Módulo I

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Índice do Módulo I

MONTAGEM

1 - MONTAGEM FÍSICA

MONTAGEM HOME ............................................................................................. 4

Local ............................................................................................................ 4

Alvará de funcionamento ............................................................................. 6

Mobília ......................................................................................................... 6

Equipamento ................................................................................................ 7

MONTAGEM ADD .............................................................................................. 8

Local ............................................................................................................ 8

Mobília ......................................................................................................... 9

Equipamento ................................................................................................ 9

MONTAGEM OFFICE ......................................................................................... 11

Local .......................................................................................................... 11

Alvará de funcionamento ........................................................................... 11

Mobília ....................................................................................................... 11

Equipamento .............................................................................................. 12

2 - ABERTURA DE EMPRESA

INFORMAÇÕES ................................................................................................. 15

MONTAR EQUIPE ............................................................................................. 15

Seleção de funcionários ............................................................................. 15

Atendimento ou vendas ............................................................................. 15

Produção ................................................................................................... 16

Administrativo ............................................................................................ 16

3 - INFRA ESTRUTURA

ESTRUTURA E MATERIAIS DE CONSUMO ............................................................. 18

CONSUMIVEIS DO SCANNER .............................................................................. 19

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Montagem Física

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Montagem Home

Local A unidade home se estabelece na residência do franqueado, neste caso é importante o cumprimento de 4 regras básicas: 1 - Tenha em sua residência um espaço isolado, livre de barulho e interferências externas.

Caso não tenha um ambiente livre, não é permitido que receba a documentação de seu cliente para prestação de serviço de preparação e digitalização, para inibir perda e extravio de documentos; 2 - Crie uma rotina de trabalho, estabeleça um horário de entrada e saída e o cumpra rigorosamente.

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3 - Durante seu expediente não permita interferência das pessoas da casa em seu ambiente de trabalho.

É primordial para o sucesso de sua unidade que as regras acima sejam cumpridas, a falta de rotina é um grande inimigo do modelo Home. Se você não possuir um cronograma eficiente, poderá perder-se entre mais alguns minutos de preguiça na cama, no programa de televisão matinal, a roupa no varal, a hora de buscar as crianças no colégio, além disso, a presença dos filhos e dos familiares, que exigem atenção, pode ser um obstáculo na hora de trabalhar e de se concentrar no negócio. Não aconselhamos você a receber o cliente final em sua casa por uma questão de segurança, ao menos que o conheça ou já tenha estabelecido uma relação de confiança, caso contrário sempre que necessário você deve se deslocar ao cliente. 4 – Atendimento Externo.

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Permite-se executar os serviços de organização, preparação e captura no estabelecimento do cliente; De qualquer local, poderá executar a indexação, controle de qualidade e importação, bem como as demais atividades do GED, através de seu computador portátil (notebook); Treinar seu cliente para que o mesmo execute os trabalhos de digitalização e a utilização do Gerenciador.

Alvará de funcionamento

Qualquer negócio em casa precisa de um alvará de funcionamento e por isso é necessário que você solicite à prefeitura da sua cidade o seu. Verifique também na prefeitura se há algum tipo de regra de zoneamento que impeça a montagem de sua unidade no local desejado.

Mobília Uma franquia home ou atendendo no escritório do cliente, deve possuir uma estação de trabalho para cada colaborador, com a possibilidade de criá-las sobre mesas ou bancadas. As estações de trabalho irão fornecer um local confortável para o operador e para o responsável pelo atendimento e administração da unidade. Também é de extrema importância adequar às instalações elétricas e telefônicas.

Tenha em mente que neste caso os funcionários contratados trabalharão em sua casa, avalie bem as condições do local de trabalho, se o espaço disponível suporta bem todos os funcionários que trabalharão ali e avalie, ainda mais, os próprios funcionários, pois eles estarão dentro de sua casa.

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Equipamento Computadores É necessário que seja disponibilizado um computador para cada colaborador, exceto preparação. As configurações destas máquinas são medianas, exemplo: Processador duplo Intel Core2 duo 6600 de 2.4 GHz ou equivalente, 4 GB RAM (preferencialmente Note Book). Os computadores vendidos em supermercados geralmente oferecem todos os recursos necessários para o bom funcionamento da franquia. Procure pelos computadores com preços médios entre dois ou três salários mínimos. Você poderá consultar a matriz para ajudá-lo em sua escolha, se necessário. Scanner É de escolha do próprio franqueado, sugerimos a aquisição da marca Kodak, porém o software aceita qualquer scanner com driver Twain. É necessário que o franqueado tenha um scanner de produção/automático. Um scanner sugerido é o SCANNER KODAK i2600, este produz 50ppm, formato A4.

Internet É extremamente importante possuir boa conexão de internet, uma conexão de 2 a 4 Mb full. Uma conexão “full” é uma conexão livre de oscilações e com entrega real da velocidade contratada, por lei as operadoras convencionais devem garantir o mínimo de 10% da velocidade contratada, ou seja, você poderá contratar uma conexão com velocidade de 10 Mb e a operadora garante somente 10%, 1 Mb full nesse caso.

Softwares Todo processo sistêmico consiste nos seguintes módulos: iDocs Scan: Utilizado para produção, na qual consiste: Criação de lote, Captura/Digitalização, Indexação, Controle de Qualidade e importação ao GED; iDocs Content: Este é o módulo de gerenciamento de documentos, pesquisa e localização através de índices estruturados, busca textual no seu conteúdo (fulltext), versionamento com checkin/checkout e filtros específicos de pesquisa por usuários e documentos. iDocs Server: Faz a conectividade com as bases de dados, segurança das informações e documentos, níveis de auditoria para gerenciar seus módulos e usuários.

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Montagem ADD

Local

A unidade ADD é agregada a outro escritório já estabelecido pelo franqueado, neste caso é importante cumprir 3 regras básicas: 1 - Tenha em seu escritório um espaço isolado, livre de interferências da

outra atividade.

2 - Mantenha totalmente separada a gestão dos negócios.

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3 - Nunca vincule as empresas ou seus produtos

Mobília

Uma unidade ADD deve possuir uma estação de trabalho para cada colaborador, com a possibilidade de criá-las sobre mesas ou bancadas. As estações de trabalho irão fornecer um local confortável para operador e para o responsável pelo atendimento e administração da unidade. Também é de extrema importância adequar às instalações elétricas e telefônicas. A cor padrão para os móveis e a cor de madeira maple. Caso o franqueado já possua mobília, poderá utilizar os móveis nos padrões que já utiliza.

Equipamento Computadores É necessário que seja disponibilizado um computador para cada colaborador, exceto preparação. As configurações destas máquinas são medianas, exemplo: Processador duplo Intel Core2 duo 6600 de 2.4 GHz ou equivalente, 4 GB RAM (preferencialmente Note Book). Os computadores vendidos em supermercados geralmente oferecem todos os recursos necessários para o bom funcionamento da franquia. Procure pelos computadores com preços médios entre dois ou três salários mínimos. Você poderá consultar a matriz para ajudá-lo em sua escolha, se necessário. Scanner É de escolha do próprio franqueado, sugerimos a aquisição da marca Kodak, porém o software aceita qualquer scanner com driver Twain. É necessário que o franqueado tenha um scanner de produção/automático. Um scanner sugerido é o SCANNER KODAK i2600, este produz 50ppm, formato A4.

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Internet É extremamente importante possuir boa conexão de internet, uma conexão de 2 a 4 Mb full. Uma conexão “full” é uma conexão livre de oscilações e com entrega real da velocidade contratada, por lei as operadoras convencionais devem garantir o mínimo de 10% da velocidade contratada, ou seja, você poderá contratar uma conexão com velocidade de 10 Mb e a operadora garante somente 10%, 1 Mb full nesse caso.

Softwares Todo processo sistêmico consiste nos seguintes módulos: iDocs Scan: Utilizado para produção, na qual consiste: Criação de lote, Captura/Digitalização, Indexação, Controle de Qualidade e importação ao GED; iDocs Content: Este é o módulo de gerenciamento de documentos, pesquisa e localização através de índices estruturados, busca textual no seu conteúdo (fulltext), versionamento com checkin/checkout e filtros específicos de pesquisa por usuários e documentos. iDocs Server: Faz a conectividade com as bases de dados, segurança das informações e documentos, níveis de auditoria para gerenciar seus módulos e usuários.

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Montagem Office *Após sua unidade captar um ou mais clientes que tenham uma maior demanda e altas remessas de documentos, sugerimos a abertura de uma unidade Office para melhor gestão de seu negócio.

Local A Franquia Office é operada de uma sala comercial exclusiva para produção e visitas eventuais de clientes, por isso a locação de uma sala para o funcionamento de sua unidade é um dos primeiros passos para o inicio de sua franquia Bye Bye Paper Office.

Escolha do Local Tendo em vista que boa parte de suas vendas será de forma ativa, munido de publicidade e prospecção, não é necessário optar por locação de salas com pontos comerciais caros. O ambiente deverá permitir a visita do cliente, para eventuais visitas de clientes, deseja se sentir seguro ou deseja fazer uma reunião antes de fechar o negócio, por isso é interessante que você procure um local de fácil acesso. Procure avaliar também o estado do imóvel, locando um imóvel com condições imediatas de uso, evitam-se gastos para adequação do imóvel.

O espaço ideal O espaço ideal deverá ter cerca de 20m² a 25m² e devem caber no mínimo três mesas para o bom funcionamento da unidade. O valor dos aluguéis varia entre estados, mas a média da sala adequada para uma franquia Bye Bye Paper é de aproximadamente um salário mínimo, mais o valor da taxa de condomínio, que pode variar bastante em função do local e da infraestrutura. Procure por um local fácil de estacionar e avalie outras características do bairro, tais como segurança e poluição sonora. Se esta é a sua primeira unidade Bye Bye Paper procure não gastar demasiado com a primeira locação, pois será necessário investir em outros custos iniciais de instalação.

Alvará de funcionamento Qualquer negócio precisa de um alvará de funcionamento e por isso é necessário que você solicite a prefeitura da sua cidade o seu. Verifique também na prefeitura se existe algum tipo de regra de zoneamento que impeça a montagem de sua unidade no local desejado.

Mobília

Uma unidade ADD deve possuir uma estação de trabalho para cada colaborador, com a possibilidade de criá-las sobre mesas ou bancadas. As estações de trabalho irão fornecer um local confortável para o web designer e para o responsável pelo atendimento e administração da unidade.

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Também é de extrema importância adequar às instalações elétricas e telefônicas. A cor padrão para os móveis e a cor de madeira maple. Caso o franqueado já possua mobília, poderá utilizar os móveis nos padrões que já utiliza.

Equipamento

Computadores É necessário que seja disponibilizado um computador para cada colaborador, exceto preparação. As configurações destas máquinas são medianas, exemplo: Processador duplo Intel Core2 duo 6600 de 2.4 GHz ou equivalente, 4 GB RAM (preferencialmente Note Book). Os computadores vendidos em supermercados geralmente oferecem todos os recursos necessários para o bom funcionamento da franquia. Procure pelos computadores com preços médios entre dois ou três salários mínimos. Você poderá consultar a matriz para ajudá-lo em sua escolha, se necessário.

Scanner É de escolha do próprio franqueado, sugerimos a aquisição da marca Kodak, porém o software aceita qualquer scanner com driver Twain. É necessário que o franqueado tenha um scanner de produção/automático. Um scanner sugerido é o SCANNER KODAK i2600, este produz 50ppm, formato A4.

Internet É extremamente importante possuir boa conexão de internet, uma conexão de 2 a 4 Mb full. Uma conexão “full” é uma conexão livre de oscilações e com entrega real da velocidade contratada, por lei as operadoras convencionais devem garantir o mínimo de 10% da velocidade contratada, ou seja, você poderá contratar uma conexão com velocidade de 10 Mb e a operadora garante somente 10%, 1 Mb full nesse caso.

Softwares Todo processo sistêmico consiste nos seguintes módulos: iDocs Scan: Utilizado para produção, na qual consiste: Criação de lote, Captura/Digitalização, Indexação, Controle de Qualidade e importação ao GED; iDocs Content: Este é o módulo de gerenciamento de documentos, pesquisa e localização através de índices estruturados, busca textual no seu conteúdo (fulltext), versionamento com checkin/checkout e filtros específicos de pesquisa por usuários e documentos. iDocs Server: Faz a conectividade com as bases de dados, segurança das informações e documentos, níveis de auditoria para gerenciar seus módulos e usuários.

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Abertura Empresa

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Informações

O modelo indicado para a abertura de uma franquia Bye Bye Paper é o de Micro Empresa ou Micro Empreendedor Individual. O nome (razão social) da empresa deverá ser o seu próprio nome e sobrenome, exemplo: Lorena Santos ME, pois a razão social da sua empresa é a que figurará nos contratos de prestação de serviços. No entanto, você utilizará a marca Bye Bye Paper e a nossa identidade visual para divulgar os nossos produtos. Sócios É possível que a franquia Bye Bye Paper pertença a mais de um sócio. No entanto, o sócio principal será o responsável pela relação com a franqueadora e deverá ter pelo menos 51% das cotas da empresa. CNAE Você deve consultar a matriz para obter os códigos de atividade empresarial (CNAES) adequados para a operação comercial a qual dará início.

CNAE PRINCIPAL - 8219-9/01 - FOTOCÓPIAS CNAE SECUNDÁRIO - 6311-9/00 - TRATAMENTO DE DADOS, PROVEDORES DE SERVIÇOS DE APLICAÇÃO E SERVIÇOS DE HOSPEDAGEM NA INTERNET. SIMPLES É indicado e recomendável que você faça o enquadramento da sua empresa no SIMPLES para usufruir da consolidação dos impostos enquanto estiver em sua fase inicial.

Dica – MEI Outra modalidade possível é a MEI (Micro Empreendedor Individual) que atualmente é adotada apenas por franquias da modalidade Home, cujo o faturamento seja até cinco mil reais por mês e que não tenham nenhum funcionário. Ao ultrapassar o faturamento máximo permitido para esta modalidade o franqueado deverá migrar o negócio para uma microempresa ou outra modalidade adequada. Indicamos esta modalidade para o franqueado que deseja iniciar seu negócio imediatamente, ele pode adotar este modelo inicialmente enquanto busca a abertura de uma empresa ME. Quando o franqueado já possui uma empresa Não é possível vincular a Bye Bye Paper a outro tipo de serviço, pois o modelo e serviços estão consolidados. Deverá ter separação entre sua empresa para os serviços da franquia. É possível utilizar sua empresa da seguinte forma:

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Dependendo do segmento, fazemos somente o acréscimo dos CNAEs necessários;

Se o segmento for totalmente diferenciado da franquia, será necessário abrir uma nova empresa;

Caso o franqueado tenha uma empresa que não está atualmente prestando serviços é possível utilizar esta empresa para exercer as atividades da Bye Bye Paper. Para que isto seja feito pode ser necessário realizar uma alteração contratual para adequar os CNAE’s, endereços e quaisquer outras modificações necessárias.

Montar Equipe

Seleção de funcionários Para uma perfeita operação da franquia Bye Bye Paper é importante a contratação de funcionários qualificados e bem capacitados para executar as funções de rotina. Existem três funções fundamentais em uma franquia Bye Bye Paper. Essas funções são: Atendimento, Produção e Administrativo. Também chamamos esse conjunto de “APA”, é importante lembrar que o franqueado assume uma destas três funções ou até duas inicialmente.

Atendimento ou vendas O responsável pelo atendimento irá realizar as vendas na sua franquia Bye Bye Paper. É importante que este funcionário tenha facilidade e clareza para se comunicar, pois é ele quem lidará com os seus clientes, além disso, é importante que este funcionário tenha “tino comercial”, ou seja, saiba como lidar com o comércio, desde a apresentação dos produtos à finalização das vendas. É importante avaliar a capacidade de comunicação de seu candidato, dessa forma ele será capaz de usar o conhecimento adquirido. Também é importante avaliar a aparência, pois esta pessoa representará seu negócio. - Remuneração A remuneração sugerida para os funcionários na área de atendimento é de um a dois salários mínimos, em média de 5% de comissão sobre suas vendas brutas no mês. - Teste Peça para o candidato lhe vender um copo de água por R$ 5,00, água é um produto essencial e comum, qualquer pessoa conhece suas características. Analise os pontos a seguir durante a simulação de venda:

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- Ele tem desenvoltura ao falar sobre o produto ou esta gaguejando? - Ele lhe expôs os benefícios e diferenciais do produto? Ex.: Esta água é pura, vai tirar sua sede, desintoxica, lubrifica a garganta, hidrata, regula a temperatura corporal, a pressão sanguínea, alivia o cansaço, com isso você vai viver mais.... - Ele finalizou a venda ou só explicou o produto? Foi até o final e pediu os seus R$ 5,00? - E principalmente, lhe deu sede?

Produção É interessante que o(s) funcionário(s) realize na sua franquia todas as etapas de produção, que compreende em preparar, digitalizar e indexar (digitar), pois na ausência de alguém, sua produção não fique ociosa. Verificar junto a Convenção Coletiva de seu estado, o salário e carga horária. Normalmente a função a ser exercida é de Operador de Scanner - Remuneração A remuneração sugerida para os funcionários na área operacional é em média de um a dois salários mínimos.

Administrativo As funções administrativas devem ser exercidas pelo próprio franqueado ou alguém de confiança. Se a ocasião exigir a procura de um profissional no mercado, é necessário que ele seja bem estudado, pois será ele o responsável pela coordenação das demais pessoas dentro da unidade, sendo necessário senso de coordenação no mínimo razoável, além disso, o funcionário deste setor cuidará de toda parte financeira da empresa e do administrativo em geral. - Remuneração A remuneração sugerida para este funcionário é de dois a quatro salários mínimos.

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InfraEstrutura

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Estrutura e Materiais de Consumo Para execução dos trabalhos, necessita de materiais de consumo e adaptação do espaço para recebimento e operação dos documentos.

DESCRIÇÃO MATERIAIS ATIVIDADE

MATERIAIS DE ESCRITÓRIO

Espátula / extrator Preparação de Documentos

Grampeador Preparação/Remontagem de Documentos Grampo

Fita adesiva

Preparação de Documentos

Tesoura

Porta fita adesiva

Clips

Elástico

Barbante / Fetilho Preparação/Remontagem de Documentos

EQUIPAMENTOS

Scanner Kodak i2600 Digitalização

Computador

Impressora Impressão de Sinalização/Protocolos, etc

Telefone Atendimento ao cliente

CONSERVAÇÃO DO SCANNER

Álcool comum ou isopropílico

Digitalização Pano limpeza branco

Pincel para limpeza

Consumiveis

ESTRUTURA FÍSICA

Espaço

Para todas as atividades Mesa

Cadeira

Lixeira

Prateleira/Arquivo Para Arquivar os documentos

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Consumíveis do Scanner Kodak Como todo equipamento, bem como, todas as peças tem vida útil, onde no decorrer do uso deverá fazer a troca, segue relação de consumíveis do equipamento Kodak i2600. - Roletes Inclui: 12 roletes avulsos e 2 pré-separador Vida Útil: Estes roletes são usados nos módulos de separação e alimentação. Eles podem durar até 200.000 páginas no módulo de separação e 500.000 páginas no módulo de alimentação. O préseparador deve ser trocado todas as vezes que os roletes do módulo de separação forem trocados.

R$ 188,30 (média)

- Módulo de Separação

Inclui: 1 módulo de separação com 2 roletes instalados. Vida Útil: Os roletes deste módulo poderá digitalizar até 250.000 de documentos.

R$ 211,84

(média) - Outras Peças Demais peças e consumíveis está disponível junto ao fornecedor.