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ARQUIVOLOGIA

Prof. JOSÉ PAULINO

AULA 01. Conceitos Fundamentais........................................... 03

AULA 02. Teoria das 3 Idades/ Ciclo Vital dos

Documentos/Estágios de

Evolução dos Arquivos.................................................. 09

AULA 03. Classificação dos

Arquivos e dos Documentos.......................................... 14

AULA 04. Organização e Administração

de Arquivos/Correspondências/

Atividades dos Arquivos Correntes........................ 20

AULA 05. Métodos de Arquivamento.............................................. 27

AULA 06. Lei nº 8.159, de 08/01/1991 Gestão

de Documentos /Avaliação e Destinação/

Tabela de Temporalidade................................................ 39

AULA 07. Arquivos Permanentes / Conservação

e Restauração de Documentos................................... 47

AULA 08. Microfilmagem / Novas Tecnologias...................... 53

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AULA 01 - Conceitos Fundamentais

1. Introdução

Com o aparecimento da escrita, o volume de documentos criados foi se tornando cada vez maior e

surgiu a necessidade de se criarem técnicas que permitissem organizar esta massa documental de forma a

permitir sua imediata localização quando necessário. A partir de então surgiram os primeiros arquivos.

Arquivos, bibliotecas, museus e centros de documentação trabalham com um elemento comum e

primordial para essas instituições: o documento. Logo, devemos definir este termo e outros afins, para que os

leitores tenham uma exata noção da importância dos referidos órgãos de documentação para a sociedade e o

Estado, uma vez que todos nós, pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas, lidamos com papéis que,

dependendo do seu valor, serão de suma importância para a consecução dos nossos objetivos.

A palavra documento está intimamente relacionada com outra: informação. Segundo Aurélio Buarque de

Holanda, informação é o “conhecimento extraído dos dados”, para formação de um juízo. Portanto, entendemos

que a junção de diversos dados absorvidos no nosso dia-a-dia propicia-nos obter informações e interpreta-las de

forma semelhante ou distinta de outras pessoas.

Dito isso, vamos à definição de documento retirada da terminologia arquivística:

Documento: é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, estudo, prova e

pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época

ou lugar.

Esta definição menciona um outro termo desconhecido por muitos: suporte.

Suporte: meio no qual a informação é registrada. Entende-se por suporte qualquer meio utilizado para gravar a

informação. O papel é hoje o suporte mais utilizado, mas não é o único. No passado tivemos o pergaminho e o

papiro como suportes bastante utilizados. Com o avanço de novas tecnologias ligadas à informática, é cada vez

maior o número de instrumentos capazes de servir de suporte para a informação. Dentre os meios mais

utilizados, podemos destacar: disquete, CD, DVD e fita VHS.

Comentário: Quando pensamos em um documento, nos vem à mente de imediato o papel

(suporte textual), o mais comum e convencional que conhecemos. Mas existem vários outros suportes

onde podemos registrar uma informação, tais como: uma fotografia (suporte iconográfico), um mapa

(suporte cartográfico), entre outros. Peguemos como exemplo uma fotografia: a imagem obtida através de uma

câmera nos transmite uma mensagem, uma informação; portanto é um documento.

1.1 – Terminologia Arquivística

VOCABULÁRIO ACERVO: totalidade dos documentos conservados num arquivo

ACESSO: possibilidade de consulta a arquivo, como resultado de autorização legal.

ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS: direção, supervisão e coordenação das atividades de uma instituição

arquivística.

Junção

de dados

Informação obtida

(mensagem captada)

Informação

registrada

Documento

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ARRANJO: 1. processo que, na organização de arquivos permanentes, consiste na ordenação – estrutural ou funcional

– dos documentos em fundos, na ordenação das séries dentro dos fundos e, se necessário, dos itens

documentais dentro das séries.

2. processo que, na organização de arquivos correntes, consiste em colocar ou distribuir os documentos

numa sequência alfabética, numérica ou alfanumérica, de acordo com o método de arquivamento

previamente adotado. Também denominado classificação.

ATIVIDADE-FIM: conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para o desempenho de suas

atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter substantivo para o seu

funcionamento.

ATIVIDADE-MEIO: conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para auxiliar e viabilizar o

desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter

instrumental e acessório.

ATOS ENUNCIATIVOS: são esclarecimentos ou opinião acerca de assunto de processo. Destinam-se a

oferecer subsídios para solução do que constitui o seu objeto.

AVALIAÇÃO OU TRIAGEM: processo de análise da documentação de arquivos, visando estabelecer a

sua destinação, de acordo com seus valores probatórios, informativos e/ou históricos.

AUTOMAÇÃO: uso da informática como apoio para o desempenho de funções arquivísticas.

DATAS-LIMITE: elemento de identificação cronológica em que são mencionados os anos de início e

término do período abrangido pelos documentos de um processo, dossiê, série, fundo ou coleção.

DOSSIÊ: unidade documental em que se reúnem informalmente documentos de natureza diversa, para

uma finalidade específica.

FUNDO ABERTO: fundo ao qual são sistematicamente acrescentados novos documentos.

FUNDO FECHADO: fundo ao qual não são acrescentados novos documentos, em virtude da supressão

da unidade produtora.

FUNDO: unidade constituída pelo conjunto de documentos acumulados por uma entidade que, no

arquivo permanente, passa a conviver com arquivos de outras.

INSTRUMENTO DE PESQUISA: obra de referência, publicada ou não, que identifica, localiza, resume

ou transcreve, em diferentes graus e amplitudes, fundos, grupos, séries e peças documentais existentes

num arquivo permanente, com a finalidade de controle e de acesso ao acervo.

MICROFILMAGEM: produção de imagens fotográficas de um documento em tamanho altamente

reduzido.

NOTAÇÃO: identificação das unidades de arquivamento, feita através de números, letras ou

combinação de números e letras, para permitir sua localização nos depósitos.

PARECER: são manifestações de órgãos técnicos sobre assuntos submetidos a sua consideração. Tem

caráter opinativo (sem conclusões).

PROCESSO: termo geralmente usado na Administração Pública, para designar o conjunto de

documentos, reunidos em capa especial, e que vão sendo organicamente acumulados no decurso de uma

ação administrativa ou judiciária. O número de protocolo, que registra o primeiro documento com o

qual o processo é aberto, repetido externamente na capa, é o elemento de controle e arquivamento do

processo.

PROTOCOLO: denominação atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e

movimentação dos documentos em curso.

- denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento;

- livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.

PROVENIÊNCIA: princípio segundo o qual devem ser mantidos reunidos, num mesmo fundo, todos os

documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo. Corresponde à expressão francesa

respect dês fonds, e à inglesa provenance.

RECOLHIMENTO: transferência de documentos dos arquivos intermediários para os permanentes.

RELATÓRIO: exposição à autoridade superior à execução de trabalhos concernentes a certos serviços

ou a execução inerentes ao exercício do cargo em determinado período.

UNIDADE DE ARQUIVAMENTO: o menor conjunto de documentos, reunido de acordo com um

critério de arranjo preestabelecido. Tais conjuntos, em geral, são denominados, pastas, maços ou

pacotilhas.

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VOTO: cada membro do órgão colegiado dá seu pronunciamento a respeito de matéria submetida à

deliberação do plenário.

1.2 – Órgãos de documentação

Podemos citar como órgãos de documentação os arquivos, as bibliotecas, os museus e os centros de

documentação ou informação. Daremos melhores detalhes sobretudo dos arquivos, fazendo uma analogia entre

eles e as bibliotecas.

1.2.1 – Museu

É uma instituição de interesse público, cujo objetivo é a informação e o entretenimento. Os documentos

de museus são peças e objetos de valor cultural, tendo os mais variados tipos e dimensões. Por serem objetos,

são caracterizados como “tridimensionais”. Os museus têm finalidades cultural e didática.

1.2.2 – Centro de documentação ou informação Instituição que agrupa qualquer tipo de documento, exigindo especialização para aproveitá-los com

eficiência. Os documentos de um centro de documentação são, em sua maioria, reproduções (audiovisuais) ou

referências virtuais (como por exemplo as bases de dados). Segundo a Professora Heloísa Liberalli Belloto “sua

finalidade é informar, com o objetivo cultural, científico, funcional ou jurídico, conforme a natureza do material

reproduzido ou referenciado.”

1.2.3 - Biblioteca

Instituição onde os documentos são conservados para fins culturais, sendo obtidos por compra, doação

ou permuta de diversas fontes. O bibliotecário avalia o material a ser adquirido por sua instituição como peças

isoladas. Esses documentos existem em numerosos (múltiplos) exemplares. Os documentos são unidos pelo seu

conteúdo, e caracterizados, em sua maior parte, como impressos. A biblioteca é órgão colecionador, e o seu

público é formado pelo pesquisador, estudantes e o cidadão comum, possuindo, portanto, um maior número de

consulentes, com os mais variados perfis.

Objetivo: instruir, educar.

Processamento técnico: tombamento, classificação, catalogação.

1.2.4 - Arquivo

Os documentos são produzidos e conservados com fins funcionais, geralmente em um único exemplar

ou em limitado número de cópias. A documentação referente a um assunto específico ou assuntos ligados entre

si é preservada como um conjunto e não como atividades isoladas. Os documentos são unidos pela sua

proveniência ou origem (princípio básico da Arquivologia – o qual estudaremos mais adiante) quanto ao

suporte, são documentos principalmente textuais. O arquivo é órgão receptor, e o seu público é formado pelos

administradores (produtores dos documentos) e pesquisadores.

Objetivo: provar, testemunhar.

Processamento técnico: registro, arranjo, descrição.

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Outros termos ligados ao assunto:

ÓRGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO

Arquivos, bibliotecas, museus e centros de documentação têm a co-responsabilidade no processo da

recuperação da informação, em benefício da divulgação científica, tecnológica, cultural e social, bem como do

testemunho jurídico e histórico. Esses objetivos são alcançados de procedimentos técnicos diferentes a material

de distintas origens. Assim, suas fronteiras são bem definidas.

A forma/função pela qual o documento foi criado é que vai determinar seu uso e destino de

armazenamento futuro.

ARQUIVO BIBLIOTECA MUSEU CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO

Tipo de suporte Manuscritos, impressos,

audiovisuais, exemplar único

Impressos, manuscritos,

audiovisuais, exemplares

múltiplos

Objetos bi/tridimensionais,

exemplar único

Audiovisuais (reproduções),

exemplar único ou múltiplo

Tipo de conjunto Documentos unidos

pela origem

Coleção; documentos

unidos pelo conteúdo

Coleção; documentos

unidos pelo conteúdo ou pela função

Coleção; documentos

unidos pelo conteúdo

Produtor A máquina

administrativa

Atividade humana

individual e coletiva

Atividade humana, a

natureza

Atividade humana

Fins de produção Administrativos,

jurídicos, funcionais, legais.

Culturais, científicos,

técnicos, artísticos, educativos.

Culturais, artísticos,

funcionais

Científicos

Objetivo Provar, testemunhar Instruir, informar Informar, entreter Informar

Entrada dos documentos

Passagem natural de fonte geradora única.

Compra, doação, permuta, de fontes

múltiplas

Compra, doação, permuta, de fontes

múltiplas

Compra, doação, pesquisa

Processamento

técnico

Registro, arranjo,

descrição: guias, inventários,

catálogos, etc.

Tombamento,

classificação, catalogação:

fichários

Tombamento,

catalogação: inventários, catálogos

Tombamento,

classificação, catalogação: fichários

ou computador

Público Administrador e

pesquisador

Grande público e

pesquisador

Grande público e

pesquisador

Pesquisador

2. Arquivo 2.1 – Origem da palavra

Arquivologia → estudo, ciência e arte que estuda os

arquivos.

Arquivoconomia → é o conjunto de resoluções

inerentes à instalação, organização e gestão dos arquivos.

Arquivística → é o conjunto de princípios e técnicas

observados na constituição, organização,

desenvolvimento e utilização dos arquivos.

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A palavra arquivo é de origem grega. Deriva de archeion (depósitos de documentos da antiga Grécia).

Alguns defendem a tese de que a palavra arquivo é de origem latina, do latim archivum, que significava “lugar

de guarda de documentos e de títulos de nobreza”.

2.2 - Conceito

Antigo: “Depósitos de papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação com os direitos das instituições

ou indivíduos. Os documentos estabeleciam ou reivindicavam direitos. Quando não mais atendiam a esta

exigência, eram transferidos para museus e bibliotecas”.

Moderno: “É o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo,

organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para

efeitos futuros”.

(Sólon Buck → ex-arquivista dos EUA)

Mas o que vem a ser um Arquivo? A Associação de Arquivistas Brasileiros adota a seguinte definição:

“Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por

acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas”. Os conjuntos de

atas de reuniões da Diretoria, de projetos de pesquisa e de relatórios de atividades, mais os conjuntos de

prontuários médicos, de boletins de notas, de fotografias etc., constituem-se o Arquivo de uma Unidade por

exemplo, e devem naturalmente refletir as suas atividades.

DICAS DE PROVA: a) O termo arquivo pode também ser usado para designar:

conjunto de documentos;

móvel para guardar documentos;

local onde o acervo documental deverá ser conservado;

órgão governamental ou instituição cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentação.

b) Características dos documentos de arquivo:

produção por um governo

recepção organização ou firma

acumulação (ordenada)

valor probatório de fatos passados

mantê-los em conjunto (organicidade documental)

produzidos para fins administrativos, funcionais, jurídicos e legais.

2.3 – Finalidade principal Facilitar a consulta aos documentos pelos usuários (administradores/pesquisadores), constituindo-se,

portanto, em base do conhecimento da História.

2.4 – Funções básicas

Guarda para permitir o acesso aos documentos pelos

Conservação consulentes

Disponibilização (função principal)

2.5 - Objetivos Armazenar adequadamente os documentos e transmitir com precisão as informações contidas nos

mesmos.

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2.6 – Importância do Arquivo

A importância do arquivo para a instituição está ligada ao aumento expressivo do volume de documentos

que a mesma utiliza no exercício de suas atividades e a necessidade de se estabelecerem critérios de guarda e de

eliminação de documentos, quando estes já não são mais úteis para a organização. A adoção de técnicas

arquivísticas adequadas permite não apenas a localização eficiente da informação desejada, mas também a

economia de recursos para a instituição.

01. A guarda de documentos em mobiliário ou equipamentos próprios em área que lhes são destinados

denomina-se:

a) acondicionamento.

b) acesso.

c) acumulação.

d) armazenamento.

02. Ao conjunto de documentos de um arquivo denominamos de:

a) armazenamento.

b) acondicionamento.

c) acervo.

d) acumulação.

03. A alternativa que melhor conceitua uma unidade de arquivo é:

a) menor conjunto de documentos reunidos de acordo com um critério de arranjo preestabelecido.

b) conjunto de documentos da mesma espécie, disposto numa determinada ordem ou designação.

c) documento anexado a outro por assunto, com referência a pessoas diferentes.

d) conjunto de informação e despachos originados por um requerimento.

04. O conjunto de documentos reunidos por processo de acumulação ao longo das atividades de pessoas

físicas ou jurídicas, públicas ou privadas, e conservados em decorrência de seu valor, denomina-se:

a) inventário.

b) arquivo.

c) depósito.

d) arranjo.

e) maço.

05. Marque certo (C) ou errado (E). O arquivista responsável pelo gerenciamento das informações

deverá identificar as similaridades e as antinomias existentes nos acervos arquivísticos que os distinguem

dos acervos biblioteconômicos e museológicos. Nesse contexto, julgue os itens subseqüentes.

1. Em relação ao tipo de suporte, os acervos arquivísticos assemelham-se aos biblioteconômicos pelo fato de

apresentarem documentos manuscritos, impressos, audiovisuais e exemplares múltiplos.

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2. O objetivo do arquivo é provar e testemunhar.

3. Os documentos de arquivo são produzidos para atender as finalidades administrativas, jurídicas, funcionais e

legais.

4. Em relação ao tipo de conjunto, os documentos arquivísticos são reunidos pelo conteúdo.

5. O crescimento do acervo arquivístico resulta da acumulação dos documentos no âmbito da instituição.

06. Considerando a polissemia do termo arquivo, assinale qual das assertivas abaixo não corresponde a

uma de suas definições.

a) conjunto de documentos colecionados por pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas, ao longo de sua

existência.

b) acumulação ordenada de documentos criados por uma instituição ou pessoa no curso de sua atividade e

preservados para a consecução de seus objetivos políticos, legais e culturais.

c) documentos produzidos ou usados no curso de um ato administrativo ou executivo de que são parte

constituinte.

d) entidade administrativa responsável pela custódia, pelo tratamento documental e pela utilização dos arquivos.

e) edifício onde são guardados os arquivos.

AULA 02 - Teoria das 3 Idades/ Ciclo Vital dos Documentos/ Estágios de Evolução dos Arquivos

2.1. Introdução

O assunto a ser tratado neste capítulo é um dos mais cobrados em concurso público. As bancas

organizadoras existentes adoram perguntar sobre “a teoria das três idades, ou o ciclo de vida dos documentos

(administrativos), ou os estágios de evolução dos arquivos” – a nomenclatura muda, mas o tema é um só. São 3

as idades, ou 3 os ciclos, ou 3 os estágios: corrente, intermediário e permanente (assim definidos em 1973,

por Jean-Jacques Valette).

DICA DE PROVA:

Quanto ao grau de frequência de uso dos documentos, podemos classificar os arquivos em: correntes,

intermediários e permanentes.

2.2 - Definições

a) Arquivo corrente ou de primeira idade – guarda documentos consultados com frequência, devido ao seu

uso funcional/administrativo/jurídico (ligado à finalidade dos arquivos). Por isso dizemos que possuem valor

primário. Ex.: circulares, boletins diários, informativos, etc.

b) Arquivo intermediário ou de segunda idade – guarda documentos que não são consultados mais com tanta

freqüência, e que aguardam a sua destinação final, ou seja, se serão guardados permanentemente ou se serão

eliminados após determinado tempo. Apesar de menos consultados, quando houver necessidade precisam estar

acessíveis para o administrador (órgão produtor). Ainda possuem valor primário. Ex.: regulamentos, estatutos,

etc.

c) Arquivo permanente ou de terceira idade - guarda documentos que devem ser conservados

definitivamente, por terem valor histórico ou documental (probatório e informativo) para o Estado e a

sociedade. Tais documentos perderam o valor administrativo. Ex.: Processos, Constituições passadas, etc.

2.2.3. Localização física

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Arquivos correntes – devem estar localizados junto aos órgãos produtores (nos próprios escritórios ou

próximo deles), a fim de facilitar o aceso aos documentos por eles mesmos (os administradores).

Arquivos intermediários – devem estar em locais afastados dos órgãos que produziram ou receberam os

documentos, devido à manutenção ser mais barata.

Arquivos permanentes – os pesquisadores são o seu principal público. Por essa razão, devem estar

localizados junto aos centros culturais ou próximos às universidades, com salas de consultas bem

espaçosas, a fim de receber os usuários em locais bem acessíveis e num ambiente mais adequado.

2.2.4. Acesso aos documentos

Arquivos correntes – acesso restrito ao órgão produtor (gerador)

Arquivos intermediários – acesso ao documento pelo público apenas quando a sua fonte geradora

autorizar. Os documentos ainda pertencem ao setor de origem. A função destes arquivos é apenas a de

guardar o documento para o referido setor.

Arquivo permanente – acesso liberado ao público (não há restrições)

CUIDADO: quando determinado conjunto de documentos é colocado em um arquivo permanente, mas

ainda não pertencem ao seu acervo, são denominados de “arquivo em depósito”. Isso pode ocorrer quando, em

um órgão/empresa, não existir um arquivo intermediário para guardar os documentos que, embora sejam pouco

consultados, ainda possuem valor primário para a administração.

2.2.5. Transferência e recolhimento

Quando um documento passa do arquivo corrente para o intermediário, dizemos que houve uma

transferência de documentos.

Quando um documento passa do arquivo intermediário para o permanente, dizemos que houve um

recolhimento de documentos.

Não se esqueça: As pessoas de mais idade ainda têm o costume de dizer, ao ir dormir: “vou me

recolher”, pois as suas atividades naquele dia já se encerraram. Por isso, associem o arquivo permanente (a

última idade, a da documentação mais antiga) sempre ao termo recolhimento.

Corrente ( T ) intermediário ( R ) permanente

(1ª idade) → (2ª idade) → (3ª idade)

Nomenclatura utilizada:

T – transferência

R – recolhimento

Os documentos transferidos para os arquivos intermediários ou recolhidos para os arquivos permanentes

continuam tendo valor. Se deixassem de tê-lo, seriam eliminados. Portanto, tais procedimentos são realizados

por causa da “freqüência de uso dos documentos” e não em função do seu valor.

2.2.6. Valor primário e valor secundário dos documentos

Valor primário (ou imediato, ou administrativo) – uso dos documentos pelo órgão de origem (produtor),

baseando-se nos fins de sua criação.

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Valor secundário (ou permanente, ou de arquivo, ou mediato) – uso dos documentos pelo órgão

produtor e por terceiros, baseando-se em fins diversos daqueles para os quais eles foram gerados. O

documento é utilizado como fonte de pesquisa e informação.

DICA DE PROVA:

As bancas organizadoras dos vários concursos públicos costumam elabora questões mencionando os

termos “valor primário e/ou secundário” dos documentos. Já sabemos que os documentos que estão nos

arquivos correntes e intermediários possuem valor primário e os que estão nos arquivos permanentes possuem

valor secundário. Portanto, concursandos, caso caia valor primário – pensem imediatamente nas duas primeiras

idades. Se cair valor secundário – associem no ato aos arquivos de 3ª idade.

2.3. Termos associados às idades dos arquivos

Podemos associar vários termos aos arquivos correntes, intermediários e permanentes. Nos diversos

concursos têm caído essas associações. Abaixo, apresentaremos uma tabela englobando praticamente todos os

termos associados aos estágios de evolução dos arquivos.

DICA DE PROVA:

corrente intermediário Permanente

1ª idade 2ª idade 3ª idade

setorial pré-arquivo Histórico

administrativo records centers de custódia

ativo-dinâmico semi-ativo Passivo

vivo limbo Morto

de movimento purgatório estático

em curso temporário definitivo

núcleos de arquivo transitório Final

01. O valor mediato, quando atribuído aos documentos de arquivo, equivale ao valor:

a) primário.

b) fiscal.

Arquivo corrente – valor primário

Arquivo intermediário – valor primário

Arquivo permanente – valor secundário

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c) legal.

d) probatório.

e) secundário.

02. São considerados documentos intermediários:

a) aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes.

b) os de valor histórico, probatório e informativo que devem ser preservados definitivamente.

c) os produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas.

d) os de interesse público ou social.

e) aqueles que, por razões de interesse administrativo, aguardam sua eliminação ou recolhimento para guarda

permanente.

03. O ciclo vital dos documentos compreende as idades:

a) temporária, intermediária, permanente.

b) corrente, intermediária, permanente.

c) administrativa, temporária, permanente.

d) administrativa, intermediária, permanente.

e) corrente, temporária, permanente.

04. A passagem dos documentos correntes para os arquivos intermediários denomina-se:

a) recolhimento.

b) arranjo.

c) transferência.

d) destinação.

e) arquivamento.

05. Os documentos de arquivo de uma instituição são produzidos com um determinado objetivo e, para

tanto, tramitam. Ao tramitarem, os documentos circulam de uma instituição para outra, ou de um setor

para outro da mesma instituição, até serem arquivados. Essa descrição refere-se a um arquivo em sua

fase:

a) pública.

b) administrativa.

c) permanente.

d) corrente.

e) privada.

06. A teoria arquivística apresenta as três idades dos arquivos como estágios de sua evolução. A idade em

que são arquivados os documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa é a:

a) permanente.

b) corrente.

c) especializada.

d) empresarial.

e) pública.

07. Assinale a afirmativa correta a respeito dos tipos de arquivo:

a) Os chamados arquivos de primeira idade constituem-se de documentos que deixaram de ser consultados.

b) Denomina-se “arquivo em depósito” o conjunto de documentos colocados sob a guarda de um arquivo

permanente, embora não pertençam a seu acervo.

c) O conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituições governamentais e empresas em geral é

chamado “arquivo público”.

d) Arquivos intermediários são aqueles constituídos de documentos de uso freqüente mas que não são

conservados nas repartições que os receberam ou produziram.

08. Assinale a afirmativa INCORRETA a respeito dos arquivos.

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a) Existem três tipos de arquivos: de primeira idade ou corrente, de segunda idade ou intermediário e de terceira

idade ou permanente.

b) Os documentos e papéis que são consultados com menos freqüência devem ser arquivados em separado

daqueles de uso contínuo.

c) Os documentos em curso ou de uso freqüente devem ser conservados na sede das empresas que os

produziram ou em dependências próximas.

d) De acordo com a freqüência de consulta, existem tipos diferentes de arquivos, e para cada um deles há uma

forma distinta de organizar, conservar e tratar os documentos.

e) Devem ser destruídos todos os documentos que têm apenas valor histórico ou que passaram a ser

considerados inúteis ou imprestáveis.

09. Constituídos de documentos em curso como plano de partida ou prosseguimento de planos para fins

de controle ou tomada de decisões das administrações são os arquivos:

a) correntes.

b) intermediários.

c) permanentes.

d) sigilosos.

e) secretos.

10. Assegurar a preservação dos documentos que não mais são utilizados pela administração e que devem

ser mantidos, visando a um processo de triagem que estabelecerá a eliminação ou o arquivamento

definitivo é a função principal do arquivo:

a) onomástico.

b) permanente.

c) especializado.

d) intermediário.

e) estratégico.

11. Classifique como verdadeira (V) ou falsa (F) cada afirmação sobre arquivos apresentada abaixo:

( ) Cada empresa deve adotar a metodologia de arquivamento que atenda às suas necessidades específicas.

( ) Os arquivos podem passar por três estágios de evolução, que não são complementares.

( ) A maneira de conservar e organizar os documentos deve mudar de acordo com a idade do arquivo.

( ) Embora o termo “arquivo” seja usado em referência a qualquer uma das três idades, os arquivos

propriamente ditos são os de terceira idade.

A ordem correta é:

a) V – V – F – V.

b) V – V – F – F.

c) V – F – V – V.

d) F – F – V – F.

e) F – V – F – V.

12. Assinale a afirmativa correta a respeito de arquivos intermediários:

a) Devem necessariamente ser conservados próximos aos escritórios.

b) Devem disponibilizar seus documentos para consultas freqüentes.

c) São também chamados de “limbo”, “purgatório” ou “arquivo morto”.

d) Guardam documentos oficiais ou de valor histórico em caráter permanente.

e) Reúnem documentos que precisam estar acessíveis, apesar de menos consultados.

13. As atas das sessões ordinárias dos Conselhos Superiores da universidade federal, dos anos de 1973 a

1985, formam um conjunto documental que deve ser organizado e armazenado adequadamente no

arquivo:

a) especial.

b) especializado.

c) permanente.

d) corrente.

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e) jurídico.

14. Os documentos de segunda idade são aqueles:

a) que retratam a origem da entidade, o seu procedimento e o seu funcionamento.

b) que se conservam junto aos órgãos produtores em razão da freqüência com que são consultados.

c) que aguardam em depósito de armazenamento temporário sua destinação final.

d) que exigem medidas especiais de proteção quanto à sua guarda e acesso ao público.

e) reunidos de acordo com um critério de arranjo preestabelecido.

AULA 03 - Classificação dos Arquivos e dos Documentos

3. Classificação dos arquivos 3.1 - Introdução

Os arquivos possuem inúmeras características. Espelhando-se nelas, com base na obra da professora

Marilena Leite Paes, podemos classificá-los de acordo com:

As entidades mantenedoras;

Os estágios de sua evolução;

A extensão de sua atuação;

A natureza dos documentos.

3.2 - Quanto à extensão

a) Setorial – são arquivos originados em um setor determinado da instituição. Ex.: Arquivo do

Departamento de Pessoal, do Setor Financeiro, do setor de Recursos Humanos e etc.

b) Geral – arquivos formados por documentos oriundos dos arquivos setoriais. Ex.: Arquivo Geral

do BRB.

Obs.: Se houver centralização, não existirão os arquivos setoriais, somente um protocolo e um arquivo.

3.3 – Quanto ao Ciclo Vital dos Documentos

a) Arquivos Correntes – ativos-dinâmicos – administrativos – 1ª idade

b) Arquivos Intermediários – semi-ativo – 2ª idade

c) Arquivo Permanente – Histórico – 3ª idade

3.4 – Quanto aos valores dos documentos

a) Valor Primário: refere-se ao uso administrativo para o órgão, razão primeira da criação do documento,

o que pressupõe o estabelecimento de prazos de guarda ou retenção anteriores à eliminação ou ao

recolhimento para guarda permanente. Relaciona-se, portanto, ao período de utilidade do documento

para o cumprimento dos fins administrativos, legais ou fiscais.

b) Valor Secundário: refere-se ao uso para outros fins que não aqueles para os quais foram criados,

podendo ser:

Probatórios – quando comprova a existência, o funcionamento e as ações da instituição;

Informativo – quando contém informações essenciais sobre matérias com que a organização

lida, para fins de estudo ou pesquisa (Schellenberg, 1994, pp. 152/154)

3.5 – Quanto ao órgão produtor (entidades mantenedoras)

a) Público – formado por documentos provenientes de órgãos federais, estaduais ou municipais. Ex.: o

Arquivo Nacional, Arquivos Públicos Estaduais, etc.

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b) Privados – constituídos por documentos de instituições particulares. Os Arquivos Privados podem ser

classificados em:

Institucionais (escolas, igrejas, sociedades, clubes, associações);

Comerciais (empresas, corporações, companhias);

Pessoais ou Familiares (fotos de família, cartas, originais de trabalhos, etc.).

3.6 – Quanto ao acesso

a) Franqueados – documentos disponibilizados ao público. Ex.: Arquivo Nacional e Arquivo Histórico da

Câmara Municipal.

b) Restritos - documentos referentes à segurança nacional e a ordem política, acessados somente por

militares.

c) Confidenciais – documentos de posse do Ministério das Relações Exteriores e que podem ser acessados

somente por pessoas credenciadas.

3.7 – Quanto à natureza

a) Especiais – os documentos do arquivo são confeccionados com material especial. Ex.: fitas, fotografias,

CD, microfilmes, slides e outros.

b) Especializados (Técnicos) – o conteúdo trata de assuntos procedentes da experiência do homem em um

campo específico, não importando a forma física apresentada por eles. São conhecidos indevidamente

como “arquivos técnicos”. Ex.: arquivo médico, de engenharia, contábeis, hospitalares e outros.

3.8 – Quanto à finalidade

a) Funcionais – arquivos de 1ª e 2ª idades que servem à Administração.

b) Culturais – arquivos de 3ª idade, servem à Cultura e a História.

4. Classificação dos documentos 4.1 - Introdução Assim como os arquivos, os documentos também possuem características diferenciadas. Baseando-se

nelas, podemos classificá-los de acordo com:

O gênero;

A espécie;

A natureza do assunto.

4.1.1 - Gênero O gênero dos documentos está ligado à maneira de representá-los, de acordo com os seus diversos

suportes. São eles:

Textuais – manuscritos, datilografados ou impressos.

Cartográficos – documentos em formatos e dimensões variáveis, ligados às áreas de geografia,

engenharia e arquitetura. Ex.: mapas, plantas e perfis.

Iconográficos – documentos com imagens estáticas. Ex.: fotografias (negativos, ampliações),

desenhos, gravuras, cartazes, cartões postais, estampas, diapositivos (slides), partituras.

Audiovisuais – documentos cuja informação esteja em forma de som e/ou imagem em movimento.

Também pode ser dividido em filmográficos e sonoros. Ex.: filmes, discos, fitas cassete, fitas VHS, etc.

Informáticos ou digitais – documentos que necessitem do computador para serem lidos. Ex.: disquetes,

discos rígidos, discos ópticos.

Micrográficos – documentos ligados à microfilmagem de documentos. Ex.: rolos, microfichas,

microfilmes, etc.

16

4.1.2 – Espécie

A espécie dos documentos está ligada ao seu aspecto formal. Existem vários atos que dão origem às

espécies, além da maneira de se registrar as informações nos documentos (como estão dispostas). De acordo

com Heloísa Bellotto, são eles:

Atos normativos – ditam regras e normas expedidas por autoridades administrativas (de cumprimento

obrigatório). Ex.: leis, decretos, medidas provisórias, regulamentos, portarias.

Atos enunciativos – emitem uma opinião, esclarecendo sobre certo assunto. Exemplos: pareceres,

votos, relatórios.

Atos de assentamento – formados por registros, firmando fatos ou ocorrências. Ex.: atas, autos de

infração, termos.

Atos comprobatórios – comprovam assentamentos, decisões, apontamentos. Ex.: certidões, atestados,

traslados, cópias autenticadas.

Atos de ajuste – representam acordos firmados (entre duas ou mais partes). São representados pelos

documentos pactuais. Ex.: convênios, contratos, ajustes.

Atos de correspondência – são criados com o propósito de os atos normativos serem executados. Ex.:

editais, memorandos, avisos, telegramas, notificações, ofícios, cartas.

– Natureza do assunto

Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser caracterizados como:

Ostensivos ou Ordinários – qualquer pessoa pode consultar o documento (a sua divulgação não

prejudica a instituição).

Sigilosos – tais documentos são limitados a um número restrito de pessoas. Por essa razão, devem ser

adotadas medidas especiais de salvaguarda (segurança, proteção) na sua custódia e disseminação.

Graus de Sigilo

Segundo a necessidade do sigilo e quanto à extensão do meio em que pode circular, são três os graus de

sigilo e as suas correspondentes categorias, em ordem do maior para o menor grau de sigilo:

Ultrassecreto

Secreto

Reservado

ESQUEMA MNEUMÔNICO

GRAU DE SIGILO ANOS/PRORROGAÇÃO ACESSO INDEVIDO

Ultrassecreto máximo de 25 anos/+25 acarreta dano

excepcionalmente grave à

segurança da sociedade e do

Estado

Secreto máximo de 15 anos acarreta dano grave à

segurança da sociedade e do

Estado

Reservado máximo de 5 anos revelação não autorizada de

dados ou informações podem

comprometer planos,

operações ou objetivos neles

previstos ou referidos

17

DICA DE PROVA:

É o que mais cai em prova. As bancas organizadoras de concursos públicos adoram perguntar:

a) Quais são os graus de sigilo?

Ultrassecreto, secreto e reservado.

b) Quais os prazos máximos de duração da classificação dos documentos nos vários graus de

sigilo?

Ultrassecreto – 25 anos

Secreto – 15 anos

Reservado – 5 anos

c) Os prazos de classificação dos documentos sigilosos poderão ser prorrogados? De que

maneira?

Sim. Apenas o ultrassecreto, por uma única vez, por igual período, pela autoridade

responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior competente.

d) Os prazos de duração da classificação dos documentos sigilosos começam a vigorar

quando? A partir da data de produção do dado ou informação.

01. Desclassificação ocorre quando um documento é:

a) liberado de restrições de acesso.

b) colocado na pasta “Diversos” ou “Miscelânea”.

c) misturado a outros, durante o arranjo.

d) ordenado por assunto.

02. O contrato de aluguel, como documento, é exemplo de:

a) gênero.

b) tipo.

c) formato.

d) espécie.

e) forma.

03. Quanto ao gênero, os documentos de arquivo podem ser:

a) manuscritos – datilografados – impressos – informáticos.

b) textuais – cartográficos – gráficos – impressos.

c) escritos ou textuais – cartográficos – iconográficos – filmográficos – sonoros – micrográficos – informáticos.

d) públicos e privados.

e) particular – oficial – público – coletivo.

04. Os documentos de arquivo podem ser caracterizados segundo seu aspecto formal e definidos em

razão da natureza dos atos que lhes deram origem, bem quanto à forma de registro dos atos. Estas

características sinalizam:

a) o gênero.

18

b) a organicidade.

c) a espécie.

d) o tipo.

e) a unicidade.

05. Quanto à entidade produtora, os arquivos se classificam em:

a) públicos e privados.

b) históricos e probatórios.

c) comerciais e institucionais.

d) públicos e comerciais.

e) privados e institucionais

06. Dados ou informações cujo conhecimento irrestrito ou divulgação possam acarretar qualquer risco à

segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da

intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são considerados originalmente:

a) ostensivos.

b) sigilosos.

c) reservados.

d) confidenciais.

e) secretos.

07. Os prazos de classificação segundo o grau de sigilo poderão, de acordo com a legislação em vigor, ser

prorrogados da seguinte forma:

a) duas vezes, por igual período.

b) quantas vezes forem necessárias, por igual período.

c) uma vez, por igual período, apenas o ultrassecreto.

d) indefinidamente.

e) três vezes, por igual período.

08. São considerados arquivos especiais aqueles que:

a) têm sob sua custódia os documentos resultantes da experiência humana num campo específico.

b) têm sob sua custódia os documentos resultantes da política arquivística.

c) têm sob sua guarda documentos em diferentes tipos de suportes.

d) têm sob sua guarda documentos resultantes do processo de avaliação.

e) têm sob sua custódia documentos resultantes do processo de classificação.

09. Quanto ao grau de sigilo, os documentos públicos podem ser:

a) ultrassecretos, históricos, oficiais e reservados.

b) históricos, oficiais, confidenciais e reservados.

c) ultrassecretos, secretos e reservados.

d) oficiais, históricos, secretos e reservados.

e) secretos, históricos, confidenciais e reservados.

10. A definição técnica de “espécie” é a configuração que assume um documento de acordo com:

a) o sistema de signos utilizados na comunicação.

b) a atividade que o gerou.

c) o material sobre o qual as informações são geradas.

d) a disposição e a natureza das informações.

e) a preparação e transmissão das informações.

11. Partituras, desenhos e cartazes são classificados como documentos do seguinte gênero:

a) audiovisual.

b) ideográfico.

c) iconográfico.

d) simbológico.

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12. De acordo com a nova legislação dos arquivos públicos, os documentos considerados secretos têm os

seguintes prazos, em anos, de sigilo e de prorrogação:

a) 50 por mais 20.

b) 30 por mais 30.

c) 25 por mais 10.

d) 20 por mais 05.

e) 15 improrrogáveis.

Nas questões 13 a 15, o leitor deve julgar os itens relacionados a elas (certo ou errado).

Documentos do gênero cartográfico incluem:

1. litogravuras.

2. cartazes.

3. perfis.

4. plantas.

5. desenhos.

14. Quanto à características dos arquivos setoriais, é correto afirmar que eles:

1. devem se localizar junto aos órgãos produtoras.

2. permitem realizar a distribuição interna de documentos na instituição.

3. são, essencialmente, arquivos correntes.

4. podem descartar documentos.

5. realizam recolhimentos periódicos de documentos ao arquivo central.

15. Consubstanciam-se como especializados os arquivos:

1. médicos.

2. de engenharia.

3. audiovisuais.

4. iconográficos.

5. de grandes dimensões.

16. A classificação dos documentos de arquivo em “textual”, “audiovisual”, “cartográfico” ou

“iconográfico” implica definição:

a) da espécie documental.

b) da forma do documento.

c) do formato do documento.

d) do gênero documental.

e) do tipo documental.

17. Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser classificados em:

a) públicos e privados.

b) ostensivos ou sigilosos.

c) correntes e permanentes.

d) tipológicos diplomáticos.

e) administrativos e históricos.

20

AULA 04 - Organização e Administração de Arquivos/Correspondências/ Atividades dos Arquivos Correntes

4.2. Organização e administração de arquivos

4.2.1.1 - Requisitos para uma boa administração de arquivos a) apoio da cúpula organizacional - este requisito está ligado ao chamado “recurso institucional”, ou seja, tudo

aquilo que pode facilitar ou dificultar a nossa vida dentro do organismo. Óbvio que, com o apoio das chefias,

vamos conseguir atingir os nossos objetivos com mais tranqüilidade, superando um menor número de

obstáculos. O trabalho fluirá de forma bem consistente.

b) trabalho em equipe - fundamental em qualquer área. Trabalhar em grupo é muito importante. Por exemplo:

um determinado profissional é especialista em conservação e restauração de documentos; o outro, em

documentos eletrônicos. Logo, poderão trocar conhecimentos, quando for necessário.

c) pessoal treinado de forma adequada - capacitar os recursos humanos, mantendo-os em contato com

profissionais gabaritados, a fim de atingir a melhor qualidade possível nos serviços prestados nos arquivos.

d) métodos e sistemas de arquivamento eficazes – para a rápida recuperação da informação.

e) espaço físico compatível com o acervo existente – evita-se o “acúmulo documental”, e, consequentemente,

preserva-se os documentos armazenados nesses espaços.

DICA DE PROVA:

Passos (etapas) para a organização e administração dos arquivos

1º) levantamento de dados;

2º) análise dos dados coletados;

3º) planejamento;

4º) execução ou implantação e acompanhamento.

4.3 – Levantamento de dados O levantamento da produção documental pode ser feito através de questionários, observações e

entrevistas nos locais de trabalho. Exemplo de assuntos que podem constar dos questionários:

Freqüência de consulta ao acervo;

Localização física dos arquivos (áreas de armazenamento);

Formas de acondicionamento;

Existência de documentos sigilosos;

Mobiliário utilizado;

Uso de novas tecnologias (microfilmagem, digitalização);

Pessoal responsável pela documentação (recursos humanos);

Métodos de arquivamento utilizados;

Tipos de formulários;

Procedimentos para empréstimo de documentos etc.

DICA DE PROVA:

Qual é o procedimento inicial quando nos deparamos com documentos desorganizados, sem seguir a

algum critério de arquivamento preestabelecido?

Damos início a um levantamento da produção documental.

4.4 - Análise dos dados coletados Para que os documentos sejam melhor organizados e administrados, faz-se requisito essencial que os

envolvidos neste processo conheçam a documentação que eles têm em mãos, analisando as informações

21

coletadas na etapa anterior minuciosamente, a fim de detectar os problemas existentes nos arquivos (podemos

chamar isso de diagnóstico da situação documental).

4.5 - Planejamento Nesta etapa devem ser propostas soluções cabíveis para eliminar os problemas encontrados na análise

dos documentos. Deve ser feito um “plano arquivístico”, traçando-se metas necessárias para que os objetivos

sejam alcançados. Fundamental também a elaboração de um cronograma de trabalho, permitindo o controle dos

prazos das seqüências em que serão desenvolvidas as ações.

Elementos a serem considerados na elaboração de um plano de arquivo:

o O arquivo deve ocupar posição de destaque na estrutura da instituição (a mais alta possível);

o Órgão capacitado que exerça o papel de coordenador dos serviços de arquivo;

o Adoção de métodos eficientes de arquivamento;

o Estabelecimento de regras de funcionamento dos arquivos e do protocolo;

o Escolher instalações e equipamentos que atendam aos objetivos propostos;

o Formação/organização de arquivos intermediários e permanente (caso seja necessário);

o Recursos humanos;

o Recursos financeiros.

4.6 – Tipos de arquivamento

Horizontal – os documentos são dispostos uns sobre os outros e arquivados em caixas ou estantes (nos

arquivos permanentes ou de custódia), como também em escaninhos (para documentos do gênero cartográfico –

mapas, plantas).

Obs.: os escaninhos são pequenos compartimentos em gavetas.

Vertical – os documentos são colocados uns ao lado dos outros (lateral) ou atrás (frontal), possibilitando

uma consulta mais ágil, sem precisar retirar outros documentos. Os documentos são armazenados, geralmente,

em arquivos de aço. Nos arquivos correntes este tipo de arquivamento é o mais utilizado nos dias de hoje, por

ser fácil de ser executado, conservado e atualizado. Além disso, são mais econômicos e ocupam menor espaço.

4.7 – Material de arquivo

De consumo – pasta, ficha, guia divisória, tira de inserção etc. (menor durabilidade);

Permanente – arquivos, armário de aço, estante, fichário etc. (maior durabilidade).

Algumas definições da professora Marilena Leite Paes (de forma sucinta):

a) pasta – folha de cartolina, ou papelão resistente (dobrada ao meio). Pode ser suspensa, com projeção, lisa

(ou corrida ou de corte reto).

b) ficha – retângulo de cartolina para se registrar informações.

c) guia divisória – retângulo de cartão forte que separa as partes dos fichários, juntando, em grupos, as fichas.

d) tira de inserção – tira de papel picotada para se escrever as notações. São inseridas nas projeções.

e) projeção – saliência na parte superior da guia divisória.

f) posição – é o espaço ocupado pela projeção na guia divisória (contando da esquerda para a direita, temos a

1ª posição, 2ª posição, e assim por diante).

g) janela – abertura na projeção para receber a tira de inserção.

h) pé – saliência na parte inferior da guia divisória. No pé, existe uma pequena abertura por onde passa uma

vareta, a fim de prender as guias à gaveta, chamada de ilhó.

i) notação – inscrição feita na projeção ou na tira de inserção.

j) arquivo – móvel para guardar documentos.

l) armário de aço – móvel fechado, onde se guarda documentos classificados como sigilosos.

m) estante – móvel aberto, com prateleiras.

n) fichário – móvel de aço usado para guardar fichas.

22

DICA DE PROVA:

O termo “acessório” deve ser associado a material de consumo. Portanto, podemos citar como exemplo

de acessórios de arquivo: guia divisória, ficha, etc.

4.8 - Correspondências 4.8.1 – Definição De acordo com a terminologia arquivística, correspondência é a comunicação escrita, recebida

(passiva) ou expedida (ativa), apresentada sob várias formas (cartas, ofícios, memorandos, entre outras),

podendo ser interna ou externa, oficial ou particular, ostensiva ou sigilosa.

4.8.2 – Tipos de correspondência / espécies documentais

Ata – exposição dos fatos ocorridos em uma reunião (de qualquer tipo).

Atestado – autoridade declara algo levando-se em consideração um fato, uma situação (mais usado para

pessoas). Tem valor probatório junto a terceiros.

Aviso – correspondência entre ministros de Estado (solicitando algo, pedindo determinada providência,

etc.).

Boletim – pequeno escrito noticioso, geralmente para ser afixado em determinados locais.

Carta – correspondência utilizada em comunicações sociais originárias de cargo e função públicos. Nas

entidades privadas, a carta é muito utilizada para transmissão de informações, feitura de convites e outros.

Menos formal que o ofício.

Certidão – documento proveniente de funcionário possuidor de fé pública, transcrevendo algo já

registrado anteriormente. Portanto, podemos dizer que a certidão é uma transcrição autenticada.

Certificado – documento que garante a veracidade de algo (fato, bom estado ou funcionamento de um

equipamento etc.).

Circular – correspondência dirigida, ao mesmo tempo, a vários destinatários.

Contrato – acordo entre duas ou mais partes que entre si transferem direito ou se sujeitam a uma

obrigação.

Convênio – acordo firmado entre entidades, para a realização de algum objetivo convergente. Distingue-

se do contrato pelo fato de os participantes estarem, no convênio, em igualdade de condições.

Convocação – comunicação escrita solicitando o comparecimento de uma ou mais pessoas a uma

reunião.

Declaração – documento genérico onde se registra uma afirmação formal feita por pessoa física ou

colegiado.

Decreto – ato de natureza legislativa, podendo ser expedido pelo Executivo, Legislativo ou Judiciário.

Despacho – manifestação escrita por autoridades competentes a respeito de assuntos levados a sua

apreciação.

Edital – ato escrito oficial com determinação, aviso, citação, entre outros, afixados em lugares públicos

ou publicado pela imprensa, para conhecimento do público em geral ou grupos específicos ou

determinada pessoa (com destino ignorado).

Estatuto – conjunto de normas reguladoras de todos os atos e atividades de um órgão, organização ou

sociedade.

Exposição de motivos – documento em que ministros de Estado e dirigentes de órgãos diretamente

subordinados ao Presidente da República a ele se dirigem, expondo motivos que justifiquem a adoção de

determinadas medidas ou providências.

Medida provisória – ato normativo de iniciativa do Poder Executivo, sem necessidade de tramitação no

Poder Legislativo.

Memorando – correspondência interna, descrita com objetividade e simplicidade, para assuntos

habituais entre chefias de um mesmo organismo.

Nota – comunicação de cunho oficial proveniente de altas autoridades (nota oficial) ou correspondência

oficial padronizada trocada entre ministérios de países distintos (nota diplomática).

Notificação – dar ciência a pessoa física ou jurídica sobre assunto no qual ela é parte interessada.

23

Ofício – forma de correspondência trocada entre autoridades de mesma hierarquia ou entre subalternos e

autoridades. Os diversos órgãos públicos trocam ofícios entre si e enviam também para os particulares,

quando em caráter oficial.

Ordem de serviço – determinação técnica ou administrativa dirigida a responsáveis por serviços, tarefas

ou obras, expedida por autoridade competente.

Parecer (ou consulta) – opinião técnica ou científica fundamentada, servindo de base à tomada de

decisão.

Petição – instrumento pelo qual se pede à autoridade pública a concessão de um favor regulamentar ou o

reconhecimento de um direito (sem certeza do respaldo legal). Difere do requerimento no seguinte

aspecto: neste instrumento a reivindicação baseia-se em ato legal.

Portaria – ato pelo qual autoridades competentes determinam providências de caráter administrativo,

definindo situações funcionais, aplicando penalidades disciplinares, entre outras.

Regimento – conjunto de normas que estabelece o modo de funcionamento de um órgão.

Regulamento – conjunto de princípios e de normas estabelecidas para a perfeita execução de uma lei.

Relatório – documento onde se relata a uma autoridade superior o desenvolvimento dos trabalhos

referentes a determinados serviços prestados ou a um período específico.

Resolução – ato proveniente de órgão colegiado, registrando uma decisão ou uma ordem no âmbito de

sua área de atuação.

Termo – declaração escrita em processo ou em livro especial, registrando um ato, um acordo, uma

vontade etc.

Testamento – declaração solene da vontade de pessoa interessada sobre os procedimentos a serem

adotados com o patrimônio, após a sua morte.

4.8.3. Atividades dos arquivos correntes Protocolo

Expedição

Arquivamento

Empréstimo e consulta

4.8.3.1 – Protocolo Segundo a terminologia arquivística, temos como definição de protocolo:

Denominação atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e

movimentação dos documentos em curso.

Denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento.

Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.

O protocolo pode ser dividido em 2 compartimentos:

Recebimento e classificação;

Registro e movimentação.

DICAS DE PROVA:

1ª) Protocolo – intimamente relacionado às atividades de controle;

2ª) São consideradas atividades de controle:

Recebimento;

Classificação;

Registro;

Autuação;

Distribuição;

Movimentação (trâmite, fluxo);

Expedição.

24

3ª) Protocolo – ligado à entrada de documentos em um organismo;

Expedição – ligada à saída de documentos em um organismo.

4ª) Autuação – colocar na capa do processo o carimbo de protocolo – numerador/datador – de preferência, no

canto superior direito.

4.8.3.2 – Recebimento e Classificação Principais atividades: recebe o documento; separa os documentos (oficial do particular, ostensivo do

sigiloso); encaminha os documentos de natureza sigilosa e particular aos determinados destinatários; interpreta e

classifica os documentos ostensivos; encaminha os documentos ao setor de registro e movimentação.

4.8.3.3 – Registro e Movimentação Atua na distribuição e redistribuição de documentos.

4.8.3.4 – Expedição Uma das atividades de protocolo. A saída da correspondência e demais documentos de uma instituição

envolve procedimentos inerentes às rotinas da expedição de documentos.

4.9 – Arquivamento (na fase corrente) 4.9.1.1 – Etapas:

Inspeção – examinar o documento, verificando o último despacho, para se ter certeza de que o mesmo

destina-se ao arquivamento ou se obedecerá a uma outra rotina (ser anexado a outro, por exemplo).

Análise – ler com atenção o documento, interpretando-o, a fim de classificá-lo de forma adequada,

colocando também a codificação mais apropriada, as referências cruzadas necessárias (assuntos

correlatos) e verificando a existência d documentos antecedentes (mesmo assunto e mesma pessoa).

Ordenação – é a maneira como os documentos estão dispostos, levando-se em conta a classificação e a

codificação adotadas. Torna o arquivamento mais rápido e racionaliza as tarefas.

Arquivamento – é a guarda do documento no local designado.

4.10 – Empréstimo e consulta Ao emprestar determinado documento, deve-se exigir do requisitante a assinatura de um recibo (para

controle do acervo e garantia de sua integridade). Nesta etapa recomenda-se o uso da guia-fora (substitui a

pasta retirada temporariamente do arquivo, facilitando, portanto, o seu rearquivamento). Com a guia-fora ficará

o recibo do dossiê, que conterá informações relevantes acerca do empréstimo realizado (data da retirada do

documento, quem o retirou, entre outros dados).

Prazo de empréstimo de um documento arquivístico: até 10 dias, podendo haver renovação.

A fim de facilitar a cobrança e controlar os prazos estipulados, usa-se os arquivos de prosseguimento ou

andamento (são fichários de lembretes), também conhecidos pelo nome de “follow-up” ou sistema de vigilância

contínua.

01. As atividades típicas do protocolo não incluem o (a):

a) recebimento de correspondência.

b) abertura de processo.

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c) distribuição de documentos.

d) preparação de instrumentos de descrição.

02. São rotinas dos serviços de protocolo:

a) recebimento de correspondência e elaboração de inventários topográficos da documentação.

b) autuação de processos e reprodução do material a ser descartado.

c) coordenação de equipes de avaliação e elaboração de tabelas de temporalidade.

d) ações de conservação preventiva e montagem de guia do acervo.

e) distribuição de correspondência e controle de tramitação dos documentos.

03. O arquivista desenvolve as atividades de separar os documentos recebidos em oficial ostensivo ou

sigiloso e particular, além de analisar e determinar o assunto do documento, atribuindo-lhe um código

numérico de referência e assim por diante. Essas atividades são próprias de:

a) protocolo.

b) arranjo.

c) descrição.

d) arquivo.

e) destinação.

04. O setor que funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos é conhecido

como setor de:

a) arquivo e microfilmagem.

b) registro e movimentação.

c) transferência e recolhimento.

d) destinação e custódia.

e) codificação e transposição.

05. A secretaria da Diretoria retira uma pasta do arquivo para prestar informações ao Diretor

Administrativo da empresa. Passados quatro dias, o chefe do Departamento de Pessoal solicita a mesma

pasta. O técnico administrativo verifica que a pasta ainda não fora devolvida, pois no lugar de

arquivamento da pasta havia uma ficha com informações sobre o empréstimo. Essa ficha, que ainda é

muito utilizada nos arquivos, é a guia:

a) física.

b) especial.

c) subsidiária.

d) dentro.

e) fora.

06. A saliência que fica na parte superior da guia é denominada:

a) guia divisória.

b) projeção.

c) notação.

d) jaqueta.

e) ilhó.

07. Quanto ao gerenciamento da informação, assinale a opção em que todas as atividades apresentadas,

referentes a documentos e processos, são de responsabilidade do setor de protocolo:

a) autuação, encaminhamento e arquivamento.

b) recebimento, classificação, controle da tramitação e expedição.

c) classificação, descrição, arquivamento e expedição.

d) registro, classificação, destinação e avaliação.

e) autuação, registro, organização e descrição.

08. O registro e o controle dos documentos devem ser realizados por meio de:

a) requerimento.

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b) memorando.

c) carta.

d) protocolo.

e) ofício.

09. São considerados acessórios de um arquivo:

a) sistema alfanumérico.

b) arquivo rotativo.

c) fichários.

d) guias.

10. O sistema de vigilância contínua que visa fornecer um controle eficaz de informações e providências a

serem tomadas em datas determinadas é conhecido como:

a) follow-up.

b) alfanumérico.

c) variadex.

d) alfabético.

11. O registro no protocolo da saída da correspondência e demais documentos é o procedimento relativo à

fase de:

a) recepção de correspondência.

b) expedição de correspondência.

c) arquivamento de correspondência.

d) recebimento de correspondência.

12. Entre as atividades apresentadas a seguir, assinale aquela que não corresponde a uma atividade

desenvolvida nos serviços de protocolo:

a) registro.

b) avaliação.

c) autuação.

d) expedição.

e) recebimento.

13. Por diagnóstico de arquivos entende-se:

a) o recolhimento da massa documental acumulada.

b) a elaboração de planos de destinação de documentos.

c) a execução das determinações das tabelas de temporalidade.

d) a aplicação das normas ISAD(G).

e) a análise das informações básicas sobre arquivos.

14. Ao setor de protocolo cabe, entre outras atribuições, receber os documentos e promover:

a) sua destinação e transferência.

b) seu registro e movimentação.

c) sua redação e classificação.

d) seu recolhimento e arquivamento.

e) sua certificação e encaminhamento.

15. Julgue os itens abaixo (certo ou errado). As etapas de trabalho a serem desenvolvidas, visando a

organização e administração de arquivos, incluem o(a):

1. planejamento.

2. descrição de acervos.

3. implantação e acompanhamento.

4. levantamento de dados.

5. elaboração de instrumentos de pesquisa.

27

AULA 05 - Métodos de Arquivamento

5. Introdução

Assim como a “teoria das 3 idades”, os métodos de arquivamento é um dos assuntos de Arquivologia

mais cobrados em concurso público. Talvez o que caia com mais constância, sobretudo as regras de alfabetação

(método alfabético), o método geográfico e o método numérico simples. Neste capítulo comentaremos um por

um (os mais importantes), dando as dicas necessárias aos concursandos, a fim de dominarem o tema com

segurança e alcançarem o êxito desejado.

Como escolher o método mais adequado? Cada órgão deve adotar métodos de arquivamento que

atendam às suas necessidades específicas, levando-se em consideração a estrutura da entidade e as

características dos documentos a serem arquivados.

5.1. Divisão

5.1.1 – Classes Os métodos de arquivamento são divididos em duas grandes classes:

Básicos

Padronizados

5.1.2– Básicos Podemos dividir os métodos básicos em:

Alfabético (principal elemento a ser considerado num documento: nome)

Geográfico (principal elemento: local ou procedência)

Numérico (principal elemento: número)

Ideográfico (principal elemento: assunto)

Observações:

1ª) Os métodos numéricos podem ser:

Simples/cronológico/dígito-terminal

2ª) Os métodos ideográficos podem ser:

Alfabético (enciclopédico/dicionário)

Numérico (duplex/decimal/unitermo ou indexação coordenada)

5.1.3– Padronizados Os métodos padronizados são:

o Variadex

o Automático

o Soundex

o Mneumônico

o Rôneo

ATENÇÃO: os métodos padronizados não são cobrados em concursos de nível médio, caem apenas para

cargos de nível superior ou para concursos envolvendo a área de Arquivística, ligados aos profissionais da área.

Mesmo assim, o mínimo que o concursando deve saber é identificá-los (VASM-R). Vale ressaltar, ainda, o fato

de os métodos automático e soundex não serem utilizados nos arquivos brasileiros, e os métodos mneumônico e

rôneo estarem obsoletos.

28

5.2 - Sistemas

Os métodos básicos e padronizados fazem parte de dois grandes sistemas:

Direto

Indireto

5.2.1 – Sistema direto O próprio nome sugere: busca direta ao local de guarda do documento, sem o auxílio de índice ou

quaisquer outros instrumentos de pesquisa.

Exs.: métodos alfabético e geográfico.

5.2.2 – Sistema indireto Para recuperar o documento é necessário recorrer a um índice alfabético remissivo ou a um

determinado código.

Ex.: métodos numéricos.

5.3. Características

5.3.1 – Métodos básicos 5.3.1.1 – Alfabético

É o mais simples e prático, desde que o elemento principal considerado seja o nome (arquivamento de

nomes = onomástico). As fichas ou pastas são colocadas em ordem alfabética, seguindo as “regras de

alfabetação”.

Vantagens: Agilidade na recuperação da informação, custo baixo, sistema direto e de fácil implantação.

Desvantagem: Erros mais constantes de arquivamento

Regras de ordenação Pode-se escolher entre 2 critérios: letra por letra ou palavra por palavra. A escolha de um deles implica a

exclusão do outro, automaticamente.

Letra por letra Palavra por palavra

Exemplo: DEL PRETE, Alfredo Exemplo: DE PENEDO, Carlos

↓ DE PENEDO, Carlos ↓ DEL PRETE, Alfredo

(as letras D e E se repetem. O L vem antes do P) (o DE é mais reduzido que o DEL)

ATENÇÃO: Todas as regras de alfabetação são fáceis. Os concursandos devem saber todas elas, pois

caem com bastante freqüência. Tal assunto é um dos mais pedidos pelas diversas bancas organizadoras.

1) Nomes de pessoas físicas – considera-se o último sobrenome e depois o prenome

Ex.: Mário Barros...................................................BARROS, Mário

César Almeida Cerdeira..................................CERDEIRA, César Almeida

Maria Aparecida Gontijo................................GONTIJO, Maria Aparecida

Comentário: o B, de Barros, vem antes do C, de Cerdeira, e este vem antes do G, de Gontijo.

Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome.

Ex.: Antônio Bonfim.............................................BONFIM, Antônio

Jorge Bonfim..................................................BONFIM, Jorge

Juca Bonfim....................................................BONFIM, Juca

29

Comentário: olhando o prenome, o A (de Antônio) vem antes do J – de Jorge -, e este vem antes de Juca, pois J

se repete em Jorge e Juca, mas passando para a 2ª letra do nome de ambos, o O (de Jorge) vem antes do U de

Juca.

2) Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam.

Ex.: Rinaldo Castelo Azul...............................................CASTELO AZUL, Rinaldo

Cristina Monte Rosa.................................................MONTE ROSA, Cristina

Ruth Villa-Lobos......................................................VILLA-LOBOS, Ruth

3) Sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São – não se separam.

Ex.: Cidália Santa Rita......................................................SANTA RITA, Cidália

Alfredo Santo Antônio...............................................SANTO ANTÔNIO, Alfredo

Renato São Bernardo..................................................SÃO BERNARDO, Renato

4) As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais.

Ex.: S. Cardoso...................................................................CARDOSO, S.

Samara Cardoso...........................................................CARDOSO, Samara

Saulo Cardoso..............................................................CARDOSO, Saulo

5) Os artigos e preposições: a, o, de, d’, da, do, e, um, uma – não são considerados parte integrante do último

sobrenome.

Ex.: José de Alencar............................................................ALENCAR, José de

Teresa d’Almeida.........................................................ALMEIDA, Teresa d’

6) Os nomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho são considerados parte

integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética.

Ex.: Laura Barros Neto....................................................BARROS NETO, Laura

Ricardo Barros Filho.................................................BARROS FILHO, Ricardo

Alencar Manfredo Sobrinho.....................................MANFREDO SOBRINHO, Alencar

Camila Pitanga Júnior...............................................PITANGA JÚNIOR, Camila

Comentário: como grau de parentesco não é considerado na ordenação alfabética (exceto quando servir de

elemento de distinção), o “Neto” e o “Filho” não são considerados. Depois de Barros, consideramos o L, de

Laura, que vem antes do R, de Ricardo.

Obs.: os graus de parentesco somente serão considerados na ordenação alfabética quando servirem de

elemento de distinção.

Ex.: Carolina Souza Filho..............................................SOUZA FILHO, Carolina

Carolina Souza Júnior.............................................SOUZA JÚNIOR, Carolina

Carolina Souza Neto...............................................SOUZA NETO, Carolina

Comentário: no exemplo acima, os prenomes são iguais (Carolina). Por isso, consideramos o F, de Filho, antes

do J, de Júnior; e este, antes do N, de Neto.

7) Títulos – não são considerados na alfabetação. São ordenados após o nome completo, entre parênteses.

Ex.: Professor Túlio Abreu..............................................ABREU, Túlio (Professor)

Coronel Lucas Bonifácio..........................................BONIFÁCIO, Lucas (Coronel)

Dr. Édson Pereira......................................................PEREIRA, Édson (Dr.)

8) Nomes estrangeiros – são considerados pelo último sobrenome, excetuando-se os casos de nomes

espanhóis e orientais (ver também regras 10 e 11).

Ex.: Charles Albert.................................................ALBERT, Charles

Sophia Loren...................................................LOREN, Sophia

Robert Taylor………………………………..TAYLOR, Robert

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9) Partículas dos nomes estrangeiros – podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-las como

parte integrante do sobrenome, quando começadas com letra maiúscula.

Ex.: Pepino di Capri.................................................CAPRI, Pepino di

Sandra De penedo.............................................DE PENEDO, Sandra

Antonieta Di Capri............................................DI CAPRI, Antonieta

July O’Brien......................................................O’BRIEN, July

10) Nomes espanhóis – são registrados pelo penúltimo sobrenome (porque corresponde ao da família do pai).

Ex.: Emílio Camacho Guerra...................................CAMACHO GUERRA, Emílio

Alfonso Lopez Diaz..........................................LOPEZ DIAZ, Alfonso

Oviedo Lopez Ufarte.........................................LOPEZ UFARTE, Oviedo

11) Nomes orientais (japoneses, chineses e árabes) – são ordenados (registrados) como se apresentam, na

ordem direta.

Ex.: Ali Mohamed...................................................ALI MOHAMED

Deng Yutang....................................................DENG YUTANG

Omar Saad.......................................................OMAR SAAD

12) Nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais – devem ser registrados como se

apresentam (ordem direta). No entanto, os artigos e as preposições não são considerados na alfabetação. Por

essa razão, admite-se colocar os artigos iniciais após o nome, entre parênteses, a fim de facilitar a ordenação.

Ex.: Bonfá Correia Ltda.........................................................BONFÁ CORREIA LTDA

Fundação São Martinho..................................................FUNDAÇÃO SÃO MARTINHO

O Globo...........................................................................GLOBO (O)

The New York Times......................................................NEW YORK TIMES (The)

13) Títulos de congressos, conferências, reuniões, assembléias e assemelhados – os números arábicos,

romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses.

Ex.: IX Congresso de Geografia...........................CONGRESSO DE GEOGRAFIA (IX)

3º Encontro de Jornalistas..............................ENCONTRO DE JORNALISTAS (3º)

Nono Curso de Culinária...............................CURSO DE CULINÁRIA (Nono)

Obs.: Para prestar melhor atendimento aos usuários (pesquisadores), essas regras poderão sofrer alterações. No

caso de pessoas físicas ou jurídicas, iremos registra-las pelos seus nomes mais conhecidos, fazendo as

remissivas necessárias.

Ex.: Edson Arantes do Nascimento.............................PELÉ

Artur Antunes Coimbra........................................ZICO

FAZEMOS AS SEGUINTES REMISSIVAS:

↓

NASCIMENTO, Edson Arantes do (ver Pelé)

COIMBRA, Artur Antunes (ver Zico)

5.3.1.2 – Geográfico O elemento principal para a recuperação da informação é o local ou procedência (cidade, estado e país).

A busca ao documento é feita de forma direta.

Vantagens: sistema direto, ordenação alfabética, fácil de usar.

Desvantagem: uso de duas classificações: local e nome do correspondente (ou interessado).

Existem 3 formas de ordenação:

a) Estado – Cidade – Correspondente

Prioriza-se a ordem alfabética dos estados. Ao ordenar por “estado”, a capital desse estado deve vir

primeiro. Logo depois, as demais cidades são colocadas em rigorosa ordem alfabética.

Ex.: Bahia – Ilhéus – SANGALO, Ivete

Minas Gerais – Belo Horizonte – VALENTE, Mário

Minas Gerais – Araxá – ARAÚJO, Ruth

Minas Gerais – Varginha – COSTA, Mônica

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Minas Gerais – Varginha – RIBEIRO, João de Sá

São Paulo – Campinas – MESQUITA, Júlia

Comentário: primeiro olhamos os estados. Se os estados forem repetidos, olhamos as cidades; se estas forem

repetidas, olhamos os correspondentes. Sempre obedecendo à ordem alfabética. Esta forma de ordenação é a

que mais cai, porque as bancas organizadoras querem avaliar se o candidato sabe que, quando a entrada for pelo

nome do estado, deve-se priorizar a capital do mesmo. Por essa razão, no exemplo dado, Belo Horizonte está

vindo antes de Araxá, por ser a capital de Minas Gerais.

b) Cidade – Estado – Correspondente

Ao ordenar por “cidade”, observa-se a ordem alfabética das cidades (inclusive as capitais).

Ex.: Areal – Rondônia – VALENTINI, Mário

Carapebus – Rio de Janeiro – CUNHA, Sideir

Ilhéus – Bahia – SILVA, Lucinda da

Quissamã – Rio de Janeiro – PINTO, Sérgio Augusto

Rio de Janeiro – Rio de Janeiro – SILVA, Jorge

c) País – Cidade - Correspondente

Prioriza-se a ordem alfabética dos países. Ao ordenar por “país”, a capital desse país deve vir primeiro.

Logo depois, as demais cidades são colocadas em rigorosa ordem alfabética.

Ex.: França – Lorena – Unesco

Portugal – Lisboa – FERREIRA, Manoel

Portugal – Coimbra – ALBUQUERQUE, Joaquim

5.3.1.3 – Numérico Método que pertence ao sistema indireto. A consulta ao documento será feita de forma indireta,

recorrendo-se, sempre, a um índice alfabético remissivo – busca primária da informação –, a fim de localizá-lo.

Vantagem: erros reduzidos de arquivamento.

Desvantagem: sistema indireto, exigindo pesquisa aos índices.

a) numérico simples: prático, não requer qualquer planejamento inicial. A pasta é arquivada em ordem

numérica. Elabora-se registro em livro ou fichas, para não acontecer a criação de duas ou mais pastas com o

mesmo número. O documento receberá o nº da pasta + um nº seqüencial (ordem de entrada), facilitando, dessa

forma, o seu rearquivamento e evitando o extravio. Pode-se aproveitar o nº de uma pasta que venha a vagar. Tal

método aplica-se com freqüência nos arquivos especiais e especializados.

DICA DE PROVA:

Neste método, de consulta indireta, devemos recorrer primeiro ao índice ONOMÁSTICO.

b) numérico cronológico: mais usado em sistemas de protocolo e adotado em repartições públicas, as mais

variadas. Numera-se os documentos e não as pastas. Serão arquivados em ordem cronológica e, após, por ordem

numérica (data e número). Nesse método, quando se anula um registro, só se aproveita o nº se houver

coincidência de datas. Neste método, cada documento recebe seu próprio nº de registro, formando-se um

processo único e disposto em rigorosa ordem numérica.

c) numérico dígito-terminal: o número é o elemento principal de identificação. Usado sobretudo quando há um

volume grande de documentos, a fim de se reduzir erros no arquivamento, possibilitando, assim, uma

recuperação mais ágil da informação. Estes são divididos em três grupos, formando pares, e lidos da direita

para a esquerda.

Ex.: Nº do dossiê: 983.021 (método numérico simples)

Transformando para o método dígito-terminal – 98-30-21, sendo:

21 – grupo primário ou inicial (nº da gaveta)

30 – grupo secundário (nº da guia)

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98 – grupo terciário (nº atribuído ao documento)

No momento de se arquivar os documentos ou pastas, considera-se primeiro o grupo primário, depois o

secundário e, por fim, o terciário (do menor para o maior número).

Comentário: em uma prova, primeiro olhamos o grupo primário (GP). Virá primeiro o menor número neste

grupo. Caso seja o mesmo número, olhamos o grupo secundário (GS) – também o menor número virá primeiro;

se também for repetido, observamos o terciário (GT), que representa o número dado ao documento.

Ex. GT GS GP

32 – 55 – 87

28 – 57 – 87

03 – 18 – 92

3.1.4 – Ideográfico

Métodos básicos ideográficos (por assunto):

→ dicionário → duplex

Alfabético Numérico → decimal

→ enciclopédico → unitermo

Alfabético

a) Dicionário – os assuntos são dispostos em rígida ordem alfabética, de forma isolada.

Ex.: Arquivo corrente

Arquivo intermediário

Arquivo permanente

Documento usado com freqüência

Histórico

Pré-arquivo

Setorial

b) Enciclopédico – existe uma relação mútua entre os assuntos (geral/específicos). Os dados são arrumados em

rígida ordem alfabética.

Ex.: ARQUIVO CORRENTE

Documento usado com freqüência

Setorial

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

Pré-arquivo

ARQUIVO PERMANENTE

Histórico

Numérico

a) Duplex – a construção é a mesma do enciclopédico, colocando-se antes dos assuntos uma notação numérica.

Os temas são divididos em classes e subclasses.

Vantagem: abertura ilimitada de classes

Ex.: 1 ARQUIVO CORRENTE

1-1 Documento usado com freqüência

1-2 Setorial

2 ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

2-1 Pré-arquivo

3 ARQUIVO PERMANENTE

3-1 Histórico

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b) Decimal – baseia-se no sistema decimal de “Melvil Dewey”, que divide o saber humano em 9 classes

principais e uma décima geral. As classes são divididas em subclasses de 3 algarismos (por um ponto).

Portanto, a parte inteira do número é composta por 3 algarismos. E a parte decimal? Pode ou não existir.

Ex.: Classes

0 – Geral

1 – Departamento Pessoal

2 – Arquivo

Subdivisão da classe 1

100 DEPARTAMENTO PESSOAL

110 Admissão

111 Exame médico

112 Documentos

112.1 Documentos recebidos

112.2 Documentos pendentes

113 Assinatura do contrato

120 Férias

130 Demissão

200 ARQUIVO... → subdivisão da classe 2

Desvantagens:

Limitação de 10 classes para a classificação

Necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades da instituição, bem como preparo e

muita atenção do arquivista.

c) Unitermo (ou indexação coordenada) – a base deste método é a analogia. Aconselha-se o seu uso em arquivos

especiais e especializados.

Características:

Fichas em ordem alfabética;

10 colunas em cada ficha (0 a 9);

Atribuir assuntos (descritores) de um único termo.

Obs.: nesse sistema utiliza-se, para cada documento, uma “ficha-índice”. Ela nos fornecerá uma descrição

minuciosa dos documentos aos quais se refere.

DICA DE PROVA:

As bancas organizadoras não cobram o método unitermo nos concursos de nível médio. Porém, já caiu

em alguns concursos de nível superior na área de arquivística. Não há necessidade de aprofundamento.

34

01. Ao classificar suas atividades rotineiras, uma instituição utiliza o seguinte esquema:

COMUNICAÇÕES

Correios

Internet

Rádio

Telex

MATERIAL

Aquisição

Baixa

ORÇAMENTO

Despesa

Receita

PESSOAL

Admissão

Dispensa

Férias

Gratificações

Licenças

Trata-se do método:

a) enciclopédico.

b) dicionário.

c) unitermo.

d) duplex.

e) dígito-terminal

02. Um técnico administrativo é convidado a organizar o arquivo jurídico do Banco de Desenvolvimento

Pecuário de sua cidade. Ao chegar à instituição, observa que o acervo é composto, exclusivamente, por

processos, aproximadamente 100.000. Sabendo que o documento arquivístico é único e que as formas de

acesso são diversas, ele deve optar pelo método de arquivamento mais adequado para esses documentos,

que é o método:

a) enciclopédico

b) numérico

c) variadex

d) ideográfico

e) dicionário

03. (BNDES/2006 – Cesgranrio) Quando se organiza um arquivo utilizando-se o método numérico

simples, a preocupação inicial recai somente na atribuição de números a cada novo cliente ou

correspondente, obedecendo apenas à ordem de entrada ou registro, como apresentado a seguir: 1-Alba

Santos Silva; 2-Bárbara Assunção; 3-Banco Nacional do Desenvolvimento Econômico e Social; 4-Alcedo

Costa; 5-Ricardo Alves e 6-Banco do Brasil. Como se observa, essa é a ordem em que os documentos

encontram-se no arquivo. No entanto, para a efetiva recuperação dos documentos, é necessário elaborar o

índice alfabético remissivo, que terá a seguinte seqüência:

a) 6, 5, 4, 3, 2, 1.

b) 5, 2, 6, 3, 4, 1.

c) 3, 6, 4, 5, 2, 1.

d) 1, 4, 6, 2, 3, 5.

e) 1, 2, 3, 4, 5, 6.

04. A empresa Dantas & Dantas está iniciando as suas atividades e conta com um número reduzido de

pessoas para a organização de seu arquivo que utiliza, como elemento principal, o nome de seus clientes,

obedecendo às regras de alfabetação. Assim, para arquivar corretamente os nomes: 1 – Pedro Paulo

Santana; 2 – Paulina Santo Cristo; 3 – Robson Santos Ltda; e 4 – Joaquim Vasconcelos Sobrinho, tem-se

a seguinte ordem:

a) 1, 2, 3, 4.

35

b) 1, 3, 2, 4.

c) 2, 4, 1, 3.

d) 3, 1, 2, 4.

e) 4, 3, 2, 1.

05. Existem critérios para que os documentos sejam organizados pelo método geográfico. A literatura

apresenta, pelo menos, duas modalidades para essa ordenação. Se, em um arquivo, a opção é pela

modalidade (estado, cidade, correspondente), a organização dos correspondentes 1 – Luiz Carlos

Abrantes, de Itu, São Paulo; 2 – Antônio Carlos Ambroté, de Ribeirão Preto, São Paulo; 3 – Moysés da

Costa, de São Paulo, São Paulo; 4 – Cláudio Ribeiro, de São Luís, Maranhão; 5 – Alda Barreto, de Codó,

Maranhão, deve ser a seguinte:

a) 1, 2, 3, 4, 5.

b) 3, 5, 1, 2, 4.

c) 4, 5, 3, 1, 2.

d) 5, 2, 3, 1, 4.

e) 5, 4, 3, 2, 1.

06. Um arquivo apresenta o esquema principal a seguir:

Pessoal: Admissão – Demissão – Folha de Pagamento – Promoção – Recrutamento – Seleção.

Esse esquema denota uma classificação por:

a) assunto.

b) espécie.

c) natureza.

d) tipologia.

e) estágio.

07. Na arquivística, o código de classificação baseado no sistema concebido por Melvin Dewey é

expressado por uma representação numérica do tipo:

a) 3.3.1.2.

b) 1-3-3.

c) XY.211.

d) 0000.12.

e) 012.11.

08. O método de arquivamento ideográfico alfabético pode ser de dois tipos:

a) enciclopédico e dicionário.

b) enciclopédico e composto.

c) dicionário e cronológico.

d) duplex e decimal.

e) simples e decimal.

09. Na alfabetação, os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo no caso dos

nomes:

a) americanos e ingleses.

b) espanhóis e orientais.

c) portugueses e brasileiros.

d) gregos e italianos.

e) alemães e holandeses.

10. Método alfabético é um método de arquivamento direto de documentos cujo principal elemento é o

nome. A esse respeito e considerando as regras pertinentes, julgue as propostas de alfabetação

apresentadas nos itens a seguir:

I – Cabral, Pedro Álvares

Colombo, Cristóvão

Ferreira, J.

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Ferreira, José

Neto, Afonso de Almeida

II – Almeida, Benedito de Souza

Almeida, Carolina de Assis

Castelo Branco, José Humberto

Gonçalves, Hamilton

Lima, Augusto de Oliveira

III – Alencastro, Pedro Ferreira d’

Barbosa, Pedro Paulo

Garcia, José Antônio Lima

Martins, Diogo César de Almeida

Tiago, Carlos Alberto de São

IV – Carvalho, Maria Aparecida de

Fagundes, Vicente da Silva

Magalhães, Gilberto

Villa-Lobos, Heitor de Jesus

Ximenes, Paulo Barbosa

V – Campos, Professor Carlos Castro

Campos, Professor Diogo de Lima

Rangel, Coordenados Felipe Bernardes

Rangel, Professor Eduardo de Almeida

Reis, Professor Luiz Augusto da Silva

Estão corretos os itens:

a) I e III

b) I e V

c) II e III

d) II e IV

e) IV e V

11. Os métodos de arquivamento pertencem a dois sistemas básicos de acesso, que são:

a) direto e indireto

b) objetivo e subjetivo

c) público e privado

d) secreto e público

e) ostensivo e sigiloso

12. Obedecendo às regras de alfabetação (letra por letra), a ordem de arquivamento dos nomes abaixo é:

1 – Maria Alvinegra.

2 – Maria Benedita.

3 – Maria Bravata.

4 – Marianna Mesquatra.

5 – Mariene Ferreira.

a) 1, 2, 3, 4 e 5.

b) 1, 2, 3, 5 e 4.

c) 1, 3, 5, 2 e 4.

d) 2, 1, 5, 4 e 3.

e) 5, 1, 2, 3 e 4.

13. Considere a organização dos documentos abaixo, através do método geográfico que tem a cidade como

referência:

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1 – Campos / Rio de Janeiro / Francisco Alvarenga.

2 – Itaboraí / Rio de Janeiro / Antônio Marcos.

3 – Manaus / Amazonas / J. M. Pacheco.

4 – Rio Bonito / Rio de Janeiro / Nicea Lúcia.

5 – São Paulo / São Paulo / Bárbara Santos e Silva.

A ordem correta é:

a) 1, 2, 3, 4 e 5.

b) 2, 3, 4, 5 e 1.

c) 4, 3, 2, 5 e 1.

d) 5, 3, 1, 4 e 2.

e) 5, 3, 2, 1 e 4.

14. Os erros de arquivamento oriundos do cansaço visual e das diferentes formas gráficas são

predominantes no método:

a) numérico.

b) alfa numérico.

c) alfabético.

d) ideográfico numérico.

e) assunto;.

15. A ordenação numérica pressupõe um índice alfabético denominado:

a) ideográfico.

b) remissivo.

c) assistemático.

d) equivalente.

e) classificatório.

16. O sistema mais adequado ao tratamento de processos é o:

a) dígito-terminal.

b) geográfico.

c) alfabético.

d) unitermo.

e) numérico.

17. Considerando o arquivamento geográfico, por Estado, a alternativa que virá primeiro no método de

alfabetação:

a) Amazonas – Manaus – A. Barros.

b) Paraná – Curitiba – Adão Barros.

c) Paraná – Apucarana – Abdul Barros.

d) Paraná – Arapongas – Alfredo Barros.

e) Amazonas – Itacoatiara – Alberto Barros.

18. No método alfabético de arquivamento utiliza-se como elemento principal:

a) o número.

b) a data.

c) o tema.

d) a classe.

e) o nome.

19. É importante que o assistente técnico administrativo conheça as regras básicas para distribuição das

pastas num arquivo alfabético. A fatura da empresa “Rafaella Duarte & Cia” deverá ser arquivada

como:

a) Cia, Rafaella Duarte &.

b) Duarte & Cia, Rafaella.

c) Duarte, Rafaella & Cia.

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d) Rafaella Duarte & Cia.

20. Indique a opção em que o nome está registrado INCORRETAMENTE para arquivamento, segundo

as regras de alfabetação:

a) Santa Cruz, Sérgio (Ministro).

b) Etchevarren Diaz, Estebán de.

c) Andrade Jr., Ricardo da Silva.

d) Mac Enroe, Francis Joseph.

e) Santo, Leontina de Monte.

21. Considere os seguintes nomes de firmas, empresas e instituições:

I. EMBRATEL.

II. A COLEGIAL.

III. COMPANHIA PROGRESSO LTDA.

IV. BARBOSA LIMA & CIA.

V. THE LIBRARY OF CONGRESS.

VI. FUNDAÇÃO CIDADE DA PAZ.

Em arquivística, a ordenação alfabética correta desses nomes é:

a) IV, III, II, I, VI, V.

b) II, IV, III, I, VI, V.

c) II, III, IV, I, V, VI.

d) IV, II, III, I, VI, V.

e) III, II, IV, I, VI, V.

22. Os métodos de arquivamento são responsáveis pela (o):

a) plano de armazenagem dos documentos.

b) notação dos documentos.

c) palavra-chave dos documentos.

d) ordenação dos documentos.

e) plano de destinação dos documentos.

39

AULA 06 - Lei nº 8.159, de 08/01/1991 / Gestão de Documentos / Avaliação e Destinação / Tabela de Temporalidade

6. Lei nº 8.159/1991

6.1 - Introdução Esta lei é uma das mais importantes da área arquivística, e cai em concursos públicos com regularidade.

Além dela, também serão abordados neste capítulo, assuntos que possuem íntima relação, como gestão e

avaliação documental e também a tabela de temporalidade, que são assuntos que também costumam cair muito

em concursos. Comecemos pela Lei. Vale ressaltar que, mesmo que não se mencione esta Lei no programa

onde caia Arquivologia, ela pode cair, pois envolve vários temas que provavelmente farão parte do

programa, sobretudo o “ciclo vital dos documentos” – a teoria das 3 idades, assim como “gestão de

documentos”.

LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991 Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA

Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:

CAPÍTULO I DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º. É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de

arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e

como elementos de prova e informação.

Art. 2º. Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e

recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em

decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que

seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Art. 3º. Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas

referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e

intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Art. 4º. Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse coletivo ou

geral, contidas em documentos de arquivos que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de

responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e

do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem

das pessoas.

Art. 5º. A administração pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma da

Lei.

Art. 6º. Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da

violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa.

CAPÍTULO II DOS ARQUIVOS PÚBLICOS

Art. 7º. Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no

exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal

e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.

§ 1º. São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições

de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no

exercício de suas atividades.

40

§ 2º. A cessação de atividade de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento

de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição

sucessora.

Art. 8º. Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.

§ 1º. Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação,

constituam objeto de consultas freqüentes.

§ 2º. Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos

órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou

recolhimento para guarda permanente.

§ 3º. Consideram-se permanentes os conjunto de documentos de valor histórico, probatório e

informativo que devem ser definitivamente preservados.

Art. 9º. A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público

será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera

de competência.

Art. 10. Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

CAPÍTULO III DOS ARQUIVOS PRIVADOS

Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos produzidos ou recebidos por pessoas

físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.

Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse

público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a

história e desenvolvimento científico nacional.

Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser

alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.

Parágrafo único. Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na

aquisição.

Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e

social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.

Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser

depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas.

Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à

vigência do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social.

CAPÍTULO IV DA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE INSTITUIÇÕES

ARQUIVÍSTICAS PÚBLICAS

Art. 17. A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições

arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.

§ 1º. São arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder

Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do

Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do

Ministério da Aeronáutica.

§ 2º. São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o

arquivo do Poder Judiciário.

§ 3º. São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder

Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.

§ 4º. São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.

§ 5º. Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-

jurídica.

41

Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e

recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos

sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.

Parágrafo único. Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar

unidades regionais.

Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos

documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício de suas funções,

bem como preservar e facultar o aceso aos documentos sob sua guarda.

Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos

documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções,

tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso

aos documentos sob sua guarda.

Art. 21. Legislação Estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização

e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos

documentos, observado o disposto na Constituição Federal, e nesta Lei.

CAPÍTULO V DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS

Art. 22. (Revogado pela Lei nº 12.527, de 2011)

Art. 23. (Revogado pela Lei nº 12.527, de 2011)

Art. 24. (Revogado pela Lei nº 12.527, de 2011)

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação

em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado

como de interesse público e social.

Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, órgão vinculado ao Arquivo

Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema

Nacional de Arquivos – SINAR.

§ 1º. O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e

integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas.

§ 2º. A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste artigo serão estabelecidos em

regulamento.

Art. 27. Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 28. Revogam-se as disposições em contrário.

Brasília, em 08 de janeiro de 1991;

170º da Independência e 103º da República.

Fernando Collor

Jarbas Passarinho

6.2. Gestão de documentos

6.2.1 – Definição De acordo com o art. 3º da Lei 8.159/1991, gestão de documentos é “o conjunto de procedimentos e

operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e

intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.”

A gestão cobre toda a vida do documento, desde a sua produção (nascimento) até a sua destinação final

(eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente). Portanto, ela abrange todas as atividades (rotinas)

inerentes às idades “corrente e intermediária”.

42

São consideradas atividades de gestão de documentos: inspeção, avaliação, destinação, eliminação, entre

outras.

6.2.2 - Objetivo Garantir, de maneira eficaz, a produção, administração, manutenção e destinação de documentos (de

forma racional, econômica).

6.2.3 – Princípio básico A informação deve estar disponível no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas, e com o menor

custo possível (economia de tempo, espaço e uso racional de recursos humanos e materiais).

6.2.4 – Fases básicas 1ª) Produção – Os documentos são criados em razão das atividades específicas de um órgão, evitando-se,

dessa forma, que sejam elaborados os não-essenciais. Assim, diminui o volume a ser manuseado, facilitando

o controle da massa documental.

2ª) Utilização – Diz respeito ao fluxo documental, sendo importante conhecer o trâmite correto dos

documentos, para se evitar a burocratização das atividades.

3ª) Destinação de documentos – Fase primordial, pois decide quais os documentos a serem eliminados ou

preservados permanentemente.

Outras definições importantes:

a) Classificação – é o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos

e selecionar a categoria de assunto sob a qual devem ser recuperados.

b) Plano de classificação – na organização de um arquivo, é um plano que estabelece a

ordenação intelectual e física dos documentos de um arquivo corrente. Portanto,

podemos dizer que um plano de classificação é um instrumento auxiliar (técnico) das

atividades de gestão (permitindo o arquivamento correto dos documentos).

6.3. Avaliação e destinação de documentos

6.3.1 – Conceitos A avaliação de um documento é feita através da análise e seleção do mesmo, com vistas à fixação de

prazos para sua guarda ou eliminação (cria-se uma tabela de temporalidade), contribuindo, assim, para a

racionalização dos arquivos.

A destinação é um conjunto de operações subseqüentes à fase de avaliação, visando encaminha-los à

guarda temporária (transferência) ou permanente (recolhimento), à eliminação ou à microfilmagem.

Obs.: Plano de destinação – Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (publicação do

Arquivo Nacional, 2005), plano de destinação é o “esquema no qual se fixa a destinação dos documentos.”

6.3.2 – Objetivos Reduzir, ao essencial, a massa documental dos arquivos;

Aumentar o índice de recuperação da informação;

Garantir condições de conservação da documentação de valor permanente;

Conquistar espaço físico;

Aproveitar melhor os recursos humanos e materiais.

6.3.3 – Etapa A avaliação deve ser feita na fase corrente, a fim de se distinguirem não só os documentos de valor

eventual, de eliminação sumária, como os de valor informativo e probatório. Numa avaliação, primeiro

observamos o valor “probatório” dos documentos.

6.3.4 – Competência Equipe técnica será constituída para integrar uma comissão de avaliação e destinação documental,

formada por pessoas ligadas a áreas profissionais diversas, tais como:

43

Arquivista ou responsável pela guarda da documentação;

Profissionais ligados ao campo de conhecimento que trata o acervo, objeto de avaliação, entre outros.

A comissão de avaliação e destinação documental deve conhecer a estrutura e o funcionamento da

instituição a ser avaliada (com o propósito de poder exercer de forma competente o seu trabalho).

Observações:

1ª) De acordo com o prazo de guarda, os documentos têm as seguintes características:

Guarda eventual – de interesse efêmero, sem valor administrativo para o órgão.

Guarda temporária – possuem valor administrativo, retido por um tempo específico.

Guarda permanente – considerados de suma importância, possuem valores probatório e informativo.

2ª) Instrumentos de destinação

Há dois instrumentos básicos:

Tabela de temporalidade

Lista de eliminação

6.4. Tabela de temporalidade

Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina os prazos em que os

documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermediários, ou recolhidos aos arquivos

permanentes, estabelecendo critérios para microfilmagem e eliminação (terminologia).

DICAS DE PROVA:

a) Também podemos dizer que a tabela de temporalidade é o: registro esquemático do ciclo de vida

documental do órgão.

b) A aplicação da tabela de temporalidade permite eliminar documentos ainda no arquivo corrente.

c) Principais elementos constantes numa tabela de temporalidade:

Tipo e/ou assunto dos documentos;

Período (datas-limites);

Quantificação;

Prazos de retenção (arquivos corrente e intermediário);

Destinação (transferência, recolhimento, microfilmagem ou eliminação);

Campo destinado a observações.

6.5. Eliminação

Destruição ou expurgo de documentos que não tenham valor permanente.

5.1 – Lista de eliminação

Contém a relação de documentos a serem eliminados em uma única operação. Ela precisa ser aprovada

por autoridade competente. Exemplo:

Especificação dos documentos Datas Quantidades

Convites 1975 – 1977 3 caixas

Recortes de Jornais 1965 - 1970 20 caixas

Comentário - prazos são estabelecidos de acordo com os valores atribuídos aos documentos, em função do

conteúdo destes. Vale ressaltar o fato de nunca serem levadas em consideração, na hora de eliminá-los, a sua

espécie documental e a apresentação física.

Documentos que esgotaram seus prazos de vigência “não” devem ser descartados de imediato.

6.5.2 – Formas de eliminação

44

Fragmentação

Maceração

Alienação por venda ou doação

Incineração (forma não recomendável)

0l. O instrumento de destinação que determina prazos e condições de guarda é o (a):

a) plano de classificação.

b) listagem de eliminação.

c) tabela de temporalidade.

d) plano de preservação.

02. Desde o momento em que são criados até sua destinação final, os documentos de arquivo cumprem

ciclo de vida em que a passagem de uma etapa ou condição para outra:

a) obedece a normas emanadas dos serviços de protocolo.

b) está prescrita nas guias de recolhimento.

c) resulta do processo de avaliação.

d) corresponde a períodos qüinqüenais e decenais de temporalidade.

e) vem indicada nos planos de arquivamento e classificação.

03. De acordo com a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (Lei de Arquivos):

a) os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado ficarão sob sigilo por

um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produção.

b) o acesso a documentos sigilosos referentes à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo

máximo e improrrogável de 30 (trinta) anos.

c) cabe ao Poder Legislativo determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso.

d) o hábeas data é prerrogativa dos titulares de cargos públicos, nos organismos de governo federal, estadual e

municipal.

e) ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa aquele que desfigurar ou destruir documentos de

valor permanente.

04. As três fases básicas da gestão de documentos são:

a) recepção, avaliação e arranjo.

b) produção, utilização e destinação.

c) classificação, organização e eliminação.

d) formatação, adaptação e recuperação.

e) coordenação, disseminação e centralização.

05. (BNDES/2006 – Cesgranrio – com adaptações) Observe o documento abaixo:

Especificação dos Documentos Datas Quantidades

Convites 1987 - 1989 5 caixas

Notas de remessa de material 1972 - 1980 10 caixas

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Quadros de horários 1991 - 1993 03 caixas

Requisição de xérox 1983 - 1991 15 caixas

Recortes de jornais 1993 - 1998 12 caixas

Trata-se de uma lista de:

a) eliminação.

b) destinação.

c) avaliação.

d) seleção.

e) conservação.

06. As rotinas correspondentes à recepção, leitura e identificação do assunto principal de acordo com o

seu conteúdo, origem e função, são rotinas correspondentes às operações de:

a) levantamento.

b) ordenação.

c) arranjo.

d) classificação.

e) descrição.

07. O processo que constitui o elemento vital de um programa de gestão de documentos é denominado:

a) avaliação.

b) classificação.

c) ordenação.

d) arranjo.

e) descrição.

08. A aplicação dos critérios de avaliação efetiva-se na idade:

a) permanente.

b) intermediária.

c) administrativa.

d) organizacional.

e) corrente.

09. O órgão que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados e exercer

orientação normativa, visando à gestão documental e à proteção especial dos documentos de arquivo é:

a) Arquivo Nacional.

b) SINAR – Sistema Nacional de Arquivos.

c) Casa Civil da presidência da República.

d) CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos.

e) Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão.

10. O art. 26 da Lei nº 8.159/1991 determina que o órgão central do sistema nacional de arquivos é:

a) o Arquivo Nacional.

b) o Gabinete Civil da Presidência da República.

c) o Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.

d) o Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ.

e) o Ministério da Justiça.

11. Os documentos públicos são identificados como:

a) primários e secundários.

b) correntes, intermediários e permanentes.

c) correntes, secundários e permanentes.

d) primários e correntes.

e) secundários e permanentes.

12. Na avaliação de documentos, deve-se levar em consideração, primeiramente, o seguinte valor:

46

a) classificatório.

b) metodológico.

c) informativo.

d) probatório.

e) secundário.

13. Estabelecer os prazos de vida do documento dentro da instituição, de acordo com os valores

informativos e probatórios, é atividade da comissão de:

a) avaliação de documentos.

b) incineração de documentos.

c) restauração de documentos.

d) movimentação de documentos.

e) preservação de documentos.

14. Assinale a opção que não se caracteriza como atividade de gestão de documentos:

a) inspeção.

b) avaliação.

c) destinação.

d) descrição.

e) eliminação.

15. O instrumento de destinação que determina prazos para transferência, recolhimento, eliminação e

mudança de suporte de documentos chama-se:

a) plano de classificação.

b) inventário.

c) listagem de eliminação.

d) tabela de temporalidade.

e) termo de recolhimento.

16. A legislação determina que “ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma

da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor...”:

a) permanente.

b) especializado.

c) intermediário>

d) terciário.

e) corrente.

17. “Implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à gestão, à preservação e ao

aceso aos documentos de arquivo” é finalidade do:

a) CONAR.

b) SINAR.

c) ARCAR.

d) UNESCO.

e) AAB.

18. São inalienáveis e imprescritíveis os documentos de valor:

a) primário.

b) permanente.

c) especial.

d) intermediário.

e) corrente.

19. O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e à imagem das pessoas será restrito por um

prazo máximo de:

a) 100 anos.

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b) 150 anos.

c) 30 anos.

d) 200 anos.

e) 300 anos.

20. Órgão vinculado ao Arquivo Nacional que define a política nacional de arquivos é o:

a) SINARQ

b) ABARQ

c) REBARQ

d) COLMARQ

e) CONARQ

21. Gerir e recolher os documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como

preservar e facultar o acesso aos documentos é competência do:

a) Arquivo Estadual.

b) Arquivo Municipal.

c) Arquivo Nacional

d) Arquivo Histórico.

e) Arquivo judiciário.

22. É prática corriqueira, nas instituições brasileiras, a formação de grandes depósitos de massa

documental acumulada, vulgarmente denominada de “arquivo morto”. Tais documentos:

a) deveriam ser incinerados uma vez por ano, evitando o acúmulo.

b) deveriam ser avaliados, preservando-se os papéis permanentes.

c) representam documentos sem nenhum valor jurídico ou histórico.

d) deveriam ser encaminhados ao Arquivo Nacional para realizar sua seleção.

e) deveriam ser recolhidos ao arquivo intermediário.

AULA 07 - Arquivos Permanentes / Conservação e Restauração de Documentos

7.1 - Introdução

Como já aprendemos no Capítulo 2 (Teoria das 3 Idades), o arquivo permanente possui documentos que

devem ser preservados para sempre, por terem valor secundário.

destinação

atividades de arranjo

um arquivo descrição e publicação Facilitar (facilitar o acesso aos documentos)

permanente. conservação

referência (política de acesso e uso dos documento)

7.2 - Arranjo

Na organização de “arquivos permanentes”, significa ordenar os documentos em fundos, as séries dentro

dos fundos, e, se for conveniente, os itens documentais dentro das séries.

As tarefas de arranjo são de 2 tipos: intelectuais e físicas. As primeiras compreendem a análise

documental no que tange a sua forma, conteúdo e origem funcional. As segundas referem-se à arrumação dos

papéis nos locais adequados, seu empacotamento, entre outras.

Quando o arquivista trata de documentos, ele obedece ao “princípio básico da Arquivologia chamado

proveniência dos arquivos (ou “repect dês fonds” ou “provenance”: o arquivo produzido por uma entidade

não deve ser misturado aos de outras entidades geradoras.

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O princípio da proveniência deve ser observado na organização dos arquivos correntes, intermediários e

permanentes (ele é considerado a base da arquivística).

Obs.: 1ª) Fundo – conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Um fundo pode ser aberto ou fechado.

Fundo aberto recebe novos documentos, pois a entidade produtora continua em atividade. Fundo fechado não

pode receber acréscimo de documentos, porque a entidade produtora não se encontra mais em atividade.

2ª) No seu manual de arranjo e descrição de arquivos, os arquivistas holandeses mencionam diversas regras

inerentes a esse tema, entre as quais destacamos, resumidamente:

a) todo conjunto deve ser metodicamente arranjado, em ordem de: procedência, data, número, assunto e

nome;

b) o método de arranjo deve ser sempre baseado na primitiva organização;

c) no arranjo de um documento deve, portanto, ser estabelecida, tanto quanto possível, a ordem originária;

d) caso o documento original esteja em boas condições, cópias espalhadas podem ser destruídas;

e) documentos desaparecidos de um conjunto, quando a ele retornam, podem reassumir o seu lugar, se

ficar bem clara a sua origem.

7.3. Princípios arquivísticos

Além do princípio da Proveniência, existem outros princípios da Arquivologia. Destacaremos, de forma

resumida, os mais importantes, que são:

a) Princípio da organicidade – as relações administrativas espelham-se nos conjuntos documentais.

b) Princípio da unicidade – os documentos de arquivo preservam seu caráter único, em função de seu

contexto de produção.

c) Princípio da indivisibilidade ou integridade arquivística – os fundos devem ser preservados sem

dispersão, mutilação, alienação, destruição não-autorizada ou acréscimo indevido.

d) Princípio da cumulatividade – o arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica.

e) Princípio do respeito à ordem original – o arquivo deve conservar o arranjo dado pela entidade

produtora.

7.4. Descrição de documentos

Processo intelectual de sintetizar elementos formais e conteúdo textual de unidades de arquivamento,

adequando-os ao instrumento de pesquisa que se tem em vista produzir (terminologia).

7.4.1 – Instrumentos de pesquisa Meio que permite a identificação, localização ou consulta a documentos. As tarefas de descrição levam

à elaboração desses instrumentos. Eles podem ser básicos ou auxiliares.

7.4.1.1 – Básicos

7.4.1.1.1 – Guia Serve para orientar os usuários no conhecimento e utilização dos fundos integrantes do acervo de um

arquivo permanente. é o mais abrangente dos instrumentos de pesquisa, pois utiliza uma linguagem simples,

capaz de atingir pessoas com os mais variados interesses. O guia dá ao pesquisador uma visão de conjunto dos

serviços arquivísticos.

7.4.1.1.2 – Inventário As unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e descritas de

forma sucinta (sumário) ou pormenorizada (analítico). O inventário descreve a composição do fundo ou parte

dele. O sumário é de suma importância e deve ser o primeiro instrumento a ser criado para os fundos dos

arquivos públicos e privados. O analítico exige pleno conhecimento do tema a ser descrito.

7.4.1.1.3 – Catálogo

49

Criado segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico, descreve unitariamente

os documentos pertencentes a um ou mais fundos, de forma resumida ou analítica.

7.4.1.1.4 – Repertório (ou catálogo seletivo) Descreve, detalhadamente, documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos,

segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico.

No repertório há um juízo de valor, determinando a inclusão ou não de documento específico. Os itens

são descritos minuciosamente, cabendo, como apoio, a apresentação de parte desse instrumento pelo critério

cronológico.

7.4.1.2 – Auxiliares 7.4.1.2.1 – Índice Lista sistemática e minuciosa “dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo de documentos,

disposta em determinada ordem a fim de indicar sua localização no texto”.

7.4.1.2.2 – Tabela de equivalência ou concordância Estabelece uma correspondência entre diferentes notações, por ter havido mudanças no sistema de

arranjo.

ATENÇÃO:

Em relação ao assunto “arquivos permanentes”, instrumentos de pesquisa é um dos tópicos mais pedidos

pelas bancas organizadoras. Sobretudo o guia e o repertório ou catálogo seletivo. O que foi destacado

anteriormente deve ser dominado pelo concursando.

7.5. Conservação e restauração de documentos

Um documento deve ser conservado em local apropriado, com temperatura e umidade baixas, em um

local elevado, e acondicionado de maneira adequada.

7.5.1 – Principais operações de conservação: Desinfestação, limpeza, alisamento e restauração ou reparo, entre outras.

Comentário:

a) Desinfestação – combate ou inibe as atividades dos insetos. O método mais eficiente para combatê-los é

a fumigação.

b) Limpeza – fase posterior à fumigação. Os documentos devem ser limpos com um pano macio, um

aspirador de pó, uma escova adequada.

c) Alisamento – documentos são passados a ferro.

d) Restauração – são utilizados determinados procedimentos para recuperar documentos em mau estado

físico de conservação. É feita por especialistas dessa área (requer muito conhecimento desses

profissionais).

7.5.2 – Métodos de restauração (resumo) Banho de gelatina – o documento é mergulhado em cola específica, aumentando a sua

durabilidade. Ficam sujeitos ao ataque dos fungos e dos insetos;

Tecido – usa-se pasta de amido;

Silking – tecido mais consistente (musseline de seda), de alto custo;

Laminação – folha de papel de seda e outra de acetato de celulose;

Laminação manual – acetato de celulose em contato com a acetona;

Encapsulação – películas de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento.

50

DICAS DE PROVA:

a) A higienização de um documento consiste em retirar poeiras e outros resíduos que possam vir a

prejudicá-lo de alguma forma (por exemplo – perda de informações no futuro). Tal procedimento é feito

através de técnicas específicas, com o intuito de preservá-lo pelo maior tempo possível. A higienização

deve ser realizada desde o momento em que o documento é produzido, para prolongar o seu tempo de

vida.

b) A preservação envolve medidas preventivas para evitar danos aos documentos. Por exemplo, através de

um controle ambiental (temperatura e umidade adequadas), os documentos tendem a ter uma

durabilidade considerável. Outra maneira de preservar um documento é utilizar as operações de

conservação, quando for necessário (desinfestação, limpezas, entre outras).

7.5.3 – Preservação (Dicas/Comentários) 1) A luz do dia (natural) deve ser abolida na área de armazenamento, porque enfraquece o papel. A própria luz

artificial deve ser usada com cuidado;

2) O ar seco e a umidade enfraquecem o papel, e esta provoca mofo;

3) A temperatura deve ser baixa. O calor constante destrói as fibras do papel. A umidade também deve ser

baixa. Tentar mantê-las estáveis sempre, sem oscilações;

4) As mãos devem estar sempre limpas e livres de sujeira e gorduras. Sempre que possível, utilize luvas de

algodão para manipular documentos, fotografias e gravuras;

5) Tintas e grafites podem causar danos à documentação, manchando, causando riscos, perfurações ou rasgos;

6) Não dobre o canto da folha para marcar páginas. Esta dobra, no futuro, poderá causar o rompimento do papel.

Utiliza marcadores de livros em papel livre de acidez;

7) Não umedeça o dedo com a saliva para virar as olhas de um livro. Ela afeta a sua saúde e pode provocar o

desenvolvimento de microorganismos na documentação;

8) Não use clipes e grampos metálicos. Utilize clipes plásticos ou proteja os documentos com um pequeno

pedaço de papel na área de contato;

9) Evite cópias xérox de documentos. A luz ultravioleta causa danos cumulativos irreversíveis e o manuseio

provoca dobras e rasgos nas lombadas;

10) Cuidado ao retirar um documento de uma estante ou caixa. Evite rasgos, danos nas capas e lombadas,

segurando-o corretamente na parte mediana da encadernação;

11) Os poluentes são os principais agentes de deterioração dos acervos, catalisando reações químicas danosas

(levando à formação de ácidos; e sujam, arranham e desfiguram os materiais);

12) Utilizar aparelhos de ar condicionado somente se puderem ficar ligados durante o dia e à noite; caso

contrário, os danos são muito maiores;

13) Fitas de vídeo devem ser rebobinadas periodicamente e mantidas na posição vertical com a bitola cheia

voltada para baixo;

14) Disquetes e outros meios eletrônicos devem ser mantidos longe de campos eletromagnéticos (computadores,

aparelhos de som e TV etc.) e livres de poeira, umidade e temperaturas altas.

Fonte: Arquivo Nacional

51

01. A conservação compreende os cuidados prestados aos documentos e ao seu local de armazenamento.

As principais operações de conservação são:

a) higienização, exaustão, congelamento e preservação.

b) umidificação, limpeza, calefação e restauração.

c) laminação, refrigeração, evaporação e encapsulamento.

d) desinfestação, limpeza, alisamento e restauração.

02. O princípio da proveniência é a base teórica que rege todas as intervenções arquivísticas, devendo ser

observado na organização dos arquivos:

a) permanente, apenas.

b) intermediários, apenas.

c) correntes, apenas.

d) intermediários e permanentes, apenas.

e) correntes, intermediários e permanentes.

03. A elaboração criteriosa e precisa dos instrumentos de pesquisa é tarefa primordial do arquivista.

Para a produção de tais instrumentos, o arquivista recorre à descrição, que é uma tarefa típica:

a) dos arquivos públicos.

b) dos arquivos permanentes.

c) dos correntes.

d) dos arquivos privados.

e) dos arquivos intermediários.

04. As principais atividades no arquivo permanente são:

a) a classificação e o arranjo dos fundos.

b) a avaliação e a classificação dos fundos.

c) a seleção e a classificação dos fundos.

d) o arranjo e a descrição dos fundos.

e) a classificação e a descrição dos fundos.

05. A obra destinada à orientação dos usuários no conhecimento e na utilização dos fundos que integram

o acervo de um arquivo permanente é denominada:

a) repertório.

b) guia.

c) catálogo.

d) inventário.

e) índice.

06. A atividade de sintetizar e sistematizar os elementos formais e o conteúdo textual dos documentos

recolhidos para uma determinada instituição arquivística denomina-se:

a) plano de classificação.

b) descrição.

c) tabela de avaliação.

d) tabela de temporalidade.

e) edição de fontes.

07. O instrumento de pesquisa que tem por finalidade fornecer uma visão do conjunto dos serviços de

uma instituição arquivística, de modo a permitir aos usuários saber quais são seus recursos e a natureza

dos fundos que estão sob sua guarda, entre outras informações denomina-se, segundo a terminologia da

área:

a) guia de fonte.

b) edição de fontes.

c) fonte.

d) índice.

52

e) guia.

08. O objetivo final da descrição arquivística é o:

a) arranjo.

b) acesso.

c) registro.

d) trâmite.

e) recolhimento.

09. Podemos afirmar que o processo de descrição documental consiste em:

a) analisar os documentos desde a fase corrente e utilizar instrumentos que controlem a passagem para as fases

posteriores.

b) compor instrumentos que orientem quanto ao tempo de manutenção dos documentos nos arquivos

permanentes.

c) coletar informações necessárias à definição de políticas de preservação e conservação de documentos

históricos.

d) elaborar instrumentos de pesquisa que permitam identificar, localizar, rastrear e, por fim, utilizar dados.

e) elaborar instrumentos que descrevem o trâmite dos documentos dentro da instituição e sua destinação final.

10. A única possibilidade de se ter acesso às informações contidas nos documentos do arquivo permanente

é através de um instrumento de pesquisa. Assinale a opção que apresenta unicamente exemplos destes

instrumentos:

a) guia, inventário e revistas semanais.

b) catálogo seletivo, índice e publicações vespertinas.

c) inventário analítico, índice e guia.

d) dicionário de verbetes, guia e catálogo.

e) livro de ouro, inventário sumário e quadro de arranjo.

11. O instrumento de pesquisa que possui uma relação metódica de documentos pertencentes a um ou

mais fundos, que são descritos de forma sumária ou detalhada, denomina-se:

a) guia.

b) índice.

c) catálogo.

d) indexação.

e) repertório.

12. A descrição é uma tarefa típica dos arquivos classificados como:

a) administrativos.

b) intermediários.

c) permanentes.

d) correntes.

e) setoriais.

13. A preservação de documentos pressupõe a adoção de determinadas medidas buscando a integridade

dos suportes documentais e do teor informacional dos documentos. Julgue os itens (certo ou errado) a

seguir, que se referem às medidas preventivas adotadas nos acervos arquivísticos.

1. A luminosidade natural deve ser evitada, porque afeta a conservação os documentos, podendo provocar o

enfraquecimento do papel.

2. A reprodução de documentos deve ser evitada.

3. Ao manusear os negativos e as fotografias, é recomendável que o profissional use luvas de algodão.

4. A higienização dos documentos deve ser realizada somente na fase permanente.

14. O procedimento arquivístico destinado a assegurar as atividades de acondicionamento,

armazenamento, conservação e restauração de documentos denomina-se:

a) preservação.

53

b) descrição.

c) conservação.

d) restauração.

e) avaliação.

AULA 08 - Microfilmagem / Novas Tecnologias

8.1. Microfilmagem Microfilme é o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios

fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução (Decreto nº 1.799/1996 – regulamenta a lei de

microfilmagem).

O microfilme reduz os espaços em aproximadamente 98%, em relação ao documento original. Com isso,

há um domínio maior da massa documental, implicando a busca mais eficiente da informação.

A microfilmagem não elimina o prévio tratamento da documentação.

8.1.1 – Objetivos

Reduzir o volume documental;

Garantir a sua durabilidade (expectativa de vida: 500 anos).

8.1.2 – Vantagens Economia de espaço;

Redução do volume de papéis e documentos;

Segurança na conservação dos documentos vitais da empresa;

Facilidade de consulta a documentos arquivados;

Durabilidade do suporte;

Complementação de acervos;

Reprodução fiel e exata do documento microfilmado (às vezes, um documento encontra-se em mau

estado de conservação, já tendo inclusive ocorrido perda da informação. Ele pode ser microfilmado,

mas a imagem não será a reprodução exata do documento original, e sim do documento microfilmado).

Portanto, a leitura ao documento não ocorrerá de forma tão fácil. Haverá um pouco de dificuldade,

nesses casos específicos.

Preservação dos documentos originais;

Favorece o sigilo documental.

8.1.3 – Desvantagens Alto custo;

Comparação entre imagens, em um mesmo microfilme.

8.1.4 - Etapas Preparo, microfilmagem, processamento e duplicação.

Comentário:

a) Preparo – retirar grampos e clips; desamassar todos os documentos; definir o arranjo da

documentação, entre outros procedimentos.

b) Microfilmagem – depois de preparados, os documentos serão microfilmados (microfilmadoras

rotativas ou planetárias). Diversos fatores serão levados em conta na hora de se decidir por um

determinado equipamento (tamanho e conservação do documento, etc.).

c) Processamento – tal procedimento dará visibilidade ao documento microfilmado.

d) Duplicação – a microforma original será preservada em um arquivo de segurança. As cópias

poderão ser acessadas por quem de direito.

54

DICA DE PROVA:

A legislação envolvendo a “microfilmagem de documentos” dificilmente cai em concursos (sobretudo

aqueles de nível médio). Entretanto, devemos dar atenção a alguns artigos importantes que já foram cobrados

em concursos:

→ Lei nº 5.433, de 08 de maio de 1968 (regula a microfilmagem de documentos oficiais):

Art. 2º - Os documentos de valor histórico não deverão ser eliminados, podendo ser arquivados em local

diverso da repartição detentora dos mesmos.

→ Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996 (regulamenta a Lei nº 5.433/1968)

Art. 3º - Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de

reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em

diferentes graus de redução. (define microfilme).

Art. 7º - Na microfilmagem de documentos cada série será sempre precedida de imagem de

abertura, com os seguintes elementos: (mais pedido em concurso)

I – identificação do detentor dos documentos a serem microfilmados;

II – número do microfilme, se for o caso;

III – local e a data da microfilmagem;

IV – registro no Ministério da Justiça;

V – ordenação, identificação e resumo da série de documentos a serem microfilmados;

VI – menção, quando for o caso, de que a série de documentos a serem microfilmados é continuação

da série contida em microfilme anterior;

VII – identificação do equipamento utilizado, da unidade filmada e do grau de redução;

VIII – nome por extenso, qualificação funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dos

documentos a serem microfilmados;

IX – nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou

empresa executora da microfilmagem.

Art. 8º - No final da microfilmagem de cada série será sempre reproduzida a imagem de

encerramento, imediatamente após o último documento, com os seguintes elementos:

I – identificação do detentor dos documentos microfilmados;

II – informações complementares relativas ao item V do artigo 7 deste decreto;

III – termo de encerramento atestando a fiel observância às disposições do presente Decreto;

IV – menção, quando for o caso, de que a série de documentos microfilmados continua em microfilme

posterior;

V – nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou

empresa executora da microfilmagem.

Art. 13 – Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser

eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de

atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.

8.2. Automação O gerenciamento eletrônico dos documentos funciona com softwares e hardwares específicos e usa,

geralmente, as mídias ópticas para armazenamento. A sua finalidade é otimizar e racionalizar a gestão

documental.

Os documentos são preparados, no GED, para serem digitalizados em “scanners especiais”. Depois de

digitalizados, eles são conferidos e gravados em meios magnéticos ou discos ópticos.

DICAS DE PROVA:

55

a) Digitalização – reprodução por varredura eletrônica. Processo de conversão de um documento para o

formato digital por meio de dispositivo apropriado, como um scanner (definição do Dicionário

Brasileiro de Terminologia Arquivística, do Arquivo Nacional).

b) Documentos eletrônicos – são aqueles elaborados por meio de um computador, sendo seu autor

identificável por meio de um código, chave e outros procedimentos técnicos, e conservados, grande

parte deles, em memórias eletrônicas de massa.

Vantagens dos documentos digitais: Economia de espaço físico;

Ganho de produtividade;

Facilidade de acesso aos estoques.

Desvantagens dos documentos digitais: Os documentos processados por computador podem ser manipulados com facilidade, sendo instáveis e

extremamente vulneráveis à intervenção humana e à obsolescência tecnológica.

8.2.1 – Metadados Os metadados são imprescindíveis para assegurar autenticidade, compreensão e uso dos documentos

digitais.

Os dados descrevem como a informação foi registrada (hardware, software, formato, linguagem, estrutura

de dados) e identificam o documento (autor, data, assunto, hora transmissão etc.).

01. Para que os documentos de um acervo arquivístico possam ser microfilmados, é necessário que, além

de estarem higienizados:

a) possuam as mesmas dimensões;

b) possuam um mesmo assunto;

c) estejam devidamente organizados;

d) estejam fora de uso corrente;

e) não possuam mais valor de uso.

02. Os documentos arquivísticos são ou podem ser microfilmados por uma série de motivos. Observe os

itens abaixo:

I – segurança.

II – complementação de acervos.

III – facilidade de aceso e leitura.

IV – baixo custo de seu processo.

V – sua validade jurídica.

Fazem parte desses motivos somente os itens:

a) I, II, e III.

b) I, II e V.

c) I, III e V.

56

d) II, III e V.

e) III, IV e V.

03. De acordo com a Lei que regula a microfilmagem de documentos oficiais ficou estabelecido que os

documentos microfilmados poderão, a critério da autoridade competente, ser eliminados, exceto aqueles

que tenham valor:

a) probatório.

b) legal.

c) fiscal.

d) histórico.

e) administrativo.

04. Os dados que descrevem o sistema operacional, o programa que gera os documentos, a localização

física dos documentos no sistema eletrônico... MacNeil (2000:96 apud Rondinelli).

O texto acima focaliza a categoria de:

a) infodados.

b) metadados.

c) arquidados.

d) contextodados.

e) organodados.

05. “Documento elaborado por meio de um computador, sendo seu autor identificável por meio de um

código, chave e outros procedimentos técnicos e conservados, na maioria, em memórias eletrônicas de

massa”, é o documento:

a) sistemático.

b) mutável.

c) sonoro.

d) imagnético.

e) eletrônico.

06. De acordo com a legislação vigente, na microfilmagem de documentos cada série será sempre

precedida de imagem de abertura, com os seguintes elementos:

I. registro da empresa no Ministério da Indústria e do Comércio.

II. ordenação, identificação e resumo da série de documentos a serem microfilmados.

III. identificação do equipamento utilizado, da unidade filmada e do grau de redução.

IV. informações sobre o estado de conservação dos documentos originais.

O número de itens certos é igual a:

a) 0.

b) 1.

c) 2.

d) 3.

e) 4.

07. Julgue (certo ou errado) as assertivas. De acordo com a legislação que regulamenta a microfilmagem

de documentos oficiais, os elementos que constarão na imagem de abertura que precede as séries dos

documentos microfilmados incluem:

1. local da microfilmagem.

2. data da microfilmagem.

3. identificação do equipamento utilizado, da unidade filmada e do grau de redução.

4. registro no Ministério da Justiça e no Arquivo Nacional.

5. ordenação, identificação e resumo da série de documentos a serem microfilmados.

08. As opções abaixo trazem vantagens da microfilmagem de documentos, salvo uma. Assinale-a.

a) redução do volume de papéis e documentos.

b) facilidade de consulta a documentos arquivados.

57

c) economia em termos de espaço para o tamanho dos arquivos.

d) segurança na conservação dos documentos vitais da empresa.

e) estabelecimento de um programa criterioso de seleção do acervo.

Prova Promovida pela UFRJ para Técnico em Arquivo Noções básicas de Arquivo

01- A natureza dos documentos a serem arquivados e a estrutura da entidade é que determina o:

a) conjunto de classificações;

b) método de arquivamento;

c) Sistema de notações;

d) descarte de projeções;

e) instrumento de pesquisa

02- Constituídos de documentos em curso como plano de partida ou prosseguimento de planos para fins

de controle ou tomada de decisões das administrações são os arquivos:

a) correntes;

b) intermediários;

c) permanentes;

d) sigilosos;

e) secretos.

03- A classificação decimal de Dewey empregada nos arquivos divide o saber humano em:

a) cinco classes principais e cinco classes gerais;

b) seis classes principais e quatro classes gerais;

c) sete classes principais e três classes gerais;

d) oito classes principais e duas classes gerais;

e) nove classes principais e uma classe geral;

04- De acordo com as regras da alfabetação, os sobrenomes que exprimem grau de parentesco NÃO são

considerados na:

a) precedência classificatória;

b) movimentação alfanumérica;

c) ordenação alfabética;

d) tabela de codificação;

e) remissiva alfabética.

05- Para organização de uma massa documental constituída especificamente de processos, o arquivista

deve utilizar o método:

a) enciclopédico;

b) numérico;

c) dicionário;

d) unitermo;

e) geográfico.

06- Assegurar a preservação dos documentos que não mais são utilizados pela administração e que

devem ser mantidos, visando a um processo de triagem que estabelecerá a eliminação ou o arquivamento

definitivo é a função principal do arquivo:

a) onomástico;

b) permanente;

c) especializado;

d) intermediário;

e) estratégico.

58

07- Na mensagem: “informamos que, na reunião ordinária da Sub-Reitoria de Planejamento da UFRJ,

foi discutido o orçamento para o ano de 2005”, as palavras chaves principais são:

a) informação, reunião e ordinária;

b) reunião ordinária, Sub-Reitoria de Planejamento e orçamento para 2005;

c) informação, Sub-Reitoria e Planejamento da UFRJ;

d) reunião ordinária, informação e orçamento para 2005;

e) informação, UFRJ e ano de 2005.

08- Estabelecer os prazos de vida do documento dentro da instituição, de acordo com os valores

informativos e probatórios, é atividade de comissão de:

a) avaliação de documentos;

b) incineração de documentos;

c) restauração de documentos;

d) movimentação de documentos;

e) preservação de documentos.

09- Antes de eliminar documentos inservíveis para a instituição, o técnico de arquivo deve recorrer ao

instrumento de destinação aprovado pela autoridade competente, que é a tabela de:

a) operacionalidade;

b) caducidade;

c) organicidade;

d) temporalidade;

e) originalidade.

10- As atas das sessões ordinárias dos Conselhos Superiores da universidade federal, dos anos de 1973 a

1985, formam um conjunto documental que deve ser organizado e armazenado adequadamente no

arquivo:

a) especial;

b) especializado;

c) permanente;

d) corrente;

e) jurídico.

11- Propiciar uma visão de conjunto dos serviços de arquivo, de modo a permitir ao pesquisador saber

quais são os seus recursos, a natureza e o interesse dos fundos que ele abriga, além de divulgar e

promover o arquivo, junto aos meios escolares, administrativos e culturais em geral, são finalidades do:

a) índice;

b) resumo;

c) inventário;

d) catálogo;

e) guia.

12- O controle de temperatura, de umidade relativa e de poluentes, por meio de instrumentos, com o

objetivo de criar uma atmosfera favorável à conservação dos documentos, denomina-se:

a) monitoração;

b) climatização;

c) esterilização;

d) fumigação;

e) refrigeração.

13- O instrumento que procede ao relacionamento das antigas notações para as novas que tenham sido

adotadas, em decorrência de alteração no sistema de arranjo, é a tabela de:

a) temporalidade;

b) prescrição;

c) destinação;

59

d) equivalência;

e) conservação.

14- O técnico de arquivo necessita auxiliar o arquivista na elaboração de uma publicação, descrevendo

detalhadamente os documentos previamente selecionados, visando a incluí-los num instrumento,

utilizando critérios temáticos, cronológicos, onomásticos etc. O instrumento que deve ser elaborado é o:

a) índice;

b) repertório;

c) guia;

d) inventário;

e) topográfico.

15- A palavra ou grupo de palavras retiradas diretamente de um ou mais documentos, para indicar seu

conteúdo e facilitar sua recuperação denomina-se:

a) palavra-cópia;

b) palavra-guia;

c) palavra-chave;

d) palavra-índice;

e) palavra-item.

16- O art. 4º da Lei 8.159 menciona que todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu

interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que serão

prestados no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à

segurança do:

a) Arquivo e do Congresso;

b) Homem e da Comunidade;

c) Público e da Vida;

d) Governo e da Política;

e) Estado e da Sociedade.

17- São inalienáveis e imprescritíveis os documentos de valor:

a) primário;

b) permanente;

c) especial;

d) intermediário;

e) corrente.

18- O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e à imagem das pessoas será restrito por um

prazo máximo de:

a) 100 anos;

b) 150 anos;

c) 200 anos;

d) 250 anos;

3) 300 anos.

19- O órgão vinculado ao Arquivo Nacional que define a política nacional de arquivos é o:

a) SINARQ;

b) ABARQ;

c) REBARQ;

d) COLMARQ;

e) CONARQ.

20- Gerir e recolher os documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como

preservar e facultar o acesso aos documentos são competência do:

a) Arquivo Estadual;

60

b) Arquivo Municipal;

c) Arquivo Nacional;

d) Arquivo Histórico;

e) Arquivo Judiciário.

Bibliografia

ARQUIVO NACIONAL (Brasil). DICIONÁRIO brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: 2005.

(Publicações Técnica, 51).

ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Gestão de documentos: conceitos e procedimentos práticos. Rio de Janeiro:

1995. (Publicações Técnicas, 47).

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BELTRÃO, Odacir. Correspondência: linguagem e comunicação; oficial, comercial, bancária, particular. São

Paulo: Atlas, 1987.

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portuguesa. Rio de Janeiro: Nova Fronteira, 1999.

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MENDES, Gilmar Ferreira. Manual de redação oficial da Presidência da República. Brasília: Presidência da

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PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: FGV, 1986.

PRADO, Heloísa de Almeida. A técnica de arquivar. 5 ed. São Paulo, T.A.Queiroz, LTDA., 1985.

VALENTINI, Renato. Arquivologia para concursos. Rio de Janeiro: Elsevier, 2007.

01 – ( ) – (CESPE/STM/2018) - Os documentos iconográficos são formados por documentos em suportes

sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas.

02 – ( ) – (CESPE/STM/2018) - Na organização de arquivos, o princípio da proveniência fundamenta os

principais procedimentos.

03 – ( ) – (CESPE/STM/2018) - Os objetos encontrados nos arquivos são de vários tipos, incluindo os

tridimensionais, que servem para entretenimento.

04 – ( ) – (CESPE/STM/2018) - O ciclo vital dos documentos de arquivo compreende três idades. A primeira

delas é a idade corrente, durante a qual os documentos têm localização física mais próxima ao acumulador do

documento.

05 – ( ) – (CESPE/STM/2018) - O princípio da ordem original, utilizado na organização interna de um fundo

de arquivo, determina que os documentos devam ser reclassificados por assunto.

61

06 – ( ) – (CESPE/STM/2018) - O protocolo é uma atividade da fase de utilização do programa de gestão de

documentos.

07 – ( ) – (CESPE/STM/2018) - Depois de receber um ofício, a atividade seguinte do setor de protocolo é a de

registrar o documento, o que pode ser feito manualmente ou diretamente em um sistema informatizado.

08 – ( ) – (CESPE/STM/2018) - A eliminação de documentos deve ser feita diretamente pelo setor de

protocolo.

09 – ( ) – (CESPE/STM/2018) - O instrumento utilizado para a classificação de documentos de arquivo é o

inventário analítico.

10 – ( ) – (CESPE/STM/2018) - A classificação de documentos é feita a partir do ato de recebimento ou

expedição do documento.

11 – ( ) – (CESPE/STM/2018) - Após a classificação do documento, é necessário ordená-lo, ou seja, determinar

a posição em que esse documento vai ser disposto em uma unidade de classificação.

12 – ( ) – (CESPE/STM/2018) - De acordo com a tabela de temporalidade, um documento destinado à

eliminação deve ser previamente digitalizado.

13 – ( ) – (CESPE/STM/2018) - A gestão de documentos é aplicada na fase permanente do ciclo vital dos

documentos de arquivo.

14 – ( ) – (CESPE/STM/2018) - As mídias magnéticas, como fitas de vídeo, áudio e de computador, devem ser

preferencialmente armazenadas em mobiliário de aço tratado com pintura sintética de efeito antiestático.

05 – ( ) – (CESPE/STM/2018) - Para a otimização do espaço nas áreas de depósitos, recomenda-se que, ao se

armazenar documentos, desconsidere-se o gênero documental de cada um deles.

16 – ( ) – (CESPE/STM/2018) - Os documentos de valor permanente que apresentem grandes formatos, como

mapas, plantas e cartazes, devem ser armazenados horizontalmente.

17 – ( ) – (CESPE/STM/2018) - Nas áreas de armazenamento de documentos, deve-se dar preferência à luz

solar para a iluminação do ambiente.

18 – ( ) – (CESPE/STM/2018) - Para facilitar o acesso das pessoas ao ambiente, as áreas de trabalho e de

circulação de público podem ser compartilhadas com as áreas de armazenamento de documentos.

19 – ( ) – (CESPE/STM/2018) - Os papéis e cartões empregados na produção de caixas e invólucros devem ser

alcalinos.

20 – ( ) – (CESPE/STM/2018) - A preservação de documentos de arquivo, em qualquer suporte, independe

dos procedimentos adotados em sua produção e tramitação.

62

AULA 01 1) d; 2) c; 3) a; 4) b; 5) E,C,C,E,C; 6) a

AULA 02 1) e; 2) e; 3) b; 4) c; 5) d; 6) a; 7) b; 8) e; 9) a; 10) d; 11) c; 12) e; 13) c; 14) c.

AULA 03 1) a; 2) b; 3) c; 4) c; 5) a; 6) b; 7) c; 8) c; 9) c; 10) d; 11) c; 12) e; 13) E, E, C, C,

E; 14) C, E, C, C, E; 15) C, C, E, E, E; 16) d; 17) b.

AULA 04 1) d; 2) e; 3) a; 4) b; 5) e; 6) b; 7) b; 8) d; 9) d; 10) a; 11) b; 12) b; 13) e; 14) b;

15) C, E, C, C, E.

AULA 05

1) a; 2) b; 3) b; 4) d; 5) c; 6) a; 7) e; 8) a; 9) b; 10) d; 11) a; 12) b; 13) a; 14) c;

15) b; 16) e; 17) a; 18) e; 19) d; 20) e; 21) d; 22) d.

AULA 06

1) c; 2) c; 3) e; 4) b; 5) a; 6) d; 7) a; 8) e; 9) d; 10) d; 11) b; 12) d; 13) a; 14) d;

15) d; 16) a; 17) b; 18) b; 19) a; 20) e; 21) c; 22) b.

AULA 07 1) d; 2) e; 3) b; 4) d; 5) b; 6) b; 7) e; 8) b; 9) d; 10) c; 11) c; 12) c; 13) C, C, C, E;

14) a.

AULA 08

1) c; 2) b; 3) d; 4) b; 5) e; 6) c; 7) C, C, C, E, C; 8) e.

Gabarito Prova Promovida pela UFRJ para Técnico em Arquivo Noções básicas de Arquivo

01-B 06-D 11-E 16-E

02-A 07-B 12-B 17-B

03-E 08-A 13-D 18-A

04-C 09-D 14-B 19-E

05-B 10-C 15-C 20-C QUESTÕES STM CESPE 2018 01: 02: 03: 04: 05: 06: 07: 08: 09: 10: 11: 12: 13: 14: 15: 16: 17: 18: 19: 20: