1

Processo Digital

&

Gestão Documental

Treinamento

Processo Digital &

Gestão Documental

Conceitos

PROJETO GESTÃO DE VIAGEM

SECRETARIA DE PLANEJAMENTO E GESTÃO

2

Processo Digital

&

Gestão DocumentalConteúdo Programático

• Conceito• Aplicação• Principais eventos

Processo Administrativo

• Conceito• Benefícios

Processo Administrativo Digital

• Certificação Digital• ECM / BPM / Portal / Digitalização – captura• Apresentação de processo administrativo digital implementado

Tecnologia

• ECM x GED• Gestão arquivística de documentos, conceitos, documento arquivístico• Plano de classificação e Tipologias documentais• SIGAD - Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos• Criação/ciclo de vida documento

Gestão documental

3

Processo Digital

&

Gestão DocumentalAgenda

• 1 Dia– Processo Administrativo– Processo Digital– Tecnologia

• Apresentação da solução Processo Digital

• 2 Dia– ECM x GED– Gestão arquivística de documentos, conceitos, documento

arquivístico– Plano de classificação e Tipologias documentais– SIGAD - Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de

Documentos– Ciclo de vida documento– Exercícios teóricos.

4

Processo Digital

&

Gestão DocumentalProgramação

• 14:00 às 15:30 – Treinamento• 15:30 às 15:50 – Intervalo• 15:50 às 18:00 - Treinamento

5

Processo Digital

&

Gestão DocumentalProcesso Administrativo

• Regulamentação– Regido pela lei Nº 5427, de 01 de abril de 2009

• Aplicação– é o meio pelo qual a Administração Pública se utiliza para ordenar seus atos administrativos, nas

relações internas ou externas.

• Principais Eventos– Iniciar o processo (autuar)– Anexação – Apensação / Desapensação– Acautelamento / Desacautelamento– Arquivamento / Desarquivamento – Desentranhamento– Desistência – Desmembramento – Extinção – Juntada – Encerramento / Reabertura – Vista e Copia– Anulação / Revogação / Convalidação

6

Processo Digital

&

Gestão DocumentalProcesso Digital

É uma solução corporativa para implantação em todos os órgãos do estado que substituirá a tramitação do Processo Administrativo em papel pela Digital, ou seja, é o uso do meio eletrônico na gestão dos Processos Administrativos, possibilitando a geração, envio e recebimento de processos e documentos eletrônicos, agilizando a tramitação, reduzindo custos operacionais, burocracia e aumentando a colaboração entre as partes envolvidas.

SERVIDORSERVIDOR

ÓRGÃOSÓRGÃOS

CIDADÃOCIDADÃO

TERCEIROSTERCEIROSGestão Documental

ESTADOFluxo de Trabalho

Gestão DocumentalESTADO

Fluxo de Trabalho

SEGURANÇA

PADRONIZAÇÃO

AGILIDADE

CONTROLE

7

Processo Digital

&

Gestão DocumentalProcesso Digital

• Regulamentação– Regido pela lei Nº 5427, de 01 de abril de 2009 e regulamentado pelo

decreto nº 42.352, de 15 de março de 2010.

• Benefícios• Otimizar os recursos financeiros com a padronização das ferramentas de Gerenciamento de

Processos e Documentos que serão utilizadas por todos os Órgãos.

• Classificar a Informação de maneira padronizada em todos os órgãos estaduais;

• Permitir a gestão do fluxo de informações em meio digital, em todo o Estado;

• Diminuir o volume de documentos em mídias não digitais;

• Centralizar o repositório de processos administrativos do Estado visando obter informações estratégicas para apoio a gestão; e

• Promover mudança cultural, aferir resultados alcançados e garantir a melhoria contínua no uso dos processos digitais.

8

Processo Digital

&

Gestão DocumentalProcesso Digital

• A Autenticidade, integridade e validade jurídica do Processo Administrativo Digital são asseguradas por meio da assinatura digital com a utilização de Certificados Digitais padrão ICP-Brasil MP-2200-2 de 24 de Agosto de 2001.

9

Processo Digital

&

Gestão DocumentalCertificado Digital

– Certificação Digital é todo um conjunto de técnicas, processos e normas estabelecidas ou adotadas, que visam propiciar mais segurança às comunicações e transações eletrônicas, e permite também a garantia de Autenticidade e Integridade dos documentos e procedimentos eletrônicos.

– O Certificado Digital é um arquivo em formato eletrônico que contém um conjunto de informações (nome, email, cpf, url), que identifica de forma única um servidor.

Certificado.pfx

10

Processo Digital

&

Gestão DocumentalArquitetura Lógica - Processo Digital

Gestão de DocumentosECM

Recuperação da Informação

Gestão de ProcessosBPM

Gestão de Usuários

Sistemas Externos

Captura de Documentos

Interface Única - Portal

11

Processo Digital

&

Gestão DocumentalConceito de ECM

• Gerenciamento de conteúdo informação estruturada ou não estruturada)

• Processo: planilha, email, foto, filme, forms, artigo, documento capturado

• Indexadores com Metadados• Atender Requerimentos SIGAD/e-ARQ• Colaboração entre usuários

12

Processo Digital

&

Gestão DocumentalFuncionalidades ECM

Publicar

CriarIndexar

Armazenar

Reter Excluir

Localizar

Distribuir

VersionarCapturar

Gerenciar

13

Processo Digital

&

Gestão DocumentalBPM

• Fluxo de atividades para automatizar e controlar tarefas e processos digitais e de negócios, com uso de regras, prazos e caminhos.

• tipos de Bpm (processo de negócios ou administrativo)

• Papéis apensos ou workflow puro• BPM integrado ao GED e ao RM

14

Processo Digital

&

Gestão DocumentalBPM - Modelo

15

Processo Digital

&

Gestão DocumentalBPM - BENEFÍCIOS

• Dispara processos simultâneos• Ações em tempo real• Roteamento e Redirecionamento• Aponta gargalos no processo• Sinais de alerta prazo• Elimina duplicidade de tarefas• Trilhas de auditoria• Consistência em resultados

16

Processo Digital

&

Gestão DocumentalBPM - Benefícios

• Elimina retrabalho • Interface única para usuário• Integração com sistemas legados• Poder de interferir quando crítico• Gestão por indicadores• Relatórios gráficos

17

Processo Digital

&

Gestão DocumentalPortal

• Um portal é um site na internet que funciona como centro aglomerador e distribuidor de conteúdo para uma série de outros sites ou subsites dentro, e também fora, do domínio ou subdomínio do Órgão gestor do portal.

• os portais normalmente apresentam:– motor de busca, – áreas subordinadas com conteúdos próprios– área de notícias, – serviços para comunidades

• Devido à grande quantidade de informação, para construir um portal são utilizadas ferramentas de Gerenciamento de Conteúdo,

18

Processo Digital

&

Gestão Documental

Benefícios do Gerenciamento de Conteúdo em Portais

• Alimentado em tempo real• Controle da publicação• Controle de aprovações• Publicações mais ágeis

19

Processo Digital

&

Gestão DocumentalPortal - Aplicação

• Publicação de portarias• Portal do Cidadão• Domicílio Tributário Eletrônico• Processo digital

20

Processo Digital

&

Gestão DocumentalDigitalização - Captura

• Software de Captura e Digitalização

– Compressão da Imagem• Visa redução de bytes necessários ao armazenamento e transmissão de imagem de um documento

• Finalidade – reduzir espaços em branco ou eliminar áreas escuras no documento

– Tratamento da Imagem• Limpeza do documento físico ou eletrônico antes/depois da captura

• Melhorar a qualidade da visualização

– OCR e ICR • Os motores desta técnica são:

– Comparação de padrões, – Extração de Características e redes neurais– Análise de Contexto, Metadados e Base de dados

21

Processo Digital

&

Gestão DocumentalSolução Adquirida Pelo Estado

• Oracle ECM Suite: ODC - Oracle Document Capture (Captura de documentos)

UCM - Universal Content Management  (Repositório de Informações)

IRM - Information Rights Management (Controle da distribuição)

URM - Universal Records Management ( Ger. informações do ciclo de vida dos documentos )

BPM - Business Process Management (Gerenciamento de Processos)

BPEL – BPEL Process Manager (Gerenciador de processos BPEL)

WLS – Oracle WebLogic (Serivdor de Aplicações Java)

WCM - Web Content Management (Publicação de Conteúdo)

WC – WebCenter (Servidor de Portal)

22

Processo Digital

&

Gestão DocumentalArquitetura Física– Processo Digital

23

Processo Digital

&

Gestão DocumentalProcesso Digital

– A implantação de um processo na Plataforma do Processo Digital, permitirá padronizar a Gestão Documental e Fluxos de Trabalhos em todos os órgãos.

– A Gestão Documental visa padronizar os procedimentos dos Processos Administrativos por meio do levantamento de todos os requisitos dos documentos gerados pelo processo, visando obter subsídios para apoio a Gestão da Informação.

– O processo “Gestão de Viagens” será padronizado pela SEPLAG para utilização em todo o ESTADO.

24

Processo Digital

&

Gestão DocumentalInterface do Usuário

Menu de navegação

Menu de navegação

Exibição dos processos

pesquisados

Exibição dos processos

pesquisados

Caixa de Entrada Atividades do usuário

Caixa de Entrada Atividades do usuário

Funcionalidades habilitadas para

o usuário

Funcionalidades habilitadas para

o usuário

Área de Pesquisa dos Processos Administrativos

Área de Pesquisa dos Processos Administrativos

Identificação do usuário logado

Identificação do usuário logado Encerrar

sessão

Encerrar sessão

25

Processo Digital

&

Gestão DocumentalDúvidas