Processos deInício e Fim

de Ano Letivo

DAC – Departamento de Atendimento ao Cliente

1. Processo de Abertura de Período

O processo de abertura de período letivo está localizado no Módulo Administração.

Acesse o mesmo, clique no menu Cadastro – Configurações – Aba Sistema – Aba Básicas.

Os módulos que a instituição utiliza devem estar habilitados para que possa criar um novo período.

Para realizar a abertura de período, clique no menu Processos - Abertura de Período Básico.

Na tela abaixo selecione:

O Período Atual, a Data de Início e Fim do Ano Letivo, a Descrição do ano que aparecerá na tela de login do sistema, a data de início e fim do período de aulas e para quais das Unidades queres criar o período.

Será apresentada a mensagem abaixo, solicitando uma confirmação para criar o determinado período.

Clicando em “Sim” você estará confirmando a abertura do novo ano letivo. Clicando em “Não”, você estará abortando o processo e não será gerado o novo ano letivo.

Se a opção foi sim na tela anterior, o sistema fará o processo e dará a informação de que o período letivo foi gerado.

Clique no botão OK.

Ao abrir a tela de login do sistema, já estará disponível o novo período letivo.

2. Processode

Rematrículas

• Acesse o módulo secretaria no ano que foi aberto (Ex.: Ano Letivo de 2009).

• No menu Acadêmico – Estrutura Acadêmica – dentro do curso, clique na série e após na aba etapa;

• Posicione o cursor sobre a 1ª etapa, clique no botão editar e altere as datas, após clique no salvar. Repita esse processo para todas as etapas de cada série.

1º - Ajustar as datas das Etapas:

• Atualize toda a estrutura acadêmica, caso haja mudanças como, por exemplo: a inserção ou exclusão de uma turma, o número de alunos previstos, inclusão de uma nova disciplina, faça-as antes de iniciar os processos que envolvam matrículas.

• Verifique o sistema de avaliação, para cada uma das séries, caso haja alguma mudança no que diz respeito ao cálculo de notas, pesos das etapas, nomenclaturas, ajuste antes de iniciar o lançamento de qualquer avaliação no sistema.

2º - Mudanças no novo ano letivo:

• Na aba Parâmetros Padrões dentro da estrutura acadêmica também é importante atualizar os parâmetros de cada série, quando for realizada a rematrícula os alunos serão matriculados automaticamente com os parâmetros da sua respectiva Série.

A seguir será explicado o processo de rematrícula para

quando já foi calculado no sistema o resultado final dos

alunos, ou seja, já está definido se é aprovado ou reprovado.

Primeiramente é importante a verificação de alguns cadastros

no ano letivo corrente.

1. No módulo Administração:

Menu Cadastro – Status de Matrícula.

Essa é a tela de cadastro dos status de matrícula, nela podemos cadastrar um status para ser atribuído ao aluno após ser calculado o seu resultado final.

Essa opção deve estar marcada para que o aluno seja rematriculado.

2. Módulo Secretaria:

Menu Cadastro - Resultados

Pode-se indicar um status de matrícula para ser automaticamente atribuído após ser calculado o resultado final. Ex: Se em todas as disciplinas o resultado for Aprovado, o status de matrícula será Aprovado.

A opção “Trocar Status” trabalha em conjunto com a informação da coluna Status de Matrícula, marcando essa opção estamos indicando para qual status o aluno será trocado quando uma disciplina tiver o resultado indicado. Ex: Se uma disciplina estiver com o Resultado de Reprovado automaticamente o status de matrícula será alterado para Reprovado.

1. Acesse o módulo secretaria no ano letivo corrente;

Iniciando o processo de Rematrículas:

2. Clique no menu Processos e em Rematrículas;

3. Após, será exibida uma tela onde você poderá realizar uma limitação por Curso e Série, a seleção não é obrigatória, caso selecione um curso e/ou série, só aparecerá as turmas correspondentes àquela seleção. Indique a data de início e fim para a matrícula, essas devem contemplar, o período de emissão das mensalidades, por exemplo, se a geração de mensalidades para o novo período letivo se inicia no mês de janeiro, a data de início da matrícula deve contemplar esse mês e não apenas a partir de fevereiro ou março, quando normalmente iniciam-se as aulas.

No campo Status você deve indicar qual será o status de matrícula a ser utilizado na nova matrícula dos alunos.

Para prosseguir clique no botão Avançar

Na grade Período Atual, selecione a 1ª

turma que fará a rematrícula.

No Novo Período (Não Aprovados), selecione a

turma onde ficará os reprovados, geralmente a

mesma.

Novo Período (Aprovados),

marque a turma que os

aprovados irão cursar no

próximo ano.

Essas opções servem para auxiliar na visualização das turmas, veja que

marcando as opções “Do mesmo curso” e “Da mesma série”, aparece somente as

turmas de 2ª série do Curso cujo código é o 302.

Nesta aparece a opção de visualizar somente as turmas da série posterior, veja que mostrou

somente turmas a partir da 3ª série do mesmo curso.

Feitas as seleções,

clique no botão Adicionar.

Verifique os dados que apareceram em Turma Origem, Turma Destino (Não Aprovados) e Turma Destino (Aprovados), se ficaram corretos, faça a seleção da próxima turma e novamente clique no adicionar, repita o processo para todas as turmas.Obs.: Para as turmas de 8ª série do Ensino Fundamental e 3º ano do Ensino Médio na coluna de “Novo Período (Aprovados) deverá ser selecionada a turma “FORMADO”.

Após adicionar todas as turmas, clique no botão

Executar.

Aparecerá a seguinte mensagem:

Para confirmar, clique no botão Sim desejando cancelar o processo, clique no Não.

Após confirmar o sistema processa as informações...

Terminado o processamento, mostrará a tela ao lado, clique em OK.

- Feche o sistema, e entre novamente, mas agora no novo ano;

- Verifique se as matrículas e as concessões, no cadastro dos alunos ficaram corretas, havendo algum problema entre em contato com o suporte da Perseus.

O processo de Rematrícula, está concluído.

Caso necessite executar o processo de rematrícula antes de calculado o resultado final do aluno, os procedimentos serão os mesmos, com a diferença de que todos os alunos Matriculados serão considerados como aprovados, ou seja, passarão para a série seguinte com o status de Matriculado.

Obs.: Para que isso funcione é fundamental que no Módulo Administração - Menu Cadastro – Status de Matrícula.

O status de matriculado esteja com a opção “Matriculado” marcada.

3. Processode

Encerramento

O processo de encerramento fará a geração dos

históricos e a atribuirá o status de matrícula dos alunos

no ano que está sendo encerrado. Portanto é necessário que

todas as notas, conceitos, resultados e carga horária,

estejam lançadas, pois esses dados serão exportados para

os históricos.

Aviso: Como o status de matrícula dos alunos será

modificado, alguns outros processos e/ou relatórios podem

não resultar nas informações desejadas, por isso,

recomendamos que se realize um backup antes, com intuito

de resguardar os dados consistentes.

•Acesse o Módulo Secretaria no ano que será encerrado.

•Clique no menu Processos – Encerramento de Período.

•Exibirá a janela abaixo com os filtros para seleção:

Selecione o curso, caso desejar também poderá selecionar uma série e uma turma.Obs.: A 8ª série do E.F. e o 3º ano do E.M., deverá ser realizado o processo separado, pois o status de matrícula ficará formado.

Após, clique no botão Próximo.

Marcando essa opção, você poderá propagar o status de matrícula para os alunos no ano que estás encerrando.

Insira qual será o status de matrícula para os alunos que estão Aprovados, e para os Reprovados.

OBS.: No encerramento das séries de Formandos é só alterar o status de aprovado para Formado.

Se for marcada essa opção somente as disciplinas nativas (pertencentes ao Curso e Série que o aluno está matriculado) serão consideradas para a verificação do resultado do aluno (Aprovado ou Reprovado). Caso contrário tanto às nativas quanto as não nativas influenciarão no resultado.

Marcando essa opção, as disciplinas não pertencentes à base curricular influenciarão na verificação do resultado do aluno.

A seleção deste item determina a transferência das notas dos alunos para os históricos.

Se essa opção for marcada, as disciplinas não pertencentes à base curricular serão inseridas

nos históricos.

Indica que a carga horária das disciplinas não pertencentes a base curricular serão somadas a carga horária total da série.

Marcando esta opção, somente as disciplinas nativas (pertencentes ao Curso e Série que o aluno está matriculado) serão consideradas na execução deste processo.

Após, clique no botão Executar.

Exibirá uma mensagem pedindo para aguardar.

Após o processo será finalizado, clique no botão OK.

Terminamos os processos!

Confira o status de matrícula e o histórico dos

alunos, encontrando algum problema entre em

contato com o nosso suporte.

Agradecemos sua atenção!Bom trabalho e conte conosco.

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