UNIVERSIDADE ESTADUAL DE CAMPINAS ARQUIVO CENTRAL DO SISTEMA DE ARQUIVOS

MANUAL PARA APLICAÇÃO DAS TABELAS DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DOS INSTITUTOS E DAS FACULDADES

Arquivo Central do Sistema de Arquivos Telefone: (19) 3788-6439

www.unicamp.br/suarq/siarq siarq@unicamp.br

Junho/2001

UNIVERSIDADE ESTADUAL DE CAMPINAS ARQUIVO CENTRAL DO SISTEMA DE ARQUIVOS

MANUAL PARA APLICAÇÃO DAS TABELAS DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DOS INSTITUTOS E DAS FACULDADES

Instrumento preparado pela Equipe Técnica do Arquivo Central do Sistema de Arquivos por ocasião da Oficina de Aplicação das Tabelas de Temporalidades de Documentos das Unidades Acadêmicas, sob orientação e coordenação de Neire do Rossio Martins

Cidade Universitária "Zeferino Vaz" Junho/2001

SUMÁRIO Apresentação 3

1. Abrangência e conceitos 4

1.1 Avaliação de arquivos 4

1.2 Abrangência da aplicação 4

1.3 Termos arquivísticos utilizados 5

1.4 Quem e quando avaliar? 6

2. Destinação de Documentos 7

2.1 Como planejar a destinação de documentos? 7

2.2 Como transferir? 8

2.2.1 Do Arquivo da Área para o Arquivo Setorial (Para Unidades/Órgãos que dispõe de depósito central) 8

2.2.2 Do Arquivo da própria Área (Para Unidades/Órgãos que não dispõe de depósito central) 9

2.3 Recolhimento de documentos para preservação 10

2.4 Como eliminar? 11

2.4.1 Amostragem 12

2.5 E os processos? 12

2.5.1 Análise de processos 12

2.5.2 Encaminhamento de processos 13

2.6 Atualização das Tabelas de Temporalidade 14

3. Recomendações 15

3.1 Organização de documentos 15

3.2 Conservação preventiva 17

Anexos 18

Formulários 19

APRESENTAÇÃO Trata-se das instruções para aplicação de Tabelas de Temporalidade de Documentos dos Institutos e Faculdades elaboradas pelas Comissões Setoriais de Arquivos de Unidades e aprovadas pela Comissão Central de Avaliação de Documentos da Unicamp. O presente manual foi elaborado pela equipe técnica do Arquivo Central do Sistema de Arquivos da Unicamp, e testado durante oficinas específicas oferecidas aos integrantes das Comissões Setoriais de Arquivos e demais representantes. Está dividido em partes: ♦ Parte 1 - Contém as definições de abrangência da aplicação, cronograma, e

responsáveis pela aplicação das Tabelas e de conceitos básicos de arquivos, adotados pelo Sistema de Arquivos, como forma de nivelar entendimentos entre os responsáveis pela avaliação dos arquivos.

♦ Parte 2 - Integra as instruções sobre a destinação de documentos: a

transferência de documentos entre arquivos (da própria área de trabalho, de arquivos da mesma Unidade, e destes com o Arquivo Central da Unicamp); a eliminação de documentos; e a preservação.

♦ Parte 3 - Inclui as recomendações para a organização dos arquivos

correntes e dicas gerais para a gestão documental. Finaliza com quadros com informações auxiliares a respeito de encerramento de processos e de períodos históricos para os arquivos das Unidades, bem como com os formulários a serem utilizados durante a destinação de documentos e de atualização de tabelas.

1. ABRANGÊNCIA E CONCEITOS 1.1 AVALIAÇÃO DE ARQUIVOS É a análise que se faz nos arquivos correntes ou semi-ativos, com base nas Tabelas de Temporalidade de Documentos, para:

⇒

⇒

⇒

a transferência de documentos entre os arquivos da mesma unidade ou área para cumprimento de temporalidade;

o recolhimento de documentos ao Arquivo Central/SIARQ para preservação (Del.Consu A-8/95 DOE 26/07/95);

a eliminação de documentos destituídos de valor secundário.

1.2 ABRANGÊNCIA DA APLICAÇÃO

♦ Arquivos:

- Dos Institutos e das Faculdades da Unicamp - Arquivos:

- Correntes das áreas de trabalho; - Acumulados pelas Unidades - em depósitos centralizados ou

nas próprias áreas - respeitados os períodos históricos correspondentes, contidos no Quadro de Períodos Históricos para os Arquivos dos Institutos e Faculdades (Anexo 1)

♦ Natureza dos Documentos:

- todos os gêneros (textual, audiovisual, eletrônico, etc.) - documentos simples ou avulsos e processos

1.3 TERMOS ARQUIVÍSTICOS UTILIZADOS

Arquivo Corrente ou Ativo - conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-fim e atividades-meio e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da freqüência com que são por eles consultados. Arquivo Intermediário ou semi-ativo - conjunto de documentos originários de arquivos correntes com uso pouco freqüente, que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final. Arquivo Permanente/Histórico- conjunto de documentos recolhidos em caráter definitivo, em função de seu valor informativo à instituição. Destinação de Documentos - em decorrência da avaliação, encaminhamento dos documentos à guarda temporária ou permanente, à eliminação e/ou à reprodução. (Transferência e Recolhimento) Digitalização: reprodução por varredura eletrônica e armazenamento em disco ótico ou outro suporte de alta densidade, permitindo a visualização do documento em terminal de alta resolução ou sua impressão em papel. (Ver Texto Processo de Digitalização de Imagens no site do SIARQ) Documento - Unidade constituída pela informação e seu suporte produzido ou recebido em decorrência do cumprimento das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas. (Gêneros: textual, audiovisual, iconográfico, fonográfico, eletrônico etc.) Dossiê: Unidade documental em que se reúnem informalmente documentos de natureza diversa, para uma finalidade específica. Microfilmagem: Produção de imagens fotográficas de um documento, em tamanho altamente reduzido (tipos: complemento e conservação). (Ver Instrução Técnica SIARQ 001/99) Processo: Unidade documental em que se reúnem oficialmente documentos de natureza diversa, no decurso de uma ação administrativa ou judiciária, formando um conjunto materialmente indivisível. Vigência - Qualidade pela qual permanecem efetivos e válidos os encargos e dispositivos contidos nos documentos. Baseados no Dicionário de Terminologia Arquivística da Associação dos Arquivistas do Estado de São Paulo, 1996.

1.4 QUEM E QUANDO AVALIAR?

♦ Os responsáveis por áreas e órgãos e os servidores das Comissões Setoriais de Arquivos, designadas pela direção da Unidade tem a responsabilidade de apoiar a elaboração e a aplicação das Tabelas de Temporalidade de Documentos. (Del. Consu A-8/95, Art.27,III e Art.32, IV e V)

♦ A avaliação pode ser contínua ou de acordo com

os cronogramas anuais estabelecidos pelas Comissões Setoriais de Arquivo das Unidades/Órgãos e/ou pelos responsáveis pelos arquivos da Unidade, levando-se em conta as necessidades de cada área.

2. DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS 2.1 COMO PLANEJAR A DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS?

"Programar um dia para a avaliação de arquivos"

1) planejar as operações de transferência de documentos entre arquivos da Unidade: locais, funcionários, transporte etc.;

2) planejar os procedimentos para o encaminhamento dos documentos

elimináveis para reciclagem: Parque Ecológico da Unicamp ou venda para empresas privadas;

3) preparar formulários e instruções específicas; 4) reservar caixas, pastas, papel almaço, para acondicionar os

documentos a serem transferidos ao Arquivo Setorial ou Central; 5) reservar materiais para identificação (lápis, pincéis, etiquetas, etc.); 6) reservar caixas para colocar os documentos que poderão ser

eliminados; 7) destacar funcionário para acompanhar o recolhimento de documentos

ao Arquivo Central e para a fragmentação e eliminação de documentos fora da Unidade;

2.2 COMO TRANSFERIR? 2.2.1 Do Arquivo da Área para o Arquivo Setorial

(Para Unidades/Órgãos que dispõem de depósito central)

1) identificar os documentos vigentes e com baixa freqüência de uso e que precisam ser mantidos para cumprimento de temporalidade;

2) organizar os documentos de acordo com as atividades (Área,

série/atividade e ano (s) Ex.

Congregação 1.1.1 Listas tríplices/diretor (código da atividade e termo resumido) 1989, 1990, 1991 (pastas por ano)

3) preencher a Relação de Destinação de Destinação de

Documentos, assinalando a operação em campo específico (Formulário 1)

4) acondicionar os documentos em pastas ou em papel almaço com

identificação e em caixas, por ano, colocando etiquetas com os seguintes dados: Nomes da Área e da (s) atividades compreendidas, breve conteúdo, ano abrangido e indicação do ano de destinação (eliminação e preservação)

Ex.

Área/Sub-área: Congregação Atividades: 1.1.1 e 1.1.2 (lista tríplice/diretor) Conteúdo: Lista tríplice, cédula de consulta e listagem de presença de alunos Ano: 1998 Eliminação em __________ ou Preservação em: 2003

5) encaminhar as caixas ao Arquivo Setorial juntamente com a Relação

de Destinação de Documentos (Formulário 1). 2.2.2 Dentro do Arquivo da própria Área

(Para Unidades/Órgãos que não dispõem de depósitos)

1) identificar os documentos vigentes e com baixa freqüência de uso, que precisam ser mantidos para cumprimento de temporalidade;

2) acondicionar os documentos em pastas com identificação e em

caixas, por ano, colocando etiquetas com os seguintes dados: Nomes da Unidade e atividade (s), descrição breve do conteúdo, ano compreendido, indicação do ano de destinação (eliminação ou preservação)

Ex.

Área/Sub-área: Congregação Atividade: 1.1.1 e 1.1.2 – Escolha de diretor Conteúdo: Lista tríplice, cédula e listagem de presença Ano: 1998 Eliminação em _________ ou Preservação em: 2003

3) armazenar em armários próprios, os conjuntos por ano, separados

dos arquivos ativos; 4) periodicamente, proceder as eliminações e os recolhimentos ao

Arquivo Central/SIARQ.

2.3 COMO RECOLHER DOCUMENTOS À PRESERVAÇÃO? O Arquivo Central/SIARQ conforme determina a Deliberação CONSU A-8/95 de 26 de julho de 1995, recolhe documentos que devem ser preservados pela Universidade, após cumprida a vigência administrativa. De modo a garantir as informações históricas que contextualizam a criação e instalação das Unidades, foi preparado um quadro com períodos históricos para os arquivos. (Ver Anexo 1). Os avaliadores devem observar o período histórico relativo a sua Unidade e separar o conjunto de documentos correspondente e solicitar a análise de técnicos do Arquivo Central/SIARQ. Para o período posterior seguir os seguintes procedimentos:

1) identificar, nas Tabelas, os documentos que devem ser preservados; 2) organizar os documentos em séries/atividades; 3) ordenar os conjuntos selecionados por ano; 4) listar o material na Relação de Destinação de Documentos,

assinalando a operação em campo específico (Formulário 1); 5) acondicionar os documentos em pastas e em caixas-arquivo, colocando

uma etiqueta de identificação com os seguinte dados: nomes da Unidade e da atividade, descrição do conteúdo da caixa e as datas-limite.

Ex.:

Unidade/Área/Sub-Área: Congregação Atividade: 1.1.1 – Lista tríplice para diretor ou Escolha diretor/unidade Breve conteúdo: Listas Tríplices Datas limites: 1989-1996

6) reservar o material e comunicar o Arquivo Central, por e-mail - anexando

a Relação, para autorização de recebimento e planejamento de espaço e pessoal (e-mail siarq@unicamp.br ou do telefone 3788-6439)

7) encaminhar os documentos em transporte especial acompanhado de um

servidor com a Relação de Destinação de Documentos.

2.4 COMO ELIMINAR?

Na operação de eliminação devem ser observados se os conjuntos avaliados não pertencem ao período histórico de arquivo, determinado para a sua Unidade, constante no Quadro de períodos Históricos para os Arquivos dos Institutos e Faculdades, citado no item anterior (Anexo 1). Caso positivo seguir os seguintes procedimentos:

1) identificar no arquivo da área os documentos previstos para a

eliminação e confrontar com as Tabelas de Temporalidade de Documentos;

2) confirmar se os documentos estão, de fato, encerrados*, com as

suas respectivas datas; e se não há nenhum tipo de consulta que anule a indicação de eliminação. (Caso positivo mantê-los por mais tempo até que haja segurança para a operação).

Considerar como encerramento, o cumprimento da ação que motivou a criação do (s) documento (s)

Ex.: - Dá-se por encerrada uma compra, quando do recebimento do seu objeto, ou da sua negação. - Um concurso dá-se por encerrado quando os atos estiverem homologados e publicados; ou quando da sua negação.

3) listar em Relação de Eliminação de Documentos os

documentos/pastas selecionadas e colher as assinaturas cabíveis. (Formulário 2);

4) separar e colocar os documentos ou pastas em caixas e proceder a

eliminação de acordo com os procedimentos definidos pela Unidade* (fragmentação na Unidade ou externa).

*Separe as pastas e outros invólucros que podem ser reutilizadas pela Área".

2.4.1 Amostragem Os avaliadores devem selecionar amostras de documentos que representem os conjuntos de atividades/competências da Área, a serem eliminados, para a preservação da memória institucional. As amostras devem demonstrar como as atividades eram desenvolvidas e por quem, em determinado período, desta forma podem informar: nomes de pessoas, fenômenos excepcionais, modelos de formulários etc. O Arquivo Central/SIARQ colhe amostras de Processos de todas as Unidades a partir de critérios estabelecidos pela Comissão Central de Avaliação.

2.5 E OS PROCESSOS? Trataremos aqui de instruções específicas para transferência de processos, ao Arquivo Central/SIARQ, para preservação e eliminação, identificados nas Tabelas de Temporalidade de Documentos dos Institutos e das Faculdades.

A Portaria GR 105/93, publicada em DOE 16/09/1993 tem mais instruções sobre o a tramitação, encerramento e arquivamento de processos e expedientes.

2.5.1 Análise de Processos Os Processos constantes nas Tabelas de Temporalidade, com vigência vencida, devem ser encaminhados ao Arquivo Central para efetivação da Conservação e/ou da Eliminação, depois que os seguintes itens forem analisados:

⇒

⇒

⇒

⇒

se os processos não integram o período histórico referido no Quadro Períodos Históricos dos Arquivos das Unidades citado no item anterior. (Anexo 1);

se os processos, após o último despacho, estão mantidos na Unidade/Órgão, por, no mínimo, 5 anos

se estão encerrados*, por autoridade competente (ver Instrução DGA 011/012 de 05/12/1997)

Obs.: para os processos sujeitos a fiscalização do Tribunal de Contas do Estado, adote a data de encerramento constante no Quadro de Encerramento de Processos. (Anexo 2)

se não foram consultados após a data de encerramento e nem houveram eventos que atribuíram valor ao documento. (Ex.: juntadas de novos documentos e novos despachos)

⇒

⇒

se não tiveram alta freqüência de consulta que recomendem a sua manutenção no arquivo da Unidade, por mais algum tempo, a ser determinado pela Área "geradora" do mesmo;

se não estão envolvidos em alguma ação jurídica ou fiscal.

Para qualquer um destes casos recomenda-se que se mantenham os processos no Arquivo Setorial, até que expire a nova data de vigência dos mesmos.

2.5.2 Encaminhamento de Processos

1) Após verificação, registrar as informações referentes aos Processos no Sistema de Protocolo e Arquivo:

1.1 registrar a data de encerramento* dos processos em tela

própria; 1.2 registrar a transferência ao Arquivo Setorial (área específica

das Unidades/Órgãos denominada Controle de Arquivo Setorial)

1.3 imprimir um Relatório de processos sujeitos a

Transferência utilizando a mesma área: Controle de Arquivo Setorial imprime/consulta)

Série: Aquisição de Material de Consumo Processo de aquisição de papel (1992)

2) os Processos conferidos poderão ser encaminhados juntamente com

o Relatório, assinado, pelo responsável pela Área competente ou Arquivo Setorial, ao Arquivo Central;

3) comunicar o Arquivo Central/SIARQ, com antecedência de 20 dias,

para previsão de espaço físico e de pessoal;

4) o Arquivo Central/SIARQ devolverá para a Unidade a Listagem de Eliminação e /ou Conservação, para assinatura e ciência

2.6 ATUALIZAÇÃO DE TABELAS DE TEMPORALIDADE As Tabelas deverão ser atualizadas, anualmente, ou de acordo com as necessidades das Unidades. Durante a sua aplicação podem aparecer documentos e atividades que não foram informados nas Tabelas, siga os procedimentos:

a) indique, à mão, a competência/atividade na Tabela da Área correspondente, sugerindo prazo de arquivamento e destinação;

b) preencha todos os campos da Pré-Tabela de Temporalidade de

Documentos e encaminhe ao Arquivo Central/SIARQ para incorporação e apreciação da Comissão Central de Documentos. (Formulário 3)

c) As Tabelas atualizadas e aprovadas serão publicadas e

encaminhadas às Unidades.

3. RECOMENDAÇÕES 3.1 ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS DAS ÁREAS A organização dos documentos dos arquivos correntes das Áreas, quando possível, devem corresponder as Tabelas de Temporalidade, no que se refere ao agrupamento de documentos dentro das competências e das atividades nela relacionadas. Isto facilita o trabalho de identificação de conjuntos documentais nas avaliações periódicas dos arquivos, tendo as Tabelas como base. 3.1.1 Acondicionamento de documentos: podem ser utilizados os tipos de

invólucros que mais atendam as necessidades da Unidade: pasta AZ, suspensas, de elástico etc.

3.1.2 Armazenamento: os móveis devem ser resistentes, de aço ou de

madeira e mantidos em locais próximos ao trabalho, de fácil acesso. Exceto quando contém documentos semi-ativos/encerrados e que aguardam temporalidade e destinação.

3.1.3 Ordenação: os documentos devem ser agrupados de acordo com as

competências/atividades que os geraram.

As etiquetas das pastas colocadas em seqüência devem expressar essa classificação.

3.1.4 Identificação das Pastas: podem ser utilizadas etiquetas auto-colantes

ou encaixáveis nas projeções e estas devem conter a identificação da competência/atividade da Área em termos resumidos e/ou também expressar o conteúdo.

Veja os exemplos abaixo: Exemplos da Unidade "Zeferino Vaz"*:

Área: Congregação Competência/Atividade: compor e encaminhar lista tríplice para escolha do diretor..... Código da Atividade: 1.1.1

Etiqueta da Pasta: Congregação

Escolha Diretor (1.1.1)

1. Conjuntos de documentos da mesma competência/atividade reunidos dentro de uma única pasta:

Conjunto de Documentos da Pasta: Congregação 1.1.1 Escolha do Diretor

Lista tríplice Cédula para consulta (modelo) Listagem de presença Atas

2. Documentos arquivados em várias Pastas dentro de uma mesma

competência/atividade: Pasta 1

Etiqueta : Congregação Escolha Diretor (1.1.1)

Atas e pautas Pasta 2

Etiqueta: Congregação Escolha Diretor (1.1.1) Listagem de presença

Pasta 3

Etiqueta: Congregação Escolha Diretor (1.1.1) Ofícios Observações: Em todos os casos o ano correspondente deve estar dentro do maço que agrupa os documentos dentro da pasta. (*) Unidade fictícia. Ver também Apostila de Organização de Arquivos, disponível no endereço: http://www.unicamp.br/suarq/siarq/apoioset/formularios_de_apoio.html

3.2 CONSERVAÇÃO PREVENTIVA Medidas de conservação que visam preservar os documentos e em conseqüência as informações geradas pelas Unidades e necessárias ao cumprimento de suas atribuições, devem ser observadas durante a produção, trâmite e arquivamento corrente. Recomenda-se:

1. Não dobrar o papel 2. Não expor documentos à luz solar 3. Não rabiscar os documentos 4. Evitar o uso de fita adesiva 5. Evitar utilizar materiais oxidantes, em excesso (clip, grampos) 6. Não perfurar os documentos desnecessariamente 7. Manter as mãos sempre limpas 8. Não comer e beber próximo a documentos 9. Não use saliva para passar páginas de documentos 10. Tomar cuidado ao transportar documentos 11. Não apoiar os cotovelos sobre os documentos 12. Imprimir os documentos gerados em meio eletrônico, que contenham

informações importantes para e sobre a Unidade e mantê-los em arquivo.

13. Evitar deixar fitas cassete ou de vídeo, disquetes e CD-Rom, próximos a campos magnéticos.

ANEXOS

FORMULÁRIOS

ANEXO 3 ATOS LEGAIS UTILIZADOS 1. Lei nº8.159 de 08/01/91 - dispõe sobre a política nacional de Arquivos

Públicos e Privados; 2. Deliberação CONSU - A-8/95 publicada no DOE de 26/07/1995, que

reformula o Sistema de Arquivos da Unicamp; 3. Resolução GR 99/2000 de 22/11/2000 publicada no DOE 29/11/2000, p.29

- designa membros da Comissão Central de Avaliação de Documentos da Unicamp. (Conforme Art. 21 da Del. Consu - A-8/95.

4. Resolução GR 118/2000 de 22/12/2000 publicada no DOE 23/12/2000,

p.23 a 29 - aprova as Tabelas de Temporalidade de Documentos dos Institutos e das Faculdades da Unicamp. (As Tabelas sofreram alterações e atualizações, por parte da CCAD, sendo que a última versão impressa a ser utilizada é a de junho de 2001);

3 Portaria GR 007/98 publicada no DOE de 12/03/1998 - aprova Tabelas de

Temporalidade de Processos da Diretoria Geral da Administração da Unicamp.

4 Portaria GR 146/95 publicada no DOE de 01/11/1995 - aprova Tabelas de

Temporalidade de Documentos da Diretoria Acadêmica da Unicamp