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PREFEITURA MUNICIPAL DE SÃO JOSÉ
FUNDAÇÃO EDUCACIONAL DE SÃO JOSÉ
CENTRO UNIVERSITÁRIO MUNICIPAL DE SÃO JOSÉ – USJ
CURSO DE ADMINISTRAÇÃO
WILLIAN FELLIPE DOS SANTOS
CONTROLE, AÇÃO E PLANEJAMENTO
São José
2011
PREFEITURA MUNICIPAL DE SÃO JOSÉ
FUNDAÇÃO EDUCACIONAL DE SÃO JOSÉ
CENTRO UNIVERSITÁRIO MUNICIPAL DE SÃO JOSÉ – USJ
CURSO DE ADMINISTRAÇÃO
WILLIAN FELLIPE DOS SANTOS
CONTROLE, AÇÃO E PLANEJAMENTO
Trabalho elaborado para a disciplina de Organização, Sistemas e Métodos do Curso de Administração do Centro Universitário Municipal de São José – USJ Orientador: Prof. Msc. Alcides José F. Andujar.
São José
2011
2
SUMÁRIO LISTA DE QUADROS ................................................................................................. 3
LISTA DE FIGURAS ................................................................................................... 4
C1 – CONTROLE DAS OCORRÊNCIAS .................................................................... 5
C2 – ESTRATIFICAÇÃO DOS DADOS ...................................................................... 6
C3 – ESTRUTURAÇÃO DOS PROCESSOS .............................................................. 7
C4 – CONHECIMENTO DOS PROCESSOS .............................................................. 9
C5 – INDICADORES ................................................................................................... 9
C7 – IDENTIFICAÇÃO DOS PROBLEMAS .............................................................. 10
C8 – SELEÇÃO DO PROBLEMA PRINCIPAL .......................................................... 10
C9 – IDENTIFICAÇÃO DAS CAUSAS ...................................................................... 11
C10 – SELEÇÃO DA CAUSA PRINCIPAL ................................................................ 11
A1 – ANÁLISE DE VALOR ........................................................................................ 12
A2 – GERAÇÂO DE IDÉIAS ..................................................................................... 12
A4 – AVALIAÇÃO E SELEÇÃO DAS ALTERNATIVAS ............................................ 13
P1 – PLANO DE AÇÃO ............................................................................................. 13
3
LISTA DE QUADROS
Quadro 1 ..................................................................................................................... 5
Quadro 2 ..................................................................................................................... 5
Quadro 3 ..................................................................................................................... 6
Quadro 4 ..................................................................................................................... 7
Quadro 5 ..................................................................................................................... 9
Quadro 6, 7 e 8 ........................................................................................................... 9
Quadro 9 ................................................................................................................... 10
Quadro 10 ................................................................................................................. 12
Quadro 11 ................................................................................................................. 12
Quadro 12 ................................................................................................................. 13
Quadro 13 ................................................................................................................. 13
4
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 ..................................................................................................................... 11
Figura 2 ..................................................................................................................... 11
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C1 – CONTROLE DAS OCORRÊNCIAS
Os dados utilizados no presente trabalho foram coletados durante o mês de
outubro do ano corrente de 2011, portanto os dados e comparações apresentados
referem-se ao período de um mês.
Solicitação de Materiais Concluídos Não Atendidos
220 150 70
100% 68% 32% Quadro 1: solicitações ocorridas Outubro de 2011
Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.
Gráfico 1: Cadastros 2011 Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.
Ocorrência Quantidade Motivo
Separação de Materiais de Consumo 1 Não há material em estoque
Separação de Materiais de Consumo 2
Há material em Estoque, porém
depende de aprovação da CL
Separação de Materiais Permanentes 4 Não há material em estoque
Conferência dos Materiais com a
amostra 7
Material diferente do entregue
como amostra
Transporte de materiais 3 Não há disponibilidade de carro e
motorista para efetuar entrega
Total 17 Quadro 2: Documentos e causas do não atendimento de pedidos
Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.
0%
50%
100% 76%
35%
Solicitação de Materiais
Concluído
6
Gráfico 2: Causas da não conclusão do cadastro Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.
C2 – ESTRATIFICAÇÃO DOS DADOS
Documento Qte.
Qt.
Acum. %
%
Acumulado
Separação de Materiais de Consumo 1 1 5,88% 5,88%
Transporte de materiais 3 4 17,65% 23,53%
Separação de Materiais de Consumo 2 6 11,76% 35,29%
Separação de Materiais Permanentes 4 10 23,53% 58,82%
Conferência dos Materiais com a
amostra 7 17 41,18% 100,00%
Total 17 17 100% 100%
Quadro 3: Causas acumuladas da não conclusão do cadastro. Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.
0
1
2
3
4
5
6
7
Qu
an
tid
ad
e
Controle das Ocorrências
Separação de Materiaisde Consumo
Separação de Materiaisde Consumo
Separação de MateriaisPermanentes
Conferência dosMateriais com aamostra
Transporte de materiais
7
Gráfico 3: Causas acumuladas da não conclusão do cadastro. Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.
Documento Qte. % das
Ocorrências Classificação ABC
Conferência dos Materiais com a
amostra 7 41,18% A
Separação de Materiais Permanentes 4 23,53% B
Transporte de materiais 3 17,65% B
Separação de Materiais de Consumo 2 11,76% C
Separação de Materiais de Consumo 1 5,88% C
Quadro 4: Ponto de Equilíbrio Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.
C3 – ESTRUTURAÇÃO DOS PROCESSOS
Unidade de apoio vinculada a Coordenadoria de Operações Administrativas
do Ministério Público de Santa Catarina, a Gerência de Almoxarifado desempenha
um papel fundamental para todas as Promotorias de Justiça e demais unidades de
administrativas do MPSC.
O processo de Gestão de Estoque é o processo mais importante
desempenhado pela Gerência de Almoxarifado, cujas atividades consistem em todo
o processo de atendimento de provisão de materiais de consumo e bens
permanentes, desde o pedido realizado pelas unidades administrativas e por todas
as promotorias de justiça do Estado de Santa Catarina.
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Percentual Acumulado
Separação de Materiais deConsumo
Transporte de materiais
Separação de Materiais deConsumo
Separação de MateriaisPermanentes
Conferência dos Materiaiscom a amostra
8
Inicialmente o processo começa pela solicitação do material desejado, o qual
é realizado por uma promotoria ou unidade administrativa do MPSC, feita a
solicitação é necessário a deferimento do pedido o qual é realizado pelo Gerente de
Almoxarifado (no caso de materiais de consumo) ou pela Secretaria-Geral do MPSC
(em caso de materiais permanentes).
Uma vez deferido, o pedido entra para uma fila de atendimento, cuja mesma
fica em aguardo até que seja possível o atendimento do pedido, o qual é
influenciado por diversas variáveis já citadas acima. Assim que o atendimento se
torna possível, um servidor alocado na Gerência de Almoxarifado é encarregado de
dar baixa no sistema, por conseguinte é emitida uma Guia de Saída que é enviada
junto com o material a ser entregue e uma cópia é retida pela própria gerência para
controle interno.
Após estes passos, os pedidos são preparados e encaminhados para a
Gerência de Transportes do MPSC para serem entregues na região da Grande
Florianópolis e os que não estiverem nesta região são encaminhados para a
transportadora ou pelos correios, dependendo do valor e tipo de produto em
questão.
Por último, o pedido é enviado pelo meio mais adequado e entregue no
destino desejado, onde este confirma o recebimento através de conferência do que
foi pedido e o que foi baixado do sistema de estoque (pela Guia de Saída), no qual o
solicitante confirma o recebimento por meio de um sistema informatizado via
Intranet.
9
C4 – CONHECIMENTO DOS PROCESSOS
Quadro 5: Fluxograma de Gestão de Estoque Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.
C5 – INDICADORES
Solicitação de Materiais - Outubro 2011 Concluído Não Atendido
220 150 70
100% 68% 32%
Solicitação de Materiais - Outubro 2010 Concluído Não Atendido
198 132 66
100% 67% 33%
Meta para 2011 Pedido de Cadastramento Concluído Inconcluído
X Y Z
100% 85% 15%
Quadro 6, 7 e 8: Solicitação de Materiais – Outubro 2011 e 2010 Meta para 2011
Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.
10
DADOS ATUAIS x META 2012
Gráfico 4: Dados Atuais versos Meta 2012. Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.
C7 – IDENTIFICAÇÃO DOS PROBLEMAS
Atraso no processo licitatório;
Ausência de algum tipo de documentação do fornecedor;
Indisponibilidade de carro oficial/motorista para efetuar entrega.
C8 – SELEÇÃO DO PROBLEMA PRINCIPAL
Quadro 9: Seleção do Problema Principal
Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
1
Dados Atuais
Meta para mesmo período de2011
11
C9 – IDENTIFICAÇÃO DAS CAUSAS
Figura 1: Identificação das Causas Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.
C10 – SELEÇÃO DA CAUSA PRINCIPAL
Figura 2: Ponto de equilíbrio Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.
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Após a identificação das causas, verificou-se que a principal causa que
resulta no problema em questão dá-se no ambiente interno da instituição.
Portanto, o principal fator que resulta na indisponibilidade de motorista para
efetuar entrega de materiais para as unidades do Ministério Público de Santa
Catarina na região da Grande Florianópolis, ocorre devido à falta de motoristas
oficiais a disposição da Gerência de Almoxarifado para efetuação de entregas, e
pela própria cultura da instituição que dificulta bastante à comunicação e
disponibilidade para determinados serviços.
A1 – ANÁLISE DE VALOR
Causa do risco Consequência Cat. Prob. Imp. RT Tratamento
Falta de motoristas
para a demanda
Pedidos não
atendidos 5 5 6 6
Contratar 2 novos
motoristas
Cultura Pedidos não
atendidos 3 3 4 9
Construção de
uma nova cultura.
Quadro 10: Análise de valor Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.
A2 – GERAÇÂO DE IDÉIAS
Método anterior: Método atual
Motoristas concentrados somente na
Ger. de Transportes
Dois motoristas alocados na Ger. de
Almoxarifado de prontidão.
Quadro 11: Geração de ideias Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.
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A4 – AVALIAÇÃO E SELEÇÃO DAS ALTERNATIVAS
Proposta Resultado Tempo Investimento Classificação
Aumentar efetivo de
motorista e aloca-
los na Ger. de
Almoxarifado.
Agilidade nas
entregas
Indeterminado, pois
depende de
elaboração de edital
N/D 1
Quadro 12 – Possíveis técnicas para eliminação de erros Fonte: elaborado pelo autor, 2011.
P1 – PLANO DE AÇÃO
Plano de Ação
Objetivo: Reduzir o número de pedidos não atendidos
Quando Onde Quem Por que Como Quanto Posição Contratar 2
novos motoristas
A partir de 01/02/2012
MPSC COORH Há
necessidade imediata
Edital de concurso público
N/D
Em andamento A ser feito Realizado
Quadro 13 – Técnicas para eliminação de erros Fonte: elaborado pelo autor, 2011.
