PLANO ANUAL DE ATIVIDADE DE AUDITORIA INTERNA UNILA 2016... · 01 – Folha de Pagamento Análise das rubricas de auxílio transporte, incentivo à qualificação, insalubridade,

MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃOUniversidade Federal da Integração Latino Americana

Auditoria Interna

RELATÓRIO ANUAL DE AUDITORIA INTERNARAINT

Exercício - 2016

Av. Tancredo Neves, 6731, Bloco 4, Foz do Iguaçu Paraná, CEP 85867-970 Telefone (45) 3576 -7307/ [email protected]

mailto:[email protected]


Auditoria Interna

Sumário

Sumário.......................................................................................................................................2

1 - Introdução..............................................................................................................................3

2 – Estrutura da unidade de Auditoria Interna............................................................................3

3 – Descrição dos trabalhos da Auditoria Interna.......................................................................4

3.1 – Realizados de acordo com o PAINT.............................................................................4

3.2 – Realizados sem previsão no PAINT..............................................................................6

3.3 – Atividades da unidade de Auditoria Interna planejadas no PAINT...............................8

3.4 – Complemento de informações relacionadas ao item 3.3.............................................10

3.5 - Análises Técnicas.........................................................................................................12

4 - Atividades da unidade de Auditoria Interna planejadas no PAINT, não realizadas ou não concluídas..................................................................................................................................12

4.1 - Atividades não concluídas............................................................................................13

4.2 - Atividades não realizadas.............................................................................................14

5 - Quantidade de recomendações emitidas, implementadas ou em monitoramento...............15

5.1 - Recomendações emitidas em 2016..............................................................................15

5.2 – Recomendações emitidas em exercícios anteriores.....................................................22

5.3 – Quadro com a situação atual das recomendações.......................................................33

6 – Análise consolidada acerca do nível de maturação dos controles internos do órgão, com base nos trabalhos realizados....................................................................................................33

7 – Descrição de fatos relevantes que impactaram positiva ou negativamente nos recursos e naorganização da unidade de auditoria interna e na realização das auditorias.............................36

8 – Descrição das ações de capacitação realizadas...................................................................36

9 – Descrição dos benefícios decorrentes da atuação da unidade de auditoria interna ao longo do exercício...............................................................................................................................36

ANEXO.....................................................................................................................................38

Av. Tancredo Neves, 6731, Bloco 4, Foz do Iguaçu Paraná, CEP 85867-970 Telefone (45) 3576 -7307/ [email protected]



Auditoria Interna

1 - Introdução

Em cumprimento às normas estabelecidas na Instrução Normativa nº 24, de 17 de novembro

de 2015, da Controladoria Geral da União, foi consolidado o RELATÓRIO ANUAL DE

ATIVIDADES DE AUDITORIA INTERNA (RAINT), referente ao exercício de 2016, que

trata das atividades realizadas no âmbito da Universidade Federal da Integração Latino-

Americana (UNILA).

Este relatório contempla a estrutura da unidade de Auditoria Interna, a descrição das ações

realizadas, registro e acompanhamento quanto à implementação ou cumprimento das

recomendações emitidas, relato sobre a maturação dos controles internos, capacitações

realizadas, fatos relevantes que impactaram na realização das auditorias e benefícios

decorrentes de sua atuação.

2 – Estrutura da unidade de Auditoria Interna

A Auditoria Interna encontra-se vinculada à Reitoria, sendo formada por oito profissionais,

conforme demonstrado no quadro a seguir:

Ordem Nome Formação Cargo

1 André Rodrigues Matsumoto Economia Economista

2 Davi Camargo de França Ciências Contábeis Contador

3 Euzébio Dias de Oliveira Administração Administrador

4 Kelly C. Resqueti Paz Ciências Contábeis Auditor

5 Luiz Carlos Krudycz Administração Técnico em Contabilidade

6 Maria Eliza Ratuczne Cardenas Secretariado Secretária Executiva

7 Noelle M. S. A. Fritzen Direito e Economia Auditor

8 William Mori Junior Direito Assistente em Administração

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Auditoria Interna

3 – Descrição dos trabalhos da Auditoria Interna

A Auditoria Interna, no cumprimento das ações do PAINT 2016, bem como nas ações de

acompanhamento e assessoramento à alta administração, emitiu 36 Ordens de Serviço, 15

Relatórios de Auditoria, 1 Nota de Auditoria, 5 Análises Técnicas e 1 Parecer Anual sobre

Prestação de Contas.

Cumpre informar que devido a fatores que influenciaram no andamento dos trabalhos, que

serão abordados neste Relatório, não foram executadas todas as ações previstas para o

exercício. Em contrapartida, foram executadas outras ações não previstas, mas que se

mostraram necessárias para gestão.

Apresentam-se os resultados dos trabalhos realizados:

3.1 – Realizados de acordo com o PAINT

Ordemde

Serviço

Ação Previstano PAINT

Descrição Resumida da Ação

01/2016 Ação nº 10 – Área Acadêmica

Trata-se de trabalho de auditoria com vistas a verificar o Plano Individual de Trabalho Docente (PITD), instituído pela Resolução CONSUN nº 44/2014, que consiste no planejamento das atividades queserão realizadas pelo docente no próximo semestre.

Resultado: Relatório de Auditoria nº 10/2016

02/2016 Ação nº 12 – SCDP (Sistema de Concessão de Diárias e Passagens)

Verificar se as unidades operadoras do sistema de diárias e passagens buscam efetivar as demandas em consonância com o disposto nos normativos que regulam tais atividades;

Avaliar as rotinas e procedimentos adotados em relação ao SCDP; Verificar se a Instituição dispõe de normas internas que estabeleçam critérios e procedimentos bem definidos para concessão de diárias e passagens;


10/2016 Ação nº 11 –Fiscalização deContratos

Verificar a aderência à legislação pertinente à fiscalização de contratos,no âmbito da Administração Pública.


11/2016 Ação nº 07 – Recursos

Verificar o correto preenchimento da folha de frequência; A carga horária executada; A existência de normativos internos referentes ao




Auditoria Interna

Humanos / Item 05 – Folha de Frequência

controle de frequência e o atendimento quanto à legislação no que concerne ao ponto eletrônico.

Resultado: Relatório de Auditoria nº 03/2016 e Nota de Auditoria nº 01/2016

18/2016 Ação nº 03 – Patrimônio / Item 01 – Bens Imóveis

Verificar a documentação pertinente ao uso do imóvel, registros no SIAFI e SPIUNET, segurança, acessibilidade, boas práticas e; Avaliar agestão do patrimônio imobiliário quanto a suficiência de estrutura tecnológica e de pessoal para gerir os imóveis, indenizações sobre benfeitorias e os gastos realizados com manutenções (preventivas e corretivas).


19/2016 Ação nº 02 –Dispensas eInexigibilidades

Verificar o processo nº 23422.000444/2012-21 quanto a possibilidadede aditamento contratual superior ao limite estabelecido pelo art. 65 daLei Federal nº 8666/93.


23/2016 Ação nº 06 –ControlesInternos

Avaliar o Controle Interno das unidades examinadas, a partir daformalização das Atividades de Controle adotadas, pautando-se nadefinição de atribuições, na existência de manuais, instruções detrabalho, check lists, entre outros instrumentos de apoio.


24/2016 Ação nº 07 –RecursosHumanos / Item01 – Folha dePagamento

Análise das rubricas de auxílio transporte, incentivo à qualificação,insalubridade, auxílio pré escolar, saúde suplementar e retribuição portitulação em relação a consistência e regularidade dos lançamentos; Aexatidão dos valores implantados; A legitimidade de aplicação docrédito ou débito da rubrica.


27/2016 Ação nº 04 –Orçamento

Acompanhar o desempenho da execução orçamentária e financeira;Verificar o cumprimento das metas orçamentárias estabelecidas para2016 utilizando-se como fonte de informações os sistemas disponíveisdo governo federal, buscando confrontar o planejado com oexecutado.

Resultado: Relatório Auditoria nº 09/2016

28/2016 Ação nº 08 –Obras Públicas

Analisar a conformidade documental em relação as normas que regema contratação de obras de pequeno valor, tendo os seguintes objetivosespecíficos: Verificar a consonância entre as questões presentes nocheck list adotado pela CCCL e o instrumento utilizado para o mesmofim, pela AGU e Verificar a conformidade da instrução processual,




Auditoria Interna

baseando-se no check list adotado pela AGU e as orientações contidasna Portaria Interministerial nº 1677/2015 do MPOG.


29/2016 Ação nº 06 –ControlesInternos

Verificar os procedimentos, fluxos e atividades de controle existenteacerca do contrato nº 25/2015 UNILA;

Identificar a formalização das atividades de controle adotadas;Certificar a fidedignidade das informações geradas; Verificar se asoperações ocorrem em conformidade e observar se apresentam boaspráticas.


31/2016 Ação nº 07 –RecursosHumanos / Item02 – ProcessosAdministrativosDisciplinares

Verificar a regularidade dos processos de sindicância e/ou PAD,lançamento no sistema CGU-PAD e o cumprimento dasrecomendações emitidas,


32/2016 Ação nº 07 –RecursosHumanos / Item03 – Progressõespor Mérito eCapacitação

Análise dos processos de mérito e capacitação, sua aderência àsnormas internas e à Legislação; A exatidão da referência doenquadramento na tabela do plano de carreira; Metodologia deavaliação para a ascensão na tabela do plano de carreira; Efeitosfinanceiros pós conclusão processual.

Resultado: Relatório de Auditoria nº 14/2016.

35/2016 Ação nº 02 –Dispensas eInexigibilidades

Analisar a conformidade documental do processo nº23422.004100/2014-53, em relação às normas que regem ascontratações diretas, tendo os seguintes objetivos específicos: Verificara consonância entre as questões presentes no check list da AGU com oinstrumento adotado pela CCCL e a Conformidade da instruçãoprocessual baseado no check list e na Portaria Interministerial nº1677/2015.


3.2 – Realizados sem previsão no PAINT

Ordemde

ServiçoDescrição Resumida da Ação




Auditoria Interna

09/2016 Unidade Demandante: Pró-Reitoria de Extensão (PROEX)

Atender o memorando eletrônico nº 11/2016-PROEX, o qual solicita manifestação eorientações dessa unidade de Auditoria Interna, acerca dos procedimentos a seremadotados.

Realizar auditoria nos projetos de extensão finalizados ou em fase de prestação de contas,classificados nos editais PROEX no 10/2014 e 27/2014, amparados pelo Programa deConsolidação Acadêmica (PCA) e seus subprogramas denominados Programa deFomento aos Projetos Inovadores na Área de Extensão (PROFIEX) e Programa de Bolsasde Extensão da Unila (PROBEX).


16/2016 Unidade Demandante: Seção de Patrimônio (SEPAT)

Emitir parecer sobre transferência de bens patrimoniais móveis da UFPR para UNILA;Analisar a solicitação encaminhada, folha nº 193 do processo nº 23422.000822/2011-96;Assessorar a unidade quanto ao solicitado.

Resultado: Memorando Eletrônico nº 105/2016 AUDIN

17/2016 Unidade Demandante: Departamento de Licitações (DELIC)

Emitir manifestação sobre processo licitatório nº 23422.002495/2015-31; Analisar asolicitação encaminhada; Assessorar a unidade quanto ao solicitado.

Resultado: Despacho

21/2016 Unidade Demandante: Seção de Diárias e Passagens (SEDIP)

Verificar a minuta de Instrução Normativa constante do processo nº 23422.001471/2016-45 e averiguar a efetividade dos procedimentos a serem implantados.

Resultado: Análise Técnica nº 05/2016

22/2016 Unidade Demandante: Coordenadoria de Extensão (COEX)

Emitir manifestação sobre pré-requisito para bolsas de extensão, solicitado no memorando eletrônico nº 47/2016 COEX; Assessorar a unidade.

Resultado: Memorando Eletrônico nº 133/2016

25/2016 Unidade Demandante: Divisão de Iniciação Científica (IC)

Emitir manifestação sobre TERMO DE ACEITAÇÃO; Análise dos documentos enviados através do e-mail.

Resultado: Realizado




Auditoria Interna

3.3 – Atividades da unidade de Auditoria Interna planejadas no PAINT

Ordemde

Serviço


Descrição Resumida da Ação

03/2016 Ação nº 01 –Gestão daAuditoria Interna/ Item 01 -Elaboração doRAINT

Elaborar o RAINT descrevendo as atividades desenvolvidas pelaAUDIN no exercício de 2015; Apresentar ao dirigente máximo paraaprovação; Encaminhar o relatório para CGU, em atendimento a INCGU nº 24/2015, Art. 16.

Resultado: Realizada

04/2016 Ação nº 01 –Gestão daAuditoria Interna/ Item 10 –AssessoramentoTécnico a AltaGestão

Prestar assessoramento aos gestores a fim de auxiliar preventivamentena tomada de decisões, visando assegurar a adequação dos atos degestão à legislação quanto a economicidade, eficiência e eficácia dagestão orçamentária, financeira, patrimonial e de pessoal;


05/2016 Ação nº 01 –Gestão daAuditoria Interna/ Item 11 –InformaçõesAdicionais

Atender as solicitações internas e externas referentes a coleta de dadoscom a finalidade de subsidiar os gestores/órgãos no levantamento deinformações que contribuam na melhoria da gestão e no uso do recursopúblico.


06/2016 Ação nº 01 –Gestão daAuditoria Interna/ Item 06 – Planode ProvidênciasPermanente(PPP)

Gerenciar o Plano de Providências Permanente (PPP) decorrente deações da Auditoria Interna;

Elaborar o relatório gerencial em atendimento a IN 24/2015-CGU, Art17, Parágrafo 1º; Elaborar indicadores para gestão da AuditoriaInterna; Elaborar relatório contendo a quantidade de recomendaçõesemitida e implementadas no exercício, bem como as vincendas e asnão implementadas na data da elaboração do RAINT, com a inclusão,neste caso, dos prazos de implementação e as justificativas do gestorem atendimento a IN CGU nº 24/2015 art. 15, Inciso VII; Controlar asSolicitações de Auditoria (SA) e os Relatórios de Auditoria (RA) daAuditoria Interna; Gerir o PPP da AUDIN.

Resultado: Realizada; Analise Técnica nº 01-2016; Analise Técnica nº02-2016,

07/2016 Ação nº 01 –Gestão daAuditoria Interna/ Item 05 –

Analisar o processo de prestação de Contas Anual (Relatório deGestão) ; Emitir parecer de auditoria sobre a prestação de contas anualda UNILA, referente ao exercício de 2015.




Auditoria Interna

Prestação deContas Anual

Resultado: Realizada; Analise Técnica nº 03-2016; Analise Técnica nº04-2016; Parecer de Auditoria nº 01/2016.

13/2016 Ação nº 01 –Gestão daAuditoria Interna/ Item 11 –InformaçõesAdicionais

Atender às solicitações internas e externas referentes a coleta de dadoscom a finalidade de subsidiar os gestores/órgãos no levantamento deinformações que contribuam na melhoria da gestão e no uso do recursopúblico, planejamento estratégico, relatório de gestão.


14/2016 Ação nº 01 –Gestão daAuditoria Interna/ Item 03 –Capacitação eDesenvolvimento

Viabilizar ações de desenvolvimento e capacitação da equipe emcursos voltados para a temática da área, a fim de fortalecer o nível depreparo técnico dos servidores lotados na AUDIN.


15/2016 Ação nº 01 –Gestão daAuditoria Interna/ Item 08 – DosTrabalhos,Solicitações,Recomendaçõese Determinaçõesdos Órgãos deControle Internoe Externo

Dar apoio quando da realização de trabalhos na UNILA e verificar oatendimento das decisões do Tribunal de Contas da União e dassolicitações e recomendações da Controladoria Geral da União;

Monitorar os prazos, elaborar o documento de Acompanhamento deProvidências (AP), inserir as respostas encaminhadas pelas unidadesno sistema “MONITOR” da CGU; Elaborar o relatório gerencial ematendimento a IN 24/2015-CGU, Art 17, Parágrafo 1º; Controlar asSolicitações de Auditoria (SA), os Relatórios de Auditoria (RA) daCGU e Acórdãos do TCU.


26/2016 Ação nº 01 –Gestão daAuditoria Interna/ Item 02 -Elaboração doPAINT

Elaborar o Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna com asações que serão desenvolvidas no ano de 2017;


3.4 – Complemento de informações relacionadas ao item 3.3

3.4.1 - Ordem de Serviço nº 04/2016

Além das atividades administrativas próprias da Auditoria Interna, esta unidade dedicou-se no

atendimento e assessoramento aos gestores da UNILA por meio de reuniões, atendimentos

presenciais, via e-mail, telefone e ainda acompanhou as diligências realizadas pelo Tribunal




Auditoria Interna

de Contas da União.


No decorrer do ano as unidades administrativas da UNILA solicitaram manifestações da

Auditoria Interna a fim de promover ações para melhoria da gestão, bem como para

atendimento de outras demandas (Ouvidoria, MPOG, MEC, Ministério Público, entre outros).

Em atendimento a Ordem de Serviço nº 05/2016 AUDIN/UNILA elencamos alguns

atendimentos realizados, sendo:

Item Documento encaminhado Solicitação

1 Memorando Eletrônico nº 181/2016 – PROGEPE Dimensionamento da mão de obra

2 Memorando Eletrônico nº 18/2016 – PROPLAN Planejamento Estratégico Institucional

3 Memorando Eletrônico nº 33/2015 – PROGEPE Plano de Ação 2016

4 Memorando Eletrônico nº 122/2016 – PROAGI Reestruturação de Espaços

5 Memorando Eletrônico nº 108/2016 – OUVIDORIA Solicitação de informação 034/2016-SIC

6 Memorando Eletrônico nº 77/2016 – DPE Monitoramento do Plano de Ação 2016

7 Memorando Eletrônico nº 156/2016 – OUVIDORIA Solicitação de informação 065/2016-SIC

8 Memorando Eletrônico nº 276/2016 – PROGEPE Treinamento módulo de frequência do SIGRH

9 Memorando Eletrônico nº 109/2016 – PROGEPE Cata de Serviços ao Cidadão

10 Memorando Eletrônico nº 359/2016 – PROGEPE Plano Anual de Capacitação – PAC 2017


No decorrer do ano de 2016 a UNILA recebeu demandas de auditorias promovidas pela CGU

e TCU as quais ficam a cargo da AUDIN encaminhar as solicitações para as unidades e após a

manifestação do gestor, enviar os documentos para os órgãos de controle.

As demandas e seus desdobramentos encontram relacionados abaixo:

3.4.3.1 - Documentos recebidos relacionados com a CGU

Documento Numeração

Ofícios 18045/2016, 18050/2016, 8632/2016 e 14857/2016

Relatórios de Auditoria 201505311, 201603230




Auditoria Interna

Relatório de Avaliação dos Resultadosda Gestão

201601668

Solicitações de Auditoria 201601665/002, 20150311/01, 201601665/001, 201601665/003, 201601665/04 e 201603323/001

Total de documentos recebidos: 13

3.4.3.2 - Recomendações da CGU acompanhadas pela AUDIN no sistema Monitor

Relatório Quantidade de recomendações monitoradas

201410712 2

201314829 2

201315508 1

201501024 2

201315510 1

201503671 27

Total: 35

3.4.3.3 - Documentos emitidos pela AUDIN, relacionados com a CGU e TCU


Acompanhamentos de Providências

20160001 a 20160022

Memorandos 37, 38, 65, 67, 69, 70, 73, 109, 116, 121, 122, 125, 135, 136, 137, 138, 142, 143, 144, 145, 146, 147, 148, 151, 169, 176, 177, 182, 187, 188, 196, 199, 202, 203, 207, 208, 209, 210, 220, 233, 236, 251, 252, 253, 255, 256, 263/ 2016

Total: 69

3.4.3.4 - Documentos recebidos relacionados com a TCU





Auditoria Interna

Ofícios de Requisição 05-376/2016, 41-462/2016 e 09-376/2016

Ofícios 1533/2016, 278-165/2016, 486/2016, 1185/2016, 1218/2016, 1219/2016, 8354/2016, 10835/2016, 655/2016, 415/2016 e 1061/2016

Total: 14

3.5 - Análises Técnicas

Em atendimento as ações previstas ou não no PAINT, foram emitidas 5 Análises Técnicas queauxiliaram o Chefia da Auditoria nas ações do PAINT ou no assessoramento aos gestores, sendo elencadas abaixo:

Documento Assunto

Análise Técnica nº 01/2016 Recomendações do Relatório Auditoria nº 02/2014

Análise Técnica nº 02/2016 Recomendações do Relatório Auditoria nº 02/2014

Análise Técnica nº 03/2016 Relatório de Gestão

Análise Técnica nº 04/2016 Relatório de Gestão

Análise Técnica nº 05/2016 Instrução Normativa SCDP

4 - Atividades da unidade de Auditoria Interna planejadas no PAINT, não realizadas ou

não concluídas.

Das 29 ações e subações de auditoria, previstas no PAINT 2016, apenas três não forampossíveis de serem realizadas. Segue detalhamento das ações que estão sendo finalizadas e asnão iniciadas:

4.1 - Atividades não concluídas

As ações abaixo encontram-se em andamento e devido a data limite para entrega do RAINT,não foram contempladas neste relatório, sendo:

Ordem Ação Prevista Descrição do objetivo e escopo previsto PAINT e justificativa




Auditoria Interna

deServiço

no PAINT

08/2016 Ação nº 05 – Licitações e Contratos

Objetivo: Verificar a regularidade dos processos licitatórios, contratos epagamentos quanto a sua legalidade, legitimidade, economicidade e sustentabilidade ambiental. A amostragem será de forma não probabilística, considerando os critérios de materialidade e relevância.

Escopo: Verificar os processos licitatórios e seu pagamento.

Justificativa: O servidor responsável pelo desenvolvimento da ação dedicou-se no apoio a outros servidores da AUDIN no desenvolvimento das ações de auditoria nos temas de fiscalização de contratos, dispensas e inexigibilidades. Também passou por um período de afastamento para tratamento de saúde, o que prejudicou a execução e conclusão dos trabalhos até a data limite para entrega do RAINT.

20/2016 Ação 01 – Gestão da Auditoria Interna/ Item 09 – Normativos e Controles Internos da Auditoria

Objetivo: Desenvolver ou aprimorar os controles internos da auditoria interna visando mitigar riscos e otimizar os trabalhos desenvolvidos pelos servidores lotados na área.

Escopo: Concluir o manual da auditoria, aprimorar as rotinas administrativas e implantar o software para gestão da auditoria interna.

Justificativa: Considerando que estão sendo elaboradas novas rotinas, formulários de acompanhamento, programas de auditoria, matriz de planejamento, mapeamento de processos, a conclusão do manual ficou prejudicada, a fim de que estes novos procedimentos pudessem ser incluídos no documento. Quanto a implantação do software, iniciamos os lançamentos no módulo Auditoria do Sistema Integrado de Gestão |(SIG), que apresentou problemas no decorrer de sua implantação. A unidade de TI agendou atendimento para Auditoria Interna no mês de novembro/2016, porém devido a greve o atendimento ficou prejudicado. Aguardamos novo cronograma de atendimento que será disponibilizado pela TI.

30/2016 Ação nº 03 – Patrimônio / Item 02 – Transporte

Objetivo: Verificar os registros e demais controles utilizados para o controle dos bens imóveis e da atividade de transporte da UNILA.

Escopo: Verificar a utilização do sistema SIG - módulo transporte e os demais controles utilizados para gestão da área de transportes.

Justificativa: Os trabalhos de auditoria encontram-se em fase de conclusão. Devido a data limite para entrega do RAINT o resultado desta ação será registrada no RAINT 2017.

34/2016 Ação nº 07 – Recursos

Objetivo: Verificar a legalidade e legitimidade dos atos praticados no

gerenciamento dos recursos humanos e examinar os controles internos




Auditoria Interna

Humanos / Item 06– Concurso Público

adotados.

Escopo: Analisar os processos do concurso público para professores

realizado em 2015, verificando o cumprimento as normas vigentes, a

instrução processual e os editais.

Justificativa: Os motivos pelo atraso na conclusão desta ação

encontram-se registrados no item 4.2 (Ação 07-Item 04). Devido a data

limite para entrega do RAINT o resultado deste trabalho será registrada

no RAINT 2017.

4.2 - Atividades não realizadas

Ordemde

Serviço


Descrição do objetivo e escopo previsto PAINT

Não emitida

Ação nº 07 – Recursos Humanos / Item 04 – Afastamento para programas de Pós-Graduação Strictu Sensu

Objetivo: Verificar a legalidade e legitimidade dos atos praticados no gerenciamento dos recursos humanos e examinar os controles internos adotados

Escopo: Verificar a formalidade dos processos e os critérios adotados para o afastamento do servidor nos programas de Pós-Gradução StrictuSensu.

Justificativa: No desenvolvimento da ação nº 07, dividida em 06 subitens, o volume de trabalho acabou tornando-se muito extenso, devido ao volume expressivo de processos, análises com certo grau de dificuldade somado com a greve, ocorrida no ano, dos técnicos administrativos que prejudicou a consecução dos trabalhos.

Para o ano de 2017 foi incluída ação de auditoria na área de Recursos humanos sendo assim, o tema será objeto de análise por esta auditoria.

Não emitida

Ação nº 09 – Tecnologia da Informação

Objetivo: Apurar o nível de segurança da informação na UNILA

Escopo: Verificar a implantação da PSI (Política de Segurança da Informação) e os procedimentos adotados pela unidade de TI (Tecnologia da Informação) quanto à segurança nos e-mails, arquivos, servidor, firewall, rede, estações de trabalho, site e outros.

Justificativa: Considerando que a unidade de auditoria não dispõe de profissional com qualificação técnica em TI, sendo necessário realizar capacitações específicas, acabou sendo prejudicada pela escassez de recursos. Considerando que na realização da ação nº 11 – Fiscalização de Contratos foi constatado inúmeras fragilidades, análises com certo grau de dificuldade a carga homem/hora da ação de TI foi direcionada para esta ação. Para o ano de 2017 o PAINT preve ação de auditoria na




Auditoria Interna

área de Tecnologia da Informação, sendo assim o tema será objeto de análise.

Não emitida

Ação nº 13 – Suprimentos de Fundos

Objetivo: Verificar a legalidade, destinação e prestação de contas dos valores dos suprimentos de fundos.

Escopo: Verificar por amostragem os processos de pagamento; a destinação e execução das despesas; a prestação de contas.

Justificativa: Esta ação não foi realizada devido a baixa materialidade, ou seja, foram gastos entre janeiro e agosto de 2016 o valor de R$ 11.333.77 com o uso do cartão corporativo. Sendo assim ampliamos o escopo para ação nº 12, que trata do Sistema de Concessão de Diárias ePassagens.

5 - Quantidade de recomendações emitidas, implementadas ou em monitoramento.

Todas as recomendações emitidas pela Auditoria Interna no exercício de 2016, encontram-se

relacionadas no item 5.1 e as pendentes de atendimento encontram-se relacionadas no item

5.2. Os relatórios que não geraram recomendações não estão contemplados nos subitens a

seguir.

5.1 - Recomendações emitidas em 2016

NOTA Nº 01/2016Ação do PAINT AÇÃO PAINT Nº 07 – RECURSOS HUMANOS

Unidade Auditada Pró-Reitoria de Administração, Gestão e Infraestrutura (PROAGI)

Recomendações

Que se instruam os gestores das áreas quanto ao monitoramento que deveser exercido às folhas de frequência dos servidores, devendo para tantocoibir a execução de horário e carga horária que apresentem similaridade.

Que se adotem as providências necessárias quanto ao cumprimento dodisposto na legislação, estabelecendo instruções ao servidor quanto àexecução de intervalo intrajornada de no mínimo 1 (uma) hora e cargahorária diária de no máximo 8 (oito) horas

Situação Atual Prazo Manifestação: 30/03/2017 RELATÓRIO Nº 01/2016

Ação do PAINT AÇÃO PAINT Nº 10 – ÁREA ACADÊMICA

Unidades AuditadasComissão Superior de Extensão - CONSUEX e Pró-Reitoria de Extensão -PROEX

Recomendações

Incluir, de forma explícita nos editais, vedação à contratação de cônjuge,companheiro ou parente em linha reta, colateral ou por afinidade, atéterceiro grau, inclusive de pessoas jurídicas nas quais estes participem doquadro de sócios ou atuam como administradores.

Recursar, nas prestações de contas, os comprovantes de despesas que nãoatendem às regras estabelecidas em edital, instaurando, assim, arecomendação proferida pela Procuradoria Federal, apresentada no item




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9.1.2.

Estabelecer, nos procedimentos internos da unidade examinada, ações parao ressarcimento dos valores despendidos aos beneficiários dos auxíliosfinanceiros, em razão do não cumprimento das regras estabelecidas emedital.

Notificar os coordenadores dos Projetos de Extensão que não prestaramcontas dos recursos concedidos, instaurando as medidas cabíveis para oressarcimento à Instituição.

Revisar e providenciar as correções ou esclarecimentos necessários para aadequada instrução processual das prestações de contas, bem como recursaros comprovantes de despesas que não atendam às regras estabelecidas noseditais, e uma vez havendo saldos financeiros remanescentes, que sejamadotadas ações para seu ressarcimento à Instituição.

Estabelecer, no fluxo de avaliação da prestação de contas, a etapa deconferência dos documentos apresentados, certificando sua regularidade eatendimento às regras estabelecidas em edital, para subsidiar o parecerconclusivo do CONSUEX.


Ação do PAINT AÇÃO PAINT Nº 02 – DISPENSA E INEXIGIBILIDADE

Unidades Auditadas Pró-Reitoria de Administração, Gestão e Infraestrutura (PROAGI)

Recomendações

Recomenda-se a adoção de mecanismos que garantam comunicaçãoconstante e adequada entre as áreas - demandante e de gestão - no intuito demanter-se a retro-alimentação dos fatos dinâmicos que possam envolver aexecução e acompanhamento dos contratos no âmbito da Unila e oestreitamento da troca de informações intra-áreas interessadas.

Recomenda-se ainda a implantação, caso não existam, e/ou revisão dos procedimentos que envolvam a conferência periódica dos aspectos contratuais, tanto pela área demandante da contratação, quanto pelo Decon, enquanto co-responsável pela gestão administrativa dos contratos.

Situação Atual AtendidasRELATÓRIO Nº 03/2016

Ação do PAINT AÇÃO PAINT Nº 07 – RECURSOS HUMANOS

Unidades Auditadas Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (PROGEPE)

Recomendações

Recomenda-se o aprimoramento do formulário “FOLHA DEFREQUÊNCIA” e das “INSTRUÇÕES PARA PREENCHIMENTO DAFOLHA PONTO” constantes na Wiki administrativa, além da continuaçãoda aplicação de treinamento aos gestores, com vistas a sanar dúvidasrecorrentes na operacionalização e preenchimento do formulário padrão.

Enquanto não ocorrer a implantação do ponto eletrônico, recomenda-se ocumprimento da Portaria Unila nº 08/2011, principalmente no que tange ao

fluxo e frequência, referenciados inclusive no Artigo 8o do Decreto nº1.590/1995, bem como adequar as normativas quanto à responsabilidade deguarda da folha de frequência.

Recomenda-se que não haja a protelação do cronograma proposto, hajavista que o ponto eletrônico já deveria estar em pleno funcionamento,levando em consideração a previsão legal do § 1º do Artigo 1º do Decretonº 1.867/1996.




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Ação do PAINT AÇÃO PAINT Nº 06 – CONTROLES INTERNOS

Unidades Auditadas Pró-Reitoria de Extensão (PROEX), Pró-Reitoria de Graduação (PROGRAD) ePró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação (PRPPG)

Recomendações

Capacitar os gestores em relação a Controle Interno, Gestão de Riscos eGovernança; e

Cumprir os ditames da Instrução Normativa Conjunta MP/CGU nº 01/2016,que dispõem sobre controles internos, gestão de risco e governança noâmbito do Poder Executivo Federal.


Ação do PAINT AÇÃO PAINT Nº 12 – SCDP

Unidades Auditadas

Recomendações

Promover a segregação de funções quanto às funções de autorização,aprovação, execução, controle, atualmente cumuladas nas áreasdemandantes, visando primar pelas boas práticas administrativas eminimização dos riscos e fragilidades envolvidos na utilização do SCDP,nessas condições.

Sugere-se ainda, que se designe instância externa à área demandante danecessidade, para a finalidade de análise e aprovação dos processos deprestação de contas, bem como da responsabilidade pela notificação e,quando o caso, do encaminhamento para providências cabíveis, dosinadimplentes, visando aumentar os níveis de controle e resguardar aInstituição de possíveis danos ao erário.

Que os proponentes/concedentes responsáveis pela aprovação das prestaçõesde contas pendentes tomem medidas tempestivas, no intuito de efetuar aregularização desta situação, seja pela notificação do interessado e geraçãode Guia de Recolhimento (GRU) para pagamento das despesas nãocomprovadas, seja pelo encaminhamento à corregedoria para a tomada deprovidencias cabíveis.

Recomenda-se aos proponentes que se abstenham da aprovação de prestaçãode contas sem as devidas comprovações inseridas no SCDP, sendo passívelde responsabilização solidária pelo possível dano ao erário;

Recomenda-se aos proponentes/concedentes que se abstenham de promovera liberação de viagens para os propostos com impedimentos no SCDP, sem adevida justificativa e motivação, conforme preconiza a legislação queregulamenta o uso do Sistema, sendo passível de responsabilização pelo nãocumprimento das normas estabelecidas;



Unidades Auditadas Gabinete da Reitoria – Departamento de Cerimonial e ProtocoloRecomendações 8.1.2 - Analisando o cenário apresentado pelo DCP em relação aos fluxos e

procedimentos de controle praticados até o momentos, temos a recomendar:a) Elaboração de manual ou normativa que regulamente a utilização do contratode hospedagem, contendo de forma objetiva e clara os procedimentos quedevem ser adotados, tanto pelas áreas interessadas quanto pela unidaderesponsável pela operacionalização da demanda.

b) Elaboração de fluxos de trabalho internos para o DCP, por meio de checklist de atividades ou outro formato que atenda às necessidades desta unidade,




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no intuito de primar pela impessoalidade, uma vez que a AdministraçãoPública independe deste ou daquele servidor, devendo manter registros deseus procedimentos, para garantir a continuidade dos trabalhos na ausênciaou alteração do responsável.

c) Inclusão, no Formulação de Solicitação de Hospedagens, de campoapropriado para o apontamento, por parte da área demandante, se o hóspedereceberá diárias via Sistema de Concessão de Diárias e Passagens (SCDP), afim de evitar que o indivíduo seja beneficiado duplamente, com a diária eainda a hospedagem, cenário proibido pela legislação vigente.

d) Inclusão da exigência de comprovação do evento ou motivação queensejou o pedido da área demandante, como quesito obrigatório para aliberação da hospedagem requisitada.

8.2.2Visando o aprimoramento do panorama apresentado, recomendamos:a) Após a elaboração, revisão e aprimoramento do fluxo dos procedimentosenvolvidos na requisição, autorização e liberação das demandas dehospedagens, conforme recomendação 8.1.4, que o DCP promova a capacitaçãode todas as áreas demandantes deste tipo de serviço, a fim de minimizar riscosao longo das etapas.

b) Que o DCP se abstenha de acatar formulário preenchido incorretamente,não contendo TODAS as assinaturas obrigatórias, a motivaçãoDETALHADA da demanda e a COMPROVAÇÃO do evento e daparticipação do hóspede neste, passível de responsabilização solidária deeventual dano gerado.

c) Que fiscais e gestor do contrato 025/2015 aprimorem seus mecanismos defiscalização e acompanhamento da execução dos serviços, passíveis deresponsabilização pela omissão no dever de fiscalizar preconizado na Lei8666/933.

d) À PROEX e demais unidades promotoras de eventos no âmbito daUNILA: planejamento guardando a temporalidade necessária, no intuito deprimar pela economicidade das ações e adequação das demais áreasenvolvidas no acatamento das demandas do evento, evitando, desta forma,situações irregulares no transcorrer das etapas necessárias às boas práticasda gestão da Coisa Pública, sendo passível de responsabilização solidáriapor eventual dano causado ao erário, uma vez comprovada a irregularidade.

8.3.2 Recomenda-se ao DCP:a) Comunicação da situação, em caso de recorrência, ao fiscal do contrato, a fimde que esse seja incumbido da responsabilidade de comunicar o fornecedordesta falha no procedimento e exigir o cumprimento dos procedimentosadequados;

b) Que se abstenha de acatar documento sem assinatura do hóspede, de cujaciência das despesas é essencial para ratificar os valores constantes na notafiscal emitida pelo fornecedor;

c) Que, caso haja justificativa aceitável para a ausência da assinatura dohóspede, requeira junto ao fornecedor documento escrito formalizando a




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situação e que este seja inserido nos autos para a manutenção de históricoapropriado e legitimidade do pagamento.

8.4.2 Recomenda-se ao DCP que abstenha-se de acatar solicitações dehospedagens sem a devida comprovação da motivação/justificativa, passívelde responsabilização solidária e devolução ao erário dos valores nãocomprovados documentalmente


Ação do PAINT AÇÃO PAINT Nº 11 – FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS


Recomendações

1) Em que pese, nos processos de contratação na UNILA, constar parecerjurídico elaborado pela Procuradoria Geral Federal, junto à UNILA, aoelaborar Termo de Referência, o envide de esforços a fim de que estedocumento não conste de dispositivos que restrinjam à concorrência,impondo óbices indevidos aos participantes e por consequência, infrinja osnormativos regulamentadores de licitações e contratos administrativos.

2) Durante sua atuação no certame licitatório, seja ao inserir minutacontratual aos autos, ao colher as assinaturas dos signatários do contrato ouainda em outro momento diverso, atenção às especificidades do objeto a sercontratado, de forma a qual possibilite conhecer as condicionantes dispostasem cada etapa do processo de contratação;

3) A atuação tempestiva deste departamento no momento da assinaturacontratual, no sentido de analisar se as exigências (quando houver),atribuídas ao vencedor do certame, encontram-se atendidas, a fim de que sejafirmado contrato somente quando da observância de cada especificaçãovinculada ao instrumento convocatório;

4) Em virtude de ser a unidade especializada em contratos, o assessoramentoàs unidades administrativas e acadêmicas da UNILA, quando da criação deTermos Referenciais, primando pelo atendimento das normas ejurisprudência aplicada, as quais debruçam-se em não onerar indevidamenteos licitantes e o vencedor de certame licitatório, sendo que o fórum ideal paracomprovação de posse lícita, apresentação de laudos e licenças, quandonecessários, é no momento da assinatura contratual.

5) O aprimoramento da função fiscalizatória na UNILA, de forma que haja atempestiva anotação de ocorrências, quando presenciadas, na vigência docontrato, a fim de que haja o efetivo acompanhamento da execuçãocontratual pelos personagens da fiscalização, tanto no que concerne àsparticularidades incumbidas no Termo de Referência à Administração, quantoà legislação pertinente e por consequência não exponha a UNILA a possíveisresponsabilizações subsidiárias;

6) Quando for conveniente a subcontratação de parte do objeto contratado,que haja previsão expressa no edital e contrato; especificação do quantitativoe partes do objeto suscetíveis à subcontratação; autorização expressa ereduzida a termo, em cada caso, pela Administração, a qual auferirápreviamente se subcontratada mantém as mesmas qualificações técnicas –quando houver – atribuídas ao vencedor do certame licitatório e se asespecificações técnicas do serviço serão atendidas pela subcontratada,atendendo desta forma o objetivo da contratação do serviço.

7) A segregação de funções, de modo que os servidores que participem demodo ativo na execução de contratos administrativos não sejam os mesmos alhes fiscalizar a execução.

Situação AtualRecomendações 4, 5 e 7 em monitoramento – Recomendações 1, 2, 3 e 6atendidas

RELATÓRIO Nº 08/2016Ação do PAINT AÇÃO PAINT Nº 08 – OBRAS PÚBLICAS

Unidades Auditadas Pró-Reitoria de Administração, Gestão e Infraestrutura (PROAGI) e Secretaria




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de Implantação do Campus (SECIC)

Recomendações

Incluir nas atividades de controle relacionadas às dispensas de licitaçõesfundamentadas no art. 24, incisos I e II, a avaliação quanto à pertinência dese exigir comprovação de qualificação técnica para execução do objeto, pelaautoridade competente.

Efetuar ações corretivas para sanar as deficiências constatadas e adequar asAtividades de Controle de modo que propiciem segurança satisfatória nasinstruções dos processos.


Ação do PAINT AÇÃO PAINT Nº 10 – ÁREA ACADÊMICA

Unidades Auditadas

Instituto Latino Americano de Arte, Cultura e História (ILAACH), InstitutoLatino Americano de Ciências da Vida e da Natureza (ILACVN), InstitutoLatino Americano de Economia, Sociedade e Política (ILAESP) e InstitutoLatino Americano de Tecnologia, Infraestrutura e Território (ILATIT)

Recomendações

Considerando que a estrutura funcional dos Institutos (CONSUNI, Centros,Colegiados) encontra-se em implantação, prejudicando por hora os fluxosdeterminados na norma, recomenda-se que todos os PITDs sejam lançadosno Sistema SIGAA, já implementado na UNILA.




Recomendações Efetuar ações corretivas para sanar as deficiências constatadas e adequar as

atividades de controle de modo que propiciem segurança satisfatória nasinstruções dos processos.




Recomendações

a) Incentivo à qualificação - Recomenda-se o aprimoramento dosmecanismos de controle, principalmente no que tange aos prazos definidosem termo para entrega de cópia de diploma/certificado. Outrossim, que sebusquem iniciativas para a construção de normativa relacionado ao tema, afim de que se possa esclarecer pontos necessários e importantes para o bomandamento dos processos.

b) Saúde suplementar - Recomenda-se o fortalecimento da estrutura decontrole no cabe a documentos comprobatórios e necessários para orecebimento da referida vantagem financeira, bem como a criação denormativa interna que trate da instrução processual para aquisição do direitodo benefício.

c) Retribuição por titulação - Recomenda-se a revisão e aprimoramento dosistema de controle, além da promoção de discussão para construção denormativa que norteie a instrução processual relativa ao atingimento dodireito de fato.

d) Auxílio Pré escolar - Recomenda-se a manutenção do atendimento aoParagrafo único do Art. 9 do Decreto 977 de 10/09/1993, no que se refere àanuência do servidor em relação ao desconto da cota parte em folha depagamento.






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Unidades Auditadas Corregedoria da UNILA

Recomendações Adequar as atividades de controle de modo que propiciem segurançasatisfatória nas instruções dos processos.




Recomendações

Recomenda-se a adequação dos prazos para aplicação da avaliação dedesempenho,

devendo-se atentar para os períodos de interstícios estabelecidos na Lei no11.091/2005.

Recomenda-se a readequação dos formulários de avaliação de desempenhoatentando-se

para o percentual ou pontuação mínima exigido para aprovação, bem como a correção em normativas internas do aprimoramento.


Ação do PAINT AÇÃO PAINT Nº 03 – PATRIMÔNIO


Recomendações

Incluir nos contratos de locação de imóveis de terceiros o artigo 35 da Lei8245/1991 para assegurar o direito de retenção de indenizações pelarealização de benfeitorias necessárias nos imóveis e das úteis, quandoautorizadas pelo proprietário

Implementar os controles para gerir as atividades de manutenção econservação das instalações prediais em sistema informatizado.

Situação Atual Prazo Manifestação: 30/03/2017

5.2 – Recomendações emitidas em exercícios anteriores.

RELATÓRIO Nº 01/2015Ação do PAINT AÇÃO PAINT Nº 11 – ÁREA ACADÊMICA

Unidade Auditada Pró-Reitoria de Extensão (PROEX)

Recomendação Atualização das informações dos discentes elencados aos projetos de

extensão no sistema SIGAA e o aprimoramento dos controles a fim demantê-lo atualizado para que o mesmo ofereça informações fidedignas.

Justificativa do Gestor

A atualização das informações quanto aos participantes da Ação de Extensão noSIGAA, inclusive os discentes, é de responsabilidade dos coordenadores. Osservidores da PROEX, prestam auxílio quando requisitado e por problemastécnicos enfrentados pelo coordenador.

Situação Atual Em monitoramentoRELATÓRIO Nº 03/2015


Unidade AuditadaPró-Reitoria de Administração, Gestão e Infraestrutura (PROAGI), Pró-Reitoriade Gestão de Pessoas (PROGEPE), Pró-Reitoria de Planejamento, Orçamento eFinanças (PROPLAN) e Secretaria de Implantação do Campus (SECIC)

Recomendação

Recomenda-se aos gestores das unidades que compõem a amostra, aavaliação das informações ora apresentadas, e à alta gestão a nomeação deum grupo de trabalho de estudo para adoção e padronização de um modeloque gere aprimoramento do sistema de controle interno da instituição,estruturado para enfrentar riscos, utilizando-se para tal o referencial COSO,com estabelecimento de um plano de ação para sua total implementação.




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Manifestação do Gestor: Em atendimento ao solicitado no MemorandoEletrônico N°237/2016 AUDIN, que trata da constatação 10.2, informamosque foi autorizado pelo Magnífico Reitor a implantação da InstruçãoNormativa Conjunta N°01/2016 do MPOG e CGU, que trata da Gestão deRiscos, Controles Internos e Governança.

Como será implementada: Será implantada através das ações propostas peloComitê de Governança.

Prazo para implementação: 30/06/2017



Unidade Auditada Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (PROGEPE)

Recomendação

Na inviabilidade de se comprovar a execução da carga horária a maiorrecomenda-se a devolução da diferença ao erário. Outrossim, recomenda-seque a somatória de carga horária dos colaboradores da folha de frequênciaseja realizada através de planilha de cálculo, com a posterior anexação decópia impressa ao processo de pagamento.


Manifestação do Gestor: A Divisão de Concursos e Seleções faz uma planilhacom as horas preenchidas pelos servidores na Folha de Frequência, a partirda somatória das horas na planilha é repassado informação ao servidor parapreenchimento do formulário de “Declaração de Atividades”. O DAP, querealiza o parecer, anexa no processo uma planilha com as horas de cadaservidor. A DICS adotará o procedimento de anexar a planilha de cálculo dashoras feitas por ela no processo de pagamento.

Como será implementada: Planilha de cálculo implementada pelo DAP.

Situação Atual Em monitoramento

Recomendação

Recomenda-se que a área solicite à ASFEFI a apresentação conjunta dorelatório de despesas com as cópias de boletos bancários ou qualquer outrodocumento similar de cobrança adotado pelas operadoras.


Manifestação do Gestor: Atualmente o DPVS recebe da ASFEFI doisrelatórios, via e-mail. Em um relatório consta o nome do servidor e seusdependentes com valor fixo de plano que cada um paga. Em outro relatório,chamado de “Relatório de Coparticipação”, consta de maneirapormenorizada os exames e consultas realizadas por cada servidor titular eseus dependentes, assim como os respectivos valores.

A Aliança administradora de planos de saúde, também envia mensalmente por e-mail, a lista de servidores que tiveram pagamento compensado, e por meio destarealizamos os lançamentos.

Por tal motivo, acreditávamos ser dispensável a apresentação de comprovante depagamento da ASFEFI. Ademais, os relatórios enviados pela ASFEFI sãogerados pela própria operadora de saúde. Contudo a nova solicitação esclareceque é mais seguro a comprovação, por parte da ASFEFI, do referido pagamento.

Restou claro que a complementação do relatório com documentos quecomprovem o devido repasse a operadora de saúdo constitui maior segurança noprocedimento de administração dos auxílios-saúde.

Como será implementada: Realizaremos o pedido mensalmente iniciando nopróximo mês janeiro de 2017.





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RELATÓRIO Nº 06/2015Ação do PAINT AÇÃO PAINT Nº 07 – ASSISTÊNCIA ESTUDANTIL

Unidade AuditadaPró-Reitoria de Assuntos Estudantis (PRAE) e Pró-Reitoria de RelaçõesInstitucionais e Internacionais (PROINT)

Recomendação Apurar os valores pagos a maior e solicitar sua devolução, por meio de GRU.


Manifestação do Gestor: Realizar aprimoramento da gestão na concessão eno monitoramento dos Auxílios de Assistência Estudantil. Busca ativa daestudante para emitir GRU e posterior ressarcimento.

Como será implementada: Envio de e-mail e tentativa de contato a partir dosdados obtidos no cadastro da estudante.

Prazo para implementação: Dezembro 2016 a fevereiro de 2017.


Ação do PAINT AÇÃO PAINT Nº 04 – PATRIMÔNIO

Unidade AuditadaPró-Reitoria de Administração, Gestão e Infraestrutura (PROAGI) e Pró-Reitoria

de Planejamento, Orçamento e Finanças (PROPLAN)

Recomendação Recomenda-se a identificação dos bens apontados em atendimento as

normativas.


Manifestação da SEPAT - É de conhecimento desta SEPAT que muitos benspermanentes encontram-se sem etiqueta, assim com o, apenas comidentificação a caneta, e ainda, com diversos tipos de etiquetas. Pararegularizar tal situação, esta Seção pretende proceder a um novoemplaquetamento de todos os bens, já com os números de tombogerados peloSIPAC, logo após o inventário de cada unidade, que está programado parainiciar em julho, sendo feito de forma descentralizada. Já aprovamos umnovo modelo de etiqueta que está em fase de aquisição, que possui melhoraderência e qualidade de impressão.Quanto ao apontamento feito em relaçãoa falta de etiquetas nos veículos, informo que foi realizado um novoemplaquetamento em todos os veículos, já com os números gerados peloSIPAC, com exceção aos veículos que a UNILA recebeu de doação, queainda não foram tombados, mas deverão ter sua situação regularizada embreve, pois dependemos apenas de alguns ajustes no Sistema. As novasetiquetas foram coladas na parte superior interna do para brisa dos veículos.Situação atual da recomendação - Neste momento, os veículos recebidos dedoação pela Itaipu e pela UFPR já foram incorporados ao Patrimônio daUnila, e da mesma forma que os demais bens estão passando pelo processode reemplaquetamento, como citado no item anterior.

Prazo para implementação: A princípio a Seção de Patrimônio pretendiaconcluir o processo de reemplaquetamento ainda durante o corrente ano,porém, o trabalho tem se mostrado mais oneroso do que se imaginava,considerando que temos cerca de 17 mil itens, acreditamos que este processosomente deverá ser concluído em março de 2017, se não ocorrerem maioresimprevistos.


Recomendação Recomenda-se que a apropriação da depreciação seja iniciada de acordo com

a NBC T16.9.

Justificativa do Gestor Manifestação da SEPAT - Quanto aos apontamentos do item 9.5.5, cabeesclarecer que os controles por itens da nota só serão possíveis através doSIPAC. Atualmente os controles manuais não possibilitam esse controle




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detalhado, uma vez que o cálculo da depreciação é realizado com base novalor total das notas fiscais.

Cabe uma observação em relação ao apontamento feito no item D; a SEPAT,entende que no momento da retirada dos bens do depósito, os mesmos sãocolocados em USO. Não sendo possível o controle posterior a este fato, comexceção do inventário. Da mesma forma o SIPAC inicia a depreciaçãoautomaticamente quando realizada a primeira transferência, mudando seuestado automaticamente de OCIOSO para em USO. Na tentativa deminimizar estas ocorrências, incluímos texto da minuta da InstruçãoNormativa do Patrimônio que normatiza a retirada dos bens permanentes dodepósito, condicionando-a a ser posto o bem imediatamente em USO,conforme já citado acima, a IN está em fase de conclusão. Caso contrário,quando estiverem ociosos não devem ser retirados do depósito.

Situação atual da recomendação - A Seção está trabalhando para colocar oMódulo do Patrimônio Móvel totalmente em funcionamento, porém cadafuncionalidade está sendo utilizada aos poucos, pois necessitam deadaptações. Somente após finalizadas as transferências de todos os bens paraas respectivas unidades administrativas responsáveis, e após a incorporaçãode todas as doações ainda pendentes da UFPR é que faremos um trabalhoconjunto para regularizar a depreciação através do SIPAC. Quanto aInstrução Normativa, ainda encontra-se em fase de análise, instruída peloprocesso nº 23422.007729/2015-36.

Prazo de implementação: O prazo para a publicação da Portaria não dependesomente desta SEPAT, e sim de unidades administrativas superiores, queprecisam aprová-la, portanto, não é possível indicar um prazo parapublicação. Quanto a depreciação ser gerada pelo sistema, acreditamos queno ano de 2017 isso será possível.


Ação do PAINT AÇÃO PAINT Nº 13 – FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS


Recomendação

Recomenda-se que se promovam as adequações necessárias para a efetivautilização de todos os recursos dispensados pelo software de gestão deserviços contratado, a fim de: munir a Administração com informaçõesgerenciais, pois são estas um dos fundamentos da aquisição da Solução deImpressão Corporativa e; possibilitar um controle preciso, informatizado econfiável aos fiscais do contrato na consecução de suas atividadesfiscalizatórias.


O Departamento de Contrato através da implantação do cronograma degestão e fiscalização de contratos irá atuar de forma mais célere e dinâmicacom relação ao serviço que está sendo executado pela contratada e o queestá proposto no termo de referência de cada contratada. As reuniões serãodirecionadas, partindo da análise dos dados obtidos através da realização deuma pesquisa de “satisfação do gestor de execução e o fiscal de execução”.Desta forma iremos conseguir concentrar os esforços para que possamosgarantir uma gestão melhor e evitar fragilidades.

Prazo de implementação: Será implementada primeiro trimestre de 2017.

Situação Atual Em monitoramentoRecomendação Recomenda-se ainda que haja atuação tempestiva e permanente do gestor de

contrato, assim como dos fiscais designados, visando a manutenção dos serviços e produtos contratados, tais como descritos e fundamentados no




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contrato.


Novamente, o Departamento de Contrato através da implantação docronograma de gestão e fiscalização de contratos irá atuar de forma maiscélere e dinâmica com relação ao serviço que está sendo executado pelacontratada e o que está proposto no termo de referência de cada contratada.As reuniões serão direcionadas, partindo da análise dos dados obtidosatravés da realização de uma pesquisa de “satisfação do gestor de execuçãoe o fiscal de execução”. Desta forma iremos conseguir concentrar osesforços para que possamos garantir uma gestão melhor e evitar fragilidades.

Implementação: Será implementada primeiro trimestre de 2017


Recomendação

Recomenda-se que, quando não atendidos os critérios contratados - seja por adversidades geradas pela própria Universidade ou por fatores externos a ela- tanto o gestor do contrato quanto os fiscais promovam, de ofício, as devidas anotações e respectivas sanções contratuais previstas, assim como acionem as autoridades competentes, conforme o caso, uma vez que a inércia de ações por parte desses personagens poderá gerar corresponsabilização pelos possíveis danos causados à Administração.


Com a implantação do cronograma de gestão e fiscalização de contratosiremos atuar de forma mais célere e dinâmica com relação ao serviço queestá sendo executado pela contratada e o que está proposto no termo dereferência de cada contratada. O propósito do cronograma é estar realizandoum monitoramento mais efetivo de todos os contratos principalmente nasquestões quanto a qualidade do serviço que está sendo prestado.



Recomendação

Recomenda-se o devido monitoramento pelos fiscais do contrato 14/2014quanto às realizações de manutenções preventivas pela contratada,observando se efetivas e tempestivas, e se constatada a inobservânciacontratual, que anote-se em registro próprio a ocorrência, determinando oque for necessário à regularização, podendo ainda sugerir a aplicação depenalidade à contratada em face do inadimplemento de obrigações.


Com a implantação do cronograma de gestão e fiscalização de contratosiremos atuar de forma mais célere e dinâmica com relação ao serviço queestá sendo executado pela contratada e o que está proposto no termo dereferência de cada contratada. O propósito do cronograma é estar realizandoum monitoramento mais efetivo de todos os contratos principalmente nasquestões quanto a qualidade do serviço que está sendo prestado



Recomendação

Recomenda-se a elaboração de uma matriz de riscos, norteada em critérioscomo a materialidade, relevância e criticidade, caso se entenda que acomprovação dos quantitativos de impressões e cópias deva continuar poramostragem, a fim de que se possa mensurar de forma segura a efetivaexecução do serviço pela contratada.

Justificativa do Gestor A matriz de risco caso tenha a necessidade deverá ser implementada pelaárea técnica. O Departamento de Contratos tem como objetivo para este ano,após a efetividade do cronograma a elaboração de um manual deprocedimentos de todas as atividades contempladas pelo Departamento deContratos, a Divisão de Fiscalização de Contratos e a Seção de Convênios.




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Neste manual de procedimentos, as atividades serão mapeadas, sendo que asmesmas terão um prazo estipulado para conclusão dos processos e seráavaliado o grau de risco para cada atividade com o objetivo de agira deforma preventiva, visando garantir uma gestão melhor e evitar fragilidades.

Prazo de implementação: Será implementada primeiro trimestre de 2017


Recomendação

Não obstante a Divisão de Transporte manifestar a adoção de padronizaçãonas solicitações, “a fim de evitar reincidência” de casos como o relatado,recomenda-se a adoção de comunicação clara com as áreas demandantes,bem como a centralização da informação na Divisão de Transporte porservidor devidamente capacitado, visto que a pulverização da informaçãorecebida por diversos servidores lotados naquela área pode proporcionardesencontros como o acima exposto.

Recomenda-se ainda a adoção de um sistema gerencial para o eficaz controle das Ordens de Serviço, onde este crie de forma automatizada os números das OS; acuse quando dois documentos forem criados com o mesmo conteúdo; e que gere um histórico com as alterações realizadas nas Ordens de Serviço.


1 – Definiu-se o emprego do Memorando Eletrônico para todas assolicitações que demandarem a contratação dos Serviços de Fretamento. Odocumento deverá ser enviado para a Divisão de Transportes acompanhadocom o devido formulário de solicitação, o qual traz as informaçõesnecessárias para que o fiscal do contrato possa emitir a Ordem de Serviço àempresa contratada.

2 – Visando a automatização nas emissões das Ordens de Serviço, foisolicitado apoio técnico, por meio do Memorando Eletrônico No 26/2016 –DITRAN, à Coordenadoria de Tecnologia de Informação, no entanto,conforme resposta recebida pelo Memorando Eletrônico No 6/2016 – DISIS,o atendimento está previsto somente para primeira quinzena de julho, comprevisão para conclusão de 30 dias. (Anexos 1 e 2 – Memorando No26/2016 – DITRAN / Memorando No 6/2016 - DISIS)

3 – Considerando a disponibilidade de agenda, por parte da Coordenadoriade Tecnologia de Informação, somente para o segundo semestre, bem comoa necessidade urgente de melhoria no processo de emissão das ordens deserviço, instituiu-se novo fluxo para a emissão dos documentos:Recebimento da demanda → Elaboração da Ordem de Serviço (DITRAN)→Impressão da Ordem de Serviço → Assinatura e carimbo do Servidor doAgendamento (DITRAN) → Assinatura e carimbo Chefe DITRAN →Digitalização da Ordem de Serviço → Envio da Ordem de Serviço àContratada (E-mail) → Recebimento da Confirmação (E-mail) →Agendamento da atividade → Arquivo digital e físico da Ordem de Serviço.

4 - Constarão na Ordem de Serviço a data e horário de emissão. Em caso denecessidade de alteração de informação, após a emissão do documento, oprocedimento será o mesmo informado acima, dessa forma manterá em arquivotodo o histórico das alterações. A ordem cronológica dos fatos poderá sercertificada por meio dos e-mails enviados à contratada. Tal modelo tem opropósito de reduzir o risco de erros e adoção de procedimentos incorretos.

Situação Atual Em monitoramentoRecomendação Recomenda-se que a Divisão de Transporte abstenha-se de realizar ou

permitir toda e qualquer manipulação de informação, visto que este tipo de




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conduta é inegavelmente prejudicial à Unila, uma vez que a legalidade emoralidade devem caminhar juntas na execução de atos administrativos.

Recomenda-se que a Ditran promova um estudo criterioso ao elaborar os próximos Termos de Referências, em que, através destes documentos, se contratem itens em quantias capazes de satisfazer às necessidades institucionais, evitando assim o subdimensionamento contratual; e quando sefizer necessário, pautada em um planejamento das quantias contratadas e consumidas, que se solicite a alteração contratual em tempo hábil, no intuito de não prejudicar a execução de serviço fundamental à Universidade.


1 – A Divisão de Transportes instruiu novo processo administrativo, no23422.001896/2016-54, visando a realização de licitação para contrataçãodos serviços de fretamento. As recomendações sugeridas no relatório foramconsideradas na elaboração do Termo de Referência.

2 - A fim de auxiliar na fiscalização e execução do contrato, bem comoevitar que a falha se repita, aperfeiçoou-se as planilhas de controle de saldode empenho e quantitativos disponíveis para utilização. Tal medida trarámelhorias nos trâmites de reforço de empenho e possibilitará a instruçãoprocessual, em tempo hábil, para eventuais necessidades de acréscimos noscontratos.


Ação do PAINT AÇÃO PAINT Nº 02 – Licitação e Contratos - Fiscalização


Recomendação

Recomendamos que, na alteração de fiscais de um mesmo contrato, haja aemissão de relatório ou informação para o novo fiscal, elaborada pelo fiscalanterior, acerca da execução do contrato até o momento da alteração, a fimde evitar pagamentos indevidos ou sem a fundamentação e segurançanecessárias.


Comunicamos que não houve implantação de nenhum controle até apresente data, entretanto, o departamento de contratos irá implantar comprazo de atendimento imediato, o seguinte procedimento:

Quando houver um pedido de substituição de fiscais via memorando realizadopelo gestor de execução, iremos solicitar a este gestor que antes de concluirmoso seu atendimento para o processo de substituição, que este gestor e/ou o fiscalsubstituído -como parte técnica interessada daquele determinado contrato -apresente um breve relato do contrato a ser fiscalizado, passando a situaçãoatual do mesmo para o novo fiscal de execução e que esta ação seja registradavia sipac. Entendemos que é de extrema importância que os gestores e/ou fiscaisde execução dos contratos da nossa universidade informem quais são osprocedimentos de controles, check-list dentre outros documentos que a áreademandante utiliza para executar a medição na qualidade dos serviçosprestados.


Ação do PAINT AÇÃO PAINT Nº 07 – Controles Internos

Unidade Auditada Biblioteca Latino-Americana

Recomendação

Recomenda-se que a área priorize a implantação total do sistema SIPAC(módulo Biblioteca e Patrimônio) que permitirá o uso para controle dos bens(livros, CD/DVD material de áudio, vídeo e coleções) e geração derelatórios para fins contábeis, de controle e gerencial.




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No que tange à integração do SIPAC- módulo patrimônio com o SIGAA –módulo biblioteca, O sistema foi apresentado como pronto pela TI emreunião com o Patrimônio e a Biunila em 24/05, ficando a cargo dabiblioteca e do patrimônio estabelecerem quando o processo iria se iniciar.Neste momento a Biunila e o Patrimônio iniciaram uma série de reuniõespara definir a melhor estratégia para iniciar o patrimoniamento do acervo.

No dia 14/06 reuniram se na sala do Pró-Reitor de Infraestrutura: Mara LuciaMagalhães (Biunila) Edson Carlos Thomas (Proagi) Andressa Rospirsk(Coinfra) Cleverson José Abati (Contabilidade e Karl Stoeck (Logistica). Naocasião a Biunila apresentou a proposta de “tratar” os livros do acervo daBiunila como “Bens de Consumo duráveis” , o que desburocratizaria o controledo acervo e daria celeridade ao processo. Ficando resolvido que a Biunila e asdemais áreas envolvidas pesquisariam a viabilidade desta proposta, ficando acargo da Biunila abrir o processo para apreciação da AUDIN e Procuradoria daUnila. Sendo assim a Biunila passou a realizar o levantamento bibliográficosobre o assunto e também a investigar o funcionamento e controle dopatrimônio no que tange ao controle dos livros em outras Instituições Federais.Tendo como objetivo a abertura do processo acima citado até o final do mês dejunho/2016.

Providências a serem Implantadas: Considerando reunião realizada com aBIUNILA em 22/09/2016, onde a unidade ainda busca soluções sobre opatrimoniamento dos livros, esta recomendação será acompanhada pelaAUDIN no mês de abril/2017.


Ação do PAINT AÇÃO PAINT Nº 10 – Recursos Humanos

Unidade Auditada Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (PROGEPE)

Recomendação

Que se fortaleçam os mecanismos de controle, procurando desenvolverferramentas de cobrança eficazes, sejam manuais ou eletrônica, quanto aocumprimento da entrega de cópia de Diploma, ou Certificado e Histórico doCurso.


Situação atual da recomendação: Departamento de Administração dePessoal: Atualmente, é extraído um relatório do SIG contendo todos osdocentes que possuem pendência na entrega de diplomas. Após averificação, é enviado uma notificação ao servidor solicitando a entrega dodocumento ou a declaração de prorrogação de prazo para entrega dodocumento, que pode ser realizada até uma vez. Os termos de compromissosão controlados através de planilha, ao término dos prazos, o docente énotificado quanto a necessidade de regularização. Os termos decompromisso e diplomas e certificados são anexados no SIGRH.

A cobrança de diploma nos casos de incentivo a qualificação é realizadamanualmente, o sistema atualmente emite relatório com prazos de cobrança,mas não emite aviso. Todavia estamos avançando na implementação do SIGRHno sentido de viabilizar a cobrança por meio do sistema, inclusive com bloqueiode acesso a outros módulos.

Prazo de Implementação: A revisão da implementação do SIGRG dependesignificativamente do apoio da Coordenação de Tecnologia da Informação eacreditamos concluir tão etapa até junho de 2017.





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Recomendação

Na detecção de falha na paginação, recomenda-se o saneamento através darenumeração e anulação da marcação anterior seguido da emissão decertidão relatando a intervenção.


A unidade reafirma sua resposta anterior, contudo, informa que emdecorrência da criação do Assentamento Funcional Digital, uma dasconsequências será a desvinculação de arquivos físicos das áreas de pessoale consequente alteração das rotinas ligadas a arquivo desta unidade.


Recomendação Recomenda-se o estabelecimento do Plano Anual de Capacitação com

antecipação à execução.


Em detrimento do memorando eletrônico 214/2016 - AUDIN, encaminhadoao DDPP na data de 10/11/2016, em relação a situação atual do Plano Anualde Capacitação do ano de 2017, seguem as informações.

O Plano Anual de Capacitação é dividido em 05 etapas:1ª Etapa: Levantamento de Necessidades de Capacitação - documento base emque é ocorre o diagnóstico das necessidades institucionais no quesitocapacitação;2ª Etapa: Apresentação e Consolidação do LNC – reunião em que há discussãodos dados apresentados no LNC da macrounidade, com os autores da Progepe, ogestor máximo da macrounidade e com representantes do Departamento dePlanejamento Estratégico da instituição;3ª Etapa: Elaboração Final do PAC – análise e copilação dos dados emformatação única, juntamente com a elaboração de minuta de portaria; 4ª Etapa: Aprovação no Conselho Universitário – após a finalização,encaminha-se ao CONSUN para análise, considerações e aprovação; 5ª Etapa: Publicização e divulgação do PAC – divulgação do Plano Anual deCapacitação de 2017.Para o PAC referente ao ano de 2017, a metodologia do Levantamento deNecessidades de Capacitação já foi discutida e acordada entre os atores da Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas. O próximo passo é o encaminhamento dosdocumentos para todas as macrounidades da Unila, procedimento este a serrealizado a partir de 13/12/2016.Em anexo a este memorando, encontram-se as minutas referentes ao Formuláriode Levantamento de Necessidades de Capacitação para o ano de 2017 e o texto-base contendo orientações para o devido preenchimento do Formulário.Ressalta-se que estão sendo realizados ajustes finais nos documentos anexados,portanto tratam-se de minutas e não a versão final para envio às unidades, masque apresentam grande parte do trabalho desenvolvido referente à elaboração doPAC 2017.Anexos junto ao Relatório.


Ação do PAINT AÇÃO PAINT Nº 12 – Auditoria em Gestão de TI


Recomendação

Recomenda-se a adoção de uma política do controle de acesso lógico, maisprecisamente no controle de senhas, onde conforme fundamentações citadas,que seja estimulado pelo sistema o troca periódica de senhas, expirando asmesmas em 60 ou 90 dias.

Justificativa do Gestor Manifestação do Gestor: Houve um avanço grande com a unificação de bases

de usuários do SIG e da base LDAP (também utilizada no Correiointitucional) por meio do desenvolvimento de uma interface de intercambio




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de dados (API) entre os dois sistemas.

Ainda não é possível fazer login no SIG com a base de usuários geral (LDAP),bem como trocas periódicas de senha no referido sistema. Isso se deve pelaprioridade dada a outros projetos e, principalmente, pela falta de pessoal duranteo recente período de Greve.

Como será implementada: Finalizada a interligação entre as bases de usuáriosdo SIG e LDAP, há a necessidade de aprofundar o estudo de implementaçãodo login no SIG usando as senhas da base geral de usuários, o que resolve,também, a questão de troca das senhas.

Prazo para implementação: 12/2017


Ação do PAINT AÇÃO PAINT Nº 04 – Patrimônio


Recomendação Recomenda-se a elaboração de um Manual do Patrimônio com as normativas

internas do setor no que tange guarda de bens, movimentações,responsabilidades, manutenção e outras de competência da área.


Manifestação do Gestor: Elaboramos em conjunto com o Departamento deLogísitca uma Instrução Normativa que visa estabelecer regras para todos ospontos que envolvem os bens permanentes da UNILA, cujo processoadministrativo é o 23422.7729/2015-36. Enviamos o texto para apreciação daCoordenadoria de Infraestrutura em Maio/2016. Após essa data acoordenadoria fez algumas consultas a áreas diretamente atingidas pela IN.Estamos aguardando a conclusão da análise para posterior ajustes, casonecessários.

Como será implementada: Será divulgada pelos meios legais de tal forma queatinja o maior número possível de leitores. A maior parte dos procedimentosadotados hoje pela SEPAT já vem seguindo o descrito na IN.

Prazo para implementação: Dependemos de superiores para a efetiva publicação, por isso não temos como estipular um prazo.


Recomendação

Recomenda-se que seja instituída uma Comissão para tratar dos bensinservíveis.

Que os bens que se encontram danificados sejam identificados para fins decontrole e providências.

Que sejam repassadas as informações para registro na Contabilidade dosbens a reparar, em reparo e inservíveis, bem como as baixas relacionadas abens no patrimônio.

Justificativa do Gestor Recomendação: Recomenda-se que seja instituída uma Comissão para tratardos bens inservíveis.

Manifestação do Gestor: A SEPAT instituiu em 2016 uma comissão paratratar do desfazimento de bens de informática, através do processo nº 23422.9591/2016-91. O levantamento dos dados já foi realizado conforme previstopelo MPOG, estamos agora aguardando a incorporação dos bens doados peloUFPR em 2010, pois muitos dos itens avaliados como inservíveis eirrecuperáveis são desta doação. Finalizamos a juntada de documentos noprocesso 23422.00822/2011-96 para essa incorporação no final do mês de




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novembro do corrente ano, porém como são mais de 3 mil itens, optamos porfazer a incorporação no sistema em 2017, após finalização do inventáriodeste ano, que está tomando todo o tempo dos membros desta Seção. Quantoaos demais bens danificados da Unila, a forma que encontramos de tentarlocalizar o maior número possível, foi solicitando a comissão de inventárioque considerasse esta situação quando do levantamento de dados in-loco.

Com base nos dados enviados pelas comissões de inventário, embora não tenhasido possível finalizá-lo em todas as unidades devido a greve, faremos em 2017a busca por estes bens, recolhendo-os quando possível ao depósito e só entãoserá possível se fazer uma análise de possíveis consertos, ou desfazimento.Aproveito para informar ainda, que recolhemos durante este ano diversascadeiras giratórias com defeito, as que ainda estavam com a garantia vigenteforam consertadas pelo fornecedor e as demais já estão paletizadas, conformefoto ao final deste documento, para evitar maior acúmulo de poeira e ainda,reduzir o espaço que ocupam dentro do depósito. Este mobiliário deverá ser oprimeiro a ser avaliado quanto a recuperação ou desfazimento, e no decorrer doano de 2017 os demais bens localizados no inventário como danificados tambémterão atenção especial.

Como será implementada: Os trabalhos referente ao recolhimento dos bensdanificados, bem como orçamentação para possíveis reparos serão realizadospelos servidores lotados na SEPAT, não será necessária a nomeação decomissão para esta finalidade, com exceção do bens de informática quenecessitam de um maior conhecimento técnico, cuja comissão inclusive járealizou seu trabalho.

Prazo para implementação: Não podemos estipular um prazo, poisdependemos dos trabalhos de adequação do sistema. E não temos umaresposta sobre a nossa requisição. A requisição foi efetivada em 17/10/2016.

Recomendação: Que os bens que se encontram danificados sejamidentificados para fins de controle e providências.

Manifestação do Gestor: Como já explicado no item anterior, a forma maiscoerente que encontramos para a localização de tais bens, foi com a comissãode inventário, que ficou incumbida de anotar na planilha de levantamento dedados o estado dos bens inventariados. E assim o fizeram.

Como será Implementada: Como não foi possível a realização do inventárioem todas as unidades da Unila, tendo em vista que foi realizado de formadescentralizada e que em outubro foi deflagrada greve, será necessário queem 2017 seja aberto um espaço para que os servidores possam relatar aSEPAT casos de bens danificados em suas unidades. As transferências nosipac deverão acontecer no início de 2017, após concluído o inventário de2016, pois será com base nestes dados que as transferências serão realizadas,feito isso, pretendemos colocar em funcionamento outra parte do sistema,que refere-se aos chamados patrimoniais, neste ano já fizemos requisição dealteração do sistema para a TI, para que seja possível a implantação de talfuncionalidade. Quando a TI conseguir regularizar algumas questões dosistema, este será o canal a ser adotado para que os servidores informem aSEPAT sobre o dano em bens sobre sua responsabilidade.

Prazo para Implementação: Não podemos estipular um prazo, poisdependemos dos trabalhos de adequação do sistema. E não temos umaresposta sobre a nossa requisição. A requisição foi efetivada em 17/10/2016.

Recomendação: Que sejam repassadas as informações para registro naContabilidade dos bens a reparar, em reparo e inservíveis, bem como as




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baixas relacionadas a bens no patrimônio.

Manifestação do Gestor: Ainda não repassamos nenhuma destas informaçõesa Contabilidade, pois ainda não estamos em posse destas.

Como será Implementada: Durante o ano de 2017, conforme a SEPAT foridentificando e finalizando os trabalhos com cada grupo de materiaisdanificados a Contabilidade será devidamente informada.

Prazo para implementação: No correr do ano de 2017. Vale destacar que noano de 2016, por ser ano eleitoral não havia a possibilidade de se realizardoações, esse foi um dos principais motivos para termos adiado para 2017estas tarefas, visto que haviam demais atividades que necessitavam de umaatenção particular e urgente.


5.3 – Quadro com a situação atual das recomendações

Apresenta-se um resumo sobre as recomendações que estão sendo monitoradas, ressaltando-seque este relatório ainda não contempla todas as recomendações emitidas em 2016 em razão dealguns relatórios estarem sendo finalizados:

Ano Recomendações atendidas Recomendações emmonitoramento

Recomendaçõesencerradas

2014 52 9 0

2015 17 15 3

2016 5 24 0

6 – Análise consolidada acerca do nível de maturação dos controles internos do órgão,

com base nos trabalhos realizados.

Nas ações de auditoria realizadas no exercício de 2016 foram identificadas necessidades de

melhorias nos controles, principalmente em relação a emissão de relatórios gerenciais,

definição de responsabilidades, normatização, revisão de procedimentos, fluxos, segregação

de funções, utilização de sistemas informatizados, aprimorar a fiscalização de contratos,

dentre outros.

Destacamos a seguir algumas fragilidades constatadas:

a) Sistema de Concessão de Diárias e Passagens (SCDP): Com a descentralização dos

recursos e operacionalização do sistema SCDP nas unidades administrativas e acadêmicas,




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identificou-se fragilidades nos procedimentos e fluxos para aquisição das passagens. Em 2016

a Seção de Diárias e Passagens (SEDIP) encaminhou para análise da AUDIN, minuta que

estabelece os procedimentos para concessão de diárias e passagens. A unidade vem buscando

aprimorar os procedimentos a fim de melhorar a gestão do SCDP.

b) Gestão dos bens Imóveis: Realizou-se trabalho de auditoria na gestão dos bens imóveis,

sendo identificado fragilidades no registros contábeis, falta de registro no SPIUNET e

controles efetivos dos gastos com a manutenção dos imóveis, entre outros.

c) Fiscalização de Contratos: Na execução deste expediente de auditoria, restou comprovada

que a Administração não se ateve ao dispositivo editalício, quedando-se inerte quanto à

exigência positivada. Foram constatadas fragilidades na execução da fiscalização dos

contratos administrativos analisados na amostra, com inobservância de preceitos estabelecidos

no Termo de Referência pelas Contratadas, sem que houvesse o devido relato da ocorrência

pela Administração. Ademais, relatou-se no citado expediente de auditoria a necessidade da

atuação tempestiva e efetiva dos fiscais e gestores contratuais, a fim de que não seja exposta à

Administração a Culpa in Vigilando. O Departamento de Contratos, em resposta as

solicitações da AUDIN, esta buscando aprimorar os procedimentos a fim de mitigar os riscos

envolvidos na fiscalização dos contratos.

d) Projetos de Extensão: Motivou a instauração desse trabalho o Memorando Eletrônico nº

11/2016, emitido pela PROEX, solicitando a manifestação e orientações dessa unidade de

Auditoria Interna, acerca dos procedimentos a serem adotados. Foram identificados em vários

processos de prestação de contas algumas impropriedades sendo recomendado revisar e

providenciar as correções ou esclarecimentos necessários para a adequada instrução

processual das prestações de contas e estabelecer, no fluxo de avaliação da prestação de

contas, a etapa de conferência dos documentos apresentados, certificando sua regularidade e

atendimento às regras estabelecidas em edital, para subsidiar o parecer conclusivo do

CONSUEX.

e) Avaliação dos Controles Internos: Baseando-se no referencial COSO I e II, objetivou-se

avaliar o Controle Interno adotado nas Pró-Reitorias de Graduação (PROGRAD), de Extensão

(PROEX) e de Pesquisa e Pós Graduação (PRPPG), por meio da análise dos documentos que

formalizam as Atividades de Controle adotadas. Constatou-se que o Controle Interno

institucional é frágil e compromete a consecução dos objetivos. Diante dessa constatação,




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encaminharam-se recomendações à autoridade competente voltadas a capacitação dos

gestores em relação a Controle Interno, Gestão de Riscos e Governança e cumprir os ditames

da Instrução Normativa Conjunta MP/CGU nº 01/2016.

f) Área Acadêmica: No ano de 2016, foi desenvolvido trabalho de auditoria na área

acadêmica com foco no plano individual de trabalho docente, instituído pela Resolução

44/2014 do CONSUN/UNILA. Notou-se que a entrega do instrumento não era prática na

universidade, revelando fragilidades na implantação da estrutura dos Institutos como também

no registro do formulário no sistema SIGAA. No decorrer dos trabalhos houve incremento na

entrega do documento, demonstrando os esforços empreendidos pelos Institutos para o

cumprimento da norma e consolidação do uso desta ferramenta de planejamento. Sua eficácia

ainda depende da estruturação funcional dos Institutos.

A fim de contribuir com melhorias na gestão da UNILA, foram realizadas algumas açõespelas unidades administrativas, elencadas abaixo

a) Planejamento Estratégico Institucional: Com oportunidade de participação de todas as

áreas, resultando na construção da missão, visão, valores, cenário econômico e social, análise

SWOT e definição de ações estratégicas, com seus respectivos indicadores, cuja adequada

implementação fortalecerá a universidade no cumprimento de sua missão;

b) Carta de Serviços ao Cidadão: A gestão iniciou os trabalhos para elaboração da Carta ao

Cidadão, ferramenta que por objetivo informar o cidadão dos serviços prestados pela

Universidade, das formas de acesso a esses serviços e dos respectivos compromissos e

padrões de qualidade de atendimento ao público. Sua implementação deverá ocorrer em 2017

De uma forma geral, a cada ano, os controles da instituição implementados têm apresentado

melhorias ao longo do tempo, mas ainda carecem de aprimoramento.

7 – Descrição de fatos relevantes que impactaram positiva ou negativamente nos

recursos e na organização da unidade de auditoria interna e na realização das

auditorias.

No ano de 2016 a Universidade passou por uma nova greve dos Técnicos Administrativos a

qual retardou a conclusão dos trabalhos de auditoria previstos no PAINT/2016. Outra questão

foram as restrições orçamentarias que impactaram na realização de capacitações específicas,




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destacando em especial a de Tecnologia da Informação que, pela ausência de servidor lotado

na AUDIN com formação na área ou experiência sobre o tema, prejudicou a realização desta

ação em 2016. Apesar das dificuldades financeiras foram realizadas capacitações na

modalidade EAD, sem custos e outras ofertadas pela gestão da UNILA.

8 – Descrição das ações de capacitação realizadas.

Os servidores da Auditoria Interna participaram de capacitações presenciais ou à distância,

sendo apresentadas no anexo I deste documento.

9 – Descrição dos benefícios decorrentes da atuação da unidade de auditoria interna ao

longo do exercício.

A Auditoria Interna, em seus trabalhos realizados no exercício de 2016, emitiu

recomendações destinadas a melhorar a gestão da universidade. Destacamos que as

contribuições proporcionadas pela efetiva implementação das recomendações aumenta a

eficiência operacional, redução de riscos operacionais, financeiros e de imagem, melhoria dos

controles internos adotados, maior conformidade com as normas e legislação.

Cabe ainda destacar o bom relacionamento da AUDIN com os gestores da UNILA, que tem

contribuído na apresentação dos trabalhos de auditoria e na busca de soluções para aplicação

das recomendações.

Foz do Iguaçu, 24 de fevereiro de 2017.

Luiz Carlos Krudycz

Chefe da Auditoria Interna




Auditoria Interna

ANEXO




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Quadro 01 – Relação das Capacitações realizadas em 2016



Documents

PLANO ANUAL DE ATIVIDADE DE AUDITORIA INTERNA UNILA 2016... · 01 – Folha de Pagamento Análise das rubricas de auxílio transporte, incentivo à qualificação, insalubridade,