Nota Informativa nº5/IGeFE/DGRH/DOGEEBS/2017 · Assunto: REQUISIÇÕES DE FUNDOS DE PESSOAL E DE FUNCIONAMENTO NOVOS PROCEDIMENTOS A PARTIR DE ABRIL 2017 No seguimento do que foi

Instituto de Gestão Financeira da Educação, I.P.

Av. 24 de Julho, nº. 134 1399-029 Lisboa – 213 949 200 – 213 907 003 - [email protected] –

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Nota Informativa nº5/IGeFE/DGRH/DOGEEBS/2017

Assunto: REQUISIÇÕES DE FUNDOS DE PESSOAL E DE FUNCIONAMENTO

NOVOS PROCEDIMENTOS A PARTIR DE ABRIL 2017

No seguimento do que foi já comunicado no ponto 2. da Nota Informativa nº 2

/IGeFE/DOGEEBS/2017, a partir do próximo mês de abril de 2017 serão implementados novos

procedimentos para o envio das Requisições de Fundos ao IGeFE.

Assim:

1. Será substituída a remessa das Requisições de Fundos em formato papel pelo envio em

formato eletrónico, unicamente, por email, para o seguinte endereço:

[email protected];

2. Deixarão, assim, de ser aceites as Requisições de Fundos que forem enviadas via CTT ou

por fax;

3. A certificação legal das mesmas será garantida pela assinatura digital de dois elementos

responsáveis do Conselho Administrativo, através do Cartão de Cidadão que para tal

deverá ter os respetivos códigos ativos;

4. Com o intuito de apoiar as unidades orgânicas nesta fase de transição para a

concretização destes novos procedimentos, junto se anexa o Manual “Requisições de

Fundos e Guias de Receita – Envio em formato Digital”. No caso de existirem dúvidas,

deverão ser contactadas as respetivas gestoras.

Lisboa, 30 de março de 2017

O Vogal do Conselho Diretivo,

Luís Farrajota

mailto:[email protected]

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MANUAL

REQUISIÇÕES DE FUNDOS E GUIAS DE

RECEITA – ENVIO EM FORMATO DIGITAL

30.03.2017

www.igefe.mec.pt Avenida 24 de Julho nº134 3º/5º andar 1399-029 Lisboa T. 213 949 200 F. 213 907 003

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Requisições de Fundos e Guias de Receita – Envio

em formato digital Ver. 1.1 - Data: 30-03-2017

Índice

0. ÂMBITO ............................................................................................................ 2

1. PRESSUPOSTOS ................................................................................................... 3

2. DESCRIÇÃO FUNCIONAL ......................................................................................... 4

2.1 ENVIO DAS REQUISIÇÕES E GUIAS DE RECEITA ........................................................ 4

2.1.1 ENVIO DA REQUISIÇÃO DE FUNDOS DE PESSOAL ........................................................ 4

2.1.2 ENVIO DA REQUISIÇÃO DE FUNCIONAMENTO ............................................................ 7

2.1.3 ENVIO DAS GUIAS DE RECEITA DO ESTADO .............................................................. 9


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0. ÂMBITO

O IGeFE, I.P. pretende neste documento descrever os procedimentos realizados pelos

Agrupamentos/Escolas para envio em formato digital das Requisições de Fundos e Guias de Receita

do Estado, de modo a permitir o seu registo na gestão documental (smartDOCS®).

As Requisições de Fundos enviadas, até à presente data, em formato de papel e que passam a partir

de abril/2017 a ser remetidas em formato eletrónico, deverão ser certificadas através de assinatura

digital mantendo desta forma a sua legalidade.


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1. PRESSUPOSTOS

A solução descrita neste documento parte dos seguintes pressupostos:

Os tipos de Requisições de Fundos elaborados pelas Escolas/Agrupamentos são:

o Requisição Fundos de Pessoal para FOFI 111 ou 153;

o Requisição Fundos de Pessoal para FOFI 243;

o Requisição Fundos de Funcionamento para MEDIDA 017;

o Requisição Fundos de Funcionamento para MEDIDA 019.

A Requisição de Fundos deverá obrigatoriamente ser assinada pelos responsáveis com

certificado digital;

As Requisições de Fundos são sempre remetidas para o IGeFE através de email num ficheiro em

formato PDF;

Os documentos de Receita do Estado e respetivos DUC emitidos pela Repartição de Finanças são

sempre enviados para o IGeFE por email num ficheiro em formato PDF;

As Escolas com contas bancárias no IGCP - Agência de Gestão da Tesouraria e da Dívida Pública,

I.P., enviam sempre os documentos de Receita do Estado e os respetivos comprovativos de

pagamento emitidos pelo Homebanking IGCP para o IGeFE por email num ficheiro em formato

PDF;

Os ficheiros em formato PDF deverão obedecer às seguintes definições:

Resolução a 300 dpi

Preto e branco

Os documentos devem ser tratados no Agrupamento/Escola separadamente:

o Um ficheiro para cada Requisição de Fundos;

o Um ficheiro com todos os Documentos de Receita do Estado e respetivos DUC ou

Comprovativos de pagamento Homebanking IGCP associados a uma Requisição de

Fundos.

A substituição de uma requisição terá de ter sempre o mesmo número de requisição, isto é,

será criada uma nova versão da requisição existente, sendo que o número de uma requisição é

único por “Agrupamento/Tipo Requisição/Ano Requisição/Mês Requisição”.


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2. DESCRIÇÃO FUNCIONAL

O envio das Requisições de Fundos e Guias de Receita em formato digital, com utilização de QR

Code (código de barras) deve seguir as orientações que constam nos pontos seguintes:

2.1 ENVIO DAS REQUISIÇÕES E GUIAS DE RECEITA

Os Agrupamentos Escolares geram, nas aplicações informáticas existentes a Requisição de Fundos.

Ao gerar as Requisições de Fundos, em formato PDF, na 1ª Página com cabeçalho ficará impresso o

respetivo QR Code que conterá a informação pertinente sobre a requisição.

A Requisição de Fundos deverá ser assinada pelos responsáveis com certificado digital (Cartão

de Cidadão).

2.1.1 ENVIO DA REQUISIÇÃO DE FUNDOS DE PESSOAL

A Requisição de Fundos de Pessoal deve incluir o QR Code (código de barras) no canto superior

esquerdo conforme a imagem seguinte:


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O Conselho Administrativo deve certificar a requisição através da respetiva assinatura digital.

A seguir à última página da requisição, devem anexar-se outros mapas que sejam considerados

relevantes.


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O Nome a dar ao ficheiro da Requisição de Fundos Pessoal deverá ter o seguinte formato:

“RP [código agrupamento (6 posições)] N [número da requisição (2 posições)].pdf”

Exemplo: RP409999N08.pdf

Após a criação dos ficheiros da Requisição de Fundos de Pessoal, deverão ser enviados para o IGeFE

por email tendo em conta o seguinte:

1. O ficheiro PDF gerado, será enviado por email para o endereço: [email protected];

2. Cada email enviado deverá ser apenas relativo a uma Requisição de Fundos;

3. O assunto dos emails enviados com o ficheiro da Requisição de Fundos será:

Requisição de Fundos – AAAA – MM – Nome do ficheiro (em que AAAA corresponde ao Ano

e MM ao Mês (01 a 12))

Exemplo:

1. Envio da Requisição de Fundos de Pessoal nº 8 do mês de abril de 2017 da Escola com o

código 409999;

2. O assunto deve ser: Requisição de Fundos – 2017 - 04 – RP409999N08.pdf

Caso a Requisição de Fundos de Pessoal seja relativa à Fonte de Financiamento 243 e tenha incluída

Guias de Receita de Estado, além do envio através de email da Requisição de Fundos, deverá ser

enviado outro email com o ficheiro das Guias de Receita.

O procedimento para este envio está descrito no ponto 2.1.3 deste documento.



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2.1.2 ENVIO DA REQUISIÇÃO DE FUNCIONAMENTO

A Requisição de Fundos de Funcionamento deve incluir o QR Code (código de barras) no canto

inferior esquerdo conforme a imagem seguinte:

Exemplo:

O Conselho Administrativo deve certificar a requisição através da respetiva assinatura digital.

Nome do ficheiro da Requisição de Fundos Funcionamento deverá ter o seguinte formato:

“RF [código agrupamento (6 posições)] N [número da requisição (2 posições)].pdf”

Exemplo: RF100099N12.pdf

Após a criação dos ficheiros da Requisição de Fundos de Funcionamento, deverão ser enviados para

o IGeFE por email tendo em conta o seguinte:

1. O ficheiro PDF gerado, será enviado por email para o endereço: [email protected] ;

2. Cada email enviado deverá ser apenas relativo a uma Requisição de Fundos;

3. O assunto dos emails enviados com o ficheiro da Requisição de Fundos será:

Requisição de Fundos – AAAA – MM – Nome do ficheiro (Em que AAAA corresponde ao Ano e MM

ao Mês (01 a 12))



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Exemplo:

1. Envio da Requisição de Fundos de Funcionamento nº 12 do mês de março de 2017 da

Escola com o código 100099:

2. O assunto deve ser: Requisição de Fundos – 2017 - 03 – RF100099N12.pdf


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2.1.3 ENVIO DAS GUIAS DE RECEITA DO ESTADO

Se a Requisição de Fundos enviada for relativa a receitas próprias, terá que ser remetido outro

email com o ficheiro PDF com os Documentos de Receita do Estado e respetivos DUC ou

comprovativos de transferência bancária obtidos na operação de transferência no HomeBanking

IGCP.

Os programas informáticos onde são obtidos os Documentos de Receita do Estado irão imprimir o

respetivo código de barras com a informação que irá associar o documento de Receita do Estado à

respetiva Requisição de Fundos.

Os documentos de receita a incluir no ficheiro são os seguintes:

o Receita de Estado: primeiro, a página correspondente à Guia de Receita do Estado que

inclui o QR Code (Código de barras), depois o DUC (comprovativo de pagamento da Guia

de Receita do Estado) ou o comprovativo de pagamento do Homebanking IGCP.

A ordem de digitalização em formato PDF deverá ser a seguinte:

Guia de Receita do Estado;

Respetivo DUC ou Comprovativo de Pagamento do Homebanking IGCP

(Repete-se esta ordem para todas as Guias de Receita de Estado a enviar no ficheiro PDF)

o Poderão ser anexados todos os outros mapas relativos à receita.


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Exemplo: Guias de Receita do Estado e respetivos comprovativos de pagamento (DUC)


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Exemplo para o envio de três Guias de Receita do Estado com os respetivos DUC O ficheiro em formato PDF deve ser criado com os documentos colocados pela seguinte ordem:

…

…

Outros mapas:

Guia de Receita

DUC ou

Comprovativo de

Pagamento IGCP

da Guia de Receita

anterior.

Guia de Receita

DUC ou

Comprovativo de

Pagamento IGCP

da Guia de Receita

anterior.

Guia de Receita

DUC ou

Comprovativo de

Pagamento IGCP da

Guia de Receita

anterior.


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O ficheiro das Guias de Receitas do Estado e respetivo DUC ou Comprovativo de Pagamento

Homebanking IGCP e outros mapas, deverá ter o Nome construído da seguinte forma:

“GR [código agrupamento (6 posições)] N [número da requisição (2 posições)].pdf”

Exemplo: GR100099N12.pdf

Após a criação deste ficheiro, deverá ser enviado para o endereço [email protected] com o

seguinte assunto:

ASSUNTO: Requisição de Fundos – 2017 - 03 – GR100099N12.pdf


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