PORTE DOS EVENTOSpro-thor.com/wp-content/uploads/Evento2013.pdf · TIPOS DE EVENTOS Campeonato: evento periódico ligado especialmente a alguma forma desportiva. Casamento: ... em

PORTE DOS EVENTOSpequeno porte: até 200 participantes;

médio porte: entre 200 e 600 participantes;

grande porte: acima de 600 participantes;

megaevento: acima de 5.000 participantes.

Eventos fixos: realizados sempre no mesmo dia do ano. Exemplo: Independência do Brasil em 7 de setembro;

Eventos esporádicos: previstos e programados, mas realizados esporadicamente. Um exemplo é a posse do papa;

Eventos móveis: realizados segundo o calendário móvel ou segundo o interesse da entidade organizadora. Exemplos: Páscoa, carnaval.

Categoria dos eventosINSTITUCIONAL - Visa criar e firmar o conceito e a imagem da empresa, entidade, governo ou a personalidade.

PROMOCIONAL - Visa a promoção de um produto ou serviço de uma empresa, governo, entidade ou personalidade, com fins mercadológicos explícitos.

Exercícios (reunam-se em grupos de 05 pessoas).Apresentem (cada grupo) um exemplo de evento institucional e um promocional;

NATUREZA (área de interesse) DOS EVENTOS

Evento esportivo: jogos, torneios;

Evento familiar: aniversários, batizados, bodas, casamentos, encontros de

familiares e outros;

Evento político: comícios, convenções;

Evento profissional: ciclos de estudos, congresso, reuniões, seminários e

outros;

Evento religioso: conclave, culto, missa;

Evento social: bailes, desfiles, concertos, jantares.

Exercícios (reunam-se em grupos de 05 pessoas).

Cite e explique (cada grupo) 4 exemplos de eventos ligados a uma das

categorias acima)

TIPOS DE EVENTOSCampeonato: evento periódico ligado especialmente a alguma forma desportiva.

Casamento: é um evento importante e um costume social que requer muito trabalho e conhecimento para a preparação e a execução da festa.

Comícios: Concentração de público em local e horário, anunciados previamente, que tem por finalidade o discurso de candidatos a cargos eletivos quando expõem suas plataformas e programas para informar o público e angariar votos.

Conferência: reunião de um grupo de pessoas, coordenadas por um diretor ou presidente de mesa que fará a abertura dos trabalhos e a apresentação ao público do tema a ser debatido, bem como do conferencista. Geralmente, tem tempo determinado para sua exposição e, no final, coloca-se à disposição para perguntas.Congressos: promovido por entidades associativas, para deliberarem sobre assuntos de interesse profissional. Num congresso pode-se fazer uso de mesas redondas, sessões plenárias, reuniões de comissões, etc..Há programação social;

TIPOS DE EVENTOS

Convenção: reunião política ou empresarial com o objetivo de escolher candidatos ou tomar decisões classistas e outras;Coquetel: reunião de pessoas com a finalidade de comer e beber algo específico, normalmente de pé;Desfile: geralmente apresentado por um mestre de cerimônia que domine e conheça os produtos para informar, via microfone, aos participantes. Esportivo: reunião de pessoas para um acontecimento esportivo com a participação de atletas em competição: olimpíada, jogos diversos, uma partida de futebol, torneios desportivos e outros.

TIPOS DE EVENTOS

Exposições: reunião de pessoas para exporem produtos, ideias ou marcas sem necessidade da venda no local, apenas a divulgação para futuros negócios. Feiras: reunião de pessoas para exporem e/ou venderem produtos ou demonstrar serviços. Funerais: evento com cerimônia ou não, dependendo da importância social do falecido. Inauguração: ato solene que marca o início de atividades de um determinado empreendimento: edifício, aeroporto, hotel, igreja, etc. Caracteriza-se por uma cerimônia predeterminada e programada onde pode ser inserido o corte ou o desenlace de fita inaugural, descerramento de placas comemorativas e símbolos, discursos, hasteamento de bandeiras, apresentações de orquestras sinfônicas, etc.

TIPOS DE EVENTOS

Exercícios (em dupla)

Prepare uma apresentação oral em que você descreverá um evento, classificado por categoria, área de interesse e tipo. Após a descrição, explique por que você gostaria de trabalhar neste evento;.

Onde os eventos acontecem ?

O mercado profissional§Empresas internacionais estão investindo cada vez mais no Brasil;§O mercado de eventos é muito dinâmico, porque propicia novos negócios, novos clientes, novas empresas, novos produtos;§A promoção de pequenos eventos está se tornando mais profissional;§As empresas estão cada vez mais realizando festas para comemorar bons resultados. §As pessoas físicas contratam empresas para ocasiões especiais, como casamentos e formaturas.§O segmento de feiras cresceu significativamente;§Nos dias atuais, todas as categorias profissionais realizam eventos de formação e/ou aperfeiçoamento.

O PERFIL do ORGANIZADOR PROFISSIONAL de EVENTOS - OPE

•Cultura geral, informações atualizadas sobre o Município, o Brasil e o Mundo (globalização);

• Permanente curiosidade intelectual;

• Amplos embasamentos teóricos ;

•Ter boa expressão verbal;

•Capacidade administrativa, saber planejar;

•Dominar técnicas de redação.

O PERFIL do ORGANIZADOR PROFISSIONAL de EVENTOS - OPE

•Dominar regras de comportamento social. •Ser prestativo, mas não servil. •Ter capacidade de liderança. •Desenvolver gosto estético – do coletivo e não do individual. •Ser persuasivo – saber vender uma idéia, saber convencer as pessoas, não de maneira imperativa, mas consolidada em argumentos tangíveis.

A ATUAÇÃO do ORGANIZADOR de EVENTOS

COMO PESSOA JURÍDICA: Quando possui uma empresa organizada, registrada na forma da lei.

•Contrato Fixo – A empresa recebe uma importância previamente,

estipulada, só podendo haver alterações mediante consentimento mútuo. Parte deste valor – em torno de 20% - é adiantada na fase do pré-evento.

•Contrato de Risco – A empresa recebe uma percentagem do lucro auferido na realização do encontro. Neste caso, também será de praxe, um

adiantamento de 20% com base no planejamento financeiro para as despesas iniciais.

•Parceria Consignativa – Quando a empresa organizadora se associa ao promotor na co-promoção do evento. O resultado final é dividido

igualmente.

A ATUAÇÃO do ORGANIZADOR de EVENTOS

COMO PESSOA FÍSICA

Quando o organizador trabalha como prestador de serviços autônomo. Fornece, a quem o contratou, RPA – Recibo de Pagamento de Autônomo – para receber o pagamento por seus serviços.

O mercado profissional§Empresas internacionais estão investindo cada vez mais no Brasil;§O mercado de eventos é muito dinâmico, porque propicia novos negócios, novos clientes, novas empresas, novos produtos;§A promoção de pequenos eventos está se tornando mais profissional;§As empresas estão cada vez mais realizando festas para comemorar bons resultados. §As pessoas físicas contratam empresas para ocasiões especiais, como casamentos e formaturas.§O segmento de feiras cresceu significativamente;§Nos dias atuais, todas as categorias profissionais realizam eventos de formação e/ou aperfeiçoamento.

O mercado profissional§As pessoas físicas contratam empresas para ocasiões especiais, como casamentos e formaturas.

§O segmento de feiras cresceu significativamente;

§Nos dias atuais, todas as categorias profissionais realizam eventos de formação e/ou aperfeiçoamento.

A profissionalização de colaboradores é uma crescente necessidade no mercado.

Noções de planejamento do evento

§Planejamento: estabelecimento de um esquema orientador (tarefas futuras),

§ levantamento de necessidades;§ Prever e antecipar a solução de problemas;

§Planejamento estratégico: oferecer soluções tangíveis que permitam a minimização dos esforços para a obtenção dos resultados;§O plano de ação nada mais é que o conjunto de atividades a serem concretizadas, cada qual com prazos, responsáveis e recursos disponíveis;§É necessário investir em levantamento de dados e análises que servirão de diretrizes para a concepção de um plano de ação§

Noções de planejamento evento §Direção: tomada de decisão entre diversas alternativas:

§ delegação de tarefas; § coordenação das atividades individuais.

Noções de planejamento e organização do evento

§Controle: supervisão § verificação da execução do plano, § correção dos desvios em busca dos objetivos do seu

evento.§ É preciso ter em mente que os planos deverão ser

adaptados à dinâmica das circunstâncias. Variam conforme o tipo de evento.

ETAPAS DE ORGANIZAÇÃO DE UM EVENTOFASE DO PLANEJAMENTO:

Começa-se a dar forma a idéia, desempenhando várias atividades:

•reconhecimento das necessidades e elaboração de alternativas para satisfazê-las,• identificação dos objetivos, •coleta de informações sobre os participantes, promotores, entidades e outras organizações potenciais, •listagem dos resultados desejados, •estimativas econômica e técnica, •estimativas de tempo e recursos necessários à execução das tarefas, entre outras medidas;

ETAPAS DE ORGANIZAÇÃO DE UM EVENTO• FASE DO PRÉ – EVENTO

Inicia-se a execução de atividades do planejamento propriamente dito como:

•Identificação de entidades físicas e jurídicas com interesses voltados para a implementação do evento;

•detalhamento dos aspectos administrativos propriamente ditos, como:

• detalhamento do projeto;• detalhamento dos aspectos administrativos, técnicos e

econômicos;• definição dos serviços a serem contratados;

• detalhamento dos resultados desejados; • detalhamento do orçamento básico;• elaboração do cronograma de ações.

•

ETAPAS DE ORGANIZAÇÃO DE UM EVENTO

FASE DO EVENTO

Nesta etapa, procura-se ajustar os resultados desejados aos desempenhos possíveis. O esforço de diversos profissionais começa a se caracterizar

com a execução de todo o planejamento previamente estipulado.

ETAPAS DE ORGANIZAÇÃO DE UM EVENTO

FASE PÓS-EVENTO

• Analisar os resultados finais obtidos: confrontação dos resultados obtidos com os esperados e desejados,

• Elaboração de documentação final reunindo os vários modelos de relatórios: anais, agradecimentos formais e clipagem.

•Analisar e propor soluções de possíveis falhas;

• Análise dos acertos e equívocos cometidos durante a realização do evento.: opinião do contratante associada à pesquisa de opinião do

cliente;

DETALHAMENTO: FASE DO PLANEJAMENTO

FERRAMENTAS PARA COLETA DE INFORMAÇÕES PRÉVIAS

• Pesquisa de Mercado:• É a coleta de informações e dados utilizando diversos meios como

jornais, revistas, livros, textos, etc.;• Objetivo: obter informações atuais sobre o setor de eventos,

quais são as novidades sobre determinado tema de determinado evento, entre outro;

• A internet permite uma ampla rede para consultas em um curto espaço de tempo.

DETALHAMENTO: FASE DO PLANEJAMENTOFERRAMENTAS PARA COLETA DE INFORMAÇÕES PRÉVIAS

• Pesquisa de Opinião:• Coleta de informações frente a um grupo de pessoas;• Questionário elaborado pela comissão organizadora;• Objetivo: certifica-se do real interesse do público no evento ou descobrir como

o público deseja que o evento seja; • Como elaborar: perguntas fechadas, ou seja, com local para se marca a

resposta. Entre 08 e 14 questões com 4 a 5 opções para marcar, conforme interesse do pesquisador.

Trabalho em trioElaborar 8 questões para uma pesquisa de opinião


NO QUE MAIS DEVEMOS PENSAR?

OBJETIVOS• O que queremos atingir com a realização de um evento?• O que o promotor do evento deseja com o evento:

PROMOCIONAL OU INSTITUCIONAL;• O organizador deseja lucro, mas isso não precisa ser

mencionado no projeto;


Público –alvo

• Quem irá participar do evento?• Quantas pessoas se espera que participem do evento?• Representam fonte de dinheiro para o evento?• Poderão ser agrupados em função do interesse de um

determinado perfil (idade, sexo, profissão, nível de escolaridade, habitantes de regiões definidas);


ESTRATÉGIAS

LOCAL: O QUE LEVAR EM CONSIDERAÇÃO?• Escolhendo a cidade:

• A rede hoteleira possui qualidade e quantidade suficientes para o público esperado?

• Os acessos aéreos, terrestres, marítimos e fluviais apresentam capacidade e regularidade adequados?

• As infraestrutura para deslocamento interno da cidade atende ao evento?

• A cidade oferece condições de segurança adequada ao evento;• Há atrativos e passeios turísticos na cidade?• E muitos outros detalhes;


ESTRATÉGIAS

LOCAL: O QUE LEVAR EM CONSIDERAÇÃO?• Escolhendo o local:

• A localização facilita a chegada dos participantes?• há uma malha de transportes adequada ao público

(transporte coletivo – ônibus, táxi, metrô, trens urbanos, vans – e transporte individual – estacionamento)?

• As instalações internas são compatíveis com o nosso evento, em termos de capacidade, de conforto, de recursos tecnológicos?


ESTRATÉGIAS

DATA E HORÁRIO

• O tipo de evento vai influenciar na data e horário;

• Procurar saber datas e horários em que o público tem disponibilidade;

• Verificar calendário de eventos da região;

• Verificar datas cívicas e religiosas para não coincidir;


ESTRATÉGIAS

TEMÁRIO

l Leva-se em consideração as demandas ou interesses do público-alvo do evento;l Há um tema central e podem ter subtemas:l Exexplos:l Tema: Turismo Rural / Subtemas: Turismo Rural na Agricultura

Familiar; Turismo Rural e inclusão social; Turismo Rural e desenvolvimento sustentável.

l Tema: Eventos Desportivos / Subtemas: Campeonatos de futebol / Arbitragem / Eventos com esportes individuais.


ESTRATÉGIAS

SLOGAN

l lÉ o resumo, em duas ou três palavras de impacto, que irá compor toda a campanha de divulgação.

l Exemplos: l Copa 2014: Slogan: “Juntos num só ritmo”. l Rio 2016: Slogam: “Viva sua Paixão”.


ESTRATÉGIAS

ESTRATÉGIA DE COMUNICAÇÃO

l Baseada no perfil do público-alvo;

l Quais os veículos e ferramentas de comunicação que serão utilizados?

lCustos poderão influir na escolha de ferramentas;


ESTRATÉGIAS

ESTRATÉGIA DE COMUNICAÇÃO: FERRAMENTAS

Mala direta: correspondência entregue fisicamente ou por meios eletrônicos


ESTRATÉGIAS


Mala direta: correspondência entregue fisicamente ou por meios eletrônicos

lPoderosa ferramenta de marketing que pode fortalecer a imagem do evento juntamente com outras estratégias de divulgação;

lIntegrada com o banco de dados do sistema de Notícias, permite que as novidades do evento sejam enviadas para todos os e-mails cadastrados;

lEnvio de Cartão Aniversário, surpreendendo os participantes do evento de uma forma muito especial;lPossui o recurso Indique a um Amigo, gerando maior divulgação do evento;

lAlto índice de retorno;lObedece a política de anti-span, permitindo que as pessoas que não queiram mais receber e-mail possam

desabilitar o recebimento;lO sistema possui um lay-out padrão para notícias relacionadas à rotina do evento e e-mails parametrizados

para usuários inscritos, com pagamentos pendentes, etc;lPermite o envio de newsletter em formato html com lay-out totalmente personalizado para cada evento,

dando ênfase à identidade gráfica e a eficácia da comunicação e;lAcompanhamento do recebimento dos e-mails: o sistema registra quais usuários já leram o e-mail enviado.

lPermite que os interessados em receber mensagens possam se cadastrar através do site do evento;lPermite a importação de e-mails e dados da entidade promotora e

lPode-se fazer uma pesquisa através da ferramenta enquête atrelada ao e-mail;


ESTRATÉGIAS


Cartazes

lMedida variável (48x32 ou 54x36 cm);

l Informações básicas sobre o evento;

l São fixados em pontos estratégicos onde o público-alvo tende a circular;

DETALHAMENTO: FASE DO PLANEJAMENTOESTRATÉGIAS


Cartazes


ESTRATÉGIAS


Press Release

lInstrumento de comunicação dirigido exclusivamente para a imprensa escrita e eletrônica;

lDespertar o interesse dos jornalistas em realizar matérias que noticiem o acontecimento.

lE:\Aulas 2012\PRONATEC\Disciplinas\Técnico em eventos\Pressrelease.pdf


ESTRATÉGIAS


Outdoors/Backlights

lSão veículos de grande porte que atingem um numeroso público; lGeralmente contratados para uma série de exibições sobre o evento,

contendo informações básicas.


ESTRATÉGIAS


OUT-DOORPainéis de grade que trabalham com a comunicação de massa

e são alocados por um determinado período de tempo (geralmente 15 dias).


ESTRATÉGIAS


PAINEL ELETRÔNICO

A versão moderna do outdoor, com controle computadorizado, utiliza pequenas lâmpadas o que possibilita que a mensagem não fique estática, como no outdoor, mas se apresente dinâmica, com inclusões de pequenas mensagens e fotografias em alta resolução.


ESTRATÉGIAS


BACK-LIGHT

Também uma nova versão do out-door, só que em menor proporção e com iluminação interna, o que permite sua

visualização até no período noturno.


ESTRATÉGIAS


FRONT-LIGHT A mesma estrutura do back - light, só que apresenta iluminação

frontal.


ESTRATÉGIAS


BUS-DOOR -

Pequenos painéis colocados na parte traseira dos ônibus.


ESTRATÉGIAS


FOLDER

Folhetos informativos que são encaminhados por remessa postal para o público-alvo ou entregues em mãos.


FONTES DE RECURSOS

●Patrocínio: o anunciante paga uma quantia (cota de patrocínio) em troca de espaço para divulgaõa de sua marca.●

●Apoio: o anunciante oferece produtos ou servços da empresa em troca de espaço para divulgaõa de sua marca.

●APOIO E PATROCÍNIO SE REVERTEM EM PUBLICIDADE●

●

●

●Outras formas de captação de recursos: venda de stands, Ingressos, doações, eventos paralelos, entre outros, sem retorno publicitário;


RECEITA x DESPESAS

RECEITA = TODO O DINHEIRO QUE ENTRA;DESPESA = TODO O DINHEIRO QUE SAI;

LUCRO= Receita - Despesa

Como todo o dinheiro que sai (DESPESA) reduz o valor do lucro temos que trabalhar para ter o mínimo de despesa e isso requer

PLANEJAMENTO

PLANEJAMENTO FINANCEIRO

A partir deste momento, podemos estipular o valor do patrocínio ou das cotas de patrocínio, pois mais de um empresa poderá associar sua marca a um evento.


RECEITA x DESPESAS

PLANO ORÇAMENTÁRIO: DESPESAS (mínimo 3 orçamentos)

●MATERIAIS: análise quantitativa de material necessário como: pastas, blocos, canetas, crachás, etiquetas, impressos, certificados, etc;● VERIFICAÇÃO DOS EQUIPAMENTOS AUDIOVISUAIS: projetores, computadores, microfones, sim, iluminação, etc..;● RECURSOS HUMANOS - Quantos e quem são os profissionais necessários para a concretização do evento;●PROGRAMAÇÕES SOCIAIS E TURÍSTICAS: poderão estar inclusas na inscrições e constuir em despesas;● Outros: palestrantes, espaços, divulgação, segurança, etc..


RECEITA x DESPESAS


●

HONORÁRIOS DO PROFISSIONAL ORGANIZADOR / EMPRESA - Valor cobrado pela pessoa física ou jurídica para o planejamento, organização e execução do evento.

CUSTO ADMINISTRATIVO / LOGÍSTICO / DE PESSOAL - Custos operacionais como aluguel de salão, recursos humanos, material de secretaria, material e identificação folheteria, programação visual, etc.

COMISSÕES - Valor pago aos profissionais de comercialização com a venda de

espaço

TAXAS - Valores pagos á prefeitura ou órgãos como ISS, ECAD, etc. Depende do porte do evento, existirão, também, as taxas de seguros contra incêndio, roubo, adiamento, etc.


RECEITA x DESPESAS




RECEITA x DESPESAS




RECEITA x DESPESAS




RECEITA x DESPESAS

CRONOGRAMA

Apresenta as divisões de todas as providências que deverão ser tomadas são aglutinadas em fases distintas e prazos para sua realização

CRONOGRAMA 1 – PRÉ-EVENTO ATIVIDADES RESPONSÁVEL PERÍODO Comissão Organizadora Comissões de Setores Detalhamento do Projeto Parcerias Divulgação Convites Inscrições Compra de Material Contratação de Serviços Negociação de Tarifas


RECEITA x DESPESAS

CRONOGRAMA


CRONOGRAMA 2 - EVENTO ATIVIDADE RESPONSÁVEL PERÍODO Formação das Equipes Operacionais Confirmação das Características do Espaço do Evento

Preparação de Material de Controle para o Evento

Preparação de Material para Participantes Preparação de Material para Palestrantes Reprodução de Textos Definição de serviços Preparação de Secretaria Planejamento e Transportes Planejamento de Receptivo de Palestrantes Planejamento de Receptivo de Participantes


RECEITA x DESPESAS

CRONOGRAMA


CRONOGRAMA 3 – PÓS-EVENTO ATIVIDADE RESPONSÁVEL PERÍODO Desmontagem do Espaço Devolução de Materiais e Equipamentos Pagamento de Fornecedores Pagamento de Equipe de Trabalho Cartas de Agradecimento Elaboração de Relatórios Prestação de Contas


RECEITA x DESPESAS

CRONOGRAMA


CRONOGRAMA 3 – PÓS-EVENTO ATIVIDADE RESPONSÁVEL PERÍODO Desmontagem do Espaço Devolução de Materiais e Equipamentos Pagamento de Fornecedores Pagamento de Equipe de Trabalho Cartas de Agradecimento Elaboração de Relatórios Prestação de Contas


ELABORAÇÃO DO PROJETO

Finalidade: ser um documento apresentável de consulta e visualização do evento, não só para a equipe de trabalho, mas também para os futuros patrocinadores e apoiadores.

SINTÉTICOOBJETIVO

INFORMATIVOBEM ORGANIZADO

z


ELABORAÇÃO DO PROJETO

ORGANIZAÇÃO SUGERIDA

●Apresentação – 2 laudas – é a descrição do evento, totalmente detalhado (quase um resumo dos itens posteriores);●Objetivos – 1 lauda (de 27 a 29 linhas) – O que se pretende alcançar com o evento (não confundir com os da empresa organizadora);●Justificativa – 1 Lauda – deve apresentar o porquê do evento, qual a sua finalidade (venda a ideia, importãncia do evento);●Público- alvo – 1\2lauda – apresenta- se o perfil e a expectativa de público (qualidade e quantidade);●Programação – 1 lauda- ;●Estratégia de comunicação;●Planejamento financeiro:

● Despesas:planilha de custos;● Receitas: Fontes de recursos;● Cronograma financeiro

●Informação complementares: clipping, por exemplo;

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