RACIONALlZAÇAO DOS SISTEMAS ADM!NISTRA TIVOS fileRACIONALlZAÇAO DOS SISTEMAS ADM!NISTRA TIVOS CLAUDE MACHLlNE "O campo dos sistemas é parte essencial do tra-balho do edministredor,

RACIONALlZAÇAO DOS SISTEMASADM!NISTRA TIVOS

CLAUDE MACHLlNE

"O campo dos sistemas é parte essencial do tra-balho do edministredor, Todo dirigente é responsá-vel pelos procedimentos que seus subordinados ado-tam." - WILLIAM A. GILL

"Todos os setores administrativos - produção, com-pras e relações industriais - compreendem rotinas,sistemas e procedimentos que transformam em açãoas diretrizes da diretoria." - JOHN W. HASLETT

o conjunto de documentos, procedimentos, equipamentose os próprios funcionários que constituem uma função ad-ministrativa denomina-se "sistema". Tôdas as organiza-ções possuem numerosos sistemas necessários ao desem-penho de suas funções, como, por exemplo, os sistemas decompras, o de recebimento de matérias-primas, o de paga-mento das contas.Maior rapidez no trâmite das informações, economias demão-de-obra e de material, maior exatidão, enfim, melho-rias gerais de eficiência são obtidas dando-se a devida aten-ção às rotinas burocráticas, através da eliminação de tare-fas inúteis e da reorganização das tarefas necessárias.Existe para aperfeiçoar a estática dos formulários - isto é,o seu conteúdo e a sua disposição gráfica - um conjuntode regras. 1 Há, também, uma série de princípios visando

CLAUDE MACHLINE - Professor-Ajunto do Departamento de Administração daProdução, da Escola de Administração de Emprêsas de São Paulo.

1) Vide: CLAUDE MACHLlNE, "Racionalização de Formulários", RevistadaAdministração de Emprêsas, vol. 4, n,? 12, setembro de '1964.

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à racionalização de sua dinâmica. Êsses princípios, frutosda observação e do bom senso, serão expostos neste artigo

: em' relação, suceseívamente; ao preenchimento; à circulaçãoe ao arquivamento dos documentos.

PREENCHIMENTO DOS DOCUMENTOS

Ainda que um formulário tenha sido corretamente idea-lizado sob o ângulo dos elementos que o compõem -papel, texto, disposição gráfica -, o administrador deverácertificar-se de que os funcionários o estão preenchendode maneira legível e rápida, a fim de que a informaçãoseja transmitida em tempo mínimo e os funcionários obte-nham o rendimento máximo.Será proveitoso que o administrador verifique o cumpri-mento das normas expostas adiante:• Evitar palavras supérfluas - As redundâncias e ex-pressões de cortesia afetada devem ser eliminadas da cor-respondência comercial. Modelos de introduções e fechosde cartas devem ser providenciados para auxiliar as secre-tárias na redação. Um simples "Cordialmente" será, pois,mais simpático ao destinatário do que todo um parágrafoassim redigido: "Ao ensejo da presente, desejamos consig-nar a V. Sas. nossos protestos de elevada consideração, pro-funda estima e distinto aprêço, subscrevendo-nos cordial-mente."• Evitar datilografia supérflua - Obtêm-se considerá-vel economia do tempo gasto em datilografia, e melhorlegibilidade, pela omissão de palavras supérfluas em in-ventários e listas diversas. Na Figura 1, por exemplo, aspalavras "cola", "cordão", "correia" etc. poderiam ter sidosubstituídas por aspas. Deve-se instruir os datilógrafossôbre o uso correto de abreviaturas normalizadas; escrevermm no lugar dem/m e g em lugar de gr (Figura 1) per •.mite ganhar tempo. O uso de gráficos impõe-se, paramaior clareza de leitura e rapidez de execução, no lugar derelatórios como os da Figura 2. Assim é que num relancepodem ser vistos no Gráfico 1 os pontos que fogem aoslimites de contrôle.


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• Arredondar algarismos - Os custos e preços das mer-cadorias podem ser arredondados. Não tem sentido car-regar centavos nas contas, pois o estabelecimento doscustos é baseado em pressupostos e aproximações que in-validam o rigor aparente proporcionado por frações de cru-zeiros. Para facilitar os cálculos certas quantidades, comoestoques mínimos de itens pouco valiosos, também devemser arredondados para a dezena de unidades, pois não po-dem ser determinados com rigor científico.

• Eliminar algarismos supérfluos - Nas notas fiscais(Fig. 3), faturas e relações de estoque omitam-se os zeros

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dos centavos e dos décimos de cruzeiros, usando-se em seulugar um travessão, a fim de economizar tempo e melhorara legibilidade.

• Utilizar carimbos - O uso de carimbos permite ganhartempo no preenchimento dos documentos e melhorar a le-gibilidade. Por exemplo, na confecção da legenda dos de-senhos técnicos o uso de um carimbo com indicações quan-to a nome da emprêsa, data, número da peça, assinaturado projetista etc. permite poupar apreciável tempo dosdesenhistas, os quais, de outra forma, teriam de caligrafarêsses dizeres com um normógrafo. A redação de uma edi-tôra melhorou a rapidez do serviço e diminuiu os erros decomunicação com a gráfica, valendo-se de carimbos, emlugar de anotações manuais, nas indicações tipográficas.

• Usar tabelas - As emprêsas que extraem todos os diasnotas fiscais compostas de numerosos itens servem-se emgeral, de um notista, para efetuar os cálculos e preencheras notas, e de um conferente, para verificar os cálculos.Seria mais econômico utilizar tabelas do que repetir inú-meras vêzes a execução dos mesmos cálculos e conferi-losem seguida.

Tabelas devem ser elaboradas para conversão de medidasde um sistema de unidades para outro, para cálculo de ju-ros, para medição de espaços tipográficos e para inúmerasaplicações comerciais e administrativas.

• Treinar os funcionários na execução das tarefas -- Nãoraro, funcionários de nível modesto encontram dificuldadesem efetuar cálculos, embora simples. Por exemplo, nocontrôle estatístico de qualidade, ou nas provas de labo-ratório, o inspetor é chamado a efetuar cômputos da médiaaritmética das caraterísticas dos cinco elementos da amos-tra. Sabemos de uma emprêsa em que a divisão por cincoapareceu como obstáculo tão sério que o número de ele-mentos da amostra foi aumentado para 10, por ser consi-derado mais rápido e seguro medir 10 peças e obter a

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média por simples colocação de uma vírgula na soma, doque medir somente cinco peças e fazer a divisão por cinco.Um treinamento sumário dos inspetores teria permitidoreduzir pela metade o número de peças inspecionadas, ensi-nando-se-lhes inclusive como calcular essa média por meioda multiplicação, por dois, da soma dos valôres individuais,seguida da colocação de uma vírgula antes da última casadecimal.• Determinar locais certos para apor rubricas - Espaçocerto deve ser reservado em cada modêlo de formuláriopara colocação das assinaturas de modo que o recipiendá-rio não precise analisar longamente o documento à procuradas rubricas. Essa consideração é válida sobretudo paraos papéis que trazem elevado número de vistos.• Utilizar máquinas de preenchimento de dados - Má-quinas de contabilidade efetuam cálculos e extraem notasfiscais, faturas e outros documentos com maior rapidez,exatidão e legibilidade do que os processos manuais.• Evitar a emissão de cartas e documentos desnecessários- Era costume certa emprêsa distribuidora de produtosalimentícios mandar a seus fregueses, pelo correio, relaçãodos produtos que lhes estavam sendo enviados, relação essaacompanhada de carta cujos dizeres eram apenas: "Esta-mos-lhe enviando os produtos cuja relação segue anexa."Essa carta era supérflua; teria sido mais simples escreveros dizeres na própria lista, a mão ou datilografados. Po-rém, a própria lista era supérflua, pois era a reproduçãoexata da nota fiscal que acompanhava os produtos! Ade-mais, os produtos despachados chegavam muito antes dacarta, que só era confeccionada, devido à sobrecarga dasdatilógrafas, dias após a entrega da mercadoria. A supres-são de tôda essa correspondência representou simplifica-ção apreciável.

FLUXO DE DOCUMENTOS

As regras seguintes relativas à circulação dos informes sãomerecedoras de tôda a atenção por parte dos administra-dores de sistemas. Essas regras visam a um fim comum:a eliminação de tarefas inúteis.

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• Evitar a duplicação das tarefas - É comum, quandose cria um nôvo departamento, que certas tarefas a êleafetas continuem sendo executadas concomitantementepelo departamento a que anteriormente sua execução es-tava atribuída. Assim, por exemplo, a criação de umaseção de pesquisa de mercado não costuma resultar, a me-nos que se envidem esforços no sentido de definir suasfunções, na eliminação imediata de certas tarefas de com-pilação e análise de vendas, que outras seções - propa-ganda ou vendas, digamos - desempenharam anterior-mente. É freqüente, também, que um dirigente desejedeterminada informação e mande um subordinado compi-lar dados, sem saber que êle poderia ter ac-essoà mesmainformação já calculada por outro departamento, ou semquerer confiar na veracidade dos dados obtidos por outraseção. Em outros casos, certos supervisores querem obter'dados em prazo menor do que o geralmente observado pelosetor oficialmente encarregado dêsse cálculo; interceptam,então, o documento, durante sua trajetória, computam oque lhes interessa e, com isso, atrasam mais ainda a obten-ção do resultado oficial.

A seção de contabilidade, muitas vêzes, cria um sistema deapuração de custos de matérias-primas, de cálculos de tem-po e de apontamento de horas, sem se preocupar com acomunicação dessas informações à seção de produção, aqual, então, terá de criar um sistema independente de re-colhimento dêsses dados. Duplicações de tarefas entrecontabilidade e vendas, relativamente a cobranças, crédi-tos, cálculos de comissões de vendedores, resultados devendas etc. não são raras.

Resultados calculados com a mesma finalidade em duasseções diferentes da emprêsa raramente coincidem porcausa de divergências nas interpretações, já discutidas aci-ma . Por exemplo: a definição de dois territórios de ven-das não será exatamente igual para o departamento devendas, que usa delimitações empíricas, e para o de pes-quisa de mercado, que procura seguir divisões geográficascorrespondentes a municípios, estados ou regiões econô-micas. No cálculo das vendas mensais o departamento


de vendas somente se interessa pelos resultados prove-nientes do esfôrço de vendedores, ao passo que a seção decontabilidade incluirá nêle o produto da venda de resíduose o resultado de outras receitas, e descontará dêle as devo-luções e abatimentos posteriores à venda. A uniformiza-ção das estatísticas de vendas evitará a existência, na em-prêsa, de dois jogos de resultados diferentes para as ven-das mensais.Em certa emprêsa o encerramento do ano comercial ocor-ria em setembro. Na maioria dos departamentos o "1.0trimestre" de 1963 significava o período compreendido de1.0de outubro a 31 de dezembro de 1962. Mas, o depar-tamento de produção, que garantia o produto por um ano,seguia o calendário habitual. Pode-se imaginar a confu-são que essa falta de uniformidade criou nas comunicaçõesinterdepartamentais.Às vêzes é muito difícil ou até impossível eliminar a du-plicação de tarefas. Caso freqüente é o do fichário de ma-teriais em estoque, que precisa estar à disposição perma-nente do almoxarifado e do setor de planejamento de pro-dução, quando não da seção de contabilidade. É precisomuita habilidade para determinar, no caso particular decada emprêsa, em qual das seções êsse fichário deverápermanecer.• Eliminar a transcrição de dados - Em certa emprêsao relatório diário do refugo de uma seção era distribuídoa oito dirigentes em oito vias originais. O motivo era oreceio, por parte da datilógrafa, de que os dirigentes ficas-sem ofendidos caso recebessem cópias. Entrevistaram-seos oito supervisores: seis declararam que se dariam por sa-tisfeitos com o recebimento de uma cópia; os dois outrosexplicaram que não necessitavam do documento; de fato,um era chefe de escritório e nada tinha que ver com oobjeto do relatório; quanto ao outro, chefiara a seção du-rante alguns meses, tendo, posteriormente, sido transferidopara outra e perdido qualquer interêsse por aquela infor-mação. O relatório passou a ser emitido em uma via ori-ginal e cinco cópias, economizando-se tempo de datilogra-fia, de distribuição de vias e de arquivamento.


Em determinada fábrica as requisições ao almoxarifadoeram feitas pelos mestres de seção, que rascunhavam noprimeiro papelucho que lhes caísse nas mãos os nomes dosmateriais que necessitassem; êsse papel era levado ao al-moxarife, que entregava os materiais e passava a limpoas requisições. A razão invocada para a existência dêsseestranho sistema era: "os mestres têm mais o que fazerpara terem tempo de caligrafar requisições". As conse-qüências eram atrasos e erros nas entregas e nas anotações,com o inevitável corolário: "estouros" no fichário de pro-dutos em estoque. Os rascunhos foram suprimidos e osmestres da seção obrigados a se inteirarem exatamente dascaraterísticas dos produtos pedidos, e a preencherem ostalões de requisições.

Os exemplos mencionados não constituem casos isolados.As transcrições de dados são a doença mais freqüente dossistemas. É, muitas vêzes, pela erradicação dêsse tumorque convém iniciar o saneamento dos sistemas. As trans-crições costumam ser "justificadas" por argumentos osmais diversos; porém, são quase sempre injustificáveis.

Dada a sua freqüência, convém citar mais alguns exemplostípicos de transcrições inúteis.

• Viajantes solicitados a escrever relatórios de vendassemanais não dispõem sempre de máquinas de escrever;devem, pois, escrever seus relatórios de próprio punho.O escritório central, ao receber êsses relatórios, deve lançardiretamente os dados nêles contidos nos gráficos de vendas.Seria êrro passar primeiro êsses relatórios a limpo e usara transcrição assim obtida para atualizar os gráficos. Sa-be-se que as melhores agências de auditoria se referem di-retamente às anotações tomadas pelos auditores na emprê-sa auditorada, dispensando qualquer datilografia dessasanotações. Os cientistas também confiam mais nas suasnotas originais do que nas transcrições ulteriormente feitas.

• As fábricas de produtos químicos se defrontam comum problema na pesagem dos ingredientes que compõemcada carga: a fórmula se encontra registrada no livro dereceitas e é retranscrita na ficha de fabricação pelo fun-

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cionário do almoxarifado, responsável pelas pesagens. Paraevitar essa transcrição, fonte de erros funestos: seria me-lhor que a fórmula fôsse mimeografada, podendo o almo-xarife riscar cada ingrediente, à medida que êste fôsse pe-sado e lançado no recipiente onde se efetua a mistura.

• A fim de cada chefe conhecer os nomes dos emprega-dos de certa emprêsa emitia-se mensalmente a relação doscolaboradores, classificados por departamentos e seções.Essa lista era mimeografada em cem exemplares, e êsteseram distribuídos a todos os supervisores. A secretária deum departamento, em vez de utilizar a relação mímeogra-fada, datilografava-a de nôvo. Explicou que assim proce-dia por motivos de ordem estética: a relação original era"corrida", isto é, os departamentos não constavam forço-samente de páginas separadas. Para isolar os nomes dosmembros do departamento seria necessário cortar pági-nas; funcionalmente, a transcrição era desnecessária eacabou sendo suprimida.• No processo antigo de extração de carteiras profissio-nais na Delegacia Regional do Trabalho, de São Paulo, opúblico apresentava os documentos de identidade a umfuncionário que preenchia uma primeira ficha. Outro fun-cionário transcrevia êsses dados na carteira. Antes daentrega da carteira os dados eram mais uma vez retrans-critos num cartão, para arquivamento por lista alfabética.

No processo melhorado os dados são imediatamente pas-sados dos documentos à carteira e transferidos, simultânea-mente, por meio de papel-carbono, para o cartão colocadodentro da carteira durante o ato de preenchimento. Pou-param-se assim duas transcrições demoradas e difíceis; edobrou-se o número de funcionários designados a atendero público.Há casos em que a transcrição é inevitável: quando, porexemplo, a secretária passa a limpo a correspondência ras-cunhada pelo seu chefe; quando se redatilografa um artigopara entrega à gráfica, a fim de facilitar, com laudas lim-pas, o trabalho de composiçãodo linotipista; quando, ainda,é necessário copiar um documento emprestado que por

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qualquer motivo não possa ser reproduzido em T'hermo--Fax.• Eliminar listas de conferência - Modalidade comumde transcrição é a lista de conferência. Trata-se de umarelação resumida B (Fig. 4) da informação contida noconjunto de documentos A, relação essa que servirá defonte para a elaboração da informação definitiva C.

Advoga-se que essas listas:• possibilitam liberar mais ràpidamente os documen-

tos A;

• condensam a informação esparsa dos documentos Aem um concentrado B, diminuindo, em conseqüência,os erros de cópia de A para C.

Para exemplificar citemos o caso seguinte: todos os lotesde produtos acabados que entravam no estoque de certafábrica era acompanhado de uma ficha A (Fig. 5) da qualconstavam a data de entrada, o nome do artigo e a quan-tidade de peças. Essa ficha era visada pelo almoxarifee seguia para o contrôle de estoque. Essa seção era me-canizada: uma operadora perfurava num cartão C de pro-cessamento de dados as informações contidas na ficha A.A môça cometia numerosos erros, principalmente ao trans-formar em sinais numéricos codificados para perfuração

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do cartão C os dizeres da ficha A. A fim de eliminarêsses erros e tornar mais rápido o processo criou-se a listaintermediária B (Figo 5-Il) na qual eram transcritos osinformes contidos nas fichas A, e a partir daí eram perfu-rados os cartões C.

Ao contrário do que se pretendia, essa lista B passou aprender por mais tempo os documentos que ela devia libe-rar com maior rapidez. Com efeito, ela demorava paraser elaborada e conferida, retendo os documentos que jápoderiam ter seguido adiante o Os erros tampouco dimi-nuíram, pois o problema de transformação do nome doproduto num número de código, de B para C, continuoua existir, agora acrescido de nova fonte potencial de erros,na transcrição de A para B. Teria sido melhor ir direta-mente à fonte dos erros, selecionando e treinando a perfu-radora no uso do código, ou valendo-se de uma verifica-dora, recurso comum quando se trabalha com cartões per-furados.

A supressão da lista de conferência permite, pois, em geral,apressar o fluxo das informações e diminuir o número deerros o Vejamos mais dois exemplos o

• Aconteceu em certa emprêsa: um computador eletrô-nico extraía as notas fiscais da seguinte maneira: os pedi-

32 RACIONALIZAÇÃO ADMINISTRATIVA R.A.E.!l3-----------------_._--~_._---~-_._'dos dos clientes eram perfurados em cartões, no dia sub-seqüente ao do seu recebimento; os cartões eram alimen-tados num computador eletrônico; o computador imprimiaas notas fiscais, lançando, pela ordem, o nome, o enderêço,o número de inscrição do freguês e as condições da venda;a seguir, sua memória magnética pesquisava, com granderapidez, o estoque de cada produto pedido. Quando o pro-duto estava em disponibilidade, o processo terminava nesseponto. Caso o produto estivesse em falta, o computadorinterrompia a impressão da nota fiscal e emitia um cartãoperfurado que indicava a quantidade em estoque; êssescartões perfurados, correspondentes aos produtos em falta,eram acumulados ao fim do dia; à base dos cartões fazia--se uma lista de produtos em falta, pedido por pedido, queera entregue ao chefe do depósito de produtos acabados, oqual assinalava na lista, com lápis de côr azul, os produtosque no decorrer do dia haviam dado entrada no depósito; .a lista voltava, então, para o computador; um funcionário,baseando-se nos sinais azuis da lista, separava manualmen-te os cartões relativos a mercadorias já recebidas pelo de-pósito; as notas fiscais correspondentes a êsses cartões po-diam ser agora, finalmente, impressas. Determinou-se queo chefe do depósito de produtos acabados fôsse pessoal-mente separar os cartões correspondentes às mercadoriasrecebidas no dia, suprimindo-se, assim, a lista de conferên-cia e a perda de tempo considerável que representava.

• Outra emprêsa desfrutava de isenção do impôsto deconsumo para certas matérias-primas, devendo para tantoregistrar em livro próprio tôdas as entradas no almoxari-fado. No sistema em uso o almoxarife fazia uma relaçãocircunstanciada das mercadorias em questão, contendo nú-meros das notas fiscais, preços, quantidades etc.; entregavaessa relação, juntamente com as notas fiscais, ao escritu-rário contábil; êste conferia a lista com as notas fiscais,a fim de ver se a lista estava correta e devolvia as notasfiscais ao almoxarife, que as entregava ulteriormente àseção de contas a pagar. O escriturário contábil transcre-via, então, no livro fiscal os informes contidos na lista.Observe-se que a finalidade da lista de conferência era per-


mitir ao escriturário contábil lançar os dados no livro fiscalsem precisar reter por muito tempo as notas fiscais, a fimde que estas pudessem seguir ràpidamente para a seção decontas a pagar. O tempo que se perdia na confecção dalista e na sua conferência poderia ser usado para o lança-mento direto das notas fiscais no livro, sem o intermédioda lista, solução que foi posteriormente adotada.

Listas de conferência não devem ser confundidas com re-lações cuja finalidade seja indicar que um número deter-minado de documentos está sendo entregue. Assim, nocaso precedente, um curtíssimo memorando que dissessê,simplesmente, "x notas fiscais neste maço" seria suficientepara assinalar, através de uma contagem rápida na seçãocontábil, que alguma nota fiscal fôra extraviada na suavinda do almoxarifado.• Uma editôra tem de entregar à seção de gráfica, men-salmente, todo o material redacional de uma revista; êsteé muito heterogêneo, consistindo numa série de matérias,reportagens, artigos, seções permanentes etc.. Cada maté-ria segue num envelope, no qual são colocados o texto ori-ginal datilografado, os títulos em fototipo, os gráficos, asfotos e os diagramas que esquematizam a paginação. Man-dar êsse material sem nenhuma relação de conferência dáazo a extravios; por outro lado, uma relação muito porme-norizada consome muito tempo na elaboração e na confe-rência. A solução preferível é informar, simplesmente,para cada matéria, que seguem tantas páginas de texto,tantos gráficos, tantas fotos etc..• Suprimir assinaturas supérfluas - A aposição de assi-naturas em documentos administrativos constitui, com fre-qüência, mera formalidade. A longa imobilização de umsistema à espera do visto de um diretor que aprova auto-màticamente o documento, sem se inteirar do seu conteú-do, resulta da tradição de que tôdas as comunicações de-vem vir de cima para baixo na escala hierárquica da orga-nização. A diretoria quer ler tôda a correspondência ex-pedida ou respondida. E, quando reina desconfiança entreos diretores, todos êles querem ler a correspondência dequalquer natureza.


Em certa emprêsa os pedidos dos clientes eram visados porcinco diretores antes de ir para o cadastro; o resultado éque vários dias passavam entre a entrada do pedido e oseu processamento. Dias preciosos, que representavamtempo perdido para a produção.

A exigência de que o diretor-tesoureiro assine cada pedidode compra é descabida quando a importância é pequena,principalmente se a compra já tiver sido aprovada nosorçamentos de compras e desembolsos.

Em serviços de rotina os vistos devem ser delegados aossubordinados; o superior deve aprovar somente documen-tos de caráter não rotineiro. A aplicação dêsse "princípiode exceção" permite poupar o tempo do superior para ati-vidades de maior importância.

• Suprimir cópias inúteis - É indispensável eliminar ascópias inúteis dos sistemas, isto é, as cópias que não serãoconsultadas por nenhum interessado. Sua supressão re-sulta em economia de tempo, material e espaço; evita quese divulguem informações reservadas; força os funcioná-rios a efetuarem as operações com cuidado, por não dispo-rem de cópias particulares para conferir dúvidas. A cir-culação de uma via única é, muitas vêzes, preferível aemissão de u'a multidão de cópias.

• Restringir ao mínimo os protocolos - Protocolo é ocomprovante da entrega de um documento. Pode con-sistir:• em lançamento por seqüência numérica num livro deregistro, sendo o documento carimbado com igual número;

• em assinatura aposta pelo recipiendário na segunda viado documento, a qual fica em poder do emitente;

em documento-recibo .

Os dois primeiros métodos são preferíveis, pois evitam acriação de um documento.

•

Justifica-se a existência de protocolos internos nas emprê-sas quando êles contribuem:


• para evitar atrasos e extravios de documentos; o reei-píendário despachará mais ràpidamente um documento sea-sua responsabilidade estiver registrada num protocolo;

• para permitir acompanhar o trâmite do documento.Por exemplo: os pedidos de fregueses têm de passar su-cessivamente pelas seções de vendas, cadastro, contrôle deestoque, extração de notas fiscais, embalagem, armazém e,finalmente, expedição. Se um cliente telefonar indagandodo' seu pedido, a existência de um livro de registro de pe-didos e de um livro de protocolo permitirá à seção de ven-das localizar ràpidamente o pedido e informar o freguês.da data final provável do aviamento. Um único livro deprotocolo, judiciosamente situado num ponto crítico do sis-tema, será suficiente, não se devendo criar livros desne-cessários em tôdas as etapas.

• Melhorar o arranjo físico - A rapidez e a exatidão deprocessamento do sistema podem ser facilitadas pela dis-posição racional das máquinas, mesas e seções. Foi assimque numa fábrica o deslocamento do notista da seção con-tábil para o armazém de produtos acabados permitiuapressar a extração de notas fiscais e a conferência dasmercadorias despachadas. Noutro caso o deslocamento daseção de planejamento de produção para junto do almo-xarifado permitiu eliminar a' duplicação do arquivo de ma-térias-primas.

• Simplificar os movimentos - Deve-se procurar sim-plificar os movimentos nas operações rotineiras de escri-tório. Carimbos; cartas com margens, cabeçalhos, marcasde dobras e outras indicações já impressas; cartas-envelo-pes; dispositivos para classificar cópias, e um sem númerode engenhosos recursos precisam ser utilizados pelo admi-nistrador a fim de racionalizar os sistemas.

• Tornar o sistema automático - Quando o sistema éautomático ganha-se tempo de supervisão e de operação.Reduzem-se ao mínimo as hesitações e os erros. A meca-nizaçãodos sistemas e o uso de.aparelhos deprocessamen-to de dados contribuem para automatizar as rotinas.

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• Distribuir instruções escritas - A delegação de fun-ções e a especificação das rotinas devem ser escritas e dis-tribuídas aos funcionários. A existência de instruções es-critas fixa as responsabilidades, evita enganos e ajuda atreinar funcionários.

REPRESENTAÇÃO GRÁFICA DOS SISTEMAS

Para analisar o fluxo dos documentos convém lançar mãode representações gráficas; os fluxogramas proporcionammelhor visualização do trâmite minucioso de todos os do-cumentos num sistema, por mais complexo que seja.

Existem muitos processos de representação gráfica dos sis-temas; apenas um dos mais simples - porém, dos maiseficientes - será ilustrado aqui. Consiste em dividir umafôlha de papel em colunas (cada uma das quais represen-ta um funcionário ou uma seção) e em linhas (cada umadas quais corresponde a uma etapa do processo). O tra-jeto de cada via dos documentos é representado por linhasde traço cheio; o movimento de materiais ou pessoas é re-presentado por linhas pontilhadas, traços mais grossos, ououtra convenção qualquer. Os símbolos constantes da Fi-gura 6 são usados para descrever as atividades funda-mentais.

FIGURA 6: Símbolos Convencionais para Representação Gráfica de Sisternas

o OPERAÇÃO O INSPEÇÃO

\l ARQUIVAMENTO X DESTRUIÇÃO

O TRANSPORTE

• Uma operação é realizada quando algo é criado, alte-rado, acrescentado ou subtraído. Exemplos de operação:emissão de um documento, aposição de uma assinatura oude um carimbo, separação de vias, grampeamento.

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• O arquivamento pode ser temporário ou permanente,sôbre u'a mesa, numa gaveta ou num arquivo.

• Um transporte ocorre quando um funcionário, um obje-to, uma mensagem ou um documento é movimentado deum local para outro. Para maior clareza são omitidos dosfluxogramas de documentos os símbolos correspondentesa transportes de curta distância e a transferência de mesaa mesa.

• Inspeção é a verificação ou fiscalização, sem realizaçãode operações. Exemplos de inspeção: leitura de um do-cumento, conferência de cálculos, verificação de uma listade mercadorias.

Destruição é a eliminação física do documento .

Quando, num pôsto de trabalho, uma inspeção é realizadaantes ou depois de uma operação pode-se omitir o símbo-lo da inspeção. Os mensageiros, a recepção e outros por-menores são freqüentemente omitidos dos fluxogramas.À esquerda do fluxograma, a coluna de maior largura éutilizada para descrever as etapas do procedimento. Osarquivamentos não costumam ser descritos, nem se reser-va linha especial para êles. Colunas acessórias são utili-zadas para indicar as distâncias percorridas e os temposconsumidos na realização das etapas. Um resumo do nú-mero de operações, inspeções, arquivamentos e documen-tos usados é efetuado na parte inferior do fluxograma.

•

EXEMPLO DE RACIONALIZAÇÃO DE UM SISTEMA

Para ilustrar o uso de fluxogramas escolhemos um sistemarelativamente simples. O fluxograma da Figura 7 descre-ve o sistema de correspondência usado por uma emprêsaentre a matriz e as filiais. Exemplifica o caso de uma ins-trução emitida pelo diretor de pessoal e destinada aos ge-rentes de pessoal das filiais. As etapas essenciais do pro-cesso são as seguintes:

1) O diretor de pessoal escreve a carta-instrução.

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2) O diretor de vendas corrige a carta, a fim de que elanão entre em conflito com o regulamento interno do seudepartamento e seja perfeitamente aceitável pelos geren-tes locais das filiais, que lhe são diretamente subordinadose cujas peculiaridades êle conhece.

3) A carta é datilografada em cinco vias para cada gerentede filial. A 1.a via é mandada ao gerente, por serviço demalote. Trata-se de carta pessoal. A 2.a via, chamada"confirmativa", é mandada pelo próximo serviço de malotee é destruída pelo gerente' de filial quando êste já recebeua 1.a via. A 3.a via permanece no arquivo pessoal do di-retor de vendas. A 4.a via é arquivada pela funcionáriada vigilância, que acompanha o movimento de tôda a cor-respondência e reclama quando há atraso nas respostas.A s.a via é guardada pela secretária no arquivo do depar-tamento de vendas.

4) O gerente de filial recebe a carta e se inteira dos seusdizeres. '5) A secretária do gerente de filial transcreve a carta parao gerente de pessoal da filial.

6) O gerente de pessoal da filial inteira-se da instrução.

7) O gerente de filial destrói a via confirmativa.

8) A vigilância destrói a 4.a via quando recebe respostada filial que confirme a recepção da instrução. I

As etapas da rotina modificada, representadas na Figura8, eram as seguintes:

1) O diretor do departamento do pessoal auxiliava o di-retor de vendas a redigir a instrução.2) A secretária do departamento de vendas mimeogra-fava a instrução; mandava duas vias a cada gerente' defilial, sendo uma delas destinada ao gerente de pessoallocal; conservava uma via (3.a) no seu arquivo e man-dava um exemplar ao diretor de pessoal.

3) O gerente de filial se inteirava da circular e arquivavasua cópia.

FIGURA 7: Sistema Antigo de Correspondência com Filiais

DEPARTAMENTOVENDAS DATA N.' 23

ELEMENTO

DIVISÃO VENDAS (MATRIZ) SERViÇO. CORRESPONDÊNCIA COM FILIAIS

F====--=---=-----=--==-======---=--=---=---=======-==--=--=--=---=SECRETARIA DO DEPARTAMENTO

DE YENDAS

FUNÇÕES: ENVIAR COMUNICAÇOES ÀS FILIAIS

3) DATILOGRAfA A CARTA (5 VIAS) 1Qf-

4-1I-NTE-IRA-_SE-DA-'N-STR-UÇÃ-O-~---l-----+-7'P l;--.ç"~lD-+--+-+-l--+-+-+--+-+-I-----"

5) TRANSCREVE A CARTA

6) INTEIRA-SE DA INSTRUÇÃO

7) A VIA CONFIRMATIVA (2.~)E DESTRUIDA

8) A VIGILÂNCIA DESTRÓi A 4." VIA

QUANDO É CONFIRMADA A

CHEGADA DA (ART A À FILIAL

t~

RESUMO DO PROCESSAMENTO

ITENS

OPERAÇÕES

INSPEÇÕES

ARQUIVAMENTOS

DESTRUiÇÕES

NÚMERO DEDOCUMENTOS(INClUSIVE CÓPIAS)

NÚMERO DE ETAP~S

NÚMERO DE FUNCIONARIOS (EXCLUSIVE MENSAGEIROS E RECEPClONISTAS)

O TRANSPORTE V ARQUIVAMENTO X

PARA 1 FILIAL PARA 10 FILIAIS

22

20

62

20

61

o OPERAÇÃO DESTRUiÇÃO o INSPEÇÃO

34


4) O gerente de pessoal da filial inteirava-se da circulare arquivava sua cópia.

As maiores modificações foram estas:• As cartas pessoais aos gerentes de filiais foram trans-formadas em instruções-circulares, mimeografadas.• A via confirmativa foi suprimida; era extremamenteraro o extravio de cartas pelo sistema de malotes; era pre-ferível correr o risco calculado de um extravio ocasional ater certeza do considerável trabalho suplementar ocasio-nado pela via confirmativa.

• A vigilância passou a ser desempenhada pela própriasecretária, pois o seu trabalho de datilografia ficou sensi-velmente reduzido.

O sistema ficou apreciàvelmente simplificado: levando-seem conta que existiam dez filiais, reduziram-se a 3 as 22atividades; a 23 os 62 arquivamentos; a nenhuma as 20destruições; a 24 os 61 documentos; a 4 as 8 etapas.

ARQUIVAMENTO DOS DOCUMENTOS

Após um período de vida ativa os documentos são reco-lhidos num arquivo; devem ser conservados e classifica-dos de maneira que possam ser fàcilmente encontrados.Após alguns meses ou anos o documento perde a sua atua-lidade e segue para o "cemitério dos documentos", o arqui-vo morto. Serão conservados ali por alguns anos, até queseja decidida sua destruição final.

O arquivo vivo é quase sempre constituído de ficháriosde aço, com pastas verticais suspensas, permitindo o encon-tro rápido do documento. Livros e cartões podem ser guar-dados em prateleiras. Os mapas e desenhos serão guar-dados em mapotecas, horizontalmente, classificados porformatos padronizados.

No arquivo morto o môfo, a umidade, a poeira, os insetose os roedores constituem inimigos contra os quais é precisousar caixas ou armários adequados, providos de ventilaçãoe tratados com inseticidas.


Para facilitar a consulta rápida os documentos serão clas-sificados, no arquivo morto, por ano, departamento e na-tureza. O conteúdo será claramente indicado no invólucroexterno. Tôdas as caixas ou armários devem ser de fácilacesso. As pastas de papelão e outros materiais de escri-tório recuperáveis deverão ser separados e repostos emcirculação. Picar os documentos, quando de sua destrui-ção definitiva, e vendê-los como papel velho é prefívela incinerá-los.

Cada departamento deverá decidir quanto ao tempo deconservação de seus documentos no arquivo morto; so-mente o departamento de pesquisas de mercado sabe otempo desejável para a preservação de suas pesquisas.Porém, os documentos deverão ser guardados até, pelomenos, o vencimento dos prazos de prescrição, que noBrasil são os seguintes, de acôrdo com os Códigos Civil eComercial: .

• Documentos relativos a institutos de previ-dência e a legislação social do trabalho .. 30 anos

Documentos relativos a obrigações pessoaise liquidações de obrigações pessoais . . . .. 2O anos

Documentos relativos a obrigações comer-ciais (comprovantes de pagamento de im-postos de renda, sêlo, consumo, vendas econsignações; duplicatas e outros títulos decrédito; notas fiscais, recibos, contratos, al-varás, faturas, livros fiscais, livros contá-beis etc.) 5 anos

•

•

CONCLUSÃO

O estudo dos sistemas tem sido negligenciado pelos admi-nistradores. Entretanto, sua racionalização permite gran-des economias, suprimindo-se fichas e tarefas desnecessá-rias e tornando-se mais rápida e exata a transmissão dasinformações. Nosso intuito neste artigo foi fornecer aoadministrador uma série de fios condutores que o ajudema desvendar as tramas, por vêzes complexas, dos sistemas.


FIGURA 8: Sistema Nôvo de Correspondência com Filiais

DEPARTAMENTO: VENDAS DATA 12'6'64 N.'" 23I~-

DIViSÃO: VENDAS MATR!Z SERVIÇü: CORRESPONDÊNCIA COM FILIAIS

ELEMENTO, SECRETÁRIA DO ENVIAR COMUNICAções ÀS FILIAIS

DEPARTAMENTO DE VENDAS

DESCRiÇÃO

oo "o~~"oIJ1III111#///~~ i ff !li'{ 0i'{;i'{ s iJ ~l /'- ~~8EJ (f!J~E

Q g ~ § V) c,

1) ESCREVEM A (ART A-INSTRUÇÃO - - lolo2) MJMEOGRAFA A CARTA-CIRCULAR - - I~TIRANDO 22 EXEMPLARES

,~.:::~,

3) INTEIRA-SE DA INSTRUÇAO- - - Iv V IQ~CIRCULAR

4) INTEIRA·SE DA lNSTRUÇAO- - - V fbCIRCULAR

19

RESUMO DO PROceSSAMENTO

ITENS PARA 1 FILIAL PARA 10 FlLIAIS

OPERAções 3 3

INSPEÇÕES 2 20

ARQUIVAMENTOS 5 23

DESTRUiÇÕES o o

NÚMERO DE

DOCUMENTOS 6 24

(INCLUSIVE CÓPIAS)

NÚMERO DE ETAPAS 4 4

!NÚMERO DE FUNCIONÁ

RIOS (EXCLUSIVE MENSAGEtROS. RECEPCIONISTAS 6 33ETC)

o OPF.RAÇÃO o TRANSPORTE V ARQUIVAMENTO D INSPEÇÃO X DESTRUiÇÃO

Outros aspectos - cujo estudo ultrapassaria os limites deum artigo - foram deixados de lado; por exemplo, a uti-lização de gráficos mais pormenorizados, a teoria e o usode equipamento de impressão e de máquinas de processa-mento de dados.

A ascenção, a maturidade e a decadência das emprêsassão marcadas por fases burocráticas: quando de seus pri-


mórdios, quase não existem formulários; o dinamismo eo interêsse fazem com que todos os informes sejam trans-mitidos verbalmente, sem esquecimento nem atraso . Aoatingir seu apogeu a emprêsa conta com quantidade certade papéis, o que permite a transmissão e o contrôle dasinformações, com o máximo de eficiência. Nos períodosde declínio proliferam formulários supérfluos, mas a so-breabundância de documentos não consegue suprir a faltade entusiasmo nem despertar o senso de responsabilidade,nem tampouco controlar os desempenhos vacilantes.

A palavra "burocrata" suscita considerável menosprêzo.O estigma associado ao homem que lida com papéis, emoposição ao que trabalha na produção, provém da crençade que o papel, no fundo, é inútil, em nada contribuindopara a criação da riqueza. O burocrata é visto como umintermediário que prejudica o livre trânsito das informa-ções. Se as "rotinas" são inúteis e complexas, o burocratamerece ser criticado; na medida, porém, em que, qual in-cansável Argos, êle vigia diligentemente a multidão deimpressos, elimina as excrescências parasitárias que, comoas cabeças de uma hidra, tentam sufocar a emprêsa, e, fi-nalmente, cria instrumentos de planejamento, contrôle etransmissão de informações, sem as quais a emprêsa seriaacéfala, o burocrata é elemento vital na luta pela melhoriada produtividade.

BIBLIOGRAFIA

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RACIONALlZAÇAO DOS SISTEMAS ADM!NISTRA TIVOS fileRACIONALlZAÇAO DOS SISTEMAS ADM!NISTRA TIVOS CLAUDE MACHLlNE "O campo dos sistemas é parte essencial do tra-balho do edministredor,