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MODELO DE FUNCIONAMENTO DO SUBSISTEMA FÍSICO SOB A ÓTICA DO GECON
Fabrícia Souza TeixeiraMestre em Controladoria e Contabilidade – FEA/USP. Professora e pesquisadora do Centro Universitário do Leste de Minas Gerais – UnilesteMG
Jens Erik HansenMestre em Controladoria e Contabilidade – FEA/USP. Professor e pesquisador do Centro Universitário do Leste de Minas Gerais – UnilesteMG
Paulo Cezar Consentino dos SantosMestre em Controladoria e Contabilidade – FEA/USP. Professor do Curso de Ciências Contábeis da FUMEC
RESUMO
Este trabalho trata do sistema físico, um dos subsistemas do sistema empresa, que se
constitui no conjunto de processos que utiliza recursos com a finalidade de produzir os
produtos e serviços da organização, destacando sua interação com os demais
subsistemas componentes da organização. São apresentados conceitos que auxiliam no
entendimento do assunto, bem como o método de pesquisa e a abordagem utilizada. São
destacados o problema de pesquisa, as premissas e os requisitos para a aceitação da
solução encontrada. Apresenta um modelo conceitual de funcionamento do sistema
físico, mostrando sua influência no resultado global das empresas e as interfaces entre
os subsistemas. O trabalho também aborda as características do sistema físico, além das
questões que otimizam o bom funcionamento do mesmo.
Palavras-chaves: Sistema Físico, Sistema Empresa, Modelo de Funcionamento do
Sistema Físico.
1 – Aspectos Introdutórios
No cotidiano de seus afazeres, os gestores tem como tarefa levar a empresa a ter
continuidade tendo que tomar decisões que otimizem o resultado econômico da mesma.
A competitividade atual, caracterizada pelo aumento progressivo da velocidade da
evolução tecnológica, pela abertura da economia, pelo surgimento de novos mercados e
produtos, acarreta uma maior complexidade para o processo de tomada de decisão. O
número de variáveis que influenciam neste processo está aumentando e dificultando o
trabalho daqueles gestores que, até então, vinham obtendo êxito na gestão. Neste
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ambiente, necessário se faz a construção de modelos que possibilitem a decomposição
destas variáveis para possibilitar informações que auxiliem na tomada de decisão.
A visão da empresa como um sistema aberto e sua segmentação em subsistemas
auxiliam na percepção das diversas variáveis que a compõem, facilitando o
estabelecimento de modelos que propiciem a melhor tomada de decisão. A segmentação
estudada neste trabalho dividirá a empresa em oito subsistemas, sendo eles subsistema
físico, subsistema econômico, subsistema de informações gerenciais, subsistema
organizacional, subsistema social, subsistema de gestão, subsistema institucional e
subsistema modelo de gestão.
O objetivo deste trabalho é a estabelecer o melhor modelo conceitual de funcionamento
do Sistema Físico, que pode ser entendido como um subsistema do sistema empresa,
considerando suas interfaces com os outros sistemas da organização e sua influência no
resultado global.
A primeira parte deste trabalho exibe o entendimento do assunto, apresentando
definições e conceitos, importância do tema, método de pesquisa e abordagem utilizada.
A segunda parte do trabalho apresenta a caracterização do tema, contendo a situação-
problema, o problema, o objetivo, as premissas e os requisitos.
A terceira parte do trabalho mostra o encaminhamento da solução, apresentando o
modelo de funcionamento do sistema físico e suas interfaces com os demais subsistemas
da empresa. Em seguida são expostos outros aspectos a serem considerados no
encaminhamento da solução, tais como características do sistema físico e questões
otimizadoras do mesmo.
2 – Entendimento do Assunto
Para facilitar o entendimento do assunto a ser abordado, é necessário dar-se aos objetos,
conceitos e idéias o mesmo nome, para não ocorrer a redução da compreensão. Assim,
serão definidos alguns termos para facilitar a comunicação.
Definições e Conceitos
A primeira definição necessária é a de Modelo. Para Ferreira (1986), modelo é a
“representação simplificada e abstrata de fenômeno ou situação concreta, e que serve de
referência para a observação, estudo ou análise”. Pode ser definida também, conforme o
mesmo autor, como a “descrição formal de objetos, relações e processos, que permite,
variando parâmetros, simular os efeitos de mudanças de fenômeno que representa”.
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Pode-se criticar a afirmativa do autor, no sentido de que nem sempre o modelo é uma
representação simplificada. A natureza do modelo pode ser complexa ou simplificada.
Assim, o modelo é a representação, em escala reduzida, de uma realidade, utilizando-se
da teoria como suporte conceitual, podendo ser descritivo, matemático, gráfico, dentre
outros. Quando se cria um modelo, tenta-se criar um experimento que conduza à melhor
visualização da realidade.
Outra definição necessária ao entendimento é a de Sistema. Para Bio (1985), “sistema é
um conjunto de elementos interdependentes, ou um todo organizado, ou partes que
interagem formando um todo unitário e complexo”.
Esta definição é bastante ampla, e por isso é necessário complementá-la, destacando-se
que o sistema ou mesmo um subsistema (parte do sistema) tem por fim atingir algum
objetivo. Outro aspecto a ser considerado é que o sistema pode formar tanto um todo
complexo como um todo simples. Por subsistema entende-se parte de um sistema
maior, mas que isoladamente poderia ser também considerado um sistema.
Para Pereira (1999), a empresa é caracterizada como um sistema aberto e dinâmico. Ele
enfoca que o sistema empresa é “um conjunto de elementos interdependentes que
interagem entre si para a consecução de um fim comum, em constante inter-relação com
seu ambiente”.
Desta forma, é na empresa que um ou mais elementos se unem, conjugando capital e
trabalho, para atingir determinada missão. Este conjunto forma um sistema aberto, que
utiliza os meios e recursos disponíveis e captáveis e busca, através da eficácia de suas
operações, materializar seus objetivos.
A empresa também é composta de partes, ou seja, seus subsistemas. O sistema empresa
é um dos sistemas mais complexos e sua divisão em subsistemas pode ser enfocada de
várias maneiras. Adotar-se-á o enfoque mostrado por Catelli (2001) que identifica oito
subsistemas componentes do sistema empresa, que interagem no sentido do
cumprimento de sua missão: Subsistema Físico, Subsistema Econômico, Subsistema de
Informações Gerenciais, Subsistema Organizacional, Subsistema Social, Subsistema de
Gestão, Subsistema Institucional e Subsistema Modelo de Gestão. As interações entre
os subsistemas componentes do sistema empresa serão tratadas posteriormente no item
4, encaminhamento da solução.
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A figura 1 abaixo mostra sistema empresa dividido em subsistemas.
De forma bastante sintética, serão apresentados algumas definições dos subsistemas
mostrados na figura 1, adaptados de Pereira (1999):
Sistema Institucional: conjunto de crenças, valores e expectativas dos proprietários
da empresa, que orienta todos os demais componentes aos resultados desejados.
Sistema social: conjunto dos elementos humanos na organização, bem como as
características próprias dos indivíduos, tais como: necessidades, criatividade, objetivos
pessoais, motivação, liderança, etc.
Sistema Organizacional: forma como são agrupadas as diversas atividades da
empresa em departamentos, níveis hierárquicos, amplitude e responsabilidade
(organização formal da empresa).
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Subsistema Institucional Subsistema Modelo de Gestão
Subsistema de GestãoSituação Atual
SituaçãoObjetiv.
Decisões
SubsistemaOrganizacional Informações
SubsistemaSocial
Subsistema de Informações Gerenciais
Patrim. Atual
Riqueza Atual
Patrim. Objetiv.
Riqueza Objetiv.
Transações
Subsistema Físico
Subsistema Econômico
Eficácia Atual
Eficácia Objetiv.
Figura 1 – Sistema Empresa e seus subsistemasFonte: Adaptado de CATELLI, A. Transparências em sala de aula. Disciplina Controladoria. Mestrado em Controladoria e Contabilidade. FEA/USP, 2001.
Sistema de gestão: refere-se ao processo que orienta a realização das atividades da
empresa a seus propósitos, sendo responsável pela dinâmica do sistema.
Sistema de Informações Gerenciais: é constituído de atividades de obtenção,
processamento e geração de informações necessárias à execução e gestão das atividades
da empresa, incluindo informações ambientais, operacionais e econômico-financeiras.
Sistema Modelo de Gestão: conjunto de normas, princípios e conceitos que tem por
finalidade orientar o processo administrativo de uma organização, para que esta cumpra
a missão para a qual foi constituída.
A definição de sistema econômico não foi tratada por Pereira (1999). Mas, para fins
deste estudo, sistema econômico será considerado como o processo de mensuração em
valores econômicos dos eventos e transações produzidos pela inter-relação de todos os
sistemas da organização.
O objeto de estudo do presente trabalho é o sistema físico que, para Mosimann e
Fisch (1999), “constitui-se no conjunto de elementos físicos (excluindo-se as pessoas)
necessários à operacionalização, ou seja, à execução e ao know how (como fazer esses
elementos físicos se transformarem em produtos)”.
Pereira (1999) destaca que o sistema físico
Compreende todos os elementos materiais do sistema empresa, tais como: imóveis, instalações, máquinas, veículos, estoques etc., e os estoques físicos das operações, que se materializam nas diversas atividades que utilizam recursos para geração de produtos/serviços. Não inclui o elemento humano, que compõe o subsistema social, mas sim todos os recursos físicos que as pessoas utilizam para desempenhar suas funções na empresa.
Deve-se salientar que a exclusão das pessoas não atinge a força de trabalho das mesmas,
excluindo-se apenas os sentimentos humanos.
Assim, o sistema físico deve ser considerado como o conjunto de processos que utiliza
recursos (máquinas, equipamentos, matéria prima, mão de obra, etc) com a finalidade de
produzir os produtos e serviços da organização. Inclui as pessoas em seus aspectos
quantitativos (nº de horas trabalhadas, quantidade de pessoas trabalhando, etc), uma vez
que seus aspectos qualitativos (motivação, objetivos pessoais, criatividade, liderança,
necessidades, etc), fazem parte do sistema social. Todos os elementos (tais como clima,
natureza, tecnologia, dinheiro) estão incluídos no processo físico. Os produtos e
serviços incluem também conhecimento, relatórios, e outras saídas.
Sobre o conceito de eficácia, Gibson et. al. (1988) afirmam que “o fato de as sociedades
criarem organizações que fornecem bens e serviços implica que seu bem estar será
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determinado, em larga escala, pela maneira como elas levam a cabo suas tarefas. Isto é,
as sociedades esperam de suas organizações um desempenho eficaz”. Para estes autores,
“do ponto de vista da sociedade, a eficácia é o grau segundo o qual as organizações
atingem suas missões, metas e objetivos – dentro das restrições de recursos limitados....
nesse sentido, devemos introduzir o conceito de eficiência; ele se refere ao processo
pelo qual a organização maximiza seus fins com uso mínimo de recursos”.
Desta forma, uma organização eficaz deve necessariamente ser eficiente; a eficácia
ocorre ao se atingir objetivos previamente estabelecidos como resultado da atividade ou
do esforço; a eficiência mostra a relação existente entre o resultado atingido e os
recursos utilizados para alcançar aquele resultado.
Gibson et. al. (1988) criaram um modelo de eficácia organizacional que mostra os
critérios gerais para a eficácia do sistema empresa, relacionando-os com o aspecto
temporal, conforme apresentado na figura a seguir:
No curto prazo, os critérios de eficácia apresentados pelos autores são:
Produção: competência organizacional em produzir a quantidade e a qualidade de
produtos e serviços demandados pelos clientes/consumidores da organização;
Eficiência: relação adequada entre recursos consumidos (in-puts) e os produtos e
serviços produzidos (resultados obtidos ou out-puts do sistema);
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ProduçãoEficiênciaSatisfação
AdaptabilidadeDesenvolvimento Sobrevivência
Curto Prazo Médio Prazo Longo Prazo
Critérios
Figura 2 - Critérios de Eficácia OrganizacionalFonte: GIBSON, J. L. et. al. Organizações: comportamento, estrutura, processos. São Paulo: Atlas, 1988.
Satisfação: grau de aceitação social dos envolvidos no processo sistêmico, tanto dos
agentes internos da organização, quanto dos agentes externos que se relacionam com
a organização (fornecedores, clientes, governo, etc);
No médio prazo, conforme figura 2, os critérios de eficácia organizacional são:
Adaptabilidade: forma pela qual a organização reage apropriadamente às alterações
que lhe afetam, tanto originadas internamente quanto externamente;
Desenvolvimento: relacionado aos investimentos feitos na própria empresa no
médio prazo com o objetivo de aumentar sua capacidade de sobrevivência a longo
prazo.
Para Gibson et. al. (1988), “o teste último da eficácia organizacional é sua capacidade
de manter-se no meio ambiente. A sobrevivência, portanto, é a medida última e de
longo prazo da eficácia organizacional”. Eles acreditam que a sobrevivência
organizacional está ligada ao aspecto temporal de longo prazo, o que se ajusta ao
postulado contábil da continuidade.
Fazendo uma análise mais acurada da figura 2, percebe-se que a eficiência está ligada
ao aspecto temporal de curto prazo, devendo estar presente em cada processo de
transformação existente dentro da empresa. Já a eficácia está relacionada com
propósitos maiores, ou seja, com os objetivos organizacionais. Entretanto, discorda-se
que a sobrevivência seja um critério da eficácia, conforme apresentado na figura 2. A
sobrevivência não é um critério para alcançar a eficácia, mas uma decorrência da
eficácia empresarial.
Uma definição necessária ao entendimento do assunto é a de Gestão Econômica -
GECON. Para Catelli (1999), GECON significa administrar por resultado, objetivando a
otimização do mesmo por meio da melhoria da produtividade e da eficiência
operacionais. O modelo GECON é voltado para a eficácia empresarial, cuja
concretização se verifica pela otimização do resultado econômico, compreendendo um
sistema de gestão e um sistema de informações. Segundo Catelli (1999),
O sistema de gestão no modelo GECON diz respeito ao processo de planejamento, execução e controle operacional das atividades e é estruturado com base na missão da empresa, em suas crenças e valores, em sua filosofia administrativa e em um processo de planejamento estratégico que busca em última instância a excelência empresarial e a otimização do desempenho econômico da empresa. No sistema de informações, o sistema GECON utiliza fundamentalmente conceitos e critérios que atendem às necessidades informativas dos diversos gestores da empresa para seu processo de tomada de decisão específico e que impulsionam as diversas áreas a implementar ações quem otimizam o resultado global da companhia.
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No sistema GECON, o tradicional centro de custos é substituído pelo centro de
resultado e área de responsabilidade.
Importância do Tema
Conforme mostrado anteriormente, o sistema físico é o conjunto de processos que
utiliza recursos com a finalidade de produzir os produtos e serviços da organização.
Desta forma, a estruturação do sistema físico está fundamentalmente ligada aos
produtos e serviços produzidos pela empresa, permitindo a visualização da mesma como
um agente que processa recursos e obtém bens e serviços.
Atingir os objetivos organizacionais está diretamente relacionado ao sistema físico, já
que é o mesmo que possibilita a maior quantidade de ações para obtenção da eficácia
empresarial através da eficiência dos processos. Portanto, o sistema físico está ligado à
missão das áreas e da empresa.
Este trabalho mostrará a interface do sistema físico com os demais sistemas da empresa
e sua importância, uma vez que é no mesmo organizado em atividades que acontecem
as transações. Para que as transações ocorram, é necessária a ação sobre os
componentes do sistema físico, que é exercida pelas pessoas, apoiado pelos
componentes dos demais subsistemas.
Método de Pesquisa
O método utilizado será o exploratório e, para ilustrar o funcionamento do sistema físico
e sua influência no ambiente organizacional, será dada ênfase à exemplificação na
medida em que os conceitos forem sendo introduzidos.
Abordagem
A interação entre os subsistemas da organização deve ser constante, objetivando a
eficácia e a continuidade, sendo todo o sistema sustentado por uma base conceitual
única. A base conceitual sobre a qual se sustenta o sistema empresa e o modelo de
funcionamento do sistema físico objeto deste estudo é a gestão econômica.
3 - Caracterização do Tema
Situação-problema
Como uma evolução natural da Contabilidade, percebe-se a Controladoria com um
campo de atuação nas organizações econômicas, caracterizadas como sistemas abertos
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inseridos e interagindo com outros num dado ambiente. Sendo a organização um
sistema aberto, o sucesso de sua atuação depende da qualidade de suas interações com o
ambiente e, conseqüentemente, do funcionamento dos seus subsistemas.
É objetivo deste trabalho estabelecer o melhor modelo conceitual de funcionamento do
sistema físico sob a ótica da Gestão Econômica – GECON, estando presente uma visão
sistêmica de todas as demandas de informação sendo elas internas ou externas. Assim, a
competitividade requerida pela necessidade de sobrevivência da empresa e a eficácia do
seu desempenho passa pelo bom funcionamento de suas partes, tendo em vista a
otimização do todo.
Pereira (1999) aponta para a existência de variáveis que influenciam tanto as condições
de sobrevivência e desenvolvimento quanto a amplitude da gestão das organizações. Ele
afirma que a empresa é influenciada pelos ambientes remoto e próximo, o que gera as
variáveis abaixo relacionadas.
As variáveis independentes são aquelas sobre as quais normalmente a empresa não tem
controle (interferência) e estão ligadas ao ambiente remoto. Como exemplo, podem ser
citadas as variáveis econômicas, sociais, políticas, ecológicas, tecnológicas,
regulatórias, demográficas, etc.
As variáveis dependentes estão relacionadas ao ambiente próximo e à amplitude da
gestão de cada empresa, e caracterizam as transações realizadas entre as mesmas. Como
exemplo, pode-se enumerar as variáveis preço, volume, qualidade, prazos (de entrega,
de pagamento), durabilidade, taxas de financiamento, capacidade produtiva, etc.
Uma outra forma de visualizar as variáveis que interferem no sistema empresa leva em
consideração que a única variável dependente é a eficácia organizacional. A eficácia
organizacional, por sua vez, é função de várias variáveis. Assim, pode-se induzir a uma
formulação matemática com as seguintes equações:
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As interfaces do sistema físico com os demais sistemas da empresa implicam que todas
as atividades realizadas no sistema físico impactam os outros sistemas da organização e
são impactadas por eles. A empresa deve administrar fatores de produção escassos de
forma a gerar produtos/serviços cujo valor econômico seja superior ao valor dos
recursos consumidos, satisfazendo necessidades que não seriam atendidas por tais
fatores isoladamente. Estes fatores de produção são influenciados pelas variáveis
presentes nos ambientes remoto e próximo.
Problema
Dentro deste escopo, surge a seguinte indagação:
Qual deve ser o modelo de funcionamento do sistema físico da organização, visando a
eficácia do todo?
Objetivo
O objetivo deste estudo é estabelecer o melhor modelo conceitual de funcionamento do
sistema físico.
Premissas
Considerando-se que uma premissa é um fato ou princípio que serve de base a um
raciocínio, deve-se estabelecer o seguinte conjunto de premissas fundamentais que
nortearão o desenvolvimento deste trabalho:
O ambiente é competitivo (situação real atual).
Os proprietários darão todas as condições requeridas para a eficácia da organização.
Os gestores são competentes.
O resultado econômico é o melhor indicador da eficácia.
O ambiente externo é variável, alternando condições favoráveis e desfavoráveis.
A organização está sendo ou já foi implantada e pertence a um segmento
empresarial.
A organização está radicada em qualquer ponto do planeta.
Requisitos
Para que o modelo adotado seja aceito, é necessário que o mesmo contribua para:
a melhor interação da organização com o ambiente externo e interno.
a otimização da satisfação das necessidades da sociedade.
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a otimização da produtividade, eficiência, satisfação das pessoas, adaptabilidade do
processo de gestão e o desenvolvimento
4 – Encaminhamento da solução
Modelo de Funcionamento do Sistema Físico
Para estabelecer o funcionamento do sistema físico,é necessária a apresentação de um
modelo conceitual que reflita as diversas conexões determinadas pelo mesmo. A figura
3 retrata o sistema físico, da seguinte forma:
Missão: qual o escopo, a razão de ser do sistema físico.
Origens/Autores: quem são os responsáveis pela definição do sistema físico.
Administradores: quem são os responsáveis por administrar o sistema físico.
Eventos: conjunto de transações relacionadas com o sistema físico.
In-puts: recursos que alimentarão o sistema físico.
Processo: transformação dos recursos em produtos.
Out-puts: produtos gerados pelo sistema físico.
Interfaces: relacionamento do sistema físico com os demais sistemas da empresa.
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Missão:PRODUZIR PRODUTOS E
SERVIÇOS PARA ATENDER DEMANDA DA CLIENTELA
Origens/Autores:DONOS E GESTORES
Administradores:
GESTORES EM TODOS OS NÍVEIS
Processo:PROCESSO DE
TRANSFORMAÇÃO
Inputs: INSUMOS
MÁQUINAS EQUIPAMENTOS
PESSOAS, CLIMA,
NATUREZA, TECNOLOGIA, DINHEIRO, CULTURA …
Outputs:PRODUTOS E SERVIÇOS (INCLUSIVE INTERNOS)
Eventos: TRANSAÇÕES
Interfaces:
com Subsistemas Econômico, Institucional, Mod.Gestão, Gestão, Organizacional, Social e Informações
Para Guerreiro (1989), o relacionamento entre o sistema físico e os demais sistemas da
empresa se mostra da seguinte forma:
(...) o subsistema físico corresponde ao ferramental que as pessoas (subsistema social), com determinada autoridade e responsabilidade (subsistema formal), municiadas das informações necessárias (subsistema de informações) e condicionadas por determinados princípios (subsistema institucional), interagem no processo de tomada de decisões (subsistema de gestão). Através da interação desses subsistemas são executadas as funções empresariais (compra, venda, finanças, etc), no sentido de a empresa cumprir sua missão.
Deve-se ressaltar que este autor não destacou os sistemas Modelo de Gestão e
Econômico. Pode-se assim adaptar a colocação do autor para o relacionamento do
sistema físico com os demais sistemas da empresa:
É no subsistema físico que acontecem as ações que as pessoas (subsistema social), com
determinada autoridade e responsabilidade (subsistema organizacional), municiadas das
informações necessárias (subsistema de informações) apuradas de acordo com valores
econômicos (subsistema econômico) e condicionadas por determinados princípios
(subsistema institucional), interagem no processo de tomada de decisões (subsistema de
gestão) conforme modelo de decisão adotado pela empresa (subsistema modelo de
gestão).
Interfaces do Sistema Físico com os demais sistemas
De acordo com a figura 3, as interfaces do sistema físico com os demais sistemas da
empresa implicam que t
odas as atividades realizadas no sistema físico impactam os outros sistemas da
organização e são impactadas por eles. Estas interfaces são ilustradas na figura 4 abaixo:
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Figura 3 – Modelo de Funcionamento do Sistema Físico
SISTEMA
FÍSICO
Sistema Institucional
Sistema de Gestão
Sistema Mod. Gestão
Sistema Organizacional
Sistema de Informação
Sistema Social
Sistema Econômico
Estas interfaces serão a seguir analisadas com maior detalhamento, mostrando o
impacto de cada sistema da empresa no sistema físico, e o impacto do sistema físico nos
outros sistemas.
1 - Interface Sistema Físico/Sistema Institucional
Como impacta: É o sistema físico que materizaliza as regras estabelecidas pelo
sistema institucional e que reflete se a empresa está cumprindo sua missão.
Exemplo: Uma empresa produtora de máquinas de escrever, em função da mudança
de tecnologia, passa a produzir computadores, mudando a missão da empresa.
Como é impactado: O sistema institucional dita as regras a serem cumpridas pelo
sistema físico. Exemplo: O sistema institucional, através da missão, das crenças e
valores, estabelece como e qual produto ou serviço será produzido pela empresa.
2 - Interface Sistema Físico/Sistema Modelo de Gestão
Como impacta: O sistema físico impacta o sistema modelo de gestão através do tipo
de tecnologia utilizado pela empresa. Exemplo: Uma empresa que utiliza alta
tecnologia (computadores, softwares, etc) necessita de um sistema modelo de gestão
diferenciado daquela empresa que trabalha de forma artesanal.
Como é impactado: É através do sistema Modelo de gestão que são atribuídos poder
e responsabilidade aos gestores, impactando diretamente o sistema físico de forma a
definir como eles agirão, assegurando a otimização da utilização dos recursos.
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Figura 4 – Interfaces do Sistema Físico com os demais Sistemas da empresa
Exemplo: Num modelo de gestão participativo, o operário se sentirá mais
responsável pelo produto que ele está fazendo do que num outro tipo de modelo de
gestão tradicional, devido ao seu comprometimento e pela possibilidade de opinar, o
que pode melhorar sua efetividade (eficácia e eficiência).
3 - Interface Sistema Físico/Sistema de Gestão
Como impacta: O sistema físico impacta o sistema de gestão na medida em que o
planejamento é feito a partir da capacidade e produtividade do sistema físico.
Exemplo: Se a capacidade instalada de determinado produto é de 10.000 unidades
por mês, o sistema de gestão só poderá planejar uma produção e venda de até 10.000
unidades deste produto.
Como é impactado: É através do sistema de gestão que o sistema físico é orientado
pelo planejamento, a execução e o controle das atividades da empresa, para atingir
os seus objetivos. Exemplo: O planejamento da produção do sistema físico é feito
pelo sistema de gestão, que dá ordem de execução (geração de produtos e consumo
de recursos) e controla se os objetivos planejados foram alcançados, de forma a
desencadear um processo de correção, se for necessário.
4 - Interface Sistema Físico/Sistema Organizacional
Como impacta: O sistema físico impacta o sistema organizacional quando causar
mudanças na estrutura da organização. Exemplo: Se algum dos componentes do
sistema físico não estiver funcionando adequadamente e for necessária a alteração da
tecnologia aplicada, a mudança de tecnologia utilizada na empresa pode ocasionar a
mudança da estrutura organizacional.
Como é impactado: É o sistema organizacional que estrutura o sistema físico para
assegurar a disposição adequada dos recursos. Exemplo: A extinção de uma área por
ter se tornado ociosa afeta o sistema físico.
5 - Interface Sistema Físico/Sistema Social
Como impacta: A forma de organização do sistema físico pode exercer influência no
sistema social. Exemplo: Um sistema físico bem estruturado pode melhorar o
ambiente entre as pessoas, motivando-as a produzir mais e melhor.
Como é impactado: O sistema social se refere aos elementos humanos da empresa e
às características próprias dos mesmos e influenciam no sistema físico, na forma
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como o mesmo é operacionalizado. Exemplo: Um funcionário desmotivado
desempenhará suas funções de maneira inadequada e não produzirá o que é dele
esperado.
6 - Interface Sistema Físico/Sistema Econômico
Como impacta: O sistema físico impacta o sistema econômico pois é nele que
ocorrem os eventos econômicos, que são o objeto de estudo do sistema econômico.
Exemplo: A transformação da matéria-prima em produto acabado no sistema físico é
refletida no sistema econômico pelo reconhecimento do aumento do valor deste bem
da empresa.
Como é impactado: O sistema econômico impacta o sistema físico já que este só irá
processar insumos e transforma-los em produtos se a transformação agregar valor
econômico ao bem. Exemplo: Um produto cujo custo de produção é maior que o
valor que o mercado está disposto a pagar por ele deixará de ser produzido.
7 - Interface Sistema Físico/Sistema de Informação
Como impacta: As mudanças ocorridas no sistema físico impactam o sistema de
informação quando estas mudanças são relatadas. Exemplo: O resultado apresentado
pelo sistema de informação reflete as alterações ocorridas em um determinado
período no sistema físico.
Como é impactado: O sistema de informação impacta o sistema físico quando ele
informa os fatos ocorridos em um determinado período gerando necessidade de
adaptação no sistema físico. Exemplo: Os relatórios do sistema de informação geram
informações sobre o desempenho de gestores que podem ocasionar ações que
modificam o sistema físico.
Características do Sistema Físico
As características são atributos que definem um ser (ente, ou entidade). São as
propriedades que definem um objeto ou entidade. Serão apresentadas as características
do sistema físico, de forma a mostrar os atributos essenciais deste sistema.
Toda atividade do sistema físico é produtiva
Significa que toda atividade é um processo que gera produtos ou serviços, podendo ser
comprar, estocar, fabricar, vender, receber, informar, coordenar, controlar, e outros.
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Natureza da atividade (produção ou especialista e coordenação) do sistema físico
A natureza da atividade pode ser de produção ou de coordenação. A atividade de
produção é a atividade de transformar recursos em produtos. A atividade de
coordenação relaciona-se com a organização e orientação dos elementos dentro da
empresa. A Controladoria situa-se dentro deste contexto, pois preocupa-se com a
coordenação de todas as informações das áreas, objetivando a articulação ordenada das
mesmas e a eficácia do todo.
Uma atividade do sistema físico pode produzir por ordem ou por processo
A produção por Ordem é aquela em que a produção é descontínua gerando um produto
diferenciando para atender uma solicitação específica. Exemplo: relatório elaborado
pela Controladoria para decisão de investimento esporádico.
A produção por Processo é aquela em que os produtos são fabricados para estoque, uma
unidade produzida é idêntica à outra, os produtos são movimentados no processo de
produção continuadamente e todos os procedimentos são predominantemente
padronizados. Exemplo: relatório de vendas diárias elaborado pela Controladoria para
os gestores da área de vendas.
Métodos de produção do sistema físico
O sistema físico se realiza através de um método de produção que pode ser, por
exemplo, manual, automatizado, semi-automatizado, entre outros. Exemplo: a
Controladoria emite relatórios de vendas diárias totalmente automáticos através de um
sistema informatizado que consolida as vendas do dia. Se um gestor solicitar uma
informação não disponível no sistema, pode ser que a mesma seja obtida manualmente.
Questões Otimizadoras
Algumas questões podem ser colocadas como otimizadoras do sistema físico, no sentido
de que seu melhor desempenho contribui para a otimização do sistema como um todo.
Podem ser divididas em:
a) questões otimizadoras de cada atividade; e
b) questões otimizadoras do conjunto de atividades.
a) Questões otimizadoras de cada atividade
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Produtividade
Para Campos (1992), “aumentar a produtividade é produzir cada vez mais e/ou melhor
com cada vez menos. Pode-se representar a produtividade como o quociente entre o que
a empresa produz (‘OUTPUT’) e o que ela consome (‘INPUT’)”. Para que se possa
medir a produtividade, é necessário que se estabeleça a “relação entre os resultados da
produção efetivada e os recursos produtivos aplicados a ela” (CONTADOR, 1998).
Campos (1992) afirma que
havendo capital, pode-se comprar qualquer equipamento ou matéria-prima desejados e com isso inegavelmente melhorar a produtividade. (...) Só é possível melhorar os procedimentos ou métodos de uma organização através das pessoas. Não é possível simplesmente comprar um procedimento sem que este processo passe pelas pessoas. As pessoas podem absorver ou desenvolver métodos ou procedimentos.
Pode-se comprar o tempo de um homem. Também pode-se comprar a presença física de
um homem em um local pré-determinado. Pode-se até comprar um número mensurado
de movimentos musculares, bem treinados, por hora ou por dia. Mas não se pode
comprar o entusiasmo, a iniciativa, a lealdade, a devoção do sentimento e da alma. Estas
coisas devem ser conquistadas. Assim, deve haver uma interação entre o sistema físico e
o sistema social para que haja otimização da produtividade.
Eficiência
Foi definido anteriormente que a eficiência é a relação adequada entre recursos
consumidos (in-puts) e os produtos e serviços produzidos (resultados obtidos ou out-
puts do sistema). Pode-se perceber que a eficiência está intimamente ligada à
produtividade. Entretanto, a produtividade está ligada ao ‘resultado obtido’, e o conceito
de eficiência está ligado ao ‘como fazer’. Assim, a eficiência se relaciona com a
otimização do uso dos recursos. De acordo com Bio (1985), “eficiência diz respeito a
método, a modo certo de fazer as coisas. É definida pela relação volume
produzido/recursos consumidos”. Se a produtividade é o resultado, a eficiência é a
forma como atingir este resultado.
Tempestividade
Tempestivo é aquilo que se sucede no tempo devido, de forma apropriada. Portanto,
além das considerações sobre a dimensão física do sistema, deve-se também considerar
a dimensão tempo. Esta dimensão, se for controlada, pode originar a otimização do
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recurso tempo e também gerar a otimização dos demais recursos. Como exemplo tem-se
a distribuição de tarefas em um cronograma. Com esta técnica, pode-se adequar os
recursos ao tempo disponível para execução, alocando-os de forma a otimizar sua
utilização. Os in-puts são transformados em out-puts que devem ser disponibilizados
aos clientes (internos e/ou externos) no momento oportuno.
Qualidade
Diversos autores definem qualidade. Para Crosby apud Contador (1998), qualidade é o
“cumprimento das especificações estabelecidas para alcançar a satisfação dos clientes”.
Já para Juran apud Contador (1998), qualidade é a “adequação ao uso através da
percepção das necessidades dos clientes e aperfeiçoamentos introduzidos a partir de
patamares já alcançados”. Deming apud Contador (1998) destaca que qualidade é a
“perseguição às necessidades dos clientes, homogeneidade dos resultados do processos,
previsibilidade e redução da variabilidade”.
Percebe-se, através dos conceitos acima, que existem várias formas de visualizar a
qualidade, e estes conceitos estão ligados ao produto, ao atendimento às necessidades do
cliente, que mudam no tempo em função da mudança da percepção dos gestores, da
tecnologia disponível, e mesmo da mudança de hábitos dos clientes.
A forma da empresa encarar a qualidade é resultado do seu sistema institucional, aliado
ao sistema modelo de gestão. O sistema físico é impactado pelo conceito de qualidade
adotado pela empresa, desencadeando ações que estejam em consonância com a missão
e o modelo de gestão da organização. Portanto, a qualidade dentro da empresa gera um
processo próprio, uma ‘maneira de fazer’ adequada às regras estabelecidas pela
organização.
Ocupação da capacidade produtiva
A capacidade produtiva se refere ao nível de produção que se pode alcançar com os
recursos existentes. Segundo a Teoria das Restrições, citada por Guerreiro e Paccez
(1999), a otimização da capacidade deve ser feita em função do limite do gargalo
encontrado, e não em função da capacidade instalada dos recursos, uma vez que a soma
dos ótimos locais não é igual ao ótimo total. Assim, a otimização do sistema físico será
alcançada não pelo balanceamento da capacidade instalada dos recursos, mas sim pelo
balanceamento do fluxo de produção da empresa.
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Lay-out
O lay-out é um plano, um esquema de colocação de recursos físicos, bem como de uma
sensata distribuição e ocupação de espaços, que permitam de maneira otimizada, o
aproveitamento de áreas para o bom funcionamento, movimentação e transporte de
materiais, bens e produtos, além de sua reposição em locais estratégicos para sua rápida
movimentação e utilização.
No planejamento inicial da planta da empresa, ênfase muito especial deve ser dada ao
lay-out da organização, passo inicial para promover e facilitar a linearidade das
operações e dos materiais. Este procedimento visa um fluxo adequado de materiais e
produtos ao longo das diversas etapas da produção e concorre para que a lógica destas
operações possa contribuir para que a produção flua com naturalidade até o despacho
final para o cliente.
Se o lay-out da organização não for adequado, várias etapas e tarefas da produção
poderão ficar comprometidas, principalmente em relação a tempo e custos.
b) Questões otimizadoras do conjunto das atividades
Sinergias
Sinergia pode ser definida como associação simultânea de vários fatores que contribuem
para uma ação coordenada. Para a otimização do sistema físico, é necessário que as
diversas atividades do processo sejam coordenadas de forma a promover a melhor
utilização dos recursos. Este processo de sinergia deve abranger a otimização da
tempestividade, eficiência e produtividade, já descritos anteriormente, para o bom
funcionamento do sistema físico.
Além disto, é necessário que haja sinergia entre os diversos subsistemas componentes
da organização para a otimização do sistema empresa como um todo.
Gargalos
Todo sistema possui restrições que limitam o cumprimento de seus objetivos. Estas
restrições, ou gargalos, podem ser o mercado, a capacidade, a logística, o gerenciamento
ou os materiais. Guerreiro e Paccez (1999) afirmam que “os problemas relacionados
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com materiais e capacidade no processo de produção são normalmente visualizados
com facilidade, recebendo normalmente muita atenção dos gestores”. Os demais tipos
de restrições nem sempre são reconhecidos como limitadores do processo.
Levando-se em conta que a gestão deve considerar que o desempenho máximo das
partes não conduz necessariamente ao resultado máximo do todo e que a empresa opera
sempre de forma limitada por restrições, é necessário otimizar os recursos que são
gargalos na empresa para alcançar a otimização do sistema físico. O conjunto de
atividades desenvolvido no sistema físico só atingirá seu melhor desempenho se os
recursos gargalo forem otimizados.
Por fim, o fluxo deve ser linearmente definido na linha de produção, para evitar os re-
trabalhos. Uma maneira de auxiliar nesta definição é a documentação do processo, de
forma a propiciar sua otimização.
Logística
Para Ballou (1993), A logística empresarial trata de todas atividades de movimentação e armazenagem, que facilitam o fluxo de produtos desde o ponto de aquisição da matéria prima até o ponto de consumo final, assim como dos fluxos de informação que colocam os produtos em movimento, com o propósito de providenciar níveis de serviço adequados aos clientes a um custo razoável.
A logística tem como objetivo atender às necessidades dos clientes com os níveis de
serviços desejados. Nível de serviço logístico é a qualidade com que o fluxo de bens e
serviços é gerenciado (BALLOU, 1993). A meta de nível de serviço logístico é
providenciar bens ou serviços corretos, no lugar certo, no tempo exato e na condição
desejada ao menor custo possível. Isto é conseguido através da administração adequada
das atividades-chave da logística – transportes, manutenção de estoques, processamento
de pedido e de várias atividades de apoio adicionais, propiciando a otimização do
sistema físico.
Outros aspectos a serem considerados
É importante no estudo da otimização do sistema físico a análise dos impactos das
questões relativas aos tópicos a seguir sobre o mesmo.
Eliminação, terceirização, reorganização, criação de produtos/serviços
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Como o sistema físico é um conjunto de processos que utiliza recursos com a finalidade
de produzir os produtos e serviços da organização, a decisão sobre eliminação,
terceirização, reorganização e criação de produtos e serviços impacta profundamente no
sistema físico.
Pode ser necessário, para a otimização do sistema físico e, conseqüentemente, para a
otimização do sistema empresa, a eliminação de algum produto feito pela empresa
devido a uma alternativa mais vantajosa ou porque ele se tornou inviável.
O mesmo acontece com a terceirização. Terceirizar é a alternativa que visa a otimização
de resultados através da transferência da execução, para terceiros, de atividades ou
tarefas realizadas pela própria empresa. Esta decisão pode ser necessária na otimização
do sistema físico. Como exemplo, pode-se citar que atualmente empresas
automobilísticas terceirizam parte do processo de produção, diminuindo funcionários e
eliminando a necessidade de manter estoques.
Para melhorar o processo e otimizar o sistema físico, às vezes é necessário a
reorganização empresarial. Reorganizar é dar uma nova forma à situação atual do
sistema físico de uma empresa, em itens como: estrutura, tarefas, processos, métodos e
outros.
A criação de novos produtos impacta no sistema físico porque pode ser necessária a
alteração ou mesmo a criação de novos processos. Um produto novo é um bem ou
serviço que teve uma de suas características ou componentes modificado, ou ainda que
suas características ou componentes sejam inéditos.
Transações de obtenção de recursos e eventos tempo-conjunturais
As transações de obtenção de recursos e eventos tempo-conjunturais também impactam
o sistema físico.
A obtenção de recursos (próprios ou de terceiros) para atualizar o sistema físico da
organização pode propiciar o atendimento de uma demanda insatisfeita por um dado
produto ou serviço, a produção de bens ou serviços a custo mais baixo do que seus
concorrentes e mesmo o desenvolvimento antecipado de um novo produto ou a
otimização da satisfação das necessidades da sociedade. Estas decisões de obtenção de
recursos podem criar a necessidade de uma reorganização para adaptar o sistema físico
à nova realidade.
Os eventos tempo-conjunturais podem ser definidos como ocorrências cujo impacto
patrimonial decorre da passagem do tempo e da mudança de variáveis conjunturais. São
imprevisíveis e ocorrem independentemente do processo decisório do gestor. Como
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exemplo de um evento tempo-conjuntural pode-se citar o aumento do dólar que alterou
o preço dos produtos importados, concorrentes de um determinado produto nacional.
Este aumento tornou o produto nacional mais competitivo, o que causou o aumento em
suas vendas e produção, levando à otimização da utilização da capacidade produtiva da
empresa produtora do bem e , conseqüentemente, do sistema físico.
5 - Considerações finais
Este estudo demonstrou que é no sistema físico que acontecem as ações que as pessoas,
com determinada autoridade e responsabilidade, municiadas das informações
necessárias apuradas de acordo com valores econômicos e condicionadas por
determinados princípios, interagem no processo de tomada de decisões conforme
modelo de decisão adotado pela empresa. São as interações entre os diversos sistemas
componentes do sistema empresa. Para o bom funcionamento do sistema empresa, é
necessário que o sistema físico funcione bem, pois o mesmo interage com os demais
sistemas, influenciando e sendo influenciado por eles. A qualidade das interações
também é importante neste processo.
Os exemplos apresentados mostram como a otimização das atividades no sistema físico
leva à otimização do sistema empresa como um todo, favorecendo a otimização da
produtividade, eficiência, tempestividade, qualidade, ocupação da capacidade produtiva
e lay-out, além das sinergias, gargalos e logística. Promovem a melhor interação da
organização com o ambiente externo e interno e a otimização da satisfação das
necessidades da sociedade.
O objetivo do trabalho de estabelecer um modelo conceitual de funcionamento do
sistema físico tendo em vista a eficácia da organização foi alcançado, considerando-se
que os requisitos para adoção do modelo foram atendidos, bem como o escopo do
trabalho de mostrar como o bom funcionamento do sistema físico impacta na eficácia da
empresa.
6 – Glossário
Crenças e Valores: as crenças são aquilo que os donos da empresa acreditam e os
valores são definidos como algo que pretenda atingir.
Decisão: ato de selecionar uma ação entre um número de cursos alternativos de
ação.
Econômico: valores validados pelo mercado em determinada data, levando-se em
consideração o valor do dinheiro no tempo, dos recursos e produtos de uma atividade.
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Evento: conjunto de transações da mesma natureza ou classe que pode envolver uma
ou mais entidades e estar relacionado com um produto, serviço, lote de produtos, e ou
um centro de responsabilidade que o causou.
Gestão: é o processo de decisão, baseado em um conjunto de conceitos e princípios
coerentes entre si, que visa garantir a consecução da missão da empresa.
Gestor: é quem toma as decisões e leva a empresa a atingir seus objetivos.
Missão: objetivo fundamental, que é a própria justificativa da criação da empresa.
Nem sempre está formalmente definido mas direciona todas as ações futuras do
empreendimento.
Modelo de Gestão: conjunto de princípios, nem sempre formalizado, que pode ser
identificado por meio da observação dos instrumentos de gestão e das demais práticas
organizacionais. Tem por finalidade orientar o processo administrativo de uma
organização, para que esta cumpra a missão para a qual foi constituída.
Otimizar: fazer o melhor uso possível dos recursos disponíveis, dados os cenários
vigentes.
7 – Referências Bibliográficas
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distribuição física. São Paulo: Atlas, 1993.
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MOSIMANN, C. P. e FISH, S. Controladoria: seu papel na administração de
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Controladoria: uma abordagem da gestão econômica - GECON. São Paulo: Atlas,
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