PREFEITURA MUNICIPAL DE AREADO

PREFEITURA MUNICIPAL DE AREADO

Estado de Minas Gerais

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DECRETO Nº 2.520, DE 9 DE ABRIL DE 2021.

Institui o Regulamento Interno da Prefeitura do Município

de Areado na forma que especifica.

O Prefeito do Município de Areado, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo

art. 78, inciso VI, da Lei Orgânica do Município, e

CONSIDERANDO a instituição de grupo de trabalho, com a atribuição de elaborar

estudos e propor a atualização do Regulamento Interno da Prefeitura do Município de Areado;

CONSIDERANDO a proposta de instituição do Regulamento Interno da Prefeitura do

Município de Areado formulada pelo referido grupo de trabalho;

CONSIDERANDO a necessidade de padronização e regulamentação dos processos

administrativos, bem como a segurança juridica do atos adminitrativos,

DECRETA:

Art. 1°. É instituído o Regulamento Interno da Prefeitura do Município de Areado, em

conformidade com as disposições emergentes dos anexos I e II do presente Decreto.

Art. 2º. Este Decreto entra em vigor a partir de 1 de maio de 2021.

Art 3°. Revogam-se disposições em contrário.

Prefeitura Municipal de Areado, 9 de abril de 2021.

Douglas Ávila Moreira

Prefeito Municipal



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DECRETO Nº 2.520, DE 9 DE ABRIL DE 2021.

ANEXO I

REGULAMENTO INTERNO

CAPÍTULO I

DA HIERARQUIA FUNCIONAL

Art. 1º. Para efeito deste Regulamento, considera-se:

I. órgão administrativo: o conjunto de serviços homogêneos,

tecnicamente autônomos, detentor de prerrogativas funcionais

próprias que, com atribuições específicas e nos limites de sua

competência funcional, expressam a vontade do Executivo Municipal

e a vinculam por seus atos, manifestados através de seus

Secretários/Diretores ou autoridades equiparadas;

II. órgão colegiado: aquele que atua e decide pela manifestação

conjunta e majoritária da vontade de seus membros, estando

vinculadas suas deliberações e decisões às normas regulamentares;

III. órgão permanente: aquele que tem o poder de deliberação e decisão

no âmbito de sua competência específica, mediante vinculação a

procedimento legal, regulamentar ou regimental, atuando em caráter

permanente, inclusive assessorando e orientando a Administração

nos assuntos que lhes são pertinentes;

IV. unidade administrativa: o agrupamento de serviços homogêneos,

relativamente autônomos no que diz respeito a direção, controle e

decisão dos assuntos de sua competência funcional e específica,

sujeitos ao controle e à subordinação hierárquica de um órgão

administrativo;

V. subunidade administrativa: aquela que, com reduzido poder decisório

e predominância de atribuições, executa atividade-meio, realizando

serviços de rotina, tarefa de formalização de atos administrativos,

cumprimento de decisões superiores, atendimento ao público e as

primeiras soluções em casos individuais, sob subordinação e

controle hierárquico superior.

Parágrafo único. Exemplificativamente, são:

I. órgãos administrativos: as Secretarias e o Gabinete do Prefeito;

II. órgãos colegiados: os Conselhos Municipais;

III. órgãos permanentes: a Comissão Municipal de Defesa Civil;



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IV. unidades administrativas: os Departamentos;

V. subunidades administrativas: as Divisões, as Seções e os Setores.

Art. 2º. São competentes para decidir, na escala

hierárquica da Administração Municipal, constituindo-se em instâncias

administrativas:

I. o Prefeito Municipal;

II. os titulares de Órgãos;

III. os titulares de Unidades;

IV. os titulares de Subunidades.

Art. 3º. O Prefeito poderá avocar, para sua decisão,

qualquer matéria para a qual seja recomendada a deliberação do Chefe do

Executivo Municipal.

Parágrafo único. A faculdade referida neste artigo também

é atribuída aos Secretários/Diretores Municipais, em suas respectivas

competências.

Art. 4º. Compete às autoridades enumeradas nos incisos II,

III e IV do art. 2º:

I. decidir os assuntos de sua alçada, de acordo com a legislação

vigente;

II. exarar, nos processos e outros documentos, informações, pareceres

e despachos, bem como juntar atas de reuniões, adotando ou não os

pareceres emitidos pelos inferiores hierárquicos;

III. conhecer e decidir os recursos interpostos de despachos das

autoridades hierárquicas inferiores.

Parágrafo único. Poderão também ser encaminhadas ao

Prefeito as questões que os Secretários/Diretores prefiram submeter à decisão

ao Chefe do Executivo, bem como aquelas que envolvam duas ou mais

secretarias.

CAPÍTULO II

DAS CORRESPONDÊNCIAS OFICIAIS

Art. 5º. Redação oficial é a maneira pela qual o Poder



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Público redige atos normativos e comunicações.

Art. 6º. A redação oficial deve caracterizar-se pela

impessoalidade, uso de padrão culto de linguagem, clareza, concisão,

formalidade e uniformidade.

Art. 7º. A necessidade de empregar determinado nível de

linguagem nos atos e expedientes oficiais decorre, de um lado, do próprio

caráter público desses atos e comunicações, e de outro, de sua finalidade.

Art. 8º. São espécies de correspondências empregadas na

Prefeitura do Município de Areado:

I. ofício: utilizado para comunicações com outros órgãos e níveis de

governos e particulares, na forma do art. 114 deste Regulamento

Interno;

II. comunicação interna – C.I.: utilizada para comunicações entre

unidades administrativas de um mesmo órgão, na forma dos artigos

115 e 116 deste Regulamento Interno.

CAPÍTULO III

DAS NORMAS PARA ORDENAMENTO DOS PROCESSOS

SEÇÃO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 9º. As decisões administrativas serão proferidas e

registradas nos seguintes tipos de documentos:

I. processos comuns;

II. processos especiais;

III. requerimentos padronizados;

IV. comunicações internas.

Art. 10. Considera-se processo, para os fins deste

regulamento, o conjunto regularmente autuado e formado por requerimentos,

documentos, atas de reuniões, pareceres e informações instrutórias,

necessárias às tomadas de decisões, de relevância administrativa.



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Parágrafo único. Não se incluem na categoria de processos

os documentos formados para os atos de administração interna, para

comunicações ou correspondências, bem como aqueles destinados à

execução de atos administrativos, mediante formulários padronizados, com

fluxos pré-determinados.

Art. 11. Os processos têm por objetivo a tomada de

decisão, consubstanciada em despacho decisório.

Art. 12. Distinguem-se os processos em:

I. processos comuns;

II. processos especiais.

SEÇÃO II

DO PROCESSO COMUM

Art. 13. Os processos não enquadrados na categoria de

especiais deste regulamento, classificam-se em comuns.

SEÇÃO III

DO PROCESSO ESPECIAL

Art. 14. São processos especiais aqueles cujo rito é

definido em legislação específica, que lhes determina regras próprias.

Art. 15. Enquadram-se na categoria de especiais os

processos:

I. de licitações;

II. de sindicâncias;

III. administrativos disciplinares;

IV. de tomadas de contas;

V. de aprovação de plantas;

VI. de parcelamento de solo;

VII. administrativos tributários.



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Art. 16. O processo especial será organizado, instruído,

decidido, encerrado e arquivado, de acordo com o que dispuser sua legislação

própria, aplicando-se a ele as normas deste regulamento, no que não

contrariarem com a legislação que lhes é específica.

SEÇÃO IV

DA FORMAÇÃO DO PROCESSO

Art. 17. Os requerimentos e demais documentos que

devam ser levados ao conhecimento das autoridades municipais, para uma

decisão administrativa, serão inicialmente entregues à Divisão de Protocolo

Geral, para serem numerados e autuados.

§ 1º. Nenhum processo ou documento poderá ficar retido

na Divisão de Protocolo Geral por mais de 24 horas, salvo se depender de

informações de terceiros.

§ 2º. Os requerimentos ou papéis, para serem recebidos,

deverão:

I. indicar a autoridade a que são dirigidos;

II. conter nome completo, RG, CPF, endereço residencial completo,

incluindo o número do CEP, do telefone, do endereço eletrônico e

razão social, local da sede, inscrição municipal e CNPJ, em caso de

pessoa jurídica;

III. ser redigidos em termos convenientes, claros e precisos, em especial

com relação à descrição dos fatos e ao objeto do pedido, podendo

ser digitados ou manuscritos;

IV. ser assinados pelo interessado ou a rogo, pelo representante legal

de pessoa jurídica, ou por procurador devidamente habilitado,

mediante a juntada do competente instrumento de procuração;

V. ser instruídos com os documentos indispensáveis ao exame do

pedido, bem como dos exigidos pela legislação pertinente;

VI. tratar exclusivamente de um só assunto, embora ao pedido principal

possa seguir-se de pedido subsidiário, sucessivo ou alternativo;

VII. Ter justificativa fundamentadas.

Art. 18. A critério do interessado poderão ser remetidos

pelo correio requerimentos, solicitações, informações, reclamações ou

quaisquer outros documentos endereçados aos órgãos da Administração.



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§ 1º. Juntamente com os documentos referidos no caput

deverá ser encaminhado comprovante de depósito bancário ou cheque nominal

à Prefeitura do Município de Areado para o recolhimento da taxa de expediente

prevista no Código Tributário do Município de Areado.

§ 2º. Quando o documento destinar-se a integrar processo

já em tramitação, o interessado deverá indicar o respectivo número de

protocolo, não incidindo, neste caso, a cobrança de taxa de expediente.

Art. 19. Preenchidas as condições do art. 17, os

requerimentos ou demais documentos serão recebidos, determinando-se no

ato:

I. o número do processo;

II. a data de recebimento;

III. o número de documentos instrutórios.

Parágrafo único. Após a protocolização será fornecido

comprovante, no qual constará:

I. o número, ano e volume do processo;

II. o CRC – código de registro de contribuinte para acesso à internet;

III. a data da abertura do volume;

IV. o nome do requerente;

V. o assunto.

SEÇÃO V

DO REQUERIMENTO PADRONIZADO

Art. 20. O requerimento é um documento em formulário

padronizado instituído com a finalidade de exame e decisão do processo.

SEÇÃO VI

DA AUTUAÇÃO

Art. 21. Recebido e numerado o requerimento e demais

documentos, será procedida a sua autuação, consistente em:

I. preenchimento da capa, que conterá os elementos de identificação:

número do processo, nome do interessado, assunto e data de



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autuação;

II. numeração de folhas e documentos instrutórios, contendo número e

ano do processo e a rubrica do servidor que executar a tarefa;

III. registro de informações básicas sobre o processo.

Art. 22. Os documentos que constituírem processo serão

reunidos em volumes, capeados e numerados.

§ 1º. Cada volume deverá possuir no máximo 200

(duzentas) folhas, abrindo-se novo volume e lavrando-se os competentes

termos, visando sua conservação, ao ser atingido esse limite ou quando se

tratar de juntada de grande quantidade de plantas,.

§ 2º. Os volumes só poderão tramitar conjuntamente.

§ 3º. O termo de encerramento do processo deverá

mencionar quantos volumes o compõem.

Art. 23. Os documentos internos, tais como ofícios,

comunicações internas, ordens de serviços e outros assemelhados, somente

serão autuados pela Divisão de Protocolo Geral por solicitação de diretorias de

divisão ou autoridades de nível hierárquico equivalente ou superior a estes, os

quais fornecerão elementos de identificação necessários ao preenchimento da

capa do processo, que identificará como interessado o órgão, unidade ou

subunidade pela qual responde o subscritor.

§ 1º. A Divisão de Protocolo Geral somente aceitará

documentos originais.

§ 2º. Entende-se por documentos internos todos aqueles

produzidos pelos órgãos da Administração Municipal.

SEÇÃO VII

DO REGISTRO DOS PROCESSOS

Art. 24. Encerrada a autuação será o processo registrado

pela Divisão de Protocolo Geral, para efeito de controle de tramitação.

Art. 25. O registro de controle dar-se-á através de

aplicativo informatizado – Sistema de Protocolo – especialmente criado para

esse fim, em função do número do processo e do nome do interessado,

seguindo a classificação numérica.

Art. 26. A tramitação dos processos será registrada

exclusivamente no sistema informatizado.



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SEÇÃO VIII

DO ENCAMINHAMENTO E DA MOVIMENTAÇÃO

Art. 27. Autuado o processo, será ele remetido ao Prefeito

Municipal ou ao órgão que deva apreciar o assunto em primeiro lugar.

Art. 28. A prioridade na tramitação dos processos

poderá ser determinada das seguintes formas:

I. em caráter preferencial, pelo Prefeito;

II. em caráter urgente, pelos Secretários/Diretores municipais e

autoridades equiparadas;

III. em caráter extraordinário, pela Divisão de Protocolo Geral, para

aqueles que tenham como parte ou interveniente pessoa com idade

igual ou superior a sessenta anos.

Parágrafo único. A anotação de prioridade no

andamento será aposta na capa do processo, por carimbo padronizado ou

etiqueta adesiva.

Art. 29. Após a distribuição inicial dos processos,

esses somente circularão em virtude de cota de encaminhamento ou de

despacho.

Art. 30. Para serem encaminhados de uma unidade

ou subunidade administrativa a outra, os processos deverão ser lançados no

sistema informatizado, fazendo constar o seu número de ordem, ano e as

providências tomadas.

Art. 31. Deverá ser reduzido o máximo possível a

tramitação dos processos, evitando-se encaminhamentos desnecessários ou

meramente protelatórios.

Art. 32. Poderão ser utilizadas informações verbais

ou providências mais rápidas ou diretas, servindo-se de todos os meios de

comunicações disponíveis.

Art. 33. Nenhum processo deverá ser encaminhado

sem a indicação do destino ou de qual seja a providência a tomar.



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Parágrafo único. É vedado o despacho de visto,

devendo a autoridade que endossar qualquer informação ou parecer

manifestar-se expressamente, a menos que o processo seja remetido para

simples ciência.

CAPÍTULO IV

DOS PRAZOS

Art. 34. Os prazos contam-se em dias corridos,

excluindo-se o dia de início e incluindo-se o do vencimento, sendo contados a

partir do primeiro dia útil, ressalvados os casos expressamente previstos na

legislação e no presente Regulamento Interno.

Parágrafo único. Considera-se prorrogado o prazo até o

primeiro dia útil subsequente quando o vencimento ocorrer em dia de

expediente anormal.

Art. 35. A tramitação dos processos, documentos e

expedientes em geral pelos vários órgãos e unidades administrativas, deverá

processar-se com a máxima celeridade, em rigorosa observância dos prazos

especiais que forem fixados para cada caso pelas autoridades competentes,

segundo a natureza da matéria.

Art. 36. Quando não houver prazo especificamente

estipulado, deverão ser observados os seguintes prazos máximos de

processos e documentos em cada órgão ou unidade administrativa:

I. dez dias úteis: para informações ou providências;

II. vinte dias úteis: para apresentação de pareceres ou soluções que

dependam de estudos mais detalhados.

CAPÍTULO V

DA REDAÇÃO, FORMA, ZELO E URBANIDADE

Art. 37. Os despachos, pareceres, decisões e demais

assuntos tratados nos processos deverão ser redigidos em linguagem concisa,

clara e restrita ao assunto em estudo.

§1°. É obrigatório o uso da ortografia oficial.



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§2°. A Administração Municipal editará e publicará manual

de orientação de procedimentos administrativos.

§ 3°. É delegada à Secretaria de Administração e Fazenda

a edição e a publicação do manual de orientação de procedimentos

administrativos.

Art. 38. Todas as informações, pareceres, atas de

reuniões e despachos serão incluídos ou expressos no processo, sendo

obrigatória a total utilização da frente da folha, preferencialmente em forma

datilografada ou digitada.

Art. 39. Serão evitadas emendas e rasuras nos

despachos, informações, pareceres e atas de reuniões, ficando proibido o uso

de qualquer tipo de corretivo.

Art. 40. A frente da capa dos processos não poderá

ser carimbada, receber notas ou escritos de qualquer natureza, salvo as

indicações preferencial ou urgente, previstas no art. 28 e a correspondente à

juntada de outros processos, para as quais haverá lugar previamente

designado.

Art. 41. Os servidores que manusearem os

processos zelarão pelo adequado ordenamento, verificando a correta

numeração de suas folhas e o ano do processo.

Art. 42. Na constatação de equívoco na numeração

de folhas ou ano, o processo deverá ser remetido ao órgão onde se originou o

erro para sua devida correção e justificativa.

Art. 43. Sem prejuízo da tramitação, os processos

com capas dilaceradas não poderão circular, sendo indispensável a sua

remessa à Divisão de Protocolo Geral a fim de serem substituídas ou

restauradas.

Art. 44. Os processos com início de mutilação ou

adulterados não poderão tramitar pelos órgãos e unidades administrativas,

devendo ser imediatamente remetidos ao secretário da área em que se

encontram, para apuração de responsabilidades.

CAPÍTULO VI



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DAS RETIFICAÇÕES

Art. 45. É permitido o uso da expressão “em tempo”

para os casos de complementação de informações ou constatação de erros

junto ao texto impresso.

Art. 46. As retificações na capa de um processo só

poderão ser procedidas pela Divisão de Protocolo Geral.

CAPÍTULO VII

DA DATA, ASSINATURA E IDENTIFICAÇÃO

Art. 47. A data, contendo dia, mês e ano virá escrita

logo após a codificação adotada do órgão, unidade ou subunidade

administrativa e em seguida a assinatura do seu titular.

Art. 48. O nome do subscritor do despacho,

informação, relatório ou parecer, será reproduzido por extenso.

Art. 49. A designação da Secretaria, Departamento,

Divisão, Seção ou Setor deverá ser produzida por extenso, seguida da

designação do cargo, cuja identificação poderá ser feita por meio de carimbo

ou de forma digitada/datilografada.

CAPÍTULO VIII

DA INSTRUÇÃO PROCESSUAL

SEÇÃO I


Art. 50. Os pronunciamentos contidos em processos

classificam-se em:

I. informações;

II. pareceres;



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III. atas de reuniões;

IV. despachos.

Art. 51. Durante a instrução do processo será

evitada toda e qualquer movimentação dispensável, procedendo-se à coleta de

informações necessárias para inclusão no processo na unidade em que se

encontrar, sem a sua tramitação.

Art. 52. A responsabilidade pelos pronunciamentos,

guarda e controle cabe ao titular da subunidade, unidade ou órgão

administrativo em que o processo esteja.

Art. 53. Os pronunciamentos, pareceres e

informações envolvem a responsabilidade direta de seu signatário, sem

prejuízo da responsabilidade da respectiva chefia, diretoria ou secretaria,

quanto aos seguintes aspectos:

I. nos casos de informações, os titulares dos cargos referidos no caput

responderão pela qualificação do servidor incumbido de prestá-las;

II. nos casos de pareceres que sirvam para a fundamentação de

despachos, a chefia ou órgão superior promoverá sua juntada ao

processo;

III. nos casos dos pareceres que instruam os processos a serem

remetidos a outro órgão, a chefia ou órgão promoverá a juntada ao

processo e emitirá sua concordância ou, alternativamente, juntará

outro pronunciamento que expresse sua opinião.

Parágrafo único. A eventual omissão de

manifestação da chefia, diretoria ou secretaria será considerada como

expressão de sua concordância com o parecer juntado ao processo.

SEÇÃO II

DAS INFORMAÇÕES

Art. 54. A informação é a consignação de dados

feitos para esclarecimento da matéria objeto de exame no processo.

Art. 55. As informações serão prestadas sempre em

papel de modelo oficial.



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Art. 56. A folha de informações, para ser juntada ao

processo, deverá ser numerada, assinada e rubricada a tinta pelo servidor

informante.

Art. 57. Toda informação prestada na forma do

artigo anterior será apreciada pelo superior hierárquico do servidor informante.

Art. 58. As informações deverão limitar-se ao

assunto do processo e quando fizerem menção a leis, decretos, resoluções,

portarias e ordens de serviços, estas serão instruídas com a transcrição do

texto invocado ou a inserção de cópia reprográfica ao processo.

Art. 59. Os termos da informação serão escritos por

extenso, ressalvando-se o uso de abreviaturas oficialmente aprovadas.

Art. 60. Toda informação prestada deverá conter

elementos que correspondam aos fins do processo.

SEÇÃO III

DOS PARECERES

Art. 61. Parecer é a análise conclusiva, emitida por

servidor qualificado, de aspectos pertinentes ao assunto tratado no processo e

que se destinam a fundamentar sua decisão.

Art. 62. O parecer constará de quatro partes

essenciais:

I. ementa: resumo do assunto tratado no parecer;

II. introdução: em que se faz um histórico do problema ou assunto do

objeto do parecer;

III. apreciação: análise da matéria sob prisma técnico;

IV. conclusão.

Art. 63. Os pareceres poderão ser copiados em

papel, por meio magnético ou inseridos no sistema informatizado e arquivados

na secretaria emitente para futuras consultas.



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Art. 64. Deverá ser dado conhecimento aos

subscritores de pareceres de todo despacho de autoridade superior que deles

discorde.

SEÇÃO IV

DAS ATAS DE REUNIÕES

Art. 65. As atas de reuniões são lavradas para o

registro da análise conjunta de questões suscitadas no processo, elaboradas

em trabalho de grupo.

Art. 66. Durante a instrução do processo, quando a

análise da matéria envolver mais de um servidor, a chefia ou autoridade

equivalente promoverá, sempre que possível reunião de tais servidores, para

exame conjunto, da qual se extrairá ata a ser juntada ao processo.

SEÇÃO V

DOS DESPACHOS

Art. 67. Despachos são decisões exaradas por

autoridade competente para concluir a matéria tratada no processo.

Art. 68. Quanto ao seu conteúdo, os despachos

serão:

I. decisório ou final: quando põe termo à questão;

II. interlocutório ou parcial: quando não resolve definitivamente a

questão;

III. ordenatório: quando ordena medidas essenciais ao andamento do

processo.

Art. 69. O despacho decisório, que deverá ser

claro, preciso e atinente à matéria processual, é o objetivo do processo.

Parágrafo único. A fundamentação é requisito

essencial do despacho decisório, podendo ser dispensada somente quando

houver referência expressa a pareceres ou informações contidos no processo.

Art. 70. Os despachos decisórios só poderão ser

exarados nas respectivas competências dos órgãos e unidades administrativas.



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Art. 71. Do despacho decisório será dada ciência

aos interessados através da secretaria que o emitiu, com observância do

disposto no artigo 92 e seguintes, e comunicado por escrito àqueles que o

requererem.

CAPÍTULO IX

DO FORNECIMENTO DE CERTIDÕES E CÓPIAS REPROGRÁFICAS

Art. 72. As certidões serão expedidas para a defesa

de direitos ou esclarecimentos de situações, desde que concorra o legítimo

interesse do requerente.

Art. 73. As certidões expressarão os registros de

atos, contratos e decisões, bem como de elementos constantes em cadastros e

assentamentos e poderão ser fornecidas como inteiro teor, breve relatório ou

cópia reprográfica, mediante o pagamento do preço público estabelecido.

Art. 74. A decisão dos requerimentos de certidão,

assim como a sua respectiva expedição, caberá ao órgão que detenha a

competência decisória sobre a matéria, ou que disponha dos elementos

necessários ao atendimento.

Parágrafo único. Nos casos que envolverem a

participação de mais de uma unidade, de diferentes secretarias municipais,

será competente a que atuar por último.

Art. 75. Quando o pedido de certidão se referir à

matéria sub judice, deverá ser colhida prévia manifestação da área responsável

pelos assuntos jurídicos da prefeitura.

Art. 76. Além das certidões sobre matéria de sua

competência, cabe à área responsável pelo Arquivo Público decidir os pedidos

e expedir as respectivas certidões, quando se tratar de processo arquivado.

Art. 77. As cópias reprográficas serão fornecidas

mediante requerimento do interessado e serão entregues pelas unidades

administrativas em que se encontrar o processo, recolhida a taxa de prestação

de serviços respectiva e deferido o pedido pela autoridade competente.

Parágrafo único. O não pagamento de taxas

restringe-se aos casos expressamente previstos em lei.



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CAPÍTULO X

DA JUNTADA DE FOLHAS E DOCUMENTOS

Art. 78. A juntada de documentos instrutórios

obedecerá à ordem de apresentação e será inserido no processo mediante um

único termo, digitado na folha de informação anterior.

Art. 79. Os documentos juntados receberão número

de folhas sequencial, rubrica, número e ano do processo e serão registrados no

sistema informatizado.

§ 1º. Fica proibida a juntada de documentos reproduzidos

em fac-simile.

§ 2º. Os documentos ou informações recebidos via

fac-simile e necessários para juntada ao processo deverão ser,

obrigatoriamente, reproduzidos por meio de cópia reprográfica.

Art. 80. Feita a juntada de documentos, as

informações, pareceres, atas de reuniões e despachos posteriores serão

exarados nas folhas seguintes.

Art. 81. A juntada de prova documental, quando

decorrente de dispositivo legal expresso, poderá ser feita em seu original, cópia

autenticada por tabelião, cópia autenticada por servidor público ou, ainda, pela

transcrição ou cópia da publicação em órgãos oficiais.

§ 1º. A cópia autenticada por tabelião dispensa

qualquer conferência com o documento original;

§ 2º. A autenticação de cópia por servidor público

será feita mediante comparação da cópia com o original pelo próprio servidor a

quem o documento deva ser apresentado, em conformidade com o modelo

constante no manual de orientação de procedimentos administrativos referidos

no art. 37 deste Regulamento Interno.

§ 3º. A transcrição em órgãos oficiais deverá ser

juntada em folha inteira, podendo ser apresentada cópia autenticada, nos

termos do § 1º, ou a ser autenticada, nos termos do § 2º deste artigo.

Art. 82. A exigência de juntada de documento

original pelos órgãos da administração, restringe-se aos casos expressamente

previstos em lei.



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Art. 83. Em procedimento de juntada de

documentos, que será efetivada pela unidade ou subunidade encarregada do

estudo do processo, lavrar-se-ão os respectivos termos, conforme modelo

constante no manual de orientação de procedimentos administrativos referido

no art. 37 deste Regulamento Interno.

CAPÍTULO XI

DO DESENTRANHAMENTO E DEVOLUÇÃO DE DOCUMENTOS

Art. 84. Caso haja necessidade de

desentranhamento de documentos, caberá à parte interessada requerê-lo

justificadamente e ao servidor competente apreciá-lo, devendo ser efetivado

pelo órgão encarregado do estudo do processo.

Parágrafo único. O desentranhamento dependerá de

traslado ou reprografia nos seguintes casos:

I. quando o documento guardar relação com a garantia, prova ou

defesa de algum direito do Município;

II. quando, em geral, a ausência do documento original possa ser

prejudicial ao andamento e decisão do processo e ao interesse do

Município ou de terceiros.

Art. 85. Feito o desentranhamento, o servidor fará,

no processo, a discriminação dos documentos desentranhados e da

numeração por folhas, juntando-se ao processo o requerimento referido no art.

84.

Art. 86. Quando por necessidade do serviço,

devidamente justificada, deva algum documento ser retirado do processo, o

desentranhamento far-se-á na unidade administrativa em que o processo se

encontrar.

Parágrafo único. Constará do processo o motivo do

desentranhamento, a discriminação do documento e da numeração por folha,

bem como o destino dado ao documento retirado.

Art. 87. A entrega ou restituição de quaisquer

documentos somente será feita a mandatário ou seu representante, com

poderes especiais, mediante recibo, com identificação legível do recebedor.

§ 1º. A prova de qualidade de mandatário ou

representante far-se-á pela juntada do documento comprobatório.

§ 2º. Tratando-se de procuração por instrumento



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público, bastará juntar uma cópia desta ao processo.

CAPÍTULO XII

DA CHAMADA DE INTERESSADOS

Art. 88. A chamada de interessados será feita por

determinação da autoridade competente, sempre que necessário o

comparecimento para correções de dados, para esclarecimentos ou

cumprimentos de quaisquer atos essenciais ao processo ou para ciência de

despachos decisórios.

Parágrafo único. O prazo para o comparecimento do

interessado será de dez dias.

Art. 89. De preferência, a chamada far-se-á por

telefone, podendo ser também feita por correspondência, por correio eletrônico

ou por publicação de edital nos órgãos de imprensa oficial do Município, na

forma do art. 90 deste Regulamento Interno.

Art. 90. A chamada do interessado será efetuada

diretamente pelas unidades e subunidades administrativas às quais o assunto

esteja afeto, devendo ser juntada ao respectivo processo uma cópia da

correspondência expedida e o competente aviso de recebimento.

Art. 91. Não havendo o comparecimento do

interessado, será feita nova chamada mediante publicação de edital.

Parágrafo único. Decorridos cinco dias após a publicação

sem o comparecimento do interessado, o requerimento poderá ser indeferido

por abandono ou o processo poderá prosseguir sua tramitação caso haja

interesse público.

Art. 92. As unidades e subunidades administrativas

publicarão o edital de chamada, cuidando de juntar ao processo a folha ou

cópia da publicação.

CAPÍTULO XIII

DOS RECURSOS E PEDIDOS DE RECONSIDERAÇÃO DE DESPACHOS

Art. 93. Do despacho decisório do processo caberá:



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I. pedido de reconsideração, dirigido à mesma autoridade que proferiu

a decisão;

II. recurso dirigido à autoridade imediatamente superior àquela que

proferiu a decisão ou reconsideração.

§ 1º. Do despacho proferido em grau de recurso

caberá segundo recurso ao Prefeito.

§ 2º. Excetuado o disposto no parágrafo anterior,

não caberá segundo pedido de reconsideração de despacho ou recurso.

§ 3º. Nenhum recurso terá efeito suspensivo, salvo

nos casos expressamente previstos na legislação.

Art. 94. Não havendo outro prazo previsto em

legislação específica, o prazo fixado para pedido de reconsideração de

despacho ou recurso será de dez dias.

Art. 95. Os pedidos de reconsideração de

despachos e recursos serão interpostos por requerimento dirigido à autoridade

que deles deva conhecer, nele mencionando-se o número do processo em que

foi proferido o despacho recorrido.

Parágrafo único. O requerimento referido neste

artigo será juntado ao processo de origem.

Art. 96. Os pedidos de reconsideração de

despachos e recursos intempestivos serão sumariamente indeferidos por

despacho declaratório exarado pela autoridade competente.

CAPÍTULO XIV

DA ANEXAÇÃO E DESANEXAÇÃO DE PROCESSOS

Art. 97. Anexação é a incorporação de um processo

a outro, pela estreita ligação dos assuntos e documentos envolvidos.

§ 1º. A anexação de um processo a outro será feita

observando-se a ordem cronológica de cada um, prevalecendo o número do

processo mais antigo, extinguindo-se o processo mais recente, sendo suas

folhas numeradas e rubricadas novamente.



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§ 2º. As anexações, quando necessárias, serão

feitas pela Divisão de Protocolo Geral, que fará constar junto ao sistema

informatizado.

Art. 98. Sob o número do processo que receber a

incorporação, na capa, será informado o número do processo anexado e

seguido do exercício.

Art. 99. Nos processos, em caso de anexação,

serão lavrados os respectivos termos, conforme modelo constante no manual

de orientação de procedimentos administrativos referidos no art. 37 deste

Regulamento Interno.

Art. 100. Havendo necessidade de um processo ser

desanexado, por anexação indevida, será lavrado o respectivo termo, conforme

modelo constante no manual de orientação de procedimentos administrativos

referidos no art. 37 deste Regulamento Interno, bem como seu registro junto ao

sistema informatizado.

Parágrafo único. A numeração das folhas de ambos

os processos obedecerá à ordem original.

CAPÍTULO XV

DO APENSAMENTO E DESAPENSAMENTO DE PROCESSOS

Art. 101. Dá-se o apensamento de um processo a

outro, em caráter temporário, quando o processo a ser apensado contiver

matéria útil ao exame do que estiver sendo estudado, servindo como elemento

elucidativo, subsidiário ou consultivo, mediante análise da área interessada na

providência, observando o disposto no art. 102 deste Regulamento Interno.

Art. 102. Na ocorrência de identidade de decisões

para ambos os processos, poderá a Divisão de Protocolo Geral juntar cópias

dos procedimentos prestados no processo original ao processo apensado.

Art. 103. Solucionado o assunto do processo

principal, os demais serão desapensados e terão o seu trâmite normal.

Art. 104. O apensamento e o desapensamento de



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processos serão realizados pela Divisão de Protocolo Geral, sendo anotados

no sistema informatizado e em ambos os processos.

Art. 105. Os processos que receberam termo de

apensamento serão obrigatoriamente remetidos à Divisão de Protocolo Geral

para que seja lavrado o devido termo de desapensamento previamente à

remessa à Divisão de Arquivo Geral.

CAPÍTULO XVI

DA REQUISIÇÃO DE PROCESSOS

Art. 106. Quando uma área tiver necessidade de um

processo para juntada de documentos, apensamento ou consulta, conservará o

processo ou documento que tiver em seu poder, requisitando o que se achar

em trâmite ou arquivado.

§ 1º. Os processos serão requisitados mediante

simples comunicação interna, datada e assinada pelo diretor de divisão, pelo

diretor do departamento ou pelo secretário da área.

§ 2º. A comunicação interna deverá ser

encaminhada à secretaria em que se encontrarem os processos em trâmite.

§ 3º. Cada comunicação interna requisitará apenas um

processo.

§ 4º. A secretaria que estiver de posse do processo

e receber a requisição, caso não haja impedimento, o remeterá sob despacho à

secretaria requisitante.

§ 5º. Caso haja impedimento, a secretaria

requisitada o justificará na própria comunicação interna.

§ 6º. A secretaria que encaminhar o processo

poderá solicitar através de despacho a sua oportuna devolução, se assim o

exigirem as necessidades do serviço.

Art. 107. Em se tratando de pedido de “vista”

formulado pelo requerente ou por seu procurador habilitado, esta dar-se-á na

unidade ou subunidade em que se encontrar o processo, sendo observadas as

disposições legais sobre a matéria.

Art. 108. Nenhum processo poderá permanecer em

poder da secretaria requisitante por mais de dez dias, salvo previsão expressa

em contrário.



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CAPÍTULO XVII

DO ARQUIVAMENTO DE PROCESSOS

Art. 109. Os processos somente poderão ser

encerrados e arquivados após despacho decisório.

Art. 110. Nenhum processo será arquivado sem

despacho da autoridade competente para essa finalidade.

Art. 111. É vedado o envio de processos ao

Departamento de Arquivo contendo documentos em sua contracapa.

CAPÍTULO XVIII

DO EXTRAVIO DE PROCESSOS E SUA RESTAURAÇÃO

Art. 112. O processo extraviado ou destruído será

restaurado com observância das seguintes normas:

I. preliminarmente far-se-á buscas através de comunicação interna em

todas as secretarias municipais, visando à localização do processo

extraviado, estabelecendo-se o prazo de trinta dias para que as

secretarias manifestem-se;

II. em caso de resposta negativa quanto às buscas, a restauração far-

se-á através de comunicação interna assinada pelo titular da

secretaria em que conste a última carga do processo, direcionada à

Divisão de Protocolo Geral, que providenciará a sua restauração;

III. a Divisão de Protocolo Geral certificará o que constar do cadastro de

processos;

IV. serão requisitadas as cópias porventura existentes das informações

prestadas por órgãos, unidades e subunidades administrativas;

V. as partes interessadas deverão ser chamadas para acompanhar o

processo de restauração, declararem o que entenderem a seu favor

e exibir os documentos que tiverem em seu poder.

Art. 113. Se no curso do processo de restauração

aparecerem os autos originais, nesse far-se-á a juntada daquele.

CAPÍTULO XIX

DO OFÍCIO



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Art. 114. O Ofício constitui-se de comunicação

escrita e formal entre autoridades da mesma categoria e que se endereçam

umas as outras, ou de inferiores a superiores hierárquicos ou, ainda,

comunicação externa.

Parágrafo único. Para o ofício será obedecido o

modelo constante do manual de orientação de procedimentos administrativos

referidos no art. 37 deste Regulamento Interno.

CAPÍTULO XX

DA COMUNICAÇÃO INTERNA

Art. 115. A comunicação interna é a modalidade de

comunicação entre unidades administrativas de um órgão, que podem estar

hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferente, sendo forma de

comunicação de caráter meramente administrativo, empregada para a

exposição de projetos, idéias, diretrizes etc. a serem adotadas por determinado

serviço público.

Art. 116. A tramitação da comunicação interna em

qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de

procedimentos burocráticos, assegurando maior transparência à tomada de

decisões, e permitindo que se historie o andamento da matéria tratada, bem

como sua movimentação sucessiva, desde a origem até o encerramento.

Parágrafo único. Para a C.I. será obedecido o


referido no art. 37 deste Regulamento Interno.

CAPÍTULO XXI

DA CERTIDÃO

Art. 117. A certidão constitui-se de documento

redigido por servidor que tem fé pública e no qual se reproduzem peças

processuais, escritos constantes de suas notas, ou se certificam atos e fatos

conhecidos em razão do ofício.

Parágrafo único. Para a certidão será obedecido o


referidos no art. 37 deste Regulamento Interno.

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CAPÍTULO XXII


Art. 118. Compete aos órgãos da Municipalidade a

supervisão da execução das normas disciplinadoras deste Regulamento

Interno.

Parágrafo único. A Divisão de Protocolo Geral deverá

remeter os autos à unidade administrativa responsável pelo descumprimento

das disposições regulamentares para a realização do adequado procedimento

estabelecido.

Art. 119. Os servidores municipais,

independentemente da condição do cargo que ocupem, deverão comunicar

quaisquer irregularidades verificadas na organização dos processos, para

apuração da responsabilidade pela prática dos seguintes atos:

I. adulteração de documentos, processos, termos, fichas, livros de

assentamentos;

II. má-fé, erro manifesto ou evidente insuficiência nos despachos, atas

de reuniões, pareceres e informações;

III. atraso, desleixo, protelação ou negligência na prática de qualquer

ato atinente ao andamento de documentos e processos;

IV. descortesia na linguagem dos despachos, atas de

reuniões, pareceres e informações;

V. retirada de documentos que compõem a sequência de um processo;

VI. extravio de processos.

Parágrafo único. A inobservância dos atos referidos

neste artigo implicará em responsabilidade funcional, civil e criminal.

Art. 120. É da competência da Divisão de

Protocolo Geral prestar informações aos munícipes quanto à localização dos

processos.

Art. 121. A orientação aos órgãos, unidades e

subunidades administrativas a respeito de questões pertinentes aos

processos arquivados far-se-á através do Departamento de Arquivo.

§ 1º. É da competência do Departamento de

Arquivo zelar pelo acervo de processos e documentos arquivados.

§ 2º. É da competência do Departamento de

Arquivo cumprir e fazer cumprir as determinações estabelecidas em

legislação própria referente ao arquivamento de processos e documentos.

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Art. 122. As secretarias municipais ficam obrigadas

a seguir as normas estabelecidas em legislação própria, referente ao

arquivamento e desarquivamento de processos e documentos.

Art. 123. Os processos e documentos avaliados e

estabelecidos como de guarda permanente na tabela de temporalidade da

municipalidade receberão destinação específica conforme disposto na

respectiva tabela e observada a guarda por amostragem ou a sua totalidade.

Art. 124. Os processos que devam aguardar

provocação por parte do requerente deverão permanecer na unidade

administrativa afim.

Art. 125. É obrigatório o uso dos modelos

padronizados constantes do manual de orientação de procedimentos

administrativos referido no art. 37 deste Regulamento Interno.

Art. 126. Integra este regulamento o manual

MANUAL DE ORIENTAÇÃO DE PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS

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DECRETO Nº 2.520, DE 9 DE ABRIL DE 2021

ANEXO II

MANUAL DE ORIENTAÇÃO DE PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS

AS COMUNICAÇÕES OFICIAIS

ASPECTOS GERAIS DA REDAÇÃO OFICIAL

O QUE É REDAÇÃO OFICIAL

Em uma frase, pode-se dizer que redação oficial é a maneira pela qual o Poder Público redige atos normativos e comunicações. Interessa-nos tratá-la do ponto de vista do Poder Executivo.

A redação oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do

padrão culto de linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade.

Fundamentalmente esses atributos decorrem da Constituição, que dispõe, no artigo 37:

“A administração pública direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da

União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de

legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência (....)”. Sendo a

publicidade e a impessoalidade princípios fundamentais de toda administração pública,

claro está que devem igualmente nortear a elaboração dos atos e comunicações oficiais.

Não se concebe que um ato normativo de qualquer natureza

seja redigido de forma obscura, que dificulte ou impossibilite sua compreensão. A transparência do sentido dos atos normativos, bem como sua inteligibilidade, são requisitos do próprio Estado de Direito: é inaceitável que um texto legal não seja entendido pelos cidadãos. A publicidade implica, pois, necessariamente, clareza e concisão.

Esses mesmos princípios (impessoalidade, clareza,

uniformidade, concisão e uso de linguagem formal) aplicam-se às comunicações oficiais: elas devem sempre permitir uma única interpretação e ser estritamente impessoais e uniformes, o que exige o uso de certo nível de linguagem.

Fica claro também que as comunicações oficiais são necessariamente uniformes, pois há sempre um único comunicador (o Serviço

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Público) e o receptor dessas comunicações ou é o próprio Serviço Público (no caso de expedientes dirigidos por um órgão a outro) – ou o conjunto dos cidadãos ou instituições tratados de forma homogênea (o público).

Outros procedimentos rotineiros na redação de comunicações

oficiais foram incorporados ao longo do tempo, como as formas de tratamento e de cortesia, certos clichês de redação, a estrutura dos expedientes, etc..

Acrescenta-se, por fim, que a identificação que se buscou fazer das características específicas da forma oficial de redigir não deve ensejar o entendimento de que se proponha a criação – ou se aceite a existência – de uma forma específica de linguagem administrativa, o que coloquialmente e pejorativamente se chama burocratês. Este é antes uma distorção do que deve ser a redação oficial, e se caracteriza pelo abuso de expressões e clichês do jargão burocrático e de forma arcaicas de construção de frases.

A redação oficial não é, portanto, necessariamente árida e

contrária à evolução da língua. É que sua finalidade básica – comunicar com impessoalidade e máxima clareza – impõe certos parâmetros ao uso que se faz da língua, de maneira diversa daquele da literatura, do texto jornalístico, da correspondência particular, etc..

Apresentada essas características fundamentais da redação oficial, passemos à análise pormenorizada de cada uma delas.

A IMPESSOALIDADE

A finalidade da língua é comunicar, quer pela fala, quer pela escrita. Para que haja comunicação, são necessários: a) alguém que comunique, b) algo a ser comunicado, e c) alguém que receba essa comunicação. No caso da redação oficial, quem comunica é sempre o Serviço Público (esta ou aquela Secretaria, Departamento, Divisão, Seção, Setor); o que se comunica é sempre algum assunto relativo às atribuições do órgão que comunica; o destinatário dessa comunicação ou é o público, o conjunto dos cidadãos, ou outro órgão público, do Executivo ou dos outros Poderes da União.

Percebe-se, assim, que o tratamento impessoal que deve ser

dado aos assuntos que constam das comunicações oficiais decorre:

a) da ausência de impressões individuais de quem comunica: embora se trate, por exemplo, de um expediente assinado por Chefe de determinada Seção, é sempre em nome do Serviço Público que é feita a comunicação. Obtém-se, assim, uma desejável padronização, que permite que comunicações elaboradas em diferentes setores da administração guardem entre si certa uniformidade.

b) da impessoalidade de quem recebe a comunicação, com duas

possibilidades: ela pode ser dirigida a um cidadão, sempre concebido como público, ou a outro órgão público. Nos dois casos, temos um destinatário concebido de forma homogênea e impessoal;

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c) do caráter impessoal do próprio assunto tratado: se o universo temático das comunicações oficiais se restringe a questões que dizem respeito ao interesse público, é natural que não cabe qualquer tom particular ou pessoal.

Desta forma, não há lugar na redação oficial para impressões

pessoais, como as que, por exemplo, constam de uma carta a um amigo, ou de um artigo assinado de jornal, ou mesmo de um texto literário. A redação oficial deve ser isenta da interferência da individualidade que a elabora.

A concisão, a clareza, a objetividade e a formalidade de que nos valemos para elaborar os expedientes oficiais contribuem, ainda, para que seja alcançada a necessária impessoalidade.

A LINGUAGEM DOS ATOS E COMUNICAÇÕES OFICIAIS

A necessidade de empregar determinado nível de linguagem nos atos e expedientes oficiais decorre, de um lado, do próprio caráter público desses atos e comunicações; de outro, de sua finalidade. Os atos oficiais, aqui entendidos como atos de caráter normativo, ou estabelecem regras para a conduta dos cidadãos, ou regulam o funcionamento dos órgãos públicos, o que se é alcançado se em sua elaboração for empregada a linguagem adequada. O mesmo se dá com os expedientes oficiais, cuja finalidade precípua é a de informar com clareza e objetividade.

As comunicações que partem dos órgãos públicos devem ser

compreendidas por todo e qualquer cidadão. Para atingir esse objetivo, há que evitar o uso de uma linguagem restrita a determinados grupos. Não há dúvida que um texto marcado por expressões de circulação restrita, como a gíria, os regionalismos vocabulares ou o jargão técnico, tem sua compreensão dificultada.

Ressalta-se que há necessariamente uma distância entre a

língua falada e a escrita. Aquela é extremamente dinâmica, reflete de forma imediata qualquer alteração de costumes, e pode eventualmente contar com outros elementos que auxiliam a sua compreensão, como os gestos, a entoação, etc., para mencionar apenas alguns dos fatores responsáveis por essa distância. Já a língua escrita incorpora mais lentamente as transformações, tem maior vocação para a permanência, e vale-se apenas de si mesma para comunicar.

A língua escrita, como a falada, compreende diferentes níveis,

de acordo com o uso que dela se faça. Por exemplo, em uma carta a um amigo, podemos nos valer de determinado padrão de linguagem que incorpore expressões extremamente pessoais ou coloquiais; em um parecer jurídico, não se há de estranhar a presença do vocabulário técnico correspondente. Nos dois casos, há um padrão de linguagem que atende ao uso que se faz da língua, a finalidade com que a empregamos.

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O mesmo ocorre com os textos oficias: por seu caráter impessoal, por sua finalidade de informar com o máximo de clareza e concisão, eles requerem o uso do padrão culto da língua. Há consenso de que o padrão culto é aquele em que: a) se observam as regras da gramática formal, e b) se emprega um vocabulário comum ao conjunto dos usuários do idioma. É importante ressaltar que a obrigatoriedade do uso do padrão culto na redação oficial decorre do fato de que ele está acima das diferenças lexicais, morfológicas ou sintáticas regionais, dos modismos vocabulares, das idiossincrasias lingüísticas, permitindo, por essa razão, que se atinja a pretendida compreensão por todos os cidadãos.

Lembre-se que o padrão culto nada tem contra a simplicidade de expressão, desde que não seja confundida com pobreza de expressão. De nenhuma forma o uso do padrão culto implica emprego de linguagem rebuscada, nem dos contorcionismos sintáticos e figuras de linguagem próprias da língua literária.

Pode-se concluir, então, que não existe propriamente um “padrão oficial de linguagem”; o que há é o uso do padrão culto nos atos e comunicações oficias. É claro que haverá preferência pelo uso de determinadas expressões, ou será obedecida certa tradição no emprego das formas sintáticas, mas isso não implica, necessariamente, que se consagre a utilização de uma forma de linguagem burocrática. O jargão burocrático, como todo jargão, deve ser evitado, pois terá sempre sua compreensão limitada.

A linguagem técnica deve ser empregada apenas em

situações que a exijam, sendo de que evitar o seu uso indiscriminado. Certos rebuscamentos acadêmicos, e mesmo o vocabulário próprio à determinada área, são de difícil entendimento por quem não esteja com eles familiarizado. Deve-se ter o cuidado, portanto, de explicitá-los em comunicações encaminhadas a outros órgãos da administração e em expedientes dirigidos aos cidadãos.

FORMALIDADE E PADRONIZAÇÃO

As comunicações oficiais devem ser sempre formais, isto é, obedecem a certas regras de forma: além das já mencionadas exigências de impessoalidade e uso do padrão culto de linguagem, é imperativo, ainda, certa formalidade de tratamento. Não se trata somente da eterna dúvida quanto ao correto emprego deste ou daquele pronome de tratamento para uma autoridade de certo nível, mais do que isso, a formalidade diz respeito à polidez, à civilidade no próprio enfoque dado ao assunto do qual cuida a comunicação.

A formalidade de tratamento vincula-se, também, à

necessidade uniformidade das comunicações. Ora, se a administração municipal é una, é natural que as comunicações que expede sigam um mesmo padrão. O estabelecimento desse padrão, uma das metas deste manual, exige que se atente para todas as características da redação oficial e que se cuide, ainda, da apresentação dos textos.

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A clareza datilográfica, o uso de papéis uniformes para texto e a correta diagramação do texto são indispensáveis para a padronização.

CONCISÃO E CLAREZA

A concisão é antes uma qualidade do que uma característica do texto oficial. Conciso é o texto que consegue transmitir um máximo de informações com um mínimo de palavras. Para que se dirija com essa qualidade, é fundamental que se tenha, além de conhecimento do assunto sobre o qual se escreve, o necessário tempo para revisar o texto depois de pronto. É nessa releitura que muitas vezes percebem eventuais redundâncias ou repetições desnecessárias de idéias.

O esforço de sermos concisos atende, basicamente ao princípio de economia lingüística, à mencionada fórmula de empregar o mínimo de palavras para informar o máximo. Não se deve de forma alguma entendê-la como economia de pensamento, isto é, não se devem eliminar passagens substanciais do texto no afã de reduzi- lo em tamanho. Trata-se exclusivamente de cortar palavras inúteis, redundâncias, passagens que nada acrescentem ao que já foi dito.

Procure perceber certa hierarquia de idéias que existe em todo

texto de alguma complexidade: idéias fundamentais e idéias secundárias. Estas últimas podem esclarecer o sentido daquelas, detalhá-las, exemplificá-las; mas existem também idéias secundárias que não acrescentam informação alguma ao texto, nem têm maior relação com as fundamentais, podendo, por isso, ser dispensadas.

A clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial.

Pode-se definir como claro aquele que possibilita imediata compreensão pelo leitor. No entanto a clareza não é algo que se atinja por si só: ela depende estritamente das demais características da redação oficial. Para ela concorrem:

a) a impessoalidade, que evita a duplicidade de interpretações que poderia decorrer de um tratamento personalista dado ao texto;

b) o uso do padrão culto de linguagem, em princípio, de entendimento geral e por definição avesso a vocábulos de circulação restrita, como a gíria e o jargão;

c) a formalidade e a padronização, que possibilitam a imprescindível uniformidade dos textos;

d) a concisão, que faz desaparecer do texto os excessos lingüísticos que nada lhes acrescentam.

É pela observação dessas características que se redige com clareza. Contribuirá, ainda, a indispensável releitura de todo texto redigido. A ocorrência, em textos oficiais, de trechos obscuros e de erros gramaticais provém principalmente da falta da releitura que torna possível sua correção.

Na revisão de um expediente, deve-se avaliar, ainda, se ele

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será de fácil compreensão por seu destinatário. O que nos parece óbvio pode ser desconhecido por terceiros. O domínio que adquirimos sobre certos assuntos em decorrência de nossa experiência profissional muitas vezes faz com que os tomemos como de conhecimento geral, o que nem sempre é verdade. Explicite, desenvolva, esclareça, precise os termos técnicos, o significado das siglas e abreviações e os conceitos específicos que não possam ser dispensados.

A revisão atenta exige, necessariamente, tempo. A pressa com que são elaboradas certas comunicações quase sempre compromete sua clareza. Não se deve proceder à redação de um texto que não seja seguida por sua revisão.

PRONOMES DE TRATAMENTO

CONCORDÂNCIA COM OS PRONOMES DE TRATAMENTO

Os pronomes de tratamento (ou de segunda pessoa indireta) apresentam certas peculiaridades quanto à concordância verbal, nominal e pronominal. Embora se refiram à segunda pessoa gramatical (à pessoa com quem se fala, ou a quem se dirige à comunicação), levam a concordância para a terceira pessoa. É que o verbo concorda com o substantivo que integra a locução como seu núcleo sintático: “Vossa Senhoria nomeará o substituto”; “Vossa Excelência conhece o assunto”.

Da mesma forma, os pronomes possessivos referidos a

pronomes de tratamento são sempre os da terceira pessoa: “Vossa Senhoria nomeará seu substituto” (e não “Vossa Senhoria nomeará vosso substituto”).

Já quanto aos adjetivos referidos a esses pronomes, o gênero

gramatical deve coincidir com o sexo da pessoa a que se refere, e não com o substantivo

que compõe a locução. Assim, se nosso interlocutor for homem, o correto é “Vossa

Excelência está atarefado”, “vossa Senhoria deve estar satisfeito”; se for mulher, “Vossa

Excelência está atarefada”, “Vossa Senhoria deve estar satisfeita”.

EMPREGO DOS PRONOMES DE TRATAMENTO

O emprego dos pronomes de tratamento obedece a secular tradição.

São de uso consagrado:

a) do Poder Executivo:

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- Presidente da República; - Vice-Presidente da República; - Ministros de Estado; - Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal; - Oficiais-Generais das Forças Armadas; - Embaixadores;

- Secretários-Executivos de Ministérios e demais ocupantes de cargos de natureza especial;

- Secretários de Estado dos Governos Estaduais; e, - Prefeitos Municipais.

b) do Poder Legislativo:

- Deputados Federais e Senadores; - Ministros do Tribunal de Contas da União; - Deputados Estaduais e Distritais; - Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais; - Presidentes das Câmaras Legislativas Municipais; e, - Vereadores.

c) do Poder Judiciário:

- Ministros dos Tribunais Superiores; - Membros de Tribunais; - Juízes; e,

- Auditores da Justiça Militar.

O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder é Excelentíssimo Senhor, seguido do cargo respectivo:

- Excelentíssimo Senhor Presidente da República; - Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional; e, - Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal.

As demais autoridades serão tratadas com o vocativo senhor, seguido

do cargo respectivo:

- Senhor Senador; - Senhor Juiz; - Senhor Ministro; - Senhor Governador; - Senhor Prefeito; e, - Senhor Vereador.

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No envelope, o endereçamento das comunicações dirigidas às

autoridades tratadas por Vossa Excelência, terá a seguinte forma:

A Sua Excelência o Senhor (nome) Prefeito do Município de Endereço CEP – Cidade – Estado.

A sua Excelência o Senhor (nome) Juiz de Direito da Endereço CEP – Cidade – Estado.

Em comunicações oficiais está abolido o uso de tratamento digníssimo (DD). A dignidade é pressuposta para que se ocupe qualquer cargo público, sendo desnecessário sua repetida evocação.

Vossa Senhoria é empregado para as demais autoridades e

para particulares. O vocativo adequado é:

Senhor (nome)

No envelope, deve constar do enquadramento: Ao Senhor Nome Endereço CEP – Cidade – Estado

Como se depreende do exemplo acima, fica dispensado o emprego do superlativo ilustríssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e particulares. É suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor.

Acrescenta-se que doutor não é forma de tratamento, e sim

título acadêmico. Evite usá-lo indiscriminadamente. Como regra geral, empregue-o apenas em comunicações dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concluído curso universitário de doutorado. É costume designar por doutor os bacharéis, especialmente os bacharéis em Direito e em Medicina. Nos demais casos, o tratamento senhor confere a desejada formalidade às comunicações.

Mencionemos, ainda, a forma Vossa Magnificência,

empregada por força da tradição em comunicações dirigidas a reitores de universidade. Corresponde-lhe o vocativo:

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Magnífico Reitor, (. )

Os pronomes de tratamento para religiosos, de acordo com a

hierarquia eclesiástica, são:

Vossa Santidade, em comunicações dirigidas ao Papa. O vocativo

correspondente é:

Santíssimo Padre,

(....)

Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima, em comunicações aos Cardeais. Corresponde-lhe o vocativo:

Eminentíssimo Senhor Cardeal, ou Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal, (. )

Vossa Excelência Reverendíssima é usado em comunicações

dirigidas a Arcebispos e Bispos.

Vossa Reverendíssima ou Vossa Senhoria Reverendíssima para Monsenhores, Cônegos e superiores religiosos.

Vossa Reverência é empregado para sacerdotes, clérigos e demais

religiosos.

Fechos para Comunicação:

O fecho das comunicações oficiais possui, além da finalidade óbvia de arrematar o texto, a de saudar o destinatário. Este manual estabelece o emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial:

a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da

República: Respeitosamente,

b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquias

inferiores: Atenciosamente,

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Identificação do signatário:

Excluídas as comunicações assinadas pelo Prefeito, todas as demais comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura. A forma da identificação deve ser a seguinte:

- espaço para a assinatura. - nome. - cargo.

Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em páginas isoladas do expediente. Transfira para essa página ao menos a última frase anterior ao fecho.

Modelo de ofício padrão: 1 – Partes do documento no padrão ofício.

- O ofício deve conter as seguintes partes:

a) tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede,

exemplo: Of. nº .........../ ..-sigla

b) local e data em que foi assinado, com alinhamento à direita, exemplo:

Areado,............de...............de..............

c) destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação, bem como o endereço.

d) assunto: resumo do teor do documento, exemplo: liberação de verba/convênios.

e) vocativo: forma lingüística que expressa, no discurso direto, aquele a quem o emissor se dirige e seguido de vírgula, exemplo: Senhor Prefeito,/Excelentíssimo Senhor Presidente da República,

f) texto: o expediente deve conter a seguinte estrutura:

- introdução: na qual é apresentado o assunto que motiva a comunicação –

empregue a forma direta; - desenvolvimento: no qual o assunto é detalhado; se o texto contiver mais

de uma idéia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à exposição;

- conclusão: em que é reafirmada ou simplesmente reapresentada a posição recomendada sobre o assunto.

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Recomenda-se não haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete a elegância e a sobriedade do documento.

Recomenda-se, também, que a impressão dos textos deva ser feita

na cor preta e em papel branco. A impressão colorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações.

g) fecho: Respeitosamente e Atenciosamente;

h) assinatura do autor da comunicação; e, i) identificação do signatário.

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ESTRUTURA DO MODELO DE OFÍCIO

Ofício nº........../ ...... ..-sigla

Areado,..........de..........de..........

A Sua Excelência o Senhor NOME ENDEREÇO

CEP – CIDADE – UF

ASSUNTO: ...........................................

VOCATIVO

TEXTO........................................................................................

..........

FECHO.....................

ASSINATURA DO AUTOR DA COMUNICAÇÃO NOME DO AUTOR DA COMUNICAÇÃO CARGO DO AUTOR DA COMUNICAÇÃO

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Modelo de Comunicação Interna padrão:

1 – Partes do documento no padrão CI.

- A CI deve conter as seguintes partes:

a) tipo e número do expediente, seguido da sigla que o expede,

exemplo: CI nº............/ ..-sigla

b) local e data em que foi assinado, exemplo:

Areado,...........de.............de..........

c) remetente – órgão de expedição (obrigatório por extenso), exemplo:

DA: SECRETARIA/DEPARTAMENTO/CHEFIA.

d) destinatário – órgão de recebimento (obrigatório por extenso), exemplo:

PARA: SECRETARIA/DEPARTAMENTO/CHEFIA.

e) assunto – resumo do teor do documento, exemplo:

ASSUNTO: SOLICITAÇÃO DE VERBA.

f) texto – desenvolvimento, no qual o assunto é detalhado; se o texto contiver mais de uma idéia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à expedição, exemplo:

1. TEXTO...........................................................

g) fecho – finalidade de arrematar o texto, a de saudar, exemplo:

2. ATENCIOSAMENTE,

h) identificação do signatário, exemplo:

ASSINATURA/NOME/CARGO

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ESTRUTURA DO MODELO DE CI:

CI Nº............/ ....... ..-SIGLA

Areado,.......de..........de..........

Da:...............................................

Para:............................................

Assunto.......................................

1. Texto......................................................................................................

2. Atenciosamente,


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Modelos de Certidões – estrutura:

CERTIDÃO DE DESENTRANHAMENTO:

Certifico e dou fé, haver desentranhado deste processo administrativo, os documentos originais de fls.............................., o(s) a(s) qual(ais) foi(ram) entregue(s) a(o)..................................................................................., para fins de (descrever a finalidade).............................................................................................................

Órgão, em de de .


Certifico e dou fé, haver desentranhado deste processo administrativo, o(s) documento(s) original(ais) de fls. .................................(descrever o assunto de que se trata o documento), o(s) qual(ais) fica(m) fazendo parte integrante do (ofício), (processo), (comunicação interna), etc., encaminhado à(ao)......................................................................., em resposta à(ao) (descrever a finalidade).

Órgão, em de de .


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MODELO DE CERTIDÃO DE INTEIRO TEOR

CERTIDÃO Nº / - SIGLA

NOME, (CARGO), da Prefeitura do Município de Areado, Estado de Minas Gerais.

CERTIFICA e dá fé, (descrever o fundamento caso o requerente tenha solicitado os benefícios da Constituição Federal, Lei Orgânica, etc), atendendo ao pedido formulado pelo(a) Senhor(a) (NOME DO REQUERENTE), constante de folhas nº ,que solicita certidão de inteiro teor do processo administrativo nº......... (número e exercício – PMA), foram extraídas, pelo processo de cópia reprográfica, as folhas solicitadas, recebendo ditas cópias sua rubrica e o carimbo da Prefeitura do Município de Areado, para a devida autenticação, as quais foram entregues à parte interessada na forma desta certidão e que se destinam exclusivamente para os fins de (descrever a finalidade ex.: para fins de arquivo pessoal, para fins de defesa de direitos, etc)

NA FOLHA SEGUINTE:

Nada mais continha dita CERTIDÃO, extraídas que foram as cópias constantes de fls. 01 a do processo administrativo nº (numero e exercício – PMA), que vão devidamente rubricadas e autenticadas, para que, pelo processo de cópia reprográfica extraída do próprio original, se reporta e dá fé. Prefeitura do Município de Areado, aos dias do mês de do ano de dois mil e . Eu, (nome e rubrica) a digitei e conferi. E eu, (nome e cargo) dou fé e assino. .-------

PREFEITURA MUNICIPAL DE AREADO Estado de Minas Gerais

MODELO DE AUTENTICAÇÃO

PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE AREADO A U T E N T I C A Ç Ã O

ESTÁ CONFORME O ORIGINAL. DOU FÉ. PAÇO MUNICIPAL, EM / / .



MODELO DE CERTIDÃO (EM CASO DE ERRO NA NUMERAÇÃO DE FOLHAS)

- Quando, por equívoco, houver erro na numeração seqüencial de folhas, deverá ser colocada, no lugar da folha ou das folhas faltantes, certidão com os seguintes dizeres:

Certifico e dou fé, que houve equívoco na numeração seqüencial deste processo, constando, portanto, a inexistência das fls. nº............ou das folhas de nºs ......... a .........., como documento original pertencente ao...........(descrição do provável documento) anexo a este processo de nº ..- PMA. Faço constar que esta certidão recebe o número de folhas..........ou das folhas de nºs a ............ e que fica fazendo parte integrante deste expediente administrativo, mantendo-se, desta forma, sua numeração em ordem seqüencial. Faço constar ainda, que esta certidão recebe minha assinatura e minha rubrica das quais faço uso.

Órgão, em / / .


- Dita certidão tem a finalidade de substituir a folha ou as folhas que, porventura, não existe ou não existem, devido ao erro seqüencial.


MODELO DE CERTIDÃO (EM CASO DE ERRO NA NUMERAÇÃO DE PROCESSO

- Na hipótese de se constatar erro na numeração de processo, cancelar-se-á totalmente o campo reservado para numeração de folhas, rubrica e processo, apondo-se carimbo de cancelado e efetuando-se, em seguida, nova numeração e certificando-se o equívoco em forma de certidão com os seguintes dizeres:

Certifico e dou fé, que renumerei e rubriquei as folhas deste expediente administrativo a partir das fls. de nº ................ , por constar erro em sua numeração de processo.

Órgão, em / / .



MODELO DE CERTIDÃO (EM CASO DE DUPLICIDADE NA NUMERAÇÃO DE FOLHAS

- Na hipótese de numeração em duplicidade, acrescenta-se apenas uma letra do alfabeto em seqüência (exemplo: 9/A; 9/B; 9/C etc.), certificando-se o equívoco em forma de certidão com os seguintes dizeres:

Certifico e dou fé, que houve equívoco na numeração seqüencial deste processo, constando- se, portanto, a duplicidade de folhas de nº........., mantendo-se, desta forma, a ordem numérica sequencial deste processo.

Órgão, em / / .



TERMO DE JUNTADA:

– estrutura:

- no processo que receber juntada:

Nesta data, juntou-se a este processo de nº (número e exercício), o(s) seguinte(s) documento(s): . órgão, de de 20 . (assinatura, nome e cargo do responsável).


TERMO DE ANEXAÇÃO DE PROCESSOS:

– estrutura:

- no processo que receber anexação:

Nesta data, anexou-se a este processo de nº (número e exercício), o processo de nº (número e exercício), constando-se do controle e gerenciamento de processos. órgão, de de 20 . (assinatura, nome e cargo do responsável).


TERMO DE DESANEXAÇÃO DE PROCESSOS:

– estrutura:

- no processo que recebeu anexação:

Nesta data, desanexou-se deste processo de nº (número e exercício) o processo de nº (número e exercício), anexado indevidamente, constando-se do controle e gerenciamento de processos. órgão, de de 20 . (assinatura, nome e cargo do responsável).

- no processo desanexado:

Nesta data, este processo de nº (número e exercício) foi desanexado do processo (número e exercício), por ter sido anexado indevidamente, constando-se do controle e gerenciamento de processos. órgão, de de 20 . (assinatura, nome e cargo do responsável).


TERMO DE APENSAMENTO DE PROCESSOS:

– estrutura:

- no processo que receber o apensamento:

Nesta data, apensou-se a este processo de nº (número e exercício) o processo de nº (número e exercício), constando- se do controle e gerenciamento de processos. órgão, de de 20 . (assinatura, nome e cargo do responsável).

- no processo que for apensado:

Nesta data, apensou-se este processo de nº (número e exercício) ao processo de nº (número e exercício), constando- se do controle e gerenciamento de processos.

órgão, de de 20 . (assinatura, nome e cargo do responsável).


TERMO DE DESAPENSAMENTO DE PROCESSOS:

- no processo que receber o desapensamento:

Nesta data, desapensou-se deste processo de nº (número e exercício) o processo de nº (número e exercício), constando- se do controle e gerenciamento de processos. órgão, de de 20 . (assinatura, nome e cargo do responsável).

- no processo que for desapensado:

Nesta data, desapensou-se este processo de nº (número e exercício) do processo de nº (número e exercício), constando- se do controle e gerenciamento de processos. órgão, de de 20 . (assinatura, nome e cargo do responsável).

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