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Plan Estratégico Institucional del TEPJF 2010-2016*
* Tomado de la Dirección General de Planeación y Evaluación
Mapa del Proceso de Planeación Estratégica Institucional*
Marco Estratégico de
Referencia
Diagnóstico Interno y Externo
Estrategia Institucional
Estrategia Operativa
Sistema de Seguimiento y Valoración de
Resultados
Misión
Visión
Objetivos Estratégicos
Conductas Esperadas
Fortalezas y Debilidades
Oportunidades y Amenazas
Iniciativas Estratégicas
Proyectos Institucionales
Indicadores de Desempeño Estratégico,
Táctico y Operativo
* Tomado de la Dirección General de Planeación y Evaluación
Objetivos Estratégicos
1. Fortalecer la función jurisdiccional electoral
2. Consolidar la confianza ciudadana
3. Asegurar la calidad de los procesos sustantivosy de apoyo
* Tomado de la Dirección General de Planeación y Evaluación
Conductas Esperadas
Transparencia1
2
3
Creatividad eInnovación
Trabajo en Equipo
Ponerse en evidencia ante sí mismo y ante los demáscon los propios actos y no excusándose en la posiciónque ocupe para eludir responsabilidades.Se refiere a la visibilidad de las acciones yconocimiento público de la toma de decisiones y usode los recursos públicos ante los ciudadanos y lasfuerzas sociales y políticas
Innovación e ingenio permanente para convertir lasdificultades en oportunidades, ofreciendo solucionesproactivas a la organización.Mantener una actitud constructiva, impulsando la mejoracontinua y la libertad para expresar nuestras ideas.
Colaborar activamente con los compañeros de otrasáreas, actuar en entera alineación con las causas yresponsabilidades del Tribunal y comunicarnosrespetuosamente para alcanzar metas comunes.
* Tomado de la Dirección General de Planeación y Evaluación
Conductas Esperadas
Efectividad4
5
6
Entrega y Compromiso
Apertura al Cambio
Búsqueda constante de la excelencia para elcumplimiento de objetivos y metas en las fechasplanteadas y con el uso adecuado de los recursosdisponibles.
Mantenerse firme ante la promesa que se hace a símismo y a otros, de lograr las metas trazadas yperseverar hasta alcanzarlas utilizando toda sucapacidad y cumplir con todo aquello que se le haconfiado.
Mantener una mente abierta para escuchar, explorar yredefinir formas de pensar y actuar, con el propósito deser una Institución dinámica e innovadora.
* Tomado de la Dirección General de Planeación y Evaluación
Fortalezas y Debilidades
Factor HumanoEstructura
Organizacional y Normatividad
Planeación y Medición del Desempeño
Infraestructura Tecnológica y Física
Presupuesto y Estructura del Gasto
Áreas de Identificación de Fortalezas y Debilidades
* Tomado de la Dirección General de Planeación y Evaluación
Iniciativas Estratégicas
Difusión Efectiva del Quehacer Institucional
Generación de Condiciones Idóneas para el Óptimo Desempeñode la Función Jurisdiccional
Consolidación de lasSalas Regionales
Desarrollo del Factor Humanoy Carrera Judicial
Rediseño del Modelo Organizacional
Optimización en el Uso de los Recursos Informáticos y Materiales
1
23456
* Tomado de la Dirección General de Planeación y Evaluación
Difusión Efectiva del Quehacer Institucional
Consiste en construir y aplicar estrategias y proyectosinstitucionales que permitan facilitar una mayor y mejorcomunicación e interacción con la ciudadanía en su conjuntoy con los diversos grupos sociales.
Esta iniciativa estratégica tiene como propósito fundamentalconsolidar la confianza ciudadana en el Tribunal Electoral.
Para tal efecto, se deberá desarrollar y aplicar un modelo departicipación y comunicación que facilite el entendimiento y lacomprensión de las funciones del Tribunal Electoral, de susresoluciones y de su operación cotidiana.
* Tomado de la Dirección General de Planeación y Evaluación
Desafíos de la Ejecución
• Desarrollar de un modelo que guíe las decisiones entorno a la ejecución
• Crear una estrategia afecta su ejecución• Conducir eficazmente del cambio (Cambio cultural)• Entender que poder e influencia están directamente
relacionados al éxito de la ejecución• Desarrollar estructuras institucionales que permitan el
fomento e intercambio de información, la coordinación y larendición de cuentas
• Mejorar los controles y procedimientos deretroalimentación eficaces
• Construir una cultura de apoyo a la ejecución• Ejercer un liderazgo predispuesto a la ejecución
Coordinación de Información Documentación y Transparencia
Capital humano
• La ejecución inicia con una buena definición de laestrategia
• Las estrategias mal concebidas aseguran resultadosdeficientes
• Las estrategias exigen inversión en capacidades ocompetencias específicas y en su desarrollo.
• El éxito depende de que la comunicación delcomponente operativo sea clara, y que la evaluaciónpueda medirse.
Coordinación de Información Documentación y Transparencia
• Si se aspira a una buena ejecución de la estrategia,tenemos que pensar en contar con buenoscolaboradores.
• Tenemos que lograr que las personas adecuadas seincorporen al viaje y las que no, se retiren.
• El cambio es inmensamente superior a mantenercontentas a las personas
• Reducir la resistencia a nuevas ideas y nuevosmétodos.
Capital humano
Coordinación de Información Documentación y Transparencia
Grandes Actividades / Proyectos Responsable Prioridad Fecha de
InicioFecha de Término Meta o Resultado Inversión /
Presupuesto
1.- Lenguaje ciudadano
Gabriela Pérez Suárez Alta ENE 2010 Permanente
Crear una cultura de comunicación, información y relación pública basada en el lenguaje ciudadano.
2.- Proceso de comunicación social
Octavio Mayén Alta En
marcha Permanente
Informar de manera oportuna y clara sobre las actividades, funciones y atribuciones del Tribunal Electoral.
3.- Fortalecimiento del proceso de comunicación
interna y trabajo en equipo
Gabriela Pérez Casas
Alta En marcha Permanente
Optimizar la comunicación entre áreas y personas del Tribunal Electoral.
4. Desarrollo de sistemas de información
Jorge Tlatelpa Alta OCT 2009 Permanente
Facilitar el acercamiento de especialistas al acervo documental en materia jurídico-electoral.
5. Desarrollo de redes sociales
Francisco Acuña Alta
OCT2009 Permanente
Acercar el TE a la ciudadanía utilizando nuevas tecnologías de comunicación y propiciar la formación de comunidades interesadas.
6. Relaciones Interinstitucionales
Roberto Duque Alta En
marcha Permanente
Incrementar y eficientar la vinculación del TE con otras instituciones clave nacionales y extranjeras para el cumplimiento de sus actividades estratégicas.
Fuente: Equipo de la Iniciativa Estratégica 1 (051009) Aprobado
Proyectos Institucionales
PROGRAMA DE CAPACITACIÓN, EQUIPAMIENTO Y DESARROLLO DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
PARA LOS CENTROS DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVOS: HACIA EL FORTALECIMIENTO DE LA
TRANSPARENCIA Y LA DIVULGACIÓN DEL CONOCIMIENTO ELECTORAL
(PROCEDET)
2009
Coordinación de Información Documentación y Transparencia
Índice
¿Cómo nace la propuesta de este proyecto?
1. Fundamentación
2. Objetivos
3. Requerimientos de Infraestructura Tecnológica
4. Modelo Conceptual del Sistema de Información Documental
4.1 El Sistema de Información Documental (SID)
4.2 Beneficios del Sistema de Información Documental (SID)
5 Modelo Conceptual del Archivo Institucional
5.1 El Sistema de Administración del Archivo Institucional (SADAI)
5.2 Beneficios del Sistema de Administración del Archivo Institucional (SADAI)
6. Etapas del Proyecto
7 Plan de Trabajo Detallado
Coordinación de Información Documentación y Transparencia
¿Cómo nace la propuesta de este proyecto?
• La Reforma Constitucional y legal en materia Electoral (2007-2008)estableció que para el ejercicio de sus atribuciones, el TEPJF funcionará enforma permanente tanto en Sala Superior como en sus cinco SalasRegionales.
• En consecuencia, fue necesario contratar la plantilla de personal responsablede la administración y servicios de los Centros de Documentación en cadaSala Regional. Para ello, la CIDT propuso los perfiles para los puestos,diseñó los mecanismos de evaluación y los aplicó a los candidatos queparticiparon en el proceso de selección.
• Al término del proceso, los Magistrados Regionales eligieron al personal queestimaron idóneo para los puestos y que ahora integra las coordinacionesregionales de enlace e información, documentación y transparencia(CREIDT)
• A un año del ingreso de este personal, se ha detectado que es necesariocapacitarlos para que estén en condiciones efectivas de realizar lasfunciones que tienen asignadas y, en un segundo paso, mejorar sushabilidades y competencias para incidir favorablemente en la calidad de losservicios que se ofrecen a través de las unidades de información: Centro deDocumentación, Archivo y Unidad de Enlace.
Coordinación de Información Documentación y Transparencia
¿Cómo nace la propuesta de este proyecto?
• Existencia de un proyecto institucional pendiente desde el 2007 para lareubicación del Centro de Documentación de la Sala Superior, a fin de dotarlode mayor espacio para la consulta y acervo, y equiparlo de mobiliario ytecnología de información que favorezcan una dinámica laboral más eficiente ymoderna, en beneficio de la comunidad institucional y de la ciudadanía engeneral.
• Situación actual de los Centros de Documentación en cada Sala Regional:espacios reducidos e inapropiados que no permiten la gestión adecuada de lascolecciones y la prestación de sus servicios.
• Falta de instalaciones adecuadas para el resguardo y administración del ArchivoJurisdiccional.
• Proyecto paralelo de la CAOP para la reubicación y reacondicionamiento dediversas áreas en las Salas Regionales, que abarca a los Centros deDocumentación y al Archivo Jurisdiccional.
Coordinación de Información Documentación y Transparencia
1. FundamentaciónEn la actualidad el sistema documental del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación estáintegrado por seis Centros de Documentación y seis Archivos Jurisdiccionales, distribuidos en susdiversas circunscripciones, los cuales se encuentran en proceso de reubicación en nuevasinstalaciones.
Por lo que hace al fondo documental, está conformado por 75 mil volúmenes distribuidos de la siguientemanera: Centro de Documentación de la Sala Superior posee aproximadamente 25,000 ejemplares,mientras que el acervo de cada Centro Documental en las Salas Regionales es de 11 mil ejemplarescada uno. Se estima que este volumen alcanzará los 135 mil ejemplares en un periodo de 20 años,como resultado del desarrollo de las colecciones.
En el marco del proyecto de reubicación y modernización de las instalaciones de estas Unidades deInformación, se estima necesario dotarlas de tecnologías de información y de comunicación devanguardia, acordes con el desarrollo actual, creando una infraestructura que permita configurar una redde Centros de Documentación y fortalecer las funciones del Archivo Institucional, que facilite larecopilación, organización, sistematización y obtención de la información para apoyar al desarrollo delas actividades institucionales y que impulse el diseño de nuevos servicios documentales y formas deacceso a los contenidos por parte de los usuarios.
Asimismo, y con la finalidad de estar a la vanguardia en materia documental y archivística, y responderde manera eficaz a las demandas de la actual sociedad de la información caracterizada por su continuocambio y diversidad desde el punto de vista tecnológico y organizacional, se considera imprescindibledesarrollar las competencias del personal de estas Unidades, toda vez que el tratamiento de lainformación es uno de los elementos claves para favorecer el desarrollo y la innovación de nuevosservicios bibliotecarios y archivísticos.
Coordinación de Información Documentación y Transparencia
2. Objetivos
a) Dotar de instalaciones e infraestructura tecnológica (hardware) necesariapara el mejoramiento de los servicios documentales y de información enred.
b) Incorporar tecnologías de la información (software y aplicaciones) quefaciliten el tratamiento documental y la generación de nuevos servicios deinformación.
c) Generar repositorios de información (RIMEL) en materia electoral deacceso abierto, con el fin de difundir sus contenidos entre la comunidad ypermitir la vinculación entre los actores del quehacer político - electoral.
d) Desarrollar las competencias profesionales del personal de los Centros deDocumentación y de Archivo, en modalidad a distancia, para contribuir a sueducación y formación continua, como base para mejorar los serviciosorientados a los usuarios.
Coordinación de Información Documentación y Transparencia
3. Requerimientos de Infraestructura Tecnológica
• Modernizar las instalaciones de los Centros de Documentación, con mobiliarioadecuado, seguro y funcional y el equipamiento con estantería móvilautomatizada deslizable que permita el aprovechamiento de los espacios,facilitar el tratamiento documental y contar con áreas dedicadas a la extensiónbibliotecaria (actividades para niños y jóvenes, multimedia, salas deexposiciones o eventos, entre otros) para dar a conocer y difundir los servicios ycolecciones.
• Asimismo, es necesario contar con sistemas de identificación y control delacervo documental a través del sistema de radiofrecuencia, sistema de antihurtode materiales documentales (arco de seguridad) y un servicio de autopréstamo.
• En lo referente a las áreas de Archivo en Salas Regionales, se requiere contarcon instalaciones y mobiliario acorde a las necesidades de capacidad dealmacenamiento, que permita el adecuado manejo documental, así como labúsqueda, localización y consulta eficiente de los expedientes jurisdiccionales.
Coordinación de Información Documentación y Transparencia
ESTUDIOS EINVESTIGACION
ESTADÍSTICAJUDICIAL
SCGISISTEMA DE CONTROL
DE GESTIÓN INSTITUCIONAL
3. ¿Qué representa el tratamiento información y documentación en el TE?
SIGA
Sistemas FuenteSistemas Fuente
Usuarios / Usuarios / BeneficiariosBeneficiarios
SAITE
CiudadanoCiudadano
PonenciasPonencias
Proveedores de InformaciónProveedores de InformaciónS I D
RIMEL, JANIUM,LexisNexis
T E
S A
U R
O
Minería de datosMinería de datosHerramientas deHerramientas de
consulta y publicaciónconsulta y publicación(Portal Internet)(Portal Internet)
Reportes Reportes AnálisisAnálisis
INFOMEX
SADAI
INTE
R O
PER
ABIL
IDAD
Necesidades Necesidades Necesidades Necesidades
Depósito Depósito donde se donde se integra, integra,
estructura y estructura y armoniza elarmoniza elconocimientconocimient
oo
Características de documentos y responsabilidades del funcionario
RED DE CENTROS DE RED DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓNDOCUMENTACIÓN
4. Modelo Conceptual del Sistema de Información Documental
Desarrollo de habilidades del
personal Para ofrecer
Repositorio de Información Documental en materia electoral
(RIMEL)
Disponibilidad permanente
Agilizar el intercambio de
inf ormación
Infraestructura Infraestructura tecnológicatecnológica
Se requiere
May or acceso
Nuev as f ormas de
acceso
BeneficiosBeneficios
SR XALSR XALSR DFSR DF SR GDLSR GDL
SSSSSR MTYSR MTY SR TOLSR TOL
Redes Sociales
Coordinación de Información Documentación y Transparencia
Los Centros de Documentación utilizan información procedente de distintosservicios y proveedores, por lo que la red de Centros de Documentación delTribunal Electoral debe considerar un sistema de información con una plataformatecnológica que facilite la gestión y el acceso a cualquier documento en losdiferentes soportes y no sólo a los registros bibliográficos, así como laconsolidación de la cooperación como principio básico de trabajo.
Asimismo, con el propósito de adaptarse a las funcionalidades innovadoras (websocial, Biblioteca 2.0 y otras aplicaciones), se requiere que el sistema cuente condistintos módulos orientados al desarrollo de nuevos servicios para usuariospresenciales y virtuales, basados en estándares abiertos que le permitan ser unaherramienta útil para otras organizaciones públicas y privadas.
4.1 El Sistema de Información Documental (SID)
Coordinación de Información Documentación y Transparencia
RED DE
CENDOC
SR XAL
SR TOL
SR GDL
SR DF
SSCatalogación
Circulación
Publicaciones seriadas
Estadísticas e informes
Adquisiciones
Biblioteca Digital
Catálogo de autoridades
Catalogación
Circulación
Publicaciones seriadas
Estadísticas e informes
Adquisiciones
Biblioteca Digital
Catálogo de autoridades
Gestión Documental
Sistema de Gestión de Bibliotecas
Subsistemas
Acceso del usuario
OPAC /Web
Orientado a servicios
SR MTY
- ASPECTOS FUNCIONALES
4.1 El Sistema de Información Documental (SID)
Coordinación de Información Documentación y Transparencia
Contar con un catálogo en línea, web intuitivo y fácil de usar, orientado al usuario final que le permitapersonalizar su forma de ver el Catálogo, organizar sus registros en carpetas y asignarles etiquetas,configurar las búsquedas que le interese realizar periódicamente, y conocer automáticamente lasúltimas novedades de su interés.
Contar con una interfaz de búsqueda adaptada a los requerimientos de acceso y usabilidad pararesponder de manera eficaz a las necesidades de los usuarios de la Red, que en una sola pantallaofrezca las alternativas de explorar más recursos disponibles en la biblioteca y unidades deinformación al mostrar un conjunto de palabras, enriquecidas por traducciones, sinónimos, términosde tesauro, etc.
Ofrecer servicios bibliotecarios en el momento y en el lugar en que lo requieran los usuarios, que losservicios se encuentren disponibles en una sección que les permita revisar los materiales prestados,diseñar su perfil, realizar reservas y renovar materiales en línea, ya sea en el Centro deDocumentación o en forma remota desde cualquier parte del mundo.
Proporcionar funciones de autoservicio para el préstamo, solic itud de sugerencia de compra demateriales, publicación de consultas en línea, servicios de Difusión Selectiva de la información (DSI),acceso a otros sitios web y enlaces virtuales.
4.2 Beneficios del Sistema de Información Documental (SID)
Coordinación de Información Documentación y Transparencia
Diseñar un portal para la red de los Centros que permita integrar lainformación y servicios a efecto de socializar el uso de las Tecnologías de laInformación y la Comunicación y el acceso a recursos impresos y digitales.
Crear contenidos para que los usuarios dispongan de la información necesariapara mantenerse al día con temas pertinentes.
Recomendar al usuario otras obras que podrían ser de su interés, a partir delas estadísticas de préstamo.
Diseñar un microblog que involucre a los usuarios, formando comunidades deinterés y proporcionando recursos e información que les permitan compartirideas, opiniones y contenidos.
4.2 Beneficios del Sistema de Información Documental (SID)
Coordinación de Información Documentación y Transparencia
5. Modelo Conceptual del Archivo InstitucionalCoordinación de Información Documentación y Transparencia
Los avances tecnológicos coadyuvan en la correcta administración de los archivos,permitiendo una localización pronta y expedita de los documentos que los conforman, por lotanto, el Tribunal Electoral adquirió un Sistema de Administración de Archivos Institucional(SADAI).
Con el inicio formal de las actividades del Archivo Institucional se hace necesario establecerlos procedimientos y las interfases de comunicación entre el SADAI y los Sistemas deControl Documental para el Seguimiento de Asuntos Jurisdiccionales y Administrativos, quepermitan de manera integral, la recepción, así como implementar la normatividad queautentifique y brinde la validez legal a los documentos digitales, en sus diferentes etapas.
Por último, para la generación de criterios, lineamientos o normas respecto al manejo, yautentificación de los archivos digitales y su preservación, será necesario establecer relaciónde colaboración con el Proyecto Internacional de Investigación para la Preservación deArchivos Electrónicos con valor Permanente InterPARES1.
5.1 El Sistema de Administración del Archivo Institucional (SADAI)
1 El Proyecto InterPARES es reconocido internacionalmente por las aportaciones que sus investigadores han hecho a la preservación de archivos digitales tales como, requisitos para autenticidad y de emisión decopias auténticas, lineamientos para la creación y preservación de archivos digitales, esquema de principios para la elaboración de políticas, normas o lineamientos, por mencionar algunos. Se integra por 15TEAM’s. ElTEAM México tiene su sede en el Instituto de Investigaciones Bibliotecológicas de la Universidad Nacional Autónoma de México y su director es el Dr. Juan Voutssás Márquez Investigador yAcadémicodel citado Instituto.
Coordinación de Información Documentación y Transparencia
-5.1 El Sistema de Administración del Archivo Institucional (SADAI)
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN / HISTÓRICO
Sistema de control
Jurisdiccional
ARCHIVO DE TRÁMITE
UNIDADES DE SALA SUPERIOR Y SALAS REGIONALES
W EB
Registro
Clasificación
Apertura de expedientes
Transferenciaprimaria
Control de Estantería Automatizada
Estadísticas e informes
Adquisiciones
Valoración
SADAI
Subsistema
Consulta
Préstamo
Libro de Control de
Documentos en Trámite
Estadísticas e informes
Transferenciasecundaria
Reportes (CGCA, CDD)
Sistema de Control
de Gestión
ASPECTOS FUNCIONALES
SADAIPara la
Rendición de Cuentas
y el Derecho
de Acceso a la
Información
Coordinación de Información Documentación y Transparencia
Facilita el flujo de documentos en los archivos de trámite, concentración e histórico,ofreciendo el seguimiento y control de las transferencias primarias, secundarias yemitiendo alertas de los vencimientos de los plazos de guarda, con base al principiode procedencia y al ciclo vital del documento.
Complementa al sistema de estantería móvil deslizable automatizada, y facilita elacceso a la información, toda vez que ofrece la localización exacta de losexpedientes, registro de usuarios, control de préstamos, búsquedas booleanas enuno o más campos y niveles de descripción.
El sistema de administración del archivo institucional es congruente con las normas yestándares internacionales.
Proporciona la ubicación física exacta de los expedientes (Módulo, batería, estante,entrepaño, y caja), además cuenta con control de entradas y salidas de expedientesy documentos.
5.2 Beneficios del SADAI
Coordinación de Información Documentación y Transparencia
Permite la generación de diversos reportes: Inventario general por expedientes; guíasimple de archivos; inventario de transferencia primaria; inventario de transferenciasecundaria; inventario de baja documental; para su manipulación en formato Word,Excel o PDF. De igual manera, genera estadísticas de: préstamos, devoluciones,documentos consultados, transferencias, documentos reservados, confidenciales yen general todo tipo de reportes necesarios para la operación archivística.
Contar con los mecanismos para la organización y consulta de los fondosarchivísticos institucionales, como fuente de consulta primordial y confiable para laatención de las solicitudes de transparencia y acceso a la información, coadyuvandocon ello al cumplimiento de lo establecido en el artículo 6° Constitucional, en la LeyFederal de Transparencia y Acceso a la Información Pública y al Acuerdo Generalde Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales delTribunal Electoral del Poder Judicial de La Federación.
5.2 Beneficios del SADAI
Coordinación de Información Documentación y Transparencia
Verif icación de resultados, reforzamiento
Duración: 3 meses
Desarrollo de competencias, generación de criterios
Duración: 7 meses
• Periodo del proyecto: Julio 2009 – Diciembre 2010 (18 meses).
• Financiamiento:
6. Etapas del Proyecto
Detección de Necesidades, planif icación
Duración: 4 meses
Reubicación de Centros de Documentación y Archivos Jurisdiccionales, Adquisición de nuevo mobiliario y estanteríaDuración: 18 meses
ETAPA 1. DESARROLLO DE COMPETENCIAS / GENERACIÓN DE CRITERIOS DE DOCUMENTOS DIGITALES
ETAPA 3. INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA
ETAPA 2. SISTEMA DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL / CREACIÓN DE BANCOS DE INFORMACIÓN / INTERFASES COMUNICACIÓN DEL ARCHIVO INSTITUCIONAL
Mantenimiento y EvaluaciónDuración: 3 meses
Desarrollo e Integración del SID, BI e ICDuración: 10 meses
Análisis y Diseño del SID, BI e ICDuración: 5 meses
Coordinación de Información Documentación y Transparencia