Manual Eletronico Do CIAF

-1 TESCHE & VASCONCELOS - GSI -1 FORNECENDO SOLUES EM SOFTWAREFone: (35) 3712-2201 www.tvsistemas.com.br [email protected]

C I A F ......................................................................................................................................................... 5 Recursos adicionais da verso Master ............................................................................................................ 5 Consideraes Iniciais ...................................................................................................................................... 6 Acessando o CIAF ............................................................................................................................................ 7 1 - Menu Cadastro ............................................................................................................................................ 8 A - Cadastro de Endereos ............................................................................................................................. 8 B - Cadastro de Categorias ............................................................................................................................ 9 C - Cadastro de Clientes .............................................................................................................................. 10 Outras Informaes .................................................................................................................................. 10 Restries Cadastrais ................................................................................................................................ 11 Crditos .................................................................................................................................................... 11 Informaes de Cobrana ......................................................................................................................... 11 Histrico ................................................................................................................................................... 12 Observaes.............................................................................................................................................. 12 D - Cadastro de Fornecedores ..................................................................................................................... 13 Complemento ........................................................................................................................................... 13 Vendedores ............................................................................................................................................... 14 Informaes Bsicas ................................................................................................................................. 14 E - Cadastro de Transportadoras ................................................................................................................. 14 F - Agenda de Compromissos....................................................................................................................... 15 G - Cadastro de Contatos ............................................................................................................................. 15 H - Cadastro de Vendedores ........................................................................................................................ 16 I - Cadastro de Histricos ............................................................................................................................ 16 J - Cadastro de Operao Fiscal ................................................................................................................. 17 L - Cadastro de Funcionrios ...................................................................................................................... 17 Documentos .............................................................................................................................................. 18 Outras Informaes .................................................................................................................................. 18 Informaes sobre Datas e Pagamento ..................................................................................................... 18 Observaes.............................................................................................................................................. 19 M - Cadastro de Convnios .......................................................................................................................... 19 2 Menu Financeiro....................................................................................................................................... 20 A Controle Bancrio.................................................................................................................................. 20 Contas Bancrias ...................................................................................................................................... 20 Lanamentos Bancrios ............................................................................................................................ 21 Cheques Pr-Datados................................................................................................................................ 21 Consulta de Saldos ................................................................................................................................... 22 B - Contas a Pagar ....................................................................................................................................... 22 C - Contas a Receber.................................................................................................................................... 23 Contas a Receber ...................................................................................................................................... 23 Mltiplas Parcelas .................................................................................................................................... 24 D Controle de Caixa .................................................................................................................................. 25 E - Oramentos ............................................................................................................................................. 26 1


F - Vendas .................................................................................................................................................... 28 Rpida....................................................................................................................................................... 28 Informaes do Cliente......................................................................................................................... 29 Forma de Pagamento - 01 ..................................................................................................................... 29 Forma de Pagamento - 02 ..................................................................................................................... 29 Forma de Pagamento - 03 ..................................................................................................................... 30 Informaes sobre Entrega ................................................................................................................... 30 Observaes.......................................................................................................................................... 30 Nota Fiscal................................................................................................................................................ 32 Dados Principais ................................................................................................................................... 32 Complemento / Servios....................................................................................................................... 33 Produtos da Nota .................................................................................................................................. 34 Forma de Pagamento ............................................................................................................................ 35 Pr-Venda ................................................................................................................................................. 38 G Resumo Financeiro ................................................................................................................................ 38 H Fechamento Dirio ................................................................................................................................ 40 I - Duplicatas ................................................................................................................................................ 40 J - Convnios ................................................................................................................................................ 41 Lanamentos ............................................................................................................................................. 41 Baixa de Lanamentos .............................................................................................................................. 41 L Arquivo de Cheques Recebidos .............................................................................................................. 42 3 Menu Estoque ........................................................................................................................................... 43 A Grupos de Produto ................................................................................................................................. 43 B Grupos de Reajuste ................................................................................................................................ 44 C Cadastro de Marcas............................................................................................................................... 44 D Matria Prima ....................................................................................................................................... 45 E Cadastro de Produtos ............................................................................................................................ 46 Produtos Cadastrados ............................................................................................................................... 46 Dados Principais ....................................................................................................................................... 47 Observaes.............................................................................................................................................. 48 Matria Prima ........................................................................................................................................... 49 Grade / Caracterstica ............................................................................................................................... 50 F Cadastro de Promoes ......................................................................................................................... 51 G Tabela Preo Alternativo....................................................................................................................... 51 Tabelas ..................................................................................................................................................... 51 Criao de Preos Alternativos................................................................................................................. 52 H - Movimentao ........................................................................................................................................ 53 Matria Prima ........................................................................................................................................... 53 Produtos .................................................................................................................................................... 54 Entradas ................................................................................................................................................ 54 Entradas por Produo .......................................................................................................................... 55 Sadas ................................................................................................................................................... 56 I Reajuste de Preos .................................................................................................................................. 56 Por Grupo Cadastral ................................................................................................................................. 56 Por Grupo de Reajuste .............................................................................................................................. 57 4 - Servios ...................................................................................................................................................... 58 A Cadastro de Status ................................................................................................................................. 58 B Abertura de Ordem de Servio ............................................................................................................... 59 2


C Fechamento de Ordem de Servio ......................................................................................................... 61 5 - Relatrios ................................................................................................................................................... 64 Caixas de Dilogo ........................................................................................................................................ 64 Relatrios em Destaque................................................................................................................................ 66 6 - Consultas .................................................................................................................................................... 79 A - Clientes ................................................................................................................................................... 79 Central de Informaes............................................................................................................................. 79 B Contas a Pagar ...................................................................................................................................... 81 C - Fornecedores .......................................................................................................................................... 82 D - Produtos ................................................................................................................................................. 82 E - Grupos .................................................................................................................................................... 83 F Saldo de Conta Bancria ....................................................................................................................... 83 G - Histricos ............................................................................................................................................... 84 H Cheques Recebidos ................................................................................................................................ 84 I - Convnios ................................................................................................................................................ 85 7 - Grficos ...................................................................................................................................................... 86 A Modelo Padro ...................................................................................................................................... 86 B Evoluo das Vendas ............................................................................................................................. 87 C Vendas vista e a prazo ........................................................................................................................ 87 D Produo dos Vendedores ..................................................................................................................... 88 E Movimento do Caixa .............................................................................................................................. 88 8 - Diversos ...................................................................................................................................................... 89 A Efetivao do Sistema ............................................................................................................................ 89 B Suporte ao Sistema ................................................................................................................................. 91 C Sobre o CIAF ......................................................................................................................................... 92 D Ajuda do Sistema ................................................................................................................................... 92 E Importao de Dados ............................................................................................................................. 92 F Exportao de Dados ............................................................................................................................. 93 G Manuteno do Sistema ......................................................................................................................... 93 H Parmetros do Sistema .......................................................................................................................... 94 Vendas ...................................................................................................................................................... 94 Financeiro ................................................................................................................................................. 96 Ordem de Servio ..................................................................................................................................... 97 Estoque ..................................................................................................................................................... 98 Diversos .................................................................................................................................................... 99 I Usurios do Sistema.............................................................................................................................. 100 J- Calculadora ............................................................................................................................................ 100 L Trocar Usurio..................................................................................................................................... 100 M Instalar Cdigo de Barras................................................................................................................... 101 3


N Backup Rpido ..................................................................................................................................... 101 O Sair do Sistema .................................................................................................................................... 101 Acesso Rpido ............................................................................................................................................... 101 Perguntas mais freqentes. .......................................................................................................................... 102

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C I A FControle Integrado Administrativo e FinanceiroA empresa A Tesche & Vasconcelos uma Software House, criada em abril/1998 situada na cidade de Poos de Caldas MG, que atua em todo territrio nacional fornecendo sistemas desenvolvidos com tecnologia de ponta. Os sistemas desenvolvidos possuem como caracterstica sua fcil instalao e utilizao de forma que os administradores/empresrios no necessitem de conhecimento em informtica. Buscando a inovao, nossos sistemas foram desenvolvidos com base em informaes repassadas por vrios de nossos clientes possibilitando desta forma a elaborao de sistemas sem telas complicadas ou burocrticas para um determinado procedimento, prova disso que disponibilizamos verses de avaliao que permite que o futuro cliente teste nosso sistema. Um dos principais reconhecimentos que a T&V obteve foi a publicao do CIAF na revista InfoExame ( edio extra ) de Ago/2002 que trazia uma seleo dos melhores softwares disponveis na Internet onde nosso sistema estava entre os seis melhores na categoria Administrao. O CIAF indicado para Empresas de comrcio Empresas de servios Distribuidoras Pequenas Indstrias Autopeas Lojas de informtica Lojas de telefonia / celular Materiais de construo Lojas de eletrodomsticos Lojas de mveis Lojas de convenincias Relojoarias ticas Confeces Loja de calados Lojas de discos Papelarias Atacados Comrcio de pneus Mercados Comrcio de tintas Lojas de brinquedos Cosmticos e perfumaria Lojas de carne Lojas de doces Lojas de presentes Comrcio em geral Lojas de esporte

Recursos adicionais da verso Master Alm dos itens destacados em azul, que so recursos adicionais oferecidos pela verso Master do CIAF, sua empresa poder contar com suporte gratuito via fone ou e-mail e mais: Menu de acesso rpido Banco de dados compatvel com SQL que torna o sistema muito rpido mesmo quando utilizado em rede. O cliente pode enviar sugestes para novas verses. Gerao de oramentos no formato HTML, para envio atravs de e-mail. Importao de produtos de um determinado oramento para uma venda. Base de dados com Cep de todo o Brasil Novo Menu que reduz a utilizao de mouse Venda Rpida c/ comprovante de compra ideal para impressoras 40 colunas ou jato-de-tinta Acesso ao sistema atravs de senha e nveis de acessos diferenciados Utilizao do sistema em rede de computadores em toda sua empresa No apresentada nenhuma propaganda Suporte prioritrio com o prprio desenvolvedor do sistema No necessrio pagamento de taxa de manuteno mensal Possibilidade de criar tabelas alternativas de preos para um mesmo produto e aplic-las a um determinado cliente ou mais. Verso Master hoje utilizada por mais de 300 clientes em todo o Brasil. Recebimento do sistema completo licenciado no mesmo dia da confirmao de pagamento. Fcil operao (telas descomplicadas) sem necessidade de conhecimentos em informtica.

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Consideraes IniciaisO CIAF um sistema que pode funcionar de maneira integrada (ex.: Ao efetuar uma venda o Contas a Receber alimentado), ou no. Por este motivo importante salientar que antes de iniciar a utilizao do sistema, o usurio deve acessar o Menu Diversos, opo Parmetros do Sistema (pg.: 77) e refletir sobre qual vai ser a melhor configurao para sua empresa. O CIAF totalmente configurvel, e roda atendendo as necessidades do Cliente, e este o seu diferencial frente a outros softwares Administrativos/Financeiros do mercado. A verso Master do CIAF comporta suporte total e gratuito, via e-mail [email protected] ou telefone (35) 3712-2201, para que o suporte atenda ao cliente da melhor maneira possvel, importante salientarmos alguns pontos: Ao entrar em contato com o suporte via telefone, seja claro nas informaes que vai passar, informe, o caminho completo do menu, (ex.: Financeiro, Vendas, Venda Rpida), dvida e/ou problema ocorrido e em que momento ocorreu. D preferncia ao suporte por e-mail, desta maneira o cliente colabora com outros e possibilita um maior nmero de atendimentos. Nunca esquea de informar a verso do CIAF que voc est utilizando esta informao encontra-se no Menu Diversos, Sobre o CIAF. Caso voc esteja utilizando sua mquina e observar que o CIAF est travando, sem nenhum motivo aparente e sem trazer mensagem de erro, provavelmente seu equipamento ou o Windows pode estar com algum problema, antes de entrar em contato com o Suporte do CIAF, chame um tcnico em hardware para verificar. O usurio deve ter em seu servidor um no-break ou pelo menos um estabilizador de voltagem para sua segurana e dos dados do CIAF. O backup deve ser feito diariamente, a partir da verso 3.05 gerado um arquivo de backup na pasta Backup que se encontra no diretrio CIAF-305 este arquivo deve ser salvo em CD, Fita-Dat, outro computador da rede ou qualquer outro tipo de mdia diponvel, no recomendamos disquetes apesar do mesmo poder ser utilizado.

O suporte da TVSistemas visa sanar as dvidas e solucionar os problemas mais simples dos usurios, questes de maior complexidade so encaminhadas ao setor tcnico e obedecem ordem de chamada. Esperamos que este Manual ajude o usurio a obter um rendimento ainda maior do CIAF.

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Acessando o CIAFPara acessar o CIAF o cliente deve clicar em Iniciar, Programas, CIAF, CIAF 3.05 MASTER. Ser apresentada a tela a seguir:

Para primeiro acesso o cliente deve digitar CIAF (enter), CIAF (enter). Aps a tela de apresentao visualizaremos a tela Principal do Sistema.

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1 - Menu CadastroO primeiro item do menu o de CADASTRO, para que o Sistema rode perfeitamente, se faz necessrio cadastrar alguns itens bsicos, como, por exemplo, CLIENTES, ao efetuar lanamentos nas CONTAS A RECEBER necessrio ter um cliente cadastrado, em contra partida, ao cadastrar um CLIENTE se faz necessrio cadastrar uma CATEGORIA. Nossos primeiros passos dentro do sistema sero: 1) 2) 3) 4) 5) 6) Cadastrar todas as Categorias, Cadastrar todos os Clientes, Cadastrar todos os Fornecedores, Cadastrar todos os Vendedores, Cadastrar todos os Histricos passveis de utilizao, Cadastrar as Naturezas de Operaes mais utilizadas.

A - Cadastro de Endereos

O Cadastro de Ceps e Endereos, foi desenvolvido com o intuito de facilitar a vida do usurio no ato da incluso de endereo no Cadastro de Clientes. Seu preenchimento no obrigatrio, pois a medida que o Cadastro de Clientes preenchido os endereos vo sendo adicionados a este cadastro. O cliente ainda tem a opo de importar o Cadastro de Ceps de todo o Brasil, atravs do arquivo disponvel em nosso site. Para efetuar o download o cliente deve acessar o site de nossa empresa www.tvsistemas.com.br na pgina de downloads clicar no link indicado, salve o arquivo em uma pasta no seu computador ( sugerimos a pasta de instalao do CIAF ), aps efetue um backup do CIAF e em seguida acesse-o, v at o menu diversos e clique em "importao de dados" e siga os procedimentos descritos na tela, qualquer dvida entre em contato com nosso suporte tcnico. Podemos observar que na parte inferior do Cadastro de Ceps e Endereos, existem vrios botes de comando, no CIAF a maioria das telas tem estes botes, vamos conhec-los melhor.

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01) Boto Novo: Na abertura de uma tela este boto estar habilitado, sempre que o usurio quiser inserir novas informaes, deve clicar neste boto ou simplesmente dar ENTER, outra opo a combinao das teclas ALT + N. 02) Boto Alterar: Tambm habilitado na abertura de uma tela, a funo deste boto a de alterar o registro mostrado na tela. 03) Boto Gravar: Este boto estar desabilitado na abertura da tela, aps clicar no boto Novo ele estar apto a salvar incluses ou possveis alteraes do registro. 04) Boto Desfazer: Outro boto que estar desabilitado na abertura da tela e s estar habilitado aps clicar no boto Novo ou Alterar, deve ser utilizado quando o usurio no quiser dar continuidade ao lanamento. 05) Boto Excluir: Este boto marca para excluso o registro mostrado na tela. 06) Boto Localizar: Ao clicar neste boto, outra tela ser aberta onde o usurio ter uma viso geral dos dados adicionados, disponveis no arquivo. 07) Boto Incio: Vai para o primeiro item cadastrado, obedecendo ao ndice da tabela. 08) Boto Anterior: Vai para o item anterior ao atual. 09) Boto Prximo: Vai para o item posterior ao atual. 10) Boto Final: Vai para o ltimo item cadastrado obedecendo ao ndice da tabela. 11) Boto Sair: Fecha a tela atual.

B - Cadastro de Categorias

A tela de Cadastro de Categorias tem por objetivo permitir ao usurio do sistema um maior controle sobre os tipos de cliente e fornecedores. Atravs desta tela voc pode criar diversas categorias como, por exemplo: Especial e Comum ou ainda por ramo de atividade (Engenheiros, Arquitetos, etc...). Com este pequeno controle possvel emisso de relatrios para determinada categoria ou segmento.

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C - Cadastro de Clientes

Atravs do Cadastro de Clientes do CIAF voc pode ter controle total sobre as mais diversas informaes do mesmo, desde dados bsicos como Endereo at o total acumulado das compras. Nesta primeira tela aps clicar em Novo, digitam-se as informaes bsicas do cliente como Endereo, Telefone, CPF/CNPJ, etc..., observe que o Cdigo do Cliente gerado automaticamente pelo sistema se deixado em branco, caso contrrio o CIAF ir respeitar o cdigo fornecido pelo operador. O Cadastro de Clientes conta com algumas guias onde o usurio poder complementar o cadastro do cliente, so elas:

Outras Informaes

A guia outras informaes permite ao usurio informar se o cliente trabalha com preos diferenciados (veremos como a seguir), nome do Contato, e-mail, data de nascimento entre outros.

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Restries Cadastrais

Na guia Restries Cadastrais, possvel informar se o cliente tem restries no SPC, SERASA, Cadastro de Cheques sem Fundo ou em algum outro rgo de crdito.

Crditos

Na guia Crditos, o usurio pode informar outros estabelecimentos comerciais que o cliente trabalha alm da sua Renda e seu Limite de Crdito frente empresa (controle de limite de crdito em desenvolvimento).

Informaes de Cobrana

Na guia Informaes de Cobrana, o usurio deve informar o endereo de cobrana do cliente caso seja o mesmo, basta clicar no boto MESMO END., se nenhum dado for fornecido ao clicar em gravar o CIAF preenche estes campos com as mesmas informaes bsicas: endereo, bairro, etc... .

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Histrico

Na guia Histrico, voc tem acesso ltima data que o cliente fez compras, total das compras acumuladas, alm de um histrico onde voc pode guardar informaes sobre as compras dos clientes.

Observaes

Nesta ltima guia, voc pode inserir informaes diversas sobre o seu cliente. OBSERVAO: Voc pode localizar os clientes cadastrados clicando no boto F2 ou simplesmente pressionando a tecla F2 do teclado. Ainda h a possibilidade de ter em vdeo ou na impressora um extrato do cliente selecionado, basta clicar no boto F3 ou pressionar a tecla F3 do seu teclado. IMPORTANTE: Para que isto ocorra o operador no deve estar inserindo nem alterando registros.

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D - Cadastro de Fornecedores

Semelhante ao Cadastro de Clientes, o Cadastro de Fornecedores do CIAF, lhe permite total controle sobre os dados dos fornecedores, esta tela conta com as seguintes guias:

Complemento

A tela de complemento utilizada para preencher dados adicionais ao Cadastro de Fornecedores como Contatos dentro da empresa, endereo de e-mail e pgina na Internet da mesma.

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Vendedores

Esta guia tem por objetivo cadastrar os Vendedores do Fornecedor.

Informaes Bsicas

Nesta guia voc informa os dados bancrios do seu fornecedor.

E - Cadastro de Transportadoras

Nesta tela voc pode cadastrar as transportadoras que prestam servio para sua empresa.

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F - Agenda de Compromissos

A Agenda um poderoso aplicativo onde o usurio poder cadastrar todos os seus compromissos, na tela de Abertura do Sistema ser apresentado quantidade de compromissos na data atual (somente para usurio com nvel de acesso Administrador).

G - Cadastro de Contatos

O Cadastro de Contatos mais uma opo de armazenamento de informaes do CIAF, o usurio tem nesta tela uma Agenda de Contatos Eletrnica, podendo armazenar diversas informaes alm de localizar rapidamente um contato.

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H - Cadastro de Vendedores

O Cadastro de Vendedores tem por objetivo cadastrar os Vendedores e/ou Tcnicos da empresa e especificar o percentual de comisso. medida que o Sistema vai sendo alimentado com Vendas e ou Ordens de Servio, o campo VALOR VENDAS vai acumulando e o campo VALOR COMISSO ser atualizado de acordo com o percentual especificado. Esta tambm uma maneira de se obter informaes sobre a produo dos vendedores.

I - Cadastro de Histricos

O Cadastro de Histricos do CIAF tem por objetivo alm de agilizar os lanamentos demonstrar nas telas do Sistema Financeiro (Contas a Pagar, Contas a Receber e Bancos), onde est sendo utilizado o dinheiro da empresa, o usurio pode cadastrar quantos Histricos quiser, a nica restrio do cdigo 15000 ao 15007 que so utilizados pelo sistema.

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J - Cadastro de Operao Fiscal

Nesta tela o usurio deve cadastrar as operaes fiscais para a emisso de Nota Fiscal.

L - Cadastro de Funcionrios

O Cadastro de Funcionrios do CIAF tem por objetivo guardar todas as informaes referentes aos funcionrios que esto na empresa e que saram da empresa, composto pelas guias:

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Documentos

Cadastra os documentos dos funcionrios.

Outras Informaes

Cadastra o estado civil e os dependentes do funcionrio.

Informaes sobre Datas e Pagamento

Cadastra a data de admisso e sada do funcionrio, alm de informar sobre frias salrio e dias de pagamento do mesmo.

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Observaes

Outras informaes que se fizerem necessrias a respeito do funcionrio.

M - Cadastro de Convnios

No Cadastro de Convnios, o usurio deve adicionar empresas Conveniadas ou de Carto de Crdito/Dbito, com as quais mantm contrato. Exemplo: Sua empresa esta no ramo de drogarias, voc pode manter convnio com empresas para que os funcionrios comprem a prazo com desconto em folha de pagamento, ou ainda efetuar vendas a um cliente para pagamento no Carto de Dbito. Neste ltimo caso, envolveria a TEF (transferncia eletrnica de fundos), que estar disponvel em verses futuras. Nesta tela voc pode informar o melhor dia, assim sempre que voc efetuar uma venda onde a forma de pagamento seja convnio, o sistema automaticamente vai trazer o vencimento com o dia indicado.

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2 Menu FinanceiroA opo de menu FINANCEIRO tem as telas necessrias para um total controle da vida financeira de uma empresa. O usurio poder perceber que ao lado de alguns itens do menu, temos o sinal de , este sinal indica que existem mais opes dentro deste item. Neste menu o usurio poder entre outras opes: 01) Efetuar lanamentos bancrios, 02) Efetuar cadastramento e baixa de Contas a Pagar e Receber, 03) Controlar a movimentao do Caixa, 04) Lanar Vendas e Notas Fiscais, 05) Gerar Duplicatas, 06) Efetuar fechamentos dirios e obter resumos financeiros, 07) Controlar cheques recebidos.

A Controle BancrioAo posicionarmos o ponteiro do mouse sobre o item Controle Bancrio, veremos que ele composto pelas opes:

Contas Bancrias

Nesta tela o usurio ter a opo de cadastrar as contas-corrente da empresa o campo saldo em conta alimentado automaticamente pelo sistema medida que os lanamentos so efetuados.

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Lanamentos Bancrios

Nesta tela efetuado o lanamento das contas cadastradas anteriormente, observe o campo histrico, nele voc pode utilizar um histrico j cadastrado ou digitar livremente. Ao escolhermos DBITO ou CRDITO, devemos sair do campo utilizando a tecla TAB do teclado. Observe que esta tela no tem o boto alterar nem o excluir, em caso de erro de lanamento deve ser feito o estorno do mesmo. IMPORTANTE: Sugerimos que o primeiro lanamento para cada conta contenha a descrio Saldo Inicial e a partir da efetuar os lanamentos normais.

Cheques Pr-Datados

Esta tela tem por objetivo cadastrar tanto os cheques pr-datados emitidos como os recebidos. importante lembrar que no caso dos cheques recebidos, o cliente pode no ter certeza em qual conta o cheque ser creditado. Neste caso o cliente pode criar uma conta fictcia somente para dar entrada destes cheques e no dia do depsito alterar para a conta que melhor lhe convir. Ainda nesta tela temos os botes F2 (que pode ser a tecla F2 do teclado) e o F3 (ou a tecla F3 do teclado), que nos trs a possibilidade de respectivamente Consultar o Saldo e Efetuar a baixa do 21


cheque-pr, selecionado, no devemos esquecer que o cheque-pr s aparece no seu extrato aps baixado.

Consulta de Saldos

Esta tela informa o saldo das contas, e apresenta o limite de cheque especial.

B - Contas a PagarAo escolhermos o item Contas a Pagar, aberta uma tela perguntando se desejamos visualizar as Contas Pagas, aps o usurio ter feito sua opo a tela de Contas a Pagar ser aberta.

A tela de Contas a Pagar foi desenvolvida para que o usurio informe e tenha acesso a uma grande quantidade de informaes. Para iniciar o lanamento de uma conta a pagar o usurio deve clicar no boto Novo, no campo Histrico o usurio pode escolher (atravs da tecla F3 do teclado) um histrico ou informar manualmente a melhor descrio, de suma importncia esclarecer que o histrico deve ser utilizado com o maior critrio possvel, as informaes registradas aqui sero utilizadas em outros relatrios que ajudaro o cliente na tomada de decises. Podemos tambm 22


(atravs da tecla F2 do teclado) consultar o fornecedor desejado. Para localizar algum documento pode-se utilizar o boto F4 (ou usar a tecla F4 do teclado). A baixa das contas a pagar feita na prpria tela, para tanto o usurio deve localizar o documento desejado e no campo DADOS DO PAGAMENTO, preencher com os dados solicitados. ATENO: de acordo com a forma de pagamento via CAIXA ou via BANCO, automaticamente o sistema ir debitar este valor no sistema de bancos, caso no informe, o valor ir para o caixa. A excluso de documentos das Contas a Pagar s podero ser efetuadas por usurios que tenham nvel de acesso de administrador, no entanto, caso o documento esteja pago a excluso no poder ser efetuada.

C - Contas a ReceberAo posicionarmos o ponteiro do mouse sobre o item Contas a Receber, veremos que ele composto pelas opes:

Contas a ReceberAo escolhermos o item Contas a Receber, aberta uma tela perguntando se desejamos visualizar as Contas Recebidas, aps o usurio ter feito sua opo a tela de Contas a Receber ser aberta.

Como o usurio pode observar a tela de lanamentos das Contas a Receber muito parecida com a das Contas a Pagar, as diferenas se encontram no campo N CHEQUE e no boto EXTRATO (ou tecla F4 do teclado) onde o usurio poder ter uma viso do histrico do cliente. A baixa das contas a receber feita na prpria tela, para tanto o usurio deve localizar o documento desejado e no campo DADOS DO PAGAMENTO, preencher com os dados solicitados. ATENO: de acordo com a forma de pagamento via caixa ou via banco, automaticamente o sistema ir debitar este valor no sistema de bancos, caso no informe, o valor ir para o caixa. ATENO: A excluso de documentos das Contas a Receber s poder ser efetuada por usurios que tem nvel de administrador, no entanto, caso o documento esteja recebido excluso no poder ser efetuada. 23


Mltiplas Parcelas

Esta tela tem por objetivo simplificar a vida do usurio na criao de vrias parcelas de recebimento, aps a criao as parcelas so gravadas nas Contas a Receber no formato DOCUMENTO/N onde DOCUMENTO o nmero do documento e N o nmero da parcela. ATENO o preenchimento do campo HISTRICO obrigatrio.

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D Controle de Caixa

No CIAF o usurio pode alimentar o caixa a partir das Contas a Pagar, Contas a Receber, Vendas e Ordens de Servio, alm de poder efetuar lanamentos direto no caixa. Nesta tela temos duas guias a primeira refere-se aos Lanamentos do Caixa e a segunda trata de observaes complementares quando a entrada de numerrio no caixa efetuada em cheque.

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E - Oramentos

No Cadastro de Oramentos, o usurio tem um poderoso aliado para gerar oramentos de maneira rpida e eficaz. Veja como: 1) Clique em Novo ou de um enter, 2) Informe o vendedor, caso tenha um cadastrado, 3) No h necessidade do cliente ao qual ser entregue o oramento ser cadastrado. 4) Clique no boto inserir itens ou tecle F2 (ser aberta a tela abaixo).

5) No h necessidade de ter o produto cadastrado, no entanto, caso o usurio venha a ter necessidade de que estes produtos futuramente apaream numa venda h a necessidade de se utilizar um cdigo genrico (Grupo: 999, Produto: 999, no esquea de efetuar o cadastro destes no Estoque, como veremos a seguir), a cada produto informado o usurio deve GRAVAR, ao trmino clique em SAIR. 6) Ao voltar a tela de Cadastro de Oramentos, clique no boto F3 (ou pressione a tecla F3 do teclado) e visualize o oramento, veja abaixo: 26


A

B

C

A) Neste quadro do relatrio, sero impressos a logomarca, dados cadastrais e slogan da empresa, (conforme parametrizao do sistema) B) Neste quadro sero apresentados os dados do cliente, para este exemplo ns no efetuamos cadastro prvio do cliente. C) Observe este quadro e verifique o campo cdigo, ns utilizamos o cdigo genrico (previamente cadastrado) tanto para a descrio de um servio quanto para a venda de um produto. ATENO: Somente vendas aprovadas sero importadas pela Venda Rpida, caso o oramento seja aprovado, o usurio dever alterar o oramento de Aberto para Aprovado.

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F - VendasAo posicionarmos o ponteiro do mouse sobre o item Vendas, veremos que ele composto pelas opes:

Rpida

Para trabalharmos com Venda Rpida, devemos entender alguns conceitos do Sistema CIAF em relao a Vendas. 1) O funcionamento desta tela est totalmente relacionado com os Parmetros do Sistema, que se encontra no Menu Diversos. 2) Podem-se efetuar vendas com vendedor e cliente determinados na hora ou com vendedor e cliente padro, para tanto necessrio cadastrar um vendedor com o cdigo 999 e um cliente com o cdigo 999999. 3) O campo DOCTO: (exclusividade da verso 3.05 em diante) serve para o cliente informar um nmero de documento para o Sistema de Contas a Receber. 4) Para consultar um produto cadastrado deve-se pressionar a tecla * do teclado seguido de (enter) ou ento criar um grupo com o cdigo 999 e um produto com o cdigo 999, a vantagem desta opo que no campo descrio o usurio fica livre para especificar o que melhor lhe convir. 5) Aps incluirmos todos os produtos devemos pressionar a tecla do teclado seguido de (enter). O cursor (ponto piscante) ser enviado para o campo DESC EM R$, onde o usurio deve aplicar se for necessrio o valor do desconto. Caso o cliente esteja pagando o valor total da venda digite o valor no campo DINHEIRO pressione (enter) o foco ser movido para o boto GRAVAR que depois de pressionado abrir uma caixa de mensagem informando que a venda foi finalizada e se o usurio deseja imprimir um comprovante. Estes so os passos para a venda vista para outros tipos de vendas bom ressaltar que o programa no fecha enquanto o valor da venda no for totalmente composto. Para entendermos melhor vamos ver as outras guias desta tela. 28


Informaes do Cliente

No caso do usurio ter determinado um cliente para a venda, nesta guia sero informados dados como ltima compra e data em que foi cadastrado.

Forma de Pagamento - 01

Nesta guia vamos imaginar duas possibilidades, a primeira do cliente ter efetuado um pagamento com parte em dinheiro e o restante com cheque vista, a segunda hiptese, a do cliente no ter dado nada em dinheiro e estar efetuando o pagamento com um cheque vista, este valor ir para o Caixa e os detalhes do cheque podero ser observados em OBS COMPLEMENTARES SOBRE CHEQUE na tela de Lanamentos de Caixa. Devemos ainda observar o campo FALTA enquanto ele no estiver zerado a venda no ser concluda. Caso ele esteja com o valor negativo significa que h troco.


Semelhante a tela anterior, neste caso os valores iro para as Contas a Receber, voc pode incluir nmeros de cheque.

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Esta guia no permite composio de valores, ou seja, nela deve ser lanado o valor total da venda. Sua utilizao como j vimos anteriormente em Cadastro de Convnios para empresas Conveniadas e de carto de Dbito/Crdito. O campo % PERDA utilizado pelas empresas de carto de Dbito/Crdito para abater no valor o custo operacional.

Informaes sobre Entrega

Nesta guia o usurio deve informar sobre o local de entrega dos produtos, caso o local de entrega seja o do prprio cliente, basta clicar no boto END / CLIENTE. Se parametrizadas estas informaes so impressas no comprovante.

Observaes

Esta guia fica reservada para se fazer alguma observao a respeito da venda. Aps concluir e gravar a venda o sistema pergunta ao usurio se o mesmo deseja imprimir um comprovante da mesma (de acordo com os parmetros do sistema), caso clique em SIM ser apresentado (no caso do Modelo de Comprovante ser o 1) o comprovante abaixo:

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1

1 Ser apresentado o no da empresa, slogan en outros dados cadastrais mesma.

2

2 Ser apresentado dados completos do cliente.

3 Na nova verso 3.05 s apresentados os vencimen e valor de cada parcela

3

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Nota FiscalO Sistema de Nota Fiscal tem por objetivo o preenchimento de Nota Fiscal em formulrio prprio do Cliente, neste sistema o cliente tem a possibilidade de configurar onde ser impresso cada item da nota fiscal. Ressaltamos que este sistema simplesmente preenche a Nota ele ainda aguarda a homologao para gerar os arquivos solicitados de cada SEF.

Dados Principais

Nesta primeira tela so informados os dados que iro compor o cabealho da Nota Fiscal mais os dados da transportadora. Os campos para base de clculo do ICMS, valor ISS e total da nota sero preenchidos automaticamente pelo sistema.

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Complemento / Servios

Nesta guia devero ser informados os dados para a prestao de servios. Nesta guia ainda devem ser completadas as informaes sobre o valor do frete, valor do seguro ou valor acessrio, e mensagem nota caso seja necessrio.

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Produtos da Nota

Nesta guia o usurio ir informar os produtos que compem a Nota Fiscal, o limite de itens a ser informado nesta tela de vinte, no entanto o usurio deve estar atento para o layout de sua nota fiscal e verificar quantos itens podem ser adicionados a ela. Ao terminar os lanamentos o usurio deve pressionar (enter) para finalizar os lanamentos.

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Forma de Pagamento

Nesta ltima guia o usurio dar as informaes finais como forma de pagamento, vencimento, nmero de parcelas, estas informaes sero enviadas ao caixa ou s contas a receber de acordo com as informaes passadas pelo usurio.

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Para emitir a nota fiscal o usurio deve clicar na figura

.

Ser apresentada uma caixa de dilogo informando o nmero da Nota Fiscal, o usurio deve informar o nmero da Nota Fiscal e clicar em IMPRIMIR/VISUALIZAR. Ser apresentado o relatrio a seguir:

Este relatrio totalmente configurvel as necessidades do cliente. Para configurar o cliente deve clicar em Diversos, Suporte ao Sistema e seguir os passos abaixo: Na parte inferior da tela no quadro Janela de Comando digite: MODIFY REPORT NOTAFISCAL (enter)

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Ser apresentada a tela para configurao do relatrio conforme abaixo:

Com o auxlio do mouse o usurio pode mover, redimensionar e at excluir campos para que se ajustem ao seu formulrio, importante lembrar que estamos apresentando neste exemplo somente o cabealho, entretanto toda a nota pode ser configurada. Ao terminar pressione consecutivamente as teclas Ctrl + W para salvar e saia da janela de Suporte ao Sistema. O usurio deve repetir esta operao at conseguir ajustar totalmente a impresso da Nota Fiscal ao seu formulrio.

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Pr-Venda

O objetivo da pr-venda agilizar o atendimento aos clientes e gerar informaes para o sistema de vendas (se assim estiver parametrizado). Ao final do lanamento de uma pr-venda gerado um cupom. importante lembrar que a pr-venda no gera contas a receber nem baixa estoque.

G Resumo Financeiro

A tela de Resumo Financeiro, tambm apresentada na abertura do sistema CIAF, atravs desta, o usurio pode ter informaes especificas, como aniversariantes do dia, contas a receber com vencimento na data atual, compromissos, saldo bancrio entre outros. 38


importante lembrar que somente o usurio com nvel de Administrador, tem acesso a esta tela (de acordo com os parmetros do sistema).

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H Fechamento Dirio

Na tela de Fechamento Dirio, o usurio executar o encerramento das atividades financeiras e de vendas ao final do dia, aps clicar no boto Novo, clique em calcular e o sistema ira demonstrar os totais do dia. Caso algum valor no esteja de acordo, o usurio pode clicar no boto Desfazer e verificar o problema.

I - Duplicatas

A tela de Cadastro de Duplicatas visa facilitar a vida do usurio no que tange a emisso destes documentos.

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J - ConvniosAo posicionarmos o ponteiro do mouse sobre o item Convnios, veremos que ele composto pelas opes:

Lanamentos

Uma outra opo de opo de lanamentos de convnio, ao invs de utilizarmos a venda, efetuamos o lanamento diretamente nesta tela.

Baixa de Lanamentos

Nesta tela o usurio efetua a baixa do convnio solicitado no campo CONVNIO.

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L Arquivo de Cheques Recebidos

Nesta tela ficam armazenados todos os cheques recebidos pela empresa, eles so alimentados atravs dos Sistemas de Vendas e Contas a Receber e do Caixa (desde que o nmero do cheque seja informado). O usurio ainda tem a opo de adicionar cheques nesta tela.

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3 Menu EstoqueO menu Estoque prev vrias situaes de controle do mesmo. O usurio pode fazer um controle simples por produto, ou por matria prima mais produto e medida que o usurio obtm seu produto final efetuada a baixa na matria prima de acordo com a forma de entrada escolhida dependendo tambm dos parmetros utilizados. O usurio ainda pode criar tabelas de preos alternativas para determinados clientes alm de aplicar reajuste de preo por grupo cadastral ou grupo de reajuste. sempre bom lembrar que para muitas funes necessrio parametrizar o sistema no Menu Diversos, opo Parmetros do Sistema.

A Grupos de Produto

O Cadastro de Grupos de Produtos do CIAF tm por objetivo organizar seu Cadastro de Produtos por grupos, imagine que sua empresa comercialize diversos itens de papelaria, o usurio pode criar o grupo cadernos, canetas, lpis, o que facilitaria mais tarde para um possvel reajuste por grupo ou pesquisa de produtos.

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B Grupos de Reajuste

Esta tela visa criar grupos especficos para serem posteriormente reajustados, os usurios podem selecionar vrios produtos (inclusive de grupos diferentes) e informar o grupo de reajuste.

C Cadastro de MarcasSemelhante ao Cadastro de Grupos o Cadastro de Marcas mais uma ferramenta que visa agilizar e organizar o seu estoque, o usurio tm a possibilidade de em verses futuras efetuar consultas por Marca de produto.

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D Matria Prima

O Cadastro de Matria Prima uma excelente opo para empresas que fabricam produtos, por exemplo, em uma fbrica de doces de leite, para obter-se o produto final ele utiliza determinada quantidade de leite, acar, etc..., Seguindo este exemplo nesta tela que deve ser cadastrada estas matrias primas. Depois, ao dar entrada do produto acabado no estoque automaticamente, a quantidade de matria prima utilizada ser baixada. (se o seu sistema estiver parametrizado para tanto).

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E Cadastro de ProdutosO Cadastro de Produtos contm vrias guias so elas:

Produtos Cadastrados

Para cadastrar um produto o usurio deve pressionar a tecla (enter) do teclado, aps a tela Dados Principais ser exibida.

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Dados Principais

Nesta tela o usurio iniciar com o Cadastro do Produto, sempre bom lembrarmos que o usurio deve estar ciente de como o sistema est parametrizado. Aps o usurio escolher o Cdigo do Grupo e pressionar enter no campo CDIGO, no campo COD.BARRAS ser gerado um cdigo que composto pelo CD.GRUPO + CDIGO, este nmero somente uma sugesto do sistema, voc pode digitar um outro nmero que melhor lhe convir, nesta tela os campos VALOR CUSTO e VALOR VENDA, so obrigatrios. A partir da verso 3.05, o usurio no tem mais a possibilidade de informar a quantidade em estoque nesta tela. Os demais campos com nomenclatura custo ajudam o operador a confeccionar o valor de venda de cada produto.

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Observaes

A guia Observaes utilizada para qualquer informao referente ao produto, como aplicao, informaes diversas, etc... .

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Matria Prima

Nesta guia o usurio informar caso necessrio quantidade de matria prima utilizada pelo produto e a quantidade a ser baixada na produo do mesmo.

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Grade / Caracterstica

Esta guia tm por objetivo um controle das variantes que o produto venha a apresentar. Para melhor entendimento vamos pegar como exemplo uma loja de calados, esta loja tem em seu estoque um determinado tipo de sapato, mas para este sapato, existem vrios tamanhos e cores, seu preo no ser alterado, mas, interessante sabermos qual a disponibilidade de estoque para cada tipo.

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F Cadastro de Promoes

O Cadastro de Promoes tem por objetivo gerar uma lista alternativa com os produtos que se encontram em promoo. Estes preos sero praticados na tela de venda rpida respeitando a data de trmino da promoo.

G Tabela Preo AlternativoEste item do menu formado pelas opes:

Tabelas

Nesta tela o usurio pode criar diversas tabelas alternativas de preo, podem ser criadas tabelas para produtos que esto com o prazo de validade expirando, produtos com pouca movimentao, clientes especiais entre vrias outras opes definidas pelo usurio.

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Criao de Preos Alternativos

Esta tela complementa a tela de Cadastro de Tabelas, nela que o usurio vai informar a qual tabela de preo alternativo, determinado produto vai pertencer. Por Exemplo: Vamos considerar que criamos a Tabela Alternativa Clientes Especiais, no campo CD.TABELA, devo digitar o nmero da tabela ou pressionar F2 para consultar, no campo CD.BARRAS devo informar o cdigo do produto ou pressionar F3 para consultar, no campo % ACRESC: informo qual o percentual de acrscimo, (exemplo para 10% digito 10), o mesmo procedimento deve ser seguido no campo % DESC, e finalmente obteremos o valor do produto nesta tabela, caso o usurio deseje ele pode digitar o valor diretamente no campo R$ TABELA.

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H - MovimentaoEste item do menu formado pelas opes:

Matria Prima

Esta tela controla a entrada e a sada de Matria Prima do estoque sendo assim, para alimentar o estoque de uma determinada matria prima ou retirar alguma quantidade (manualmente) o usurio deve se utilizar desta. Os lanamentos efetuados nesta tela no so integrados ao sistema de Contas a Pagar, no entanto, o usurio pode clicar no boto F2: CONTAS A PAGAR ou apertar a tecla F2 do teclado e a tela das Contas a Pagar ser aberta.

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ProdutosEsta opo do menu Movimentao formada pelos seguintes itens:

Entradas

Esta tela tem por objetivo, inserir mercadorias no estoque, atravs desta, o usurio tem a possibilidade de integrar o documento ao sistema de Contas a Pagar, com a quantidade desejada de parcelas. importante ressaltar os seguintes campos desta tela: DOCTO: Informe neste campo o nmero do documento de entrada, caso no tenha, crie uma numerao seqencial para ser utilizada. QT ITENS DOCTO: importante informar a quantidade de itens a serem inseridos, pois em caso de despesas o sistema far automaticamente um rateio do valor entre os itens. BOTO F4 INCLUIR C.PAGAR: Aps inserir os produtos, o usurio tem a opo de enviar os valores desta entrada para o contas a pagar. Para que isto ocorra basta clicar neste boto ou pressionar a tecla F4 do teclado, e inserir so vencimentos e valor de cada parcela, aps clique em gravar.

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Entradas por Produo

Esta tela possibilita a baixa automtica de matria prima assim que so informados quantos itens de um produto acabado foram confeccionados (de acordo com os parmetros do sistema). Vamos pegar como exemplo uma fbrica de canetas, para que esta chegue ao produto acabado, ela utiliza as seguintes matrias primas: MATRIA PRIMA Tubo Carga Tampa QUANTIDADE 1 1 1

Ao informar a entrada de 10 canetas nesta tela, o usurio estar dando baixo de 10 tubos, 10 cargas e 10 tampas.

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Sadas

Quando o produto estiver com a data de validade expirada, quebrar ou algum outro fator que o impossibilite para a venda, a sada manual do estoque deve ser feita nesta tela.

I Reajuste de PreosEsta opo do menu composta pelos itens:

Por Grupo Cadastral

Permite ao usurio efetuar um reajuste de preo em todos os itens dos grupos solicitados. ATENO, o reajuste ser aplicado at nos itens que esto cadastrados no Grupo de Reajuste.

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Por Grupo de Reajuste

Esta tela reajusta os preos somente dos itens cadastrados no Grupo de Reajuste. Lembre-se que o Grupo de Reajuste pode incluir at produtos de grupos cadastrais diferentes, um exemplo de como pode ser utilizado aplicar um reajuste a produtos que pertencem a um mesmo fabricante, mas estejam em grupos diferentes.

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4 - ServiosO sistema de Ordens de Servio do CIAF tm por objetivo a Abertura, Fechamento e Impresso de Ordens de Servio. Este sistema totalmente configurvel atravs do Parmetros do Sistema, onde voc pode entre outros integrar as Ordens de Servio ao Caixa ou Contas a Receber, Baixar Estoque e at alterar rtulos descritivos.

A Cadastro de Status

Na tela de Cadastro de Status, o usurio deve informar os tipos de ordem de servio, como por exemplo: Aberta, Fechada, Pendente, Aguardando, Falta Peas.

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B Abertura de Ordem de Servio

A tela de Cadastro de Ordem de Servio, de simples utilizao, aps preencher os campos solicitados e gravar o usurio pode clicar em F2 para imprimir a OS do cliente, o resultado ser um relatrio como o demonstrado abaixo:

NESTE CAMPO O USURIO TEM A POSSIBILIDADE DE ANOTAR ALGUM DETALHE DA OS PARA POSTERIOR PREENCHIMENTO.

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Este relatrio impresso em duas vias, a OS do tcnico tem um layout diferente, como poder ser observado abaixo:

Servio Executado: O tcnico deve preencher este quadro informando o servio que ele executou.

Peas/Produtos: Neste campo o tcnico deve descrever as peas utilizadas e ou servio prestado. Status: O tcnico informa se a OS est Aberta ou Fechada aps o servio. Valor Peas: Valor das peas utilizadas. Mo de Obra: Valor da mo de obra. Desconto: Informar desconto se houver. Total Serv: Total dos Itens acima.

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C Fechamento de Ordem de Servio

Nesta tela o usurio proceder com o encerramento da OS (para exemplificarmos simularemos uma OS a prazo), clicando em F3 (ou pressionando a tecla F3 do teclado) o usurio consultar a OS que deseja encerrar, aps isto ele deve informar o tcnico responsvel pela OS informar seu novo Status, complementar o campo SERV. A EXECUTAR, (se necessrio), preencher o campo SERVIO EXECUTADO, informando o que foi feito (estes dados so os mesmos descritos manualmente no relatrio da OS do Tcnico), nos campos HS INICIAL e HS FINAL, o usurio deve informar a hora inteira (exemplo 0100, sem os dois pontos).

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Atravs do boto INSERIR PEAS/PRODUTOS, possvel adicionar peas cadastradas ou no em seu estoque, alm de descrever resumidamente servios executados, veja a tela abaixo:

Nesta tela aps clicar no boto novo, o usurio pode adicionar produtos cadastrados ou ainda informar produtos que no constem no estoque ou informar servios, neste caso o campo CD.BARRAS ser ignorado e o usurio dever digitar as informaes desejadas no campo PRODUTOS. Aps inserir e gravar todas as alteraes o usurio fechar a tela de incluso de itens e aps informar valor da mo de obra e possvel desconto, gravar as informaes da tela, caso esteja parametrizado, o sistema ira perguntar se o recebimento da OS a Vista/Caixa, caso o usurio clique em Sim o valor da OS vai para o caixa e a caixa de dilogo de impresso da OS ser exibida, caso clique em No o CIAF apresentar a caixa de dilogo de impresso da OS, e aps informar o nmero da mesma ser apresentado o relatrio a seguir:

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Servio Executado: Estas informaes foram passadas manualmente pela O.S. do tcnico. Peas/Produtos: Observe que adicionamos mais um item em relao ao oramento original, detalhe nenhum dos dois esta cadastrado no estoque.

Mo de Obra: Como pode ser observado na tela de fechamento, o valor da mo de obra no precisa ser inserido junto com Peas/Produtos.

Aps imprimir a OS, o usurio fechar a Caixa de Dilogo onde informou o nmero da mesma, ser questionado se deseja enviar a OS para as Contas a Receber, clique em SIM, ser perguntado se deseja visualizar as Contas Pagas, clique em no e quando estiver visualizando a tela de Contas a Receber clique em Novo, aparecer o novo documento criado, e bastar ao usurio complementar as informaes como Data de Vencimento.

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5 - RelatriosO menu Relatrios concentra todos os relatrios do CIAF, em poucos cliques o usurio pode ter acesso a uma variedade enorme de informaes entre eles: Extratos Bancrios, Movimento do Caixa, Comprovantes de Vendas, Comisso de Vendedores, Etiquetas de Cdigo de Barras, Fluxo de Caixa.

entre outros. No demonstraremos neste manual todas as telas por serem muito parecidas, daremos sim, uma viso de como elas funcionam.

Caixas de DilogoNo menu relatrios, ao escolhermos alguns itens, eles podem abrir diretamente o relatrio ou abrir uma caixa de dilogo como as apresentadas abaixo:

Neste local informe o cdigo do cliente desejado.

Outros modelos podem ocorrer como, por exemplo:

Clique na seta para ver as categorias disponveis este tipo de campo chama-se DROP-DOWN.

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Nesta caixa o usurio deve informar a Data Inicial e a Data Final do relatrio.

No modelo acima alm de informar um Grupo Inicial e um Grupo Final, o usurio ainda deve escolher qual o modelo desejado clicando em uma das trs opes.

Nesta Caixa de Dilogo podemos observar diversos elementos combinados, vistos anteriormente, o que traz maior poder de escolha ao usurio.

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Relatrios em DestaqueNo menu Relatrios devem dar um destaque especial aos seguintes itens: 1) Clientes Sinttico: Informa os dados bsicos dos Clientes, com nome, telefone e contato.

Melhores Clientes: Informa os clientes com maior volume financeiro de compras.

Etiquetas: Oferece vrias opes de etiquetas para o envio de mala-direta, o formato das etiquetas de 3 colunas / 10 linhas preferencialmente papel PIMACO REF.: N 6280. 2) Fornecedores Fornecedores: Etiquetas para o envio de mala-direta, o formato das etiquetas de 3 colunas / 10 linhas preferencialmente papel PIMACO REF.: N 6280.

3) Ordem de Servio Sinttica por Data: O usurio escolhe o Status e tem uma viso da situao das OSs.

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Sinttica por Cliente / Perodo: O usurio tem acesso as OSs por ordem de cliente, dentro de um determinado perodo. til como um extrato dentro de um perodo. 4) Controle Estoque Grade / Caracterstica: No item Produtos com Grade, o usurio poder visualizar referencia. lote, cor, tamanho data de vencimento e quantidade em estoque de cada um.

No item Grade Estoque Mnimo, o usurio poder visualizar, os itens da grade que alcanaram a quantidade mnima em estoque.

No item Itens da Grade Vencto, o usurio visualizar os itens que esto vencidos ou a vencer, dependendo da informao passada para a Caixa de Dilogo.

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Etiquetas: Permite a impresso de etiquetas de todos os produtos por intervalo de cdigo e de cdigo de barra. Situao do Estoque: O usurio obtm informaes sobre Estoque Mnimo e Estoque Atual.

Estoque Mnimo: Visualiza os itens que alcanaram o estoque mnimo.

Tabela de Preos: No item Tabelas de Preos Padro, na caixa de dilogo o usurio ter alm da opo de escolher entre trs modelos: a) Modelo 1: Imprime a listagem de preos completa.

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b) Modelo 2: Imprime a tabela de preos por grupo.

c) Modelo 3: Imprime a tabela de preos por grupo, porm zebrado.

No item Listagem Tabelas Alternativas, o usurio visualizar as listas de preos alternativas previamente cadastradas. No item Tabelas Preos Alternativos, o usurio poder imprimir a Listagem de Preos de tabelas alternativas previamente cadastradas.

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Movimentao: No item Matria Prima, visualizada a movimentao da matria prima dentro de um perodo pr-determinada, possvel ver somente Entrada, somente Sada ou Todos. No item Entrada Produto Valor, possvel observar numa data prdeterminada a entrada de valores por documento.

No item Entrada Produto Quantidade, possvel observar numa data pr-determinada a entrada de quantidade por documento.

No item Movimentao por Produto, possvel observar a partir de uma data pr-determinada a entrada e a sada de determinado produto.

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No item Sadas de Produto, possvel observar numa data prdeterminada a sada de produtos, incluindo suas caractersticas na grade.

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Patrimnio em Estoque: O usurio vai ter uma visualizao por grupo do levantamento patrimonial em estoque.

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5) Controle Vendas

Venda Rpida: No item Sinttica possvel observar quanto foi vendido por Cliente.

No item Faturamento o usurio tem informaes por documento de vendas vista, prazo, descontos aplicados, obedecendo a uma data pr-determinada.

No item Vencimentos / Produtos Vendidos, o usurio visualizar os produtos vendidos e a data de validade dos mesmos.

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6) Financeiro

Contas a Pagar: Neste relatrio o usurio tem a possibilidade de visualizar as Contas Pagas ou a Pagar.

Contas a Receber: No item Contas a Receber o usurio tem a possibilidade de visualizar as Contas Recebidas ou a Receber.

Em Contas a Receber Categoria, o usurio poder verificar por Categoria quanto cada cliente tem em aberto.

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No item Carne de Pagamento, o usurio tem a possibilidade de emitir um carne das Contas a Receber do Cliente por documento. Abaixo a parcela 1 de uma conta que tem 4 parcelas.

O item Maiores Devedores, demonstram os clientes que tem maior acumulo de Contas a Receber vencidas ou a vencer.

Na opo Extrato do Cliente, possvel observar a vida financeira do cliente na empresa, tendo acesso s suas contas recebidas e a receber.

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Controle de Caixa: No item, Movimento, o usurio poder ver toda a movimentao do caixa baseada em um perodo pr-determinado.

No item Movimento Sinttico, o usurio visualizar o total do movimento por histrico.

No item Resumo, o usurio obter informaes dos movimentos por histrico.

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Demonstrativo: Permite ao usurio verificar em um perodo pr-determinado como foi a movimentao financeira da empresa.

Volume Financeiro Vendas: Permite visualizar o percentual mdio de lucro baseado nas vendas do dia menos o custo dos produtos.

Fluxo de Caixa a Realizar: No relatrio Sinttico a finalidade apresentar como se comportaram as entradas e as sadas de recursos financeiros por um determinado perodo.

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No relatrio Analtico utilizado o Cadastro de Histricos para simular um Plano de Contas e assim apresentar o Fluxo de Caixa a Realizar por Histrico.

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6 - ConsultasO menu Consultas vem auxiliar o usurio a obter informaes rpidas em tela sobre Clientes, Produtos, Cheques entre outros. mais uma ferramenta que vem auxiliar o usurio a obter informaes rpidas e precisas do CIAF. Em vrias telas estas consultas podem ser acionadas atravs de um boto e/ou tecla de funo ou ainda atravs da tecla *.

A - ClientesFormado pelos itens Nome, CPF/CNPJ, Financeiro, Telefone, Central de Informaes, oferece a possibilidade de efetuar consultas em tela de forma rpida e prtica, das opes acima devemos dar um destaque especial para Central de Informaes:

Central de Informaes

Permite ao usurio obter informaes, sobre situao do cliente frente a entidades de crdito, telefones entre outros.

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Nesta guia o usurio tem condies de obter informaes sobre produtos adquiridos pelo cliente, da ltima compra e do total acumulado.

Nesta guia o usurio obter informaes sobre as Contas a Receber quitadas e abertas do cliente alm de visualizar o total em aberto.

Nesta guia o usurio obter informaes sobre os cheques recebidos deste cliente.

Nesta guia o usurio obter informaes sobre todas as venda j efetuadas ao cliente selecionado.

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Nesta guia o usurio obter informaes sobre todas as Oss j emitidas ao cliente selecionado.

Nesta guia o usurio obter informaes sobre todas os oramentos j emitidos ao cliente selecionado.

B Contas a PagarPermite a visualizao de Contas a Pagar em aberto por Data de Vencimento.

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C - FornecedoresConsulta simples dos fornecedores cadastrados.

D - ProdutosPermite consultas por Descrio e Cdigo do Produto.

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E - GruposPermite consultas de Grupos de Produto.

F Saldo de Conta BancriaVisualiza os saldos das contas bancrias cadastradas.

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G - HistricosConsulta os histricos cadastrados.

H Cheques RecebidosPermite a consulta por nmero do cheque e emitente.

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I - ConvniosVisualiza os convnios cadastrados.

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7 - GrficosO Sistema de gerao de Grficos mais uma facilidade para que o cliente possa acompanhar diversos fatores das empresas. possvel verificar por perodo: Evoluo da Vendas Volume de Vendas vista x prazo Produo dos Vendedores Utilizao do Histrico para determinar o movimento no caixa

A Modelo Padro

Este grfico serve de modelo para os outros grficos, basta clicar em Alterar e a seguir duas vezes no grfico de forma que os outros grficos fiquem corretamente alojados nos formulrios. possvel alterar fontes, cores, legenda, eixo entre outros. Clique em gravar aps efetivar as alteraes.

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B Evoluo das Vendas

O Grfico de Evoluo das Vendas, apresenta por perodo como se comportou o faturamento da empresa.

C Vendas vista e a prazo

Neste outro grfico possvel verificar o comportamento das vendas vista e a prazo por um determinado perodo.

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D Produo dos Vendedores

Este grfico apresenta os totais vendidos por vendedor em um determinado perodo.

E Movimento do Caixa

O Grfico de Movimento do Caixa, apresenta por histricos qual foi o comportamento do caixa dentro de um determinado perodo.

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8 - DiversosNeste ltimo item do menu, o usurio poder parametrizar o sistema para atender as necessidades de sua empresa, cadastrar usurios e definir nvel de acesso, importar e exportar dados em formato texto, efetuar a manuteno do sistema para que no haja queda de performance, e at intervir na base de dados com o auxilio da Central de Suporte ao Cliente da TVSistemas.

A Efetivao do Sistema

Na tela de Efetivao do Sistema ao clicar no boto 15 DIAS DE AVALIAO DA VERSO MASTER, ser permitido ao cliente da verso Freeware que explore todo o contedo da verso completa do CIAF, importante lembrar que aps expirao do prazo, no h possibilidade de voltar a verso Freeware. Os clientes que estiverem utilizando a verso Freeware ou a Avaliao da verso Master e desejarem adquirir a verso Master 3.05, devem entrar em contato com a TVSistemas para obter informaes de como proceder para a efetivao do mesmo. Aps comprovao do pagamento e cadastro da empresa frente a TVSistemas, ser enviado para o cliente um e-mail contendo a Razo Social e a Key para acesso permanente a verso completa do sistema.

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Ao receber estas informaes o cliente deve carregar esta tela e clicar em EFETIVAO DE COMPRA DA VERSO MASTER. Ser apresentada a tela seguinte:

No campo Licenciar para:, o cliente deve digitar o nome de licenciamento enviado para o e-mail. ATENO: Deve ser digitado o nome informado com todas as letras maisculas, para sair do campo necessrio pressionar a tecla ENTER. O campo KEY:, deve ser preenchido com os nmeros informados no e-mail, aps a digitao dos nmeros tecle ENTER e em seguida clique em OK. Em caso de erro, necessrio fechar a tela e abri-la novamente, aps confirmada a informao o sistema ser fechado para concluir a efetivao do mesmo.

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B Suporte ao Sistema

Este item do menu consiste de duas telas, na menor (parte inferior) os comandos so digitados conforme instrues passadas via suporte, na maior aparecem s aes referentes aos comandos digitados.

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C Sobre o CIAF

Sempre que o usurio abre o programa do CIAF esta tela apresentada, nela esto informaes sobre a Verso utilizada do CIAF e para quem est licenciado.

D Ajuda do SistemaExibe o Help On-Line do CIAF.

E Importao de Dados

Esta opo importa o arquivo de endereos que encontra-se em nossa pgina na Internet www.tvsistemas.com.brm com mais de 500.000 endereos de todo o Brasil o tamanho do arquivo de aproximadamente 4,5 mb.

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F Exportao de Dados

A tela de exportao de dados gera um arquivo texto delimitado no diretrio do CIAF, estes arquivos depois podem ser enviados para o Microsoft Excel ou outro aplicativo desejado para uma anlise mais detalhada do usurio.

G Manuteno do Sistema

Esta tela deve ser usada para reorganizar o Banco de Dados, deixando-o mais leve e gil para consultas. Recomendamos que seja feito pelo menos uma vez ao dia.

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H Parmetros do SistemaEsta tela tem por objetivo parametrizar o sistema para que o usurio utilize-o da maneira mais apropriada para sua empresa, composta das seguintes guias:

Vendas

Neste item o usurio dever parametrizar o Sistema de Vendas, observe cada item e verifique a real necessidade dele dentro da sua empresa, abaixo seguem detalhes desta primeira guia: 1) VENDA A VISTA INTEGRA AO CAIXA: Se a opo escolhida for SIM, todos os valores vendidos vista sero enviados ao CAIXA. 2) VENDA A PRAZO INTEGRA C. A RECEBER: Se a opo escolhida for SIM, todos os valores vendidos a prazo sero enviados para as Contas a Receber. 3) VENDAS INTEGRA AO ESTOQUE: Se a opo escolhida for SIM, todos os produtos inseridos nas vendas, baixaro o estoque. 4) VENDA A PRAZO PAGA COMISSO: Se a opo escolhida for SIM, o valor da venda a prazo ser adicionado no campo VALOR VENDAS da tela Cadastro de Vendedores, se a opo for NO, a comisso s ser credita ao vendedor quando quitada no sistema de contas a receber. 5) VENDA RPIDA IMPORTA PRODUTOS: O usurio deve escolher entre ORAMENTO (importa produtos de oramentos aprovados), PR-VENDA (importa produtos da prvenda), ou NO.

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6) CLIENTE PADRO VENDA RPIDA: Se a opo escolhida for SIM, ao abrirmos a tela de Venda Rpida ela i

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Manual Eletronico Do CIAF