Planejamento e Organização do

Trabalho

POT

Planejamento, programação e controle no desenvolvimento de serviços

Planejamento

“É decidir antecipadamente o que deve ser feito para alcançar determinado objetivo ou meta.”

Podemos destacar dois tipos principais de planejamento administrativo:

a) Planejamento especial - é o que, atingindo seu objetivo, deixa de ser utilizado.

b) Planejamento geral - é usado, muitas vezes, de forma permanente.

Programação

“Estabelecer uma plano para fazer algo. Submeter ou submeter-se a uma rotina ou aprendizagem para reagir de modo a atingir um objetivo.”

Controle

“É uma das funções que compõem o processo administrativo. A função controlar consiste em averiguar se as atividades (Projetos atividades) efetivas estão de acordo com as atividades e seus projetos originais, que foram planejadas.”

PDCA (Planejar, Desenvolver, Controlar e Avaliar)

O ciclo PDCA

Ciclo PDCA é uma ferramenta de qualidade que facilita a tomada de decisões visando garantir o alcance das metas necessárias à sobrevivência dos estabelecimentos e, embora simples, representa um avanço sem limites para o planejamento eficaz. A sigla é formada pelas iniciais:

P, de Plan – Planejar – estabelecer os objetivos e processos necessários para fornecer resultados de acordo com os requisitos e políticas pré-determinados.

D, de Do – Fazer, executar – implementar as ações necessárias.

C, de Check – Checar, verificar – monitorar e medir os processos e produtos em relação às políticas, aos objetivos e aos requisitos estabelecidos e relatar os resultados.

A, de Act – Agir – executar ações para promover continuamente a melhoria dos processos.

Representação do ciclo PDCA:

Planejar

O planejamento começa pela análise do processo. Várias atividades são realizadas para fazermos uma análise eficaz:

Levantamento de fatos Levantamento de dados Elaboração do fluxo do processo Identificação dos itens de controle Elaboração de uma análise de causa e efeito Colocação dos dados sobre os itens de controle Análise dos dados Estabelecimento dos objetivos

A partir daí, é possível iniciar a elaboração de procedimentos que garantirão a execução dos processos de forma eficiente e eficaz.

Fazer, Executar

Nesta fase, colocam-se em prática o que os procedimentos determinamos, mas para atingir sucesso, é preciso que as pessoas envolvidas sejam competentes. O treinamento vai habilitá-las a executar as atividades com eficácia.No contexto da melhoria da qualidade do atendimento, esses treinamentos podem acontecer em sessões grupais (na implantação ou reciclagem de um procedimento, por exemplo) ou no próprio posto de trabalho, ou seja, no local onde a atividade ou tarefa acontece.

Checar, Verificar

É nesta fase que se verifica se os procedimentos foram claramente entendidos, se estão sendo corretamente executados e se a demonstração foi abstraída. Esta verificação deve ser contínua e pode ser efetuada tanto através de sua observação, quanto através do monitoramento dos índices de qualidade e produtividade. As auditorias internas de qualidade também são uma excelente ferramenta de verificação.

Agir

Se durante a checagem ou verificação for encontrada alguma anormalidade, este será o momento de agir corretivamente, atacando as causas que impediram que o procedimento fosse executado conforme planejado. Assim que elas forem localizadas, as contramedidas deverão ser adotadas, isto é, as ações que vão evitar que o erro ocorra novamente. Em alguns casos, essas medidas podem virar normas, novos procedimentos, padrões, etc.

Cuidados na implementação do Ciclo PDCA

O PDCA é um ciclo e, portanto, deve “rodar” continuamente. Para que “rode” de maneira eficaz, todas as fases devem acontecer. A supressão de uma fase causa prejuízos ao processo como um todo. Ao implementar o Ciclo PDCA, portanto, evite:

Fazer sem planejar Definir as metas e não definir os métodos para atingi-las Definir metas e não preparar o pessoal para executá-las Fazer e não checar Planejar, fazer, checar e não agir corretivamente, quando necessário Parar após uma volta

Enfatizando: O PDCA é um ciclo e, portanto, deve “rodar” continuamente. Para que “rode” de maneira eficaz, todas as fases devem acontecer, sob pena do processo como um todo sofrer prejuízos. Quando implementado corretamente, um verdadeiro processo de melhoria contínua se instala nos estabelecimentos.

Levantamento dos recursos necessários

A organização é o sistema de recursos que procura alcançar metas e para isso são necessárias algumas estruturas, componentes e condicionantes, que tornam os objetivos da organização mais claros e dessa forma dá a entender aonde a empresa quer chegar e quais os recursos a serem aplicados para melhor organização.

Os recursos são fatores da produção, e normalmente são bem vastos e importantes, entre muitos que existem iremos dar ênfase à administração dos recursos humanos e materiais.

Os recursos humanos são os funcionários e os colaboradores da organização. Também chamamos de recursos humanos a função ocupada para desenvolver e conservar os colaboradores na organização.

Os recursos materiais são os itens ou componentes que uma empresa utiliza nas suas operações diárias, para construção de seu produto final ou nas rotinas diárias de todos os departamentos.

Humanos

Atualmente a melhoria contínua dos processos empresariais exerce forte pressão sobre as organizações, a alta competição entre as empresas faz com que se torne cada vez mais significante a presença de bons colaboradores, pois qualquer objetivo organizacional só poderá ser atingido com e por intermédio das pessoas.A busca por profissionais qualificados é um desafio constante em meio às organizações, dependendo dos cargos oferecidos, não se encontram pessoas aptas para preenchê-los.

Pode-se enfatizar que estabelecer previamente o perfil dos colaboradores da empresa é estrategicamente vital para a estabilidade e o sucesso de uma organização, em especial para a pequena e média empresa. A melhor condução do processo de recrutamento e seleção irá refletir de forma significativa dentro da organização.

O recrutamento e seleção de recursos humanos devem ser tomados como duas fases de um mesmo processo, ou seja, a introdução de recursos humanos na organização. Se o recrutamento é uma atividade de divulgação, de chamada, de atenção, de incremento de entrada (input), a seleção é uma atividade obstativa, de escolha, de opção e decisão, de filtragem da entrada (input), de classificação e, portanto, restritiva.

Um desafio constante para muitas organizações é conseguir candidatos para as vagas disponíveis. Para poder contratar pessoas qualificadas, uma organização precisa ter um grande número de possíveis funcionários, a fim de poder escolher entre eles.

Embora seja desgastante em termos de tempo, quanto maior o número de candidatos que você entrevistar, melhor o quadro que obterá da qualidade dos candidatos locais. Daí a possibilidade de selecionar, entre cargos, com vista em manter ou aumentar a eficiência da organização.

Recrutamento é um conjunto de técnicas e procedimentos que visa atrair candidatos potencialmente qualificados e capazes de ocupar cargos dentro da organização.

Todo processo de recrutamento de pessoal tem início a partir de uma necessidade interna da organização, no que tange à contratação de novos profissionais. Essa necessidade que se origina por motivos diversos, é expressa ou emitida formalmente, pelo ‘requisitante’ da área, através de um documento denominado requisição de Pessoal (RP).

Em linhas gerais, a RP segue um fluxo predeterminado pela própria organização (procedimentos de Oportunidades & Melhorias), mas, em geral, o que determina o seu atendimento automático é a sua própria razão de ser: (1) Requisição de Pessoal por motivo de substituição ou aumento de quadro previsto em budget; e (2) Requisição de Pessoal por aumento de quadro não previsto em budget (orçamento).

Através da RP, é verificada a existência de algum candidato adequado disponível nos arquivos; caso contrário, deve recrutá-lo através das técnicas de recrutamento mais indicadas no caso.

Fontes de Recrutamento são as instâncias que devem ser exploradas na busca de recursos humanos para abastecer o processo seletivo da empresa. Através de uma multiplicidade de técnicas de recrutamento, visando atrair candidatos para atender às suas necessidades. Podendo ser classificadas em:

Recrutamento Interno

Recrutamento Interno é aquele que privilegia os próprios recursos da empresa. Isto é, a divulgação das necessidades (vagas em aberto) é informada por meio de comunicação – memorandos ou cartazes -, em todos os quadros de avisos da empresa, com as características exigidas pelo cargo, solicitando àqueles interessados que compareçam ao setor de recrutamento para candidatar-se à posição oferecida ou que enviem seus dados para análise.

Essencialmente, o recrutamento interno está fundamentado na movimentação de quadros de pessoal da própria organização, envolvendo, entre outros, os seguintes pontos:

Transferência de empregos; Promoções de colaboradores; Programas de desenvolvimento de Recursos Humanos; Planos de carreira funcional.

Havendo determinada vaga, a empresa procura preenchê-la através do remanejamento de seus empregados.

Recrutamento Externo

Recrutamento externo é o processo de captação de recursos humanos no mercado de trabalho, com o objetivo de suprir uma necessidade da empresa no seu quadro de efetivos. Dessa forma, incide sobre candidatos reais ou potenciais, disponíveis ou aplicados em outras organizações. O responsável pelo recrutamento escolhe os meios (interno, externo ou misto), de acordo com as características da mão-de-obra a ser recrutada e demais critérios preestabelecidos pelo órgão responsável pelas políticas e diretrizes da gestão de pessoas.

Seleção de pessoas

O objetivo básico da seleção é o de escolher e classificar os candidatos adequados às necessidades da organização, e contratar pessoas com probabilidades de serem bem-sucedidas no trabalho.

A seleção de recursos humanos pode ser definida singelamente como a escolha do homem certo para o cargo certo, ou, mais amplamente, entre os candidatos recrutados, aqueles mais adequados aos cargos existentes na organização, visando manter ou aumentar a eficiência e o desempenho do pessoal, bem como a eficácia da organização.É importante que a seleção vise solucionar dois problemas básicos:

Adequação do homem ao cargo; e Eficiência do homem no cargo.

Estudos realizados demonstraram que o preenchimento de uma vaga é um aspecto de extrema importância dentro das organizações. Planejar as necessidades de pessoal, recrutar, selecionar, treinar e desenvolver empregados capacitados é mais um desafio que as empresas têm de enfrentar no mercado de trabalho.

Além de capacitar seus colaboradores, as empresas devem inseri-los em ambientes produtivos adequados e recompensá-los pelo seu desenvolvimento e empenho demonstrado.

Atualmente as empresas dispõem diferentes meios de recrutamento, dentre eles pode-se destacar: consultas nos arquivos da empresa, contato com sindicatos, universidades, escolas, contatos com outras empresas do mesmo segmento, anuncio em jornais, revistas, agências de recrutamento, dentre outros.

Conclui-se que tão importante quanto recrutar novos colaboradores é selecionar e escolher as pessoas certas para as organizações. Identificar, adequar e trabalhar as ferramentas corretas para cada empresa se torna vital para o sucesso de qualquer organização.

Materiais

A administração de materiais consiste em se ter os materiais necessários, na quantidade certa, no local certo e no tempo certo à disposição dos órgãos que compõem o processo produtivo da empresa.

A administração dos recursos materiais tem como objetivo abastecer de maneira contínua, a empresa com materiais que sejam importantes e indispensáveis para as suas atividades, visando qualidade do material, quantidade necessária, prazo de entrega, preço e condições de pagamento.

Com boa qualidade do material e o controle da quantidade a empresa busca suprir a necessidade de produção e evitar o desperdício.

Elaboração de cronograma de trabalho

O que é um cronograma

É uma ferramenta para gerenciamento do Tempo de um Projeto ou trabalho.

Sua essência é a composição de uma lista de atividades interligadas por relações de dependência (obrigatórias, arbitrárias e externas), que aplicadas sobre um calendário (datas, feriados) e após a análise da disponibilidade de recursos humanos/materiais (Nivelamento de Recursos), possibilita a identificação e controle da data de realização de atividades.

A finalidade de um cronograma é representar graficamente a previsão e a respectiva execução de um trabalho (projeto ou programa), no qual são indicados os prazos (datas ou períodos) em que suas diversas fases deverão ser realizadas. Sua construção se baseia unicamente no fator tempo. Representando um trabalho através de um cronograma se torna mais fácil fazer o acompanhamento da realização das tarefas. Apresenta grande utilização tanto em trabalhos administrativos quanto em trabalhos técnicos (engenharia e produção).

Três pontos importantes para a confecção de um cronograma são:

Prazo total para a realização do trabalho; Etapas ou itens a serem realizados; Duração de cada etapa.

Trabalho: Construção de um galpão Prazo total: 7 mesesEtapas: Duração:Escolha do terreno 01/01/99 - 20/02/99Compra do terreno 21/02/99 - 20/03/99Preparo do terreno 21/03/99 - 15/04/99Instalações 16/04/99 - 16-06/99Pintura 14/06/99 - 10/07/99Acabamento e limpeza 10/07/99 - 01/08/99

O que deve ser feito a partir do início efetivo da construção do sistema é acompanhar cada fase, detalhe por detalhe, pois é neste período que o respectivo controle se processará, ou seja, comparar a realização com a previsão, de modo a colher subsídios para as correções e/ou atualizações que se fizerem necessárias, bem como para programações futuras.

Organização de espaços

Um ambiente de trabalho organizado permitirá produtividade e criatividade. Aqui vão algumas idéias simples:

Descarte - Como na organização de qualquer ambiente comece com o descarte. Elimine catálogos velhos, folders, material que não é usado e tudo aquilo que não deveria estar lá e não serve para a execução do trabalho.

Cada Coisa em sua Casa - Defina um local para cada item do escritório. Canetas, tesoura, arquivos, livros, agenda, papel, cds, etc. Dessa maneira quando alguém precisar de algo, basta procurar no local determinado.

Elimine o Caos da sua Mesa - Uma área de trabalho bagunçada reduz o espaço físico necessário para produtividade, bloqueia a criatividade, aumenta as chances de se perder no meio do caminho e eleva drasticamente o estresse.Certifique-se de que há espaço suficiente. Mantenha uma lixeira próxima a sua mesa,

isso servirá de incentivo para realizar uma manutenção diária.Retire da sua área de trabalho todos os "frufrus", fotos e objetos que não precisa. Mantenha apenas algumas peças inspiradoras de que você realmente goste e que façam algum sentido, mas na parte de trás de sua mesa de trabalho (como um balcão), pois você precisa manter essas coisas fora do caminho.

Planeje seu Local de Trabalho para ser mais Funcional - Pense em como você usa este espaço diariamente. Se você usar sua mesa em casa para pagar contas, por exemplo, mantenha uma caneta, calculadora, bloco para rascunho e outros suprimentos necessários nessa área. Isso irá contribuir para tornar a sua tarefa mais fácil e eficiente.

Use Objetos Organizadores - Cestos, bandejas, organizadores de mesa, pastas e porta-arquivo. Essas ferramentas podem ajudar a tornar seu trabalho organizado e produtivo. Mas antes de comprar qualquer uma dessas ferramentas, não se esqueça de se certificar-se que realmente será útil. Responda as seguintes perguntas:

1) Por que você precisa dessa ferramenta?2) Essa ferramenta é mesmo a melhor para o seu tipo de trabalho?

Pense na Ergonomia - Se você se sente desconfortável fisicamente no seu trabalho, seus olhos se sentem cansados, seus músculos precisam constantemente de alongamento, seus punhos e costas doem etc. Então é hora de você repensar e reorganizar o seu trabalho. Para o bem de sua saúde física e conforto.Tenha certeza que você está trabalhando em condições suficientes de iluminação. Se não for, você pode considerar alguma iluminação adicional. Sua cadeira é desconfortável? Talvez não seja a cadeira certa para você ou talvez a altura precise ser regulada. Se o seu pulso dói quando você usa o mouse, você precisa de um mouse pad com amortecimento. Posicione seu monitor abaixo do nível dos olhos e a uma distância confortável.

Devolva os Objetos no Lugar - Quando você estiver usando qualquer objeto no trabalho, coloque tudo de volta em seu lugar assim que terminar ou no fim do dia. Não deixe seu espaço se transformar em um caos. Agindo assim, da próxima vez que você retornar à sua área de trabalho, você terá um espaço convidativo, o que permitirá que você comece a trabalhar sem demora.

Lay-out e fluxo de trabalho

O estudo do arranjo físico é de fundamental importância na otimização das condições de trabalho aumentando tanto o bem-estar como o rendimento das pessoas. Layout corresponde ao arranjo dos diversos postos de trabalho nos espaços existentes na organização, envolvendo além da preocupação de melhor adaptar as pessoas ao ambiente de trabalho, segundo a natureza da atividade desempenhada, a arrumação dos móveis, máquinas, equipamentos e matérias primas.

Num sentido amplo corresponde à distribuição física de elementos em determinado espaço, no intuito de atender satisfatoriamente às necessidades dos clientes, fornecedores e funcionários, interagindo-os com o ambiente organizacional e conseqüentemente aumentando a produtividade e reduzindo custos. Uma boa disposição de móveis e equipamentos faculta maior eficiência aos fluxos de trabalho e uma melhoria na própria aparência do local. A aparência, tanto da disposição física como das pessoas nela inserida é sem dúvida alguma o chamativo dos clientes que influenciam diretamente no processo de produtividade da empresa.

A redução da fadiga também se insere no quadro de objetivos do arranjo físico pois a existência desta pode revelar uma disposição inadequada das condições de trabalho. Fadiga é a diminuição reversível da capacidade funcional de um órgão ou de um organismo em conseqüência de uma atividade. Tal sensação pode ser provocada pelo esforço despendido e pelo mau uso do ambiente, podendo ser tanto muscular, como mental ou neuro-sensorial. Além da interação entre espaço físico e fator humano o layout deve ser flexível a fim de que possa ser alterado sempre que seja necessário. Afinal sabe-se que no atual contexto global, as mudanças, seja no aspecto social,

cultural, financeira, política e administrativa, são cada vez mais constantes e vulneráveis.

É conveniente também, levantar dados referentes às instalações elétricas, saídas de emergência, sanitários, condicionamento de ar e tudo aquilo que possa interferir no bom andamento dos negócios. Assim como as saídas de emergência, os extintores são indispensáveis em uma organização, seja ela comercial ou industrial.

Saúde, segurança e preservação ambiental na execução de serviços

Saúde

Uma maneira de definir saúde é a ausência de doenças, contudo, os riscos de saúde como os riscos físicos e biológicos, tóxicos e químicos, bem como condições estressantes de trabalho em si também podem provocar doenças. Uma definição mais ampla de saúde é um estado físico, mental e social de bem-estar. Essa definição enfatiza as relações entre corpo, mente e padrões sociais. A saúde de um empregado pode ser prejudicada por doenças, acidentes ou estresse. Os gerentes devem assumir também a responsabilidade de cuidar do estado geral de saúde dos funcionários, incluindo seu bem-estar psicológico. Um funcionário excelente e competente, mas deprimido e com baixa auto-estima, pode ser tão improdutivo quanto um funcionário doente e hospitalizado. Portanto cabe tanto à empresa quanto ao próprio empregado trabalhar na prevenção de doenças, e manutenção e um ambiente de trabalho saudável, confortável e limpo.

A higiene do trabalho refere-se a um conjunto de normas e procedimentos que visa a proteção da integridade física e mental do trabalhador, preservando os riscos de saúde inerentes às tarefas do cargo, e ao ambiente físico onde são executadas. Neste contexto, higiene do trabalho está diretamente relacionada com a busca de condições de trabalho saudáveis e higiênicas.

Segurança

A segurança do trabalho está relacionada com a prevenção de acidentes e com a administração de riscos ocupacionais. Sua finalidade é profilática no sentido de antecipar-se para que os riscos e acidentes sejam minimizados.

Como podemos preservar a nossa integridade no exercício do nosso trabalho:

Além de a empresa ter o papel fundamental na preservação da segurança dentro das instalações da empresa, cabe também aos empregados, manter uma postura de prevenção e respeito quanto às normas de segurança da organização, mantendo atitudes como: Ter em mente as normas de segurança impostas pela empresa, inspecionar o seu local de trabalho a fim de identificar possíveis riscos à integridade física e intelectual, sinalizando ao seu gestor imediato para que devidas providências possam ser tomadas, utilização adequada dos dispositivos de segurança fornecidos pela empresa de acordo com a atividade desenvolvida, entre outras ações.

Preservação ambiental:

Preservar o meio ambiente é mais simples do que parece: basta ter disposição para a mudança.

O primeiro passo é estabelecer compromissos e engajar os funcionários nesse movimento. Eles mesmos podem participar com sugestões para tornar o dia a dia mais sustentável, através de ações para diminuir o desperdício durante as atividades, incentivar a reciclagem e a reutilização, racionalizar os recursos naturais e energéticos

e a disposição adequada dos resíduos gerados. Seguem algumas dicas para as empresas que estão preocupadas com sustentabilidade e meio ambiente. Confira:

 1. Gestão de Resíduos

Reduzir a geração de resíduos diminui o impacto no meio ambiente e o uso de novos recursos naturais, contribuindo ainda com a redução de custos. Além do tratamento de resíduos e efluentes, a empresa pode pensar em pequenos gestos, como incentivar a reciclagem de pilhas e baterias.

2. Recicle

A reciclagem é o termo geralmente utilizado para designar o reaproveitamento de materiais beneficiados como matéria-prima para um novo produto. Muitos materiais podem ser reciclados e os exemplos mais comuns são o papel, o vidro, o metal e o plástico. As maiores vantagens da reciclagem são a minimização da utilização de fontes naturais, muitas vezes não renováveis; e a minimização da quantidade de resíduos que necessita de descarte em aterros ou incineração

3. Invista no transporte coletivo

Incentive a criação da carona solidária. Dependendo da localização da empresa, a bicicleta também pode ser uma alternativa. Reuniões que podem ser feitas por telefone ou internet diminuem o consumo com o veículo. Por ser fonte poluidora, os automóveis tem de estar com a manutenção em dia.

4. Compartilhe o material do escritório

Mantenha uma caixa comum com canetas, lápis e demais materiais de uso comum. Seja seletivo na compra do material. Já existem opções como papel reciclado e lápis de madeira certificada, que são produzidos para redução do impacto ambiental.

5. Use menos o papel

Incentive os funcionários a imprimir menos e a economizar papel, utilize os dois lados da folha e faça blocos de nota com papéis usados.

6. Não ignore o verão

Usar roupas leves no verão em sua empresa, permitindo que o ar condicionado funcione em uma potência menor, o que economiza energia. 

7. Troque as lâmpadas

Lâmpadas compactas fluorescentes duram 10 vezes mais do que uma lâmpada padrão e utilizam pelo menos dois terços a menos de energia. Depois de usadas, as lâmpadas podem ser recicladas.

8. Evite o desperdício de água

Mantenha em dia a manutenção do sistema hidráulico para evitar vazamentos. Invista em acessórios que gastam menos água que os aparelhos comuns, para reduzir o consumo.

9. Registre os resultados

Já começou as mudanças na sua empresa? Então está na hora de registrar os resultados obtidos para conseguir avaliar as vantagens das medidas ambientais adotadas.

10. Comunique

A comunicação faz parte do engajamento dos funcionários, por isso eles têm de estar por dentro de todas as etapas em prol do meio ambiente feitas em sua empresa. Ao ser incentivados a participar, sua companhia terá resultados positivos

Atenção aos aspectos de qualidade

Conceitos e Funções da Gestão da Qualidade Total (GQT)

A Gestão da Qualidade Total (GQT) é uma opção para a reorientação gerencial das organizações. Tem como pontos básicos: foco no cliente; trabalho em equipe permeando toda a organização; decisões baseadas em fatos e dados; e a busca constante da solução de problemas e da diminuição de erros.

A GQT valoriza o ser humano no âmbito das organizações, reconhecendo sua capacidade de resolver problemas no local e no momento em que ocorrem, e busca permanentemente a perfeição. Precisa ser entendida como uma nova maneira de pensar, antes de agir e produzir. Implica uma mudança de postura gerencial e uma forma moderna de entender o sucesso de uma organização. É uma nova filosofia gerencial que exige mudanças de atitudes e de comportamento. Essas mudanças visam ao comprometimento com o desempenho, a procura do auto-controle e ao aprimoramento dos processos. Implica também uma mudança da cultura da organização. As relações internas tornam-se mais participativas, a estrutura mais descentralizada, e muda o sistema de controle.

Sistemas de controle são necessários em qualquer organização; porém, se forem burocráticos ou tradicionais, as pessoas reagem com pouca participação, pouca criatividade e pouca responsabilidade. O autocontrole — que significa que a responsabilidade pela qualidade final dos serviços e/ou produtos é a conseqüência do esforço conjugado de todas as áreas da empresa, onde todos precisam saber, a todo o momento, o que fazer e como fazer, com informações objetivas e imediatas sobre o seu desempenho, permite que as pessoas respondam com participação, criatividade e responsabilidade.

Como se trata de uma mudança profunda, a implantação desse modelo enfrenta várias barreiras, pois mexe com o status quo, com o imobilismo, com o conformismo e com os privilégios. Portanto, deve-se ver a Gestão da Qualidade não como mais um programa de modernização. Trata-se de uma nova maneira de ver as relações entre as pessoas, na qual o benefício comum é superior ao de uma das partes. Da gestão da qualidade total depende a sobrevivência das organizações que precisam garantir aos seus clientes a total satisfação com os bens e serviços produzidos, contendo características intrínsecas de qualidade, a preços que os clientes possam pagar, e entregues dentro do prazo esperado.

É fundamental atender e, preferencialmente, exceder às expectativas dos clientes. A obtenção da qualidade total parte de ouvir e entender o que o cliente realmente deseja e necessita, para que o bem ou serviço possa ser concebido, realizado e prestado com excelência. A GQT ocorre em um ambiente participativo.

A descentralização da autoridade, as decisões tomadas o mais próximo possível da ação, a participação na fixação das metas e objetivos do trabalho normal e as metas e objetivos de melhoria da produtividade são considerações essenciais.O clima de maior abertura e criatividade leva a maior produtividade. A procura constante de inovações, o questionamento sobre a forma costumeira de agir e o estímulo à criatividade criam um ambiente propício à busca de soluções novas e mais eficientes.

A competitividade e o desempenho das organizações são afetados negativamente em termos de qualidade e produtividade por uma série de motivos. Dentre eles destacam-se:

Deficiências na capacitação dos recursos humanos; Modelos gerenciais ultrapassados, que não geram motivação; Tomada de decisões que não são sustentadas adequadamente por fatos e

dados; Posturas e atitudes que não induzem à melhoria contínua.

 Como obter a Qualidade Total

 Dentre as ações para obtenção da Qualidade Total e excelência  organizacional, destacam-se:

Compromisso do gerenciamento: é a boa vontade dos líderes para administrar a organização visando a melhoria da qualidade de vida de todos;

Equipe de melhoria da qualidade: é encarregada de coordenar e supervisionar recuperação da organização;

Medição da qualidade: é a avaliação da operação de vários "sistemas de apoio e processos" quanto à busca dos resultados;

Preço da não-conformidade: revela o custo e a inconveniência de se fazer as coisas de maneira diferente da planejada;

Consciência da qualidade: é o dever de todos de se comunicar continuamente para que saibam que estão no mesmo caminho;

Ação corretiva: é a identificação, correção e prevenção dos problemas que impedem o bom andamento dos negócios;

Planejamento de "zero defeitos": é a preparação para o período inicial da adoção do novo padrão de desempenho;

Educação: é o treinamento do empregado para a compreensão e implementação da qualidade, com linguagem cotidiana;

Definição dos objetivos: é a descrição das funções específicas que cada um vai desempenhar na organização;

Eliminação das causas de erros: é o sistema de identificação e remoção dos obstáculos para alcançar o padrão;

Reconhecimento: significa demonstrar gratidão;

Conselhos da qualidade: são os encontros daqueles que são responsáveis pela saúde da organização.;

Faça tudo de novo: O exemplo é a principal forma de influenciar os outros.  

 

Organização, Limpeza, Desperdício No exercício do trabalho

Com a influência do mercado competitivo, inovação e implantação de novas tecnologias, as empresas têm percebido a necessidade de se tornarem cada vez mais ágeis, reavaliando sua habilidade de modificar a estratégia, considerada determinante no resultado.

Metodologia 5s

O 5S permite mapear e entender as fontes de desperdícios no processo como um todo e aprimorar a evolução dos empregados de forma natural nas atividades do dia-a-dia onde a contaminação e a falta de limpeza geralmente atuam como aceleradores de falhas.

O programa 5S é uma ferramenta de gestão simples, permitindo a participação e o envolvimento de todos os níveis organizacionais. Porém é importante ressaltar que por ser uma atividade que requer facilidade na implantação, nem sempre é dada a devida dedicação e persistência necessária à manutenção do programa

O programa 5S é um processo estruturado para mobilizar a organização para o uso responsável dos recursos nos aspectos físicos (equipamentos, máquinas e células de trabalho), procedimentos e atitudes. A sigla 5S se refere aos cinco sensos:

Utilização - Seiri,

Ordenação - Seiton,

Limpeza - Seisou,

Saúde e Higiene – Seiketsu e

Autodisciplina - Shitsuke.

O Programa é calcado em uma filosofia profunda de práticas simples, que promove o crescimento contínuo das pessoas, num aperfeiçoamento constante da rotina do trabalho diário e, conseqüentemente, a melhoria da qualidade de vida.

O 5S constitui a base para a implantação de um sistema de gestão bem estruturado. Em qualquer organização humana, o programa prepara o ambiente para mudanças profundas, por ser de simples compreensão, fácil aplicação e gerar resultados visíveis e imediatos.

Muitos consideram o 5s uma filosofia, que pode ser levada a todos os lugares, tanto em sua casa como no seu trabalho. O 5s leva a uma evolução, onde não há mais desperdício. Tudo é otimizado.

Não é preciso mudar de trabalho. Mas sim, o seu modo de trabalhar. Quem ganha com isso somos todos nós. O 5S é um modo simples de melhorar as relações e o ambiente no trabalho, simplificando procedimentos, otimizando recursos e o seu tempo. O resultado é o melhor desempenho profissional e de serviços, com reflexo direto na satisfação de usuários e na produção.

 Melhorar a qualidade significa, antes de qualquer coisa, "arrumar a casa" ou fazer o "hausekeeping", como se diz em inglês. As empresas japonesas descobriram um modo prático e objetivo de arrumar a casa, utilizando um recurso de memorização: 5S, iniciais de cinco palavras japonesas que amparam o programa de arrumação. Você pode aplicar os 5S para arrumar sua vida.

De maneira sucinta podemos dizer que o SEIRI refere-se às atividades de eliminação do que é supérfluo, o SEITON às atividades de ordenação das coisas (arrumação em seus lugares devidos), o SEISOU às atividades de limpeza e arrumação do lugar de trabalho, o SEIKETSU à higiene e à aparência pessoal e SHITSUKE às atividade de desenvolvimento e manutenção da disciplina e do profissionalismo no ambiente de trabalho.

Essas cinco palavras em japonês são sinônimas de melhoria no trabalho. Elas vêm sendo aplicadas em um processo de educação e treinamento, atingindo todos os níveis do órgão ou empresa. Os 5S são conceitos a serem entendidos, incorporados e praticados diariamente.

 Somente quando os envolvidos se sentirem orgulhosos pôr terem construído um local de trabalho digno e se dispuserem a melhorá-lo continuamente, estará realmente compreendida a verdadeira essência do 5S.

Seiri (Senso de Utilização)

Ter senso de utilização é identificar materiais, equipamentos, ferramentas, utensílios, informações e dados necessários e desnecessários, descartando ou dando a devida destinação àquilo considerado desnecessário ao exercício das atividades. Observe que "guardar" constitui instinto natural das pessoas. Portanto, o Senso de Utilização pressupõe que além de identificar os excessos e/ou desperdícios, estejamos também preocupados em identificar "o porquê do excesso" de modo que medidas preventivas possam ser adotadas para evitar que o acúmulo destes excessos volte a ocorrer.

Na terminologia da Qualidade, denominamos esta ação de "bloqueio das causas". Observe que este conceito pode ser aplicado nas empresas (na recepção, no escritório, nos laboratórios, nas bancadas, nos equipamentos, no estoque, na fachada do prédio, na área de operações, etc.). Como exemplo, basta verificar aquele espaço da empresa onde colocamos tudo que não serve. Os equipamentos quebrados que não usamos mais, os objetos velhos guardados, as revistas e jornais que jamais serão lidos novamente, dentre outros exemplos que você já deve estar imaginando.

No sentido mais amplo, o Senso de Utilização abrange ainda outras dimensões. Nesta outra dimensão, ter Senso de Utilização é preservar consigo apenas os sentimentos valiosos como amor, amizade, sinceridade, companheirismo, compreensão, descartando aqueles sentimentos negativos e criando atitudes positivas para fortalecer e ampliar a convivência, apenas com sentimentos valiosos.

Definição

Deixar no local de trabalho os materiais que vai utilizar no momento, na quantidade certa. O que não serve só atrapalha!

Procedimentos Comuns

Analisar tudo que está no local de trabalho; Separar o que é necessário do que não é; Verificar a utilidade de cada coisa; Adequar os estoques às necessidades; Manter o estritamente necessário; Eliminar tudo o que for desnecessário; Nos postos de trabalho deverá permanecer somente o necessário.

 Vantagens do Seiri (Senso de Utilização)

Liberação de ferramentas, equipamentos e documentos que não agregam valor ao setor ou área;

Liberação de espaço físico; Melhor visualização da área e local de trabalho; Eliminação de excessos em locais de estocagem, tais como: almoxarifado,

armários, arquivos, disquetes, etc. Eliminação de compras desnecessárias; Eliminação de movimentos inúteis do tipo: desviar-se de, procurar, etc. Maior satisfação pessoal de quem trabalha no local.

 

Organograma do Seiri (Senso de Utilização)

 

Resultado do Seiri (Senso de Utilização)

Você elimina excessos e desperdícios, libera espaço físico, descarta informações e controles desnecessários ou ultrapassados. Criam-se facilidades de trânsito interno, maior senso de organização e economia, e aumento de produtividade. “Sem bagunça” se faz mais com menos! Mais espaço, menos acidentes, menor tempo de procura.

Seiton (Senso de Ordenação)

Ter Senso de Ordenação é definir local apropriado e critérios para estocar, guardar ou dispor materiais, equipamentos, ferramentas, utensílios, informações e dados de modo a facilitar o seu uso e manuseio, facilitar a procura, localização e guarda de qualquer item. Popularmente significa "cada coisa no seu devido lugar".

Na definição dos locais apropriados, adota-se como critério a facilidade para estocagem, identificação, manuseio, reposição, retorno ao local de origem após uso, consumo dos itens mais velhos primeiro, dentre outros.

Da mesma forma que o Senso de Utilização, este senso se aplica no seu dia-a-dia. Não são incomuns para você as cenas de correria pela manhã à procura de materiais, dos documentos, das chaves, dos formulários, etc. E na hora de elaborar o relatório operacional? É aquela luta para encontrar os documentos, os relatórios, o relatório do mês anterior. E as idas e vindas ao estoque? Cada hora falta alguma coisa para comprar. Estas e outras cenas são evitáveis com aplicação do Senso de Ordenação.

Na dimensão mais ampla, ter Senso de Ordenação é distribuir adequadamente o seu tempo dedicado ao trabalho, ao lazer, à família, aos amigos. É ainda não misturar suas preferências profissionais com as pessoais, ter postura coerente, serenidade nas suas decisões, valorizar e elogiar os atos bons, incentivar e orientar as pessoas e não somente criticá-las. Em fim, colaborar.

 Definição

Organizar da melhor maneira funcional o local de trabalho. Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar!

 Procedimentos Comuns

Organizar os itens absolutamente necessários

Reorganizar o local de trabalho; Padronizar nomes; Guardar objetos semelhantes no mesmo lugar; Usar etiquetas e cores vivas para identificação e não apenas para

“etiquetação”; Identificar o lugar de cada coisa.

 Vantagens do Seiton (Senso de Ordenação) 

Padronização da nomenclatura, adotando nomes, cores, procedimentos, padrões em todas as áreas;

Padronização da maneira de guardar, estocar ferramentas, equipamentos, documentos, etc.

Utilização da comunicação visual (gravuras e cores), facilitação da identificação e localização de objetos e locais;

Uso do conceito: “O primeiro a entrar e o primeiro a sair”. Usar primeiro o que chegou primeiro, ou enviar primeiro o que foi finalizado primeiro.

  

Organogramas do Seiton (Senso de Ordenação)

 

 

Resultado do Seiton (Senso de Ordenação)

Em ambiente ordenado se trabalha melhor; aumenta-se a produtividade; ganha-se espaço e facilita-se a limpeza.

Praticando o Senso de Ordenação fica muito mais fácil encontrar o que foi guardado, além de haver utilização racional do espaço. Ocorre redução do cansaço físico e mental, e melhoria na comunicação.

Seisou (Senso de Limpeza)

Ter Senso de Limpeza é eliminar a sujeira ou objetos estranhos para manter limpo o ambiente (parede, armários, o teto, gaveta, estante, piso, bancada, etc.) bem como manter dados e informações atualizados para garantir a correta tomada de decisões.

O mais importante neste conceito não é o ato de limpar, mas o ato de "não sujar". Isto significa que além de limpar é preciso identificar a fonte de sujeira e as respectivas causas, de modo a podermos evitar que isto ocorra. (Bloqueio das Causas).

No conceito amplo, ter Senso de Limpeza é procurar ser honesto ao expressar, ser transparente, sem segundas intenções com os amigos, com os colegas, com a família, com os subordinados, com os vizinhos, etc.

Definição

Limpar deve ser uma tarefa presente na rotina de trabalho; porém mais importante que limpar deve ser não sujar!

 Procedimentos Comuns

Educar para não sujar. Descobrir e eliminar as fontes de sujeira: Manter o asseio pessoal e dos objetos (instrumentos, ferramentas) utilizados,

como mesas, armários, gavetas, equipamentos, ferramentas, mobiliários; Verificar o estado de uso enquanto se faz a limpeza; Todos devem se comprometer com a limpeza de cada um.

Vantagens do Seisou (Senso de Limpeza)

Local limpo é mais agradável; A saúde não fica comprometida pela sujeira; O cliente percebe a limpeza, mas muito mais a sujeira; O bem estar proporcionado.

 Resultado

Qualidade germina em ambiente limpo! Melhora a conservação dos patrimônios! Aumenta a auto-estima no trabalho.

Cuidados no dia-a-dia tornam o ambiente mais agradável e sadio, previnem acidentes, contribuem para a preservação de equipamentos, reduzem o desperdício e evitam a poluição. Detalhes da limpeza melhoram a imagem interna e externa da empresa ou órgão.

Seiketsu (Senso de Higiene)

Ter Senso de Asseio significa criar condições favoráveis à saúde física e mental, garantir ambiente não agressivo e livre de agentes poluentes, manter em boas condições sanitárias as áreas comuns (banheiros, cozinha, salas de espera, bancadas, piso, etc.), zelar pela higiene pessoal e cuidar para que as informações e comunicados sejam claros, de fácil leitura e compreensão.

Significa ainda ter comportamento ético, promover um ambiente saudável nas relações interpessoais, sejam elas sociais, familiares ou profissionais, cultivando um clima de respeito mútuo nas diversas relações.

 Definição

Buscar condições favoráveis de saúde no trabalho, em casa e pessoalmente. Saúde é o que interessa para o resto ir mais depressa.

Procedimentos Comuns

Manter limpos e higienizados os locais de uso comum; Observar as práticas de segurança no trabalho; Pensar e agir positivamente; Valorizar a aparência pessoal e da empresa; Manter a arrumação, limpeza e organização; Respeitar sempre as regras de organização; Padronizar os procedimentos; Evitar todas as formas de poluição.

Vantagens do Seiketsu (Senso de Higiene)

Melhoria do ambiente de trabalho Melhoria das áreas comuns Condições de trabalho favoráveis à saúde Segurança no Trabalho

Resultado

Diminuição do absenteísmo, melhoria na produtividade, melhoria na qualidade de vida.

A saúde do ambiente traz satisfação e motivação pessoal, previne e controla o stress, danos e acidentes.

Shitsuke (Senso de Autodisciplina)

Ter Senso de Autodisciplina é desenvolver o hábito de observar e seguir normas, regras, procedimentos, atender especificações, sejam elas escritas ou informais. Este hábito é o resultado do exercício da força mental, moral e física. Poderia ainda ser traduzido como desenvolver o "querer de fato", "ter vontade de", "se predispor a". Não se trata puro e simplesmente de uma obediência cega, submissa, "atitude de cordeiro" como pode parecer.

É importante que seu desenvolvimento seja resultante do exercício da disciplina inteligente que é a demonstração de respeito a si próprio e aos outros. Ter Senso de Autodisciplina significa ainda desenvolver o autocontrole (contar sempre até dez), ter paciência, ser persistente na busca de seus sonhos, anseios e aspirações, respeitar o espaço e a vontade alheia.

Definição

Comprometer-se com normas e padrões morais e técnicos, buscando a melhoria contínua pessoal, profissional e empresarial.

 Procedimentos Comuns

Compartilhar visão e valores; Educar para a criatividade; Planejar com foco no processo; Melhorar a comunicação em geral;

Treinar com empenho e persistência; Auto Disciplinar-se a fazer tudo isso espontaneamente; Fazer disto um modo de vida, tornar um hábito.

 Vantagens do Shitsuke (Senso de Autodisciplina)

Cumprimento natural dos procedimentos Disciplina moral e ética Cultivo de bons hábitos Efetivação da administração participativa Responsabilidade individual Garantia da qualidade de vida no trabalho

 Resultado

Melhorias contínuas e permanentes. Aprimoramento pessoal e empresarial. Busca efetiva ao Zero Defeito. O Senso de Autodisciplina traz a conscientização da responsabilidade em todas as tarefas, por mais simples que sejam. Os serviços são realizados dentro dos requisitos de qualidade. Há a consolidação do trabalho em equipe e o desenvolvimento pessoal

Padrões técnicos de processo ou do produto acabado

Padrões Técnicos de Processo

Elaborados por especialistas, contêm de forma clara a tradução do desejo do cliente. Neles estão registrados de forma metódica e precisa o conjunto de características, condições e requisitos para execução dos processos, etc.

Os Padrões Técnicos de Processo guardam praticamente o know-how da empresa e levam ao executante o conjunto de informações e regras para a execução de tarefas, padronização de pontos, tabelas de medidas, tipos de acabamentos, localização e tipo de etiquetas, etc., ou seja: qualquer atividade de natureza técnica ou administrativa.

Nestes padrões, as informações são apresentadas geralmente em forma de “pequeno” texto escrito, em linguagem simples e clara, e com grande apelo visual de figuras e desenhos. Ainda que predomine a linguagem textual (corriqueira), em seu conteúdo, a participação de tabelas de fácil interpretação e figuras facilita o entendimento.

A Engenharia de Desenvolvimento de Produto junto com o Setor de Criação são os setores que tem as condições e a responsabilidade de definir o Padrão Técnico de Processos a serem seguidos.

O documento em que deverá estar escrito o Padrão Técnico de Processos, é chamada ficha Técnica de Produção ou Projeto Piloto, as informações devem estar bastante clara de forma que a Supervisão tenha condição de executar o trabalho sem gerar dúvidas, caso gere dúvidas, é porque as definições não estão adequadas, e deve sofrer adequação a necessidade da produção (considere o nível cultural das pessoas que vão executar). Não devemos achar que está claro, temos que ter certeza.

O Padrão Técnico de Processo serve de base para o controle de qualidade fazer a revisão e inspeção dos processos ou produtos acabados, com a finalidade de se manter o padrão técnico do produto acabado.