MANUAL GESTÃO TOTAL DA MANUTENÇÃO - GTM · SECRETARIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO E GESTÃO Subscretaria do Centro de Serviços Compartilhados Diretoria Central de Administração

MANUAL

GESTÃO TOTAL DA MANUTENÇÃO - GTM

SECRETARIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO E GESTÃO

Subscretaria do Centro de Serviços Compartilhados

Diretoria Central de Administração Logística – DCAL

Manual da Gestão Total

da Manutenção - GTM

Versão 3 - Agosto/2017

GOVERNO DO ESTADO DE MINAS GERAIS

GOVERNADOR DO ESTADO

Fernando Damata Pimentel

SECRETÁRIO DE ESTADO DE PLANEJAMENTO E GESTÃO

Helvécio Miranda Magalhães Júnior

SECRETÁRIO-ADJUNTO DE PLANEJAMENTO E GESTÃO

César Cristiano de Lima

SUBSECRETÁRIA DO CENTRO DE SERVIÇOS COMPARTILHADOS

Dagmar Maria Pereira Soares Dutra

DIRETOR DA DIRETORIA CENTRAL DE ADMINISTRAÇÃO LOGÍSTICA

Marcus Vinícius Mota de Meira Lopes

GERENTE DO PROJETO GESTÃO TOTAL DA MANUTENÇÃO - GTM

Vilma Salomão Rodrigues Pereira

ELABORAÇÃO E REVISÃO DO MANUAL

Vilma Salomão Rodrigues Pereira

Leonardo Siqueira de Moura

Erika Spitale

http://www.planejamento.mg.gov.br/institucional/quem-e-quem/estrutura-hierarquica/105-gabinete/102-cesar-cristiano-de-lima

SUMÁRIO

1. O modelo de manutenção de veículos ....................................... 7

1.1. O Sistema de Gestão da Manutenção – SIAG ..................................................... 10

1.2. Equipe especializada para gestão das manutenções ............................................... 10

1.3. Rede credenciada de estabelecimentos do setor de reposição automotiva .......... 11

1.3.1. Inclusão de estabelecimento na rede credenciada ................................................... 14

1.3.2. Bloqueio de estabelecimento na rede credenciada .................................................. 15

2. Ações Preliminares ................................................................... 17

2.1. Cadastro das unidades, dos veículos e dos condutores no SIAG ............................. 17

2.1.1 Geração de senha para condutores ............................................................................. 17

2.2. Cadastro de gestores (usuários) no SIAG .................................................................. 18

2.2.1. Níveis de alçada ............................................................................................................ 19

2.2.2. Solicitação de Cadastro ............................................................................................... 19

2.3. Acesso ao SIAG ........................................................................................................... 21

2.4. Criação dos Planos de Manutenção Preventiva ....................................................... 22

2.4.1. Procedimentos para a criação dos planos ................................................................. 23

2.4.2. Vinculação dos veículos aos planos criados ............................................................. 24

3. Fluxo da Manutenção ................................................................ 26

3.1. Solicitação de manutenção ....................................................................................... 26

3.1.1. Procedimentos para a solicitação ............................................................................... 27

3.2. Solicitação de Serviço de Reboque/Guincho ............................................................ 29

3.2.1. Procedimentos para a solicitação do serviço ............................................................ 29

3.2.2. Passo a passo para a solicitação do serviço ............................................................. 34

3.3. Indicação de estabelecimento pela equipe plataforma ........................................... 35

3.3.1. Procedimentos para a indicação de estabelecimento .............................................. 35

3.3.2. Diretrizes Oficina Orgânica .......................................................................................... 37

3.4. Condução do veículo ao estabelecimento ................................................................ 46

3.4.1. Procedimentos para a condução do veículo ao estabelecimento indicado ........... 47

3.5. Realização de orçamento .......................................................................................... 47

3.5.1. Procedimentos para a realização do orçamento ....................................................... 48

3.6. Realização de cotações e negociação ....................................................................... 49

3.6.1. Procedimentos para a realização de cotações e negociação com os

estabelecimentos .................................................................................................................... 50

3.7. Diretrizes para a Troca de Oficina ............................................................................. 51

3.8. Indicação da melhor combinação econômica e comprovação da economicidade . 56

3.8.1. Procedimentos para a indicação da melhor combinação ........................................ 56

3.8.2. Procedimentos para comprovação da economicidade da(s) proposta(s)

selecionada(s) ......................................................................................................................... 58

3.8.3 Diretrizes para comprovação da economicidade das peças não abrangidas pela

tabela “Audatex” ..................................................................................................................... 60

3.9. Aprovação pelo gestor de frota ................................................................................ 61

3.9.1. Procedimentos para a aprovação ............................................................................... 62

3.9.2. Procedimentos para a troca de mensagens ............................................................... 70

3.10. Realização da manutenção ...................................................................................... 71

3.10.1. Procedimentos para a realização da manutenção................................................... 71

3.10.2. Diretrizes para a Manutenção Complementar .......................................................... 73

3.11. Retirada do veículo .................................................................................................. 75

3.11.1. Procedimentos para a retirada do veículo ............................................................... 76

3.11.2. Retirada do veículo caso a manutenção seja feita em mais de um

estabelecimento. ..................................................................................................................... 77

4. Manutenções em garantia ......................................................... 79

4.1. Manutenções com peças e/ou serviços em garantia .............................................. 79

4.1.1. Correção da manutenção anterior: etapas do processo ......................................... 80

4.1.2. Realização de nova manutenção em que parte dos itens se encontra em garantia:

etapas do processo................................................................................................................. 81

5. Pagamento ................................................................................. 83

5.1. Considerações Iniciais ................................................................................................ 83

5.2. Regras relativas aos tributos incidentes sobre a manutenção ................................ 86

5.2.1. Notas Fiscais de mercadorias (peças, componentes, acessórios e materiais) ..... 86

5.2.2. Notas Fiscais de serviços ............................................................................................ 87

5.3. Dos Procedimentos .................................................................................................... 88

5.3.1. Emissão das Notas Fiscais .......................................................................................... 89

5.3.2. Recebimento Provisório ............................................................................................... 89

5.3.3. Pré- Faturamento (Recebimento Definitivo no SIAG) ............................................... 91

5.3.4. Validação do Relatório Analítico da Despesa Sintético– RAD Sintético .............. 101

5.3.5. Emissão da Fatura ...................................................................................................... 103

5.3.6. Pagamento ................................................................................................................... 105

6. Integração SIAD x SIAG .......................................................... 130

6.1 Regras Anteriores...................................................................................................... 130

6.2 Regras Atuais ............................................................................................................. 131

6.3 Verificações ............................................................................................................... 133

6.4 Procedimentos .......................................................................................................... 134

6.5 Contingência.............................................................................................................. 135

7. Relatórios e Consultas ............................................................ 138

7.1. Relatórios no SIAG ................................................................................................... 138

7.1.1 Tipos de Relatórios ...................................................................................................... 139

7.2. Consultas no SIAD .................................................................................................... 141

7.2.1 – Terminal de acesso ao SIAD .................................................................................... 141

8. Contatos para o acompanhamento dos Contratos ............... 148

G E S T Ã O T O T A L D A M A N U T E N Ç Ã O - G T M

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1. O modelo de manutenção de veículos

O modelo foi licitado por meio do Registro de Preços nº 120/2013 (Planejamento nº 239/2012), de responsabilidade da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão – SEPLAG, e teve como objeto a contratação do serviço de gerenciamento da manutenção preventiva e corretiva da frota de veículos dos órgãos e entidades do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais.

Trata-se da quarteirização do serviço de manutenção, na qual a Administração contrata empresa especializada para o gerenciamento da manutenção de sua frota por meio de sistema informatizado, de equipe especializada e da rede de oficinas credenciadas.

Em outras palavras, a Administração contrata empresa para gerenciar a execução da manutenção de sua frota de veículos. Tal manutenção, por sua vez, é executada pelas oficinas que fazem parte da rede credenciada da contratada. O gerenciamento é realizado por meio de sistema informatizado de gestão e equipe de especialistas.

Esse modelo diferencia-se do modelo de terceirização, usualmente adotado para a contratação dos serviços de oficinas para manutenção veicular pela existência da empresa gestora, que atua como intermediadora das relações entre Estado e rede credenciada.

A figura a seguir diferencia os vínculos existentes entre as partes nos modelos de terceirização e quarteirização da manutenção veicular:

Figura 01 – Relações Existentes na Terceirização e na Quarteirização da Manutenção Veicular.


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No modelo de quarteirização, o gerenciamento das manutenções é realizado por meio de sistema informatizado e integrado de gestão, de propriedade da empresa gestora, que interliga a rede credenciada de estabelecimentos do setor de reposição automotiva e o contratante (Administração).

A Administração conta também com equipe especializada em manutenção veicular, disponibilizada pela gestora, usualmente denominada de “equipe plataforma”, para efetuar planos de manutenção dos veículos, indicar a oficina para onde cada veículo deve ser levado, analisar os orçamentos recebidos, efetuar cotações e negociações com a rede credenciada e apresentar, em sistema, o melhor orçamento para aprovação do órgão/entidade contratante.

Por fim, também faz parte do objeto licitado a realização das manutenções, com o fornecimento de materiais e execução de serviços que lhes são inerentes. Todavia a manutenção veicular é realizada exclusivamente pela rede credenciada, e não pela empresa gestora.

Importante ressaltar que, em geral, as empresas gestoras possuem ampla rede de estabelecimentos credenciados, ampliando os locais e municípios onde as manutenções da frota do contratante podem ser realizadas, sem que haja perda no controle sobre o processo.

O registro da transação financeira também ocorre no referido sistema, podendo ser realizado por meio de cartão magnético/microprocessado ou no computador presente na oficina, sendo requerido, em ambos os casos, a senha do servidor que retirou o veículo. O pagamento à rede credenciada é feito pela empresa gestora, que solicita, posteriormente, o reembolso ao órgão/entidade contratante, acompanhado da cobrança pelo serviço de gestão, que se dá pela aplicação de taxa de administração percentual sobre o montante de gastos incorridos no período.

Registre-se que o Estado (órgãos/entidades contratantes) encontra-se vinculado contratualmente somente à empresa gestora, a partir do procedimento licitatório. Da mesma forma, os estabelecimentos da rede credenciada também se encontram contratualmente vinculados apenas à empresa gestora e realizam as manutenções da frota de veículos do Estado e de todos os demais clientes da empresa gestora em cumprimento ao contrato que possuem com esta. A estes contratos aplicam-se as normas de direito privado presentes no Código Civil.

Em resumo, a quarteirização do serviço de manutenção se apresenta como inovação passível de conferir diversos benefícios ao contratante quando comparada com a terceirização. Com a quarteirização, a Administração passa a contar com sistema de gestão com todo o histórico das manutenções realizadas, acesso a relatórios contendo informações consolidadas ou detalhadas sobre cada manutenção realizada por veículo, consultoria e análise de cada manutenção por equipe especializada, padronização de serviços, aumento substancial da rede apta a prestar os serviços de manutenção, atendimento tempestivo às necessidades de


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manutenção (independentemente de onde o veículo estiver), aumento da disponibilidade de veículos em condições de uso, entre outros.

A seguir, pode-se ver um esquema do funcionamento do modelo, em comparação com a terceirização, mais comum no setor público:

A empresa vencedora da Licitação foi a Trivale Administração Ltda. – CNPJ nº 00.604.122/0001-97, cujo nome fantasia é VALECARD.

O objeto contratual é complexo e possui três elementos significativos:

1) Sistema informatizado e integrado de gestão; 2) Equipe especializada para gestão das manutenções; 3) Rede credenciada de estabelecimentos do setor de reposição automotiva, responsável

pela manutenção da frota de veículos dos órgãos/entidades participantes deste certame.

Detalharemos a seguir, cada item componente do serviço de gerenciamento da manutenção de veículos.


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1.1. O Sistema de Gestão da Manutenção – SIAG

O Sistema de Gestão da Manutenção – SIAG, utilizado pela empresa gestora para gerenciar o processo de manutenção veicular, possui funcionalidades que permitem o planejamento, acompanhamento e controle das manutenções dos veículos oficiais.

Ele tem funcionamento online e realtime para o registro e consulta de dados, e emite relatórios operacionais e gerenciais para fins de auditoria e gestão da frota e dos contratos. Assim, possibilita a análise de informações, identificando os tempos médios das manutenções, os tipos de manutenções mais comuns, os tipos de peças e serviços mais demandados, os preços praticados, a garantia das peças e serviços, a vida útil das peças, a evolução dos gastos com cada veículo, dentre outros.

Neste modelo de manutenção, foi exigida ainda a integração entre o sistema do fornecedor, o SIAG, e o Sistema Integrado de Administração Materiais e Serviços do Estado de Minas Gerais – SIAD, de modo a restringir o cadastramento de manutenções apenas aos veículos integrantes da frota estadual. Da mesma forma, restringiu-se a entrega e a retirada do veículo somente a condutores presentes no SIAD, aumentando a confiabilidade e controle sobre as manutenções realizadas.

O SIAG é executado via web browser (internet), e possui as seguintes funcionalidades:

Interliga a rede credenciada, a equipe especializada (plataforma) e os órgãos/ entidades contratantes;

Permite registro de plano de manutenção preventiva por veículo (revisões programadas);

Permite o registro do orçamento prévio a cada manutenção (além de cotações e negociações de preços);

Realiza o controle das garantias de peças, componentes, acessórios, materiais e serviços;

Apresenta, através de rotina específica, os dados de todas as cotações realizadas para cada manutenção, com a indicação do orçamento de menor preço;

Registra a aprovação (parcial ou total), revisão ou reprovação dos orçamentos, feita exclusivamente pelo órgão/entidade contratante;

Registra os dados de todos os responsáveis pelas etapas da manutenção; e,

Disponibiliza relatórios consolidados ou detalhados com as informações sobre as manutenções.

1.2. Equipe especializada para gestão das manutenções

A equipe especializada, denominada nesse manual como “equipe plataforma”, é formada por profissionais com conhecimento e experiência em manutenção veicular para orientar os


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órgãos e entidades nas manutenções de seus veículos, verificando as reais necessidades de manutenção, negociando valores com a rede credenciada e sanando dúvidas que possam existir por parte dos gestores de frota.

As principais responsabilidades da equipe especializada da empresa gestora são:

Estabelecer os planos de manutenções preventivas para os veículos, a pedido dos órgãos/entidades contratantes, assim como o acompanhamento e controle de sua execução;

Prestar assistência aos usuários, quanto aos procedimentos a serem seguidos para a manutenção, serviço de reboque/guincho, bem como em caso de sinistro;

Direcionar os veículos preferencialmente para os estabelecimentos da rede credenciada mais próximos;

Avaliar tecnicamente os orçamentos registrados no sistema, verificar se os itens se encontram em garantia e, caso seja necessário, realizar vistoria por imagem dos itens a serem substituídos;

Realizar a cotação de preços em estabelecimentos distintos da rede credenciada;

Negociar itens do orçamento com os estabelecimentos da rede credenciada;

Apresentar, para a aprovação do gestor de frota, o orçamento de menor valor, ou de melhor custo/ benefício, acompanhado de todas as cotações realizadas;

Garantir que os orçamentos apresentados ao gestor de frota para aprovação estejam dentro dos limites máximos de preços;

Orientar os gestores de frota dos órgãos/entidades;

Acompanhar as garantias das peças, componentes, acessórios, materiais fornecidos, bem como dos serviços realizados pela rede credenciada; e,

Solicitar a reparação das mercadorias e serviços executados com vícios, defeitos, incorreções, erros, falhas, imperfeições ou recusados pelo gestor de frota dos órgãos/ entidades contratantes.

1.3. Rede credenciada de estabelecimentos do setor de reposição automotiva

A empresa gestora (VALECARD) deverá manter uma rede credenciada de estabelecimentos do setor de reposição automotiva formada por oficinas, autopeças, distribuidoras e concessionárias autorizadas a prestarem o serviço de manutenção preventiva e corretiva à frota de veículos dos órgãos e entidades contratantes, bem como serviços de assistência em situações de emergência, como serviço de reboque/guincho 24 (vintes e quatro) horas por dia e 7 (sete) dias por semana.

Para determinar a distribuição mínima de estabelecimentos no território estadual, para atendimento da frota dos órgãos/entidades, foram realizados estudos prévios, de forma a


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estabelecer um quantitativo mínimo de estabelecimentos para os municípios pré-estabelecidos, visando otimizar a amplitude das manutenções, principalmente nas unidades fora da região metropolitana. Estabeleceu-se que a distância máxima que um veículo pode se deslocar para manutenção (nos casos de unidades no interior) é de até 200 (duzentos) km.

A VALECARD deve manter, pelo menos, 03 (três) estabelecimentos credenciados com assistência de veículos multimarcas em cada município indicado pelo Estado. Em situação excepcional, caso não haja 03 (três) estabelecimentos no município onde se encontra o veículo, as cotações deverão ser realizadas nos estabelecimentos mais próximos, situados até 200 (duzentos) km do local onde o veículo se encontra.

Abaixo, tem-se a distância máxima dos estabelecimentos da rede credenciada em cada mesorregião de Minas Gerais.

Mesorregião Área (Km2) Qtde Municípios

Distância Máxima – Estab. da Rede Credenciada

CAMPO DAS VERTENTES 12.563 36 Até 50 km

METROPOLITANA BELO HORIZONTE

39.486 105 Até 50 km

SUL/SUDOESTE DE MINAS 49.253 146 Até 50 km

VALE DO RIO DOCE 41.809 102 Até 50 km

ZONA DA MATA 35.747 142 Até 50km

CENTRAL MINEIRA 31.751 30 Até 100 km

JEQUITINHONHA 50.143 51 Até 100 km

OESTE DE MINAS 24.043 44 Até 100 km

VALE DO MUCURI 20.080 23 Até 100 km

NOROESTE DE MINAS 62.381 19 Até 200 km

NORTE DE MINAS 128.424 89 Até 200 km

TRIANGULO/ALTO PARANAIBA 90.545 66 Até 200 km

Total Geral 586.225 853

A rede credenciada de estabelecimentos deve cobrir, pelo menos, os 75 (setenta e cinco) municípios previstos no edital. Cabe destacar, no entanto, que a rede credenciada foi ampliada e, em dezembro/2016 já estava presente em 153 (cento e cinquenta e três) municípios, totalizando 1291 (um mil duzentos e noventa e um) estabelecimentos.

Na tabela a seguir, tem-se a relação de municípios cobertos e o número de estabelecimentos da rede credenciada em cada um deles.


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# Cidade Total # Cidade Total # Cidade Total

1 Belo Horizonte 157 53 Alfenas 6 105 Pompeu 2

2 Uberlandia 125 54 Carlos Chagas 5 106 Vespasiano 2

3 Patos De Minas 66 55 Januaria 5 107 Taiobeiras 2

4 Uberaba 45 56 Jaboticatubas 5 108 Aguas Formosas 2

5 Montes Claros 38 57 Congonhas 5 109 Lagamar 2

6 Juiz De Fora 37 58 Guaxupe 5 110 Lagoa Santa 2

7 Contagem 33 59 Iturama 5 111 Januaba 1

8 Divinopolis 32 60 Tres Coracoes 5 112 Sao Paulo 1

9 Varginha 26 61 Bambui 5 113 Paraopeba 1

10 Vicosa 24 62 Ouro Preto 5 114 Piranga 1

11 Curvelo 21 63 Turmalina 4 115 Ninheira 1

12 Pouso Alegre 19 64 Luz 4 116 Conceicao Das Alagoas 1

13 Sete Lagoas 18 65 Itauna 4 117 Jequitinhonha 1

14 Pocos De Caldas 17 66 Carmo Do Paranaiba 4 118 Capim Branco 1

15 Patrocinio 17 67 Coronel Fabriciano 4 119 Brumadinho 1

16 Governador Valadares 17 68 Nanuque 4 120 Carandai 1

17 Teofilo Otoni 16 69 Sao Lourenco 4 121 Sarzedo 1

18 Ipatinga 16 70 Bom Despacho 4 122 Itapagipe 1

19 Araxa 15 71 Caxambu 4 123 Nova Lima 1

20 Manhuacu 15 72 Itabirito 4 124 Baldim 1

21 Guanhaes 14 73 Belo Horizonte 3 125 Três Marias 1

22 Para De Minas 14 74 Oliveira 3 126 Machado 1

23 Ituiutaba 14 75 Timoteo 3 127 Barao De Cocais 1

24 Caratinga 13 76 Aracuai 3 128 Prudente De Morais 1

25 Unai 12 77 Sao Joao Do Paraiso 3 129 Abaete 1

26 Ponte Nova 12 78 Sabara 3 130 Manga 1

27 Uba 12 79 Carangola 3 131 Coromandel 1

28 Barbacena 11 80 Santa Luzia 3 132 Itapeva 1

29 Itabira 11 81 Buenopolis 3 133 Caete 1

30 Betim 10 82 Capelinha 3 134 Rio Acima 1

31 Lavras 10 83 Mariana 3 135 Jacutinga 1

32 Sao Joao Del Rei 10 84 Buritizeiro 3 136 Manhumirim 1

33 Monte Carmelo 10 85 Joao Monlevade 3 137 Teixeiras 1

34 Muriae 10 86 Raposos 3 138 Astolfo Dutra 1

35 Itajuba 10 87 Divinópolis 3 139 Cruzeiro Da Fortaleza 1

36 Visconde Do Rio Branco 10 88 Belo Horizonte .. 2 140 Mateus Leme 1

37 Campo Belo 10 89 Teófilo Otoni 2 141 Ouro Fino 1

38 Sao Sebastiao Do Paraiso 9 90 Rio Paranaiba 2 142 Matutina 1

39 Frutal 9 91 Baependi 2 143 Inconfidentes 1

40 Formiga 9 92 Gouveia 2 144 Santa Rita Do Sapucai 1

41 Sao Gotardo 9 93 Nova Serrana 2 145 Para De Minas 1

42 Janauba 9 94 Ribeirao Das Neves 2 146 Sao Domingos Do Prata 1

43 Conselheiro Lafaiete 9 95 Itapecerica 2 147 Cataguases 1

44 Pirapora 8 96 Paraisopolis 2 148 Medina 1

45 Salinas 8 97 Itamarandiba 2 149 Juatuba 1

46 Araguari 8 98 Confins 2 150 Monte Azul 1

47 Joao Pinheiro 8 99 Extrema 2 151 Vicosa Mg 1

48 Passos 7 100 Prata 2 152 Corinto 1

49 Paracatu 7 101 Lagoa Grande 2 153 Pedra Azul 1

50 Diamantina 7 102 Andradas 2 154 Sao Joao Nepomuceno 1

51 Leopoldina 7 103 Guimarania 2

52 Almenara 6 104 Itaguara 2


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1.3.1. Inclusão de estabelecimento na rede credenciada

Conforme previsto nos itens 5.4.7 do Termo de Referência, há a possibilidade de inclusão de novos estabelecimentos em decorrência da necessidade dos órgãos e entidades contratantes. Para isso, deverá ser seguido o fluxo abaixo:

1) Procedimentos do órgão:

Encaminhar formulário preenchido e assinado pelo Gestor de Frota do Órgão

(digitalizado), solicitando a inclusão de oficina(s) para a SEPLAG;

Informar o tipo de serviço necessário e o município (não é permitida a indicação de

estabelecimento específico);

Justificar o pedido de inclusão.

2) Procedimentos da SEPLAG:

Encaminhar a solicitação à VALECARD.

3) Procedimentos da VALECARD:

Analisar a solicitação do órgão;

Providenciar o credenciamento no prazo máximo de 30 (trinta) dias (as novas

oficinas devem cumprir com os requisitos fiscais previstos no item 7.2 do Edital e

possuírem infraestrutura adequada, conforme item 5.4 do Termo de Referência);

Comunicar imediatamente aos contratantes a inclusão de novos estabelecimentos.

O formulário padrão de “Solicitação de inclusão de estabelecimentos na rede credenciada”,

está disponível no site da SEPLAG, na opção “Serviços” em “Gestão Total da Manutenção dos

Veículos Oficiais – GTM (Veículos Oficiais) ”.


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1.3.2. Bloqueio de estabelecimento na rede credenciada

Conforme previsto nos itens 9.1.12 e 9.2.21 da Minuta de Contrato, há a possibilidade de bloqueio de estabelecimentos da rede credenciada devido a reincidências de ocorrências com veículos dos órgãos/entidades contratantes. Para solicitação do bloqueio, deverá ser seguido o fluxo abaixo:

1) Procedimentos do órgão:

Encaminhar o formulário preenchido com o registro de ocorrência, assinado

pelo Gestor de Frota do Órgão (digitalizado) para a SEPLAG;

Informar o tipo de ocorrência1 e o estabelecimento, devendo ser comprovada

por meio de registros no sistema ou outros tipos de prova como e-mails, fotos,

etc.;

Descrever com detalhes o fato que gerou a ocorrência.

2) Procedimentos da SEPLAG:

Encaminhar a solicitação à VALECARD.

3) Procedimentos da VALECARD:

Efetuar advertência por escrito ao estabelecimento na primeira e segunda

ocorrência encaminhada pela SEPLAG;

1 Ocorrências estão relacionadas a falhas na qualidade do serviço prestado pelos estabelecimentos ou inadequação da estrutura prevista no Edital.


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Após o recebimento da terceira ocorrência, em um período inferior a 6 (seis)

meses, a VALECARD deverá bloquear o estabelecimento por 90 (noventa) dias;

Caso haja nova ocorrência, após o desbloqueio da oficina, esta deverá ser

descredenciada, não podendo mais atender aos órgãos/entidades

contratantes;

No período do bloqueio, caso haja outros veículos de órgãos e entidades

contratantes na oficina e sejam registradas ocorrências com esses veículos, a

referida deverá ser descredenciada;

Independentemente desse fluxo, a VALECARD deve providenciar o bloqueio ou

descredenciamento dos estabelecimentos da rede credenciada que não

estiverem com regularidade fiscal, comprovada pelos documentos solicitados

no item 7.2 do Edital, ou não apresentarem a infraestrutura solicitada no item

5.4 do Termo de Referência, ou nos casos em que estes estabelecimentos

estiverem com pendência pelo não cumprimento da legislação ambiental

aplicável em vigor, em especial as regulamentações do IBAMA, do CONAMA e

do SISEMA;

Comunicar à SEPLAG quanto ao registro de “advertência”, “bloqueio” e

“descredenciamento” de oficinas em até 60 (sessenta) dias.

O formulário padrão de “Registro de ocorrência aos estabelecimentos da rede credenciada”,

está disponível no site da SEPLAG, na opção “Serviços” em “Gestão Total da Manutenção dos

Veículos Oficiais – GTM (Veículos Oficiais)”.


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2. Ações Preliminares

2.1. Cadastro das unidades, dos veículos e dos condutores no SIAG

O Sistema de Gestão da Manutenção – SIAG encontra-se integrado ao módulo Frota do Sistema Integrado de Administração de Materiais e Serviços – SIAD.

Dessa forma, o cadastro dos órgãos, das unidades de frota, de veículos e de condutores é realizado automaticamente por meio de carga de dados enviada, exclusivamente, do SIAD ao SIAG. Isto é, ao inserir novo dado no SIAD, seja a criação de uma unidade ou registro de novo veículo, o SIAG será atualizado após receber a carga com os dados do SIAD.

ATENÇÃO: o cadastro destes itens não pode ser realizado manualmente ou por outra forma no SIAG!

Esta medida visa tornar a gestão mais segura, uma vez que apenas veículos cadastrados no SIAD poderão realizar manutenção pelo sistema SIAG. Sendo assim, é fundamental que os órgãos e entidades mantenham os dados de unidades de frota, de veículos e de condutores atualizados no SIAD.

Ademais, cabe destacar que somente a senha dos condutores deve ser cadastrada diretamente no sistema da empresa VALECARD (SIAG), uma vez que ela é solicitada por este sistema no processo de manutenção (tanto para entrega quanto para retirada do veículo).

É importante salientar que os veículos locados e inativos (patrimônio baixado devido à alienação ou doação, por exemplo), bem como os condutores inativos no SIAD encontram-se impedidos de realizar manutenções no modelo.

ATENÇÃO: Os veículos LOCADOS de órgãos CONVENIADOS não poderão ser manutenidos pelo contrato com a VALECARD, caso ocorra, a responsabilidade é EXCLUSIVA do órgão que autorizou o procedimento.

2.1.1 Geração de senha para condutores

A geração de senha para condutor é feita no SIAG pelo gestor de frota do órgão/entidade (GFO) ou pelo gestor da unidade do órgão/entidade (GFU) em: cadastro> motorista. Inserir o CPF ou a matrícula do condutor e clicar em “pesquisar”. Serão informados os dados do condutor e estará disponível o campo de segunda via de senha, clicar no ícone verde.


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Após geração, o gestor de frota receberá no e-mail cadastrado a senha de acesso do condutor.

ATENÇÃO: Antes de realizar a ação o gestor de frota deve verificar se o condutor encontra-se cadastrado no SIAD e no seu órgão.

2.2. Cadastro de gestores (usuários) no SIAG

Existem no SIAG tipos de perfis com atribuições específicas no sistema, que estão detalhados na tabela seguinte:

Tipo de perfil Descrição

Gestor de Frota do Estado – GFE (Perfil exclusivo da SEPLAG)

Pode visualizar todas as informações dos órgãos/ entidades.

NÃO pode aprovar as manutenções dos veículos.

Responsável pela autorização das manutenções de veículos, para todo o Estado, em que o valor do orçamento somado ao valor total das manutenções efetuadas no veículo nos últimos 12 meses for superior a 40% do valor venal do veículo.

Gestor de Frota do Órgão – GFO (subtipo - aprovação)

Pode visualizar as informações de todos os veículos alocados em todas as unidades de frota de seu órgão/entidade.

Pode aprovar as manutenções de todos os veículos pertencentes ao seu órgão/entidade, independentemente do valor.

Gestor de Frota do Órgão – GFO (subtipo - consulta)

Pode visualizar todas as informações referentes a seu órgão/entidade.

NÃO pode aprovar as manutenções de veículos.

Gestor de Frota da Unidade – GFU (subtipo - aprovação)

Pode ter acesso a uma ou várias unidades de frota. Pode visualizar todas as informações referentes à(s) unidade(s) que tem acesso.

Pode aprovar as manutenções de todos os veículos pertencentes à(s) unidade(s) que tem acesso, de acordo com seu limite de alçada.

Gestor de Frota da Unidade – GFU (subtipo - consulta)

Pode ter acesso a uma ou várias unidades de frota. Pode visualizar todas as informações referentes à(s) unidade(s) que tem acesso.

NÃO pode aprovar as manutenções de veículos.

Equipe plataforma

Acesso exclusivo dos funcionários da empresa VALECARD que compõem a equipe especializada. Estes usuários são responsáveis por acompanhar e analisar os orçamentos e cotações, inserir a comprovação da economicidade, acompanhar os prazos, etc.

Estabelecimento Acesso dos estabelecimentos da rede credenciada para registrar a entrada do veículo, realizar orçamento e cotações, inserir informações referentes a cada manutenção e finalizá-las.

O usuário cadastrado em um determinado perfil poderá solicitar a modificação futuramente.


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2.2.1. Níveis de alçada

Para cada usuário cujo perfil permita a aprovação de manutenções, deve ser indicado um nível de alçada.

O nível de alçada define o valor máximo de manutenção que poderá ser aprovado pelo usuário.

Existem 03 (três) níveis de alçada para fins de aprovação das manutenções em cada órgão:

Aprova até R$ 1.000,00;

Aprova até R$ 3.000,00;

Aprova tudo.

O SIAG possui as seguintes regras:

TODO usuário cadastrado como Gestor de Frota do Órgão – GFO (subtipo - aprovação) terá o nível de alçada “Aprova tudo”;

Os Gestores de Frota da Unidade – GFU (subtipo - aprovação) poderão ter um dos três níveis de alçada destacados acima. O nível de alçada de cada GFU deverá ser definido pelo GFO no momento do cadastro.

ATENÇÃO: Caso seja necessário alterar o nível de alçada encaminhar solicitação à VALECARD por meio do e-mail: [email protected], informando o login do usuário e a mudança desejada.

2.2.2. Solicitação de Cadastro

A solicitação do cadastro de usuário para acesso ao SIAG deve ser feita pelo Superintendente de Planejamento, Gestão e Finanças, ou Diretor de Transportes ou equivalente. Recomenda-se que estes servidores também sejam cadastrados no SIAG com o perfil de gestor de frota do órgão/entidade (GFO).

O perfil de acesso do usuário será definido pelo próprio órgão/entidade contratante, de acordo com as atividades que o servidor desempenha no processo de manutenção de veículos.

A solicitação de cadastro de usuário deve ser encaminhada ao responsável Edvandro Cezar de Araujo, da empresa VALECARD, através do e-mail: [email protected]

O assunto deste e-mail deve ser: Solicitação de criação de usuários.

mailto:[email protected]


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No corpo do e-mail, devem ser informados os seguintes dados:

1) Nome completo; 2) CPF; 3) RG; 4) Data de Nascimento; 5) E-mail; 6) Telefone; 7) Telefone celular; 8) Qual o tipo de perfil do usuário (GFO – consulta; GFO – aprovação; GFU – consulta;

GFU aprovação): a. O nível de alçada, se o usuário for do perfil GFU – aprovação; b. Os códigos da(s) unidade(s) a serem acessadas pelo usuário com os perfis GFU

– consulta ou GFU aprovação.

ATENÇÃO: Deverá ser solicitado à VALECARD o cancelamento do acesso de gestores de frota, que deixem de operacionalizar o sistema, por meio do e-mail: [email protected]

Após criação do acesso, o servidor receberá no e-mail cadastrado uma senha de acesso do usuário ao SIAG, bem como por SMS para o telefone celular, como mostrado na figura abaixo. Essa senha é provisória e deverá ser alterada no primeiro acesso ao sistema, como medida de segurança.

Edvandro Araújo

Edvandro Araújo ([email protected]) Leonardo Siqueira de Moura (SEPLAG)




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2.3. Acesso ao SIAG

O acesso ao Sistema de Gestão da Manutenção – SIAG pode ser feito a partir de qualquer computador que possua acesso a internet, mediante a inserção do login e senha de acesso do usuário cadastrado. O endereço para acesso é: https://siag.valecard.com.br.

Para acessar o sistema, o servidor deverá informar seu usuário e senha de acesso na tela inicial do SIAG.

O domínio que deve ser escolhido é “Usuário Terceiro”. Na imagem abaixo, pode ser vista a tela inicial do SIAG, com os campos para usuário e senha.

Caso o usuário tenha esquecido a sua senha, ela pode ser recuperada clicando-se no link “Esqueci minha senha”, destacado na tela abaixo.

Para a recuperação da senha, serão solicitados os seguintes dados do usuário:

Login;

CPF/CNPJ;

E-mail;

Telefone.

https://siag.valecard.com.br/


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Após digitar os dados solicitados, clique no botão “Enviar Senha” e uma nova senha será enviada para o e-mail e por SMS para o telefone celular constantes no cadastro do usuário. Segue tela do sistema para recuperação da senha.

2.4. Criação dos Planos de Manutenção Preventiva

É possível criar no SIAG planos de manutenção preventiva para os veículos da frota do órgão/entidade. Estes planos contém a relação de revisões que devem ser realizadas periodicamente em cada veículo oficial.

As manutenções preventivas constituem um importante elemento para redução dos gastos com a manutenção da frota, uma vez que por meio delas é possível efetuar a troca de peças desgastadas, substituir materiais e fluidos necessários ao bom desempenho do veículo, a fim de identificar falhas, ainda no início, evitar panes ou quebras e a consequente realização de manutenções corretivas.

O plano de manutenção deve ser elaborado com base no manual do fabricante, o tipo de utilização e a intensidade de uso do veículo, e definirá a quilometragem/data em que deverão ser realizadas as revisões.

Ao se aproximar do momento da revisão, o SIAG emitirá um alerta informando da necessidade de realização da manutenção preventiva, indicando, inclusive quais peças/materiais deverão ser substituídas e quais serviços serão necessários na realização da revisão programada.

Atores envolvidos

Gestor de Frota do Órgão ou da Unidade (GFO ou GFU): solicitar o cadastramento de planos de manutenção preventiva à equipe plataforma para os veículos da frota sob a sua responsabilidade;


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Equipe plataforma: cadastrar os planos de manutenção preventiva e vinculá-los a aos respectivos veículos, conforme solicitação do gestor de frota.

2.4.1. Procedimentos para a criação dos planos

Para a criação dos planos de manutenção preventiva, deverão ser observadas as seguintes regras:

1) O gestor de frota deve contatar a equipe plataforma, solicitando a criação dos planos, para atender as necessidades dos veículos de sua frota;

2) Os planos de manutenção poderão ser construídos a partir dos critérios de:

a. Tempo: com a definição de prazo limite para a realização da manutenção preventiva (exemplo: a cada 3 meses);

b. Quilometragem: com a definição de hodômetro limite para a realização da manutenção preventiva (exemplo: 10.000 km, 20.000 km, 30.000 km, 40.000 km, etc.).

3) Para cada plano criado, deve ser definido um percentual anterior ao atingimento dos

limites estabelecidos, para que o sistema envie alerta ao gestor de frota. Essa rotina permitirá que o gestor de frota receba um alerta, por e-mail, antes de o veículo atingir a quilometragem ou tempo da revisão.

4) Poderão ser criados tantos planos quanto necessários, com características individualizadas, para atendimento das necessidades de manutenção dos veículos.

Embora a criação dos planos de manutenção seja atribuição da equipe plataforma, prevista em edital, também é possível que o gestor de frota (GFO ou GFU), em situações excepcionais, inclua no SIAG, ele próprio, os planos de manutenção preventiva para os veículos da frota sob a sua responsabilidade.

Para criar os planos de manutenção preventiva, o gestor de frota deverá possuir acesso ao sistema SIAG para a realização das rotinas a seguir.

Após acessar o SIAG, clicar no menu “OPERAÇÃO”, no item “PLANO DE MANUTENÇÃO” e clicar em “NOVO”.


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Deverá preencher, então, as informações e critérios que serão utilizados para a criação do plano, conforme tela abaixo.

Após a criação dos planos de manutenção, o gestor de frota deverá vincular a eles os veículos que ficarão submetidos aos critérios definidos.

2.4.2. Vinculação dos veículos aos planos criados

Cada veículo poderá ser vinculado a vários planos de manutenção, uma vez que cada plano refere-se a uma revisão específica. Por exemplo: se um veículo tiver que realizar revisões com 20.000 km, 40.000 km, 60.000 km e 80.000 km, ele deverá ser vinculado a 04 (quatro) planos de manutenção preventiva.

Compete à equipe plataforma vincular os veículos aos planos de manutenção criados. Todavia é possível que o gestor de frota (GFO e GFU) efetue tais ações por conta própria. Para realizar a vinculação, o gestor de frota deve acessar o menu referente à criação de Planos de Manutenção, pesquisar os planos existentes, selecionar um plano específico criado e clicar no ícone “VEÍCULOS” do plano selecionado. Em seguida, deve clicar em “INCLUIR NOVOS VEÍCULOS”.


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O sistema exibirá a tela de inclusão de veículos. Nesta tela, podem-se pesquisar os veículos desejados a partir dos filtros existentes na parte superior. Para selecionar os veículos, devem ser marcados os ícones à esquerda das informações do veículo.

No cabeçalho da tabela, é possível selecionar, de uma só vez, todos os veículos exibidos.

Com a criação e vinculação dos planos de manutenção preventiva, o gestor de frota passará a receber alertas por e-mail, informando sobre a proximidade da revisão.

Filtros


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3. Fluxo da Manutenção A manutenção veicular será:

PREVENTIVA: quando ocorrer periodicamente para a troca de materiais, fluídos e peças desgastadas, conforme indicação do fabricante e/ou do gestor de frota;

CORRETIVA: quando for constatada a quebra ou defeito em peças, componentes e sistemas do veículo, acarretando falhas em seu funcionamento; ou,

CORRETIVA – SINISTRO: quando da ocorrência de acidentes envolvendo o veículo.

O fluxo abaixo contempla, de forma simplificada, as etapas da manutenção de veículo, conforme o Modelo Gestão Total da Manutenção - GTM, e os responsáveis por cada uma delas:

Estas etapas serão apresentadas detalhadamente a seguir.

3.1. Solicitação de manutenção

A solicitação de manutenção é a primeira etapa do fluxo de manutenção de veículos. Identificada à necessidade de realização de manutenção de veículo, o gestor de frota (GFO ou GFU) deverá entrar em contato com a equipe plataforma para solicitar a sua realização.

O contato com a equipe plataforma é feito por e-mail, com o envio de formulário com as informações do veículo para o qual a manutenção será solicitada.

Atores envolvidos

Condutor: informar a necessidade de manutenção do veículo ao gestor de frota;

Gestor de Frota do Órgão/da Unidade: solicitar manutenção de veículo à equipe plataforma;


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Equipe plataforma: analisar e atender as solicitações recebidas, providenciar o serviço de reboque, quando necessário, e prestar orientações ao gestor de frota.

3.1.1. Procedimentos para a solicitação

Para realizar a solicitação de manutenção à equipe plataforma, o gestor de frota deverá:

1) Preencher o formulário padrão de solicitação de manutenção, disponibilizado pela empresa VALECARD aos usuários cadastrados.

a. Devem ser preenchidos os dados do solicitante, de localização física do veículo, de sua identificação, além de endereço de faturamento. Devem ser informados também os serviços solicitados e, se possível, realizada uma breve descrição do problema.

2) Enviar e-mail à equipe plataforma, exclusivamente pelo endereço: [email protected]

a. No campo assunto, do e-mail, deve conter somente a informação da PLACA DO VEÍCULO e o Código que identifica o órgão solicitante no SIAD; Exemplo: HNH-1476 – 01450.

b. Anexar ao e-mail o formulário padrão de solicitação de manutenção preenchido.

3) Comunicar à equipe plataforma, nos casos em que o veículo estiver impossibilitado de locomoção, que será necessário o serviço de reboque/guincho.

ATENÇÃO: se não for dia útil ou a necessidade ocorrer fora do horário comercial, a solicitação de reboque/guincho deve ser feita diretamente à empresa responsável pelo serviço via call center pelo número 0800 033 1733. O atendimento está disponível 24 (vinte quatro) horas, 7 (sete) dias por semana.

4) O gestor de frota deverá indicar em sua solicitação, no formulário padrão, se devem

ser utilizadas peças genuínas ou originais.

5) Deve ser feita uma solicitação para cada veículo, pois é gerado pelo sistema SIAG um número do protocolo que servirá para acompanhamento do status da solicitação.

Após o encaminhamento do formulário, será enviado um e-mail para o gestor de frota com esse número do protocolo para acompanhamento do atendimento.



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Abaixo, apresentamos o modelo de formulário padrão de solicitação de manutenção que deve ser preenchido:

Segue exemplo de e-mail de solicitação de manutenção, enviado para a equipe plataforma, com o formulário padrão de solicitação de manutenção preenchido e anexado ao e-mail.


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3.2. Solicitação de Serviço de Reboque/Guincho Atores envolvidos

Condutor: solicitar o reboque/guincho para o gestor de frota ou para a empresa de prestação do serviço, e acompanhar o preenchimento do checklist;

Gestor de Frota do Órgão/da Unidade: solicitar o serviço de reboque/guincho à equipe plataforma e efetuar a autorização no sistema;

Equipe plataforma: analisar a solicitação e enviar a demanda à empresa de Reboque/Guincho;

Empresa de Reboque/Guincho: direcionar o reboque/guincho ao local informado, de acordo com as solicitações.

ATENÇÃO: o serviço de reboque/guincho é um serviço de emergência e apoio à manutenção, portanto só pode ser solicitado para locomover veículos que sofram sinistros ou precisem ser transportados até estabelecimentos da rede credenciada ou para oficinas orgânicas para serem manutenidos.

3.2.1. Procedimentos para a solicitação do serviço

Para a solicitação do serviço de reboque/guincho, apresentamos abaixo as regras a serem seguidas:

1) Os veículos oficiais serão classificados em 06 (seis) grupos. Cada grupo receberá sua

precificação, conforme tabela encaminhada aos órgãos/entidades contratantes.

a. Os 06 (seis) grupos definidos são:

i. Motocicletas;

ii. Veículos leves;

iii. Utilitários;

iv. Utilitários pesados;

v. Veículos pesados;

vi. Veículos extrapesados.

b. Os critérios, para enquadramento em cada grupo, são: peso, dimensão e

adaptação dos veículos.


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2) Para deslocamentos de até 40 (quarenta) km, será cobrado um valor fixo pelo serviço

de reboque/guincho. A partir dessa distância, será acrescido ao valor fixo o valor por

quilômetro rodado excedente. Os valores para a cobrança variam de acordo com o

grupo do veículo.

3) Os valores da saída, hora parada, hora trabalhada e quilometragem excedente dos 06

(seis) grupos de reboque/guincho para a conferência dos valores cobrados foi

disponibilizada pela SEPLAG aos órgãos e entidades contratantes por meio do Ofício

Circular SCRLP/DCAL N.º 432/15.

4) O serviço de reboque/guincho estará disponível: 07 (sete) dias por semana e 24h

(vinte e quatro horas) por dia. O acionamento, de segunda a sexta–feira, de 08h a

18h, será realizado somente pela equipe plataforma da VALECARD. Após as 18h,

sábados, domingos e/ou feriados, as solicitações de reboque/guincho deverão ser

feitas pelos condutores do veículo oficial à empresa prestadora do serviço de

reboque/guincho pelo número 0800 033 1733.

5) Será fornecido pelo atendente do 0800, no ato do acionamento, o número de

protocolo da solicitação, cabendo ao condutor guardar essa informação. É importante

frisar que as ligações serão gravadas.

6) Para o acionamento do serviço de reboque/guincho e seu acatamento, é necessário

fornecer as seguintes informações: placa, nome do motorista, matrícula e responder

os questionamentos elencados na tabela 3 (disponível na área do modelo no site da

SEPLAG, documento “Regra do Reboque/Guincho”). Nesse momento, será

identificado se é um serviço de SOS.

Entende-se por serviço de SOS o caso em que é mais econômica a solicitação

desse tipo de serviço do que a realização do reboque/guincho do veículo. Compreende o seguinte serviço: troca de pneu.

Troca de Pneu – Situações em que o veículo fica impossibilitado de

circular devido a avarias em um pneu provocadas por impacto, furos, rasgos,

cortes ou danos que impossibilitem a locomoção do veículo. A empresa de

reboque/guincho providenciará, mediante solicitação, o envio de um

profissional ao local do evento para a troca do pneu danificado pelo pneu

sobressalente;


31

Na impossibilidade de substituição do pneu sobressalente, o SOS

retornará e o serviço será cobrado normalmente;

O serviço só será realizado caso o veículo possua os itens obrigatórios

como: macaco, chave de roda, estepe e triângulo.

7) Quando o reboque/guincho for solicitado, caberá à equipe plataforma ou ao

atendente do 0800 questionar se o veículo possui algum tipo de carga ou de

adaptação para que o veículo seja classificado corretamente no grupo.

8) A VALECARD deverá manter os dados dos veículos atualizados no SIAG, tendo em

vista que o atendimento só poderá ser realizado para veículos devidamente

registrados no sistema.

9) A consulta dos veículos pela empresa de reboque/guincho deverá ser realizada,

obrigatoriamente, no SIAG.

10) O condutor do veículo é obrigado a preencher o checklist, conjuntamente com o

responsável pelo reboque/guincho, para toda prestação do serviço de

reboque/guincho, bem como preencher todos os itens do documento, cabendo ao

condutor guardar sua via para entregar ao Gestor de Frota para fins de comprovação

da realização do serviço.

11) Nos casos de execução de serviços adicionais (hora parada, hora trabalhada e

quilometragem em estrada de terra), os mesmos deverão ser informados no checklist,

pois o documento será utilizado como comprovação para fins de pagamento.

Somente para esses casos, é obrigatório o upload do checklist no sistema, ficando

assim, disponível para a conferência do Gestor de Frota.

12) Os atendimentos devem ser realizados no prazo máximo de 120 minutos a contar do

horário de acionamento da empresa de reboque/guincho. Nos casos de

deslocamentos entre cidades que excedem o tempo estipulado, é necessário que a

equipe plataforma ou o atendente do 0800 informe o tempo para o atendimento.

No caso de acionamento do serviço por meio da equipe plataforma,

esta deverá informar ao Gestor de Frota sobre o encaminhamento em até

30 minutos.


32

13) O prazo de cancelamento do acionamento de reboque/guincho é de 15 minutos após

a abertura do chamado. Ultrapassado este tempo, será cobrado do órgão que o

acionou o custo da saída para o grupo de veículo solicitado.

14) A remoção do veículo só será feita se os documentos originais de porte obrigatório

do veículo estiverem de posse do condutor. Os documentos obrigatórios são CRLV

(Certificado de Registro e Licenciamento de Veículo) e DPVAT (Seguro Obrigatório).

15) O condutor deverá acompanhar o veículo até o local definido para entrega.

16) Não é permitido, em nenhuma hipótese, o transporte de passageiros dentro do

veículo que será rebocado.

17) No caso de agendamentos de reboque/guincho, a empresa deve cumprir

rigorosamente o prazo. Em casos de atraso por parte da empresa de reboque/guincho

que impossibilitem a prestação do serviço, o deslocamento mal sucedido não gerará

ônus para o tomador do serviço.

18) Deve ser mantido no mínimo um prestador de reboque/guincho para cada uma das

cidades relacionadas na tabela 2 (disponível no sítio eletrônico da SEPLAG,

documento “Regra do Reboque/Guincho”).

19) Cada cidade deverá possuir no mínimo um ponto de referência fixo para a saída do

reboque/guincho, exceto Belo Horizonte que deverá possuir três pontos.

Entende-se como “ponto de referência fixo” o local a ser considerado

para início do deslocamento do reboque/guincho. Nos municípios em que

houver mais de um ponto, sempre deverá ser utilizado o ponto de referência

fixo de menor distância. Na ausência de prestador de menor distância, o

segundo ponto pode ser utilizado desde que informado para o Gestor de Frota

ou condutor e que esteja definido na tabela 2 (disponível no sítio da SEPLAG,

documento “Regra do Reboque/Guincho”).

20) Para o deslocamento do reboque/guincho, deverá ser considerado sempre o ponto de

referência mais próximo do local onde se encontra o veículo, ou seja, a menor

distância a ser percorrida pelo prestador.


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No caso de solicitações feitas pelo 0800, o condutor deve informar o

destino de entrega do veículo.

21) Quando não houver prestador disponível na cidade e o tempo de atendimento

ultrapassar o acordado, deverá ser deslocado prestador de outra localidade/cidade

para atender no prazo estabelecido. Nesse caso, a cobrança do reboque/guincho

deverá ser com base no ponto de referência mais próximo, independentemente do

deslocamento ter sido superior.

22) Para deslocamentos em cidades onde não há prestadores de reboque/guincho, o

deslocamento fica limitado ao estabelecido na tabela do item 1.3 desse manual que

possui a distância máxima dos estabelecimentos da rede credenciada em cada

mesorregião de Minas Gerais. Só serão aceitos deslocamentos superiores aos do

edital, caso o veículo encontre-se fora de Minas Gerais e desde que autorizado pelo

Gestor de Frota.

23) Todo o acionamento de reboque/guincho deverá ser lançado pelo prestador do

serviço no mesmo dia e a aprovação e finalização pela equipe plataforma e pelo

gestor de frota deverá ocorrer em até 01 (um) dia útil. Já a aprovação no Pré-

faturamento só poderá ocorrer se estiverem disponíveis no SIAG a nota fiscal e o

checklist (para casos em que haja serviços adicionais).

24) Em caso de atendimento cujo translado possua pedágio, este será cobrado do órgão,

no momento do registro no sistema SIAG, mediante apresentação do “recibo do

pedágio” que deverá ser disponibilizado na aba “fotos” ou na aba “arquivo”:

O recibo do pedágio deverá possuir:

I – Identificação do estabelecimento emissor no Cadastro Nacional

de Pessoas Jurídicas (CNPJ);

II - Descrição dos serviços objeto da operação, ainda que resumida

ou por códigos; e,

III - Local, data, horário e valor da operação.

25) Os preços referentes aos serviços de reboque/guincho e correlatos poderão ser

revistos após um ano de prestação do serviço.


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3.2.2. Passo a passo para a solicitação do serviço

Para serviços de reboque/guincho de segunda a sexta-feira, de 8h a 18h

1) O gestor de frota do órgão/entidade solicita à plataforma VALECARD o serviço de reboque/guincho, enviando a solicitação2 com todos os dados e questionamentos preenchidos.

2) A plataforma entra em contato com a empresa de reboque/guincho.

3) A plataforma possui um prazo máximo de 30 (trinta) minutos para dar retorno ao órgão quanto à solicitação, e o serviço de reboque/guincho deve ser prestado em até 120 (cento e vinte) minutos, após o acionamento pela equipe plataforma, da empresa de reboque/guincho3.

4) O gestor de frota do órgão/entidade informa ao condutor do veículo, que será rebocado, quanto à previsão de atendimento, bem como alerta que ele deverá preencher e assinar o checklist (atestando o percurso em estrada de terra, a hora parada e a hora trabalhada, quando ocorrer) e recolher uma cópia do referido documento.

5) O gestor de frota do órgão/entidade aprova e finaliza o serviço no SIAG, após a inserção das informações do serviço no prazo de 01 (um) dia útil.

6) O gestor de frota do órgão/entidade verifica o checklist (quando ocorrer serviços adicionais - hora trabalhada, hora parada e km terra) e pedágio, que será inserido no SIAG. As informações inseridas pela empresa de reboque/guincho devem corresponder às contidas no checklist.

7) O gestor de frota do órgão/entidade aprova o pagamento da prestação do serviço, caso tenham sido observadas todas as regras de distância e valores.

Para serviços de reboque/guincho de segunda a sexta-feira após as 18h, sábados, domingos e feriados (acionados pelo 0800).

1) O condutor do veículo do órgão/entidade solicita4 ao 0800 o serviço do reboque/guincho.

2 A solicitação é considerada uma autorização prévia para a prestação do serviço.

3 O cancelamento do serviço deve ocorrer em até 15 minutos após a solicitação do serviço a plataforma.

4 A solicitação é considerada uma autorização prévia para a prestação do serviço.


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2) O condutor do veículo do órgão/entidade repassa ao atendente as informações solicitadas.

3) O condutor do veículo do órgão/entidade autoriza o serviço de reboque/guincho.

4) O serviço de reboque/guincho deve ser prestado em até 120 (cento e vinte) minutos após a solicitação feita no 0800 5.

5) O atendente do 0800 informa ao condutor do veículo que será rebocado quanto à previsão de atendimento, bem como alerta que ele deverá preencher e assinar o checklist (atestando o percurso em estrada de terra, a hora parada e a hora trabalhada, quando ocorrer) e recolher uma cópia do referido documento.

6) O gestor de frota do órgão/entidade aprova e finaliza o serviço no SIAG, após a inserção das informações do serviço no prazo de 01 (um) dia útil.

7) O gestor de frota do órgão/entidade verifica o checklist (quando ocorrer serviços adicionais - hora trabalhada, hora parada e km terra) e pedágio, que será inserido no SIAG. As informações inseridas pela empresa de reboque/guincho devem corresponder às contidas no checklist.

8) O gestor de frota do órgão/entidade aprova o pagamento da prestação do serviço, caso tenham sido observadas todas as regras de distância e valores.

3.3. Indicação de estabelecimento pela equipe plataforma

Após o envio da solicitação de manutenção pelo gestor de frota, a equipe plataforma deve analisá-la e direcionar o veículo a um estabelecimento da rede credenciada apto a realizar a manutenção requerida e, preferencialmente, mais próximo de onde o veículo se encontra.

Atores envolvidos

Equipe plataforma: indicar o estabelecimento para o qual o veículo deve ser direcionado.

3.3.1. Procedimentos para a indicação de estabelecimento

Para indicar um estabelecimento da rede credenciada, a equipe plataforma deverá:

5 O cancelamento do serviço deve ocorrer em até 15 minutos após a solicitação do serviço pelo 0800.


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1) Analisar o formulário padrão de solicitação de manutenção recebido, a fim de identificar o tipo de estabelecimento para o qual o veículo deverá ser direcionado, com base no problema relatado (exemplo: mecânica, lanternagem, alinhamento/balanceamento, auto elétrica, etc.).

2) Realizar avaliação do custo x benefício para a indicação do estabelecimento da rede credenciada, considerando: a distância entre o veículo e o estabelecimento, o histórico de preços do estabelecimento, a disponibilidade para receber o veículo, o histórico de problemas com o estabelecimento, etc.

3) Verificar, com base nos relatos sobre o defeito apresentado pelo veículo, se o problema pode estar em peças, componentes, acessórios, materiais e serviços ainda em garantia. Nesse caso, a indicação do estabelecimento será daquele que prestou os serviços e forneceu peças ainda em garantia.

a. Caso haja garantia apenas de peças/componentes/acessórios/materiais, fornecidos por estabelecimento distinto daquele que realizou os serviços de manutenção, a indicação do estabelecimento se dará da maneira convencional;

b. Se for identificada a necessidade de substituição somente de itens/serviços em garantia fornecidos por um mesmo estabelecimento, este deverá ser contatado para que efetue a substituição dos itens ou refaça os serviços.

4) Comunicar, por e-mail, ao gestor de frota os dados do estabelecimento para qual o veículo deverá ser levado: nome, endereço, telefone e contato do estabelecimento.

ATENÇÃO: Caso o estabelecimento esteja bloqueado ou a uma distância incompatível com a prevista no item 1.3 deste manual, o gestor de frota poderá solicitar nova indicação à equipe plataforma.

ATENÇÃO: A equipe plataforma deve atender aos prazos previstos em edital para a indicação do estabelecimento para o qual o veículo deve ser direcionado.

A indicação de estabelecimento da rede credenciada para realização de manutenção deverá observar o prazo máximo de 03 (três) horas, a partir do contato do órgão/entidade, exceto quando:

Não houver estabelecimento em condições de efetuar o reparo no município onde o veículo se encontrar;

O veículo estiver em estradas e sem condições de se locomover;

O veículo estiver envolvido em acidente e aguardando laudo pericial e/ou a realização de Boletim de Ocorrência.


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3.3.2. Diretrizes Oficina Orgânica

CONCEITO

Oficinas orgânicas são estruturas de oficinas mecânicas existentes em alguns órgãos/

entidades para a realização de serviços de manutenção em veículos oficiais. Essas oficinas

executam serviços de manutenção com mão de obra própria da entidade,

consequentemente, não havendo desembolso para pagamento de serviço (hora/homem),

mas apenas para a aquisição de peças, lubrificantes e acessórios.

O serviço de manutenção é de inteira responsabilidade dos responsáveis do órgão/entidade

pela gestão da frota e gestão da oficina orgânica. A oficina orgânica deve possuir o mínimo de

estrutura necessária para a execução dos serviços a que se dispõe realizar.

REGRAS

1. Todas as oficinas orgânicas devem ser registradas no SIAG como um estabelecimento

da rede credenciada, mediante preenchimento de Termo de Adesão da VALECARD que

será disponibilizado pela SEPLAG;

2. A oficina orgânica não será em hipótese alguma contabilizada para fins de

comprovação, pela VALECARD, da rede mínima prevista em edital;

3. As regras constantes, no Contrato de Credenciamento de Estabelecimento ao Sistema

VALECARD, registrado no Cartório de Registro de Títulos e Documentos da Comarca de

Uberlândia e microfilmado, sob nº 03167610, aplicam-se no que couber às oficinas

orgânicas dos órgãos/entidades contratantes, que optarem por utilizar essa

ferramenta;

4. Será cadastrado no SIAG um gestor responsável pela oficina orgânica, denominado

gestor da oficina orgânica:

Não é possível cadastrar mais de um gestor responsável pela oficina.


38

5. A oficina orgânica possui um único perfil de acesso ao SIAG, por isso cada servidor

responsável por uma manutenção deve se identificar no campo “Responsável Técnico”

no sistema;

6. O acesso da oficina orgânica será semelhante ao acesso dos estabelecimentos da rede

credenciada, conforme Manual de Utilização do SIAG pela Oficina (Disponível no site

http://www.planejamento.mg.gov.br/servicos/novo-modelo-de-manutencao-de-

veiculos);

7. Nas oficinas orgânicas, só poderão ser realizadas manutenções em veículos oficiais

que estejam, devidamente, cadastrados no SIAD e vinculados a algum órgão/entidade

que possua contrato em vigor com a VALECARD;

8. O gestor de frota do órgão responsável pelo veículo oficial deverá obter autorização

do gestor da oficina orgânica para a realização da manutenção;

9. Para que ocorra o registro de entrada do veículo na oficina orgânica, as seguintes

condições devem ser satisfeitas:

O veículo deve estar na BASE SIAD;

O veículo deve estar EM USO (status “A”);

O veículo deve estar com ATENDIMENTO ABERTO;

O hodômetro deve estar sempre ATUALIZADO;

O condutor deve ser do MESMO ÓRGÃO / ENTIDADE do veículo;

O condutor deve estar ATIVO;

O condutor deve possuir senha do SIAG.

10. A responsabilidade pelo acompanhamento do serviço de manutenção é do gestor de

frota do órgão/entidade em que o veículo está alocado;

11. Toda manutenção realizada na oficina orgânica, com a utilização do contrato da

VALECARD, deverá ser registrada no SIAG pelo gestor desta oficina, conforme Manual

de Utilização do SIAG pela Oficina (Disponível no site

http://www.planejamento.mg.gov.br/servicos/novo-modelo-de-manutencao-de-

veiculos);


39

12. A oficina orgânica não gerará faturamento no SIAG, independentemente das

informações que o responsável lançar;

13. A oficina orgânica deve inserir orçamento com os dados dos serviços que serão

realizados na manutenção do veículo oficial, informando a quantidade de horas de

cada serviço e com o valor da hora/homem igual a R$ 0,00, bem como a garantia de 90

dias e 1 (hum) KM para o serviço;

14. A oficina orgânica deve inserir orçamento com os dados das peças necessárias para

realização da manutenção, informando o quantitativo de cada peça, de acordo com as

orientações da VALECARD, e com o valor unitário igual a R$ 0,00, bem como a garantia

de 90 (noventa) dias e 1 (hum) KM para a peças. Essa inserção de garantia será

APENAS para atender os parâmetros do sistema, pois a efetiva garantia será inserida

no SIAG pelo estabelecimento responsável pelo fornecimento;

15. A oficina orgânica deve realizar a avaliação do veículo e inserir o orçamento de

serviços e/ou peças no SIAG em até 5 (cinco) dias úteis, após o registro do veículo no

SIAG:

O gestor de frota deve acompanhar e cobrar o cumprimento desse prazo.

16. Após a inserção do orçamento pelo responsável da oficina orgânica, a equipe

plataforma deve atender os prazos de orçamentação e negociação, conforme edital;

17. A equipe plataforma deve inserir no SIAG 03 (três) preços para cada item de peça;

18. A oficina orgânica não poderá inserir cotações para serviços e/ou peças de

orçamentos lançados por outras oficinas da rede credenciada;

19. É vedado ao gestor da oficina orgânica efetuar pedido de peças para fins de geração

de estoque. Isto é, todas as peças demandadas, para determinada manutenção de

veículo oficial, devem ser utilizadas no veículo para o qual foram solicitadas;

20. A responsabilidade pela aquisição das peças é da equipe plataforma e a quantidade

adquirida deve ser aplicada imediatamente no veículo. Os pedidos de peças devem

estar de acordo com as especificações e quantidades definidas pelo fabricante do

veículo para a realização da manutenção:


40

Exemplo: um utilitário leve necessita de 04 (quatro) pneus e 01 (um) step.

Se forem inseridas solicitações com mais de 05 (cinco) pneus, o orçamento

não será aprovado pela equipe plataforma, pois o veículo possui no máximo

05 (cinco) pneus.

21. A oficina orgânica somente realizará serviços;

22. É vedado o fornecimento de peças pela oficina orgânica;

23. Caso seja identificada a necessidade de realizar serviços ou adquirir peças que não

constem no orçamento inicial, a oficina orgânica deve informar a necessidade para a

equipe plataforma, bem como seguir todas as regras e os procedimentos já

estabelecidos para manutenção complementar;

24. A oficina orgânica será responsável por receber as peças e respectivas notas fiscais

provindas de outros estabelecimentos da rede credenciada. Essas notas fiscais

deverão ser entregues ao condutor no ato da retirada do veículo;

25. O condutor deve receber as notas e encaminhá-las ao gestor de frota do órgão para as

devidas conferências, conforme Manual GTM;

26. O estabelecimento da rede credenciada, que fornecer peças para as oficinas orgânicas,

não tem responsabilidade quanto à garantia destas peças, caso estas tenham sido

utilizadas e/ou instaladas incorretamente pelo técnico da oficina orgânica;

27. Caso a oficina orgânica identifique defeito em peças, no momento da utilização e/ou

instalação, cabe a ela encaminhar à equipe plataforma relato formal e detalhado dos

procedimentos adotados, bem como fotos da peça. A equipe plataforma encaminhará

o expediente para a avaliação do fornecedor e substituição da peça.

ATENÇÃO: Caso o fornecedor comprove a utilização indevida pela oficina orgânica, os

técnicos da equipe plataforma irão elaborar laudo técnico identificando a

responsabilidade. Constatada a utilização inadequada das peças pelas oficinas orgânicas,

que resultem na perda da garantia, a apuração de responsabilidade e o ressarcimento

ficam a cargo do gestor da oficina orgânica.


41

PROCEDIMENTOS

Do cadastramento

O órgão/entidade contratante encaminhará o Termo de Adesão para

registro da oficina orgânica (assinado e impresso) à SEPLAG;

A SEPLAG encaminhará para a VALECARD o Termo de Adesão, preenchido

pelo órgão/ entidade contratante;

A VALECARD efetuará o cadastro da oficina orgânica no SIAG;

o O acesso ao sistema será liberado em 30 dias, após o recebimento,

pela VALECARD, do Termo de Adesão assinado e impresso.

A oficina orgânica terá perfil de estabelecimento da rede credenciada no

SIAG.

Do descadastramento

O gestor de frota do contrato do órgão/entidade encaminhará formulário

de solicitação de descadastramento assinado e digitalizado (Disponível no

site http://www.planejamento.mg.gov.br/servicos/novo-modelo-de-

manutencao-de-veiculos), da Oficina Orgânica à SEPLAG para o e-mail

[email protected], informando o motivo;

A SEPLAG encaminhará para a VALECARD a solicitação do gestor de frota do

órgão/entidade;

A VALECARD deverá descadastrar a oficina orgânica em até 02 (dois) dias

úteis, sendo que para ocorrer a exclusão do cadastro não podem existir

veículos oficiais com orçamento em aberto ou em manutenção no sistema

SIAG;


42

A oficina orgânica terá o perfil de estabelecimento no SIAG excluído, sendo

cancelada a senha de acesso.

Da manutenção

1. Gestor de frota encaminhará o veículo oficial até a oficina orgânica, após conferir se o

veículo e o condutor atendem todos os requisitos para registro na oficina, conforme

regras da integração;

ATENÇÃO: Se o veículo não pertencer ao órgão/entidade responsável pela oficina orgânica, o

gestor de frota deverá solicitar autorização ao gestor da oficina orgânica, para posterior

encaminhamento para manutenção.

ATENÇÃO: Antes de encaminhar o veículo para a oficina, o gestor deve abrir atendimento e

conferir se o condutor está ativo e registrado no mesmo órgão do veículo.

2. O gestor da oficina orgânica deverá acessar o SIAG e registrar a entrada do veículo,

inserindo os seguintes dados, conforme Manual de Utilização do SIAG pela Oficina

(Disponível no site http://www.planejamento.mg.gov.br/servicos/novo-modelo-de-

manutencao-de-veiculos):

a. Placa do veículo; b. Hodômetro; c. Dados do condutor; d. E-mail do condutor; e. Telefone do condutor; f. Senha do condutor; g. Data de Chegada; h. Relato do motorista sobre situação do veículo.

3. O condutor do veículo deve acompanhar o registro de entrada para certificar que o

valor do hodômetro seja preenchido corretamente;

ATENÇÃO: Nesse momento, o status do veículo passa a ser “manutenção/acidentado” e o

atendimento aberto pelo gestor é fechado automaticamente pelo sistema.


43

4. O veículo será vistoriado pelo mecânico da oficina orgânica que deve preencher um

checklist. Esse documento deve ser assinado pelo mecânico e pelo condutor do

veículo, cada parte ficará com uma via;

5. O gestor da oficina deverá lançar no sistema SIAG todos os serviços a serem realizados

e todas as peças necessárias para a manutenção, em até 5 (cinco) dias úteis, bem

como as garantias dos serviços, conforme Manual de Utilização do SIAG pela Oficina

(Disponível no site http://www.planejamento.mg.gov.br/servicos/novo-modelo-de-

manutencao-de-veiculos):

a. Todos os serviços e peças lançados no SIAG pela oficina orgânica devem ter

obrigatoriamente valor unitário igual a R$0,00;

b. Todos os lançamentos de peças no SIAG pela oficina orgânica devem ter os

quantitativos reais informados, para fins de cotação dos valores das peças e o

lançamento das garantias deve ser igual a “0” (zero);

c. Os lançamentos de garantia dos serviços executados pela oficina orgânica

devem ser de 90 (noventa) dias e 01 (hum)KM.

6. O gestor de frota do veículo deve acompanhar e cobrar o cumprimento do prazo de

lançamento do orçamento pela oficina orgânica;

7. A equipe plataforma verificará se o orçamento solicita quantidades e peças de acordo

com a especificação do fabricante do veículo. Caso seja constatada alguma

divergência, a mesma cancelará o orçamento e indicará para o gestor da oficina

orgânica, no campo “mensagens”, qual inconsistência (de quantidade e/ou de tipo de

peças) que foi encontrada no orçamento;

8. Não havendo problema, a equipe plataforma, com base no orçamento feito pela

oficina orgânica, realizará as cotações das peças:

a. A equipe plataforma deverá encaminhar o orçamento para cotação e cada item

deverá possuir pelo menos 03 (três) preços.

9. Realizadas as cotações e negociações, a equipe plataforma indicará a melhor

combinação econômica de peças e a disponibilizará para aprovação total, parcial ou

reprovação do gestor de frota no SIAG;


44

10. Após aprovação pelo gestor de frota, a oficina orgânica estará autorizada a iniciar o

processo de manutenção;

11. Todas as peças necessárias para as manutenções serão entregues na oficina orgânica

que inseriu o orçamento;

12. A oficina orgânica será responsável por receber e conferir as peças e respectivas notas

fiscais provindas de outros estabelecimentos da rede credenciada:

a. As quantidades, marcas e tipo (genuína, original ou paralela/1ª linha) das

peças devem estar de acordo com a descrição das notas fiscais e registros do

orçamento no SIAG;

b. As peças devem estar em perfeita condição.

13. O gestor da oficina orgânica deve recusar, no ato da entrega, peças que estejam com

defeitos, que não sejam da marca e/ou a quantidade solicitada no SIAG, ou não

venham acompanhadas de nota fiscal;

14. Depois de realizar o serviço de manutenção, a oficina orgânica deverá informar o

término da Ordem de Serviço - OS, via sistema SIAG, colocando o veículo disponível

para retirada;

O condutor, antes de realizar a retirada do veículo, deve verificar a manutenção, e

recolher as notas fiscais de peças e entregá-las ao gestor de frota;

15. No momento da retirada do veículo, o gestor da oficina deverá acessar o SIAG e

solicitar que o condutor responsável insira seus dados e senha.

ATENÇÃO: Após a retirada do veículo no SIAG, o status do veículo passa a ser “em uso” e

um atendimento é aberto automaticamente pelo sistema em nome do condutor que

retirou o veículo.

Da manutenção complementar


45

1. Se o gestor da oficina, após o início da manutenção, identificar a necessidade de

realizar serviços ou adquirir peças que não constem no orçamento inicial, deverá

informar, por e-mail, a necessidade para a equipe plataforma;

2. A equipe plataforma irá autorizar a inserção do orçamento complementar e liberá-lo

para a aprovação do gestor de frota, após analisar se está atendendo aos requisitos

para permissão de manutenção complementar;

3. O gestor de frota poderá aceitar ou não a manutenção complementar. Caso ela

ultrapasse os preços e/ou o número de itens definidos nos “critérios para a

manutenção complementar” e o gestor opte por aceitá-la, é necessário que justifique

a vantajosidade e a necessidade da manutenção no campo “mensagem”;

4. Realizadas as cotações e negociações, a equipe plataforma indicará a melhor

combinação econômica de peças e a disponibilizará para aprovação total, parcial ou

reprovação do gestor de frota no SIAG;

5. Após aprovação pelo gestor de frota, a oficina orgânica estará autorizada a iniciar o

processo de manutenção;

6. Todas as peças necessárias para as manutenções serão entregues na oficina orgânica

que inseriu o orçamento;

7. A oficina orgânica será responsável por receber e conferir as peças e respectivas notas

fiscais provindas de outros estabelecimentos da rede credenciada:

a. As quantidades, marcas e tipo (genuína, original ou paralela/1ª linha) das

peças devem estar de acordo com a descrição das notas fiscais e registros do

orçamento no SIAG;

b. As peças devem estar em perfeita condição.

8. O gestor da oficina orgânica deve recusar, no ato da entrega, peças que estejam com

defeitos, que não sejam da marca e/ou a quantidade solicitada no SIAG, ou não

venham acompanhadas de nota fiscal;

9. Depois de realizar o serviço de manutenção, a oficina orgânica deverá informar o

término da Ordem de Serviço - OS, via sistema, colocando o veículo disponível para

retirada;


46

10. O condutor, antes de realizar a retirada do veículo, deve verificar a manutenção, e

recolher as notas fiscais de peças e entregá-las ao gestor de frota;

11. No momento da retirada do veículo, o gestor da oficina deverá acessar o SIAG e

solicitar que o condutor responsável insira seus dados e senha.

ATENÇÃO: Após a retirada do veículo no SIAG, o status do veículo passa a ser “em uso” e

um atendimento é aberto automaticamente pelo sistema em nome do condutor que

retirou o veículo.

3.4. Condução do veículo ao estabelecimento

Um condutor do órgão/entidade deverá levar o veículo até o estabelecimento indicado pela equipe plataforma para a realização do orçamento.

Ao chegar ao estabelecimento da rede credenciada, o estabelecimento deve efetuar o registro da entrada do veículo no SIAG.

ATENÇÃO: Importante ressaltar que para que o registro de entrada ocorra com sucesso, é imprescindível que todas as condições previstas na integração do sistema SIAD x SIAG sejam atendidas, conforme item 6.2 desse manual.

ATENÇÃO: Os veículos que não forem levados ao estabelecimento indicado pela equipe plataforma no prazo de 03 (três) dias úteis terão a tratativa cancelada, sendo necessária uma nova solicitação de manutenção, exceto nos casos em que há agendamento prévio e informado pelo contratante.

Atores envolvidos

Condutor: conduzir o veículo ao estabelecimento da rede credenciada indicado pela equipe plataforma;

Condições para registro do veículo na oficina na integração SIAD x SIAG:

O veículo deve estar com ATENDIMENTO ABERTO e com HODÔMETRO

ATUALIZADO;

O condutor deve estar ATIVO e estar registrado no mesmo órgão/entidade do veículo.


47

Estabelecimento: receber o veículo, registrar a entrada do veículo no SIAG.

3.4.1. Procedimentos para a condução do veículo ao estabelecimento indicado

1) O condutor do órgão/entidade deverá levar o veículo até o estabelecimento indicado pela equipe plataforma, ou caso haja necessidade de reboque/guincho, deverá acompanhar a entrega do veículo no local indicado.

a. Somente condutor cadastrado no módulo Frota SIAD, vinculado ao órgão/entidade ao qual pertence o veículo, pode fazer a entrega do veículo no estabelecimento.

2) O estabelecimento deverá proceder com o registro da entrada do veículo na oficina no

SIAG, informando a placa e hodômetro do veículo e os dados do condutor responsável.

Após o registro, o gestor de frota responsável (GFO ou GFU) receberá um e-mail informando sobre a entrada do veículo no estabelecimento.

ATENÇÃO: De acordo com as regras do edital, o estabelecimento deve responsabilizar-se integralmente pelos veículos recebidos dos órgãos/entidades, incluindo todos os pertences, acessórios e objetos nele contidos, obrigando-se à reparação total da perda, em casos de furto ou roubo, incêndios ou acidentes, independente de culpa, bem como ressarcir os danos causados aos contratantes, no caso de uso indevido do veículo, enquanto este estiver sob sua guarda.

3.5. Realização de orçamento

O estabelecimento da rede credenciada, após registrar a entrada do veículo no SIAG, deve iniciar a confecção do orçamento, verificando quais itens e serviços serão necessários para a realização da manutenção. O orçamento deve ser registrado no SIAG.

ATENÇÃO: O orçamento, inclusive quando envolver a desmontagem do motor do veículo, deverá ser feito sem ônus aos órgãos/entidades contratantes, ou seja, o estabelecimento não poderá cobrar pelo orçamento efetuado.

A emissão de laudo técnico (inspeção) poderá ser solicitada, porém este item encontra-se sujeito à cobrança.


48

Atores envolvidos

Estabelecimento: realizar orçamento para a manutenção do veículo;

Equipe plataforma: analisar o orçamento apresentado pelo estabelecimento;

Gestor de Frota do Órgão/Unidade: monitorar o cumprimento dos prazos previstos em edital para a elaboração do orçamento.

3.5.1. Procedimentos para a realização do orçamento

Para a realização do orçamento, o estabelecimento da rede credenciada deve observar as seguintes regras:

1) O veículo deve ser avaliado pelo estabelecimento que o recebeu.

2) O estabelecimento deve registrar o orçamento no SIAG, com os seguintes dados: a. Placa e o hodômetro do veículo; b. Nome do condutor que entregou o veículo; c. Relação de peças, acessórios, componentes, materiais e suas respectivas

quantidades e preços (unitário e total); d. Tipo de peça utilizado: genuína, original ou paralela/1ª linha, conforme

indicado pelo gestor de frota no formulário padrão de solicitação da manutenção;

e. Fabricante de peças, componentes, acessórios e materiais; f. Relação de serviços e seus respectivos tempos e preços (unitário e total); g. Garantia de peças, acessórios, componentes e materiais, bem como dos

serviços; h. Datas da entrada do veículo e da emissão do orçamento.

3) Há prazos máximos para a realização do orçamento, a partir da entrada do veículo no

estabelecimento. Os prazos estabelecidos no edital são:

Tipo de Orçamento Veículos Leves Veículos Pesados

Manutenção Preventiva (Revisão) Até 04 horas Até 08 horas

Manutenção Corretiva Até 01 dia útil Até 02 dias úteis

Manutenção Corretiva – média monta6 Até 02 dias úteis Até 03 dias úteis

6 Entende-se por média monta os danos sofridos pelo veículo que afetem seus componentes mecânicos e estruturais, envolvendo substituições de equipamentos especificados pelo fabricante ou cujo reparo tenha orçamento superior a 40% de seu valor venal.


49

ATENÇÃO: Caso o último dia do prazo constante no edital seja um dia não útil, o orçamento deverá ser emitido até o dia útil seguinte.

4) A garantia mínima exigida, conforme edital deve estar de acordo com o abaixo

especificado:

a. A garantia para peças, componentes, acessórios e materiais deve ser, no mínimo, igual à garantia oferecida pelo fabricante;

b. A garantia para serviços deve ser de, no mínimo, 90 (noventa) dias.

5) Se necessário, a equipe plataforma ou o próprio gestor de frota, pode solicitar ao estabelecimento que produza fotos do veículo e das peças, para auxiliar a aprovação da manutenção.

a. O SIAG possui funcionalidade que permite a realização do procedimento de

vistoria por imagem, por meio de upload de fotografias do veículo, a fim de subsidiar a avaliação e recomendação da manutenção apropriada pela equipe plataforma, bem como conferência do gestor da frota.

Após a inserção do orçamento no SIAG, ele deve ser encaminhado pelo estabelecido para a análise da equipe plataforma.

3.6. Realização de cotações e negociação

A equipe plataforma deve avaliar o orçamento registrado no SIAG e verificar se há a obrigatoriedade de realizar cotações com outros estabelecimentos da rede credenciada.

ATENÇÃO: Caso o valor do orçamento seja superior a R$500,00 para veículos leves ou superior a R$1.000,00 para veículos pesados, DEVEM ser feitas cotações em outros estabelecimentos da rede credenciada, de forma a haver no mínimo 03 (três) preços para cada item e/ou serviço constante do orçamento. Independentemente do valor do orçamento, o gestor de frota pode solicitar a realização de cotações, caso julgue necessário.


50

Após a realização das cotações por outros estabelecimentos, a equipe plataforma deve avaliar o orçamento e cotações apresentados, seus itens e serviços, e os seus respectivos preços, e negociar melhores condições junto aos estabelecimentos da rede credenciada.

Atores envolvidos

Equipe plataforma: solicitar cotações de preços a outros estabelecimentos e negociar melhores condições com os estabelecimentos da rede credenciada;

Estabelecimento: realizar cotação de preços para a manutenção do veículo;

Gestor de Frota do Órgão/ Unidade: acompanhar os prazos previstos em edital para a prestação do serviço e solicitar mais cotações, caso julgue necessário.

3.6.1. Procedimentos para a realização de cotações e negociação com os estabelecimentos

1) A equipe plataforma envia, por meio do SIAG, o orçamento original sem os preços para outros estabelecimentos da rede credenciada, de forma a obter, ao fim, no mínimo 03 (três) preços para cada peça/material e serviço.

2) Os estabelecimentos que receberam o pedido de cotação deverão informar seus

preços no sistema SIAG, referentes aos itens de peças e de serviços do orçamento original. Além disso, deverão apresentar as demais informações, tais como a garantia.

a. Caso não existam 03 (três) estabelecimentos no município, onde se encontra o

veículo, as cotações poderão ser realizadas nos estabelecimentos da rede credenciada mais próximos, situados a até 200 km de onde o veículo se encontra, conforme tabela apresentada no item 1.3 deste manual.

3) As cotações dos estabelecimentos deverão ser emitidas em até 01 (hum) dia útil, a

ser contado após o registro do orçamento no SIAG.

4) A equipe plataforma deve negociar com os estabelecimentos a fim de obter o melhor preço, e inferior aos limites máximos previstos no contrato.

5) A negociação de preços deverá ser concluída em até 01 (hum) dia útil, após o registro de todas as cotações realizadas, exceto no caso de manutenção de média monta, que poderá ser realizada em prazo superior a este.


51

Terminada esta etapa, passa-se para a etapa de indicação do melhor orçamento/cotação ou da melhor combinação econômica pela equipe plataforma.

3.7. Diretrizes para a Troca de Oficina Conceito A troca de oficina é a retirada do veículo do local onde foi realizado o orçamento inicial para que seja manutenido em outro estabelecimento. Casos em que pode ser necessária a troca de oficina Caso1: quando a oficina em que se encontra o veículo for descredenciada devido à

apuração de ocorrências ou com algum outro tipo de impedimento e o veículo ainda não

iniciou a manutenção;

o Se as aprovações pelo GESTOR foram realizadas, esse caso não se enquadra,

devendo o Estabelecimento CANCELAR, via sistema, o processo, no momento

que o condutor for retirar o veículo. Concomitantemente, a equipe plataforma

deverá direcionar o veículo para outro estabelecimento.

Caso 2: quando o estabelecimento para onde o veículo foi direcionado, inicialmente,

identificar algum problema que não tenha capacidade técnica para sanar;

o Identificada a impossibilidade da manutenção pelo estabelecimento durante a

etapa de orçamentação, a manutenção deverá ser cancelada, via sistema, e

iniciada em outro estabelecimento apto.

Exemplo 1: O órgão/entidade contratante relata anormalidades no

veículo que indicam problemas no motor, a equipe plataforma

encaminha o veículo para uma oficina que possui estrutura e

profissionais que executam manutenção de motores. Entretanto, na

orçamentação, a oficina identifica que o problema do veículo é elétrico,

no entanto não possui estrutura, nem profissionais para executar a

manutenção. Dessa forma, o veículo deve ser trocado de oficina e o

ônus com o deslocamento, caso seja necessária a contratação de

reboque, é do órgão/entidade contratante.

o Identificada a necessidade da realização de manutenção complementar e o

estabelecimento não tiver capacidade de realizá-la, os serviços já iniciados


52

devem ser concluídos e o novo serviço deve ser executado em uma nova

manutenção, em estabelecimento apto.


veículo que indicam problemas no motor, a equipe plataforma

encaminha o veículo para uma oficina que possui estrutura e

profissionais que executam manutenção de motores. A oficina avalia o

veículo e constata o problema no motor. No decorrer da manutenção,

identifica um problema elétrico, no entanto não possui estrutura, nem

profissionais para executar a manutenção. Dessa forma, a oficina

finaliza o reparo do motor e o veículo é direcionado para outra oficina

que possa realizar a manutenção elétrica. O ônus com o deslocamento,

caso seja necessária a contratação de reboque, é do órgão/entidade

contratante.

Caso 3: quando a equipe plataforma direcionar o veículo erroneamente para uma oficina

que não possui capacidade técnica para realizar a manutenção;

o A manutenção deve ser cancelada, via sistema, e iniciada em outro

estabelecimento.


veículo que indicam problemas elétricos, entretanto a equipe

plataforma encaminha o veículo para uma oficina que não possui

estrutura e/ou profissionais que executam manutenção elétrica. Dessa

forma, fica constatado um erro de direcionamento por parte da equipe

plataforma e o ônus do deslocamento, caso seja necessária a

contratação de reboque, é da VALECARD.


veículo que indicam problemas no motor, entretanto a equipe

plataforma encaminha o veículo para uma oficina que não possui

estrutura e/ou profissionais que executam manutenção em motores.

Dessa forma, fica constatado um erro de direcionamento por parte da

equipe plataforma e o ônus do deslocamento, caso seja necessária a

contratação de reboque, é da VALECARD.


53

Exemplo 3: O órgão/entidade contratante solicita lanternagem para um

veículo, entretanto a equipe plataforma encaminha o veículo para uma

oficina auto elétrica. Dessa forma, fica constatado um erro de

direcionamento por parte da equipe plataforma e o ônus do

deslocamento, caso seja necessária a contratação de reboque, é da

VALECARD.

Caso 4: quando a equipe técnica da plataforma questionar o estabelecimento sobre a

realização de alguns serviços e/ou aquisição de peças e ele não comprovar a necessidade

do reparo, assim se faz necessário a troca para a devida apuração;

o A manutenção deverá ser cancelada, via sistema, e iniciada em outro

estabelecimento.

Caso 5: quando os serviços aprovados na combinação econômica não forem aqueles do

estabelecimento onde se encontra o veículo.

o Antes de haver a troca de estabelecimento, a equipe plataforma pode negociar

a redução dos valores de forma que eles fiquem iguais ou inferiores aos da

menor cotação, desde que não haja comprometimento da qualidade dos

serviços a serem realizados.

Regras

1. Não é permitida a cobrança pela realização do orçamento, inclusive quando envolver a

desmontagem do motor do veículo;

2. A equipe plataforma deve comunicar ao gestor de frota, por e-mail, que o veículo deve

ser trocado de oficina, justificando a ação e informando o novo direcionamento;

3. O gestor de frota deve designar um condutor para acompanhar o veículo durante a

troca da oficina;

4. O gestor de frota deve cancelar o orçamento no momento que condutor estiver na

oficina onde incialmente se encontra o veículo;

o Nesse momento o veículo ficará com status “em uso” e o fechamento do último

atendimento será excluído, automaticamente, no SIAD;

5. A equipe plataforma deve garantir que o serviço de reboque, caso necessário, seja

lançado no sistema antes do registro de entrada na nova oficina;

6. O veículo deve ser acompanhado por um condutor do órgão/ entidade contratante,

desde sua retirada até o registro de entrada na nova oficina;

o Caso o condutor da troca de oficina não seja o condutor do atendimento que se

encontra aberto, o gestor de frota deve fazer a adequação do nome do


54

condutor vinculado ao atendimento antes que seja direcionado o veículo para a

outra oficina;

7. A responsabilidade por qualquer dano que ocorra ao veículo durante o transporte para

outra oficina é de responsabilidade do condutor registrado no atendimento desde que

o cancelamento tenha ocorrido efetivamente no sistema, exceto deslocamentos

realizados por reboque, cuja responsabilidade é da empresa prestadora do serviço;

8. Para a troca de oficina que se enquadre no Caso 1, caberá à VALECARD a

responsabilidade de solicitar ao órgão/ entidade contratante que autorize, por e-mail,

a transferência para outra oficina. No caso de negativa do órgão, o mesmo ficará

responsável por problemas/danos que ocorram nessa manutenção.

9. Caso haja ônus de transporte, devido à necessidade de contratação de reboque, para a

troca de oficina que se enquadre no Caso 3, este deverá ser arcado pela VALECARD.

10. Caso haja ônus de transporte, devido à necessidade de contratação de reboque, para a

troca de oficina, exceto no Caso 3, este será arcado pelo órgão/ entidade contratante.

No Caso 5, a equipe plataforma deverá observar o custo da manutenção e do

transporte na avaliação de economicidade.

Procedimentos sem reboque

A equipe plataforma informa, por e-mail e na aba “mensagens”, ao gestor de frota a

necessidade da troca de oficina e indica para qual a oficina o veículo deve ser

direcionado;

Gestor de frota autoriza, por e-mail;

O gestor de frota designa um condutor para proceder à retirada do veículo na oficina

que ele, inicialmente, foi direcionado;

Nesse momento, o gestor de frota cancela o orçamento e informa à equipe

plataforma;

Após o cancelamento no SIAG, o SIAD coloca o veículo “em uso” e exclui o fechamento

do último atendimento (que foi realizado pelo GTM);

O gestor de frota certifica-se que o condutor registrado no atendimento é o que

procederá a troca do veículo de oficina;

O condutor busca o veículo na oficina e o leva para a nova oficina indicada;

O condutor acompanha o registro do veículo na nova oficina para certificar-se que

todos os dados foram inseridos corretamente, principalmente, o hodômetro e após

conferência, inseri sua senha;


55

No novo orçamento, a equipe plataforma insere no campo “Relato Aprovador” o print

das telas com os números dos orçamentos cancelados que comprovam a realização

das cotações anteriores.

o O campo “Relato Aprovador” encontra-se na aba “Dados Gerais” no tópico

“Aprovação do Orçamento”.

Procedimentos com reboque

A equipe plataforma informa, por e-mail e na aba “mensagens”, ao gestor de frota a

necessidade da troca de oficina e indica para qual a oficina o veículo deve ser

direcionado;

Gestor de frota autoriza, por e-mail;

O gestor de frota designa um condutor para proceder à retirada do veículo na oficina

que ele, inicialmente, foi direcionado;

O gestor de frota cancela o orçamento;

O gestor de frota certifica-se que o condutor registrado no atendimento é o que

procederá a troca do veículo de oficina;

O estabelecimento, onde o veículo se encontra, informa à equipe plataforma que o

condutor está na oficina para proceder com a retirada do veículo;

Nesse momento, a equipe plataforma solicita a abertura do serviço de reboque no

sistema;

Enquanto o condutor aguarda a chegada do reboque, deverá realizar a vistoria e

retirada no SIAG do veículo;

O condutor acompanha o reboque do veículo até a nova oficina indicada;

A oficina para onde foi direcionado o reboque informa à equipe plataforma sobre a

chegada do veículo;

A oficina onde o veículo foi direcionado, informa à equipe plataforma que o veículo

chegou para que ela possa finalizar o serviço;

o O veículo é colocado “em uso” e um atendimento é aberto pelo GTM

O condutor acompanha o registro do veículo na nova oficina para certificar-se que

todos os dados foram inseridos corretamente, principalmente, o hodômetro e após

conferência, inseri sua senha;


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No novo orçamento, a equipe plataforma insere no campo “Relato Aprovador” o print

das telas com os números dos orçamentos cancelados que comprovam a realização

das cotações anteriores.

o O campo “Relato Aprovador” encontra-se na aba “Dados Gerais” no tópico

“Aprovação do Orçamento”.

3.8. Indicação da melhor combinação econômica e comprovação da economicidade

Após o registro do orçamento e das cotações no SIAG, e da realização de eventual negociação com os estabelecimentos, a equipe plataforma deve selecionar a melhor combinação econômica dentre os preços oferecidos e encaminhá-la ao gestor de frota.

A indicação da melhor proposta (orçamento ou cotações) deve vir, obrigatoriamente, acompanhada de relatório com a comprovação de que os preços de peças/materiais são inferiores ao preço à vista do fabricante.

A empresa VALECARD efetua esta comprovação por meio de relatório PDF extraído do sistema Audatex.

Atores envolvidos

Equipe plataforma: selecionar, dentre o orçamento e as cotações registrados no SIAG, a proposta economicamente mais vantajosa para a manutenção e inserir no mesmo sistema a comprovação da economicidade da proposta elegida.

3.8.1. Procedimentos para a indicação da melhor combinação

1) A equipe plataforma visualiza os preços de todos os itens de peças/material e serviços constantes do orçamento e das cotações registradas no SIAG pelos estabelecimentos da rede credenciada.

2) O sistema automaticamente destaca de verde os menores preços para cada um dos itens constantes do orçamento e cotações, conforme tela abaixo:


57

3) A equipe plataforma irá selecionar a melhor combinação econômica para a

manutenção, considerando as seguintes diretrizes:

a. Em regra, a realização da manutenção deve ocorrer em apenas um estabelecimento da rede credenciada. Dessa forma, se todas as propostas (orçamento e cotações) tiverem todos os itens de peças/materiais e serviços necessários para a manutenção, a equipe plataforma irá selecionar o orçamento ou a cotação com o menor valor total;

b. A realização da manutenção em mais de um estabelecimento da rede

credenciada ocorrerá quando as cotações não contemplarem todos os itens de materiais e serviços necessários para a manutenção. Por exemplo: o estabelecimento 01 registra o orçamento com todos os itens da manutenção, os estabelecimentos 02 e 03 registram cotação só para serviços e os estabelecimentos 04 e 05 registram cotação somente para peças/materiais. Neste caso, a equipe plataforma verificará se cada item de peça/material ou serviço recebeu pelo menos três preços e fará a seleção das melhores propostas da seguinte forma:

i. Os serviços necessários para a manutenção devem ser realizados em um único estabelecimento;


58

ii. As peças, componentes, acessórios e materiais necessários à realização da manutenção podem ser fornecidos por estabelecimento diverso daquele que realizará o serviço de manutenção. Esses itens podem ser fornecidos por mais de um estabelecimento e deverão ser entregues no local de realização do serviço.

3.8.2. Procedimentos para comprovação da economicidade da(s) proposta(s) selecionada(s)

1) A comprovação da economicidade para a realização dos serviços deve ter como referência a proposta comercial da empresa VALECARD para a licitação.

Os valores máximos da hora/homem para cada porte de veículo (moto, leve e pesado) estão discriminados na proposta comercial da empresa VALECARD. Esses valores também estão registrados na Ata de Registro de Preços e nos contratos firmados e representam o limite máximo (teto) passível de ser pago pela hora/homem em cada manutenção. Eles podem ser conferidos na tabela abaixo:

2) A comprovação da economicidade para as peças/materiais será feita por meio de comparação dos preços do orçamento/cotações selecionado(s) com os preços do sistema de orçamentação eletrônica Audatex ou similar.

a. O sistema Audatex contém o preço à vista atualizado de fabricantes e montadoras para peças/ materiais;

b. A equipe plataforma deverá gerar relatório Audatex, em PDF, contendo os preços de todas as peças/materiais necessários para a manutenção;

c. Em seguida, a equipe plataforma irá verificar se os preços do orçamento/cotações são inferiores aos preços à vista presentes no sistema Audatex com os descontos mínimos fixados na proposta comercial sobre esses valores;


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d. Os descontos mínimos, a serem aplicados sobre os preços constantes na planilha Audatex, para as peças originais e paralela/1ª linha, conforme proposta comercial da empresa VALECARD, são:

Por exemplo: uma peça original no valor de R$100,00 na tabela Audatex possui desconto mínimo de 11,00% na proposta comercial da empresa VALECARD para as peças originais, ou seja, o valor máximo poderá ser de até R$89,00.

e. Este relatório deve ser inserido no sistema SIAG para conferência do gestor de frota (GFO ou GFU) do órgão contratante.

Segue exemplo de planilha Audatex:

ATENÇÃO: Onde se lê “Audatex”, entenda-se “Audatex” ou outro sistema de orçamentação, exemplo ÓRION.


60

3.8.3 Diretrizes para comprovação da economicidade das peças não abrangidas pela tabela “Audatex”

1. Peças cujos valores da tabela “Audatex” não dependem de marca ou modelo

a. Para alguns tipos de itens será possível considerar os preços “Audatex” mesmo que não correspondam a uma marca/modelo específicos

b. Dentre estes itens, podem ser citados:

Pneus Baterias Óleos, lubrificantes e aditivos (para um mesmo tipo de uso) Outros: Bicos de pneus; descarbonizante; desingripante; Extintor de

incêndio; Fluido de freio; Fusível; Graxa; Higienizador do ar condicionado; Kit cola para brisa; Limpa ar condicionado; Silicones; Colas; Vedações.

ATENÇÃO: Apesar de a tabela Audatex retornar, em regra, peças genuínas, pode haver exceções em que os preços de referência são relativos a peças “ORIGINAIS”. Como exemplo, pode ser citado o caso de pneus, em que o preço apresentado no Audatex já é o preço da peça “ORIGINAL”. Portanto, neste caso, não cabe desconto obrigatório, o que não impede a VALECARD de negociar um preço inferior.

c. Nestes casos, a equipe plataforma poderá apresentar a comprovação da economicidade para estes itens mesmo que não sejam da mesma marca/modelo do veículo em manutenção.

Exemplo: Um veículo marca HONDA necessita substituir a sua bateria que é de 60 Ah. O “Audatex” não retorna este item para a marca Honda. Entretanto, tem-se a mesma bateria de 60 Ah para a marca FIAT ou FORD. Esta comprovação será válida para a marca HONDA.

d. Importante ressaltar que, para estes tipos de itens, somente serão válidos caso as especificações sejam idênticas entre o orçamento fornecido pelo estabelecimento e a tabela “Audatex”.

2. Itens que possuem mais de uma nomenclatura

a. Caso haja mais de uma nomenclatura para um mesmo tipo de item no mercado automobilístico, caberá à VALECARD esclarecer as dúvidas dos


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órgãos/entidades contratantes, caso ocorra, justificando no próprio orçamento tal ocorrência para que possa subsidiar o órgão no entendimento e aceitação da comprovação da economicidade.

3. Itens específicos por marca/modelo, e não presentes na tabela “Audatex”

a. Caso não haja retorno na tabela “Audatex” para certo item, este deve ter sua comprovação conforme regras editalícias e contratuais.

b. A VALECARD, sempre que não houver a comprovação da economicidade por meio da tabela Audatex, deverá seguir as regras do edital, realizando cotações no mercado ou por meio de histórico, caso as cotações não sejam possíveis.

4. Itens não presentes na tabela “Audatex” e sem retorno às pesquisas de mercado

a. Caso a VALECARD não tenha sucesso no retorno às pesquisas de preços no mercado, poderá ser apresentada, para comprovação da economicidade, tabela com o histórico de preços das peças, por marca/modelo, no sistema SIAG.

b. Somente poderão ser considerados os preços praticados nos últimos 6 (seis) meses pela rede credenciada.

c. Caso não haja histórico de no mínimo 3 (três) registros nos últimos 6 (seis) meses, poderão, caso autorizado pelo gestor de frota, ser utilizados dados relativos a histórico anterior, desde que devidamente atualizados monetariamente com base em indicador econômico oficial.

d. O preço considerado será a média aritmética dos preços históricos da rede credenciada nos últimos 6 meses, priorizando os registros com quantidades de aquisição similares.

3.9. Aprovação pelo gestor de frota

A melhor combinação econômica, selecionada pela equipe plataforma, deve ser aprovada pelo gestor de frota (GFO ou GFU) para que a manutenção possa ser efetuada.

O gestor de frota poderá aprovar totalmente, aprovar parcialmente, reprovar ou, ainda, solicitar a revisão de preços da melhor combinação econômica indicada pela equipe plataforma.

ATENÇÃO: Ao receber a melhor combinação econômica da equipe plataforma, o gestor de frota deve verificar, antes de aprová-la, se:


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Foram efetuadas todas as cotações no sistema SIAG, de modo que cada item de peças/ materiais e de serviços contenham, pelo menos, 03 (três) preços7;

O tipo de peça definido na solicitação de manutenção (genuína, original e paralela/ 1ª linha) encontra-se na combinação econômica selecionada;

O relatório Audatex está presente;

Os preços dos serviços da combinação econômica são inferiores ou, pelo menos, iguais aos valores máximos estabelecidos no contrato;

Os preços das peças/ materiais da combinação econômica são inferiores ou, pelo menos, iguais aos preços à vista da montadora/ fabricante com a aplicação dos descontos estabelecidos no contrato.

É necessária aprovação adicional quando o valor da manutenção a ser realizada, somada aos valores das manutenções realizadas nos últimos 12 (doze) meses no veículo, ultrapassar 40% de seu valor venal. Nesses casos, será necessária, além da aprovação do gestor de frota do órgão/unidade, a autorização do gestor de frota do Estado (GFE), a ser realizada por servidor da SEPLAG.

Atores envolvidos

Gestor de Frota do Órgão/Unidade: aprovar manutenções para veículos de propriedade ou em uso pelo seu órgão/entidade ou unidade, de acordo com seu nível de alçada;

Gestor de Frota do Estado: autorizar as manutenções dos veículos do Estado, quando o valor do orçamento mais o valor total das manutenções efetuadas nos últimos 12 (doze) meses for superior a 40% do valor venal do veículo;

Equipe plataforma: efetuar a revisão de preços da combinação econômica, após a solicitação do gestor de frota (GFO ou GFU).

3.9.1. Procedimentos para a aprovação

O gestor de frota (GFO ou GFU) poderá aprovar ou não um orçamento, indicado pela equipe plataforma, que esteja aguardando aprovação (Status = “Em Aprovação”). Para isso, deverá seguir os passos seguintes:

1) Acessar o orçamento que necessita de aprovação e analisá-lo.

7 Via de regra, o fornecedor deverá apresentar pelo menos três preços para cada item do orçamento. A exceção à regra ocorrerá quando o valor total do orçamento for inferior a R$ 500,00, para veículos leves, e R$ 1.000,00, para veículos pesados, conforme apresentado no item 3.6 deste manual.


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a. No menu superior da tela inicial, clicar no item OPERAÇÃO e, em seguida, clicar em ORÇAMENTO, como mostrado na figura a seguir:

b. Na tela seguinte, deve ser escolhido o tipo “ORÇAMENTO” e, dentre as opções disponíveis, selecionar a opção “EM APROVAÇÃO”, como mostrado na próxima figura;

i. Caso haja um orçamento específico para ser aprovado, o gestor de frota poderá apenas inserir a placa do veículo e, em seguida, clicar em “PESQUISAR”;

ii. O gestor de frota pode utilizar-se dos filtros disponíveis para personalizar sua pesquisa de forma a ter listados todos os veículos que se enquadrarem nos filtros selecionados;

Exemplo 1: Intervalo de tempo: mostrará os orçamentos em aprovação criados no intervalo informado;

Exemplo 2: Unidade: mostrará os orçamentos em aprovação de todos os veículos pertencentes à Unidade informada.

c. Na parte inferior da tela, serão exibidos os resultados da pesquisa. O gestor de frota deve, então, clicar no botão “TRATAR” referente ao orçamento desejado;


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d. Após clicar em “TRATAR”, será exibida uma tela com informações detalhadas sobre o orçamento selecionado. Na aba superior, ao clicar em “PRODUTOS E SERVIÇOS”, será exibida uma tela com os itens e serviços em aprovação, seus valores unitários, as garantias oferecidas e, para as peças, o seu tipo (genuína, original ou paralela/1ª Linha). Essa tela está retratada a seguir:

2) O gestor de frota, antes de proceder com a aprovação do orçamento, deverá seguir alguns passos para verificar se ele está de acordo com as regras estabelecidas, informadas a seguir:

a. O gestor de frota deve conferir se foram realizadas todas as cotações necessárias. Para isso, clicar no botão “NEGOCIAÇÃO”;


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b. Ao clicar nesse botão, o sistema exibirá o resumo da negociação até o momento, com a apresentação do orçamento e das cotações realizadas, bem como seus respectivos preços. Será exibida, também, a combinação econômica selecionada pela equipe plataforma. Estarão marcadas as opções de itens e serviços previamente indicados pela equipe plataforma como sendo a melhor combinação econômica;

i. ATENÇÃO: a seleção feita pela equipe plataforma está travada para alteração;

ii. Conforme vimos no item 3.8 deste manual, a combinação pode ser formada por uma ou várias propostas (orçamento e cotações).

c. Voltando para a tela anterior (clicando no botão “VOLTAR”), o gestor de frota

deve verificar na proposta se as peças/materiais informadas no sistema são do tipo definido no formulário padrão de solicitação de manutenção (genuína, original ou paralela/1ª linha);


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d. Posteriormente, deve verificar se os preços de serviços atendem aos critérios de economicidade definidos, ou seja, se os valores dos serviços são inferiores ou iguais aos valores máximos estabelecidos no contrato;

e. Feito isso, deve verificar se os preços de peças/ materiais são inferiores ou

iguais aos preços à vista da montadora/ fabricante com os descontos estabelecidos em contrato, para cada tipo de peça (genuína, ou original, ou paralela/1ª linha).

i. ATENÇÃO: Estes descontos foram apresentados no capítulo 3.8.3 deste manual;

ii. Para isso, o gestor de frota deve acessar o relatório Audatex, clicando na aba “ARQUIVO” da proposta em análise e, em seguida, clicando em “DOWNLOAD”.

3) Somente se o orçamento/cotação atender a todos os critérios acima elencados, o

gestor de frota poderá aprová-lo. O gestor de frota, após analisar o orçamento e suas


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informações, deverá, então, decidir pela aprovação (total ou parcial) ou reprovação do orçamento.

ATENÇÃO: Cabe destacar que cada gestor de frota de unidade (GFU) somente poderá aprovar orçamentos cujos valores sejam inferiores ou iguais ao seu nível de alçada. Já o gestor de frota do órgão (GFO) poderá aprovar orçamento/cotação independente do seu valor.

4) Para efetuar a aprovação total da melhor combinação econômica, o gestor de frota deverá:

a. Acessar o botão AÇÃO, na parte de baixo da tela, e selecionar a opção “Aprovar Orçamento”;

b. Feito isso, será aberto pop-up onde o gestor de frota deverá informar sua

senha de autorização. Ele também deverá registrar um breve relato sobre a manutenção. Em seguida, deve clicar no botão AUTORIZAR. ATENÇÃO: A senha de autorização é diferente da senha de acesso do gestor de frota ao sistema. Tal medida visa trazer mais segurança ao processo.

5) Se o gestor de frota efetuar a aprovação parcial, ele deverá aprovar,

individualmente, cada item de peça/material ou serviço. Também deverá reprovar,


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individualmente, os itens de peça/material ou serviço por ele rejeitados para a manutenção. Para isso, o gestor de frota deverá:

a. No orçamento/cotação indicado pela equipe plataforma, clicar na aba PRODUTOS E SERVIÇOS;

b. Na tela que se abrirá, serão exibidos todos os itens de peças/materiais e de serviços com o status “Aguardando aprovação”;

c. Para aprovar o item, o gestor de frota deverá clicar no botão , localizado ao lado direito da linha do item;

d. Para reprovar, o gestor de frota deverá clicar no botão , também localizado ao lado direito da linha do item.

Destacamos abaixo exemplo de orçamento no qual há um item “Aprovado” e um item “Reprovado”.

6) Após a aprovação e reprovação de todos os itens da melhor combinação econômica, o gestor de frota (GFO ou GFU) deverá acessar o botão AÇÃO, na parte de baixo da tela e selecionar a opção “Aprovar Orçamento”.


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a. Feito isso, será aberto pop-up onde o gestor de frota deverá informar sua

senha de autorização. Ele também deverá registrar um breve relato sobre a manutenção. Por fim, deverá clicar no botão AUTORIZAR.

7) Se o gestor de frota (GFO ou GFU) entender que a melhor combinação econômica

deve ter os preços revisados ou que a equipe plataforma deve selecionar outra combinação dentre o orçamento/cotações realizados, ele poderá requisitar, via SIAG, a revisão do orçamento. Para isso, o gestor de frota deverá:

a. Acessar o botão AÇÃO, na parte de baixo da tela, e selecionar a opção “Solicitar Revisão do Orçamento”;

b. Feito isso, será aberto pop-up onde o gestor de frota deverá informar a justificativa para a revisão do orçamento/cotações.

8) Se mesmo após a revisão, o gestor de frota não concordar com a melhor combinação econômica indicada, ela deverá ser reprovada no SIAG. Para isso, ele deverá:

a. Acessar o botão AÇÃO, na parte de baixo da tela, e selecionar a opção “Cancelar Orçamento”;


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b. Feito isso, será aberto pop-up onde o gestor de frota deverá informar o motivo do cancelamento.

ATENÇÃO: Quando o valor da manutenção aprovada pelo gestor de frota (GFO ou GFU) somada ao valor das manutenções realizadas nos últimos 12 (doze) meses ultrapassar 40% do valor venal do veículo, tal manutenção deverá também ser autorizada pelo gestor de frota do Estado (GFE) para que possa ser realizada.

a. O status da manutenção permanecerá “em aprovação” até que a SEPLAG

autorize ou reprove a manutenção, com base em justificativa enviada pelo gestor de frota;

b. Caso a SEPLAG reprove a manutenção, ela será cancelada; caso a SEPLAG a autorize, a manutenção poderá ser iniciada;

c. As justificativas para a autorização da manutenção que exceder a regra dos 40% deverá ser encaminhada para Nirlene Nascimento, através do e-mail: [email protected]

3.9.2. Procedimentos para a troca de mensagens

Na etapa de aprovação, a comunicação entre os atores envolvidos é muito importante. O SIAG possui funcionalidade que permite a troca de mensagens entre eles.

Para acessar a funcionalidade de envio de mensagens, o usuário deverá acessar o menu “Mensagens não lidas”.



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3.10. Realização da manutenção

Após a aprovação, total ou parcial, pelo gestor de frota, o sistema liberará o estabelecimento para o início da manutenção no veículo.

Caso a combinação escolhida para a manutenção possua peças de outro estabelecimento da rede credenciada, as peças/materiais devem ser entregues na oficina que realizará os serviços da manutenção.

ATENÇÃO: A manutenção complementar estava vedada até o momento. Entretanto, a SEPLAG elaborou diretrizes para a utilização desse procedimento, conforme item 3.10.3 desse manual.

Atores envolvidos

Estabelecimento: deve realizar a manutenção do veículo;

Gestor de frota do Órgão/Unidade: deve acompanhar o prazo de execução da manutenção.

3.10.1. Procedimentos para a realização da manutenção

O estabelecimento deve iniciar a manutenção, que estará disponível para execução no sistema SIAG.

Após iniciada a manutenção, o status da ordem de serviço no sistema ficará “Em Execução” até que o estabelecimento inclua a informação de finalização dessa etapa.


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O gestor de frota deve atentar-se para os prazos máximos para a realização da manutenção estabelecidos no edital da licitação. Esses prazos foram definidos de acordo com o tipo de veículo e valores, e podem ser verificados na tabela abaixo:

Valor Manutenção/ Valor Venal Veículos Leves Veículos Pesados

0 à 10% Até 04 dias Até 05 dias

11% à 20% Até 09 dias Até 11 dias



Acima de 40% Até 25 dias Até 30 dias

A seguir, é exibida tela do SIAG, após a aprovação da manutenção pelo gestor de frota, que indica que a ordem de serviço está disponível para o início da manutenção pelo estabelecimento da rede credenciada.

Após a finalização da manutenção, o estabelecimento da rede credenciada concluirá a etapa no SIAG. Com isso, o status da ordem de serviço passará a ser “Aguardando Retirada”. O sistema enviará alerta ao gestor de frota que deverá providenciar a retirada do veículo por condutor cadastrado e com senha registrada.


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3.10.2. Diretrizes para a Manutenção Complementar

CONCEITO

A manutenção complementar ocorre quando o veículo oficial já está em uma oficina da rede credenciada, em manutenção, e, há necessidade de realização de outros serviços ou de troca de peças, identificados somente após o início dos reparos da manutenção aprovada pelo gestor de frota.

CRITÉRIOS E REGRAS

Manutenções complementares somente serão permitidas, quando:

o O valor da manutenção inicial for superior a R$1.000,00; o O valor da manutenção complementar não ultrapassar:

R$ 150,00 para motos; R$ 300,00 para veículos leves; R$ 500,00 para veículos pesados.

o Os serviços solicitados na manutenção complementar estiverem contidos nos mesmos grupos de serviço da manutenção inicial;

o As peças solicitadas na manutenção complementar forem de até dois tipos diferentes de itens independente do grupo de serviço.

Regra 1: Caso os critérios 2 e/ou 4 não sejam atendidos, o gestor de frota poderá

autorizar a realização da manutenção complementar mediante justificativa, a ser


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apresentada no campo “mensagens” no SIAG, contemplando a necessidade e vantajosidade da manutenção complementar.

Regra 2: Caso a equipe plataforma identifique alguma irregularidade/ incoerência na demanda de manutenção complementar, poderá cancelá-la, mesmo que todos os critérios sejam atendidos. No entanto, é necessário que a equipe plataforma informe previamente o motivo do cancelamento, no campo “mensagem” no SIAG e por e-mail, ao gestor de frota, bem como haja consentimento do gestor de frota quanto a este cancelamento.

Regra 3: O prazo para a realização de orçamentos complementares é o mesmo previsto em edital para as orçamentações.

Regra 4: O gestor de frota pode autorizar a manutenção complementar composta de peças/serviços que tenham sido cancelados no orçamento inicial devido a erro de nomenclatura, desde que os valores dos itens lançados no orçamento complementar sejam iguais ou menores aos valores lançados no orçamento inicial. O gestor de frota deve verificar se os itens com incorreções foram cancelados no orçamento inicial pela equipe plataforma, antes de serem autorizados no orçamento complementar.

Regra 5: Caso ocorram cotações para a manutenção complementar e o menor preço não seja o do estabelecimento onde se encontra o veículo, a equipe plataforma negociará para que ele reduza seu preço de forma que continue a melhor combinação econômica. O valor referente aos serviços será menor ou igual ao das outras cotações. Não sendo alcançado o melhor valor para as peças, a equipe plataforma indicará ao gestor de frota o orçamento de peças mais econômico para avaliação.

PROCEDIMENTOS

A oficina da rede credenciada solicita a manutenção complementar por meio da inserção do orçamento no SIAG;

A equipe plataforma verifica se a manutenção complementar atende aos critérios e às regras estabelecidas previamente à avaliação por parte do gestor de frota;

A equipe plataforma informa ao gestor de frota se os critérios 2 e/ou 4 não foram atendidos para que apresente a justificativa, antes de liberar a aprovação.

o Todos os critérios e as regras atendidas:

1. O gestor de frota pode ou não autorizar a manutenção complementar no SIAG.

o Critérios 2 e/ou 4 não atendidos:

1. A equipe plataforma solicita ao gestor de frota a justificativa;


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2. O gestor de frota justifica a necessidade e vantajosidade da manutenção complementar antes da aprovação;

3. O gestor de frota aprova a manutenção.

ATENÇÃO: Se o gestor de frota não apresentar justificativa ou informar que não aprovará a manutenção complementar, o orçamento deverá ser cancelado no prazo de 2 (dois) dias úteis após a solicitação de justificativa.

o Critérios e regras não atendidas:

1. A equipe plataforma cancela a manutenção complementar e insere a

justificativa do cancelamento no campo “mensagens” no SIAG e envia para o e-mail do gestor de frota.

3.11. Retirada do veículo

Ao fim da manutenção, o estabelecimento da rede credenciada registrará a sua conclusão no SIAG e o veículo ficará disponível para ser retirado por condutor do órgão/entidade que detém a propriedade ou posse do veículo.

É enviado ao gestor de frota um alerta, por e-mail ou SMS, informando a finalização da manutenção. O gestor de frota deve enviar um condutor cadastrado no SIAD e vinculado ao seu órgão/entidade para a retirada do veículo.

A retirada é feita mediante senha do condutor, que também deve possuir senha no SIAG.

ATENÇÃO: Nesse momento, é imprescindível verificar se todas as condições previstas nas regras de integração do sistema SIAD x SIAG estão atendidas conforme item 6.2.

ATENÇÃO: O gestor de frota deverá solicitar previamente a criação de senha no SIAG para os condutores de seu órgão/entidade, entrando em contato com o responsável da empresa VALECARD, indicado no item 2.1 deste manual.

Condições para retirada do veículo na oficina na integração SIAD x SIAG:

O veículo estará com status no SIAD “manutenção/acidentado”;

O condutor deve estar ATIVO e estar registrado no mesmo órgão/entidade do

veículo no SIAD e possuir senha no SIAG.


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Atores envolvidos

Condutor: deve verificar se a manutenção foi realizada e se as informações básicas das notas fiscais emitidas estão corretamente preenchidas. Se positivo, deve atestar o recebimento no SIAG e retirar o veículo da oficina;

Estabelecimento: Deve emitir as notas fiscais referentes à manutenção e entregar o veículo ao condutor.

3.11.1. Procedimentos para a retirada do veículo

1) O estabelecimento da rede credenciada deverá entregar as notas fiscais ao condutor que, por sua vez, deverá verificar se:

As notas fiscais estão em nome do órgão/entidade contratante;

Foi emitida uma nota fiscal para peças e outra para os serviços da manutenção;

A nota fiscal de peças é eletrônica (não foi preenchida à mão);

Se em cada nota fiscal há a informação abaixo, em campo próprio:

2) O estabelecimento também deverá abrir no SIAG a ordem de serviço da manutenção para que o condutor possa conferir se a manutenção foi realizada conforme parâmetros aprovados na ordem de serviço. Para isso, ele deve verificar se os valores presentes no SIAG são iguais aos valores das notas fiscais emitidas.

ATENÇÃO: Os valores do SIAG e das notas fiscais devem ser os mesmos. No caso de notas fiscais de peças emitidas por estabelecimentos mineiros, não optantes pelo Simples Nacional, o condutor deverá considerar o valor total disposto no campo “Observações”/“Informações Complementares” do documento. O valor total apresentado neste campo deve ser igual ao valor registrado no SIAG.

3) Caso sejam constatados erros nas notas fiscais emitidas, o condutor deve solicitar que a falha seja corrigida prontamente, com a reemissão de nota fiscal pelo estabelecimento. Se isto não for feito ou se o condutor constatar algum problema na manutenção realizada, o veículo não deve ser retirado e nem as notas fiscais recebidas. O condutor deverá comunicar esse fato ao gestor de frota, para que ele contate a equipe plataforma.

4) SOMENTE se os dados das notas fiscais e do SIAG estiverem equivalentes, o condutor deve atestar a retirada do veículo no SIAG. Para isso: a. O estabelecimento da rede credenciada deve registrar o CPF do condutor no SIAG;

Fornecimento/ Prestação realizado com intermediação da Trivale Administração Ltda – CNPJ nº 00.604.122/0001-97, a partir de contrato decorrente do Registro de Preços nº 120/2013


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b. O condutor deve informar sua senha pessoal na tela abaixo e, opcionalmente, colocar pequeno relato:

5) O condutor deverá recolher as peças substituídas, exceto os pneus e baterias (caso o órgão/ entidade não os solicite), para que tais itens recebam a correta disposição final por parte do estabelecimento que efetuou a manutenção.

6) Após a retirada do veículo o status da manutenção no SIAG será “Finalizado”, como mostra a tela a seguir:

3.11.2. Retirada do veículo caso a manutenção seja feita em mais de um estabelecimento.

Conforme informado no item 3.8.3 deste capítulo, quando as cotações forem parciais (contemplarem somente parte dos itens de peças/materiais ou de serviços necessários para a manutenção), a equipe plataforma poderá selecionar a melhor combinação econômica, formada por, pelo menos, dois documentos, de estabelecimentos diferentes (01 orçamento e 01 cotação; 02 cotações; 01 orçamento e 02 cotações; 03 cotações; etc.).


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Nesse caso, havendo a aprovação da manutenção pelo gestor de frota (GFO ou GFU):

A prestação do serviço será realizada por um estabelecimento;

O fornecimento de peças será realizado por outro(s) estabelecimento(s) da rede credenciada.

Com isso, as peças e materiais serão entregues, acompanhadas dos documentos fiscais, na oficina onde os serviços de manutenção serão prestados.

Pelo procedimento padrão, as peças e materiais a serem utilizados na manutenção deveriam ser retirados por um condutor do órgão/entidade, mediante senha pessoal, em cada um dos estabelecimentos e, então, entregues na oficina onde o veículo se encontra.

Todavia, verificou-se que este procedimento exigiria ações e custos adicionais ao órgão/ entidade a qual o veículo encontra-se vinculado, que poderiam elevar-se caso os estabelecimentos fornecedores das peças e materiais estivessem muito distantes da oficina responsável pelo serviço.

Assim, de forma a tornar o processo eficiente, foi acordado com a VALECARD que, nestas situações, a equipe plataforma irá autorizar no SIAG a retirada das peças/ materiais dos estabelecimentos fornecedores, que as entregarão, acompanhadas dos documentos fiscais, na oficina responsável pela prestação do serviço.

Com isso, quando o condutor for retirar o veículo da oficina que efetuou o serviço, ele irá verificar somente a ordem de serviço (presente no SIAG) e as notas fiscais deste estabelecimento, de acordo com os procedimentos apresentados no item 3.11.2.

SOMENTE se os dados das notas fiscais emitidas pelo estabelecimento onde se encontra o veículo estiverem equivalentes ao do SIAG, o condutor deve atestar a retirada do veículo no SIAG.

ATENÇÃO: As notas fiscais de peças emitidas pelos outros estabelecimentos também devem ser recolhidas, junto com as peças substituídas e encaminhadas ao gestor de frota (GFO ou GFU) para conferência posterior.

ATENÇÃO: Caso haja algum problema na manutenção (Registro de entrada, aprovações, cancelamentos, retirada, etc.), consulte o “Tutorial do Modelo GTM de Manutenção Veicular” para verificar soluções passíveis de serem realizadas pelo próprio gestor de frota. Acesse o tutorial pelo link:

http://www.planejamento.mg.gov.br/servicos/novo-modelo-de-manutencao-de-veiculos



79

4. Manutenções em garantia

4.1. Manutenções com peças e/ou serviços em garantia

O edital estabeleceu (item 5.7 do Termo de Referência) que a rede credenciada deve oferecer as seguintes garantias quanto às manutenções realizadas:

Garantia igual a do fabricante para peças/materiais fornecidas;

Garantia mínima de 90 (noventa) dias corridos para os serviços realizados.

Há duas situações típicas para a realização da manutenção com itens em garantia:

1ª) Correção de manutenção anterior: quando o material utilizado apresentar defeito e/ou o serviço realizado tiver que ser corrigido;

2ª) Realização de nova manutenção em que parte dos itens encontra-se em garantia: quando houver a necessidade de realizar nova manutenção no veículo e parte dos itens previstos (peças/materiais/serviços) estiverem em garantia.

Em ambas as situações, será necessário registrar o processo de manutenção no SIAG, conforme procedimentos do item 3. Todavia, a substituição de peças/materiais e a correção dos serviços em garantia ocorrerão gratuitamente, ou seja, sem custo ao órgão/entidade contratante.

Após a substituição das peças e/ou correção dos serviços considerados imperfeitos, será reiniciado o prazo de garantia dos itens.

Atores envolvidos

Gestor de frota (GFO ou GFU): informar à equipe plataforma sobre a necessidade de substituir peças em garantia com defeito ou de corrigir serviços, aprovar as manutenções de itens em garantia e acompanhar a realização dos reparos;

Equipe plataforma: acompanhar as garantias das peças, componentes, acessórios, materiais e serviços e solicitar aos estabelecimentos da rede credenciada a reparação das peças/materiais e serviços com defeitos, incorreções, vícios ou que foram recusados pelo gestor de frota do órgão/entidade;

Condutor: entregar o veículo à oficina indicada e, após a manutenção, efetuar a retirada do veículo da mesma;

Estabelecimento: fornecer peças, componentes, acessórios, materiais e efetuar serviços em garantia sem qualquer ônus aos contratantes.


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4.1.1. Correção da manutenção anterior: etapas do processo

1) Solicitação de manutenção à equipe plataforma:

Se o gestor de frota (GFO ou GFU) identificar a necessidade de troca de mercadoria com defeito e/ou de correção de serviço, deverá preencher o formulário padrão de solicitação de manutenção e destacar nele o que deve ser reparado (peças/ materiais e/ou serviços);

2) Indicação do estabelecimento pela equipe plataforma:

A equipe plataforma deve indicar ao gestor de frota o mesmo estabelecimento da rede credenciada que realizou os serviços de manutenção para os itens em garantia;

Deve também contatar os estabelecimentos que forneceram as peças em garantia para que estes procedam à substituição das peças com defeitos.

3) Condução do veículo ao estabelecimento indicado:

Conforme o item 3.4 deste manual.

4) Realização de orçamento:

A oficina deverá registrar novo orçamento com os mesmos itens da manutenção anterior. O sistema irá destacar que os itens encontram-se em garantia;

Os valores registrados no SIAG para os itens em garantia deverão ser R$0,00; A oficina deverá informar nova garantia aos itens que serão substituídos ou corrigidos.


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5) Realização de cotações e negociação:

Como o valor da manutenção é R$ 0,00, esta etapa não é realizada.

6) Comprovação da economicidade pela equipe plataforma:

Como o valor da manutenção é R$ 0,00, esta etapa não é realizada.

7) Aprovação da manutenção pelo gestor de frota:

Apesar de itens e serviços em garantia terem o valor R$0,00 no SIAG, é obrigatório à

aprovação pelo gestor de frota (GFO ou GFU) para que a correção da manutenção anterior seja iniciada.

8) Realização da manutenção pelo estabelecimento com melhor preço:

A substituição dos itens de peças/ materiais e a correção dos serviços serão realizadas pelo estabelecimento da rede credenciada que realizou o serviço anterior, implicando na garantia de peças e serviços.

9) Retirada do veículo por condutor cadastrado:

O condutor deve verificar se a manutenção encontra-se com o valor R$ 0,00 no SIAG e, se positivo, atestar a retirada do veículo no sistema.

4.1.2. Realização de nova manutenção em que parte dos itens se encontra em garantia: etapas do processo

Esta situação ocorre quando o veículo tiver que fazer uma manutenção e é constatado que parte dos itens presentes no orçamento encontra-se em garantia.

1) Solicitação de manutenção à equipe plataforma: Conforme o item 3.1 deste manual.

2) Indicação do estabelecimento pela equipe plataforma: Caso a equipe plataforma verifique pelo formulário padrão que parte dos itens

solicitados encontra-se em garantia, ela deve orientar ao gestor de frota que envie o veículo ao estabelecimento que concedeu a garantia;

Deve também contatar os estabelecimentos que forneceram as peças em garantia para que estes procedam à substituição das peças com defeitos.


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3) Condução do veículo ao estabelecimento indicado: Conforme o item 3.4 deste manual.

4) Realização de orçamento: É possível que seja constatado que há itens em garantia somente nesta etapa do

processo. Isso ocorrerá quando não houver a referência aos itens em garantia no formulário padrão e/ou a equipe plataforma indicar a condução do veículo a novo estabelecimento.

Caso isso ocorra, o veículo deverá ser reconduzido ao estabelecimento que realizou a manutenção cujos itens encontram-se em garantia;

A oficina deverá registrar novo orçamento contendo os itens em garantia. Estes itens deverão ter valor igual a R$0,00;

A oficina deverá registrar os demais itens para a manutenção, com seus respectivos valores;

A oficina deverá informar a garantia a todos os itens do orçamento.

5) Realização de cotações e negociação: Deverá ser realizada somente para os itens que NÃO se encontram em garantia,

conforme item 3.6 deste manual.

6) Comprovação da economicidade pela equipe plataforma: Deverá ser realizada somente para os itens que NÃO se encontram em garantia,

conforme item 3.8 deste manual.

7) Aprovação da manutenção pelo gestor de frota: Conforme item 3.9 do manual.

8) Realização da manutenção pelo estabelecimento com melhor preço: Conforme item 3.10 do manual.

9) Retirada do veículo por condutor cadastrado: Conforme item 3.11 do manual, com a ressalva de que a substituição dos itens em

garantia não será acobertada por novo documento fiscal.


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5. Pagamento

5.1. Considerações Iniciais

O serviço de gerenciamento da manutenção é prestado pela empresa gestora, que disponibiliza ao Estado: (1) sistema de gestão, (2) equipe de especialistas e (3) sua rede de estabelecimentos credenciados (oficinas, autopeças, concessionárias, etc.). Neste modelo, ocorre a quarteirização da prestação do serviço das manutenções, que são realizadas pela rede credenciada e não pela empresa gestora.

A empresa gestora (VALECARD) oferece este serviço amparado em dois pilares: o de gestão e o de intermediação. A gestão se dá por meio do sistema SIAG, que controla todo o processo de manutenção, e por equipe de especialistas, que dá suporte aos contratantes. A intermediação também é feita através do SIAG, pois este sistema possui a função de meio de pagamento da manutenção. Cabe salientar que as oficinas possuem com a empresa gestora uma relação jurídica semelhante à existente com operadoras de cartão de crédito/débito.

O pagamento aos estabelecimentos da rede credenciada é feito pela empresa gestora (VALECARD). Ela, por sua vez, solicita ao Estado o pagamento referente (1) ao repasse/ reembolso do gasto total com manutenção no período e (2) ao serviço de gestão (o produto da taxa de administração pelo gasto total com manutenção no período).

No arranjo adotado para a prestação do serviço de gerenciamento da manutenção, o Estado enquadra-se como tomador do serviço, os estabelecimentos da rede credenciada, como prestadores dos serviços, e a empresa gestora (VALECARD), como intermediadora.

Este arranjo é apresentado na imagem abaixo:


84

Dessa forma, o estabelecimento da rede credenciada deve emitir a nota fiscal em nome do órgão/entidade contratante. Quando numa mesma manutenção ocorrer o fornecimento de mercadorias e a realização de serviços, o estabelecimento deverá emitir duas notas fiscais, sendo uma para peças e outra para os serviços. A nota fiscal de peças deve ser eletrônica, conforme determina o Protocolo ICMS 42/2009.

Por fim, tendo em vista que a aquisição de mercadorias e a prestação dos serviços ocorrem com a intermediação da empresa gestora (VALECARD), cada nota fiscal emitida por cada estabelecimento deve conter a seguinte informação em campo próprio: “Fornecimento/prestação realizado com intermediação da Trivale Administração Ltda. – CNPJ nº 00.604.122/0001-97, a partir de contrato decorrente do Registro de Preços nº 120/ 2013”.

Além disso, como o Estado é tomador dos serviços, ele tem o DEVER de efetuar as retenções de ISSQN na fonte quando houver a previsão legal, e o DIREITO à isenção do ICMS8, quando houver fornecimento de mercadorias (peças, componentes, acessórios e materiais) por estabelecimento mineiro não optante do Simples Nacional.

Sendo assim, faz-se necessário incluir dois conceitos muito importantes neste modelo: o valor aprovado e o valor a pagar.

Valor aprovado: é o valor da manutenção aprovado no sistema SIAG;

8 A regra de isenção de ICMS nas compras pelo setor público não se aplica às empresas públicas. Dessa forma, as regras deste item 6 relativas ao pagamento de valores com dedução de ICMS não se aplicarão às mesmas. Para as empresas públicas, o cálculo de valor a pagar será realizado apenas com a diminuição dos valores relativos à retenção de tributos.


85

Valor a pagar: é o valor total menos a dedução do ICMS e/ou retenção do ISSQN incidente sobre a manutenção realizada. Quando não houver dedução ou retenção, o valor a pagar será igual ao valor aprovado.

A gestora (VALECARD) somente repassará para a rede credenciada o correspondente ao “Valor a Pagar ”

O Estado somente reembolsará à VALECARD o “Valor a Pagar ”.

Somente se não houver retenção de ISSQN ou dedução de ICMS, o “Valor a Pagar ” será igual aos valores aprovados no sistema (SIAG).

A figura a seguir demonstra esses conceitos:

Em suma, verifica-se que o pagamento terá a seguinte dinâmica no modelo de manutenção de veículos:

Rede credenciada: realiza a manutenção + emite nota fiscal em nome do órgão/entidade;

Empresa gestora (VALECARD): paga a rede credenciada o “Valor a Pagar” da manutenção;

Estado (órgãos/entidades): paga o “Valor a Pagar” da manutenção + Taxa de Administração à VALECARD + ISSQN retidos na fonte às Prefeituras competentes.

Atores envolvidos

ATOR ATRIBUIÇÃO

Estabelecimento (rede credenciada) Emitir as notas fiscais para cada manutenção realizada.

Condutor Efetuar o recebimento provisório no momento da retirada do veículo do estabelecimento.

Valor a Pagar

Valor aprovado

(SIAG)

Dedução do ICMS

Retenção ISSQN na

fonte


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Gestor de Frota (GFO ou GFU)

Efetuar o recebimento definitivo da manutenção, com o ateste do serviço aceito por meio da rotina de pré-faturamento.

Aprovar o Relatório analítico da despesa – RAD.

Empresa Gestora (VALECARD) Emitir a fatura pela prestação do serviço de gerenciamento da manutenção, após a autorização do gestor de frota.

Diretoria Financeira (órgão/entidade contratante)

Efetuar o pagamento da fatura, após o ateste do gestor de frota.

5.2. Regras relativas aos tributos incidentes sobre a manutenção 5.2.1. Notas Fiscais de mercadorias (peças, componentes, acessórios e materiais)

As notas fiscais emitidas pelos estabelecimentos da rede credenciada, relativas à venda de mercadorias, devem obedecer às seguintes regras:

1) Caso o estabelecimento seja MINEIRO e NÃO optante pelo Simples Nacional:

a. Há a isenção do ICMS sobre a operação. Assim, a nota fiscal deve apresentar a dedução do valor do ICMS sobre o valor total das mercadorias;

b. Com isso, o valor líquido será inferior ao valor total aprovado no SIAG;

c. No campo “Observações/Informações complementares” da nota fiscal, deve ser informado o valor total das mercadorias e o valor do tributo deduzido;

d. Independentemente de a operação estar submetida ao regime de operação própria (OP) ou de substituição tributária (ST), deverá ser concedido dedução do ICMS, conforme orientação DOLT/SUTRI Nº. 002/2007, da Secretaria Estadual de Fazenda, disponível em: http://www.compras.mg.gov.br/images/stories/Fornecedores/dclc-instrucoes-icms.pdf

2) Caso o estabelecimento seja MINEIRO e optante pelo Simples Nacional: a. NÃO há isenção do ICMS sobre a operação; b. Com isso, a dedução do ICMS será igual a R$ 0,00 e o valor a pagar será igual ao valor

aprovado no SIAG.

http://www.compras.mg.gov.br/images/stories/Fornecedores/dclc-instrucoes-icms.pdf

http://www.compras.mg.gov.br/images/stories/Fornecedores/dclc-instrucoes-icms.pdf


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3) Caso o estabelecimento não seja mineiro ou o contratante for empresa ou outro ente da

federação: a. NÃO há dedução de ICMS; b. O valor a pagar (valor total da nota fiscal) será igual ao valor aprovado no SIAG.

ATENÇÃO: Para consultar se um estabelecimento é ou não optante pelo Simples Nacional, basta acessar o site da Receita Federal, no link:

http://www8.receita.fazenda.gov.br/simplesnacional/aplicacoes.aspx?id=21

ATENÇÃO: Além das orientações aqui repassadas, é importante que os órgãos e entidades contratantes respeitem as legislações vigentes no que diz respeito ao correto pagamento. Este manual contempla apenas instruções básicas a este respeito.

5.2.2. Notas Fiscais de serviços

As notas fiscais emitidas pelos estabelecimentos relativas à prestação dos serviços de manutenção devem obedecer às seguintes regras:

1) A nota fiscal deve destacar a alíquota do ISSQN e o valor do ISSQN a ser pago. ATENÇÃO: via de regra, mesmo se o estabelecimento for optante pelo Simples Nacional, o ISSQN deverá ser destacado na nota fiscal. Por isso, é importante exigir que o tributo esteja destacado mesmo nestes casos.

2) O órgão/entidade deve consultar a legislação do município a fim de verificar se o responsável tributário pelo recolhimento do tributo é o tomador do serviço (órgão/entidade contratante) ou o prestador do serviço (oficina/estabelecimento).

a. Caso o responsável tributário seja o tomador do serviço (órgão/entidade): i. A retenção do ISSQN na fonte e o seu pagamento às Prefeituras devem ser

realizados pelo órgão/entidade; ii. O órgão/entidade deve pagar à VALECARD o valor aprovado no SIAG menos o

valor do ISSQN; iii. O órgão/entidade deve pagar o ISSQN retido à(s) respectiva(s) prefeitura(s).

IMPORTANTE: A Secretaria de Estado de Fazenda do Estado de Minas Gerais positivou as regras relativas à venda de mercadorias nos contratos decorrentes do Registro de preços nº 120/ 2013 (Planej. nº 239/ 212), ratificando o arranjo adotado pelo mercado fornecedor. Trata-se da Resolução conjunta SEF/AGE nº 4708, de 07 de outubro de 2014, publicada em 10 de outubro de 2014, alterada pela Resolução Conjunta SEF/AGE nº 4722, de 18 de novembro de 2014 e pela Resolução Conjunta SEF/AGE nº 4838, de_18 de novembro de 2015.

http://www8.receita.fazenda.gov.br/simplesnacional/aplicacoes.aspx?id=21


88

ATENÇÃO: a retenção na fonte ocorre somente quando houver previsão na legislação do município informando que o responsável tributário pela retenção do ISSQN é o tomador do serviço (no caso, órgão/entidade da Administração Pública Estadual).

3) Caso o responsável tributário seja o prestador do serviço (oficina/estabelecimento): a. A retenção e o pagamento do valor do ISSQN devem ser realizados pelo

estabelecimento da rede credenciada; b. Não haverá retenção de ISSQN na fonte pelos órgãos/entidades; c. O órgão/entidade deve pagar à VALECARD o valor aprovado no SIAG.

ATENÇÃO: Foi identificada a possibilidade de alíquota de ISSQN igual a 0 %, desobrigando o responsável tributário de realizar a recolhimento do tributo. Um exemplo são os incentivos fiscais. Nestes casos, o estabelecimento da rede credenciada detentor do benefício deverá, a cada manutenção, apresentar junto à nota fiscal (e inserir no sistema SIAG) o Certificado de Incentivo Fiscal. Exemplo: A prefeitura de Belo Horizonte desobriga o recolhimento do ISSQN para empresas que contribuam com a Lei de Incentivo à Cultura. Neste caso, a nota fiscal desta empresa poderia conter a alíquota de ISSQN igual a 0%.

5.3. Dos Procedimentos

De forma simplificada e objetiva, as etapas para a realização do pagamento, após a realização da manutenção, são as seguintes:


89

5.3.1. Emissão das Notas Fiscais

Os estabelecimentos da rede credenciada (oficinas, autopeças, concessionárias, etc.), que fornecem mercadorias e prestam serviços para a manutenção da frota de veículos oficiais pelo modelo, devem emitir as respectivas notas fiscais e entregá-las ao condutor no momento da retirada do veículo.

A SEPLAG já repassou à empresa gestora (VALECARD) as diretrizes para a emissão das notas fiscais para que esta possa orientar os estabelecimentos de sua rede credenciada. Mesmo assim, é muito importante que os servidores dos órgãos/entidades contratantes verifiquem se os documentos fiscais foram emitidos corretamente a fim de que os erros sejam sanados rapidamente pelos estabelecimentos emissores.

Os dados das notas fiscais devem ser registrados no sistema SIAG. Ademais, é fundamental que o valor total da nota fiscal (mesmo que disposto no campo “Observações”, no caso de incidência da dedução de ICMS) seja igual ao valor total da manutenção registrado no sistema SIAG.

5.3.2. Recebimento Provisório

O recebimento provisório é feito pelo condutor na etapa de retirada do veículo. Os procedimentos de retirada foram apresentados no item 3.11 deste manual. Para efetuar o recebimento, o condutor deverá:

1) Verificar se as notas fiscais emitidas pelo estabelecimento que está de posse do veículo atendem aos requisitos abaixo:

a. A nota fiscal deve estar em nome do órgão/entidade contratante; b. Deve ser emitida uma nota fiscal para o fornecimento de mercadorias e outra

para a prestação dos serviços;


90

c. A nota fiscal de peças deve ser eletrônica, conforme determina o Protocolo ICMS 42/2009 (não pode ser preenchida à mão);

d. Em toda nota fiscal emitida (mercadorias ou serviços) deve haver a seguinte informação em campo próprio: “Fornecimento/prestação realizado com intermediação da Trivale Administração Ltda. – CNPJ nº 00.604.122/0001-97, a partir de contrato decorrente do Registro de Preços nº 120/ 2013”.

2) Verificar se os valores totais das notas fiscais são iguais ao valor total registrado no

SIAG, conforme procedimento do item 3.11 deste manual.

3) Checar se a manutenção foi realizada conforme solicitado e aprovado no SIAG e recolher as peças que foram substituídas, na forma apresentada no item 3.11 deste manual.

4) SOMENTE se as notas cumprirem os requisitos acima e estiverem com valores equivalentes aos registrados no SIAG e o veículo estiver devidamente reparado, o condutor poderá atestar a retirada, por meio de senha pessoal, no SIAG.

5) Caso o condutor verifique erros ou pendências em relação à manutenção, ele deve solicitar ao estabelecimento que efetue as correções necessárias para que possa atestar a retirada no SIAG. Se isto não for feito, o veículo não deve ser retirado e nem as notas fiscais recebidas. O condutor deverá comunicar esse fato ao gestor de frota, para que ele contate a equipe plataforma.

6) Caso o fornecimento de peças tenha sido realizado por outro(s) estabelecimento(s) da rede credenciada, o condutor deverá recolher as notas fiscais emitidas por eles e entregues no estabelecimento onde está o veículo. A conferência destas notas será de responsabilidade do gestor de frota (GFO e GFU).

ATENÇÃO:

O momento mais adequado para a correção de erros nas notas fiscais é o da retirada do veículo do estabelecimento onde ele se encontra;

Por isso é fundamental que o condutor seja orientado sobre as conferências que devem ser feitas antes de se dirigir ao estabelecimento para retirar o veículo;

Recomendamos que o gestor de frota (GFO ou GFU) elabore um checklist contendo os itens que devem ser conferidos pelo condutor antes de retirar o veículo da oficina. É importante que neste checklist já seja indicado quantas notas fiscais deverão ser recolhidas e quais delas deverão ser conferidas;

O condutor deve ser alertado de que os dados dele (nome e CPF) ficam armazenados no sistema SIAG e que seu ateste no sistema indica que as conferências acima foram realizadas e o veículo pôde ser retirado. Dessa forma, o condutor poderá ser responsabilizado.


91

Após a retirada do veículo, o condutor encaminhará o veículo e as notas fiscais recolhidas para o gestor de frota responsável efetue o recebimento definitivo.

5.3.3. Pré- Faturamento (Recebimento Definitivo no SIAG)

O recebimento definitivo é de responsabilidade do gestor de frota do órgão/ entidade. Esta tarefa poderá ser feita de forma centralizada (no nível central) ou de forma descentralizada (pelo gestor de frota de cada regional).

ATENÇÃO: O GFO deve enviar previamente para a VALECARD os dados dos GFO e GFU que terão autorização para aprovar o pré-faturamento.

Para o recebimento definitivo, o gestor de frota deve:

1) Verificar detalhadamente se a manutenção foi feita conforme solicitado pelo órgão/entidade;

2) Conferir se as notas fiscais foram emitidas de acordo com os requisitos apresentados no item 5.4.2 deste manual;

3) Conferir, além disso, se as notas fiscais estão de acordo com as regras tributárias dispostas no item 5.2 deste manual;

4) Comparar, detalhadamente, os demais dados das notas fiscais com os dados presentes no sistema SIAG (itens, quantidades e valores).

Visando tornar o recebimento definitivo mais eficiente, foi desenvolvida a funcionalidade de “Pré-faturamento” no SIAG. Nesta rotina, o gestor de frota poderá selecionar a manutenção finalizada, consultar os seus dados (inclusive os valores de tributos) e compará-los com os dados das notas fiscais recebidas.

Caso os dados estejam corretos, o gestor de frota irá aprovar o recebimento no SIAG.

o A aprovação pela rotina de pré-faturamento indica que o recebimento definitivo foi concluído e que a manutenção realizada foi aceita pelo órgão/entidade contratante.

o Uma vez feita a aprovação no Pré-Faturamento, não será mais possível fazer alterações no RAD ou na fatura da VALECARD.


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ATENÇÃO: A aprovação indevida pode acarretar na responsabilização do gestor de frota que a efetuou.

Caso os dados estejam incorretos, o gestor de frota pode contestar o recebimento no SIAG e inserir, no próprio sistema, o motivo da contestação.

o Esta ação permitirá que a equipe plataforma e os estabelecimentos tomem providências para a correção dos erros apontados no SIAG. As manutenções com contestação não serão faturadas enquanto os motivos que acarretaram a contestação não forem sanados.

ATENÇÃO: Somente após a aprovação pelo gestor de frota, será realizado o pagamento da oficina pela VALECARD e o faturamento ao órgão/ entidade contratante. Isso significa que somente as manutenções aprovadas nesta funcionalidade serão levadas ao RAD e cobradas do contratante.

ATENÇÃO: o gestor de frota deve analisar as notas fiscais e aprová-las ou contestá-las em até 02 (dois) dias úteis, após a retirada do veículo.

5.3.3.1. Procedimentos aprovação do pré-faturamento no SIAG 1) Para acessar a funcionalidade, usuário deve clicar no menu Operação >> Pré-Faturamento.


93

2) Após acessar o Pré-faturamento, devem ser preenchidos os filtros de interesse (Placa, Órgão, Unidade, Status, Ordem de Serviço). Em seguida, deve clicar em “Pesquisar”.

Serão exibidas todas as Ordem de Serviço (OS) que atendam aos critérios dos filtros e apenas as com status “Pré-faturamento” estarão liberadas para conferência dos gestores.

ATENÇÃO: Todas as notas fiscais de uma “OS” devem ser aprovadas pelo gestor de frota.

No resultado da pesquisa, serão exibidas algumas informações sobre as “OS” sem Pré-faturamento.

ATENÇÃO: Se a mesma “OS” aparecer em duas linhas, significa que ela possui uma nota fiscal para peças e outra para serviços.

3) Para visualizar todas as informações de faturamento da “OS”, é necessário clicar na opção “Mostrar todas as colunas”.


94

4) A tela do pré-faturamento possui 26 (vinte e seis) campos de informações, que serão mostrados e explicados por partes a seguir:

No início da tabela é possível visualizar informações sobre: qual o número da Ordem de Serviço, qual o Órgão e Unidade que realizou a manutenção, qual a placa e modelo do veículo que recebeu a manutenção e qual o estabelecimento que realizou a manutenção;

a. Continuando, têm-se informações sobre: qual o tipo de nota fiscal (peça ou serviço), qual o nº da NF de peça, qual foi o valor aprovado no sistema para peças, se o estabelecimento é ou não optante pelo Simples, qual a alíquota de ICMS, qual o valor de ICMS deduzido e qual o valor a ser pago à VALECARD referente a peças. O gestor de frota

Número Ordem de Serviço Orgão / Entidade Unidade Placa Modelo Veículo Estabelecimento

201410/24477-14650 1450 PRESIDIO DE OLIVEIRA HMH-3735 DOBLO ELXMAXIMO PECAS &

PRODUTOS LTDA ME

201507/24477-29788 1450PRESIDIO DE CONSELHEIRO

LAFAIETE/SEDSHNH-1473

PALIO

WEEKEND

ADVENTURE

IRISLENE SOUSA

SANTOS 80404120210

201408/24477-10300 1450CENTRO DE ENCAMINHAMENTO

PARA A SEMILIBERDADEHMH-6395

UNO MILLE

ECONOMY 1.0

MAXIMO PECAS &

PRODUTOS LTDA ME

201507/24477-31442 1450 PRESIDIO DE JANAUBA/SEDS HMH-7841BLAZER

ADVANTAGE

AUTO MECANICA

SOARES & FERREIRA

LTDA - EPP

201509/24477-39458 1450 PRESIDIO DE ARAXA OQM-9874PALIO WK

ADVEN FLEX

ESTEVAM CENTRO DE

SERVICOS

AUTOMOTIVOS LTDA - ME


95

deverá conferir se as informações do sistema correspondem às informações constantes na nota fiscal física;

Para Nota Fiscal de peças

Se o estabelecimento for mineiro e não for optante pelo Simples, o campo “%ICMS” estará preenchido e o campo “Valor ICMS Deduzido” estará calculado. O gestor de frota deve verificar se tais valores estão corretos e de acordo com a NF física e se o “Valor a Pagar Peças” está considerando a dedução do ICMS.

Em outras palavras, o “Valor a Pagar Peças” é igual ao “Valor Aprovado Peças” menos “Valor ICMS Deduzido”, caso haja.

Se o estabelecimento não for mineiro ou for optante pelo Simples, os campos “%ICMS” e “Valor ICMS Deduzido” estarão zerados, e o “Valor a Pagar Peças” será igual ao “Valor Aprovado Peças”.

b. Em sequência, têm-se informações sobre: qual o nº da NF se serviço, qual o valor aprovado no sistema para serviços, quem é o responsável pelo ISSQN, qual a alíquota do ISSQN, qual o valor de ISSQN a ser retido e qual o valor a ser pago à VALECARD referente a serviços.

Tipo da NF Nº da NF Peça Valor Aprovado Peças Optante Simples % ICMS Valor ICMS Deduzido Valor a pagar Peças

Peça 8.305 R$ 390,00 S 0 R$ 0,00 R$ 390,00

Serviço e Peça 211 R$ 271,99 S 0 R$ 0,00 R$ 271,99

Peça 8.040 R$ 1.656,00 S 0 R$ 0,00 R$ 1.656,00

Serviço e Peça 226 R$ 786,10 S 0 R$ 0,00 R$ 786,10

Peça 3583 R$ 263,17 S 0 R$ 0,00 R$ 263,17


96

Para Nota Fiscal de serviços

Quando o responsável pelo ISSQN for o Tomador, o campo “% ISSQN” estará preenchido com a alíquota informada pelo estabelecimento e o campo “Valor ISSQN Retido” estará calculado. Cabe ao gestor de frota conferir se a alíquota e o valor do ISSQN estão iguais aos da NF física e se o “Valor a Pagar Serviços” está considerando a retenção do ISSQN na fonte.

Em outras palavras, o “Valor a Pagar Serviços” é igual ao “Valor Aprovado Serviço” menos “Valor ISSQN Retido” quando o responsável pelo ISSQN for o tomador;

Quando o responsável pelo ISSQN for o Prestador, os campos “% ISSQN” e “Valor ISSQN Retido” também estarão preenchidos, mas o “Valor a Pagar Serviços” será igual ao “Valor Aprovado Serviço”, pois não haverá retenção na fonte.

c. Ao final da tabela, são exibidas informações sobre: qual o valor total a pagar à VALECARD (valor a pagar peças + valor a pagar serviços), qual foi a data de retirada do veículo do estabelecimento, qual o status da “OS” (em pré-faturamento ou contestada), qual o motivo para contestação (caso tenha tido), qual a justificativa para a contestação (caso tenha tido) e qual a justificativa do estabelecimento após as correções.

Nº da NF Serviço Valor Aprovado Serviço Responsável ISS % ISS Valor ISS Retido Valor a pagar Serviço

- R$ 0,00 - - - R$ 0,00

314 R$ 228,00 - 0,01 R$ 0,02 R$ 228,00

- R$ 0,00 - 0 R$ 0,00 R$ 0,00

5734 R$ 560,00 Prestador 0 R$ 0,00 R$ 560,00

- R$ 0,00 - 0 R$ 0,00 R$ 0,00

R$ 227,98


97

O campo “Valor a pagar Total” é a soma dos campos “Valor a pagar peças” e “Valor a pagar Serviços”, correspondendo ao valor das manutenções a ser reembolsado à VALECARD. Não estão incluídos nem o valor de ICMS deduzido nem o ISSQN a ser retido pelo órgão.

Referente a contestações que possam ocorrer em alguma NF, o motivo dado pelo gestor de frota, assim como sua justificativa, ficarão registrados, respectivamente, nos campos “Motivo” e “Justificativa Cliente”. Da mesma forma, ao corrigir uma pendência identificada pelo gestor de frota, o estabelecimento responsável deverá deixar sua justificativa, que também será registrada no sistema no campo “Justificativa Estabelecimento”.

ATENÇÃO: Caso haja várias contestações numa mesma NF, as justificativas serão concatenadas às justificativas anteriores. Em cada justificativa realizada, seja pelo gestor de frota ou pelo estabelecimento, o sistema registra a data e hora de sua realização.

Em posse de tais informações, o gestor de frota pode visualizar as deduções e retenções, caso haja, e verificar quais são os valores a serem pagos à VALECARD como reembolso pelas manutenções realizadas.

ATENÇÃO: O gestor de frota deve conferir se as informações presentes em sistema refletem as informações presentes nos documentos físicos.

5) O gestor de frota deverá conferir cada nota fiscal (documento físico) com os dados apresentados nesta rotina, verificar o enquadramento da oficina (optante ou não pelo Simples) e se a Nota fiscal foi emitida corretamente, conferir se o valor aprovado no SIAG corresponde ao valor total da nota fiscal, além de conferir a exatidão das deduções e retenções registradas e do valor a pagar à VALECARD.

Se todos os dados estiverem corretos, o gestor de frota deverá APROVAR a “OS”;

Se houver algum dado incorreto, o gestor de frota deverá CONTESTAR a “OS”.

Valor a pagar Total Data Retirada Veículo Status OS Motivo Justificativa Cliente Justificativa Estabelecimento

R$ 390,00 24/06/2015 17:22 Contestada Nota Preenchida Errada

R$ 499,99 24/07/2015 14:55 ContestadaFalta de Dados na Nota

Fiscal

R$ 1.656,00 18/08/2015 08:56 ContestadaFalta de Dados na Nota

Fiscal

R$ 1.346,10 28/08/2015 17:04 ContestadaFalta de Dados na Nota

Fiscal

R$ 263,17 30/09/2015 18:50 Contestada Nota Preenchida Errada


98

a. Aprovar a Ordem de Serviço – “OS”

Ao clicar em “Aprovar”, será exibido um pop-up pedindo a confirmação da ação;

Deve-se clicar em “OK” para confirmar a ação;

Feito isso, a “OS” deixa de fazer parte do Pré-faturamento e estará disponível no Relatório Analítico da Despesa – RAD.

ATENÇÃO: A aprovação no Pré-faturamento é entendida como o RECEBIMENTO DEFINITIVO do serviço prestado.

Após a aprovação, o pagamento é devido à VALECARD sem possibilidade de questionamento. O gestor de frota deve ficar atento e realizar a aprovação de forma correta, podendo ser responsabilizado por incorreções em sua aprovação.


99

b) Contestar a Ordem de Serviço – OS

Caso sejam encontrados erros nas notas fiscais (NFs) ou caso os valores estejam diferentes das informações constantes no sistema, o gestor de frota deve recusar o recebimento, clicando no botão “Contestar”.

b. Contestar a Ordem de Serviço – “OS”

Feito isso, será aberta uma janela pop-up, em que o gestor de frota deverá preencher 02 (dois) campos:

Campo “motivo”: selecionará uma das opções pré-definidas em sistema;

Campo “justificativa”: deverá descrever o problema identificado, sucintamente. Nele também devem ser detalhadas as correções necessárias para a aprovação das notas fiscais.

Por fim, o gestor de frota deve clicar no botão “Contestar” do pop-up para confirmar a contestação.


100

c. Resolução da Contestação

Caso haja a contestação, o status da “OS” passará de “Pré-faturamento” para “Contestada”;

O estabelecimento (oficina) ou a equipe plataforma receberá um alerta, informando que há algum problema/incorreção com a nota fiscal emitida. Dessa forma, deverá proceder com a correção das pendências identificadas pelo gestor de frota e editando as informações do sistema ou emitindo nova NF. O estabelecimento também deverá justificar, via sistema, as alterações realizadas.

d. Histórico com as Contestações

O sistema registrará o histórico das contestações dos órgãos e respectivas justificativas das oficinas ou da equipe plataforma;

Após a correção das “OS” contestadas, retornam para o status de “Pré-faturamento” e devem, novamente, ser analisadas pelo gestor de frota;

O gestor de frota deverá, novamente, avaliar a “OS” e, então, aprová-la ou contestá-la.


101

5.3.4. Validação do Relatório Analítico da Despesa Sintético– RAD Sintético

Nesta etapa, o gestor de frota deverá analisar o Relatório Analítico da Despesa Sintético – RAD Sintético e verificar se ele corresponde às informações de despesa do período. Caso positivo, deverá autorizar a emissão da fatura pela empresa gestora (VALECARD).

1) O gestor de frota deve conferir se os seguintes valores contidos no RAD Sintético estão de acordo com os valores das notas fiscais físicas:

a. Informações sobre o veículo (placa e modelo); b. Número da ordem de serviço;


102

c. Dados do estabelecimento (nome do estabelecimento, seu município, optante ou não pelo Simples e quem é o responsável tributário no município);

d. Tipo de NF (peça ou serviços) e número; e. Valor aprovado pelo gestor de frota no SIAG; f. Informações tributárias; g. Valor a ser pago à VALECARD; h. Taxa administrativa a ser paga à VALECARD; i. Data da aprovação do pré-faturamento e responsável; j. Somatório dos valores para cada unidade; k. Somatório dos valores de todas as unidades.

2) Após o término de cada quinzena (1ª quinzena, dias 1 a 15 e 2ª quinzena, dias 16 a

31), o gestor de frota deverá emiti-lo, via SIAG e validá-lo em até 24 (vinte e quatro) horas. Para validar o RAD Sintético, o gestor de frota deverá conferir se constam nele somente as notas fiscais aprovadas pela rotina de pré-faturamento no período, conforme procedimentos do item 5.4.3.1 deste manual.

3) O RAD Sintético deve apresentar somente os dados das manutenções finalizadas e aprovadas no Pré-faturamento.

4) Os dados do RAD Sintético devem ser comparados com os dados do conjunto de notas fiscais relativas à quinzena em análise.

5) Caso o RAD Sintético esteja em conformidade com as manutenções finalizadas, o gestor de frota deverá autorizar a VALECARD a efetuar o faturamento.

6) Caso seja verificada alguma inconformidade no RAD Sintético (manutenções finalizadas e não aceitas, valores incorretos, etc.) o gestor de frota deverá informar tais ocorrências à VALECARD e solicitar que a empresa não inclua tais manutenções no faturamento.

A empresa VALECARD poderá emitir fatura relativa ao período somente após a validação do RAD Sintético e com a autorização do gestor de frota.


103

5.3.5. Emissão da Fatura

Após a validação do RAD Sintético, a empresa gestora (VALECARD) emitirá a fatura referente ao reembolso dos serviços de manutenção prestados na quinzena.

A fatura conterá a cobrança:

Dos valores a pagar referentes às manutenções finalizadas e aceitas pelo gestor de frota no período;

Da taxa de administração, referente ao serviço de gerenciamento das manutenções. A taxa de administração aplicada nos contratos firmados é de 5% sobre os valores aprovados.

O primeiro valor não corresponde a um serviço efetivamente prestado pela empresa VALECARD. Ele é referente aos serviços/peças prestados/fornecidos pelos estabelecimentos da rede credenciada e será pago à empresa VALECARD como reembolso aos valores que ela repassou/repassará aos estabelecimentos.

ATENÇÃO: Esse valor desconsidera os valores de ICMS deduzidos e de ISSQN retidos na fonte.

O segundo valor corresponde à remuneração da empresa pelo gerenciamento realizado.

O gestor de frota deverá conferir a fatura VALECARD de forma a verificar se seu preenchimento foi feito de forma correta e se ela possui todas as informações necessárias.

R$5.000,00VALOR APROVADO SIAG: R$100.000,00

94.000,00

5.000,00

94.000,00

5.000,00

XXXXX

5.000,00 100,00

99.000,00

CLIENTE: 505-759 PERÍODO: 16/08/2015 A 31/08/2015 – CONTRATO XXXXXXXXXXXX CONTRATAÇÃO DO SERVIÇO DE GERENCIAMENTO DA MANUTENÇÃO PREVENTIVA E CORRETIVA

DA FROTA DE VEÍCULOS DA SECRETARIA DE ESTADO XXXXXXXXXXXX. BANCO DO BRASIL, AGÊNCIA 2918 -1, CONTA CORRENTE 4444-X – FILIAL VALOR APROVADO SIAG: R$ 100.000,00ICMS DEDUZIDO REFERENTE À REDE CREDENCIADA: R$6.000,00 - ISS RETIDO REFERENTE À REDE CREDENCIADA: R$900,00

VALOR REEMBOLSO/REPASSE À VALECARD: R$93.100,00 - VALOR TOTAL A PAGAR À VALECARD: 98.100,00


104

R$5.000,00 VALOR APROVADO SIAG: R$100.000,00

94.000,00 5.000,00

94.000,00 5.000,00

XXXXX

5.000,00 100,00

99.000,00

CLIENTE: 505-759 PERÍODO: 16/08/2015 A 31/08/2015 – CONTRATO XXXXXXXXXXXX CONTRATAÇÃO DO SERVIÇO DE GERENCIAMENTO DA MANUTENÇÃO PREVENTIVA E CORRETIVA DA FROTA DE VEÍCULOS DA SECRETARIA DE ESTADO XXXXXXXXXXXX. BANCO DO BRASIL, AGÊNCIA 2918-1, CONTA CORRENTE 4444-X – FILIAL VALOR APROVADO SIAG: R$ 100.000,00 ICMS DEDUZIDO REFERENTE À REDE CREDENCIADA: R$6.000,00 - ISS RETIDO REFERENTE À REDE CREDENCIADA: R$900,00 VALOR REEMBOLSO/REPASSE À VALECARD: R$93.100,00 - VALOR TOTAL A PAGAR À VALECARD: 98.100,00


105

Para tanto, deverá observar a discriminação dos serviços, que deverá contemplar:

VALOR APROVADO SIAG – Corresponde ao somatório dos valores de peças e serviços aprovado pelo gestor de frota no sistema SIAG no período;

ICMS DEDUZIDO – Corresponde ao somatório das deduções de ICMS no período;

ISSQN RETIDO – Corresponde ao somatório dos valores de ISSQN a serem retidos na fonte no período;

CONSUMO SIAG – Corresponde ao somatório dos valores das notas fiscais emitidas pelos estabelecimentos da Rede Credenciada. É igual ao “VALOR APROVADO SIAG” menos “ICMS DEDUZIDO”;

REEMBOLSO/REPASSE – Corresponde ao valor a ser pago à VALECARD como reembolso/repasse referente ao pagamento aos estabelecimentos da Rede Credenciada. É igual ao “CONSUMO SIAG” menos “ISSQN RETIDO”;

VALOR TOTAL A PAGAR À VALECARD – Corresponde ao valor total a ser pago à VALECARD. É igual ao “REEMBOLSO/REPASSE” mais “TAXA SIAG”;

VALOR DA NOTA FISCAL – Corresponde ao valor total a ser pago pelo órgão/entidade contratante. É igual ao “VALOR TOTAL A PAGAR À VALECARD” mais “ISSQN RETIDO” a ser pago às Prefeituras.

Caso a fatura esteja em conformidade com os valores validados no RAD Sintético, ela poderá ser atestada pelo gestor de frota e seguir para pagamento.

A fatura deverá ser encaminhada para pagamento ao setor financeiro do órgão/entidade, acompanhada das notas fiscais a ela vinculadas.

5.3.6. Pagamento

R$5.000,00VALOR APROVADO SIAG: R$100.000,00

94.000,00

5.000,00

94.000,00

5.000,00

XXXXX

5.000,00 100,00

99.000,00

CLIENTE: 505-759 PERÍODO: 16/08/2015 A 31/08/2015 – CONTRATO XXXXXXXXXXXX CONTRATAÇÃO DO SERVIÇO DE GERENCIAMENTO DA MANUTENÇÃO PREVENTIVA E CORRETIVA

DA FROTA DE VEÍCULOS DA SECRETARIA DE ESTADO XXXXXXXXXXXX. BANCO DO BRASIL, AGÊNCIA 2918 -1, CONTA CORRENTE 4444-X – FILIAL VALOR APROVADO SIAG: R$ 100.000,00ICMS DEDUZIDO REFERENTE À REDE CREDENCIADA: R$6.000,00 - ISS RETIDO REFERENTE À REDE CREDENCIADA: R$900,00

VALOR REEMBOLSO/REPASSE À VALECARD: R$93.100,00 - VALOR TOTAL A PAGAR À VALECARD: 98.100,00

Ofi Contratante

Contratante

Contratante

VAL Contratante

(setor financeiro)


106

O órgão/entidade contratante deverá pagar à VALECARD o valor das manutenções realizadas (excluindo as retenções) e o valor da taxa de administração. Deverá também efetuar o pagamento do ISSQN devido a cada um dos Municípios onde foram efetuadas as manutenções.

5.3.6.1 Passo a passo para o lançamento das retenções do ISSQN

Para o lançamento das retenções referentes ao ISSQN das Prefeituras, é necessário executar três ações, a saber:

1) Lançar a Nota da Trivale no Portal de Compras; 2) Fazer as conformidades da Nota no Portal de Compras; 3) Liquidar o ISSQN no SIAFI.

1. Lançamento da Nota Fiscal Trivale no Portal de Compras

ATENÇÃO: O cadastramento é necessário, pois as retenções de ISSQN são deduzidas do valor total de fechamento da nota fiscal.


107

a. Inserir login e senha;

b. Na tela inicial de acesso, clicar na aba “Especificações de execução de despesa”;

c. Selecionar a opção “Notas fiscais e aglutinadas”;


108

d. Selecionar o órgão e clicar em “inserir nota fiscal de serviço”;

e. Na aba “Dados de identificação da nota fiscal”, inserir todos os dados solicitados e “salvar”;


109

f. Aparecerá a informação que não há itens incluídos na nota;

g. Na aba “Itens da nota fiscal” clicar em incluir itens;

h. Clicar em “Selecionar o item de serviço”;


110

i. Inserir o código 30252 e clicar em “buscar”;

j. Selecionar na linha o código do item e clicar em “ok”;


111

k. Aparecerá a tela com os campos preenchidos, clicar em “salvar”;

l. Na aba “itens e nota fiscal”, estará registrada a inclusão;


112

m. Na aba “Dados de identificação da nota fiscal”, o campo situação aparecerá com o status completo;

2. Fazer as conformidades no Portal de Compras

ATENÇÃO: o recolhimento de ISSQN das notas fiscais de serviço do interior de MG é uma das conformidades.


113

a. Selecionar em “Especificações de execução da despesa”, o “Cadastro e consulta de especificações”;

b. Selecionar no campo “Tipo de especificações a inserir”: “Conformidade orçamentária” - se a despesa for do ano vigente; “Conformidade de restos a pagar” - se a despesa for de restos a pagar.

c. Clicar em “Inserir especificação”;


114

d. Inserir os seguintes dados solicitados: código da unidade contábil, código da unidade

orçamentária, número (nº do empenho), ano (ano do empenho) e clicar em “Buscar”;

e. Será exibida a tela abaixo:

f. Marcar a opção da Unidade Contábil e inserir o tipo de especificação: “Conformidade orçamentária” - se a despesa for do ano vigente; “Conformidade de restos a pagar” - se a despesa for de restos a pagar.


115

g. Conferir os dados e clicar em “salvar”;

h. Selecionar a aba “itens de empenho”;


116

i. Clicar em “Incluir itens”;

j. Conferir os dados da tela e clicar em “ok”;

k. Na barra inferior que está em vermelho, clicar no segundo ícone com o desenho de um bloco de notas para editar;


117

l. Clicar em “Incluir item de pedido”;

m. Clicar em “Selecionar o item de pedido”;

n. Marcar o “Número do pedido” e clicar em “ok”;


118

o. Lançar o valor a liquidar e clicar em “salvar”;

p. Na aba “itens de pedido”, será exibida a tela abaixo;

q. Selecionar a aba “itens de nota”;


119

r. Clicar em selecionar “item de nota”;

s. Inserir as informações solicitadas nos campos, sendo elas: “Tipo: Nota Fiscal”/ “Natureza: Serviço”/ “Nº da nota” (nº da nota fiscal)/ “Indicador de Orçamento”. Clicar em “Buscar”;

ATENÇÃO: No campo “Indicador de Orçamento”, selecionar “despesa orçamentária” se for uma despesa do ano vigente e “despesa extra orçamentária” se for uma resto a pagar. ATENÇÃO: No campo “Série da nota” não inserir nada.


120

t. Após aparecer a tela abaixo, clicar em “ok”;

u. Inserir o valor a liquidar e clicar em “salvar”;


121

v. Aparecerá a tela abaixo, clicar em “fechar”;

w. Clicar em “Encaminhar para efetivação”;

x. Aparecerá uma mensagem, perguntando se deve ser encaminhado para o CSC: Caso o órgão faça o encaminhamento clicar em “ok”;


122

Caso o órgão não adote esse procedimento clicar em “cancelar”.

y. Na tela seguinte, clicar em “Visualizar relatório da especificação”;

z. Anotar para controle o “Número de especificação”.

ATENÇÃO: O “Número de especificação” é o número da conformidade. Este número será solicitado nos lançamentos feitos no SIAFI.


123

3. Liquidação da guia de ISSQN no SIMG (SIAFI)

a. Inserir login, senha e aplicação SIMG no sistema;

b. Na tela abaixo, redigir “SIMG”;


124

c. Inserir o número da “unidade executora”;


125

d. Inserir nos seguintes campos: “Opção”: o código 4 para liquidação da despesa empenhada ou o código 3 para

liquidação de restos a pagar; “Ação”: o código 1 para registar; “Navegação”: o código 51 para despesas do ano vigente ou o código 52 para

despesas de resto a pagar

e. Inserir o código da “unidade orçamentária” e o número do empenho;


126

f. Inserir o “Nr. Conf. SIAD:” que é o “Número de especificação”;

ATENÇÃO: o número de especificação é o número gerado no Portal de Compras ao final do processo de conformidade.

g. Informar também nos seguintes campos: “Retenção”: S “Multa contratual”: N “Data prevista Pgto.” (lançar a data sempre em dia útil. Caso a data prevista de

pagamento seja fim de semana ou feriado, lançar data do dia útil subsequente) “Ano mês competência”: 20XX/XX (mês da referência da Nota fiscal da Trivale) “Valor a liquidar”: valor da Guia de ISSQN (sem o ponto e sem a vírgula) “Ord. Desp.” (ordenador de despesa): informar o MASP do ordenador.

E clicar no “Enter”


127

h. Inserir o código 01 na opção “Outras retenções de outras despesas correntes” e clicar em “F5” para confirmar;

i. Será exibida a tela abaixo;


128

j. Inserir, em “Outras retenções de outras despesas correntes”, o CNPJ do município e em “Valor” o valor da guia de ISSQN e clicar em “F5” para confirmar;

k. Abrirá a tela de histórico, sendo necessário informar sobre a retenção de ISSQN do município tratado e o número da nota fiscal da Trivale. Em seguida, clicar em “F5” para confirmar as informações;


129

l. Anotar o número sequencial da liquidação (Sq. Liquidação);

m. Clicar no “Enter”.


130

ATENÇÃO: Como a nota fiscal emitida pela empresa VALECARD, refere-se a um período de 15 (quinze) dias é provável que haja retenções do ISSQN para várias prefeituras. Nesse caso, é possível efetuar no SIAFI tantas liquidações quantas forem necessárias para o pagamento desses tributos às respectivas prefeituras. Desta forma, o órgão/entidade poderá solicitar à SEF/MG, que amplie o limite de 5 (cinco) CNPJ de diferentes prefeituras para até 99 no SIAFI.

6. Integração SIAD x SIAG

6.1 Regras Anteriores

O edital exige que o Sistema de Gestão da Manutenção (SIAG) encontra-se integrado ao Módulo Frota do SIAD.

Dessa forma, desde o início da execução do modelo GTM, o cadastro dos órgãos, unidades de frota, veículos e condutores era realizado por meio de carga de dados enviada, exclusivamente, do SIAD ao SIAG. Este envio ocorria semanalmente.

Todas as informações referentes às manutenções realizadas estavam apenas no SIAG, não havendo maneiras de se consultar tais informações no SIAD.


131

Todas as regras previstas em edital referentes às validações e aprovações eram realizadas exclusivamente pelo SIAG, tais como:

Validação das informações (veículos e condutores) no registro de entrada; Aprovações parciais ou totais das manutenções, ou seu cancelamento; Validação das informações (veículos e condutores) na retirada dos veículos, ao término

das manutenções.

6.2 Regras Atuais Entretanto, após a finalização da integração entre os sistemas (junho de 2016), novas regras passaram a vigorar, conforme detalhado a seguir:


132

Com as regras atuais, a cada manutenção, o SIAG envia ao SIAD as informações básicas do veículo e do condutor. O SIAD, então, faz a verificação detalhada da consistência destas informações e, caso esteja em conformidade, enviará resposta positiva ao SIAG, que efetuará o registro do veículo para manutenção.

Importante ressaltar que, devido a integração dos sistemas, todas as ações envolvendo os veículos oficiais ficarão interligadas, uma podendo afetar as outras. Ou seja, as normas de utilização de veículos oficiais devem ser seguidas para evitar inconsistências entre as informações de sistema e as informações reais. Exemplo: Informações inseridas incorretamente na manutenção podem afetar o processo de abastecimento, devido a atendimentos incoerentes ou hodômetros registrados com valores errados. Para que uma manutenção seja autorizada pelo SIAD, as seguintes condições devem ser satisfeitas:


133

6.3 Verificações Antes do envio do veículo para manutenção, o Gestor de Frota deve verificar os seguintes pontos:

1. O veículo deve fazer parte da Base do Estado ou Base Conveniado. Somente os veículos cadastrados no Módulo Frota do SIAD poderão receber manutenção.

2. O veículo deve estar “EM USO”. Veículos com status diferentes de “EM USO” serão barrados para manutenção pelo SIAD e SIAG.

3. O hodômetro deve estar sempre ATUALIZADO. O hodômetro do atendimento deve estar atualizado de acordo com o aquele registrado no veículo. Caso haja divergências, a manutenção será impedida. O valor do hodômetro informado no SIAG, no momento do registro de entrada, atualizará a base do SIAD.

4. Deve haver atendimento ABERTO para o veículo em questão. É imprescindível que o atendimento esteja aberto antes de o veículo ser direcionado à oficina. Com a integração, todos os lançamentos das informações dos veículos devem ser feitas correta e tempestivamente para não impactar em outros atendimentos.

5. As informações dos atendimentos devem ser conferidas, pois NÃO será permitida a alteração ou exclusão de atendimentos criados automaticamente pelo SIAD. Com a integração, várias ações serão executadas automaticamente. Dessa forma, as informações inseridas manualmente no SIAD devem estar corretas e atualizadas.

6. O condutor responsável pela entrega do veículo e/ou sua retirada deve ser do MESMO ÓRGÃO do veículo. Somente condutor do mesmo órgão possui permissão para entregar ou retirar o veículo da oficina. A verificação é feita via sistema.


134

7. O condutor responsável pela entrega do veículo e/ou sua retirada deve estar ATIVO. O condutor só conseguirá proceder com a entrega ou retirada se ele estiver ativo no SIAD.

No caso da identificação de alguma inconsistência, o SIAG informará que o condutor ou o veículo não se encontra apto para proceder com o registro de manutenção.

Neste caso, a irregularidade deve ser corrigida pelo gestor de frota antes de nova tentativa de registro.

6.4 Procedimentos

Não havendo problemas, o SIAG informa sobre o sucesso no registro de entrada ao SIAD, que realiza as seguintes ações automaticamente:

Registro de Entrada no SIAG;

SIAD atualiza os dados do veículo;

SIAD baixa o veículo para manutenção: De “A” “M”;

SIAD finaliza o atendimento para o veículo, informando os dados de retorno.

Após estas ações, o processo de manutenção ocorre normalmente no SIAG.

Ao término da manutenção, o veículo deve ser retirado por condutor apto mediante senha de autorização. Ao ocorrer o registro da retirada com sucesso, são realizadas as ações:

Registro de Retirada no SIAG;

SIAG informa ao SIAD os dados básicos da manutenção;

SIAD retorna veículo para status “EM USO”: De “M” “A”;

SIAD abre novo atendimento para o veículo, informando os dados de saída.

Após estas ações, inicia-se o processo de pré-faturamento no SIAG, conforme já apresentado.

Finalizado o pré-faturamento (após aprovação do gestor de frota), o SIAG envia, no dia seguinte, os dados da manutenção ao SIAD, que atualiza as informações sobre a manutenção. Essas informações ficarão disponíveis para futuras consultas no Armazém de Dados do SIAD.

Nenhuma manutenção realizada via SIAG deve ser inserida no SIAD manualmente. Todos os dados das manutenções serão inseridos automaticamente no SIAD via carga de dados gerada pelo SIAG.


135

ATENÇÃO: Caso haja algum problema na manutenção (Registro de entrada, aprovações, cancelamentos, retirada, etc.), consulte o “Tutorial do Modelo GTM de Manutenção Veicular” para verificar soluções passíveis de serem realizadas pelo próprio gestor de frota. Acesse o tutorial pelo link:


6.5 Contingência

Para que a integração funcione corretamente, é necessário que a comunicação entre os sistemas esteja ATIVA.

Porém, como forma de precaução, foram desenvolvidas regras para tratar a manutenção em casos de falhas de comunicação.

1 Tentativa de registrar entrada do veículo no estabelecimento

Se houver falha de comunicação nesta etapa, o registro de entrada NÃO será concluído. O veículo continuará “EM USO” e o atendimento aberto não será fechado.

Será necessário aguardar o restabelecimento da comunicação entre os sistemas (SIAG e SIAD) para realizar nova tentativa de registro de entrada.

2 Retirada do veículo do estabelecimento



136

Se houver falha de comunicação nesta etapa, o registro de saída será concluído no SIAG e ficará pendente no SIAD.

Será necessário que, após o restabelecimento da comunicação, o gestor de frota proceda com o registro de saída manualmente ou que aguarde o dia seguinte para que o SIAG faça essa tratativa automaticamente.

3 Cancelamento de manutenção em qualquer etapa do processo

Se houver falha de comunicação nesta etapa, será feito o cancelamento da manutenção no SIAG e a retirada do veículo ficará pendente no SIAD.

Será necessário que, após o restabelecimento da comunicação, o gestor de frota proceda com o registro de saída manualmente ou que aguarde o dia seguinte para que o SIAG faça essa tratativa automaticamente.

Em caso de falha de comunicação na retirada do veículo ou no cancelamento da manutenção, a informação da retirada física do veículo do estabelecimento deve ser informada ao SIAD após o restabelecimento da comunicação entre os sistemas.

Isso pode ser feito de duas maneiras, a saber:

1. Aguardar a tentativa de comunicação automática do SIAG com o SIAD, às 00h, 01h ou 02h do dia seguinte;

2. Acessar o SIAG, nas tratativas de contingências, e proceder com o registro de saída no SIAD manualmente (detalhado a seguir).


137

Para a tratativa manual, deve-se acessar o Menu “Operação”; Sub-menu “Alteração Retirada do Veículo”

Serão exibidos todos os veículos que foram retirados do estabelecimento e que ainda não tiveram o registro de saída informado ao SIAD.

Na tratativa automática, caso o gestor de frota não faça a tratativa manual, o SIAG realizará três tentativas de comunicação com o SIAD para informar sobre a retirada dos veículos dos estabelecimentos.

Se, ainda assim, não obtiver sucesso, a SEPLAG receberá e-mail para tratativa direta na base.


138

7. Relatórios e Consultas

7.1. Relatórios no SIAG

O controle realizado no SIAG visa gerar informações – detalhadas ou consolidadas – aos gestores de frota a fim de que eles tenham condições de efetuar os pagamentos, acompanhar a economicidade do contrato, o cumprimento dos níveis de serviço acordados, a evolução das despesas com a manutenção da frota de veículos, bem como a necessidade de substituição de veículos.

Tais informações encontram-se nos relatórios disponibilizados no SIAG aos seus usuários. Por isso, é importante conhecê-los a fundo, para que a gestão do contrato e da própria frota seja realizada de forma eficiente.

Para acessar os relatórios no SIAG, o usuário deve:

Na tela inicial, clicar “RELATÓRIOS” no menu superior; Em seguida, escolher a opção “GERAÇÃO DE RELATÓRIOS”; Na tela que será aberta, é possível selecionar, no campo “Relatórios”, o relatório

desejado.


139

7.1.1 Tipos de Relatórios

Geral Manutenção: contém todas as informações sobre o processo de manutenção, desde o registro do veículo até sua retirada. Engloba informações tais como: os itens/serviços utilizados, seus preços e garantias, responsáveis por aprovações, dados do estabelecimento;

Redução Total de Orçamento: Contém as informações sobre o orçamento e cotações, a negociação de preços, a melhor combinação econômica e os valores aprovados de peças e serviços. Além, possui o valor “Audatex” para as peças e os valores máximos para serviços.

Detalhamento da Manutenção: Retrata cada evento de manutenção, da entrada do veículo na oficina até sua retirada, contendo os dados das cotações aprovadas e das não aprovadas.

Duração da Manutenção: Apresenta os tempos gastos em cada etapa da manutenção, ou seja, tempo de orçamentação, de aprovação, de execução e de retirada.

Estatística das peças por marca/modelo de veículo: Relatório desenvolvido pela SEPLAG, com base nos dados disponibilizados pela VALECARD em seus relatórios. Ele ainda não se encontra disponível para geração no SIAG, estando acessível apenas no sítio da SEPLAG, na página do GTM. Este relatório apresenta estatísticas sobre as peças utilizadas, por modelo de veículo, tais como: Prazo médio de garantia; Durabilidade; e Preços (mínimo, médio e máximo).

Relatório RAD: contém todas as informações sobre os veículos, manutenções, itens/serviços, estabelecimentos, usuários, aprovadores e pagamento;

Relatório RAD Sintético: Apresenta informações sobre o processo de pagamento das manutenções. Nele é possível obter o valor total das manutenções, tributos, reembolsos/repasses e taxa de administração à VALECARD. Apresenta dados somente de manutenções finalizadas e já aprovadas no Pré-faturamento. Dada a sua importância, ele será detalhado em item próprio, a seguir:

7.1.1.1. Relatório RAD Sintético

O RAD Sintético tem como objetivo apresentar informações completas sobre o processo de pagamento das manutenções de veículos realizadas. Nele é possível obter o valor total das


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manutenções, dos tributos, dos reembolsos/repasses à VALECARD e da taxa de administração.

O RAD Sintético apresenta somente as manutenções realizadas e já aprovadas na rotina de pré-faturamento.

As informações constantes nesse relatório devem ser conferidas antes da autorização da emissão da fatura da VALECARD.

Para obter este relatório, o gestor de frota (GFO ou GFU) deve:

No campo “Relatório”, escolher o item “Relatório RAD Sintético”; Na área de filtros, informar no campo “Período Relatório”, as datas inicial e final das

manutenções a serem contempladas; Na área de filtros, informar nos campos “Órgão/Entidade” ou “Unidade”,

respectivamente, o código do órgão ou da(s) unidade(s) desejado; Por fim, clicar no botão “Gerar Listagem”.

Na tela abaixo, podem ser visualizados os dados do relatório RAD Sintético gerado pelo SIAG:


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Ele pode ser obtido online nos formatos XLS (excel) ou PDF.

7.2. Consultas no SIAD 7.2.1 – Terminal de acesso ao SIAD

As informações referentes às manutenções já estão disponíveis para consultas no SIAD. Para acessar tais informações, deve-se seguir as instruções abaixo.

1. Acessar no SIAD: Frota de Veículos >> Manutenção >> Consultas Manutenções SIAG.

Digitar sua Unidade Processadora


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Selecionar a opção “Frota de Veículos”

Selecionar a opção 8 – Manutenção


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Selecionar a opção 9 – Consultas Manutenções SIAG

2. Deverá ser escolhida umas das opções: POR PLACA, ÓRGÃO ou UNIDADE

3. Como exemplo, escolhendo-se a opção “POR ÓRGÃO”, é possível visualizar as informações das manutenções do órgão em um determinado período, como mostrado a seguir:


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Deve-se selecionar a manutenção desejada, de acordo com a placa e data.

Serão exibidas as informações sobre a manutenção.


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Ao se pressionar ENTER, será exibida a continuação das informações.

Em seguida, serão exibidos os serviços e peças da manutenção selecionada.

Caso deseje-se informações sobre um deles, deve-se selecioná-lo e pressionar ENTER.


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Serão exibidas as informações referentes ao referido serviço ou peça.

Ao se pressionar ENTER, as demais informações serão exibidas.


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ATENÇÃO: Está prevista, ainda, a consulta no Armazém de Dados do SIAD dos dados da manutenção, de forma que possam ser visualizados e extraídos pelos gestores em formato de base de dados. Isso vai possibilitar análises sobre a frota, gastos com manutenção, durabilidade de peças, etc.

Quando da disponibilização dessa consulta, a equipe GTM comunicará a todos os órgãos/entidades contratantes.


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8. Contatos para o acompanhamento dos Contratos São apresentados a seguir os contatos dos responsáveis, bem como os temas sob a sua responsabilidade, para a solução de dificuldades encontradas na execução dos contratos do Modelo de Manutenção de Veículos:

VALECARD – Treinamentos de usuários, cadastro e senhas de acesso, e outros.

Nome: Edvandro Araújo

E-mail: [email protected]

VALECARD – Dificuldades relacionadas à atuação da equipe plataforma e à realização das

manutenções

Nome: equipe plataforma


Nome: Marcell Fraga


VALECARD - Dificuldades relacionadas ao sistema SIAG e ao cumprimento das obrigações

contratuais

Nome: Edvandro Araújo


Contatos na SEPLAG para dificuldades relacionadas à utilização do Modelo GTM:

Nome: Equipe GTM









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MANUAL GESTÃO TOTAL DA MANUTENÇÃO - GTM · SECRETARIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO E GESTÃO Subscretaria do Centro de Serviços Compartilhados Diretoria Central de Administração