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Aula 04 - Preto e Branco

Noções de Arquivologia p/ DPU 2016 - Agente Admin, ATA e Téc em Ass Educacionais -Com Videoaulas

Professor: Felipe Petrachini

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Noções de Arquivologia para DPU(somente para os cargos de Agente Administrativo, Analista Técnico-Administrativo e Técnico em Assuntos Educacionais)

Teoria e exercícios comentados Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 04

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AULA 04 – Legislação Arquivística Aplicável aos Arquivos Públicos

SUMÁRIO PÁGINA

Sumário

5. Legislação Aplicável aos Arquivos Públicos ................................................ 1

5.1. Constituição Federal ............................................................................. 2

5.2. Lei 8.159/1991 ...................................................................................... 3

5.3. Decreto 4.915/2003 (Executivo Federal) ............................................. 10

5.4 Decreto 4.073/2002 (Executivo Federal).............................................. 13

5.5. Lei 5.433/1968, Decreto Federal 1.799/1996 e Resolução CONARQ nº

10/1999. ................................................................................................................ 18

5.6. Lei 12.527/2011 (Lei de Acesso à Informação) ................................... 26

5.7. Lei 12.682/2012 .................................................................................. 32

Despedida .................................................................................................. 35

Questões Comentadas – Resoluções CONARQ........................................... 35

5. Legislação Aplicável aos Arquivos Públicos

Esta aula é um compêndio dos principais diplomas legais e dos principais

artigos que costumam ser exigidos em prova.

Como você verá logo à frente, não falaremos nem mesmo de todos os artigos

dos diplomas que serão estudados em aula. Assim o sendo, embora o conteúdo

desta aula seja suficiente para fazer uma excelente prova, caso você tenha um

tempo extra em sua agenda, leia diretamente os respectivos diplomas, pois o

examinador sempre pode pescar um artigo insosso para fazer uma questão.






Você também vai reparar que já falamos de tudo que está sendo estudado

aqui. Sabe por quê? Porque o curso todo foi baseado em legislação e doutrina.

Neste ponto dos seus estudos, você já conhece a legislação voltada aos arquivos.

Resta apenas conhecer a fonte de onde tirei os dados.

5.1. Constituição Federal

Sim meus caros, nossa vasta e quase interminável Carta Magna disse uma

palavrinha ou duas que o estudante de arquivologia deve também ouvir falar.

Já aviso logo que não foi exatamente dos arquivos que a Constituição

Federal falou em seu texto, mas de algo muito caro às Democracias: a informação.

Informação, como quero acreditar que os Senhores ainda se recordam , é a

parte intangível do documento. É a ideia fixada em suporte.

E quais artigos devemos conhecer? Eu ficaria com estes aqui:

Art. 5º Todos são iguais perante a lei, sem distinção de qualquer natureza, garantindo-se aos brasileiros e aos estrangeiros residentes no País a inviolabilidade do direito à vida, à liberdade, à igualdade, à segurança e à propriedade, nos termos seguintes:

[...]

XXXIII - todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado.

Olha o lendário artigo 5º aqui, diretamente das suas aulas de Direito

Constitucional.

De uma só vez, esta nação deixa claro que todos têm direito a receber

informações dos órgãos públicos, mas também qualifica algumas informações que,

por sua importância, não devem ser franqueadas a este mesmo público. Neste

segundo caso, está presente a ideia de sigilo, já conhecida por vocês.

Caso seu professor de Constitucional não tenha sido suficientemente enfático

(porque tenho certeza de que ele falou o que direi agora), o direito à informação diz

respeito ao seu próprio nariz, ou àquilo que for da conta de todo mundo.






Você tem direito de obter informações que digam respeito a você, e àquelas

que digam respeito ao interesse coletivo ou geral. A princípio, você NÃO tem

direito a informações de interesses de terceiros, Salvo casos específicos, que

não dizem respeito ao nosso estudo aqui.

O segundo artigo que considero importante está perdido quase lá no fim da

Constituição Federal, e mesmo assim, não é todo ele que nos interessa:

Art. 216. Constituem patrimônio cultural brasileiro os bens de natureza material e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referência à identidade, à ação, à memória dos diferentes grupos formadores da sociedade brasileira, nos quais se incluem:

[...]

§ 2º - Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.

Fui obrigado a transcrever o artigo 216, mas o que realmente nos importa

aqui é o parágrafo 2º daquele artigo. Nesta parte, a Constituição prevê a criação de

um diploma legal que discipline a gestão de documentos dentro dos órgãos

públicos.

Com esta deixa, passamos ao capítulo seguinte, que possui a lei e o decreto

mais importante do nosso curso.

5.2. Lei 8.159/1991

Meu caro, se seu tempo estiver curto e você só puder ler uma lei, leia a Lei

8.159/1991.

Ela é, de longe, a lei mais importante do curso, sendo o alfa e o ômega de

tudo, tudo, tudo mesmo que aprendemos sobre arquivologia e arquivística ao longo

do curso.

A versão completa da lei tem 28 artigos, dos quais três deles encontram-se

revogados pela Lei 12.527/2011 (artigos 22 a 24).

O link dela está aqui: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-

2014/2011/lei/l12527.htm






Fiquei aqui pensando em como passar o conteúdo sem ser maçante.

Cheguei a duas conclusões: não vou reproduzir integralmente a legislação, para não

tornar o PDF cansativo, e, como recebi inúmeras críticas positivas quanto ao uso e

abuso da palheta de cores do Microsoft Word, vou “colorir” a legislação, nas partes

em que vocês devem ter mais atenção.

Olha só como não é difícil.

Conforme o próprio preâmbulo da lei, esta “Dispõe sobre a política

nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências”.

A razão de estarmos aqui, portanto.

Vamos aos principais artigos:

Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Olha só meu filho, tudo que eu venho repetindo, constantemente, aula após

aula. Seu querido professor não infernizou você este tempo todo inutilmente. O

artigo 2º define, em todo seu esplendor e glória, o que é um arquivo.

E o próximo artigo é ainda melhor:

Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

O tio não só já comentou esse artigo, como escreveu um capítulo inteiro

sobre ele. Pode conferir as aulas passadas que irá encontra-lo, com as mesmas

cores e detalhes. E cai em prova. DIRETO!

Seguindo. Lembra-se do nosso artigo 5º, inciso XXXIII?

Embora ele tenha sido já bastante enfático, a Lei 8159/1991 não perdeu a

oportunidade de reproduzi-lo. A informação do artigo 4º desta lei corresponde à

mesma ideia daquele inciso. Veja só:






Art. 4º - Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

Novidade: A Lei trata de documentos, e assim sendo, é normal que

adequasse a redação do inciso ao objeto que busca regulamentar. Também

especificou as hipóteses de sigilo com um pouco mais de detalhamento, mas, de

resto, é a mesma coisa.

Depois deste, temos alguns artigos menos nobres, que dispensarei a

reprodução.

Seguindo em frente.

Art. 7º - Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.

§ 1º - São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.

§ 2º - A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora.

O artigo 7º, de novo, é a consagração de todo o nosso curso.

Arquivo, qualquer que seja, é o conjunto de documentos produzidos e

recebidos no exercício das atividades de determinada entidade.

Assim sendo, arquivo público é o conjunto de documentos produzidos e

recebidos por órgãos públicos. Simples assim.

O parágrafo 1º chama a atenção a uma particularidade já cobrada em prova:

documentos de instituições privadas podem também compor o que se chama de

arquivo público, nas hipóteses nele previstas.






E o parágrafo 2º também já foi cobrado em prova. Ele trata de uma situação

específica de encerramento de atividades de determinada instituição pública.

Só para ficar bem claro:

A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público

Implica

recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública

ou

sua transferência à instituição sucessora

E como saberemos qual dos dois procedimentos tomar? A existência de uma

instituição sucessora, que venha a exercer as atividades da entidade original.

Aliás, este caso é particularmente curioso. De acordo com o princípio da

proveniência, dois fundos de arquivo diferentes não podem ser misturados, e este é

o princípio mais importante da arquivística. Ainda assim, em caso de sucessão,

pode ser que a instituição sucessora se veja servida agora dos documentos do

fundo que sucedeu, e com o seu acervo próprio.






O que fazer? Vou dizer a vocês o que NÃO FAZER: estes fundos não

devem ser misturados. São dois fundos de arquivo totalmente independentes, que

deverão ser mantidos pela instituição exatamente desta forma.

Olha outro artigo já amplamente estudado na Aula 02:

Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.

§ 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes.

§ 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

§ 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Não preciso repetir o que foi dito em aula né? Espero que não Mas se tiver

dúvida sobre este trecho, conversa lá comigo no fórum que a gente esclarece tudo

:D.

Passando adiante, temos o querido artigo 9º e 10º:

Art. 9º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.

Art. 10º - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

Todos termos familiares ao Direito Civil. Lembre-se de que os documentos de

valor permanente jamais perdem esta característica.

Nós já conversamos sobre isto, e caso você não se lembre:

07. CESPE 2012 – ANATEL - Os documentos de valor permanente,

consoante legislação, não devem ser eliminados ou alienados.

Comentários: Item correto. Os documentos permanentes nunca podem ser

eliminados, nem alienados (vendidos). É o que nos diz o art. 10º da lei art. 8.159/91:






Art. 10º - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e

imprescritíveis.

Lembre-se que os documentos permanentes possuem valor histórico, não

sendo mais “propriedade” (tecnicamente, não estão mais sob a custódia) da

instituição de origem, constituindo patrimônio histórico da nação.

O artigo 12 é bom que vocês apenas conheçam, pois é fonte inesgotável de

cascas de banana para concurseiros incautos:

Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional.

Repare no “pode”. Existe sim a possibilidade de um arquivo privado ser

identificado como de interesse público e social, basta apenas que sejam atendidos

os requisitos de relevância histórica e cientifica do conjunto de documentos

custodiados por esse arquivo.

Estes arquivos se submetem a algumas regras específicas da Lei

8.159/1991. Vale a pena dar uma lida:

Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.

Parágrafo único - Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição.

Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor. .

Art. 15 - Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas.

Art. 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social.






Pois bem, vamos em frente:

Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.

Parágrafo único - Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais.

Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício das suas funções, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Preste atenção!!! (nunca se sabe quando poderá ser cobrado): o Executivo

Federal possui um órgão próprio para cuidar dos documentos por ele produzidos e

recebidos no desempenho de suas atividades: o Arquivo Nacional.

Isto é tão importante que algumas bancas simplesmente desconsideram o

fato de a prova ser aplicada para concursos de outras esferas e outros poderes da

República! Significa que, mesmo que você se veja diante de uma prova do

Legislativo Municipal, Judiciário Estadual, e quaisquer outras combinações

possíveis, vai encontrar utilidade neste artigo e no Decreto que se seguirá.

Quanto aos demais poderes, a lei cuida apenas de conceder-lhes

competência para gerir seus documentos da maneira que melhor lhes aprouver.

E para terminar

Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos (SINAR).






O CONARQ está inserido dentro de um sistema maior, chamado SINAR.

Cabe ao SINAR implementar a racionalização das atividades arquivísticas, de forma

a garantir a integridade do ciclo documental, sendo o CONARQ seu órgão central.

5.3. Decreto 4.915/2003 (Executivo Federal)

Meu amigo, este Decreto também se refere ao Executivo Federal. E como

todos os Decretos estudados nesta aula, são tão importantes que são cobrados

inclusive em provas de concursos que não tem absolutamente nada a ver com o

Executivo Federal.

Posso dizer, por experiência própria, que este é o poder que mais adora

editar decretos, instruções normativas e ordens de serviço interpretando e

regulamentando a legislação existente.

Através do Decreto 4915/2003, conforme seu próprio preâmbulo, buscou-se

regulamentar o “disposto no art. 30 do Decreto-Lei 200/1967, no art. 18 da Lei

8.159/1991, e no Decreto no 4.073/2002, de 3 de janeiro de 2002”.

Pela ordem:

- O Decreto-Lei 200/1967 dispõe sobre a Administração Pública Federal e

existe desde os tempos em que o tio Hely Lopes Meireles ainda era vivo. É

frequentemente estudado em Direito Administrativo e Administração Pública, e só

apareceu no texto da lei porque é uma lei que dispõe sobre procedimentos a serem

adotados dentro do Executivo Federal.

O Decreto 4.073/2002trata especificamente do CONARQ. Já falamos dele, e

falaremos do Decreto em breve.

E por fim, o artigo 18 da Lei 8.159/1991, trata da Gestão de Documentos

dentro do Executivo Federal, e de certo modo, é a principal razão de ser do Decreto.

O que você precisa saber? Acompanhe:

Art. 1o Ficam organizadas sob a forma de sistema, com a denominação de Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo- SIGA, as atividades de gestão de documentos no






âmbito dos órgãos e entidades da administração pública federal.

O SIGAé um sistema dedicado à Gestão de Documentos na Administração

Pública Federal. Ele não é exatamente uma entidade, mas é composto por diversos

órgãos, entre os quais, velhos conhecidos, como o CONARQ. Já chegaremos lá.

O SIGA, como tudo que é criado no serviço público, seja um órgão, entidade,

ou mesmo um simples sistema, existe para atender a uma finalidade:

Art. 2o O SIGA tem por finalidade:

I - garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração pública federal, de forma ágil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e às informações neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições administrativas ou legais;

II - integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivo desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais que o integram;

III - disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo;

IV - racionalizar a produção da documentação arquivística pública;

V - racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentação arquivística pública;

VI – preservar o patrimônio documental arquivístico da administração pública federal;

VII - articular-se com os demais sistemasque atuam direta ou indiretamente na gestão da informação pública federal.

Não tem muito segredo aqui. Tudo que o SIGA busca fazer é aquilo que

vimos durante a aula, objetivos a serem alcançados pelo gestor do arquivo. Há tanto

preocupação com a disseminação da informação (mandamento de ordem

constitucional), como preocupações mais “mundanas”, como a tentativa de

racionalização da produção de documentos e custos.

Art. 3o Integram o SIGA:

I - como órgão central, o Arquivo Nacional;

II - como órgãos setoriais, as unidades responsáveis pela coordenação das atividades de gestão de documentos de arquivo nos Ministérios e órgãos equivalentes;

III - como órgãos seccionais, as unidades vinculadas aos Ministérios e órgãos equivalentes.

Vamos ver se dá para facilitar a visualização:






No seu caso, a unidade dentro do seu órgão responsável pela gestão de

documentos é o Órgão Setorial, e você provavelmente trabalhará em um dos

inúmeros Órgãos Seccionais (que seriam as outras unidades dentro da entidade).

Dê uma lida descompromissada nos artigos 4º a 7º do Decreto.

Você precisa memorizar? NÃO!!!

Mas tenha em mente uma coisa antes de começar: Quanto mais alto na

hierarquia, menos trabalho braçal e mais atribuições de supervisão e orientação.

Quem carrega caixa na repartição é você, não seu chefe . Ele é quem diz onde a

caixa deve ser posta, e o chefe dele tem o conhecimento do porquê a caixa deve

ser posta onde foi posta .

Com este exemplo esdrúxulo e ligeiramente confuso, acredito que você

pescará a ideia. Se tiver dúvidas, escreva para mim no fórum!

Uma última particularidade:

Art. 9o Os órgãos setoriais do SIGA vinculam-se ao órgão central para os estritos efeitos do disposto neste Decreto, sem prejuízo da subordinação ou vinculação administrativa decorrente de sua posição na estrutura organizacional dos órgãos e entidades da administração pública federal.






Em outras palavras, a estrutura administrativa de todos os órgãos da

Administração Pública Federal continua a mesma, mas, em matéria de gestão de

documentos, é o Arquivo Nacional quem deve dar a última palavra. Assim sendo, a

hierarquia existente tendo o Arquivo Nacional no ápice só é válida quando o assunto

for gestão de documentos, e mais nada!

Qualquer afirmação que tenda a dizer o contrário está incorreta.

5.4 Decreto 4.073/2002 (Executivo Federal)

O Decreto 4.073/2002 trata tanto do CONARQ como do SINAR. Como seu

edital não pediu especificamente o decreto, não precisaremos estuda-lo

profundamente, mas apenas conhecer os principais artigos que costumam cair na

prova.

Comecemos pelo CONARQ:

Art. 1o O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.

O CONARQ é o órgão que organiza o funcionamento dos arquivos públicos e

privados no Brasil. Todos os temas que vimos ao longo das aulas é fruto não só do

trabalho de doutrinadores na disciplina, mas da regulamentação promovida pelo

Conselho Nacional de Arquivos.

Você não precisará conhecer todo o Decreto 4.073/2000, mas convém

conhecer os próximos artigos. O primeiro que mostrarei trata das competências do

CONARQ:

Art. 2o Compete ao CONARQ:

I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos;






II - promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados com vistas ao intercâmbio e à integração sistêmica das atividades arquivísticas;

II - propor ao Ministro de Estado da Justiça normas legais necessárias ao aperfeiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados; (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência

IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos públicos;

V - estimular programas de gestão e de preservação de documentos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrência das funções executiva, legislativa e judiciária;

VI - subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da política nacional de arquivos públicos e privados;

VII - estimular a implantação de sistemas de arquivosnos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário da União, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municípios;

VIII - estimular a integração e modernização dos arquivos públicos e privados;

IX - identificar os arquivos privados de interesse público e social, nos termos do art. 12 da Lei no 8.159, de 1991;

X - propor ao Presidente da República, por intermédio do Ministro de Estado da Justiça, a declaração de interesse público e social de arquivos privados;

XI - estimular a capacitação técnica dos recursos humanosque desenvolvam atividades de arquivo nas instituições integrantes do SINAR;

XII - recomendar providências para a apuração e a reparação de atos lesivos à política nacional de arquivos públicos e privados;

XIII - promover a elaboração do cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como desenvolver atividades censitárias referentes a arquivos;

XIV - manter intercâmbio com outros conselhos e instituições, cujas finalidadessejam relacionadas ou complementares às suas, para prover e receber elementos de informação e juízo, conjugar esforços e encadear ações;

XV - articular-se com outros órgãos do Poder Público formuladores de políticas nacionais nas áreas de educação, cultura, ciência, tecnologia, informação e informática.






Vou apresentar a composição do CONARQ um pouco mais tarde, pois fará

mais sentido quando você conhecer o SINAR.

Muito bem, falemos do SINAR agora. O SINAR é o nosso Sistema Nacional

de Arquivos. E o que ele faz?

Art. 10. O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo.

O CONARQ concebe, o SINAR torna realidade . Por esta razão, você verá

que as competências do SINAR consistem em ações, ao passo que as do CONARQ

podem ser associadas ao planejamento de todo o sistema de arquivos.

Veja você mesmo:

Art. 13. Compete aos integrantes do SINAR:

I - promover a gestão, a preservação e o acesso às informações e aos documentos na sua esfera de competência, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do órgão central;

II - disseminar, em sua área de atuação, as diretrizes e normas estabelecidas pelo órgão central, zelando pelo seu cumprimento;

III - implementar a racionalização das atividades arquivísticas, de forma a garantir a integridade do ciclo documental;

IV - garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente;

V - apresentar sugestões ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR;

VI - prestar informações sobre suas atividades ao CONARQ;

VII - apresentar subsídios ao CONARQ para a elaboração de dispositivos legais necessários ao aperfeiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados;

VIII - promover a integração e a modernização dos arquivos em sua esfera de atuação;

IX - propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser considerados de interesse público e social;

X - comunicar ao CONARQ, para as devidas providências, atos lesivos ao patrimônio arquivístico nacional;






XI - colaborar na elaboração de cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como no desenvolvimento de atividades censitárias referentes a arquivos;

XII - possibilitar a participação de especialistas nas câmaras técnicas, câmaras setoriais e comissões especiais constituídas pelo CONARQ;

XIII - proporcionar aperfeiçoamento e reciclagem aos técnicos da área de arquivo, garantindo constante atualização.

Tudo aquilo que está colorido merece uma atenção especial, mas como eu

disse, sem pânico (eu disse neura, mas você entendeu a ideia). Estou apenas

apresentando as estruturas que compõem o maravilhoso mundo da gestão de

documentos na Administração Pública Federal. Você não precisa conhecê-las a

fundo, apenas ter ciência de seu papel no grande quadro.

Seguindo uma ordem um pouco diferente daquela proposta pela legislação,

vou falar agora dos integrantes do CONARQ e do SINAR (se fosse seguir a ordem

do Decreto, já teríamos falado dos integrantes do CONARQ bem antes ).

Comecemos pelo SINAR:

Art. 12. Integram o SINAR:

I - o Arquivo Nacional;

II - os arquivos do Poder Executivo Federal;

III - os arquivos do Poder Legislativo Federal;

IV - os arquivos do Poder Judiciário Federal;

V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;

VI - os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;

VII - os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo.

§ 1o Os arquivos referidos nos incisos II a VII, quando organizados sistemicamente, passam a integrar o SINAR por intermédio de seus órgãos centrais.

§ 2o As pessoas físicas e jurídicas de direito privado, detentoras de arquivos, podem integrar o SINAR mediante acordo ou ajuste com o órgão central.






Basicamente: o SINAR abrange todos os arquivos de todas as pessoas

jurídicas de Direito Público do país, e ainda deixa abertura para que pessoas

físicas e jurídicas de direito privado possam também integrar o sistema.

E porque eu escolhi falar do SINAR antes? Primeiro porque o SINAR é

composto por órgãos, ao passo que o CONARQ é composto por

representantes, em grande parte oriundos daqueles órgãos que compõem o

CONARQ.

Assim, agora que você já conhece os órgãos que compõem o SINAR, fica

mais fácil de identificar os membros do CONARQ, oriundos desses mesmos órgãos.

Veja só:

Art. 3o São membros conselheiros do CONARQ:

I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidirá;

II - dois representantes do Poder Executivo Federal;

III - dois representantes do Poder Judiciário Federal;

IV - dois representantes do Poder Legislativo Federal;

V – um representante do Arquivo Nacional;

VI - dois representantes dos Arquivos Públicos Estaduais e do Distrito Federal;

VII - dois representantes dos Arquivos Públicos Municipais;

E agora vêm os representantes que você ainda não conhecia:

VIII - um representante das instituições mantenedoras de curso superior de arquivologia;

IX – um representante de associações de arquivistas;

X - três representantes de instituições que congreguem profissionais que atuem nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais.

§ 1o Cada Conselheiro terá um suplente.

§ 2o Os membros referidos nos incisos III e IV e respectivos suplentes serão designados pelo Presidente do Supremo Tribunal Federal e pelos Presidentes da Câmara dos Deputados e do Senado Federal, respectivamente.

§ 3o Os conselheiros e suplentes referidos nos inciso II e V a X serão designados pelo Presidente da República, a partir de listas apresentadas pelo Ministro de Estado da Justiça,






mediante indicações dos dirigentes dos órgãos e entidades representados. (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011)

§ 4o O mandato dos Conselheiros será de dois anos, permitida uma recondução.

§ 5o O Presidente do CONARQ, em suas faltas e impedimentos, será substituído por seu substituto legal no Arquivo Nacional.

Agora você conhece os órgãos que fazem os arquivos públicos e privados

funcionarem no país, de tal forma que os principais aspectos deste Decreto já foram

superados!

Se tiver um tempo, dê uma lida no Decreto. São apenas 30 artigos e nunca

se sabe quando o examinador vai resolver inovar.

Você pode ir em frente.

5.5. Lei 5.433/1968, Decreto Federal 1.799/1996 e Resolução

CONARQ nº 10/1999.

Os diplomas legais acima tratam do suporte de microfilme, com nível de

detalhamento suficiente para nos arrastar por horas em seu estudo.

E vou ser bem honesto com vocês: a Lei 5.433/1968 é a parte menos

importante deste capítulo. O que você precisa saber para a prova está no Decreto

Federal que regulamenta esta lei, neste caso, o Decreto Federal 1.799/1996.

Este sim precisa ser estudado com cuidado. Recomendação do seu

professor: leia a Lei 5.433/1968 sem stress, apenas para não derrapar em

pegadinhas óbvias, e vá com sangue nos olhos quando for ler o Decreto Federal.

Veja uma pegadinha óbvia, que a mera leitura descompromissada da Lei

5.433/1968 já te garantiria o ponto:

§ 2º Os documentos microfilmados poderão, a critério da autoridade competente, ser eliminados por incineração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegração.

Isso mesmo meu caro! Podemos mandar documentos para a grande

fornalha, desde que tenham sido microfilmados anteriormente, EXCETO:






Art 2º Os documentos de valor histórico não deverão ser eliminados, podendo ser arquivados em local diverso da repartição detentora dos mesmos.

Tudo isso só batendo o olho na legislação.

Veja alguns artigos interessantes da Lei 5433/1968 (tem artigo do tempo que

“termo” tinha circunflexo):

§ 3º A incineração dos documentos microfilmados ou sua transferência para outro local far-se-á mediante lavratura de têrmo, por autoridade competente, em livro próprio.

§ 4º Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficarão arquivados na repartição detentora do arquivo, vedada sua saída sob qualquer pretexto.

§ 5º A eliminação ou transferência para outro local dos documentos microfilmados far-se-á mediante lavratura de têrmo em livro próprio pela autoridade competente.

§ 6º Os originais dos documentos ainda em trânsito, microfilmados não poderão ser eliminados antes de seu arquivamento.

§ 7º Quando houver conveniência, ou por medida de segurança, poderão excepcionalmente ser microfilmados documentos ainda não arquivados, desde que autorizados por autoridade competente.

Passando ao Decreto. Vamos direto ao ponto:

Art. 3° Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução.

Já vimos em aula este artigo, estou apenas refrescando sua memória.

Existem alguns procedimentos específicos para a realização da

microfilmagem, previstos nos artigos 4º a 6º do Decreto. Convém uma breve leitura,

nem tanto por sua grande chance de caírem em prova, mas para que se entenda

como funciona microfilmagem:

Art. 5° A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre em filme original, com o mínimo de 180 linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e a qualidade de imagem e de reprodução.

§ 1° Será obrigatória, para efeito de segurança, a extração de filme cópia do filme original.






É simplesmente uma cópia de segurança. Com este procedimento, caso

nossa cópia microfilmada seja destruída, teremos condições de recuperar a

informação através do filme cópia.

§ 2° Fica vedada a utilização de filmes atualizáveis, de qualquer tipo, tanto para a confecção do original, como para a extração de cópias.

Filme atualizável é um filme cujo conteúdo pode ser alterado posteriormente,

através de um novo processo de reprodução. A utilização deste filme retira a certeza

de que o documento microfilmado é fiel ao seu original, razão há vedação em seu

uso.

§ 3° O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente do seu filme cópia.

Nunca deixe todos os ovos na mesma cesta. Imagine um grande incêndio no

local onde está guardado o filme original e o filme cópia, e lá se foi a informação

embora .

Art. 6° Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução, garantida a legibilidade e a qualidade de reprodução.

Parágrafo único. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimensão máxima do campo fotográfico do equipamento em uso, a microfilmagem poderá ser feita por etapas, sendo obrigatória a repetição de uma parte da imagem anterior na imagem subseqüente, de modo que se possa identificar, por superposição, a continuidade entre as seções adjacentes microfilmadas.

Tranquilinho até aqui, mas a partir de agora o negócio vai ficar pesado:

Art. 7° Na microfilmagem de documentos, cada série será precedida de imagem de abertura, com os seguintes elementos:

I – identificação do detentor dos documentos, a serem microfilmados;

II - número do microfilme, se for o caso;

III - local e data da microfilmagem;

IV - registro no Ministério da Justiça;

V - ordenação, identificação e resumo da série de documentos a serem microfilmados;

VI - menção, quando for o caso, de que a série de documentos a serem microfilmados é continuação da série contida em microfilme anterior;






VII - identificação do equipamento utilizado, da unidade filmadora e do grau de redução;

VIII - nome por extenso, qualificação funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dos documentos a serem microfilmados;

IX - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem.

Art. 8º No final da microfilmagem de cada série, será reproduzida a imagem de encerramento, imediatamente após o último documento, com os seguintes elementos:

I – identificação do detentor dos documentos microfilmados;

II - informações complementares relativas ao inciso V do artigo anterior;

III - termo de encerramento atestando a fiel observância às disposições deste Decreto;

IV - menção, quando for o caso, de que a série de documentos microfilmados continua em microfilme posterior;

V - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem.

Os artigos acima discriminam tudo que deve conter as imagens de abertura e

encerramento de um microfilme.

Se você tentar memorizar isto, vai enlouquecer. Vamos tentar outro caminho.

Seu querido professor, nos tempos em que era Assistente Técnico lá na Receita

Federal, a fim de complementar sua renda, fazia edições de vídeo de casamento

para poder levar a namorada ao cinema .

Não que isso em si seja importante, mas o método que eu utilizava para

identificar as fitas é o mesmo que você vê em alguns rolos de filme antigos. É

necessário, logo no começo da fita (ou no nosso caso, microfilme), identificar que

negócio é aquele.

Agora pense um pouco: o que você gostaria de ver logo de cara que te

ajudasse a identificar o que exatamente é aquele microfilme?






O que é isto: I – identificação do detentor dos documentos, a serem

microfilmados; II - número do microfilme, se for o caso; IV - registro no Ministério

da Justiça;

Onde e quando foi feito isto: III - local e data da microfilmagem;

Quem será que fez isto: VIII - nome por extenso, qualificação funcional,

se for o caso, e assinatura do detentor dos documentos a serem

microfilmados; IX - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do

responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem.

Como isto foi feito: VII - identificação do equipamento utilizado, da

unidade filmadora e do grau de redução;

E o meu favorito, quando as edições de vídeo continham mais de uma fita:

Onde raios isso começa? V - ordenação, identificação e resumo da série

de documentos a serem microfilmados; VI - menção, quando for o caso, de que a

série de documentos a serem microfilmados é continuação da série contida

em microfilme anterior;

E quando o microfilme termina, é quase a mesma coisa, só que não

precisamos de tantos detalhes, embora algumas informações devam ser repetidas:

O que é isto?: I – identificação do detentor dos documentos

microfilmados;

Isto foi feito certo? III - termo de encerramento atestando a fiel

observância às disposições deste Decreto;

Quem será que fez isto? V - nome por extenso, qualificação funcional e

assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da

microfilmagem.

E será que isto terminou? II - informações complementares relativas ao

inciso V do artigo anterior; IV - menção, quando for o caso, de que a série de

documentos microfilmados continua em microfilme posterior;






Quer ver algo legal agora? Olha só:

Art 1º É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, êstes de órgãos federais, estaduais e municipais.

§ 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dêle.

Significa que um documento microfilmado tem o mesmo valor legal

que o documento que tenha servido de base à sua confecção. Agora, que

fique bem claro: o mesmo valor legal. Nada mais que isto!

Vá olhar para sua coleção de figurinhas. Veja aquela figurinha

brilhante do Ronaldo nos áureos tempos da Copa do Mundo de 2002.

Caso eu microfilmasse sua coleção de figurinhas, você iria aceitar a

ideia que eu as incinerasse logo em seguida, já que, basicamente, toda a

informação contida na figurinha está no microfilme?

Quero eu acreditar que não.

Por quê? Porque embora o microfilme tenha valor legal, ele não tem

o mesmo valor histórico que o documento original.

Pensando nisso, temos o artigo 13:

Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.

Viu como tudo se encaixa com perfeição?

Tem mais um artigo que já foi cobrado em prova, legal pacas:

Art. 18. Os microfilmes originais e os filmes cópias resultantes de microfilmagem de documentos sujeitos à fiscalização, ou necessários à prestação de contas,






deverão ser mantidos pelos prazos de prescrição a que estariam sujeitos os seus respectivos originais.

Aqui ajuda bastante pensar: o microfilme tem valor de documento original.

Apresentar o documento microfilmado é quase como se fosse apresentar o original

mesmo. Assim, já que ele está ali, representando tal como se fosse o documento

que buscávamos, ele deve ser armazenado pelo mesmo tempo e pelos mesmos

motivos pelos quais armazenaríamos os originais. Simples assim.

Até aqui estava tudo indo bem. Mas não falei ainda da Resolução 10 do

CONARQ. Pelo amor de Deus, não se desespere.

Primeiro passo:

http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/media/legisla/anexos_da_resoluo_n_10.pdf

Este link direcionará você à resolução. Estou apontando por curiosidade

apenas, e caso você tenha tempo de ler, poderá passar o olho por lá.

O que você deve memorizar: desenhos. Veja aqui:






Estes “desenhos” são o que chamamos de “sinaléticas”. Consistem em

símbolos de significado padronizado. Quem vê estes desenhos sabe, de pronto, o

que eles significam, razão pela qual seu conhecimento é necessário em algumas

questões sobre microfilmagem.

Meu caro, aqui não tem segredo. Essa imagem saiu direto da resolução.

Você terá de aprender a fazer relações entre o desenho e o significado (Aliás, os

desenhos foram criados justamente para facilitar essa assimilação).






5.6. Lei 12.527/2011 (Lei de Acesso à Informação)

Também conhecida como o mais recente recurso de pesquisa à

remuneração dos servidores de todo o Brasil ou então, parte do programa “quanto

ganha o meu professor?” (Só pra constar, caso alguém vá procurar nos sistemas do

Estado de São Paulo, aquele é o BRUTO!!!! )

A despeito da minha opinião sobre o referido diploma, é fato que tal lei veio

regulamentar o inciso XXXIII do artigo 5º da Constituição Federal, bem como

parágrafo 2º do artigo 216. “Por acaso”, ambos já foram vistos nesta aula.

Veja o artigo 1º:

Art. 1o Esta Lei dispõe sobre os procedimentos a serem observados pela

União, Estados, Distrito Federal e Municípios, com o fim de garantir o acesso a

informações previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art.

216 da Constituição Federal.

Assim o sendo, coloque em sua cabeça que este diploma tem um único tema

em todos os seus artigos: permitir o acesso a informações que se encontrem em

poder da Administração Pública.

A Lei 12527 de 2011 não é um diploma que trata especificamente sobre

regras de arquivologia, documentos ou qualquer outra coisa que possam te dizer

nos enunciados, mas trata de informações.

E o que você, caro aluno, tem com isso? A Lei 12527 alterou toda a disciplina

referente ao sigilo de documentos, que antes era estudada no Decreto 4533/2002.

Então, fora recomendar que você leia a lei de maneira atenta, mas não

paranoica, reproduzirei os dois artigos que reputo interessantes para o seu estudo:

Art. 23. São consideradas imprescindíveis à segurança da sociedade ou do Estado e, portanto, passíveis de classificação as informações cuja divulgação ou acesso irrestrito possam:

I - pôr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do território nacional;






II - prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as relações internacionais do País, ou as que tenham sido fornecidas em caráter sigiloso por outros Estados e organismos internacionais;

III - pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da população;

IV - oferecer elevado risco à estabilidade financeira, econômica ou monetária do País;

V - prejudicar ou causar risco a planos ou operações estratégicos das Forças Armadas;

VI - prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico ou tecnológico, assim como a sistemas, bens, instalações ou áreas de interesse estratégico nacional;

VII - pôr em risco a segurança de instituições ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus familiares; ou

VIII - comprometer atividades de inteligência, bem como de investigação ou fiscalização em andamento, relacionadas com a prevenção ou repressão de infrações.

Queria dizer a você que estes verbos fazem alguma diferença, mas,

francamente, duvido que alguma questão vá trocar “por em risco” por “prejudicar”

nas questões. E mesmo que faça isso, você vai ver que a alternativa fica esquisita.

Em todo caso, as disposições são propositalmente vagas, a fim de permitir à

autoridade que classificar a informação certa dose de discricionariedade na

avaliação desta.

Entretanto, existem algumas informações que não podem ter seu acesso

restrito, por mais que a autoridade classificadora assim desejasse . Dê uma olhada

no artigo 21:

Art. 21. Não poderá ser negado acesso à informação necessária à tutela judicial ou administrativa de direitos fundamentais.

Parágrafo único. As informações ou documentos que versem sobre condutas que impliquem violação dos direitos humanos praticada por agentes públicos ou a mando de autoridades públicas não poderão ser objeto de restrição de acesso.

Art. 22. O disposto nesta Lei não exclui as demais hipóteses legais de sigilo e de segredo de justiça nem as hipóteses de






segredo industrial decorrentes da exploração direta de atividade econômica pelo Estado ou por pessoa física ou entidade privada que tenha qualquer vínculo com o poder público.

Feitas as devidas ressalvas, vamos ao que mais nos interessa na Lei

12.527/2011: as classificações de sigilo.

Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada.

§ 1o Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a classificação prevista no caput, vigoram a partir da data de sua produção e são os seguintes:

I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos;

II - secreta: 15 (quinze) anos; e

III - reservada: 5 (cinco) anos.

§ 2o As informações que puderem colocar em risco a segurança do Presidente e Vice-Presidente da República e respectivos cônjuges e filhos(as) serão classificadas como reservadas e ficarão sob sigilo até o término do mandato em exercício ou do último mandato, em caso de reeleição.

§ 3o Alternativamente aos prazos previstos no § 1o, poderá ser estabelecida como termo final de restrição de acesso a ocorrência de determinado evento, desde que este ocorra antes do transcurso do prazo máximo de classificação.

§ 4o Transcorrido o prazo de classificação ou consumado o evento que defina o seu termo final, a informação tornar-se-á, automaticamente, de acesso público.

§ 5o Para a classificação da informação em determinado grau de sigilo, deverá ser observado o interesse público da informação e utilizado o critério menos restritivo possível, considerados:

I - a gravidade do risco ou dano à segurança da sociedade e do Estado; e

II - o prazo máximo de restrição de acesso ou o evento que defina seu termo final.

Se você puxar bem na memória, vai lembrar que elaborei uma tabela na Aula

01 simplificando tudo isto. Foi daqui que eu tirei as informações.

Por fim, quem é esta autoridade com poderes para classificar determinada

informação como sigilosa? Bom, vai depender de cada esfera e de cada nível da






federação que resolvamos abordar. Mas as bancas nem sempre prestam muita

atenção se você está fazendo um concurso do executivo federal ou do legislativo

municipal, ou mesmo do judiciário estadual. Acabam cobrando a lei sem qualquer

raciocínio sobre o fato de se aplicar a você .

Por esta razão, mesmo quando o concurso não for de um cargo do executivo

federal, costumo recomendar aos alunos a leitura do artigo 27 da Lei 12.527/2011:

Art. 27. A classificação do sigilo de informações no âmbito da

administração pública federal é de competência:

I - no grau de ultrassecreto, das seguintes autoridades:

a) Presidente da República;

b) Vice-Presidente da República;

c) Ministros de Estado e autoridades com as mesmas

prerrogativas;

d) Comandantes da Marinha, do Exército e da Aeronáutica; e

e) Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares

permanentes no exterior;

II - no grau de secreto, das autoridades referidas no inciso

I, dos titulares de autarquias, fundações ou empresas

públicas e sociedades de economia mista; e

III - no grau de reservado, das autoridades referidas nos

incisos I e II e das que exerçam funções de direção,

comando ou chefia, nível DAS 101.5, ou superior, do Grupo-

Direção e Assessoramento Superiores, ou de hierarquia

equivalente, de acordo com regulamentação específica de

cada órgão ou entidade, observado o disposto nesta Lei.

Só para você não ficar tão perdido, o Executivo Federal dispõe de seis níveis

de função DAS (a sigla é reservada a cargos em comissão) que vão do 101.1 ao

101.6. É necessário ocupar uma função de nível 5 ou superior apenas para

classificar determinada informação como reservada.






Repare o quanto nossa legislação detesta a imposição de sigilo a

determinado dado. Por esta razão, tal procedimento é exceção, e poucas pessoas

estão autorizadas a fazê-lo.

§ 1o A competência prevista nos incisos I e II, no que se refere à classificação como ultrassecreta e secreta, poderá ser delegada pela autoridade responsável a agente público, inclusive em missão no exterior, vedada a subdelegação.

§ 2o A classificação de informação no grau de sigilo ultrassecreto pelas autoridades previstas nas alíneas “d” e “e” do inciso I deverá ser ratificada pelos respectivos Ministros de Estado, no prazo previsto em regulamento.

Ou seja, se um Comandante da Marinha, Exército ou Aeronáutica ou um

Chefe de Missão Diplomática ou Consular Permanente entender que determinada

informação deve ser classificada como ultrassecreta, é necessário que o Ministro da

Defesa (no caso dos Comandantes) ou o Ministro das Relações Exteriores (no caso

do Chefe de Missão Diplomática ou Consular Permanente) ratifique o ato,

expressando sua concordância com a classificação adotada.

Isto só se aplica à classificação no grau ultrassecreto!

§ 3o A autoridade ou outro agente público que classificar informação como ultrassecreta deverá encaminhar a decisão de que trata o art. 28 à Comissão Mista de Reavaliação de Informações, a que se refere o art. 35, no prazo previsto em regulamento.

Momento flashback (nós já estudamos a Comissão Mista em outro momento

do curso):

Art. 35 (VETADO)

§ 1o É instituída a Comissão Mista de Reavaliação de Informações, que decidirá, no âmbito da administração pública federal, sobre o tratamento e a classificação de informações sigilosas e terá competência para:

Pois bem, a Comissão Mista de Reavaliação de Informações vai receber

todas as decisões que digam respeito à classificação de um documento no grau

ultrassecreto. Isto já te dá uma pista sobre como um documento é classificado:

através de uma decisão.






Art. 28. A classificação de informação em qualquer grau de sigilo deverá ser formalizada em decisão que conterá, no mínimo, os seguintes elementos:

I - assunto sobre o qual versa a informação;

II - fundamento da classificação, observados os critérios estabelecidos no art. 24;

III - indicação do prazo de sigilo, contado em anos, meses ou dias, ou do evento que defina o seu termo final, conforme limites previstos no art. 24; e

IV - identificação da autoridade que a classificou.

Mas de nada adiantaria a informação ser classificada se a decisão, com

todos os fundamentos que a justificaram, inclusive fazendo referência a seu

conteúdo e outros detalhes, fosse pública.

Por isto temos a disposição do parágrafo único:

Parágrafo único. A decisão referida no caput será mantida no mesmo grau de sigilo da informação classificada.

Por fim, recomendo uma rápida leitura do artigo 29:

Art. 29. A classificação das informações será reavaliada pela autoridade classificadora ou por autoridade hierarquicamente superior, mediante provocação ou de ofício, nos termos e prazos previstos em regulamento, com vistas à sua desclassificação ou à redução do prazo de sigilo, observado o disposto no art. 24. (Regulamento)

§ 1o O regulamento a que se refere o caput deverá considerar as peculiaridades das informações produzidas no exterior por autoridades ou agentes públicos.

§ 2o Na reavaliação a que se refere o caput, deverão ser examinadas a permanência dos motivos do sigilo e a possibilidade de danos decorrentes do acesso ou da divulgação da informação.

§ 3o Na hipótese de redução do prazo de sigilo da informação, o novo prazo de restrição manterá como termo inicial a data da sua produção

Pois bem, de Lei 12.527/2011, você está muito bem servido!

Contudo, quando tiver um tempo, a leitura da Lei 12.527/2011, bem como de

seu decreto regulamentador (Decreto 7.845/2012) é bastante útil razão pela qual a

recomendo.






Dificilmente serão exigidos detalhes de cada diploma, mas quando o

examinador pesca algum artigo, a galera desaba . Se tiver um tempinho, leia, pois

vai ser um ponto que só você vai contabilizar (e não há nada mais legal que isto!)

5.7. Lei 12.682/2012

Esta é uma lei curta, mas merece menção no curso. Nem tanto por aquilo

que ela diz (pois são apenas 8 artigos, dos quais 3 foram vetados e o 8º não nos diz

respeito), mas por aquilo que ela representa.

Até sua publicação, os documentos digitalizados eram relegados ao segundo

plano do mundo arquivístico. Como não havia lei que lhes conferisse valor legal

idêntico ao original (como ocorre no caso dos microfilmes), nenhum documento

digitalizado poderia ser eliminado com base no único argumento de que já existe

uma cópia digital do mesmo. O original continuava a ser armazenado, pois era ele

quem possuía o valor de documento original.

A Lei 12.682/2012 pretendia ser mais arrojada, prevendo a possibilidade de

destruição dos documentos originais, uma vez concluído o processo de

digitalização. Contudo, o respectivo artigo foi vetado e outro, mais conservador,

tomou o seu lugar.

Isso quer dizer que estamos na mesma? Não! Quer dizer que avançamos um

pouco e agora, um documento digitalizado, desde que atenda aos requisitos da lei,

poderá ser tratado como um documento com o mesmo valor legal de seu original.

Como são poucos artigos, vale a pena dar uma olhada:

Art. 1o A digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente e a reprodução de documentos públicos e privados serão regulados pelo disposto nesta Lei.

O primeiro mérito desta lei foi traçar o conceito legal de digitalização:

Parágrafo único. Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um documento para código digital.

Art. 2o (VETADO).






Mas a jóia da coroa é o artigo 3º. É através dele que a legislação traçou o

caminho adequado para que um documento físico possa ser digitalizado e ainda

assim manter o seu valor legal:

Art. 3o O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP - Brasil.

É através de certificados digitais que podemos garantir a autenticidade,

integridade e confidencialidade de um documento. Quando comecei a dar aula aqui

no Estratégia, eu nem falava de certificados digitais, a menos que o edital tivesse

cobrado o tema especificamente. Isto se dava principalmente pelo fato de que os

documentos digitais não tinham a mesma importância quando comecei os cursos

aqui.

Agora, meu caro, esse assunto está começando a cair. Em todo caso,

relembre-se do capítulo de certificação digital visto na aula passada e você não terá

com que se preocupar.

Parágrafo único. Os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão protegê-los de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados.

Quer um bom exemplo? Eu não estou autorizado nem mesmo a plugar um

pen drive no computador do serviço sem antes fazer uma solicitação ao

departamento de informática do órgão no qual trabalho.

Aliás, eu só posso acessar o computador utilizando um certificado digital, e

existem sistemas que eu, soldado raso da instituição (ainda não estou nem perto de

"ser alguém" por lá) não posso acessar, e quando posso, não são todas as

informações que posso ver.

Tudo isto ocorre em atendimento ao parágrafo único acima estudado. Se

vamos trabalhar com os recursos da informática (que, por sua natureza, são mais

versáteis), devemos nos certificar que sua versatilidade não acabe desvirtuando o

objetivo para o qual o documento foi criado.






Art. 4o As empresas privadas ou os órgãos da Administração Pública direta ou indireta que utilizarem procedimentos de armazenamento de documentos em meio eletrônico, óptico ou equivalente deverão adotar sistema de indexação que possibilite a sua precisa localização, permitindo a posterior conferência da regularidade das etapas do processo adotado.

Para quem não se recorda:

Indexação: Processo pelo qual documentos ou informações são

representados por termos, palavras chave ou descritores, propiciando a

recuperação da informação.

Uma das grandes vantagens propiciadas pela digitalização dos documentos é

uso de descritores. Podemos atrelar determinadas palavras a um documento, de

forma a facilitar sua pesquisa, e melhor ainda, podemos utilizar palavras dentro do

próprio documento para fazer este trabalho.

Se tenho uma certidão de tempo de serviço minha, digitalizada, posso

adicionar os descritores "Felipe Cepkauskas Petrachini", "Certidão", "Registro

Funcional XXXXXXX" e mais tantos outros, conforme a necessidade do órgão.

Aliás, para o pessoal mais novo (estou falando de vocês, galera do twitter), o

por vezes exagerado uso do hashtag (#) não é mais do que a adição de um

descritor dentro da mensagem, que permitirá sua localização posterior através do

mesmo critério de pesquisa.

Assim, quando você posta sua foto no Facebook e acrescenta na legenda

#vaiarquivologia, #atepassar, ou, um dos meus favoritos, #sessaodatarde com a

foto de um livro para concursos, você está simplesmente indexando o documento

digital "sua foto" para que outras pessoas possam pesquisá-lo através do indexador.

E você achando que essas crianças não aprendem nada na internet .

Art. 5o (VETADO).

Art. 6o Os registros públicos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados de acordo com o disposto na legislação pertinente.






Foi aqui que eu disse que a lei pretendia ser mais arrojada, mas a Presidente

optou pelo caminho mais prudente de manter os documentos originais conservados,

ainda que digitalizados. Mas já foi um grande avanço!

Despedida

Bom meu caro, era isso que eu acreditava ser útil para a sua prova. Pode ir

em paz, sabendo que a matéria dada corresponde à matéria cobrada (às vezes, até

um pouquinho mais, pois precisava ter certeza de que você entendeu o fundamento

de algumas ferramentas).

Estarei com você até o dia da prova para tirar dúvidas, e espero,

sinceramente, que este curso tenha sido útil no seu aprendizado, e venha a ser útil

na sua aprovação.

Fica minha última dica: faça questões, muitas questões. Primeiro, pois

mesmo que eu tenha dado toda a matéria, sua mente ainda não percebeu todas as

informações. As questões vão forçar seu cérebro a fixar os conceitos.

E nem precisa ser comigo. Pegue as provas diretamente dos últimos

concursos da banca e veja o que você já sabe fazer.

Vai lá e me deixe orgulhoso.

Grande abraço

Felipe

Questões Comentadas – Resoluções CONARQ

Diferentemente das questões de outras aulas, estas aqui tem intuito teórico, e

não de treino. Significa que estas questões fazem parte da nossa aula teórica.

A maior parte delas versará sobre resoluções do CONARQ, que pela

infinidade de assuntos tratados, tornou impossível sua complicação em um único

capítulo da aula. Disponibilizo o link ao lado de cada resolução, para quem se






interessar em lê-las por inteiro (não se assuste, que não são documentos muito

longos).

Mãos a obra

1 - CESPE – ABIN – 2010 - Os documentos passíveis de recolhimento às

instituições arquivísticas públicas devem ser higienizados e acondicionados.

Comentário: Dê graças aos céus quando seu examinador te der um

presente destes. A alternativa é cópia descarada do disposto no artigo 1º da

Resolução 2 do CONARQ:

(http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=

53&sid=46):

Art. 1º Os acervos documentais a serem transferidos ou recolhidos às instituições arquivísticas públicas, pelos órgãos e entidades do Poder Público, deverão estar organizados, avaliados, higienizados, acondicionados e acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificação e controle.

E faz todo o sentido. Imagine você, servidor público responsável pela gestão

do arquivo, receber um documento todo desmontado e infestado de traças. Parece

razoável? Lógico que não, razão pela qual a Resolução do CONARQ simplesmente

reproduz o bom senso.

2 - CESPE – ABIN – 2010 Na transferência ou no recolhimento, os acervos

devem ser acompanhados de um instrumento descritivo que permita sua

identificação e controle.

Comentários: A questão foi dada!!!!

Novamente, uma cópia fiel e deslavada, sem qualquer traço de rubor nas

faces de seu examinador, do artigo 1º da Resolução 2 do CONARQ de 1998

(http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=53&sid

=46):

Art. 1º Os acervos documentais a serem transferidos ou recolhidos às

instituições arquivísticas públicas, pelos órgãos e entidades do Poder






Público, deverão estar organizados, avaliados, higienizados, acondicionados

e acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificação e

controle.

3 - CESPE – ABIN – 2010 Os órgãos que não tenham elaborado suas

próprias tabelas de temporalidade podem eliminar documentos desde que

constituam comissões de avaliação e submetam a proposta à instituição arquivística

pública.

Comentários: Esta questão utiliza uma resolução um pouco menos

conhecida do CONARQ. Mas ainda bem que você está aqui comigo :D.

Veja o que diz o artigo 5º da Resolução 7 do CONARQ

(http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=58&sid

=46):

Art. 5º Os órgãos e entidades que ainda não elaboraram suas tabelas de temporalidade e pretendem proceder à eliminação de documentos deverão constituir suas Comissões Permanentes de Avaliação, responsáveis pela análise dos documentos e pelo encaminhamento das propostas à instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência, para aprovação.

Você talvez se incomode com o verbo "podem" no enunciado, enquanto o

artigo 5º utiliza o verbo "deverão". Mas a ideia é bem simples: qualquer órgão que

pretenda eliminar documentos e não tenha produzido uma tabela de temporalidade

deverá constituir uma Comissão Permanente de Avaliação. A partir da existência

dessa comissão, este mesmo órgão passa a ter a faculdade de eliminar os

documentos que desejar, desde que passem pelo crivo da comissão.

4 - CESPE – ABIN – 2010 Considerando o código de classificação e a tabela

de temporalidade de documentos das atividades-fim e atividades-meio a serem

adotados como modelo para os arquivos dos órgãos e entidades integrantes do

Sistema Nacional de Arquivos, julgue o item a seguir.

As classes do Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a

Administração Pública relativas às atividades fim são as de número 100 a 800.






Comentários: Questãozinha bastante específica, criada a partir da

Resolução 14 do CONARQ.

Aliás, tecnicamente, a resposta pode ser encontrada diretamente no anexo

da Resolução, cujo link fica aqui registrado:

http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/resolucao_14.pdf

E nem tem muito o que inventar, o texto da Resolução é bem claro:

"O Código de classificação de documentos de arquivo para a administração

pública: atividades-meio, possui duas classes comuns a todos os seus órgãos: a

classe 000, referente aos assuntos de ADMINISTRAÇÃO GERAL e a classe 900,

correspondente a ASSUNTOS DIVERSOS. As demais classes (100 a 800)

destinam-se aos assuntos relativos às atividades fim do órgão. Estas classes

não são comuns, cabendo aos respectivos órgãos sua elaboração, seguindo

orientações da instituição arquivística na sua esfera específica de competência".





As adaptações necessárias para a correta aplicação da tabela de

temporalidade aos conjuntos documentais produzidos e recebidos nos órgãos e

entidades do Poder Executivo federal deve ser feita pelo órgão central do Sistema

Nacional de Arquivos.

Comentários: Mais uma questão construída com base na Resolução 14 do

CONARQ. Mas esta poderia ser respondida sem nem mesmo conhecermos o

assunto. Do início, caro colega:

Art. 2º Aprovar os prazos de guarda e a destinação dos documentos estabelecidos na versão revista e ampliada da Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivos Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública.

§ 1º Caberá aos órgãos e entidades que adotarem a Tabela proceder às adaptações necessárias para sua






correta aplicação aos conjuntos documentais produzidos e recebidos em decorrência de suas atividades, mantendo-se os prazos de guarda e a destinação nela definidos.

Mas professor, como é que eu poderia saber esta resposta sem conhecer o

assunto?

Bom, veja que a tarefa de adaptar um instrumento a usos específicos só faz

sentido em um caso: aquele no qual um órgão com mais poder edita um instrumento

geral, que precisa ser adaptado pelos destinatários, a fim de que atenda às suas

necessidades específicas. Por qual razão um órgão central deveria adaptar

qualquer instrumento se é justamente o órgão central quem o cria, e assim, teria a

chance moldá-lo originalmente às suas necessidades?

Viu? Nem precisava ter lido a Resolução.





As classes do código de classificação relacionadas às atividades-fim do

órgão ou entidade do Poder Executivo federal devem ser aprovadas pelo Arquivo

Nacional.

Comentários: Essa questão já é bem mais interessante. Não bastava

memorizar os dispositivos legais, mas interpretá-los em conjunto. Vejamos:

Resolução CONARQ 14:

Art. 1º APROVAR a versão revista e ampliada do Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública : Atividades-Meio, como um modelo a ser adotado nos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.

§ 1º Caberá aos órgãos e entidades que adotarem o Código proceder ao desenvolvimento das classes relativas às suas atividades específicas ou atividades-fim, as quais deverão ser aprovadas pela instituição arquivística pública na sua específica esfera de competência.






Ok, já sabemos que quem deve aprovar o Código de Classificação é a

instituição específica. E quem seria esta no caso do Executivo Federal? Hora de ver

o artigo 18 da Lei 8.159/1991:

Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.

Com estes dois dispositivos em conjunto, chegamos à conclusão de que é o

Arquivo Nacional, instituição arquivística pública na esfera do Poder Executivo

Federal quem deve aprovar o Código de Classificação relacionados às atividades-

fim do órgão deste poder. Legal né?

7 – CESPE – ABIN – 2010 Na listagem descritiva para transferência ou

recolhimento de documentos digitais de arquivo, dispensam-se as informações

relacionadas às eliminações realizadas.

Comentários: Outro presente do CESPE, diretamente para você. Vejamos o

que nos diz a Resolução CONARQ 24,

http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=

75&sid=46&tpl=printerview,

responsável justamente por estabelecer diretrizes para a transferência e

recolhimento de documentos arquivísticos digitais para instituições arquivísticas

públicas:

ANEXO I

Elementos essenciais para a elaboração da listagem descritiva para

transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais

[...]

g) registro das eliminações realizadas;






O ANEXO I da Resolução CONARQ 24 é claro quanto a necessidade deste

elemento nas listagens.

8- CESPE – ABIN – 2010 A presunção da autenticidade dos documentos

digitais transferidos ou recolhidos à instituição arquivística pública é feita a partir de

informações, principalmente dos metadados relacionados aos documentos digitais,

tais como: nome do autor, nome do destinatário, assunto, data de produção, entre

outros.

Comentários: Presunção de autenticidade diz respeito ao juízo que a

instituição arquivística pública deverá fazer no sentido de tomar aquele documento

digital que lhe é apresentado como autêntico sem precisar que este fato lhe seja

provado. Sempre é bom lembrar o sentido que é dado pela doutrina para este

termo:

Autenticidade – Os documentos são produzidos, recebidos, armazenados

e conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser

comprovados. Um documento autêntico é aquele quepossui o mesmo

conteúdo do documento original.

Como esta presunção não demandará prova (é da natureza da presunção

que não se exija prova daquele fato), é importante que siga um rigoroso sistema

procedimental, a fim de que se não se dê fé a um documento não autêntico.

Agora que não restam dúvidas sobre aquilo que estamos falando, vejamos o

que a Resolução CONARQ 24 tem a dizer sobre o assunto:

Art. 4º A instituição arquivística pública procederá à presunção de autenticidade dos documentos arquivísticos digitais recolhidos com base nos metadados relacionados a esses documentos, conforme especificado no anexo II, e com base na listagem descritiva apresentada pelo órgão ou entidade responsável pela transferência ou pelo recolhimento.

Ou seja, é o anexo II da referida resolução quem aponta os requisitos

necessários para que a presunção de autenticidade possa se aplicar ao caso.

Vejamos o que ali consta:






ANEXO II

Informações para apoiar a presunção de autenticidade

[...]

I - Metadados

Os metadados relacionados aos documentos arquivísticos digitais, que

costumam estar registrados nos sistemas de gestão de documentos, devem

acompanhar o documento digital no momento da transferência ou recolhimento. São

eles:

a) nome do autor;

b) nome do destinatário;

c) assunto;

d) data de produção;

Outros itens que também estão no Anexo II da Resolução: e) data da

transmissão; f) data do recebimento;g) data da captura ou arquivamento; h) código

de classificação; i) indicação de anexo; j) nome do setor responsável pela execução

da ação contida no documento; k) indicação de anotação; l) registro das migrações

e data em que ocorreram; e m) restrição de acesso.

9 - CESPE – ABIN – 2010 O documento digital pode ser transferido ou

recolhido em qualquer formato à instituição arquivística pública.

Comentários: Acredito que você consegue imaginar a zona que seria se a

proposição do enunciado realmente fosse verdadeira. Formatos de documentos

demandam programas específicos para serem abertos, e quanto mais formatos,

mais programas serão necessários. Outro problema está na (in)compatibilidade

entre plataformas, que podem não ser completamente integráveis, gerando

ineficiência nas operações apontadas. Só para simplificar este cenário caótico, tente

abrir um documento de texto do BR Office no Microsoft Word e você terá um mero

vislumbe do que estou tentando dizer aqui .






Por estas razões, a Resolução CONARQ 24 foi bem enfática ao tratar sobre

a maneira pela qual os documentos digitais deverão ser recolhidos ou transferidos:

Art. 1º Os documentos arquivísticos digitais a serem transferidos ou recolhidos às instituições arquivísticas públicas, deverão:

[...]

f) estar no(s) formato(s) de arquivo digital previsto(s) pelas normas da instituição arquivística responsável pela sua custódia.



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