Mudanças na estrutura organizacional do IOC

Tirando as dúvidas e localizando as questões a

trabalhar no III Encontro do IOC

Diretoria do IOC, 1/11/2006

I – FAQII – O que vai mudarIII – Coordenações de PesquisaIV – Estruturas do apoioV – O organogramaVI – O CD

Parte II

O que vai mudar no IOC ?

O que a diretoria propõe para apoio administrativo

(1) ?

1. Condomínios: As questões referentes a problemas de infra-estrutura condominial (gelo seco, gases especiais, copiadora, água mili-Q, etc.) e predial (elevadores, lâmpadas, rede elétrica, vazamentos, etc) serão tratadas por profissionais dessa área, e não da pesquisa. Para isso serão estruturados os condomínios por prédios ou grupos de prédios, com gestão administrativa ligada a vice-direção de gestão e articulada com a Dirac.

2. Assistentes de Projeto: As questões referentes a problemas administrativos de compras, passagens, diárias, etc , serão tratadas diretamente entre os pesquisadores e seus Assistentes de Projeto, num sistema inspirado no praticado pela Fiotec.

1. Criação da Vice-direção de Gestão (não existe no IOC, atualmente acumulada pela Dra. Claude), além das outras 3 atuais vice-direções. Teria 3 coordenações

2. Coordenação de Infra-estrutura Condominial: para cuidar dos 17 prédios do IOC com a Dirac

3. Coordenação de Finanças e Contratos: para executar o orçamento.

4. Coordenação de Suprimentos e Patrimônio: para comprar e distribuir bem.

5. Uma equipe central de Assistentes de projeto (15). Cada um atenderia até 25 projetos dos laboratórios, a exemplo da Fiotec.

Que novas estruturas de Gestão administrativa são

necessárias ?

Como serão esses condomínios ?

1. Cada prédio ou grupo de prédios terão uma Central de Utilidades, gerenciada por um Síndico, e com equipe especifica.

2. Todos os síndicos e suas respectivas equipes estarão vinculados ao Coordenador de Infra-estrutura.

3. Os síndicos terão interlocução direta com a Dirac e a diretoria não terá que concentrar essas funções, podendo atuar no plano mais estratégico e menos operacional.

Esses condomínios são mesmo necessários ?

1. São necessários porque soluções de infra-estrutura são demandadas em todos os 17 prédios do IOC.

2. Essas soluções são essenciais para o funcionamento dos laboratórios e são fornecidas pela Dirac.

3. Atualmente todos os pedidos são completamente centralizados na diretoria e a Dirac só atende à diretoria. Há portanto a necessidade de mediadores dessas interfaces.

Quais serão as funções desse

síndico/administrador predial e sua equipe ?

1. Oferecer suprimentos comuns a laboratórios e plataformas instaladas no(s) prédio(s): gelo seco, gases especiais, água, material de banheiros/limpeza, nitrogenio liquido,estoque comum de EPIs, etc.

2. Administrar as áreas comuns: auditórios, salas de reunião, corredores, jardins, escadas, etc.

3. Gerenciar central gráfica comum de grande porte: Impressora, copiadora e picotadora

4. Administrar serviços gerais: café, água, distribuição de documentação, coleta/entrega de correio

5. Realizar a interface com a Dirac para a manutenção preventiva e corretiva de questões prediais; monitoramento de utilização/instalação de redes elétrica, hidráulica, telefonia, dados, telhado, e equipamentos comuns como elevadores, freezers, geradores etc.

6. Promover a interface dos condôminos com as coordenações de: Qualidade/Biossegurança/Ambiente, TI, compras gerais, etc

7. Algo mais ??????????

Condomínios: quantos, quais e quem é o síndico ?

1. Quantos? A definir com o estudo conjunto da Diretoria com a Dirac. Estima-se a necessidade de 8, dando conta dos 17 prédios.

2. Quais? A definir também com a Dirac, ouvidos os diferentes condôminos de cada prédio ou grupo de prédios.

3. Quem? O síndico deve ter perfil/ vocação administrativa. Seria selecionado e indicado de comum acordo pela diretoria e pela Dirac.

4. E as equipes de cada condomínio (pessoas e perfis)? Serão definidas pela Coordenação de Gestão do Trabalho-SRH

5. Como avaliar? Será importante implantar uma avaliação periódica do desempenho do sindico e da equipe da central de utilidades a partir da medida da satisfação dos condôminos usuários.

Como os pesquisadores se relacionarão com o

Síndico ?

Todos os usuários

do prédio e

chefes dos laboratórios ou gerentes

de plataformas no prédio

Sinalizarão problemas ao síndico

que proverá as soluções

Que serão esses Assistentes

Administrativos de Projeto ?

1. Serão os responsáveis por receber as demandas de compras,

emissão de passagens e diárias dos pesquisadores responsáveis por

cada projeto cadastrado no sistema IOC.

2. Será responsável por manter/atualizar o saldo dos projetos, pela

prestação de contas e apresentará ao responsável o relatório

financeiro periodicamente.

3. Estarão localizados fisicamente onde puderem trabalhar do melhor

modo para realizar essa função.

Como será a relação dos laboratórios com seus

Assistentes de projeto?

Os pesq responsáveis pelos projetos do laboratório alocam os recursos em cada projeto e indicam as compras necessárias.

A/o chefe do lab autoriza as despesas e as repassa (via secretaria?) a seu/sua assistente de projetos

A/o assistente de projetos providencia as compras aos setores admnistrativos

As compras chegam

Parte III

Coordenações de Pesquisa por Áreas:

mudar, só para melhor

O que mudará nos departamentos e nos

laboratórios ?

1. Como o IOC optou por assumir os laboratórios como sua base operacional, os laboratórios se organizarão em coordenações (10?) por área temática.

2. No que se refere a atividades administrativas, os laboratórios se reportarão diretamente aos seus assistentes de projeto, ao síndico do seu prédio, e à direção/vice-direção de gestão.

3. As questões da gestão cientifica serão tratadas com Coordenadores de Áreas de Pesquisa, com os Coordenadores de PG/Ensino, e com a direção/vice-direção de pesquisa.

4. Assim os laboratórios ganharão autonomia, com coordenação, integração e interlocução.

Por que criar Coordenações

Horizontais de Áreas de Pesquisa ?

1. Devido à grande diversidade de linhas e de projetos de pesquisa no IOC, e ao grande número de laboratórios e de pesquisadores, será importante articular e integrar os cerca de 300 projetos e otimizar a pesquisa no IOC.

2. Para modernizar a gestão cientifica no IOC, que se definiu por uma base operacional de laboratórios que não podem ficar cada um deles ancorado diretamente na direção. Para potencializar processos interativos, ações integradas e em redes de laboratórios.

3. Por isso, é interessante OPTAR por criar as Coordenações Horizontais de Áreas de Pesquisa, com coordenadores eleitos pelos laboratórios vinculados prioritariamente àquela coordenação, para interlocução junto à direção, e para atuar como assessores da direção/vice-direção na respectiva área.

1. Integrar os projetos sob a sua coordenação, incentivando e apoiando a criação de redes e programas de pesquisa, promovendo sinergias e multidisciplinaridade naquela área, constituindo cooperações técnicas e parcerias e PDI.

2. Analisar qualitativamente os n projetos e seus resultados (gerar os dados do relatório de gestão e os elementos para patentes e proteção de direitos autorais), disseminando e implantando instrumentos relativos à propriedade intelectual.

3. Ampliar a capacidade de captação de recursos, com um sistema de alerta de editais + apoio de analista de PDI para análise de editais, e com mobilização de parcerias internas e externas.

4. Apoiar a elaboração de projetos. 5. Trazer o novo: fazer prospecção de áreas, oportunidades e temas

de futuro no escopo daquela área, novas metodologias e tecnologias para o fortalecimento e avanço da pesquisa.

6. Algo mais ??????????

Qual o papel das Coordenações

Horizontais de Áreas de Pesquisa ?

5. 1 Coordenador, eleito pelos laboratórios vinculados a coordenação como área principal.

6. 1 Conselho Científico: composto, no mínimo pelos chefes dos laboratórios vinculados, acrescido (ou não) dos pesquisadores responsáveis por todos os projetos.

7. Todos os Coordenadores compartilham o mesmo espaço físico

8. Os coordenadores são apoiados por analistas e gerentes para os projetos, com formação específica em gestão de projetos.

Como funcionariam as Coordenações

Horizontais de Áreas de Pesquisa?

Quais e quantas Coordenações

Horizontais de Áreas de Pesquisa que a diretoria

percebe possíveis no IOC ?

1. Definindo a sua dimensão (escopo de ação temática, número de laboratórios e de projetos).

2. Na matemática: • 200 doutores RJU (pesquisadores, técnologistas e técnicos)+ 83

PVs + 115 técnicos RJU + bolsistas Tec Tec média de 3 doutores por laboratório 70 laboratórios (69 oficialmente credenciados).

• 70 laboratórios 7 a 10 laboratórios/ área 10 Coordenações. 3. Critérios para o desenho das áreas temáticas: número de

projetos e de laboratórios desenvolvendo esses projetos, objetivos do PPA cobertos pela área, potencial afinidade de pesquisadores indicada por co-autorias.

Como a diretoria montou a proposta de temas das 10 áreas ?

1. Cadastrando todos os macro-projetos de pesquisa e DT dos laboratórios do IOC junto aos pesquisadores, e associando-os a objetivos do PPA.

2. Estudando quantos e quais projetos foram associados a cada objetivo.

3. Agregando em 10 áreas os objetivos inter-relacionados.4. Identificando que, no IOC, 48 laboratórios são mono- ou bi-

temáticos (28 e 20, respectivamente), e que o outros 21 são politemáticos.

5. Levantando o número máximo potencial de adesão de laboratórios a cada área, em função de ter projeto naqueles objetivos e/ou temas (bi ou politemáticos)

6. Levantando o número mínimo potencial de adesão de laboratórios a cada área, em função do volume de projetos concentrados numa área (área principal do laboratório)

10 Áreas Temáticas – cenário #1 (aberto a sugestões)

Objetivos do PPA

Proj/Labs *

1-Doenças Parasitárias 1 - Doença de Chagas e Leishmaniose 2- 202 e 20352/35

(17)2-Doenças Parasitárias 2 - Esquistosomose, Malária e outras 3- 204,236, 76 40/30 (8)

3-Doenças Virais 2 – 66 e 6935/22

(18)4-Doenças Bacterianas e Fúngicas (Hansen, TB, outras) 3 - 68,127,201 27/ 19 (7)5-Doenças Crônicas, degenerativas, genéticas 1 - 60 10/5 (5)6-Mecanismos fisiológicos, imunológicos e fisiopatológicos 1 -70 25/14 (6)

7- Educação, Saúde, Ambiente e Sociedade6 - 57, 128, 151 171,178, 179

34/31 (8)

8- Produtos bioativos para terapias e profilaxia6 - 51,53, 55, 77, 213 e 214

37/ 31 (?)

9- Taxonomia, Vetores, biodiversidade e evolução 2 -171a, 249 17/11 (?)10- Epidemiologia, Vigilância e Diagnóstico em Saúde 2 - 49,231 13/12 (?)

Prob

lem

as

Abor

dage

ns

Que proposta surgiu? Quais

áreas e por que?

290 projetos, 10 a 50 por área, em 28 objetivos do

PPA

*(69 labs ) labs com maioria de projetos concentrados na área

10 Áreas Temáticas – cenário #1 (aberto a sugestões)

Objetivos do PPA

Proj/Labs *

1-Doenças Parasitárias 1 - Doença de Chagas e Leishmaniose 2- 202 e 20352/35

(17)2-Doenças Parasitárias 2 - Esquistosomose, Malária e outras 3- 204,236, 76 40/30 (8)

3-Doenças Virais 2 – 66 e 6935/22

(18)4-Doenças Bacterianas e Fúngicas (Hansen, TB, outras) 3 - 68,127,201 27/ 19 (7)5-Doenças Crônicas, degenerativas, genéticas e não

transmissíveis 1 - 60 10/5 (5)6-Mecanismos fisiológicos, imunológicos e fisiopatológicos 1 -70 25/14 (6)

7- Educação, Saúde, Ambiente e Sociedade6 - 57, 128, 151 171,178, 179

34/31 (8)

8- Produtos bioativos para terapias e profilaxia6 - 51,53, 55, 77, 213 e 214

37/ 31 (?)

9- Taxonomia, Vetores, biodiversidade e evolução 2 -171a, 249 17/11 (?)10- Epidemiologia, Vigilância e Diagnóstico em Saúde 2 - 49,231 13/12 (?)

Prob

lem

as

Abor

dage

ns

Que proposta surgiu? Quais

áreas e por que?

290 projetos, 10 a 50 por área, em 28 objetivos do

PPA

*(69 labs ) labs com maioria de projetos concentrados na área

Ao propor 3 áreas por abordagens (8,9,10), espera-se que alguns

laboratórios identificados em áreas mais concorridas optem por essas áreas transversais. Ajustes seriam feitos após um primeiro exercício

diretamente com os pesquisadores

Essa proposta pode ser modificada ou melhorada ?

1. Sim, desde que o resultado final mantenha uma lógica institucional clara, com funções e responsabilidades definidas, para que os cargos comissionados correspondentes possam ser pleiteados.

Sugestões da reunião de 1/11/2006

a) Vale a pena estudar possíveis fusões (ex, areas 5 e 6, areas 9 e 10) e/ou subdivisões das áreas propostas

b) Temas transversais (ex: área 10) poderiam constituir redes especificas dentro de grandes áreas.

c) Pode-se pensar em áreas por problemas relativos ao tipo de transmissão (zoonoses, água, aéreas) e não aos agentes causais parasitas, virus, bacterias), ainda que não seja essa a lógica do PPA.

Como seria a adesão dos laboratórios às novas

Coordenações Horizontais ?

A adesão dos laboratórios às coordenações horizontais será voluntária.

a) Nenhum laboratório será obrigado a se vincular a uma coordenação que não queira.

b) Nenhum laboratório ficará isolado sem vínculo com qualquer coordenação

c) Os laboratórios poderão se vincular a mais de uma área, indicando em que área se situará sua vinculação principal.

1. Estrutura ágil, baseada nos laboratórios, onde estes se agrupam em programas prioritários e estratégicos alinhados com o PPA.

2. Incremento da capacidade de prospecção.3. Incremento na capacidade de resposta e

Inovação, essenciais para a sobrevida nos anos que virão.

4. Filosofia mais adequada ao estado atual do desenvolvimento científico.

Há vantagens em criar Coordenações Horizontais ?

Parte IV

Outras Estruturas no Apoio

Como fica a questão crônica de compras ?

1. Propomos a criação de uma Coordenação de Suprimentos e Patrimônio, subordinada à vice-direção de Gestão para otimizar os processos de compras, materiais e patrimônio, de forma planejada e eficiente.

2. Porque o IOC executa mais de R$ 20 milhões por ano e precisa comprar e gastar bem, com eficiência, com economia. Precisa trabalhar a dimensão de escalas de compras, de estoque de materiais e de responsabilidade pelo patrimônio tecnológico instalado, visando superar definitivamente os problemas históricos de compras.

O que essa Coordenação de Suprimentos e

Patrimônio vai fazer ?

1. Estruturar o almoxarifado próprio do IOC2. Estruturar o catálogo de itens adquiridos pelo IOC e o “inventário

futuro” 3. Padronizar continuamente os itens necessários no IOC4. Utilizar plenamente as facilidades do pregão eletrônico e dos

demais sistemas de compra (registro de preço, qualificação de fornecedores, etc.)

5. Estruturar o “super-mercado” de insumos do IOC/ sistema de cartão

6. Algo mais ??????????

Composição (pessoas e perfis) : tarefa da Diretoria

Que estruturas são necessárias para o Desenvolvimento

Institucional?

1. Vice-direção de DI, atualmente conduzida pelo Dr. Christian, seria reestruturada em organizada em 4 Coordenações, todas relativas a áreas ESTRATÉGICAS para a instituição. São elas:

2. Gestão do Trabalho: para planejar e desenvolver RH 3. Comunicação: para assegurar auto-conhecimento e

interlocução4. Tecnologia de Informação: para soluções em informática5. Editoria Cientifica: para publicações (Memórias e outras)

1. Porque tudo o que se vai fazer depende das pessoas, da qualidade do seu trabalho. Todos os recursos patrimoniais e tecnológicos só podem se otimizados com pessoas qualificadas e motivadas trabalhando com excelência e de modo integrado.

2. Porque é preciso tratar separadamente a administração de RH (pagamento, férias, benefícios, etc.), o desenvolvimento e a gestão de recursos humanos qualificados

Por que uma Coordenação de Gestão do Trabalho?

1. Identificar talentos/perfis já existentes no IOC2. Definir perfis profissionais futuros (competências necessárias)3. Elaborar programas de capacitação continuada da força de

trabalho do IOC4. Elaborar proposta de (re) dimensionamento da força de

trabalho5. Recrutar e (re)alocar pessoal nas diversas áreas do IOC e

buscar interações com a Fiocruz e governo federal (requisições no serviço público) : busca no mercado, terceirização, concurso, transitoriedade através de sistemas de bolsas

6. Desenvolver programa de avaliação de desempenho e política de reconhecimento e recompensa

7. Desenvolver programa de qualidade de vida no trabalho 8. Algo mais ???? Composição : tarefa da Diretoria

O que essa Coordenação de Gestão do Trabalho vai

fazer?

Parte V

O novo Organograma do IOC e seus DAS e FGs

Afinal, depois disso tudo, como poderá ficar o novo organograma do

IOC ?

LT GF

AL LD

RLCC CF F2OAAN

Novo organograma

F1H JAF3

Diretoria Geral do IOC

APSecret

Conselho Deliberativo

108 C

S&PO&FCGT

Desenvolv

Admin RH

CCom

Imagem

Imprensa

Eventos

Mat educ

ViroUBCBacMicobMicolImunBBMGenFFHelMalPatBioProtoEntoMT

IECon

17 prédios

8 condom?

CPG-MT

CPG-BP

CPGBCM

CPGEBS

CPGls

C-ECIC

C Tec

CCSUS

C-FPC

Negoc.

Patentes

Prop Int

NIT-PE

Suporte

Disciplin

Alunos

CoEn

VD-DI VD-GVD-SQA

VD-P&E CT-ICICT-G&T

CT-PqCT-E CT-SRA CT-ColCT-AE

C1,2,3,...n

Coop

Nac IntPS

EdCien

Mem IOC

Out Publ

CTI

Rede

Desenvolv

Suporte

B dados

CExpACSQuali

Qualidade

Biosseg

Ambiente

CIC-PT

P3

Microsc

GPBInfo

Citômica

CCOL CSRA

compras

materiais

orçamento

contratos

patrimônio

CPq1

CPq2

CPq3CPq4CPq5

CPq6CPq7CPq8CPq9

CPq10

n?

Até 30 de novembro temos que detalhar

todas as caixinhas do organograma ?

1. Sim. Mas a tarefa do III Encontro será definir as diretrizes maiores, analisar detalhadamente TODAS as caixinhas que corresponderão a DAS 2, tanto nos níveis verticais de DAS 101.2 como nos níveis horizontais, de DAS 102.2.

2. Para todos os 69 laboratórios será pleiteado DAS 101.13. Para todos os Serviços será pleiteado DAS 101.1, mas o III

Encontro não precisará detalhar essas estruturas, que dependerão de negociação da diretoria com a Diplan com argumentos técnicos.

Novo organograma Diretoria Geral do IOC

APSecret

Conselho Deliberativo

S&PO&FCGT

Desenvolv

Admin RH

CCom

Imagem

Imprensa

Eventos

Mat educ

IECon

17 prédios

8 condom?

CPG-MT

CPG-BP

CPGBCM

CPGEBS

CPGls

C-ECIC

C Tec

CCSUS

C-FPC

Negoc.

Patentes

Prop Int

NIT-PE

Suporte

Disciplin

Alunos

CoEn

VD-DI VD-GVD-SQA

VD-P&E CT-ICICT-G&T

CT-PqCT-E CT-SRA CT-ColCT-AE

C1,2,3,...n

Coop

Nac IntPS

EdCien

Mem IOC

Out Publ

CTI

Rede

Desenvolv

Suporte

B dados

CExpACSQuali

Qualidade

Biosseg

Ambiente

CIC-PT

P3

Microsc

GPBInfo

Citômica

CCOL

compras

materiais

orçamento

contratos

patrimônio

CSRA

CPq1

CPq2

CPq3CPq4CPq5

CPq6CPq7CPq8CPq9

CPq10

n?

Escopo de análise do III Encontro do IOC

Novo organograma Diretoria Geral do IOC

APSecret

Conselho Deliberativo

S&PO&FCGT

Desenvolv

Admin RH

CCom

Imagem

Imprensa

Eventos

Mat educ

IECon

17 prédios

8 condom?

CPG-MT

CPG-BP

CPGBCM

CPGEBS

CPGls

C-ECIC

C Tec

CCSUS

C-FPC

Negoc.

Patentes

Prop Int

NIT-PE

Suporte

Disciplin

Alunos

CoEn

VD-DI VD-GVD-SQA

VD-P&E CT-ICICT-G&T

CT-PqCT-E CT-SRA CT-ColCT-AE

C1,2,3,...n

Coop

Nac IntPS

EdCien

Mem IOC

Out Publ

CTI

Rede

Desenvolv

Suporte

B dados

CExpACSQuali

Qualidade

Biosseg

Ambiente

CIC-PT

P3

Microsc

GPBInfo

Citômica

CCOL

compras

materiais

orçamento

contratos

patrimônio

CSRA

Tarefas do III Encontro:1. Confirmar a estrutura vinculadas às vice-

direções: quantas caixinhas, quais e com quais funções e perfis?

2. Confirmar as estruturas horizontais: quantas coordenações de cursos, quantas coordenações de pesquisa. Se possível, quais.

3. Sugerir o nível de responsabilidade para curadorias de coleções (principais e adjuntas).

4. Sugerir o nível de responsabilidade para gerentes de plataformas e de biotérios.

CPq1

CPq2

CPq3CPq4CPq5

CPq6CPq7CPq8CPq9

CPq10

n?

Teremos que definir o número de DAS e FGs no

III Encontro ?

1. Não. O número será conseqüência da estrutura definida e a diretoria pleiteará o número necessário para implantar a nova estrutura. Certamente haverá rodadas de negociação com a presidência e o CD-Fiocruz.

2. O importante será propor uma estrutura com o MINIMO de caixinhas necessárias para que o IOC, plenamente justificadas e com funções e responsabilidades claramente definidas (o Manual de Organização/ Regimento Interno)

Parte VI

O novo CD do IOC

Afinal, depois disso tudo, como poderá ficar

o novo CD do IOC ?

1. Sugerimos estruturar o CD como é atualmente: um componente com representantes das atividades finalisticas (majoritariamente a pesquisa), representantes das categorias profissionais, e presença de membros da administração.

2. As idéias podem ser trabalhadas mas o prazo dessa decisão é MARÇO DE 2007.

Proposta para o novo CD-IOC = 27 pessoas

Diretoria Geral

IC-PT

SQuali

Com

S&P

GT

O&F

CTI

Edit CienIECon SRA

COL

Coop

CPq1

CPq2

CPq3CPq4

CPq5

CPq6

CPq7CPq8

CPq9CPq10

CPG-MTCPG-BP

CPGBCMCPGEBS

NIT-PEOutros cursos

ATIVIDADES - (2/3) PESSOAS 1/3

Pesq

RJU

10

Ens RJU

1+2

SRC RJU

2

ICI RJU

1

DI&G RJU

1

Pesq RJU

2

Aluno

1

1 14 +3 9

23 eleitos + 2 indicadosDireito a voto: 22

Eleitos pelos segmentos específicos,

profissionais ou da atividade

CEA

An/As RJU

2

Tec/Tec RJU

2

PV/Tec

TEC1

temporários

Como será a dinâmica de trabalho no III

Encontro ?

1. Plenárias (abertura, conferência e encerramento)2. Grupos de Trabalho: 6. 3. Produto: A proposta do Manual de Organização

Quais serão os documentos

preparatórios para o III Encontro ?

1. As diretrizes para a mudança organizacional da Fiocruz aprovadas no V Congresso Interno

2. Essa apresentação 3. A lista de projetos do IOC4. O atual Regimento Interno5. O Manual de Organização (versão 1)6. Os textos do CD do II Encontro do IOC

Na medida em que forem sendo consolidados, esses documentos serão disponibilizados na página web do IOC

FIM