Manual do Descarte

Limpar e organizar s comear!

AGE - NPQ - maro 2013

SUMRIO

ITEM DESCRIO PGINA1 DESCARTE 21.1 Cronograma para o Dia D - Descarte 21.2 Reunio de sensibilizao 21.3 Preparao dos locais para o Descarte 21.4 Recomendaes gerais para iniciar o Descarte 21.4.1 Cada servidor efetuar o Descarte, tendo os seguintes cuidados 21.4.1.1 Regras Descarte gerais para objetos e dados 31.4.1.2 Material de consumo 31.4.1.3 Material permanente 41.4.1.4 Descarte virtual: arquivos nos microcomputadores e rede 51.4.1.4.1 No drive K (REDE) 51.4.1.4.2 No drive G (REDE) 61.4.1.4.3 Arquivos do drive C (disco local de cada micro) 61.4.2 Relatrio de Descarte 62 Concluso 7

Dia D na AGE

Limpar e organizar s comear!

1. DESCARTE - SENSO DE UTILIZAOa) Descarte Fsico: objetos e documentos reais.b) Descarte Virtual: arquivos (de texto, imagem ou sons) gravados em disquetes ou

discos de microcomputadores.c) Descarte Intangvel: stress, sentimentos ruins, ressentimentos, preconceitos, etc.

Lema Senso de Utilizao : Viva o essencial!

1.1. CRONOGRAMA PARA O DIA D - DESCARTE

DATA ATIVIDADES27/02/2013 - Quarta - 14h Registro fotogrfico da situao atual01/03/2013 - Sexta Divulgao atravs da Intranet do Dia D da AGE

04/03/2013 - Segunda -10h Preparativos da AGE para o Descarte. Reunio de sensibilizao.04/03/2013 - Segunda -10h30 Dia da Limpeza e Organizao - Dia D - Descarte 05/03/2013 - Tera - 10h Informativos dos primeiros resultados

1.2. REUNIO DE SENSIBILIZAO:Explicar os procedimentos do descarte.Explicar os itens do Kit.Explicar os indicadores que devero contar do relatrio de resultados do descarte ecomo sero aferidos.Fazer cronograma de atividades para o Dia D definindo tarefas e reas deatuao.

1.3. PREPARAO DOS LOCAIS PARA O DESCARTEa) Obter embalagens (caixas e ou sacos plsticos) para acondicionar os materiais

descartados.b) Afixar cartazes ATENO: DIA DO DESCARTE na porta de acesso AGE.c) Definir os locais onde sero depositados os materiais descartados e identific-los

com os cartazes: REA DE DESCARTE, subdividido em 4 subreas: 1. LIXO; 2.RECICLVEL; 3. TRANSFERIR (para outra unidade especfica ou para o SMP);4. RECUPERAR OU REAPROVEITAR (para encaminhar ao conserto ou paraoutras Unidades do TRT13).Obs: As duas ltimas subreas dividem-se em MATERIAL PERMANENTE (complaca de tombamento) ou MATERIAL DE CONSUMO (sem placa de tombamento).

d) Providenciar uma balana que possa ser utilizada para pesar o materialdescartado,caso no seja possvel, dever ser feita uma a avaliao estimativa dopeso.

1.4. RECOMENDAES GERAIS PARA INICIAR O DESCARTE

1.4.1. Cada servidor efetuar o descarte, tendo os seguintes cuidados:

Seguir preferencialmente a ordem sugerida pelo Check-List de Descarte.Seguir a orientao quanto ao destino de materiais descartados.Quando se tratar de documentos, consultar pessoas habilitadas da AGE ou oServio de Arquivo do TRT13, conforme o caso.Colocar o material descartado nos locais corretos previamente definidos.Garantir a incluso dos materiais descartados ou encaminhados e do lixo retiradono relatrio final de Descarte da AGE.Seguir as regras gerais de descarte de objetos e dados a seguir.

1.4.1.1. REGRAS DESCARTE GERAIS PARA OBJETOS E DADOS

COMO SEPARAR O TIL DO INTIL

ANLISE FREQUNCIA PROVIDNCIASNecessrio Constantemente Mant-lo o mais prximo possvel

Necessrio Ocasionalmente Mant-lo em locais centrais que permitamuma otimizao do uso

Necessrio, mas precisa derecuperao Ocasionalmente

Enviar unidade responsvel peloconserto

Desnecessrio, maspotencialmente til

Raramente ouNunca

Descartar e enviar o material ao destinocorreto

Desnecessrio, maspotencialmente intil Nunca

Descartar e enviar o material ao destinocorreto

1.4.1.2. MATERIAL DE CONSUMO

Materiais de Escritrio (tesouras, telefones, grampeadores e furadores semnmero de tombamento patrimonial, canetas, etc): Devem ser includos na Lista deObjetos Descartados que dever ser encaminhada ao SMP.

1.4.1.2.1. PAPISPara fragmentao: documentos e suas cpias que exigem sigilo: contendo dadosrelativos a folha de pagamento e contracheques, documentos da rea dePlanejamento, Oramento e Finanas, lista e catlogos telefnicos especficos doTRT13, catlogo e documentos com informaes particulares de integrantes doTRT13.Para reciclar: folhas usadas ou inservveis, jornais, revistas, listas telefnicas,papeles, boletins internos de exerccios anteriores, pastas, cpias impressas etodo tipo de papel, exceto aqueles provenientes de copas, banheiros e lavabos.Devem aguardar o recolhimento, na AGE, pelo Servios Gerais.Os livros sem nmero de tombamento devem ser separados e includos na Listade Objetos Descartados que dever ser enviada ao SMP.Obs.: Os papis destinados reciclagem no devem ser amassados.

1.4.1.2.2. DOCUMENTOS

a) PARA TRANSFERIR: Registrar em Lista de Objetos Descartados osdocumentos passveis de descarte e encaminh-los ao Arquivo, conforme o caso.Devem ser transferidos para o Arquivo os documentos que depois de sua fase ativa(em uso) passam para uma fase de guarda segundo as exigncias legais,preveno ou importncia histrica do documento. Os documentos devem serencaminhados preferencialmente pelas respectivas unidade originrias. Vejaalguns documentos que so de responsabilidade exclusiva de algumas Unidades.

TIPO DE DOCUMENTO QUEM TRANSFEREFotografias e fitas de vdeo Unidade que originountegras de Acrdos do TRT13 Vara ou Juzo que originouRevistas do TRT13 Assessoria de ComunicaoCorrespondncia expedida antes de 2012:Ofcio, Memorando e fax Assessoria de Gesto Estratgia

Correspondncia recebida antes de 2012 Assessoria de Gesto EstratgiaAta de reunio antes de 2012 Assessoria de Gesto EstratgiaPareceres Conforme o prazo do processo Assessoria de Gesto EstratgiaInformativos antes de 2012 Assessoria de Gesto Estratgia

Outros documentos Conforme determinado pela AGEou consultar o Arquivo

b) PARA AGUARDAR NA AGE

DOCUMENTO Tempo de permanncia na UnidadeCorrespondncia expedida aps2011:Ofcio, Memorando e fax 1 ano

Correspondncia recebida aps 2011 1 anoAta de reunio aps 2011 1 anoPareceres Conforme o prazo doprocesso Conforme o prazo do processo

Informativos aps 2010 2 anos

Outros documentos Conforme determinado pela AGE ouconsultar o Arquivo

c) PARA ELIMINARDocumentos que j constam em processos administrativos. Ex.: cpias derequisies de material, cpias de requisies de servio, notas fiscais e faturas.Documentos escritos que constam em meio eletrnico.Material de apoio. Ex.: rascunhos, anotaes, agendas, cartes de congratulaes,manuais de procedimentos, cpias de Instrues ou Orientaes Normativas,tabelas de custas, etc.Outros documentos, tais como: cpias de doutrina, legislao, jurisprudncia,documentas(ndices, material bibliogrfico e sumrios de peridicos), boletim informativo do TRT13,etc).

d) LIXOSo considerados LIXO todo e qualquer papel ou objeto que no seja passvel de

reutilizao, reciclagem ou transferncia para o arquivo, almoxarifado ou outra unidadequalquer, nem que deva ser fragmentado. O lixo dever ser pesado, separado, edepositado em local apropriado, junto com o lixo orgnico, onde o pessoal da limpezaproceder o recolhimento.

1.4.1.3. MATERIAL PERMANENTE

Todo Material Permanente deve ser enviado ao SMP ou SETIC, conforme o caso, es deve ser liberado aps incluso na Lista de Objetos Descartados, onde sernecessrio o nmero de patrimnio e o motivo da liberao.

1.4.1.3.1. PARA DEVOLVER

a) Equipamentos de informtica: relacionar na Lista de Objetos Descartados esolicitar SETIC atravs de memorando no sistema SISPAE, especificamente paraos itens - (microcomputadores, impressoras, multifuncionais, scanners, etc), - paraque os aparelhos sejam desativados e transferidos oportunamente.

b) Mveis e equipamentos com nmero de tombamento patrimonial: (mesas,cadeiras, estantes, carrinhos, armrios) - incluir os materiais na Lista de ObjetosDescartados e solicitar ao SMP atravs de memorando no sistema SISPAE, paraque os mesmos sejam recolhidos ou transferidos. Inclui-se nesta categoria osmateriais de escritrio e outros materiais semelhantes - (mquinas de calcular, fax,grampeador, furadores grandes, material mdico, hospitalar, etc) - com nmero depatrimnio.

c) Livros com nmero de tombamento: livros diversos, doutrina, cdigos, revistasde assinaturas e boletins de direito administrativo. Os livros devem ser includos naLista de Objetos Descartados, embalados em caixas com uma identificaoafixada, contendo: Nome da Unidade e Identificao dos Materiais - (ttulo, autor,editora e numero do patrimnio - se houver) - e encaminhados ao SMP por meio dememorando no sistema SISPAE, para que os mesmos sejam recolhidos outransferidos.

1.4.1.3.2. PARA CONSERTAR

a) Equipamentos de Escritrio e Mobilirio: relacion-los em expediente comoMaterial para Recuperar, informando o n. do Patrimnio e observaes sobreavaria e/ou defeitos e encaminhar a relao por meio de memorando no SistemaSispae ao SMP solicitando providncias. Deposit-los em local da prpria Unidadeaguardando instrues para o seu recolhimento.

b) Equipamentos de Informtica: relacion-los em expediente como Equipamentospara Recuperar, informando o n. do Patrimnio e observaes sobre avaria e/oudefeitos e encaminhar a relao por meio de memorando no Sistema Sispae SETIC solicitando providncias. Deposit-los em local da prpria Unidadeaguardando instrues para o seu recolhimento.

1.4.1.4. DESCARTE VIRTUAL: ARQUIVOS NOS MICROCOMPUTADORES E REDE

A AGE dever criar uma pasta da Rede intitulada Descarte Virtual para ondedevero ser transferidos (movidos e NO copiados) todos os arquivos destinados aoDescarte. Aps a concluso dos trabalhos, o volume em megabytes, nmeros deArquivos, desta pasta, bem como a quantidade de disquetes ou CD`s descartados,devero ser informados no relatrio de Resultados do Descarte.

Outra forma de apurar os resultados limpar a lixeira do Windowseliminando qualquer tipo de arquivo que esteja l. Dessa forma, ao final dos trabalhosser possvel quantificar os arquivos eliminados.

1.4.1.4.1. NO DRIVE K (REDE):a) ARQUIVOS QUE NO PODEM SER APAGADOS

ATENO: O Arquivo LOGIN.BAT NO PODE SER ELIMINADO. Asdemais pastas foram criadas, a princpio, por demanda ou iniciativa da prpria unidade.Somente os prprios usurios sabem o que pode ser apagado. Os arquivos destas pastasdevem ser avaliados pelos usurios e podero ser apagados, gravados em disquete ouCD pelo prprio usurio.

b) ARQUIVOS QUE PODEM E DEVEM SER EXCLUDOSE-mails: apague os e-mails que voc recebeu e no tem mais utilidades. E-

mails acumulados representam um dos maiores volumes de dados na Rede. Paracontabilizar as mensagens apagadas crie uma pasta chamada Descarte Virtual earraste para l os e-mails a descartar. Antes de exclu-los conte quantos so, paraacrescentar ao nmero de arquivos no Relatrio de Descarte. No necessrio computaro tamanho das mensagens em Kbytes.

c) ARQUIVOS DO COMPUTADOR QUE PODEM SER ELIMINADOS: aqueles comas extenses:

*.avi *.fwt *.mpeg*.bar .gif; *.mp3*.bmp (exceto braso) *.jpg *.rtf;*.doc *.jpeg *.tmp*.fac *.mpg *.wma

Dica: Utilizando o explorer do windows, caso a data seja anterior a um ano provvel que este arquivo possa ser eliminado.

Arquivos de imagens, fotos, msica e vdeo, que no sejam relacionadoscom as rotinas de trabalho como: *.mp3 *.wma *.avi *.mpg *.mpeg *.jpg *.jpeg *.bmp*.gif.

Caractersticas desse tipo de arquivo:

no fazem parte do trabalho do TRT13 ocupam muito espao na redepodem ser apagados da rede pela SETIC SEM AVISOno entram nos backups dirios feitos em fitausurios que queiram mant-los devem mov-los para a unidade local de seus micros, ouseja, no Drive C

Arquivos temporrios: Normalmente tm a extenso *.TMP ou tm o nomeiniciado pelo smbolo "~" (til).

Arquivos particulares do usurio: Que no tm relao com as atividadesdo TRT13.

Cpias de segurana: Quando o usurio troca de microcomputador edeseja garantir cpia dos seus dados do Drive C, eventualmente faz uma cpia no DriveK: e esquece de apag-la quando est com um microcomputador novo.

Arquivos duplicados: Muitos arquivos que esto disponveis na rede emoutros Drives. No h necessidade de fazer cpias de arquivos da rede, pois diariamente feito backup em fita dos arquivos da rede.

Arquivos de backup automtico dos programas: Tm a extenso *.BAK.So arquivos criados automaticamente por alguns programas como cpia de segurana.No tm muito sentido sua existncia uma vez que so feitos backups em fitadiariamente.

Arquivos antigos no mais utilizados: Se for utilizado o critrio de datapara eliminao de arquivos.

1.4.1.4.2. NO DRIVE G (REDE):Todos os arquivos deste drive so considerados temporrios, podem ser

eliminados a qualquer momento e dele no feito backup.

1.4.1.4.3. ARQUIVOS DO DRIVE C (DISCO LOCAL DE CADA MICRO):a) ARQUIVOS QUE NO PODEM SER APAGADOS:

ATENO - Arquivos que possuem as extenses *.COM, *.EXE, *.DLL,*.SYS, *.BAT NO PODEM SER ELIMINADOS!

Pasta Windows - Para garantir o bom funcionamento do micro, nada deveser alterado nessa pasta, exceto o contedo da subpasta TEMP e TMP.

Pasta Arquivos de Programas - onde ficam instalados os programas,como WORD, INTERNET, etc. Nada deve ser apagado dessa pasta e subpastas.

Demais pastas - NO devem ser apagados arquivos cuja extenso seja*.COM *.EXE *.DLL *.SYS *.DAT *.BAT *.CFG *DOT.

Drive local (C:), Dica geral - No grave nada importante nele, pois dele no feito backup.

b) ARQUIVOS QUE PODEM SER APAGADOS:Arquivos de imagens, fotos, msica e vdeo - como *.MP3 *.WMA *.AVI

*.MPG *.MPEG *.JPG *.JPEG *.BMP *.GIF, que no sejam relacionados com as rotinas detrabalho.

Arquivos particulares do usurio - que sejam de pouca ou nenhumautilidade.

1.4.2. RELATRIO DO DESCARTEOs resultados sero aferidos quanto a, pelo menos, 7 (sete) indicadores:

1. Descarte Fsico

Quilos de lixo retirados.Quilos de material reciclvel descartado.Quantidade de itens de material permanente retirados ou descartados.Quantidade de itens de material de consumo retirados ou descartados.

Obs.: Alm dos indicadores podero ser mencionados no relatrio ositens descartados mais interessantes ou incomuns.

2. Descarte Virtual

Megabytes de arquivos excludos dos computadores e servidores da rede.Nmero de arquivos excludos.Quantidade de disquetes e CD`s descartados.

3. Descarte Intangvel

Alm dos indicadores podero ser mencionados tambm, em poucos pargrafos,as percepes da equipe envolvida quanto aos resultados intangveis dos trabalhos, comoeventuais melhorias quanto ao bem-estar no local de trabalho, motivao da equipe, ouno relacionamento interpessoal.

O Material reciclvel recolhido ser destinado a Cooperativa de Catadores de Lixo,conforme acordo mantido com o TRT13.

Levantamentos fotogrficos, tipo antes e depois, embora opcionais, sero bemvindos.

2. CONCLUSOO Programa 5S de Qualidade uma proposta que visa promover melhorias nos

hbitos e comportamentos das pessoas, boas condies no ambiente de trabalho, nasade e segurana, e na reduo de desperdcios. Uma das etapas do programa o diado descarte.

A AGE comprometida com a ideia: Educao combina com limpeza e organizao,apresenta-se como parceira de qualquer unidade do TRT13 que queira implantar estaimportante ferramenta de gesto da qualidade, solicitando para tanto que o mesmoformalize o deseja por meio de Protocolo, afinal Limpar e organizar s comear!.

FICHA TCNICASuperviso: Assessoria de Gesto Estratgica. E-mail: age@trt13.jus.br

Max Frederico Feitosa Guedes PereiraProduo e Reviso: Ncleo de Processo da Qualidade. E-mail: age@trt13.jus.br

Luiza Lcia de Farias Aires Leal, Mrcia ValrioPesquisas: TRT20, JFSC, SEBRAE

ANEXOS

ANEXO I KIT DE DESCARTE

KIT DE DESCARTE - LISTA DE OBJETOSITEM DESCRIO QUANTIDADE O QUE FAZER

1 Manual do Descarte 1 Leitura

2 Check-List doDescarte 4 cpias Usar como roteiro

3Cartaz de avisosobre o Dia doDescarte

2 Afixar na portadentro e fora.

4 Identificadores dasreas de Descarte 1 conjunto

Afixar junto rea

5 Lista de ObjetosDescartados 1Para auxiliar orelatrio

6Formulrio paraRelatrio deDescarte

1 Para auxiliar orelatrio

7Embalagens vaziaspara descarte caixase sacos

10 Usar para coleta eenvio

ANEXO II CHECK-LIST DE DESCARTE

N ITENS A SEREM VERIFICADOS OK

1 REA DO CAF OULANCHE

Materiais / alimentos no recomendveis parauso / esquecidos.Mantimentos e medicamentos fora da validade;Equipamentos, mveis e utenslios s/ serventia ousem condies de higiene.

2 MURAIS Papis desatualizados ou obsoletos.Papis inteis ou desatualizados colados emparedes/portas.

3 MESINHAS AUXILIARES

Rascunhos, arquivos, materiais de expediente,envelopes.Guias, listas desatualizadas.Papis desatualizados / obsoletos.

4 ARMRIOS/ ESTANTES

Livros, catlogos, peridicos, apostilas, relatrios,cdigos, revistas, guias, boletins, etc. sem utilidadeou desatualizados.Pastas, arquivos, livros de registro obsoletos ousem uso.

Materiais diversos desnecessrios, em mscondies, fora de validade ou obsoletos.

5 ARQUIVOS Pastas obsoletas, desatualizadas ou semutilidade.Pastas em ms condies de uso.

6 PASTASPapis sem utilidade.Papis obsoletos / desatualizados.

7 COMPUTADOR

Capas, fios, extenses, cabos de computador etc.sem uso.

Manuais de Software em excesso ou obsoletos.Disquetes avariados, sem utilidade / parados h +de 2 anos.

8 MESAS DEIMPRESSORA Excesso de papis, rascunhos, retrabalhos, etc.Peas quebradas, cartuchos vazios ou obsoletos.

9 MESAS

Excesso de documentos para examinar ouarquivar.Livros, revistas, cdigos, jornais, informativos, etc.Objetos pessoais de pouca utilidade / obstruindomovimentos.Objetos de adorno em excesso.Duplicidade de materiais de expediente.

0 GAVETAS

Rascunhos, modelos, materiais de expediente emexcesso, estragados ou em desuso.Objetos pessoais em excesso, sem uso ou fora davalidade.

11 SALAEquipamentos no utilizados / estragados.Mveis no utilizados / subutilizados / danificados.

12 DESCARTE VIRTUAL

Arquivos repetidos, desnecessrios,desatualizados ou obsoletos (no utilizados hmais de 2 anos).Informaes / dados no utilizados ou duplicadoem outro meio.Softwares desatualizados ou sem utilidade.E-mails sem importncia.

ANEXO III

MODELO DE CRONOGRAMA GERAL DOS TRABALHOS

N TAREFAS QUA27QUI 28

SEX 01

SEG04

TER05

QUA06

QUI 07

1 Registro fotogrfico da situao atual

2 Contatos prvio com Servios Gerais eInformtica

3 Contatos prvio com Patrimnio eArquivo

4 Aprovar Plano de Descarte da AGE

5 Divulgao do Dia D da AGE naIntranet

6 Distribuio do Kit de Descarte

7 Reunio de Sensibilizao

8 Dia D - Dia do Descarte eOrganizao Descarte Fsico

9 Dia D - Dia do Descarte eOrganizao Descarte Virtual

10 Redao do Relatrio Final a AGE 5DIAS

ANEXO IV LISTA DE OBJETOS DESCARTADOS

MATERIAL PERMANENTE

N DEORDEM TOMBAMENTO

DESCRIO DOMATERIAL

MOTIVO DALIBERAO

UNIDADEDESTINO

SETOR : _____________________________________________

RESPONSVEL : _____________________________________

ANEXO V LISTA DE OBJETOS DESCARTADOS

MATERIAL DE CONSUMO

QTDE N DOC/UNID DESCRIO DODOCUMENTO EXERCCIOMOTIVO DALIBERAO

UNIDADEDESTINO

TOTAL

SETOR : _____________________________________________

RESPONSVEL : _____________________________________

ANEXO VI FOMULRIO PARA RELATRIO DESCARTE

DESCARTE FSICO

NDICE DESCRIO QUANTIDADE UNIDADE1 Lixo retirado

2 Material reciclvel

3 Itens de material de consumo retirados oudescartados

4 Itens de material permanente retirados oudescartados

DESCARTE VIRTUAL

NDICE DESCRIO QUANTIDADE UNIDADE1 Megabytes de arquivos excludos dos

computadores e servidores da rede.2 Arquivos excludos3 CD`s descartados

4 Gigabytes de e-mails excludos no servio de e-mail corporativo

5 Nmero de e-mails excludos

SETOR : _____________________________________________

RESPONSVEL : _____________________________________