Manual Sistema Unico Versão Classica

SISTEMA NICO

MDULO DEDOCUMENTOS

ADMINISTRATIVOS

Guia Prtico deOperao

ndice

Informaes sobre este Guia...................................................................2Nota........................................................................................................................................2Responsveis pela edio......................................................................................................2Verso....................................................................................................................................2

Introduo.................................................................................................3

Entrando no Sistema................................................................................4URL de treinamento................................................................................................................4Selecionar um atuao...........................................................................................................4Tela do Gerenciador...............................................................................................................5

Incluindo Documentos.............................................................................8Tela do pr-cadastro...............................................................................................................8Tela do cadastro complementando informaes..................................................................9

Aba ntegra....................................................................................................................10Aba Partes.....................................................................................................................11Aba Informaes Complementares...............................................................................12Aba Referncia..............................................................................................................13Aba Arquivamento.........................................................................................................14Aba Providncia............................................................................................................14Aba Histrico.................................................................................................................14Aba Movimentao........................................................................................................15

Recebendo Documentos........................................................................17

Localizando Documentos.......................................................................19

Movimentao Circular..........................................................................20

Dicas........................................................................................................22

Informaes sobre este Guia

Nota

Este Guia Prtico de Operao do Sistema nico Mdulo de DocumentosAdministrativos foi desenvolvido pela equipe de Informtica da PRR 3 Regio, tendo comobase o treinamento operacional realizado nas dependncias da PGR entre os dias 26 e 28 dejaneiro de 2011. O objetivo utiliz-lo como material de apoio para o treinamento interno a serdado aos servidores antes da implantao do sistema.

Responsveis pela edio

COORDENADORIA DE INFORMTICA:

Ncleo de Suporte e Atendimento os Usurios: WESLEY MOURA VIDAL

Ncleo de Desenvolvimento de Sistemas: ANDERSON MAGGIO

Verso

03/02/2011 V.1.0 (beta)

Introduo

Para a realizao deste treinamento interessante ter ao menos uma noo sobre oque um documento e qual sua relao com o Sistema nico. Para tanto, primeiramente, necessrio ter bem definido que a finalidade do Sistema nico controlar os documentos,atravs do registro de ofcios, notas fiscais, requerimentos, denncias annimas, notcias decrime, e etc.

Um documento pode ter sido recebido de um ente externo (pessoa jurdica ou fsica) oupode ser expedido (criado) pela prpria Unidade do MPF. Os documentos recebidos devem sercadastrados no Mdulo de Documentos, so exemplos de documentos administrativos:

Ofcios recebidos de outros rgos pblicos, notas fiscais, faturas, e etc.

No caso dos documentos expedidos dentro do MPF, o registro dever ser feito noSistema nico, para o mdulo de documentos administrativos, que tratado nesse guia,citamos os seguintes exemplos:

Ofcios e despachos, entre outros, independentes e que no se relacionam com ainstruo de um auto administrativo.

Fazendo uma relao com os sistemas j existentes no MPF, o mdulo de DocumentosAdministrativos do Sistema nico, faz a mesma funo que o sistema Fnix.

A figura acima mostra a viso bsica do mdulo de Documentos do Sistema nico. Nasprximas pginas trataremos as funcionalidades que sero mais utilizadas dentro dessemdulo, ressaltamos que de extrema importncia que voc faa anotaes e tire suasdvidas com o instrutor do curso, a fim de obter o melhor aproveitamento possvel.

Desejamos a todos um bom curso!

Equipe de Informtica da PRR 3 Regio

Sistema nicoMdulo ExtrajudicialMdulo de Documentos Mdulo Judicial

Recebidos

Expedidos

Viso Sistema nico, somente mdulo Documentos Administrativos

Entrando no Sistema

URL de treinamento

Durante os treinamentos ser utilizado o seguinte endereo para acessar o Sistemanico:

http://unico-treinamento.mpf.gov.br/unico

Essa uma base especfica para treinamentos, portanto, no se preocupe com asinformaes que sero cadastradas no sistema.

OBSERVAO 1: Voc perceber que a base de treinamento lenta, no se preocupe, a baseoficial conta com mais servidores e por isso, certamente ser mais veloz.

OBSERVAO 2: O sistema nico sempre ser executado no navegador Mozilla Firefox,mesmo quando a URL acima for acessada a partir do Internet Explorer.

Quando acessar a tela de login do sistema, utilize seu endereo de e-mail institucionale a senha que utiliza para acessar a rede da PRR 3 Regio, exemplo:

usurio: [email protected]

senha: xyz123

Selecionar um atuao

Logo em seguida voc dever selecionar uma atuao, que corresponde ao departamento ougabinete que voc trabalha.

OBSERVAO: Durante o treinamento todos tero acesso vrias atuaes e permisso parautilizar todas as respectivas funcionalidades, durante a implantao do Sistema nico naPRR3, sero definidas as funcionalidades permitidas para cada atuao, de acordo com anecessidade.

Aps selecionar a atuao, o sistema carregar a tela do Gerenciador.

MPF/PRR3 SISTEMA NICO - MDULO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Guia Prtico de Operao 4

Tela do Gerenciador

O Gerenciador faz parte da tela inicial do Sistema nico, sua funo gerenciar otramite dos expedientes dentro da Procuradoria. A interface lembra muito a de uma caixa de e-mail.

A listagem que exibida no lado direito da tela do Gerenciador limitada aosprimeiros 50 itens, existem alguns filtros padro que podem ser utilizados para facilitar alocalizao dos documentos:

Filtro por remetente; Filtro por data de envio; Filtro por prazo.

Do lado esquerdo da tela so exibidas as Pastas de Expedientes, ao expandi-las osistemas organiza de acordo a categoria. As pastas so:

A Receber: Armazena os expedientes transferidos para o setor corrente e que aindano foram Recebidos;

No Setor: Armazena os expedientes que esto no setor corrente; Enviados no recebidos: Armazena os expedientes que foram enviados para outros

setores dentro ou fora da unidade, desde que faam parte da instituio MPU e queainda no foram recebidos;

Enviados a externos nos ltimos 30 dias: Armazena os expedientes enviados dosetor corrente para instituies externas nos ltimos 30 dias;

Arquivados: Armazena os expedientes que esto arquivados; Originais: Aps o envio de documentos por movimentao circular, o sistema

criar uma cpia para cada departamento destinatrio, o original ficar na pastaOriginais do Gerenciador do setor de origem e no na pasta No Setor;

OBSERVAO: Ao cancelar a movimentao Circular o original ficar na pasta NoSetor.

MPF/PRR3 XEROX PHASER 3200MFP Manual de Operao 5

Pendentes de complementao de dados: 2 situaes possveis:

O Protocolo fez o pr-cadastro do Documento; O Protocolo fez o cadastramento de um Envelope.

Logo abaixo da lista de Pastas, estlocalizado o filtro de pesquisa. Estefiltro s pesquisa dentro da Pastaselecionada e pode ser utilizado emconjunto com os filtros de listagemque mostramos anteriormente.

OBSERVAO: Nos campos defiltro ou consulta do Sistemanico, pode-se utilizar o caractere%, exemplo:

palavra1%palavra2

O sistema ir pesquisar e retornarcomo resultado, todos osregistros que contenham palavra1e palavra2.

Voc pode informar valores para maisde um campo durante a utilizao dofiltro de pesquisa. Quando voc tiverinformado o valor para o seu filtro,basta clicar no boto Filtrar,localizado logo abaixo dos camposde filtro.

Dentro do Gerenciador, h tambm outras 3 guias:

Pesquisa Avanada: Oferece recursos de pesquisa avanados, normalmente utilizado para localizar expedientes que no se enquadram nas limitaes da guiaGerenciador, para utilizar obedea os mesmos critrios descritos acima para o filtro depesquisa;

Notcias: Nesta guia o usurio encontra as notcias publicadas pela equipe dedesenvolvimento do Sistema nico, com as novidades do sistema.Uma opo que os usurios tm como alternativa para manter-se informados sobre osistema acessar o Blog do nico, que alm de notcias, oferece guias, roteiros,vdeos e etc.

http://blogdounico.mpf.gov.br

Agenda: Dentro do Gerenciador escolha a guia Agenda, nesta guia o usurio poderlocalizar com mais facilidade, os expedientes que possuem prazo.

Mais detalhes a seguir.

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Conforme voc pode visualizar na tela acima, a tela da guia Agenda tambm ofereceopes de filtragem para facilitar a localizao dos expedientes, para utilizar basta seguir asdicas j apresentadas neste guia.

Atravs do menu Apontamentos, o usurio pode incluir alertas para qualquer tipo deexpediente, seja administrativo, extrajudicial ou judicial.

OBSERVAO: Os alertas so enviados via e-mail pelo Sistema nico.


Incluindo Documentos

Tela do pr-cadastroNo Sistema nico para incluir documentos acesse o menu:

Documento / Processo Adm. Incluir

A tela de Incluso de Documentos ser carregada.

Para cadastrar um documento administrativo voc dever preencher o formulrioinformando o campo Natureza do documento com o valor Administrativo, a seguiriremos detalhar alguns dos campos mais importantes:

Informao: O valor Administrativo utilizado para lanamentos referentes a atos administrativos internos, como requisio de viagens, comunicaes internas, oficiosinternos e etc.

Recebido / Expedido: Um documento Expedido foi necessariamente criado dentro daProcuradoria, j um documento Recebido pode ter sido enviado por outras unidades doMPF, rgos do Governo, Pessoas Fsicas ou Jurdicas e etc.

OBSERVAO: Na tela de incluso, caso o documento tenha sido expedido no possvel informar a procedncia. Somente possvel faz-lo com documentosRecebidos.


Grau de Sigilo: Normal Aberto para todos; Reservado Apenas os departamentos envolvidos acessam; Confidencial Apenas usurios definidos previamente acessam.

Tipo de Documento: o tipo do documento, ex. Ofcio, Comunicado etc.; Nmero: Quando aparece na cor VERDE, significa que a unidade est com

configurao de numerao automtica, mesmo assim possvel informar onmero, desde que este no tenha sido utilizado anteriormente;

Complemento do Nmero: Pode ser preenchido com a Sigla do Departamentoou rgo. Geralmente no preenchido para documentos recebidos;

Unidade Responsvel pelo Acompanhamento: Opcional, se preenchido deveconter o departamento que ir fazer o acompanhamento do documento, alm dodepartamento de Origem. Ex. NTC Ncleo de Tutela Coletiva;

Resumo: Informe o resumo do documento, evite preencher com termos muitogenricos, sempre que possvel escreva um resumo condizente com odocumento.

Aps o preenchimento da tela de Incluso de Documentos, clique no botoIncluir.

Tela do cadastro complementando informaes


A tela acima carregada logo aps clicar no boto Incluir da tela do pr-cadastro.Todos as informaes inseridas na tela anterior so mostradas na aba Documento, se fornecessrio alterar alguma informao dessa aba, clique no boto Alterar, na parte inferior datela, ento os campos sero liberados para edio. A seguir uma breve descrio dos outrosbotes localizados da parte inferior da tela:

Extrato: Permite a impresso de uma verso estratificada do documento, ao clicar noboto voc poder selecionar os campos que aparecero na impresso;

Apagar: Apaga o documento, somente permite o apagamento se o documento aindano foi movimentado;

Autuar: Permite a autuao do documento; Duplicar: Duplica o documento; Imprimir Etiqueta (avanado): Permite a impresso da Etiqueta do documento,

avanado, quer dizer que voc pode selecionar as informaes que aparecero naetiqueta;

Imprimir Etiqueta: Permite a impresso da Etiqueta padro; Designar: como se fosse uma distribuio interna (dentro do departamento) do

documento, ou seja, permite definir uma pessoa que ser responsvel pelo andamentodo documento.

Voc deve ter percebido que alm da aba Documento, existem outras abas na tela docadastro do Documento, essas abas so: ntegra, Partes, Informaes Complementares,Referncia, Arquivamento, Providncia, Histrico e Movimentao. A seguir iremosdescrever as funcionalidades disponveis em cada uma delas.

Aba ntegra

Na aba ntegra o usurio poder cadastrar o documento na sua integralidade, talcadastro pode ser feito enviando os arquivos do prprio documento, quando disponveis, oumesmo algum arquivo *.pdf ou imagem do documento digitalizada com scanner.

OBSERVAO: Embora o sistema nico aceite qualquer formato de arquivo nocadastramento da ntegra, d preferncia a cadastrar sempre em formato de texto parapermitir a indexao posterior dos contedos, caso no tenha o documento originalprocure utilizar uma ferramenta de OCR1 para o reconhecimento dos caracteres.

1 OCR um acrnimo para o ingls Optical Character Recognition, uma tecnologia para reconhecer caracteres a partir de um arquivo de imagem,ou mapa de bits. Atravs do OCR possvel digitalizar uma folha de texto impresso e obter um arquivo de texto editvel. Fonte. Wikipedia

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Sempre observe tambm que o tamanho mximo por arquivo de 2 MB.

Para incluir a ntegra clique no Boto Incluir.

Na tela que se abre, clique boto Enviar Arquivo. O dilogo de seleo de arquivos doWindows Explorer ir abrir, procure o arquivo da ntegra no sistema de arquivos e em seguidaclique no boto Abrir. O caminho do arquivo dever aparecer no campo Documento, certifique-se de que o documento que deseja enviar e clique no boto Incluir.

Pronto, voc acaba de cadastrar a ntegra do seu documento!

OBSERVAO: Alm do envio de arquivos editados fora do sistema nico, para ocadastramento de ntegra, voc tambm poder edit-la no MPF-OFFICE, que umaverso personalizada do OpenOffice.org2 para trabalhar em conjunto com o sistemanico. Quando utilizar o MPF-OFFICE, o sistema guarda todas as verses dodocumento. Para utilizar o MPF-OFFICE, necessrio cadastrar os modelospreviamente no sistema nico.

Aba Partes

2 OpenOffice.org uma sute de aplicativos para escritrio livres multiplataforma, distribuda para Microsoft Windows, Unix, Solaris, Linux e MacOS X. A sute usa o formato ODF (OpenDocument) formato homologado como ISO/IEC 26300 e NBR ISO/IEC 26300 e tambmcompatvel com os formatos do Microsoft Office alm de outros formatos legados. Fonte. Wikipedia


No cadastramento das Partes, caso a Parte no esteja cadastrada, poder, se pessoafsica, ser cadastrada na prpria tela de incluso de Partes. Em caso de rgos de Governodever ser cadastrado atravs no menu Tabelas rgos de Governo, esse cadastroprovavelmente ser restrito alguns departamento da Procuradoria.

Para incluir uma Parte, siga os seguintes passos:

Escolha o tipo da Relao; Escolha o tipo da Parte: Membros/Servidores, Unidade Orgnica, rgo do Governo,

Pessoa fsica/Outros ou Pessoa Jurdica; Digite o nome da Parte; Informe o CPF/CNPJ; Clique no boto Incluir.

As Partes includas aparecero na rea inferior da tela, na lista de Partes Existentes.

OBSERVAO: Aps incluir uma pessoa fsica como Parte, voc poder complementaros dados cadastrais, clicando no nome da pessoa.

Aba Informaes Complementares

Na aba Informaes Complementares, selecione o Tipo de Informao e preencha ocampo Descrio, respeitando o limite de 4000 caracteres, depois clique no boto Salvar. Vocpoder incluir quantas Informaes Complementares julgar necessrio.

OBSERVAO: Voc pode incluir um arquivo digital, opcionalmente.

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Aba Referncia

Uma referncia pode ser uma resposta ao documento original, preencha os camposobrigatrios, identificados por um * mais os que julgar necessrios e clique no boto Incluir.

Dicas:

Campo Tipo de referncia:

Resposta ou Simples: No precisa estar localizado no mesmo setor;

Apenso, Anexo ou Juntada: Precisa estar no mesmo setor pois:

Explicao:

Apenso: 2 Autos que coexistem, no so iguais;

Anexo: Documento que faz parte do Auto;

Juntada: Documento que faz parte do documento original.

Consultar o documento de Referncia: caso no tenha a Etiqueta, abra o Gerenciadorem outra Aba.

OBSERVAO: Aps a primeira movimentao no possvel excluir a referncia,apenas possvel desanexar o documento. O histrico ser mantido.


Aba Arquivamento

O Arquivamento o arquivamento fsico do documento.Preencha o formulrio, escolha a pasta onde ser arquivado e clique no boto Arquivo.

OBSERVAO: Para cadastrar um novo local de arquivamento acesse o menuDocumento / Processo ADM -> Arquivo -> Incluso de Arquivo

Aba Providncia

Essa aba no utilizada no mdulo documentos administrativos.

Aba Histrico

A aba Histrico mostra todo o histrico de movimentaes, referncias e etc. para odocumento corrente.

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Aba Movimentao

Na movimentao de documentos, voc dever preencher os campos:

Tipo de Destinatrio: Escolher entre: Setores internos; Outras Unidades do MPF; rgo do Governo; Parte - Pessoa Fsica; (No caso de pessoas fsicas cadastre-as previamente como

Parte do Documento) Pessoa Jurdica;

Destinatrio: Informar o destinatrio de acordo com o tipo selecionado no campoanterior. Exemplo: COORJU/PRR3;

Observao: Preencher com as observaes acerca da movimentao.

Clicar no boto Movimentar.

A parte inferior da tela da movimentao abriga o Histrico de Movimentaes. Casovoc tenha movimentado para outro setor da Procuradoria a tela abaixo ser exibida apsclicar no boto Movimentar, voc poder imprimir a guia clicando no boto Imprimir Guia porperodo.


No caso de movimentaes para rgos Externos ou Outras Unidades do MPF, osistema nico oferece a opo de Envelopamento e a tela acima mostrada, aps clicar noboto Movimentar, porm, com um boto a mais, conforme se v na tela abaixo.

Clique no boto Envelopar. Na tela seguinte, confirme os dados do destinatrioe clique em Expedir.

Dica: Guarde o nmero do envelope que gerado pelo sistema, este nmero poderser utilizado posteriormente para acompanhar o andamento da movimentao. Nocaso de correspondncias com Aviso de Recebimento AR, o protocolo atualizar osistema ao confirmar ou no o recebimento pelo destinatrio, alm disso, no caso demovimentao para outras unidades do MPF que j tenham o sistema nicoimplantado, voc poder consultar se o documento j foi recebido no destino.

OBSERVAO: O Boto Expedir ainda no faz o envio do documento via correio,apenas movimenta o documento + envelope para o setor de Protocolo Administrativo.

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Recebendo Documentos

No Gerenciador, selecione a pasta A Receber e clique na subpasta Documento. Ser exibida a lista de documentos com recebimento pendente, voc pode selecionar

mais de um documento para ser recebido, ou seja, o sistema nico permite o recebimento dedocumentos em lote. Para receber documentos siga os passos a seguir:

Marque na lista de documentos a receber, um ou mais documentos. importanteressaltar a utilizao dos filtros de listagem, localizados na parte superior da listagem,ou dos filtros de pesquisa, localizados no canto inferior esquerdo da tela dogerenciador;

Clique no Boto Receber;

OBSERVAO: O boto Receber Guia utilizado para recebimento de documentosagrupados

A tela acima ser carregada, nela voc poder fazer a designao do responsvel


dentro do setor pelo andamento do(s) documento(s). Aps informar o designado, clique noboto Confirmar recebimento.

O sistema processar o recebimento do documento e retornar a mensagem acima,que confirma o recebimento do documento.

OBSERVAO: Aps o recebimento do documento, este no mais aparecer na pastaA Receber e passar a constar na pasta No Setor.

Caso tenha recebido algum documento de maneira indevida utilize o menuDocumento / Processo Adm Confirmar Cancelamento de recebimento.

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Localizando Documentos

Acesse a tela de consulta atravs do menu Documento / Processo Adm Consultar.Voc ter vrias opes de pesquisa, use quantas julgar necessrio, clique no boto Consultarpara executar a pesquisa.


Movimentao Circular

A movimentao Circular utilizada quando se deseja movimentar um mesmodocumento ou um grupo de documentos para:

Setores internos; Outras unidades do MPF; rgo do Governo; Parte Pessoa Fsica; Pessoa Jurdica.

Para realizar a movimentao circular siga os passos:

Acesse o Gerenciador; Abra a pasta No Setor, subpasta Documento; Marque um ou mais documentos e clique no boto Movimentao Circular.

A tela abaixo ser carregada.

Escolha um Tipo de Destinatrio, por exemplo Setores Internos


Preencha o campo Destinatrio com parte da sigla do departamento destino, porexemplo SCA, pressione a tecla ENTER;

Selecione o setor correto na lista que apareceu e clique no boto que lembra uma seta; Repita o passo anterior quantas vezes for necessrio, no caso de haver mais de um

setor destinatrio; Preencha, se desejar, o campo Observao e clique no boto Movimentar.

Finalmente a movimentao circular est concluda!

OBSERVAO: Aps o envio de documentos por movimentao circular, o sistemacriar uma cpia para cada departamento destinatrio, o original ficar na pastaOriginais do Gerenciador do setor de origem e no na pasta No Setor;

O procedimento de Envelopamento descrito por este guia na movimentao simples,tambm pode ser aplicado movimentao circular.


Dicas**** Nunca utilize o boto de voltar (seta) do Firefox3. Pode ocasionar a perda de sincronismodo aplicativo e o sistema se torna lento e instvel.

**** Evitar sair do sistema apenas clicando no X do Firefox pois a sesso pode se manter ativae o login preso, podendo ser utilizado por outro usurio que compartilha o computador.

**** Eventualmente deve-se 'limpar' o cache do Firefox, principalmente ao se perceber algumalentido durante seu uso.

**** sempre recomendvel que seja definido um prazo para ofcios requisitrios, para queseja gerada uma pendncia e o acompanhamento seja facilitado.

3 Mozilla Firefox um navegador livre e multi-plataforma desenvolvido pela Mozilla Foundation (em portugus: Fundao Mozilla) com ajuda decentenas de colaboradores. A inteno da fundao desenvolver um navegador leve, seguro, intuitivo e altamente extensvel. Baseado nocomponente de navegao da Mozilla Suite (continuada pela comunidade como Seamonkey), o Firefox tornou-se o objetivo principal da MozillaFoundation. Fonte. Wikipedia


MPF/PRR3COORDENADORIA DE INFORMTICA

SO PAULO, FEVEREIRO DE 2011


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