Organização de eventos conceitos e definições Técnicas de Relações Públicas IV Profª. Carolina Alves Borges

Organização de eventosOrganização de eventos conceitos e definições conceitos e definições

Técnicas de Relações Públicas IV

Profª. Carolina Alves Borges

Organização de EventosOrganização de Eventos

“Os eventos são vistos como possibilidadesincomparavelmente melhores para combinar marcas, unir empresas ou oportunidades de negócios ou, na mídia, utilizá-los como promoção da imagem da empresa”

Mariângela Benine Ramos Silva

“Evento é um instrumento mercadológico e institucional com a finalidade de criar conceito e estabelecer a imagem de produtos, serviços, pessoas, entidades, empresas e organizações, através da aproximação entre os participantes".

Gilda Fleury Meirelles (1996, p. 3)

Eventos Eventos (institucionais/promocionais)(institucionais/promocionais)

Em RP evento “é a execução do projeto devidamente planejado de um acontecimento, com o objetivo de manter , elevar ou recuperar o conceito de uma organização junto ao seu público de interesse.”

Cesca

“É um acontecimento criado com a finalidade específica de alterar a história da relação organização-público, em face das necessidades observadas. Caso ela não ocorresse, a relação tomaria rumo diferente e, certamente, problemático.”

Simões

Objetivo Comunicação InstitucionalObjetivo Comunicação Institucional

• Mercado Competitivo

• Imagem Institucional

• Reputação das Marcas

• Relacionamento com públicos

• Aproximação

Ações em Comunicação InstitucionalAções em Comunicação Institucional

Conforme objetivos e planejamento:• Assessoria de Imprensa• Comunicação Interna• Comunicação Corporativa• Relações com consumidores• Publicidade Institucional• Comunicação Dirigida• Responsabilidade Social• Pesquisa Opinião• Produções Editoriais• Eventos

Oportunidades dos EventosOportunidades dos Eventos

• Contato DIRETO com o público.

• Mudança do monólogo para o diálogo.

• Aproximação com o público.

• Oportunidade de INTERAÇÃO.

• Oportunidade de trabalhar com EMOÇÃO – influenciadora na decisão de um público.

• Promover contato com produto.

• Criação de mailing dirigido.

• Alavancagem da imagem institucional.

Riscos dos EventosRiscos dos Eventos

• Cartão de visita

• Visão sobre a “realidade” da organização.

• Qualquer falha compromete a imagem do público sobre a empresa.

• O Evento precisa corresponder em todos os detalhes ao perfil da empresa e ao seu objetivo no mercado.

PremissaPremissa

Eventos fazerem parte do Mix de Comunicação, adequados aos objetivos e estratégias organizacionais.

Deixar de ser tarefa isolada, que dificulte delimitação de objetivos, criação de estratégias, avaliação de resultados e

continuidade das ações.

Eventos no mercado atualEventos no mercado atual

• Crescentes investimentos (em torno de 30% da verba anual de Comunicação).

• Elevação no profissionalismo da área.• Retornos concretos estão impulsionando o setor.• Consolidação dos Eventos Proprietários

Skol Beats Tim Festival Pão Music Coca-Cola Vibezone Super Casas Bahia Avon Woman in concert

Promoção: Encontre a Música

www.cocacolavibezone2009.com.br/evento.php

Tipos de EventosTipos de Eventos

Classificação disponível nos livros. De forma geral:• Feiras• Convenções• Congressos• Roadshows• Workshops• Eventos Proprietários• Eventos Culturais (carnaval, festas típicas, mostras de dança)

• Eventos Desportivos• Eventos Sociais (lançamentos, premiações, integrações)

Eventos em TurismoEventos em Turismo

• Hotéis – Grande Demanda

• Eventos culturais, comemorativos, típicos

• Cruzeiros marítimos, eventos em pacotes turísticos

• Eventos com enfoque comercial (coquetéis em agências, lançamento de

roteiros, apresentações corporativas)

• Eventos para planejamento turístico

Profissionais atuando em eventosProfissionais atuando em eventos

Atuação profissional diversificada:

• Relações Públicas

• MKT

• Publicidade

• Administração

• Turismo

• Hotelaria

Planejamento de EventosPlanejamento de Eventos

Planejamento de detalhes e imprevistos

Cinco fases gerais:

• Planejamento

• Organização

• Execução

• Avaliação/Resultados

• Pós-Evento

Fase 1 - PlanejamentoFase 1 - Planejamento

• Objetivos

• Orçamento

• Público

• Estratégias/Plano

• Tema/Conceito

• Data/Horário/Local

• Quotas de patrocínio

• Estratégias de divulgação

OBJETIVOS• Responsabilidade da empresa, não depende da agência• Determina como o evento acontecerá e os resultados

Objetivo geral:• Institucionais• Mercadológicos


Objetivos Específicos:

• Lançar marca com grande impacto junto ao público alvo

• Confraternizar junto aos funcionários as conquistas da empresa, motivando-os.

• Lançamento de uma campanha publicitária para a imprensa, com grande destaque na mídia.

* Geralmente, em caso de agência, os objetivos acompanham a etapa do briefing.



ORÇAMENTO• Validado após o objetivo, junto à direção da empresa.• Qual a disponibilidade de verba?• Valor total antecede todas as etapas para que se possa fazer a

distribuição entre as áreas (divulgação, locação de espaço, funcionários etc).

• Facilidade para a contratação – Tenho X.• Avaliação de viabilidade do evento a partir dos objetivos

propostos.

Flexibilidade:• Quando se percebe que a verba não será fixa (caso de empresas

menores, eventos próprios), não é estipulado valor inicial. São apresentados os orçamentos das empresas.

PÚBLICO• A quem se destina?• Qual o perfil do público-alvo?

Consumidores Empresas Características específicas

• Faturamento da empresa, ramo de atuação, gênero, idade, nível socioeconômico, etc.

• Empresa possui o contato do público, ou será necessária a contratação de serviço?

• O público vai ao encontro dos objetivos?• Público Interno do evento (fornecedores, equipe, empresa, colaboradores)


ESTRATÉGIAS / PLANO

• Fator determinante do sucesso do evento. Qual será o diferencial?

• A estratégia, conforme objetivos, pode estar em qualquer parte do evento: Atração (Cirque Du Soleil), Local (Teatro-Escola Picadeiro), Cardápio (comida típica tailandesa), etc.


• Não existe receita: Criatividade Visão generalista Pesquisas / cases

• Colocar-se SEMPRE no lugar do público. Ex. Festa Final de Ano de empresa

• O que terá o evento (PROGRAMA)?



TEMA / CONCEITO

• Influenciará diretamente toda a organização – divulgação, promoções, local, decoração etc.

• De acordo com objetivos, estratégias e público.• Frase curta, objetiva e de impacto.• Fácil entendimento e percepção.• Ampla divulgação do tema para todas as áreas envolvidas –

objetivo único.• Ex.:

Lux – “Revele a estrela que existe em você”

DATA / HORÁRIO / LOCAL

DataData – avaliar feriados, costumes do público, datas comemorativas, proximidade com outros eventos.

Calendários regionais, nacionais e internacionais (incluindo religiosos)

Períodos corporativos inadequados (final mês para executivos / final da tarde para jornalistas)

Tradicionalmente terça e quinta-feira – bons resultados de participação.


DATA / HORÁRIO / LOCAL

HorárioHorário – avaliar costumes do público alvo, horários de transito. Prever atrasos comuns

Local Local – avaliar proximidade do local de partida do público, adequação Ter a cara do evento e a Infra-estrutura necessária Visita técnica da equipe (estacionamneto, recepção, equipes, sala VIP,

banheiros, capacidade do espaço, segurança, qualidade e estilo).

Tipos: Hotéis, Restaurantes e bares, clubes, casas de espetáculos, espaço da empresa, locais abertos etc.


QUOTAS DE PATROCÍNIO

• Participação no investimento• Público:

Parceiros comerciais, fornecedores, empresas ligadas.• Venda de visibilidade junto ao mercado e ao público do

evento, apenas com investimento financeiro.• Como:

Avaliação dos objetivos, parceiros e propostas estratégicas de participação


QUOTAS DE PATROCÍNIO

• Material para venda de quotas: Tema Descrição geral e estratégias Objetivos Público-alvo (todas informações disponíveis) e previsão de

participação Outros patrocinadores Resultados esperados Investimento total Valor das quotas e o que está incluso em cada uma delas.



Exemplo de distribuição de quotas

PATROCÍNIOR$ 10.000,00 cota única

Benefícios:» Inserção de materiais nas pastas dos participantes;» Inserção de banner no site do evento;» Inserção de logotipo em todos os materiais de divulgação do evento;» Inserção de logotipo em todos os materiais de sinalização do evento;» 4 inscrições gratuitas no evento;

CO-PATROCÍNIOR$ 5.000,00

Benefícios:» Inserção de materiais nas pastas dos participantes;» Inserção de logotipo em todos os materiais de divulgação do evento;» 2 inscrições gratuitas no evento;

APOIOR$ 2.000,00

Benefícios:» Inserção de materiais nas pastas dos participantes;» 1 inscrição gratuita no evento em si;

ESTRATÉGIAS DE DIVULGAÇÃO

• De acordo com os objetivos• O que vai ser utilizado e as características

Divulgação massificada ou dirigida Assessoria de imprensa Convites Outdoors Anúncios e Publicidade Teasers Ações dirigidas (abordagens, folhetos) Cartazes Convite pessoal


• Definição de cronograma• Solicitações legais ou oficiais• Contratação de serviços• Cerimonial e Protocolo• Desenvolvimento divulgação• Criação de materiais promocionais• Banco de Dados• Formas de avaliação• Desenho dinâmica operacional• Formulários de controle• Reunião e integração operacional

Fase 2 - OrganizaçãoFase 2 - Organização

CRONOGRAMA

• Definição das etapas a serem realizadas, datas de início e término, responsabilidades e status geral.

• Controle de toda a equipe de organização, acompanhamento passo-a-passo.

• Desenvolvimento em ordem retroativa.

Assunto Ação Descrição Responsável Início Término Status

Divulgação Criar convites Criação Lay-out Aninha 04/04 Já iniciado.


SOLICITAÇÕES LEGAIS / OFICIAIS

Conforme local de realização do evento e impacto social, algumas solicitações deverão ser feitas:

• Prefeitura do Município• Eventos culturais: quando a empresa tiver interesse em

beneficiar-se da Lei Rouanet, entre outros incentivos• DSV. CET, para coordenação de trânsito

Ex.: Maratona de São Paulo – faixas espalhadas pela cidade

informando fechamento de vias


CONTRATAÇÕES DE SERVIÇOS

Pensar desde o início do evento, até o término, todos os serviços que precisarão ser contratados.

• Bufê degustações de todo o cardápio exatidão no número de convidados definições de decoração bufê X empresa decoração Antecedência


CONTRATAÇÕES DE SERVIÇOS

• Equipamentos teste e referências da empresa Confirmação do material alugado Segurança de contato de outras empresas

• Manobristas, Segurança, ambulância, Transporte• Recepcionistas (bilíngües, perfil, atividades)

• Gravação / fotografia• Decoração – infra-estrutura


CERIMONIAL E PROTOCOLO

• Formação de mesas e auditório (em “U”, em “quadrado”, em “T”, em “círculo”, em “auditório”, em “espinha de peixe”, em “grupos”.

• Cerimonial, Protocolo e Etiqueta Bandeiras Hinos Costumes típicos


DEFINIÇÕES

• Cerimonial:Cerimonial: rigorosa observância de certas formalidades em eventos oficiais, entre autoridades nacionais e estrangeiras; conjunto de formalidades de atos solenes e festas públicas;

• Protocolo:Protocolo: é a ordem hierárquica que determina normas de conduta dos governos e seus representantes em ocasiões oficiais ou particulares.

Fonte: slides 29-30 e 32- 34 http://www.mundorep.com.br


NÍVEL DE IMPORTÂNCIA OU DESTAQUE

• Composição de mesa ímpar:

• Composição de mesa par:

4º

2º

1º

3º

5º

1º direita 2º esquerda

3º

1º

2º

4º

centro imaginário


Para compor a mesa a ordem deve ser:

+ importante - importante

A ordem de discurso ou apresentação é inversa: - importante + importante


BANDEIRAS ordem de precedência das bandeiras, prevista na Lei Federal no 5.700, de 1o de setembro de 1971.

• Existe uma ordem padrão a seguir, seja quando as bandeiras estão hasteadas ao ar livre, seja no interior de salas de reuniões, na sala do reitor ou em auditórios.

• A bandeira do Brasil sempre fica ao centro de todas as outras, exceto em eventos internacionais, onde se deve utilizar a ordem alfabética nacional. As demais são dispostas dos lados direito e esquerdo, na ordem de precedência, ou em alameda, com a bandeira brasileira em primeiro plano.

Fonte: eventos e normas – Universidade Estadual de Campinas


COM BANDEI RA DO ESTADO: Nacional à direita e Estado à esquerda.

COM BANDEI RA DO MUNI CI PI O: Nacional à direita e Município à esquerda.

COM BANDEI RA DO ESTADO E DO MUNI CI PI O: Nacional ao centro, Estado à direita e Municipio à esquerda.

COM BANDEI RA DO ESTADO E OUTRA I NSTI TUCI ONAL: Bandeira Nacional ao centro, do Estado à direita e a institucional à esquerda.

• COM BANDEIRA DO ESTADO, MUNICIPIO E INSTITUCIONAL: Nacional ao centro direita, Estado à esquerda da Nacional, município à direita e institucional à esquerda, ao lado da bandeira do Estado.

• COM BANDEIRAS DE VÁRIOS ESTADOS EM NÚMERO ÍMPAR: Coloca-se a bandeira do Estado anfitrião à direita da Bandeira do Brasil. As bandeiras dos demais Estados irão à esquerda e à direita alternadamente, obedecendo ao critério de precedência por ordem cronológica de criação histórica de cada um deles, conforme segue (decreto 709234, art. 85): BA, RJ, MA, PA, PE, SP, MG, GO, MT, RS, CE, PB, ES, PI, RN, SC, AL, SE, AM, PR, AC, DF, RD, MS, TO, AP, RR.

• COM BANDEIRAS DE VÁRIOS ESTADOS EM NÚMERO PAR: Coloca-se a bandeira do Estado anfitrião à esquerda da Bandeira do Brasil. As bandeiras dos demais Estados irão à direita e à esquerda alternadamente, obedecendo ao critério de precedência por ordem cronológica de criação histórica de cada um deles, conforme o decreto 709234, art. 85.

• BANDEIRA NACIONAL E DE OUTRO PAÍS: Nacional à direita e do país visitante à esquerda.

• COM BANDEIRAS DE OUTROS PAÍSES EM NÚMERO ÍMPAR: A Bandeira Nacional fica ao centro. As bandeiras dos países visitantes seguem a ordem alfabética, pelo idioma do país anfitrião, à direita e à esquerda, alternadamente. Os organismos internacionais seguem a ordem alfabética utilizando o idioma oficial, normalmente o inglês.

COM BANDEIRAS DE OUTROS PAÍSES EM NÚMERO PAR

COM BANDEIRAS DE OUTROS PAÍSES E A DO ESTADO ANFITRIÃO EM NÚMERO ÍMPAR

COM BANDEIRAS DE OUTROS PAÍSES E A DO ESTADO ANFITRIÃO EM NÚMERO PAR

COM BANDEIRAS DE OUTROS PAÍSES, DO ESTADO ANFITRIÃO E DA INSTITUIÇÃO EM NÚMERO ÍMPAR

COM BANDEIRAS DE OUTROS PAÍSES, DO ESTADO ANFITRIÃO E DA INSTITUIÇÃO EM NÚMERO PAR

Disposição daDisposição da(s)(s) sala sala(s)(s)


DESENVOLVIMENTO DIVULGAÇÃO

• Definição de gráficas• Convites – o começo do evento (mailing, forma de envio,

confirmações, dúvidas)

• Assessoria de imprensa – reuniões, entrevistas, aprovações de press releases, acompanhamento

• Publicidade – aprovação de lay outs, aprovação de mídia, acompanhamento de cronograma de divulgação

• Divulgação dirigida – Criação e acompanhamento de comunicação dirigida.


CRIAÇÃO DE MATERIAIS PROMOCIONAIS

• Tarjeta de mala• Identificação de mesas (prisma)

• Kits (pasta, bloco, caneta, crachá e certificado)

• Sinalização• Brindes• Programas• Cartaz e/ou cartazetes• Promoções – sorteios, atrações• Bandeirinhas, encostos p/cabeça ônibus, faixas,papel-carta,

envelopes, mapas* Definição de identidade visual e logomarca


BANCO DE DADOS

• Momento da inscrição Via internet Impresso, mas com digitação posterior

• Informatização durante o evento• Obtenção de dados durante o evento (fichas, pesquisas, promoções,

cupons)

• Utilização para ações pós-evento


FORMAS DE AVALIAÇÃO

Criação de estratégias conforme objetivo do evento:• Interativas (botões)

• Presença em inscrições/comparecimentos/catraca• Pesquisas• Debates• Observação• Negócios fechados• Interatividade com produto (tests drive, experimentos)

Envolver todos os públicos – participantes, organizadores, contratados.

Demonstração do sistema de votação interativa.Fonte: Dr. Alfredo Carlos S. D. Barros.Fotógrafa: Juliana Molina.

Fase 2 – OrganizaçãoFase 2 – Organização

FORMULÁRIOS DE CONTROLE

• Check list durante o evento

• Cronograma e programa de atividades e ações

• Controle da equipe

• Responsáveis para cada atividade

• Regras e instruções gerais

• (kit) com prancheta para todos os envolvidos

P l anil ha de Recepção:

DIA 02/03

Palco Porta Sala Pré-Incritos Inscritos locais

Grande Auditório – 600 lugares 01 bilíngüe 01 01

Amarelo – 200 lugares 01 01

Vermelho – 150 lugares 01 01

Coral – 70 lugares 01 01

Havana – 40 lugares 01 01

Luiz Karpovas – auditório do Inrad

VIP – Sala verde 01 bilíngüe

Secretaria 01 02

Total: 15 pessoas DIA 03/03

Palco Porta Sala Pré-Incritos Inscritos locais

Grande Auditório – 600 lugares 01 01 01

Amarelo – 200 lugares 01 01 01

Vermelho – 150 lugares 01 01

Coral – 70 lugares 01 01

Havana – 40 lugares 01 01

Luiz Karpovas – auditório do Inrad

VIP – Sala verde 01

Secretaria 01 02

Total: 16 pessoas


REUNIÃO E INTEGRAÇÃO OPERACIONAL

• Reunião de todas as equipes (internas e terceirizadas, cliente e agência)

• Entrega do programa e check-list de controle• Visita ao local do evento• Repassagem de atividades e responsabilidades• Conhecimento e definição de pessoas-chave durante o

evento• Acerto de linguagens nos rádios de comunicação,

freqüências.

Fase 3 - ExecuçãoFase 3 - Execução

• Coordenação de atividades

• Coordenação de equipes

• Avaliação durante o evento

• Reestruturações e correções necessárias


COORDENAÇÃO DE ATIVIDADES

• Responsáveis por cada área ou atividade do evento

• Acompanhamento e informações sobre os imprevistos

• Necessárias adaptações


COORDENAÇÃO DE EQUIPES

• Controle de pessoas “não-envolvidas”

• Substituição de pessoas com imprevistos

• Troca para alimentação e break

• Controle de desempenho e necessárias substituições


AVALIAÇÃO DURANTE O EVENTO

• Percepção dos participantes

• Presença nos eventos paralelos

• Satisfação com buffet, estrutura

• Necessárias correções

Fase 4 - Fase 4 - Avaliação / ResultadosAvaliação / Resultados

• Tabulação de pesquisas

• Análise de Resultados

• Montagem de apresentação dos resultados a curto prazo

• Relatório pós-evento para próxima realização

• Tabulação de pesquisas (sondagens, quantitativas, qualitativas)

• Análise de Resultados (negócios, contatos, mudança de percepção, participantes)

• Avaliação de resultados na mídia• Avaliação da melhor divulgação (como o participante ficou sabendo do

evento?)

• Montagem de apresentação de resultados a curto prazo à direção (rápida, objetiva)

• Relatórios pós-evento para próximas edições (equipes internas e terceirizadas avaliam como o evento poderia ter acontecido melhor)

• Arquivamento de fotos, vídeos, fichas, pesquisas, relatórios.

Fase 4 - Avaliação / ResultadosFase 4 - Avaliação / Resultados

Fase 5 – Pós-EventoFase 5 – Pós-Evento

INTERNO E EXTERNO

• Estruturação do mailing e contatos

• Cartas de agradecimento

• Brindes de agradecimento

• Criação de Newsletter pós-evento (fotos, depoimentos, resumo)

• Ações especiais (criação de grupos, outros eventos para continuidade)

• Próxima edição – novas estratégias.

Tipos de eventosTipos de eventos

• Programa de visitas (open house): recepção de grupos de visitantes com programação criteriosa e apresentação de área física, filosofia, políticas e ramos de atividade

• Concurso: aproximação e familiarização dos públicos envolvidos com a organização e suas políticas => funcionários, familiares, distribuidores, acionistas, revendedores e público externo

• Exposição: é fixa, visa apenas divulgar• Feira: é fixa, ampla e visa vender• Salão: amplo, fixo e visa apenas divulgar – características de

feira


• Mostra: é pequena, circulante e visa somente divulgar

• Encontro: porte e duração variáveis; finalidade de discutir temas de interesse comum =>

• Conferência: exposição de assunto de amplo conhecimento do conferencista – pessoa reconhecidamente competente – a palavra poderá ser dada à platéia para questionamento (videoconferência)

• Palestra: assunto geralmente de natureza educativa – platéia relativamente pequena – deverá ser aberta para questionamentos (ciclo de palestras)


• Simpósio: vários expositores com a presença de um coordenador – tema geralmente científico – platéia participa – objetivo é intercâmbio de informações

• Painel: debate entre expositores sob a coordenação de um moderador – não é aberto à platéia

• Mesa-redonda: expositores sob coordenação de um moderador e posterior debate – a platéia pode participar

• Convenção: exposição de assuntos por várias pessoas – pode durar vários dias – tem a característica de reunir membros de entidade política ou empresarial

• Congresso: evento de grande porte que engloba atividades sociais – é realizado em vários dias – promovido por entidades associativas com fins de estudar temas cujas conclusões devem tornar-se públicas

• Seminário: exposição feita por uma ou mais pessoas com a presença de um coordenador – a platéia pode participar em forma de grupos. Divide-se em três fases: exposição, discussão e conclusão

• Fórum: exposições mediadas – Discussão e debate com participação da platéia – moderador apresenta, no final, conclusão dada pela maioria – pode durar um ou mais dias

• Debate: discussão de pessoas que defendem pontos de vista diferentes sobre um tema – não há participação da platéia



• Conclave: evento religioso semelhante ao congresso• Semana: semelhante ao congresso – duração de vários dias –

assuntos de interesse comum• Jornada/concentração: encontro de grupos profissionais

promovido por entidade de classe com duração de vários dias• Workshop: palestra com teoria e prática – pode fazer parte

de um evento maior – caráter comercial• Oficina: semelhante ao workshop – contudo, tem caráter

educacional• Colóquio: exposição de tema em reunião fechada para

posterior tomada de decisões

CheckCheck listlist para eventos para eventos

• Briefing: Objetivo; Forma; Público; Local; Bloqueio dos espaços a serem usados; Identidade visual; Formalização de reserva de espaço; Sistema de disposição de participantes (escola, U, V etc); Acomodação e deslocamento participantes (acesso);

Sistema de chapelaria; Distribuição de pessoal; Preparação e sistema de limpeza dos espaços; Mobiliário; Ventilação; Pontos de luz; Equipamentos (PC, datashow, retro, iluminação, som);

Serviços nos locais de reuniões; Serviços de alimentação – contratação/ parcerias

(lanchonetes, cafés, restaurantes, garçons);

Aspectos climáticos;


Eventos nas proximidades e em mesma data; Fornecedores; Identificação/sinalização dos locais; Arranjos florais; Serviços de água, café e horários; Mesas de recepção e identificação de pessoal; Voltagens, ciclagens e amperagens do local; Previsão de custos; Busca de patrocínios; Definição de ferramentas e estratégias de divulgação;


Espaços para atividades e competições esportivas; QG para centralização e guarda de materiais e

equipamentos; Reservas de assentos VIP; Roteiros: palestras e mestre de cerimônia; Scripts; Agradecimentos aos patrocinadores e apoiadores; Atividades sociais extras; Busca de patrocínio e apoio.


Documents

Organização de eventos conceitos e definições Técnicas de Relações Públicas IV Profª. Carolina Alves Borges