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Índice
PLANO REFERENCIAL .................................................................................................... 1
GERAÇÃO DA ECD - SISTEMA FOLHAMATIC CONTÁBIL .............................. 2
Configurações Iniciais - Menu Arquivos ................................................................... 2
Cadastro de Empresas .................................................................................................... 2
Plano Contábil ................................................................................................................... 3
Históricos ........................................................................................................................... 4
Dados do Contador .......................................................................................................... 5
Dados do Sócio ................................................................................................................. 5
Cadastro de Participante ................................................................................................. 5
Menu Movimentos ........................................................................................................ 5
Digitação ............................................................................................................................ 5
Digitação e Digitação de Múltiplas Partidas ................................................................. 5
Digitação Auxiliar .............................................................................................................. 6
Atualização do Plano Contábil ........................................................................................ 9
Encerramento do Período ............................................................................................... 9
Menu Relatórios ........................................................................................................... 9
Balancete (Plano Referencial) ........................................................................................ 9
Listagem do Plano de Contas (Referencial) ................................................................. 9
Escrituração Auxiliar......................................................................................................... 9
Balanço Patrimonial ....................................................................................................... 10
DRE – Demonstração de Resultado do Exercício .................................................... 10
Notas Explicativas .......................................................................................................... 10
GERAÇÃO DO ARQUIVO - MENU DIVERSOS / ECD......................................... 11
ECD no Folhamatic Contábil .....................................................................................11
ABA GERAÇÃO DO ARQUIVO: .................................................................................13
ABA RESPONSÁVEIS:................................................................................................14
ABA ABERTURA DO ARQUIVO: ...............................................................................15
ABA SITUAÇÃO ESPECÍFICA: ..................................................................................16
ABA DMPL / DLPA ......................................................................................................17
Passo a passo para preenchimento da aba DMPL / DLPA: .................................... 17
ABA OUTROS RELATÓRIOS – RTF: ........................................................................20
Download do PVA .......................................................................................................21
VALIDAÇÃO E AUTENTICAÇÃO DO ARQUIVO .................................................. 25
Para PJ com Registro em Cartório ...........................................................................25
Para PJ com Registro na Junta Comercial ..............................................................26
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Plano Referencial
Seção 1.17. Plano de Contas Referencial para o Sped Contábil:
O PVA do Sped Contábil adotou, a partir do ano calendário 2014, os mesmos planos de contas
referenciais constantes no Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Contábil Fiscal (ECF).
Para a ECD o Registro é facultativo, todavia, se a pessoa jurídica está obrigada também à entrega
da ECF – Escrituração Contábil Fiscal, o recomendável é que efetue o vínculo.
Ele é um plano de contas, elaborado com base na DIPJ.
Foram disponibilizados seis tipos de Planos Referenciais diferentes, de acordo com o segmento
da empresa.
São eles:
PJ em Geral;
Imunes e Isentas em Geral;
Financeiras ou Associação de Poupança e Empréstimo;
Seguradoras ou Entidades Abertas de Previdência Complementar;
Entidades Fechadas de Previdência Complementar;
Partidos Políticos.
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Geração da ECD - Sistema Folhamatic Contábil
Nesta apostila veremos tudo o que deve ser configurado para a parametrização do sistema
Contábil na geração do SPED ECD (Escrituração Contábil Digital) referente ao ano calendário de 2015.
A parametrização a seguir deve ser efetuada para que a geração do arquivo e o processo de
validação ocorram perfeitamente até o último dia útil do mês de maio.
Lembrando que entregamos nesse ano de 2016, o arquivo referente a todo ano calendário 2015.
Abaixo todas as configurações a serem efetuadas e verificadas no sistema para padronização do
mesmo na geração do SPED Contábil:
Configurações Iniciais - Menu Arquivos
Cadastro de Empresas
Verifique no menu: Arquivos / Empresas / Aba 1 – Plano de contas, a configuração para Outros
Planos. Diante disso, o sistema disponibiliza configurações específicas para a empresa de acordo com
seu segmento e possibilita a escolha do Plano Referencial no campo abaixo.
Existem seis planos referenciais diferentes, e deve ser escolhido um plano diante do seguimento
da empresa.
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Na Aba 2 – Configurações Diversas: certifique-se que a opção ECD está habilitada, pois está
opção faz com que o sistema apresente um alerta sempre que estiver inserindo alguma informação que
não esteja nos padrões ECD.
Nessa mesma aba, veja se o Registro na Junta Comercial e seu estado ou Cartório está preenchido
de forma correta, com número de registro.
Plano Contábil
Referente ao Plano de Contas, as configurações são especificamente para as contas analíticas.
Acessando o Menu: Arquivos / Plano Contábil / Aba Contas Contábeis - 1, todas as contas analíticas
do plano devem ser: vinculadas ao plano de contas Referencial da Receita Federal e também ter a opção:
Conta de Aglutinação (ECD) habilitada.
Para vinculação do Plano Referencial, você deverá configurar o Menu: Arquivos / Empresas /
Aba 1 – Plano de Contas, na opção Outros Planos e Plano Referencial de acordo com o tipo da empresa.
No caso de contas analíticas que recebam lançamentos globais, a opção Conta de Lançamento
Global deve ser habilitada.
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Na aba Configuração – 4 certifiquem-se de que os campos necessários estão preenchidos. No
quadro “Natureza das Contas” do lado esquerdo da tela, os campos: Ativo, Passivo, Despesas, Custos,
Receitas e Resultado devem ter o número do primeiro grau das contas informado no quadro à frente. Do
lado direito da tela verifique se as contas para transferência do Lucro ou Prejuízo, de Transferência de
Resultado e Patrimônio Líquido estão preenchidas e corretas.
Históricos
Os históricos são necessários para identificar os lançamentos contábeis. Nomeando a situação
de cada um dos fatos contábeis que constam na digitação.
Esses podem ser cadastrados através da rotina: Menu Arquivos / Históricos, contendo
minimamente um código e sua descrição. Ou se preferir pode ser digitado manualmente no campo OBS,
na tela de digitação.
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Dados do Contador
No Menu Arquivos / Dados do Contador, basta efetuar corretamente o cadastro completo do
contador responsável pela a empresa, contendo, inclusive, a data de validade da Certidão de
Regularidade Profissional do CRC.
ATENÇÃO: O campo validade não é obrigatório. E a Certidão de Regularidade Profissional é o
documento que comprova que o profissional da contabilidade está em situação regular perante o CRC na
data de sua emissão. O profissional deverá acessar o link de Serviços online do Portal do CRC, utilizando
seu número de registro no CRC (pessoa física) e respectiva senha. Não existe limite para sua emissão, e a
certidão tem validade de noventa dias.
Dados do Sócio
No menu: Arquivos / Dados do Sócio, basta efetuar corretamente o cadastro completo dos
sócios da empresa, caso tenha.
Cadastro de Participante
No Menu Arquivos / Participantes, caso a empresa tenha, cadastre o participante que se
encaixar em um dos 11 códigos de relacionamento disponíveis na tela. Após cadastrado, esse código
deve ser informado nos lançamentos que influenciarem diretamente o lucro ou prejuízo do período da
empresa.
Menu Movimentos
Digitação
É necessário ter toda a movimentação da empresa pronta para o período de geração do arquivo.
Essas movimentações podem vir para a contabilidade por meio de integração com outros
departamentos, ou serem efetuadas manualmente em uma das cinco telas de digitação que o sistema
Folhamatic Contábil possui. Para isso basta acessar o Menu Movimentos / Digitação.
Digitação e Digitação de Múltiplas Partidas
As duas principais digitações do sistema são: Menu Movimentos / Digitação ou Menu
Movimentos / Digitação de Múltiplas Partidas.
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Digitação Auxiliar
A Digitação Auxiliar é utilizada apenas nas empresas que vão gerar o livro do tipo R (razão
auxiliar) e seus auxiliares A e Z para a ECD.
Os lançamentos contábeis que tiveram mais de uma operação dentro do mesmo número de
lançamento, são considerados lançamentos globais.
Exemplo de um pagamento de quatro fornecedores no lançamento nº 08, teremos a seguinte
situação:
Na parte debaixo dessa tela, que é a digitação auxiliar, esses lançamentos globais deverão ser
"justificados". Por exemplo:
Lançamento Global: Pagamento dos fornecedores A, B, C e D. R$ 10.000,00
Digitação Auxiliar:
Fornecedor A - 1.000,00
Fornecedor B - 5.000,00
Fornecedor C - 2.500,00
Fornecedor D - 1.500,00, totalizando os 10.000,00
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Para cada lançamento global, terá uma nova numeração de lançamentos auxiliares. Todos os
dados deverão ser informados, pois serão enviadas para a Receita.
Pode-se verificar também que nessa tela, enquanto não for lançado o valor total na digitação
auxiliar, consta uma "diferença" no campo e o botão "sair" não fica habilitado, precisando totalizar o valor
do lançamento contábil.
Nas digitações citadas acima, deverá efetuar os lançamentos do ano contábil segundo
orientações abaixo:
Os lançamentos devem conter:
Data do Registro Contábil;
Conta (s) Credora (s);
Conta (s) Devedora (s);
Histórico ou Código de Histórico Padronizado;
Valor do Registro Contábil;
Número do Lançamento para identificar de forma unívoca.
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O lançamento contábil deve ser efetuado com:
Um registro a débito e um a crédito ou,
Um registro a débito e vários a crédito ou,
Vários registros a débito e um a crédito ou,
Vários registros a débito e vários a crédito.
Poderá utilizar:
Dicas:
Campos Alfanuméricos: máximo 255 caracteres (histórico, complemento, etc);
“|” Pipe: Não utilizar! Pois ele é a separação dos dados no leiaute como o exemplo:
|0000|LECD|01012011|31122011|EMPRESA ECD|64555626000147|
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Atualização do Plano Contábil
A Atualização do plano Contábil organiza os saldos das contas contábeis da empresa no período
solicitado, basta acessar o menu: Movimentos / Atualização do Plano Contábil, informe o período de 01
a 12 do ano ativo e confirme a atualização.
Encerramento do Período
Antes de efetuar o encerramento certifique-se que a conta de Encerramento e transferência de
Lucro/Prejuízo, estão corretas. Caso precise alterar, acesse o menu Arquivos / Plano Contábil / Aba 4 –
Configuração.
No Menu Movimentos / Encerramento do Período, encerre o período para apurar o Lucro ou
Prejuízo da empresa. Ativo deve bater com Passivo, e as contas de Receitas e Despesas devem estar com
seus saldos zerados para gerar e entregar o arquivo sem erros.
Menu Relatórios
Para se certificar que o encerramento foi feito corretamente e que os saldos das contas estão
corretos, verifique as movimentações e saldos, tirando os relatórios abaixo, verificando a relação das
contas contábeis e também, das contas Referenciais.
Balancete (Plano Referencial)
No menu: Relatórios / Balancete / Mensal. Visualize os saldos aglutinados pelo referenciamento
selecionando a opção Tipo de Balancete: Referencial.
Listagem do Plano de Contas (Referencial)
Menu: Relatórios / Listagens / Plano de Contas. Selecione Tipo da Listagem – Referencial e
Tipo Referencial / Completo com vínculo. Para visualizar se o referenciamento está correto e completo.
Escrituração Auxiliar
Menu: Relatórios / Escrituração Auxiliar. Poderá emitir Diário, Listagem e Razão das digitações
auxiliares. Para os casos de entrega do Livro R e seus auxiliares A e Z.
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Balanço Patrimonial
Emita o balanço para verificar se Ativo e Passivo batem. Basta acessar o menu: Relatórios / Balanço
Patrimonial.
DRE – Demonstração de Resultado do Exercício
Acesse menu: Relatórios / Demonstração do Resultado do Exercício. E emita a DRE para se
certificar de que os grupos de resultado: Receitas, Despesas e Custos foram zerados e seu lucro ou
prejuízo transportado para o PL do Balanço.
Notas Explicativas
Através do menu: Relatórios / Notas Explicativas é possível montar o relatório de explicações
específicas de situações especiais que podem ter ocorrido durante o ano calendário. Clicando na opção:
Arquivo, gere este relatório em Word e salve na extensão .RTF.
Assim poderá anexá-lo a opção da Aba Outros Relatórios RTF na tela de geração do arquivo texto.
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Geração do Arquivo - Menu Diversos / ECD
ECD no Folhamatic Contábil
É necessário que a contabilidade da empresa esteja com o período encerrado para a geração do
arquivo. Porém antes de encerrar o exercício, efetue os procedimentos abaixo, alguns já citados nas
padronizações acima:
1 - Para fins de SPED, a digitação deve ser realizada de forma ANUAL, em sequência. Sendo
assim é importante efetuar a Renumeração da Digitação, através do menu Utilitários/ Renumeração da
Digitação. Informe o período de janeiro a dezembro do ano ativo, clique na opção ANUAL e depois em
RENUMERAR.
2 – É importante efetuar a Atualização do Plano de Contas. Para fazê-la, acesse o menu:
Movimentos/ Atualização do Plano de Contas, atualize de 01 a 12 com a Opção NORMAL.
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3 – O Encerramento do Exercício, deve ser feito através do menu: Movimentos/
Encerramento do Período, transportando o LUCRO/ PREJUÍZO apurado no exercício.
4 – Verifique o Balanço Patrimonial e se o total do Ativo e Passivo batem. Acesse menu:
Relatórios / Balanço Patrimonial e verifique se os valores estão corretos:
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5 - Efetue a geração do arquivo SPED ECD, através do menu: Diversos/ SPED / ECD.
Em atendimento sempre ao último Ato Declaratório Executivo que disponibiliza o leiaute mais
atual do Arquivo Digital SPED – ECD, a geração do mesmo é atualizada por parte do sistema, validação e
envio correspondente ao ano calendário de 2015.
ABA GERAÇÃO DO ARQUIVO:
Destino: Informe o local onde será gerado o arquivo;
Arquivo: O nome do arquivo será conforme o exemplo acima, ECD9999.TXT;
Período: Informe o período da geração do arquivo;
Formas de Escrituração: O Tipo do Livro se será: G (Diário Geral), R - A-Z (Escrituração Resumida
- Escrituração Auxiliar – Digitação Auxiliar), ou B (Instituição Financeira – Bacen);
Código de Município: O código de município é puxado automaticamente, conforme o Cadastro
da Empresa;
Número do Livro Contábil: Informe o número do Livro Diário, que deverá ser sequencial
referente ao último entregue, em papel ou formato digital;
Natureza do Livro Contábil: Diário (padrão), porém o usuário poderá alterar;
Verificar inconsistências: Com este botão poderá verificar se há alguma inconsistência antes de
gerar o arquivo.
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ABA RESPONSÁVEIS:
Informe o Contador.
Informe o Sócio / Responsável que assina pela empresa.
Dados do Contador: o sistema apresenta o (s) Contador (es) cadastrado (s) no menu Arquivos/
Dados do Contador, permitindo selecionar o Contador Responsável pelo envio do arquivo;
Dados dos Responsáveis: o sistema permite especificar os dados de até 10 responsáveis e
também possui a opção de integrar as informações automaticamente do cadastro de Sócios (Menu
Arquivos).
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ABA ABERTURA DO ARQUIVO:
Preencha esta aba, de acordo com as informações da Empresa.
Indicador de Início de Período: Normal (01/01/ano correspondente) ou Situações Específicas.
Indicador de Finalidade de Escrituração: Original (padrão) ou substituta, permitindo especificar
o NIRE quando for alterado.
Indicador de empresa de grande porte: NÃO (padrão) / SIM.
Auditor Independente: Utilizado por empresas de grande porte (campo facultativo), é possível
informar dois ou mais Auditores Independentes responsáveis pela Empresa.
Nome e Registro CVM do Auditor: Depois de preenchido o Nome do Auditor, deverá especificar
o registro CVM.
Indicador de SCP – Sociedade em Conta de Participação: É possível identificar as Sociedades
em Conta de Participação: como “Sócio Ostensivo” ou “Participante”.
- Ao habilitar a opção “Participante de SCP como Sócio Ostensivo”, o usuário poderá identificar
quais são as empresas Participantes da Sociedade.
- Ao habilitar a opção “ECD da SCP”, o usuário poderá especificar seu Código ou CNPJ como SCP.
- De acordo Com o ADE Cofis 82/2015, as SCP obrigadas à entrega da ECD – Escrituração
Contábil Digital, deverão utilizar os livros “G”, “R”, “B”, “A” ou “Z” para a entrega do arquivo.
- O livro “S – Escrituração Mantida pelo Sócio Ostensivo” foi excluída a partir do leiaute 4 do
Manual de Orientação da ECD disponibilizado em 31 de dezembro de 2015.
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ABA SITUAÇÃO ESPECÍFICA:
Tipo de Escrituração: Centralizada (Consolidada – Matriz) ou Descentralizada (Individual);
Situação Específica: Cisão, Fusão, Incorporação. Ao selecionar o sistema permitirá especificar o
DIA/MÊS/ANO na aba Geração do Arquivo.
Data de arquivamento da conversão de sociedade simples em empresária: Data, Exemplo:
empresa de trabalho intelectual que passou a exercer atividade de comércio.
Registros Facultativos:
DRE Configurável – Quando se utiliza a DRE Configurável do menu Relatórios.
Centro de Custos – Se deseja enviar o centro de custos da empresa para o SPED.
Gerar DMPL/DLPA – Habilite para que fique disponível a Aba DMPL/DLPA.
Código da Instituição Responsável pela Manutenção do Plano de Contas Referencial: é
necessário identificar qual o código da Instituição Responsável pela Manutenção do Plano Referencial
(conforme o tipo de empresa). Diante da configuração feita no Menu Arquivos / Empresas / Aba 1 – Plano
de Contas.
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ABA DMPL / DLPA
Esta aba permite que o usuário gere informações do relatório DMPL ou DLPA, especificando o
Fato contábil que modificou os saldos das contas de Lucro/Prejuízo e/ou do Patrimônio Líquido. Exemplo:
Aumento do Capital Social.
Poderá especificar a conta contábil que sofreu modificação e o Saldo Inicial e Final de cada conta.
Os saldos deverão ser informados conforme o Período de Apuração (Anual ou Trimestral) da Empresa.
Passo a passo para preenchimento da aba DMPL / DLPA:
Essa rotina não é obrigatória para a geração do SPED ECD. Caso deseje utilizar essas informações,
todos os dados devem ser preenchidos manualmente de acordo com as informações de sua empresa.
A DLPA permite que seja realizado somente um fato contábil por período, já a DMPL exige que
seja realizado um fato por mês.
O passo a passo para o preenchimento é realizado da seguinte maneira:
Na aba “SITUAÇÕES ESPECÍFICAS” habilite a opção “Gerar DMPL/ DLPA”.
Acesse a aba DMPL/DLPA, selecione qual opção deseja habilitar, sendo que o SPED aceita
somente um dos demonstrativos.
18/43
Escolhida a opção, basta marcá-la e selecionar o período referente (esse período esta
relacionado com o encerramento realizado no sistema para essa determinada empresa, sendo trimestral
ou anual).
O próximo passo é criar o fato contábil. Para fazê-lo insira o código e logo após acrescente o
nome desse fato, clicando na opção + para que esse fato seja inserido (para criar esses fatos contábeis,
podem ser tomados como base os relatórios da DLPA/ DMPL, de acordo com o demonstrativo escolhido,
como base).
19/43
Criado os fatos desejados, será necessário realizar o lançamento referente a esse fato,
informando a conta contábil a qual se refere; o saldo inicial dessa conta; o saldo dessa conta durante o
ano; o saldo final (soma do saldo inicial mais o saldo do fato contábil), caso este saldo seja credor deverá
inserir o sinal negativo (-) à frente; de o código do fato contábil (cadastrado no início do procedimento) e
por fim o indicador. Para finalizar, clique sobre a opção + para inserir o lançamento realizado.
20/43
ABA OUTROS RELATÓRIOS – RTF:
Caso necessário, inclua no arquivo digital, outros relatórios não especificados/exigidos pelo
Manual de Orientação, como por exemplo: Notas Explicativas. Basta gerar esses relatórios em formato
RTF para anexar ao arquivo.
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Após realizar os procedimentos acima, todas as informações necessárias para a geração desse
demonstrativo estarão preenchidas.
6 – Após verificar todas as ABAS, retorne a Aba “Geração do Arquivo” e clique em “Gerar”
arquivo que irá validar no PVA (Programa Validador e Assinador) da Receita Federal.
7 – Após ter feito os procedimentos no sistema, e gerado o arquivo.
Baixe o PVA, acessando o endereço abaixo:
http://sped.rfb.gov.br/
Download do PVA
22/43
Depois de ter feito o download e instalado o PVA, basta validar o arquivo e ver se deu tudo certo.
25/40
Validação e Autenticação do Arquivo
Para PJ com Registro em Cartório
De acordo com a Instrução Normativa no 1.420, de 19 de dezembro de 2013, as empresas
registradas em cartórios estão dispensadas da autenticação para fins fiscais. Portanto, para cumprir a
obrigação acessória com a Receita Federal do Brasil, transmita a escrituração via Sped Contábil. Não há
taxa a pagar para a Receita Federal do Brasil.
Em relação à autenticação pelos cartórios, deve ser utilizado o Módulo de Registro de Livros
Fiscais para os Cartórios de Títulos e Documentos e Pessoa Jurídica, para autenticação de arquivos da
ECD. Para isso, é necessário que a empresa registrada em cartório transmita o mesmo arquivo da ECD
que foi transmitido ao Sped para os Cartórios por meio do referido módulo. O software referente ao
módulo pode ser acessado no site www.rtdbrasil.org.br.
Após se cadastrar no site do RTD Brasil e efetuar o Login e senha, será aberta a área exclusiva do
usuário. Clique no banner “SPED”;
26/40
Clique na opção “Livro Contábil Digital” :
Selecione o Cartório;
Informe o Nº do registro da sua Empresa;
Digite o Número do Recibo de Entrega do SPED;
Selecione o arquivo SPED enviado ao PVA;
Informe o CPF do Administrador e demais partes que possuem poderes para representar a
empresa.
Após enviado o arquivo SPED, as partes que foram informadas, devem assinar o Requerimento de
Registro do Arquivo SPED. Cada pessoa (CPF) deve ter o cadastro na Central RTDPJ Brasil para realizar a
assinatura digital.
Para PJ com Registro na Junta Comercial
§ 2º Ficam dispensados de autenticação os livros da escrituração contábil das pessoas jurídicas
não sujeitas a registro em Juntas Comerciais. (Redação dada pela Instrução Normativa RFB nº 1.510, de 5
de novembro de 2014)
Através do PVA, execute as seguintes etapas:
Validação do arquivo contendo a escrituração;
Assinatura digital (e-CPF tipo A3) do livro pela (s) pessoa (s) que têm poderes para
assinar, de acordo com os registros e pelo Contabilista;
27/40
Geração e assinatura de requerimento para autenticação dirigido à Junta Comercial de
sua jurisdição.
Importante:
Para geração do requerimento é indispensável, exceto para a Junta Comercial de Minas Gerais,
informar a identificação do documento de arrecadação do preço da autenticação.
Verifique na Junta Comercial como obter a identificação.
Ao receber a ECD, o Sped extrai um resumo (requerimento, Termo de Abertura e Termo de
Encerramento) e o envia para a Junta Comercial competente.
Para gerar o requerimento, após assinar o arquivo no PVA, será liberada a opção para o
requerimento. Preencha os campos solicitados e clique em “Avançar”:
28/40
Em seguida é solicitada a assinatura digital do assinante do requerimento. Selecione a
qualificação do assinante do requerimento. Clique em “Assinar”.
Na tela "Lista de Certificados" que será aberta, selecione o certificado que será utilizado para a
assinatura digital. Caso não existam certificados, será exibida a mensagem: "Nenhum certificado com as
características necessárias foi encontrado. Para assinar a escrituração contábil o certificado precisa ser
A3, pertencer à ICP-Brasil e o CPF do certificado deverá ser igual ao CPF do respectivo signatário." Clique
no botão "OK" para prosseguir ou no botão "Cancelar" para desistir;
Será exibida a tela para a digitação da senha do certificado.
29/40
Caso a assinatura seja feita com sucesso, a mensagem abaixo será exibida. Clique em "OK" para
retornar à tela "Passo-a-Passo" para continuar a próxima etapa do processo.
Assinados a escrituração e o requerimento, faça a transmissão para o Sped.
Concluída a transmissão, será fornecido um recibo. Imprima-o, pois ele contém informações
importantes para a prática de atos posteriores.