SISTEMAS DE GESTÃO DOCUMENTAL COM WORKFLOWJOANA VILARIÇA MIGUEL LIMA PROJETO DE SERVIÇOS E RECURSOS DE INFORMAÇÃOBLOGUE: HTTP://PSRI1516G2.BLOGSPOT.PT/

CONTEÚDO

• Apresentação do projeto • Objetivos • Principais atividades

• Conceitos• Pesquisa • Planificação do projeto

APRESENTAÇÃO DO PROJETO

OBJETIVOS

• Estudo de sistemas de gestão documental com workflow

•Criação e implementação de um sistema de gestão com workflow no Gabinete de Gestão de Qualidade (GGQ) da ESEIG

PRINCIPAIS ATIVIDADES

• Revisão da literatura• Estudo dos softwares de gestão com e sem workflow• Instalação e parametrização do software • Definição dos workflow para o Gabinete de Gestão de

Qualidade

SISTEMAS DE GESTÃO DOCUMENTAL

O QUE SÃO?

• Sistema: conjunto de elementos interdependentes de modo a formar um todo organizado• Gestão documental: ramo do arquivo documental responsável pela administração de documentos nas fases corrente e intermediária -

Produção; Utilização; Avaliação.  

• Sistemas de Gestão Documental: Solução de arquivo, organização e consulta de documentos, onde existe toda a informação de natureza documental trocada entre utilizadores.

OBJETIVOS

• Gestão de documentos de uma organização oferecendo um meio para associar metadados geridos aos documentos• Estabelecer políticas, objetivos e processos para alcançá‐los,

relativos a documentos de arquivo

SISTEMAS DE GESTÃO DOCUMENTAL COM WORKFLOW

O QUE É WORKFLOW?

• Fluxo de trabalho• Sequência de passos necessários para automatizar processos

CONCEITOS BÁSICOS• Desmaterialização - Digitalização dos documentos em

formato papel, produzindo documentos eletrónicos que são classificados e disponibilizados segundo um determinado critério;• Normalização - de todos os tipos de documentos da

empresa, métodos de classificação e de entidades; uniformização de processos utilizando sempre os mesmos procedimentos;• Indexação - Catalogação e classificação dos documentos

eletrónicos. Esta fase é equivalente ao processo de arquivo físico mas potenciando os benefícios dos sistemas de informação, podendo garantir a gestão integrada do arquivo físico e eletrónico;

CONCEITOS BÁSICOS•Workflow - Definição dos vários estados pelos quais um

documento passa, incluindo publicação, aprovação, distribuição e circulação ou arquivo possibilitando o controlo dos fluxos de circulação de documentos;• Pesquisa - Motor de busca capaz de realizar pesquisas de

documentos pelo seu conteúdo ou atributos, permitindo localizar e disponibilizar imediatamente o mesmo, quando necessário e em qualquer parte;• Redução de Custo - a redução de custo advém do aumento

de produtividade na procura, reencaminhamento e gestão de documentos, redução do custo de cópias e redução das necessidades de espaço de arquivo.

GESTÃO DOCUMENTAL COM WORKFLOW• Desmaterialização da documentação e dos processos de tramitação associados;• Automatização e uniformização dos processos de trabalho;• Gestão do arquivo da empresa de uma forma centralizada;• Normalização dos documentos, critérios de arquivo e procedimentos;• Rapidez na disponibilização, acesso e tratamento dos documentos;• Controlo e segurança da informação e dos fluxos de informação (documentos e

processos);• Ganhos de eficiência administrativa e processual com consequentemente

redução de custos operacionais;• Redução da necessidade de espaço físico para arquivo e do custo com fotocópias

e impressões;• Possibilidade de medir a eficiência de recursos.

PESQUISA

Escolha de palavras chave

Locais de pesquisa: B-on

e Google Académico

Seleção dos artigos melhores

relacionados com o nosso

projeto

Tratamento da informação recolhida

PLANIFICAÇÃO DO PROJETO

Atividade Prazos Observações Criação do Blogue 26/02 Pelos elementos do grupo

Revisão da Literatura 29/02 – 12/03

• sistemas de gestão documental e de gestão

documental com workflow – Joana

• Software de gestão documental e de gestão

documental com workflow – Miguel

Elaboração da apresentação 12/03 – 14/03 Apresentação dia 15/03

Identificação de critérios de um software de gestão

documental e de gestão documental com workflow

15/03 – 5/04Classificar como obrigatórios

ou complementares• SGD - Joana • SGDW - Miguel

Elaboração e preparação da 2ª apresentação

intercalar5/04 – 11/04 Apresentação dia 12/04

Instalação e parametrização do

software 12/04 – 7/05 Pelos elementos do grupo

Atividade Prazos Observações Definição dos Workflows

para os processos do GGQ 12/04 – 07/05 Pelos elementos do grupo

Elaboração da apresentação 07/05 – 09/05 Apresentação dia 10/05

Produção do Manual de instalação e utilização do

software 10/05 – 27/05

• Instalação: tarefas realizadas para a

instalação e parametrização e funcionalidades

• Utilização: descrição das funcionalidades

possibilitando o apoio e ensino da utilização do

softwareElaboração de todos os

documentos 27/05 – 06/06 • Poster• Artigo cientifico

Organização com os restantes grupos e

divulgação perante a comunidade da E.S.E.I.G.

Até dia 8/06

Entrega final e apresentação 08/06