Modernização dos Processos das Administrações Tributária e Financeira Recife, 26 de novembro de 2010 COGEF ARP – Aceleração da Realização dos Programas

Modernização dos Processos das Administrações Tributária e Financeira

Recife, 26 de novembro de 2010

COGEFARP – Aceleração da Realização dos Programas de Modernização

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Como tratar o crescente volume de informações disponíveis para a nossa atuação?

Como ajustar os processos e as pessoas à Era Digital?

Como aumentar a arrecadação sem impactos na carga tributária e com os recursos disponíveis?

Como aumentar a eficiência da gestão financeira e melhorar a qualidade do gasto público?

Como melhorar a prestação de contas e a transparência dos gastos públicos para a sociedade?

Como melhorar a qualidade do atendimento aos contribuintes e cidadãos?

Para lidar com os crescentes desafios operacionais e utilizar a Era Digital como um diferencial na gestão fiscal estadual

Questões Centrais

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DirecionadoresDirecionadoresEstratégicos e TáticosEstratégicos e Táticos

Excelência Operacional

Tecnologia e Ferramentas

A resposta à complexidade, relevância e desafios que os desafios que a Era Digital nos apresentam passa por uma atuação ampla e que visite aspectos dos processos, pessoas e tecnologia, alinhando todos eles aos anseios e direcionadores

Pessoas

Pilares de uma Transformação

4

Pessoas

Tecnologia

Processos

O trabalho contratado pela Bahia em 2009

PROGRAMA DE MODERNIZAÇÃO DAS ADMINISTRAÇÕES FINANCEIRAS / TRIBUTÁRIAS

Implantação Seleção / Ajuste / Desenvolvimento

sistêmico

Implantação e capacitação

Propor novaestrutura e

competências

Primeira Etapa doPrograma

Segunda Etapa

Legenda

Implantação dos processos

DefinitivosTransição

Entendimentoestratégico

Mapearrecursos

Prepararequipeinterna

6 a 10 meses

Especificação de requisitos de

negócios

Redesenho de processos

Levantamento da situação

atual

5

Pessoas

Tecnologia

Gestão de Projeto

Processos

Direcionadores

Uma abordagem mais completa em função das lições aprendidas e em função das contribuições de colegas do GT

Gestão Integrada das Ações



sistêmico



competências

Definição damacro

arquitetura

Levantamento tecnológico e informacional


Segunda Etapa

Legenda



Estabelecer direcionadores

táticos


Mapearrecursos


6 a 10 meses

Identificaroportunidadesde curto prazo

Especificar requisitos de

negócio



atual

6

Pessoas

Tecnologia

Gestão de Projeto

Processos

Direcionadores

Uma comparação das duas abordagens




sistêmico



competências

Definição damacro

arquitetura

Levantamento tecnológico e informacional


Segunda Etapa

Legenda

Estabelecer direcionadores

táticos


Mapearrecursos


6 a 10 meses

Fora da versão BA



Identificaroportunidadesde curto prazo

Especificar requisitos de

negócio



atual

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Este componente do programa integra as frentes de trabalho e consolida o posicionamento de evolução, produtos e qualidade


Assessorar os líderes de projeto Assegurar que os procedimentos definidos sejam

seguidos Fornecer um posicionamento à liderança

Documentar planos e escopo Controle de mudanças de atividades e prazos Desenvolvimento do plano de comunicação Organizar e controlar documentação Integrar cronogramas Controlar e apresentar progresso Elaborar plano de qualidade Identificar, analisar e priorizar riscos

Planos e cronograma definidos e consolidados

Plano de comunicação estabelecido Central de documentação

estabelecido Status report semanal/mensal Plano de qualidade estabelecido Mapa de riscos e plano de ação

Objetivos

Atividades

Produtos

8

Compreender os objetivos maiores da Secretaria da Fazenda e estabelecer os caminhos e o nível de profundidade que se pretende atingir caracteriza esta etapa

Entendimento estratégico e Estabelecer direcionadores Táticos

Identificar os direcionadores estratégicos Estabelecer uma visão conjunta com as lideranças,

os direcionadores táticos que irão estabelecer o escopo e profundidade de atuação dos projetos

Entrevistar lideranças da Secretaria para identificar os grandes objetivos e a visão futura

Construir os direcionadores estratégicos baseado nestas entrevistas e aprová-los junto às lideranças

Promover reuniões de trabalho com os coordenadores e líderes operacionais para derivar os direcionadores táticos dos direcionadores estratégicos

Consolidar os direcionadores táticos e aprová-los junto às lideranças

Direcionadores estratégicos identificados

Direcionadores táticos estabelecidos

Objetivos

Atividades

Produtos

9

Compreender os processos e a forma como são conduzidas as atividades estabelece o ponto de referência da transformação, bem como possibilita o entendimento e identificação de problemas e dificuldades enfrentadas no dia-a-dia as atividades

Processos - Levantamento da situação atual

Entender, documentar e analisar os processos atuais

Mapear os processos atuais, identificando, dentre outras questões, problemas e oportunidades de melhorias

Validar com equipe executiva Documento contendo o fluxo dos

processos atuais e identificação dos problemas e oportunidades de melhorias

Objetivos

Atividades

Produtos

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Norteado por direcionadores táticos, o redesenho dos processos irá buscar atender de forma mais fácil os objetivos estabelecidos, seja pelo ajuste dos fluxos seja pela incorporação de novas tecnologias e funcionalidades


Buscar meios, formas e fluxos alternativos para atingir os objetivos de cada processo de forma mais fácil, direta e econômica

Redesenhar os fluxos dos processos até o nível de atividade

Conduzir as oficinas para elaboração, discussão e validação dos processos a serem redesenhados;

Definir os indicadores de desempenho vinculados aos processos redesenhados

Validar com equipe executiva e alta gestão Realizar seminários de feedback com equipe

gestora - líder do processo em discussão

Documento contendo fluxos dos processos redesenhados

Indicadores de desempenho que suportarão os processos redesenhados

Objetivos

Atividades

Produtos

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Prover à Secretaria da Fazenda benefícios que possam ser percebidos no curto prazo, fortalece todo o programa de transformação

Processos - Identificar oportunidades de curto prazo

Apontar iniciativas e ações que possam ser implantadas rapidamente e com pouco investimento, de forma a prover benefícios de curto prazo e que demonstrem os resultados da transformação proposta

Segmentar os novos processos em conjuntos de ações e iniciativas que possam ser progressiva-mente incorporados aos processos vigentes

Associar a cada conjunto de ações e iniciativas aspectos de investimento, consumo de recursos, benefícios esperados e prazos de implantação

Identificar oportunidades de atuação imediata que tragam benefícios rápidos e perceptíveis à secretaria

Estabelecer um plano de ação para estas oportunidades

Plano de ação para implementar oportunidades de curto prazo

Objetivos

Atividades

Produtos

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Na era digital, a tecnologia e a capacidade de processar o alto volume de dados necessários para a condução dos processos, é a forma como se pode aumentar o poder dos indivíduos, seja no entendimento, seja na capacidade de atuação

Tecnologia – Levantamento tecnológico e informacional

Entender o ambiente tecnológico e informacional utilizado pelos processos, dentro do escopo estabelecido.

Apontar os principais pontos de estrangulamento que afetam negativamente o desempenho.

Levantamento das principais informações de software e hardware para atendimento dos processos atuais da SEFAZ;

Estratificação dos processos em linhas funcionais de acordo com a importância para a SEFAZ;

Entendimento dos volumes e tempos das linhas funcionais de maior importância;

Entendimento de estrangulamentos: Tempos inadequados; Concentração de conhecimento; Excesso de interfaces; Atividades manuais.

Mapa de macro processos por sistema;

Estrato de linhas funcionais dos macro processos, classificadas por importância;

Mapa dos principais pontos de estrangulamento existentes na estrutura atual de sistemas.

Objetivos

Atividades

Produtos

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Integrar os processos às possibilidades tecnológicas atualmente disponíveis consolida a incorporação da Secretaria da Fazenda à nova realidade

Tecnologia - Definição da macro arquitetura

Gerar o plano de implementação (road map) de nova arquitetura que:

Elimine os atuais estrangulamentos; Evite estrangulamentos futuros; Suporte eficazmente os novos processos.

A partir dos produtos do redesenho de processos, analisar alternativas e meios de concretização (ferramentas prontas, semi-elaboradas ou desenvolvidas sob medida).

Analisar GAPs de informações. Definir short list das soluções. Analisar GAP tecnológico da arquitetura atual da

SEFAZ para as soluções do short list. Analisar custos principais envolvidos na

implementação da(s) nova(s) arquitetura(s). Confirmar short list, com análise geral de custo X

benefício (informações p/ iniciar POC).

Short list com as soluções de melhor custo X benefício para SEFAZ.

Parâmetros gerais para nova(s) arquitetura(s) que sustente(m) a short list.

Critérios de segurança das informações estabelecidos

Objetivos

Atividades

Produtos

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Utilizar os recursos internos (servidores) para as atividades de levantamento, além de acelerar os trabalhos, barateia os custos de contratação e incorpora a equipe interna no programa de transformação

Pessoas - Preparar equipe interna

Utilizar recursos internos para conduzir os levantamentos dos processos

Realizar curso para capacitação dos servidores públicos na metodologia de redesenho de processos

Capacitação concluída - equipe executiva apta para atuar nas fases de mapeamento e redesenho de processos

Objetivos

Atividades

Produtos

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Conhecer a situação atual das competências e estabelecer um ponto de partida para propor a adequação do quadro existente, o qual irá conduzir e suportar os processos redesenhados, em questões funcionais e tecnológicas

Pessoas - Mapear Recursos

Conhecer a estrutura organizacional e mapear as competências e características dos recursos disponíveis na Secretaria da Fazenda.

Levantar e entender estrutura organizacional Entrevistar líderes e coordenadores Conduzir levantamento dos conhecimentos através

de formulários e estruturas de coleta de dados Consolidar e analisar dados coletados Preparar mapa da situação atual de competências

Mapa de competências

Objetivos

Atividades

Produtos

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Visitar a questão de pessoal de forma profunda e detalhada é um fator básico para alcançar o sucesso e a viabilidade operacional das transformações almejadas

Pessoas - Propor nova estrutura e competências

Estabelecer um modelo organizacional e de competências para conduzir e suportar os processos redesenhados

Rever e redesenhar a estrutura organizacional para atender aos novos processos

Redefinir competências e perfis profissionais dos gestores de processos

Definir perfil dos postos de trabalhos Apresentar a especificação das divergências (gaps)

de capacitação de gestores e profissionais Validar com equipe executiva e alta gestão Realizar seminários de feedback com equipe

gestora - líder do processo em discussão

Nova estrutura definida e validada, até 2º nível abaixo da superintendência

Competências e perfis profissionais dos gestores de processos e postos de trabalho definidos e validados

Critérios para preenchimento dos cargos de gestão, definidos e validados

Especificação das divergências de capacitação de gestores e profissionais

Objetivos

Atividades

Produtos

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Acelerar o programa de transformação irá trazer os benefícios almejados mais cedo

Alinhar o programa a uma visão futura das lideranças, permite que a transformação almejada seja consistente e evolutiva.

Um programa de transformação, pressupõe uma atuação ampla, que deve envolver processos, pessoas e tecnologia.

A Era Digital é um fato imposto – para a gestão fiscal estadual esta nova onda pode significar “um caldo de nos fazer mergulhar ao fundo do mar, ficar sem ar e engolir água ou pode ser uma excelente onda a se surfar”.

Aumentar a presença do estado, utilizando novas tecnologias e práticas consagradas no mercado, aumenta a capacidade de atuação com os recursos hoje disponíveis.

O quanto antes iniciarmos os trabalhos de transformação, mais cedo teremos os resultados de aumento da gestão fiscal.

Conclusão

Documents

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