outro SVB instalado em outro computador, basta clicar em Sim. A mensagem abaixo somente será exibida quando for informado no campo registro 0 (zero).

Aviso Importante!

Após clicar em Sim a tela abaixo será exibida informando que seu sistema está configurado, basta clicar em ok.

Para utilizar o SVB primeiramente será necessário fazer a atualização dos seus dados (download das informações), então assim que você clicar em OK na tela anterior, automaticamente a tela abaixo será exibida, basta clicar novamente em OK.

No caso de uma reinstalação do programa ou mesmo uma nova instalação em outro computador não poderá ser informado no campo número do último registro o número 0 (zero), pois o número do registro de pedido é muito importante para o sistema, é por ele que o sistema faz todo o controle de envio dos pedidos, este número não poderá em hipótese alguma repetir. Não há nenhum problema em pular alguns números, mas nunca poderá retornar a numeração. Mais adiante abordaremos melhor sobre esse item em Reinstalação do SVB.

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Somente terá acesso ao sistema após o download dessas informações, pois elas que irão compor sua base de dados.

A tela da Atualização de Arquivos será exibida, já com algumas opções selecionadas, veja abaixo:

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Para iniciar o processo de atualização dos arquivos basta clicar em OK, sendo que neste momento você deverá estar conectado na Internet, basta clicar em Sim na tela abaixo que o processo de atualização terá inicio.

Assim que o processo foi iniciado uma tela semelhante á abaixo será exibida, onde você poderá acompanhar o status de cada processo.

= Processando = Concluído = Aguardando = Não Processado

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O tempo de execução desse processo com os dados acima selecionados, deve variar de acordo com as informações geradas para cada representantes, lembrando que para as regionais o processo irá demorar um pouco mais devido ao grande número de informações geradas por cada representante de sua regional. Assim que o processo é concluído a tela abaixo é exibida, basta clicar em OK

Na tela de Atualização de Arquivos, existe uma opção chamada “Cadastro de Estados/Cidades e Ceps” que não estará selecionada. Este é um processo que pode demorar até 40 minutos, dependendo da configuração de cada computador e da velocidade de sua internet. Uma carga inicial destes dados já está incluída na base de dados do seu SVB, logo, só é necessário fazer essa atualização quando houver alguma solicitação por parte da empresa.

5.2. Dados de Configuração do Representante/Regional informados incorretamente na instalação

Caso informe seus dados na configuração de instalação do SVB incorretamente (usuário ou senha), você não irá conseguir fazer a atualização das informações, pois não irá conseguir se conectar em nosso servidor para fazer o download, a tela abaixo será exibida:

Observação: Caso o computador esteja conectado a internet, o sistema buscará e instalará por atualizações automaticamente no momento de sua abertura.

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Nesse caso, você deverá verificar o que digitou na tela de configuração do SVB. Para acessar basta clicar na opção: ALTERAR DADOS DO REPRESENTANTE

Surgirá a tela abaixo, informe corretamente seus dados para que possa fazer a atualização das informações.

Clique nessa opção para alterar seus dados

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Após a instalação/configuração do sistema, é executada a atualização de todos os arquivos disponíveis na tela Atualizar Informações, com exceção Cadastro de Estados/Cidades e Ceps (que já está incluído na sua Base), e também do Retorno de Clientes e Pedidos, que deverá ser atualizado somente depois que você enviou pedidos ou clientes para a Bouton. O retorno de clientes e pedidos atualiza com o número correspondente os clientes e pedidos que você enviou para a Bouton, ou então atualiza as inconsistências, caso não tenha sucesso na atualização. Este processo executa, além da atualização das informações contidas na base de dados local, a remessa de clientes e pedidos para atualização nos servidores da Bouton.

6. Conhecendo o SVB

Nesse tópico iremos conhecer e abordar alguns assuntos relacionados à utilização do SVB.

6.1. Como acessar o SVB Para acessar o SVB basta clicar duas (2) vezes sobre o ícone de sua área de trabalho do Windows, que foi criado na instalação do SVB.

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A tela abaixo será exibida, a senha padrão de acesso é p (minúsculo):

Essa senha pode ser alterada, basta estar no SVB acessar o Menu: Utilitário - Altera Senha a tela abaixo é exibida. Basta colocar a senha que você desejar, mas não esqueça que esta senha refere-se à entrada do SVB de computador, não se trata da senha de acesso a extranet.

p

Digite nesse campo a nova senha

Redigite nesse campo a nova

senha

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6.2. Tela Principal do SVB

Menu Principal Barra de Atalho

Empresa Atual

Versão do Sisven Atual de sua máquina

Código do Representante

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6.3. Acessando os Menus do SVB

Você poderá acessar as opções pelo Menu Principal navegando nos menus de acordo com o que deseja acessar, ou pela barra de atalho onde o acesso a determinadas funções será mais rápido, colocando o mouse sobre o ícone da barra de atalho será exibida uma caixa de texto informando o que cada ícone corresponde, para acessá-lo basta clicar sobre o ícone. Acessando pelo Menu Principal

Acessando pela Barra de Atalho

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7. Manutenção de Clientes Acessar o SVB, clicar em Cadastros e depois em Clientes, ou clicar no botão correspondente na barra de tarefas/atalho. Nesta tela estarão cadastrados todos os seus clientes digitados ou não por você. Para você identificar os clientes que ainda não foram transmitidos, você deverá observar pelo código do cliente ou status, pois os não atualizados no Servidor da Bouton estarão com o código 0 ou status Cadastrado ou Transmitido. Ou seja, para os já atualizados o “status” aparecerá como Atualizado.

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Esta tela apresenta 5 (cinco) partes:

• Dados Gerais I - Informações comuns dos clientes • Dados Gerais II - Informações da Empresa • Endereços Complementares – Cadastro de endereços adicionais de Entrega e

Cobrança, as quais só deverão ser preenchidas, caso os endereços de entrega ou de cobrança seja diferente do endereço do cliente, informado em Dados Gerais I

• Observações – Parecer do representante sobre o cliente • Referências Comerciais

Você pode incluir quantos clientes desejar, e transmitir todos de uma só vez, conforme sua necessidade, porem aconselhamos que esta transmissão seja feita diariamente (caso exista informações a ser transmitidas). Você também pode incluir um ou mais clientes, e logo em seguida incluir os pedidos, sem transmitir os clientes, pois neste caso o pedido é feito pelo CNPJ/CPF do cliente.

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7.1. Cadastro de Clientes

Dados Gerais I Após acessar a opção de Cadastro de Cliente a tela abaixo é exibida a qual irá aparecer caso você já tenha feito a Atualização dos Arquivos do Sistema os seus clientes que estavam na Base de Dados do Servidor da Bouton.

Na parte inferior da tela Dados Gerais I, bem como também nas demais telas (Dados Gerais II, Endereços Complementares Observações...) encontra-se botões com as seguintes funções:

Botão Função Novo Inclui um novo cliente Editar Edita um cliente existente para que se possa fazer alguma alteração Excluir Exclui um cliente ainda não atualizado na Bouton

Cancelar Cancela uma inclusão ou alteração de cliente Sair Sai da Tela de Manutenção de Clientes

Mostra o primeiro cliente Mostra o cliente anterior Mostra o próximo cliente Mostra o último cliente

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7.2. Cadastrar Novo Cliente Para cadastrar um novo cliente estando da Manutenção de Clientes basta clicar no botão Novo. A tela abaixo é exibida:

Você deverá informar os dados do Cliente nos respectivos campos, sendo que os “Campos” que estão em “Amarelo” são campos obrigatórios, logo, deverão ser preenchidos, caso contrário não será possível fazer o cadastro do cliente. Na tela Dados Gerais – II também existem campos em “amarelo” que também deverão ser preenchidos para que você possa Salvar o seu registro. Para facilitar a pesquisa ao lado de alguns campos existe o ícone (Lupa de pesquisa) a qual pode ser acessado para facilitar a consulta de um determinado campo, onde será exibida uma nova tela com as informações da respectiva consulta, onde você poderá

Campos em Amarelo são de preenchimento obrigatório

Botão de Pesquisa (consulta)

CAMPO INCONSISTÊNCIA Mostra as inconsistências ocorridas na atualização do Cliente. Quando existe inconsistência este campo fica em vermelho. As mesmas devem ser corrigidas e o cadastro reenviado.

Observação: Os botões estarão ativos de acordo com a tela a qual o mesmo esteja liberado para uso, ou seja, onde ele aparecer desabilitado a função não está ativa para aquela tela.

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escolher um registro e transportá-lo diretamente para o campo que esta sendo incluído ou alterado, sem a necessidade de digitação. O campo Representante aplica-se somente para as regionais, pois um representante só pode incluir ou visualizar clientes dele mesmo. Esse campo já é preenchido automaticamente, não existe a necessidade de intervenção do usuário. Na digitação dos campos CNPJ/CPF, Inscrição Estadual, CEP e Ramo de Atividade o próprio sistema faz a validação do mesmo, logo se for digitado alguma informação incorreta ele não permitirá você concluir o cadastro, então você deverá consultar se os dados estão realmente corretos. No campo Data, sempre informar a data no formato: dd/mês/ano Exemplo: 31/01/2007 Após incluir todos os dados que estão nos campos em amarelo você poderá Salvar seu registro, podendo acessá-lo quando necessário para fazer qualquer alteração, sendo que sua exclusão só será possível enquanto você não tiver transmitido o mesmo para o Servidor da Bouton. Para acessar o cliente digitado ou qualquer outro já cadastrado para fazer qualquer alteração você deverá acessar o cliente desejado (pode usar no cadastro de clientes) a lupa de consulta, onde poderá ser feito à consulta por vários campos: código, nome, CGC/CPF, Cidade ou Status. Onde deverá escolher o registro desejado e transportá-lo diretamente para o campo que esta sendo incluído ou alterado, sem a necessidade de digitação, assim com o cliente na tela basta clicar no botão EDITAR e proceder com a inclusão/alteração desejada, salvando o mesmo novamente, caso não salve essas informações, a alteração feita não será gravada.

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7.3. Demais Telas do Cadastro de Clientes

Dados Gerais II (campos amarelos preenchimento obrigatório)

Endereços Complementares Cadastro de endereços adicionais de Entrega e Cobrança, as quais só deverão ser preenchidas, caso os endereços do respectivos clientes sejam diferentes do endereço informado na parte Dados Gerais I.

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Para incluir novos endereços basta clicar em Editar para que os campos sejam liberados, então preencher os campos e depois clicar no botão INCLUIR. Para alterar alguma informação dessa tela, basta selecionar/clicar no campo do código desejado, e clicar em Editar e fazer a devida alteração.

Para apagar basta selecionar o código desejado e clicar no botão Excluir. Não esquecer que após qualquer inclusão/alteração/exclusão deve-se SALVAR o cadastro do cliente. Caso não desejar salvar por algum motivo basta clicar em CANCELAR, que o registro ficará na situação no último salvamento.

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Tela de Observação Nesta tela o representante poderá colocar um parecer sobre o cliente, basta selecionar o cliente a qual deseja, clicar em EDITAR, e no campo em branco digitar as informações necessárias e após concluir a digitação SALVAR.

Digitar as informações neste campo

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Referências Comerciais

Para incluir referências comerciais basta selecionar o cliente, clicar em EDITAR em seguida no botão INCLUIR, onde uma tela de consulta será exibida para que se possa selecionar a(s) referência(s), e depois de selecionada(s) clicar no botão Transportar para que a(s) mesma(s) seja(m) adicionadas.

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Para apagar alguma referência informada basta selecionar a mesma e clicar no botão EXCLUIR.

7.4. Copiar Cadastro de Cliente de uma Empresa para outra No SVB você tem a facilidade de fazer a cópia de um cadastro de um cliente existente de uma determinada empresa para outra sem tem que digitar todo o cadastro novamente, apenas digitando o CNPJ do cliente o mesmo já pode ser transportado para empresa a qual você se encontra e deseja fazer a inclusão do cliente. Para isso basta você ter o cadastro do cliente corretamente cadastrado em uma das empresas, acessar a empresa que deseja que esse cliente seja cadastrado no seu SVB, acessar a opção de Cadastro de Clientes – Clicar no botão NOVO, e então digite o CNPJ do cliente que deseja incluir, em seguida a tela com a mensagem abaixo será exibida:

Deve-se clicar em “SIM” para que o cliente seja incluído, caso não desejar incluir o cliente basta clicar em “NÃO”. Depois de concluído o processo você pode já cadastrar pedidos para esse novo cliente, transmitir os arquivos de remessa de clientes e pedidos para que sejam processados no servidor da Bouton, e depois de 15 minutos pode-se

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buscar o Retorno de Clientes e Pedidos para que os mesmos sejam incorporados na base local do seu SVB com o código do cliente atualizado (caso não tenha nenhuma inconsistência) e também com o código do pedido (caso também não tenha nenhuma inconsistência), lembrando que no dia seguinte à inclusão de um novo cliente, você deve fazer atualização do Cadastro de Cliente para que o mesmo seja incorporado com todas as informações na base local do seu SVB.

8. Manutenção de Pedidos Acessar o SVB, clicar em Cadastros e depois em Pedidos, ou clicar no botão correspondente na barra de atalhos/tarefas. Nesta tela estarão todos os seus pedidos, inclusive os já transmitidos e os não transmitidos, você poderá identificá-los pelo número do pedido, pois os não atualizados pelo Servidor da Bouton estarão com número 0 (zero).

Você não poderá alterar pedidos já atualizados pelo Servidor da Bouton, esta operação é exclusiva para pedidos que ainda não foram transmitidos. Qualquer alteração no pedido (após a atualização no Servidor) deverá ser feita diretamente com o setor comercial. Após os pedidos serem transmitidos e atualizados nos Servidores da Bouton, o número do pedido será atualizado (processo feito através da atualização do retorno).

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Abaixo tela da Manutenção de Pedidos – Capa, que é composta de 3 partes:

A imagem acima é a tela de inclusão da “capa” do pedido. É necessário primeiro incluí-la para depois adicionar os itens ao pedido, que pode ser feito clicando na aba “Itens”. Você pode incluir quantos pedidos desejar, e transmitir todos de uma só vez, conforme sua necessidade. Aconselhamos que esta transmissão seja feita diariamente (caso exista informações a serem transmitidas). Salientamos que, caso você tenha digitado pedidos em seu sistema (SVB) e não tenha transmitido num intervalo de 10 dias, o servidor automaticamente não irá receber o seu pedido depois desse intervalo, irá retornar a mensagem que o “pedido foi digitado a mais de 10 dias”, logo somente excluindo o mesmo e refazendo para que o mesmo possa ser enviado e aceito. Existe nesta tela, pequenos botões com o ícone (Lupa de pesquisa) ao lado de alguns campos (como Clientes, Tabela de Preços, Condição de Pagamento, etc ...). Nele você pode acessar uma consulta do cadastro do mesmo. Pode-se então escolher um registro, e

Pedidos Itens

Endereços

Campos em Amarelo são de preenchimento obrigatório

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transportá-lo diretamente para o campo que esta sendo incluído ou alterado, sem a necessidade de digitação. Todos os campos em amarelo são de preenchimento obrigatório, os demais campos são campos opcionais.

Na parte inferior da tela de Pedido, Itens e Endereços encontram-se botões com as seguintes funções:

Botão Função

Mostra o primeiro pedido Mostra o pedido anterior Mostra o próximo pedido Mostra o último pedido

Copia Pedido Faz uma cópia do pedido atual. Este processo é muito útil quando se deseja emitir um pedido igual ou semelhante a outro já existente

Novo Inclui um novo pedido Editar Edita o pedido atual (caso ainda não atualizado na Bouton) Excluir Exclui o pedido atual

Cancelar Cancela uma inclusão ou alteração de pedido Sair Sai da Tela de Manutenção de Pedidos

Descrição dos Campos da Capa do Pedido

• Registro: Este campo é preenchido automaticamente quando um novo pedido é incluído. Ele identifica o pedido enquanto o mesmo não foi transmitido para a Bouton, pois neste caso o número do pedido é zero. Este número nunca pode se repetir, pois o sistema faz todo o controle de envio e atualização por ele. Devido a isto a importância de se colocar corretamente o número do último registro de pedido na instalação e configuração do SVB.

• Pedido: Este campo indica o número do pedido na Bouton e não pode ser alterado.

Quando um novo pedido é incluído este campo permanece como zero, e somente é atualizado quando é recebido o retorno dos clientes e pedidos enviados para Bouton, caso não tenha nenhuma inconsistência.

Observação: Os botões estarão ativos de acordo com a tela a qual o mesmo esteja liberado para uso, ou seja, onde ele aparecer desabilitado a função não está ativa para aquela tela.

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• Tipo de Pedido: Este campo indica o tipo de pedido que está sendo emitido.

Nele contém as opções:

� Normal (padrão) - A opção Normal é para pedidos comuns

� Especial - A opção Especial será utilizada somente no caso de pedidos especiais, tais como Bonificação, Remessa de consignação entre outros. No caso de um pedido especial, é necessário preencher o campo observação, e nele descrever que tipo de pedido se trata, bem como alguma referência ou motivo para emissão do mesmo. Este tipo de pedido sempre fica retido na análise, aguardando uma liberação, e não necessita ter valor mínimo. O pedido especial deverá conter no mínimo um Item.

• Código CGC/CPF Cliente: Neste campo é informado o código do cliente, ou o

CGC/CPF no caso do cliente ser novo, e ainda não foi transmitido o seu cadastro para a Bouton. Pode-se também clicar no botão ao lado do campo para pesquisar e transportar um cliente.

• Representante: Este campo é automaticamente preenchido, só tem acesso a ele as

regionais de vendas, pois um representante não pode alterá-lo.

• Tabela de Preço / Condição de Pagamento / Condição de Entrega: São campos de preenchimento obrigatório, em que a informações podem ser informadas diretamente ou através do ícone , transportando-as para o respectivo campo.

• Entrega: Data da entrega do pedido

• Emissão: Data da emissão do pedido, campo preenchido automaticamente.

• Data mínima de Faturamento: Este campo não é obrigatório. Deve ser

preenchido somente quando o cliente não aceitar a entrega antes de um determinado dia (dentro do mês de entrega). Caso contrário preencher somente o campo data de entrega.

• Base Pagto: Data base para início do vencimento das duplicatas

• Total/Parcial : Total se o pedido for faturado totalmente. Parcial se o pedido for

faturado em partes.

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• Desconto Capa: Desconto total aplicado no pedido

• Transportadora (FOB/Consig.): Estes campos não são obrigatórios. Devem ser

preenchidos somente quando a condição de entrega for FOB ou CIF/Destino. No caso de ser CIF (que é o padrão), não deve ser preenchido.

• Pedido do Cliente: Não é obrigatório, campo para identificar o cliente.

• Observação do Pedido: Essa parte serve para colocar observações diversas para o

pedido. Poderão ser colocadas quantas linhas forem necessárias. Este preenchimento é opcional.

• Inconsistências: Mostra as Inconsistências ocorridas na atualização do pedido.

Quando existir inconsistências a descrição desse campo fica em vermelho, as mesmas devem ser acertadas e o pedido reenviado. Ou seja, deve-se corrigir a devida inconsistência, SALVAR O PEDIDO para que o status dele altere de TRANSMITIDO para CADASTRADO e então você deverá enviar a Remessa de Clientes/Pedidos para que o mesmo seja novamente processado.

• Observação da Nota Fiscal: Incluir ou alterar as observações que constarão na

Nota Fiscal. Cuidado ao preencher este campo, tudo que for colocado nele será impresso automaticamente na Nota Fiscal.

• Valor Bruto Total: Valor do pedido sem desconto.

• Valor Líquido Total: Valor do pedido com desconto.

• Valor Líquido Integrado: Valor líquido do pedido integrado no sistema

• Status

� Atualizado: Já incorporado à base de Dados da Bouton. � Cadastrado: cadastrado localmente no SVB, mas não enviado para Bouton ou

não processado pela Bouton.

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8.1. Manutenção de Pedidos – Itens

Nesta tela você pode incluir, alterar, excluir ou apenas visualizar os itens de um determinado pedido. Ela é acessada através do botão “Itens” na Manutenção da Capa de Pedidos. A inclusão, alteração ou exclusão de um item só é permitida quando o pedido ainda não foi atualizado no servidor da Bouton (pedidos com número zero). Qualquer alteração no pedido (após a atualização no Servidor) deverá ser feita diretamente com setor comercial.

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Na parte superior direita da tela encontram-se os botões:

Botão Função Incluir Inclui itens no pedido após ter preenchido os campos, sendo que se

for informar até o campo Quantidade pode-se clicar diretamente o botão incluir que o item será incluído.

Incluir Via Tabela Inclui itens no pedido através de uma seleção direta na tabela de preços, digitando apenas as quantidades. Veremos esta opção com detalhes mais adiante.

Editar Edita um item para ser alterado Excluir Exclui um item

Cancelar Cancela uma inclusão ou alteração de item Ao lado da quantidade existe um pequeno botão que acessa a disponibilidade. Na tela dos Itens, existe também o ícone (lupa de pesquisa) a qual pode ser acessado para fazer, uma consulta de preços e quantidades. Pode-se então escolher um item, e transportá-lo diretamente para o campo sem a necessidade de digitação. Para incluir um item no pedido (além da inclusão via tabela que veremos adiante) basta informar o item (ao lado aparece à descrição e o preço unitário de tabela do mesmo), a quantidade e o desconto (se for o caso).

A movimentação nos campos Item, Quantidade e Desconto pode ser feita, através das teclas: TAB , ENTER ou com o MOUSE, sendo que se for utilizado umas dessas teclas até o final da digitação do campo DESCONTO ele automaticamente já inclui o item no pedido, sem ter a necessidade de clicar no botão INCLUIR. Mas caso for clicar no botão incluir não terá problema apenas a mensagem abaixo será exibida:

Para alterar um item você deve selecionar o mesmo na coluna “status” e então clicar no botão EDITAR, neste momento o item selecionado será exibido e você poderá fazer a alteração, sendo que só poderá apenas alterar um item por vez.

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Para excluir um ou mais itens do pedido, você deverá selecionar os mesmos na coluna, “status” e depois clicar no botão EXCLUIR. A mensagem abaixo será exibida, então clique na opção desejada.

Se você optar por “Não” nada será feito, se optar por “Sim” os itens selecionados serão excluídos.

8.2. Inclusão de Itens no Pedido Via Tabela Existe na tela de inclusão de itens do pedido, um botão denominado “Incluir Via Tabela”, no qual você pode, através de uma seleção, digitar apenas as quantidades de cada item e clicar no botão “Transportar” para adicionar os itens no pedido. Somente os itens com quantidades preenchidas, serão adicionados no pedido. Esta operação pode ser repetida várias vezes até que o pedido esteja completo.

Ao acessar essa tela, você poderá selecionar no campo descrição ou grupo, os itens que deseja que apareçam na grade, bem como se desejar mostrar somente linha normal ou

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todos os itens, basta após ter selecionado o desejado, clicar em PESQUISAR para que seja mostrado o resultado da pesquisa. Após a seleção feita, você poderá informar a quantidade desejada em cada item, diretamente na grade. Poderá ir teclando ENTER que o sistema vai mudando de linha automaticamente, digitando ou não alguma quantidade. Para navegar na grade você pode também utilizar as setas de direção (← → ↑ ↓) ou TAB. Lembre-se, será transportado para o pedido, apenas os itens que tiverem quantidade maior que 0 (zero).

O campo “Desconto” serve para aplicar uma porcentagem de um desconto para todos os itens a serem transportados naquela seleção.

O campo “Quantidade Geral” pode ser utilizado caso você deseje colocar a mesma quantidade para todos os itens da seleção. Você deve então preencher o mesmo com a quantidade desejada e clicar em aplicar ao lado do campo. Então será exibida uma mensagem conforme abaixo:

Se você clicar em “Não”, nada será feito. Clicando em “Sim” o sistema irá colocar a quantidade digitada em todos os itens da seleção. Depois deste processo, você poderá zerar um ou mais itens no qual, não quer que faça parte do pedido. Caso a quantidade aplicada não seja múltipla de algum item, aparecerá uma mensagem informando o item e a quantidade que deve ser múltipla, e a quantidade ficará zerada para este item. Deve-se então neste caso, acertar os itens que ficaram sem quantidade. Após definir todas as quantidades desejadas, você pode pressionar o botão “Transportar” que o sistema irá montar o pedido automaticamente. Este processo poderá ser repetido quantas vezes forem necessárias até completar seu pedido. Clicando no botão “Sair”, você sai da tela de inclusão via tabela, desprezando qualquer quantidade colocada na seleção.

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8.3. Manutenção de Pedidos - Endereços Nesta tela serão exibidas as informações dos Dados de Entrega e Cobrança, sendo que você poderá apenas ”alterar” as informações caso tenha informado as mesmas no Cadastro do Cliente.

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8.4. Cópia de pedidos

Esta tela permite a você copiar um pedido existente e criar um novo, e pode ser acessada através do menu Cadastro/Cópia de Pedidos. Pode-se também acessar através do cadastro da capa do pedido, neste caso as informações padrões já são preenchidas automaticamente. Ela é útil quando você tem pedidos semelhantes para serem digitados, assim você digita apenas um e faz a cópia para outros, ou cria um novo através de um pedido antigo. Após a cópia você pode alterá-los normalmente na tela de cadastro de pedidos, ajustando assim o novo pedido conforme a necessidade. Na parte “Copiar do Pedido” você informa o registro do pedido de origem, pode ser qualquer pedido que tenha digitado anteriormente, independente se ele já foi ou não transmitido para servidor da Bouton. Na parte “Para o Pedido:” tem informações do novo pedido, você pode trocar o cliente ou a data de entrega do novo pedido. As outras alterações deverão ser feitas na tela de Cadastro de Pedidos. Após conferir as informações é só clicar no botão OK e confirmar a cópia. Pode-se também, consultar e transportar pedidos ou clientes, clicando no ícone (Lupa de Pesquisa) ao lado do campo correspondente.

8.5. Atualizar Número do Pedido Esta opção é utilizada em casos especiais, ela atualiza o número do pedido, e pode ser acessada através do menu Cadastros - Atualiza Número do Pedido.

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Esta função poderá ser utilizada no caso de você digitar um pedido em seu sistema para transmissão, e por algum motivo precisar suspender a transmissão do mesmo (exemplo: falha na conexão e ou o mesmo foi digitado diretamente pelo Depto. de Vendas, ou o cliente pediu para cancelar momentaneamente). Nestes casos se você deixá-lo no sistema ele não será transmitido na próxima vez que você enviar outros pedidos.

Você terá então duas opções, a primeira é excluir o pedido, não aconselhável se você deseja manter um histórico de seus pedidos ou fazer uma cópia futura. A Segunda opção e mais aconselhável seria utilizar esta tela e atualizar o número do pedido, que você poderá obter através de uma consulta na Extranet (caso o pedido tenha sido digitado pelo Depto. de Vendas) ou então colocar com o número “999999” no caso de um cancelamento. Desta maneira este pedido não será retransmitido, e você poderá recuperá-lo no futuro e então enviá-lo caso desejar. Esta tela é bastante simples de ser utilizada, basta informar o número do registro do pedido (caso já seja do seu conhecimento) ou pode ser feita a consulta e transportar no botão “Consulta Pedidos”, e depois informar o número do pedido que você verificou na extranet, lembrando que nesse caso somente se o pedido foi digitado na empresa. Após conferir as informações clicar no botão “OK” e confirmar a atualização.

No caso de um cancelamento para preservação do pedido, aconselhamos utilizar o número 999999, pois neste caso você já sabe que os pedidos que tem este número, foram cancelados por você para não serem transmitidos naquele momento.

9. Atualização dos Arquivos de Retorno e Remessa de Pedidos e Clientes

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Após inclusão/alteração de clientes ou pedidos você deverá enviar essas informações para Bouton, para isso basta clicar no Menu – Utilitários ou clicar na barra de atalho/tarefas na opção: Atualização de Arquivos Acesso pelo Menu Principal

Acesso pela barra de atalho/tarefas:

Será exibida uma tela semelhante abaixo avisando que você tem pedidos/clientes para atualização:

Por padrão as opções de Remessa e Envio de Pedidos/Clientes estarão selecionadas, basta apenas clicar em OK na tela de Atualização de Arquivos, onde será gerado automaticamente o arquivo de remessa com a quantidade de clientes / ficha cadastral /

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pedidos a serem enviados, independente da empresa que você esteja, uma vez executado a atualização é feita para todas as empresas que você trabalha. Você pode executar este processo de Atualização de Retorno e Remessa quantas vezes achar necessário, nenhuma informação será duplicada. O sistema controla automaticamente a atualização das informações. Portanto caso haja alguma dúvida na execução deste processo, inclusive se foi ou não enviado a remessa de pedidos e clientes, execute-o novamente.

Observação: A cada 10 minutos todos os arquivos de remessa que chegam na Bouton são processados, logo você poderá buscar o retorno dos mesmos, cerca de 15 minutos após ter enviando suas remessas. Com isso você terá o retorno do que foi enviando, podendo o mesmo ter sido atualizado ou ter gerado uma inconsistência, a qual deverá ser analisada, corrigida e reenviada caso esteja dentro da política de vendas.

Observação: Toda vez que for fazer a inclusão de um novo cliente, você deverá Atualizar o Cadastro de Clientes, para que o mesmo seja incorporado na base local do seu sisven. Esse processo de atualização é feita toda madrugada em nosso servidor através de um processo que gera todas as informações do sisven para todos os representantes. Após as 05:00 hrs, todas as informações já estão geradas, logo podem ser atualizadas no seu micro. Caso você não execute esse processo você não poderá ter acesso às novas informações desse cliente no seu sisven (código do cliente por exemplo). Atenção: Ao cadastrar um novo cliente você sempre deverá enviar primeiramente a remessa do mesmo, e somente depois fazer a atualização do Cadastro de Clientes, ou seja, executará a Atualização do Cadastro de Clientes, somente após às 05:00 hrs do dia seguinte ao envio. Se você tiver alguma remessa de clientes para ser enviada, você não irá conseguir Atualizar o Cadastro de Clientes, o sistema não permite, só irá permitir depois do envio da remessa. É muito importante que você faça a atualização completa da Atualização de Arquivos, com exceção Cadastro de Estados/Cidades e Ceps, pelo menos uma vez na semana, para manter-se sempre atualizado.

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10. Consultas Para acessar as consultas disponíveis você poderá acessar via Menu Principal (todas consultas) ou mesmo pela barra de atalho/tarefas onde há possibilidades de acesso a algumas consultas.

As consultas disponíveis são : • Clientes Cadastrados • Condições de Entrega • Condições de Pagamento • Disponibilidade de Vendas • Ficha Cadastral dos Clientes • Fontes de Informações de Crédito • Grupos de Itens • Informações Comerciais • Itens • Itens em Promoção • Listas de Preços • Pedidos • Ramos de Atividades • Representantes • Tabela de Preços • Transportadoras

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Todas as consultas seguem o mesmo padrão, portanto estaremos falando de uma forma geral. Para acessá-las você deve clicar no menu “Consultas” e depois na opção desejada, que está em ordem alfabética. Como exemplo utilizaremos a Consulta Clientes.

Quando acessar qualquer consulta será apresentado todos os registros, desejando algo em específico, você deve preencher o campo apropriado e pressionar o botão “PESQUISAR”. Caso queira ordenar sua consulta por algum campo (código, nome, CGC/CPF...) de forma diferente clique no título da coluna desejada, que a ordenação será feita por essa coluna.

Em algumas consultas existe também um botão chamado “Transportar”, ele é usado quando a consulta foi chamada a partir de uma tela de cadastro, neste caso você pode escolher um registro clicando na linha correspondente ao mesmo, e depois transportá-lo para a tela anterior, pode-se também neste caso, clicar duas vezes na linha correspondente, que o registro será transportado. Mas somente será possível usar esse recurso onde o botão “Transportar” estiver ATIVO. Algumas consultas como Clientes, Tabela de Preços e Pedidos o campo descrição ou nome é pesquisado através de um padrão, ou seja, você digitando uma parte deste nome ou descrição, a pesquisa é feita independente desta parte estar no início, meio ou final da descrição ou nome.

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A grande maioria das consultas possui também uma opção em relatórios. E como todos os relatórios emitem primeiramente na tela, pode-se também usar como consulta, inclusive existe em todo o relatório um botão para pesquisa que veremos adiante.

Uma dica importante: Nas consultas que tem o campo “Status” por exemplo, você pode pesquisar se o mesmo foi transmitido ou não para Bouton. No caso de um cadastro ou alteração de um cliente, ou até mesmo para achar uma inconsistência de um cliente ou pedido, você poderá fazer essa consulta, colocando no campo “status” a palavra “cadastrado” e então fazer a pesquisa, logo qualquer cliente ou pedido que esteja em situação de cadastrado será exibido, com isso você saberá que esse registro não foi processado pela servidor da Bouton.

11. Relatórios Para acessar os relatórios disponíveis, você poderá acessar via Menu Principal.

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Os relatórios disponíveis são : • Imagem do Pedido • Relação de Pedidos Emitidos • Clientes • Clientes Ativos e Inativos • Condições de Pagamento • Disponibilidade de Vendas • Grupos de Itens • Informações Comerciais • Itens em Promoção • Representantes • Tabela de Preços • Transportadoras Assim como as consultas, os relatórios também seguem um padrão, portanto estaremos aqui falando de uma forma geral. Para acessá-los, você deve clicar no menu relatórios e depois na opção desejada. Os relatórios sempre são visualizados na tela, e impressos caso seja desejado. Para visualizar ou imprimir um relatório você deve preencher os campos apropriados e selecionar a ordem de impressão conforme a opção do relatório em questão, e depois pressionar o botão imprimir. Não é necessário ter uma impressora conectada para visualizar um relatório. Você pode apenas visualizar uma impressão sem realmente imprimir. Porém é necessário ter pelo menos uma impressora configurada como padrão, mesmo não estando conectada ao computador. Para demonstrar como os relatórios são visualizados, como exemplo iremos gerar o Relatório de Tabelas de Preço, assim abordaremos em seguida as opções que podem ser executadas.

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Observe que o mesmo antes de ser enviado para impressora, o relatório é exibido na tela, onde poderemos executar algumas opções, tais como, enviar para um e-mail, exportar para um arquivo em formato Word/Excel, somente visualizá-lo na tela ou mesmo enviá-lo para a impressora. A seguir função de cada ícone:

� Exportar Relatório (pode ser exportado para vários formatos entre eles para pdf (acrobat) xls(Excel) doc(Word) ...Para selecionar o formato desejado basta clicar na seta Salvar Como Tipo e escolher , e no campo Nome do Arquivo digitar o nome a qual deseja salvar o arquivo.

� Envia o relatório para Impressora

� Mostra grupos do relatório (caso os tenha)

� Primeira Página

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���� Página anterior

���� Próxima Página

���� Última Página

���� Vai diretamente para uma página especifica

���� Fecha um sub-relatório (caso exista)

���� Botão de pesquisa, pesquisar por texto digitado no relatório

���� Altera o Zoom do relatório

� Envio de relatório por e-mail (esta opção somente estará disponível se as configurações de e-mail estiverem preenchidas no Menu Cadastro – Configurações). Para configurar essas opções entre em contato com Suporte - Bouton

Esses parâmetros são configurados de acordo com o provedor de e-mail de cada representante.

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12. Outras Opções do Menu Principal

12.1. Internet

Você pode acessar através no SVB as opções do Menu Internet a qual irá automaticamente abrir a Internet e a página a qual você deseja acessar nesse menu, sem ter que sair do SVB e abrir o Navegador de Internet, bem como também poderá enviar um e-mail para os destinatários ali cadastrados.

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12.2. Utilitários

No Menu Utilitários você irá encontrar as seguintes opções:

• Atualização das Informações – Processo que executa as atualizações do sistema.

• Altera Empresa - Utilizado para alterar a empresa atual sem sair do sistema.

• Reparar/Compacta Banco - Processo que compacta e otimiza o banco de dados.

• Alterar Senha - Altera a senha de entrada no sistema SVB.

• Exclui Tabela de Preços - Exclui todos os itens de uma determinada tabela de preços. Utilizado para fazer uma limpeza no sistema, caso você não a utilize mais.

• Excluir Pedidos - Exclui os pedidos do sistema de uma determinada data. Utilizado

também para fazer uma limpeza no sistema, caso haja necessidade.

• Calculadora - Abre a calculadora do Windows para um uso eventual.

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• Calendário - Abre uma tela com um calendário para uma eventual consulta.

• Exportar\Importar Base de Dados - Utilizado para fazer Backup das Informações de Pedidos e Fichas Cadastrais de Clientes.

• Migração de pedidos da versão 3 - Utilizado para migrar os pedidos da versão 3

do SVB. Caso você desejar migrar seus pedidos da versão 3 para a versão 4, lembrando que esse processo deverá ser feito antes de você começar a trabalhar com o SVB, ou seja, antes de você cadastrar clientes ou pedidos e enviar pela versão 4. Para migrar os dados basta clicar no ícone para localizar o caminho da base do SVB3, que por padrão está localizada na seguinte pasta: C:\Arquivos de Programas\SVB3\bin ou C:\Program Files\SVB3\bin com o nome dbSVB3.mdb Depois de encontrado a base basta clicar 2 vezes sobre o arquivo dbSVB3.mdb para que o mesmo seja transportado para a tela de migração, depois clicar no botão REIMPORTAR e clicar em “SIM” quando aparecer a mensagem perguntando se deseja realmente excluir os dados da importação anterior. Aguardar o processamento das informações, podendo em algumas tabelas ocorrer algum erro que pode ser ignorado, na conclusão da importação pode aparecer a mensagem informando que ocorreram erros durante a importação, basta clicar em OK. Depois você deverá acessar o cadastro de pedidos para verificar se seus pedidos foram importados, em seguida deverá fazer a Atualização das Informações para que os arquivos sejam todos atualizados, desmarcando apenas as opções: Remessa e Retorno de Clientes e Pedidos e Cadastro de Ceps, as demais opções devem ser todas atualizadas. Obs.: Se a base de dados do SVB3 esteja com algum registro corrompido a importação pode não ser executada, logo não há como fazer a migração.

• Consulta Atualização das Informações – É exibida a Data/Hora da última

atualização que você fez.

• Catálogo Virtual – O catálogo virtual será aberto possibilitando a visualização total do catálogo.

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12.3. Ajuda Nesse menu você encontrará as seguintes opções:

• Manual de Ajuda – Manual do SVB • Sobre – Mostra informações de Versão do SVB.

13. Cópia de Segurança da Base de Dados Local – SVB (Exportar\Importar)

Você poderá fazer uma cópia de segurança da base de dados do seu SVB caso precise formatar seu computador ou por segurança e desejar manter os registros dos pedidos já digitados. Para isso antes mesmo de formatar seu equipamento ou mesmo desinstalar o SVB, você deverá acessar o SVB no Menu Utilitários – Exportar\Importar Base de Dados, a tela abaixo será exibida:

Selecione o local onde deseja fazer a exportação não necessariamente precisa ser o local C:\SVB você pode acessar a lupa ao lado e criar ou escolher uma nova pasta no seu computador, ou mesmo até utilizar um dispositivo externo tipo pendrive. Aconselhamos que, seja criada uma nova pasta, ou seja, utilizado diretamente um pendrive, pois caso optar em fazer a exportação para o local C:\SVB e deixar os arquivos exportados nessa pasta, quando for eliminar a pasta SVB para poder fazer novamente a instalação do SVB, esses dados serão perdidos, e você não terá a cópia de segurança da base de dados.

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Após escolher o local onde os arquivos serão exportados, basta clicar em Executar para que o processo tenha inicio, após a conclusão do processo verifique se os arquivos foram gerados corretamente (todos os arquivos são gerados com formato txt). Então depois que você fez novamente a reinstalação do SVB você poderá importar a base de dados que você exportou anteriormente, para isso basta ir ao Menu Utilitários – Exportar/Importar Bancos de Dados e selecionar a opção Importar e apontar o local para a pasta ou dispositivo onde estão armazenados os arquivos, assim seus registros voltam para a Base de Dados da nova instalação.

14. Catálogo Virtual O catálogo virtual é uma área em que as imagens dos produtos podem ser visualizadas. Informações mais detalhadas de cada produto podem ser encontradas nas telas do catálogo virtual.

14.1. Acessando o Catálogo Virtual O catálogo pode ser acessado através de seu ícone ou através de qualquer tabela em que o código do item apareça (ver imagens abaixo).

Clicar no ícone

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Funções do Catálogo Algumas das principais funcionalidades do catálogo virtual serão detalhadas nos tópicos e na imagem abaixo:

• 1) Seletor de Tabela de Preços: As imagens serão exibidas de acordo com as liberações de cada tabela de preços.

• 2) Seletor de Coleções: Área que possibilita que coleções específicas sejam selecionadas.

• 3) Exibição de Imagens: Na área de exibição de imagens encontra-se a esquerda uma lista de imagens da grade selecionada em tamanho pequeno, e a direita encontra-se a imagem selecionada em tamanho maior. Ao clicar em uma das imagens da esquerda, a mesma será exibida na área maior.

• 4) Área de Busca e Navegação: Na área de busca e navegação são encontrados filtros por item (código de produto) e de palavra chave. Também são encontrados os botões que permitem navegar entre as grades.

• 5) Botões da Grade: Nesta área são encontrados os botões de variação de cor (que exibe os códigos dos produtos para cada variação, diga-se grade de produtos), detalhes da grade selecionada, e zoom da imagem que está sendo exibida.

• 6) Botão de Atualização: Botão que permite a atualização do catálogo virtual.

Clicar em Abrir para o catálogo ser

aberto no tiem selecionado

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Atualização do Catálogo Virtual A atualização das informações do catálogo virtual ocorre separada das atualizações do SVB. Para atualiza-lo, basta clicar no botão Atualizar Catálogo, identificado como tópico 6 na imagem anterior. Ao clicar no botão será exibida uma mensagem informando que é necessário estar conectado a internet e perguntando se deseja realizar a atualização agora, conforme imagem abaixo.

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15. Glossário * Área de Trabalho: Tela principal do Windows. Atalho: Ícone que acessa diretamente um programa, arquivo ou pasta. Baixar Arquivo: Ver download. Barra de Tarefas: Barra localizada abaixo do menu com botões que acessam um determinado programa ou função com apenas um clique. Download: Copiar um arquivo ou programa de um servidor da Internet para o computador local, também denominado como baixar arquivo. Extranet: Rede interna de uma organização, estendida para usuários externos como clientes, fornecedores ou parceiros em geral, que utiliza os recursos da Internet, no qual somente pessoas autorizadas têm acesso. E-Mail: Correio eletrônico que usa a Internet como meio de comunicação. Internet: Rede mundial de computadores. Intranet: Rede interna de uma organização que usa os recursos da Internet, no qual somente pessoas autorizadas têm acesso. Navegador: Programa utilizado para visualizar as páginas da Internet, também conhecido como browser. Entre os mais utilizados estão o Internet Explorer, Firefox e o Google Chrome. On-line: Neste manual trata-se on-line como conectado na Internet, embora seu significado seja mais amplo. Pasta: Local no disco do computador onde são armazenados os arquivos, como programas ou documentos. * Este glossário tem o objetivo de esclarecer os termos não comuns usados neste manual, portanto as definições são simples e breves. Para uma definição mais detalhada, devera-se procurar alguma literatura específica. Manual Desenvolvido por: Depto. Informática Bouton