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Manual Grupo Módulos – Administrador
Atualização versão 02.638
Manual Grupo Módulos
Administrador
Passo a Passo Administrador
2
ÍNDICE CADASTROS ..........................................................................................................................................................04
EMPRESAS – Geral ...............................................................................................................................................04
EMPRESAS – Administrador .................................................................................................................................05
GRUPO DE EMPRESAS ........................................................................................................................................06
GERADOR DE RELATÓRIOS DE EMPRESAS .....................................................................................................07
BANCOS – Manutenção .......................................................................................................................................07
BANCOS – Agências .............................................................................................................................................07
BANCOS – Conta Corrente .................................................................................................................................08
GERADOR DE LAYOUT DOS ARQUIVOS DE REMESSA / RETORNO ........................................................08
PARÂMETROS ........................................................................................................................................................09
USUÁRIOS ..............................................................................................................................................................09
ACESSOS ...............................................................................................................................................................10
FATURAMENTO .....................................................................................................................................................11
SERVIÇOS ..............................................................................................................................................................11
SERVIÇOS FIXOS ..................................................................................................................................................12
LANÇAMENTOS MENSAIS ..................................................................................................................................13
CÁLCULO MENSAL ...............................................................................................................................................14
CÁLCULOS AVULSOS ..........................................................................................................................................14
NOTAS FISCAIS ....................................................................................................................................................15
RECIBOS .................................................................................................................................................................15
BOLETOS ................................................................................................................................................................16
CONFIGURAÇÕES ...............................................................................................................................................16
13° HONORÁRIOS ..............................................................................................................................................17
FINANCEIRO ..........................................................................................................................................................18
(CONTAS A RECEBER) - Baixas ...........................................................................................................................18
(CONTAS A RECEBER) – Baixa Parcial ..............................................................................................................19
(CONTAS A RECEBER) – Conta Corrente ...........................................................................................................20
(CONTAS A PAGAR) – Pagamentos Fixos ........................................................................................................20
Passo a Passo Administrador
3
(CONTAS A PAGAR) – Digitação Pagamentos Fixos ......................................................................................21
(CONTAS A PAGAR) – Lançamento Contas a Pagar ......................................................................................21
(CONTAS A PAGAR) – Baixas ............................................................................................................................22
FLUXO DE CAIXA ..................................................................................................................................................22
FLUXO DE RECEBIMENTOS ..................................................................................................................................23
SERVIÇOS FATURADOS ......................................................................................................................................23
LANÇAMENTOS CAIXA .......................................................................................................................................24
LIVRO CAIXA .........................................................................................................................................................24
RELATÓRIO POR HISTÓRICOS ..........................................................................................................................24
RELATÓRIO POR CONTAS .................................................................................................................................25
TERMOS ..................................................................................................................................................................25
HISTÓRICO ............................................................................................................................................................25
PROTOCOLO – Geração e Emissão ................................................................................................................26
PROTOCOLO – Baixas .......................................................................................................................................27
PROTOCOLO – Relatório Controle ..................................................................................................................28
PROTOCOLO – Documentos ..............................................................................................................................29
PROTOCOLO – Documentos Fixos ....................................................................................................................30
PROTOCOLO – Requisição de Numerários ....................................................................................................30
GUIAS AVULSAS ..................................................................................................................................................31
DARF (IRRF / 5952) .............................................................................................................................................31
GPS .........................................................................................................................................................................32
MALA DIRETA – Edição de Cartas ....................................................................................................................32
MALA DIRETA – Emissão de Cartas ..................................................................................................................33
MALA DIRETA – Edição de Etiquetas ................................................................................................................33
MALA DIRETA – Emissão de Etiquetas ..............................................................................................................34
BACKUP – Geração do Backup ..........................................................................................................................34
BACKUP – Compactação do Backup, Restauração do Backup .....................................................................35
CARACTERÍSTICAS GERAIS .................................................................................................................................35
BOTÕES DA VISUALIZAÇÃO DE RELATÓRIOS ...............................................................................................36
ANOTAÇÕES GERAIS ..........................................................................................................................................37
Passo a Passo Administrador
4
CADASTROS
Todos os cadastros referentes ao Administrador estão localizados em “Arquivos”.
1. 1 EMPRESA (ARQUIVOS � EMPRESAS)
O cadastro das empresas é a primeira informação a ser preenchida no sistema.
Quando o usuário já utiliza os outros produtos como Folha de Pagamento, Escrita Fiscal e/ou
Contabilidade as informações das empresas já estarão automaticamente cadastradas, devido
ao banco de dados ser único.
O escritório de contabilidade deve ser cadastrado nesse mesmo local e informado
seu código em “Arquivos / Parâmetros / 7 - Empresa com dados do escritório”.
1 . 1. 1 Geral
Para cadastrar uma nova empresa, preencha o campo “código” com um número
disponível para utilização e tecle [Enter], a seguir preencha os dados solicitados pelo sistema,
da maneira mais completa possível.
Passo a Passo Administrador
5
1 . 1. 2 Administrador
Nesta aba iremos informar os dados de cobrança/financeiros do cliente, tais como:
-Fantasia: Informar o nome fantasia da empresa.
-Contato: Informar o nome da pessoa responsável como contato na empresa.
-Endereço para entrega: Informar os dados do endereço para entrega, caso o
mesmo seja diferente do endereço cadastral da empresa.
-Contrato: Nos campos destinados aos dados para contato, iremos informar a data
inicial que a empresa se tornou cliente; a data de término que a empresa deixou de se tornar
cliente; o valor do honorário que o cliente irá pagar para o escritório; a data de vencimento
de cada honorário.
OBSERVAÇÃO:
No campo competência vencimento iremos selecionar entre “sim” ou “não”, na qual o
“sim” o sistema realiza a cobrança no mês seguinte a competência setada e o “não” o sistema
realiza a cobrança no mês setado.
Exemplo: Selecionamos o sistema no mês maio e o vencimento ocorre dia 10, com o campo
“competência venc.” selecionado como “sim” o sistema irá cobrar o honorário dia 10 de junho.
Passo a Passo Administrador
6
-Impostos (Irrf): Informar o percentual.
-Impostos (Cofins): Informar o percentual.
-Impostos (Pis): Informar o percentual.
-Impostos (Csll): Informar o percentual.
-Impostos (Inss Retido): Informar o percentual.
-Impostos (Iss Retido): Informar o percentual.
-Sistemas: Marcar os sistemas que o cliente utiliza do escritório contábil.
-Parâmetros (Emitir Recibo?): Informar se a empresa terá o recibo como cobrança.
-Parâmetros (Emitir Boleto?): Informar se a empresa terá o boleto como cobrança.
-Parâmetros (Emitir N. Fiscal?): Informar se a empresa terá nota fiscal.
-Parâmetros (Baixas Por?): Informar se o sistema fará baixas, via recibo/boleto.
-Parâmetros (Serviço Fixo): Informar se a empresa terá serviços fixos mensais.
-Parâmetros (Docto Fixo?): Informar se a empresa terá documentos fixos mensais.
-Parâmetros (Tipo de Cobrança?): Informar tipo de cobrança rápida/sem registro.
1. 2 GRUPO DE EMPRESAS (ARQUIVOS � GRUPO DE EMPRESAS)
Para criar um novo grupo de empresas, informe um código disponível no sistema e
uma descrição, em seguida selecione as empresas deste novo grupo e grave. O objetivo do
grupo de empresas, entre outras, é de realizar a geração do cálculo mensal, realização de
recibos para cobrança, boletos, protocolos de uma única vez de todas as empresas do grupo.
Passo a Passo Administrador
7
1. 3 GERADOR DE RELATÓRIO (ARQUIVOS � GERADOR DE RELATÓRIO DE EMPRESAS)
Este item o sistema possibilita que o usuário crie/elabore relatórios de dados
cadastrais das empresas. Informe um nome para o relatório, em seguida informe um título e
selecione os campos que o sistema deverá trazer no novo relatório e a ordem de emissão.
1. 4 BANCOS (ARQUIVOS � BANCOS � MANUTENÇÃO)
O cadastro de bancos servirá para relatórios, geração de boletos e arquivos de
remessa e retorno para as principais instituições bancárias.
Na opção (Arquivos/Bancos/Manutenção) ficará o cadastro do banco. Para criar um
novo basta:
• Informar o código do banco (Deverá ser o mesmo código fornecido pela
Federação Brasileira dos Bancos – Febraban), como por exemplo, [341] para Itaú, [237]
para Bradesco, etc.
• Na quantidade de dígitos de controle, sistema precisa que o usuário informe
quantos dígitos temos após o número da agência, podendo ser 0, 1 ou 2.
Preencha com os dados corretos nos campos solicitados e clique em [GRAVAR].
Passo a Passo Administrador
8
1 . 5 AGÊNCIAS (ARQUIVOS � BANCOS � AGÊNCIAS)
Selecione o banco cadastrado anteriormente (Item “1.4”), clicando na lupa ,
em seguida preencha o código da agência e o restante dos dados solicitados pelo sistema,
e clique em [GRAVAR].
1. 6 CONTA CORRENTE (ARQUIVOS � BANCOS � CONTA CORRENTE)
• Selecione a empresa cadastrada anteriormente (Item “1.1”).
• Selecione o banco cadastrado anteriormente (Item “1.4”).
• Selecione a agência cadastrada anteriormente (Item “1.5”).
• Preencha com os dados corretos os campos solicitados pelo Sistema, e clique em
[GRAVAR]. A conta corrente da empresa é de fundamental importância para as
empresas que geram arquivos textos para créditos bancários.
1. 7 GERADOR DE LAYOUT DOS ARQUIVOS DE REMESSA/RETORNO
O sistema do Administrador realiza a geração de arquivos de remessa contendo os
dados dos boletos gerados no sistema e por meio do arquivo com extensão txt conforme o
layout fornecido por cada banco (Itaú, Bradesco, Santander, Banco do Brasil, Caixa
Econômica Federal, dentre outros). No arquivo de retorno a rede bancária gera o arquivo de
retorno e o usuário importa no sistema do administrador e conseguirá desta forma efetuar as
baixas dos clientes que efetivaram os pagamentos. Para maiores informações entre em
contato com nosso suporte técnico.
Passo a Passo Administrador
9
1. 8 PARÂMETROS (ARQUIVOS � PARÂMETROS)
Os parâmetros do sistema são campos específicos que o sistema permite mais de uma
opção para realizar alguns procedimentos, orientamos que o seu uso seja realizado com a
ajuda do suporte técnico. O usuário precisa informar a “empresa que representa o escritório”,
clique nessa opção e informe a empresa e clique em “OK”.
1 . 9 USUÁRIOS (ARQUIVOS � USUÁRIOS)
Digite um usuário novo e tecle [Enter] e digite uma senha com exatamente 06 dígitos
(podendo ser letras ou números), confirme no campo abaixo, e clique em [Gravar].
Passo a Passo Administrador
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1 . 10 ACESSOS (ARQUIVOS � ACESSOS)
Selecione o usuário e em seguida o módulo no sinal de ( + ) e configure qual será o
tipo de acesso: Acesso Total, Consulta ou Sem Acesso.
Para efetuar a configuração basta selecionar o usuário no topo da tela e em
seguida clicar no sinal de + e escolher as opções de permissão no final da tela.
Passo a Passo Administrador
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FATURAMENTO
2. 1 SERVIÇOS (FATURAMENTO � SERVIÇOS)
Neste item o usuário realiza o cadastro dos serviços efetuados pelo escritório contábil.
Temos por exemplo o cadastro de honorários, impressões, taxas de cartório, dentre outros.
Devemos informar o código disponível, descrição o valor e selecionar os demais campos
solicitados pelo sistema.
O sistema controla a utilização dos serviços pelo código. Ao utilizar os códigos do
número 01 a 500 o sistema irá cobrar o valor no recibo ou boleto e ao utilizar códigos de
501 a 800 o sistema concederá abatimento/desconto dos recibos ou boletos.
Passo a Passo Administrador
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2. 2 SERVIÇOS FIXOS (FATURAMENTO � SERVIÇOS FIXOS)
Neste item o usuário realiza o cadastro de serviços fixos, ou seja, grupos de serviços.
Por exemplo, o escritório contábil realiza a cobrança de um cliente que utiliza:
- Honorário;
- Impressões;
- Recálculo de Impostos;
- 13º Honorário;
Todos os meses os mesmos valores e os mesmos serviços, com isso, ao criar um serviço
fixo marcando estes serviços o sistema gerará o cálculo de forma automática. Não é
necessário informar o serviço de honorários e para o sistema unificar os cálculos, recibos e
boletos, basta utilizar a mesma data de vencimento. Para criar um novo cadastro, devemos
seguir os passos:
1) Crie um código de serviço fixo e marque os serviços que se repetem todos os meses
e determine o período que será utilizado.
2) Insira o código de serviço fixo no cadastro da empresa na aba Administrador;
3) Realize o cálculo mensal que foram calculados automaticamente.
Passo a Passo Administrador
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2. 3 LANÇAMENTOS MENSAIS (FATURAMENTO � LANÇAMENTOS MENSAIS)
Neste item o usuário realiza o lançamento dos serviços que serão cobrados no mês.
Não é necessário informar o honorário, e os serviços fixos que estão cadastro do cliente.
Devemos lançar apenas os serviços que não se repetem todo mês, ocorre esporadicamente,
ou até mesmo tem os valores/quantidades diferentes nos meses. Para efetuar um novo
lançamento:
-Informe a data de vencimento (lembrando que para o sistema unificar estes
lançamentos com os lançamentos fixos devem ter a mesma data de vencimento);
- Informe o código da empresa (cliente do escritório contábil);
- Informe o código do serviço;
- Complemento (campo não obrigatório);
- Quantidade (deve ser informado “Sim” no cadastro do serviço;
- Valor unitário;
Ao concluir pressione o [ENTER] e os dados serão gravados. Após concluir todos os
lançamentos mensais realize o cálculo .
No ícone utilizamos na função de rateio dos valores nos clientes (empresas). Para
utilizá-lo acesse “Faturamento/Lançamentos Mensais” e pressione o botão [ESC] duas vezes,
clique no tambor verde e informe o grupo de empresas específicos ou deixe em branco para
executar em todas as empresas, após isso digite o código do serviço, valor, data de
vencimento e execute.
Passo a Passo Administrador
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2. 4 CÁLCULO MENSAL (FATURAMENTO � CÁLCULO MENSAL)
Neste item o usuário realiza o cálculo mensal dos serviços dos clientes. Para isso clique
no ícone do raio , o sistema abrirá a tela de cálculo, analise se irá marcar a opção
buscar saldo anterior (que seria o saldo negativo dos clientes, os valores em abertos), informe
o código da empresa (cliente) ou se preferir o código do grupo de empresas.
2. 5 CÁLCULO AVULSO (FATURAMENTO � CÁLCULO AVULSO)
Neste item o usuário realiza o cálculo Avulso. Deve anteriormente ter efetuado os
cálculos mensais. O avulso será em um recibo/boleto a parte. Para isso informe o código da
empresa (cliente), selecione o recibo e passe com [ENTER], informe em seguida a data de
vencimento e informe o código do serviço, quantidade e valor unitário.
Passo a Passo Administrador
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2. 6 NOTAS FISCAIS (FATURAMENTO � NOTAS FISCAIS)
Neste item o usuário realiza a geração de notas fiscais dos serviços cobrados. Para
isso analise se no cadastro dos clientes na aba Administrador a opção emite nota fiscal está
selecionada em “Sim”.
Para a emissão da nota fiscal, informe o grupo de empresas ou o código de uma
empresa específica, ou deixe zero para que o sistema faça de todas de única vez. Em seguida
digite a data de emissão, vencimento, nota inicial e selecione o modelo de configuração,
modelo da nf, série e subsérie. Após isso clique no ícone do raio .
2. 7 RECIBOS (FATURAMENTO � RECIBOS)
Neste item o usuário emite os recibos para cobrança dos clientes. Clique no ícone do
raio , informe o grupo de empresas, ou uma empresa específica e clique no raio
novamente. Necessário analisar se no cadastro da empresa na aba Administrador no item
emite recibo está selecionado como “Sim”.
Passo a Passo Administrador
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2. 8 BOLETOS (FATURAMENTO � BOLETOS)
Neste item o usuário emite os boletos para cobrança dos clientes. Clique no ícone do
raio , informe o grupo de empresas, ou uma empresa específica e clique no raio
novamente. Necessário analisar se no cadastro da empresa na aba Administrador no item
emite boleto está selecionado como “Sim”, analise também se em (Arquivos/Bancos/Conta
Corrente) temos o cadastro da conta do escritório contábil.
2. 9 CONFIGURAÇÕES (FATURAMENTO � CONFIGURAÇÕES)
Neste item o usuário tem a possibilidade de informar os dados de métricos (altura,
colunas, etc) para que as impressões de recibo, boleto, nota fiscal, ocorra em formulários
(matriciais) próprios da empresa.
Passo a Passo Administrador
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2. 10 13º HONORÁRIO (FATURAMENTO � 13º HONORÁRIO)
Neste item o usuário tem a possibilidade de calcular o valor do 13º honorário. Para
isso devemos criar um código de serviço em “Faturamento/Serviços” com a descrição própria
de 13º honorário, próximo passo é acessar o módulo “Faturamento/13º Honorário” informar:
- O código do grupo de empresa, ou empresa específica;
- O código do serviço;
- A competência e data de vencimento;
- O percentual a ser calculado sobre o honorário mensal;
- Marcar a opção “buscar o honorário do cadastro da honorário do cadastro da empresa”
ou informar o valor total para o sistema efetuar a geração;
- Clicar no raio para gerar o cálculo e em seguida acessar “Faturamento/Cálculo
Mensal” e efetuar a geração.
Observação: Os lançamentos gerados neste módulo, são levados de maneira automática
para a tela de “Faturamento/Lançamentos Mensais”
Passo a Passo Administrador
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FINANCEIRO
3. 1 CONTAS A RECEBER - BAIXAS (FINANCEIRO � BAIXAS)
Neste item o usuário realiza as baixas das contas a receber, quando estas são
quitadas de forma integral. Selecione o tipo de título “Abertos”, “Baixados”, “Todos” e os
demais filtros e pressione o [ENTER].
O sistema mostrará em cores a situação de cada título, cor amarela: títulos vencidos,
na cor azul: títulos baixados, na cor verde: títulos à vencer. A baixa pode ser realizada de
forma manual clicando em cada item, após isso pressione o [ENTER] e informe a data de
pagamento e pressione o [ENTER] novamente ou de forma automática com auxílio dos botões:
- Ao clicar realiza ou desfaz a baixa de
todos os itens de uma única vez.
- Ao clicar realiza ou desfaz a baixa de
um item por vez.
Passo a Passo Administrador
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3. 2 CONTAS A RECEBER - BAIXA PARCIAL (FINANCEIRO � BAIXA PARCIAL)
Neste item o usuário realiza as baixas das contas a receber, quando estas são
quitadas de forma parcial.
Selecione o tipo de título “Abertos”, “Baixados”, “Todos” e pressione o [ENTER], em
seguida no quadro de lançamentos selecione o título que será baixado e pressione o [ENTER]
novamente.
O sistema listará no quadro de serviços todos os serviços contidos no título selecionado,
selecione o serviço e pressione o [ENTER], digite a data de pagamento e o valor parcial que
foi pago, caso tenha o respectivo desconto e pressione o [ENTER] para concluir a baixa.
DICA: No rodapé desta tela temos as explicações de como navegar e executar as funções.
Passo a Passo Administrador
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3.3 CONTAS A RECEBER - CONTA CORRENTE (FINANCEIRO � CONTA CORRENTE)
Este é o relatório conta corrente que detalha todos os valores a receber pelo escritório.
Na tela de geração do relatório, informe um cliente específico no campo “empresa” ou deixe
vazio para que o sistema emita de todos, informe a competência inicial e final, e o modelo a
ser visualizado, sintético que permite marcar a opção saldo acumulado ou modelo analítico,
conforme o exemplo abaixo:
3. 4 CONTAS A PAGAR – PAGAMENTOS FIXOS (FINANCEIRO � PAGAMENTOS FIXOS)
Neste item o usuário pode lançar os dados de contas a pagar que se repetem todos
os meses, porém não há como saber o dia exato e o valor de cada mês, por exemplo, a
energia elétrica. O sistema permite que o usuário digite os dados incompletos.
Passo a Passo Administrador
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3. 5 CONTAS A PAGAR – DIGITAÇÃO DOS PAGAMENTOS FIXOS (FINANCEIRO � DIGITAÇÃO DOS PAGAMENTOS FIXOS)
Neste item o usuário efetua a conclusão dos lançamentos dos pagamentos fixos,
informando os dados faltantes na tela anterior.
3. 6 CONTAS A PAGAR – LANÇAMENTOS (FINANCEIRO � LANÇAMENTOS DE CONTAS A PAGAR)
Neste item o usuário realiza os lançamentos das contas a pagar de forma manual,
informando histórico, dia, complemento e valor. Após isso clique no ícone do raio para efetuar a geração.
Passo a Passo Administrador
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3. 7 CONTAS A PAGAR – BAIXAS (FINANCEIRO � BAIXAS)
Neste item o usuário realiza as baixas das contas a pagar, ou utiliza para consulta e
conferência de todos os títulos a pagar. Selecione o tipo de título “Abertos”, “Baixados”,
“Todos” e os demais filtros e pressione o [ENTER]. O sistema mostrará em cores a situação de
cada título, cor amarela: títulos vencidos, na cor azul: títulos baixados, na cor verde: títulos à
vencer. A baixa pode ser realizada clicando em cada item, após isso pressione o [ENTER] e
informe a data de pagamento e clique no botão ‘Baixar”.
3. 8 FLUXO DE CAIXA (FINANCEIRO � FLUXO DE CAIXA)
Neste item o sistema permite a emissão do controle de contas a pagar e a receber.
No relatório traz de forma diária todos os valores do escritório já baixados, pode ser emitido
de forma sintética, analítica ou em forma de gráfico, conforme o exemplo abaixo:
Passo a Passo Administrador
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3. 9 FLUXO DE RECEBIMENTOS (FINANCEIRO � FLUXO DE RECEBIMENTOS)
Neste relatório o sistema demonstra de forma sintética os valores totais a receber e
recebidos dentro do mês selecionado.
3. 10 SERVIÇOS FATURADOS (FINANCEIRO � SERVIÇOS FATURADOS)
Neste relatório o usuário pode analisar os serviços mais realizados pelo escritório
contábil e a totalização dos valores.
Podem conferir e projetar o comportamento nos períodos seguintes. É permitido
ordenar por código ou ordem alfabética.
Passo a Passo Administrador
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3. 11 LANÇAMENTOS CAIXA (FINANCEIRO � LANÇAMENTOS CAIXA)
Neste item o usuário poderá realizar de forma manual os lançamentos de caixa do
escritório ou integrar de forma automática as baixas das contas a pagar e a receber. Todos
os itens digitados neste módulo já são levados ao sistema contábil automaticamente.
- Neste ícone iremos padronizar as contas para integração com o livro caixa, no caso do “contas a receber” temos que determinar também o histórico do pagamento.
3. 12 LIVRO CAIXA (FINANCEIRO � LIVRO CAIXA)
Este é o relatório dos lançamentos realizados na tela de (Financeiro/Lançamentos de
Caixa), traz o saldo anterior e as entradas e saídas por dia, discriminando conta, histórico e
complemento.
3. 13 RELATÓRIO POR HISTÓRICOS (FINANCEIRO � RELATÓRIO POR HISTÓRICOS)
Nos lançamentos de livro caixa utilizamos somente a conta caixa, e com a ajuda dos
históricos podemos definir do que se trata cada lançamento de entrada e saída. Devido a
isso o relatório por históricos auxilia na conferência dos lançamentos. Podemos gerar
consolidado ou não, informe o período a data de emissão e a página inicial.
Passo a Passo Administrador
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3. 14 RELATÓRIO POR CONTAS (FINANCEIRO � RELATÓRIO POR CONTAS)
Quando a empresa utiliza mais de uma conta contábil liberada para o livro caixa,
com este relatório o usuário pode analisar as informações específicas de cada uma delas.
Informe a conta específica ou deixe em branco para o sistema emitir de todas, informa a
data de emissão, período, marque consolidado ou não e informe o número da página inicial.
3. 15 TERMOS ABERTURA E ENCERRAMENTO (FINANCEIRO � TERMOS)
Este item o usuário emite os termos de abertura e encerramento para o livro caixa.
Na tela de emissão selecione entre abertura ou encerramento, pessoa física ou jurídica e
informe os números das folhas, ordem e data de emissão. Em seguida clique no ícone da lupa
para emitir os termos.
3. 16 HISTÓRICOS (FINANCEIRO � HISTÓRICOS)
Para realizar o cadastramento do histórico deve-se informar o código disponível e
pressionar o “Enter” em seguida digite a descrição do histórico. Caso prefira pode realizar a
alteração das descrições dos históricos já existentes no sistema, informe o código do histórico
pressione o “Enter” realize a alteração desejada e grave.
Passo a Passo Administrador
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PROTOCOLO
4. 1 GERAÇÃO E EMISSÃO (PROTOCOLO � GERAÇÃO E EMISSÃO)
Neste item o sistema possibilita a geração/emissão dos protocolos dos documentos
enviados do escritório para os clientes. Informe o código da empresa (cliente) e pressione o
[Enter], sistema irá controlar a numeração da seguinte forma: código da empresa + 2 dígitos
do mês + 2 dígitos para o ano e o número controle dos protocolos permitindo no máximo 99
diferentes.
Digite os dados solicitados pelo sistema e insira os documentos (criado conforme o item
“4.4”, após concluir todos os campos pressione o [Enter] para os dados irem à tela acima e
em seguida botão [Esc] e por fim clique em [Gravar].
- Tem a função de gerar os protocolos para os clientes.
- Tem a função de excluir os protocolos já gerados no sistema.
- Tem a função de emitir um relatório dos protocolos criados no sistema.
Passo a Passo Administrador
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4. 2 BAIXAS (PROTOCOLO � BAIXAS)
Neste item o usuário realiza as baixas dos protocolos, quando estes são
entregues/devolvidos pelos clientes. Selecione o destinatário “Protocolo”, “Documento” ou
“Ambos”; selecione os protocolos “Abertos”, “Baixados” ou “Todos”; selecione a situação
“Todas” ou “Sem Retorno” e os demais filtros e pressione o [ENTER].
O sistema mostrará em cores a situação de cada protocolo, cor azul: baixados, na cor
amarela: sem retorno e na cor verde: sem entrega. A baixa pode ser realizada de forma
manual (clicando em cada item, após isso pressione o [ENTER] e informe a data de
entrega/retorno e horário e pressione o [ENTER] novamente) ou de forma automática com
auxílio dos botões:
- Ao clicar realiza ou desfaz a baixa de
todos os itens de uma única vez.
- Ao clicar realiza ou desfaz a baixa de
um item por vez.
Passo a Passo Administrador
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4. 3 RELATÓRIO CONTROLE (PROTOCOLO � RELATÓRIO CONTROLE)
Este é o relatório de controle dos protocolos. Selecione entre tipo analítico ou sintético
e os demais filtros e emita o relatório clicando na lupa ou imprima direto clicando na
impressora . Protocolos baixados ou em abertos, com retorno ou sem retorno, controle dentro do
sistema, não tendo mais a necessidade de controle manual ou arquivos de protocolos em
papel.
Passo a Passo Administrador
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4. 4 DOCUMENTOS (PROTOCOLO � DOCUMENTOS)
Este é o cadastro dos documentos que o escritório contábil envia aos clientes. Informe
um código disponível pelo sistema e insira uma descrição. Nos campos:
Classe: Selecione qual classe de documento se refere, podendo ser diversos, Gps,
Darf, dentre outros.
Tipo: 1- Escritório para o Cliente, 2- Escritório para o Cliente que retorna ao Escritório,
3- Cliente para o Escritório, 4- Cliente para o Escritório para o Cliente;
Dias Antes: Quantidade de dias que foi enviado antes do vencimento;
Dia Entrega: Dia que de entrega do documento;
Mês Vencido: Informar “sim” ou “não” para a opção do mês vencido;
Dias Retorno: Quantidade de dias que o documento deverá ser devolvido;
Complemento: Pode ser digitado manualmente ou selecionar fórmulas para
competência, data de vencimento, dentre outras clicando no ícone .
Periodicidade: Variando entre semanal, decendial, quinzenal, mensal, trimestral, semestral ou anual.
Serviço: Caso este documento faça parte de algum serviço cobrado pelo escritório
contábil, o usuário pode informar caso prefira.
- Segue um exemplo do cadastro de documentos:
Passo a Passo Administrador
30
4. 5 DOCUMENTOS FIXOS (PROTOCOLO � DOCUMENTOS FIXOS)
Neste item o usuário realiza o cadastro de documentos fixos, ou seja, grupos de
documentos. Por exemplo, o escritório contábil realiza o protocolo para determinados clientes
que mensalmente são entregues os mesmos documentos sem alterações, conforme o exemplo
abaixo:
- FOLHA DE PAGAMENTO / - DARF IRRF SOBRE SALÁRIOS / - FGTS/SEFIP;
Com isso cria-se um grupo com estes três documentos fixos. Após isso, devemos inserir
o código de documento fixo no cadastro da empresa na aba Administrador, ao gerar o
cálculo de protocolos, serão informados os documentos de forma automática.
4. 6 REQUISIÇÃO DE NUMERÁRIOS (PROTOCOLO � REQUISIÇÃO DE NUMERÁRIOS)
Neste item o usuário emite as requisições de numerários para os clientes do escritório
contábil, trazendo todos os tributos e suas respectivas datas de vencimentos, mês de referência
e valores. São duas vias na mesma página, cada um em meia folha. Todos os valores deste
relatório são buscados do sistema de folha de pagamento e escrita fiscal.
Passo a Passo Administrador
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GUIAS
5. 1 GUIAS – GUIAS AVULSAS (GUIAS � GUIAS AVULSAS)
O sistema possibilita que o usuário emita guias avulsas de forma manual, dentre as opções que o sistema emite temos:
-GPS;
-GRCS;
-GUIA DE ISS;
-GUIA DE ICMS;
-DARF;
-DARF SIMPLES;
5. 2 GUIAS – DARF IRRF/5952 (GUIAS � DARF IRRF/5952)
Utilize este item para emissão do Darf IRRF/5952, selecione o tipo de Darf, período
de apuração, empresa, data de vencimento e clique na lupa para emissão.
Passo a Passo Administrador
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5. 3 GUIAS – GUIA DA PREVIDÊNCIA SOCIAL (GPS) (GUIAS � GPS)
Utilize este item para emissão da Guia da Previdência Social – GPS. Selecione a
empresa ou grupo de empresas, informe o código de pagamento, o período de apuração e
clique na lupa para emissão.
MALA DIRETA
6. 1 EDIÇÃO CARTAS (MALA DIRETA � EDIÇÃO CARTAS)
Neste item o usuário pode criar cartas para envio em mala direta. Elaborando os
textos manualmente ou copiando de textos existentes, temos opção de inserir fórmulas para
que o sistema traga os dados da razão social, cnpj, endereço, dentre outros. Digite um código
disponível e uma descrição, após digitação clique no botão gravar.
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6. 2 EMISSÃO CARTAS (MALA DIRETA � EMISSÃO CARTAS)
Neste item o usuário emite as cartas criadas no item anterior. Informe os dados
solicitados pelo sistema, inclusive o código do modelo criado e clique na lupa para emissão.
6. 3 EDIÇÃO ETIQUETAS (MALA DIRETA � EDIÇÃO ETIQUETAS)
Neste item o usuário elabora etiquetas para serem enviadas nos envelopes de mala
direta. Temos as variáveis no sistema para trazerem os dados automaticamente, tais como:
Razão Social, Endereço e Responsável pela empresa. Informe um código disponível e uma
descrição, selecione a impressora entre matricial ou laser/tinta, o campo de medição é
informado em milímetros digite os dados da etiqueta e grave.
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6. 4 EMISSÃO ETIQUETAS (MALA DIRETA � EMISSÃO ETIQUETAS)
Neste item o usuário emite as etiquetas criadas no item anterior. Informe os dados
solicitados pelo sistema, inclusive o código do modelo criado e clique na lupa para emissão.
BACKUP
7 . 1 GERAÇÃO DE BACKUP
O sistema possui um gerador de backup que permite fazer a cópia de segurança
em qualquer local desejado, ou seja, em qualquer pasta, disquete...
• Na área de trabalho, ou seja, onde ficam os ícones de todos os programas utilizados
clique no Ícone Intsys Backup;
• Digite em “Nome”, um título para o seu arquivo de backup, como por exemplo: (31-
05-2017) em seguida clique em .
• O Sistema abrirá uma Janela onde você determinará o local da cópia de segurança
e clique em salvar e o sistema efetuará o backup;
Feche os sistemas módulos de todas as máquinas antes de efetuar a sua cópia de segurança
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7 . 2 COMPACTAÇÃO DE BACKUP
Além do backup tradicional efetuado acima, o sistema permite compactar ainda
mais sua cópia de segurança. Depois de efetuado o backup tradicional acima:
• Clique novamente no Ícone IntSys Backup;
• Clique na ABA “ZIP” e clique em ;
• Procure o local que onde foi efetuado o backup acima, clicando duas vezes em cima
desse arquivo e clique em ; .
• O Sistema abrirá uma janela onde você determinará um local e um nome para a cópia
de segurança, clique em salvar e o sistema efetuará a compactação backup;
7 . 3 RESTAURAÇÃO DE BACKUP
• Clique no ícone de backup fora do sistema;
• Clique na aba de “restore” e clique em (lado inferior direito);
• O Sistema abrirá uma janela onde você determinará o local onde está sua cópia de
segurança, clique em abrir o sistema restaurará o backup;
CARACTERÍSTICAS GERAIS • O sistema traz no rodapé das telas, a descrição por extenso dos campos por onde se
passa o cursor.
• Não há necessidade de se fechar uma tela para se abrir outra, por exemplo.
Ex: Ao cadastrar uma empresa, percebe-se que seu município ainda não está
cadastrado, pode-se abrir a tela de cadastro de municípios, sem fechar a de cadastro de
empresas, para depois dar continuidade ao cadastro do mesmo normalmente.
• Tenha por hábito, mudar de campo com a tecla [Enter], e não a tecla [Tab].
• O Sistema traz uma barra padrão de atalhos como está abaixo (passe o mouse por
cima dos ícones para saber sua função):
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ITENS QUE VOCÊ ENCONTRARÁ NO TOPO DE TODAS AS TELAS
Os itens abaixo aparecerão em todas as telas do sistema, sendo que assim todas as
consultas, impressões de relatórios e exclusões serão feitas nas próprias telas:
BOTÕES DA VISUALIZAÇÃO DE RELATÓRIOS
Lupa para Visualização Ao clicar nela abre-se uma tela para
visualização de relatórios, com os itens da tela, ou (ALT + P)
Tecla de Consulta Serve para consultar os itens
cadastrados, em algumas telas pode-se usar o (ALT + S)
Lixeira serve para a
exclusão dos itens da tela, ou (ALT + E)
Impressora Ao clicar nela abre-se
uma tela para Impressão de relatórios, com os
itens da tela, ou (ALT + I)
Detalhamento dos Botões da Visualização de Relatórios
Botão 1: Visualiza página inteira;
Botão 2: Amplia a visualização;
Botão 3: Diminui a visualização;
Botão 4: Vai para a primeira página;
Botão 5: Vai para a página anterior;
Botão 6: Vai para a próxima página;
Botão 7: Vai para a última página;
Botão 8: Seleciona a página
Botão 9: Copia a página;
Botão 10: Configurações de impressão e número de página a ser impressa, quantidade de vias.
Botão 11: Imprime o relatório
Botão 12: Abre relatório gerados na extensão QRP (Quick Report)
Botão 13: Salva o relatório em diferentes formatos como RTF (Word), Xls (Excel), Pdf (Adobe Reader)
Botão 14: Cancela/Interrompe a geração do relatório.
Botão 16: Fecha o relatório.
As informações listadas seguem a ordem da esquerda para a direita respectivamente.
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ANOTAÇÕES GERAIS
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