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Melhores Práticas de Conduta e ConformidadePara Parceiros de Negócios
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1. INTRODUÇÃO 03
2. OBJETIVO DESTA CARTILHA 04
2.1 Preâmbulo 04
2.2 Cooperação 04
3. ÂMBITO DE APLICAÇÃO 04
4. PROTEÇÃO AMBIENTAL 05
4.1 Criação e aplicação de sistemas de Gestão Ambiental 05
4.2 Postura ativa perante desafios ecológicos 05
4.3 Prevenção de danos ao ambiente e à saúde, produtos e processos com baixo consumo de recursos e emissões de gases de efeito estufa 05
4.4 Resíduos e reciclagem 06
4.5 Formação dos colaboradores sobre Gestão Ambiental 06
5. DIREITOS DOS TRABALHADORES 07
5.1 Direito de associação 07
5.2 Direitos humanos e discriminação 07
5.3 Trabalho forçado 07
5.4 Trabalho infantil 07
5.5 Remuneração e prestações 07
5.6 Jornada de trabalho 08
5.7 Proteção à saúde e segurança ocupacional 08
6. RELAÇÕES COMERCIAIS TRANSPARENTES 09
6.1 Prevenção de conflito de interesses 09
A Volkswagen do Brasil trabalha ativamente pela construção de um ambiente de negócios saudável, no qual organizações atuem de forma ética e contribuam para a disseminação de boas práticas de mercado. Uma missão que requer o envolvimento de todos ao longo de sua cadeia produtiva e o especial comprometimento de seus parceiros de negócios com a sustentabilidade.
Buscando apoiá-los, a Volkswagen do Brasil desenvolveu este material que destaca os aspectos mais relevantes quanto à ética nos negócios, à proteção ambiental, os direitos dos trabalhadores, dentre outros temas, indicando as regras importantes para o nosso relacionamento e as leis às quais estamos submetidos.
Nas próximas páginas estão descritos, por exemplo, a importância dos sistemas de Gestão Ambiental, cuidados para o oferecimento de Condições de Trabalho ou orientações para o Combate à Corrupção e Conflito de Interesses e também para a Prevenção à Lavagem de Dinheiro.
Convidamos a adotar este documento e disseminá-lo em sua empresa, como também a engajar-se no fortalecimento dos princípios aqui defendidos perante seus demais stakeholders.
Devemos conscientizar nossos
parceiros de negócios a agir em
conformidade com as melhores
práticas de Governança. Iremos
continuamente atuar sobre a cadeia
de fornecimento para atingirmos o
compromisso ético sustentável.
Josef Baumann
A Volkswagen do Brasil não pactua
com nenhum tipo de negócio ilícito e
preza pelo fortalecimento das práticas
concorrenciais justas, em conjunto
com a rede de concessionários,
mantendo respeito e foco nos nossos
clientes.
Jorge Portugal
David PowelsPresidente da Volkswagen do Brasil
6.2 Combate à corrupção 09
7. CONDUTA JUSTA NO MERCADO 11
7.1 Livre concorrência 11
7.2 Prevenção à lavagem de dinheiro - PLD 12
7.3 Fiscalizações de importações e exportações 13
8. CONSEQUÊNCIAS JURÍDICAS EM CASO DE VIOLAÇÕES DOS REQUISITOS 13
9. PROCESSOS DA VOLKSWAGEN PARA INCENTIVAR A CONFORMIDADE NAS RELAÇÕES COMERCIAIS 14
9.1 Business Partner Check - BPC 14
9.2 Sustentabilidade do negócio - Fornecedores 14
9.2.1 Monitoramento de Fornecedores atuais - Questionário de Sustentabilidade 15
Sumário
1. Introdução
Mensagem do Vice-Presidente de Suprimentos
Mensagem do Vice-Presidente de Vendas & Marketing
9.2.2 Auditoria em Fornecedores 15
9.3 Código de Conduta a parceiros de negócios 15
10. ESTRUTURAS DA VOLKSWAGEN EM PROL DA RESPONSABILIDADE SOCIAL E GOVERNANÇA CORPORATIVA 16
10.1 Governança, Risco e Compliance 16
10.2 Assuntos Jurídicos 17
10.3 Auditoria Interna 17
10.4 Fundação Volkswagen 18
10.5 Sustentabilidade e Responsabilidade Social Corporativa 18
11. INFORMAÇÃO NA INTERNET E CONTATO 19
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Proteção Ambiental
2. O objetivo desta cartilha
2.1 Preâmbulo
Os requisitos a seguir especificam as expectativas do Grupo
Volkswagen relativamente à orientação e à conduta dos parceiros
de negócios, no âmbito da sua atividade. Estes requisitos são
considerados a base do sucesso das relações comerciais entre o
Grupo Volkswagen e os seus parceiros.
2.2 Cooperação
Os requisitos orientam-se pelas convenções e disposições
nacionais e internacionais, pelos valores e normas internas.
Baseiam-se, nomeadamente, nos princípios do Global Compact
(Pacto Mundial das Nações Unidas) e da Carta Empresarial para o
Desenvolvimento Sustentável da Câmara Internacional de
Comércio (ICC), bem como nas convenções pertinentes da
Organização Internacional do Trabalho, sendo complementados
pela Política Ambiental da Volkswagen, pelas disposições e pelos
objetivos ambientais daí derivados, pela Política de Qualidade e
pela Declaração dos Direitos Sociais da Volkswagen.
Visando o sucesso e a sustentabilidade das atividades
operacionais, destacamo-nos da concorrência graças à qualidade
e ao valor dos nossos produtos e serviços. O êxito do Grupo
Volkswagen depende, em grande medida, dos seus parceiros
comerciais. Uma conduta justa entre parceiros cria relações
sólidas com benefícios para ambas as partes, daí a importância
que a Volkswagen atribui a cooperações estreitas. Para o Grupo, a
integridade, a justiça, a transparência e a parceria são valores
basilares em qualquer colaboração.
A Volkswagen defende uma conduta honrosa, honesta e
respeitante das normas nos negócios do dia a dia.
O mesmo se espera dos parceiros de negócios no que diz respeito,
em particular, aos direitos humanos, à proteção do trabalho, da
saúde e do ambiente e ao combate à corrupção.
Por este motivo, a Volkswagen espera que os parceiros de negócios
e os seus colaboradores atuem de forma responsável e se
comprometam a cumprir os requisitos expostos no presente
documento. Além disso, o Grupo Volkswagen espera que os seus
parceiros de negócios se empenhem no cumprimento dos
requisitos também por meio dos seus fornecedores. Esse
documento tem a finalidade meramente informativa.
Os requisitos de sustentabilidade aplicam-se a todas as relações empresariais
entre a Volkswagen e os seus parceiros de negócios.
A Volkswagen reserva-se ao direito de controlar o cumprimento dos referidos
requisitos, no local, junto do parceiro de negócios, mediante o apoio de
especialistas, apenas com aviso prévio e na presença de representante do
parceiro de negócios, no horário de expediente normal e em conformidade
com a legislação aplicável, em particular, a legislação relativa à proteção de
dados.
3. Âmbito de aplicação
4. Proteção ambientalA Volkswagen desenvolve, produz e comercializa automóveis em todo o mundo, visando a garantia da mobilidade individual. Esta empresa é responsável pela melhoria contínua da sustentabilidade ambiental dos seus produtos e pela diminuição do consumo dos recursos naturais considerando aspectos econômicos. Por este motivo, o cumprimento dos regimes e das disposições ambientais aplicáveis por parte dos parceiros comerciais em todos os países em que exercem atividade é mandatório. São requisitos vinculativos:
• A Política Ambiental da Volkswagen; • Os objetivos ambientais do desenvolvimento técnico; • As disposições constantes dos cadernos de encargos de componentes standard.
A Volkswagen espera igualmente dos seus parceiros de negócios a observação e o cumprimento dos seguintes aspectos:
4.1 Criação e aplicação de sistemas de Gestão AmbientalA gestão orientada para o meio ambiente é um dos objetivos prioritários da Volkswagen. A empresa espera de seus parceiros de negócios
um sistema de gestão ambiental que seja não apenas adequado à estrutura de cada empresa e de sua operação, mas que seja certificado e
esteja em conformidade com as normas e legislações existentes sobre o tema.
4.2 Postura ativa perante desafios ecológicosTemos uma postura cautelosa e visionária perante os desafios ecológicos. São tomadas medidas com vista à utilização responsável dos
recursos ambientais, devendo trabalhar-se no sentido de desenvolver e difundir tecnologias ecológicas.
Os desafios ecológicos são enfrentados pela Volkswagen com o devido cuidado e com antecipação. A empresa tem como objetivo
desenvolver e disseminar tecnologias que contribuam com a preservação ambiental e espera que seus parceiros de negócios tomem as
medidas necessárias para garantir que questões relativas ao tema sejam tratadas de maneira responsável, por exemplo, campanhas
internas de conscientização e educação ambiental.
4.3 Prevenção de danos ao ambiente e à saúde, produtos e processos com baixo consumo de recursos e emissões de gases de efeito estufa Os efeitos negativos sobre o ambiente e a saúde dos trabalhadores devem ser evitados por todos os parceiros de negócios ou mantidos ao
nível mais reduzido possível em todas as suas atividades. No desenvolvimento, na fabricação ou na fase de utilização de produtos, bem
como em outras atividades, deve-se buscar a economia de energia e matérias-primas, a minimização da emissão de gases de efeito estufa,
a utilização de recursos renováveis e a minimização dos danos ao ambiente e à saúde.
Cooperação,sustentabilidade e equidade entre colaboradores e parceiros.
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4.4 Resíduos e reciclagem Durante o desenvolvimento, a produção e utilização dos produtos, e de outras atividades, tem-se em consideração a reutilização e a reciclagem, bem como a eliminação segura e ecológica dos resíduos, minimizando sua geração.
4.5 Formação dos colaboradores sobre Gestão AmbientalOs colaboradores são informados, qualificados e motivados em conformidade com as suas funções sobre a proteção ambiental.
BOAS PRÁTICAS:
> Um parceiro de negócio opta por fazer uma substituição das embalagens descartáveis utilizadas em seu produto por caixas retornáveis, para reduzir o impacto ambiental.
> Visando aprimorar a formação dos empregados, um concessionário implanta um programa contínuo de educação composto por atividades teóricas e práticas com ênfase na proteção ambiental.
Legislações sobre o tema
A norma ABNT NBR ISO 14.001:2004 apresenta requisitos para a estruturação de um Sistema de Gestão Ambiental.
O IBAMA define por meio da IN. IBAMA nº 31, as atividades potencialmente poluidoras e utilizadoras de recursos naturais.
A Lei nº 6.938/1981 estabelece a Política Nacional do Meio Ambiente.
A Lei nº 9.605/1998 traz as sanções a serem aplicadas às atividades lesivas ao meio ambiente.
Temos ainda a Lei 12.305/2010 - Política Nacional de Resíduos Sólidos que estabelece princípios, objetivos, instrumentos e diretrizes para a gestão e gerenciamento dos resíduos sólidos, as responsabilidades dos geradores, do poder público, e dos consumidores, bem como os instrumentos econômicos aplicáveis.
5. Direitos dos trabalhadoresPara a Volkswagen, o respeito aos direitos humanos reconhecidos internacionalmente é a base de todas as relações profissionais. A Volkswagen apoia e incentiva expressamente seus parceiros comerciais a adotarem este fundamento comum em sua respectiva política empresarial, conforme previsto em sua “Declaração sobre direitos sociais e relações industriais na Volkswagen” (Carta Social). As seguintes disposições e o direito laboral do país em que o parceiro de negócio exerce atividade exigem especial respeito:
5.2 Direitos humanos e discriminação
Fica garantida a igualdade de oportunidades e tratamento, independentemente de raça, cor, sexo, religião, nacionalidade, orientação sexual, origem social ou geográfica e posições políticas, sempre com respeito aos princípios democráticos e a tolerância para com os que pensam de forma diferente. Como princípio geral, os trabalhadores são recrutados, contratados e promovidos com base em suas qualificações, capacidades e critérios objetivos.Para a Volkswagen, a observância aos direitos humanos constitui o alicerce de qualquer relação profissional, devendo ser respeitadas, a qualquer tempo, as disposições descritas neste documento, em conjunto com todas as regras aplicáveis de direito trabalhista.
5.3 Trabalho forçado A Volkswagen rejeita o emprego de mão de obra compulsória ou forçada incluindo a escravidão por dívidas e o trabalho involuntário de prisioneiros e entende que seus parceiros de negócios devem adotar o mesmo posicionamento.
5.4 Trabalho infantilNossos parceiros de negócios devem contribuir para a erradicação do trabalho infantil em todas as etapas de sua cadeia produtiva. Devem observar as disposições legais vigentes em cada país e respeitar a idade mínima para a admissão no trabalho.
5.5 Remuneração e prestações
A compensação e os benefícios a serem pagos pelo trabalho realizado deve corresponder, pelo menos, ao mínimo assegurado em lei. Em caso de ausência de disposições legais ou de um Acordo Coletivo específico, a compensação e os benefícios devem orientar-se pelos valores praticados segundo os acordos do setor a nível local, para que garantam um padrão de vida adequado aos empregados e suas famílias.
É reconhecido o direito fundamental que todos os trabalhadores têm de constituir sindicatos e órgãos de representação de interesse, bem como de afiliar-se aos mesmos. Sempre que este direito seja limitado pelas leis locais, devem fomentar-se possibilidades alternativas, em conformidade com a lei, em matéria de representação de trabalhadores.
5.1 Direito de associação
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A jornada de trabalho de nossos parceiros de negócios deve respeitar a Legislação Trabalhista do país onde estão instalados ou prestam serviços e atender também aos padrões mínimos do respectivo setor econômico, assim como aos acordos coletivos estabelecidos.
5.6 Jornada de trabalho
5.7 Proteção à saúde e segurança ocupacional
Legislações sobre o tema
No Brasil as Leis Trabalhistas são regradas pela Consolidação das Leis do Trabalho – CLT. DECRETO-LEI Nº 5.452, DE 1º DE MAIO DE 1943.
A Lei 8.069 de 13/07/1990 institui o Estatuto da Criança e do Adolescente, conhecido também como ECA, que é um conjunto de normas que tem como objetivo a proteção integral da criança e do adolescente, é o marco legal e regulatório dos direitos humanos de crianças e adolescentes.
Existem ainda as Normas Regulamentadoras (NR’s) do Ministério do Trabalho que impõem diversas regras relativas à segurança dos trabalhadores tais como a NR-5 que disciplina a Convenção Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA), a NR-10 que visa garantir a segurança de trabalhadores que interajam em instalações elétricas e serviços com eletricidade ou a NR-12 que estabelece requisitos mínimos para a utilização de máquinas e equipamentos.
BOAS PRÁTICAS:
> Contratação de jovens e aprendizes através de programas formais de estágio e outros tais como: Jovem Cidadão e Primeiro Emprego.
> Eliminar qualquer tipo de contratação informal de mão de obra.
6. Relações comerciais transparentesRelações sólidas entre parceiros de negócios são baseadas em confiança e igualdade de condições.
Os parceiros comerciais da Volkswagen
devem tomar decisões exclusivamente com
base em critérios objetivos, não se deixando
influenciar por relações e interesses pessoais
e não utilizando sua posição para adquirir
vantagem própria, para sua família,
para terceiros ou ainda, em prejuízo
da empresa.
6.1 Prevenção de conflitode interesses
6.2 Combate à corrupção
Cada País possui leis próprias a respeito do tema, mas os princípios que
orientam estas leis são universais.
A corrupção é geralmente entendida como o mal-uso do poder confiado a
uma pessoa na esfera profissional para benefício próprio ou de terceiros.
Isto inclui oferecer, dar, exigir ou aceitar contribuições como um incentivo
para realizar algum procedimento ligado ao negócio, mas que seja
desonesto, ilegal ou que constitua quebra de confiança.
É dever dos nossos parceiros de negócios estar em conformidade com os respectivos padrões nacionais de segurança e higiene, adotando as medidas necessárias para a construção de um ambiente saudável, seguro, com garantia de boas condições de trabalho.
EXEMPLOS DE CONFLITO:
> Um colaborador é responsável por adquirir novos equipamentos de informática e opta por contratar a empresa de seu irmão, pois entende que desta forma será mais fácil receber os produtos na data desejada.
> Um colaborador contrata o sobrinho como subordinado direto, indicando ainda que desta forma a empresa não precisaria realizar processo seletivo.
> Um colaborador deseja realizar uma festa particular e contrata a empresa de eventos que costuma atender sua empresa. Ele pede que a empresa lhe conceda os mesmos descontos que sua empresa obtém e inclusive, diz que desta forma as empresas poderão ter longos anos de parceria.
A Volkswagen apoia aos esforços nacionais e
internacionais no sentido de não se influenciar ou
deturpar a concorrência através de subornos, e também
rejeita condutas corruptas e que prejudiquem a empresa. A
Volkswagen exige dos seus parceiros comerciais que estes
rejeitem e evitem qualquer forma de corrupção,
nomeadamente, os “Facilitation Payments” (pagamentos
para acelerar atos administrativos rotineiros). Os parceiros
de negócios devem garantir que os seus colaboradores,
subcontratantes ou representantes não concedem e não
oferecem subornos, doações ilícitas e outros
pagamentos ilícitos, ou vantagens a clientes,
funcionários públicos e outros terceiros,
nem os aceitam dos mesmos.
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Legislações sobre o tema
No Brasil, a Lei nº 12.846/2013 dispõe sobre a responsabilização administrativa e civil de pessoas jurídicas pela prática de atos contra a administração pública, nacional ou estrangeira, complementada pelo Decreto nº 8.420/15 que regulamenta programas de Compliance.
Além disso, outras leis devem ser observadas como a Lei nº 8.666/1993 que disciplina os processos de licitação, a Lei nº 8.429/1992 que trata da improbidade administrativa e o Código de Ética da Administração Pública Federal, por exemplo.
Legislações sobre o tema
No Brasil, as infrações relativas à Lei de Defesa da Concorrência são regradas pela Lei 12.529/2011 que estrutura o sistema Brasileiro de Defesa da Concorrência e dispõe sobre a prevenção e a repressão às infrações contra a ordem econômica, estão sob a responsabilidade do Conselho Administrativo de Defesa Econômica – CADE, autarquia federal vinculada ao Ministério da Justiça.
EXEMPLOS DE IRREGULARIDADES:
> Um fabricante de peças automotivas pretende realizar a exportação de produtos para um novo mercado e opta pela contratação de um agente local que possui contato com funcionários do porto onde serão desembarcadas as mercadorias e poderia facilitar o diálogo por meio de troca de favores.
> Assessores de um político consultam uma empresa de peças automotivas sobre o interesse em realizar uma doação para uma causa na região onde estão localizadas suas instalações, tendo como contrapartida a garantia de que não ocorrerão visitas de órgãos de fiscalização nos próximos anos.
EXEMPLO DE ACORDO HORIZONTAL ILÍCITO: > Dois fabricantes de peças compartilham informações sobre sua capacidade de produção para que possam definir em conjunto a estratégia contra um terceiro concorrente.
EXEMPLO DE ACORDO VERTICAL ILÍCITO: > Um fabricante de peças determina para os seus varejistas que vendam uma determinada peça por um preço “pré-determinado”, ou respeitando um “teto” máximo de valor, sob ameaça de encerramento de seu vínculo contratual.
PENALIZAÇÃO PREVISTA NA LEI: > Ao praticar ato que foi considerado uma violação à Lei de Defesa da Concorrência como formação de cartel, um executivo pode ser obrigado a pagar multa equivalente a 20% do valor da multa imposta à empresa em que ele atua, e a empresa pode ser multada no equivalente a 20% do faturamento bruto obtido no ano anterior à abertura do processo.
Adotar uma postura anticorrupção significa, para um
profissional, repudiar a sua prática não apenas no desempenho
de seu trabalho, mas também em seu tempo livre, em qualquer
local e em qualquer situação.
A Volkswagen espera de seus parceiros de negócios uma postura
firme quanto à corrupção e a orientação contínua a todos os
profissionais envolvidos em suas atividades para que se
abstenham de tais práticas e comuniquem qualquer indício de
sua ocorrência, incluindo os pagamentos de facilitação, isto é,
aqueles realizados para acelerar atos administrativos rotineiros.
Algumas das situações que podem favorecer a corrupção e,
portanto, demandam cuidado são:
• A contratação de consultores externos e agentes;
• Os patrocínios e as doações em geral;
• As concessões de presentes e hospitalidades;
• Os trâmites para a concessão de licenças ou certificados
emitidos pelo governo;
• As contribuições feitas a agentes públicos e parceiros de
negócios;
• A realização de pagamentos para acelerar processos junto
a órgãos do governo, os chamados pagamentos de
facilitação;
• A cobrança de taxas de comissão e exigência de não
contabilização de pagamentos.
A Volkswagen incentiva que seus parceiros de negócios tenham
ações preventivas no combate à corrupção, e a influencia com
boas práticas divulgando sua cartilha “Práticas Anticorrupção”,
treinamentos e eventos.
7. Conduta justa no mercado
A Volkswagen exige dos seus parceiros comerciais que estes cumpram as leis de defesa da concorrência e prevenção à formação de cartéis. Em particular, os parceiros de negócios não deverão celebrar acordos contrários à concorrência com empresas concorrentes, fornecedores, clientes ou outros terceiros, nem abusar de uma possível posição dominante no mercado.
A Volkswagen entende que seus parceiros comerciais têm o dever
de atuar em conformidade com a Lei de Defesa da Concorrência,
sendo proibidos quaisquer acordos entre empresas que possam
limitar ou prejudicar a competição ou signifiquem abuso de
posição dominante no mercado.
A preservação da justa concorrência compreende a proibição de
determinados acordos entre parceiros comerciais, sejam os
horizontais, isto é, aqueles praticados entre concorrentes ou os
verticais, aqueles entre empresas de diferentes níveis na cadeia
de distribuição.
Empresas que possuam posição dominante estão proibidas de
adotar tratamento discriminatório perante outras empresas sem
qualquer razão aparente.
A Volkswagen incentiva que seus parceiros de negócios tenham
ações para preservar a justa concorrência, e os influencia com
boas práticas divulgando sua cartilha “Lei de Defesa da
Concorrência”, treinamentos e eventos.
Como proceder:
Ao dividir espaço com concorrentes tais como em reuniões de
associações de classe, convenções, entre outros eventos, você
deve abster-se de temas como estratégia de preços e divisão de
mercados, entre outros. Caso ocorra, o diálogo deve ser
imediatamente interrompido e se persistir, você deve retirar-se
da reunião fazendo inclusive constar na ata o motivo de sua saída.
Seja também cuidadoso ao preparar documentos, evite
expressões que possam prejudicar a reputação de sua empresa ou
de qualquer outra com a qual se relacione.
Caso sua empresa venha a receber uma visita para inspeção ou
busca por documentos, você deve informar imediatamente à área
de Assuntos Jurídicos através dos meios disponíveis e não deve
destruir ou apagar qualquer informação.
7.1 Livre concorrência
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O termo “Lavagem de Dinheiro” consiste em integrar recursos de
origem ilícita ao Sistema Financeiro Nacional com o objetivo de
fazer com que sua procedência pareça legal. O tráfico de drogas,
o comércio ilegal de mercadorias, a corrupção ou fraude
corporativa, entre outras ações contrárias à lei, podem
desencadear uma operação de lavagem de dinheiro.
Os parceiros comerciais da Volkswagen devem manter relações
profissionais apenas com empresas e profissionais íntegros,
sendo sua responsabilidade garantir que as disposições legais
acerca da Lavagem de Dinheiro não sejam violadas ao longo de
sua cadeia de produção.
Suas atribuições incluem trabalhar para que os produtos e
serviços da Volkswagen jamais sejam utilizados para a prática de
lavagem de dinheiro e colaborar com as autoridades sempre que
necessário.
Em qualquer situação, a descrição e valor das mercadorias devem
corresponder à realidade, com respectivo pagamento dos
tributos correspondentes. Nenhuma espécie de contrabando ou
evasão fiscal deve ser tolerada.
7.2 Prevenção à lavagem de dinheiro – PLD
7.3 Fiscalizações de importações e exportações
Os parceiros de negócios, especialmente concessionários, só devem manter relações comerciais em que estejam convencidos de sua total integridade. Devem cuidar para que as disposições legais em vigor contra lavagem de dinheiro não sejam violadas.
Na importação e exportação de mercadorias e serviços, os parceiros comerciais deverão cumprir todas as leis válidas e aplicáveis.
Atenção:
> O prefeito de uma cidade deseja adquirir um veículo. Neste caso é necessário que o vendedor obtenha uma autorização formal antes de concretizar o negócio, pois este cliente é considerado PEP – Pessoa Exposta Politicamente, conforme previsto na Lei que trata sobre o tema.
> Ao identificar uma das situações que, segundo a lei, devem ser reportadas ao COAF - Conselho de Controle de Atividades Financeiras, o vendedor deve não apenas manter a confidencialidade como assegurar-se que o bom relacionamento comercial seja mantido.
Devem ainda oferecer orientação adequada a todos os seus
profissionais e garantir a observância dos seguintes cuidados:
> Manutenção do Cadastro de Vendas e Clientes: compreende
o correto registro e armazenamento de informações cadastrais
de clientes e das operações realizadas, conforme os padrões
estabelecidos em lei.
> Comunicações ao Conselho de Controle de Atividades Financeiras – COAF: para que a empresa tenha mais
segurança de que suas atividades não contribuem com a
Lavagem de Dinheiro, devem ser realizadas as devidas
comunicações ao COAF (órgão criado no âmbito do Ministério
da Fazenda) em transações com pagamento em espécie ou
quando haja indícios de lavagem.
> Pessoas Expostas Politicamente – PEP: ao interagir com os
clientes, há um cuidado adicional que deve ser observado.
Busque identificar se ele é uma Pessoa Exposta Politicamente -
PEP, isto é, um agente público que desempenhe ou tenha
desempenhado, nos últimos cinco anos, no Brasil ou em
países, territórios e dependências estrangeiras, cargos,
empregos ou funções públicas relevantes, assim como seus
representantes, familiares e estreitos colaboradores. São
exemplos de Pessoas Expostas Politicamente os empregados de
empresas públicas ou de economia mista, membros do Poder
Executivo ou Judiciário, entre outros.
Legislações sobre o tema
No Brasil, as leis nº 9.613/98 e nº 12.683/12 tratam dos crimes de lavagem ou ocultação de bens, direitos e valores e previnem a utilização do sistema financeiro nacional para a prática de atos ilícitos.
Complementarmente, devem ser consultadas as resoluções emitidas pelo COAF para determinar os procedimentos a serem adotados em situações mais específicas:
Resolução Nº 15/2007: trata de operações ou propostas ligadas ao terrorismo ou seu financiamento.
Resolução Nº 16/2007: referente a operações ou propostas de operações realizadas por Pessoas Expostas Politicamente - PEP.
Resolução Nº 25/2013: cita a comercialização de bens de luxo, de alto valor ou sobre sua intermediação.
Em caso de identificação de Pessoa Exposta Politicamente você
deve solicitar a autorização formal da empresa antes de
prosseguir com o atendimento.
Alguns ramos de negócio, por suas características, são
vulneráveis a serem usados como instrumentos de lavagem de
dinheiro, por exemplo, agência de publicidade, consultorias,
entre outros e devem atentar para não se envolver
inadvertidamente em atos ilícitos.
Recomenda-se que a contratação deste tipo de serviço seja
precedida por verificação de integridade reputacional do
parceiro e escopo de trabalho claramente definido em contrato.
8. Consequências jurídicas em caso de violações dos requisitos
A Volkswagen considera que o cumprimento dos requisitos
presentes neste documento por parte de seus parceiros
comerciais, é fundamental para a manutenção da relação
contratual mantida com cada um deles.
Em caso de não cumprimento dos presentes requisitos, a
Volkswagen reserva-se o direito de encerrar o seu contrato
estabelecido ou Pedido de Compra mediante rescisão
extraordinária. Compete à Volkswagen decidir sobre a aplicação
desta consequência ou optar por medidas alternativas, caso
sejam adotadas ações capazes de prevenir ocorrências futuras.
9. Processos internos da Volkswagen para incentivar a conformidade nas relações comerciais
9.1 Business Partner Check – BPC
9.2 Sustentabilidade do negócio - Fornecedores
O Business Partner Check - BPC é um processo de pesquisa
reputacional que objetiva resguardar a Volkswagen de relações
comerciais com novos e atuais parceiros que possam estar
envolvidos com trabalho infantil, trabalho degradante ou análogo
à escravidão, lavagem de dinheiro e associação ao crime, entre
outros casos.
Consiste na consolidação de informações acerca do perfil da
empresa pesquisada com base em bancos de dados públicos e
também em informações disponíveis na mídia.
Todas as pesquisas realizadas estão absolutamente amparadas
pela legalidade e a identificação de um ponto de atenção pode
ensejar o aprofundamento da pesquisa. Em caso de identificação
de uma não conformidade pode ocorrer o rompimento da relação
comercial.
Por meio deste processo, composto pelo preenchimento de um
questionário, pelo desenvolvimento de uma pesquisa básica e
pela condução de Due diligence avançado, a Volkswagen busca não
apenas atuar de acordo com a Lei, mas também preservar seus
valores e sua imagem.
A Volkswagen estabeleceu as Condições Especiais de Compra para Fornecimento Sustentável junto a seus fornecedores, que devem ser sempre observadas. Importante ressaltar que além de contribuir para um relacionamento mais longo e duradouro, estas condições garantem processos de fornecimento confiáveis e competitivos.
Reforçamos nosso compromisso de realizar negócios
exclusivamente com empresas que tenham boa reputação, adotem
posicionamento ético e respeitem seus empregados,
fornecedores, clientes e demais partes interessadas.
9.2.1 Monitoramento de Fornecedores atuais - Questionário de Sustentabilidade
Todos os fornecedores são solicitados a preencher um questionário de Sustentabilidade do Grupo Volkswagen, que tem como objetivo estabelecer uma base sólida e bem sucedida de negócio.
Para os casos em que for identificada alguma inconsistência e/ou suspeita de violação das regras contratuais, ou quando ocorre o não preenchimento, é enviado ao fornecedor o “Relatório 6D”, o qual contempla seis questões a serem respondidas, que serão posteriormente analisadas pela Volkswagen (comitê estabelecido pela empresa, com foco e experiência em garantir as questões de sustentabilidade e seu impacto).
Com base no relatório apresentado, um plano de ação poderá ser estabelecido para regularizar a situação junto ao fornecedor, garantindo com isso a conformidade da relação comercial.
9.2.2 Auditoria em Fornecedores
Visando assegurar o cumprimento das Condições Especiais de Compra para Fornecimento Sustentável, deve ser possibilitada à Volkswagen a verificação dos processos de produção no local em que ocorrem e visitas às instalações dos subfornecedores de toda a cadeia produtiva.
Os fornecedores devem ainda, sempre que solicitado, apresentar toda a informação necessária para a avaliação e a manutenção de sua capacidade econômica e financeira para atendimento do pedido de compra.
Ao final da visita ao fornecedor, um relatório contendo as informações é reportado e caso alguma inconsistência for identificada, um plano de ação é elaborado em conjunto para que a situação seja regularizada.
A Volkswagen incentiva que seus fornecedores e concessionários repliquem esta estratégia nos demais níveis da cadeia de fornecimento, para que o alcance destas medidas proteja a todos contra danos reputacionais.
9.3 Código de Conduta a parceiros de negócios
É aconselhável que os parceiros de negócios da Volkswagen implementem um Código de Conduta e estabeleçam um Programa de Compliance para que possam contribuir com o compromisso público de Combate à Corrupção e Conflito de Interesse, o cumprimento da Lei de Defesa da Concorrência e Prevenção à Lavagem de Dinheiro, entre outros.
Cada parceiro de negócio possui liberdade para estabelecer suas próprias regras de conduta, entretanto, estas regras não devem contrariar aquelas estabelecidas pela Volkswagen sob pena de descontinuidade das relações comerciais.
O Código de Conduta da Volkswagen estabelece, por exemplo, o absoluto respeito pelos direitos humanos e princípios sociais básicos, a defesa da concorrência justa e leal, a proteção ao meio ambiente e a responsabilidade social.
Os parceiros de negócios devem ainda garantir que seus representantes não sejam e não se tornem membros do governo durante a vigência do contrato, sendo que em caso de ocorrência devem comunicar imediatamente a Volkswagen para revisão das relações comerciais.
BOAS PRÁTICAS:
> Um parceiro de negócio da Volkswagen, visando estar de acordo com os procedimentos de Compliance, mantém seu Código de Conduta sempre atualizado e disponibiliza a seus colaboradores um canal para que possam se comunicar com a empresa confidencialmente a respeito de condutas inadequadas e não conformidades.
EXEMPLO:
> Uma determinada empresa é fornecedora da Volkswagen. Após realização de pesquisas sobre a mesma, o resultado obtido é que a empresa apresenta determinada restrição. Neste caso será emitido um parecer para a área responsável, que deverá analisar (i) a suspensão do serviço ou (ii) elaborar um plano de ação para regularizar a situação e dar continuidade à prestação de serviço e complementarmente preencher uma Análise de Risco.
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> Programas, planos e objetivos pretendidos pela corporação são alcançados efetivamente e corretamente cumpridos.
> Os controles internos nas áreas funcionais e a organização de tarefas são consistentes e funcionam confiavelmente.
> A gerência observa sua responsabilidade de liderança quanto às determinações dos sistemas de controle interno.
> Os princípios de viabilidade econômica e rentabilidade são observados.
> Os bens do ativo estão suficientemente seguros.
10. Volkswagen em prol da responsabilidade social e governança corporativa
10.1 Governança, Risco e Compliance
A área de Governança, Risco & Compliance - GRC tem como objetivo garantir a conformidade na execução das atividades da Volkswagen e, para isto, desenvolve uma série de iniciativas voltadas para que seus empregados, prestadores de serviços, parceiros de negócios, fornecedores e concessionários adotem comportamentos exclusivamente éticos e para o pleno cumprimento de leis, normas e regulamentos.
O programa de compliance conduzido pela Volkswagen baseia-se nas ações de Comunicação, Treinamento e Consultoria e oferece conteúdo atual e relevante a todos, com o intuito de fortalecer a cultura da conformidade.
10.2 Assuntos Jurídicos
Prover soluções jurídicas voltadas à defesa e preservação dos direitos e interesses da empresa, de seus sócios, sua diretoria e, assim, contribuir para o alcance dos objetivos estratégicos, agregando valor ao produto e gerando resultados, esta é a missão da área de Assuntos Jurídicos.
A área atua também com foco no relacionamento com nossos parceiros de negócios e desenvolvendo atividades de suporte em diversos segmentos, por exemplo:
10.3 Auditoria Interna
A Auditoria Interna analisa e avalia os processos e controles internos, o gerenciamento dos riscos e os processos de governança corporativos sugerindo melhorias, auxiliando as áreas a executarem suas tarefas com eficiência e regularidade através da aplicação de uma abordagem sistemática, não operacional. Deve ainda prevenir e identificar possíveis fraudes, que prejudicam as relações comerciais e a imagem da empresa.
A Auditoria Interna deve analisar através do seu trabalho se:
Governança: conjunto de práticas que
regulam como a empresa é gerenciada
Compliance: assegurar a conformidade
Gestão de Risco: avaliação e prevenção de
eventos que impactam negativamente os
negócios
Controles Internos: mapeamento de processos
com foco em políticas e procedimentos
Maior capacidade de prevenção
Diminuição dos impactos e redução de perdas resultantes
da concretização dos riscos
Otimização de recursos e implementação de ações
mitigadoras mais eficientes
Maior probabilidade de atingimento dos objetivos da
organização
Todo o trabalho desenvolvido por GRC tem como base a integração e disseminação dos seguintes conceitos:
Como seus principais objetivos, se destacam:
O processo de Gerenciamento de Risco (Risk Management) conduzido pela Volkswagen visa, em um cenário de incertezas, determinar o apetite ao risco desejado pela organização, alinhado aos seus objetivos estratégicos na busca de criação de valor e crescimento sustentável do negócio. Envolve um estudo dos objetivos da organização, a identificação detalhada dos possíveis riscos, a avaliação dos seus potenciais impactos, a implementação de medidas de controle para reduzi-los ou eliminá-los e a verificação da efetividade de tais medidas.
A Volkswagen incentiva e estimula que seus parceiros de negócios tenham práticas de gestão de risco.
> Assuntos concorrenciais e de antitruste: assuntos relacionados a cartéis e abuso de posição dominante, repressão às infrações contra a ordem econômica, bem como o controle das concentrações de mercado.
> Concessão Comercial: assuntos ligados a ASSOBRAV - Associação Brasileira de Distribuidores Volkswagen, convenções de marca, nomeação e cancelamento de concessionários, cobranças de créditos, relacionamento comercial com a rede de concessionários.
> Contratos e relação com fornecedor: formalização de contratos diversos e auxílio à área de Compras na negociação com fornecedores nacionais ou estrangeiros.
> Propriedade Intelectual: assuntos relacionados a marcas, patentes, desenhos industriais, inovação, nomes de domínio, direitos autorais e segredos de negócio.
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10.4 Fundação Volkswagen
Desde o início de suas atividades no país, há mais de 50
anos, a Volkswagen do Brasil realiza e incentiva práticas
sociais voltadas aos seus empregados e à comunidade em
geral. Foi com essa postura que a Fundação Volkswagen
nasceu.
A Fundação Volkswagen tem como missão promover e
realizar ações que contribuam para a melhoria da
qualidade da educação pública e que fomentem o
desenvolvimento social de comunidades de baixa renda.
A estratégia de atuação da Fundação Volkswagen baseia-
se em dois pilares: o pilar da Educação – cujo objetivo
principal é a garantia do direito à educação de qualidade
para crianças e adolescentes – e o do Desenvolvimento
Social.
Por acreditar que somente por meio de parcerias entre
os setores público, privado e a sociedade civil será
possível promover transformações sociais, a Fundação
Volkswagen une-se a secretarias municipais de
educação, cultura e assistência social, além de
universidades e Organizações Não Governamentais
(ONGs) para, conjuntamente, implementar projetos que
influenciem políticas públicas e que sejam sustentáveis a
longo prazo.
10.5 Sustentabilidade e Responsabilidade Social Corporativa
A Sustentabilidade e Responsabilidade
Corporativa fazem parte do DNA da
Volkswagen, que investe em processos
produtivos e produtos cada vez mais
sustentáveis. A eficiência energética é
outro dos objetivos da empresa, assim, a
Volkswagen investe em tecnologias
inovadoras, além de desenvolver e apoiar
iniciativas em benefício de seus
empregados e da comunidade.
A relação da Volkswagen com a
sustentabilidade é levada a sério, o tema
“Sustentabilidade como Princípio de
Gestão” foi inserido no mapa estratégico
da empresa, junto do desafio de ser
desenvolvido e disseminado por toda a
empresa, de maneira participativa e
descentralizada. Com o intuito de medir e
gerenciar o tema, foram estabelecidos
objetivos e métricas específicos para a
responsabilidade corporativa e a
11. Informação na internet e contato
C PI: 1165
InstItucIonal
www.vw.com.br/pt/institucional.html
Governança corporatIva e audItorIa Interna
www.vw.com.br/pt/institucional/governanca_corporativa.html
sustentabIlIdade no relacIonamento com Fornecedores
canal de contato rede de concessIonárIos
Iniciativas deSustentabilidade e
Responsabilidade estão presentes no
mapa estratégico daVolkswagen
Fotos: Banco de Imagens da Volkswagen, Domínio público e Licença Creative Commons, capa: Marcel Aniceto - CC (composition), Nick Harris - CC (grass) e Ken Teegardin (hand/world); p4-5: Marcel Aniceto - CC (composition), Giang Ho Thi Hoàng - CC (left), Pison Jaujip - CC (ants), Ranobir Mitra Basunia - CC (ladybug); p.6: University of Exeter - CC; p.15:Pui Shan Chan - CC (handshake).
Crianças brincam em um dos projetos assistidos pelaFundação Volkswagen
sustentabilidade.
A Volkswagen tem um papel fundamental em relação à
responsabilidade socioambiental. Em 2013, adotou o “Think
Blue. Factory”, programa que visa à redução em 25% de cinco
indicadores: consumo de energia, consumo de água, geração de
resíduos, emissão de CO2 e emissão de solventes. O programa,
que faz parte da estratégia da empresa, garante benefícios para a
empresa, seus colaboradores, clientes, meio ambiente e
sociedade.
Desde 2009, a empresa utiliza os Indicadores Ethos, uma
ferramenta que promove um diagnóstico de responsabilidade
social empresarial e que orienta as empresas no processo de
desenvolvimento da sustentabilidade como princípio de gestão.
Em 2013 foi elaborado o primeiro Anuário de Responsabilidade
Corporativa, os indicadores considerados materiais ao negócio
começaram a ser monitorados e gerenciados. O anuário é
utilizado como instrumento de exposição e transparência na
consolidação do seu processo de gestão de sustentabilidade,
perante seus stakeholders.
Com isso, a Volkswagen do Brasil espera, também, ampliar os
estímulos à adoção de práticas sustentáveis por seus fornecedores
e concessionárias, incentivando a adotar compromissos
voluntários em sua estratégia de negócios.
canaIs de denúncIa volkswaGen
Hot-line: 0800 770 5 [email protected]
Estrada Marginal da Via Anchieta, KM 23,5 Bairro Demarchi - CPI 1013
São Bernardo do Campo - SPCEP 09.823 – 901
ombudsman
www.ombudsmen-of-volkswagen.com
Das Auto.
Edição: Maio/2015
elaboração: Volkswagen do Brasil (Governança, Risco & Compliance)[email protected]
desIGn: Nova Didática Desenvolvimento de Soluções para Capacitação Ltda.www.ndidatica.com.br
