PLAN ESTRATÉGICO 2009 – 2014 Departamento de Conferencias ...scm.oas.org/pdfs/2011/CP27405S.pdf · A fin de garantizar el éxito en el desarrollo del Plan Estratégico 2009-2014,

PLAN ESTRATÉGICO 2009 – 2014Departamento de Conferencias y Reuniones

Organización de los Estados AmericanosWashington, DC

Octubre, 2008

2

Plan Estratégico 2009 - 2014Departamento de Conferencias y Reuniones

I. Introducción

Marco de referencia

A fin de integrar y adecuar al Departamento de Conferencias y Reuniones (DCR) en elmarco de la reorganización y modernización de la Secretaría General de la Organizaciónde los Estados Americanos (OEA), y con el propósito de consolidar el objetivo delDepartamento de garantizar, no sólo al cuerpo político, sino a todas las áreas de laOrganización, servicios de la más alta calidad requeridos para el buen ejercicio de losmandatos encomendados, se ha concebido el siguiente Plan Estratégico 2009-2014.

Los ajustes, reorganización y opciones de adaptación que se presentan en este PlanEstratégico están inspirados en la urgente necesidad de unificar las actividades del DCRbajo la línea política y curso de acción definidos por el Secretario General y el SecretarioGeneral Adjunto, y así mismo, tienden a garantizar una administración coordinada,eficiente, operativa y transparente. Este proceso de transformación pretendeconvertirse en el “Relanzamiento del DCR” el cual deberá contar con todo el respaldopolítico de las altas autoridades de la Organización y, sobre todo, enfatizar el sentido depropiedad de cada una de las áreas de la OEA que, al ser parte del cambio, contribuiránde manera plena en el éxito de este Relanzamiento.

Mandato

Orden Ejecutiva No. 08-01, Rev.1, del 9 de abril de 2008. Estructura de laSecretaría General.

CP/RES. 872 (1459/04) Actualización de Costos de Conferencias y ReunionesFinanciadas por la OEA.

AG/RES.2437 (XXXVIII-O/08) Lineamientos para el Programa-Presupuesto de laOrganización 2009.

Visión

Estar posicionados entre los Organismos Internacionales como uno de los mejoresproveedores de servicios de gestión de conferencias y reuniones, haciendo uso de lamejor tecnología, los mejores recursos humanos disponibles y las mejores prácticas,fortaleciendo de manera sustancial el trabajo de la Organización de los EstadosAmericanos.

3

Misión

Facilitar al Cuerpo Político y a todas las áreas de la Organización de los EstadosAmericanos (Secretarías, Secretarías Ejecutivas, Departamentos y Oficinas) elcumplimiento de sus funciones y mandatos, mediante la prestación de servicios degestión de conferencias y reuniones de la mejor y más alta calidad, entre los que seincluyen soluciones tecnológicas para conferencias, implementación del estado del artede las mejores tecnologías, servicios de traducción, edición e interpretación,reproducción, publicación y distribución de documentos.

II. Diagnóstico Situacional

Fortalezas:

El DCR cuenta con personal capacitado y no técnico para prestar algunos de losservicios de conferencias requeridos por la Organización.

Las actividades llevadas a cabo por el DCR repercuten diariamente en eldesempeño del resto de la Organización y en la ejecución de sus mandatos.

El 30 por ciento del personal del DCR se retirará próximamente por edad.

Debilidades:

Poca utilización de la alta tecnología existente. Falta de espacios adaptados a lasnuevas tecnologías y de equipos tecnológicos actualizados que permitan el usomás eficiente de los recursos.

Ausencia de personal técnico de alto perfil que facilite el mejor uso de las nuevastecnologías, herramienta clave en el desempeño de las funciones del DCR.

Falta de interacción entre el DCR y el resto de la Organización para adelantaractividades conjuntas.

Falta de homogenización en los procesos del DCR con los del resto de laSecretaría General.

Falta de un modelo de trabajo que fortalezca el trabajo en equipo.

Falta de promoción interna de las actividades y los logros del Departamento.

Limitaciones presupuestarias y burocráticas.

Resistencia al cambio y falta de motivación.

Oportunidades: Búsqueda de innovación tecnológica que permita la mejor calidad de los

servicios ofrecidos por el Departamento. Respaldo y trabajo coordinado con el Departamento de Información y

Tecnología. Promoción de los servicios que ofrece el DCR hacia potenciales clientes fuera de

la Organización.

4

Espacios y ubicación privilegiada de los edificios de la Organización (GSB, MNB yADM). (Valor histórico y arquitectónico de las instalaciones).

Fortalecimiento de las competencias de los funcionarios del DCR. Respaldo de la Secretaría General para implementar un proceso de

transformación al interior del DCR, en el marco del proceso de reorganización ymodernización por el que atraviesa la Organización.

Interés general, tanto del cuerpo político como de todas las áreas de laOrganización en promover el uso más eficiente de los recursos.

Amenazas:

Plataforma tecnológica obsoleta para satisfacer los incrementos en el volumende trabajo.

Falta de unificación de procesos de acuerdo a los procedimientos de laOrganización.

Competitividad en precio con los servicios de la misma categoría ofrecidos porotras organizaciones e identidades.

Servicios

Clientes

Servicios

CuerpoPolítico

Secretarías,SecretaríasEjecutivas,Departamentosy oficinas/OEA

AsambleaGeneral

Descripción de Situación Actual

1 Gestión deConferencias yReuniones

X X X A octubre de 2008 se hanprestado servicios a 571reuniones, dentro y fuera de lasede. Reuniones financiadas tantopor el fondo regular de laOrganización, como por fondosespecíficos.

8 funcionarios de la Sección deConferencias: 4 especialistas deconferencias, 2 secretarias, 2asistentes de salas, 2/3 personalcontratado para servicios de sala yoperación de controles.

La gestión, planificación yorganización de todas lasreuniones garantiza el eficazcumplimiento de las actividadesde la OEA.

2 Traducción X X X En el 2006 se tradujeron un totalde 12,769,104 palabras(6,405,963, equivalente al 50.17%por traductores in-house staff y6,363,141 por traductores

5

externos). En 2007, el total depalabras traducidas fueron13,719,187, 44% de las cualesfueron traducidas por traductoresstaff y 56% (7,692,517) portraductores externos.

80% de los documentosproducidos en el marco de lasactividades de la OEA son enespañol, 15% en inglés, 2.5% enportugués y 2.5% en francés.

Se cuenta con 18 personas($1,584,000 anuales) para suplirlas necesidades de traducción dela Organización.

El servicio de traducción esesencial para el procesamiento ycontrol de documentos antes,durante y después de lasreuniones. Impacto: Sin esteservicio solamente habríadisponibilidad de documentos enel idioma original.

Externos. Desde enero aseptiembre de 2008 el total depalabras traducidas ha sido9,764,502 (3,887,779 in-house y5,876,723 externo).

3 Interpretación X X X Servicio esencial paracoordinación y contratación deintérpretes para reuniones. Sineste servicio no sería posiblecontar con interpretación in-house, ni de emergencia.

Se cuenta con dos personas in-house para cubrir los servicios deinterpretación.

4 idiomas, día completo (monodireccionales) $3,9202 idiomas, día completo(bidireccionales) $1,4702 idiomas, medio día(bidireccionales) $980

4 Reproducción ydistribución dedocumentos

X X X En el 2007 fueron procesados5,400 documentos, para un total4,500,000 páginas, por un valor de

6

$202,500.00.Adicionalmente, se procesaron12,860 invitaciones, por un valorde $1,543.00

La Sección de Documentos cuentacon 5 personas.

Servicios de reproducción ydistribución a las distintas áreas,en el marco de las actividades dela OEA, específicamente en eldesarrollo de reuniones yconferencias, cubriendo así lasnecesidades de impresión ydistribución electrónica dedocumentos.

Sin la prestación de este serviciono habría divulgación de lainformación.

Identificación de recursos

1. Presupuesto

Fondo Regular (US1,000)2007



$ % $ % $ %

PRESUPUESTOAPROBADO OEA

$81,500.0 = 100% $87,500.0 = 100% $90,125.0 = 100%

SUBPROGRAMA 21B –DEPARTAMENTO DECONFERENCIAS YREUNIONES

$5,831.1 = 7.15% $5,947.2 = 6.80% $5,999.9 = 6.6%

SUBPROGRAMA 21C –REUNIONES NOPROGRAMADAS

$277.5 = 0.34% $290.5 = 0.33% $294.5 = 0.33%

SUBPROGRAMA 21G –ASAMBLEA GENERAL

$157.9 = 0.19% $165.8 = 0.19% $168.1 = 0.19%

SUBPROGRAMA 71C –REUNIONESMINISTERIALES DELCIDI

$142.7 = 0.18% $148.9 = 0.17% $151.0 = 0.17%

La ejecución del presupuesto puede ser consultado en el Anexo 1.

El DCR también administra y ejecuta recursos complementarios correspondientes a losFondos Específicos pertenecientes a las contribuciones que los Estados Miembros

7

aportan para el financiamiento de las diversas reuniones que se celebran fuera de lasede. Así mismo administra y ejecuta el Fondo Específico del Departamento.

2. Equipos

Capacidad en sede

Salón Capacidad Equipo Disponible

Salón San Martín 40 personas N/A N/A N/A N/A N/A

Salón Bolívar 120 personas 135 sillas 50 micros 46monitores

4 idiomasAntigüedad 10años

4 cabinas

Salón de lasAméricas

450 personas 400 sillas N/A N/A 4 idiomas 4 cabinas

Salón Miranda 40 personas 40 sillas 18 micros N/A N/A N/A

Salón Colón 65 personas 62 sillas 32 micros N/A 4 idiomasAntigüedad 35años

4 cabinas

Salón Guerrero 65 personas 78 sillas 38 micros N/A 4 idiomasAntigüedad 4años

4 cabinas

Salón Rowe 20 personas 10 sillas N/A N/A N/A N/A

Salón GabrielaMistral

60 personas 60 sillas 30 micros N/A 4 idiomasAntigüedad 10años

4 cabinas

Salón TL 76 40 personas 5 sillas N/A N/A N/A N/A

Salón Padilha Vidal A 60 personas 50 sillas 20 micros N/A 4 idiomasAntigüedad 10años

4 cabinas

Salón Padilha Vidal B 60 personas 50 sillas 20 micros N/A 4 idiomasAntigüedad 10años

4 cabinas

Salón Rubén Darío 120 personas N/A N/A N/A 4 idiomas 4 cabinas

Salón ADM - 222 15 personas N/A N/A N/A N/A N/A

En términos del equipo disponible en sede para proveer los servicios de interpretación yaudio, el DCR tiene capacidad para realizar en un día, de manera simultánea, 6reuniones con cuatro idiomas y 3 reuniones con dos idiomas. Fuera de sede está encapacidad de cubrir una reunión plenaria con 4 idiomas.

3. Personal

Área de Servicio Titulo Costo anual $USDirección 1 Director 166,900

8

2 Especialista 73,300

3 Secretaria 68,200

4 Jefe Sección deConferencias

144,000

5 Especialista Principal 144,000




9 Secretaria 59,800

10 Oficial de sala Señor 78,100

11 Técnico Electrónico 78,100

12 Oficial de sala 59,800

Conferencias

13 Oficial de sala 59,800

14 Jefe Sección de Idiomas 144,000

15 Coordinadora deIntérpretes

116,200

16 Traductor Senior 144,000




20 Traductor 144,000



23 Especialista en referencias 98,400

24 Asistente de referencias 68,200

25 Revisor Francés 68,200

26 Revisor Inglés 68,200

27 Revisor Portugués 68,200

28 Revisor Español 68,200

29 Técnico de control yregistro

59,800

30 Técnico en documentos 68,200

Idiomas

31 Técnico Administrativo

32 Jefe Sección deDocumentos

116,200

33 Controlador deDocumentos

98,400

34 Técnico en impresiones 54,100

35 Técnico en documentos 59,800

36 Técnico 59,800

37 Operador 59,800

38 Diseñador Gráfico

Documentos

39 Operador

40 Oficial Administrativo 116,200Administración yFinanzas 41 Técnico Administrativo 78,100

9

Vacantes1

Organizacional

El organigrama actual del DCR puede ser consultado en el Anexo 2.

III. Previsión para la ejecución del Plan Estratégico 2009 – 2014

A fin de garantizar el éxito en el desarrollo del Plan Estratégico 2009-2014, se ha tomadocomo premisa fundamental la integración e interacción de todas y cada una de las áreasde la Administración Central que interactúan con el DCR, sobre la base de un enfoquede cooperación y coordinación continua y permanente a todos los niveles. Esta premisase orienta a la necesidad de “una sola OEA”, lo cual redundará en un cambio de enfoquey actitud en la manera de conducir los negocios dentro y hacía fuera del DCR, buscandogenerar relaciones dinámicas, cooperativas y, primordialmente, bajo la línea de accióndel “trabajo en equipo” y el desempeño exitoso.

El Plan Estratégico se divide en tres grandes capítulos, a saber: I.- Infraestructura, II.-Recursos Humanos y III.- Asuntos Administrativos y Financieros; será implementado enun período de 5 años (2009 – 2014), tiempo durante el cual se pretende realizar unproceso de seguimiento y evaluación al mismo, así como una revisión parcial al términode dos años y medio, a fin de evaluar su eficacia y pertinencia.

La ejecución del Plan se llevará a cabo en tres fases: una primera fase de diseño,elaboración y definición del mismo; una segunda fase durante la que se dará inicio a lasactividades para la implementación del Plan, con la consecuente ejecución de loscambios pertinentes, a partir del primero de enero de 2009; y la tercera, que sedesarrollará después de la primera revisión parcial (2011) y durante la cual se definiránlos últimos detalles que garantizaran la sostenibilidad del Plan en el tiempo.

1Información proporcionada por el Departamento de Recursos Humanos

1. P-4 Vacante 1. Ex - Pereira, Francisco de Assis(Traductor Portugués)

2. G-4 Vacante 2. Ex - Aldas

3. P-4 Vacante 3. Ex - Azevedo de Castro,Francisco (Traductor Portugués)

4. G-5 Vacante 4. Ex - Hoyos, Luis Alfredo

5. G-4 Vacante 5. Ex - Pezzimenti, Eduardo Alberto

6. P-3 Vacante 6. Ex- Fragnaud, Eduardo

7. P-4 Vacante 7. Ex- Yoder, Elizabeth

Departamento deConferencias yReuniones

8. P-3 Vacante

10

Base Conceptual:La “transformación” del DCR busca generar un cambio en una dependencia de laSecretaría General cuyas funciones y responsabilidades repercuten diariamente en eleficaz desarrollo de las actividades del resto de la Organización. El DCR constituye undenominador común de toda la Secretaria General, razón por la cual es fundamentalreconocer la importancia y exigencia del trabajo que se realiza dentro delDepartamento, que, sin lugar a dudas, influye de manera crítica en la ejecución de losmandatos y en la proyección de la “nueva” imagen de la Organización.

Además, esta propuesta tiene en cuenta el escrutinio diario de los Estados Miembros yrequiere de la colaboración y retroalimentación permanente de todas las áreas, tantosustantivas como logísticas, de la Secretaría General.

Esta evolución del DCR plantea una nueva visión en la búsqueda del desempeño exitosode sus funciones y el establecimiento de patrones de excelencia y calidad basados en elconocimiento técnico y tecnológico, asegurando así la plena satisfacción de lasnecesidades de los Estados miembros, como nuestros principales clientes.

Servicios

Servicios Actuales

Clientes

Servicios

CuerpoPolítico

Secretarías,SecretaríasEjecutivas,Departamentosy oficinas/OEA

AsambleaGeneral

Otros

1 Gestión deConferencias yReuniones

X X X X

2 Gestión dereunionesvirtuales

X X X X

3 Traducción X X X

4 Interpretación X X X X

5 Digitalización yPublicación dedocumentos

X X X X

11

Servicios que el Departamento dejará de ofrecer o se proveerán por servicios externos

Servicio Situación a futuroServicio de Mensajería No se ofrecerá este servicio. La Unidad de

Correspondencia será centralizada a través de laSAF.

Traducciones Se combinará la prestación de este servicio através de los traductores in-house,conjuntamente con traductores contratados porprestación de servicios (externos).

Identificación de recursos

1. Presupuesto

Es indispensable contar con los recursos financieros necesarios para garantizar laadecuación tecnológica de los espacios designados para reuniones y conferencias,prioridad numero uno en la ejecución del Plan Estratégico, y de los sistemas decomunicación, en particular aquellos que serán adaptados para la realización de video –conferencias. La estimación en costo real de estas adecuaciones dependerá de losespacios y del equipo a adquirir.

Actividades Costo estimado

Adaptación tecnológica del Salón Guerrero $83,467

Adecuación del TL-76 para video-conferencias $100,000

Reparaciones y adaptación tecnológica del Salón Colón $159,000

Actualización de las cabinas de interpretación $49,220

Contratación de un ingeniero especialista en sistemas ycoordinación de conferencias y reuniones.

$116,200

2. Equipos

Adecuación Tecnológica de Salones

Teniendo en cuenta que el éxito de todas las conferencias y reuniones que se realizanen el marco de las actividades de la Organización, dependen en gran medida del equipoy los recursos tecnológicos disponibles, es indispensable que la OEA esté en lacapacidad de enfrentar los desafíos que plantea el futuro inmediato en materiatecnológica. De allí que es fundamental tener en cuenta que los sistemas de información

12

y tecnología no son sólo herramientas de trabajo, sino constituyen activos estratégicospara el cumplimiento cabal de las funciones del DCR.

En ese sentido, la innovación tecnológica es un factor esencial en el cumplimiento de lamisión del DCR. La coyuntura actual exige actuar en esa dirección, buscando siempre lasmejores tecnologías que permitan mejorar la calidad de los servicios que ofrece el DCR.

Como parte del inicio de la Fase II del Plan Estratégico es necesario y urgente realizaralgunos arreglos y adecuaciones tecnológicas a la estructura de los Salones Colón,Guerrero, Miranda, Padilha Vidal y Gabriela Mistral.

Es fundamental la adecuación de los salones para video conferencias (Simón Bolívar,Guerrero, TL-76, Rubén Darío y Gabriela Mistral y cualquier otro que sea necesarioadaptar para satisfacer la demanda); así como el mejoramiento y el buen uso de losservicios de interpretación a través de la renovación de las cabinas destinadas para talfin, constituye una prioridad el cambio inmediato del equipo de interpretación, sonido ygrabación del Salón Colón, incluso valdría la pena considerar su reubicación definitiva.

Reuniones VirtualesA fin de complementar la adecuación tecnológica, es imprescindible iniciar laimplementación de “reuniones virtuales” dentro la Organización, lo cual permitirá en elmediano y largo plazo un ahorro significativo de recursos, y adicionalmente facilitará eldesempeño de las funciones de todas las áreas de la Secretaría General y del CuerpoPolítico.

En el mundo de hoy, facilitar la realización de reuniones virtuales o video-conferenciases una ventaja competitiva invaluable, pues posibilita la realización de reuniones oconferencias que de otra manera sería imposible llevar a cabo. Adaptar las instalacionesde la Organización para este tipo de reuniones es una inversión de gran rendimientoque, sin lugar a dudas, se constituirá en una herramienta de trabajo diario en el marcode las actividades de la OEA.

En ese sentido es importante que para tal fin se realice la adecuación pertinente a lainfraestructura de las Oficinas Nacionales en los Estados Miembros, actividad incluida enel plan de trabajo que se desarrolla actualmente de manera conjunta con elDepartamento de Información y Tecnología, y en el corto plazo con la Oficina deCoordinación de las Oficinas y Unidades de la Secretaría General en los EstadosMiembros.

Oficinas DCRTeniendo en cuenta el déficit de oficinas que se ha generado en el EdificioAdministrativo y que debe ser corregido en el futuro inmediato, es imperante lareadecuación y redistribución del espacio existente, haciendo uso del mismo de manera

13

más eficiente. Ya se han puesto en práctica algunos correctivos y mejoras, no obstanteen el futuro inmediato será necesario realizar un estudio responsable en ese sentido.

3. Estructura Orgánica Ideal

A fin de adaptar el DCR a la nueva realidad, se hace imperativo realizar cambios en losrecursos humanos con que cuenta el Departamento. De allí la necesidad de incorporarpersonal nuevo, a la brevedad, con el propósito de facilitar el “Relanzamiento del DCR” yejercer funciones que cubran todas las responsabilidades existentes con elprofesionalismo y la calidad que se requiere.El organigrama deseado para el DCR puede ser consultado en el Anexo 3.

En este sentido, se enuncian a continuación parte de los cambios de la nueva estructuraorgánica propuesta:

Oficina del DirectorRecuperar el puesto de P-3 para contratar a un profesional en el área de información y

tecnología que ejerza funciones de asesor del Director para el mejor uso de lastecnologías, deberá ser Especialista en sistemas y coordinación de conferencias yreuniones, y a su vez será el vínculo permanente del DCR con DOITS y constituirá elapoyo tecnológico permanente al DCR (en particular a las Secciones de Conferencias,Idiomas y Documentos). El Especialista deberá tener amplios conocimientos en lossistemas de información y tecnología que la Organización utiliza y contar con lacapacidad para dar el mejor uso de los servicios de documentación del Departamento.El Departamento de Recursos Humanos ya cuenta con una propuesta en este sentido.

Sección de Conferencias, estará conformada por cuatro unidades:1. Unidad de Gerencia y Planificación de Reuniones: será dividida en cinco grandesbloques temáticos, a los que se les asignará su respectivo Especialista en Conferencias,quien deberá gerenciar y planificar las reuniones programadas para su respectivobloque, actividad que garantizará un estricto y detallado seguimiento de cada una de lasáreas:- Seguridad- Desarrollo Integral- Asuntos Políticos y Jurídicos- Consejo Permanente y otras reuniones de la Organización- Cumbre de las Américas, CIM, CIP, IIN, IACHR, entre otros.

2. Unidad de Reuniones Virtuales: estará a cargo de gerenciar, planificar y coordinartodos los servicios requeridos para la realización de reuniones virtuales o tele-conferencias que se celebren en los salones adaptados para tal fin. Está Unidad deberámantener un vínculo permanente con DOITS, a través de la Oficina del Director.

14

3. Unidad de Apoyo Técnico a Reuniones: se encargará de vigilar y garantizar que todasy cada una de las reuniones cuenten con los servicios de audio y video requeridos, asícomo la adecuación tecnológica de todos los salones (en particular del servicio devideoconferencia). La coordinación de esta Unidad estará a cargo de un técnico (G-6),posición para la que se solicitará una reclasificación a G-7, además contará con el apoyode dos técnicos G-5 y G-4

4. Unidad de Servicios Generales de Reuniones: ofrecerá apoyo logístico e integrará atodos los oficiales de sala. La Unidad estará coordinada por un técnico G-4, quien serálíder de equipo (figura actualmente inexistente), fundamental para orientar al personalque eventualmente se contrata de manera temporal. Adicionalmente, contará con elapoyo de tres técnicos G-4, y de aquellas personas que se contraten de maneratemporal para suplir los servicios requeridos.

Sección de IdiomasActualmente está Sección está conformada por tres traductores de inglés (P-4), dos deespañol (P-4), tres de francés (P-4), dos de portugués (P-4), y cuatro revisores (G-5). Delas posiciones anteriores, existen cinco vacantes y una será liberada próximamente.

Adicionalmente, esta Sección cuenta con un Jefe de Interpretes (P-3); una Coordinadorade Servicios de Interpretación (G-5); dos G-4 a cargo de la administración y control deservicios de documentación y un P-2 a cargo de referencias.

Se propone mantener sólo un traductor por idioma, con una clasificación acorde a suscalificaciones profesionales y años de experiencia. En caso de que se requiera personaladicional, se harán contratos de prestación de servicios.

Sección de DocumentosBajo la coordinación de un Especialista P-3, posición que estará vacante a partir del 31de octubre. Esta Sección tendrá como objetivo fundamental procurar la digitalización detodos los documentos producidos, y estará conformada por dos unidades a saber:

1. Unidad de Documentos: a cargo de un especialista P-2, posición recientementereclasificada que deberá salir a concurso próximamente. Esta Unidad contará ademáscon dos apoyos técnicos (G-6 y G-4).

2. Unidad de Publicaciones: estará a cargo de un técnico G-5, quien contará con dosapoyos técnicos adicionales G-4.

Sección de Administración y FinanzasSe incorporará un apoyo técnico administrativo a la estructura existente. Teniendo encuenta que el Jefe de la Sección asumirá funciones administrativas y financieras de laSecretaría General Adjunta.

15

Como parte del proceso de homogenización y estandarización de los procesos internosdel DCR con los del resto de la Organización, se eliminarán, como parte de una políticalineal, las contrataciones por días y, en los casos pertinentes, se ofrecerán a losempleados contratos por resultado.

Durante la Fase II, se solicitará al Departamento de Recursos Humanos la colaboraciónen la revisión y análisis de todos los perfiles existentes con base en las nuevas funcionesque se reflejan en la estructura orgánica propuesta, a fin de realizar los cambios depersonal pertinentes así como la contratación de nuevo personal en el menor plazo, deser posible antes del inicio del 2009.

IV. Objetivo Estratégico

El objetivo del Plan Estratégico 2009-2014 es garantizar el resultado exitoso y eficientede las reuniones y sesiones de los cuerpos políticos (Asamblea General, Reunión deConsulta de Ministros de Relaciones Exteriores, Consejo Permanente, y los Comités,Sub-Comités, Grupos de Trabajo y otros órganos subsidiarios), y de todas las áreas de laOrganización (Secretarías, Secretarías Ejecutivas, Departamentos y Oficinas), a través dela adecuada prestación de los servicios requeridos, mediante la modernización,innovación y maximización de los recursos físicos y humanos con los que cuenta elDepartamento.

Con la implementación del Plan Estratégico, el DCR estará en la capacidad deproporcionar servicios de gestión de conferencias de la más alta calidad, haciendo usode las mejores tecnologías disponibles. Con el fin de ampliar y diversificar la demandaactual (interna y externa) de los servicios que ofrece el DCR, será necesario modificar lasactuales referencias legislativas con el propósito de adecuarlas a la nueva estructura delDepartamento de Conferencias y Reuniones.

Reorientación de procesos

Cambio de nombreCon el fin de introducir un factor gerencial en el título del Departamento, se proponecambiar el nombre actual de Departamento de Conferencias y Reuniones porDepartamento de Gestión de Conferencias y Reuniones (DGCR) / Department ofConferences and Meetings Management (DCMM)

Conferencias Implementación de video-conferencias como una herramienta básica de trabajo.

(Prioridad: Bolívar, Guerrero y TL-76). Implementación del nuevo sistema de gestión de procedimientos de

conferencias en el Salón Simón Bolívar.

16

Redistribución de funciones en cada una de las Secciones del DCR (clusters),enfatizando la planificación detallada y gerencia de cada una de las reuniones.

Creación de una Unidad de Apoyo Tecnológico. Creación de una Unidad de Servicios de Sala, (apoyo logístico y tendrá a su cargo

todos los oficiales de sala permanentes. Implementación obligatoria de la política paper light para todas las reuniones.

(Distribución electrónica de los documentos antes y al final de la reunión seentregará un CD).

Secretarios de Comisión responsables directos del IDMS (solo una personaresponsable para reuniones fuera de la sede).

Aprovechar de una mejor manera el apoyo de las Oficinas Nacionales, para locual es necesario capacitar adecuadamente a sus funcionarios, más allá de susresponsabilidades administrativas cotidianas.

Servicios de Mensajería (Council Run) Centralizar el servicio de mensajería en la División de Correspondencia y la

administración de los costos y/o gastos de este servicio. Esta transferenciasignificará un ahorro real de US$60,000.00 al año.

Idiomas Nuevo procedimiento para el pago de los servicios de interpretación. Permitirá

ahorrar en tiempo y en dinero, un estimado de US$51,164 anuales. Losbeneficios de este sistema se verán reflejados en un incremento de laproductividad, mayor y mejor planificación y reducción general de costos.

Reducción del número de traductores “in-house”, e incremento de lostraductores contratados.

Contratación de traductores locales. Trabajar en conjunto con los Ministerios de Relaciones

Exteriores/Cancillerías de los Estados Miembros para mantenerun listado de traductores oficiales in-situ disponibles para sercontratados temporalmente por el DCR.

Evitar el desplazamiento de traductores a las reuniones en losEstados Miembros reducirá sustancialmente los costos de viaje(pasajes aéreos, gastos terminales y viáticos), y permitirá que lostraductores en sede dispongan de más tiempo para sus funcionesordinarias.

Contratación de traductores vía Internet.

Documentos Digitalización de documentos y remisión única y exclusivamente vía Internet

(Implementación de la Política Paper Light). Incluyendo el calendario dereuniones y los documentos que se envían a las Misiones y a los EstadosMiembros.

17

Uso más eficiente de los recursos: impresión doble, reciclaje de papel, uso deCDs para digitalizar la información (durante la última Asamblea General enMedellín fueron ahorrados US$3,900 en papel, lo que representa 1.3 millones decopias).

Disposición inmediata de los documentos en el sistema. Se ha reducido el personal en un 50% (dos posiciones G-4 y una G-5 = $130,432). A septiembre de 2008 se ha reducido el número de copias en un 20% Mejor uso de aparatos electrónicos

V. Factores críticos para el éxito

1. Apoyo de la Oficina del Secretario General Adjunto2. Apoyo de las altas autoridades y de los otros Departamentos de la OEA.3. Introducción e implementación adecuada de nuevas plataformas tecnológicas.4. Promoción el uso de las videoconferencias.5. Cambio de cultura organizacional, reorientación hacia la eficiencia.6. Acompañamiento legal en toda la reestructuración.7. Grado de satisfacción de los Estados Miembros y de las diferentes áreas de laOrganización.8. Inclusión del DCR dentro del sistema OEA en cuanto a procesos internos.9. Compra de los servicios del DCR por parte de las demás áreas de la Organización.10. Captación de nuevos clientes.11. Regularización de los contratos temporales de personal.

Para la buena y adecuada ejecución del Plan Estratégico es imprescindible el apoyo delos Departamentos de Información y Tecnología, Recursos Humanos, y RelacionesExternas. Adicionalmente, es fundamental que ocurra un cambio de cultura en lamanera en la que se han venido ejecutando los procesos y ofreciendo los servicios delDepartamento de Conferencias.

Esta propuesta contiene los ajustes iniciales que facilitarán la ejecución de la Primera ySegunda Fase del Plan. Sin embargo a largo plazo se espera que el DCR cuente con unanueva estructura que será el resultado final de la implementación del Plan y quepermitirá vislumbrar el Departamento de Conferencias y Reuniones del futuro.

18

VI. Programa de trabajo

Producto Acciones a tomar Responsable StatusFecha estimadade cumplimiento

1.1. Elaborar un primer borrador del documento Marco para laAcción del Plan Estratégico 2009 – 2014 del DCR. Luis Niño Julio de 20081.2. Programar una primera revisión del PE de parte de la Jefe deGabinete del Secretario General Adjunto Luis Niño Agosto de 2008

1.3. Elaborar una versión para ser presentada al Secretario GeneralAdjunto

Luis Niño /Adriana

Gutiérrez Septiembre de 20081.4. Contratar a una Especialista como pieza fundamental en laelaboración, diseño y ejecución del Plan Estratégico

Luis NiñoSeptiembre de 2008

1.5. Elaborar una versión final de la base conceptual del Plan.

Luis Niño /Adriana

Gutiérrez Octubre de 2008

1.6. Elaborar un plan de trabajo específico para la implementacióndel Plan, con base en un análisis de diagnóstico situacional

Luis Niño /Adriana


1.Documento marcodel Plan Estratégico

terminado y aprobado

1.7. Elaborar una versión final del Plan Estratégico y del plan detrabajo para ser presentado al Secretario General, SecretarioGeneral Adjunto y sus respectivos Jefes de Gabinete.

Luis Niño /Adriana


2.1. Arreglos y adecuaciones tecnológicas a la estructura de lossalones (Colón, Guerrero, Miranda, Padilha Vidal y Gabriela Mistral) DCR/DOITS

2.1.1. Nuevo Software – Salón Bolívar DCR/DOITS Enero 20092.1.2. Adaptación tecnológica Salón Guerrero DCR/DOITS Marzo/Abril 20092.1.3. Reparaciones y adaptación tecnológica del Salón Colón DCR/DOITS Agosto 2009

2.1.4. Reparaciones varias Salón Miranda, Salón Leo Rowe.DCR/DOITS Diciembre 2009 /

Enero 2010

2.2. Adecuación de salones video-conferencias / reuniones virtuales. DCR /DOITSEnero – Diciembre

2009

2.2.1. Adaptación para video conferencias en el Salón TL 76 DCR/DOITS Enero 2009

2. Proceso deinnovación tecnológica

puesto en marcha

2.2.2. Adaptación para video conferencias en el Salón Bolívar DCR/DOITS Marzo 2009

19

2.2.3. Adecuación de las Oficinas Nacionales en los EstadosMiembros para la realización de video-conferencias.

DCR /DOITSOficina de

Coordinación Of.Nacionales

Julio / Diciembre2009

2.3. Actualizar y adecuar las cabinas de interpretación existentes. DCRSegundo semestre

20092.4. Redistribución y adecuación del espacio disponible para elfuncionamiento del DCR.

Luis Niño/AtilioNieto

Primer semestre2009

2.5. Actualizar y modernizar la página Web del Departamento. TBD Julio 20092.6. Digitalizar todos los documentos producidos por la Sección deDocumentos.

TBD / TerezaDavis Julio 2009

2.7. Actualizar y modernizar los procesos internos del DCR (pagos alos intérpretes, numeración de documentos, acceso a los serviciosonline de la Organización, procesos de archivo, etc.)

LuisNiño/Adriana

Gutiérrez/DOITS 2008/20092.7.1. Diseñar procesos tecnológicos para implementar modelos

operativos que faciliten el trabajo del DCR. DCR/DOITS 2008/2009

3.1. Contratar a una Especialista como pieza fundamental en laelaboración, diseño y ejecución del Plan Estratégico. Luis Niño Septiembre de 20083.2. Modificar la Orden Ejecutiva actual relativa a la estructura delDCR, con el fin de ampliar el espectro de clientes a los que elDepartamento ofrece sus servicios.

LuisNiño/RH/SRE Enero de 2009

3.3. Cambiar el nombre actual del DCR a Departamento de Gestiónde Conferencias y Reuniones. Luis Niño / RH Febrero de 20093.4. Aprobar el grado P-3 para el Oficial Administrativo RH / ASG En curso3.5. Abrir convocatoria para contratar a un profesional eninformación y tecnología, especialista en sistemas de coordinaciónde conferencias y reuniones. Luis Niño / RH

Noviembre 2008 /Enero de 2009

3.6. Solicitar la reclasificación de uno de los técnicos de apoyo areuniones de G-6 a G-7 Luis Niño / RH

Julio de 2009

3.7. Contratar a dos o tres oficiales de sala líderes de equipoMa. MercedesAndrade /RH

Enero de 2009

3.8. Mantener solo a un traductor de planta por idioma

Luis Niño /Carmen Castro /

RH Junio de 2010

3. Estructura orgánicareorganizada y

actualizada

3.9. Abrir concurso para la posición P-2 de la Unidad de Documentos RH Noviembre 2008 /

20

(anteriormente denominada Asistente del Jefe de Imprenta) Enero de 2009

3.10. Abrir concurso para dos posiciones P-4, Especialistas deConferencias Enero de 20093.11. Abrir convocatoria para contratar un técnico administrativo deapoyo al Oficial Administrativo.

Valerio Zamudio/ RH Enero de 2009

3.12. Primera evaluación del Plan Estratégico ASG/Luis Niño Diciembre 20114.1. Unificar los procesos de administración y finanzas del DCR conlos del resto de la Organización. Valerio Zamudio Enero de 20094.2. Unificar los procesos de contratación de acuerdo a losestándares establecidos por el Departamento de RecursosHumanos.

ValerioZamudio/RH Enero de 2009

4.3. Modernizar los procesos de contratación y pago de intérpretes,traductores y servicios de conferencias (ahorro anual de $US127,000)

Luis Niño/ValerioZamudio/RH

Octubre 2008/Enero de 2009

4. Uso eficiente de losrecursos

4.4. Implementar la realización de una encuesta desatisfacción después de cada conferencia y/o reunión.

LuisNiño/Adriana

Gutiérrez Enero de 2009

Terminado

En ejecución

Por hacer

21

VII. Resultados Finales

1. Cambio en la actual estructura orgánica del DCR a una estructura más dinámica,coordinada, operativa y efectiva;

2. Mejoramiento en la calidad y eficiencia de los servicios ofrecidos por el DCR en todossus niveles, tanto de planificación como de gestión;

3. Adaptación de las nuevas y mejores tecnologías existentes a los salones de conferenciasen la sede (disponibilidad para reuniones virtuales y video-conferencias);

4. Equipos de interpretación renovados, sistemas de video, sonido e iluminación de últimatecnología;

5. Diversificación y ampliación de la demanda de los servicios que ofrece el DCR;

6. Reducción del número de traductores in-house;

7. Incremento en la capacidad técnica y humana del DCR para cubrir de manera eficientelos aumentos en el volumen de trabajo;

8. Política “paper light” puesta en marcha con significativas implicaciones presupuestarias;

9. Digitalización de documentos, tanto de base (insumo), como producto de las reuniones;

10. Integración del DCR a los procesos de la OEA.

22

VIII. Anexos

1. Ejecución Presupuestaria

23

ORG.24020 - Office of the Director DCM JANUARY 01, 2007 - DECEMBER 31, 2007

Obj. GLOriginal

Appropiat

Modified

Appropiat. Allotment Obligation Expenses Funds Available

%

Ejecución

01 Personnel 495,400.00 770,776.50 760,418.87 - 760,418.87 -

Total Org.24020 / Obj.1 495,400.00 770,776.50 760,418.87 - 760,418.87 -

Task PROJECT Budget Commitment Total Cost Available Balance

1 Mgtm/Coord. Serv. - 121.00 446.00 (446.00)

2 Fin.Adm.Services - 283.49 8,449.91 (8,449.91)

3 Office Supplies - 2.80 19,733.46 (19,733.46)

4 Equip. & Materials - 3,996.79 53,756.41 (53,756.41)

5 Common Cost - - 27,780.50 (27,780.50)

6 Travel - - 776.26 (776.26)

8 Communications - - 10,719.63 (10,719.63)

9 Overtime - - 10,357.63 (10,357.63)

Total Org.24020 / Obj.2-9 152,900.00 4,404.08 132,019.80 20,880.20

913,318.87 4,404.08 892,438.67 20,880.20 98%

JANUARY 01, 2007 - DECEMBER 31, 2007

Obj. GLOriginal

Appropiat

Modified

Appropiat. Allotment Obligation Expenses Funds Availables

%

Ejecución

01 Personnel 925,900.00 739,534.32 727,167.22 189,858.41 537,341.27 (32.46)

Total Org.24020 / Obj.1 925,900.00 739,534.32 727,167.22 189,858.41 537,341.27 (32.46)


1 Mgtm/Coord. Services - 18,215.81 41,173.75 -

2 Fin.Adm.Services - 2,033.47 9,802.22 -

3 Office Supplies - - 4,785.10 -

4 Equipment & Materials - 8,881.58 23,542.06 -

5 Common Cost - - 23,040.58 -

6 Travel - - 1,926.00 -

8 Communications - - 33,997.63 -

9 Overtime - - 11,802.51 -

Total Org.24020 / Obj.2-9 179,800.00 29,130.86 150,069.85 29,730.15

906,967.22 218,989.27 687,411.12 29,697.69 76%Excel: COMPARACION PRESUP. 2007-2008 / Oct.20,2008

ORG.24040 - Conference Services JANUARY 01, 2007 - DECEMBER 31, 2007

Obj.

Original

Appropiat

Modified


%Ejecución

01 Personnel 1,003,800.00 957,530.00 957,530.00 - 957,530.00 -

Total Org.24040 / Obj.1 1,003,800.00 957,530.00 957,530.00 - 957,530.00 -

Tasck PROJECT Budget Commitment Total Cost Available Balance

Total Org.24040 / Obj.2-9 - - - - - -

957,530.00 - 957,530.00 - 100%

JANUARY 01, 2008 - OCTOBER 20, 2008

Obj.

Original

Appropiat

Modified


%

Ejecución

01 Personnel 990,100.00 951,767.09 951,767.09 242,872.90 708,894.19 -

Total Org.24040 / Obj.1 990,100.00 951,767.09 951,767.09 242,872.90 708,894.19 -


Total Org.24040 / Obj.2-9 - - - - - -

951,767.09 242,872.90 708,894.19 - 74%

24

ORG.24041 - General Assembly JANUARY 01, 2007 - DECEMBER 31, 2007

Obj.

Original

Appropiat

Modified


%

Ejecución

01 Personnel - - - - - -

Total Org.24041 - - - - - -

- - - -


1 Conference Services - - 5,177.20 -

2 Language services - 5,116.00 68,342.00 -

3 Documents - 28,802.00 45,640.00 -

4 Equipment & Supplies - 1,293.00 13,985.91 -

5 Conference and - - 9.00 -

6 Travel - 32.00 8,741.64 -

8 Overtime - - 971.95 -

Total Org.24041 157,900.00 35,243.00 142,867.70 15,032.30

157,900.00 35,243.00 142,867.70 15,032.30 90%


Obj.

Original

Appropiat

Modified


%

Ejecución

01 Personnel - - - - - -

Total Org.24041 - - - - - -

- - - -


1 Conference Services - - - -

2 Language services - 512.00 65,820.00 -

3 Documents - 22,188.90 51,400.00 -

4 Equipment & Supplies - 803.24 12,623.56 -

5 Conference and - - 973.96 -

6 Travel - 17,502.75 23,138.85 -

8 Overtime - - 6,568.27 -

Total Org.24041 165,800.00 41,006.89 160,524.64 5,275.36

165,800.00 41,006.89 161,498.60 5,275.36 97%

ORG.24042 - CIDI Mtgs Ministries & IA Comm. JANUARY 01, 2007 - DECEMBER 31, 2007

Obj.

Original

Appropiat

Modified


%Ejecución

01 Personnel - - - - - -

Total Org.24042 - - - - - -

- - - -

Obj. PROJECT Budget Commitment Total Cost Available Balance

2-9 SEDI-MMFS / 005 11,645.00 - 5,228.00 -

2-9 SEDI-MMFS / 006 49,932.00 - 39,598.33 -

2-9 SEDI-MMFS / 007 49,932.00 - 46,812.36 -

2-9 SEDI-MMFS / 008 31,191.00 8,281.01 30,259.30 -

Total Org.24042 142,700.00 8,281.01 121,897.99 20,802.01

142,700.00 8,281.01 121,897.99 20,802.01 85%


Obj.

Original

Appropiat

Modified


%Ejecución

01 Personnel - - - - - -

Total Org.24042 - - - - - -

- - - -

Obj. PROJECT Budget Commitment Total Cost Available Balance

2-9 SEDI-MMFS / 009 8,285.90 - 8,285.90 -

2-9 SEDI-MMFS / 010 36,683.00 16,975.32 24,842.22 11,840.78

2-9 SEDI-MMFS / 011 30,483.00 5,544.10 24,952.85 5,530.15

2-9 SEDI-MMFS / 012 36,683.00 8,513.04 22,092.71 14,590.29

25

2. Organigrama Actual

26

3. Organigrama deseado

Director

Secretary

LanguagesSection

ConferencesSection

Admin & FinanceSection

DocumentsSection

Specialist IT Services

Page 1

DCM- Office of the Director

27

Page 2

DCM- Conferences Section

ChiefConferences

Planning &Meeting Mgt Unit

Cluster 1

Chief Tech.Support Unit

Meeting ServicingUnit

Team Leader

Planning &Meeting Mgt

Cluster 2


Cluster 3


Cluster 4

Meeting Servicing

Meeting Servicing

Meeting Servicing

Support

Support

AdministrativeSupport

Virtual MeetingsUnit


Cluster 5

28

Page 3

DCM- Language Section

Chief InterpreterChief

Languages

Reference Ref.Assistant

Translators SPA Translators ENGTranslators FREN Translators POR

Reviewer SPA Reviewer ENGReviewer FREN Reviewer POR

Pool of outsourced translators

Ref. and doc. Controland freelance Serv.

Support

Support

29

Page 4

DCM- Documents Section

DigitalDocuments

DesktopPublishing

AssistantDocuments

Support

Printing

Support

Chief Distribution

30

Page 5

DCM- Administration and Finance Section

ChiefAdministrative and

Finance.

Support Unit

Assistant