Processos de Gestão da Informação

Embrapa Meio Ambiente

• Análise de Melhoria do Processo: “Gestão da Informação de Pesquisa & Desenvolvimento da Embrapa Meio Ambiente” – 2000 a 2003:

– Este processo melhoria originou a designação de outros três processos:

• AMP Saída à Serviço• AMP Treinamento • AMP Captação Recursos

Situação AnteriorSituação Anterior• ATIVIDADE FIM (Pesquisadores):

– Acompanhamento das metas de forma ineficiente e ineficaz

• metas já realizadas não eram informadas• desconhecimento formas de comprovações• desconhecimento das metas negociadas com Diretoria

– Desconhecimento das atividades/rotina dos Comitês Internos

• ATIVIDADE MEIO (Processos Suporte):– Informações dispersas e desatualizadas– Controles paralelos– Captação de recursos indiretos com companhamento

precário

• Pontos Chaves

– Organização dos setores/processos geradores de informações para avaliação de equipes e preparação de documentos/relatórios

– Divulgação ampla de cada meta/indicador e grau de importância

– Compatibilização das informações na intranet

• Metas:

- Divulgar internamente as contribuições das equipes

- Agilizar a busca de informações para reuso interno

- Organizar informações para composição dos

aplicativos do SISPATSISPAT

• Definição dos Problemas (brainstorming e pesquisa de opinião)

• Recuperar documentos para o SAPRE• Recuperar documentos de anos anteriores que

não foram considerados• Recuperar documentos/comprovantes dos

processos de viagens (Comissão de AMP)• Conscientizar empregados quanto as metas

SAPRE• Recuperar informações do processo de estágio

Problemas Identificados

Problemas Identificados• Recuperar informações do processo capacitação

empregados (Comissão de AMP)

• Recuperar informações de contratos entre a Unidade e

Instituições Externas (Comissão de AMP)

• Funcionamento do CTI/Ações de P&D

• Identificação/oficialização de parceiros

• Solicitações de recursos junto a instituições de

fomento à pesquisa. (Comissão de AMP)

• Desconhecimento sobre a execução dos principais

relatórios de gestão administrativa e de P&D da

Unidade

OBJETIVOOBJETIVO

• Organizar e controlar o fluxo de informações de P&D da Unidade, estabelecendo interface entre

os resultados dos projetos de pesquisa e as metas gerenciais, principalmente àquelas estabelecidas no SAU/SAPRE e no PDU da

Unidade.

• Subsidiar em tempo real os processos internos no reuso da informação, agilizando assim, a

elaboração de documentos/relatórios bem como facilitando e a execução de suas tarefas.

Sistema de Sistema de registro da registro da

Prog. de Prog. de P&DP&D

Controle dos

estágios

Controle das metas

PAT

Acompanhamento de

projetos

Página do CLP

Página do CTI

Sistema viagens

(relatórios)

Base do SEGBase do SEG

Mural P&D

SEG - Base de dados de todos os subprojetos da Unidade, integrado com os demais sistemas.

A base de dados de registro da programação de P&D da Unidade (SEG),

subsidia (interage) com o sistema de controle de metas quantitativas (PAT),

de controle de viagens, controle de estágio, de acompanhamento de

projetos, a página do CTI, a página do CLP, entre outros sistemas internos - compras, programação de eventos, almoxarifado, reserva de salas, etc.)

Sistema de controle dos

estágios

Sistema de Sistema de controle das controle das metas PATmetas PAT

Acompanhamento de projetos

Página eletrônica

do CLP

Página Página eletrônica eletrônica

do CTIdo CTI

Sistema viagens

(relatórios)

Sistema de registro da

Prog. de P&D

PATPeriódicos indexados

Detalhe da Intranet

Metas por subprojeto de pesquisa

Metas por empregado PAT consolidado por pesquisador

Relatórios e/ou consultas do controle de metas quantitativas - PAT

Sistema de controle das metas PAT

- Ações Parceria -Nacionais-Internacionais

-Realizações por empregado-Realizações por equipes

- Receita indireta-Paga terceiros-Recebida terceiros

- Agrupamento metas

SISPEM

SISPAT

Sistema de Controle das Metas do PAT – Relatórios / ConsultasSistema de Controle das Metas do PAT – Relatórios / Consultas

Sistema de controle das metas

PAT

-Ações Parceria

NacionaisInternacionais

- Realizações por empregado- Realizações por equipes

-Receita indireta

-Paga terceiros-Recebida terceiros

-Agrupamento metas

SISPEM

SISPAT

• Intranet - ambiente seguro com garantia da integridade das informações (backup diário)

• Informações disponibilizadas sempre com transparência

• Sem custos de infra-estrutura para a Embrapa - as ferramentas de apoio utilizadas no desenvolvimento do Processo são de domínio público (softwares).

ResultadosResultados

Controle das metas

Antes

Depois

Antes - planilha excel

Depois - on line (Intranet)

Receita Indireta

Realizações Equipes

Antes - documento word

Depois - on line - intranet

Avaliação das Equipes

Antes - Acompanhamento Word (CTI)

Depois - on line - Intranet

Realizações por Empregado

Antes - planilha excel - estática

Depois - on line - dinâmica

Negociação de Metas

Antes: consulta aos líderes/responsáveis de projeto/subprojetos

Depois: consulta Página PAT e Página CLP

Saídas a Serviço (AV/PCV)

Antes: e-mail para empregado

Depois: consulta relatório viagem

Acompanhamento estágio

Antes - excel

Depois - on line

Acompanhamento Projetos

– PAT realizado por pesquisador associado a tabela de NIAs– PAT consolidado por pesquisador

• Detalhe de PAT consolidado por pesquisador

– Previsão de Metas por empregado• Detalhes de metas por empregado

– Preenchimento metas por empregado para ano subsequente– Preenchimento eventos por empregado para ano subsequente– Previsão de Metas por indicador para ano subsequente

O Sistema de Informações Gerencias da Embrapa Meio Ambiente atualmente: