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Manual do Sistema UnionWeb Condominium
Última atualização: 15 de janeiro de 2016
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UnionWeb Condominium
Esse manual contém explicações técnicas de configuração e manutenção administrativa.
Não deve ser repassado para moradores, é para utilização da Administradora ou responsável para o bom
funcionamento da ferramenta.
Disponibilizamos arquivo contendo manual para moradores, solicite ao nosso Depto Comercial.
O Acesso ao sistema poderá ser realizado de 2 formas:
– Segunda Via de Boleto Expresso
Sem a necessidade de digitação de login e senha
– Acesso a todo o sistema com login e senha
Acesso a balancetes, Extratos, entre outros relatórios.
ÍNDICE
Item Página
Boleto Expresso 2
Login de Administrador 3
Manutenção de usuários 3 Permissões de acesso (Grupos) Cadastros pendentes (Feitos pelo morador) Criação de logins e cartas
5 7 7
Configuração Segunda Via de boleto 10 Configuração do condomínio Configuração FrontPage Criar enquetes
11 12 12
Avisos por e-mail Configuração avisos automáticos
13 14
Biblioteca de documentos 15
Livro de Ocorrência 18
Gerenciar Livro de Ocorrência 19
Reservas (Configuração, controle de aprovação) 20
Alternar cadastros (trocar o Condomínio) 24 Controle de consumo do UnionWeb Ativar Condomínios no UnionWeb Excluir documentos de condomínios inativos
24 24 26
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Boleto Expresso – Ao clicar no botão Segunda via, o morador poderá ter
acesso a segunda via do seu boleto atualizada com multa e juros:
Informe o número de um boleto antigo, não
necessariamente o que está em aberto, pode ser
informado qualquer boleto antigo em aberto ou já
pago da unidade.
Serão listados todos os boletos em aberto dentro do
prazo de pagamentos.
Clique no boleto desejado para gerar:
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Área Restrita – Acesso com login e senha:
Na tela inicial do seu site Informe dos dados abaixo (fornecido pela uniondata no momento da instalação
do sistema:
Login: admin
Senha: admin
Importante: Troque esses dados de acesso:
No Módulo Condominium Menu> Pessoal > Meus dados
(1)- Altere seus dados cadastrais e clique no botão gravar
(2) Altere sua senha e clique no gravar
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01 - Manutenção de Logins:
Módulo>Administração>Cadastro>Usuário
Módulos > Administração Menu> Cadastros> Usuários
Na tela de Manutenção de Usuários, selecione no item “Tipo” a opção “Unidade”, Escolha o condomínio e a
unidade e clique no botão “Procurar”:
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Na próxima tela altere os dados cadastrais:
(01) - Preencha os dados cadastrais do proprietário
(02) - Categoria – Usuário / Função – Não altere essa opção
(03) - Configurações dos campos:
Administrador – Marque essa opção apenas para os usuários da administradora.
Ativo – Para ativar e bloquear o acesso ao sistema
Período Liberado – Para liberar a consulta da prestação de contas independente de fechamento no sistema
local (Normalmente apenas o usuário do Síndico tem esse acesso)
Recebe avisos por e-mail – Para bloquear ou liberar o recebimento dos avisos do sistema
Após selecionar todas as opções da unidade, clique no gravar (4) e voltar (5)
Na próxima tela, clique no botão e-mail:
A unidade irá receber um e-mail de boas vindas com o login e senha de acesso ao portal:
Obs: Todas as unidades já são geradas com um login e senha aleatório pelo sistema, esses dados de
acesso poderão ser alterados a qualquer momento.
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02 - Permissões de acesso:
Módulo>Administração>Cadastro>Grupos
Acesso somente para usuários da administradora:
Módulos > Administração Menu> Cadastros> Grupos
Nessa tela o administrador irá marcar os itens do menu que ficarão
liberados para consulta por todos os moradores, síndicos, funcionários, ou
qualquer outro grupo que deseja ser criado:
Selecione as opções que cada grupo irá ter acesso. Clicando para marcar
ou desmarcar cada item correspondente.
É importante que os grupos estejam com as permissões de acesso
configuradas para que cada usuário visualize somente o que for
adequado.
Dicas:
• A área administração - (Enquetes, Avisos e Ger. Arquivos) somente a
administradora deverá ter acesso, indicamos que o síndico não tenha
permissão para cadastros desses itens, pois eles dão acesso a
postagem para um ou todos os condomínios.
• A área Recursos Humanos - só poderá ser acessado pelo síndico, pois
refere-se a solicitações relacionado ao depto. pessoal que são
enviadas para o email cadastrado.
• A área Config - deverá ser acessado somente pela Administradora.
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03 – Cadastros Pendentes:
Módulo>Administração>Cadastro>Pendentes
Nesse campo serão listados os cadastros que estão pendentes para serem ou não aprovados. Tais cadastros
referem-se aos logins criados pelo próprio usuário e necessita de aprovação para utilização.
Clique no botão “analisar” para conferir e vincular o cadastro com o Condomínio, unidade e nome do
proprietário cadastro no sistema local.
04 – Criação dos logins e das cartas:
Menu>Módulos>Cadastros>Usuários
No menu “Cadastros”, opção “Usuários”:
01 – Selecione o tipo Unidade
02 – Selecione o condomínio
03 - Clique no botão “GERAR POR CONDOMÍNIO”.
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Login do síndico
Selecione o condominio e no campo “grupo padrão” deixe selecionado “não gerar”. Na parte debaixo da
tela estarão listadas todas as unidades, na unidade do síndico selecione a opção “síndico” e clique no botão
gravar localizado no final da tela.
Login dos moradores
Após selecionar o condomínio, informe o grupo no campo “grupo padrão”, por exemplo Morador, role a
tela até o final e clique no botão gravar.
Gerar cartas dos logins para todas as unidades
Depois que os logins tiverem criados, ao acessar essa tela todos serão listados, clique na opção “Gerar
Carta”.
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Informe todos os dados da administradora e o logo em formatos: JPG, JPEG, GIF ou PNG.
Quando o morador não lembrar o login e senha que já estava utilizando
Nessa tela de Cadastro> Usuários, no campo “Tipo”
selecione “Unidade”, depois selecione o “Condomínio”, e a
“unidade” e clique no botão “Procurar”.
Os logins serão listados, clique no botão “email”, para enviar
os dados correspondentes ao email cadastrado.
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05 – Configuração de Segunda Via de Boleto:
Módulo>Condominium>Config>Config Segunda Via
Preencha os campos necessários e assinale as opções correspondentes.
Caso esses parâmetros sejam iguais para todos os condomínios, marque a
opção “Repetir a mesma configuração para todos os condomínios”:
06 – Configurando o Condomínio:
Módulo> Condominium> Config > Config Condomínio
Nessa tela será possível configurar a visualização de relatórios, e a
personalização do modelo de balancete, entre outros.
A foto do condomínio, mensagem de boas vindas aparecerão na página
inicial de acesso.
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07 – Configuração da FrontPage:
Módulo Condominium> Config> Config Frontpage
Selecione “Sim” para as opções que ficarão disponíveis na home.
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08 – Criar Enquetes
Clique no botão ‘Nova enquete”, abrirá a tela para digitar a pergunta e as
respostas, sendo que pelo menos duas respostas são obrigatórias.
Insira a data de vigência da enquete. Nessa tela existe a opção de repetir
para todos os condomínios.
09a – Envio de avisos por e-mail:
Menu> Administração> Avisos
Nessa tela poderão ser criados avisos para um ou todos os condomínios.
Clique no botão “novo Aviso” para redigir o texto. Todos os avisos criados
ficarão listados e ordenados por data.
Esse aviso será enviado por email para todos os moradores cadastrados e
também ficará disponível na tela inicial do portal
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09b – Avisos Automáticos
O sistema gera dois avisos automáticos, sendo um para comunicar o novo boleto disponível para impressão e também quando o novo balancete é fechado.
As configurações devem ser realizadas para esse procedimento.
No sistema local acesse Condominium> Diversos> Disparo de avisos – Union Web
Nessa tela deverá ser digitado o texto do aviso. Os avisos ficarão ativos somente quando a opção estiver marcada.
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Após configurar esses avisos, se atente aos procedimentos
necessários para a liberação da emissão e liberação do período
fechado:
Condominium> Rateio> Processamento do rateio
Assinale a opção “Bloquear impressão” dessa maneira, a emissão poderá ser concluída e conferida.
Condominium> Rateio> Liberação de emissões
Após informar o condomínio, serão listadas do lado esquerdo
da tela, as emissões a serem liberadas, selecione para o lado
direito. Clique no botão “processar”, para concluir.
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Condominium> Prestação de contas> Botão Fechamento
Clique no botão “Fechamento” para ser
selecionado o período correspondente.
Informe a data do fechamento (último
dia do fechamento do balancete).
Selecione os condomínios
correspondentes e clique no botão
“Gravar e Enviar”.
10 – Publicação de documentos:
Menu> Condomínio> Documentos
Serão listadas as pastas existentes. Elas podem ser editadas clicando no botão
“1”.
Poderá ser parametrizado quem terá acesso aos documentos postados em cada
pasta.
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Para criar nova pasta, clique no botão corresponde.
Insira o nome da pasta e selecione quais os grupos terão acesso aos documentos postados.
Clique no nome da pasta a ser inserido documento.
O documento poderá ser digitado ou inserido como anexo.
Clique no botão “novo” para inserir o documento.
Obs. Os documentos que forem postados poderão
ser editados ou excluídos conforme botões
disponíveis.
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Insira o título e a data correspondente. No
campo inferior deverá ser digitado o texto
referente a postagem.
Para anexar documento, como scaneado ou
em PDF, no campo do texto escreva “em
anexo”, e clique no botão “Gravar”.
Depois acesse esse post para anexar o
documento.
Clique no botão “Adicionar Documento”
para seleciona-lo. Aguardo a conclusão do
Upload. E clique no botão “Voltar”.
11a – Livro de Ocorrências:
Menu> Condomínio> Adm. Do Livro de Ocorrências
Nessa tela serão adicionadas as ocorrências. Para esse procedimento o tipo de livro deverá ser criado.
Clique no botão “Editar” para criar ou excluir os livros de ocorrências, essa opção deverá estar disponível
apenas para o administrador do sistema (verifique grupo permissões).
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Os Tipos de Livro ficarão disponíveis para seleção quando for adicionada uma nova ocorrência.
Para adicionar a ocorrência, clique no botão corresponde.
Quando alguém inserir uma nova ocorrência, será encaminhado um email ao administrador e este poderá
ser respondido diretamente no site, clicando em “ Adm. Do Livro de Ocorrências”, conforme explicado no
item a seguir.
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11b – Gerenciar Livro de Ocorrências:
Menu> Condomínio> Adm. Do Livro de Ocorrências
Em Gerenciar ocorrências visualize todas as ocorrências registradas pelos moradores. Clicando na
ocorrência abrirá a caixa de diálogo, com opções de responder ou excluir, nessa tela poderá ser feito o
acompanhamento dos comentários.
Na Aba Relatórios acompanhe todas as ocorrências já registradas com opções de filtragem:
Na Aba Emails, informe o e-mail padrão que receberá o registro das ocorrências (no caso de ser na administradora) ou informe o e-mail individual de cada responsável por condomínio.
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12 – Reservas de equipamentos:
Menu> Reservas> Configurações
Configure o e-mail do responsável que receberá o aviso das reservas realizadas ou informe o e-mail
individual de cada responsável:
Menu> Reservas> Tipo de Equipamento
Cadastre os tipos de equipamentos de cada condomínio, clique no botão novo para inseri-los.
Menu> Reservas> Equipamento
Selecione o tipo de equipamento para adicionar as permissões para cada um deles, ou seja, cada
parâmetro configurado nessa tela é o que será apresentado para o morador quando acessar a área da
reserva desse equipamento.
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“Equipamento controlado” essa opção deverá ser marcado quando é necessário aprovação para utilização
do equipamento. Em casos de reserva sem necessidade de aprovação não demarque.
Poderá ser cadastrado mais de um equipamento para cada tipo, por exemplo:
churrasqueira 1
churrasqueira 2
churrasqueira 3
Menu> Reservas> Solicitação de Reservas
Aba Solicitação de reserva
Essa tela ficará disponível para o morador realizar a reserva, deverá ser selecionado o tipo de equipamento
e depois o equipamento específico. Abrindo a agenda deverá selecionar na nada correspondente. As datas
e horários disponíveis serão conforme a configuração de cada equipamento, conforme vimos
anteriormente.
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Menu> Reservas> Solicitação de Reservas
Aba Minhas reservas
Cada morador poderá visualizar todas as reservas já realizadas e o status de cada uma.
Menu>Reservas>Aprovação de Reservas
Aba Reservas aguardando aprovação
Escolha a reserva e clique no botão “Analisar“ para visualizar a situação financeira da unidade e escolha as
opções: “Aprovar” ou “Reprovar”
Na reprovação escreva o motivo para o morador receber essa informação por email:
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Menu> Reservas> Listagem de Reservas
Visualize todas as reservas utilizando os filtros para o relatório:
13 – Como o Administrador troca/alterna o cadastro que está utilizando
Para publicar avisos, enquetes e documentos é necessário acessar em cada condomínio correspondente.
Para fazer essa alteração de prédio à prédio siga o passo-a-passo abaixo:
Clique no ícone de usuário para selecionar o condomínio, conforme a lista na lateral. Depois selecione uma
unidade (simbólica apenas para concluir o login).
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14 – Como ativar condomínios no UnionWeb:
Módulo> Administração> Sistema> Consumo
Nessa tela ficará disponível a visualização do consumo no UnionWeb, tanto de condomínios ativos quanto
de MBs da Cota de Disco (documentos, fotos postadas).
Também ficará disponível a opção de ativar condomínios:
Clique no botão “Lista de condomínios Habilitados”, depois clique no botão “incluir condomínio” para
seleciona-lo.
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15 – Como excluir os documentos postados dos Condomínios que não estão mais ativos
Módulo> Condominium> Administração> Ger. Arquivos.
Selecione os documentos correspondentes e no botão “Excluir selecionados”