Noções BásicasVersão II

Maio / 2011

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Tribunal Regional do Trabalho13ª Região – Paraíba

Paulo Maia FilhoDesembargador Presidente

Carlos Coelho de Miranda FreireDesembargador Vice-Presidente

Glauco da Silva CamposDiretor Geral

Elaboração:Assessoria de Gestão EstratégicaSamuel Von Laer Norat (Assessor)

Edgard Saeger NetoGermana Coutinho Lucena

José Heriberto de Lacerda MartinsMarisa Alves CastanheiraRodolpho de Almeida Eloy

Suy-Mey Carvalho de Mendonça GonçalvesWilson Quirino da Silva

Colaboração: Assessoria de Comunicação Social

José Vieira Neto (Assessor)

Diagramação:Omar Khayam (Técnico Judiciário)

Impressão:Francisco Sales da Costa (Gráfica TRT 13)

PARAÍBA13ª REGIÃO

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ÍNDICE

1 – Apresentação ....................................................................................... 2 – O que mudou no cenário atual? .......................................................

3 – Conheça alguns conceitos importantes desse novo cenário de gerenciamento estratégico ...............................................................

3.1 – Gestão Estratégica ........................................................................

3.2 – Planejamento Estratégico ............................................................

3.3 – Mapa Estratégico ...........................................................................

3.4 – Missão ...............................................................................................

3.5 – Visão de Futuro ...............................................................................

3.6 – Valores ..............................................................................................

3.7 – Temas Estratégicos .....................................................................

3.8 – Objetivos Estratégicos .................................................................

3.9 – Projetos Estratégicos ...................................................................

3.10 – Gestores dos Projetos Estratégicos .........................................

3.11 - Indicadores de Desempenho .....................................................

3.12 – Metas ...............................................................................................

3.13 – Reunião de Avaliação da Estratégia (R.A.E.) .........................

3.14 - Planos de Ação ............................................................................

4 – Como construímos o mapa estratégico do TRT13? ....................

5 – Como ocorre a implantação do Planejamento Estratégico? ....

5 – Referências Bibliográficas ..............................................................

......

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Nos últimos anos, mudanças significativas ocorreram no cenário

do judiciário brasileiro. Dentre elas, a Resolução nº 70 de 2009

do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), através da qual foi

instituído o Planejamento Estratégico do Poder Judiciário,

consolidado no Plano Estratégico Nacional, e criado com o

intuito de atender às demandas de presteza e excelência dos

serviços oferecidos à sociedade.

A partir de então, todos os órgãos do judiciário brasileiro

voltaram-se para uma mudança profunda na forma de planejar e

gerenciar as suas ações. O TRT13, através da aprovação do seu

planejamento estratégico para o período de 2010 a 2014,

também se incorporou a esse cenário, estabelecendo a

estratégia da instituição, criando metas e traçando objetivos a

serem alcançados.

A Assessoria de Gestão Estratégica (AGE) acredita que o êxito

na implantação do planejamento estratégico depende

diretamente da disseminação desses novos conhecimentos e do

engajamento de todos que fazem a instituição. Para tanto,

compilou os principais conceitos ligados ao planejamento

estratégico, para divulgá-los, de forma acessível a todos

aqueles que compõem o TRT13.

1 - APRESENTAÇÃO

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Com a aprovação do planejamento estratégico para o período de

2010 a 2014, o TRT13 orientou o seu foco de atuação para atingir

objetivos, cumprir metas e executar ações, com o propósito de

cumprir a sua missão e atingir a sua visão institucional (como a

instituição deseja ser vista pela sociedade).

Nesse novo cenário, os objetivos e as ações de cada unidade do

TRT precisam estar alinhados com os objetivos organizacionais,

criando uma sinergia no alcance dos resultados planejados.

Dessa forma, o maior desafio institucional está relacionado à

efetividade prática no alcance dos objetivos estratégicos, isto

é, na sua capacidade de movimentar a organização e alinhá-la no

sentido da prescrição proposta pelo planejamento estratégico,

com a adaptabilidade que esse processo exige. Como toda função

de gestão, isso pressupõe uma dinâmica permanente de

planejamento, execução, monitoramento, avaliação, ajustes e

reajustes.

2 – O QUE MUDOU NO

CENÁRIO ATUAL?

3 - CONHEÇA ALGUNS CONCEITOS IMPORTANTES DESSE NOVO CENÁRIO DE GERENCIAMENTO ESTRATÉGICO:

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Trata em primeiro lugar da formulação de estratégias que

determinam rumos ou formas de atingir objetivos. Essas

estratégias são geralmente reunidas e descritas em um

planejamento estratégico, que, por sua vez, é concebido

didaticamente a partir de uma análise de cenários, culminando

com a elaboração de uma matriz que elucida ameaças e

oportunidades, sob os pontos de vista interno e externo à

organização.

Nesse contexto, o pensamento estratégico é a arte de criar

estratégias com efetividade. Pensar estrategicamente

significa ter intenções empreendedoras e criativas sobre a

instituição e o seu ambiente.

3.1 - GESTÃO ESTRATÉGICA:

3.2 - PLANEJAMENTO

ESTRATÉGICO:

É um processo gerencial que diz respeito à formulação de

objetivos, que favorecerão o cumprimento da missão

institucional. Considera como premissas básicas que todo o

processo tenha coerência e sustentação. Não se constitui num

processo estanque ou momentâneo, possui um dinamismo que

exige um acompanhamento constante e revisões periódicas.

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O planejamento estratégico é um instrumento esclarecedor

quanto:

- à missão: para que servimos, qual é nossa razão de ser;

- à visão: enquanto instituição, onde queremos chegar;

- aos valores: quais são nossas premissas quanto às atitudes

para alcançar a nossa visão;

- à estratégia - como faremos para alcançar a nossa visão e

como desdobraremos a estratégia (quais as grandes ações que

precisam ser conduzidas e que comporão a estratégia, isto é, os

objetivos estratégicos).

A estratégia deverá desdobrar-se também indicando as

competências organizacionais, ou seja, quais são as capacidades

que possuímos coletivamente, ou que precisaremos desenvolver,

para podermos alcançar a nossa visão.

O planejamento estratégico somente atinge sua máxima eficácia

quando entendido e realizado por todas as pessoas da

organização, numa mobilização permanente e orquestrada.

O mapa formulado pelo TRT13 sistematiza qual é a missão da

instituição e como queremos ser vistos no futuro. Para cumprir a

sua missão, o TRT13 utilizará os seus recursos disponíveis

(pessoas e tecnologia), ajustará os seus processos internos,

mantendo o foco de sua atuação na sociedade, além de manter

todas as suas ações pautadas em atributos de valor.

3.3 - MAPA ESTRATÉGICO:

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Consiste numa declaração concisa da razão de ser, de existir

da instituição. É, sobretudo, uma ferramenta de comunicação

com a sociedade.

Missão significa responder às seguintes perguntas:

· Por que existimos? Onde estamos?

· Para que propósito o TRT13 existe?

· Que valor o TRT13 oferece para a sociedade?

A Missão do TRT13 está assim definida:

“PROMOVER JUSTIÇA NAS RELAÇÕES DE TRABALHO”

3.4 - MISSÃO:

3.5 - VISÃO DE FUTURO:

A Visão reflete como a organização pretende ser vista no

futuro.

É a declaração sucinta de um desejo coletivo a ser alcançado, a

médio e a longo prazos.

Busca refletir o atendimento às necessidades da sociedade.

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Visão significa responder às seguintes perguntas:

· Para onde vamos ? Qual é o nosso destino ?

· O que desejamos ser ?

· O que o TRT13 quer alcançar a médio e a longo prazos?

· Qual é a visão de futuro do TRT13 ?

A Visão do TRT13 está assim definida:

“SER REFERÊNCIA NA PROMOÇÃO DA JUSTIÇA, ATÉ 2014,

COM RECONHECIMENTO DA SOCIEDADE”.

3.6 - VALORES:

São virtudes desejáveis ou características básicas positivas que

a instituição quer preservar, adquirir ou incentivar.

São princípios que norteiam as ações institucionais e que

orientam a conduta e o padrão de comportamento dos indivíduos.

Constituem uma fonte de inspiração no ambiente de trabalho.

Instituir valores significa responder às seguintes perguntas:

· O que é importante para o TRT13?

·

Que crenças orientarão o comportamento do TRT13?

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São atributos de valor do TRT13 para a sociedade:

- Acessibilidade;

- Ética;

- Efetividade;

- Celeridade;

- Responsabilidade socioambiental;

- Valorização do Ser Humano;

- Transparência;

- Modernidade;

- Orgulho de ser TRT13

São os temas que irão apoiar a execução de ações que estão

alinhadas à estratégia da instituição.

3.7 – TEMAS ESTRATÉGICOS:

São os grandes desafios que a instituição deverá suplantar para

implementar a sua estratégia.

Funcionam como sinalizadores dos pontos de atuação onde o

êxito é fundamental para o cumprimento da missão e o alcance da

visão de futuro.

Definem o que a instituição quer atingir em cada uma das

perspectivas da sua estratégia.

3.8 - OBJETIVOS ESTRATÉGICOS:

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TEMA OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

Otimizar os trâmites processuais

Qualidade e Celeridade

Garantir a qualidade no atendimento ao público

Facilitar o acesso à Justiça

Acesso à Justiça e

Efetividade Aprimorar o cumprimento das decisões

Responsabilidade Socioambiental

Intensificar os programas e disseminar a cultura de responsabilidade social e ambiental.

Eficiência Operacional

Otimizar e padronizar os procedimentos de trabalho

Alinhamento

Garantir o alinhamento das unidades e da estrutura

organizacional à estratégia

Aprimorar a gestão orçamentária e financeira

Orçamento

Alinhar a proposta orçamentária à estratégia

Infraestrutura

Melhorar a infraestrutura física, tecnológica e a segurança institucional

Fortalecer a imagem institucional

Aperfeiçoar e ampliar as parcerias com outras instituições

Atuação Institucional

Aprimorar a comunicação institucional

Propiciar um ambiente de trabalho saudável

Gestão de Pessoas Viabilizar a gestão por competências

Cultura Organizacional

Promover ações para motivar e comprometer as pessoas com os

objetivos da Instituição

Garantir a qualidade e integração dos sistemas de TI

Informação

Garantir a confiabilidade, disponibilidade e integridade das

informações

OS 18 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DO TRT 13 SÃO:

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São os projetos alinhados à missão do Tribunal. Contribuem

diretamente para o alcance das metas estratégicas. Projetos

Estratégicos são iniciativas que auxiliam a instituição no

alcance dos objetivos eleitos como prioritários.

Cada projeto estratégico possui um gestor, definido pela sua

afinidade com a temática de cada projeto.

Atribuições dos Gestores de Projeto

Segundo o Conselho Nacional de Justiça (CNJ), são

competências de um gestor de projetos:

1. Negociar com os clientes e demais partes envolvidas no

projeto;

2. Elaborar os documentos do projeto, sob orientação do

Escritório Corporativo de Projetos;

3. Elaborar e manter atualizado um plano de ação para os

projetos considerados estratégicos;

4. Definir os recursos materiais e humanos e os

treinamentos necessários para a realização do projeto;

3.9 - PROJETOS ESTRATÉGICOS:

3.10 – GESTORES DOS

PROJETOS ESTRATÉGICOS:

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5. Negociar a cessão de servidores para compor a equipe do

projeto;

6. Negociar prazos e ações conjuntas com outras unidades

intervenientes (interfaces);

7. Prever aquisições, atestar compras e prestação de

serviços de acordo com as especificações negociadas e a

legislação pertinente, e tomar as providências necessárias,

observando o trâmite administrativo;

8. Prever treinamentos necessários à implementação dos

projetos, bem como solicitá-los previamente à área de gestão de

pessoas;

9. Identificar os riscos envolvidos nos projetos e mantê-los

sob controle;

10. Elaborar e implementar plano de comunicação do projeto;

11. Controlar e avaliar o desenvolvimento dos trabalhos,

adotando metodologia e ferramentas próprias para gestão de

projetos, tendo como referência o Manual de Gestão de Projetos

do CNJ e as orientações repassadas pela equipe de

acompanhamento de projetos;

12. Tomar providências corretivas e, caso seja necessário,

ajustar o plano do projeto negociando com clientes e

fornecedores envolvidos;

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13. Informar o desempenho, bem como as ações executadas

e as novas ações planejadas, atualizando o andamento do

projeto, conforme orientação do Escritório Corporativo de

Projetos;

14. Gerenciar os projetos estratégicos sob sua

responsabilidade, garantindo o cumprimento dos prazos

estabelecidos;

15. Encerrar o projeto, elaborando relatório e

documentando os procedimentos relativos à gestão do projeto,

visando à definição de padrões ou melhorias para trabalhos

futuros;

16. Entregar diretamente ao titular da unidade interessada

os produtos do projeto;

17. Realizar a divulgação do projeto, de seus produtos e

resultados;

18. Participar dos treinamentos específicos oferecidos aos

gestores de projetos;

19. Observar a metodologia de gestão de projetos definida

no Manual de Gestão de Projetos do CNJ.

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Reuniões periódicas de análise e avaliação da estratégia, dando a

possibilidade de correção de eventuais desvios.

3.13 – REUNIÕES DE

AVALIAÇÃO DA ESTRATÉGIA (RAE'S):

Definem como será medido e acompanhado o sucesso do alcance

de cada objetivo estratégico, eles compõem o sistema de

medição do BSC (Balanced Scorecard).

O BSC parte do princípio de que o que não se pode medir não se

pode administrar.

Definem o nível de desempenho ou a taxa de melhoria a ser

alcançada.

3.12 – METAS:

3.11 – INDICADORES DE DESEMPENHO:

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4 - COMO CONSTRUÍMOS

O MAPA ESTRATÉGICO DO TRT13?

Para a construção do Mapa Estratégico do TRT13, a

metodologia utilizada foi o Balanced Scorecard – BSC, uma

medida de desempenho utilizada amplamente no setor privado.

Atualmente, o BSC tem servido de referencial a muitas

organizações públicas no desenvolvimento de seus próprios

modelos de avaliação. Essa metodologia foi escolhida pelo CNJ

para orientar todos os órgãos do judiciário brasileiro, na

formulação dos seus planejamentos estratégicos.

Criada por Kaplan e Norton, o BSC é uma ferramenta que traduz

a missão e a estratégia da organização em um conjunto

compreensível de medidas de desempenho, propiciando a

formação de uma estrutura de mensuração e de um sistema de

gestão eficiente. Quando uma instituição discute a sua missão e

estratégia dentro dos seus valores organizacionais, consegue-

se mais efetivamente estabelecer a relação entre a medida

obtida e a ação a ser tomada para a consecução de uma melhoria

organizacional.

São os programas básicos de ação que são necessários para o

alcance dos objetivos estratégicos.

3.14 – PLANOS DE AÇÃO:

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Podemos imaginar que agora todas as ações do TRT13 não podem

ser isoladas e criadas a partir de perspectivas individuais de

seus gestores. Nesse novo modelo, a instituição deverá somar

esforços para executar a estratégia traçada, medir seu

desempenho e manter o foco na sua missão.

Segundo seus idealizadores, o BSC traduz com clareza a visão e a

estratégia da instituição. Sob sua perspectiva, os objetivos

estratégicos e os indicadores de desempenho integram-se, para

que metas sejam estabelecidas e iniciativas estratégicas sejam

alinhadas. Dessa forma, o controle e o aprendizado estratégico

podem ser constantemente aprimorados.

O BSC mede o desempenho organizacional contemplando 04

dimensões críticas: financeira, clientes, processos internos e

aprendizagem e crescimento. Ajustando essa ferramenta para

as organizações públicas, foi excluída a dimensão financeira,

mantendo-se ainda as demais perspectivas.

Quais são os nossos recursos, como realizaremos os nossos

processos internos e como queremos ser vistos pela sociedade.

Essas três perspectivas se ajudam mutuamente e criam uma

relação de causa e efeito. Adaptadas sob a ótica da

administração pública podem ser descritas da seguinte forma:

SOCIEDADE: localizada no topo do mapa, considera que a

administração pública existe para identificar e atender às

demandas sociais.

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A figura abaixo apresenta a contribuição que as dimensões do

BSC podem dar na execução da estratégia do TRT13.

PROCESSOS E PROCEDIMENTOS INTERNOS: destaca e

prioriza os processos e procedimentos mais relevantes para a

promoção da melhoria contínua.

APRENDIZADO E CRESCIMENTO: disponibiliza a infra-

estrutura necessária ao alcance dos objetivos planejados,

promove o desenvolvimento das pessoas, intensifica o uso de

tecnologia e compartilha o conhecimento.

ORÇAMENTO: representa a base de sustentação para a

realização e a concretização de objetivos e diretrizes

estratégicas. Sua premissa é a maximização do aproveitamento

dos recursos disponíveis.

FIGURA 120

A figura acima representa a forma como as perspectivas se

relacionam com os objetivos estratégicos, formando uma

relação de causa e efeito que indica o caminho a ser seguido em

busca de resultados positivos, levando à realização da Visão.

RELAÇÕES DE CAUSA E EFEITO

FIGURA 2

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Cada projeto ou ação teve a indicação de um responsável e está

sendo executado na área a que se refere. Todos os projetos e

ações são acompanhados nas reuniões de avaliação da estratégia

(RAE's), onde o atingimento dos objetivos estratégicos e das

metas será verificado.

À medida em que a execução avançar, os indicadores forem

medidos e as metas alcançadas, possibilitará ao TRT13 ser

referência na promoção de justiça, com o reconhecimento da

sociedade.

A fase de implantação do Planejamento Estratégico iniciou em

2010, quando começaram a ser executadas ações e projetos

elencados como prioritários, por ocasião da confecção do mapa

estratégico institucional.

5 – COMO OCORREU A

IMPLANTAÇÃO DO

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO?

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- CHIAVENATO, I. Os Novos Paradigmas,São Paulo: Manole, 2009.

- FERNANDES, B. H.; BERTON, L.H. Administração Estratégica,

São Paulo: Saraiva, 2009.

- Informações obtidas no site www.trt4.jus.br, no dia 22/02/2011.

- Informações obtidas do site www.trt10.jus.br, no dia 17/01/2011.

- Informações obtidas do site www.cnj.jus.br, no dia 17/01/2010.

- Obtida de "http://pt.wikipedia.org/wiki/Balanced_scorecard”

5 – REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS