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UNISALESIANO
Centro Universitário Católico Salesiano Auxilium
Curso de Ciências Contábeis
Marcel de Barros
Meiriéllen Cristina Pereira Gomes Faria
Patrícia Higino Barreto Pereira Alves
Roberto dos Santos Souza
NOTA FISCAL ELETRÔNICA
Escritório Contábil Paulista de Lins
Lins - SP
LINS – SP
2008
MARCEL DE BARROS
MEIRIÉLLEN CRISTINA PEREIRA GOMES FARIA
PATRÍCIA HIGINO BARRETO PEREIRA ALVES
ROBERTO DOS SANTOS SOUZA
NOTA FISCAL ELETRÔNICA
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Banca Examinadora do Centro Universitário Católico Salesiano Auxilium, curso de Ciências Contábeis sob a orientação do Prof. M.Sc. Ricardo Yoshio Horita e orientação técnica da Profª. M.Sc. Heloísa Helena Rovery da Silva.
LINS – SP
2008
B279n
Barros, Marcel de; Faria, Meiriéllen Cristina Pereira Gomes; Alves, Patrícia Higino Barreto Pereira; Souza, Roberto dos Santos
Nota Fiscal Eletrônica: Escritório Contábil Paulista de Lins. / Marcel de Barros; Meiriéllen Cristina Pereira Gomes Faria; Patrícia Higino Barreto Pereira Alves; Roberto dos Santos Souza. – – Lins, 2008.
85 p. il. 31cm.
Monografia apresentada ao Centro Universitário Católico Salesiano Auxilium - UNISALESIANO, Lins–SP, para graduação em Ciências Contábeis, 2008
Orientadores: Ricardo Yoshio Horita; Heloísa Helena Rovery da Silva
1. Nota Fiscal Eletrônica. 2. Nota Fiscal. 3. Fisco. 4. Imposto. 5.
SPED. I Título.
CDU 657
MARCEL DE BARROS
MEIRIÉLLEN CRISTINA PEREIRA GOMES FARIA
PATRÍCIA HIGINO BARRETO PEREIRA ALVES
ROBERTO DOS SANTOS SOUZA
NOTA FISCAL ELETRÔNICA
Monografia apresentada ao Centro Universitário Católico Salesiano Auxilium,
para obtenção do título de Bacharel em Ciências Contábeis.
Aprovada em: ____/____/____
Banca Examinadora:
Prof. Orientador: M.Sc. Ricardo Yoshio Horita
Mestre em Ciências da Computação pela Universidade Federal de São Carlos
– UFSCAR.
Assinatura: ___________________________________
1º Prof(a): _______________________________________________________
Titulação: _______________________________________________________
Assinatura: ___________________________________
2º Prof(a): _______________________________________________________
Titulação: _______________________________________________________
Assinatura: ___________________________________
MENSAGEM
"O valor das coisas não está no tempo em que elas duram,
mas na intensidade com que acontecem.
Por isso existem momentos inesquecíveis,
coisas inexplicáveis e
pessoas incomparáveis".
(Fernando Pessoa)(Fernando Pessoa)(Fernando Pessoa)(Fernando Pessoa)
AAAA Deus todo poderoso.
AAAAos meus pais Jair de Barros e Célia Regina,
OOOOs verdadeiros responsáveis pelo que sou e pelos frutos que colho.
AAAAos meus irmãos Eduardo Carlos e Diego Bruno,
CCCCompanheiros, amigos, exemplos de perseverança e responsabilidade.
MMMMestres e amigos,
PPPPela paciência, confiança e dedicação.
CCCCom muito carinho aos meus amigos de grupo,
MMMMeiriéllen Faria, Patrícia Higino e Roberto dos Santos.
MMMMarcel
AAAA Deus,
PPPPor guiar-me.
AAAAos meus pais,
PPPPelo amor, pela educação, pela compreensão e principalmente pela fé em mim.
ÀÀÀÀ minha irmã,
PPPPela amizade nesses dezoito anos de convivência.
AAAAo meu noivo,
PPPPela paciência, pela dedicação e pelo amor.
AAAAos meus amigos de grupo,
PPPPor trabalharem com dedicação e pelas boas risadas que me proporcionaram.
MMMMeiriéllen
AAAA Deus,
PPPPor abençoar-me todos os dias e dar-me forças para enfrentar dia-a-dia todos os
desafios propostos.
AAAAos meus pais Gilberto e Cláudia,
PPPPelo esforço, dedicação e compreensão em todos os momentos de minha vida.
AAAAos meus irmãos Daniel e Leonel,
PPPPela amizade e auxílio nesta caminhada.
AAAAo meu companheiro Adelson e sua família,
PPPPela confiança, credibilidade e apoio depositado em mim.
AAAAos meus amigos Marcel, Meiriéllen e Roberto, e professores
PPPPelo incentivo, cooperação e apoio, pois, além de terem me acolhido durante
todo o curso, compartilharam comigo os momentos de alegrias.
PPPPatrícia
AAAA Deus,
QQQQue é meus passos, minha luz e meu caminho. A base para minha vida e me deu
a glória para lutar pelos meus ideais.
ÀÀÀÀ minha família,
QQQQue com a união fortaleceu-me na realização de mais uma etapa. Por todo
amor, carinho, compreensão, paciência e dedicação que me tratou. Por ser presente em
todos os momentos de minha vida e a principal responsável pelas minhas vitórias.
ÀÀÀÀ minha namorada,
QQQQue com amor me motivou, aconselhou, ensinou e me deu garra para lutar
sempre. Agradeço a Deus todos os dias por ter colocado você em meu caminho. A você
pelos momentos de compreensão, paciência, dedicação e sacrifícios. Te amo ainda mais!
AAAAos parentes, amigos, professores, colegas de trabalho e de equipe,
PPPPor mais esta oportunidade de convivermos, aprendermos juntos e de
compartilharmos bons momentos.
RRRRoberto
AGRADECIMENTOS
AAAA Deus,
PPPPor amar-nos e dar-nos a vida, mantendo-nos fortes e guiando-nos. Estando
sempre presente e dando-nos sabedoria, entendimento, paciência, saúde, amigos e uma
família maravilhosa.
AAAAos nossos familiares,
PPPPor cuidarem de nós com amor e carinho, ensinando, apoiando, ajudando e
incentivando-nos a crescer. Dando-nos alegria e conquistas mesmo em meio às
dificuldades, sem poupar esforços.
AAAAos nossos parentes, amigos, professores e orientadores,
PPPPor nos apoiarem e nos compreenderem nas fases de grandes dificuldades,
agregando-nos valores, transmitindo-nos conhecimentos e colaborando com o nosso
crescimento.
AAAAo Escritório Paulista,
PPPPor colaborar para a realização desse trabalho, através do apoio, das
informações e materiais fornecidos, enriquecendo o estudo realizado.
CCCCom honra, agradecemos nossos méritos.
MMMMarcel, M M M Meiriéllen, P P P Patrícia e RRRRoberto
RESUMO
Atualmente as empresas procuram agregar valores em seus produtos e serviços na busca pela conquista de mercado. Devido à globalização, acabam sendo direcionadas a um constante processo de aprendizagem e mudança, no sentido de acompanhar essa evolução, adaptando-se às novas exigências e fornecendo informações de boa qualidade a seus clientes. O mesmo ocorre com o Escritório Paulista de Lins, cuja empresa é alvo da pesquisa em questão. Embora não tenham ocorrido mudanças nos conceitos fundamentais da contabilidade, o Escritório Paulista tem se empenhado em manter-se atualizado diante do considerável avanço na maneira de como se gera e apresenta as informações contábeis. O presente trabalho tem a finalidade de apresentar a Nota Fiscal Eletrônica, ao mesmo tempo em que demonstra qual é o processo para a sua implantação em uma empresa. A Nota Fiscal Eletrônica é um modelo nacional de documento fiscal eletrônico que substitui a sistemática atual de emissão do documento fiscal em papel, com validade jurídica garantida pela assinatura digital do remetente, simplificando as obrigações acessórias dos contribuintes e permitindo, assim, simultaneamente, o acompanhamento em tempo real das operações comerciais pelo Fisco, diminuindo a burocratização e a sonegação fiscal. O projeto traz benefícios ao fisco, às empresas participantes, aos contadores, ao meio ambiente e, principalmente, à sociedade, através da redução de papel, incentivo ao comércio eletrônico e surgimento de novas oportunidades de negócios e empregos. A Nota Fiscal Eletrônica iniciou-se por meio do Sistema Público de Escrituração Digital, instituído pelo Governo Federal, que consiste em um avanço tecnológico da relação entre fisco e contribuinte.
Palavras-chave: Nota Fiscal Eletrônica. Nota Fiscal. Fisco. Imposto. SPED.
ABSTRACT
Currently the companies look for to add values in its products and services in the search for the market conquest. Due to globalization, they finish being directed to one constant process of learning so that thus they follow the speed with that the businesses are achieved, adapt themselves the new requirements and supplying informations of good quality your its customers. With the company of the research in question, this is not different. Although changes in the basic concepts of the accounting have not occurred, the Escritório Contábil Paulista de Lins if pledges in to be brought up to date ahead of the considerable advance in the way of as if to generate and to present the countable informations. The present work has the purpose to present Electronic the Forma bill of sale, at the same time whick it demonstrates that is the process for its implantation in a company. The Electronic the Forma bill of sale is electronic a national fiscal document model that substitutes the current systematic of emission of the fiscal document in paper, with legal validity guaranteed by the digital signature of the shipper, simplifying the accessory obligations of the contributors and allowing, simultaneously, the accompaniment in real time of the commercial transactions for the Treasury department, diminishing the bureaucratization and the fiscal tax evasion. The project brings benefits to the treasury department, the participant companies, accountant, the environment and mainly the society with the paper reduction, incentive to its deal electronic and sprouting of new business-oriented chances and jobs. The Electronic the Forma bill of sale was initiated by means of the Public System of Digital Bookkeeping, instituted for the Federal Government, that consists of a technological advance of the relation between treasury department and contributor.
Keywords: Electronic forma bill of sale. Forma bill of sale. Public Treasury.
Taxe. SPED.
LISTA DE FIGURAS
Figura 1: Foto da fachada da empresa .............................................................20
Figura 2: Organograma da empresa .................................................................21
Figura 3: Foto da sala da diretoria ....................................................................21
Figura 4: Foto da sala da gerência....................................................................22
Figura 5: Foto do departamento fiscal...............................................................22
Figura 6: Foto do departamento contábil...........................................................23
Figura 7: Foto do departamento pessoal...........................................................24
Figura 8: Foto do departamento de legalização de empresas ..........................24
Figura 9: Serviço de implementação síncrona ..................................................58
Figura 10: Serviço de implementação assíncrona ............................................58
Figura 11: Arquitetura de comunicação – visão ................................................59
Figura 12: Transmissão de lote de NF-e...........................................................61
LISTA DE QUADROS
Quadro 1: Cronograma de implementação da NF-e .........................................44
Quadro 2: Modelo de e-mail para autorização de contribuinte no ambiente de
produção do SVAN ...........................................................................................54
Quadro 3: Validação da NF-e............................................................................60
LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS
AFRAC: Associação Brasileira de Automação Comercial
AIDF: Autorização para Impressão de Documentos Fiscais
APCL: Associação Profissional dos Contabilistas de Lins
B2B: Business to Business
CLT: Consolidação das Leis do Trabalho
CNPJ: Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica
COFINS: Contribuição para Seguridade Social
CRC-SP: Conselho Regional de Contadores do Estado de São Paulo
CSLL: Contribuição Social sobre o Lucro Líquido
DANFE: Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica
DARF: Documento de Arrecadação da Receita Federal
DES: Declaração Eletrônica de Serviços
DIRF: Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte
ECD: Escrituração Contábil Digital
ENCAT: Encontro Nacional dos Administradores e Coordenadores Tributários
Estaduais
EPP: Empresa de Pequeno Porte
FER: Fundo de Equalização de Receitas
GPS: Guia da Previdência Social
GRF: Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço
ICMS: Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços
ICP-Brasil: Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileiras
IPI: Imposto sobre Produtos Industrializados
IRPF: Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física
IRPJ: Imposto sobre a Renda Pessoa Jurídica
IRRF: Imposto sobre a Renda Retido na Fonte
ISSQN: Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza
ITR: Imposto Territorial Rural
ME: Microempresa
Mercosul: Mercado Comum do Sul
NF: Nota Fiscal
NF-e: Nota Fiscal Eletrônica
PAC: Programa de Aceleração do Crescimento
Petrobrás: Petróleo Brasileiro S.A.
PIS: Programa de Integração Social
PIS/PASEP: Contribuição para o Programa de Integração Social e de
Formação do Patrimônio do Servidor Público
PVA: Programa Validador e Assinador
RAIS: Relação Anual de Informações Sociais
RFB: Receita Federal do Brasil
SEFAZ: Secretaria da Fazenda
SI: Sistemas de Informação
SINDCONLINS: Sindicato dos Contabilistas de Lins e Região
SPED: Sistema Público de Escrituração Digital
Suframa: Superintendência da Zona Franca de Manaus
SVAN: Sefaz Virtual em Ambiente Nacional
TRR: Transportadores e Revendedores Retalhistas
UF: Unidade Federativa
XML: Extended Markup Language
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO ..................................................................................................17
CAPÍTULO I – ESCRITÓRIO CONTÁBIL PAULISTA DE LINS .....................19
1 HISTÓRICO............................................................................................19
1.1 Objetivo ..................................................................................................20
1.2 Estrutura organizacional .........................................................................20
1.3 Campo de atuação .................................................................................24
1.3.1 Serviços prestados .................................................................................26
1.3.2 Clientes e parcerias ................................................................................27
1.4 Atuação do contador...............................................................................28
CAPÍTULO II – NOTA FISCAL ELETRÔNICA ................................................31
2 HISTÓRICO E EVOLUÇÃO DA NOTA FISCAL ...................................31
2.1 Nota fiscal convencional .........................................................................31
2.1.1 Objetivo ..................................................................................................32
2.1.2 Função....................................................................................................33
2.1.3 Evolução.................................................................................................33
2.1.3.1 Tipos de nota fiscal...............................................................................34
2.2 Nota fiscal eletrônica (NF-e) ...................................................................34
2.2.1 SPED......................................................................................................35
2.2.1.1 Subprojetos do SPED...........................................................................36
2.2.2 Justificativa da NF-e ...............................................................................37
2.2.3 Proposta da NF-e ...................................................................................39
2.2.4 Objetivo da NF-e.....................................................................................40
2.2.5 Vantagens da NF-e.................................................................................41
2.2.5.1 Benefícios para a administração tributária ...........................................41
2.2.5.2 Benefícios para a empresa...................................................................42
2.2.5.3 Benefícios para o consumidor ..............................................................42
2.2.5.4 Benefícios para o contabilista...............................................................42
2.2.5.5 Benefícios para a sociedade ................................................................43
2.2.6 Características da NF-e..........................................................................43
2.2.7 Obrigatoriedade da emissão da NF-e.....................................................44
2.2.7.1 Credenciamento ...................................................................................45
2.2.8 Projeto piloto...........................................................................................46
2.2.9 Descrição do modelo operacional...........................................................47
2.2.10 DANFE .................................................................................................48
CAPÍTULO III – PROJETO DA NF-E ...............................................................51
3 MANUAL DE IMPLANTAÇÃO DA NF-E ...............................................51
3.1 Processo de implantação da NF-e no Escritório Paulista .......................52
3.2 Processo de implantação da NF-e nas empresas ..................................53
3.2.1 Autorização e inclusão do contribuinte ...................................................53
3.2.2 Ferramentas de implantação ..................................................................54
3.2.3 Ambiente de homologação .....................................................................55
3.2.4 Experimentos indicados no ambiente de produção ................................55
3.2.5 Ambiente de produção............................................................................56
3.2.6 Custo de implantação .............................................................................56
3.2.7 Arquitetura de comunicação com contribuinte........................................57
3.2.8 Geração do arquivo NF-e .......................................................................59
3.2.9 Final do processamento do lote..............................................................59
3.2.10 Assinatura digital do arquivo.................................................................60
3.2.11 Transmissão do arquivo .......................................................................60
3.2.12 Impressão da Danfe .............................................................................61
3.2.13 Relacionamentos eletrônicos B2B........................................................61
3.2.14 Desburocratização e simplificação da atividade tributária ....................63
3.2.15 Agilização dos processos .....................................................................63
3.2.16 Confiança e integridade........................................................................63
3.2.17 NF-e estratégia e logística....................................................................64
3.2.18 Benefícios para a classe contábil .........................................................65
PROPOSTA DE INTERVENÇÃO .....................................................................66
CONCLUSÃO ..................................................................................................68
REFERÊNCIAS ...............................................................................................69
APÊNDICES .....................................................................................................72
ANEXOS ...........................................................................................................81
17
INTRODUÇÃO
O processo de informatização tem avançado de forma acelerada nos
últimos tempos e o Brasil tem acompanhado satisfatoriamente a evolução
dessa área, contribuindo genericamente para a economia de tempo e de
custos.
Em meio a essas transformações, mudanças significativas ocorreram
também na legislação tributária nacional e nos procedimentos contábeis, que
evoluíram do processo manual para o mecânico e atualmente a escrituração é
realizada eletronicamente.
Em janeiro de 2007, o Governo Federal Instituiu O Sistema Público de
Escrituração Digital (SPED), constituindo-se em mais um avanço na
informatização da relação entre o fisco e os contribuintes. O SPED tem por
objetivos principais: promover a integração dos fiscos, mediante padronização
e compartilhamento das informações contábeis e fiscais, respeitadas às
restrições legais; racionalizar e uniformizar as obrigações acessórias para os
contribuintes, com o estabelecimento de transmissão única de distintas
obrigações acessórias de diferentes órgãos fiscalizadores e tornar mais célebre
a identificação de ilícitos tributários, com a melhoria do controle dos processos,
a rapidez no acesso às informações e a fiscalização mais efetiva das
operações com o cruzamento de dados e auditoria eletrônica. O SPED é
composto por três grandes subprojetos: Escrituração Contábil Digital,
Escrituração Fiscal Digital e a NF-e.
A NF-e tem como finalidade a alteração da sistemática atual de emissão
da nota fiscal em papel, por nota eletrônica com validade jurídica para todos os
fins.
Os objetivos dessa pesquisa foram de demonstrar a evolução da nota
fiscal tradicional para a nota fiscal eletrônica; conhecer os procedimentos
necessários para a implantação da NF-e e descrever suas vantagens.
Buscando o aprimoramento dos questionamentos relevantes durante a
pesquisa, levantou-se a seguinte pergunta: a implantação da NF-e traz
benefícios para a escrituração contábil e o controle da documentação das
empresas?
18
A partir desse questionamento, surgiu a hipótese de que a implantação
da NF-e gera uma desburocratização da atividade tributária por meio da
simplificação e cumprimento das suas obrigações acessórias, facilitando a
escrituração contábil.
Para demonstrar a veracidade dessa hipótese foi realizada uma
pesquisa de campo no Escritório Contábil Paulista, no período de fevereiro a
novembro de 2008.
Os métodos e técnicas utilizados para a realização dessa pesquisa
estão descritos no capítulo III.
O presente trabalho está estruturado em três capítulos:
Capítulo I: apresenta o Escritório Paulista, seu histórico, suas principais
atividades, a estrutura organizacional e seu sistema contábil.
Capítulo II: expõe a origem, evolução e finalidade da Nota Fiscal,
conceituando-a através de embasamento teórico.
Capítulo III: descreve o resultado da pesquisa relatando a teoria e a
prática.
Por fim, apresentam-se a proposta de intervenção e a conclusão.
19
CAPÍTULO I
ESCRITÓRIO CONTÁBIL PAULISTA DE LINS
1 HISTÓRICO
O Escritório Contábil Paulista de Lins é uma empresa contábil que foi
fundada em 01 de novembro de 1978, pelo contabilista responsável, in-
memoriam, Senhor Orlando Correa, na cidade de Lins, Estado de São Paulo,
situada na Rua Oswaldo Cruz, nº. 523, Centro. Está inscrita no Cadastro
Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ) sob o nº. 51.528.198/0001-11, Inscrição
Estadual Isenta e no Conselho Regional de Contabilidade do Estado de São
Paulo (CRC-SP) sob o nº. 3. SP.018952/O-4 (Figura 1).
Em 1986, o proprietário e fundador, Sr Orlando Correa, contratou para
gerenciar a empresa o Sr. Cássio Bauléo, convidando-o em 1988 para integrar
a sociedade. Com o falecimento do Sr Orlando Correa em 1992, suas cotas
foram repassadas para sua herdeira e cônjuge, Sr.ª Maria Inês Rodrigues
Corrêa, mantendo a parceria até os dias atuais.
Em 2006, adquiriu-se uma nova empresa, a Herédia Paulista, escritório
de contabilidade, localizada no município de São José do Rio Preto, Estado de
São Paulo, situada na Rua Dório Fernandes, nº. 535, Vila Dório.
O Escritório Paulista, sede Lins, conta atualmente com um quadro de 20
colaboradores, além dos sócios proprietários.
Atua no ramo de prestação de serviços contábeis, cujos clientes são de
diversos segmentos econômicos, tais como: indústria, comércio, prestação de
serviços e entidades do terceiro setor (filantrópicas e sem fins lucrativos),
oferecendo aos mesmos apoios quanto às atividades de planejamento, análise
e controle de custos, gerando dados informativos suficientes para dar suporte
às decisões gerenciais.
Dentro de seu vasto campo de atuação, encontram-se também as
atividades intrínsecas de constituição e legalização de empresas, escriturações
fiscos-contábeis, recursos humanos, consultoria, planejamento tributário,
20
controle orçamentário, entre outras.
Fonte: Elaborado pelos autores, 2008.
Figura 1: Foto da fachada da empresa
1.1 Objetivo
Investir em tecnologia e capacitação profissional é agregar qualidade à
empresa, mas o Escritório Paulista vai além. Dessa forma, seu objetivo tem
sido ao longo desses anos, fazer do uso da tecnologia de ponta e da
capacitação profissional um meio para cumprir os serviços propostos, ou seja,
serviços de auditoria e consultoria ou de contabilidade, transmitindo aos
clientes, ao final de cada trabalho executado, competência, qualidade,
desempenho, confiança e ética, como ação e filosofia de trabalho.
1.2 Estrutura organizacional
21
O Escritório Paulista possui uma estrutura organizacional sólida e bem
definida, representada por diretoria, equipe de apoio, gerência, responsáveis
de departamentos e seus respectivos colaboradores, conforme demonstrado
na Figura 2.
Fonte: Elaborado pelos autores, 2008.
Figura 2: Organograma da empresa
Os ambientes de trabalho estão divididos conforme as Figuras de 3 a 8.
Fonte: Elaborado pelos autores, 2008.
Figura 3: Foto da sala da diretoria
Diretoria
Gerência
Apoio
Contabilidade Fiscal Legalização de Empresas
Departamento Pessoal
22
Fonte: Elaborado pelos autores, 2008.
Figura 4: Foto da sala da gerência
Fonte: Elaborado pelos autores, 2008.
Figura 5: Foto do departamento fiscal
23
Fonte: Elaborado pelos autores, 2008.
Figura 6: Foto do departamento contábil
Fonte: Elaborado pelos autores, 2008.
Figura 7: Foto do departamento pessoal
24
Fonte: Elaborado pelos autores, 2008.
Figura 8: Foto do departamento de legalização de empresas
1.3 Campo de atuação
O Escritório Paulista é um dos 50 estabelecimentos de Lins que exercem
atividades ligadas ao ramo de prestação de serviços de contabilidade,
registrados no CRC-SP, de acordo com dados fornecidos pelo Sindicato dos
Contabilistas de Lins e Região. (SINDCONLINS, 2008).
Quanto aos serviços que são prestados pela empresa, por seu campo
de atuação, destaca-se o vínculo com a legalização e abertura de empresas,
escrituração contábil e fiscal, cumprimento das obrigações trabalhistas e
previdenciárias, consultoria, planejamento tributário e controle orçamentário.
Em um primeiro momento, as atividades diretas, que estão relacionadas
a esse rol de serviços oferecidos, está a constituição e legalização de
empresas, obtendo-se a formalização do contrato social dos clientes e demais
funcionalidades, para que os mesmos possam tomar posse das
documentações legais para exercer as suas atividades comerciais na abertura
25
de sua empresa.
Ocorrendo atos que alterem as cláusulas do contrato original do cliente,
há a necessidade de adequar essas modificações, efetivando, assim, a
alteração contratual, registrando nos devidos órgãos de fiscalização para que
esteja novamente apta e regularmente habilitada na esfera do Código Civil.
Cabe ao Escritório Paulista tomar as devidas providências para a realização
destes serviços.
Da mesma forma, quando se extingue uma empresa, faz-se necessário
que seja procedido com a documentação para confecção do distrato social,
bem como a baixa de seus registros nos órgãos competentes do Município,
Estado e União.
Após a empresa possuir condições para iniciar suas atividades, surge à
necessidade da escrituração fiscal e contábil, da mesma forma, registrando os
fatos contábeis com o objetivo de atender o fisco, providenciando os
recolhimentos dos impostos exigidos pela legislação, mantendo a condição de
empresa regular.
Do mesmo modo, é escriturada toda a documentação de forma a
demonstrar os resultados contábeis alcançados pela empresa em um
determinado período, sendo esse, estabelecido pela Legislação de acordo com
a classificação tributária da empresa.
A partir do momento em que o cliente do escritório possui colaboradores
registrados pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) ou mesmo quando
contrata um prestador de serviço, aciona-se o departamento pessoal para que
sejam providenciados o registro e toda a documentação necessária que
envolva a legislação trabalhista e previdenciária do trabalhador, mantendo
atualizadas todas as obrigações pertinentes ao desenvolvimento das atividades
do empregado nas dependências da empresa.
O Escritório está estruturado e capacitado através de seus profissionais
para dar aos clientes suporte às questões estratégicas e de planejamento
relacionadas à empresa. Apresenta, de forma clara e objetiva, dados,
diagnósticos, orientações e possíveis soluções acerca de um assunto ou
especialidade, através de consultoria prestada por esses profissionais
detentores de conhecimento.
É oferecido às empresas um planejamento tributário que busca manter a
26
saúde e qualidade da vida financeira de cada sociedade, juntamente com o
controle orçamentário, objetivando de maneira única todo o processo financeiro
da empresa.
1.3.1 Serviços prestados
a) área contábil:
- balanços e demonstrações financeiras;
- classificação de documentos;
- conciliação de contas bancárias;
- conciliação das contas de fornecedores;
- elaboração de balancetes de verificação;
- elaboração de custos operacionais;
- fechamento do balanço patrimonial;
- análise do balanço patrimonial e
- demais atividades da área contábil.
b) área fiscal
- escrituração de livros fiscais;
- elaboração de guias de Contribuição para Seguridade Social
(COFINS) e Contribuição para o Programa de Integração Social e
de Formação do Patrimônio do Servidor Público (PIS/PASEP);
- elaboração de guias de Imposto sobre Serviços de Qualquer
Natureza (ISSQN);
- elaboração de guias de Imposto sobre a Renda Retido na Fonte
(IRRF);
- elaboração de guias de Imposto sobre a Renda Pessoa Jurídica
(IRPJ);
- elaboração de guias de Contribuição Social sobre o Lucro Líquido
(CSLL) e demais serviços ligados à área fiscal.
c) área pessoal
- admissão de funcionários, contratos de experiência e
cadastramento no Programa de Integração Social (PIS);
27
- recibos e avisos de férias, folhas de pagamento e salário família;
- recibos de pró-labore dos sócios e recibos de quitação;
- elaboração da Guia da Previdência Social (GPS), Guia de
Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (GRF),
IRRF sobre funcionários e autônomos, relatórios mensais e
anuais da Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
(DIRF) e
- relatórios da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) e
demais serviços ligados à área de pessoal.
d) outros
- abertura de empresas comerciais, industriais, serviços (clínicas,
escolas, laboratórios e outras);
- encerramento de atividade de empresas;
- elaboração e preparação da Declaração de Imposto de Renda
Pessoa Física (IRPF);
- elaboração e preparação do Imposto Territorial Rural (ITR) e
demais declarações acessórias.
1.3.2 Clientes e parcerias
Com a concorrência existente no mercado, conquistar e manter os
clientes devem ser os objetivos primordiais das empresas.
Como diferencial e forma de aprimorar a gestão estratégica do escritório
e ampliar a prestação de serviços ao cliente, para melhor atendê-lo e promover
excelência na execução do trabalho, conta com parcerias em diversas áreas,
como: serviços jurídicos e de advocacia, sistemas de gerenciamento
informatizados, custos, medicina e segurança do trabalho.
Possui, ainda, suporte na atualização das informações contábeis através
de revistas especializadas e focadas na gestão do conhecimento contábil,
tributário e gestão empresarial, integrando, assim, tecnologia da informação e
comunicação às ações estratégicas da empresa.
Outras parcerias que o Escritório Paulista possui são o seu capital
28
intelectual e os seus clientes. Manter a excelência nos serviços prestados pode
reverter em novas e importantes conquistas, maximizando o rol dos clientes,
através do excelente atendimento e o conhecimento específico das atividades
desempenhadas, a fim de tranqüilizá-los e satisfazê-los.
Em meio a essa grande quantidade de prestadores de serviços, o
Escritório Paulista possui hoje uma ampla e diversificada carteira, totalizando
221 clientes, os quais podem ser classificados como pessoa física ou pessoa
jurídica.
Os clientes jurídicos estão divididos entre Microempresa (ME), Empresa
de Pequeno Porte (EPP), enquadradas no Simples Nacional, lucro presumido,
lucro real e outras entidades.
Quanto ao total de empresas enquadradas em cada regime tributário
citado acima, apresentam-se:
a) ME: 87 empresas;
b) EPP: 11 empresas;
c) Lucro Presumido: 82 empresas;
d) Lucro Real: 13 empresas e
e) Outras entidades: 9 empresas.
As principais empresas que compõem essa carteira por critério de porte
são:
a) Henber Transporte e Logística Ltda;
b) Engepesa Construtora de Obras Ltda;
c) Longo Pereira Construtora Ltda;
d) LF Comércio, Importação e Exportação Ltda;
e) Alfa Leather Comércio e Indústria de Couros Ltda;
f) Autaddei Gasolina e Serviços Ltda;
g) Paulimar Agropecuária Ltda e
h) E. I. Trindade Ltda.
1.4 Atuação do contador
No cenário mundial, com a globalização, os avanços da tecnologia
29
influenciaram sobremaneira o mundo dos negócios. Essas mudanças não só
afetaram o perfil das relações empresariais, como também veio acarretar
mudanças no perfil do profissional contábil, cujo trabalho não só se diferenciou
no uso das informações, mas também na relevância de suas atividades.
O Brasil é um dos principais países do Mercado Comum do Sul
(Mercosul). Com isso, os profissionais contábeis devem estar mais conscientes
de sua importância nesse cenário, buscando renovar-se continuamente para
vencer os desafios gerados pelo mercado. (MOURA; FONSECA; DIAS, 2008)
O mercado de trabalho globalizado cria novas oportunidades de
fundamental importância para o contador do novo milênio. Como fornecedor
das reais informações contábeis e financeiras de uma empresa, esse
profissional torna-se um importante comunicador das informações
indispensáveis para a tomada de decisões.
O profissional contábil precisa ser visto como um comunicador de informações essenciais à tomada de decisões, pois a habilidade em avaliar fatos passados, perceber os presentes e predizer eventos futuros pode ser compreendido como fator preponderante ao sucesso empresarial. (SILVA, 2003, p. 3).
O profissional contábil deve ter como objetivo atender as expectativas
dos consumidores externos, os quais tornam-se mais exigentes e seletivos na
escolha de seus produtos e serviços, em decorrência das maiores ofertas
surgidas com as mudanças nos aspectos relacionados às suas atividades.
O profissional contábil deverá mostrar que sua função não deixou de ser importante nos aspectos econômicos e sociais, apesar de a informática substituir o homem em alguns aspectos, a capacidade para interpretar os números e tomar decisões continua sendo requerida pela sociedade humana, pelo cientista do patrimônio com conhecimentos científicos de ordem superior, oferecendo modelos de comportamento de riqueza, o que será requerido por um profissional competente e gabaritado. (MOURA; FONSECA; DIAS, 2008, p.3).
A contabilidade deu um salto importante nas últimas décadas,
impulsionando os profissionais no sentido de alcançar o seu merecido lugar no
cenário econômico e social do nosso país. Logo, algumas forças do mercado
exigem competitividade, dinâmica, habilidade, aprimoramento profissional e a
busca da perfeição.
Os profissionais contábeis têm o papel de solucionar problemas nesse
30
processo, não como responsáveis por decisões, mas como responsáveis pelo
levantamento das informações de dados que interessam aos usuários. Sua
responsabilidade é ter certeza de que o administrador se oriente por dados que
interessam, a fim de tomar a melhor decisão através de seus relatórios,
apresentando, também, as soluções dos problemas e escolhendo o melhor
caminho a ser seguido.
O Escritório Paulista tem como responsável técnico o Contador Sr.
Cássio Bauléo, que exerce a função de facilitador e gerenciador de
informações.
Com vasta experiência profissional no ramo contábil, vem ao longo dos
anos liderando a gestão da empresa, tornando-a sólida e amplamente
desenvolvida.
Brasileiro, casado, natural de São Caetano do Sul, estado de São Paulo,
nascido em 15 de agosto de 1965, formou-se em Técnico de Contabilidade no
ano de 1984.
Freqüentou diversos cursos de aprimoramento profissional, dos quais
cita-se: Proteção Patrimonial, Assistência de Perícia, Marketing Profissional,
Contabilidade do Terceiro Setor, Planejamento Tributário, entre outros.
Iniciou sua carreira em 1980 no Escritório Contábil Becari como Office-
boy, atuou posteriormente na mesma empresa como escriturário fiscal e, logo
após, como escriturário contábil.
Exerceu atividades como Contador nas empresas: Comercial Motolins
Ltda – Concessionária Honda, Cermaco Construtora Ltda – atualmente Longo
Pereira Engenharia e Construções Ltda.
Em 07 de março de 1986, ingressou na empresa Escritório Contábil
Paulista de Lins como gerente geral e em 04 de janeiro de 1988 passou a fazer
parte do quadro societário da mesma empresa, tornando-se, desde então,
empresário contábil.
Foi Presidente da Associação Profissional dos Contabilistas de Lins no
biênio 1990/1992, quando iniciou e participou dos trabalhos para constituição
do Sindicato dos Contabilistas de Lins.
Atualmente, é presidente reeleito da Associação Profissional dos
Contabilistas de Lins (APCL) e do SINDCONLINS.
31
CAPÍTULO II
NOTA FISCAL ELETRÔNICA
2 HISTÓRICO E EVOLUÇÃO DA NOTA FISCAL
2.1 Nota Fiscal Convencional
A Nota Fiscal (NF), segundo Calderelli (1997, p.562), é “a relação
detalhada de mercadorias fornecidas pelo vendedor ao comprador. Documento
que expressa determinados requisitos legais previstos em leis federais e
estaduais”.
Segundo Calderelli (1997), trata-se, portanto, de um documento que
comprova a existência do ato comercial, sendo emitido a cada circulação de
mercadoria, bem ou prestação de serviços. Tem a necessidade maior de
atender às exigências do Fisco quanto ao trânsito das mercadorias e das
operações realizadas entre adquirentes e fornecedores.
“É o documento obrigatório nas operações mercantis, cujo valor
registrado está sujeito ao recolhimento de Impostos de Circulação de
Mercadorias (ICMS), quando for o caso”. (CALDERELLI, 1997, p.562).
A Nota Fiscal é, provavelmente, o documento fiscal mais importante do campo tributário exigido pela legislação. Embora esteja inserida nas obrigações acessórias, é, na maioria das vezes, quem gera obrigação principal, isto quando naturalmente a operação é tributável. Sua legitimidade dar-se-á através da autorização de impressão emitida pela Repartição Fazendária Estadual. (SIQUEIRA, 2008, p.12).
Em se tratando de operação realizada, deve-se atentar para as
informações a respeito do destinatário, inscrição e localização, tipo de
mercadoria, quantidade, valor, ICMS destacado, carimbos afixados por
unidades fiscais por onde ocorreu o trânsito, legalidade de isenções, não
incidência ou imunidade, entre outros. São detalhes que poderão influenciar na
32
compreensão da operação e, conseqüentemente, concluir pela sua
credibilidade ou não. (LIMA, 1993).
Dentre os requisitos de uma NF, de acordo com Damascena (2001),
estão:
a) denominação de NF;
b) número de ordem, série/subsérie e o número da via;
c) natureza da operação, ou seja, venda, devolução, remessa para
demonstração;
d) data de emissão;
e) nome do titular (pessoa física ou jurídica), endereço, inscrição
estadual e CNPJ;
f) nome do destinatário (adquirente de produtos e serviços, endereço,
inscrição estadual e CNPJ);
g) data de saída das mercadorias;
h) discriminação das mercadorias (quantidade, marca, tipo, modelo,
espécie e discriminação possível de produtos);
i) classificação fiscal dos produtos, no caso de produtos
industrializados;
j) base de cálculo do ICMS;
k) nome do transportador, endereço e placa do veículo;
l) forma de acondicionamento dos produtos (quantidade, espécie e
peso) e
m) nome, endereço, inscrição estadual, CNPJ do impressor da nota,
data, quantidade da impressão, número de ordem com respectiva
série/subsérie, bem como número da autorização para impressão de
documentos fiscais.
2.1.1 Objetivo
A NF é um documento fiscal que tem por objetivo o registro de uma
transferência de propriedade sobre um bem ou uma prestação de serviços por
uma empresa a uma pessoa física ou jurídica. Nas situações em que a NF
33
registra transferência de valor monetário entre as partes, a NF também se
destina ao recolhimento de impostos e a não utilização caracteriza sonegação
fiscal. (NOTA FISCAL, 2008).
Entretanto, as NFs podem também serem utilizadas em contextos mais
amplos, como na regularização de doações, transporte de bens, empréstimos
de bens, ou prestação de serviços sem benefício financeiro à empresa
emissora. Uma NF também pode cancelar a validade de outra NF, como por
exemplo, na devolução de produtos ou cancelamento de contratos de serviços.
(NOTA FISCAL, 2008).
2.1.2 Função
A emissão da NF é considerada uma obrigação indispensável, pois
proporciona aos fornecedores e consumidores garantias e deveres ao direito
de fazer reclamações que podem ser comprovadas, e também dá partida ao
sistema tributário, ou seja, que incide sobre os impostos. (DIAS et al., 2006).
Entende-se que é necessário o conhecimento contábil para atender às
necessidades e exigências do fisco quanto ao trânsito das mercadorias e das
operações realizadas entre adquirentes e fornecedores.
Os tributos que fazem parte de sua composição são: o Imposto sobre
Produtos Industrializados (IPI) - imposto federal que incide sobre produtos
industrializados, nacionais e estrangeiros, obedecidas às especificações
constantes da tabela de incidência (decreto 4.544/2002); o ICMS - tributo
estadual que incide sobre a movimentação de produtos, como alimentos,
eletrodomésticos e sobre serviços de transporte interestadual, intermunicipal e
de comunicação; e o ISSQN – imposto municipal, que possui como fato
gerador a receita auferida no mês decorrente da prestação de serviços por
empresas, sociedade econômica ou profissional autônomo com ou sem
estabelecimento físico. (DIAS et al., 2006).
2.1.3 Evolução
34
Há alguns anos, a emissão de uma NF em todos os estabelecimentos
era feita exclusivamente de maneira manual, em blocos de papel. Porém, em
1987, foi criado o cupom fiscal pela Associação dos Fabricantes e
Revendedores de Equipamentos para Automação Comercial, atual Associação
Brasileira de Automação Comercial (AFRAC), tornando-se uma das
responsáveis por sua utilização em todo o território brasileiro. (AFRAC, 2004).
A automação comercial teve início com as máquinas registradoras de
manivela, que automatizavam mecanicamente o controle de caixa. Durante
certo tempo, essas caixas registradoras foram aceitas no Estado de São Paulo
e em mais alguns estados como forma de substituição da NF. O uso da
automação era considerado regime especial: todos os estados poderiam dar
uma permissão individual para o estabelecimento poder usar um equipamento
em vez da NF de preenchimento manual. (AFRAC, 2004).
2.1.3.1 Tipos de Nota Fiscal
Conforme Damascena (2001), os tipos de NF são:
a) Modelo 1 ou 1A – NF de entrada e saída de mercadorias (Anexo A);
b) Modelo 2 ou D – NF de venda ao consumidor. É, em casos
estabelecidos por lei, substituída por cupom fiscal (Anexo B) e
c) Modelo G – NF de prestação de serviços (Anexo C).
A Lei nº 9.532/97 e seus artigos 61º a 63º e o Convênio ECF nº. 01/1998
tornam obrigatória a emissão de cupom fiscal para as empresas com
faturamento acima de R$ 120.000,00 anuais. (BRASIL, 1997).
2.2 Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
A NF Eletrônica enquadra-se na convergência dos objetivos do Projeto
de Modernização da Administração Tributária e Aduaneira da Receita Federal
do Brasil e dos correspondentes programas de Modernização da Administração
35
Tributária dos Estados e Municípios. (BRASIL, 2008b)
Sua finalidade é definir e implementar as regras de negócio, requisitos e
funcionalidades de um processo informatizado para a emissão e controle de
NFs em formato eletrônico. (BRASIL, 2008b)
É, portanto, um dos grandes subprojetos do Sistema Público de
Escrituração Digital (SPED) e faz parte do Programa de Aceleração do
Crescimento (PAC) do Governo Federal. (BRASIL, 2008b)
2.2.1 SPED
Instituído pelo Decreto n° 6.022, de 22 de janeiro de 2007, o projeto do
SPED faz parte do PAC do Governo Federal, PAC 2007-2010, constituindo-se
em mais um avanço na informatização da relação entre o fisco e os
contribuintes. (BRASIL, 2008a).
A Emenda Constitucional nº 42 introduziu o Inciso XXII ao art. 37 da
Constituição Federal, que determina às administrações tributárias da União,
dos Estados, do Distrito Federal e dos municípios atuar de forma integrada,
inclusive com o compartilhamento de cadastros e de informações fiscais,
constituindo-se num marco legal fundamental do cenário de integração e
modernização da Administração Tributária. (BRASIL, 2008b).
Para deferir o disposto da Emenda, foram realizados diversos encontros,
denominados Encontro Nacional dos Administradores e Coordenadores
Tributários Estaduais (ENCAT), sendo o primeiro realizado em julho de 2004,
tendo como participantes titulares das administrações tributárias das esferas
governamentais. (BRASIL, 2008b).
Representa uma iniciativa integrada do Governo Federal, Estadual,
Municipal e do Distrito Federal, com o objetivo de atender a necessidade de
integralização das administrações públicas, no qual criou-se, o SPED.
(BRASIL, 2008b).
O SPED consiste na modernização do sistema atual do cumprimento
das obrigações acessórias, transmitidas pelos contribuintes às administrações
tributárias e aos órgãos fiscalizadores, utilizando-se da certificação digital para
36
fins de assinatura dos documentos eletrônicos, garantindo, assim, a validade
jurídica dos mesmos apenas na sua forma digital. (BRASIL, 2008d).
O SPED trará aos contribuintes o benefício de simplificação e
racionalização de obrigações acessórias, além de proporcionar agilidade dos
procedimentos sujeitos ao controle da administração tributária e a redução de
custos com armazenamento de documentos em papel, sendo assim, deixando
de ser obrigatória a impressão em papel especial, pois essa documentação
fiscal estará nos Sistemas de Informações (SI) através de arquivos digitais.
(BRASIL, 2008b).
Esse sistema garantirá a integridade das informações, o que torna
possível eliminar a digitação de NFs, redução de custos com pessoal e
eliminação de eventuais distorções de dados, que ocasionam falhas nos
cálculos dos impostos.
O objetivo do SPED é promover a integração dos fiscos, mediante a
padronização e compartilhamento das informações contábeis e fiscais,
respeitadas as restrições legais; racionalizar e uniformizar as padronizações
acessórias para os contribuintes, com o estabelecimento de transição única de
distintas obrigações acessórias de diferentes órgãos fiscalizadores; e, tornar
mais célebre a identificação de ilícitos tributários, com a melhoria do controle
dos processos, a rapidez no acesso às informações e a fiscalização mais
efetiva das operações com o dados e auditoria eletrônica. (BRASIL, 2008d).
O SPED é composto por três grandes subprojetos, sendo: Escrituração
Contábil Digital, Escrituração Fiscal Digital e NF-e no Ambiente Nacional
mantendo parceria com vinte instituições, entre órgãos públicos, conselhos de
classe, associações e entidades civis, na construção conjunta do projeto.
2.2.1.1 Subprojetos do SPED
O SPED (BRASIL, 2008d) é composto por:
a) SPED Contábil: é a substituição dos livros da escrituração mercantil
pelos seus equivalentes digitais. A partir do seu sistema de
contabilidade, a empresa gera um arquivo digital. Devido às
37
peculiaridades das diversas legislações que trata da matéria, esse
arquivo pode ser tratado pelos sinônimos de Livro Diário Digital,
Escrituração Contábil Digital (ECD) ou Escrituração Contábil em forma
eletrônica. Esse arquivo é submetido ao Programa Validador e
Assinador (PVA) fornecido pelo SPED.
b) SPED Fiscal: é um arquivo digital que se constitui de um conjunto de
escriturações de documentos fiscais e de outras informações de
interesse dos fiscos das unidades federadas e da Secretaria da
Receita Federal do Brasil (RFB), bem como de registros de apuração
de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo
contribuinte. Esse arquivo deverá ser assinado digitalmente e,
transmitido via Internet, ao ambiente SPED. A partir de sua base de
dados, a empresa deverá gerar um arquivo digital de acordo com o
layout estabelecido em Ato Cotepe, informando todos os documentos
fiscais e outras informações de interesse dos fiscos federal e
estadual, referentes ao período de apuração dos impostos ICMS e IPI.
Esse arquivo deverá ser submetido à importação e validação pelo
PVA fornecido pelo SPED.
c) NF-e: é a integração do processo de controle fiscal, no qual a
empresa emissora de NF-e gerará um arquivo eletrônico contendo as
informações fiscais da operação comercial, que deverá ser assinado
digitalmente de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria
do emissor e emitir pela internet para a Secretaria da Fazenda que
fará uma pré-validação do arquivo e devolverá o protocolo de
recebimento para autorizar o trânsito da mercadoria.
2.2.2 Justificativa da NF-e
A busca pela integração e modernização da Administração Tributária
relaciona-se à forma federativa adotada pelo Estado Brasileiro. Nesse contexto,
a União, os Estados, o Distrito Federal e os Municípios são dotados de
autonomia política, administrativa e financeira, estando suas atribuições,
38
limitações e competências previstas na Constituição Federal, que concede a
cada esfera de governo a competência de instituir e administrar os respectivos
tributos. (BRASIL, 2008b).
A integração e cooperação entre administrações tributárias têm sido
temas muito debatidos em países federativos, especialmente naqueles que,
como o Brasil, possuem forte grau de descentralização fiscal. Nesses países, a
autonomia tributária tem gerado, tradicionalmente, multiplicidade de rotinas de
trabalho, burocracia, baixo grau de troca de informações e falta de
compatibilidade entre os dados econômico-fiscais dos contribuintes. (BRASIL,
2008b).
Para os cidadãos, o Estado mostra-se multifacetado, ineficiente e
moroso. Para o governo, o controle apresenta-se difícil porque falta a visão
integrada das ações dos contribuintes. Para o País, o custo público e privado
do cumprimento das obrigações tributárias torna-se alto, criando um claro
empecilho ao investimento e geração de empregos. (BRASIL, 2008b).
Com o advento da sociedade da informação os agentes econômicos aumentaram a sua mobilidade, exercendo ações em todo o território nacional e deixando de estar restritos ao conceito de jurisdição territorial. Em decorrência, é comum que empresas sejam contribuintes, simultaneamente, de diversos governos, em nível federal, estadual ou municipal. A conseqüência direta deste modelo é que os bons contribuintes acabam penalizados pela burocracia, pois têm que lidar com procedimentos e normas diversos em cada unidade da federação ou município. (BRASIL, 2008b, p.1).
As administrações tributárias enfrentam o grande desafio de adaptarem-
se aos processos de globalização e de digitalização do comércio e das
transações entre contribuintes. Os volumes de transações efetuadas e os
montantes de recursos movimentados crescem num ritmo intenso e, na mesma
proporção, aumentam os custos inerentes à necessidade do Estado de
detectar e prevenir a evasão tributária.
No que se refere às administrações tributárias, há a necessidade de
despender grandes somas de recursos para captar, tratar, armazenar e
disponibilizar informações sobre as operações realizadas pelos contribuintes,
administrando um volume de obrigações acessórias que acompanha o
surgimento de novas hipóteses de evasão.
No que tange aos contribuintes, há a necessidade de alocar recursos
39
humanos e materiais vultosos para o registro, contabilidade, armazenamento,
auditoria interna e prestação de informações às diferentes esferas de governo
que, no cumprimento das suas atribuições legais, as demandam, usualmente
por intermédio de declarações e outras obrigações acessórias.
Indubitavelmente, o custo inerente ao grande volume de documentos em papel
que circulam e são armazenados, tanto pela administração tributária como
pelos contribuintes, é substancialmente elevado.
Portanto, a integração e compartilhamento de informações têm o
objetivo de racionalizar e modernizar a administração tributária brasileira,
reduzindo custos e entraves burocráticos, facilitando o cumprimento das
obrigações tributárias e o pagamento de impostos e contribuições, além de
fortalecer o controle e a fiscalização por meio de intercâmbio de informações
entre as administrações tributárias. (BRASIL, 2008b)
De modo geral, o projeto justifica-se pela necessidade de investimento
público voltado para a redução da burocracia do comércio e dos entraves
administrativos enfrentados pelos empresários do País, exigindo a
modernização das administrações tributária nas três esferas de governo.
(BRASIL, 2008b).
O projeto prevê ainda o investimento em tecnologia de forma a
modernizar o parque tecnológico e os sistemas de informação, ampliando a
capacidade de atendimento das unidades administrativas. (BRASIL, 2008b).
2.2.3 Proposta da NF-e
Tem como objetivo implantar um modelo nacional de documento fiscal
eletrônico para substituir a metodologia atual da emissão do documento fiscal
em papel. Em um primeiro momento, será implantada para os modelos 1 e 1A,
simplificando, assim, as obrigações acessórias dos contribuintes e permitindo o
acompanhamento em tempo real das operações comerciais pelo Fisco,
cruzando eletronicamente as informações, com validade jurídica garantida pela
assinatura digital do remetente. Essa idéia ganhou forma depois da chegada da
certificação digital das assinaturas das pessoas e empresas.
40
“A NF-e é uma forma eficaz e quase perfeita para aperfeiçoar os
controles fiscais, combater a sonegação e, por conseguinte, promover o
aumento da arrecadação de tributos”. (KIDO; MÜLLER; PILAR, 2008, p.19).
A NF-e vem para promover a integração dos sistemas de fiscalização
tanto para o governo federal, quanto aos estadual e municipal, tornando-os,
assim, padronizados, além dos benefícios proporcionados ao profissional
contábil, empresa, consumidor, sociedade, dentre outros. Ela constitui enorme
avanço que facilita a vida do contribuinte e as atividades de fiscalização sobre
prestações e operações tributadas pelo ICMS e IPI.
Esse projeto está voltado para a redução da burocracia do comércio e
dos obstáculos administrativos que os empresários do país enfrentam,
investindo em tecnologia de forma a modernizar os sistemas de informações e
pela exigência da atualização das administrações tributárias.
2.2.4 Objetivo da NF-e
O Projeto NF-e tem como objetivo a implantação de um modelo nacional
de documento fiscal eletrônico que venha substituir a sistemática atual de
emissão do documento fiscal em papel, com validade jurídica garantida pela
assinatura digital do remetente, simplificando as obrigações acessórias dos
contribuintes e permitindo, ao mesmo tempo, o acompanhamento em tempo
real das operações comerciais pelo Fisco. (BRASIL, 2008b)
A implantação da NF-e constitui grande avanço para facilitar a vida do
contribuinte e as atividades de fiscalização sobre operações e prestações
tributadas pelo ICMS e pelo IPI. Em um momento inicial, a NF-e será emitida
apenas por grandes contribuintes, substituindo os modelos, em papel.
(BRASIL, 2008b)
É um documento fiscal, sujeito a controle e averiguação por parte das
autoridades fazendárias, permitindo o cálculo e o recolhimento de impostos, de
acordo com a legislação. Não utilizar NF implica em sonegação por parte do
vendedor. O comprador também está caracterizado como parte da transação
ilegal, sendo nesse caso, receptador de mercadoria não legalizada,
41
especialmente em situações de trânsito de mercadorias. (BRASIL, 2008b)
2.2.5 Vantagens da NF-e
A NF-e enquadra-se na convergência dos objetivos do Projeto de
Modernização da Administração Tributária e Aduaneira da Receita Federal do
Brasil e dos correspondentes programas de Modernização da Administração
Tributária dos Estados e Municípios para definir e implementar as regras de
negócio, requisitos e funcionalidades de um processo informatizado para a
emissão e controle de NFs em formato eletrônico. (BRASIL, 2008a)
Do ponto de vista do contribuinte, a NF eletrônica permitirá ganhos
referentes à redução de custos na: emissão, impressão e armazenagem de
NFs, além da facilidade e padronização no cumprimento de obrigações
acessórias perante todas as unidades federadas. (BRASIL, 2008a).
Do ponto de vista do fisco, a NF eletrônica permitirá benefícios para: a
administração tributária, para a empresa, para o consumidor e para o
contabilista, ou seja, a todos os envolvidos em uma transação comercial.
(BRASIL, 2008a)
2.2.5.1 Benefícios para a administração tributária
a) maior interação administrativa;
b) padronização e melhor qualidade das informações;
c) maior eficácia da fiscalização (controle fiscal), possibilitando um
melhor intercâmbio e compartilhamento de informação entre os fiscos;
d) aumento da confiabilidade fiscal;
e) redução de custos no processo de controle de NFs capturadas pela
fiscalização de mercadorias em trânsito;
f) diminuição da sonegação e aumento da arrecadação;
g) suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil da Secretaria
42
da Receita Federal e demais Secretarias de Fazendas Estaduais e
h) suporte aos projetos de escrituração eletrônica fiscal da Secretaria da
Receita Federal e demais Secretarias de Fazendas Estaduais.
2.2.5.2 Benefícios para a empresa
a) redução de custos com impressão, aquisição de papel, armazenagem
e envio do documento fiscal;
b) redução de tempo de parada de caminhões em postos fiscais de
fronteira;
c) simplificação de obrigações acessórias, como dispensa de
Autorização para Impressão de Documentos Fiscais (AIDF) e
d) incentivo ao uso de relacionamentos eletrônicos com clientes, como o
Business to Business (B2B).
2.2.5.3 Benefícios para o consumidor
a) eliminação da digitação de NFs na recepção de mercadorias;
b) planejamento de logística de entrega pela recepção antecipada da
informação NF-e;
c) redução de erros de escrituração devido a erros de digitação de NFs e
d) incentivo ao uso de relacionamentos eletrônicos com fornecedores.
2.2.5.4 Benefícios para o contabilista
a) facilita e simplifica a escrituração fiscal;
b) agilidade nas obtenção de informações e
c) oportunidade de serviços e consultoria ligados à NF-e.
43
2.2.5.5 Benefícios para a sociedade
a) redução de consumo de papel, impacto ecológico;
b) incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias;
c) padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas e
d) surgimento de oportunidades de negócios e empregos na prestação
de serviços ligados à NF-e.
2.2.6 Características da NF-e
A NF-e é um documento digital que atende aos padrões definidos na
Medida Provisória 2.200/01, no formato Extended Markup Language (XML)
com garantia de integridade e autoria. É certificada através de assinatura digital
do emitente e definidos pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileiras
(ICP-Brasil). (MOREIRA, 2007).
A ICP-Brasil é um conjunto de entidades, padrões técnicos e regulamentos, elaborados para suportar um sistema criptográfico com base em certificados digitais. Criada a partir da percepção do Governo Federal na importância de se regulamentar as atividades de certificação digital no País, denota maior segurança nas transações eletrônicas e incentiva a utilização da Internet como meio para a realização de negócios. (ICP-BRASIL, 2008, p.1).
A mesma contém um código numérico que pode ser fornecido através
de algoritmo, que é obtido pela administração tributária que junto com o CNPJ
do emitente e o número da NF-e, em que formará a chave de acesso de
identificação da mesma. (MOREIRA, 2007).
Para ser válida, a NF-e deverá ser enviada eletronicamente e autorizada
pelo fisco antes da saída da mercadoria e do envio ao destinatário. A
transmissão será feita via internet, através de protocolo de segurança ou
códigos, em seguida, será transmitida para a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) e
não poderá mais ser alterada, porém poderá ser cancelada. (MOREIRA, 2007).
As mesmas devem ser emitidas em ordem crescente e consecutiva, sem
44
reaproveitamento dos números cancelados, nem duplicidade e se o
destinatário desejar, solicitará confirmação do recebimento. (MOREIRA, 2007).
2.2.7 Obrigatoriedade da emissão da NF-e
A obrigatoriedade de implantação da NF-e se aplica a todas as
operações efetuadas em estabelecimentos dos contribuintes cujo ramo de
atividade está relacionado no Quadro 1, havendo cronograma a ser cumprido.
Contribuinte Data de obrigatoriedade
I – fabricante de cigarros 1º de abril de 2008
II – distribuidores ou atacadista de cigarros 1º de abril de 2008
III – produtores, formuladores e importadores de combustíveis líquidos, definidos e autorizados por órgão federal competente
1º de abril de 2008
IV – distribuidores de combustíveis líquidos, assim definidos e autorizados por órgão federal competente
1º de abril de 2008
V – Transportadores e Revendedores Retalhistas (TRR), assim definidos e autorizados por órgão federal competente
1º de abril de 2008
VI – fabricantes de automóveis, caminhonetes, utilitários, caminhões, ônibus e motocicletas
1º de setembro de 2008
VII – fabricantes de cimento 1º de setembro de 2008
VIII – fabricantes, distribuidores e comerciantes atacadistas de medicamentos alopáticos para uso humano
1º de setembro de 2008
IX – frigoríficos e atacadistas que promoverem as saídas de carnes frescas, refrigeradas ou congeladas das espécies bovinas, suínas, bufalinas e avícolas.
1º de setembro de 2008
X – fabricantes de bebidas alcoólicas, cervejas e chopes 1º de setembro de 2008
XI – fabricantes de refrigerantes 1º de setembro de 2008
XII – agentes que assumem o papel de fornecedores de energia elétrica
1º de setembro de 2008
XIII – fabricante de semi-acabados, laminados planos ou longos, relaminados e perfilados de aço
1º de setembro de 2008
XIV – fabricantes de ferro-gusa 1º de setembro de 2008
Fonte: BRASIL, 2008a, p.1. Quadro 1: Cronograma de implementação da NF-e
45
A exigência deve atingir cerca de 5 mil empresas e será para operações
de vendas, inclusive nas interestaduais, ocorridas em todos os Estados e
Distrito Federal. O projeto da NF-e é de interesse nacional e está sendo gerido
em parceria pela União, através da Receita Federal do Brasil e pelos Estados e
Distrito Federal, por intermédio das respectivas Secretarias de Fazenda.
(BRASIL, 2008c).
Atualmente, as emissões de NF-e são espontâneas, tendo sido emitidas
até hoje mais de cinco milhões de documentos, no valor total de R$ 39,5
bilhões de reais, por empresas que aderiram por vontade própria ao sistema. O
projeto foi construído em um modelo de gestão que conta com a participação
de representantes das empresas em fóruns criados para tal fim, como um
Comitê Gestor de Documentos Fiscais Eletrônicos. (BRASIL, 2008c).
Além do mesmo, está prevista no PAC, a proposta de Reforma
Tributária, recentemente enviada ao Congresso Nacional, a qual define no seu
artigo 5° que não terão direito aos recursos do Fundo de Equalização de
Receitas (FER) o Distrito Federal e os Estados que não implementarem a
emissão eletrônica de documentos fiscais e a escrituração fiscal e contábil, por
via do SPED, nos prazos a serem definidos por lei complementar. (BRASIL,
2008c).
Sobre o FER, segundo Mantega (2008):
Propõe-se a criação do Fundo de Equalização de Receitas (FER) para ressarcimento dos estados por eventuais perdas no processo de transição do ICMS. Alocação decrescente para compensar a desoneração das exportações e crescente para compensar eventuais perdas decorrentes da Reforma. A proposta é destinar ao Fundo de Equalização de Receitas os recursos hoje destinados à compensação dos Estados pela Desoneração das exportações. No longo prazo, pretende-se que os recursos do FER sejam distribuídos por critérios de equalização, contribuindo para racionalizar o modelo de partilha federativa atual. (MANTEGA, 2008, p.14).
A NF-e representa uma grande esperança do governo em ter, de uma
vez por todas, a balança comercial dos estados em números inquestionáveis,
possibilitando o cálculo de eventuais ganhos ou perdas dos mesmos, em
virtude de alterações nas alíquotas do ICMS. (BRASIL, 2008c).
2.2.7.1 Credenciamento
46
Para iniciar a emissão das NF-e, os contribuintes devem fazer o
credenciamento através da Secretaria de Fazenda Estadual, sendo necessário,
segundo Brasil (2008c):
a) requerimento digitado ao Diretor da Receita Estadual no qual conste
a estimativa da quantidade de NF-e a serem emitidas por hora, por
dia e mês. Nele, deve constar a estratégia de implantação do projeto
no estabelecimento do contribuinte e definição de prazos, o nome do
responsável técnico pelo projeto, com telefone e endereço
eletrônico;
b) cópia reprográfica do contrato social ou procuração que outorgue
poder de representação legal ao signatário do pedido e cópia da sua
Carteira de Identidade e
c) certidões negativas de débitos federais, estaduais e municipais.
É necessário que a empresa tenha alguns requisitos operacionais para a
autorização de emissão da NF-e, tendo que fazer a manutenção e requisitos
necessários ao bom funcionamento da infra-estrutura e dos subsistemas que
envolvem a implantação da NF-e.
2.2.8 Projeto piloto
A primeira fase de implantação do projeto da NF-e teve início em 03 de
abril de 2006, através do recebimento pela Secretaria da Fazenda de São
Paulo das NFs eletrônicas das empresas participantes do projeto piloto,
objetivando o ajuste e a adequação do modelo. (BRASIL, 2008d).
Para o projeto piloto, foram convidadas diversas empresas
representativas de vários segmentos econômicos. Foram 19 empresas que
aceitaram o desafio da parceria entre Fisco e Contribuinte.
As empresas que fizeram parte do projeto piloto são: BR Distribuidora de
Petróleo, Cervejarias Kaiser S.A., Companhia Ultragaz S.A., Eletropaulo
Metropolitana Eletricidade de São Paulo S.A., Eurofarma Laboratórios Ltda.,
Ford Motor Company Brasil Ltda., General Motors do Brasil Ltda., Gerdau Aços
Longos S.A., Office Net do Brasil S.A., Petróleo Brasileiro S.A. (Petrobrás),
47
Robert Bosch Limitada, Sadia S.A., Siemens VDO Automotive Ltda., Souza
Cruz S.A., Telefônica – Telesp Telecomunicações de São Paulo S.A., Toyota
do Brasil, Dimed Distribuidora de Medicamentos S.A., Volkswagen do Brasil
Indústria de Veículos Automotores Ltda. e Wickbold & Nosso Pão Indústrias
Alimentícias Ltda. (BRASIL, 2008d).
A NF-e será uma forte mudança cultural, pois deixará de lado toda a documentação em papel, alterando para o documento armazenado apenas digitalmente. Em função das dimensões desta mudança cultural, além do uso de nova tecnologia, a implantação precisa ser executada gradualmente, iniciando com empresas de grande porte. (KIDO; MÜLLER; PILAR, 2008, p.19).
2.2.9 Descrição do modelo operacional
Quanto ao modelo operacional, descreve-se que a empresa emissora de
NF-e gerará um arquivo eletrônico, contendo as informações fiscais da
operação comercial, o qual deverá ser assinado digitalmente, de maneira a
garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. Esse arquivo
eletrônico que corresponderá à NF-e, será transmitido pela internet para a
Secretaria da Fazenda de jurisdição do contribuinte que fará uma pré-validação
do arquivo e devolverá um protocolo de recebimento, a Autorização de Uso,
sem o qual não poderá haver o trânsito da mercadoria. (BRASIL, 2008b).
A NF-e também será transmitida para a Receita Federal, que será
repositório nacional de todas as NF-e emitidas em ambiente nacional, e, no
caso de operação interestadual, para a Secretaria de Fazenda de destino da
operação e Superintendência da Zona Franca de Manaus (Suframa), no caso
de mercadorias destinadas às áreas incentivadas.
As Secretarias de Fazenda e a RFB, em Ambiente Nacional,
disponibilizarão consulta, através internet, para o destinatário e outros legítimos
interessados, que detenham a chave de acesso do documento eletrônico.
Para acompanhar o trânsito da mercadoria será impressa uma
representação gráfica simplificada da NF Eletrônica, intitulado Documento
Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), em papel comum, em única via,
que conterá impressa, em destaque, a chave de acesso para consulta da NF-e
48
na internet e um código de barras bi-dimensional que facilitará a captura e a
confirmação de informações da NF-e pelas unidades fiscais.
O DANFE não é uma NF e nem a substitui, servindo apenas como
instrumento auxiliar para consulta da NF-e, pois contém a chave de acesso da
NF-e, que permite ao detentor desse documento confirmar a efetiva existência
da NF-e através do Ambiente Nacional - RFB ou site da SEFAZ na internet.
O contribuinte destinatário, não emissor de NF-e, poderá escriturar os
dados contidos no DANFE para a escrituração da nota, sendo que sua validade
ficará vinculada à efetiva existência da NF-e nos arquivos das administrações
tributárias envolvidas no processo, comprovada através da emissão da
Autorização de Uso.
O contribuinte emitente da NF-e realizará a escrituração a partir da
emissão e recebimento da mesma, sendo o processo constituído das seguintes
etapas do modelo operacional, de acordo com Brasil (2008b):
a) Etapa 1: habilitação do contribuinte como emissor da NF-e;
b) Etapa 2: emissão e transmissão da NF-e;
c) Etapa 3: consulta da NF-e;
d) Etapa 4: envio da NF-e à RFB e a Secretaria de Fazenda e
e) Etapa 5: confirmação de recebimento da NF-e pelo destinatário.
2.2.10 DANFE
O DANFE é uma representação simplificada da NF-e, mas não é e não
substitui ou se confunde com uma NF-e. Possui as seguintes funções (BRASIL,
2008b):
a) conter a chave numérica com 44 posições para consulta das
informações da NF-e - Chave de Acesso;
b) acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo informações
básicas sobre a operação (emitente, destinatário e valores) e
c) auxiliar na escrituração das operações documentadas por NF-e, no
caso do destinatário não ser contribuinte credenciado a emitir NF-e.
O DANFE possui como características (BRASIL, 2008b):
49
a) sua impressão deve ser realizada pelo vendedor da mercadoria
antes da circulação da mesma;
b) somente poderá ser utilizado para transitar com as mercadorias
após a concessão da Autorização de Uso da respectiva NF-e;
c) quando a legislação tributária exigir a utilização específica de vias
adicionais das NFs, modelo 1 ou 1-A, o contribuinte credenciado a
emitir NF-e deverá imprimir o DANFE em tantas cópias quantas
forem necessárias para atender à exigência, sendo todas elas
consideradas originais;
d) deverá ser impresso em papel comum, exceto papel jornal, de
tamanho A4 (210 x 297 mm), podendo ser utilizadas folhas soltas,
formulário contínuo, formulário pré-impresso ou formulário de
segurança;
e) poderá conter outros elementos gráficos, desde que não
prejudiquem a leitura do seu conteúdo ou do código de barras por
leitor óptico;
f) é permitido o deslocamento do comprovante de entrega, na forma de
canhoto destacável, da extremidade inferior para a lateral direita ou
para a extremidade superior do DANFE;
g) a aposição de carimbos no DANFE, quando do trânsito da
mercadoria, deverá ser feita em seu verso;
h) poderão ser impressas, no verso do DANFE, informações
complementares de interesse do emitente, hipótese em que deverá
ser reservado espaço de, no mínimo, 10 x 15 cm, em qualquer
sentido, para atendimento ao disposto acima. Cabe ressaltar que o
DANFE não é, não substitui e não se confunde com uma NF-e;
i) a Secretaria da Fazenda poderá, por regime especial, autorizar o
contribuinte a alterar o layout do DANFE previsto em Ato Cotepe,
para adequá-lo às operações por ele praticadas, desde que
mantidos os campos obrigatórios da NF-e que constem no DANFE.
O DANFE deve ser impresso pelo emitente da NF-e antes da circulação
da mercadoria, pois o trânsito de uma mercadoria documentada por uma NF-e
sempre deverá estar acompanhado do DANFE correspondente.
Respeitada a condição anteriormente descrita, o DANFE poderá ser
50
impresso ou reimpresso a qualquer momento para atender às obrigações
tributárias dos contribuintes envolvidos, devendo, nos casos de reimpressão,
constar essa informação no referido documento.
Para que não haja nenhuma divergência entre o DANFE e a NF-e, o
ideal é que o DANFE seja impresso pelo mesmo sistema gerador da NF-e. Não
poderá haver divergências entre a NF-e e sua representação gráfica (DANFE).
Nos casos de operações interestaduais e de exportação, o DANFE
poderá acompanhar as mercadorias no lugar da NF-e, que substitui a NF em
papel modelos 1 ou 1A e o DANFE que é aceito no trânsito interestadual da
mercadoria e no trânsito até o embarque da mercadoria nas operações de
exportação.
A Receita Federal, os demais Estados da Federação e o Distrito Federal
aprovaram o modelo de NF-e e, independentemente, de determinada Unidade
da Federação estar ou não preparada para que seus contribuintes sejam
emissores de NF-e, o modelo é reconhecido como hábil para acompanhar o
trânsito e o recebimento de mercadorias no território nacional.
A regra geral é que o emitente e o destinatário deverão manter em
arquivo digital as NF-e pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a
guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração
tributária, quando solicitado. Assim, o emitente e o destinatário deverão
armazenar apenas o arquivo digital.
No caso da empresa destinatária das mercadorias e da NF-e, emitente
de NF-e, ela não precisará, portanto, guardar o DANFE, pois está obrigada a
receber a NF-e, devendo guardar apenas o arquivo digital recebido.
Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de
NF-e, o destinatário poderá, alternativamente, manter em arquivo o DANFE
relativo à NF-e da operação pelo prazo decadencial estabelecido pela
legislação em substituição ao arquivo eletrônico da NF-e, devendo ser
apresentado à administração tributária, quando solicitado.
O destinatário sempre deverá verificar a validade da assinatura digital e
a autenticidade do arquivo digital da NF-e e a concessão da Autorização de
Uso da NF-e.
51
CAPÍTULO III
PROJETO DA NF-e
3 MANUAL DE IMPLANTAÇÃO DA NF-e
Os dados contidos nesse capítulo e as informações que deram base ao
presente estudo foram colhidos através de uma pesquisa de campo realizada
no período de fevereiro a outubro de 2008 em uma empresa local.
Através da pesquisa foi possível o acesso ao manual de implantação do
projeto da NF-e e às suas normas. As instruções principais foram extraídas dos
sites desenvolvidos pelo Governo Federal específicos para consulta do projeto
da NF-e.
A proposta da pesquisa é dar orientação sobre o processo de
implantação do modelo nacional de documento fiscal eletrônico que substituirá
a sistemática atual de emissão do documento fiscal em papel, com validade
jurídica garantida pela assinatura digital do remetente, simplificando as
obrigações acessórias dos contribuintes e permitindo, ao mesmo tempo, o
acompanhamento em tempo real das operações comerciais pelo Fisco.
Para tal, foi realizada uma pesquisa de campo com o intuito de
pesquisar sobre o impacto da implantação da NF-e e sua aplicabilidade nas
empresas clientes do Escritório Contábil Paulista de Lins, localizado na Rua
Oswaldo Cruz, nº. 523, Centro, na cidade de Lins, Estado de São Paulo.
Os métodos de pesquisa utilizados foram: estudo de caso, observação
sistemática e método histórico.
O método de estudo de caso foi realizado no Escritório Paulista com a
finalidade de verificar a elaboração da contabilidade fiscal e dos procedimentos
necessários para a implantação da NF-e nas empresas.
No método de observação sistemática foram observados, analisados e
acompanhados os procedimentos de implantação da NF-e quanto aos
benefícios trazidos à empresa, bem como as vantagens e desvantagens
acarretadas.
52
No método histórico foi estudado sobre a origem, os dados e a evolução
da história da NF desde o modelo manual até o eletrônico como suporte para
desenvolvimento do estudo de caso e seu progresso na referida empresa.
As técnicas utilizadas foram:
a) roteiro de estudo de caso (Apêndice A).
b) roteiro de observação sistemática (Apêndice B).
c) roteiro do histórico da nf-e nas empresas clientes do Escritório
Paulista (Apêndice C).
d) roteiro de entrevista para os sócios-proprietários do Escritório
Paulista (Apêndice D).
e) roteiro de entrevista para o contador do Escritório Paulista (Apêndice
E).
f) roteiro de entrevista para o analista da secretaria da fazenda
(Apêndice F).
g) roteiro de entrevista para o profissional contábil (Apêndice G).
h) roteiro de entrevista para o auditor fiscal (Apêndice H).
É de importância fundamental para uma empresa ser acompanhada pela
equipe de um escritório de contabilidade, pois representa uma estratégia
importante necessária para se sobressair no mercado e cumprir com as
obrigações acessórias instituídas pela legislação.
3.1 Processo de implantação da NF-e no Escritório Paulista
O Escritório Paulista é uma empresa que exerce atividades ligadas ao
ramo de prestação de serviços contábeis, por esse motivo, não há até o
momento a obrigatoriedade da implantação da NF-e.
Devido ao fato de a empresa prestar esses serviços, há a necessidade
de estar devidamente preparada e muito bem estruturada para dar suporte aos
clientes quanto ao projeto.
Os clientes do escritório, por serem diversificados quanto ao ramo de
atividade, há os que se enquadram e aqueles que não se enquadram nesta
obrigatoriedade. Até o dado momento, não foi realizada nenhuma implantação
53
nessas empresas-clientes, não havendo ainda previsão para implantação no
ano de 2008, conforme consta no calendário divulgado pelo governo.
Para os que pretenderem voluntariamente se inserir neste projeto ou que
terá que fazê-lo, por obrigatoriedade, será fornecido os passos necessários
para a implantação da NF-e.
3.2 Processo de implantação da NF-e nas empresas
O objetivo do projeto é integrar e compartilhar as informações como
forma de racionalizar e modernizar a administração tributária brasileira.
Para implementá-la, as empresas devem seguir o cronograma
estipulado pelo ENCAT. Esse processo se inicia com a autorização e inclusão
do contribuinte.
3.2.1 Autorização e inclusão do contribuinte
Para incluir e autorizar a atuação de um contribuinte no ambiente de
produção do Sefaz Virtual em Ambiente Nacional (SVAN), a empresa deverá
enviar um e-mail para a Secretaria Estadual de Fazenda correspondente à
Unidade Federativa (UF) onde a empresa está situada, contendo suas
informações cadastrais, conforme modelo apresentado no Quadro 2. (BRASIL,
2008b).
Vale ressaltar que o contribuinte com pendências com o fisco seja qual
for o âmbito, Federal, Estadual ou Municipal, não terá sua inclusão no projeto.
Além dos dados cadastrais, deverão ser enviados os certificados digitais
de cada um dos aplicativos dos clientes que utilizarão as funcionalidades do
SEFAZ Virtual. Este deverá ser adquirido junto à Autoridade Certificadora
credenciada pela ICP-Brasil, devendo conter o CNPJ do estabelecimento ou de
sua matriz. Um certificado é um documento digital que ajuda a verificar a
identidade de uma pessoa ou site. A partir do certificado digital obtido, poderá
54
ser extraída a cadeia de autorização a ser instalada no ambiente
computacional da empresa.
De: (Responsável na empresa)
Para: (Responsável na Secretaria Estadual de Fazenda) Assunto: SEFAZ Virtual: Informações de Cadastro
À SEFAZ
Seguem as informações solicitadas para autorização do seguinte
contribuinte, para atuar como emissor de Nota Fiscal Eletrônica junto à
SEFAZ Virtual no ambiente de produção:
Razão Social:
UF onde o emissor está autorizado a emitir NF-e: CNPJ Matriz:
Inscrição Estadual:
Contatos do Responsável na Empresa:
Fonte: BRASIL, 2008b, p.1.
Quadro 2: Modelo de e-mail para autorização de contribuinte no ambiente de
produção do SVAN
3.2.2 Ferramentas de implantação
O modelo da NF-e parte do pressuposto da geração de um arquivo
digital no ambiente da empresa que deverá ser assinado digitalmente e
enviado para o site da SEFAZ. Atualmente, várias empresas de tecnologia,
inclusive a SEFAZ, disponibilizam modelos de software com o objetivo de
facilitar e simplificar a adequação à legislação.
Cada empresa utilizará um software de sua preferência que se enquadre
melhor às suas necessidades, levando em consideração o volume de NFs e a
compatibilidade com seu banco de dados. O acesso à internet é indispensável
já que a troca de informações entre a empresa e a SEFAZ será pelo padrão
55
Web Service ou, no caso de empresas de pequeno e médio porte, a conexão
com os Web Services será por meio de aplicativos disponíveis no portal da
SEFAZ.
Web Service é uma solução utilizada na integração de sistemas e na
comunicação entre aplicações diferentes.
Com essa tecnologia, é possível que novas aplicações possam interagir
com aquelas que já existem e que sistemas desenvolvidos em plataformas
diferentes sejam compatíveis. Os Web Services são componentes que
permitem às aplicações enviar e receber dados em formato XML. (BRASIL,
2008b).
Para as empresas, os Web Services podem trazer agilidade para os
processos e eficiência na comunicação entre cadeias de produção ou de
logística. Toda e qualquer comunicação entre sistemas passa a ser dinâmica e
principalmente segura, pois não há intervenção humana.
3.2.3 Ambiente de homologação
De posse das ferramentas computacionais adequadas, a empresa está
apta a utilizar a NF-e. Nessa etapa do projeto, é disponibilizado para empresa
um ambiente similar ao de produção da NF-e em seus aspectos tecnológicos,
ou seja, um ambiente denominado como Ambiente de Homologação que
simula todo processo de confecção e envio da NF-e.
Para que a empresa inicie a efetiva comunicação com o ambiente de
homologação do SEFAZ Virtual, é necessário obter o certificado digital da
SEFAZ Virtual para o referido ambiente que está disponível no portal da
NF-e.
3.2.4 Experimentos indicados no ambiente de produção
Não há limites para a realização dos testes, a empresa pode realizar o
56
número que for necessário para a sua total aderência ao processo. Porém, a
SEFAZ faz as seguintes recomendações para que haja um mínimo de 10 vezes
para cada experimentos, como (BRASIL, 2008b):
a) utilizar o serviço de Recepção de Lotes de NF-e;
b) utilizar o serviço de Cancelamento de NF-e;
c) utilizar o serviço de inutilização de Faixa de Numeração de NF-e;
d) utilizar o serviço de Consulta ao Status do Serviço e
e) utilizar o serviço de Consulta à situação da NF-e.
Esses testes propõem familiarizar os profissionais com o portal da NF-e
e com os procedimentos provenientes de sua utilização.
3.2.5 Ambiente de produção
Quando a empresa contribuinte identificar sua completa aderência ao
processo de emissão de NF-e e mitigação de dúvidas com relação aos serviços
oferecidos pelo SVAN, a mesma deverá entrar em contato com a Secretaria
Estadual de Fazenda, informando a finalização dos experimentos e para
solicitar sua autorização para operar no ambiente de produção.
De forma similar ao procedimento realizado para o ambiente de
homologação, a empresa deverá obter o certificado digital do SEFAZ Virtual
para o ambiente de produção, iniciando, assim, a efetiva comunicação com
esse ambiente.
Uma vez autorizada e de posse do certificado digital, deve usar
exclusivamente a NF-e. A SEFAZ, por sua vez, emitirá, em seguida, um e-mail
para a equipe do SEFAZ Virtual informando a autorização da referida empresa
como emissora de NF-e no ambiente de produção.
3.2.6 Custo de implantação
O custo de implantação de um sistema de NF-e completo é
57
relativamente alto em comparação aos tradicionais sistemas de emissão da
nota em papel, mas essa relação pode ser difícil de ser calculada devido às
inúmeras vantagens que a NF-e agregará.
3.2.7 Arquitetura de comunicação com contribuinte
Os Portais das Secretarias de Fazenda Estaduais irão disponibilizar os
seguintes serviços (BRASIL, 2008b):
a) recepção de NF-e;
- recepção de lote e
- consulta ao processamento de lote.
b) cancelamento de NF-e;
c) inutilização de numeração de NF-e;
d) consulta da situação atual da NF-e e
e) consulta do status do serviço.
Para cada serviço oferecido, existirá um Web Service específico. O fluxo
de comunicação é sempre iniciado pelo aplicativo do contribuinte através do
envio de uma mensagem ao Web Service com a solicitação do serviço
desejado.
O Web Service sempre devolve uma mensagem de resposta
confirmando o recebimento da solicitação de serviço ao aplicativo do
contribuinte na mesma conexão.
A solicitação de serviço poderá ser atendida na mesma conexão ou ser
armazenada em filas de processamento nos serviços mais críticos para um
melhor aproveitamento dos recursos de comunicação e de processamento das
Secretarias de Fazenda Estaduais.
Os serviços podem ser síncronos ou assíncronos, em função da forma
de processamento da solicitação de serviços (BRASIL, 2008b):
a) serviços síncronos: o processamento da solicitação de serviço é
concluído na mesma conexão, com a devolução de uma mensagem
com o resultado do processamento do serviço solicitado (Figura
9).
58
Fonte: BRASIL, 2008b, p.18.
Figura 9: Serviço de implementação síncrona
b) serviços assíncronos: o processamento da solicitação de serviço não
é concluído na mesma conexão, havendo a devolução de uma
mensagem de resposta com um recibo que apenas confirma o
recebimento da solicitação de serviço. O aplicativo do contribuinte
deverá realizar uma nova conexão para consultar o resultado do
processamento do serviço solicitado anteriormente (Figura 10).
Fonte: BRASIL, 2008b, p.19.
Figura 10: Serviço de implementação assíncrona
O diagrama a seguir ilustra o fluxo conceitual de comunicação entre o
aplicativo do contribuinte e o Portal da Secretaria de Fazenda Estadual (Figura
11):
59
Fonte: BRASIL, 2008b, p.11.
Figura 11: Arquitetura de comunicação – visão
3.2.8 Geração do arquivo NF-e
A empresa emissora da NF-e gera um arquivo eletrônico contendo as
informações fiscais da transação comercial em questão. O arquivo deve ser
gerado em XML, conforme o padrão exigido. Esse documento contém as
informações equivalentes às contidas na NF, cujo modelo atual é emitida em
papel.
3.2.9 Final do processamento do lote
A validação da NF-e poderá resultar em (BRASIL, 2008b):
a) rejeição: a NF-e será descartada, não sendo armazenada no Banco
de Dados podendo ser corrigida e novamente transmitida;
b) autorização de uso: a NF-e será armazenada no Banco de Dados e
c) denegação de uso: a NF-e será armazenada no Banco de Dados
com esse status nos casos de irregularidade fiscal do emitente ou do
destinatário. Cabe ressaltar que a validação da situação fiscal do
destinatário é facultativa e deve aguardar um prazo para a sua
implementação.
Como exemplo da validação da NF-e, o Quadro 3 demonstra:
60
Fonte: BRASIL, 2008b, p.33.
Quadro 3: Validação da NF-e
Para cada NF-e autorizada ou denegada será atribuído um número de
protocolo da Secretaria de Fazenda.
O resultado do processamento do lote será disponibilizado na fila de
saída e conterá o resultado da validação de cada NF-e contida no lote,
devendo ficar disponível por um período mínimo de 24 horas.
3.2.10 Assinatura digital do arquivo
O arquivo eletrônico gerado deve ser assinado digitalmente, para que se
garanta a integridade, autoria do emissor e validade jurídica do documento.
Esse processo de assinatura digital deve ser feito utilizando-se o certificado
digital A-1 ou A-3 adquirido junto a uma autoridade certificadora credenciada
pela ICP-Brasil.
3.2.11 Transmissão do arquivo
Após sua validação, deve-se transmitir o arquivo eletrônico à SEFAZ
onde reside o contribuinte emissor. Ao recebê-lo, a SEFAZ pré-valida e devolve
uma autorização de uso, liberando o trânsito da mercadoria e a continuação da
transação comercial.
61
Os portais da SEFAZ disponibilizam os serviços que auxiliam na
transmissão. Para cada serviço oferecido existe um Web Service específico. O
fluxo de comunicação é sempre iniciado pelo aplicativo do contribuinte pelo
envio de uma solicitação do serviço desejado (Figura 12).
Fonte: BRASIL, 2008b, p.26.
Figura 12: Transmissão de lote de NF-e
3.2.12 Impressão da DANFE
Para acompanhar o trânsito da mercadoria, é emitida a DANFE que
deve ser impressa, uma única via, em papel comum. Deve conter impressa a
chave de acesso que possibilita a consulta da NF-e por qualquer pessoa, via
internet, no portal virtual da SEFAZ (Anexo D).
3.2.13 Relacionamentos eletrônicos B2B
O Relacionamento Eletrônico ou B2B faz uso das tecnologias baseadas
em Web para conduzir os negócios entre empresas.
As transações B2B podem ocorrer diretamente entre empresas ou
através de uma intermediária para ajudar a compatibilizar as informações.
B2B é o nome dado ao comércio eletrônico associado a operações de
compra e venda, de informações, de produtos e de serviços através da internet
62
ou através da utilização de redes privadas partilhadas entre parceiros de
negócios, substituindo assim os processos físicos que envolvem as transações
comerciais. Pode também ser definido como troca de mensagens estruturadas
com outros parceiros comerciais a partir de redes privadas ou da internet, para
criar e transformar assim as suas relações de negócios. (B2B, 2008)
A internet tem criado oportunidades para as empresas expandirem os
seus mercados, reduzindo os custos, aumentando a eficiência e a satisfação
dos clientes e colaborando com os seus parceiros, bem como com seus os
concorrentes. O comércio B2B é uma área em que as empresas podem atingir
tais níveis de eficiência. Para responder ao desafio da globalização do
comércio eletrônico, as empresas precisam de um processo eficaz e eficiente
que satisfaça os negócios da necessidade de comprar e vender produtos de
forma mais econômica e satisfatória. (B2B, 2008)
Identificam-se, entre vários, três grupos principais de portais B2B, a
saber (CARVALHO; ENCANTADO, 2006):
a) portais para colaboradores (intranet): são portais em que a empresa
promove a comunicação interna, sendo redes restritas aos
colaboradores da empresa ou grupo de empresas, permitindo o
acesso a um conjunto de recursos comuns à esta rede estrita.
Através desses portais é possível unir os colaboradores,
independentemente do local físico onde se encontrem e, portanto,
vencer as distâncias que os separem;
b) portais para parceiros (extranet): são portais em que se promovem
as relações entre empresas (B2B) ou entre uma dada empresa e as
empresas com quem ela pretende manter relações. São, portanto,
redes que unem a empresa e os seus parceiros de negócio, com o
objetivo de promover a colaboração e a partilha de informação e
c) portais de terceiros ou e-markeplaces: são plataformas de
intermediação que promovem a união de várias organizações
compradoras e vendedoras. A negociação de produtos e serviços
tem como suporte a internet, que facilita e promove a compra online,
em um ambiente de muitos compradores e muitos fornecedores e
em ambientes mais limitados e dependentes, também, das
características monopolistas, oligopolistas ou abertas dos mercados
63
de origem das ofertas e procuras.
3.2.14 Desburocratização e simplificação da atividade tributária
Dentre os benefícios alocados à NF-e, a desburocratização tributária e
sua simplificação está entre os de maior relevância no projeto.
Simplifica pela dispensa de vários processos e cumprimento de
obrigações acessórias. Cita-se como exemplo a eliminação da AIDF e da
Declaração Eletrônica de Serviços (DES).
Desburocratiza pela integração entre os poderes, que elimina outras
várias obrigações particulares de cada poder em seu âmbito legislativo, que
emperram o andamento da profissão contábil.
A burocracia causada pelo modelo tributário atual gera desinteresse e
inibição para que o capital seja investido na atividade produtiva.
3.2.15 Agilização dos processos
A NF-e propõe dar maior agilidade na prestação de contas, consultas
tributárias e gerenciamento das notas emitidas e recebidas. Todos os
processos tornam-se mais rápidos, estando à disposição na internet.
Esta tecnologia leva a eliminação de erros de cálculo e do
preenchimento de documentos de arrecadação, bem como no registro do seu
pagamento. Exemplifica-se através do Documento de Arrecadação de Receitas
Federais (DARF).
As entradas das NFs serão facilitadas pelo relacionamento B2B entre as
empresas, ou seja, a digitação de NFs, procedimento passivo de erro, será
completamente extinta.
3.2.16 Confiança e integridade
64
As NFs não ficam mais armazenadas naquelas suas caixas de papelão,
e sim, em um banco de dados, com acesso protegido, trazendo segurança para
todos.
A segurança das transações on-line, por sua vez, é garantida pela alta
tecnologia, fornecida pelo uso dos certificados digitais.
3.2.17 NF-e estratégia e logística
Nos últimos anos, devido aos avanços proporcionados pela tecnologia,
estão sendo criadas diversas oportunidades de otimização dos fluxos,
principalmente o fluxo de informações. (BRASIL, 2008b)
Com o advento da implementação da NF-e criou-se um momento
estratégico especial. Isso possibilitará a substituição da velha NF de papel que
traz inúmeros desafios para as áreas de logística dos embarcadores,
transportadores, postos de fiscalização e clientes que recebem as mesmas.
Pode-se destacar, por exemplo, que o embarcador terá possibilidades
de facilitar drasticamente suas atividades de controle e agilidade na liberação
dos veículos para entrega aos clientes. O transportador que, além das NF de
seus clientes, ainda manuseia diversos outros documentos, como:
Conhecimento de Transporte, Romaneio de Carga e Romaneio de Entrega,
poderá racionalizar a quantidade de documentos manuseados, bem como, com
o uso da NF-e poderá garantir a integridade de informações usadas para a
emissão de seus documentos internos.
Os órgãos fiscalizadores que inspecionam, analisam e verificam os
recolhimentos de impostos, poderão fazer toda essa atividade de forma mais
rápida e eficiente, evitando, assim, atraso na entrega do produto ao cliente,
bem como uma fiscalização mais eficaz.
Os clientes (compradores) que muitas vezes só têm acesso à
informação do que efetivamente foi faturado pelo embarcador no momento que
este está efetuando a entrega, com a implementação da NF-e poderão ter
acesso a essas informações, antes mesmo de seu pedido ser expedido. Esse
simples fato possibilitará a redução de devoluções, problemas de entregas,
65
demora na descarga e muitos outros entraves que ocorrem no ato da entrega.
Como pode-se ver, o uso da NF-e possibilitará ganhos ao longo de todo
o processo logístico-estratégico.
Algumas empresas já usam ferramentas que possibilitam a troca de
informações entre embarcadores, transportadores e clientes, mas o uso da NF-
e possibilitará o aspecto fiscal da operação.
3.2.18 Benefícios para a classe contábil
A implantação da NF-e trará benefícios para o profissional contábil, uma
vez que, com a integração dos sistemas utilizados para execução dos trabalhos
na área fiscal, não haverá mais necessidade de lançar manualmente o
conteúdo da NF, pois com a utilização do código de barras bidimensional, o
profissional importará os dados na NF-e com uma leitora ótica, agilizando o
processamento das obrigações acessórias, reduzindo sensivelmente os erros
com a escrituração das NFs de forma manual.
O benefício estende-se com a abertura de um novo espaço para o
contabilista que pode atuar na área da consultoria fiscal e gestão empresarial.
Ressalta-se ainda que a SEFAZ disponibiliza uma série de ferramentas
eletrônicas relacionadas à NF-e exclusivas aos contabilistas. Essas
ferramentas objetivam facilitar os serviços, como por exemplo: conferência em
bloco da validade jurídica das NF-e recebidas ou emitidas por uma empresa.
Portanto, para um escritório contábil, o grande trunfo está relacionado a
essa possibilidade de gerenciamento da informação contábil. A necessidade
das empresas de integração de compatibilidade das informações criará uma
demanda por profissionais com experiência e dinamismo que as auxiliem com
a escolha e implantação da melhor ferramenta, no acompanhamento dos
procedimentos e na quebra dos paradigmas.
66
PROPOSTA DE INTERVENÇÃO
Mediante o estudo realizado, percebeu-se que no Escritório Contábil
Paulista de Lins há um direcionamento de metas e estratégias que o mantém
em uma posição favorável e de estabilidade na gestão.
Notou-se ainda que o mesmo vem atuando com um potencial
diferenciado no mercado, destacando-se quanto à inovação tecnológica, à
qualidade no atendimento ao cliente, através de informações rápidas e
estratégicas dispondo de uma mão-de-obra, altamente qualificada e muito
atualizada.
Através da pesquisa foi possível identificar a importância de conhecer a
NF-e, seus requisitos para implantação e as normas atuais que a regem.
Atualmente, apenas algumas empresas estão obrigadas a implantar a
NF-e. Porém, em um momento futuro, poderá haver a obrigatoriedade da
implantação deste sistema para outras empresas ou mesmo a opção voluntária
das empresas clientes em implantá-la. Neste caso, será preciso o escritório se
adequar apropriadamente. Pela exigência ser recente, há pontos a serem
revistos, com o objetivo primordial de melhor atender a demanda.
Diante do exposto, propõe-se à empresa, o aprofundamento do
conhecimento das normas da NF-e, buscando estar atendo ao cronograma
exigido pela SRF para que o escritório esteja apto a instruir corretamente seus
clientes, participando ativamente desse processo.
A pesquisa permitiu identificar os gargalos que reduzem o interesse e a
aceitação do projeto entre as empresas, com exceção às de aderência
obrigatória. São eles: a falta de informação e conhecimento do projeto, o
paradigma da validade jurídica da nota fiscal estar vinculada à impressão em
papel, a idéia de que os benefícios seriam apenas para o governo.
Para solucionar esses problemas, propõe-se ao Escritório Paulista
adicionar ao seu portfólio de serviços, um suporte às empresas que necessitam
implantar a NF-e e que demonstrem a quantidade de benefícios relevantes que
justificam sua implantação. Essa solução agrega um diferencial para o
Escritório Paulista e aumenta as chances de sucesso próprio e de seus
clientes.
67
Ações dessa natureza criam vetores de desenvolvimento tanto para a
empresa aderente quanto para a empresa que fornece esse tipo de serviço.
Para a empresa aderente, como uma ferramenta de simplificação contábil e
controle digital dos documentos e, para a fornecedora, a agregação de valor
aos seus serviços, conseqüentemente, fidelidade de seus clientes.
68
CONCLUSÃO
Ficou demonstrado teoricamente que a implantação da NF-e gera uma
desburocratização da atividade tributária por meio da simplificação e
cumprimento das obrigações acessórias, facilitando a escrituração contábil e o
controle de documentação das empresas.
A pesquisa realizada apresenta ao processo de implantação da NF-e, as
funcionalidades do seu sistema e os resultados da sua implantação, bem como
suas vantagens.
Os objetivos propostos pelo trabalho foram atingidos, pois ficou
demonstrado o processo de evolução da escrituração fiscal até o surgimento
da NF-e, sua integração com o fisco, o conceito do sistema SPED e os
procedimentos necessários para a implantação da NF-e.
Para tanto, os escritórios ou empresas de consultorias que colocarem à
disposição do mercado serviços nessa área, terão grandes possibilidades de
prosperar junto aos seus clientes.
Devido à importância desse tema e as sucessivas alterações pelo
estado inicial de implantação e obrigatoriedade, faz-se necessário às contínuas
pesquisas por outros acadêmicos e pesquisadores, que apontem outros
aspectos relevantes ao tema.
Baseando-se nas análises decorrentes da pesquisa, concluiu-se que as
empresas que aderirem ao projeto gozarão dos benefícios que a NF-e dispõe,
para isso, deve estar preparada através de uma estrutura sólida e de
informações pontuais. Logo, a pergunta-problema foi respondida e a proposta
da pesquisa, concluída.
69
REFERÊNCIAS
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70
empresa do século XXI. São Paulo: Atlas, 1998. DAMASCENA, L. G. Balcão universitário de informações contábeis e tributárias aberto à comunidade. Centro de Ciências Sociais Aplicadas. Paraíba, set. 2001. Disponível em: <http://www.ccsa.ufpb.br>. Acesso em: 16 ago. 2008. DIAS, D. de. S. et al. Função da nota fiscal na produção de informações contábeis, demonstrações e apuração dos impostos. Revista Científica da Faminas. Muriaé, v.2, n.1, p. 124, jan-abr 2006. DIAS, G. M. A. O uso dos sistemas de informações contábeis como apoio nas decisões gerenciais. Portal da Classe Contábil. São Paulo, 2008. Disponível em: <http://www.classecontabil.com.br> Acesso em: 10 set 2008. FRANCO, H. Contabilidade geral. 23. ed. São Paulo: Atlas, 1996. ICP-Brasil. Infra-estrutura de chaves públicas brasileiras. Brasília, 2008. Disponível em: <http://www.icpbrasil.gov.br>. Acesso em: 04 set. 2008. IUDICIBUS, S. de. MARION; J. C. Introdução à teoria da contabilidade para o nível de graduação. São Paulo: Atlas, 2000. KIDO, V. M.; MÜLLER, A. N.; PILAR, R. Manual da nota fiscal eletrônica. Curitiba: Juruá, 2008. LIMA, P. G. de O. Auditoria Fiscal-Contábil. João Pessoa: Almeida Gráficas e Editoras, 1993. MANTEGA, G. Reforma tributária e sistemas de transferências intergovernamentais. Ministério da Fazenda. Brasília, mai. 2008. Disponível em: <www.senado.gov.br/conleg/centro_de_altos_estudos/seminarios/bernard Appy(2).ppt.>. Acesso em: 02 set. 2008. MARION, J. C. A profissão contábil no brasil. Portal da Classe Contábil. São Paulo, 2008. Disponível em: <http://www.classecontabil.com.br> Acesso em: 01 set 2008. MOREIRA, W. T. Nota fiscal eletrônica: modernizando processos. SESCON, São Paulo, 2007. Disponível em: <http://www.sescon.org.br>. Acesso em: 25
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72
APÊNDICES
73
APÊNDICE A – Roteiro de Estudo de Caso
1 INTRODUÇÃO
O principal objetivo do estudo de caso será a análise dos aspectos
voltados à implantação da NF-e e suas conseqüências na contabilidade dos
clientes do Escritório Paulista. Serão descritos os métodos e técnicas de
pesquisa utilizadas, assim como, as facilidades e dificuldades da pesquisa de
campo.
2 RELATÓRIO DO TRABALHO REALIZADO REFERENTE AO ASSUNTO
ESTUDADO
a) Verificação dos procedimentos estabelecidos para implantação e
continuidade da NF-e.
b) Descrição dos benefícios à contabilidade com a implantação e
continuidade da NF-e.
3 DISCUSSÃO
Através da pesquisa serão confrontados os métodos praticados pela empresa e a teoria pesquisada.
4 PARECER FINAL SOBRE O CASO E SUGESTÕES SOBRE A
MANUTENÇÃO OU MODIFICAÇÕES DE PROCEDIMENTOS
74
APÊNDICE B – Roteiro de Observação Sistemática
I IDENTIFICAÇÃO
Empresa: ..............................................................................................................
Localização: .........................................................................................................
Ramos de atividades: ...........................................................................................
II ASPECTOS A SEREM OBSERVADOS
1 Sede
2 Sistema de informação da empresa
3 Atuação do contador na empresa
4 Estrutura organizacional
5 Utilização da nota fiscal
75
APÊNDICE C – Roteiro do Histórico da NF-e nas empresas clientes do
Escritório Paulista
I IDENTIFICAÇÃO
Empresa: ..............................................................................................................
Localização: .........................................................................................................
Atividade econômica: ...........................................................................................
Data da fundação: ................................................................................................
Sócios-proprietários: ............................................................................................
Porte:.....................................................................................................................
II ASPECTOS HISTÓRICOS DA NF-e NO ESCRITÓRIO PAULISTA
1 Histórico da NF-e
2 Opção pela NF-e
3 Origem
4 Evolução
5 Conceitos
6 Utilização na empresa
76
APÊNDICE D – Roteiro de entrevista para os sócios-proprietários do
Escritório Paulista
I IDENTIFICAÇÃO
Escolaridade: .......................................................................................................
Atuação: ...............................................................................................................
Tempo de atuação na área: .................................................................................
Outras experiências profissionais: .......................................................................
Residência / Cidade: ............................................................................................
II PERGUNTAS ESPECÍFICAS
1 Na sua opinião, quais as conseqüências de uma possível exigência para
implantação da NF-e em sua empresa?
..............................................................................................................................
2 Considera importante realizar um estudo sobre as possíveis
conseqüências provocadas pela implantação do sistema de NF-e em seu ramo
de atividade?
..............................................................................................................................
3 Você acredita que futuramente todas as empresas serão obrigadas a
implantar o sistema de NF-e?
..............................................................................................................................
4 Na sua opinião, qual a importância dos profissionais da área contábil
terem conhecimento desse assunto?
..............................................................................................................................
77
APÊNDICE E – Roteiro de entrevista para o contador do Escritório
Paulista
I IDENTIFICAÇÃO
Escolaridade: .......................................................................................................
Profissão: .............................................................................................................
Tempo de atuação na contabilidade: ...................................................................
Outras experiências profissionais: .......................................................................
Residência / Cidade: ............................................................................................
II PERGUNTAS ESPECÍFICAS
1 Você considera que a empresa está preparada para adaptar-se à
tecnologia da NF-e?
1.1 Comente.
..............................................................................................................................
2 Quais as principais mudanças que a NF-e trará para a contabilidade?
..............................................................................................................................
3 Você acha que a NF-e facilitará seu trabalho?
3.1 Comente.
..............................................................................................................................
4 Que benefícios, quanto à redução e/ou agilidade, você acredita que a
NF-e lhe proporcionará?
..............................................................................................................................
5 Qual a importância da NF-e para a contabilidade desta empresa?
..............................................................................................................................
78
APÊNDICE F – Roteiro de entrevista para o analista da Secretaria da
Fazenda
I IDENTIFICAÇÃO
Escolaridade: .......................................................................................................
Profissão: .............................................................................................................
Tempo de atuação na área: .................................................................................
Outras experiências profissionais: .......................................................................
Residência / Cidade: ............................................................................................
II PERGUNTAS ESPECÍFICAS
1 Na sua opinião, quais serão os empecilhos que as empresas enfrentarão
durante o processo de implantação da NF-e?
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
2 Dentre os benefícios propostos pela NF-e, qual é o mais relevante e que
justifica sua implantação?
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
3 Você acredita que o país tem suporte para garantir a integridade das
informações que serão dispostas para emissão da NF-e?
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
79
APÊNDICE G – Roteiro de entrevista para o profissional contábil
I IDENTIFICAÇÃO
Escolaridade: .......................................................................................................
Profissão: .............................................................................................................
Tempo de atuação na contabilidade: ...................................................................
Outras experiências profissionais: .......................................................................
Residência / Cidade: ............................................................................................
II PERGUNTAS ESPECÍFICAS
1 Na sua opinião, quais serão os empecilhos que as empresas enfrentarão
durante o processo de implantação da NF-e?
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
2 Dentre os benefícios propostos pela NF-e, qual é o mais relevante e que
justifica sua implantação?
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
3 Em uma plataforma geral, a NF-e pode ser encarada como uma solução
para desburocratização do sistema tributário atual?
3.1 Comente.
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
80
APÊNDICE H – Roteiro de entrevista para o auditor fiscal
I IDENTIFICAÇÃO
Escolaridade: .......................................................................................................
Profissão: .............................................................................................................
Tempo de atuação na área: .................................................................................
Outras experiências profissionais: .......................................................................
Residência / Cidade: ............................................................................................
II PERGUNTAS ESPECÍFICAS
1 Na sua opinião, quais serão os empecilhos que as empresas enfrentarão
durante o processo de implantação da NF-e?
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
2 Dentre os benefícios propostos pela NF-e, qual é o mais relevante e que
justifica sua implantação?
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
3 Em uma plataforma geral, a NF-e pode ser encarada como uma solução
para desburocratização do sistema tributário atual?
3.1 Comente.
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
81
ANEXOS
82
ANEXO A – NF MODELO 1 OU 1A
001
001
83
ANEXO B – NF MODELO 2 ou D
001
84
ANEXO C – NF MODELO G
85
ANEXO D – DANFE
