Metadados Para Gerenciamento Eletrônico%C3%B4nico de Car%C3%A1ter

DataGramaZero - Revista de Cincia da Informao - Artigo 04

DataGramaZero - Revista de Cincia da Informao - v.4 n.4 ago/03 ARTIGO 04

Metadados para o gerenciamento eletrnico de documentos de carter arquivstico - GED/A: estudo comparativo de modelos e formulao de uma proposta preliminar

Metadata for Electronic Records Management: a comparative study of models and formulation of a preliminary proposition por Katia P. Thomaz e Vilma Moreira dos Santos

Resumo: O artigo apresenta uma anlise comparativa dos modelos de metadados produzidos pelos principais projetos de manuteno de documentos eletrnicos de arquivo. Esses projetos foram utilizados como referencial terico-metodolgico para uma pesquisa de doutorado sobre a problemtica do documento eletrnico de arquivo, em andamento na Escola de Cincia da Informao da Universidade Federal de Minas Gerais. Alm de divulgar os estudos j realizados no escopo dessa pesquisa, o artigo tem como objetivo submeter apreciao da comunidade acadmica e dos profissionais ligados ao campo da arquivstica um modelo preliminar de metadados para o gerenciamento eletrnico de documentos de carter arquivstico. A expectativa promover a discusso acadmica em torno do tema e motivar o envio de crticas e sugestes que possam contribuir para o desenvolvimento da pesquisa. Palavras-chave: Arquivologia; Gesto de Documentos de Arquivo; Gesto Eletrnica de Documentos de Arquivo; Documento Eletrnico de Arquivo; Metadados.

Abstract: This article presents a comparative study of metadata models proposed by some of the main projects on electronic recordkeeping. These projects were analysed in order to formulate the theoretical and methodological basis for a doctoral research project on the matter, which is being executed at School of Information Science of Federal University of Minas Gerais, Brazil. The aim of this article is to make public and discuss the preliminary results of the research. Keywords: Archival Science; Records Management; Electronic Recordkeeping; Electronic Record; Metadata.

1. Introduo

Em janeiro de 1991, pesquisadores de vrias reas do conhecimento e de diferentes pases se reuniram em Washington, por iniciativa da National Historical Publications and Records Comission - NHPRC, rgo vinculado ao National Archives and Records Administration - NARA. Os participantes desse encontro tiveram como objetivo debater temas relacionados ao gerenciamento de documentos eletrnicos de carter arquivstico e produziram, ao final do encontro, uma agenda contendo vrios itens a serem priorizados nas pesquisas da dcada que se iniciava (NARA/NHPRC, 2000).

O encontro de Washington pode ser considerado um marco no desenvolvimento da pesquisa no campo dos documentos eletrnicos de arquivo, pois, pela primeira vez, foi sistematizada uma agenda de pesquisa que se desdobrou em projetos em vrias instituies acadmicas e arquivsticas. Alguns desses projetos foram considerados fundamentais para compor o referencial terico do projeto de pesquisa para admisso no PPGCI [1], nvel de doutorado, levando-se em conta o carter acadmico dos mesmos e a sua repercusso em eventos da rea.

Nesse artigo pretende-se desenvolver uma anlise comparativa desses projetos, de modo a se obter um embasamento terico-metodolgico para a elaborao de um modelo conceitual de metadados, objetivo principal da pesquisa de doutorado, ora em andamento. Os projetos selecionados para estudo foram os seguintes:

http://www.dgz.org.br/ago03/Art_04.htm (1 of 25)8/8/2005 08:27:29


* Functional Requirements for Evidence in Recordkeeping- 1993 a 1996 (coordenado por Richardo Cox, da Universidade de Pittsburgh, USA);

* Strategic Partnerships with Industry - Research & Training SPIRT 1998 a 1999 (coordenado por Sue McKemmish da Universidade de Monash, Austrlia);

* International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems - InterPARES - 1999 a 2001 (coordenado por Luciana Duranti, da Universidade de British Columbia, Canad).

Tentando cobrir o escopo mnimo necessrio para a compreenso dos assuntos tratados, o artigo foi estruturado nos seguintes tpicos:

* o contexto do gerenciamento eletrnico de documentos de carter arquivstivo - GED/A

* metadados para preservao de objetos digitais

* o modelo de referncia Open Archival Information System (OAIS), um ponto de partida potencial para a construo de uma estrutura de metadados de preservao digital

* estudo comparativo dos projetos de manuteno de documentos eletrnicos de carter arquivstico

* um modelo preliminar de metadados para gerenciamento eletrnico de documentos de carter arquivstico.

Cabe ressaltar o carter preliminar desses estudos, uma vez que a pesquisa encontra-se em andamento. A nossa expectativa promover a discusso acadmica em torno do tema e motivar o envio de crticas e sugestes que possam contribuir para o desenvolvimento desta pesquisa [2].

2. O contexto do gerenciamento eletrnico de documentos de carter arquivstico - GED/A

No ambiente manual, os documentos provenientes das funes ou dos processos de uma organizao tm sido mantidos sempre juntos num "sistema de gerenciamento de documentos de arquivo". Tais sistemas tm funcionado como suporte aos responsveis pelos processos e suas transaes e tm, como principal objetivo, preservar os documentos em seus componentes individuais (isto , contedo, estrutura e contexto) bem como sua relao dentro de uma srie histrica de eventos para que se possam reconstruir fatos, eventos ou transaes com a confiana necessria. Essas caractersticas so cruciais para a preservao da provenincia e do valor de prova. (NARA/NHRPC, 1999)

RECORDS MANAGEMENT

TRADITIONAL RECORDS

ELECTRONICS RECORDS MANAGEMENTS



MANAGEMENTS

Todos os suportes,

inclusive papel

ELECTRONIC RECORDKEEPING

Somente eletrnico

MANUAL AUTOMATIZADO

FIGURA 1 - O contexto do records management (gesto de documentos de arquivo), segundo o NARA/NHRPC (2000).

A FIG. 1 ilustra as disciplinas do campo do records management, num modelo proposto pelo NARA/NHPRC (2000). Os termos dessa figura so assim conceituados:

* records management: planejamento, controle, direcionamento, organizao, treinamento, promoo e outras atividades gerenciais envolvidas na criao, manuteno, uso, e eliminao dos documentos de arquivo com vistas a atingir a adequada e correta documentao das polticas e transaes do governo federal;* electronic records management: utilizao de tcnicas automatizadas para gerenciar documentos de arquivo, independentemente de seu formato; termo mais abrangente para se referir ao gerenciamento, por meios eletrnicos, de documentos em formatos variados, sejam eles eletrnicos, papel, microforma, etc;

* electronic recordkeeping: processos automatizados para gerenciar os documentos eletrnicos de arquivo de uma agncia do governo; tratam da preservao do contedo, contexto e estrutura do documento eletrnico atravs do tempo.

Segundo a proposta do NARA, o termo "records management" est abrigando a gesto de documentos nos moldes tradicionais, em que as operaes se davam manualmente, como tambm o uso de recursos eletrnicos para o gerenciamento de documentos eletrnicos e outros suportes. Para esse ltimo caso, o NARA prope o termo "electronic records management", cujo conceito poderia ser representado em lngua portuguesa pelo termo gerenciamento eletrnico de documentos de carter arquivstico e pela sigla GED/A. Verifica-se, tambm, que o termo "electronic recordkeeping", ainda segundo o NARA, est sendo usado para designar a parte desse gerenciamento eletrnico que trata dos documentos efetivamente eletrnicos.

O estudo da literatura tem-nos levado a inferir que o termo "keeping" vem sendo empregado para se referir apenas sistemtica de manuteno de documentos de arquivo, excluindo os processos gerenciais de planejamento e administrao. Os projetos analisados neste artigo adotam o termo "recordkeeping" (sem o adjetivo "electronic") para incorporar, dentro dessa sistemtica de manuteno, os documentos em suporte no eletrnico.

Considerando o exposto, estamos adotando ao longo deste artigo as seguintes tradues:

* records management gesto de documentos de arquivo;

* electronic records management gesto eletrnica de documentos de arquivo ou simplesmente GED/A;

* recordkeeping manuteno de documentos de arquivo;



* electronic recordkeeping - manuteno de documentos eletrnicos de arquivo.

Os projetos analisados neste artigo e os principais autores do campo da arquivstica tm defendido a abordagem de metadados para o gerenciamento eletrnico de documentos de arquivo, por considerarem mais adequada nova realidade do alto volume de informao e complexidade do ambiente eletrnico. O grande desafio est na identificao das caractersticas do mundo real e virtual (dos computadores) a serem preservadas.

3. Metadados para preservao digital

O termo metadados antecede a Web tendo, aparentemente, sido cunhado por Jack Myers nos anos 60 para descrever arquivos eletrnicos (MILSTEAD & FELDMAN, 1999) mas comeou a aparecer mais freqentemente na literatura sobre Sistemas Gerenciadores de Banco de Dados (SGBD) nos anos 80, para descrever as caractersticas das informaes armazenadas nos bancos de dados (VELLUCCI, 1998, p. 191).

No domnio dos SGBD's, os metadados so definidos simplesmente como "dados sobre dados". MILSTEAD & FIELDMAN (1999) defendem a idia de que, na verdade, os metadados antecedem a existncia do prprio termo e citam como um exemplo tpico o conhecido formato MARC Machine Readable Cataloging para descrever documentos. Nossa discusso, no entanto, se concentra nos sistemas que esto sendo desenvolvidos na atualidade, isto , aps o aparecimento das fontes eletrnicas.

O que so, afinal, metadados? O conceito est provando ser de difcil definio. A cada publicao, deparamos com uma definio diferente, direcionada a um tipo especfico de aplicao ou uso. FERREIRA (1986) define o prefixo "meta" como primeiro elemento de compostos eruditos com a idia de "mudana", "posterioridade", "alm", "transcendncia", "reflexo crtica sobre" o que nos remete idia de metalinguagem, ou seja, "linguagem para descrever outra linguagem ou qualquer sistema de significao: todo discurso acerca de uma lngua, como as definies dos dicionrios, as regras gramaticais, etc.". Esse conceito nos parece bastante apropriado para o ambiente da tecnologia da informao onde temos informao representada conforme regras e padres definidos por uma linguagem de mquina e tudo o que precisamos so orientaes para sua interpretao. Segundo nossa viso, os metadados constituiriam, portanto, tais orientaes.

Wendler (segundo OCLC/RLG Working Group on Preservation Metadata, 2001, p. 2) observa que, no contexto dos objetos digitais, os metadados esto associados a uma de trs categorias funcionais:

* Descritivo: facilitar a descoberta e identificao de fonte;

* Administrativo: suportar o gerenciamento de fonte dentro de uma coleo;

* Estrutural: juntar os componentes de objetos de informao complexos.

Das trs categorias, a que tem recebido maior ateno, notadamente atravs da iniciativa de metadados Dublin Core, a categoria descritiva que, como vimos, visa solucionar, apenas, a pesquisa de fontes eletrnicas. Entretanto, conforme ressaltado pelo grupo OCLC/RLG, "a crescente preocupao dos desafios colocados pela preservao digital - a reteno de objetos digitais por longo prazo - tem ressaltado a necessidade de metadados alm da descoberta de fonte".



Experincias anteriores no ambiente da computao indicam que o gerenciamento efetivo de objetos digitais tende a ser facilitado atravs da criao, manuteno e evoluo de metadados. Os metadados podem, por exemplo, documentar procedimentos associados preservao, especificar direitos de acesso e estabelecer a autenticidade do contedo digital. Podem unir os diversos componentes constituintes de um objeto complexo e, ainda, as diversas verses do mesmo objeto. Em resumo, a criao e o desdobramento de metadados de preservao tende a ser um componente chave para a maioria das estratgias de preservao digital.

Assim, uma estrutura de metadados de preservao digital deve descrever os tipos de informao que devem ser associados aos objetos digitais num ambiente de armazenamento e essa estrutura deve ser genrica, abrangente, estruturada e aplicvel a uma vasta gama de objetos, atividades e instituies de preservao. Dentro dessa perspectiva o modelo de referncia Open Archival Information System - OAIS tem-se destacado na comunidade internacional dos profissionais ligados a instituies culturais, j contando com vrias iniciativas de implementao (OCLC/RLG Working Group on Preservation Metadata, 2001, p. 6).

4. O modelo de referncia Open Archival Information System (OAIS)

A pedido da International Organization for Standardization (ISO), o Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS) - organismo internacional de cooperao entre agncias de pesquisa interessadas no desenvolvimento de padres para tratamento de dados espaciais - comeou a coordenar uma iniciativa para o desenvolvimento de padres arquivsticos para o armazenamento de dados em formato digital por longo-prazo. O CCSDS comeou, ento, a produzir um modelo de referncia que permitiria estabelecer a terminologia e os conceitos bsicos para descrever e comparar modelos de dados e arquiteturas de arquivos, identificar as entidades significativas e os relacionamentos entre entidades num ambiente de arquivos, esclarecer a funo-chave e os componentes de informao de um sistema de arquivos e, finalmente, servir como um arcabouo (framework) para as atividades de construo de padres.

FIGURA 2 - O contexto de um OAIS (NASA/CCSDS, 2001)

Os trabalhos resultaram na publicao do modelo de referncia Open Archival Information System (OAIS), em maro de 1999. O modelo de referncia um arcabouo conceitual para um sistema de arquivos voltado para a preservao e a manuteno de acesso a informao digital por longo prazo. Descreve o ambiente, os componentes funcionais e a infra-estrutura de informao para suportar os processos do OAIS. O modelo passou por uma extensa reviso que envolveu, alm da comunidade espacial, bibliotecas, arquivos e outras instituies culturais, agncias de governo e o setor privado. Uma verso revisada foi publicada em julho de 2001 e a verso final em janeiro de 2002 [3].



O modelo de referncia define um OAIS como "uma organizao de pessoas e sistemas que aceitaram a responsabilidade de preservar informao e torn-la disponvel a uma Comunidade Alvo" (NASA/CCSDS, 2001). Como pode ser observado pela FIG. 2, seu contexto formado pela interao de trs entidades: Produtores (Producers), Consumidores (Consumers), e Gerncia (Management). Os Produtores fornecem as informaes que o arquivo deve preservar. Os Consumidores so aqueles que utilizam tais informaes. Uma categoria especial de Consumidores a Comunidade Alvo - o subconjunto de consumidores que deve entender a informao preservada na forma armazenada. A Gerncia a entidade responsvel pelo estabelecimento das polticas gerais do arquivo, dentro de um domnio mais abrangente de polticas.

FIGURA 3 - O Pacote de Informao Arquivstica - PIA (NASA/CCSDS, 2002)

A parte do modelo de referncia que mais interessa para a questo dos metadados de preservao o modelo de informao, cujo componente central o Pacote de Informao Arquivstica - PIA (Archival Information Package - AIP). O diagrama UML [4] da FIG. 3 ilustra o conceito.

O Pacote de Informao Arquivstica um continente [5] conceitual de dois tipos de informao: Informao de Contedo (Content Information) e Informao de Descrio de Preservao (Preservation Description Information). A Informao de Contedo e a Informao de Descrio de Preservao so unidas e identificadas pela Informao de Empacotamento (Packaging Information). A Informao de Contedo a informao propriamente dita, alvo da preservao. Consiste do Objeto de Dados (Data Object) - os bits, no caso de objetos



digitais - e sua Informao de Representao (Representation Information) associada, isto , informao crtica responsvel pela interpretao da cadeia de bit's do Objeto de Dados. A Informao de Representao pode ser Estrutural (Structural) ou Semntica (Semantic). A Informao de Descrio de Preservao, por sua vez, acrescenta significado Informao de Contedo em quatro aspectos: Informao de Referncia (Reference Information), Informao de Provenincia (Provenance Information), Informao de Contexto (Context Information) e Informao de Integridade (Fixity Information).

importante destacar a natureza recursiva da Informao de Representao. Se a prpria Informao de Representao estiver na forma digital, mais Informao de Representao ser necessria para entender os seus bit's e assim sucessivamente at um documento fsico, de total compreenso humana, que d incio ao o processo de interpretao. Destaca-se, ainda, que a interpretao de um Objeto de Dados depende no somente da Informao de Representao mas tambm da base de conhecimento dos Consumidores. Essa base de conhecimento, utilizada para entender e interpretar os dados, externa ao modelo, no sendo, portanto, mantida, desenvolvida ou preservada como parte da funo arquivstica.

Dada a fora do modelo de referncia OAIS, em vias de tornar-se um padro internacional (ISO 14.721), e sua aplicabilidade aos objetivos do projeto de pesquisa, decidiu-se adot-lo como ponto de partida para a comparao dos metadados dos modelos propostos pelos projetos analisados e elaborao de uma proposta preliminar.

5. Estudo comparativo dos projetos de gerenciamento de documentos de carter arquivstico

Para desenvolvimento do estudo comparativo, os projetos foram analisados nos seguintes aspectos: justificativa e objetivos; premissas; metodologia de trabalho; estrutura de metadados; e elementos de metadados, agrupados segundo o modelo de referncia Open Archives Information Systems - OAIS. Esse ltimo aspecto no ser apresentado neste artigo por se tratar de um conjunto muito extenso e intrincado de informaes. Apenas a sntese dos elementos comparados, devidamente relacionados sua origem por um padro de cores, ser descrita no modelo preliminar de metadados para gerenciamento eletrnico de documentos de carter arquivstico.

5.1 Justificativas e objetivos O projeto de Pittsburg estabeleceu como objetivo especfico o desenvolvimento de um conjunto de requisitos funcionais [6] para sistemas de manuteno de documentos de arquivo [7] - atendendo, dentre outras, todas as necessidades legais e administrativas de uma organizao especfica. No decorrer do projeto buscou, tambm, identificar como a cultura e polticas organizacionais e a tecnologia da informao podem afetar as funes de manuteno.

O projeto SPIRT estabeleceu como objetivo especfico a definio e a codificao de um conjunto genrico de metadados necessrios para a manuteno de documentos de arquivo em ambientes distribudos, ou seja, ambientes de rede local e/ou remota. Tais metadados devem garantir a manuteno da evidncia e o acesso contnuo aos documentos eletrnicos de arquivo para fins de governabilidade (governance), prestao de contas (accountability), memria (memory) e identidade (identity). Ao trmino, o projeto recebeu um convite do Standards Australia Committee IT/21 para participar da elaborao de um padro australiano de metadados para manuteno de documentos de arquivo baseado no modelo produzido. Um subcomit do IT/21, presidido por Adrian Cunningham, foi estabelecido para tratar do assunto.

O projeto InterPARES estabeleceu como objetivo geral o "desenvolvimento de conhecimento terico e metodolgico essencial preservao permanente de documentos de arquivo gerados eletronicamente e, com base nesse conhecimento, formular um modelo de estratgias, polticas e padres capazes de assegurar sua preservao". Este objetivo foi formulado ao se constatar que a capacidade de garantir a autenticidade, bem como a preservao



por longo prazo, est ameaada por fatores de natureza diversa, tais como: a natureza proprietria do software e meios de armazenamento, a obsolescncia tecnolgica, a grande diversidade de formatos, a grande complexidade dos relacionamentos fsicos e lgicos no ambiente eletrnico, a fragilidade dos meios de armazenamento, a facilidade de manipulao dos sistemas eletrnicos e a coexistncia de ambientes hbridos (convencional e eletrnico).

Em termos de objetivos interessante verificar que os projetos podem ser considerados complementares. Enquanto o projeto de Pittsburgh se dedica aos estudos de requisitos funcionais, o projeto SPIRT busca a definio de metadados e o InterPARES volta-se para o desenvolvimento de polticas e estratgias. Na prtica, entretanto, o projeto de Pittsburgh acabou modelando um conjunto de metadados que foi utilizado como base para o projeto SPIRT.

Em termos de foco, os projetos de Pittsburgh e SPIRT preocupam-se com os arquivos nas fases corrente e intermediria, por entenderem que uma soluo nessas fases se refletir naturalmente na fase subsequente - a permanente. O projeto InterPARES, por sua vez, preocupa-se com os arquivos na fase permanente, e defende a idia de que, nesta fase, cessam os interesses de preservao por parte da organizao produtora e, portanto, as instituies pblicas devem assumir esse encargo em defesa dos interesses da sociedade. Nesse aspecto o projeto InterPARES se diverge radicalmente do projeto de Pittsburgh e, por conseguinte, do projeto SPIRT, uma vez que esses ltimos acreditam na possibilidade de permanncia dos documentos de arquivo nas organizaes produtoras em sua fase permanente dentro da chamada "perspectiva de continuidade" (continuum perspective). (ERLANDSSON, 1996)

Dentro de uma viso da arquivstica sistmica integrada contemplada nos pressupostos da legislao arquivstica brasileira, acredita-se que os modelos devem ser adotados desde a fase corrente mas, de acordo com o projeto InterPARES, julgamos necessria a transferncia definitiva dos documentos de arquivo para as instituies arquivsticas pblicas em sua fase permanente.

Na verdade, vamos um pouco alm dessa idia e, em funo da natureza dinmica e flexvel dos negcios e do legado de software aplicativo em funcionamento dentro das prprias organizaes produtoras, recomenda-se a criao de um novo ambiente para a manuteno de documentos eletrnicos de carter arquivstico considerados de valor permanente, ainda nas fases corrente e intermediria. Damos a esse novo ambiente o nome de Armazm de Documentos de Arquivo (Records Warehouse) [8], cuja funo primordial manter metadados para documentos de arquivo em formato convencional e eletrnico e, especificamente para os documentos eletrnicos, promover seu recolhimento e formatao conforme padres de gerenciamento previamente definidos. Cabe ressaltar que esse recolhimento se dar no ambiente operacional (hardware/software) de gerao desse documentos.

5.2 Premissas e princpios fundamentais O projeto de Pittsburgh parte das seguintes premissas:

a) os requisitos funcionais para documentos de arquivo gerados eletronicamente so basicamente os mesmos considerados para documentos convencionais [9], mas vrios requisitos no sero atendidos atravs dos mtodos tradicionais desenvolvidos para o papel;

b) as diferentes reas de negcio apresentam diferentes graus de risco associados;

c) os requisitos funcionais devem ser independentes de software;



d) reas de negcio similares tero os mesmos requisitos, mas a cultura corporativa determinar a escolha das tticas; e

e) a cultura corporativa ser fator determinante para o atendimento dos requisitos.

Um dos pontos-chave para entendimento da abordagem adotada pelo projeto SPIRT a viso da gesto contnua dos documentos de arquivo (continuum perspective). Na gesto contnua, os documentos no so vistos como objetos passivos, descritos posteriormente no momento de sua transferncia para arquivos permanentes. Os processos relacionados descrio podem iniciar no momento ou, mesmo, antes da criao dos documentos e continuar ao longo de sua vida. No ambiente de rede e dos novos paradigmas emergentes da informao, o objeto informacional do tipo documento (document-like infomation object DIO) pode, por si mesmo, tornar-se o agente da ao. Nessa condio de agente, ele pode provocar a tomada automtica de decises ou atos, previamente planejados por membros da organizao e, ainda, registrar essa deciso ou ato. Dentro dessa tica, as premissas fundamentais do projeto so as seguintes:

a) possvel identificar, categorizar, rotular e apresentar de maneira formal e padronizada, metadados que suportem a manuteno de documentos de arquivo atravs do tempo e espao independentemente de onde, quando ou como esses metadados forem capturados; e

b) essencial desenvolver padres de metadados para a manuteno de documentos de arquivo, compatveis com as iniciativas desenvolvidas na comunidade mais abrangente de metadados.

O projeto InterPARES, por sua vez, formulou as seguintes premissas bsicas:

a) o projeto deve ser interdisciplinar e internacional, considerando o imenso escopo e abrangncia das questes em torno da preservao por longo prazo de autnticos documentos de arquivo;

b) a tecnologia, por si s, no capaz de resolver todos os problemas ligados preservao de documentos eletrnicos de arquivo por longo prazo (mesmo sabendo-se que os aspectos tecnolgicos inerentes questo tendem a ser explorados em inmeros estudos e mtodos de migrao e que a indstria de software encontra-se, de forma crescente, preocupada em desenvolver arquiteturas de sistemas abertos e promover interoperabilidade entre tecnologias); e

c) na perspectiva da cincia arquivstica, a despeito de novas mdias e formatos de documentos eletrnicos, os componentes essenciais que identificam e autenticam um documento de arquivo no se modificaram.

Nota-se que o projeto de Pittsburgh o nico a considerar em seus pressupostos a cultura corporativa como "fator determinante para o atendimento dos requisitos". O projeto SPIRT focaliza a questo dos metadados como aspecto central da preservao, bem como a interoperabilidade com outros padres de metadados para futuras trocas de informao e utilizao de padres e ferramentas comuns. O projeto InterPARES destaca-se por retirar a nfase na tecnologia voltando-se para o estudo e adaptao dos processos arquivsticos tradicionais.

Os trs aspectos levantados pelos projetos so importantes para um ambiente eletrnico para manuteno de documentos de arquivo mas, a partir de nossos estudos, consideramos igualmente importantes os seguintes:



a) o documento eletrnico deve ser considerado dentro das seguintes perspectivas: documento originalmente eletrnico versus documento digitalizado para fins de preservao/acesso e documentos que registram os atos da organizao (fatos ou eventos) versus documentos ou informaes utilizadas exclusivamente para fins de processamento eletrnico (potencialidades);

b) a tecnologia deve servir ao homem, no o homem tecnologia;

c) uma maior fragmentao no gerenciamento da informao arquivstica deve ser evitada, buscando-se uma soluo conjunta, que leve em conta os documentos convencionais e eletrnicos;

d) tendo em vista o carter legal, cultural e histrico da informao arquivstica, a dependncia de hardware e software deve ser minimizada a partir do uso de padres abertos;

e) tendo em vista as barreiras econmicas que assolam nossa regio e os altos custos envolvidos na montagem de ambientes eletrnicos voltados para a manuteno segura de documentos de arquivo por longo prazo, as solues conjuntas devem ser incentivadas.

5.3 Mtodo de trabalho O projeto de Pittsburgh definiu 13 (treze) requisitos funcionais de alto nvel necessrios para garantir a preservao de evidncia em ambientes eletrnicos, extrados de uma extensa reviso de literatura das reas legal, auditoria, gesto de documentos de arquivo, computao e gerenciamento geral. Esses requisitos foram representados numa linguagem de regras de produo [10] passveis de teste dentro de um sistema. Em seguida, procedeu especificao dos metadados a serem associados e mantidos juntamente com o contedo e a estrutura do documento de arquivo, derivados dos requisitos funcionais e das regras de produo. A equipe do projeto foi composta por trs grupos de participantes distintos: a) pessoas fsicas e jurdicas que funcionavam como conselheiras do projeto; b) pessoas fsicas e jurdicas que aplicavam e/ou testavam os produtos do projeto; e c) equipe do projeto, propriamente dita, composta por professores, estudantes e um consultor.

O projeto SPIRT desenvolveu um modelo conceitual de dados para os documentos de arquivo no seu contexto administrativo e scio-legal em quatro etapas: a) anlise da garantia literria, b) mapeamento dos metadados; c) metamodelagem (entendido como modelagem de metadados); e d) teste com exemplos retirados do "mundo real". A anlise da garantira literria envolveu a descoberta e estudo das fontes obrigatrias para a especificao de metadados de gesto de documentos de arquivo, padres nacionais e internacionais, declaraes de melhores prticas e os resultados das pesquisas. No mapeamento dos metadados, o projeto SPIRT produziu uma sntese dos elementos de metadados encontrados em conjuntos genricos e especficos, destacando-se: o Dublin Core - DC, Australian Government Locator Service - AGLS, Business Acceptable Communications Model - BAC, General International Standard Archival Description - ISAD (G), International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families - ISAAR, Encoded Archival Description Application Guidelines Version 1.0 - EAD, conjunto de metadados do Victorian Electronic Records Strategy - VERS e Recordkeeping Metadata Standard for Commonwealth Agencies do National Achives of Australia. No que diz respeito metamodelagem, foram empregadas duas tcnicas formais de modelagem da cincia da computao, quais sejam, Resource Description Framework RDF [11]e Object Role Modelling ORM [12]. Conforme a documentao analisada, os objetivos da metamodelagem foram: permitir uma descrio rigorosa dos metadados; destacar as inconsistncias e lacunas; proporcionar uma melhor especificao e relacionamento com outros modelos; e, finalmente, servir como um meio grfico para divulgao. Os elementos de metadados foram descritos atravs dos atributos definidos na norma ISO/IEC 11179 [13] - Nome (Name), Identificador (Identifier), Verso(Version), Autoridade de Registro (RegistrationAuthority), Idioma (Language), Definio (Definition), Obrigatoriedade (Obligation), Tipo de Dado



(Datatype), Mximo de Ocorrncias (Maximum Occurence) e Comentrios (Comment) - e atributos adicionais definidos no prprio projeto: Qualificador de Elemento (Element Qualifier), Componentes de Valor (Value Components), Esquema (Scheme), Descrio (Description) e Exemplos (Examples). O teste com exemplos do "mundo real" possibilitou destacar as inconsistncias e lacunas da sintaxe e expresses semnticas dentro do conjunto e, tambm, fornecer orientaes para potenciais implementadores para a aplicao da sintaxe.

Para investigar a complexa variedade das questes que afetam a preservao permanente de documentos autnticos no ambiente eletrnico, o projeto InterPARES definiu quatro campos interrelacionados de investigao, conduzidos por fora tarefa especfica: a) Requisitos Conceituais para Preservao de Autnticos Documentos Eletrnicos de Arquivo; b) Critrios e Metodologia para Avaliao de Autnticos Documentos Eletrnicos de Arquivo; c) Metodologias para Preservao de Autnticos Documentos Eletrnicos de Arquivo; e d) Estrutura para Desenvolvimento de Polticas, Estratgias e Padres. Alm dessas foras-tarefa, foi estabelecido um Comit de Glossrio para controlar o uso de vocabulrio especializado dentro do projeto. As descobertas das foras-tarefa foram analisadas por uma equipe internacional que conduzia grande parte do trabalho atravs de um frum de discusso na Web e que se reunia trs vezes ao ano. Dependendo das questes de pesquisa, as foras-tarefa empregavam diferentes metodologias, tais como, anlise diplomtica, entrevistas estruturadas e anlise e projeto de sistemas. Uma metodologia comum, no entanto, foi traada para orientar todas as atividades de pesquisa: a modelagem. As foras-tarefa, com a ajuda de engenheiros de conhecimento [14], representavam suas descobertas em modelos para apresentao equipe internacional. A metodologia de modelagem consiste, de maneira geral, de duas partes: representao grfica das entidades [15] envolvidas, seus atributos [16] e relacionamentos, e identificao das atividades onde essas entidades esto envolvidas - a principal tcnica de modelagem adotada no projeto foi o Integration Definition for Function Modelling - IDEF(0) [17]. A modelagem serve a vrios propsitos mas principalmente para eliminar dvidas na utilizao de expresses, premissas, objetivos e interesses dos diferentes especialistas e estabelecer uma determinao rigorosa e sistemtica do significado e implicao de cada termo, conceito ou declarao introduzida. Coube ao primeiro campo de investigao - Requisitos Conceituais para Preservao de Autnticos Documentos Eletrnicos de Arquivo - a tarefa de traduzir os requisitos em modelos para o desenvolvimento de metodologias e tecnologias a serem aplicadas em diversas instituies arquivsticas. Os resultados desses testes foram apresentados equipe internacional para aperfeioamento dos modelos. Esse processo se deu de forma iterativa e teve como objetivo revelar alguns princpios bsicos para a escolha das estratgias, polticas e padres a serem traados para a preservao de autnticos documentos eletrnicos de arquivo.

importante notar que os trs projetos constituram-se de equipes multidisciplinares: profissionais dos arquivos e profissionais da computao (no caso do projeto InterPARES tambm profissionais da diplomtica). Esse aspecto vem demonstrar a forte tendncia de conscientizar as organizaes para a importncia do trabalho conjunto nas atividades de concepo e projeto de sistemas eletrnicos de gerenciamento de documentos de arquivo. Esse carter multidisciplinar trouxe, naturalmente, ferramentas e tcnicas originalmente adotadas no mbito da computao para a cincia arquivstica: a modelagem de sistemas. O projeto de Pittsburgh utilizou tcnicas da Inteligncia Artificial (Regras de Produo), o projeto SPIRT acompanhou as tendncias apontadas pelas iniciativas W3C (RDF e ORM) e o projeto InterPARES utilizou ferramentas derivadas da Anlise e Projeto Estruturado de Sistemas (IDEF(0)).

Somos levados a crer que um modelo grfico para representar as informaes e as funes envolvidas na manuteno de documentos eletrnicos de arquivo essencial para o entendimento e o compartilhamento de idias entre tcnicos e usurios. A fora desse modelo estar na capacidade de representao dos diversos elementos envolvidos (funcionalidade), na facilidade de aprendizado/uso (usabilidade) e na abrangncia de utilizao. Considerando a proposta de criao de um Armazm de Documentos de Arquivo, mencionada no item 4.1, recomendamos a utilizao das tcnicas de modelagem de processos e de modelagem dimensional utilizadas no desenho de Armazm de Dados (Datawarehouse). essencial, tambm, a descrio dos elementos de metadados segundo a norma ISO/IEC 11179 e sua implementao em XML [18] para garantir interoperabilidade entre os



diferentes ambientes de hardware e software.

5.4 Estrutura de metadados O modelo de metadados concebido pelo projeto de Pittsburgh, denominado Business Acceptable Comunications - BAC, prope seis camadas de metadados ligadas e retidas juntamente com o documento de arquivo. Essas camadas, conforme mencionado no item 4.3, foram projetadas para atender os requisitos funcionais de evidncia em ambientes distribudos de grande porte. So elas:

a) Manuseio (Handle Layer): "declara" o documento de arquivo, indica seu contexto (em nvel de transao) e fornece os termos para sua pesquisa;

b) Termos e Condies (Terms & Conditions Layer): define os controles de acesso, uso e destinao (disposition);

c) Estrutura (Structural Layer): detalha a estrutura de armazenamento e apresentao dos dados para permitir a manuteno de seu valor de prova e a migrao para novo software e hardware;

d) Contexto (Contextual Layer): identifica a origem (ou seja, a pessoa, sistema ou dispositivo responsvel pela criao do documento de arquivo) e fornece dados de suporte para uso do documento de arquivo como evidncia de uma transao;

e) Contedo (Content Layer): contm os dados realmente envolvidos na transao;

f) Histrico de Uso (Use History Layer): documenta os usos significativos do documento de arquivo aps sua criao, incluindo descrio, reedies (redacted releases), e destinao/ eliminao (disposition/ destruction) autorizada pelo perodo de reteno.

O esquema de metadados definido no projeto SPIRT, Australian Recordkeeping Metadata Schema RKMS, foi construdo sobre um arranjo estrutural [19] que considera quatro classes de entidades primrias: Transaes (Business), Agentes (Agents), Documentos-de-Arquivo (Records) e Processos-Arquivsticos (Business-Recordkeeping), bem como os Relacionamentos (Relationships) entre as entidades e os Instrumentos-Legais (Mandates) que governam as entidades e seus relacionamentos. O RKMS possibilita a captura de contexto de duas formas: como texto dentro de uma descrio de metadado, ou como um relacionamento com outras entidades. No segundo, deve-se tomar as devidas precaues para garantia da integridade dos relacionamentos. Qualquer dvida a esse respeito pode indicar a implementao de metadados centrados nos documentos de arquivo [20]. A estrutura do RKMS prev a descrio das entidades em diversos nveis de agregao. O esquema inclui uma lista completa dos nveis de agregao permitidos. Cada uma das entidades tem um conjunto prprio de metadados com dez elementos comuns: Categoria (Category Type), Identificador (Identifier), Nome (Title), Data (Date), Instrumento Legal (Mandate), Local (Place), Classificao Funcional (Functional Classification), Relacionamento (Relation), Resumo (Abstract), Idioma (Language). Para a entidade Documentos-deArquivo foram definidos os seguintes elementos especficos: Classificao Temtica (Subject Classification), Tipo Documental (Documentary Form), Avaliao (Appraisal), Controle (Control), Preservao (Preservation), Recuperao (Retrieval), Acesso (Acess), Uso (Use), Histrico (Event History). Os Relacionamentos e os Instrumentos-Legais ainda no foram descritos como entidades, permanecendo apenas como elementos. A sintaxe do RKMS suporta descries de elementos, altamente estruturadas, com a possibilidade de desdobramento atravs do emprego de qualificadores [21], domnio de valor [22], referncias a autoridades de registro [23] e sintaxe [24]. Prev, ainda, a utilizao de elementos de outros esquemas de metadados, permitindo que suas descries possam ser estendidas atravs da estrutura e



semntica de outros padres de descrio.

O projeto InterPARES esboou um modelo para anlise (template for analisys) tendo como objetivo a identificao de todos os elementos conhecidos de um documento eletrnico de arquivo para posterior verificao de seu papel na confirmao da autenticidade. Os elementos foram agrupados num arcabouo (framework) que contempla: a) Tipo Documental (Documentary Form), b) Anotaes (Annotations), c) Suporte (Medium) e d) Contexto (Context). O primeiro grupo - Tipo Documental - descreve as regras de representao do documento de forma que seu contedo, seu contexto administrativo e documentrio e suas responsabilidades sejam comunicadas. Os elementos do Tipo Documental podem ser subdivididos em Elementos Extrnsecos, relativos a sua aparncia externa e Elementos Intrnsecos, que armazenam o ato e seu contexto direto. O segundo grupo - Anotaes - descreve os acrscimos feitos ao documento aps sua criao. O terceiro grupo - Suporte - descreve o meio fsico da mensagem. O quarto grupo - Contexto - descreve o ambiente jurdico-administrativo, organizacional e tecnolgico, sob o qual acontece o ato.

Nota-se que as estruturas de metadados representam as opes de projeto para agrupamento dos diversos elementos e sofrem influncias do referencial terico adotado. A estrutura do projeto de Pittsburgh est bem segmentada e abrange todos os aspectos para descrio do documento eletrnico de arquivo, com exceo das caractersticas do suporte. A estrutura do projeto SPIRT de difcil entendimento sem o estudo mais aprofundado de exemplos de sua utilizao e parece bastante voltada para as informaes de referncia ao documento eletrnico de arquivo, talvez devido a sua origem no modelo AGLS. A estrutura do projeto InterPARES tambm est bem dividida e abrange todos os aspectos para descrio do documento eletrnico de arquivo, incluindo seu suporte.

5.5 Elementos de metadados Visto que o modelo de referncia OAIS pode ser considerado como ponto de partida para a construo de uma estrutura de metadados de preservao digital, utilizamos sua estrutura denominada de alto nvel para fins de comparao dos modelos de metadados propostos pelos projetos analisados. Os elementos dos modelos Business Acceptable Communications - BAC do projeto de Pittsburgh, Recordkeeping Metadata Schema - RKMS do projeto SPIRT e do modelo para anlise (template for analysis) do projeto InterPARES foram analisados e arranjados segundo a correspondncia percebida com as categorias de informao do modelo OAIS. Com relao ao projeto InterPARES, faz-se necessrio esclarecer que, no sentido estrito, os elementos do modelo para anlise no foram identificados como elementos de metadados mas sim como "elementos conhecidos de um documento eletrnico de arquivo que podem influenciar na constatao de sua autenticidade".

Conforme mencionado no incio do tpico 5, esta anlise no ser apresentada, tendo em vista a complexidade e a extenso de seu escopo. Entretanto, o resultado desta anlise foi utilizado para desenvolvimento do tpico 6 a seguir. Cabe ressaltar que as interpretaes so de inteira responsabilidade das autoras deste documento.

6. Modelo preliminar de metatados para o gerenciamento eletrnico de documentos de carter arquivstico

Da sntese e crtica dos projetos analisados apresentamos, a seguir, uma proposta preliminar de metadados para o gerenciamento eletrnico de documentos de carter arquivstico. Cada elemento foi posicionado dentro do quadro, na linha correspondente categoria de informao do modelo de referncia OAIS - Estrutural, Semntica, Referncia, Provenincia, Contexto, Integridade, Empacotamento -, conforme interpretao, e arranjado, hierarquicamente, numa estrutura de elementos e sub-elementos percebida visualmente atravs do recurso de identao. Como mencionado anteriormente um padro de cores (azul Pitsburgh; vermelho SPIRT, verde InterPARES, preto proposto pelas autoras) far a ligao ao projeto de origem.



Categorias identificadas para um Open Archival

Information System OAIS

Elementos de Dados Sugeridos

1. Informao de Contedo: conjunto de informaes que se deseja originalmente preservar1.1. Objeto de Dados: Objeto Fsico ou Objeto Digital (cadeia de bits) que se deseja preservar

Conforme a literatura arquivstica tradicional, o elemento atmico de um sistema de arquivos o Documento de Arquivo e assim deve permanecer para o ambiente eletrnico, a despeito de possveis detalhes tcnicos de implementao. Caso se faa necessrio, devem ser negociadas estratgias de formatao no momento da aquisio de material pelo sistema de manuteno de documentos eletrnicos de arquivo.

1.2. Informao de Representao: facilita a formatao, entendimento e interpretao de um Objeto de Dados1.2.1. Informao Estrutural: descreve a estrutura do Objeto de Dados; no caso de um objeto digital, interpreta os bits atravs da organizao dos mesmos em tipos de dados especficos, grupos de tipos de dados e outros significados de alto nvel (por exemplo, formato dos dados, ambiente de hardware e software necessrio para acessar os dados)

1.2.1.1. Identificao do Arquivo de Dados [25] (File Identification): possibilita a identificao individual dos arquivos de dados que compem o documento e permite verificar sua autenticidade.

1.2.1.1.1. Identificador do Arquivo de Dados: identifica cada arquivo de dados que compe o documento; permite que o sistema reuna todas as partes do documento para formar o todo.

1.2.1.2. Codificao do Arquivo de Dados (File Encoding): descreve a codificao de cada arquivo de dados contido no documento.

1.2.1.2.1. Modalidade (File-Modality): identifica a modalidade do arquivo de dados (texto, numrico, grfico, geogrfico, imagem, som, vdeo, multimdia, etc).

1.2.1.2.2. Representao dos Dados (FIle-Data-Representation): identifica os padres de codificao dos dados utilizados (ASCII , EBCDIC , ou UNICODE character data , ASN.1 , CCITT Group III raster, etc).

1.2.1.2.3. Cdigo dos Dados (Data-Codes): indica, para os casos onde no foram usados mtodos de representao padronizados, especificamente como os dados esto codificados; por exemplo, para dados vetor se topological, spaghetti, chain-node, etc., para dados raster a quantidade de pontos por polegada e densidade de bit, para dados por amostragem a quantidade de amostras por segundo, etc.

1.2.1.2.4. Mtodo de Compresso (Compression-Method): identifica, quando for o caso, o mtodo de compresso utilizado (ex. Nenhum, JPEG, MPEG, Quiktime, LZW, etc.); se o mtodo atende a um padro especfico, deve conter somente a identificao deste padro (nome, verso, etc.), caso contrrio, pode ser necessrio definir tecnicamente o



mtodo.

1.2.1.2.5. Mtodo de Criptografia (Encryption-Method): identifica os algoritmos empregados para criptografar o contedo do documento; todos os documentos de so armazenados na forma "descriptografada", como teriam sido vistos pelos receptores.

1.2.1.3. Apresentao do Arquivo de Dados (File Rendering): identifica aspectos especficos para que o documento possa ser devidamente visualizado no momento do recebimento.

1.2.1.3.1. Dependncia de Aplicao (Application Dependency): indica, quando for o caso, as aplicaes das quais o documento depende; se existirem dependncias, o nome da aplicao, verso e informao de registro so documentados em cada ocorrncia do campo no momento da criao do documento; essa informao deve servir como ponteiro para uma biblioteca registrada mantida pela organizao produtora ou uma entidade pblica tal como o Registro de Patentes.

1.2.1.3.2. Dependncia de Software (Software-Environment-Dependency): indica, quando for o caso, o software bsico, incluindo sistemas operacionais e APIs , do qual o documento dependente; se existir uma dependncia, o nome do(s) pacote(s) de software, a verso, informao de registro e informao de apresentao (tais como grupos de fontes ou outros atributos dependentes de software) so documentados no momento da criao do documento.

1.2.1.3.3. Dependncia de Hardware (Hardware-Dependency): indica, quando for o caso, o hardware do qual o documento dependente; se existir uma dependncia, o hardware necessrio, modelo, nmero, configurao e informao de sada (tais como, impressoras ou visualizadores necessrios ou outros atributos de dependncia de hardware) so documentados no momento da criao do documento.

1.2.1.3.4. Regras de Apresentao (Rendenring-Rules): identifica os procedimentos necessrios para que o documento seja apresentado na tela, impressora ou de outra forma representado como no momento da criao (macros, dimension, dados geo-referenciados, etc.) pode operar em nveis diferentes.

1.2.1.3.5. Padro de Representao (Representaton-Standard/De Facto Standard): identifica padro(es), incluindo a verso, aplicado(s) ao arquivo de dados que afetam sua forma de apresentao (ex: SGML, Postcript,



TIFF, etc).

1.2.1.4. Apresentao do Documento de Arquivo (Record Rendering): aplica-se ao documento como um todo, uma vez que os arquivos de dados tenham sido apresentados corretamente de acordo com sua regra prpria.

1.2.1.4.1. Regra ou Padro de Ligao dos Arquivos (File-Linking-Rule/Standard): identifica as regras ou padres necessrios para possibilitar as ligaes necessrias entre os arquivos de dados que produzem o documento; contem informao textual a respeito das regras ou padres aplicados.

1.2.1.4.2. Padro para Intercmbio de Dados: Verso (File-Interchange-Standard: Version): identifica o(s) padro(es), incluindo a verso, empregado(s) pelo documento para possibilitar o intercmbio de arquivo de dados.

1.2.2. Informao Semntica: acrescenta significado s estruturas de dados identificadas pela Informao Estrutural (por exemplo, idioma)

1.2.2.1. Linguagem (Language): Nome do idioma ou script do documento

1.2.2.2. Regras ou convenes: indica as regras ou convenes internacionais, nacionais e/ou locais seguidas na preparao do documento de arquivo (sinais, smbolos, abreviaturas, glossrio de termos)

2. Informao de Descrio de Preservao: acrescenta informao que, embora no seja crtica para o entendimento da Informao de Contedo, permitir, por um perodo indefinido de tempo, o entendimento do ambiente no qual a Informao de Contedo foi criada.

2.1. Informao de Referncia: enumera e descreve identificadores associados Informao de Contedo de forma que possa ser referenciada de forma nica, interna e externamente

2.1.1. Identificador (Identifier): identificador nico associado ao documento dentro de um domnio especfico (organizao, municpio, estado, regio, pas, internacional).

2.1.2. Tipo documental: tipo de documento em termos de frmula diplomtica, natureza de contedo ou tcnica do registro, tais como cartas precatrias, cartas rgias, cartas patentes, decretos-leis, decretos sem nmero, decretos legislativos, fotografias, litogravuras, serigrafias, xilogravuras.

2.1.3. Identificao original/cpia/eletrnico

2.1.4. Nmero: nmero ou cdigo associado ao tipo documental

2.1.5. Ttulo (Title): nome do documento

2.1.6. Data (Date): especifica hora/data/intervalo de data associado ao documento e "eventos da vida" relacionados mesma



2.1.7. Local (Place): informao sobre o local associado ao documento

2.1.8. Pessoa(s): pessoa(s) associada(s) ao documento

2.1.8.1. Papel: tipo de associao da pessoa ao documento (autor, relator, revisor, aprovador, subscritor, testemunha, emissor, destinatrio, receptor)

2.1.8.2. Nome: nome da pessoa associada ao documento

2.1.8.3. Titulao(es): ttulo(s) apresentado(s) para a pessoa no documento

2.1.2.9. Classificao funcional (FunctionalClassification): informao sobre a classificao funcional da entidade de acordo com uma fonte autorizada, por exemplo, uma Instituio ou Esquema de Classificao Funcional ou Tesauro.

2.1.2.10. Classificao(es) temtica(s) (SubjectClassification): informao sobre a classificao ou indexao do assunto referente ao contedo dos documentos de acordo com uma fonte autorizada, por exemplo, um Esquema de Classificao de Assunto, Lista de Cabealhos para Indexao ou Tesauro.

2.1.2.11. Resumo (Abstract): descrio textual livre (no estruturada) do documento.

2.2. Informao de Provenincia: documenta o histrico da Informao de Contedo (por exemplo, sua origem, cadeia de custdia, atos e efeitos da preservao

2.2.1. Organizao produtora: organizao produtora do documento de acordo com uma fonte autorizada, por exemplo, uma Instituio ou Esquema de Classificao de Entidades

2.2.2. Fonte (Source): identifica a fonte do documento e documenta as circunstncias relevantes da captura dos dados.

2.2.2.1. Fonte de Dados (Data-Source): identifica a fonte que produziu o documento; por exemplo o sistema de gerenciamento de documentos de arquivo.

2.2.2.2. Documentao do Sistema Fonte de Dados (Data-Source-System-Documentation): identifica ou consiste da documentao que descreve as condies necessrias para produzir o documento contem informaes sobre o processamento dos dados.

2.2.2.3. Tipo de Dispositivo de Captura de Dados (Data Capture-Instrument-Type): identifica o tipo de dispositivo que foi utilizado para a captura dos dados (light recording, sound recording, temperature recording, location recording,



etc) e o dispositivo especfico utilizado (fabricante, modelo, etc.).

2.2.2.4. Calibragem do Dispositivo de Captura de Dados (Data Capture-Instrument-Settings): identifica os ajustes, calibragem, etc. no momento da captura dos dados.

2.2.2.5. Qualidade da Fonte de Dados (Source Data-Quality): identifica o grau de confiabilidade dos dados gerados pela fonte.

2.2.3. Histrico (Use History): descreve os eventos ou atos relevantes passados, presentes ou futuros relacionados ao documento.

2.2.3.1. Tipo (Use-Type): identifica como os dados foram usados: visualizados, copiados, editados, armazenados, indexados, classificados, enviados, descartados, etc.; os diversos tipos de uso permitidos pelo sistema devem ser identificados.

2.2.3.2. Data (Use-Instance-Time): identifica quando os dados foram usados ou seja, a data e hora em que foram usados.

2.2.3.3. Responsvel (Use-Instance-User): identifica quem ou o que usou os dados numa determinada data/hora.

2.2.3.4. Parecer (Use-Evidential Consequences): identifica o impacto de um uso especfico (por exemplo, pode identificar a parte do documento liberada, os termos usados na indexao, a importncia de uma viso especfica, que parte do registro foi vista).

2.3. Informao de Contexto: documenta os relacionamentos da Informao de Contedo com seu ambiente (por exemplo, porque foi criado, relacionamentos com outras Informaes de contedo)

2.3.1. Contexto de Provenincia (Provenancial Context): descreve o rgo de criao, seu mandato, estrutura e funes.

2.3.1. Contexto Jurdico-administrativo (Juridical-Administrative Context): descreve o sistema legal e organizacional ao qual a organizao produtora pertence.

2.3.2. Contexto Transacional (Procedural Context): descreve o procedimento organizacional onde o documento foi criado.

2.3.3. Contexto Documentrio (Documentary Context): descreve os fundos ao qual o documento pertence e sua estrutura interna.

2.3.5. Contexto Tecnolgico de Criao: descreve as caractersticas dos componentes tcnicos do sistema eletrnico onde



o documento foi criado.

2.3.6. Contexto Tecnolgico de Armazenamento (Technological Context): descreve as caractersticas dos componentes tcnicos do sistema eletrnico onde o documento encontra-se armazenado.

2.4. Informao de Integridade: documenta mecanismos de autenticao usados para garantir que a Informao de Contedo no foi alterada de forma no documentada (por exemplo, soma de fechamento, assinatura digital [26] )

2.4.1. Criao: indica os procedimentos aplicveis ao processo de criao do documento de arquivo.

2.4.2. Avaliao: indica os procedimentos aplicveis ao processo de avaliao do documento de arquivo.

2.4.3. Acesso: indica os procedimentos aplicveis ao acesso do documento de arquivo.

2.4.4. Uso: indica os procedimentos aplicveis ao uso do documento de arquivo.

2.4.5. Eliminao: indica os procedimentos aplicveis ao processo de eliminao do documento de arquivo.

2.4.6. Transferncia: indica os procedimentos aplicveis ao processo de transferncia do documento de arquivo.

2.4.7. Validao (Attestation): validao escrita de um documento por aqueles que tomaram parte na sua publicao (autor, relator, contra-assinante) e pelas testemunhas do ato ou da assinatura do documento.

2.4.8. Corroborao (Corroboration): meno explcita aos meios utilizados para validar o documento.

2.4.9. Garantia do Sistema: indica os procedimentos aplicados para garantia do funcionamento adequado do sistema.

2.4.9.1. Tipo: tipo de procedimentos (log, auditoria, bloqueio de acesso, etc).

2.4.9.2. Data: data/hora/intervalo de data associado ao procedimento

2.4.9.3. Responsvel: pessoa ou entidade responsvel pelo procedimento

2.4.9.4. Parecer: relato dos fatos encontrados e recomendaes cabveis



3. Informao de Empacotamento: une ou relaciona, realmente ou logicamente, a Informao de Contedo e a Informao de Descrio de Preservao, numa entidade identificvel, numa mdia especfica

3.1. Unidade de arquivamento: descreve o tipo de suporte, endereamento lgico do documento de arquivo dentro do sistema de arquivo e indica os procedimentos para a embalagem e conservao do suporte.

3.1.1. Tipo: tipo de unidade fsica de arquivamento do documento (caixa, pasta, disquete, CD, etc)

3.1.2. Endereo Lgico/Fsico: possibilita a identificao individual da unidade de arquivamento dentro do sistema de arquivos

3.1.3. Acondicionamento: indica os procedimentos aplicveis ao acondicionamento da unidade de arquivamento

3.1.4. Conservao: indica os procedimentos de rotina necessrios para a conservao da unidade de arquivamento

Tendo em mente uma aplicao em nvel mundial, seria interessante associar ao identificador do documento de arquivo uma identificao nica para o sistema eletrnico de gerenciamento de documentos de carter arquivstico ou, conforme nossa proposio, para o Armazm de Documentos de Arquivo (Records Warehouse). O nome do sistema poderia ser formatado de acordo com um padro que oferece aos usurios ou outros arquivos parceiros a informao necessria para estabelecer uma conexo, como o padro ISO X.500 Directory Services Naming. (NASA/CCSDS, 2001)

H, tambm, um aspecto de suma importncia a ser destacado no que diz respeito ao item 1.2 (Informao de Representao). O modelo de referncia OAIS afirma que "a preservao de informao por prazo indeterminado exige uma descrio completa e compreensvel da Informao de Representao". Exemplificando com um documento produzido em processador de texto recomenda que "se o formato do processador de texto for proprietrio e no puder ser adquirido, mesmo no nvel de um simples visualizador de documento, necessrio migrar o documento para um formato no proprietrio para assegurar sua Preservao por Longo Prazo" (NASA/CCSDS, 2001). Sobre essa questo a comunidade arquivstica deve acompanhar o desenvolvimento do padro Portable Document Format/Archive - PDF/A cujo "principal objetivo oferecer 'padres para preparao de documentos e metadados associados para fins arquivsticos', ou seja, permitir que as pginas de um documento armazenadas como um PDF/A sejam vistas da mesma forma daqui a 50 anos". Se tudo correr bem, o padro deve ser publicado pela ISO em dois anos. Os primeiros documentos esto programados para 18 de novembro de 2003. (DUHON, 2002)

Levando-se em conta as possibilidades de um projeto individual de pesquisa, com o nvel de aprofundamento desejvel, a etapa seguinte desta pesquisa buscar detalhar e validar, para o caso brasileiro, as condies necessrias ao adequado monitoramento das tecnologias (hardware/software/mdia) envolvidas no funcionamento de um Armazm de Documentos de Arquivo (Records Warehouse). Acredita-se que aos elementos factuais inseridos no item 1.2.1.3 (Apresentao do arquivo) devam ser associados indicadores gerenciais que apontem, com um grau confiabilidade desejvel, a necessidade de planejamento de aes preventivas de preservao (migrao, converso, emulao, dentre outras).

Notas



[1] THOMAZ, Katia P. A guarda de documentos eletrnicos de arquivo; novos desafios, velhos problemas. Belo Horizonte, 2002. (Projeto de pesquisa)

[2] Interessados podero enviar crticas/sugestes atravs do endereo de correio eletrnico [email protected].

[3] Para maiores detalhes a respeito do modelo consultar NATIONAL AERONAUTICS AND SPACE ADMINISTRATION (NASA). Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS). Reference model for an Open ArchivalInformation System (OAIS); draft recommendation. Washington, 2001.

[4] UML - Unified Modeling Language, uma notao padro para modelagem de objetos do mundo real, como primeiro passo no desenvolvimento de uma metodologia de anlise e desenho de sistemas orientada-a-objeto.

[5] Julgamos mais adequada a traduo do termo ingls "container" para o portugus "continente", que segundo o Dicionrio Aurlio Eletrnico Sculo XXI - Verso 3 - Novembro de 1999, significa "aquilo que contm algo" (3), sentido exato que desejamos expressar.

[6] Para o projeto de Pittsburgh, requisitos funcionais (functional requirements) so o conjunto de elementos necessrios para garantir o adequado funcionamento de um sistema de manuteno de documentos de arquivo ou documentos eletrnicos de arquivo, extrados da literatura (Arquivstica, Computao, Direito e Administrao), de padres nacionais e internacionais, da legislao e das necessidades especficas de uma organizao.

[7] Para o projeto de Pittsburgh, sistemas de manuteno de documentos de arquivo (recordkeeping systems), so "sistemas que criam, identificam, capturam, mantm e usam documentos de arquivo, independente se na forma eletrnica ou papel". (UNIVERSITY OF PITTSBURGH. School of Information Sciences, 2001)

[8] A escolha do nome se deu por uma analogia ao termo Armazm de Dados (Data Warehouse) da computao que trata-se de um repositrio central para todos ou parte dos dados significativos colecionados pelos diversos sistemas de negcios de uma organizao. Um Armazm de Dados, tipicamente, reside num servidor de grande porte (mainframe) de uma organizao. Os dados das diversas aplicaes de processamento de transao on-line (on-line transaction processing - OLTP) e outras fontes so seletivamente extrados e organizados no banco de dados do armazm para uso por aplicaes analticas e consultas de usurios ( em 22 jan. 2003).

[9] Documentos convencionais de arquivo so aqueles em formatos variados no eletrnicos, como papel, microforma, etc. (NARA/NHPRC, 2000)

[10] A equipe do projeto de Pittsburgh utilizou uma tcnica do campo da inteligncia artificial para expressar formalmente cada requisito funcional numa linguagem de regras de produo. Espera-se que essas regras possam ser testadas em avaliaes de sistemas de manuteno de documentos de arquivo. (UNIVERSITY OF PITTSBURGH. School of Information Sciences, 2001)

[11] Resource Description Framework "uma iniciativa do World Wide Web Consortium para permitir a criao, intercmbio e uso de metadados. O RDF fornece um arcabouo (framework) sobre o qual as comunidades independentes podem desenvolver vocabulrios de metadados que atendam suas necessidades especficas e compartilhar esses vocabulrios com outras comunidades. O RDF define uma linguagem para descrio desses vocabulrios, influenciada pelas idias de representao de conhecimento da inteligncia artificial e das comunidades de banco de dados". (W3C RDF Homepage: )

[12] Object-Role Modelling "um mtodo para o desenho de modelos de base de dados. uma abordagem de modelagem conceitual, ou seja, especifica o modelo utilizando conceitos e linguagem de fcil entendimento para usurios leigos. Vislumbra o mundo em termos de objetos e papis que desempenham. Atravs de uma tcnica



especfica de desenho de esquema conceitual, esses objetos e papis so identificados e expressos em sentenas de linguagem natural elementar. O ORM particularmente adequado modelagem de um esquema de metadados. Em primeiro lugar, porque mais expressiva do que outras (tal como a modelagem de entidade-relacionamento) e essa expressividade permite um nvel mais elevado de detalhamento e, consequentemente, uma anlise mais rigorosa. Em segundo lugar, porque um diagrama ORM pode ser povoado com amostras de dados, permitindo a validao por um especialista utilizando linguagem natural e exemplos reais." (UNIVERSITY OF PITTSBURGH. School of Information Sciences, 2001)

[13] ISO/IEC 11179-1 Information technology - Specification and standardization of data elements - Part 1-6. "Para facilitar as comunicaes eletrnicas globais, a comunidade de Padres Internacionais tem insistentemente trabalhado para definir um Open Systems Interconnection Environment (OSIE) dentro do qual diferentes hardware e aplicaes possam compartilhar informaes. Padres vm sendo propostos ou definidos para trs (hardware, software e comunicaes) dos quatro (hardware, software, comunicaes e dados) componentes bsicos necessrios para sistemas abertos de processamento de informaes. A norma ISO/IEC 11179 para especificao de dados, constitui o quarto componente para sistemas abertos de informao, oferecendo mecanismos para permitir que dados sejam compartilhados no OSIE". (ISO/IEC 11179, 1999)

[14] Engenheiro do conhecimento o "cientista da informtica que constri um sistema especialista atravs da aquisio do conhecimento necessrio e da converso desse conhecimento em um programa" (MICROSOFT PRESS, 1998). As caractersticas exigidas para esse profissional geralmente so obscuras sendo, a maioria deles, portanto, auto-didatas. PAYNE & AWAD (citados por BARACSKAI & VALENCEI, 2002) esclarecem que seus conhecimentos e habilidades incluem: conhecimento da tecnologia da computao, tcnicas gerais de localizao de fatos, mtodos de prototipao, fatores humanos, reas funcionais, habilidades de comunicao, habilidades de planejamento de projeto, habilidades de relacionamento humano, habilidades organizacionais e qualidades pessoais.

[15] Uma entidade "qualquer coisa de interesse, concreta ou abstrata, incluindo associaes entre coisas". (ISO/IEC 11179, 1999).

[16] Um atributo uma caracterstica de um objeto ou entidade. (ISO/IEC 11179, 1999)

[17] IDEF(0) - Integration Definition for Function Modelling um US Federal Information Processing Standard para elaborao de modelos funcionais, detalhado na Publicao 183 do National Institute of Standards of Technology - NIST de 21 de dezembro de 1993. Segundo este padro, "um modelo funcional uma representao estruturada das funes, atividades ou processos dentro do sistema modelado ou rea de assunto".

[18]eXtensible Markup Language - XML um formato de texto bastante flexvel derivada da SGML (ISO 8879), originalmente desenhada para atender os desafios da publicao eletrnica em grande escala (W3C, 2003). XML vem desempenhando, de forma crescente, um importante papel no intercmbio de uma grande variedade de dados na Web e qualquer outro ambiente. Segundo ROCKLEY (2002), suas principais vantagens so: (1) possibilita a determinao de uma estrutura previamente definida, (2) tem como meta principal "tornar documentos transportveis atravs de sistemas e aplicaes", (3) oferece liberdade para definio de nomes de rtulos (tags), (4) foi especificamente projetada para trabalhar com bases de dados; (5) apresenta um poderoso mecanismo, XSL (eXtensible Style Language), tanto para transformar quanto para formatar documentos XML; e (6) permite adaptaes e personalizaes.

[19]Um arranjo estrutural um "mtodo de posicionamento de objetos em um contexto demonstrando seus relacionamentos com outros objetos". Exemplos incluem modelos de entidade-relacionamento, taxonomias e ontologias. (ISO/IEC 11179, 1999)

[20]Metadados centrados nos documentos de arquivo significa que todas as informaes de contexto sero transportadas ou reproduzidas dentro dos limites do sistema de manuteno de documentos de arquivo



propriamente dito, evitando-se qualquer referncia a fontes ou sistemas externos. (MONASH UNIVERSITY. School of Information Management and Systems. Records Continuum Research Group, 2000)

[21]Qualificador "um termo que ajuda a definir e construir um conceito nico" (ISO/IEC 11179, 1999), como por exemplo, nascimento para data de nascimento.

[22]Domnio de valor "o conjunto de valores permitidos" para um elemento de metadado. (ISO/IEC 11179, 1999)

[23]Autoridade de Registro "uma organizao autorizada a registrar elementos de dados ou outros objetos" (ISO/IEC 11179, 1999), onde devero, futuramente, ser depositados os Esquemas de Metadados formais (poderamos, talvez, fazer uma analogia com a Autoridade de Registro da Infra-Estrutura de Chaves Pblicas do Governo Brasileiro e a assinatura digital).

[24]Sintaxe "uma estrutura de expresses de uma linguagem, e as regras que governam essas estruturas; relacionamentos entre caracteres ou grupo de caracteres, independentemente do seus significados ou da forma de interpretao e uso". (ISO/IEC 11179, 1999)

[25]Julgamos mais adequada a traduo do termo ingls "file", no sentido da computao, para o portugus "arquivo de dados". Um arquivo de dados , portanto, uma entidade discreta, disponvel aos usurios do sistema (incluindo o prprio sistema operacional e seus programas aplicativos). Para ser identificado, um arquivo de dados precisa ter um nome nico dentro de um domnio (diretrio) especfico. Alguns sistemas operacionais e aplicaes descrevem arquivos de dados de determinados formatos atravs de um sufixo especfico (tambm conhecido como extenso do arquivo).

[26]A abordagem mais bsica [de assinatura eletrnica] simplesmente escrever seu nome. [...] Outro tipo de abordagem capturar e apresentar uma imagem digitalizada da assinatura pessoal dentro do documento para ilustrar a aprovao do contedo do documento e identificar o assinante. [...] Algumas aplicaes tambm coletam dados biomtricos sobre a presso e o trao da assinatura e, ento, fecham o documento de forma que nenhuma mudana possa anular a assinatura e as caractersticas da assinatura possam ser associadas ao usurio.

A maioria das solues de assinatura exigem software aplicativo tanto no computador do assinante quanto do receptor. Isso pode funcionar bem dentro de uma organizao mas poderia no ser prtico entre indivduos ou organizaes no vinculados. Na tentativa de preencher essa grande necessidade surgem as assinaturas digitais [grifo nosso] utilizadas dentro de uma infra-estrutura de chave pblica ou ICP [...] que repousam no complexo mundo da criptografia assimtrica." (MINIHAM, 2002)

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Sobre as autoras / About the Authors:

Katia P. Thomaz [email protected]

Bacharel em Cincia da Computao pela UFMG Especializao em Engenharia da Qualidade pela PUCMG Certified Document Imaging Architect - CDIATM pela CompTIA Certified Project Management Professional - PMPTM pelo PMI Aluna do Programa de Ps-Graduao em Cincia da Informao - nvel Doutorado, da Escola de Cincia da Informao da Universidade Federal de Minas Gerais.

Vilma Moreira dos Santos [email protected] Doutora pela University of Liverpool / Inglaterra Professora do Programa de Ps-Graduao em Cincia da Informao da UFMG e orientadora do projeto em pauta.


www.dgz.org.brDataGramaZero - Revista de Cincia da Informao - Artigo 04

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