Introdução ao Valor do Fluxo de Trabalho HumanoMicrosoft Corporation

Resumo

As empresas dependem dos processos de negócios. Embora esses processos freqüentemente envolvam softwares, em muitas organizações os processos mais importantes dependem de pessoas. A automação das interações entre as pessoas que participam de um processo pode aprimorar o funcionamento do processo, aumentar sua eficiência e reduzir a incidência de erros. O uso de softwares que fornecem suporte para esse tipo de fluxo de trabalho humano pode tornar as organizações mais eficazes.

As informações contidas neste documento representam a visão atual da Microsoft Corporation sobre as questões discutidas até a data de publicação. Como a Microsoft deve responder às condições modificáveis do mercado, elas não devem ser interpretadas como compromisso por parte da Microsoft, e a Microsoft não pode garantir a precisão das informações apresentadas depois da publicação.

Este White Paper é apenas para fins informativos. A MICROSOFT NÃO FAZ GARANTIA, EXPRESSA, IMPLÍCITA OU ESTATUTÁRIA, QUANTO ÀS INFORMAÇÕES DESTE DOCUMENTO.

A conformidade com todas as leis aplicáveis de direitos autorais é de responsabilidade do usuário. Sem limitar os direitos protegidos pelos direitos autorais, nenhuma parte deste documento pode ser reproduzida, armazenada ou apresentada a um sistema de recuperação, ou transmitida, de qualquer forma ou por qualquer meio (eletrônico, mecânico, fotocopiador, gravador ou outros), ou por qualquer finalidade, sem a permissão expressa por escrito da Microsoft Corporation.

A Microsoft pode possuir patentes, aplicações patentes, marcas registradas, direitos autorais ou outros direitos de propriedade intelectual que abordem os assuntos deste documento. Excetuando-se o que se encontra expressamente fornecido em qualquer contrato de licença por escrito, os complementos deste documento não provêm quaisquer licenças a essas patentes, marcas registradas, direitos autorais ou outra propriedade intelectual.

A menos que seja notificado, os exemplos de empresas, organizações, produtos, nomes de domínios, endereços de e-mail, logotipos, pessoas, locais e eventos aqui descritos são fictícios e não estão associados a qualquer empresa, organização, produto, nome de domínio, endereço dee-mail, logotipo, pessoa, local e evento reais.© 2007 Microsoft Corporation. Todos os direitos reservados.

Microsoft, Excel, SharePoint, Visual Studio e Windows são marcasregistradas ou apenas marcas da Microsoft Corporation nos EstadosUnidos e/ou outros países.Todas as outras marcas registradas pertencem a seus respectivos proprietários.

Traduzido por Francisco Baddini, Junho de 2007

Índice

Introdução ........................................................................................................ 4Fundamentos Tecnológicos do Fluxo de Trabalho e dos Produtos eTecnologias SharePoint..................................................................................... 5

Windows Workflow Foundation ......................................................................5Windows SharePoint Services.........................................................................6

Fluxo de Trabalho e o Windows SharePoint Services 3.0 .................................. 8Combinando o Windows Workflow Foundation e o WindowsSharePoint Services ...........................................................................................8

Fluxo de Trabalho no Windows SharePoint Services: Um Cenário ..................... 9Criando um Fluxo de Trabalho .......................................................................9Associando um Fluxo de Trabalho a uma Biblioteca ou Lista deDocumentos..........................................................................................................9Iniciando um Fluxo de Trabalho................................................................... 10Interagindo com um Fluxo de Trabalho .................................................... 12Resumindo o Processo .................................................................................... 14

Criando Fluxos de Trabalho no Windows SharePoint Services ........................ 15Criando Fluxos de Trabalho com o Visual Studio 2005 e o WorkflowDesigner............................................................................................................... 16

Criando Fluxos de Trabalho com o Office SharePoint Designer2007 .................................................................................................................. 19

Fluxo de Trabalho e o Office SharePoint Server 2007 ..................................... 21Combinando o Windows Workflow Foundation, o WindowsSharePoint Services e o Office SharePoint Server ................................. 22

Fluxo de Trabalho no Office SharePoint Server: Um Cenário ........................... 23Criando Fluxos de Trabalho com o Office SharePoint Server ........................... 27

Criando Fluxos de Trabalho com o Visual Studio 2005 e o WorkflowDesigner............................................................................................................... 27Criando Fluxos de Trabalho com o Office SharePoint Designer 2007................................................................................................................................ 28

Fazendo uma Opção Tecnológica .................................................................... 28Conclusão sobre o Entendimento do Fluxo de Trabalho nos Produtos eTecnologias SharePoint................................................................................... 29

Recursos .............................................................................................................. 29Sobre o Autor..................................................................................................... 30

IntroduçãoAs empresas dependem dos processos de negócios. Embora esses processos freqüentemente envolvam softwares, em muitas organizações os processos mais importantes dependem de pessoas. A automação das interações entre as pessoas que participam de um processo podeaprimorar o funcionamento do processo, aumentar sua eficiência e reduzir a incidência de erros. O uso de softwares que fornecem suporte para esse tipo de fluxo de trabalho humano pode tornar as organizações mais eficazes.Diversos processos em diferentes tipos de empresas podem se beneficiar do suporte automatizado para o fluxo de trabalho humano. Alguns exemplos:• Aprovação: Um aspecto comum dos processos de negócios orientados a pessoas é a

necessidade de obter aprovação de múltiplos participantes. O objeto de aprovação pode variar muito, desde um documento do Word contendo o planejamento de marketing para o próximo ano até um relatório de despesas de uma viagem para uma reunião. Em qualquer caso,algumas pessoas devem analisar a informação, por vezes acrescentar comentários e,posteriormente, indicar a aprovação ou rejeição.

• Coordenação das atividades em grupo: No caso de uma preparação de resposta para um pedido de oferta, do gerenciamento da tradução de um documento para uma ou mais línguas, ou em outros casos, muitos processos exigem que as pessoas trabalhem em conjunto, deforma organizada. Com a definição das etapas do processo em um fluxo de trabalho automatizado, o trabalho do grupo pode se tornar mais eficiente e o próprio processo, mais previsível.

• Monitoramento de Problemas: Muitos processos de negócios geram uma lista de problemas pendentes. Um fluxo de trabalho automatizado pode ser usado para manter essa lista, atribuiros problemas às pessoas capazes de resolvê-los e gerenciar o status dessa resolução.

Para fornecer suporte para esses tipos de processos de negócios automatizados, o MicrosoftWindows SharePoint Services 3.0 pode executar aplicativos de fluxo de trabalho humano.Baseados no Windows Workflow Foundation, esses aplicativos interagem com as pessoas por meio de um navegador da Web e, se necessário, também com outros softwares. Para criar aplicativosde fluxo de trabalho, os desenvolvedores usam o Workflow Designer e o Microsoft Visual Studio2005, enquanto os profissionais da informação usam o novo Microsoft Office SharePoint Designer2007.O Microsoft Office SharePoint Server 2007, parte do sistema Microsoft Office 2007, acrescenta mais recursos aos aplicativos de fluxo de trabalho construídos no Windows SharePoint Services. Com esse produto, os fluxos de trabalho podem usar formulários personalizados criados com o Microsoft Office InfoPath 2007 para interagir com os usuários através de aplicativos do Office,como o Microsoft Office Word 2007 e o Microsoft Office Outlook 2007. O Office SharePoint Servertambém inclui vários fluxos de trabalho pré-definidos, permitindo que os profissionais da informação criem processos de negócios automatizados para aprovação e outras situações comuns.Tanto o Windows Workflow Foundation como o Windows SharePoint Services 3.0 serãocomponentes padrão do Windows, embora o Office SharePoint Server seja um produto licenciado separadamente. Todas essas tecnologias, bem como as ferramentas para criação de fluxos de trabalho que as utilizam, têm seu lançamento programado para o início de 2007. Este artigo apresenta tais ferramentas e tecnologias, com a descrição do que elas fazem e como fazem. O objetivo é fornecer uma visão ampla do suporte da Microsoft para o fluxo de trabalho humano no Windows SharePoint Services e no sistema Office 2007.

Fundamentos Tecnológicos do Fluxo de Trabalho edos Produtos e Tecnologias SharePointO entendimento do suporte da Microsoft para o fluxo de trabalho humano requer um conhecimento básico sobre as duas tecnologias fundamentais que sustentam esse suporte: oWindows Workflow Foundation e o Windows SharePoint Services. Esta seção descreve brevementecada um deles.

Windows Workflow FoundationÉ comum que um software implemente um processo com múltiplas etapas, executadas uma após outra em uma ordem definida. Dada a freqüência dessa abordagem, por que não fornecer suporte explícito para a criação desse tipo de aplicativo? O objetivo do Windows Workflow Foundation éfazer exatamente isso. Um aplicativo construído com o Workflow Foundation consiste em um ou mais fluxos de trabalho, cada um contendo uma série de atividades. As atividades do fluxo de trabalho são executadas uma de cada vez pelo mecanismo de tempo de execução do Workflow Foundation, com a ordem de execução determinada pelo próprio fluxo de trabalho. Ao fornecer suporte direto aos aplicativos orientados a processos, o Workflow Foundation pode tornar mais fáceis a criação e manutenção desses aplicativos.A figura seguinte mostra os principais componentes do Workflow Foundation. Um fluxo detrabalho, construído com base em atividades, é executado através do mecanismo de tempo de execução. Tal execução depende de um conjunto de serviços de tempo de execução, fornecido pelo Workflow Foundation, que permite a persistência do estado do fluxo de trabalho, omonitoramento da execução, e mais. Tudo é executado dentro de um host, que pode ser qualquerprocesso do Windows, desde um simples aplicativo de área de trabalho até um servidor escalonável. Além disso, para comportar os diversos requisitos exigidos por diferentes hosts e tipos de aplicativos, os serviços de tempo de execução do Workflow Foundation podem ser substituídos, se necessário.

Como indica a figura, os fluxos de trabalho podem ser criados com o Workflow Designer do Workflow Foundation. Essa ferramenta é executada no Visual Studio 2005 e fornece um ambiente gráfico para organizar as atividades nos fluxos de trabalho. Uma atividade é apenas uma classe;

portanto, é possível criar fluxos de trabalho puramente em código – não é necessário usar umaferramenta gráfica. Embora um fluxo de trabalho possa usar qualquer atividade escolhida pelo desenvolvedor, o Workflow Foundation fornece uma Biblioteca Básica de Atividades (BAL), que abrange uma série de atividades básicas, incluindo as seguintes:• IfElse: executa as atividades contidas em dois ou mais caminhos possíveis, com base no

cumprimento de uma condição.• While: executa repetidamente uma ou mais atividades, desde que a condição seja verdadeira.• Sequence: executa um grupo de atividades, uma de cada vez, em uma ordem definida.• Parallel: executa dois ou mais grupos de atividades em paralelo.• Code: executa um bloco definido de código.• Listen: espera um dentre um conjunto de eventos, e então executa uma ou mais atividades

quando o evento é recebido.• InvokeWebService: executa uma chamada de serviço da Web.• Policy: permite a definição e execução de regras de negócios através de um mecanismo de

regras fornecidas pelo Workflow Foundation.O Workflow Foundation fornece dois tipos de fluxos de trabalho integrados:• Fluxos de trabalho seqüenciais, que executam as atividades numa ordem definida. Um fluxo de

trabalho seqüencial pode conter IfElse, While e quaisquer outras atividades.• Fluxos de trabalho de máquina de estado, que implementam uma máquina de estado limitada

tradicional. Esse tipo de fluxo de trabalho pode conter IfElse, While e outras atividades, mas depende de outras atividades, como Estado, para representar estados e transições.

É importante entender que o Workflow Foundation em si não é um aplicativo de fluxo de trabalho completo. Em vez disso, ele fornece uma base para os desenvolvedores criarem softwaresbaseados em fluxos de trabalho. E, como pode ser hospedado em qualquer processo do Windows,o Workflow Foundation pode ser combinado com outras tecnologias para fornecer serviços de fluxode trabalho. O Windows SharePoint Services 3.0 faz exatamente isso; portanto, o próximo passo para entender o suporte da Microsoft para o fluxo de trabalho humano é conhecer os fundamentos dessa tecnologia.

Windows SharePoint ServicesO compartilhamento de informações é fundamental na vida moderna. Seja no trabalho, como voluntário de uma organização, ou de outra maneira, com freqüência precisamos compartilhar documentos e informações com outras pessoas. O Windows SharePoint Services, um componente padrão do Windows Server 2003, torna mais fácil esse compartilhamento.Como demonstrado na figura abaixo, os usuários do Windows SharePoint Services podem criarsites, cada um deles contendo bibliotecas e listas de documentos. As informações em cada site, inclusive documentos e itens de uma lista, são armazenadas no SQL Server. Com o Internet Information Services (IIS), as pessoas podem interagir com os sites através dos aplicativos do Microsoft Office ou de um navegador, como o Internet Explorer. Os usuários também podem personalizar a interface do navegador usando Web Parts, o que permite que cada usuário crie uma interface que lhe proporcione bons resultados.

A versão 3.0 do Windows SharePoint Services também adiciona suporte para tipos de conteúdo.Um tipo de conteúdo fornece um esquema que define um documento ou item de uma lista. Por padrão, todos os documentos de uma determinada biblioteca possuem o mesmo esquema, assim como todos os itens de uma lista específica. Anexar um tipo de conteúdo a um documento ou itemde uma lista permite especificar o esquema do documento ou item, independentemente dos outroselementos da biblioteca ou lista à qual pertencem. Também podem ser anexadas políticas aostipos de conteúdo, para especificar, por exemplo, o período de tempo em que um documento deve ser conservado. Tais políticas serão então aplicadas a qualquer documento ou item aos quais tal política tenha sido anexada.Múltiplas máquinas que executam o Windows SharePoint Services podem ter acesso a um único banco de dados do SQL Server ou a um grupo de banco de dados com sites particionados. Isso melhora a escalabilidade, permitindo que um grande número de usuários tenha acesso aos mesmos sites. Também vale salientar que, embora estejam logicamente separados e apareçamaos usuários de forma diferente, os documentos e itens são, na verdade, muito similares quandoestão ocultos: ambos são apenas entradas nas tabelas do SQL Server. Há algumas diferenças –por exemplo, pode-se fazer check-in e check-out dos documentos, mas não dos itens – mas a distinção entre eles se refere mais a como o usuário os visualiza do que como são implementados.O Windows SharePoint Services também conta com outras tecnologias padrão do Windows. Por exemplo, ele pode usar o Active Directory para identificar usuários, e sua interface de usuário, inclusive as Web Parts, é construída sobre o ASP.NET. Por ser um componente padrão do Windowse por lidar com um conjunto de problemas comuns, o Windows SharePoint Services tornou-se umatecnologia muito popular, usada por muitas organizações para o compartilhamento de diversas informações. Até o Windows SharePoint Services 3.0, entretanto, não havia suporte integradopara a criação de fluxos de trabalho. A seguir, descreve-se como a versão 3.0 tornou esse suporte possível.

Fluxo de Trabalho e o Windows SharePoint Services3.0Independentemente, tanto o WF como o Windows SharePoint Services são proveitosos;entretanto, a capacidade do Windows SharePoint Services de criar aplicativos de fluxo de trabalho humano, construídos sobre recursos orientados a documentos, seria ainda mais proveitosa. O Windows SharePoint Services 3.0 torna isso possível. Construído através do WF, esse novo lançamento será incluído na próxima versão do Windows Server, denominada “Longhorn”, etambém estará disponível gratuitamente como uma atualização opcional para o Windows Server2003 via Windows Update.

Combinando o Windows Workflow Foundation e oWindows SharePoint ServicesComo descrito anteriormente, o mecanismo de tempo de execução do WF pode ser hospedado em qualquer processo do Windows. O Windows SharePoint Services 3.0 se beneficia disso, atuando como um host para esse mecanismo. Um ou mais modelos de fluxo de trabalho, cada umcontendo o código que define um fluxo de trabalho específico, podem ser instalados num servidor. Feito isso, pode-se criar uma associação entre um modelo específico e uma biblioteca, lista ou tipode conteúdo. Esse modelo pode então ser carregado e executado pelo mecanismo de tempo deexecução do WF hospedado no Windows SharePoint Services, criando uma instância do fluxo de trabalho. A figura abaixo mostra como isso ocorre.

Como todos os fluxos de trabalho do WF, os fluxos de trabalho baseados no Windows SharePointServices 3.0 dependem dos serviços de tempo de execução do WF. Entretanto, para melhorsuportar os fluxos de trabalho hospedados no Windows SharePoint Services, a versão 3.0 substitui alguns serviços integrados. Por exemplo, o serviço de persistência padrão do WF foi modificadopara permitir que o estado de um fluxo de trabalho persistente seja conectado ao documento ouitem ao qual o fluxo de trabalho esteja associado.É útil possuir uma visão arquitetural de como as partes se integram, além de ser este um aspecto essencial para o entendimento dos fluxos de trabalho no Windows SharePoint Services 3.0. Entretanto, a melhor maneira de realmente entender o que se passa é visualizar um cenário típico que usa essa tecnologia. A próxima seção fornece, passo a passo, um exemplo simples do uso deum fluxo de trabalho do Windows SharePoint Services.

Fluxo de Trabalho no Windows SharePoint Services: Um CenárioNa maioria das organizações, o exemplo mais comum de fluxo de trabalho humano é uma aprovação em suas variações: um grupo de pessoas deve aprovar ou rejeitar um documento, porvezes acrescentar comentários para explicar suas decisões. Refletindo essa recorrência, o exemplo aqui descrito demonstra a aparência de um fluxo de trabalho de aprovação implementado com o Windows SharePoint Services. Antes da explicação passo a passo desse exemplo, é importante definir as funções desempenhadas por diferentes pessoas. Tais funções incluem:• Criador do fluxo de trabalho: o desenvolvedor ou profissional da informação que cria um

modelo de fluxo de trabalho.• Administrador do Windows SharePoint Services: a pessoa que instala o modelo de fluxo de

trabalho e o associa a uma biblioteca ou lista de documentos.• Iniciador do fluxo de trabalho: a pessoa que inicia a execução do fluxo de trabalho,

ocasionando a criação de uma instância do fluxo de trabalho a partir de um modelo de fluxo de trabalho.

• Participantes do fluxo de trabalho: as pessoas que interagem com a instância do fluxo de trabalho para executar o processo de negócios por ela suportado.

Como descrito a seguir, os indivíduos em cada uma dessas funções são responsáveis pela criação, instalação, instanciamento e uso de um fluxo de trabalho.

Criando um Fluxo de TrabalhoA Microsoft fornece duas opções para a criação de fluxos de trabalho, específicas para o Windows SharePoint Services. Os desenvolvedores usam o Visual Studio 2005 e o Workflow Designer, enquanto os profissionais da informação usam a abordagem mais simples baseada em regras fornecida pelo Office SharePoint Designer. Em ambos os casos, o resultado é um modelo de fluxode trabalho que deve ser implantado num servidor que executa o Windows SharePoint Services. Acriação do fluxo de trabalho será descrita posteriormente, de forma detalhada, neste artigo;assim, por agora este cenário parte do princípio de que um modelo já foi criado.

Associando um Fluxo de Trabalho a uma Biblioteca ouLista de DocumentosAntes de poder ser usado, um modelo de fluxo de trabalho deve ser instalado num sistema do Windows SharePoint Services e então associado a uma biblioteca ou lista de documentos ou tipo de conteúdo. Feito isso, o fluxo de trabalho pode ser iniciado de qualquer documento ou item dabiblioteca ou lista. Os fluxos de trabalho operam da mesma maneira sobre itens e documentos e,

sendo assim, em geral um modelo de fluxo de trabalho pode ser anexado a outro (embora sejapossível criar um modelo para ser associado somente a um item ou a um documento). E, emboraos fluxos de trabalho possam ser claramente iniciados a partir de tipos de conteúdo, um fluxo de trabalho associado a um tipo de conteúdo pode ser iniciado a partir de um documento ou item de uma lista ao qual esse tipo de conteúdo tenha sido anexado.Tanto a instalação quanto a associação são automáticas para fluxos de trabalho criados com o Office SharePoint Designer. Entretanto, para aqueles criados com o Workflow Designer e o Visual Studio, o administrador do servidor do Windows SharePoint Services deve claramente instalar omodelo de fluxo de trabalho. O modelo deve ser então associado a uma biblioteca, lista ou tipo deconteúdo, de forma que possa ser executado por pessoas com menos permissões que as do administrador do servidor. Qualquer pessoa que criar essa associação também deverá atribuir-lhe um nome específico, de forma a ser consultado pelos usuários. Opcionalmente, o criador do fluxode trabalho pode permitir que a pessoa que criou a associação configure opções para ocomportamento do fluxo de trabalho, como especificar uma lista padrão de pessoas que sempre poderão participar do processo. O mesmo modelo pode ser associado a múltiplas bibliotecas, listas ou tipos de conteúdo, com cada associação personalizada conforme necessário. Após a associaçãoter sido criada e as opções configuradas, o iniciador do fluxo de trabalho pode criar uma instânciado fluxo de trabalho a partir dessa associação, como descrito a seguir.

Iniciando um Fluxo de TrabalhoO Windows SharePoint Services fornece três opções para a criação de uma instância do fluxo de trabalho. As três sempre executam o fluxo de trabalho desde o início. (Na verdade, se uma instância do fluxo de trabalho, criada a partir de uma associação específica, estiver sendo executada no momento, não é possível criar outra instância a partir da mesma associação.) As opções são:• O fluxo de trabalho pode ser iniciado manualmente por um usuário do Windows SharePoint

Services.• O fluxo de trabalho pode ser configurado para ser executado automaticamente quando um

documento ou item for alterado.• O fluxo de trabalho pode ser configurado para ser executado automaticamente quando um

documento ou item for criado. Por exemplo, um usuário do Microsoft Word pode salvar um novo documento na biblioteca de documentos do site, ocasionando assim a execução de umainstância do fluxo de trabalho associada àquela biblioteca. O iniciador do fluxo de trabalho pode usar o Microsoft Word 2007 ou versões mais antigas para fazer isso. É possível ainda iniciarfluxos de trabalho dessa maneira com aplicativos que não sejam da Microsoft.

Este cenário apresenta a primeira das três opções: iniciar um fluxo de trabalho manualmente. Atela abaixo mostra a aparência de um documento na biblioteca de documentos para um usuário do Windows SharePoint Services. Para iniciar uma instância do fluxo de trabalho a partir desse documento, o usuário clica no documento e seleciona Fluxos de Trabalho no menu.

Ao fazer essa seleção, é aberta a seguinte tela:

Abaixo do cabeçalho Start a New Workflow (Iniciar um Novo Fluxo de Trabalho) aparecem osnomes de todos os fluxos de trabalho que podem ser iniciados a partir desse documento. Neste exemplo, há duas opções – Approval (Aprovação) e Collect Feedback (Coleta de Comentários)– mas, se o administrador tiver associado outros modelos de fluxo de trabalho a essa biblioteca, seus nomes também aparecerão. Neste exemplo, o iniciador seleciona Approval e a seguinte tela aparece:

Ao contrário de todas as telas mostradas até agora, os conteúdos desta tela são definidos pelopróprio fluxo de trabalho. Quando um fluxo de trabalho é iniciado (por exemplo, quando uma instância do fluxo de trabalho é criada), pode ser exibida uma tela opcional que permite ao usuário especificar as informações relevantes. Para o fluxo de trabalho de Aprovação aquidemonstrado, essas informações incluem o nome de cada pessoa que deve aprovar o documento, uma indicação do tempo de espera para cada aprovação uma lista de pessoas a serem notificadas. Uma vez que essas informações tenham sido fornecidas, o usuário clica no botão Start (Iniciar)no canto inferior direito da tela. O fluxo de trabalho começará então a ser executado, solicitandoque cada participante analise o documento na ordem em que seus nomes foram inseridos na tela. Quando um fluxo de trabalho é iniciado, opcionalmente também pode ser enviada uma mensagemde e-mail à pessoa que o iniciou. De forma similar, pode ser enviado um e-mail ao criador do fluxode trabalho quando este tiver sido concluído. Neste exemplo, o fluxo de trabalho de Aprovação pode gerar o envio de um e-mail para seu criador, informando quando o processo de aprovação estiver concluído. Também é possível que os participantes do fluxo de trabalho – neste exemplo,as pessoas que fazem a aprovação do documento – sejam notificadas por e-mail sobre tarefaspendentes no fluxo de trabalho.

Interagindo com um Fluxo de TrabalhoA interação entre uma pessoa e um fluxo de trabalho em execução ocorre por meio da noção de tarefas. Uma tarefa é uma unidade de trabalho atribuída a um indivíduo. Neste exemplo, a cada pessoa da lista de aprovação do fluxo de trabalho será atribuída uma tarefa solicitando aaprovação do documento. O Windows SharePoint Services mantém uma lista de tarefas para cadasite, e um fluxo de trabalho em execução pode adicionar tarefas à lista, especificando qual tarefaé atribuída a quem. Cada usuário desse site pode visualizar qual trabalho deve executar, acessando sua lista de tarefas através de um navegador ou sincronizando essa lista com a sualista de tarefas do Outlook 2007. A tela abaixo mostra o acesso via navegador para uma pessoacom a atribuição de aprovar o documento usado neste exemplo.

Para um usuário do Windows SharePoint Services, sua lista de tarefas em espera é apenas outralista. Na tela mostrada acima, o usuário selecionou a lista Tasks (Tarefas) dentre as opções visíveis do lado esquerdo da tela. A única tarefa atual da lista é uma solicitação de aprovação dodocumento. (O próprio documento pode ser acessado através do Link que aparece do lado diretoda tela.) Para executar a tarefa, o usuário deve clicar no nome da tarefa, que abrirá a seguinte tela:

A maneira como um fluxo de trabalho interage com os participantes pode variar, de forma que essa tela é definida pelo próprio fluxo de trabalho. Neste exemplo, o participante dispõe de um campo para comentários e de botões para aprovar ou rejeitar o documento. Outras opçõestambém estão disponíveis, permitindo que o usuário atribua a tarefa para outra pessoa ou solicite

uma alteração. Aqui, o usuário pode inserir um comentário e então clicar no botão Aprovar. Ofluxo de trabalho criará então uma tarefa na lista de tarefas da outra pessoa na lista de aprovadores. Assim que cada participante tenha respondido, o fluxo de trabalho é finalizado.Os fluxos de trabalho do Windows SharePoint Services também fornecem outras opções, incluindo as seguintes:• O iniciador do fluxo de trabalho pode verificar o status do fluxo. No cenário aqui descrito, por

exemplo, ele deve verificar o grau atingido pelo processo de aprovação.• O fluxo de trabalho pode ser modificado durante sua execução. O criador do fluxo de trabalho

determina quais modificações serão permitidas, caso houver. Por exemplo, um fluxo detrabalho de aprovação pode permitir o acréscimo de um novo aprovador durante o andamentodo fluxo de trabalho. O recurso para modificar fluxos de trabalho em andamento é importante,já que reflete a maneira como as pessoas realmente trabalham. Mudanças espontâneas nos processos de negócios são uma realidade inevitável e, sendo assim, os fluxos de trabalho do Windows SharePoint Services fornecem uma maneira de lidar com isso.

Resumindo o ProcessoHá uma infinidade de mudanças em um fluxo de trabalho do Windows SharePoint Services. Afigura abaixo fornece uma visão geral do funcionamento do processo.

Resumindo: Assim que um modelo de fluxo de trabalho é instalado e associado a uma biblioteca ou lista de documentos ou tipo de conteúdo, uma etapa aqui não demonstrada, o usuário dessesite pode criar uma instância desse fluxo de trabalho. O processo começa com o iniciador do fluxode trabalho selecionando um documento e um modelo de fluxo associado (etapa 1). O iniciadorcria uma instância do fluxo de trabalho a partir dessa associação (etapa 2), e então personaliza e inicia a nova instância (etapa 3).Em seguida, a instância do fluxo de trabalho em execução adiciona uma tarefa à lista de tarefasde um participante (etapa 4). (O fluxo de trabalho de aprovação usado neste cenário atribui essas

tarefas de forma seqüencial, embora também seja possível atribuir tarefas a vários participantesao mesmo tempo, para que todas sejam executadas em paralelo.) Os participantes do fluxo de trabalho podem tomar conhecimento das tarefas que lhes foram atribuídas verificando sua lista de tarefas (etapa 5). Em seguida, cada participante interage com a instância do fluxo de trabalho em execução para concluir essa tarefa (etapa 6). No exemplo aqui descrito, a tarefa exigida era a aprovação de um documento, embora pudesse ser qualquer outra tarefa selecionada pelo criadordo fluxo de trabalho.É importante observar que o próprio documento sobre o qual o fluxo de trabalho é executado nãoé enviado de pessoa para pessoa. Em vez disso, o documento permanece no site e cada participante do fluxo de trabalho recebe um link para acessá-lo. Na verdade, não há nenhum requisito para que o fluxo de trabalho faça uso do documento ou item com o qual esteja associado. Outro ponto a ser enfatizado é que os formulários vistos pelo iniciador e pelos participantes do fluxo de trabalho nas etapas 1, 2 e 5 são definidos pelo próprio WindowsSharePoint Services. Já os formulários usados nas etapas 3 e 6 são definidos pelo criador do fluxode trabalho. Isso permite ao criador controlar a maneira como os usuários personalizam e interagem com o fluxo de trabalho.Além de fornecer uma plataforma para a criação de aplicativos de fluxo de trabalho humano, aversão 3.0 do Windows SharePoint Services também fornece um fluxo de trabalho pré-definido de Monitoramento de Problemas, que pode ser usado “como está” pelos usuários finais. Esse fluxo de trabalho permite a atribuição de problemas ativos aos participantes e o monitoramento de tais problemas. Uma vez criado, um problema pode ser movido primeiramente para o estado Solucionado, que indica que foi tratado pelo participante responsável, e posteriormente para o estado Encerrado, que indica que o iniciador do fluxo de trabalho aceitou a resolução e encerrou o problema.Entender os fundamentos do uso dos fluxos de trabalho no Windows SharePoint Services éessencial para compreender essa tecnologia; contudo, também é útil conhecer o processo decriação dos fluxos de trabalho. A próxima seção apresenta as duas abordagens possíveis para essa criação.

Criando Fluxos de Trabalho no Windows SharePointServicesO que é um fluxo de trabalho do Windows SharePoint Services? Fundamentalmente, ele consisteem dois fatores: os formulários usados pelo fluxo de trabalho para interagir com os usuários e a lógica que define o comportamento do fluxo de trabalho. Entender a criação dos fluxos de trabalho no Windows SharePoint Services requer conhecimento sobre ambos os fatores.Como a comunicação com os usuários é feita através de um navegador, um fluxo de trabalho doWindows SharePoint Services conta com o Microsoft ASP.NET para exibir seus formulários. Conseqüentemente, esses formulários são definidos como páginas ASPX. Um fluxo de trabalho do Windows SharePoint Services pode exibir seus próprios formulários em quatro pontos de seu ciclode vida:• Associação: Quando o administrador do Windows SharePoint Services associa um modelo de

fluxo de trabalho a uma biblioteca ou lista de documentos específica, pode configurar opções que se aplicarão a toda e qualquer instância do fluxo de trabalho criada a partir dessaassociação. Se o criador do fluxo de trabalho fizer essa opção, deve fornecer um formulário que permita ao administrador especificar essa informação.

• Início: O iniciador de um fluxo de trabalho pode possuir autorização para especificar opções

quando inicia uma instância em execução. No cenário de aprovação descrito, por exemplo, asopções incluídas especificam a lista de participantes do fluxo de trabalho e define o tempo estabelecido a cada um para a conclusão da tarefa. Se um fluxo de trabalho tiver essa permissão, seu criador deve fornecer um formulário para que o iniciador configure essas opções, como demonstrado na etapa 3 do diagrama anterior.

• Conclusão da Tarefa: A instância do fluxo de trabalho em execução deve exibir um formulário aos participantes do fluxo de trabalho para que eles concluam sua tarefa. Como demonstrado na

etapa 6 do diagrama anterior, esse formulário é o que permitia aos aprovadores do cenárioanterior fazer comentários sobre o documento e indicar sua aprovação ou rejeição.

• Modificação: Embora não demonstrado no cenário acima, o criador de um fluxo de trabalhopode permitir que ele seja modificado durante sua execução. Por exemplo, o fluxo de trabalho pode permitir a adição de novos participantes depois de ter iniciado a execução ou estendido os devidos dados para a conclusão das tarefas. Caso essa opção seja usada, o fluxo de trabalhodeve exibir um formulário nesse ponto, para que o participante especifique quais alterações devem ser feitas.

Os fluxos de trabalho construídos exclusivamente no Windows SharePoint Services têm seus formulários definidos como páginas .aspx, enquanto que os que usam o Office SharePoint Server também podem usar formulários criados com o InfoPath, como descrito posteriormente. Emambos os casos, a lógica do fluxo de trabalho é sempre definida como um grupo de atividades, da mesma forma que qualquer fluxo de trabalho baseado no WF. Para especificar a lógica e os formulários para um fluxo de trabalho, a Microsoft fornece duas ferramentas distintas, cada uma voltada para um público diferente. Os desenvolvedores de software podem usar o WorkflowDesigner hospedado no Visual Studio 2005. Os profissionais da informação, um grupo menos técnico, podem usar o Office SharePoint Designer para criar fluxos de trabalho sem escrever código. As próximas seções examinam como os fluxos de trabalho do Windows SharePoint Services podem ser criados usando cada uma dessas ferramentas.

Criando Fluxos de Trabalho com o Visual Studio 2005e o Workflow DesignerSob vários aspectos, um fluxo de trabalho é como um fluxograma. Sendo assim, faz sentido fornecer uma ferramenta gráfica que permita aos desenvolvedores especificar as ações de umfluxo de trabalho. No WF, essa ferramenta é o Workflow Designer, componente das Extensões do Windows Workflow Foundation para o Visual Studio 2005. Os desenvolvedores podem usar o Workflow Designer para definir graficamente as atividades do fluxo de trabalho e a ordem em que essas atividades devem ser executadas. A tela abaixo mostra um exemplo simples.

As atividades disponíveis aparecem em Ferramentas, do lado esquerdo da tela. O administradorpode arrastar essas atividades para a superfície do projeto para definir as etapas do fluxo de trabalho. As propriedades de cada atividade podem ser então configuradas na janela Propriedades,no canto inferior direito da tela.A Biblioteca Básica de Atividades do WF fornece um grupo de atividades básicas, como descrito anteriormente. O Windows SharePoint Services também fornece um conjunto de atividades projetadas especificamente para a criação de fluxos de trabalho do Windows SharePoint Services. Entre as atividades mais importantes, estão as seguintes:• Ativar Fluxo de Trabalho: fornece um ponto de partida padrão para um fluxo de trabalho do

Windows SharePoint Services. Entre outros recursos, essa atividade pode aceitar informações fornecidas por um administrador do Windows SharePoint Services por meio do formulário de Associação, quando um fluxo de trabalho é associado a uma biblioteca ou lista de documentos. Também pode aceitar informações fornecidas por meio do formulário de Início, quando o fluxode trabalho é iniciado. Todo fluxo de trabalho do Windows SharePoint Services deve começar com essa atividade.

• Criar Tarefa: cria uma tarefa atribuída a um usuário específico da lista de tarefas. Por exemplo,o fluxo de trabalho de aprovação do cenário descrito anteriormente usou essa atividade para adicionar uma tarefa à lista de tarefas usada por cada um dos participantes. Tal atividade também possui uma propriedade Enviar E-mail de Notificação que, quando configurada como verdadeira, envia automaticamente uma mensagem de e-mail à pessoa para quem essa tarefa foi criada.

• Alterar Tarefa: aceita informações do formulário de Conclusão da Tarefa. O fluxo de trabalho de aprovação do cenário anterior usou essa atividade para aceitar a entrada de cada participante quando o documento foi aprovado.

• Concluir Tarefa: assinala a tarefa como concluída.• Excluir Tarefa: remove uma tarefa da lista de tarefas.

• Modificar Fluxo de Trabalho: aceita informações do formulário de Modificação, que podem entãoser usadas para alterar o comportamento da instância do fluxo de trabalho. Caso o criador do fluxo de trabalho opte por não incluir nenhuma instância dessa atividade no fluxo de trabalho, este não poderá ser modificado durante sua execução.

• Enviar E-Mail: envia e-mails para uma pessoa específica ou grupo de pessoas.• Registrar na Lista de Histórico: grava as informações sobre a execução do fluxo de trabalho em

uma lista de histórico. As informações dessa lista permitem que os usuários visualizem o andamento do fluxo de trabalho, consultem o histórico do fluxo de trabalho depois deconcluído, e mais. Para permitir esse monitoramento, o criador do fluxo de trabalho deveregistrar as informações na lista de Histórico em pontos apropriados durante a execução dofluxo de trabalho. Como o Windows SharePoint Services fornece um mecanismo próprio para o monitoramento dos fluxos de trabalho, não fornece suporte para o serviço de monitoramento padrão do WF.

Um modelo típico de fluxo de trabalho do Windows SharePoint Services é iniciado com a atividadeAtivar Fluxo de Trabalho e, em seguida, a atividade Criar Tarefa é usada para atribuir umaatividade a um participante no fluxo de trabalho. A atividade padrão While da BAL deve ser então usada para esperar até que o usuário conclua a tarefa. Para saber quando isso aconteceu (ousuário pode ter feito diversas mudanças na tarefa, e então, quando terminar, assinala um quadro no formulário Conclusão da Tarefa), a atividade Alterar Tarefa é executada dentro da atividade While, extraindo quaisquer informações inseridas pelo usuário no formulário. Quando o usuário conclui a tarefa, executa a atividade Concluir Tarefa e, em seguida, Excluir Tarefa. O fluxo de trabalho pode então prosseguir para o próximo participante, usando Criar Tarefa para a atribuiçãoda tarefa, e assim por diante. E, é claro, outros eventos podem ocorrer, como o envio de e-mails,o registro das informações na lista de histórico, ou ainda a inclusão da atividade de Código deBAL, que permite a execução de código arbitrário.Todas as atividades fornecidas pelo Windows SharePoint Services são voltadas para permitir queos fluxos de trabalho operem dentro do ambiente do Windows SharePoint Services. A lógica dos negócios implementada por um fluxo de trabalho é de total responsabilidade do criador do fluxode trabalho. Na verdade, um desenvolvedor que cria um fluxo de trabalho com o Windows SharePoint Services é livre para criar suas próprias atividades personalizadas – não é obrigado a usar somente as atividades fornecidas pelo Windows SharePoint Services e o WF.Como descrito anteriormente, o Windows Workflow Foundation suporta tanto fluxos de trabalho de máquina de estado quanto seqüenciais. Um fluxo de trabalho do Windows SharePoint Servicescriado com o Workflow Designer também pode usar uma ou outra opção. Para isso, o WindowsSharePoint Services adiciona dois tipos de projeto ao Visual Studio 2005, um para cada estilo de fluxo de trabalho.Qualquer que seja o estilo escolhido, o desenvolvedor deve definir mais do que apenas a lógica do fluxo de trabalho; deve também especificar os formulários ASPX a serem usados. Para isso, o desenvolvedor conta com um arquivo denominado workflow.xml. Esse arquivo fornece um modeloa ser preenchido pelo desenvolvedor para especificar o formulário a ser exibido em cada um dos quatro pontos em que o fluxo de trabalho do Windows SharePoint Services tem permissão para fazer isso.Um desenvolvedor tem um pouco de trabalho para passar informações entre um fluxo de trabalhodo Windows SharePoint Services e os formulários ASPX. O Windows SharePoint Services fornece um namespace, Microsoft.Windows.SharePoint.Workflow, que exibe um modelo de objeto aos desenvolvedores. Usando os tipos nesse namespace, o criador de um fluxo de trabalho do Windows SharePoint Services pode passar informações de um formulário ASPX para o fluxo de trabalho e vice-versa.

Assim que o fluxo de trabalho do Windows SharePoint Services e seus formulários tenham sidocriados, o desenvolvedor deve reuni-los em um pacote, a que o Windows SharePoint Services 3.0se refere como um recurso. O administrador do Windows SharePoint Services deve então instalar esse recurso, incluindo a instalação das montagens do fluxo de trabalho no cache de montagem global do sistema específico. O novo fluxo de trabalho estará agora visível para o administrador como um modelo de fluxo de trabalho, que pode ser associado a uma biblioteca ou lista de documentos.Para um desenvolvedor de software, criar um fluxo de trabalho do Windows SharePoint Services usando o Visual Studio e o Workflow Designer não é muito difícil. Ele precisa entender as especificações do trabalho nesse ambiente, mas a maior parte de seu trabalho já será conhecida. Contudo, os desenvolvedores de software não são os únicos que têm interesse em criar fluxos de trabalho do Windows SharePoint Services. Como descrito a seguir, pessoas que não são desenvolvedores profissionais também podem criar fluxos de trabalho com o Office SharePoint Designer.

Criando Fluxos de Trabalho com o Office SharePointDesigner 2007O Office SharePoint Designer 2007, um componente do sistema Office 2007 licenciado separadamente, permite aos profissionais da informação e outros adicionar lógica de aplicativo (implementada como um fluxo de trabalho) aos sites do Windows SharePoint Services.Certamente esse é um objetivo prático, mas o Office SharePoint Designer também trata de outro importante problema. Se um desenvolvedor cria um fluxo de trabalho do Windows SharePoint Services usando o Visual Studio, esse fluxo de trabalho deve ser instalado num servidor do Windows SharePoint Services, como qualquer outro aplicativo. Contudo, muitos administradoresdo Windows SharePoint Services não permitem que o código arbitrário seja implantado em seus servidores, pois acreditam que o risco de desestabilização do sistema é muito grande. Entretanto,a capacidade de criar uma lógica clara de negócios relacionada a documentos e itens de uma listaé muito útil, e algo que muitos usuários do Windows SharePoint Services necessitam. Além de permitir que pessoas com menos conhecimento técnico criem fluxos de trabalho, o Office SharePoint Designer também trata desse problema ao fornecer uma maneira mais segura de definir e implantar a lógica dos negócios em servidores do Windows SharePoint Services.Os cenários de fluxo de trabalho abrangidos pelo Office SharePoint Designer são um poucodiferentes dos abrangidos pelo Visual Studio e o Workflow Designer. Embora certamente seja possível criar aplicativos complexos, a intenção do Office SharePoint Designer é permitir que os usuários adicionem a lógica dos negócios aos sites do Windows SharePoint Services. Por exemplo, suponha que um site contenha uma lista que permita a seus usuários submeter solicitações de alteração. O Office SharePoint Designer pode ser usado para criar um fluxo de trabalho queinforma automaticamente ao usuário quando sua solicitação é aceita ou recusada. De formasimilar, um fluxo de trabalho personalizado pode informar a um grupo de usuários sempre que um novo documento for adicionado a uma biblioteca de documentos específica. Não é complicado executar esse tipo de notificação personalizada – é fácil criar fluxos de trabalho – mas éproblemático com as versões anteriores do Windows SharePoint Services, em virtude da relutância dos administradores em instalar o código escrito pelo usuário.Uma questão óbvia se faz aqui: por que a lógica criada com o Office SharePoint Designer deve sertratada de forma diferente? O que motiva os administradores do Windows SharePoint Services a permitir que fluxos de trabalho construídos com essa ferramenta sejam implantados em sistemas sob sua responsabilidade? A resposta é que os fluxos de trabalho construídos com o Office SharePoint Designer somente podem usar atividades da lista controlada pelo administrador.

Embora o administrador de um site possa optar por incluir atividades personalizadas criadas porum desenvolvedor nessa lista, isso não é obrigatório. Ao definir exatamente o que os fluxos de trabalho podem fazer, o administrador do Windows SharePoint Services pode ter mais confiança de que a lógica de implantação criada com o Office SharePoint Designer não desestabilizará seu sistema.Por destinar-se mais aos profissionais da informação do que aos desenvolvedores e pelo fato se enfatizar cenários mais simples, o Office SharePoint Designer usa um modelo diferente do Workflow Designer hospedado no Visual Studio para a criação de fluxos de trabalho. Em vez de uma abordagem gráfica, o Office SharePoint Designer usa uma abordagem baseada em regras,similar ao Assistente de Regras no Outlook, uma ferramenta conhecida por muitas pessoas. A tela abaixo mostra a definição de uma etapa num fluxo de trabalho por um usuário do OfficeSharePoint Designer.

Cada etapa pode possuir uma condição e uma ação. A condição determina se a ação deve ser executada, como demonstrado acima nas declarações “Se”. As opções de ações incluem aatribuição de um item pendente a um participante do fluxo de trabalho, o envio de e-mails e muitomais. Cada uma dessas ações é, na prática, executada por alguma atividade do Windows SharePoint Services, e as atividades usadas aqui são as mesmas do Visual Studio e do Workflow Designer. Por exemplo, a opção Send an Email (Enviar um E-Mail) mostrada acima correspondeà atividade Enviar E-Mail, embora a opção Assign a To-do Item (Atribuir um Item Pendente)corresponda a uma versão um pouco mais especializada da atividade Criar Tarefa. A lista de ações também pode incluir quaisquer outras atividades permitidas pelo administrador do Windows SharePoint Services para esse site, inclusive atividades personalizadas criadas pordesenvolvedores.Embora a interface do usuário seja um pouco diferente da abordagem gráfica do Visual Studio e do Workflow Designer, o Office SharePoint Designer cria um fluxo de trabalho padrão do WF. O

que é realmente produzido é um fluxo de trabalho seqüencial com condições expressas através domecanismo de regras do WF. Entretanto, os fluxos de trabalho criados com essa ferramenta possuem algumas limitações. Por exemplo, eles não podem ser modificados enquanto estão sendo executados, ao contrário dos fluxos de trabalho construídos com o Visual Studio e o Workflow Designer, e somente fluxos de trabalho seqüenciais podem ser criados – máquinas de estado nãosão suportadas. Além disso, quando são projetados, os fluxos de trabalho construídos com essa ferramenta devem ser criados usando uma biblioteca ou lista de documentos específica. Não é possível criar um modelo de fluxo de trabalho genérico que possa ser futuramente associado a qualquer biblioteca, lista ou tipo de conteúdo. Embora tal fato realmente limite o uso do fluxo de trabalho, também torna muito mais simples sua implantação. Na verdade, assim que o usuáriocria um fluxo de trabalho com o Office SharePoint Designer, a ferramenta implantaautomaticamente o fluxo de trabalho no site específico. Isso é muito menos complicado do que o processo de implantação de múltiplas etapas necessário para os fluxos de trabalho criados com o Visual Studio e o Workflow Designer.Os fluxos de trabalho criados com o Office SharePoint Designer também podem exibir formulários personalizados. Entretanto, em vez de os criadores do fluxo de trabalho precisarem criar páginas ASPX diretamente, essas páginas são geradas pela própria ferramenta. O criador especificadetalhes sobre a aparência das páginas geradas, como quais campos devem conter, e o OfficeSharePoint Designer cuida do resto. Entretanto, dos quatro pontos do ciclo de vida de um fluxo de trabalho do Windows SharePoint Services em que os formulários podem ser usados, somente dois são usados com os fluxos de trabalho criados com o Office SharePoint Designer: Início eConclusão da Tarefa. Como todo fluxo de trabalho criado com essa ferramenta deve ser associadoa uma biblioteca ou lista específica, não há necessidade da etapa de associação e, portanto, do formulário de Associação; e já que esses fluxos de trabalho não podem ser modificados durante sua execução, não é necessário o formulário de Modificação.O Office SharePoint Designer pode ter outras funções além da criação de fluxos de trabalho do Windows SharePoint Services. A ferramenta pode ser usada para criar um site do Windows SharePoint Services, por exemplo, ou para personalizar a aparência das páginas de um site, por meio da edição da página principal. Também pode ser usado para fazer conexão com dados externos, que contam com o suporte de ligação de dados do ASP.NET. Entretanto, para os profissionais da informação que precisam criar lógica executada num site do Windows SharePoint Services, o aspecto mais importante do Office SharePoint Designer é, certamente, seu suportepara a criação de fluxos de trabalho.O Windows SharePoint Services fornece muitas funcionalidades para a criação de fluxos detrabalho orientados a documentos; mas, essencialmente, é uma plataforma para desenvolvimentoe execução. Sozinho, não fornece nenhuma funcionalidade para que os fluxos de trabalho sejam usados diretamente pelos usuários finais. Se o que é necessário são aplicativos de fluxo detrabalho prontos para o uso – e isso ocorre com freqüência – o Windows SharePoint Services nãoé suficiente. Os fluxos de trabalho criados apenas com o Windows SharePoint Services também possuem outras restrições, como a incapacidade de interagir com os participantes por meio dos aplicativos clientes do Office. Com descrito a seguir, o Office SharePoint Server oferece uma maneira de superar todas essas limitações.

Fluxo de Trabalho e o Office SharePoint Server 2007O sistema Office 2007 inclui novas versões dos aplicativos de área de trabalho do Office, incluindoo Word, o Excel, o Outlook e o PowerPoint. Também inclui um pacote de servidores licenciado

separadamente que abrange diversas áreas. O componente mais relevante para fluxos de trabalhodesse pacote é o Office SharePoint Server 2007.O Office SharePoint Server substitui produtos anteriores da Microsoft, como o SharePoint Portal Server e o Content Management Server, para fornecer uma variedade de funções de gerenciamento de conteúdo corporativo. Tais funções incluem diversos acréscimos úteis aos recursos dos fluxos de trabalho construídos no Windows SharePoint Services. Assim como no Windows SharePoint Services, todos os recursos baseiam-se no Windows Workflow Foundation.

Combinando o Windows Workflow Foundation, o Windows SharePoint Services e o Office SharePoint ServerOs acréscimos relacionados a fluxos de trabalho que o Office SharePoint Server fornece aoWindows SharePoint Services podem ser agrupados em três áreas: suporte para clientes Office2007, a capacidade dos fluxos de trabalho de usar formulários criados com o InfoPath e fluxos de trabalho pré-definidos. Esta seção aborda cada uma dessas três áreas.Os fluxos de trabalho criados somente com o Windows SharePoint Services precisam usarformulários ASPX. Conseqüentemente, a única maneira de interagir com esses fluxos de trabalho é através de um navegador; mas os aplicativos de área de trabalho do Office são amplamenteusados, e muitos fluxos de trabalho do Windows SharePoint Services tomam como referência documentos criados com esses aplicativos. Por que não permitir aos usuários interagir com esses fluxos de trabalho diretamente do Word, Excel, Outlook e de outros aplicativos do Office?O Office SharePoint Server fornece essa capacidade. Em vez de contar com um navegador parafazer a comunicação com os usuários, um fluxo de trabalho do Windows SharePoint Services executado com o Office SharePoint Server instalado pode exibir seus formulários diretamente nos aplicativos do Office 2007. Para muitos fluxos de trabalho, isso permite uma interação muito mais natural com os usuários. Uma lista de tarefas do Windows SharePoint Services, por exemplo, pode ser sincronizada com a lista de tarefas mantida pelo Outlook 2007, fornecendo ao usuário umaúnica lista de tarefas pendentes. As tarefas também podem ser apresentadas em documentos do Word 2007, em e-mails do Outlook 2007 e de outras maneiras, permitindo aos usuários inserir informações em um fluxo de trabalho em execução diretamente dos aplicativos do Office.A exibição de formulários diretamente dos aplicativos do Office requer uma maneira de definiresses formulários. As páginas ASPX usadas pelos fluxos de trabalho padrão do WindowsSharePoint Services não serão mais suficientes. Para lidar com essa questão, o Office SharePointServer permite aos criadores do fluxo de trabalho definir os formulários com o InfoPath 2007. Paraa maioria das pessoas, esses formulários são mais fáceis de criar do que as páginas ASPX, alémde poderem fornecer recursos como validação integrada. Entretanto, é importante observar que os formulários baseados no InfoPath usados com um fluxo de trabalho, referidos neste artigo como formulários de fluxo de trabalho do InfoPath, fornecem apenas um subconjunto de recursos oferecidos pelos formulários padrão do InfoPath. Por exemplo, muitos recursos do modelo deobjeto do InfoPath não estão disponíveis, já que o foco é inteiramente sobre a criação e o uso de formulários como parte dos fluxos de trabalho.Permitir aos criadores de fluxo de trabalho interagir diretamente com os aplicativos do Office por meio dos formulários do InfoPath certamente é proveitoso; mas, até agora, tudo que foi descrito neste artigo é voltado para os desenvolvedores – não há nada que possa ser usado de imediato pelos profissionais da informação. O Office SharePoint Server muda isso, ao incluir um grupo de fluxos de trabalho pré-definidos. O propósito é que todos os fluxos de trabalho sejam usados diretamente pelos profissionais da informação e que sejam personalizados para atender vários requisitos. Os fluxos de trabalho pré-definidos fornecidos pelo Office SharePoint Server incluem:

• Aprovação: encaminha um documento para aprovação. O iniciador do fluxo de trabalhoespecifica uma lista de aprovadores, em que cada um pode aprovar ou rejeitar o documento, atribuir novamente a tarefa de aprovação ou solicitar alterações no documento. O cenário de fluxo de trabalho descrito anteriormente para o Windows SharePoint Services era, na verdade, esse fluxo de trabalho de Aprovação pré-definido. (Vale observar que, embora o cenárioanterior mostrasse apenas aspectos do Windows SharePoint Services, a execução desse fluxo de trabalho de Aprovação pré-definido, na verdade, requer o Office SharePoint Server.Entretanto, o desenvolvedor poderia criar um fluxo de trabalho que se comportaria exatamente como no cenário anterior, usando somente o Windows SharePoint Services.)

• Coleta de Feedback: encaminha um documento para análise, muito parecido com o fluxo de trabalho de Aprovação. Os participantes podem fornecer feedback, que é compilado e enviado para o responsável pelo documento na conclusão do fluxo de trabalho. Ao contrário da Aprovação, que, por padrão, atribui tarefas aos participantes de forma seqüencial, esse fluxode trabalho pré-definido tem como padrão a atribuição de tarefas paralelas, permitindo que ofeedback ocorra em qualquer ordem.

• Coleta de Assinaturas: encaminha um documento do Office para recolher as assinaturas necessárias. Esse fluxo de trabalho somente pode ser iniciado a partir de um cliente Office.

• Aprovação de Disposição: ajuda a gerenciar a manutenção do documento, permitindo aos participantes decidir por conservar ou excluir documentos expirados.

• Fluxo de Trabalho de Gerenciamento de Traduções: ajuda a gerenciar o processo de tradução de documentos. Esse fluxo de trabalho pode ser usado para atribuir tarefas específicas de tradução aos tradutores envolvidos e monitorar o progresso de tais tarefas. Também pode atribuir novas tarefas de tradução quando o documento de origem é alterado.

• Aprovação de Grupo: implementa um processo de aprovação orientado a grupos. Esse fluxo de trabalho está disponível somente para as versões do Extremo Oriente do Office SharePoint Server.

Todos os fluxos de trabalho pré-definidos usam formulários de fluxo de trabalho do InfoPath e, portanto, permitem acesso diretamente dos aplicativos do Office 2007.O Office SharePoint Server também fornece outros serviços relacionados a fluxos de trabalho, incluindo a capacidade de criar relatórios no histórico do fluxo de trabalho diretamente no Excel e fornecer suporte para a conclusão de tarefas agregadas, permitindo que o usuário aprove várias tarefas pendentes ao mesmo tempo. O produto também fornece outras diversas funções, como a pesquisa aprimorada, a capacidade de carregamento, cálculo e renderização de planilhas do Excel no servidor, e mais. Esse amplo conjunto de funcionalidades é fornecido em duas versões: uma versão básica e uma versão corporativa. A edição básica do produto inclui os fluxos de trabalhopré-definidos já descritos, embora não forneça suporte para os formulários de fluxo de trabalho doInfoPath – os usuários devem interagir com tais fluxos de trabalho por meio de um navegador. A edição corporativa suporta todos os recursos descritos nesta seção, inclusive os formulários de fluxo de trabalho do InfoPath.

Fluxo de Trabalho no Office SharePoint Server: UmCenárioComo afirmado anteriormente, a melhor maneira de conhecer o funcionamento de um fluxo de trabalho num ambiente do Office SharePoint Server é através de um cenário passo a passo. Esta seção mostra o mesmo fluxo de trabalho usado como exemplo na seção do Windows SharePoint Services deste artigo. Como já mencionado, este é na verdade um fluxo de trabalho de Aprovação pré-definido fornecido pelo Office SharePoint Server. No exemplo do Windows SharePoint

Services, o fluxo de trabalho interagia com os usuários por meio de formulários ASPX exibidosnum navegador. Entretanto, como este cenário também usa o Office SharePoint Server, toda a interação com o fluxo de trabalho agora ocorre por meio de formulários de fluxo de trabalho do InfoPath, exibidos nos aplicativos do Office 2007.Novamente o processo se inicia com a instalação e a associação do fluxo de trabalho a algumabiblioteca ou lista de documentos e, mais uma vez, esses detalhes serão omitidos. A parte mais interessante começa quando o iniciador do fluxo de trabalho cria uma instância do fluxo de trabalho em execução. Como mostra a tela abaixo, isso agora pode ser feito diretamente de um documento do Word 2007. Se o Office SharePoint Server estiver implantado, a opção StartWorkflow (Iniciar Fluxo de Trabalho) é apresentada quando o botão do Microsoft Office é clicado.

Ao selecionar essa opção, a janela Start New Workflow (Iniciar Novo Fluxo de Trabalho) é aberta, como mostrado abaixo.

Como no cenário anterior, são mostradas todas as associações do fluxo de trabalho disponíveispara esse documento. Ao clicar no link Start do fluxo de trabalho denominado Aprovação, o fluxo de trabalho é iniciado, abrindo a tela abaixo (que, na verdade, é um formulário de fluxo detrabalho do InfoPath). Como descrito no cenário anterior, o fluxo de trabalho de Aprovação pré- definido permite ao iniciador personalizar o comportamento do fluxo de trabalho, ao especificar a lista de aprovadores, configurar o tempo que cada um terá para executar sua tarefa, e mais. Os campos do formulário abaixo – formulário de Início do fluxo de trabalho – permite tais configurações.

Cada um dos aprovadores nesse fluxo de trabalho receberá um e-mail, na ordem em que seusnomes foram inseridos. Supondo que tais aprovadores usam o Outlook 2007, a mensagem aparecerá da seguinte forma:

O aprovador pode examinar o documento ao clicar no link com o nome do documento no corpo doe-mail. Ao clicar no botão Edit this task… (Editar essa tarefa…) no topo da mensagem (aqui assinalado com um quadrado vermelho) o formulário é aberto, como mostrado abaixo.

Este é o formulário de Conclusão da Tarefa do fluxo de trabalho. Seu conteúdo é idêntico ao doexemplo do Windows SharePoint Services mostrado anteriormente. Desta vez, entretanto, o formulário foi definido como um formulário de fluxo de trabalho do InfoPath e exibido diretamente no Outlook 2007. Como antes, o aprovador pode adicionar comentários e então aprovar ourejeitar o documento.A operação desse fluxo de trabalho é idêntica à do exemplo do Windows SharePoint Services, embora haja três importantes diferenças. Com o Office SharePoint Server, o iniciador do fluxo de trabalho cria uma instância do fluxo de trabalho diretamente do Word, em vez de usar um navegador para acessar o site do Windows SharePoint Services. De forma similar, os participantesdo fluxo de trabalho interagem com essa instância em execução totalmente através dos aplicativosdo Office 2007. Assim como com o iniciador, não há mais necessidade de acessar o próprio site. Essa capacidade de criar e usar fluxos de trabalho num ambiente exclusivo do Office pode ser importante para um número significativo de aplicativos de fluxo de trabalho.

Criando Fluxos de Trabalho com o Office SharePointServerDa mesma forma que os fluxos de trabalho construídos exclusivamente no Windows SharePoint Services, os fluxos de trabalho que usam o Office SharePoint Server podem ser criados com o Visual Studio 2005 e o Workflow Designer ou com o Office SharePoint Designer. Esta seção descreve as duas abordagens.

Criando Fluxos de Trabalho com o Visual Studio 2005e o Workflow DesignerO uso do Visual Studio 2005 e do Workflow Designer para criar um fluxo de trabalho do OfficeSharePoint Server é muito parecido com o uso dessa ferramenta para criar um fluxo de trabalho

baseado exclusivamente no Windows SharePoint Services. Como mostrado anteriormente, umdesenvolvedor pode arrastar e soltar as atividades na superfície do projeto e em seguida escrevero código, conforme necessário. O Office SharePoint Server não fornece nenhuma atividade extra além das fornecidas pelo Windows SharePoint Services; portanto, os desenvolvedores possuem os mesmos blocos de construção para a lógica do fluxo de trabalho.A grande diferença, entretanto, é que os fluxos de trabalho que usam o Office SharePoint Server podem usar os formulários de fluxo de trabalho do InfoPath, em vez de apenas os formulários ASPX. Para criar esses formulários, o criador do fluxo de trabalho usa o InfoPath 2007. Essa ferramenta fornece um editor gráfico que permite ao criador definir o conteúdo do formulário. Osdesenvolvedores que preferirem trabalhar integralmente no ambiente do Visual Studio podem usaras Ferramentas para o Office do Visual Studio, que permitem hospedar o InfoPath dentro do VisualStudio.Uma vez criados, os formulários de fluxo de trabalho do InfoPath são anexados a um fluxo de trabalho através de um arquivo workflow.xml, da mesma forma que com os formulários ASPX. Entretanto, diferente dos formulários ASPX, os desenvolvedores não precisam escrever código personalizado para mover as informações entre os formulários de fluxo de trabalho do InfoPath eo fluxo de trabalho. Em vez disso, o Office SharePoint Server e o InfoPath fornecem essa ligação,simplificando o trabalho dos criadores de fluxos de trabalho.

Criando Fluxos de Trabalho com o Office SharePointDesigner 2007Da mesma forma que com o Windows SharePoint Services, os profissionais da informação podem usar o Office SharePoint Designer para criar fluxos de trabalho executados num ambiente doOffice SharePoint Server. Ao contrário dos fluxos de trabalho criados com o Visual Studio e oWorkflow Designer, entretanto, os fluxos de trabalho criados com o Office SharePoint Designernão podem usar os formulários de fluxo de trabalho do InfoPath. Isso também quer dizer que eles não podem ser acessados diretamente dos aplicativos do Office 2007, e sim por meio de um navegador.Essa limitação tem origem na maneira como o Office SharePoint Designer gerencia os formulários. Como descrito anteriormente, os profissionais da informação não criam formulários diretamentecom essa ferramenta. Em vez disso, o criador do fluxo de trabalho configura as opções fornecidaspela ferramenta, para que ela gere os formulários necessários. Isso facilita o trabalho do criador, embora o dilema usual entre facilidade de uso e poder também se aplique: somente osformulários ASPX são suportados.

Fazendo uma Opção TecnológicaO Windows SharePoint Services 3.0 oferece uma base geral para os aplicativos de fluxo detrabalho humano. O Office SharePoint Server 2007 fornece recursos extras construídos sobre essa base. Quando é suficiente o suporte do fluxo de trabalho no Windows SharePoint Services, equando é também necessário o Office SharePoint Server? Aqui se encontra um breve resumo dos principais fatores a serem considerados para tomar essa decisão.O Windows SharePoint Services, sozinho, é apropriado para:• Adicionar a lógica dos aplicativos aos sites do Windows SharePoint Services que trabalham com

documentos e itens de uma lista.• Construir aplicativos de fluxo de trabalho em que a interação do usuário via formulários ASPX

através de um navegador é suficiente.O Office SharePoint Server é necessário para:

• Usar a maioria dos fluxos de trabalho pré-definidos fornecidos pela Microsoft (exceto oMonitoramento de Problemas, que faz parte do Windows SharePoint Services e usa somente formulários ASPX).

• Construir aplicativos de fluxo de trabalho em que é necessária a interação por meio de aplicativos clientes do Office 2007. Essa opção também permite o uso de formulários de fluxode trabalho do InfoPath, que são mais simples de criar e fornecem mais funcionalidade do queos formulários ASPX.

Vale observar que ambas as tecnologias podem fornecer uma base para os fabricantes independentes de software (ISVs). Um ISV focado em ferramentas pode construir ferramentas especializadas para a criação de fluxos de trabalho, direcionadas tanto aos desenvolvedores quanto aos profissionais da informação. Um ISV orientado a aplicativos pode fornecer fluxos detrabalho pré-definidos que lidam com problemas específicos, como um aplicativo de suporte ou umprocesso para gerenciamento de ativos digitais. Dependendo dos requisitos, o ISV pode optar por basear seu aplicativo somente no Windows SharePoint Services ou também requerer o Office SharePoint Server.

Conclusão sobre o Entendimento do Fluxo deTrabalho nos Produtos e Tecnologias SharePointOs aplicativos de fluxo de trabalho humano podem aprimorar a eficiência e a precisão de muitos processos de negócios. Ao criar o Windows Workflow Foundation e torná-lo componente padrão do sistema operacional, a Microsoft forneceu a base para um amplo conjunto de aplicativos de fluxode trabalho. Ao hospedar os fluxos de trabalho do WF, o Windows SharePoint Services 3.0 oferece

aos desenvolvedores e profissionais da informação a capacidade de construir aplicativos de fluxo de trabalho humano orientados a documentos. O acréscimo do Office SharePoint Server permite que tais aplicativos interajam com os usuários por meio de formulários do InfoPath apresentados nos

aplicativos de área de trabalho do Office 2007, além de também fornecer um grupo de fluxosde trabalho pré-definidos que abordam cenários comuns dos negócios.O acréscimo do suporte de fluxos de trabalho para o Windows SharePoint Services e o Office SharePoint Server é um passo significativo. O Windows SharePoint Services e o Microsoft Office são tecnologias populares; portanto, faz sentido esperar que esses novos recursos de fluxo detrabalho sejam amplamente usados. No futuro, espere por aplicativos de fluxo de trabalho que setornarão mais comuns tanto nas vidas dos profissionais da informação quanto dos desenvolvedores.

Recursos• W i n d o w s W o r k f l o w F o u n d a t i o n (h t t p :/ / g o . m i c r o s o f t . c o m / f w li n k / ? L i n k I d = 76 8 5 1 &c l c i d =0 x 4 09 ) • F ó r um d e d i s c u s s ão d o W i n d ow s W o r k f l o w F o un d a t i o n

(h tt p :/ / g o . m i c r o s o f t . c o m / f wli n k / ? L i n k I d = 76 8 5 3 &c l c i d =0 x 4 09 ) • W i n d o w s S h a r e P o i nt S e r v i ce s 3 . 0

(h tt p :/ / g o . m i c r o s o f t . c o m / f wli n k / ? L i n k I d = 76 8 5 5 &c l c i d =0 x 4 09 ) • O ff i c e S ha r e P o i nt S e r v e r 2 00 7 (h t t p : / / go . m i c r o s o f t . c o m / f w l i n k / ? L i n k I d = 7 685 6 & c l c i d = 0 x 40 9 ) • O ff i c e S ha r e P o i nt D es ig n e r 20 0 7 (h t t p :/ / g o . m i c r o s o f t . c o m / f w li n k / ? L i n k I d = 768 57 & c l c i d =0 x 40 9 ) • O ff i c e (h t t p :/ / g o . m i c r o s o f t . c o m / f w li n k / ? L i n k I d= 7 68 58 & c l c i d= 0 x 40 9 ) • E n t e r p r i s e C o n t e nt M a n a g e m e nt S t a r t e r K i t

(h tt p :/ / g o . m i c r o s o f t . c o m / f wli n k / ? L i n k I d = 76 8 5 9 &c l c i d =0 x 4 09 )

Sobre o AutorDavid Chappell é diretor da Chappell & Associates(h t t p :/ / go . m i c r o s o f t . c o m / f w l i n k / ? L i n k I d =7 6 86 0 & c l c i d = 0x 4 0 9 ) em São Francisco, Califórnia. Por meio de palestras, artigos e consultoria, ele ajuda os profissionais de tecnologia de todo o mundoa entender, usar e tomar melhores decisões sobre softwares corporativos.