Procedimento de Inventário Físico Completo

8/19/2019 Procedimento de Inventário Físico Completo

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MANUAL DE PROCEDIMENTOSData Elaboração:

07/02/2013

Código:

PLO-01

Área Responsável:

Custos

Revisão:

1

Elaborado por:

Valdice PintoSupervisora de Custos

Revisado por:

Gabriele G. HeiligCoord. de Auditoria Interna

Aprovado por:

Alejandro ArayaDiretor de Administrativoe Financeiro

PROCEDIMENTO DE INVENTÁRIO FÍSICO

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INTRODUÇÃO

O “Procedimento de Inventário Físico” tem por objetivo estabelecer as normas para realizaçãodo Inventário Físico utilizado para conferir as quantidades registradas contabilmente e validaros resultados de maneira a atender as exigências de ordem Contábil e Fiscal.

1. CAMPO DE APLICAÇÃO

Este procedimento é aplicável aos inventários realizados nas unidades de Caieiras, Mogi dasCruzes, Guaíba e depósitos terceirizados.

2. DIRETRIZES

As matérias-primas, produtos semi-acabados e produtos acabados, devem serinventariados no mínimo duas vezes ao ano, com alcance de 100% do estoque.

Peças de manutenção e de reposição devem ser inventariados no mínimo 1 (uma) vezao ano, com alcance mínimo de 80% do estoque.

Conforme regras determinadas acima, deve-se estabelecer o cronograma de inventárioanual, estabelecendo os inventários físicos gerais e cíclicos.

O inventário geral contempla 100% das matérias primas, produto semi acabados eprodutos acabados e 80% das peças de manutenção e reposição e deve ser executadano mínimo 1 (uma) vez ao ano, na data a ser definida pelo Departamento deControladoria – Custos com consentimento dos Gerentes Industriais, Coordenadoresde Armazém e Gerente Logístico.

O inventário geral deve ser acompanhado por uma auditoria externa, contratada pelaMelhoramentos Papeis Ltda.

As datas de contagem do inventario geral devem ser definidas através de reuniões de

consenso entre o Departamento de Controladoria – Custos e a Gestão das Fábricas e Armazéns.

O Gerente de Controladoria deve nomear um colaborador do Departamento deControladoria como Coordenador Geral do inventário físico, e o Gerente de Logísticadeve nomear um colaborador do Departamento de Logistica como Coordenador Geraldo inventario físico cíclico.

No inicio de cada ano, o responsável de cada unidade deve preencher o Check List deConferência – Dados Gerais, a fim de definir depósitos e itens a serem inventariados,datas de corte e de contagem, entre outros.

3. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA

Check List de Conferência – Dados Gerais – vide Anexo I

Check List de Conferência – Equipe – vide Anexo II

Check List de Conferência – Documentação – vide Anexo III


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Itens não conforme (prazo de validade vencido, danificados, entre outros) deverão sertratados em um depósito específico. Serão inventariados e as baixas serão efetuadasconforme a política estabelecida.

No dia do inventario, esta proibida qualquer movimentação de estoque e produção.

4.3. Documentação Após o momento de corte, estão proibidos quaisquer lançamentos com datas retroativas sem aprévia análise e aprovação dos seus efeitos pelo Coordenador Geral / Supervisor do inventáriofísico.

O responsável por cada unidade deverá verificar continuamente se as providênciasrelacionadas no Check List de Conferencia – Documentação, estão sendo cumpridas demaneira a não prejudicar a data de realização do inventário físico.

4.4. Contagem

Todos os envolvidos no processo de contagem do estoque físico deverão seguir as seguintesregras:

As duplas deverão ser divididas por seções, sendo esta maneira pela qual ascontagens serão realizadas, onde cada dupla fica responsável pela contagem de umaseção ou categoria.

Os itens deverão ser contados um a um, e para os volumes que se encontram emembalagens fechadas, lacradas por fitas, cintas de aço, plásticos ou outros métodosque garantam a inviolabilidade e apresentem externamente de forma clara e concisa aidentificação do produto e as quantidades de seu conteúdo, poderão ser aceitas aquantidade indicada na embalagem.

Os itens serão inventariados através de duas contagens realizadas por equipesdistintas. Fica proibida qualquer anotação no local de estoques que registre aquantidade inventariada por uma das equipes.

A segunda contagem será continuamente confrontada com a primeira e em caso de

divergência, que será confirmada através de conferência das etiquetas pelo Supervisor,será realizada uma terceira contagem, com a presença de um Fiscal, valendo esta.Fica estabelecida a tolerância de 2% entre a primeira e a segunda contagem, para ositens com unidade de peso e para aqueles inventariados através de balançascontadoras, nestes casos, adotarem a maior contagem. Para os demais casos atolerância de contagem é 0%.

Para itens que se encontram na linha de produção em fase intermediaria de processo,cujo código conste da estrutura do produto, poderá ser inventariado nesta condição. Ocampo de localização na etiqueta deverá ser preenchido com o Process Code (célulade produção).

Serão emitidas etiquetas de inventário, que deverão ser preenchidas conformeinstrução fornecida pelo Supervisor, as quais serão fixadas aos itens antes do iniciodas contagens. As etiquetas de inventário serão emitidas, para todos os itens comsaldo em estoque, e a localização de acordo com o cadastro dos itens no sistema.Existirão etiquetas em branco para itens não registrados no saldo do estoque que


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deverão ser preenchidas manualmente, a caneta e sem rasuras. Em caso de erro noapontamento, deverá ser solicitado o visto do Fiscal no apontamento dos dadoscorretos.

As fichas de identificação dos itens inventariados, não deverão ser retiradas dos itensaté a conclusão do inventário.

4.5. Digitação

O Digitador deverá estar localizado junto ao Supervisor, para que a digitação possa serefetuada imediatamente após o recebimento das etiquetas. Após a digitação, as etiquetasdeverão ser devolvidas ao Supervisor.

4.6. Apuração da Contagem

O Digitador deverá digitar as contagens na Planilha de Apuração. Em seguida, deve emitir oRelatório de Divergências Constatadas e encaminhar aos responsáveis.

O resultado das contagens realizadas devem ser devidamente documentados e arquivados,para posteriores análises de diferenças.

Os Gerentes de Logística, Armazém e Industrial devem esclarecer as causas das variações doinventário físico logo após a apuração e encaminhar o Relatório das Divergências Constatadas,com análise das causas.

4.7. Ajustes de Inventário no sistema SAP

Para efetuar os ajustes de estoque resultantes dos inventários, ficam definidos os níveis deresponsabilidade (hierarquia) conforme descrito abaixo:

Após aprovação, os departamentos responsáveis pelo inventário terão que criardocumento de inventário no sistema SAP, para envio à Controladoria para conferenciae efetivação dos ajustes.

O Departamento de Controladoria é o responsável pela analise e contabilização dos

ajustes de inventário.Os departamentos responsáveis pelas diferenças devem elaborar plano de ação para queevitem erros futuros da mesma natureza, e apresentar esses planos ao Diretor Financeiro apósfinalização das analises (com limite de um mês após o inventário).

Ao final do inventário e devidos ajustes, deve ser realizado um “book” de inventário, contendoos resultados das contagens e diferenças analisadas e justificadas, este relatório deve serassinado pelo Gerente Geral da Melhoramentos Papeis Ltda. Se as divergências informadassuperarem 1% (em US$) do total do estoque da empresa (sobre um mínimo de MUS$50), orelatório deverá ser assinado adicionalmente pelo Gerente Geral da CMPC Tissue S.A.

4.8. Processamento do Inventário no Sistema SAP

O processo de inventário no sistema SAP é composto de três fases:

1. Criação dos documentos de inventário;

2. Registro da Contagem; e


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3. Contabilização da diferença de inventário.

Na primeira fase criam-se os documentos de inventário. Uma vez selecionado o estoque quese incluirá na contagem e criado os documentos para inventário, imprime-se os documentospara iniciar o processo de contagem.

Na segunda fase, são registrados os resultados da contagem no sistema SAP. A seguir, osistema calcula as diferenças de inventário. Se algum resultado parecer ser duvidoso, épossível executar uma nova contagem das unidades de estoque, para o qual será necessáriogerar novos documentos de inventário.

Na terceira fase, as diferenças de inventário são contabilizadas. As quantidades e os valoresdo estoque são atualizados e ajustados.

As principais transações do sistema SAP utilizadas são:

MI31: Criar Documento de Inventário

MI21: Imprimir Folhas de Contagem Física

MI02: Modificar Documento de Inventário

MI03: Visualizar Documento de Inventário

MI04: Entrar Contagem de Inventário

MI05: Midificar Contagem

MI20: Lista das Diferenças Inventário

MI11: Entrar Nova Contagem

MI07: Contabilizar Diferenças


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4.8.1. Criação do Documento de Inventário

Com a transação MI31 do sistema SAP cria-se o documento de inventário, definindo:

Materiais a inventariar

Ficha de Contagem

Numero do inventário

É possivel definir os materiais por tipo ou grupo. Na seção “controle” seleciona a opção “Criarbatch input”, que é mais adequada para a carga massiva de dados. É importante selecionar aopção “Só materiais sem estoque zero”. Posteriormente, é necessário gerar outro documentomarcando “Somente Somente materiais com estoque zero”, para verificar os estoques nulos.

Deve-se selecionar a opção “Definir bloqueio de reg.”, o qual permite bloquear todos osmovimentos de mercadorias ara os materiais selecionados. Quando se registra os resultadosdas contagens o desbloqueio é realizado automaticamente.


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Ao tentar realizar um movimento de mercadoria quando o material estiver bloqueado paracontagem, o sistema emite a mensagem abaixo.

Abaixo está o documento de inventário:


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4.8.2. Impressão do Documento de Inventário

Com a transação MI21, é possível imprimir o documento de inventário, prévia visualização.


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Acima se visualiza o relatório de inventário, este relatório pode ser utilizado para contagem, sedesejar um maior detalhe, é permitido realizar uma planilha externa ao SAP que consideretodos os materiais a inventariar.


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4.8.3. Modificar Documento de Inventário

Com a transação MI02 é possível modificar o documento de inventário.

Selecionando o botão é possível modificar a data de contagem, entre outros dados.Posteriormente, deve-se bloquear o sistema para que não realizem movimentos de entrada esaída de mercadoria, selecionando o campo “Bloqueio registro”

Selecionando é possível modificar o tipo de estoque e marcar a permição de unidades demedidas alternativas, após isso, os sistema irá gerar a seguinte mensagem:

.

4.8.4. Registro da Contagem com Referência a Documento

Executar a transação MI04 e inserir o documento de inventário. Opcionalmente a porcentagemde desvio, se desejar que o sistema emita um alerta quando detectar uma diferença entra aquantidade registrada e o estoque do sistema.


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Registra a contagem de cada posição. Para o caso de materiais com contagem zero, deve-seselecionar a coluna “RC (contagem zero)”. É marcado um a um o bem, e pressiona-se o ícone

.

O sistema emitirá uma mensagem indicando que a contagem foi registrada:.

4.8.5. Relatório de Diferenças de Inventário

Para listar as diferenças de inventário, executar a transação MI20. Deve-se inserir o número doinventário para listar todos os documentos que compõem o inventário. É possível inserirsomente o número do documento para visualizar a contagem individual de um item.


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Após listar as diferenças de inventário, é gerado o relatório abaixo, onde é possível contabilizaras diferenças, modificar a contagem ou registrar a contagem.


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4.8.6. Entrar nova contagem

É possível efetuar uma nova contagem física, seja por posição (código do material) ou pordocumento de inventário. Para o primeiro caso, marca-se as posições desejadas no campocorrespondente e proceda como se mostra na imagem abaixo.

Se desejar uma nova contagem no nível de documento, executa a transação MI11 e insira:

Marcar Bloq. Registros

Número de inventário

Valor Limiar

O valor limiar selecionará as posições que possuem valor de diferença superior ou igual a este,de modo que sejam tratadas.


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A posição pode ser modificada:

Selecionando o sistema irá gerar o resumo das posições a serem tratadas, conformeimagem abaixo.


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Grave selecionando e o sistema irá gerar o número de documento:

.

No caso de existir mais de um documento de inventário contemplado na nova contagem, osistema emitirá novamente a tela para inserir o número do documento, e assim repete-se o

processo anterior.

Após inserir a contagem da nova contagem, será obtido o relatório atualizado das diferenças.


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4.8.7. Modificar Contagem

Para modificar ou corrigir uma contagem já realizada, a nível de posição, seleciona aalternativa “Modificar contagem”, a nível de documento, executa a transação MI05, insere onúmero do documento, o ano, e seleciona o desvio percentual, se desejar que o sistema emitaum alerta.

O sistema oferece a opção de modificar cada contagem realizada em relação ao documento ouposições selecionadas.


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4.8.8. Contabilização das Diferenças

Executa a transação MI07. Ao inserir as diferenças, o sistema migra para a tela abaixo, ondese deve registrar a data da postagem.

Deve-se inserir o motivo das diferenças, conforme a tabela de códigos disponíveis no sistema.

O sistema emitirá o número do documento.


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5. RESPONSABILIDADES E ALÇADAS

5.1. Auditoria Externa

Validar o inventario (aplicável somente 1 (uma) vez ao ano, no inventario geral).

5.2. Auditoria Interna

Verificar itens e preparação física, e autorizar o inicio do inventario (aplicável somente noinventario geral).

5.3. Coordenador Geral

Enviar informativo com o cronograma e datas do inventário aos participantes do processo.

Além disso, deve planejar, acompanhar e aprovar a preparação do inventario. Orientar asequipes na correta execução dos itens deste procedimento e encontrar soluções para osproblemas que lhes forem apresentados no decorrer do processo.

5.4. Supervisor

Efetuar o corte de entradas, transferências e saídas de materiais, providenciando osrespectivos comprovantes. Treinar e orientar os contadores e fiscais, remanejar pessoal de

acordo com o andamento dos trabalhos, identificar e providencias as recontagens quandonecessário e realizar a distribuição das fichas para contagem, relacionando os nomes dosrecebedores e sequencia numérica entregues a cada um.

5.5. Fiscal

Verificar se todos os itens foram previamente etiquetados, fiscalizar as equipes de contagem,impedindo que as duas contagens de um mesmo item sejam efetuadas pela mesma equipe eacompanhar e validaras terceiras contagens.

5.6. Contador / Apontador

Realizar a contagem física e preencher a respectiva etiqueta com a quantidade contada.

5.7. Digitador

Deve estar localizado junto ao Supervisor para realizar a digitação das etiquetas imediatamenteapós recebimento.

5.8. Equipe de Apoio

É composta por almoxarifes, operadores de empilhadeira, chefia da produção e engenheiros.Terão por atividade o assessoramento aos Fiscais e as equipes de contagem no sentido deidentificação e movimentação do material.

6. LEGENDA

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7. EXCEÇÕES


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8. VIGÊNCIA

Esse procedimento passa a vigorar a partir da data de sua publicação ou da data de sua última

revisão. O mesmo deve ser revisado em até 02 anos ou caso haja alguma alteração noprocesso.

Elaborado por:

Valdice Pinto

Supervisora de Custos

Revisado por:

Gabriele Heilig

Coord. Auditoria Interna

Aprovado por:

Alejandro Araya

Diretor Administrativo e Financeiro

Anexo I – Check List de Conferência – Dados Gerais.

Empresa: Data:

Planta: Divisão:

Processo: Responsável:

Descrição Área/Responsável Data Prevista Data Realizada Ass. do Responsável

1. Definir depósitos e itens

a serem inventariados.


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2. Definir as datas decontagem e corte

3. Avaliar a quantidade de

itens x recursos.

4. Divulgar as definições áorganização.

5. Definir os responsáveispelas providências.

6. Avaliar os resultados doinventário.

7. Emitir o relatório deinventário.

8. Definir a data de cortepara entrada de materiaisno estoque.


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Anexo II – Check List de Conferência – Equipe

Empresa: Data:

Planta: Divisão:



1. Definir equipes de inventário(Contagem e PreparaçãoFísica).

2. Definir equipe de controle(Supervisor, Mesário, Fiscais eDigitadores).

3. Definir equipes de apoio(Engenharia, CQ).

4. Aprovar as horas extras dasequipes (quando necessário).

5. Solicitar alimentação etransporte para a equipe (senecessário).

6. Treinar os mesários, fiscais edigitadores.

7. Treinar os operadores dasbalanças, contadores eapontadores.

8. Definir o posicionamento dasequipes fixas.

9. Definir as áreas para cadaequipe de contagem (1º e 2º).

10. Elaborar e divulgar layoutda localização das equipes einstruções detalhadas doinventário por escrito.


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Anexo III – Check List de Conferência – Documentação

Empresa: Data:

Planta: Divisão:



1. Definir a data de corte daentrada de materiais.

2. Digitar todos os documentosde entrada e solucionar osboletins de ocorrências.

3. Separar os itens com notafiscal de saída com permanênciado material na empresa.

4. Encerrar todas as requisiçõesde materiais.

5. Reportar e digitar as baixasde sucata e refugo.

6. Conferencia do encerramento

das transferências entredepósitos.

7. Devolver aos fornecedores ositens possíveis.

8. Providenciar copias das 3ultimas notas fiscais de entradacom as respectivas fichas derecebimento (2 jogos).

9. Providenciar copias das 3ultimas notas fiscais de saída (2

jogos).


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10. Emitir relação de materiaisem transito para outrosestabelecimentos.

11. Emitir relação de materiais

importados em transito (fichasde recebimento).

12. Emitir relação de materiaisem poder de terceiros.


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Anexo IV – Check List de Conferência – Preparação Física

Empresa: Data:

Planta: Divisão:



1. Identificar com localização esegregar todos os itens em todosos depósitos.

2. Emitir as etiquetas deinventário.

3. Colocar as etiquetas em todosos itens a serem inventariados.

4. Segregar material recebido enão digitado.

5. Segregar material faturado enão expedido.

6. Instalar e testar as balanças

contadoras.

7. Segregar e identificar osmateriais que não serãoinventariados.

8. Definir, identificar, contar esegregar os itens obsoletos.

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