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PPrroodduuççããoo ddee EEvveennttooss
Módulo II
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SUMÁRIO
Unidade 3 – Cuidados a serem observados durante o evento ......................................... 3
3.1. Recursos mais utilizados pelo organizador de eventos ........................................ 3
3.2. Espaço de realização do evento ........................................................................ 14
3.3. Decoração do ambiente .................................................................................... 16
3.4. Trajes mais adequados para cada tipo de evento ............................................... 19
Unidade 4 – Cerimoniais e protocolos......................................................................... 27
4.1. Definições de cerimonial e protocolo................................................................ 27
4.2. Formas de tratamento ....................................................................................... 29
4.3. Cerimonial de casamento.................................................................................. 35
4.4. Cerimonial de debutante................................................................................... 46
4.5. Cerimonial de evento público ........................................................................... 53
Unidade 5 – Pós-evento .............................................................................................. 61
5.1. Avaliação pós-evento ....................................................................................... 61
5.2. Providências e relatório ao término do evento................................................... 62
5.3. Fechamento contábil......................................................................................... 65
5.4. Avaliação técnica e financeira .......................................................................... 65
5.5. Pesquisa de opinião pós-evento ........................................................................ 66
5.6. Providências finais ........................................................................................... 68
Conclusão do Módulo II.............................................................................................. 71
Bibliografia................................................................................................................. 72
3
Unidade 3 – Cuidados a serem observados durante o evento
Olá!
Nesta unidade trataremos de uma questão muito importante e que jamais deve
ser descartada, uma vez que pode comprometer negativamente a realização do evento.
Você vai conhecer os recursos mais utilizados pelo organizador de eventos. É
essencial ter uma noção sobre quais são e como funcionam esses recursos e garantir que
eles funcionem corretamente.
Além de conhecer quais são os profissionais necessários durante um evento,
você vai conhecer as técnicas de decoração para enfeitar o espaço interior de forma a
proporcionar boa funcionalidade e estética ao ambiente do evento.
3.1. Recursos mais utilizados pelo organizador de eventos
Check List
Um bom produtor de eventos tem como grande aliado
um recurso chamado check list.
Trata-se de uma lista de verificação que varia de
acordo com o setor no qual é utilizada. O check list pode ser
elaborado para checar as atividades que já foram realizadas e
as atividades que ainda serão desenvolvidas.
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Na organização de um evento, o check list checa tudo o que é necessário para a
realização do evento.
O procedimento é utilizado para definir tarefas de curto, médio e longo prazo
relacionado ao desenvolvimento do projeto.
Estrutura de um check list:
– Resumido;
– Não deve ser redigido como relatório;
– Deve ir diretamente a cada ponto pertencente a um processo em questão;
– Todas as ideias devem ser pré-definidas, indicando o que deve ser feito e como
ser feito.
Mesmo sabendo que cada evento possui características próprias, destacamos
para seu conhecimento, uma lista de itens que servem para todos os eventos. Vejamos a
seguir:
Atividades gerais:
1. Dimensionamento do evento;
2. Estudo para determinação do local;
3. Cronograma de atividades;
4. Listagem de convidados;
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5. Preparo da correspondência em geral:
– Circulares;
– Mala direta;
– Ofícios / convites (autoridades/palestrantes).
6. Preparo da correspondência especial para:
– Banda da Polícia militar;
– Departamento de Trânsito;
– Companhia Estadual de Energia Elétrica;
– Secretaria de Segurança Pública;
– Outros órgãos públicos envolvidos.
7. Material aos participantes:
– Brindes;
– Blocos;
– Pastas;
– Canetas;
– Crachás.
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8. Material gráfico:
– Fichas de inscrição;
– Recibos;
– Folhetos;
– Papel e envelopes timbrados;
– Programa técnico e social;
– Certificado de participação;
– Mapas de localização;
– Convites;
– Adesivos para veículos.
9. Material para a imprensa:
– Press release;
– Press kit;
– Fotos.
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10. Hotel:
– Cartões de boas vindas;
– Serviço de informações/receptivo;
– Serviço de turismo;
– Relação de telefones úteis;
– Frutas;
– Flores;
– Entre outros.
11. Programação visual:
– Logomarca do evento;
– Hotéis;
– Aeroportos;
– Áreas externas;
– Faixas.
12. Serviços turísticos:
– Transportes;
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– Passagens aéreas;
– Hospedagem;
– Programa social;
– Elaboração de tours;
– Receptivo nos aeroportos.
13. Outros:
– Orquestra para entonação de hinos;
– Banda;
– Show;
– Correio;
– Locação de veículos;
– Exposição paralela;
– Seguro assistência médica.
Recursos físicos
Local para:
– Reuniões;
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– Jantar/almoço;
– Coquetel;
– Imprensa;
– Sala Vip;
– Secretaria geral;
– Informações;
– Pronto socorro;
– Estacionamento;
– Instalações sanitárias;
– Copa/cozinha;
– Banco/câmbio.
Equipamentos e Materiais:
Um dos deslizes que ocorrem na organização de eventos se refere ao
planejamento de recursos audiovisuais. Por isso, é necessário que o organizador tenha
total domínio e conhecimentos sobre eles. Vejamos quais são esses recursos:
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1. Para projeção:
– Retroprojetor;
– DVD e TV;
– Telas, telões: fundo para apresentação de uma projeção;
– Data show;
– Projetor de slides: utilizado para projetar fotos com o carrossel, onde são inseridos os
slides fotográficos;
– Projetor Multimídia: projeta um arquivo elaborado em um programa de computador,
podendo, ainda, ser modificado a qualquer momento conforme o interesse. Necessita ser
acoplado a um computador;
– Flip Chart: móvel de madeira tipo Eucatex com apoio do cavalete e suporte para
colocar o papel com grandes dimensões;
– Apontador a laser: Serve para acompanhar uma leitura ou demonstração de algum
detalhe de slide ou transparência;
– Entre outros.
2. Para sonorização:
– Microfones;
– Amplificadores;
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– Aparelho de som;
– Gravador.
Tradução simultânea: Fones, e tradutoras são utilizados para transmitir a mensagem no
idioma da grande maioria dos presentes, ao mesmo tempo em que o palestrante ou
conferencista está apresentando.
– CDs de música para ambiente.
3. Para secretária:
– Computador;
– Copiadora;
– Fax;
– Telefones;
– Celulares;
– Entre outros.
4. Outros:
– Material de copa;
– Extintor de incêndio;
– Gerador;
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– Ambulância;
– Palco;
– Entre outros.
Cerimonial:
– Mesa para o receptivo;
– Lista de convidados;
– Livro de presenças;
– Lista de confirmações;
– Reserva de mesas;
– Mastro e bandeiras;
– Distribuição de lugares especiais;
– Dimensionamento da mesa principal;
– Roteiro para o mestre de cerimônias;
– Rastreamento de bandeiras;
– Hino nacional.
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Local para alimentação:
– Coquetel, almoço e jantar:
– Disposição das mesas;
– Decoração;
– Sonorização;
– Pontos de luz;
– Banheiros;
– Sinalização;
– Ar condicionado;
– Ventiladores;
– Música ambiente.
Pós-evento:
– Prestação de contas;
– Avaliação;
– Relatório Final;
– Ofícios ou cartas de agradecimento;
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– Álbum de fotografias;
– Edição de vídeo;
– Clipagem – recortes de jornal.
Como vimos, o produtor de eventos deve saber identificar quais dos recursos
citados acima são os mais indicados para cada tipo de evento. Para tanto, basta analisá-
los conforme sua capacidade, logística e exigência do palestrante.
3.2. Espaço de realização do evento
Durante a realização do evento um grupo de
recepcionistas deverá atuar no espaço interno, no qual
acontecerá o evento. As recepcionistas deverão se posicionar
isoladamente, em posições estratégicas, para que possa ter
uma visão ampla de todo o espaço.
Outros profissionais vão atuar como recepcionistas
de palco, junto à mesa diretora ou nos bastidores.
A recepção aos participantes é o primeiro momento em que eles têm contato
com o evento. Desta forma, os recepcionistas devem executar suas funções de modo a
garantir um serviço de qualidade e satisfação ao público. Seu papel consiste,
principalmente, em recepcioná-los, averiguando suas pretensões e se encarregando de
prestar-lhes as primeiras informações e encaminhamentos.
Em caso de eventos com a presença de uma mesa diretora, à medida que o
coordenador geral do evento receber as confirmações dos participantes que irão compor
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essa mesa, os recepcionistas devem se posicionar, seguindo o mapa da montagem da
mesa, os prismas de identificação.
Os recepcionistas podem atuar da seguinte forma:
– No momento da montagem da mesa, ao chamar os integrantes, um
recepcionista deverá estar no palco, indicando sua posição e facilitando sua entrada à
mesa, puxando-lhe sua cadeira.
Cabe lembrar que, os profissionais que podem ser necessários no dia de um
evento são:
– Recepcionistas;
– Digitadores;
– Mestre de cerimônias;
– Operadores de som e luz;
– Fotógrafo;
– Tradutor;
– Intérprete;
– Auxiliar de serviços gerais;
– Segurança;
– Enfermeiro;
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– Copeiro;
– Garçons;
– Entre outros.
3.3. Decoração do ambiente
Decorar um ambiente é uma ação que exige planejamento, principalmente
quando se trata de um evento. O objetivo da arte decorativa é enfeitar, adicionando
elementos decorativos aos espaços interiores de forma a dar-lhes boa funcionalidade e
estética para os fins a que se destinam.
Para deixar um evento mais atraente, essa função deve ser entregue aos
profissionais capacitados, podendo utilizar-se de serviços terceirizados.
Destacamos algumas dicas importantes para evitar resultados negativos:
Flores
As flores são elementos fundamentais na decoração de um evento, pois alegram
e embelezam o ambiente. No entanto, ao decorar um espaço com flores deve-se levar
em conta além do bom gosto, o bom senso estético:
Não use flores que exalam aroma forte – Alguns participantes podem ser
alérgicos aos perfumes das flores;
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Evite usar rosas – Seu ciclo de vida é muito curto, logo murcham e exalam um
cheiro desagradável;
Opte por flores do campo – Como antúrios, hibiscos e folhagem diversa;
Se utilizar arranjos de flores numa mesa diretora, tome cuidado quanto ao
tamanho – Para não atrapalhar a visão dos integrantes da mesa, este arranjo pode ser em
forma de cascata;
Em caso de ambientes que antecedem o plenário, utilize arranjos em forma de
pedestais em colunas laterais – Isto evita o bloqueio da passagem dos participantes;
Já em mesas de refeições, os arranjos devem ser baixos – Isso permite total
visibilidade das pessoas. Quando colocados em mesas de Buffet, estes devem ser altos para
não atrapalhar o serviço.
Toalhas
Há uma série de modelos, formatos e cores de toalhas. Cabe ao especialista, definir as
mais adequadas conforme o tipo de evento e intenção.
As toalhas são grandes aliadas para:
– Encobrir defeitos;
– Pinturas descascadas;
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– Madeiras lascadas;
– Além, claro, de enfeitar as mesas.
Material de copeiro
Composto por:
– Xícaras;
– Garrafas de água mineral;
– Copos de vidro ou cristal;
– Jarras;
– Colheres de chá ou café;
– Garrafa térmica para café já adoçado.
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Não leve até uma mesa diretora, por exemplo, sachês de açúcar ou adoçante, muito
menos açucareiro ou adoçante em vidro.
Passadeiras
Um elemento de decoração utilizado para o percurso dos participantes ilustres,
colocando-se um tecido ao chão.
3.4. Trajes mais adequados para cada tipo de evento
Relacionamos abaixo alguns trajes indicados para determinado tipo de evento:
Esporte
Apesar do nome, não significa ir para a festa de blusão e tênis. Traje esporte é
algo descontraído e confortável. Embora seja um dos trajes mais simples e informal,
requer alguns cuidados.
Eventos indicados: Traje esporte geralmente se usa em eventos como almoços,
batizados, churrascos, aniversários de crianças e exposições.
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Tipo de roupa:
Homens
– Jeans e camisetas são permitidos;
– Calças cáqui, camisa xadrez ou pólo;
– Camisa sem gravata, jaquetas e malhas;
– Calçado tipo top sider ou mocassim – tênis somente em caso de prática esportiva
posterior no local.
Mulheres
– Podem usar calças e camisas, calças e blusas, ou vestidos simples;
– Saia e blusa, calça comprida (não para cerimônias oficiais públicas);
– Sandálias mais fechadas para o verão e sapatos de salto baixo, no
inverno, um cardigã ou um suéter pode ser uma ótima opção.
Esporte fino ou esporte completo
É um traje esportivo só que usado com mais formalidade. Trata-se de um traje de
simplicidade estudada e que pode ser usado para frequentar shoppings ou escritórios.
Eventos: Almoços em ambientes descontraídos, café da manhã, conferências, festa no
escritório, casamentos mais simples e festas de aniversários informais.
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Tipo de roupa:
Mulheres
– Vestidos de algodão, malha, linho e outros tecidos sem brilho;
– Pantalonas e túnicas, tailler de calça ou saia com blazer;
– Bolsa esportiva é permitida;
– Bolsa, em solenidade em horário de expediente comercial, pode ser a usual;
– O pretinho básico com um saltinho e uma bolsa pequena.
Homens
– Calças esportivas são admitidas, desde que acompanhadas de blazer;
– Outras opções: terno claro com gravata ou calça e blazer escuro, com ou sem gravata,
sapato tipo mocassim.
Passeio (Tenue de Ville)
O nome significa traje da cidade. É comum em eventos que começam logo
depois do trabalho e que acabam cedo (20h, 21h), impossibilitando aos convidados
passar em casa para trocar de roupa.
Eventos: Estreias teatrais, inaugurações, coquetéis.
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Tipo de roupa:
– Teileurs, terninhos, saias, sapatos de salto médio, bolsa pequena;
– O terno de trabalho já é o suficiente para os homens, mas o ideal é um de cor escura;
– Uso de gravata é aconselhado;
– Sapatos escuros.
Recepção (festas à noite)
– Terno escuro, gravata discreta, em tecido nobre (seda pura);
– Sapatos e meias pretas, usados para casamentos de manhã e à noite;
– Vestidos ou duas peças, tecidos nobres (crepes, tafetá, brocado, musselina, renda,
jérseis);
– Sapato e carteira em couros metalizados, camurça ou tecido.
Black-tie, gala, tênue de soirée ou rigor:
Esse traje é usado à noite em eventos formais.
Eventos: Bailes, entrega de prêmios, festas em embaixadas, grandes festas.
Tipo de roupa:
– Vestidos longos sofisticados – Black tié de gala não aceita vestidos curtos;
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– Calças e camisas, para mulheres, também podem ser usadas, desde que feitas de
tecido fino e nobre, como seda ou cetim;
– Oportunidade para o uso de joias;
Os detalhes costumam ser mais ousados; o visual mais elaborado com maquiagem e
cabelos perfeitos;
Os homens usam smoking.
Gala
Esse é o traje com mais alto grau de formalidade, usado em eventos mais formais
direcionados à alta sociedade:
– Smoking/ Casaca;
– Summer;
– Vestido longo, com liberdade para brilhos em tecido ou pedraria;
– Salto alto em calçado preferencialmente forrado.
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Fashion
Este tipo de traje é uma categoria nova, a qual permite a produção que melhor se adapte
aos lançamentos da moda.
Tipo de roupa:
– Vale street fashion;
– Brechó e tudo o que estiver “pintado” de novo nas passarelas internacionais.
– É o traje para não fazer feio em encontros jovens, eventos de moda e festas animadas.
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Uniformes
O uso de uniformes tem como objetivo representar a identidade visual do evento e o
significado/intuito do evento.
– Tecidos com algodão;
– Adequado ao ambiente (quente/frio);
– Tamanhos corretos;
Dicas em geral
– Pulseiras, colares, bijuterias exageradas não são indicadas;
– Perfume forte também não é indicado;
– Maquiagem deve ser leve;
– Cabelos presos e elegantes;
– Decote ideal para o conforto;
– Lingerie adequado ao vestuário;
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– Cortes nas saias;
– Sapatos limpos e bem cuidados;
– Respeitar as diferentes culturas.
27
Unidade 4 – Cerimoniais e protocolos
Olá!
No decorrer desta unidade você vai adquirir informações conceituais sobre
cerimoniais e protocolos, seguidos das formas de tratamento utilizadas para se referir às
pessoas renomadas.
Por fim, você vai conhecer alguns tipos de cerimoniais, entre eles cerimonial de
casamento, cerimonial de debutante e cerimonial de evento público. Você ficará por
dentro das técnicas utilizadas para produzir de modo atraente, cerimoniais como estes.
4.1. Definições de cerimonial e protocolo
Como descrito no livro “Eventos e Cerimonial” de Maria Lúcia Battega, os
termos cerimonial e protocolo são considerados sinônimos por alguns autores, outros
fazem distinções.
Cerimonial
“É a rigorosa observância de certas formalidades em eventos oficiais, entre
autoridades nacionais e estrangeiras.”
(Sérgio Paulo Schneider)
“É o conjunto das formalidades que se devem seguir em um ato solene ou festa pública.
Regra que estabelece tais formalidades.”
(Aurélio)
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“É a técnica de conduzir cerimônias, assim como a sequência lógica de programa,
recepção, evento, etc.”
(Augusto Estellita Lins)
Protocolo
“É a ordem hierárquica que determina as regras de conduta aos governos e seus
representantes em ocasiões oficiais ou particulares.”
(Sérgio P. Schneider)
“Conjunto das normas para conduzir atos oficiais sob as regras da diplomacia tais
como a ordem geral de procedência.”
(Augusto Estellita Lins)
“Formulário regulador de atos públicos. Convenção Internacional.”
(Aurélio)
“O cerimonial cria o quadro e a atmosfera nos quais as relações pacíficas dos Estados
soberanos devem realizar-se. O protocolo codifica as regras que regem o cerimonial e
cujo objeto é dar a cada um dos participantes as prerrogativas, os privilégios e a
imunidade a quem têm direito.”
(Jean Serres)
Conforme o tipo de evento e seu porte, uma assessoria de Cerimonial deverá ser
contratada para elaborar todo o roteiro e planejamento.
29
4.2. Formas de tratamento
As regras de protocolo deram origem a normas diferentes de tratamento, ligando
os cargos e funções mais elevados a tratamentos similares.
Os tratamentos além de obedecerem à tradição são de uso consagrado e devem
ser corretos tanto nas correspondências, como nas apresentações ou composições de
mesa diretora. São eles:
� Vossa Excelência;
� Vossa Senhoria;
� Senhor / Senhora;
� Você/ Tu.
VOSSA EXCELÊNCIA –V. Exª
Vocativo – Excelentíssimo Senhor / Exm°. Sr. / Excelência;
Meritíssimo (MM) para juízes;
Presidente da República;
Vice-Presidente da República;
Ministros de Estado;
Secretário Geral da Presidência da República;
30
Consultor-Geral da República;
Chefe do Estado-Maior das Forças Armadas;
Chefe do Gabinete Militar da Presidência da República;
Chefe do Gabinete Pessoal do Presidente da República;
Secretários da Presidência da República;
Procurador-Geral da República;
Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal;
Chefes de Estado-Maior das Três Armas;
Oficiais-Generais das Forças Armadas;
Embaixadores;
Secretário Executivo e Secretário Nacional de Ministérios;
Secretários de Estado dos Governos Estaduais;
Prefeitos Municipais;
Presidente, Vice-Presidente e membros da Câmera dos Deputados e do Senado Federal
(Deputados Federais e Senadores);
Presidentes e Conselheiros do Tribunal de Contas da União;
31
Presidentes e Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais;
Presidentes e Membros das Assembleias Legislativas Estaduais (Deputados Estaduais);
Presidentes das Câmaras Municipais;
Juízes do Trabalho, Juízes de Direito e Juízes Eleitorais;
Procurador Geral da República;
Embaixadores e Cônsules;
Generais e Marechais.
VOSSA SENHORIA / V.Sa
VOCATIVO: Ilustríssimo Senhor /llmo. Sr. / Senhor / Senhora
Funcionários graduados;
Organizações comerciais e industriais; particulares em geral.
VOSSA EMINÊNCIA /V. Emª
VOCATIVO: Eminentíssimo Senhor/ Emm°. Sr. / Senhor Cardeal
Cardeais.
VOSSA EXCELÊNCIA REVERENDÍSSIMA / V.Exª.Revmª
VOCATIVO: Reverendíssimo / Revm°.Sr. / Senhor Bispo
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Arcebispos e Bispos
VOSSA SANTIDADE / V.S.
VOCATIVO: Santíssimo Padre ou Beatíssimo Padre.
Papa
REVERENDO / Revd°.
VOCATIVO: Reverendo
Sacerdotes, Clérigos e Religiosos.
VOSSA MAGNIFICÊNCIA
VOCATIVO: Magnífico Reitor
Reitores de Universidades.
VOSSA MAJESTADE /V.M.
Imperadores.
Reis / Rainhas.
VOSSA ALTEZA /V.A.
Príncipes e Princesas.
Duques e Duquesas.
33
VOSSA EXCELÊNCIA / V. Exª
Conde, Marquês e Barão
DIGNÍSSIMO DOM, MUI DIGNO DOM
Dom (reis e príncipes de Casa Real ou Imperial, eclesiásticos) // Dona
(feminino).
VOSSA – quando nos dirigimos à Autoridade, como na frase:
“Vossa Excelência viajará amanhã?”
“Vossa Excelência é bem quisto aqui”
É a pessoa A QUEM SE FALA.
Sua – quando nos referimos à Autoridade, como na frase:
“Sua Santidade avisa que concederá audiências.”
Convidamos para compor a mesa, Sua Excelência...
É a pessoa DE QUEM SE FALA.
Os títulos de cargos de confiança não antecedem o nome da pessoa.
34
Não se usa:
O Pró-Reitor de Extensão e Assuntos Comunitários, Paulo Bessa da Silva.
O correto é:
Paulo Bessa da Silva, Pró-Reitor de Extensão e Assuntos comunitários.
O professor é um Pró-Reitor.
Exceção para o presidente da república.
Títulos acadêmicos e inerentes à profissão antecedem o nome da pessoa:
Coronel Sebastião Alberto Corrêa de Carvalho;
Professora doutora Isildinha Martins;
No caso de Ministros dos Tribunais Superiores ou Ministros de Segunda Classe do
Itamaraty, o título antecede o nome.
Na imprensa, o título precede o nome da pessoa.
Vocativo
Excelentíssimo Senhor Presidente da República;
Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional;
Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal.
35
Demais autoridades
Senhor Juiz;
Senhor Ministro.
No envelope
Excelentíssimo Senhor;
Senador João Guimarães;
Senado Federal. 70.160 – 000 Brasília / DF
4.3. Cerimonial de casamento
Há diversos cerimoniais para uma festa de casamento. Relacionamos abaixo os
mais comuns:
� Comemoração do casamento após a cerimônia religiosa, somente com a participação
dos familiares dos noivos e dos padrinhos. Essa modalidade de festa é conhecida como
petit comité e tem caráter reservado, formal e não é realizada em restaurante ou
ambiente público. Geralmente, consiste em um almoço ou jantar requintado, com
alimentos leves, champanhe brut e bolo de sobremesa.
36
� Recepção ou coquetel no salão da igreja ou no local do casamento para, no máximo, 50
convidados e em horário diferente das refeições habituais (entre 14:00 h e 16:00 h, por
exemplo).
� Festa de casamento com características de evento de expressão social e afetiva. Nesse
caso, é exigido o cumprimento de um longo e requintado cerimonial, fundamentado em
hábitos e costumes tradicionais, incluindo as seguintes atividades:
– Elaborar lista de convidados;
– Definir a forma de recepção;
– Definir local, horário e duração das cerimônias;
– Designar previamente as pessoas responsáveis pela recepção dos convidados e
recebimento de presentes;
– Definir o tipo de convite de acordo com o perfil da festa;
– Providenciar a locação de louças, roupas e utensílios, matérias e serviços;
– Elaborar a lista de compras de materiais;
– Formalizar os convites para os padrinhos;
– Expedir convites aos participantes do evento;
– Registrar o ato no cartório;
– Providenciar o aluguel do local onde será oficializada a cerimônia e a festa;
37
– Fazer curso de noivos;
– Preparar o cerimonial na igreja;
– Providenciar decoração da igreja e do local das cerimônias;
– Fazer seleção de músico, instrumentos e repertório para a cerimônia;
– Contratar instituto de beleza para a noiva;
– Definir trajes para a noiva (seleção, confecção ou locação);
– Verificar acessórios de preparação da noiva;
– Fazer seleção dos trajes para as damas de honra, pajens ou acompanhantes;
– Definir e selecionar o traje do noivo;
– Definir o cardápio da recepção ou coquetel e realizar testes de qualidade dos produtos
e serviços;
– Concepção e preparação do bolo nupcial;
– Providenciar álbum de fotografias (fotógrafo, tipo de fotos);
–Filmagem/gravação em vídeo;
– Providenciar lembranças do casamento;
– Providenciar passagens, traslados e hospedagem dos noivos;
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– Lua de mel;
– Observar os hábitos tradicionais e simbólicos praticados ao final da cerimônia civil ou
religiosa;
– Buquê jogado pela noiva às convidadas solteiras;
– Jogar arroz sobre a noiva na porta da igreja ou no final da cerimônia civil para atrair
fluidos positivos, pois, de acordo com tradição, o arroz é símbolo de fartura e
fertilidade.
Todas essas atividades citadas acima devem ser descritas em um cronograma,
indicando-se os responsáveis pelas providências e data de execução.
O planejamento de um cerimonial de casamento pode ser feito atendendo o
seguinte roteiro resumido, conforme as características de cronograma de execução:
1 ano antes:
– Encontro da noiva e sua mãe com a mãe do noivo para definir as providências do
casamento;
– Definir a data do casamento;
– Definir o estilo ou ritual da cerimônia: decoração do salão, vestido da noiva, música,
local, etc.;
– Elaborar o orçamento das despesas;
– Organizar o álbum de fotografias.
39
10 meses antes:
– Planejar a lua de mel, analisando alternativas de roteiro e agências de viagens e
turismo. Se for para o exterior, providenciar o passaporte e vistos;
– Verificar as alternativas de local da festa;
– Definir o estilo de vestido da noiva e as opções de local ou adquirir a peça.
8 meses antes:
– Providenciar a confecção do vestido da noiva ou verificar em lojas especializadas de
locações;
– Elaborar a lista de convidados;
– Convidar os padrinhos e madrinhas.
6 meses antes:
– Revisar a lista de convidados conferindo nomes e endereços;
– Acertar com as madrinhas as roupas que serão usadas;
– Relacionar todas as providências e serviços que serão exigidos, como reserva da
igreja, fotógrafos, decoração, flores, música, vestidos de noiva, mães, madrinhas, damas
e formalização de contratos de serviços com terceiros.
40
5 meses antes:
– Definir a trilha sonora da cerimônia;
– Decidir e imprimir os convites e os cartões de agradecimento dos presentes;
– Definir o tipo de bolo;
– Definir as lembranças que serão entregues aos convidados;
– Definir as alianças e providenciar a gravação.
4 meses antes:
– Revisar e atualizar a lista de convidados;
– Iniciar as provas do vestido e decidir sobre os sapatos;
– Definir e providenciar o traje do noivo e padrinhos (aluguel ou confecção).
3 meses antes:
– Fixar a data da cerimônia civil;
– Reunir a documentação para entrega no cartório;
– Indicar os presentes desejados e definir os locais onde serão colocadas as listas de
presentes;
– Realizar provas ou testes de alimentos que serão servidos.
41
2 meses antes:
– Providenciar a entrega dos convites pessoalmente, e enviar pelo correio os convites
para outras localidades;
– Definir o veículo e o motorista que conduzirão os noivos;
– Realizar um ensaio ou simulação da cerimônia;
– Programar o chá de panela/ chá de cozinha para a noiva, e o chá bar para o noivo, com
a presença de parentes e convidados.
1 mês antes:
– Revisar novamente a lista de convidados;
– Reservar horários de cabeleireiro, manicure, etc.;
– Encomendar o buquê de flores;
– Preparar os utensílios e roupas para a viagem de lua de mel.
15 dias antes:
– Realizar a prova das roupas da noiva e do noivo;
– Organizar o arquivo de cartões de presentes recebidos para providenciar o
agradecimento, após a lua de mel.
42
7 dias antes:
– Confirmar providências já tomadas (Buffet, bolo, contratos, música, etc.);
– Preparar as malas de viagem, passaporte, máquina fotográfica, perfumes, etc.
Convites
– Os convites aos padrinhos devem ser feitos com antecedência
de, no mínimo, dois meses;
– A lista de convidados inclui membros da família e pessoas do
convívio social e profissional;
– É facultativa a inclusão do endereço do casal;
– Os convites podem ser remetidos somente para algumas pessoas da mesma família,
individualizadas no convite.
Cerimônia civil e religiosa
Na organização da cerimônia no civil, deve ser
providenciada a mesa para o juiz. Geralmente, uma mesa
coberta com uma toalha de renda, veludo ou tecido de
decoração até o chão.
A cadeira do juiz, de maior porte, é posicionada na
43
frente dos noivos. Sobre a mesa colocar o livro de registro de casamento com uma
caneta distinta para os noivos e os padrinhos assinarem. Na lateral da mesa, coloca-se
um arranjo de flores simples.
Quanto à cerimônia religiosa, a escolha e a reserva de data para o casamento na
igreja devem ser feitas com muita antecedência, para atender à tramitação dos papéis,
bem como garantir a data, reserva da igreja e o local para a recepção.
É muito importante realizar um ensaio prévio da cerimônia do casamento na
igreja, principalmente quando participarem pessoas de outras localidades que não
conheçam o local. Cabe ao encarregado do cerimonial orientar as pessoas, pois é
necessário que cada convidado conheça sua função na cerimônia como posicionamento
no altar, cumprimentos, música e a movimentação no local. A igreja pode ser decorada
com laços de fitas ou com muitas flores.
O cerimonial de casamento pode incluir alguns atos simples, tradicionais como:
1. Recepção dos convidados na igreja;
2. Cortejo no interior da igreja:
Entrada de mãos dadas, dos padrinhos da noiva e a seguir dos padrinhos do
noivo, pela ordem os avós, irmãos, tios, primos, amigos.
3. Posicionamento junto ao altar:
Mãe da noiva e pai do noivo: Colocam-se de mãos dadas, no lado esquerdo do altar.
Noivo e mãe do noivo: Colocam-se do lado direito do altar.
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Damas e pajens: As damas colocam-se no lado esquerdo do altar e os pajens do lado
oposto. As alianças são levadas ao altar pelo pajem.
Noiva e pai da noiva: Com as mãos dadas.
4. Cortejo na saída da igreja:
Pela ordem: noivos, damas e pajens, pais da noiva, pais do noivo e padrinhos
com as mulheres ao lado esquerdo dos homens.
5. Recepção aos noivos após a saída da igreja:
Sessão de fotografias com os pais, padrinhos, damas e pajens.
6. No salão de recepção:
Som especial para os noivos e pais, com música escolhida pelos noivos. No
salão, os pais colocam-se à frente da mesa dos noivos.
7. Valsa dos noivos:
Após o jantar, enquanto é servido o bolo, os noivos dançam sozinhos
inicialmente e na sequência os pais e padrinhos. Após a dança dos padrinhos, os noivos
poderão alternar os pares com seus pais, primeiramente com os pais da noiva e a seguir
45
com os pais do noivo. Após a valsa, os noivos são cumprimentados pelos convidados
presentes.
8. Lançamento do buquê:
Concluído o cerimonial, conforme o costume tradicional, a noiva, pode de
costas, jogar o buquê para o grupo de mulheres. Essa ação significa a despedida ou o
afastamento do casal.
9. Lembranças do casamento:
As lembranças do casamento, geralmente, são colocadas em uma mesa, na saída
do salão, à disposição dos presentes. Podem ser distribuídas, também, junto com o bolo.
O mais tradicional é o docinho “bem casado”, colocado em caixas sofisticadas e
originais. Podem ser usadas, ainda, trufas e minibolos em caixinhas com as iniciais dos
nomes dos noivos.
Traje de casamento
O traje de casamento deve ser escolhido conforme a igreja, ambiente, tipo de
recepção, posição financeira dos noivos e familiares e, principalmente, com o horário da
cerimônia.
Curiosidade
Datas de aniversário de casamentos:
1 ano – Bodas de Papel 15 anos – Bodas de Cristal
2 anos – Bodas de Algodão 20 anos – Bodas de Porcelana
3 anos – Bodas de Couro 25 anos – Bodas de Prata
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4 anos – Bodas de Flores 30 anos – Bodas de Pérola
5 anos – Bodas de Madeira 35 anos – Bodas de Coral
6 anos – Bodas de Ferro 40 anos – Bodas de Esmeralda
7 anos – Bodas de Latão 45 anos – Bodas de Vermeil
8 anos – Bodas de Cobre 50 anos – Bodas de Ouro
9 anos – Bodas de Bronze 55 anos – Bodas de Orquídea
10 anos – Bodas de Estanho 60 anos – Bodas de Diamante
70 anos – Bodas de Platina
4.4. Cerimonial de debutante
A expressão debutante é derivada do francês début, que significa começo e
designa a adolescente que atinge a idade de 15 anos. Conhecido como baile de
debutantes, o evento é caracterizado principalmente por jovens meninas de 15 anos.
O baile de debutantes é um evento social de alta expressão, interesse,
receptividade e tradição, promovido anualmente por vários clubes sociais. O evento
traduz um ato simbólico de apresentação à sociedade das jovens que atingiram
determinada idade, geralmente, 15 anos.
Além do baile, podem ser oferecidas às debutantes
outras atividades também compostas por um cerimonial
exclusivo, como desfiles, reuniões, coquetéis, jantares,
cursos, festas e passeios.
O evento exige traje de gala para as debutantes e
participantes. Para os homens é facultado o uso de
smoking ou Summer. Já as mulheres devem se apresentar
de vestido longo. Para as debutantes, predomina o uso de vestido branco ou de cor clara.
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Programação do evento
O ideal é que a organização da festa de debutantes seja iniciada com antecipação
de, no mínimo, seis meses da data de sua realização, incluindo as seguintes atividades
básicas:
• Elaboração do programa oficial;
• Formalização dos convites e inscrição das debutantes;
• Definição do programa de cursos habitualmente oferecidos às participantes;
• Contratação do conjunto musical ou orquestra, selecionando-se as músicas
adequadas para a ocasião;
• Decoração do local, abrangendo as áreas de circulação, salão de baile, cenários,
montagens especiais e preparação das mesas;
• Organização de viagens e passeios inclusos na programação de lazer;
• Preparação das instalações elétricas dos locais e ambientes, especialmente os focos
de luz para acompanhar as debutantes, e apresentação de técnicas de imagens para
ressaltar e dar maior brilho ao espetáculo;
• Confecção do álbum de fotografias das debutantes;
• Organização de eventos paralelos ou complementares, como coquetéis, jantares,
recepções;
• Preparação do pessoal de atendimento e apoio operacional e administrativo;
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• Organização do cerimonial do evento;
• Contratação de um ator ou cantor para padrinho das debutantes, se incluído na
programação.
Destacamos abaixo um modelo da programação de uma festa de debutantes:
PROGRAMAÇÃO DEBUTANTES – ANO ____
Dia __/__/,______ feira
Apresentação das debutantes e dos respectivos pais à diretoria do clube
Coquetel de confraternização
Entrega da programação
Local:
Horário: 20h
Traje: passeio
Dia __/__/__, ____ feira
Aula de postura e etiqueta social
Apresentante:
Local:
Horário: 20h
Traje: esporte e sapato de salto
Dia __/__/__, ____ feira
Passeio turístico:
Destino:
Local de saída:
Horário de saída: 20h
Horário previsto para retorno:
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Traje: esporte
Dia __/__/__, ____ feira
Palestra: “Caráter da adolescente”
Apresentante: psicóloga _____
Local:
Horário: 20h
Traje: esporte
Dia __/__/__, ____ feira
Coquetel de encerramento
Local:
Horário: 20h30 min.
Participantes: pais, par, diretoria, convidados.
Traje: recepção
Dia __/__/__, ____ feira
Ensaio
Local:
Horário:
Participantes: debutantes, pais, par.
Traje: saia e sapato de salto
Dia __/__/__, ____ feira
Baile
Local:
Horário para as debutantes: 22h
Horário do início do baile: 23h
Traje: gala
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Serviços de alimentação e bebidas
Os serviços de alimentação e bebidas do evento podem
ser atendidos pelo restaurante do próprio clube. No entanto,
cabe à coordenação do evento examinar o cardápio, a tabela de
preços, os tipos de serviços, entre outros.
Além disso, devem inspecionar os locais de atendimento dos serviços, uniformes
do pessoal, decoração e arranjos das mesas.
Os serviços de alimentação e bebidas podem incluir o fornecimento de lanches a
organização dos coquetéis de abertura o encerramento e o jantar especial no dia da festa.
Fotografias e filmagem do evento
Para o cumprimento dessa função, devem ser
contratados profissionais de alta qualificação e com
equipamentos especiais. Os serviços podem incluir a
confecção do álbum de fotografias.
Deve ser feita uma programação especial da data e do horário para as fotos, para
a seleção, elaboração, montagem dos exemplares e para cerimônia de entrega para as
debutantes no dia do baile.
Cerimonial do Baile
Vimos que na semana anterior ao baile, é necessário realizar ensaios do
cerimonial no dia da festa. Nestes ensaios são feitas simulações das atividades e
procedimentos dos coordenadores, pais, pares e debutantes que acontecerão do início
até o término da festa.
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O ideal é que os componentes da orquestra ou conjunto contratado, encarregados
de manutenção, serviços e outros funcionários que participarão do evento também
compareçam ao local.
Destacamos abaixo um roteiro ilustrativo do cerimonial do baile de debutantes,
coordenado por um mestre de cerimônias:
Apresentação inicial
– “Nesta noite de gala e esplendor, este clube, honrado com a presença de seus
associados e convidados orgulha-se de reeditar o baile das debutantes, uma maravilhosa
festa de beleza, ternura, simpatia e mocidade.”
– Jovens, cultivando uma das mais belas tradições sociais, estão sendo
apresentadas hoje à sociedade.
Apresentação e entrevista com o padrinho.
– Inicialmente, com muita emoção, convidamos para comparecer neste palco o
padrinho das debutantes e, por elas escolhido, o renomado ator de televisão _________.
Apresentação do casal presidente
– “Para recepcionar as debutantes convidamos o casal presidente do clube.”
Sr. __________________ e Sra. ____________________.
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Apresentação individual das debutantes.
O mestre de cerimônias anuncia o nome de cada debutante, o nome do pai e da
mãe da debutante por extenso. Quando o pai é falecido, igualmente será mencionado na
filiação da debutante.
O casal presidente e o padrinho retiram-se do local.
– “Agradecemos a presença do casal presidente e do ator__________ que neste
momento retornam as suas mesas”.
– “Com muito orgulho, ao som da orquestra _____ passaremos a apresentar as
debutantes do Clube ____ Ano.”
As debutantes desfilam e após retiram-se do salão, dirigem-se até as mesas, e se
juntam aos seus pais.
Desfile das debutantes em conjunto, com os pais.
Acompanhada de seus pais, as debutantes retornam ao salão para o aplauso dos
presentes.
Ao conduzir a debutante no salão, o pai ou o representante segura à mão
esquerda da debutante com sua mão direta, as quais são mantidas suspensas, na altura
do peito.
Antes da valsa, as debutantes recebem um brinde especial ou presente do clube
ou de senhoras – patronesses.
– Primeira valsa:
53
– “Materializando todo o simbolismo que este evento significa, as debutantes
dançarão a primeira valsa, com seus pais (na falta dos pais, a debutante dança com o
irmão ou pessoa que represente a figura paterna.)”
– “Convidamos os pares das debutantes a participar da segunda valsa.”
Ao final da valsa com os pais e pares, as debutantes colocam-se no salão para a
valsa com o padrinho.
– “Convidamos as debutantes para a valsa com o padrinho.”
Valsa com o padrinho – ator.
Após a dança com o padrinho e encerramento do cerimonial, o salão é liberado
para o início do baile com a mensagem final da Diretoria.
– “A Diretoria agradece a presença de todos os que prestigiaram esta festa e
dedicaram seu carinho e ternura às debutantes nesta noite de gala, desejando um baile
feliz e inesquecível, ao som do conjunto ___________.”
– “E nós todos, agradecemos às debutantes pela felicidade que nos
proporcionaram através da imagem de sua juventude, beleza e simpatia.”
4.5. Cerimonial de evento público
Os eventos públicos, geralmente, obedecem a cerimoniais preestabelecidos,
caracterizados como regras de protocolo ou de “cerimonial e protocolo”.
Cabe lembrar que, cerimonial é o conjunto de procedimentos ou formalidades de
eventos oficiais ou particulares de caráter mais solene e formal. Já o protocolo, pode ser
considerado como regras de conduta que orientam os participantes de um evento para
determinadas ações e conduta em cerimônias públicas ou privadas de nível elevado.
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Na área pública ou oficial, as normas de cerimonial e protocolo obedecem a
regras tradicionais fundamentadas em regulamentos ou legislação específica que
estabelecem ordens ou regimes de precedência em função de três situações ou níveis:
– Cerimônias oficiais de âmbito federal;
– Cerimônias oficiais de âmbito estadual com a presença de autoridades federais;
– Cerimônias oficiais dos Estados.
Nestas ações, compreendem atividades e atos como desfiles e cortejos, hinos,
bandeiras, honras militares, solenidades especiais, visitas, recepções, festejos, datas
comemorativas, posses de cargo, entre outros.
Os principais atos em que se aplicam os conceitos de cerimonial e protocolo são:
Cerimoniais públicos
Em cerimoniais públicos, quando comparecer, o Presidente irá presidir as
sessões. No setor dos Ministérios, Estados e Municípios, a função vai ser destinada ao
Ministro, Governador e Prefeito.
A hierarquia dos Estados é constituída pelo:
– Poder Executivo (Governador);
– Poder Legislativo (Presidente da Assembleia Legislativa);
– Poder Judiciário (Presidente do Tribunal de Justiça).
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Nos municípios, a ordem é representada pelo Prefeito Municipal e Presidente da
Câmara de Vereadores.
Essa ordem de prioridade hierárquica será obedecida na composição da mesa
principal de evento oficial.
No cerimonial privado ou particular, a sequência protocolar obedece à seguinte
hierarquia:
� Autoridade oficial convidada;
� Pessoas de relevância do setor relacionado diretamente com o evento;
� Pessoas da própria entidade ou empresa promotora;
� Representantes de classe;
� Representantes da imprensa relacionada com as atividades da empresa ou entidade;
� Outras autoridades direta ou indiretamente ligadas ao setor.
Atividades de um evento público
Na celebração de eventos públicos, destacam-se as seguintes recomendações:
• Revisar os roteiros estabelecidos na programação em conjunto com todas as
pessoas envolvidas ou interessadas;
• Encaminhar com antecedência de, no mínimo, 30 dias os convites para a
solenidade;
56
• Divulgar o evento;
• Estruturar os setores de suporte operacional, compreendendo principalmente a
Recepção, Central de Informações e Secretaria;
• Encaminhar ao mestre de cerimônias relação das autoridades e convidados com os
respectivos cargos, qualificação resumida e ordem de precedência a ser observada
no decorrer do evento;
• Revisar roteiros e atividades oficiais relacionados especificamente com os eventos
cívicos, como leitura de atas, hinos, discursos, apresentações, desfiles, homenagens,
transmissão e posse de cargos, acompanhamento das autoridades até os locais
designados etc.;
• Elaborar relação de autoridades e personalidades que deverão ser citadas antes dos
discursos e no agradecimento, ao término do evento;
• Organizar a disposição, decoração e arranjos da mesa principal;
• Colocar sobre a mesa principal cartões nominais com o nome de seus componentes
para a identificação das pessoas pela assistência;
• Instalar microfones na mesa (no mínimo três) e no púlpito;
• Instalar púlpito para o mestre de cerimônias;
• Colocar na parte frontal da mesa uma faixa promocional do evento com o título,
promotores ou patrocinadores;
• Instalar tomadas elétricas de capacidade diversificada;
57
• Revisar as condições do som ambiente;
• Estabelecer os locais de estacionamento para as autoridades, convidados especiais e
mestres de cerimônias;
• Colocar placas de sinalização orientando os fluxos de circulação e cartazes com
avisos, principalmente quanto a proibição de fumar, uso de telefones celulares e
filmagens;
• Providenciar o material para descerramento de placas e fitas na abertura inaugural;
• Confirmar a participação dos fotógrafos;
• Providenciar o traslado das autoridades e convidados no final do evento;
• Colocar faixas de reserva dos locais para autoridades nas primeiras filas para o
deslocamento das pessoas no caso de projeções nas telas laterais, oferecendo
melhor visualização na ocasião;
• Revisar o cerimonial de apresentação de hinos e música no evento (banda,
cantos, sistema de som, início e término da apresentação);
• Verificar o cerimonial de entrega de medalhas ou insígnias;
• Revisar a cerimônia de encerramento do evento (agradecimentos, retirada das
autoridades e pessoas presentes);
• Recolher utensílios, instrumentos e materiais, ao término do evento.
Fonte: http://www.epistemeeventos.com.br/download/46/245-manual_de_eventos__formatado.pdf
58
Símbolos nacionais
Os símbolos nacionais representam à pátria, os valores e o espírito cívico do
povo brasileiro. São eles:
– Bandeira Nacional;
– Hino Nacional;
– Armas Nacionais;
– Selo Nacional.
Bandeira Nacional
De acordo com a lei nacional n° 5 700, de
1° de setembro de 1971, constituição da
presidência da república, a bandeira nacional
brasileira pode aparecer em todos os eventos
oficiais e privados, sendo hasteada a qualquer hora
do dia e da noite. Geralmente, isto acontece às 8h e
às 18h. Porém, para ficar hasteada à noite, deve ser
iluminada.
Em todo o território nacional, a bandeira irá ocupar o lugar de honra. Em
algumas solenidades, como a Semana da Pátria a mesma deve ser hasteada ao som do
hino nacional.
Quando são hasteadas ou arriadas várias bandeiras ao mesmo tempo, a bandeira
nacional é a primeira a atingir o topo e a última a descer.
59
É importante destacar que a bandeira deve estar impecável, bem passada e
conservada.
Posicionamento da bandeira
– As bandeiras são dispostas no centro ou no lado direito da mesa principal;
– Adota-se como referência que as pessoas estejam posicionadas de costas para o palco
onde as bandeiras estão instaladas e de frente para o público ou para a rua;
– No caso de um número ímpar de bandeiras, a que tiver prioridade ficará a esquerda da
bandeira nacional, a segunda à direita, e assim sucessivamente;
– Quando a bandeira nacional estiver junto à bandeira de um estado, ela será
posicionada à direita e a do estado à esquerda;
– Quando a bandeira nacional estiver junto com as bandeiras do estado e do município,
ela será posicionada ao centro, com a do estado à direita e a do município à esquerda;
– Quando a bandeira nacional estiver acompanhada das bandeiras de um estado e de
uma empresa, ela será colocada ao centro, a do estado à direita e a da empresa à
esquerda;
– Caso a bandeira nacional esteja acompanhada de diversas bandeiras de vários estados
da nação, ela será posicionada ao centro, tendo ao seu lado direito a bandeira do estado
anfitrião e as demais seguem a ordem de fundação, como da procedência dos
governadores estaduais;
– Quando a bandeira nacional estiver acompanhada de bandeiras estrangeiras, ela é
colocada em posição central, seguida da ordem alfabética dos países, orientada pelo
português, nosso idioma oficial.
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Hino Nacional
O hino nacional é executado, habitualmente, na abertura, após as autoridades
terem ocupado os lugares a elas destinados e no encerramento dos eventos. Nas
cerimônias em que se tenha de executar hino nacional estrangeiro, o hino destes deverá
ser apresentado antes do hino nacional, por questão de cortesia.
Em solenidades estaduais, o hino nacional deve ser executado no início e o hino
local no encerramento da cerimônia.
Normalmente, os hinos são acompanhados por coro ou cantados pelas pessoas
presentes. São ouvidos ou cantados de pé.
Armas Nacionais
São utilizadas oficialmente em convites e publicações
do governo federal.
Selo Nacional
É atribuído a fim de autenticar os atos do Governo
Federal. É, também, utilizado em diplomas e certificados
expedidos pelos estabelecimentos de ensino oficial ou
reconhecidos como tal.
61
Unidade 5 – Pós-evento
Olá!
Bem-vindo(a) a nossa última unidade.
Da mesma forma que a produção de um evento exige procedimentos a serem
feitos antes da sua realização, é necessário adotar métodos de avaliação após o término
do evento.
Para ficar mais claro, você verá de forma objetiva e clara como funciona a fase
pós-evento. Conhecerá as providências e relatórios ao término do evento, a avaliação
técnica e financeira como também a importância de realizar uma pesquisa de opinião
pós-evento.
5.1. Avaliação pós-evento
A fase do pós-evento consiste, basicamente, em uma análise quanto ao
cumprimento de sua missão e objetivos. Ela implica a compilação de dados estatísticos
e informações sobre o evento.
A reunião de feedback, por exemplo, é um
aspecto muito importante e que se faz presente nesta
etapa do projeto. Esse encontro reúne participantes e
parceiros decisivos cujo objetivo é discutir as forças e
fraquezas do evento e as observações anotadas.
A avaliação pós-evento também pode ser
realizada por meio de questionário ou estudo dos participantes do evento ou audiência.
O intuito é sondar as opiniões dos participantes quanto à experiência, medindo seus
níveis de satisfação com o evento.
62
Em geral, os estudos incluem a coleta de dados a respeito dos gastos financeiros
dos participantes, de forma que os custos possam ser comparados à receita gerada pelo
evento.
A avaliação será determinada, em grande parte, pelo propósito do evento e pela
audiência à qual ele se destina.
5.2. Providências e relatório ao término do evento
Abaixo, destacamos as providências que devem ser tomadas após o término do
evento:
• Marcar sempre que necessário uma reunião com toda equipe de funcionários para
analisar o desempenho do setor em geral e também para colher novas sugestões e
informações;
• Preparar inventário para os equipamentos e materiais que sobraram;
• Fazer o acompanhamento de desmontagem geral das instalações, como móveis,
estandes, etc;
• Promover a coleta de dados dos indicadores de eventos, como a origem, categoria,
número de participantes, quantidade de pessoal na operação etc.;
• Reunir ao final, em um relatório, atividades que contribuirão para o desempenho do
evento, contendo as seguintes informações:
– Programação do evento;
– Histórico das atividades;
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– Resultado das pesquisas realizadas com o público no início, durante e ao término do
evento.
• Dados coletados relacionados com as atividades, tais como:
– Organização da quantidade de participantes de acordo com o tipo (convidados,
expositores, pessoal de apoio dos participantes, acompanhantes, congressistas etc.);
– O número da localização ocupada pelos estandes;
– A ordem dos participantes que deverá estar de acordo com a área de atividade;
– Os participantes de acordo com o cargo e a função que exercem (supervisores,
professores, estudantes, coordenadores, gerentes, proprietários, consultores, diretores
etc.);
(supervisores, consultores, professores, estudantes proprietários, gerentes);
– Os participantes de acordo com a origem, nacionalidade, domicílio, sexo, idade etc.;
• Pontuar os resultados, excepcionalmente o financeiro;
• Análise das divergências entre a programação prevista e realizada;
• Relacionar e/ou comparar os eventos similares já realizados;
• Fazer a sugestão de recomendações, informações e orientações para os
futuros eventos;
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• Dispor de pastas para organização da documentação do evento
(formulários, correspondência, comprovantes de recebimentos e pagamentos, material
publicitário, relatórios, roteiros de trabalho, polígrafos ou apostilas, fotografias,
orçamento e cronograma financeiro etc.);
• Relatório do inventário dos equipamentos e materiais remanescentes;
• Examinar ao final, fatores positivos e negativos que interferiram ou que
contribuirão para o curso do evento, como sugestões para eventos futuros;
• Manter o compromisso com todos os participantes do evento, através de
contato ou cartas de agradecimento, principalmente com aqueles que tiveram maior
participação e destaque no evento, como colaboradores e patrocinadores.
Destacamos abaixo dois modelos de mensagens de agradecimento de caráter
informal e simples:
Prezado senhor/amigo:
Obrigado por sua presença/por sua companhia.
Esperamos poder continuar sempre juntos, no caminho da confiança, na rota da
sinceridade e no rumo certo
Agradecemos sua participação e o feliz convívio e amizade que esse encontro nos
proporcionou. Esperamos muito breve nos reencontrar.
65
5.3. Fechamento contábil
Como vimos, após o término do evento ainda há muito trabalho a fazer, entre
eles o fechamento contábil.
O fechamento contábil é um relatório final de todo o quadro financeiro que por
sua vez deve apresentar, desde a fase inicial, todas as entradas e saídas, em ordem
cronológica, e o seu saldo final.
Alguns pagamentos precisam ser efetuados, o balanço financeiro deverá ser
realizado e a relação custo/receita final analisada.
5.4. Avaliação técnica e financeira
Essa avaliação técnica corresponde às informações dadas pelo grupo de trabalho
utilizado para a realização do evento, reunindo todas as coordenadorias e principais
supervisores, que já terão em mãos as análises dadas pelos profissionais que
trabalharam no evento.
Tal avaliação tem como função identificar erros, dificuldades e sucessos que
ocorreram durante o evento. Essa iniciativa, certamente, facilita a organização de
eventos futuros, já que essas informações úteis podem contribuir para evitar a repetição
de causas indesejáveis.
Outro modo de avaliação, explicado brevemente no início da unidade, é
destinada ao público convidado ou para o cliente contratante. Neste caso, deve-se
aplicar uma pesquisa de opinião na fase do evento, próximo do horário de término.
Se o evento abranger um período de quatro dias, o questionário deve ser
aplicado no quarto dia, possibilitando ao participante ter uma visão global de todo o
acontecimento.
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Recomenda-se que a análise seja feita desde a expectativa alcançada até os
equipamentos utilizados no evento.
A média da tabulação, ou seja, a conclusão de toda a pesquisa é uma avaliação
concreta e séria de todos os itens do evento, visto obviamente sob a ótica do público
alvo.
Caso não seja possível a aplicação desta pesquisa a todos os convidados, deve-se
aplicá-la ao cliente contratante, pois ele representará o público, podendo, assim,
informar à organização do evento o grau de sua satisfação com os serviços prestados.
5.5. Pesquisa de opinião pós-evento
Cabe lembrar que, a pesquisa de opinião é realizada durante o evento, porém
contribui para a avaliação que ocorre na fase pós-evento. Seu objetivo é identificar a
opinião do público alvo quanto à realização do evento.
A seguir, observe o modelo de pesquisa de opinião:
Com o intuito de proporcionar sempre o mais elevado grau de satisfação aos
nossos clientes solicitamos, abaixo, sua opinião referente ao evento.
CURSO DE
ELABORAÇÃO DE PROJETOS PARA EVENTOS
Agradecemos sua atenção e colaboração.
1. Como você classificaria o curso de Elaboração de Projetos para eventos
quanto a conteúdo e professor?
( ) Excelente ( ) Bom ( ) Regular ( ) Insuficiente
67
2. A organização da/do (nome da empresa) como mala direta, atendimento,
secretária foi:
( ) Excelente ( ) Bom ( ) Regular ( ) Insuficiente
3. O espaço físico (localização/ instalações/ equipamentos) você conceituaria
como:
( ) Excelente ( ) Bom ( ) Regular ( ) Insuficiente
4. Com relação ao material fornecido (apostila/certificado) você diria que foi:
( ) Excelente ( ) Bom ( ) Regular ( ) Insuficiente
5. Você gostaria de receber informações sobre outros eventos da/do (nome da
empresa?)
( ) Sim ( ) Não
Em que áreas de interesse?
________________________________________________________________
________________________________________________________________
6. Sugestões
________________________________________________________________
________________________________________________________________
Nome: __________________________________________________________
68
5.6. Providências finais
As atividades a seguir fazem parte de uma estratégia que é de suma importância
para a consolidação dos contatos e do próprio evento perante públicos específicos.
Principais tarefas:
• Cartas de agradecimento:
– Convidados;
– Autoridades;
– Patrocinadores;
– Artistas;
– Jornalistas;
– Entre outros.
• Entrega de certificados via postagem – quando não tiver sido entregue ao término do
evento.
• Pagamentos de terceiros – pagamentos faturados ou aqueles que foram negociados para
após a realização do evento.
• Desmontagem de toda a logística – dependendo do local, esta ação acontece
imediatamente após a retirada do último participante.
• Elaboração do relatório final e anexo:
69
– Lista de presença;
– Notas fiscais;
– Resultado da pesquisa de opinião;
– Documentos diversos;
– Clipping impresso e eletrônico;
– Coletânea fotográfica ou de vídeo;
– Entre outros.
• Início do planejamento da próxima edição – caso seja um evento que venha a ter continuidade.
Exemplo: Congresso/ Festival de Música Popular.
70
CURIOSIDADES
Você sabia?
Que os principais culpados pelo fracasso de um evento podem ser administrados pelo
Organizador de Evento?
Vejam os principais motivos que levam um evento a não obter o sucesso desejado:
Nome ou slogan equivocado;
Dificuldades de obtenção de informações e aquisição de convites;
Falha na determinação do público alvo;
Escolha de data/horário/local inadequado;
Conjuntura econômica desfavorável;
Despreparo no atendimento pessoal.
Caso o evento seja ao ar livre, as condições climáticas também são fatores de risco,
mesmo quando a comissão organizadora houver providenciado coberturas e toldos.
Chuvas, ventos e frio podem afastar o público, e, até mesmo, danificar a logística
preparada.
71
Conclusão do Módulo II
Chegamos ao fim de nosso curso e tenho certeza que conseguimos passar, se não
tudo, pelo menos uma boa noção do que é uma produção de eventos.
Temos total segurança que, com as informações que você recebeu, terá
condições de avaliar os tipos de eventos, analisando de forma racional o seu perfil e
verificando se atende às expectativas do cliente.
Além disso, estamos certos, entretanto que o básico foi devidamente explicitado
e possibilitará a você desenvolver um bom trabalho na produção de eventos, quer como
profissional da área ou até na condição de empresário que precisa dominar as
informações fundamentais para ver seu negócio ser bem sucedido.
Para concluir o curso, faça, quando se sentir preparado, a avaliação referente ao
Módulo II localizada no menu do seu curso.
Sucesso e Boa Sorte!
72
Bibliografia
- Site Revista das ONG´s, 2010, Captadores de Recursos. Disponível
em:<http://www.revistadasongs.com.br/captadores_recursos.php?ed=25>. Acesso em
31 de agosto de 2010.
- Site Revista Turismo, 2004, Perspectivas de Trabalho para o Profissional de Eventos.
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