PROCESSO COMERCIAL - intranet.sulista.com.brintranet.sulista.com.br/assets/attachments/f1470743790_IT.CO.01... · 3.1 Necessidade de vendas: Necessidade da empresa em conquistar mais

Este documento impresso e sem o carimbo de “CÓPIA CONTROLADA”, vale somente para treinamento

PROCESSO COMERCIAL

Responsável: João Daniel de Freitas Neto Código: IT.CO.01

Aprovação: Josana Teruchkin Data: 27/07/2016 Revisão: 24

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1. OBJETIVO

Processo comercial da Sulista. Aplica-se ao setor do Comercial.

2. FLUXOGRAMA

3. PROCEDIMENTO

Para a elaboração deste procedimento, deverão ser seguidos os seguintes passos:

3.1 Necessidade de vendas: Necessidade da empresa em conquistar mais clientes e consequentemente aumentar seu faturamento.

3.2 Prospecção de clientes: O Processo de Venda de Serviços da Transportadora Sulista ocorre basicamente de duas maneiras:

a) Empresa identifica o cliente;

b) Cliente contata a empresa;

3.3 Identificar necessidade dos clientes: O responsável pela venda identifica a necessidade de transporte do cliente através de contato telefônico, e-mail ou visita ao mesmo para o correto entendimento do serviço requerido (detalhamento da operação), assim como busca das informações que a empresa necessitará para elaboração do custo do transporte.


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3.4 Estudo de viabilidade: Estando a Sulista em condições de atender ao serviço solicitado pelo cliente e identificada a forma de operacionalização do mesmo elabora-se a “Planilha de Formação de Preço”.

Obs.: Para casos de cargas otimizadas em frota atual, não há necessidade da mesma.

Obs.: No Caso de transporte de produtos perigosos levar em consideração se há necessidade de

licença de transporte, que varia de estado para estado, de adequação dos frotas ou de atendimento

a requisitos legais aplicáveis, gerando custo que deve compor o frete que será cotado para o cliente.

A Planilha de Formação de Preço deve conter um cabeçalho padrão com campos destinados à

identificação do cliente, linha, data e aprovação, conforme apresentado abaixo:

( A )

( B )

( E )

( C ) ( D )

Onde:

A- Nome do documento: Planilha de Formação de Preço

B- Cliente

C- Linha

D- Data

E- Investimento (S/N)

3.5 Empresa consegue atender:

3.6 Sim:

3.6.1 Parâmetros para aprovação:

3.6.1.1 Fretes Extras e Fretes SPOT: A aprovação pode ser feita pelo Supervisor Comercial

dentro dos seguintes parâmetros:

Margem de frete com terceiro mínimo 40%.

Margem de frete com Agregado mínimo 35%.

Margem de frete com Frota mínimo de 35% para frete Rodoviário e 45% para frete urbano.


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3.6.1.2 Fretes SPOT (aproveitamentos/retornos):

Margem de frete com Agregado mínimo 30%.

Margem de frete com Frota própria mínimo de 25% para frete Rodoviário e 35% para frete

urbano.

3.6.1.3 Fretes Regulares – (Sem necessidade de investimento): A aprovação pode ser feita

pelo Supervisor Comercial dentro dos seguintes parâmetros:

Margem de frete com Agregado mínimo 35%

Margem de frete com Frota mínimo de 30% para frete Rodoviário e 40%

para frete urbano.

Demais casos deve ter aprovação da Diretoria Executiva

3.6.1.4 Fretes Regulares – (com investimento): A provação deverá ser feita pela Diretoria

Executiva

3.7 Não

3.7.1 Declínio da prospecção: Necessidade do cliente fora do escopo da empresa.

3.8 Cotação: Identificada à necessidade de transporte, prepara-se a Proposta Comercial que será enviada ao cliente com informações referentes ao preço do serviço e informação detalhada da operação; O responsável pela venda deverá fazer um acompanhamento da proposta junto ao cliente, para acompanhar a evolução do negócio e/ou adaptações na proposta inicial.

3.8 Proposta: A proposta final deverá apresentar o número da respectiva revisão, ratificada pela planilha de formação de preço anexa.

NOTA 01: Em caso de repactuação de preço, não há necessidade de planilha de formação de preço,

visto que, o novo frete será o atual em contrato + o índice a ser aplicado.

NOTA 02: Em relação ao seguro de carga, o mesmo não compõe o custo do frete, é incluso na

proposta o valor que será cobrado dos clientes. Esse valor é um % sobre o valor de mercadoria

embarcada. O Cliente pode ainda optar por contratar o seguro por conta própria, porém o mesmo

deve emitir a apólice de seguro em nome da Sulista, isentando a Transportadora de qualquer

responsabilidade sobre danos ou roubo que possa ocorrer durante a operação de Transporte.


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3.8.1 Codificação das Propostas: O Departamento Comercial é responsável pela emissão de

propostas. A codificação das propostas é estabelecida para o correto controle e rastreamento das

mesmas. Segue abaixo os critérios para utilização e composição dos códigos:

CO-000-00

Onde:

CO DEPARTAMENTO COMERCIAL

000 NÚMERO SEQÜENCIAL 001, 002, 003...

00 ANO DE REFERÊNCIA 00 – 2000, 01 – 2001...

Havendo revisão da proposta, por qualquer motivo, será acrescida à codificação letras conforme

abaixo:

A – primeira revisão

B – segunda revisão e assim sucessivamente.

NOTA 3 - O controle das propostas comerciais é realizado através da Planilha Controle de números

de propostas.

NOTA 4 - Em casos de clientes que exijam cotações em formulários próprios, é utilizado a proposta

do cliente.

3.9 Proposta aceita: Uma vez que tenhamos uma definição por parte do cliente o negócio pode tomar dois caminhos:

- Aceitação da proposta por parte do cliente;

- Não aceitação da proposta por parte do cliente;

3.10 Reavaliar cotação:

3.10.1 Não

3.10.1.1 Proposta recusada pelo cliente: Nos casos em que o cliente não tenha interesse em discutir nenhum item da cotação.


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3.10.2 Sim

3.11 Alinhar com operacional: Verificado com operacional melhor maneira para atender o cliente.

NOTA 5 - Informações do escopo contidas no documento de operacionalização de contrato, enviado para a equipes operacional, faturamento e serviços ao cliente em caso de novos clientes.

3.12 Cadastro cliente: Após aceite do cliente o Depto. Comercial envia as informações pertinentes ao novo contrato para o Atendimento ao cliente que lança as informações no Sistema Kmm, sendo assim todas as áreas envolvidas no processo terão acesso aos dados.

NOTA 6 - A área comercial deve permanecer em contato com o cliente, buscando a melhoria

contínua do serviço prestado.

Havendo alteração das condições contratuais, as mesmas serão alteradas também no Sistema.

Para novos clientes o usuário deve seguir os seguintes passos para realizar o cadastro:

O caminho para cadastrar novos clientes é: informações corporativas/cadastro de pessoas/pessoa jurídica

Na tela cadastro de pessoa jurídica o usuário deverá clicar em incluir e preencher os dados gerais e dados das abas 1. Identificação, 2. Endereço, 3. Telefone e 6. Modalidade. Após todos os dados preenchidos clicar em confirmar.

Nos dados gerais o usuário deverá preencher os seguintes campos:

- CNPJ (clicar no ícone da Receita Federal)

- Razão Social

- Nome fantasia

- CNAE

- Insc. Estadual (pode ser verificada pela nota fiscal ou clicar no ícone Sintegra)

Figura 1 - Cadastro pessoa jurídica


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Na aba 1. Identificação o usuário deverá preencher os dados:

- Atividade fiscal = De acordo com a atividade do cliente (maioria das vezes, Contribuição indústria)

- Regime tributário = será sempre normal

- Tributação = será sempre lucro real

Figura 2 - Identificação


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Na aba 2. Endereço preencher:

- Se possuir o CEP, digitar automaticamente o sistema irá buscar o endereço. Neste caso o usuário deverá completar com número e complemento.

- Ref. Geográf.

Figura 3 - Endereço


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Na aba 6. Modalidade preencher:

- Modalidade = sempre cliente

- Situação = sempre ativo

Ao clicar em Confirmar, aparecerá a mensagem: Registro cadastrado com sucesso.

Depois da confirmação do cadastro do cliente, o usuário cadastrará a tabela de frete.

O caminho para o cadastro é: Transporte&logística/Gestão logística/ Rotas/Cadastro de rotas.

Figura 4 - Dados de modalidade


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Na tela cadastro de rotas – dados gerais e Aba 1. Origem/Destino, clicar em incluir e após preencher o campos:

- Abreviatura

- Descrição

- Consolidado (Sim)

- Município origem

- Município destino

Figura 6- Dados gerais e dados de origem/destino

Figura 5 - Tabela de frete


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Na Aba 6. Roteirizador, aguardar aparecer automaticamente o KM e clicar em confirmar. A rota estará cadastrada.

Figura 7 - Roteirizador

Depois da rota cadastrada, é preciso cadastrar o Grupo Negociador. O caminho para o cadastro é: Transporte&logística/Gestão comercial/Configurações/Grupo negociador.

Na tela Grupo Negociador- dados gerais – preencher:

- Descrição = nome do cliente

Figura 8 - Grupo negociador


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Na Aba1. Pessoas vinculadas a este grupo, clicar em incluir e digite os clientes que farão parte desse Grupo.

Figura 9 - Dados gerais


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Na Aba2. Usuário, clicar em incluir para liberar todos os usuários do comercial aptos a efetuar

alterações nesse Grupo Negociador. Depois dos usuários selecionados, modificar tipo de permissão

para total e clicar em e após confirmar e o grupo negociador estará cadastrado.

Figura 10 - Usuários


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Figura 11 - Confirmação usuários

Depois de criar Grupo Negociador, cadastrar tipo de serviço. O caminho é:

Transporte&logística/Gestão comercial/Configurações/Tipo de serviço.

Clica em incluir preenche a descrição e clica em Confirmar.

Figura 12 - Tipo de serviço


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Figura 13 - Descrição

Após tipo de serviço incluso, cria-se a tabela de frete. O caminho para incluir a tabela de frete é:

Transporte&logística/Gestão comercial/Cadastro de tabela de frete por negociador.

Na tela Comercial – Assistente de configuração da tabela de frete clicar em avançar e na tela

seguinte selecionar o grupo negociador e clicar em avançar.

Figura 14 - Tabela de frete


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Figura 15 - Assistente de configuração tabela de frete

Figura 16 - Seleção grupo negociador


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Na tela que abrirá clicar em incluir e após preencher:

- Descrição

- Tipo de serviço

- Condição de pagamento

- Selecionar as 3 opções do tipo de tabela (CIF, FOB e FOB Expedido)

Clicar em confirmar.

Figura 17 - Preenchimento dados

Figura 18 - Dados tabela de frete


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Na tela que abrirá, na aba vigência, clicar em incluir e preencher os dados:

- Data início

- Data término

- Tipo de negociação

Após os dados preenchidos, clicar em confirmar.

Figura 19 - Dados de vigência


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Figura 20 - Confirmação vigência

Na tela grupo negociador, clicar em avançar e selecionar as Classificações da Natureza e clicar em

avançar novamente.

Figura 21 - Avançar


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Figura 22 - Classificações da Natureza

Em seguida, o usuário selecionará tipo de veículo e clicará em avançar.

Figura 23 - Tipo de veículo


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Na sequencia, selecionar a rota clica no botão e para incluir e clicar em avançar.

Figura 24 - Seleção de rota

Clicar novamente em avançar e na tela Variáveis preencher:

- Frete

- Seguro

- Gris

- Pedágio (se houver na rota)

Clicar em avançar a abrirá a tela para finalizar o cadastro.


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Figura 25 - Avançar

Figura 26 - Dados variáveis


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Figura 27 - Finalização

Ao clicar em , aparecerá a mensagem:


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Figura 28 - Tabela de frete gerada

Para concluir o cadastro, na tela vigências, o usuário deverá clicar em aprovar.

Figura 29 - Tabela de frete aprovada

3.13 Contrato: A partir do aceite do cliente, pode-se:

- Elaborar um contrato de Prestação de Serviço/Aditivo ou

- Considerar o aceite do cliente, sem necessidade de formalização contratual, via e-mail ou

verbalmente, sendo que nestes casos é necessária a confirmação da Diretoria Executiva na

respectiva proposta.


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Alteração de Contrato: A Alteração de Contrato segue o mesmo processo da Elaboração do mesmo.

Havendo alguma alteração das condições contratadas emite-se um Aditivo Contratual ou

formalização da alteração via e-mail.

NOTA 7 - Após o aceite do cliente, o Comercial deve informar a área de Faturamento via e-mail quais são as particularidades e condições de pagamento do novo cliente.

NOTA 8 - Eventualmente, os clientes regulares pedem embarques esporádicos para fluxos não

regulares, neste caso, a validação verbal do Supervisor Comercial / Vendas é suficiente para a

realização da viagem.

NOTA 9 - Clientes sem regularidade de carregamento, não terão proposta formalizada nem contrato

assinado, devido tratar-se de serviço com característica sazonal, onde a cotação é feita no momento

da solicitação do próprio cliente, via e-mail.

NOTA 10 - No caso de transporte de produtos perigosos, após o aceite do cliente o Departamento de Qualidade em conjunto ao setor operacional providenciará as licenças necessárias para execução do serviço, também deverá ser elaborado o Rotograma da linha a ser realizada.

NOTA 11 - A Repactuação dos contratos tem como padrão o prazo de 12 meses. Os contratos que não seguem essa regra são tratados a parte pelo comercial.

As repactuações são controlados pela Planilha de resumo de REPAC, na qual tem se as seguintes informações:

- Data vencimento da repactuação

- Acompanhamento da negociação

- Status do contrato

3.14 Cliente/rota adicionado: Cliente cadastrado.

4. MATERIAL DE APOIO AO PROCESSO

Não aplicável


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5. REGISTRO

Identificação Organização Armazenamento Proteção Recuperação Tempo de

Retenção Descarte

Planilha

formação de

preço

Comercial Eletrônico - - -

Propostas/

aditivos Comercial Pasta Física Cliente - -

Enquanto

vigente

Arquivo

morto

Contratos /

Aditivos Jurídico Pasta Física Cliente - -

Enquanto

vigente

Arquivo

morto

Planilha controle

de números de

contratos

Comercial Eletrônico - - - -

Planilha de

resumo de

repac

Comercial Eletrônico - - - -

Planilha de

visitas Comercial Eletrônico - - -

-

6. HISTÓRICO DAS REVISÕES

REVISÃO ALTERAÇÃO DATA

21 Inserido no item 1.1.1.8 Proposta – forma de controle das propostas Inserido no item 1.1.1.14 Contrato – observações sobre REPAC

Inserido no processo item 1.1.1.16 Controle de Registros

25/08/2013

22 Inserido no item 1.1.1.14 Contrato – observações sobre Faturamento 16/09/2014

23 Alteração das margens de parâmetros para aprovação. 30/04/2015

24 Atualização Layout do Procedimento 27/07/2016

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