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8/4/2019 reflexo de organizao e manuteno do arquivo
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ESCOLA PROFISSIONAL DA
APRODAZ
ESCOLA PROFISSIONAL DA APRODAZ
Rua dos Mercadores n 76, 9500-092 Ponta Delgada
Telefone 296 285 461 Fax 296 285 463E-mail: [email protected]
Reflexo Final
No mbito da UFCD Organizao e Manuteno do Arquivo, que teve a durao de vintecinco horas ministradas pela Formadora Margarida Medina, ns formandas temos de fazer uma
reflexo crtica sobre a matria e relacion-la com as Redes Sociais.
Ao longo dessa reflexo tentarei ao mximo atingir o objectivo, mencionando as
competncias que desenvolvi atravs desta UFCD.
Vou mencionar alguns temas que aprendemos neste mdulo: Tcnicas de arquivo, conceito,
funes, requisitos, caracterizao, critrios de classificao e arquivo e principais regras do
arquivo informtico.
Pude aprender que a funo do arquivo muito importante numa empresa ou mesmo nas
nossas casas, que tem como funcionalidade a organizao, registo de todos os documentos que
entram na empresa. Por exemplo as facturas devem ser todas registadas por data de recepo. O
arquivo no um depsito de documentos, mas facilita uma consulta rpida.
A tarefa do pessoal do arquivo arquivar os documentos que a lei exige ou que sejam teis no so
guardados documentos desactualizados.
O arquivo activo pode considerar um lugar onde os documentos permanecero nele o tempo
necessrio, o semiactivo constitudo por documentos que, embora no sejam de consulta
frequente, so de consulta peridica, o inactivo ainda pode ser consultado algumas vezes pelo que
dever ser cuidadosamente classificado de forma a no serem destrudos documentos.
Periodicamente o arquivo tem de ser revisto pois pode ter documentos que perderam o interesse da
empresa e podem ser destrudos.
Aprendemos sobre fichas cegas quando apenas fica visvel s a primeira letra de cada grupo este
dificultam a procura das outras fichas.
Tambm aprendemos a fazer um guia de emprstimo de documentao o qual achei essencial para
o mercado de trabalho principalmente para o nosso curso. Podemos chamar esse documento por
guia de requisio e preenchida em trs vias. Uma colocada num dossi ordenada
cronologicamente, outra colocada no lugar do documento/ dossier/livro/revista em circulao.
Tivemos a oportunidade de aprender a ordenar alfabeticamente, palavra a palavra e por apelido,
cronologicamente e geograficamente.
Em relao ao arquivo, as solues para nos livrarmos da papelada so manter os papis mais
teis, so os que temos que ter mais ateno, mas o chamado arquivo morto que tem documentos
8/4/2019 reflexo de organizao e manuteno do arquivo
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APRODAZ
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papis fiscais que j excederam os dez anos pode ser destrudo. Contudo h quem pense pelo
seguro e armazene pois, quem sabe podero vir a ser necessrios.
Fomos fazer uma visita de estudo Cmara Municipal da Ribeira Grande, mais propriamente ao
arquivo e biblioteca e foi importante para ns ficarmos a conhecer mais sobre o arquivo e isso
graas Formadora Margarida Medina.
Achei o mdulo muito importante tanto para minha vida profissional como para vida pessoal. Posso
por em prtica todos os conhecimentos que adquiri ao longo dessas 25 horas, naquela que ser a
minha futura rede social profissional. Pois aprendi que toda a documentao de uma empresa deve
ser devidamente arquivada, a tempo certo e com um sistema apropriado e adaptado pela respectiva
rede social, para a qual irei prestar os meus servios. O que aprendi nessa UFCD ir ser-me de suma
importncia, para o meu futuro profissional e far de mim uma profissional de sucesso.