MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES EXTERIORES

ESCRITÓRIO FINANCEIRO EM NOVA YORK

CONSULADO-GERAL DO BRASIL EM MADRI

RELATÓRIO DE GESTÃO DO EXERCÍCIO DE 2011

Madri, 2012

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MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES EXTERIORES

ESCRITÓRIO FINANCEIRO EM NOVA YORK

CONSULADO-GERAL DO BRASIL EM MADRI

RELATÓRIO DE GESTÃO DO EXERCÍCIO DE 2011

Relatório de Gestão do exercício de 2011 apresentado aos órgãos de controle interno e externo como prestação de contas ordinária anual a que esta Unidade está obrigada nos termos do art. 70 da Constituição Federal, elaborado de acordo com as disposições da Instrução Normativa TCU nº 63/2010, da Decisão Normativa TCU nº 108/2010 e da Portaria-TCU nº 123/2011 e das orientações do órgão de controle interno.

Consulado-Geral do Brasil em Madri

Madri, 2012

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SUMÁRIO

Seção 1 - Informações de identificação da Unidade Jurisdicionada Seção 2 - Introdução Seção 3 – Desenvolvimento 1. Informações sobre o planejamento e gestão orçamentária e financeira da Unidade.

a) Responsabilidades institucionais da Unidade: I- Competência Institucional II- Objetivos estratégicos

b) Estratégia de atuação frente às responsabilidades institucionais: I- Análise do andamento do plano estratégico da unidade II- Análise do plano de ação da unidade referente ao exercício de 2010

c) Programas de governo sob a responsabilidade da Unidade:

I- Execução dos programas de governo sob a responsabilidade da Unidade Jurisdicionada

II- Execução física das ações realizadas pela Unidade Jurisdicionada

d) Desempenho Orçamentário e Financeiro:

I-Programação Orçamentária das Despesas II- Execução Orçamentária das Despesas III- Indicadores Institucionais

2. Informações sobre o reconhecimento de passivos por insuficiência de créditos e recursos. 3. Informações sobre a movimentação e os saldos de restos a Pagar de exercícios anteriores. 4. Informações sobre recursos humanos da unidade :

a) Composição do quadro de servidores ativos b) Composição do quadro de servidores inativos e pensionistas c) Composição do quadro de estagiários d) Custos associados à manutenção dos recursos humanos e) Locação de mão de obra mediante contratos de prestação de serviços f) Indicadores gerenciais de recursos humanos

5. Informação sobre as transferências mediante convênio, contrato de repasse, termo de parceria, termo de cooperação, termo de compromisso ou outros acordos, ajustes ou instrumentos congêneres, vigentes no exercício de referência.

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6. Declaração da área responsável atestando que as informações referentes a contratos e convênios ou outros instrumentos congêneres estão disponíveis e atualizadas, respectivamente, no Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais – SIASG e no Sistema de Gestão de Convênios, Contratos de Repasse e Termos de Parceria – SICONV, conforme estabelece o art. 19 da Lei nº 12.309, de 9 de agosto de 2010. 7. Informações sobre o cumprimento das obrigações estabelecidas na Lei nº 8.730, de 10 de novembro de 1993, relacionadas à entrega e ao tratamento das declarações de bens e rendas. 8 Informações sobre o funcionamento do sistema de controle interno da UJ, contemplando os seguintes aspectos:

a) Ambiente de controle; b) Avaliação de risco; c) Procedimentos de controle; d) Informação e Comunicação; e) Monitoramento

9. Informações quanto à adoção de critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens, materiais de tecnologia da informação (TI) e na contratação de serviços ou obras, tendo como referência a Instrução Normativa nº 1/2010 e a Portaria nº 2/2010, ambas da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão e Informações relacionadas à separação de resíduos recicláveis descartados em conformidade com o Decreto nº 5.940/2006.

10. Informações sobre a gestão do patrimônio imobiliário de responsabilidade da UJ, classificado como “Bens de Uso Especial”, de propriedade da União ou locado de terceiros. 11. Informações sobre a gestão de tecnologia da informação (TI) da UJ, contemplando os seguintes aspectos:

a) Planejamento da área; b) Perfil dos recursos humanos envolvidos; c) Segurança da informação; d) Desenvolvimento e produção de sistemas; e) Contratação e gestão de bens e serviços de TI.

12. Informações sobre a utilização de cartões de pagamento do governo federal, observando-se as disposições dos Decretos nºs 5.355/2005 e 6.370/2008.

13. Informações sobre Renúncia Tributária, contendo declaração do gestor de que os beneficiários diretos da renúncia, bem como da contrapartida, comprovaram, no exercício, que estavam em situação regular em relação aos pagamentos dos tributos juntos à Secretaria da Receita Federal do Brasil – SRFB, ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço – FGTS e à Seguridade Social. 14. Informações sobre as providências adotadas para atender às deliberações exaradas em acórdãos do TCU ou em relatórios de auditoria do órgão de controle interno a que a unidade jurisdicionada se vincula ou as justificativas para o não cumprimento.

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15. Informações sobre o tratamento das recomendações realizadas pela unidade de controle interno, caso exista na estrutura do órgão, apresentando as justificativas para os casos de não acatamento. 16. Outras informações consideradas relevantes pela Unidade para demonstrar a conformidade e o desempenho da gestão no exercício. Seção 4 - Resultados e Conclusões

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SEÇÃO 1 Informações de identificação da unidade jurisdicionada

Poder e Órgão de Vinculação

Poder: Executivo Órgão de Vinculação: MRE – Representação Diplomática Código SIORG: 00263

Identificação da Unidade Jurisdicionada Denominação completa: CONSULADO-GERAL DO BRASIL EM MADRI Denominação abreviada: CG MADRI Código SIORG: 00263 Código LOA: Não se aplica Código SIAFI: 240057 Situação: Em exercício Natureza Jurídica: Órgão Público

Principal Atividade: Representação diplomática Código CNAE: 7521-3 Telefones/Fax de contato:

(3491) 702-1220 702-1224 – Adm.

535-7017 – Contab 310-1630 - FAX

E-mail: administracion@consuladobrasil.es Página na Internet: http://www.consuladobrasil.es Endereço Postal: Calle Zurbano, 71 – bajo – Madrid 28010 - España

Normas de criação e alteração da Unidade Jurisdicionada Decreto nº 5.787, de 24/05/2006, que cria o Consulado-Geral do Brasil em Madri, Reino da Espanha. Outras normas infralegais relacionadas à gestão e estrutura da Unidade Jurisdicionada Portaria nº 212, de 30/04/2008, publicada no DOU de 06/05/2008 – Regimento Interno da Secretaria de Estado das Relações Exteriores – RISE. Manuais e publicações relacionadas às atividades da Unidade Jurisdicionada

- Manual do Serviço Consular e Jurídico (MSCJ); - Manual de Renda Consular, e - Manual do Usuário do Sistema Consular Integrado (SCI).

- Manual do Sistema de Administração Financeira (SIAFI). - Guia de Administração dos Postos (GAP) – 2008; - Manual de Patrimônio e Inventário – Versão 2006; - Regimento Interno da Secretaria de Estado (RISE); - Textos de Serviço (contendo Decretos referentes à gestão e estrutura dos órgãos e unidades do Ministério das Relações Exteriores).

Unidades Gestoras e Gestões relacionadas à Unidade Jurisdicionada

Unidades Gestoras relacionadas à Unidade Jurisdicionada Código SIAFI Nome

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240057 Não aplicável à Unidade Jurisdicionada Gestões relacionadas à Unidade Jurisdicionada

Código SIAFI Nome 240057 Gestão 00001

Relacionamento entre Unidades Gestoras e Gestões Código SIAFI da Unidade Gestora Código SIAFI da Gestão

240037 00001

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SEÇÃO 2 Introdução

Este relatório de gestão está estruturado em 4 seções: a primeira trouxe informações de identificação desta unidade jurisdicionada; a segunda é esta introdução; a terceira compreende o desenvolvimento do relatório, no qual se contemplam os conteúdos pertinentes do Anexo II da Decisão Normativa TCU n° 107; e a quarta contempla os resultados e conclusões, em que se faz um balanço das principais ações desenvolvidas pelos setores da unidade no exercício anterior, de modo a permitir o melhor planejamento do ano seguinte.

Devido ao fato de o Consulado-Geral em Madri ter natureza de Unidade Gestora Executora, vinculada às Unidades Gestoras Coordenadoras na Secretaria de Estado das Relações Exteriores (SERE), os itens do referido Anexo II da Decisão Normativa TCU n° 107 relacionados a seguir não se aplicam à realidade do Posto e, portanto, não foram desenvolvidos na terceira seção do presente relatório:

Item 1 d) III Indicadores Institucionais Item 2 Informações sobre o reconhecimento de passivos por insuficiência de

créditos e recursos. Item 3 Informações sobre a movimentação e os saldos de Restos a Pagar de

Exercícios Anteriores Item 4 b).Composição do quadro de servidores inativos e pensionistas. Item 4 c).Composição do quadro de estagiários. Item 4 d) Custos associados à manutenção de recursos humanos Item 4 e) Locação de mão de obra mediante contratos de prestação de serviços Item 4 f).Indicadores gerenciais sobre recursos humanos. Item 5.Informações sobre as transferências mediante convênio, contrato de

repasse, termo de parceria, termo de cooperação, termo de compromisso ou outros acordos ajustes ou instrumentos congêneres, vigentes no exercício de referência.

Item 6.Declaração de área responsável atestando que as informações referentes a contratos e convênios ou outros instrumentos congêneres estão disponíveis e atualizadas, respectivamente, no Sistema Integrado de Admiistração de Serviços Gerais - SIASG e no Sistema de Gestão de Convênios, Contratos de Repasse e Termos de Parceria - SISCNV, conforme estabelece o art.19 da Lei n°12.309, de 9 de agosto de 2010.

Item 8.Informações sobre o funcionamento do sistema de controle interno da UJ, contemplando os seguintes aspectos :

a)Ambiente de controle ; b)Avaliação de risco ; c)Procedimentos de controle ; d)Informação e Comunicação ; e) Monitoramento. Item 9.Informações quanto à adoção de critérios de sustentabilidade ambiental na

aquisição de bens, materiais de tecnologia da informação (TI) e na contratação de serviços ou obras, tendo como referência a Instrução Normativa n°1/2010 e a Portaria n° 2/2010, ambas da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão e informações relacionadas à separação de resíduos recicláveis descartados em conformidade com o Decreto n°5.940/2006.

Item 10.Informações sobre a gestão do patrimônio imobiliário de responsabilidade da UJ, classificado como “ Bens de Uso Especial”, de propriedade da União ou locado de terceiros.

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Item 11.Informações sobre a gestão de tecnologia da informação (TI) da UJ, contemplando os seguintes aspectos :

a) Planejamento da área b) Perfil dos recursos humanos envolvidos ; c) Segurança da informação ; d) Desenvolvimento e produção de sistemas e) Contratação e gestão de bens e serviços de TI. Item 12.Informações sobre a utilização de cartões de pagamentos do governo

federal, observando-se as disposições dos Decretos n°s 5.355/2005 e 6.370/2008. Item 13.Informações sobre Renúncia Tributária, contendo declaração do gestor de

que os beneficiários diretos da renúncia, bem como da contrapartida, comprovaram, no exercício, que estavam em situação regular em relação aos pagamentos dos tirbutos juntos à Secretaria da Receita Federal do Brasil - SRFB, ao Fundo de Garantia do tempo de Serviço - FGTS e à Seguirdade Social.

Item 15.Informações sobre o tratamento das recomendações realizadas pela unidade de controle interno, caso exista na estrutura do órgão, apresentando as justificativas para os casos de não acatamento

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SEÇÃO 3 Desenvolvimento

ITEM INFORMAÇÕES GERAIS SOBRE A GESTÃO 1 Informações sobre o planejamento e gestão orçamentária e financeira da unidade,

considerando o atingimento dos objetivos e metas físicas e financeiras, bem como ações administrativas consubstanciadas em projetos e atividades, contemplando: a) Responsabilidades institucionais da unidade:

I.Competência Institucional: Integrante da Administração direta do Governo Federal, o Consulado-Geral em Madri desempenha as seguintes funções: Prestação de serviços de proteção e assistência consular aos nacionais brasileiros; emissão de documentos de viagem (passaportes biométricos comuns, oficiais e diplomáticos, Autorizações de Retorno ao Brasil (ARBs) e “Laissez-Passer”); emissão de atos notariais (registros de casamento, nascimento e óbito); procurações; reconhecimento de firmas e execução de atividades relacionadas com a legalização consular de documentos destinados a produzir efeitos jurídicos no Brasil (autenticações de documentos); autorizações de viagem para menores; concessão de vistos de entrada (turismo, residência, trabalho e permanente); encaminhamento de pedidos de naturalização de estrangeiros; assistência a nacionais em situação de penúria e a presos de nacionalidade brasileira detidos no país; execução de atividades referentes à legislação eleitoral, inclusive à realização de eleições no exterior; registro de cidadãos brasileiros no Serviço Militar; tramitação de documentos relativos ao registro no Cadastro de Pessoas Físicas (CPF); tratamento, em coordenação com outros órgãos competentes, dos assuntos referentes à comunidade brasileira residente no Reino da Espanha dentro da jurisdição da Unidade. O Consulado-Geral em Madri tem a competência de prestar os serviços consulares acima descritos nas seguintes regiões do Reino da Espanha: Galícia, Astúrias, Cantábria, Castilha e Leon, Madri, Extramadura, Castilha de La Mancha, Andaluzia, Ilhas Canárias, Ceuta e Melilla. Desempenha, ademais, tarefas relacionadas à proteção dos interesses e à garantia dos direitos da comunidade brasileira residente em sua área de atuação. II.Objetivos estratégicos: Aumentar significativamente a capacidade de prestação de serviços consulares, de forma a garantir o correto e tempestivo atendimento à crescente demanda por parte da comunidade brasileira residente na Espanha, dos nacionais em turismo ou trânsito pelo país, e do público estrangeiro. Prover a adequada assistência consular aos nacionais desvalidos e aos brasileiros detidos ou que cumprem penas em presídios na Espanha.

b) Estratégias de atuação frente às responsabilidades institucionais:

I.Análise do andamento do plano estratégico da unidade ou do órgão em

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que a unidade esteja inserida: O aumento da capacidade de prestação de serviços – por meio da adoção de novas técnicas de expedição de documentos e da modernização do equipamento existente – objetiva atender à crescente demanda por serviços consulares, tanto da comunidade brasileira residente quanto da estrangeira, uma vez que as relações bilaterais estão provocando grande aumento no fluxo de pessoas e serviços em ambas as direções. II.Análise do plano de ação da unidade referente ao exercício de 2011: Apesar da melhoria de qualidade acima assinalada, a falta de funcionários impediu o Consulado de atender plenamente à demanda do público em termos quantitativos, assim como de prazo de atendimento, que continua sendo demasiadamente grande.

c) Programas de Goveno sob a responsabilidade da unidade:

I. Execução dos programas de Governo sob a responsabilidade da UJ: Implementação do “Sistema Consular Integrado (SCI)” com o seguimento da emissão de passaporte biométricos, Autorizações de Retorno ao Brasil (ARBs) e vistos de forma digitalizada, conforme procedimento que havia sido iniciado em setembro de 2009. Também em setembro de 2009 haviam sido feitas as primeiras procurações no sistema, cuja plena implementação se deu em 2010. Em novembro de 2010, os registros civis puderam ser introduzidos no SCI, ao contrário das legalizações e declarações, cuja enorme demanda não comportaria processamento pelo sistema por sua lentidão, e por não contar o Posto com pessoal e equipamento suficiente.

ITEM INFORMAÇÕES GERAIS SOBRE A GESTÃO 1

II. Execução física das ações realizadas pela pela UJ: - Setor de Administração; - Setor de Comunicações; - Setor de Passaportes; - Setor de Vistos; - Setor de Legalizações; - Setor de Atos Notariais, e - Setor de Procurações.

d) Desempenho Orçamentário e Financeiro:

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I. Programação Orçamentária das Despesas:

São os seguintes os programas orçamentários sob a responsabilidade desta UJ: 07.211.1264.6128.0001 – Relações e Negociações com os Países-Membros da Comunidade Européia 07.211.1264.6081.0001 – Atendimento Consular 07.211.1264.2529.0001 – Assistência Consular a Brasileiros 07.128.0683.4572.0001 – Capacitação de Servidores Públicos Federais Processo de Qualificação Requalificação 07.211.0750.6207.0001 – Movimentação de Pessoal 07.122.0750.2000.0001 – Manutenção dos Serviços Administrativos II.Execução orçamentária das despesas: A execução orçamentária é demonstrada nas tabelas a seguir:

DEMONSTRAÇÃO DA DESPESA AUTORIZADA PROVISÃO RECEBIDA - EXERCÍCIO DE 2011

ESFERA PTRES UO PROGRAMA DE TRABALHO

FONTE ND VALOR €

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

04713 04713 04713 04713 04713 21530 04681 04692 21530 21529 04713 04683 21530 04713 21529 04692 04681 21530 04713

35101 35101 35101 35101 35101 35101 35101 35101 35101 35101 35101 35101 35101 35101 35101 35101 35101 35101 35101

07211126461280001 07211126461280001 07211126461280001 07211126461280001 07211126461280001 07211126460810001 07122075020000001 07211126462070001 07211126460810001 07211126425290001 07211126461280001 07128068345720001 07211126460810001 07211126460810001 07211126425290001 07211075062070001 07122075020000001 07211126460810001 07211126461280001

100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100

339039 339030 339036 339047 339093 449052 449052 339033 339039 339036 339092 339039 339030 339030 339033 339039 449039 339036 339033

550.611,94 22.735,38

316.226,38 96.313,13

279.388.89 13.418,20 48.860,49

774,80 5.820,00

800,00 4.408,29 1.927,00

10.737,00 1.378,35 7.161,01 7.329,94 2.705,74 5.079,00

333,20

12

TOTAL

1.376.008,74

DEMONSTRAÇÃO DA EXECUÇÃO DAS DESPESAS - EM EUROS EXERCÍCIO DE 2011

ESFERA PTRES UO PROGRAMA DE TRABALHO

FONTE ND VALOR €

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

TOTAL

04713 04713 04713 04713 04713 21530 04681 04692 21530 21529 04713 04683 21530 04713 21529 04692 04681 21530 04713

35101 35101 35101 35101 35101 35101 35101 35101 35101 35101 35101 35101 35101 35101 35101 35101 35101 35101 35101

07211126461280001 07211126461280001 07211126461280001 07211126461280001 07211126461280001 07211126460810001 07211126420000001 07211126462070001 07211126460810001 07211126425290001 07211126461280001 07128068345720001 07211126460810001 07211126460810001 07211126425290001 07211075062070001 07122075020000001 07211126460810001 07211126461280001

100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100

339039 339030 339036 339047 339093 449052 449052 339033 339039 339036 339092 339039 339030 339030 339033 339039 449039 339036 339033

537.488,65 22.415,81

316.226,38 95.629,23

277.111.36 13.418,20 22.386,95

447,70 5.810,16

465,00 4.408,29 1.159,00

10.704,42 1.374,59 7.161,01 7.329,94 2.543,36 5.079,00

333,20

1.331.492,25

13

INSCRIÇÃO DE RESTOS A PAGAR – EXERCÍCIO 2011 Esfera PTRES PROGRAMA DE

TRABALHO FONTE El . DE

DESPESA INSCRITO CREDOR

1 04713 07211126461280001 0100 339039 1.469,15 M.L.C. IMAGEN 1 04713 07211126461280001 0100 339047 12.399,20 TESORERIA GENERAL 1 04713 07211126461280001 0100 339036 3.369,25 CONTRATADOS – AA´S 1 04713 07211126461280001 0100 339039 1.912,08 SERVIMAX 1 04713 07211126461280001 0100 339036 1.926,66 CONTRATADOS – AA´S 1 04713 07211126461280001 0100 339039 450,00 UNION FENOSA 1 04713 07211126461280001 0100 339039 225,00 INTEGRA ASCENSORES 1 04713 07211126461280001 0100 339039 100,00 AFAX, S.L. 1 04713 07211126461280001 0100 339039 720,00 TEICO 1 04713 07211126461280001 0100 339039 1.100,00 TELEFONICA MOVISTAR 1 04713 07211126461280001 0100 339039 310,00 VODAFONE 1 04713 07211126461280001 0100 339039 700,00 PRODEMSA 1 04713 07211126461280001 0100 339039 160,00 TELEFONICA MOVISTAR 1 04713 07211126461280001 0100 339039 120,00 GAS NATURAL 1 04713 07211126461280001 0100 339039 3.200,00 UNION FENOSA 1 04713 07211126461280001 0100 339030 450,00 INGENICO SERVICES 1 04713 07211126461280001 0100 339030 748,12 IMEDISA, S.L. 1 04713 07211126461280001 0100 339030 920,00 CARREFOUR EXPRESS 1 04713 07211126461280001 0100 339030 350,00 CARREFOUR EXPRESS 1 04713 07211126461280001 0100 339039 48,95 PROSEGUR SEGURIDAD 1 04681 07122075020000001 0100 449052 401,64 OPTIZE BUREAU INFO. 1 21530 07211126460810001 0100 449052 414,16 OPTIZE BUREAU INFO. 1 04681 07122075020000001 0100 449052 32,84 OPTIZE BUREAU INFO. 1 21530 07211126460810001 0100 339039 63,11 ESFERIZE 1 04713 07211126461280001 0100 339039 54,00 SECURITAS DIRECT 1 04713 07211126461280001 0100 339039 180,00 TELEFONICA MOVISTAR 1 04713 07211126461280001 0100 339030 320,00 EDEN SPRINGS

TOTAL 32.144,16

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INSCRIÇÃO DE RESTOS A PAGAR – EFETIVAMENTE GASTO EXERCÍCIO 2011

Esfera PTRES PROGRAMA DE TRABALHO

FONTE El . DE DESPESA

INSCRITO CREDOR

1 04713 07211126461280001 0100 339039 1.469,15 M.L.C. IMAGEN 1 04713 07211126461280001 0100 339047 11.716,19 TESORERIA GENERAL 1 04713 07211126461280001 0100 339036 2.292,58 CONTRATADOS – AA´S 1 04713 07211126461280001 0100 339039 1.815,02 SERVIMAX 1 04713 07211126461280001 0100 339036 1.926,66 CONTRATADOS – AA´S 1 04713 07211126461280001 0100 339039 324,16 UNION FENOSA 1 04713 07211126461280001 0100 339039 220,47 INTEGRA ASCENSORES 1 04713 07211126461280001 0100 339039 0,00 (cancelado) AFAX, S.L. 1 04713 07211126461280001 0100 339039 720,00 TEICO 1 04713 07211126461280001 0100 339039 839,70 TELEFONICA MOVISTAR 1 04713 07211126461280001 0100 339039 194,18 VODAFONE 1 04713 07211126461280001 0100 339039 467,28 PRODEMSA 1 04713 07211126461280001 0100 339039 138,10 TELEFONICA MOVISTAR 1 04713 07211126461280001 0100 339039 120,00 GAS NATURAL 1 04713 07211126461280001 0100 339039 3.081,12 UNION FENOSA 1 04713 07211126461280001 0100 339030 450,00 INGENICO SERVICES 1 04713 07211126461280001 0100 339030 746,44 IMEDISA, S.L. 1 04713 07211126461280001 0100 339030 859,55 CARREFOUR 1 04713 07211126461280001 0100 339030 0,00 (cancelado) CARREFOUR 1 04713 07211126461280001 0100 339039 44,31 PROSEGUR SEGURIDAD 1 04681 07122075020000001 0100 449052 401,64 OPTIZE BUREAU INFO. 1 21530 07211126460810001 0100 449052 414,16 OPTIZE BUREAU INFO. 1 04681 07122075020000001 0100 449052 32,84 OPTIZE BUREAU INFO. 1 21530 07211126460810001 0100 339039 63,11 ESFERIZE 1 04713 07211126461280001 0100 339039 53,95 SECURITAS DIRECT 1 04713 07211126461280001 0100 339039 53,10 TELEFONICA MOVISTAR 1 04713 07211126461280001 0100 339030 243,06 EDEN SPRINGS

TOTAL 28.686,77

QUADRO A.4.1 - SITUAÇÃO DOS RESTOS A PAGAR DE EXERCÍCIOS ANTERIORES Valores em € 1,00

Restos a Pagar Processados

Ano de Inscrição Montante Inscrito Cancelamentos acumulados

Pagamentos acumulados

Saldo a Pagar em 31/12/2011

2010 2009

... Restos a Pagar não Processados

Ano de Inscrição Montante Inscrito Cancelamentos acumulados

Pagamentos acumulados

Saldo a Pagar em 31/12/2011

2010 2009

... Observações:

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NÃO HOUVE RESTOS A PAGAR DE EXERCÍCIOS ANTERIORES

QUADRO A.2.8 - DESPESAS POR MODALIDADE DE CONTRATAÇÃO DOS CRÉDITOS ORIGINÁRIOS DA UJ

Valores em € 1,00

Despesa Liquidada Despesa paga Modalidade de Contratação 2011 2010 2011 2010

Modalidade de Licitação Convite Tomada de Preços Concorrência Pregão Concurso Consulta Registro de Preços Contratações Diretas Dispensa Inexigibilidade Regime de Execução Especial

Suprimento de Fundos Pagamento de Pessoal Pagamento em Folha Diárias Outros Fonte:

NÃO HOUVE DESPESAS POR MODALIDADE DE CONTRATAÇÃO DOS CRÉDITOS ORIGINÁRIOS DURANTE O PERÍODO.

QUADRO A.2.11 - DESPESAS POR MODALIDADE DE CONTRATAÇÃO DOS CRÉDITOS RECEBIDOS POR MOVIMENTAÇÃO

Valores em € 1,00

Despesa Liquidada Despesa paga Modalidade de Contratação 2011 2010 2011 2010 Licitação

Convite Tomada de Preços Concorrência Pregão Concurso Consulta

Contratações Diretas Dispensa Inexigibilidade

Regime de Execução Especial

Suprimento de Fundos Pagamento de Pessoal

Pagamento em Folha

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Diárias Outras Fonte:

NÃO HOUVE DESPESAS POR MODALIDADE DE CONTRATAÇÃO DOS CRÉDITOS RECEBIDOS POR MOVIMENTAÇÃO DURANTE O PERÍODO. ITEM INFORMAÇÕES GERAIS SOBRE A GESTÃO 1 III. Indicadores Institucionais

Não se aplica à Unidade Jurisdicionada e sim às Unidades Gestoras Coordenadas, na Secretaria de Estado.

2 Informações sobre o reconhecimento de passivos por insuficiência de créditos ou recursos. Não houve ocorrência no período.

3 Informações sobre a movimentação e os saldos de Restos a Pagar de Exercícios Anteriores. Não houve Restos a Pagar de Exercícios Anteriores durante o período.

4 Informações sobre recursos humanos da unidade contemplando as seguintes perspectivas: a) Composição do quadro de servidores ativos (no final de 2011); I - Embaixador, Chefe do Posto, Cônsul-Geral; II - Ministro Conselheiro, Chefe da Chancelaria, Cônsul-Geral Adjunto; III - Conselheiro, Cônsul-Geral Adjunto; IV – Primeiro-Secretário, Cônsul-Geral Adjunto; V - três Oficiais de Chancelaria, Vice-Cônsules; VI - sete Assistentes de Chancelaria, sendo dois Vice-Cônsules e dois operadores do SIAFI; VII - um Motorista Oficial e uma Agente de Portaria; VIII - dez Auxiliares Administrativos, agentes de atendimento do SCI, e IX - cinco Auxiliares de Apoio. Total de servidores: 31 b) Composição do quadro de servidores inativos e pensionistas: Não se aplica ao Posto. c) Composição do quadro de estagiários: Não se aplica ao Posto. d) Custos associados à manutenção dos recursos humanos:

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Não se aplica ao Posto. e) Locação de mão de obra mediante contratos de prestação de serviços: Não se aplica ao Posto. f) Indicadores gerenciais sobre recursos humanos. Não se aplica ao Posto.

5 Informação sobre as transferências mediante convênio, contrato de repasse, termo de parceria, termo de cooperação, termo de compromisso ou outros acordos, ajustes ou instrumentos congêneres, vigentes no exercício de referência. Não se aplica ao Posto.

6 Declaração da área responsável atestando que as informações referentes a contratos e convênios ou outros instrumentos congêneres estão disponíveis e atualizadas, respectivamente, no Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais – SIASG e no Sistema de Gestão de Convênios, Contratos de Repasse e Termos de Parceria – SICONV, conforme estabelece o art. 19 da Lei nº 12.309, de 9 de agosto de 2010. Não se aplica ao Posto.

7 Informações sobre o cumprimento das obrigações estabelecidas na Lei nº 8.730, de 10 de novembro de 1993, relacionadas à entrega e ao tratamento das declarações de bens e rendas. Conforme determinado pela circular telegráfica nº 80.743, de 10 de fevereiro de 2011, foram encaminhadas à Secretaria de Estado, por Mala Diplomática de 25/02/2011, as declarações de bens e rendas relativas ao exercício de 2009 dos servidores que, no exercício de 2010, estiveram relacionados no rol de responsáveis do SIAFI deste Consulado-Geral.

8 Informações sobre o funcionamento do sistema de controle interno da UJ, contemplando os seguintes aspectos: f) Ambiente de controle; g) Avaliação de risco; h) Procedimentos de controle; i) Informação e Comunicação; j) Monitoramento. Não se aplica ao Posto.

9 Informações quanto à adoção de critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens, materiais de tecnologia da informação (TI) e na contratação de serviços ou obras, tendo como referência a Instrução

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Normativa nº 1/2010 e a Portaria nº 2/2010, ambas da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão e Informações relacionadas à separação de resíduos recicláveis descartados em conformidade com o Decreto nº 5.940/2006. Não se aplica ao Posto.

10 Informações sobre a gestão do patrimônio imobiliário de responsabilidade da UJ, classificado como “Bens de Uso Especial”, de propriedade da União ou locado de terceiros. Não se aplica ao Posto.

11 Informações sobre a gestão de tecnologia da informação (TI) da UJ, contemplando os seguintes aspectos: f) Planejamento da área; g) Perfil dos recursos humanos envolvidos; h) Segurança da informação; i) Desenvolvimento e produção de sistemas; j) Contratação e gestão de bens e serviços de TI. Não se aplica ao Posto.

12 Informações sobre a utilização de cartões de pagamento do governo federal, observando-se as disposições dos Decretos nºs 5.355/2005 e 6.370/2008. Não se aplica ao Posto.

13 Informações sobre Renúncia Tributária, contendo declaração do gestor de que os beneficiários diretos da renúncia, bem como da contrapartida, comprovaram, no exercício, que estavam em situação regular em relação aos pagamentos dos tributos juntos à Secretaria da Receita Federal do Brasil – SRFB, ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço – FGTS e à Seguridade Social. Não se aplica ao Posto.

14 Informações sobre as providências adotadas para atender às deliberações exaradas em acórdãos do TCU ou em relatórios de auditoria do órgão de controle interno a que a unidade jurisdicionada se vincula ou as justificativas para o não cumprimento. Com vistas a orientar esta unidade jurisdicionada e examinar os atos e fatos de

gestão do Posto, praticados entre 1 de janeiro e 31 de dezembro de 2010, a Secretaria de Controle Interno (CISET) realizou, entre os dias 21 a 27 de julho de 2011, missão de auditoria. Desta missão, originou-se um relatório, encaminhado pelo ofício n°2, de 8 de setembro de 2011.

São os seguintes as deliberações constantes do relatório, cujas recomendações

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vêm sendo implementadas por este Consulado-Geral:

1 – Não se encontraram pesquisas de preços em alguns processos de dispensa de licitação arquivados no Posto

Esta Unidade Gestora adota como regra a realização de pesquisas de preços antes da aquisição de bens e serviços. A falta de 3 orçamentos em alguns processos de pagamento deveu-se, excepcionalmente, à escassez de pessoal no setor.

Com as remoções do Primeiro Secretário Gustavo Chadid e do Assistente de Chancelaria Alfredo Valença no passado mês de setembro, o Posto pôde reestruturar seu Setor de Administração, o que permitirá que as pesquisas de preço possam ser feitas tal como prescreve a Lei 8.666/93. 2 – Falta de pesquisa de mercado no momento da prorrogação do contrato com a empresa Prosegur Com relação à empresa de segurança Prosegur, o Posto desconhecia a metodologia de pesquisa de preços no início de cada ano para demonstrar que o valor cobrado pelo contratado é compatível aos praticados no mercado. Quanto aos reajustes anuais, eles são baseados no Índice de Preços ao Consumidor (IPC) e repassados a todos os serviços na Espanha, inclusive serviços do Governo espanhol, sendo, assim, inquestionáveis. Ressalte-se, ainda, a excelente qualidade do serviço prestado pela agente de segurança disponibilizada pela Prosegur, o que justifica o interesse desta Unidade Gestora em manter a continuidade do contrato com aquela empresa. Daqui por diante, o recém reestruturado Setor de Administração irá revisar todos os contratos de serviços no início de cada ano e fará pesquisa de mercado para apurar o melhor preço. 3 – A Unidade estaria efetuando pagamentos diferentes do pactuado no contrato com a empresa de limpeza MLC Imagen O serviço de limpeza da empresa MLC Imagen vem seguindo os reajustes do IPC, desde o contrato ampliado de junho de 2007, conforme cópias em anexo. O Setor de Administração, conforme recomendação da auditoria, está verificando a situação do contrato e atenderá, no que couber, aos termos do capítulo 12 do GAP e da lei 8.666/93. 4 – A Unidade não faz controle da movimentação do material de consumo adquirido. Com a designação do AC Alfredo Valença como Encarregado do Patrimônio e do Almoxarifado (Portaria de 3 de outubro, publicada em 11 de outubro no Diário Oficial da União), a Unidade Gestora está implementando o controle do material de consumo adquirido. 5 – A Unidade não estava fazendo controle das ligações telefônicas particulares nem solicitando ressarcimento dos gastos Esta Unidade Gestora está buscando uma maneira para melhor controlar as

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chamadas telefônicas locais e internacionais, uma vez que não dispõe de um telefonista.

Ressalte-se que, a fim de reduzir despesas, o Posto faz uso do serviço da empresa Espantel, operadora de baixo custo que permite realizar chamadas de longa distância a preço de ligações locais. 6 – A Unidade não tinha implementado o controle de movimentação dos veículos O Posto já implementou, conforme recomendação dos auditores, que muito agradeço, o controle da movimentação dos veículos oficiais. 7 – A Unidade não inseriu cópias em português dos contratos de trabalho de seus auxiliares locais A Unidade Gestora está providenciando, junto à DSG, a tradução, para o português, dos contratos de trabalho dos auxiliares locais. O serviço de traduções da DSG é gratuito e, portanto, não será necessário pedir recursos adicionais à SERE. 8 –A Auxiliar Local Irleny Balak cumpre jornada de trabalho distinta daquela que constava em seu contrato de trabalho Com relação ao contrato de trabalho da AA Irleny Aparecida Lopes Balak, a Unidade Gestora firmou acordo de redução de jornada para 7 horas diárias, com redução proporcional no salário, de modo a regularizar sua situação trabalhista. 9 - A Unidade não possuía Relação-Carga, nem havia instituído o Termo de Responsabilidade por setores nem havia anexado ao Inventário as fotos dos bens de valores superiores a US$ 10.000,00 O Encarregado do Patrimônio e Almoxarifado pela Portaria de 3 de outubro, publicada no Diário Oficial da União em 11 de outubro, AC Alfredo Valença, está providenciando a relação carga, bem como os termos de responsabilidade por Setor e a juntada ao Inventário das fotos dos bens que ultrapassam o valor de US$ 10 mil, seguindo as orientações da missão de auditoria. 10 - A Unidade emitiu algumas Notas de Empenho sem indicação da modalidade da licitação aplicada e o tipo correto de empenho. Também não numerou e arquivou as folhas de alguns processos, nem realizou e arquivou o Mapa de Apuração da pesquisa efetuada. Algumas Notas de Empenho foram emitida depois de realizada a despesa. As impropriedades apontadas devem-se ao fato de, muitas vezes, o Setor de Contabilidade ter dúvida quanto ao tipo de empenho correto (ordinário, estimativo ou global). Após a explicação dada pela Auditoria da CISET, tais dúvidas foram sanadas.

Sobre a modalidade da licitação, uma vez que em todos os processos deste Posto não cabia a necessidade de processo licitatório formal, a Contabilidade não viu como indicar uma modalidade de licitação aplicada (se não houve licitação, não há como indicar uma modalidade).

Por lapso, algumas Notas de Empenho foram realizadas após a despesa, fato esse que será, doravante, corrigido. Muitas vezes o empenho não é feito pela

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Contabilidade antes da despesa por não ser possível precisar o câmbio que será aplicado (nos casos de pedidos liberação de recursos à SERE ou da liberação das parcelas mensais de SMP, MC 30 e SIC).

O Setor de Contabilidade não conseguiu identificar os processos de pagamento nos quais não constariam folhas numeradas e arquivadas para sua devida inclusão. A Unidade Gestora, contudo, mantém seu compromisso de numerar e arquivar os processos nos termos das normas vigentes sobre o assunto.

O Mapa de Apuração da pesquisa efetuada, cujo modelo cedido o Setor de Contabilidade muito agradece, já está sendo utilizado pelo Posto. 11 - Foi detectada pequena diferença entre o saldo contábil e o saldo bancário na Conciliação Bancária

A Conciliação Bancária deste Posto vem sendo feita de acordo com as

instruções da Auditoria. A do mês de julho de 2011, solicitada pelos auditores, já foi providenciada e a pequena discrepância de € 7,20 está sendo investigada e será esclarecida em breve. 12 - Havia sido identificado um suposto pagamento a maior da Residência Funcional ao Ministro Cícero Martins Garcia

Com relação ao pagamento a maior da Residência Funcional do Ministro

Cícero Martins Garcia, a Unidade Gestora esclarece que apenas creditou os recursos de acordo com o que fora autorizado pela DAEX (vide tels.466/2010, 556/2010, 682/2010 e 744/2010).

Segundo os registros do Setor de Contabilidade, não há evidência de pagamento a maior ao servidor. Naqueles dois meses, o diplomata teria arcado com US$ 2.184,74, US$ 848,66 acima de seu desembolso mínimo de US$ 1.342,08. Naquelas datas, portanto, o servidor teria feito jus ao valor autorizado de US$ 6 mil, seu teto da categoria.

Diante das incertezas, o Consulado manteve contato com DAEX com vistas a determinar os valores a restituir e aguardou instruções sobre eventual devolução de recursos. Entende que as RF´s foram pagas corretamente.

13 - O funcionário responsável pela Contabilidade acumulava indevidamente a função de atender ao plantão consular

A Unidade Gestora esclarece que o responsável pela Contabilidade não foi mais

designado para atender o plantão consular.

14 - Os comprovantes de gastos com a aquisição de gêneros alimentícios referiam-se muitas vezes a compras realizadas por cartão de crédito e com valor total superior ao limite estabelecido pelo GAP, sendo que a Unidade emitia a Nota de Empenho no nome do estabelecimento comercial e efetuava o ressarcimento àquele que realizou os gastos

A partir do mês de setembro do corrente ano, o Posto vem utilizando o

procedimento de Suprimento de Fundos para pagar os gastos com a compra de gêneros alimentícios, em nome da Auxiliar de Apoio Maria Idelzuite, seguindo as recomendações da missão de auditoria, que muito agradeço.

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15 - A OC Maria Rejane Studart Guimarães Rodrigues estava recebendo Residência Funcional em valor a maior que o devido por erro de cálculo da Secretaria de Estado

Por instrução da DAEX, a OC Maria Rejane Sturdat Guimarães Rodrigues já

recolheu, junto ao Tesouro Nacional, o montante recebido a maior referente ao seu desembolso mínimo abatido a título da Residência Funcional (RF).

16 - A Unidade nao estava anexando aos processos de pagamento a solicitação do serviço

A Unidade Gestora elaborou modelo de solicitação de aquisição de bens e

serviços, o qual é encaminhado previamente ao Setor de Contabilidade e dá início ao processo de compra ou contratação. O novo modelo traz caracterização detalhada do objeto da solicitação de material ou serviço.

17 - A Unidade nao estava contabilizando contabilmente no SIAFI os pagamentos das obrigações de modo tempestivo

As impropriedades apontadas em relação aos registros contábeis no SIAFI são

fruto de lapso dos operadores, que se encontram sobrecarregados (uma operadora do SIAFI trabalhava no setor apenas duas horas diárias) e que nem sempre contam com a entrega tempestiva da documentação (faturas, pedidos, comprovante de depósito, etc. quase sempre seguem com atraso para a Contabilidade).

A Unidade Gestora está redobrando os cuidados para registrar contabilmente as despesas no momento em que forem realizadas.

18 - O Setor de Contabilidade estava atestando que os serviços foram prestados e/ou bens adquiridos foram recebidos, função essa que cabe outros setores da Unidade

Foram providenciados carimbos aos setores competentes para atestar o

recebimento de material e a prestação de serviços.

19 - A Unidade havia prorrogado contrato de leasing para fornecimento de multifuncional e de computadores sem comprovar a realização de pesquisa de preços

A Unidade Gestora, depois da realização de pesquisa de mercado, obteve 3

orçamentos e adquiriu, por meio de leasing com a empresa Teico, uma fotocopiadora multifuncional para o terceiro andar (setores de vistos, legalizações, passaportes, administração, salas dos diplomatas e da chefia do Posto), autorizado pelo desptel 148, de 25/02/2010.

O contrato da fotocopiadora multifuncional do Setor de Atendimento venceu em junho deste ano e a empresa (Teico) ofereceu duas opções; compra do antigo equipamento ou leasing de uma nova máquina. O fato foi informado à SERE pelo tel 500, de 18/07/2011 que autorizou o Consulado-Geral (desptel 591, de 19/07/2011), a dar continuidade a um novo leasing de uma nova fotocopiadora, objeto da ressalva do item 6.22 do relatório.

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Diante dos telegramas citados, o Posto entendeu não ser necessária a pesquisa de preços, porque a continuidade do leasing com a empresa, que já ofereceu o melhor preço pela fotocopiadora do terceiro andar, era a melhor solução.

A Unidade, no entanto, de agora em diante, seguindo as orientações dos auditores, passará a fazer as devidas pesquisas de preço e licitar a prestação dos serviços, se for o caso. 20 - Foi identificada discrepância entre os valores dos bens informado no inventário e o montante segurado

Com a nomeação do AC Alfredo Valença como Encaregado do Patrimônio e

do Almoxarifado desta Unidade Gestora, está sendo feita a verificação da discrepância entre os valores informado no inventário e o que está segurado.

21 - Foi identificada diferença na conciliação da conta da Renda Consular no mês de junho de 2011

Com relação à diferença registrada na conciliação da conta da Renda Consular

no mês de junho, o Posto – graças à valiosa orientação da missão de auditoria – tomou as medidas necessárias para identificá-la e corrigi-la.

22 - A Unidade admitia o recebimento dos Emolumentos Consulares em espécie no caso de serviços solicitados pelo correio

No que diz respeito ao recebimento de emolumentos consulares em

espécie (“Giros”), esta Unidade Gestora, a partir de março deste ano, não mais está aceitando o pagamento dos serviços consulares por meio de recursos em espécie. Está, igualmente, providenciando o depósito imediato dos recursos recebidos por meio de “Giros”.

Além disso, o Posto já recolheu à conta no Banco do Brasil em Miami o valor de € 3.076,56, conforme prescreve o parágrafo 8.2.18 do GAP e já apurou e corrigiu a diferença entre o montante apontado pelos recibos dos “Giros” recebidos e o valor efetivamente encontrado no cofre.

23 - Foram identificadas discrepâncias entre valores constantes na Conciliação Bancária e no relatório do Sistema Consular nos meses de maio e junho de 2011

Com relação às discrepâncias identificadas nos relatórios do SCI, o Posto

informa que, no passado mês de setembro, foi constatada uma melhora substancial no documento gerado por aquele sistema, não se registrando diferenças. A Unidade seguirá monitorando o SCI e se houver novas ocorrências de problemas, fará a devida comunicação à unidade competente na SERE.

24 - A Unidade estava utilizando importante quantidade de estampilhas físicas, especialmente no Setor de Legalizações, contrariando orientação da Secretaria de Estado de que as estampilhas deixassem de ser usadas

O Posto cessou completamente o uso de estampilhas no setor de legalizações a

partir de sua plena inserção no sistema consular. .

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25 - Foi observada a existência de diversas situações de desvio de função Com relação às situações de desvio de função apontadas no relatório da missão

de auditoria, o Posto reitera seu compromisso com o princípio da segregação de funções, mas esclarece que, diante da necessidade do serviço e da carência de pessoal, viu-se obrigado a acumular funções em um mesmo funcionário.

Conforme narrado no tel. 570, de 9 de agosto, o Consulado-Geral em Madri vivencia um quadro de escassez de pessoal que, em face da grande pressão consular “tem levado a Chefia a optar, em casos urgentes, pela alocação dos poucos recursos humanos existentes à área-fim, que é o serviço consular”, e em benefício sobretudo da comunidade brasileira, razão que explica o acúmulo de funções.

Em que pese a recente autorização para contratação de 2 novos Auxiliares Administrativos (vide desptel. 669), que muito agradeço, o tel. 570 faz um relato detalhado onde comprova que as necessidades do Posto só seriam plenamente atendidas se, além destes, outros nove fossem contratados. Recorde-se que a autorização do desptel 553, anterior ao tel 570, já havia sido computada quando da realização do cálculo de funcionários necessários pelo referido telegrama.

Nesse sentido, a Unidade Gestora procurou minimizar a impropriedade apontada pelos auditores tomando algumas medidas paliativas. É o caso da servidora que exerceu a função de Secretária do Chefe do Posto, que foi paulatinamente transferindo tarefas da área de patrimônio ao AC Alfredo Valença, nomeado Responsável pelo Patrimônio e Almoxarifado por Portaria de 3 de outubro.

Com relação ao Auxiliar Administrativo Rafael Vadillo, a Unidade Gestora informa que solucionou o problema com a assinatura, em 1º de março deste ano, de anexo ao contrato de trabalho do funcionário, segundo o qual ele passa a ser oficialmente “Chefe de Informática”. O mesmo documento prevê que o auxiliar local pode, cumulativamente a suas funções típicas na área de informática, desempenhar tarefas pontuais nos setores consular e administrativo da Unidade.

No que diz respeito ao Auxiliar de Apoio Jose Enrique Alvarez Marcos, a Unidade informa haver consultado especialista na legislação trabalhista local, que declarou não existir qualquer impedimento para que funcionário contratado como motorista possa, subsidiariamente, exercer tarefas de atendimento na recepção consular. O funcionário não executa atividades eminentemente administrativas, mas, tão somente, presta serviços gerais meramente de apoio à área consular (recebe e transporta documentos, tira fotocópias, atua como recepcionista, etc.) e o faz apenas quando não está ocupado na sua função principal de dirigir. Tais atividades estão amparadas pelo Decreto 1570/95 e pelo item 5.2.1 do GAP-2011 como típicas de um Auxiliar de Apoio, categoria em que se insere o funcionário em questão. Uma vez mais, somente a contratação de novo auxiliar de apoio para atuar como recepcionista/telefonista permitiria a segregação definitiva de funções.

No caso do responsável pela Conformidade dos Registros de Gestão, em razão da impossibilidade de acúmulo de funções no SIAFI e da necessidade de que tais funções sejam exercidas por servidor do quadro, não há, neste momento, outro funcionário disponível para desempenhar essa tarefa. O Posto aguardará o resultado dos próximos mecanismos de remoção e espera ser contemplado com a vinda de Oficiais ou Assistentes de Chancelaria, algum dos quais habilitado para ocupar-se do registro de conformidades. Uma solução definitiva para a questão do desvio de funções, portanto, requer necessariamente o equacionamento da questão da escassez de pessoal e da lotação adequada do Posto por servidores do Quadro e locais.

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26 - A Unidade teria contratado a AA Cristina Sakakura Uribe sem processo seletivo

No que diz respeito à contratação temporária da Auxiliar Administrativa

Cristina Sakakura Uribe, a Unidade informa ter agido segundo instruções da Secretaria de Estado.

Em 17 de maio, pelo tel 303, de 17/05, o Posto solicitou a contratação de Auxiliar Administrativo provisório para substituir funcionária que entraria em breve em licença maternidade, por período inicial de treinamento junto à AA antes de entrar em licença, e depois durante a própria licença. Pelo desptel 368, de 18 de maio, a SCL autorizou a contratação provisória, mas pelo período de apenas um mês; citou todas as exigências legais, dentre as quais não estava compreendido processo seletivo. Pelo tel 311, de 19 de maio, a Unidade esclareceu o mal-entendido em relação ao prazo de contratação, e foi solicitada a contratação de 01 de junho até o final da licença.

A autorização veio pelo desptel 383, de 20 de maio, com a seguinte redação: “autorizo a contratação nos termos sugeridos pelo tel 311, no entendimento de que o AA temporário encerrará suas atividades tão logo a AA Roberta Munhoz retorne de licença maternidade”. Este desptel tampouco nada dizia a respeito de processo seletivo.

Pelo tel 342, de 27 de maio, foi confirmado que o AA temporário encerraria suas atividades ao final da licença da titular, e solicitada confirmação do entendimento de que não era necessário processo seletivo. Como o tel 342 não foi respondido antes do dia previsto para o início da contratação (01/06), o Posto ateve-se ao prescrito no item 5.12 do GAP e fez a contratação por apenas três meses (prazo máximo onde é dispensado o processo), enquanto esperava uma resposta definitiva da DAEX/SCL; esse fato foi informado pelo tel 350, de 01 de junho. Esse telegrama cruzou o desptel 427, da mesma data, que dizia simplesmente “muito agradeceria seguir a lista de aprovados no último processo seletivo realizado pelo Posto”. Novamente, nada falava a respeito de processo seletivo.

Não houve contradição, de toda a forma, entre as instruções do desptel 427 e a decisão tomada e informada pelo tel 350, pois a candidata escolhida, Senhora Cristina Sakakura Uribe, havia sido segunda classificada em concurso realizado anteriormente pelo Consulado. Pelo tel 353, de 02 de junho, o Posto voltou a explicar detalhadamente a situação, e novamente solicitou instruções, a fim de encerrar definitivamente o assunto.

Duas semanas depois, quando a Auxiliar Local já havia sido contratada e encontrava-se em atividade, a DAEX/SCL, que nunca antes havia falado em necessidade de processo seletivo, enviou a seguinte instrução: “tendo em vista o disposto nos itens 5.3.1 e 5.12.1 do GAP 2001, muito agradeceria a realização de processo seletivo para a contratação temporária solicitada” (desptel 455).

Aquela nova instrução, totalmente extemporânea - pois a Unidade passou à SERE todas as informações pertinentes e solicitou instruções no devido tempo – e contraditória com instruções anteriores geraria uma série de inconvenientes desde o que fazer com a contratação já realizada, até ter que seguir os longos trâmites de um processo seletivo não previsto em época de acúmulo de trabalho, cujo resultado só virá tarde demais para o devido aproveitamento da pessoa contratada. Optou-se, portanto, pela manutenção do contrato temporário da funcionária.

Note-se, no entanto, que, no preenchimento das vagas que surgiram imediatamente após os fatos acima narrados, esse Posto observou fielmente a letra da lei e realizou processo seletivo composto por todas as formalidades legais (vide

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resposta aos itens 6.35 e 6.36 a seguir).

27 - A Unidade não teria seguido todas as formalidades previstas pelo Decreto 1570/95 na seleção dos auxiliares locais Roberta Munhoz, Maria Idelzuite Souza Oliveira e Monica Patricia Vasquez Juarez

Com relação aos processos seletivos, esta Unidade Gestora reafirma seu

compromisso com as normas administrativas vigentes, especialmente o Decreto nº1570/95.Nos casos apontados (seleção da AA Roberta Munhoz e das APOs da Residência), embora as formalidades legais não tenham sido fielmente seguidas, houve processo seletivo e não uma mera escolha arbitrária.

O Posto já está observando todas aquelas formalidades contidas no Decreto 1.570/95 e na Circtel 24.877/95, como se pôde comprovar no recente processo seletivo autorizado pelos desptels. 553 e 669 e realizado no final do passado mês de setembro, que contratou 8 Auxiliares Administrativos (4 dos quais temporários). Composto por 4 etapas de provas (múltipla escolha, discursivas de português e espanhol, informática e entrevista), o processo ainda primou pela estrita exigência da documentação necessária, tal como recomendou a Auditoria.

28 - A Unidade não estaria anexando todos os documentos devidos para que se mantenham em ordem os maços pessoais nem estava utilizando as informações do sistema informatizado de registro de freqüência para controle do ponto de seus funcionários

O Setor de Administração está organizando e completando os maços pessoais

dos locais, bem como reforçando o controle de ponto dos funcionários. O Chefe da Administração está vistando e controlando as folhas do controle de ponto. Os funcionários que apresentarem faltas ou deixarem de marcar o ponto são chamados a justificar-se, nos termos das normas administrativas vigente. 29 - A Unidade não tinha controle formal da freqüência dos motoristas para cálculo das horas extras prestadas por aqueles funcionários

O recém estruturado Setor de Administração elaborou um formulário para

controlar o tempo de serviço efetivamente prestado pelos motoristas e está fazendo controle minucioso das horas extras trabalhadas. Os formulários são conferidos e vistados pelo Chefe da Administração.

30 - Parte dos bens móveis da Chancelaria não conferia com o indicado no Inventário, demonstrando movimentações sem o devido registro. Foram ainda encontrados bens recebidos e não inventariados, bens baixados e ainda em uso e bens inservíveis ainda pendentes de baixa.

Esta Unidade Gestora já está tomando as providências necessárias para concluir

a atualização do inventário e para definir a situação patrimonial dos bens baixados ainda em utilização e daqueles que estão inservíveis e pendentes de baixa (vide desptel 865, que autorizou a reincorporação do bem nº26, baixado, mas que estava em uso).

O recém nomeado Responsável pelo Patrimônio e Almoxarifado está estabelecendo o devido controle de movimentação de bens.

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15 Informações sobre o tratamento das recomendações realizadas pela unidade de controle interno, caso exista na estrutura do órgão, apresentando as justificativas para os casos de não acatamento. Inexiste unidade de controle interno no Posto.

16 Outras informações consideradas relevantes pela Unidade para demonstrar a conformidade e o desempenho da gestão no exercício. O Posto segue as normas de direito administrativo vigentes para a gestão dos recursos e do patrimônio públicos, o Guia de Administração do Postos do Itamaraty, as orientações do Controle Interno e do Controle Externo e os parâmetros informados pelo SIAFI.

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RESULTADOS E CONCLUSÕES

Os números comprovam que a percepção de que um suposto retorno de brasileiros poderia causar uma diminuição do trabalho consular é totalmente falsa. Ao contrário, esse trabalho tem aumentado. Em 2011, a média diária de atendimento foi de 450 cidadãos, contra 310 no ano anterior. Foram expedidos, no ano, 9.501 passaportes (contra 7.055 em 2010) e 1.481 ARBs (1.315 em 2010); feitas 17.274 legalizações (13.266 em 2010), 1.906 procurações (1919 em 2010), 1.234 registros de nascimento (1021 em 2010), 396 registros de casamento (219 em 2010), 19 registros de óbito (22 em 2010) e 330 alistamentos militares (186 em 2010). Houve, portanto, um aumento de 31% no número de documentos de viagem concedidos, de 30% nas legalizações, 30% no registro civil, enquanto os alistamentos militares mais que dobraram e as procurações se mantiveram estáveis.

Foi no setor de vistos, entretanto, que o aumento foi mais dramático, diria que exponencial. Foram concedidos 08 vistos diplomáticos (15 em 2010), 42 oficiais (13 em 2010), 09 de cortesia (05 em 2010), 191 de turista (77 em 2010) e 350 permanentes (105 em 2010); dos temporários, foram 42 do tipo I (31 em 2010), 49 do II (16 em 2010), 81 do III (65 em 2010), 488 do IV (100 em 2010), 713 do V (186 em 2010), 03 do VI (nenhum em 2010) e 16 do VII (06 em 2010). No total, foram concedidos, segundo o SCI, 2214 vistos em 2011, triplicando o número de 760 alcançado no ano anterior.

A falta de recursos humanos continua sendo o principal problema enfrentado pelo Posto, apesar do aumento, em 2011, de um diplomata e de um funcionário do quadro, além da contratação de quatro auxiliares locais. Continuam sem preenchimento duas vagas de Oficiais de Chancelaria (Vice-Cônsules), o que se espera seja solucionado no próximo plano de remoções. É imprescindível a contratação de outros quatro auxiliares locais para que haja condições de corresponder à expectativa do público no que diz respeito ao correto atendimento da comunidade brasileira residente nesta jurisdição, que corresponde a 55% da população brasileira “empadronada” na Espanha, segundo o Instituto Nacional de Estatística. O Posto conta no momento com apenas 13 contratados locais. Comparando com Postos de dimensões similares na Europa – alguns dos quais com menos movimento que Madri – vê-se que estamos em patente desvantagem. Segundo as respectivas folhas de pagamento, Consbras Lisboa conta com 36 AAs; Milão, 31; Londres, 26; Porto, 26; Barcelona, 21; Paris, 19; Roma, 18; e Madri, repito, apenas 13. Acrescente-se que a localização geográfica de Madri no centro da Península Ibérica faz com que residentes em outras jurisdições (Valência, por exemplo, conta com trem de alta velocidade que chega a Madri em apenas hora e meia) se apresentem ao Consulado na Capital para a obtenção de serviços consulares.

Graças à força-tarefa realizada no último trimestre de 2011, o prazo de agendamento para passaportes, que chegou a cerca de 180 dias, pôde ser reduzido para duas semanas, mas voltou a aumentar. Não há, por outro lado, condições de atendimento por via postal. O setor de vistos, que em 2010 estava na dependência dos trabalhos de tão somente uma OC, não pode funcionar com apenas um funcionário. Como o volume de trabalho mais que triplicou, tem dramática carência de pessoal, o que não apenas dificulta a rotina normal como também impossibilita o atendimento a casos excepcionais ou ocasiões de demanda incomum. O setor de legalizações recebeu um funcionário a mais em 2011, mas a adoção do SCI – mais lento que o sistema tradicional – e o aumento de 30% no volume de trabalho fizeram com que a mão-de-obra do setor seguisse insuficiente. O correio eletrônico continua se acumulando em

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vários setores. O atendimento telefônico é impossível. A situação de escassez de pessoal e conseqüente incapacidade de atendimento ao público gera insatisfação e reclamações ao Consulado e à Ouvidoria Consular, o que tem o efeito perverso de dirigir à resposta a essas reclamações tempo e energia que poderiam estar voltados para o trabalho produtivo, além de causar mal-estar nos funcionários que, via de regra, são injustamente atingidos por aquelas reclamações.

A carência de pessoal é dramatizada por inúmeras situações imprevistas, como adoecimento de funcionários (muitas vezes ligado à própria pressão laboral).

Apesar das dificuldades, foram realizados em 2011 cinco consulados itinerantes, sendo dois em Sevilha, um em Málaga, um em Santander e um em La Corunha. Quatro desses itinerantes foram realizados durante o último trimestre do ano, aproveitando a presença da força-tarefa em Madri. Como a realização de itinerantes depende do aumento de capacidade de processamento na sede, sua repetição em 2012 está vinculada ao reforço de pessoal.

Em 2011, pôde ser finalmente solucionada a situação funcional do encarregado do setor de informática (que tem influência importante na produtividade do Consulado como um todo), um AA que aprendeu empiricamente a lidar com computadores e sistemas, sem ser especialista, e acumula tarefas também em outros setores. Faz-se mister a contratação de uma empresa de informática que se ocupe de manter no dia-a-dia todos os sistemas do Consulado, incluindo o SCI e a próxima implantação e gerenciamento de sistema de agendamento dos diversos serviços consulares.

No que diz respeito às atividades de assistência consular, em 2011 a Unidade realizou um grande número de gestões referentes a diversos aspectos da vida familiar, jurídica, penal e documental da comunidade brasileira residente na área de jurisdição do Posto.

Diante da crescente complexidade das questões tratadas e das diversas medidas que se fizeram necessárias tomar para que fossem solucionadas a contento, é possível concluir que as responsabilidades e iniciativas do Setor de Assistência Consular se incrementam, ano a ano. As seguintes ações relacionadas a seguir – todas tomadas ao longo do exercício de 2011 - confirmam essa constatação: - Gestões sobre a situação familiar e jurídica de 24 menores, quando foi necessário solicitar informações e colaboração de entidades locais de proteção ao menor; - Localização do paradeiro de pessoas a pedido de familiares, de órgãos sociais locais e do MRE, em estreita colaboração com a “Secretaria General de Instituciones Penitenciarias”, “Comisaría General de Extranjería”, “Unidad Central contra las Redes de Inmigración y Falsedades Documentales”, totalizando 25 expedientes; - Correspondências diversas, trocadas com cidadãos brasileiros detidos em regime de reclusão, intermediando solicitações de ordem familiar, jurídica e /ou documental., sempre em parceria com as autoridades locais penitenciárias e jurídicas, que resultaram em mais de 60 correspondências. - Expedição de 74 Autorizações de Retorno ao Brasil solicitadas pela “Unidad Central de Expulsiones y Repatriaciones – Comisaría General de Extranjería y Fronteras” para o regresso de brasileiros sem documento de viagem, internas no “CIE – Centro de Internamento de Extranjeros” ou detidas em Centros Penitenciários;

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- Contato escrito e telefônico com autoridades de imigração do Posto Fronteiriço do Aeroporto de “Barajas”, para solicitação de informações mais consistentes sobre os casos de inadmissão de maior gravidade em Madri, além da elaboração de estatísticas mensais sobre os inadmitidos, que no ano de 2011 foram de 1.402 pessoas, bem como preparação de telegramas informando a Secretaria de Estado em Brasília sobre a legislação local imigratória. - Assistência a brasileiros em dificuldades na Espanha em setores específicos, tais como apoio para localização de pais residentes no Brasil, para fins de autorização de expedição de passaporte ou para regularização de situação migratória na Espanha; - Contato com hospitais e familiares em 9 casos de hospitalização de brasileiros.

Em casos de falecimento de brasileiros, foram realizadas 36 gestões junto a autoridades locais, tais como empresas funerárias, Instituto Anatômico Forense, Tribunais e familiares. Entre os casos de falecimento incluem-se 2 assassinatos de brasileiras, vítimas de violência doméstica, cujas investigações policiais não se encontram concluídas. Em todos os casos, foram mantidos contatos com familiares e autoridades policiais.

Atendimento de 12 casos de repatriação, alguns dos quais incluíram gestões para alojamento dos interessados em centros sociais locais. Muitos brasileiros receberam informações sobre organizações locais que apóiam os estrangeiros para retorno a seus países de origem e muitos desses conseguiram passagens para todos os membros da família.

Expedição de declarações consulares gratuitas para casos de defesa de direitos e interesses de cidadãos brasileiros na Espanha.

Além de todas essas ações, o Setor de Assistência ainda encarregou-se da preparação de eventos e reuniões sobre o Tráfico de Pessoas, tais como a “ Plenária Livre para elaboração do II Plano Nacional de Enfrentamento ao Tráfico de Pessoas” em outubro de 2011, o lançamento do serviço “Disque 180 Internacional” e a participação da Unidade na teleconferência o mesmo assunto. O Setor de Assistência Consular participou igualmente da organização das reuniões do Conselho de Cidadãos responsabilizando-se pelo contato com os Conselheiros.

Igualmente importantes foram os contatos mantidos com a polícia local sobre redes internacionais de tráfico para exploração sexual de homens e de menores ocorridos em fevereiro e dezembro de 2011. Sobre o assunto é essencial destacar a interlocução mantida com o Adido Policial do Brasil na Espanha, o Delegado de Polícia Federal Andrei. A. Passos Rodrigues. No que diz respeito às despesas, a Unidade gastou um total de € 1.280.793,54 (um milhão duzentos e oitenta mil setecentos e noventa e três euros e cinqüenta e quatro centavos), valor que inclui € 551.787,75 (quinhentos e cinqüenta e um mil setecentos e oitenta e sete euros e setenta e cinco centavos) destinados ao pagamento de serviços de manutenção do Posto, pagamento de aluguéis e leasings de computadores e fotocopiadoras, € 34.494,82 (trinta e quatro mil quatrocentos e noventa e quatro euros e oitenta e dois centavos) destinados à aquisição de material de consumo, € 321.770,38 (trezentos e vinte e um mil setecentos e setenta euros e trinta e oito centavos) destinados ao pagamento de serviços prestados por pessoa física e salários de auxiliares locais, € 95.629,23 (noventa e cinco mil seiscentos e vinte e nove euros e vinte e três centavos) referentes ao pagamento da previdência social espanhola e € 277.111,36 (duzentos e setenta e sete mil cento e onze euros e trinta e seis centavos) relativos ao

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reembolso de aluguéis (Residência Funcional) dos funcionários do quadro lotados no Consulado-Geral em Madri.

Madri, em 31 de março de 2012.

João Almino Cônsul-Geral

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