3. Organizando suas informações

Para preparar uma boa apresentação, é preciso que você tenha em mente que ela

deve ir ao encontro do interesse dos ouvintes, desenvolver o assunto de forma clara, lógica e

concatenada, além de atingir os objetivos propostos.

Deverá criar um roteiro que permitirá a você orientar-se passo a passo na procura das

informações apropriadas para as circunstâncias de cada apresentação, de acordo com o tema,

os seus objetivos e o público que irá ouvi-lo.

3.1 Escolha do Assunto

Geralmente somos convidados para falar sobre um assunto que se relaciona com

nossa profissão, nosso interesse pessoal, de nosso preparo acadêmico ou até acontecimentos

da nossa vida. Mas isso não significa que o orador não deva escolher o assunto a ser abordado,

ou até mesmo dar o enfoque que julgar pertinente ao momento para que fique mais fácil a

construção das ideias e também adequado aos ouvintes. Sendo assim, escolha corretamente o

assunto que irá desenvolver na sua apresentação. Para isso, considere as seguintes situações:

a) Fale sobre um tema atual.

b) Trate de um assunto no qual tenha autoridade.

c) Escolha de um assunto que você goste.

d) Coloque uma nova roupagem aos assuntos corriqueiros.

e) Opte por um assunto pertinente à circunstância.

f) Decida-se por um assunto com tempo para ser pesquisado e apresentado

g) Fale sobre um ângulo do assunto que o auditório ainda não tenha ouvido.

1.2 Determine os Objetivos

O que você de fato deseja obter com sua apresentação?

Devemos saber claramente o que pretendemos não ocorrendo desvio de informações

e de formatos de exposição do conteúdo desejado.

Para que ocorra essa organização verbal e não verbal, é necessário ter em mente seus

objetivos, os quais podem se apresentar separadamente, ao mesmo tempo, ou de forma

alternada numa mesma abordagem.

Nessa exposição de informações, importante identificar o foco da abordagem desejada

na apresentação. Na oratória existem os seguintes contextos argumentativos, que são:

a) Informar.

b) Persuadir e Motivar.

c) Entreter.

d) Promover-se.

Isso significa que, essa identificação focal irá promover o alcance dos objetivos na

apresentação.

3.3 Conhecer o ouvinte

O sucesso de uma apresentação está ligado também ao conhecimento do público

ouvinte. Precisamos saber para quem iremos expor nossos pensamentos.

Para conhecermos os ouvintes temos que considerar:

a) A forma como as pessoas ouvem: considerar que as pessoas têm dificuldades para

escutar por algumas das seguintes razões:

Dificuldade de concentração.

Audição seletiva.

Prejulgamento e distorções.

Qualidade da mensagem.

b) Os motivos que as levaram à apresentação.

c) Quanto os ouvintes já sabem sobre o assunto.

d) Quanto os ouvintes gostariam de saber e quanto desejo informar.

e) Suas motivações de vida.

f) Qual o espírito de participação dos ouvintes.

g) Características do público que influenciam na preparação. As principais são:

Sexo.

Idade.

Nível sociocultural.

Raça.

Na fase de preparação da

apresentação, esse item é um dos mais

importantes porque sempre que expomos

nossas ideias para alguém e saber para

quem nos possibilita adequações que serão

fundamentais para o sucesso de nossa

exposição.

3.4 Local e Circunstância

Para quê tudo esteja adequado, deve-se observar e considerar o local e as condições

para a realização do seu trabalho como comunicador.

Alguns cuidados com o local e as circunstâncias que cercam a apresentação, ajudam a

indicar o melhor caminho para alcançarmos um bom resultado com o público.

O orador deve considerar e se informar quanto:

a) O tamanho do auditório.

Compreenda seu papel

Antes de preparar sua apresentação e ajustá-la para o público a que você se dirigirá, há

algumas perguntas que você deve fazer-se sobre seu papel:

-Estou aqui para modificar uma ideia?

- Vou fazer um discurso motivador?

- O que espero influenciar os espectadores a fazer?

- Estou trazendo informações novas a eles?

- Estou aqui para justificar minha posição (ou de minha empresa)?

- Sirvo como réplica à apresentação de alguém?

- Estou aqui para substituir alguém ou para preencher o tempo?

- Qual minha relação com os outros palestrantes?

- Estou aqui para desafiar as ideias de outra pessoa?

- Sou mais entretenimento do que aprendizado?

Se você não for a estrela e não tiver um papel definido, sinta-se livre para relaxar e

fazer a apresentação da melhor maneira possível.

b) O local onde será realizada a apresentação.

c) Os recursos disponíveis.

d) O apoio da apresentação.

e) O que aconteceu antes da sua apresentação.

Verifique o local

Não importando quão bem você acha que conhece o local da apresentação,

dedique um tempo para vê-lo com antecedência a fim de verificar alguns detalhes

fundamentais. Sua checklist deve incluir:

- Onde ficam as tomadas?

- Há um flip chart/ um quadro/ uma lousa?

- Há cadeiras suficientes?

- Há telefone? Se sim, é possível garantir que ele não vai tocar?

- Alguém chegando atrasado passar na frente da apresentação?

- Se for utilizar o projetor, a sala pode ser escurecida?

- Algo pode confundir os espectadores?

- Você vai ficar perto ou longe do público?

3.5 Pesquisar as informações

Depois de termos definido o assunto, traçado os objetivos da apresentação,

identificado às características dos ouvintes, boa parte da pesquisa e da escolha das

informações já terá sido realizada, temos que completar o levantamento de dados.

a) Comece a pesquisar a montagem da apresentação pelo assunto central.

b) Não censure.

c) Recorra aos próprios conhecimentos.

d) Converse com outros especialistas.

e) Consulte bibliotecas, livrarias e arquivos de jornais.

f) Consulte filmes.

g) Visite o local.

h) Monte um arquivo.

i) Concentre-se no assunto.

j) Separe e relacione as informações.

Tudo que pensamos e falamos pode ser representado em forma de imagens, sons e

sensações. O cérebro humano quando processa a informação as divide nestes três

componentes.

Por isso é fundamental realizar uma pesquisa minuciosa quanto aos recursos que

poderá dispor em sua apresentação. Em termos quantitativos, o canal de predominância da

absorção de informações para um público médio tende a ser o visual, depois o auditivo e

posteriormente o sinestésico. Estima-se que:

Comunicativamente as pessoas com características perceptivas tendem a ser

convencidas e apresentam-se com predominâncias como as descritas na tabela.

Percepção Predominância

Auditiva

O que lhe é dito.

Guarda mais facilmente as palavras.

Percebe pequenas alterações na tonalidade da voz.

Convencem-se diante de uma argumentação

consistente.

Utilizam um tom de voz bem ajustado ao ambiente.

Fisicamente se identificam pela movimentação dos

olhos.

Visual

Convencem-se com segurança diante de imagens.

Utilizam uma linguagem fartamente figurada.

Descrevem e lembram fisionomias e ambientes.

Porcentagem Predominância

83 % Predominantemente visual

11% Auditivos

6% Sinestésicos

Seu ritmo de fala pode se acelerar facilmente.

Na sua argumentação pode induzir a plateia a visualizar

mentalmente os exemplos que usar.

Fisicamente quando formulam a frase, costumam jogar

seu olhar para cima.

Sinestésicos

O canal da sensação mais aguçado.

Possuem uma forma mais retraída de comunicação.

Utilizam de toque quando falam com as pessoas.

Fisicamente tendem a olhar baixo quando falam.

O ritmo de fala pode ser mais sereno.

Esta predominância de um canal de maior sensibilidade à comunicação não elimina a

importância dos demais. Algumas pessoas possuem ambos os canis latentes, feito antenas que

captam e percebem informações explícitas e implícitas, objetivas e sutis. Outros têm a

predominância dos três canais em ordens diferentes.