Modelagem de Processos - Metodologia

O desenvolvimento da modelagem dos processos da instituição, permite o alinhamento e o compartilhamento do conhecimento dos requisitos de gestão

Megaprocessos - O mais alto nível de representação dentro da Instituição. Sua representação estabelece a cadeia de valor do empreendimento.

Processos Principais - É o primeiro nível de representação dos processos que nos permite visualizar o conjunto de funções organizacionais a serem executadas.

Subprocessos - É um nível de detalhamento dos processos que possibilita compreender em detalhe o modelo de gestão e suas práticas requeridas.

Transações de Negócio - Um conjunto completo de atividades automatizadas ou manuais necessárias para atender a um ou mais cenário do negócio.

Atividades - Unidade de trabalho realizada por uma pessoa, num local, em um determinado tempo, com o emprego de tecnologia (equivale a uma transação sistêmica) .

Megaprocessos

ProcessosPrincipais

Subprocessos

Transaçõesde negócio

Atividades

Hierarquia

Deveremos definir a cadeia de valor (mega-processos) e em seguida os processos principais e subprocessos

Modelagem da

Hierarquia

Modelagem da

Hierarquia

Construção do modelo operacinal

Construção do modelo operacinal

Construção dos sub

processos


processos

Validação mega e

processos principais

Validação mega e


TreinamentoTreinamento

Desenho preliminar dos mega e principais

Desenho preliminar dos mega e principais

Definição da cadeia de processos

Definição da cadeia de processos

MegaProcessos

ProcessosPrincipais

Subprocessos


Atividades

Hierarquia

Os mega processos, os processos principais e os sub processos representam o modelo de negócio da empresa

Mega Processos

Processos Principais

Sub Processos

Modelagem Hierárquica de Alto Nível

Cadeia de Valor

Funções Organizacionais

Práticas de Negócio

Requisição ao Pagamento

QualificaçãoFornecedores

ConsolidaçãoNecessidades

Aquisição Pagamento

Marketing& Oferta

Exemplo

IdentificarOportunidadese Necessidades

Mega Processos e Processos Principais

Uma representação estruturada e única auxilia a visualização do modelo de negócio por todos da organização

Exemplo

Mega Processo


Sub-Processos

À partir dos sub processos, selecionar um grupo para desdobrá-los no modelo operacional – transação de negócio e atividades

Modelagem da

Hierarquia

Modelagem da

Hierarquia

Construção do modelo operacional

Construção do modelo operacional


processos


processos

Validação mega e


Validação mega e


TreinamentoTreinamento

MegaProcessos

ProcessosPrincipais

Subprocessos


Atividades

Hierarquia

Requerimentos do cliente; Fatores Críticos de Sucesso (FCS); Inputs / Outputs; Duração / Periodicidade; Custo; Pessoas (cargos, quantidade e qualificação); Tecnologia de suporte (relatórios, sistemas e

equipamentos); Indicadores de Performance; Oportunidades de Melhoria.

Modelagem de Processos Atributos do processo

A definição dos atributos dos processos definirá o grau de detalhamento adequado para a Souza Cruz

Exemplo

Modelagem de Processos

Modelagem de Processos: Objetivos

Apresentar uma metodologia de documentação de processos de negócios a fim de garantir:

Padronização Facilidade na documentação Facilidade de leitura Compreensão por todos

Homogenizar o conhecimento entre todos membros da equipe

Criar ‘standard’ de documentação para garantir que os processos documentados sejam feitos de forma completa

área funcional

área funcional

Fornecedores

insumos

Produtos

Serviços

processos

área funcional

insumos

insumos

Comunidade

A interação entre os processos de negócio e as áreas funcionais possibilita a identificação das lacunas na

configuração dos recursos atuais.

Modelagem de Processos: Aplicabilidade

Exemplo

Mega Processo

Processo Principal

Sub-processo

Transação de Negócio

Atividade

O desdobramento da hierarquia de processos facilita o entendimento do fluxo das atividades e habilita a Instituição a identificar como são produzidos os resultados.

HierarquiaHierarquia

de processode processo

Fluxo


Exemplo

A definição de competências organizacionais será baseada na hierarquia de processos

Mega

Principal

Sub

Transação negócio

Cargo Comp. indi

Comp. posição

Comp. Requer.

PROCESSOS

Função

Grupo deatividades

COMPETÊNCIAS:

- Conhecimentos

- Atitudes

- Habilidades

Atividade

O modelo estabelece parâmetros de avaliação objetiva do corpo de funcionários e direciona suas ações para produzir valor para a comunidade e para a Instituição como um todo.


Exemplo

O que é um processo ?

“Uma específica ordenação das atividades de trabalho através de tempo e espaço, com um início, um fim, e claramente definidos os Inputs e Outputs.”

“Os processos de negócio são a estrutura na qual a organização fisicamente faz o que é necessário para produzir valor para seus clientes (internos e externos)”.

Modelagem de Processos: Conceito

Modelagem dos Processos de Negócio: Abrangência

Pessoas

Processos Tecnologia

ImplementaçãoQuestões a Responder ?

Produtos

• Como vamos trabalhar?• Como o modelo de

processos pode auxiliar nos trabalhos de “IT Validation” ?

• Mega Processos• Processos Principais• Sub-Processos (parcial)• TN´s (parcial)• Atividades (parcial)• Integração do modelo com

o trabalho de IT Validation

Modelosexistentes

Conhecimento dosmembros do time

• Cenários• Scripts• Configuração • Desenvolvimento

• Treinamento• Documentação de uso• Mudanças no negócio

• Visão

• Sumário

Modelagem de Processos

O que fazer ?

Como fazer ?

Quando fazer ?

Qual nível de detalhe utilizar ?

Modelagem de Processos Conceitos a serem trabalhados

Hierarquia de Processos Mega, Principal, Sub-processos, Transações de negócios, Atividades.

Diagrama de Contexto Agentes externos Fluxo de informações

Decomposição de Processos Ciclo de vida Âmbito dos processos

Atributos dos processos

Eventos de NegócioExternos x TemporaisAlto nível x Discreto

Transações de Negócios Atividades Atributos das atividades Fluxo de dados

Modelagem de Processos Conceitos a serem trabalhados

Hierarquia na Hierarquia na modelagem de modelagem de

processosprocessos





Atividades - Unidade de trabalho realizada por uma pessoa, num local, em um determinado tempo, com o emprego de tecnologia (equivale a uma transação sistêmica) .

Megaprocessos

ProcessosPrincipais

Subprocessos


Atividades

Hierarquia

Hierarquia na modelagem de processos

Hierarquia na modelagem de processos Exemplo

Mega Processo


Sub Processos

Transações de Negócio

Atividades

Vender eDistribuir

Distribuir osprodutos

Gerenciar ocliente

Processaro pedido

Verificar adisponibilidade

Efetuara venda

Efetuaro pedido

Revisar as informaçõesdo clienteReceber o pedido Lançar as

informações

Revisar o pedido Configurar o pedidoCriar o pedido Checar o crédito

DiagramaDiagramadede

ContextoContexto

Diagrama de ContextoExemplo

Solicitação de inf. complementares

Resposta ãs informações

Controles Manuais

Pedidos de compra

Atualização Contábil

Autorização de pagamento

Atualização de caixa

Recebimento da documentação

Solicitação de autorização(E-mail, ao invés de cópias)

Cheques

Respostas ao andamento

Consulta do status de pagamento

Faturas

On-line com o banco

Depto.Internos

Banco Financeiro/Contábel

Fornecedores

Contas a

Pagar

Diagrama de Contexto

Definição: Uma representação Gráfica das interfaces e fronteiras da área a ser investigada. O diagrama de contexto representa o relacionamento com os agentes externos do processo, e os principais inputs e outputs do mesmo. O diagrama de contexto inicial (nível 0) não representa, e não deve fazê-lo, todos os detalhes de fluxo de dados.

Técnica Desenhe a caixa de processo no centro da página. Identifique os principais agentes externos involvidos no envio e recebimento das

informações relativas ao processo principal. Tipicamente são Clientes, Fornecedores, controles, sistemas externos à organização, unidades de negócio e outros processos principais.

Identifique o fluxo de dados principal entre os agentes externos e o processo principal. Denomine e defina a direção da informação (deve ser considerado mais de uma informação).

Diagrama de Contexto

Convenções:

As inter-relações entre os agentes externos não são demonstradas;

Usuários, operações do sistemas, ou pessoas dentro dos processos não são demonstradas;

Dados/fluxo de materiais devem compor os fluxos.

Agente Externo

Definição:

Uma ação, área de negócio, aplicação ou outro processo fora do escopo em estudo, no qual haja uma interação ou troca de informações ou materiais.

DecomposiçãoDecomposiçãodosdos

Sub-ProcessosSub-Processos

Decomposição dos Processos

Vender eDistribuir

Distribuir osprodutos

Gerenciar ocliente

Processaro pedido

Verificar adisponibilidade

Efetuara venda

Efetuaro pedido

Revisar as informaçõesdo clienteReceber o pedido Lançar as

informações

Revisar o pedido Configurar o pedidoCriar o pedido Checar o crédito

Use somente quantos níveis foram necessários para comunicar e compreender o fluxo de processos.

Exemplo

Abordagem de decomposição de processos

Ciclo de vida do processo

Âmbito do Processo

Combinação de abordagens

Usando o ciclo de vida do processo para identificar sub-processos

Planeje

Adquira

Use

Monitore

Disponibilize

Âmbito do Processo

Definição:

Representação da abrangência (ex., Clientes, Mercados,

Fornecedores, Segmentação geográfica, canias de

distribuição, linha de serviços e de produtos) que afetam o

fluxo do processo.

Âmbito do ProcessoExemplos

Clientes Uma empresa de cartão de crédito segmenta seus serviços em

pessoas físicas e jurídicas. E sub-divide as pessoas físicas em termos de faturamento e rentabilidade de conta.

Mercados O processo de desenvolvimento de produtos deve responder a

diferentes características para atender às necessidades diferenciadas dos mercados consumidores.

Fornecedores O suprimento de matérias-primas deve ser diferenciados

quando suprido de uma outra áres de negócios da empresa em contrapartida a um fornecedor externo à organização.

Geografia

Transações devem variar entre países em função das

regulamentações governamentais ou língua.

Canais de Distribuição

O Processamento de pedidos de exportação devem diferir dos

pedidos domésticos em função de cartas de crédito

requeridas para as exportações.

Linha de Serviços e de Produtos

Alguns produtos requerem produção e montagem interna,

enquanto outros podem ter parte, ou sua totalidade,

terceirizada.

Âmbito do ProcessoExemplos

Abordagens Combinadas

Typ e n am e h ereTyp e title h ere




Typ e n am e hereTyp e title h ere

Type n am e h ereType title h ere

Typ e n am e h ereTyp e title here

Type n am e h ereType title h ere

Typ e n am e h ereTyp e tit le h ere




Abordagem pelo ciclo de vida do processo

Abordagem pelo âmbito do processo

AbordagemCombinada

Requerimentos do cliente; Fatores Críticos de Sucesso (FCS); Inputs / Outputs; Duração / Periodicidade; Custo; Pessoas (cargos, quantidade e

qualificação); Tecnologia de suporte (relatórios, sistemas

e equipamentos); Indicadores de Performance; Oportunidades de Melhoria.

Modelagem de ProcessosAtributos dos Sub-processos

EventosEventosdede

NegócioNegócio

Evento de Negócio

Definição:Alguma coisa que acontece no qual a organização ou seus processos principais devem reagir de forma pré-planejada.

Solicitação de inf. complementares

Resposta ãs informações

Controles Manuais

Pedidos de compra

Atualização Contábil

Autorização de pagamento

Atualização de caixa

Recebimento da documentação

Solicitação de autorização(E-mail, ao invés de cópias)

Cheques

Respostas ao andamento

Consulta do status de pagamento

Faturas

On-line com o banco

Depto.Internos

Banco Financeiro/Contábel

Fornecedores

Contas a

Pagar

Existem dois tipos de eventos de negócio:

– Eventos Externos• Uma ação por um agente externo que provoca

uma reação de forma pré-planejada da organização. A ação é reconhecida pelo fluxo de entrada de dado.

– Eventos Temporais• A passagem do tempo provoca uma reação de

forma pré-planejada da organização.

Evento de Negócio

Eventos de Negócio Exemplos

Eventos Externos Pedido de cliente Solicitação de cotação de cliente Envio de pagamento Solicitação de status de informação Modificação de pedido Cancelamento de pedido

Eventos Temporais Momento de enviar relatórios Momento de refazer o seguro Momento de verificação de pedidos em atrazo Momento de verificação dos investimentos

Eventos de Negócio Discreto

Um evento de negócio que não possa ser sub-dividido

em outros eventos que tenham respostas

significativamente diferentes

Eventos de Alto nível x Discretos

Clientes efetuam um pedido

Clientes efetuam um pedido de papel Report para ser enviado à França

Quanto específico deve ser um evento ?

O suficiente que demonstre que a organização reaja de forma diferente.

Exemplo

Por que especializar eventos ao nível discreto ?

Technology

People

Process

Pessoas:Papeis e responsabilidadesNecessidade de treinamento

Processos:Manuais de procedimentoSimulações dos processos

Tecnologia:Aplicabilidade do sistema

IMPLEMENTAÇÃO

Especializando Eventos

Pergunte: Quem, O que, Quando, Onde, Porque e, Como…os eventos de negócio se inter-

relacionam com os processos; Foque nas respostas que impactem significamente

os processos; Priorize baseado no grau de impacto nos

processos.

Eventos x Atividades

A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 A8

E1

E2

E3

E4

E5

E6

X X

X

XX

XXX

X

X X

XX

XX XX

X

Eventos Discretos

Atividades

Transaçõesde

Negócios

TransaçõesTransaçõesdede

NegócioNegócio


(gatilho)

Definição:

Um conjunto completo de atividades automatizadas ou manuais necessárias para atender a um ou mais eventos do negócio.

Atividade 2 Atividade 3Atividade 1Eventos de Negócio

Output


‘Gatilho’

Definição:

A forma na qual se percebe que um evento ocorreu. A ponte entre a ocorrência de um evento e uma transação de negócio (instrumento do evento).

Contexto

Evento de Negócio - Cliente coloca Pedido

Transação de Negócio - Criação da ordem Exemplos

Potenciais Gatilhos Incluem: Cliente envia fax Cliente envia pedido por EDI Pedido é recebido pelo correio Cliente liga para representante da conta

Atributos da Transação de Negócio

ResultadosGatilhos Atividade 3Atividade 1

Eventos de Negócio

Produto

Transações de Negócio (TN)

Insumos

Requisitos

Expectativas e Resultados esperados

pelo Cliente da TN

Entradas• Materiais• Informações• Documentos

• Funcionais• Técnicos Obs: FCS

• Atos (externos / internos)• Temporais• Outras TN

Saídas• Resultados gerados na própria TN• Produtos Enviados

QUEM

REGRA

FLUXO

Atividade 2

QUANDO

QUEM

Decomposição de ProcessosExercício

Separação em grupos por Sub-

ProcessoSelecionar 1 Sub-ProcessoDecompor em Transações de

NegócioSelecionar 1 Transação de NegócioDefinir os Atributos da Transação de

NegócioApresentar para a equipe

Decomposição Decomposição emem

AtividadesAtividades

Relembrando o conceito de Atividade





.

Atividades

Megaprocessos

ProcessosPrincipais

Subprocessos


Hierarquia

Unidade de trabalho realizada por uma

pessoa, num local, em um determinado

tempo, com o emprego de tecnologia

(equivale a uma transação sistêmica)

Detalhando as Atividades: Atributos

Pergunte: O que: trabalho a ser feito; Quem: “pessoa responsável” (pode ser o cargo); Onde: local de execução – se relevante; Quando: Tempo de resposta; Como: Emprego de tecnologia (TI ou Papel);

Descreva a totalidade de atividades, inclusive as que

ocorrem automaticamente sem a intervenção das

pessoas.

ProcessosProcessosIntegradosIntegrados

eeCenários deCenários de

NegócioNegócio

Processo Integrado

O processo integrado é uma perspectiva completa (começo ao fim) de um processo principal. O processo integrado é composto por multiplas transações de negócio e sub-processos através das fronteiras funcionais.

Exemplo:

Processo principal: processamento do pedido Solicitação de um pedido Venda Produção Distribuição

Processo Integrado

Transação de Negócio 1=

Transação de Negócio 2

Transação de Negócio 3

Cenários de Negócio

Mega

ProcessoPrincipal 1

Transaçõesde Negócio

ProcessoPrincipal 2

ProcessoPrincipal 3



P R O C E S S O S I N T E G R A D O S







Cenários de Negócio

Área deNegócios

Grupo deCenários

Processos

Mega

ProcessoPrincipal 1


ProcessoPrincipal 2

ProcessoPrincipal 3



P R O C E S S O S I N T E G R A D O S







Abordagem na Modelagem de Processos

Definição/Confirmaçãoescopo do processo

Definição dossub-processos

Documentação dastransações de negócio

e atividades

Definição dosrequerimentos de dados

• Identificação dos eventos (alto nível)

• Identificação dos agentes externos

• Ciclo do processo• Identificação do âmbito• Oportunidades de melhoria (SWOT)

• Modelagem do fluxo• Decomposição dos eventos (5W 2H)

• Analise das atividades

Modelagem de dados

Cadeia de ValorDiagrama de Contexto

Decomposição dos processosAtributos dos processos

Árvore de eventosFluxo das transações de negóciosAtributos das AtividadesManuais e Procedimentos

Modelo de dados

Passos Técnicas Produtos

Documents

Modelagem de Processos - Metodologia