reflexão de organização e manutenção do arquivo

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  • 8/4/2019 reflexo de organizao e manuteno do arquivo

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    ESCOLA PROFISSIONAL DA

    APRODAZ

    ESCOLA PROFISSIONAL DA APRODAZ

    Rua dos Mercadores n 76, 9500-092 Ponta Delgada

    Telefone 296 285 461 Fax 296 285 463E-mail: [email protected]

    Reflexo Final

    No mbito da UFCD Organizao e Manuteno do Arquivo, que teve a durao de vintecinco horas ministradas pela Formadora Margarida Medina, ns formandas temos de fazer uma

    reflexo crtica sobre a matria e relacion-la com as Redes Sociais.

    Ao longo dessa reflexo tentarei ao mximo atingir o objectivo, mencionando as

    competncias que desenvolvi atravs desta UFCD.

    Vou mencionar alguns temas que aprendemos neste mdulo: Tcnicas de arquivo, conceito,

    funes, requisitos, caracterizao, critrios de classificao e arquivo e principais regras do

    arquivo informtico.

    Pude aprender que a funo do arquivo muito importante numa empresa ou mesmo nas

    nossas casas, que tem como funcionalidade a organizao, registo de todos os documentos que

    entram na empresa. Por exemplo as facturas devem ser todas registadas por data de recepo. O

    arquivo no um depsito de documentos, mas facilita uma consulta rpida.

    A tarefa do pessoal do arquivo arquivar os documentos que a lei exige ou que sejam teis no so

    guardados documentos desactualizados.

    O arquivo activo pode considerar um lugar onde os documentos permanecero nele o tempo

    necessrio, o semiactivo constitudo por documentos que, embora no sejam de consulta

    frequente, so de consulta peridica, o inactivo ainda pode ser consultado algumas vezes pelo que

    dever ser cuidadosamente classificado de forma a no serem destrudos documentos.

    Periodicamente o arquivo tem de ser revisto pois pode ter documentos que perderam o interesse da

    empresa e podem ser destrudos.

    Aprendemos sobre fichas cegas quando apenas fica visvel s a primeira letra de cada grupo este

    dificultam a procura das outras fichas.

    Tambm aprendemos a fazer um guia de emprstimo de documentao o qual achei essencial para

    o mercado de trabalho principalmente para o nosso curso. Podemos chamar esse documento por

    guia de requisio e preenchida em trs vias. Uma colocada num dossi ordenada

    cronologicamente, outra colocada no lugar do documento/ dossier/livro/revista em circulao.

    Tivemos a oportunidade de aprender a ordenar alfabeticamente, palavra a palavra e por apelido,

    cronologicamente e geograficamente.

    Em relao ao arquivo, as solues para nos livrarmos da papelada so manter os papis mais

    teis, so os que temos que ter mais ateno, mas o chamado arquivo morto que tem documentos

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    papis fiscais que j excederam os dez anos pode ser destrudo. Contudo h quem pense pelo

    seguro e armazene pois, quem sabe podero vir a ser necessrios.

    Fomos fazer uma visita de estudo Cmara Municipal da Ribeira Grande, mais propriamente ao

    arquivo e biblioteca e foi importante para ns ficarmos a conhecer mais sobre o arquivo e isso

    graas Formadora Margarida Medina.

    Achei o mdulo muito importante tanto para minha vida profissional como para vida pessoal. Posso

    por em prtica todos os conhecimentos que adquiri ao longo dessas 25 horas, naquela que ser a

    minha futura rede social profissional. Pois aprendi que toda a documentao de uma empresa deve

    ser devidamente arquivada, a tempo certo e com um sistema apropriado e adaptado pela respectiva

    rede social, para a qual irei prestar os meus servios. O que aprendi nessa UFCD ir ser-me de suma

    importncia, para o meu futuro profissional e far de mim uma profissional de sucesso.